perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru (jurnal)
TRANSCRIPT
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU (PSB) ONLINE
PADA MADRASAH TSANAWIYAH (MTs) AL GAOTSIYAH
JAKARTA
Fajar Akbar
Jurusan Sistem Informasi, STMIK NUSAMANDIRI JAKARTA
Jl. Kramat Raya, No. 25 Jakarta Pusat 10450 Telp. (021)-31908575, Fax. (021)31908565
ABSTRACT
New Student Accepting System on MTs Al Gaotsiyah Jakarta all this time still utilizes manually,
So slows process that happens with about problem aught. About problem which emerges is its a
lot of prospective registrant which want to do registration and there are many prospective
registrant which just wants to ask information therefore causative bustle happening out of focus
service, and less research it officers in does penginputan data. psb's information system online
offer trouble-shooting that adequately correct reduce aught constraint, psb's information system
online it berbasiskan web becomes each information can at access wherever and whenever, so
each student candidate that wants to register while wants to do registration can do online ala, so
can settle constraint and ketrbatasan whatever available on MTs Al Gaotsiyah Jakarta
Key word: Web, Online, New Student acceptance
ABSTRAKSI
Sistem penerimaan siswa baru (PSB) pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta selama ini masih
menggunakan secara manual, Sehingga memperlambat proses yang berlangsung dengan
permasalahan yang ada. Permasalahan yang muncul adalah banyaknya para calon pendaftar yang
ingin melakukan pendaftaran dan banyak para calon pendaftar yang hanya ingin menanyakan
informasi maka terjadi keramaian yang menyebabkan kurang fokusnya pelayanan, dan kurang
telitinya para petugas dalam melakukan penginputan data. Sistem informasi psb online
menawarkan pemecahan masalah yang cukup tepat mengurangi kendala yang ada, sistem
informasi psb online ini berbasiskan web jadi setiap informasi bisa di akses dimanapun dan
kapanpun, jadi setiap calon siswa yang mau mendaftar ketika mau melakukan pendaftaran bisa
dilakukan secara online, sehinggga bisa mengatasi kendala dan ketrbatasan yang ada pada MTs
Al Gaotsiyah Jakarta.
Kata Kunci : Web, Online, PSB (Penerimaan Siswa Baru)
I. PENDAHULUAN
Pendidikan adalah suatu jenjang
dimana seorang manusia melewati suatu
fase kehidupan, yang didalamnya terdapat
suatu proses yang disebut dengan proses
belajar. Tingginya pendidikan seseorang
terkadang dipandang sebagai pintar tidaknya
seseorang, walaupun kenyataannya tidak
demikian. Pendidikan tidak hanya didapat
melalui lembaga pendidikan, tetapi bisa juga
diluar dari itu. Tetapi, secara formalnya
pendidikan ditempuh melalui jenjang-
jenjang pendidikan, dari TK, SD, SLTP,
SMU/SMK sampai dengan Perguruan
Tinggi
Intenet merupakan hal yang sudah
tidak asing lagi ditelinga kita, dengan
tingginya kebutuhan masyarakat akan
informasi terkini maka internet merupakan
sebuah sarana untuk mendapatkan informasi
tersebut. Seiring dengan berkembangnya
teknologi dan informasi, maka berkembang
juga cara kita untuk mendapatkan informasi
yang kita butuhkan.
MTs Al Gaotsiyah merupakan
sekolah yang berbasiskan pada kurikulum
agama islam, untuk proses penerimaan siswa
baru saat ini masih menggunakan cara
manual dan dalam proses ini sering terjadi
masalah pada proses verifikasi data dan
menyebabkan antrian yang sangat panjang
pada saat pendaftaran siswa baru
berlangsung.
Seiring berkembangnya teknologi
dan sarana komunikasi di Indonesia, maka
kebutuhan masyarakat akan informasi yang
terbaru atau Up to Date semakin meningkat
pula. Internet merupakan salah satu sarana
dimana kita bisa langsung mencari atau
mendapatkan informasi yang kita butuhkan.
Sama halnya yang terjadi pada MTs Al
Gaotsiyah keinginan memberikan data PSB
online dan real time merupakan salah satu
bentuk pelayanan tehadap para calon siswa
baru yang sudah mendaftar mapun orang tua dari calon siswa tersebut
II. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
J FiztGerald, F FiztGerald dan Stallings
dalam (Jogiyanto,2005a:1) mendefinisikan
sistem bahwa ”Suatu sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-
sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu”. Penekanan sistem terhadap
prosedur lebih lanjut J FiztGerald, F
FiztGerald dan Stallings dalam
(Jogiyanto,2005b:1) mengartikan prosedur
sebagai berikut: ”Suatu prosedur adalah
urutan-urutan yang tepat yang menerangkan
apa (what) yang harus dikerjakan, siapa
(who) yang mengerjakannya, kapan (when)
dikerjakan dan bagaimana (how)
mengerjakannya”.
Pendapat lain mengenai pengertian sistem
yang dikemukakan oleh Jogiyanto (2005c:2)
”Sistem merupakan kumpulan dari elemen-
elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu”. Pengertian sistem ini
lebih menekankan pada komponen.
Pendekatan sistem yang menekankan pada
elemen akan lebih memudahkan dalam
mempelajari sistem untuk tujuan analisis
dan perancangan suatu sistem menurut
Jogiyanto (2005d:).
2.2 Konsep Dasar Informasi
Menurut Jogiyanto (2005e:8)
mengemukakan bahwa “informasi adalah
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.”
Sumber dari informasi adalah data. Data
adalah kenyataan yang menggambarkan
suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu
yang terjadi pada saat tertentu. Data
merupakan bentuk yang masih mentah yang
belum dapat bercerita banyak, sehingga
perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah
melalui suatu model menjadi informasi,
penerima kemudian menerima informasi
tersebut, membuat suatu keputusan dan
melakukan tindakan, yang berarti
menghasilkan suatu tindakan yang lain yang
akan membuat sejumlah data kembali. Data
tersebut akan ditangkap sebagai input,
diproses kembali lewat suatu model dan
seterusnya membentuk suatu siklus yang
disebut dengan siklus informasi.
Sumber (Jogiyanto : 2005)
Gambar II. 1
Siklus Sistem Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari
tiga hal, yaitu informasi harus akurat
(accurate), tepat pada waktunya (timeliness)
dan relevan (relevance). Akurat, berarti
informasi harus bebas dari kesalahan-
kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.
Tepat pada waktunya, berarti informasi yang
datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Relevan, berarti informasi tersebut
mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe
Davis dalam Jogiyanto (2005f:11)
mengemukakan bahwa sistem informasi
adalah suatu sistem didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
1. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai komponen
sistem yang masing-masing saling
berinteraksi satu dengan yang lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai
sasarannya. Komponen sistem informasi
terdiri dari:
a. Blok Masukan
b. Blok Model
c. Blok Keluaran
d. Blok Teknologi
e. Blok Basis Data
f. Blok Kendali
2.4 Aplikasi Web
1. Internet
Internet berasal dari kata Interconnection
Networking yang berarti kata jaringan yang
saling berhubungan. Pada Awalnya internet
merupakan suatu proyek dibentuk
Departemen Pertahanan Amerika Serikat
pada tahun 1969 yang bernama ARPANET
(Advance Research Project Agency
Network), karena kemudahannya dalam
berkomunikasi membuat banyak pihak
mulai ikut bergabung. Dalam
perkembangannya ARPANET dipecah
menjadi dua bagian sesuai dengan fungsinya
yaitu MILNET untuk kepentingan Militer
dan ARPANET untuk kepentingan non-
militer. Dan gabungan dari kedua jaringan
tersebut menjadi DARPA INTERNET yang
kemudian lebih dikenal dengan internet.
Berikut beberapa istilah dalam internet,
yaitu :
a. Web
Merupakan fasilitas yang dapat
menampilkan data-data yang berupa teks,
gambar, bunyi, animasi dan multimedia
lainnya dalam internet.
b. World Wide Web (WWW)
Merupakan kumpulan web server yang
menyimpan dokumen-dokumen yang
diformat untuk memungkinkan orang
melihat teks, grafik dan audio maupun
memungkinkan kaitan ke dokumen-
dokumen lain di web.
c. Web Site ( Situs Web )
Situs web merupakan sebuah alamat
tertentu di WWW yang menyediakan
informasi tertentu. Untuk membuka
sebuah situs web dapat digunakan
browser.
d. Homepage
Homepage merupakan halaman muka
dari sebuah situs web. Halaman ini
merupakan halaman pembuka atau
halaman pertama dari suatu web
organisasi pemilik situs web tersebut.
Pada dasarnya homepage adalah suatu
sarana untuk memperkenalkan secara
singkat tentang apa yang menjadi isi dari
keseluruhan situs web dari suatu
organisasi atau pribadi.
e. Browser
Merupakan program aplikasi yang
digunakan untuk memudahkan
melakukan navigasi berbagai data dan
informasi pada WWW dan mengakses
layanan WWW. Browser dapat memandu
pengguna internet untuk berpindah antar
situs web dengan mudah. Browser yang
paling terkenal penggunaannya adalah
Internet Explorer dan Mozilla Firefox.
f. Uniform Resource Locator (URL)
Alamat standart untuk internet. Bagian
pertama menunjukkan protokol yang
digunakan dan yang kedua menunjukkan
nama domain. alamat yang akan kita
pakai untuk mengakses internet
khususnya situs web. URL mengantarkan
browser ke alamat yang dituju.
g. Hypertext Markup Language (HTML)
Merupakan salah satu format yang
digunakan dalam pembuatan dokumen
dan aplikasi yang berjalan di halaman
web, HTML juga merupakan protokol
yang digunakan untuk mentransfer data
antara web server dan web browser.
Protokol ini mentransfer dokumen-
dokumen web yang ditulis atau berformat
HTML. Saat ini telah banyak paket
aplikasi yang dapat anda gunakan untuk
membuat halaman web secara
WYSIWYG (What You See Is What You
Get) seperti frontpage, Dreamweaver, Netscape Composer.
III. ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
MTs Al Gaotsiyah merupakan sarana
pendidikan/ sekolah yang setaraf SMP dan
berbasiskan kurikulum islami, berdiri sejak
tahun 1978 di wilayah Jakarta Barat dan
langsung beroperasi pada tahun yang sama
mempunyai tujuan menciptakan tenaga
didik yang beriman, bertaqwa, berakhlak
mulia, dan berpengetahuan luas.
Dalam proses kegiatan pendidikan
yang berlangsung kurikulum yang diajarkan
dan diterapkan ke siswa/siswi berdasarkan
kurikulum yang terus diperbaharui dan
mengikuti perkembangan dunia tanpa
mengurangi nilai-nilai agama yang sudah
menjadi dasar dari setiap kurikulum yang di
ajarkan. Tenaga pengajar yang
berpengalaman dan memahami ilmu agama
merupakan salah satu kunci dari
berlangsungnya penerapan kurikulum.
Selain kegiatan belajar mengajar
sekolah ini juga mengembangkan kegiatan
diluar kegiatan belajar mengajar
(ekstrakurikuler) dimana disekolah ini
terdapat berberapa ekstrakurikuler yang
cukup berprestasi membawa nama baik
sekolah ini.
3.2 Struktur Organisasi
Stuktur organisasi yang berlaku pada
MTs Al Gaotsyah sebagai berikut:
KEPALA YAYASAN
KEPALA MADRASAH
WaKabid Kurikulum
WaKabid Kesiswaan
WaKabid Ketenagaan
WaKabid Sarana Dan
Prasarana
TATA USAHA
Guru dan Karyawan
Sumber: Ruang Tata Usaha
Gambar III.1
Struktur Organisasi MTs Al Gaotsiyah
3.3 Activity Diagram Sistem Berjalan
1. Prosedur Pembelian Formulir
Setiap para calon siswa atau orang tua
calon siswa untuk mendaftarkan
putra/putrinya bersekolah di MTs Al
Gaotsiyah terlebih dahulu harus membeli
formulir pendaftaran yang tersedia di
sekolah.
Gambar III.3
Activity Diagram Pembelian Formulir
2. Prosedur Pendaftaran Siswa - Siswi
Setelah calon siswa/i atau orangtua calon
siswa siswi membeli formulir,kemudian
formulir tersebut diisi dan dikembalikan
beserta syarat berkas yang harus di penuhi
ke pihak sekolah.
Gambar III.4
Activity Diagram Pendaftaran Siswa –
Siswi
3. Prosedur Registrasi (Daftar Ulang)
Calon siswa/i yang berkasnya sudah
dikumpulkan maka menunggu hasil dari
kuota kelas atau ruangan yang tersedia,
apabila kuota dan tersedia maka calon
siswa/i diperkenankan untuk membayar
biaya- biaya yang dibutuhkan oleh pihak
sekolah.
Gambar III.5
Activity Diangram Registrasi atau
Daftar ulang
3.4 Permasalahan
Dalam setiap perusahaan, institusi
maupun lembaga, terkadang didalam
melaksanakan kinerja dan operasional
terkadang terdapat kendala atau masalah
yang di hadapi, baik itu dari segi sumber
daya manusia, maupun kebijakan dan
prosedur yang masih kurang efektif.
Sama seperti yang terjadi pada MTs Al
Gaotsiyah masih terjadi kendala dalam
kegiatan atau prosedur pada saat melakukan
seleksi dan penerimaan siswa baru. Berikut
merupakan kendala atau masalah yang di
hadapi saat proses PSB berlangsung pada
MTs Al Gaotsiyah Jakarta:
1. Terjadinya keramaian dan antrian ketika
berlangsungnya pada saat pembelia
formulir dan saat registrasi daftar ulang
berlangsung.
2. Informasi hasil seleksi yang masih
manual sehingga para orang tua ataupun
calon siswa-siswi yang mengharuskan
datang ke sekolah.
3. Laporan penjualan yang belum tersusun
dengan rapih dan terkadang sulit untuk
dalam pencarian data penjualan.
4. Penyimpanan berkas yang belum
tersusun dengan rapih
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Dalam melakukan pemecahan masalah
perlu adanya manajemen yang baik dalam
proses pengambilan keputusan, pengambilan
keputusan yang baik maka akan
menhasilkan kebijakan pemecahan masalah
yang baik pula.
Berikut beberapa alternative
pemecahan masalah yang penulis ajukan
demi mencapainya keputusan yang baik
maka perlu adanya penunjang keputusn
yang baik pula:
1. Proses Pendaftaran Online
Pada proses ini para calon siswa- siswi
yang telah membeli formulir
pendaftaran selanjutnya melakukan
pengisian data secara online, sehingga
ketika registrasi hanya melakukan
pengumpulan dokumen saja,berarti bisa
mengurangi antrian yang terjadi pada
oetugas registrasi.
2. Informasi Hasil Seleksi Online
Pada proses ini hasil dari seleksi calon
siswa – siswi yang telah mendaftar
ditayangkan pada website official
sekolah, sehingga mengurangi jumlah
orang yang datang kesekolah hanya
untuk melihat hasil seleksi PSB.
3. Laporan Penjualan Online
Proses ini diawali dengan penginput
data penjualan formulir secara online
yang terjadi pada setiap transaksi
penjualan kemudian data itu disimpan
dalam database dan nanti ditampilkan
pada web, maka proses ini bisa
membatu dalam pencarian data
penjualan formulir yang biasanya di
data secara manual.
4. Penyimpanan data pendaftaran dalam
database sehingga mempermudah saat
pencarian berkas ketika suatu saat
dibutuhkan.
IV. Analisa Sistes Usulan Dan
Implementasi
4.1 Prosedur Sistem Usulan
1. Prosedur Pembelian formulir
Prosedur ini bermula dari calon siswa atau
siswi yang ingin mendaftarkan diri menjadi
siswa – siswi MTs Algaotsiyah kemudian
bertemu dengan panitia pendaftaran di ruang
pendaftaran, petugas PSB memberikan
informasi tentang tatacara dan biaya
pendaftaran kemudian petugas menginput
data penjualan kedalam database.
2. Prosedur Pendaftaran Online
Bagi calon siswa – siswi yang sudah
membeli formulir dipersilahkan melakukan
pendaftaran online via web
www.mtsalgaotsiyah.com dan mencetak
bukti Pendaftaran Siswa/i baru Mts Al
gaotsiyah dan menunggu hasil seleksi yang
dillakukan oleh pihak sekolah. Kemudian
setelah hasil seleksi diumumkan bukti cetak
nanti di bawa saat mendaftar ulang bagi
calon siswa yang lulus tahap seleksi.
3. Prosedur Pendaftaran Ulang
Prosedur ini dilakukan oleh para calon siswa
tau siswi yang sudah lulus tahap seleksi
kemudian ke tahap perdaftaran ulang dengan
membawa bukti cetak pendaftaran,
kemudian melakukan pembayaran
administatif dan siap menjadi siswa atau
siswi baru Mts Al Gaotsiyah
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur ini dilakukan oleh bagian adm PSB
untuk merekapitulasi jumlah pembelian
formulir dan rekapitulasi jumlah siswa/i
yang telah mendaftar ke sekolah memalui
Sistem Informasi PSB Online
4.2 Design Sistem
1. Businnes Actor Diagram
Lihat Profile
Isi Buku
Tamu
Pengaturan
Admin
Pengaturan
Konfigurasi
Pengaturas
siswa
Pengaturas
adm/panitia
Isi data
daftar
LOGIN
Lihat Juklak
PSB
Download
brosur
Lihat info
PSB
Isi
penjualan
formulir
Lihat
penjualan
formulir
Lihat Hasil
Seleksi
admin
Guru
Calon Siswa/i
Petugas/adm
PSB
4.3 Desain Database
Calon Siswa
no_formulir
nama
alamat
telp
menginput Seleksi
nojazah
noformulir
nipa
nbahasa
nmtknrata
no_formulir
Formulir
Daftar online
no_formulir
Password
noformulir
me
laku
ka
n
nodaftarTgl_daftar
No_fo
rm
ulir
Nm
_sis
wa
Tanggal_ayah
Agama_aya
h
Pe
ke
rja
an
_a
ya
h
Ala
ma
t_o
rtu
Nam
a_sek
hobby
Nama_ibu Tanggal_ibuTempat_ibu
Agam
a_ib
u
Pe
nd
idik
an
_ib
u
Pe
ke
rja
an
_ib
u
Nam
a_ayah
Agam
a_sis
wa
Tempat_ayah
Pendid
ikaan_ayah
Penghasila
n_ayah
Al_
sek
Alamat_siswa
no
da
fta
r
no_fo
rmuli
r1 1
1
1
M
M
Te
mp
at_
sis
wa
M
Lo
gin
no_formulir
no_formulir
Data Penjualan
NojualTgl_jual
no
_fo
rm
ulir
1
Disimpan
no_formulir
no_formulir
M 1
La
hir_
sis
wa
4.4 Implementasi Dan Tampilan Web
1. Halaman index
Halaman index adalah tampilan yang
muncul awal dari website yang pertama kali
di lihat oleh pengunjung web. Didalam
halaman ini terdiri dari menu pilihan yang
dapat di lihat oleh pengunjung. Tampilan
dari halaman index adalah:
2. Halaman Visi & Misi
Halaman visi misi ini merupakan sekilas
gambaran dari profile sekolah yang
berisikan , visi misi,login admin,dan artikel.
3. Halaman PSB Online
Halaman ini merupakan tempat unutk para
calon siswa yang sudah membeli formulir di
sekolah kemudian pendaftaran online
dilakukan via web denga terlebih dahulu
harus login.
4. Halaman Guru dan Karyawan
Halaman ini merupakan informasi mengenai
data guru dan staff pengajar yang berada
pada MTsAlgaotsiyah Jakarta.
5. Halaman Siswa – Siswi
Halaman siswa – siswi diperuntukan untuk
siswa –siswi mts algaotsiyah.
6. Halaman daftar online
V. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Dari hasil riset lapangan dan proses
pembuatan website sistem informasi Penerimaan
Siswa Baru, maka penulis menyimpulkan
beberapa hal, diantaranya:
1. Sistem informasi Penerimaan Siswa Baru
(PSB) pada MTs. Al Gaotsiyah sudah bisa
diterapkan secara online walaupun
databasenya masih bersifat lokal untuk
internal sekolah.
2. Beberapa keuntungan dari sistem informasi
Penerimaan Siswa Baru (PSB), para calon
siswa dan para orang tua calon siswa bisa
mendapat informasi yang cepat tanpa harus
kesekolah untuk melihat hasil seleksi yang
dilakukan pihak sekolah. Selain itu, dengan
website ini, sekolah dapat menggunakannya
sebagai sarana promosi ke masyarakat luas.
3. Dengan adanya website ini, siswa dapat lebih
mengenal kemajuan IPTEK dan informasi –
informasi terbaru.
5.2. Saran
Agar sistem informasi berbasis web ini
dapat berjalan dengan baik, penulis memberikan
beberapa saran diantaranya :
1. Diperlukannya sebuah unit komputer yang
terhubung keinternet sehingga
mempermudah pengaksesan data pada
website, dan sistem yang dapat dilakukan
secara online dapat lebih diperluas kembali,
tidak hanya mengenai sistem informasi
penerimaan siswa baru saja.
2. Bagi sekolah diharapkan untuk
mengoptimalkan website ini untuk
memberikan informasi penerimaan siswa
baru (PSB) kepada siswa dan orang tua. Agar
siswa mengetahui dengan cepat informasi
yang akan diberikan, baik yang sifatnya
intern maupun extern.
3. Siswa dan orang tua diharapkan untuk lebih
aktif dalam website ini, agar setiap informasi
yang diberikan dari sekolah cepat
tersosialisasikan.
4. Diperlukan adanya pemeliharaan yang baik
dan rutin terhadap perangkat keras dan
perangkat lunak yang digunakan, untuk
menghindari terjadinya kerusakan yang dapat
mempengaruhi database dan sistem backup
untuk menyimpan data-data pada database
serta pada periode tertentu perlu adanya
pengecekan data kembali untuk menjaga
segala kemungkinan timbulnya kelemahan.
DAFTAR ACUAN
[1] Irwanto, Djon.2006.Perancangan Object
Oriented Software dengan UML.Andi
Offset:Yogyakarta
[2] Jogianto, H. M. 2005. Analisa Desain
Sistem Informasi.Edisi Keempat. Andi
Offset:Yogyakarta.
[3] Jogianto, H.M. 2009. Metodelogi
Penelitian Sistem Informasi.Andi
offset:Yogyakarta
[4] Kadir, Abdul.2009. From Zero to a Pro
Membuat Aolikasi Web dengan PHP +
Mysql.Andi Offset:Yogyakarta.
[5] Madcoms & Andi.2009. Aplikasi
Dengan Program PHP + Mysql Untuk
Membuat Website Interaktif.Andi &
Madcom:Yogyakarta.
[5] Simarmata, Janner.2010. Rekayasa
Perangkat Lunak.Andi
Offset:Yogyakarta.