ph.d. indira guzman mejoramiento de procesos mediante el uso de ti. bpm y bmpn
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Ph.D. Indira Guzman
Mejoramiento de Procesos mediante el uso de TI. BPM y BMPN
Question
Who can contribute the MOST to determining the priorities and risk impacts to the organization’s information resources?
1. Chief Risk Officer2. Business Process Owners3. Security Manager4. Auditor
Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
¿Qué es un proceso?
Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí paratransformar un insumo en unproducto. (Bien o Servicio)
What is a Process?
Any set of activities that when taken together, transform a series of inputs into an output, producing a result of value to a customer
Process
Input
Output
Suppliers
Custom
er
SIPOC
Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
Entonces, ¿Qué es un proceso?
Procesos Las empresas crean y entregan valor en la
forma de un producto o servicio que ofrecen a sus clientes o a otras empresas. Estos productos o servicios son creados mediante una secuencia de tareas o actividades que toman una serie de entradas (inputs) y los convierten en las salidas deseadas (outputs).
Los pasos de un PROCESO
Input Paso1
Paso3
Paso3
Output
Ref. Quintero Beltrán
¿Por qué por procesos?
Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes
como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto
han reaccionado ante la ineficiencia.
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Institute for Certification of Computing ProfessionalsKewal Dhariwal © 2008
What is BPM? Business Process Management BPM goals are to efficiently align the
organization with the customers’ wants and needs
BPM attempts to continuously improve processes – seeking process optimization by◦ Defining◦ Measuring◦ Improving your process
Procesos
Procesos
Procesos
Procesos
Coordinación
Nivel Estratégico
Nivel Administrativo
Nivel deConocimiento
Nivel Operativo
Ventas y Marketing
Producción
Finanzas Contab RecursosHumanos
Sistemas Empresariales
Sistemas Adm. Conocimiento
Sistemas de adm. de la cadena de abastecimiento
Sistemas de adm. de Las relaciones con el cliente
Hardware SoftwareTecnología de datos y almacenamiento
Redes
Arquitectura de Información de la organización
Socios de Negocios,proveedores
InfraestructuraDe TI
Arquitectura de Información y Infraestructura de TI
Clientes
InfraestructuraPublica
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What is BPM? Modeling
Modeling a business process is a business domain Perfecting a business process is a staff domain. Business modeling is Business Process Management
(BPM). Business –Technology Connection
The size and complexity of tasks often requires the use of technology to model efficiently.
Business people, especially customer facing staff must control and do the modeling.
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What is BPM? Bridging IT and Business
Bringing the power of technology to business staff and reducing their work should be the BPM group credo.
BPM is the bridge between Business and IT. BPM systems will develop to be industry specific. A cyclical BPM life-cycle exists:
Design Modeling Execution Monitoring Optimization
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What is BPM? Process Design
Identify existing processes Design the “to-be” processes Key Terms
Representations of process flow Actors within a process Alerts & Notifications Escalations Standard Operating Procedures Service Level Agreements Task hand-over mechanisms
What is a Business Improvement Methodology?
A documented set of procedures, guidelines, and tools intended to develop better processes
Some Business improvement methodologies Kaizen Lean Six Sigma Lean Six Sigma Design for Six Sigma (DFSS)
Methodology Comparison Kaizen Lean Six Sigma Lean Six Sigma DFSS
Defined Philosophy of gradual, incremental, and orderly continuous improvement, creating more value and less waste; emphasis on process improvement and process control
Focus on speed, efficiency, and elimination of waste
Data-driven methodology focusing on reducing defects and variability
Approach to eliminating waste and variation; combines both Lean and Six Sigma tactics
DFSS uses tools, training, and measurements to enable the design and development of products, services, and processes that meet customer expectations at Six Sigma quality levels
Objective Small improvements by optimizing existing systems
Maximizing process speed by reducing waste
Reduce variability through continuous process improvement
Increase quality and reduce defects/variation while increasing process speed and efficiency
Optimize the design and development process to achieve Six Sigma quality levels from the beginning
Requirement(s) Taking action on deviations to maintain process control
Establishing control through Standard Operating Procedures (SOPs)
Taking action on deviations to maintain process control
Elimination of waste (muda)
Value stream mapping
Processes must be in place
The processes must be predictable (in statistical control with normal distribution)
The processes must be improved by reducing variation (continuous improvement)
Data availability
The combination of both Lean and Six Sigma tools and methods
A new product, service, or process to design and develop
Approach Kaizen’s Deming-Shewhart PDCA Cycle Plan Do Check Act
DMAIC is acceptable
5S Sort Straighten Scrub Systematize Sustain
DMAIC Define Measure Analyze Improve Control
DMAIC; Integrate the methodologies and tools of both Lean and Six Sigma at each phase
DMADV Define Measure Analyze Design Verify
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What is Business Process Modeling Notation (BPMN)? BPMN simple diagram (www.wikipedia.org )
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What is BPMN? BPMN larger example (www.wikipedia.org )
Sample Process MapMedic Clerk Vendor OtherPatient
Provide Care
Complete PPCR Review PPCR
EMS Supv
Perform Quality Check
Enter Data in System
Review
Batallion Chief
Print & Mail Bills
Sort, Assemble, & Mail Bills
Remit Payment
InsuranceCompany
Need Insurance Info
Receive Bill & Insurance
Authorization
Bill & InsuranceAuthorization
Return Insurance
Authorization
Approved PPCR
Completed PPCR
Rework
Incomplete PPCR
IncompletePPCR
Complete PPCR
Enter Insurance Information
InsuranceInfo On File
InsuranceCompany
Insurance Info On FilePrint & Mail Bills
Payment
Completed InsuranceAuthorization
Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
Mapa de procesos
Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
Análisis de procesos
Cantidad PorcentajeOperaciones 45 28,5%Inspecciones 17 10,8%Transporte 65 41,1%Demora 22 13,9%Almacenamiento 9 5,7%Total de Actividades 158 100,0%
Cantidad PorcentajeAgregan Valor 29 18,4%No Agregan Valor 129 81,6%Total de Actividades 158 100%
PROCESO DE COMPRAS
Requerimiento de Materiales
Verificacion de Material en Bodega
Aprobacion para compra del Material
Compra de Material
Recepcion de MaterialesRecepcion de Materiales
Despacho del Material
Pago a ProveedoresCaraterísticas Generales del Proceso
Cantidad Documentos originales que se generan 15Copias que se generan 20Total de Documentos 35Personas que participan en el proceso 27Sistemas Informáticos que utilizan 3
Which Methodology is Best?
“Best” is depends by the needs and current state of your organization
“Best” may be a combination of methodologies
An organization ready for Six Sigma is also ready for Lean or other methodologies
The name of methodology used doesn’t matter; what matters is leadership, commitment, vision, strategy, and follow-through from supplier to customer
Business Process Management
The future of business processes lies not in one methodology, but in the integration of technologies and methodologies in order to facilitate execution of the process
Customers are demanding customizations and total solutions
Innovative business processes can lead to competitive advantage
Business processes will drive IT
Process Mapping
Regardless of the methodology, start with mapping the current processesIdentifies current state, opportunities for
improvement, process timeAllows identification of all process steps in order to
determine which steps are value added or bottlenecks
Knowing current state will assist in identifying improvement opportunities As-is vs. future process time, number of steps,
handoffs, etc. Determine steps which add value
Benefits of Process Mapping
Gain understanding of the process and process objectivesAnswers who (including suppliers and customers),
what, when, where, how, and duration Identifies the information or data used in the
process, decisions, bottlenecks Identify sources of waste Improve supplier and customer relations Provides a common language for talking about
the process
Internal Non-compliance to Industry
Standards Scrap Rework Short Cuts to Beat the System Excess Inventory Capacity Constraints Low Efficiency/
Productivity/Yields Employee Symptoms Shared Responsibility
External Benchmarking
◦ Company vs. World Class Performers
Market Share Drop Negative Publicity Pricing Inflexibility Warranty Costs
Indications of Process Improvement Opportunities
Caracteristicas de los procesos Tienen un(a) responsable del proceso Limites bien definidos (alcance del proceso) Interacciones y responsabilidades internas bien
definidas Procedimientos documentados, obligaciones de
trabajo y requisitos de entrenamiento Controles de evaluación y retroalimentación Medidas de evaluación y objetivos relacionados al
cliente Tiempos de ciclo conocidos Han formalizado procedimientos de cambio Saben cuan buenos pueden llegar a ser
Procesos, actividades y tareas
Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones
Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones
Hacer efectivos los Procesos, generando los resultados deseados
Hacer eficientes los procesos, minimizando los recursos empleados
Hacer los procesos adaptables, teniendo la capacidad para adaptarse a los clientes cambiantes y las necesidades de la empresa
(Harrington, 1993, p.17)
Objetivos del Mejoramiento de Procesos:
Mejoramiento de procesos consiste en:El principal objetivo consiste en garantizar
que la organización tenga procesos que: Eliminen los errores en procesos críticos Minimicen las demoras Maximicen el uso de los activos Promuevan el entendimiento de todo el
personal Sean fáciles de emplear ante ausencias de
los titulares Sean amistosos con el usuario/cliente Sean adaptables a las necesidades
cambiantes Reduzcan el exceso de personal.
http://www.cejamericas.org/doc/documentos/identificaciondelosprocesoscriticos_moya_doc.pdf
Cinco fases del MPE según Harrington
Organizarse para el
mejoramiento
Comprender el proceso
Modernización
Medidas Y
Controles
Mejoramiento
Continuo
Cinco Fases del MPE Organización para el mejoramiento
(establecer el liderazgo, compromiso y comprensión).
Comprensión del proceso (estudiar el actual proceso y sus finalidades).
Modernización (Mejorar la eficiencia, efectividad y adaptabilidad del proceso).
Mediciones y Controles (Establecer la retroalimentación).
Mejoramiento continuo (Revisar, evaluar, calificar y hacer "bench-marking").
Ejemplos de macroprocesos
Faenamiento
ProductosRecepción DespachoEmpaque
Despresado
Pollo Vivo
MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES
Macroproceso de comercialización eléctrica
Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones
Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
Actividades dentro del proceso
C
L
I
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T
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A
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A
C
C
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N
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Procesos de Apoyo
•Compras •Selección y evaluación de proveedores.•Almacenamiento •Mantenimiento •Transporte
COMUNICACIONES
Procesos Operativos
COMUNICACIONES
P-H-V-A
GESTIONHUMANA
•Selección del Personal•Capacitación •Evaluación de Gestión de desempeño.•Competencias
GESTION LOGISTICA GESTIÓN DE MEJORAMIENTO
•Control de Documentos.•Control de los Registros•Audiotorias Internas •Control del Producto No Conforme .•Acciones Correctiva y Prentivas
GESTIÓN COMERCIAL BODEGA PRODUCTO TERMINADO
•Cartera •Contabilidad•Facturación •Costos
GESTIONFINANCIERA
Ventas Servicio al ClienteCotizaciones PedidosFacturación
GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO
Programación Cocina
Esta Gestión no es Auditable
DISTRIBUCIÓN
P-H-V-A
Planeación EstratégicaPlanificación del S. G. CRevisión por la Dirección
P-H-V-AP-H-V-A
Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas:
• Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios.
• Eliminación de la duplicación.• Evaluación del valor agregado. Eliminar las
actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor
• Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella
Herramientas de Mejoramiento
Herramientas de Mejoramiento (cont.) Reducción del tiempo de ciclo del proceso Prueba de errores Eficiencia en la utilización de equipos y
sistemas Lenguaje simple. Compresión sencilla en
los documentos Estandarización Alianzas con los proveedores Mejoramiento de situaciones importantes Automatización y/o mecanización Identificación de los principales problemas
y riesgos
Análisis del valor agregadoActividad
¿Necesaria para generar el
output?
¿Contribuye a las funciones de la
empresa?
Sin valor agregado
¿Contribuye a los requerimientos
del cliente?
Valor Agregado
real
Valor agregado para la empresa
Si No
No
Si
Si
No
•Registrar la orden•Completar la póliza•Investigar los datos
•Registrar la fecha de recibo•Formato de pedidos•Preparar informes financieros
•Revisión y aprobación•Transporte y movimiento•Archivo y almacenamiento•Repetición de trabajo•Demoras
Actividades discrecional
es
Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente
Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente
Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio
Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio
Herramientas para reducir el tiempo
Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son:
Actividades en serie vs. actividades en paralelo
Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el número de interrupciones Mejorar políticas de tiempo de
procesamiento Reducir el movimiento del output Analizar la localización Establecer prioridades
Análisis de procesos
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO:
Solicitud de Crédito
Solicitud de Crédito
Análisis de Riesgo
Análisis de Riesgo
Aprobación de Crédito
Aprobación de Crédito
Administración y Desembolso
Administración y Desembolso
Macroproceso de Crédito
Cantidad PorcentajeOperaciones 82 44.6%Inspecciones 16 8.7%Transporte 45 24.5%Demora 34 18.5%Almacenamiento 7 3.8%Total de Actividades 184 100.0%
Agregan Valor 59 32.1%No Agregan Valor 125 67.9%Total de Actividades 184 100.0%
Cantidad Documentos originales que se generan 42Copias que se generan 11Total de Documentos 53Personas que participan en el proceso 13Sistemas Informáticos que utilizan 3Entes externos que participan en el proceso 10
“Dentro de 20 años la gran organizacióntradicional no tendrá más de la mitad de
los niveles gerenciales que tiene hoy y no mas de la tercera parte de los “gerentes”.
.........Será una organización basada enInformación“Requerirá la modificación de: Sus procesos de toma de decisiones Su estructura gerencial Su manera de hace negocios” Peter Drucker
Bibliografia White, S. A., & Miers, D. (2009). Guia de Referencia y
Modelado BPMN; Comprendiendo y utilizando BPMN: Future Strategies Inc.
Harrington, H. J. (1993). Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. San Jose, California: McGraw Hill.
Magal, S. R., & Word, J. (2009). Essentials of Business Processes and Information Systems. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, Inc.
Quintero Beltrán, L. C. (n.d.) Productividad y Calidad. Kewal Dhariwal (2008). Institute for Certification of
Computing Professionals
1. Definir proceso con sus propias palabras2. Identifiquen un proceso del cual ustedes
son participes frequentemente. 3. Describan el proceso de la manera que
mejor lo describa.4. Porque la representación de procesos
estándar es importante?
Ejercicio de Grupo