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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR

Código: PA-PLAN-12-01

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS(PINAR)

Instituto Municipal de Cultura, Recreación y Deporte de Zipaquirá

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................3

2. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL................................................................42.1 MISIÓN............................................................................................................................42.2 VISIÓN............................................................................................................................42.3 OBJETIVOS INSTITUCIONALES.................................................................................42.4 MAPA DE PROCESOS DEL IMCRDZ..........................................................................52.5 ORGANIGRAMA IMCRDZ............................................................................................62.6 METAS............................................................................................................................7

3. DEFINICIONES.....................................................................................................7

4. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL...................................................13

5. PRIORIZACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS..........................................................17

6. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR).......................................................................................................................18

7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PINAR.....................................................18

8. DESARROLLO PLANES....................................................................................20

9. MAPA DE RUTA.................................................................................................27

10. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO.............................................................32

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1. INTRODUCCIÓN

El Plan Institucional de Archivos del Instituto Municipal de Cultura, Recreación y Deporte de Zipaquirá IMCRDZ – PINAR es un instrumento de planeación para la labor archivística a corto, mediano y largo plazo, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental y da cumplimiento a las directrices de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos” como una de sus estrategias fundamentales, desarrolla el Plan Institucional de Archivos de la entidad – PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos.

El PINAR, permite además cumplir con los propósitos de la función archivística y la gestión documental, contribuyendo de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los documentos, a la vez que facilita y consolida la modernización en la gestión de archivos de una manera eficiente y efectiva.

Para la elaboración de este instrumento se realizó un diagnostico donde se evidencio que la entidad presenta aspectos críticos de gestión documental, lo que conlleva a la perdida de información y memoria histórica de la Nación. Del mismo modo se presenta la priorización de necesidades y el mapa de ruta para el seguimiento y control de su ejecución buscando mejorar la gestión documental de la entidad.

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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

2.1 MISIÓN

Fomentar la cultura y la práctica del arte, el deporte, la actividad física y la recreación, ofertando programas y servicios que contribuyan al reconocimiento de la identidad cultural, el aprovechamiento del tiempo libre, la adquisición de hábitos y estilos de vida saludables, a la reconstrucción del tejido social, así como al mejoramiento de la calidad de vida de los zipaquireños

2.2 VISIÓN

Ser al 2021 una entidad reconocida en Sabana Centro, por el fomento de la cultura y la práctica artística, deportiva, recreativa y de la actividad física, mejorando la cobertura de nuestros programas y servicios en los diferentes sectores del municipio; coadyuvando a la formación de referentes deportivos y culturales, que nos representen a nivel municipal, departamental, nacional e internacional; desarrollando una gestión organizada y articulada con entidades públicas y privadas.

2.3 OBJETIVOS INSTITUCIONALES

1. Establecer alianzas estratégicas con entidades público - privadas que permitan el fortalecimiento institucional para garantizar recursos físicos, humanos y económicos que permitan el logro de los objetivos y metas definidas en los programas de carácter cultural, deportivo, recreativo y de actividad física.

2. Fomentar la práctica de actividades y eventos culturales, deportivos, de la actividad física y de recreación para su fortalecimiento.

3. Brindar apoyo al deporte de competencia y los organismos deportivos del municipio.

4. Desconcentrar los programas de cultura, deporte, recreación y actividad física en los diferentes barrios, veredas e instituciones educativas, para mejorar la cobertura. 5. Promover nuevas tendencias y actividades culturales, deportivas, recreativas y de actividad física con nuevas tendencias que permitan mayor cobertura.

5. Hacer seguimiento y fortalecimiento de los escenarios deportivos y culturales para ofrecer espacios adecuados a la población Zipaquirá que disfruta de los programas implementados por el IMCRDZ.

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6. Aumentar el nivel de consultas de la Biblioteca Pública Regional de Zipaquirá, desarrollando nuevas estrategias

2.4 MAPA DE PROCESOS DEL IMCRDZ

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2.5 ORGANIGRAMA IMCRDZ

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2.6 METAS

Las Metas a cumplir por parte del Instituto Municipal de Cultura, Recreación y Deporte de Zipaquirá - IMCRDZ, se encuentran contenidas en el Plan de Desarrollo Zipaquirá 2020 - 2024.en el acuerdo 05 de 2020 del programa 7,8,9,10,11 y 12 los cuales competen al IMCRDZ. Plan de Desarrollo disponible en https://www.imcrdz.com/normatividad/

3. DEFINICIONES

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Aspecto Crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la Entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.

Instrumentos archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción,

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distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.

4.EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

4.1 ASPECTOS CRITICOS - ARCHIVOS DE GESTION

ARCHIVOS DE GESTION

N° CRITICO POR TEMA

ASPECTO CRITICO COMPONENTES RIESGO ASOCIADO

1

Política

uso y aplicación de los instrumentos archivísticos.

Falta de capacitaciones en archivística para implementar y hacer funcionales la trazabilidad en procedimientos en los archivos de gestión.

Recarga laboral de los funcionarios que desempeñas los cargos a la vez. Expedientes sin procesos técnicos archivísticos

2

Presupuesto y toma de decisiones, débil presencia institucional.

No se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.

implementos faltantes en archivo.

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3

Tecnología

No se realizan Backups de manera optima

Al realizar los Backups se presenta desorganización por parte de los funcionarios. Creación de Carpetas y subcarpetas con los archivos, documentos digitales necesarios para el proceso. Se realiza Backups a información innecesaria u obsoleta.

Incumplimiento de la norma sobre conservación Documental Perdida de información digital. Almacenamiento de información obsoleta.

4

Subutilización de herramientas tecnológicas

Desaprovechamiento del uso del documento electrónico

Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papeles. Dificultad para la recuperación de información

5

Desconocimiento del uso herramienta tecnológica para el manejo de correspondencia, software de Gestión Documental (Servidor)

perdida de tiempos falta de modernización.

6 Existencia de documentos producidos y almacenados en medio electrónico sin control ni

Pérdida de información Dificultad para la consolidación de resultados entorpecimiento para la recuperación de información.

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políticas de administración

7

Altos volúmenes de uso de soporte papel en comunicaciones.

Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel Duplicidad de información.

8

No se aplica ningún medio alternativo para la consulta de documentos, no se hace uso adecuado de la página de funcionarios donde se encuentran los formatos aprobados.

desconocimiento de formatos falta de aplicación a los mismos y desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel dificultad para la recuperación de información.

10

Archivos de Gestión

Préstamo y Control

Informalidad en el préstamo de documentos debe quedar trazabilidad en los correos corporativos.

Perdida y control de trazabilidad del procedimiento.

11

Desorganización de archivos

Desorganización de los archivos de gestión, Implementación de las TRD

Falta de conocimientos para aplicar los TRD diferenciar series subseries y tipologías.

12 transferencias primarias

inseguridad en los funcionarios para identificar las series y subseries que ellos gestionan.

13Falta de descripción archivística,

Dificultad en la rotulación de los expedientes estos se deben rotular a su apertura y no a su cierre.

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mejorar la implementación por parte de los funcionarios, ejecución de la TRD

14

en los espacios donde se almacena los archivos de gestión deben ser libres de otros objetos.

Deficiente custodia de la información. Los funcionarios dejan mucho tiempo para archivar los documentos de gestión.

15

Archivos que ya han pasado su tiempo de retención en el archivo de gestión

definir tiempos para transferencias primarias demasiado atraso en años por entregar.

16 Capacitación

Falta de sensibilización en capacitación archivística.

Conocimiento deficiente por los funcionarios sobre las responsabilidades en gestión documental, falta de cooperación por parte de los funcionarios en sus archivos de gestión.

Incumplimiento de exigencias legales Aplicación de criterios personales en la organización de archivos y más interés por temas archivísticos.

17 Espacio definir un espacio para el archivista en las instalaciones de archivo de gestión.

Optimización de espacios en los archivos de gestión, separación del archivo central e histórico , aunque se

pérdida de tiempo del archivista preguntando a los funcionarios en cada oficina si va a hacer entregas documentales.

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encuentre en el mismo lugar se deben separar

20 Organización Archivos de Gestión

Desorganización de los archivos de gestión, bajo conocimiento sobre el instructivo de creación de expedientes

Pérdida de la memoria institucional expedientes sin rotular.

21

Acervo Documental

Exposición frecuente y directa de los documentos por factores externos

Exposición a rayos de sol, humedad, polvo, acceso a los archivos por parte de externos

documentos sin custodia y dejados en lugares expuestos a perdida.

23 falta de tapas legajadora

documentación suelta sin identificar y custodiar.

Deficiente custodia de la información. Pérdida de Información.

24Falta de implementación de TRD

convalidación de las TRD por el CDAC

Incumplimiento de la norma correspondiente a creación, aprobación e implementación de TRD. Desorganización de los documentos

25 foliación. la foliación debe ser conforme la norma técnica.

Pérdida de tiempos en reprocesos de re foliación.

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4. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

4.2 ASPECTOS CRITICOS - ARCHIVO CENTRALARCHIVO CENTRAL

N° CRITICO POR TEMA ASPECTO CRITICO COMPONENTES RIESGO ASOCIADO

1

Política

Débil presencia institucional del tema de gestión documental

El proceso de gestión documental se encuentra consolidado en la normatividad vigente del IMCRDZ, pero no se ha aplicado de manera óptima los procedimientos.

Pérdida de memoria institucional

2

Presupuesto y toma de decisiones, débil presencia institucional

No se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo

implementos faltantes en archivo

3

Tecnología

No se realizan Backups

La Digitalización del AC no se llevó a cabo de la mejor manera, faltan expedientes por el proceso de digitalización, no se establecieron parámetros para digitalización.

Incumplimiento de la norma sobre conservación Documental Perdida de información digital

4

Subutilización de herramientas tecnológicas

Desaprovechamiento del uso del documento electrónico

Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel. Dificultad para la recuperación de información

5

Existencia de documentos producidos y almacenados en medio electrónico sin control ni políticas de administración

Pérdida de información Dificultad para la consolidación de resultados Dificultad para la recuperación de información

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Altos volúmenes de uso de soporte papel, eliminación pendiente por falta de convalidación de las TRD y elaboración de las TVD.

Manejo inadecuado de la información y falta de utilizar herramientas archivísticas.

7No se aplica ningún medio alternativo para la consulta de documentos

Falta de implementar un software documental para optimizar procesos formalización de préstamo de documentos físicos.

8 SST No hay Sistema de Evacuación

Falta de señalización y elementos de atención de desastres.

Los funcionarios no están preparados para afrontar un desastre natural. No hay plan de emergencias. Puede generarse pérdida de información. Accidentes Laborales. Informalidad en el préstamo de documentos.

9

ESPACIO

estantería

Falta de estantería para almacenamiento ya hay cajas en estibas y en el piso.

Dificultad para la búsqueda de la información.

10

Usos de las baldas superiores para almacenamiento, falta de escalera para acceder a los documentos de la parte superior.

Accidente laboral

11

locaciones

La instalación locativa del depósito de archivo se encuentra ubicada en una zona alejada.

Pérdida de tiempo en desplazamientos.

12Deficiente limpieza en el recinto y en el acervo documental

Falta de fumigación y limpieza total de los depósitos

13 Organización Archivo Centralizado

Existencia de Fondos acumulados, lo cual hace

Pérdida de la memoria institucional Dificultad

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referencia a desorganización del archivo central

para la recuperación de información .

14

Falta de personal con conocimientos técnicos para procesos de organización de los documentos del archivo central

Expedientes organizados bajo criterios personales

15 Archivo Histórico

Adecuación de un archivo Histórico en el cual se realicen las transferencias de la documentación de tipo histórico del IMCRDZ

Ubicación del AC y AH en una misma área, identificación de los expedientes para cada ciclo vital, deterioro.

16

Acervo Documental

Deficiente uso de materiales utilizados para la manipulación de documentos.

Ocasionalmente utilizan de EPP

Enfermedades, contagios, accidentes laborales

17

Nula conservación documental

Sobreexposición del acervo documental a la iluminación natural

Ilegibilidad de la información. Deshidratación de los documentos. Sobre esfuerzo de la visión por parte de los funcionarios de las oficinas implicadas.

18No se realizan fumigaciones, ni control de plagas

Contagio de enfermedades por parte de los funcionarios. Afectación del acervo documental por generación de hongos, ácaros y plagas. Pérdida irreparable de información.

19 Material sueltoDeficiente custodia de la información. Pérdida de Información.

20 Falta de implementación de TRD y TVD, para la

Incumplimiento de la norma correspondiente a

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descripción y clasificación de los expedientes

creación, aprobación e implementación de TRD. Desorganización de los documentos.

21Falta de rotulación en los expedientes de archivo central.

Deterioro acelerado de los documentos. Pérdida de Información.

22 Desgaste, roturas y deterioro estructural Pérdida de Información.

23

Mantienen el uso de ganchos de legajar metálicos, material abrasivo en archivo central

Oxidación de los documentos por el contacto con los ganchos metálicos. Ilegibilidad de los documentos. Pérdida de Información.

24Implementación de Sistema Integrado de Conservación SIC.

Deterioro de la documentación Dificultad para la recuperación de información Pérdida de la información.

25

Descripción de Expedientes con metadatos, (uso de tecnologías)

Dificultad para la búsqueda y recuperación de información.

26

Documentación en formatos diferentes, CD, DVD, USB, no tiene criterios de clasificación, descripción y organización. Falta de unidades de conservación específica para estos formatos.

Incorrecta organización, dificultad en la recuperación de la información, perdida y daños a los diferentes soportes.

27 Procesos Técnicos Archivísticos

Documentos archivados sin proceso técnico alguno.

Falta de Organización, foliación y descripción documental, desorden en el archivo central

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5. PRIORIZACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS

VALORACION Y PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS EJES ARTICULADORES

N°

ASPECTO CRITICO

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ACCESO A LA INFORMACIO

N

PRESERVACION DE LA

INFORMACION

ASPECTOS TECNOLOGICOS Y SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y

ARTICULACION

TOTAL

PRIORIDAD

1

Débil presencia institucional del tema gestión documental.

4 3 3 6 3 19 5

2

Subutilización de herramientas tecnológicas.

9 8 6 8 7 38 4

3

Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad.

2 1 1 6 4 14 6

4 Desorganización de archivos. 8 8 8 8 7 39 4

5Falta de capacitación archivística.

7 6 4 3 3 15 6

6

Espacio inadecuado para los archivos.

3 10 10 10 4 37 3

7 Archivo Central 3 9 9 9 5 35 2 45 42 40 50 35

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6. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR)

El IMCRDZ elaborará e implementará las mejores prácticas en Gestión Documental con el fin de fortalecer la función archivística de la entidad y dar cumplimiento a la normatividad vigente, garantizará la preservación de la información, la administración de los archivos y el acceso a la información con miras a mejorar implementará un software documental.

7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PINAR

N° ASPECTO CRITICO OBJETIVOSPLANES /

PROGRAMAS / PROYECTOS

1 instrumentos archivísticos sin implementar en su totalidad

aplicar los instrumentos archivísticos en su totalidad para mejorar el proceso y la normativa archivística.

actualizar e implementar y convalidar las TRD

2 Falta Implementar el paz y salvo documental.

Implementar el paz y salvo documental en los casos de retiro y traslado de servidores públicos de la entidad. Solicitar su inclusión en los documentos del SGC del IMCRDZ.

Plan de Capacitación

3 Documentar el Programa de Gestión Documental de la entidad.

Formular el Programa de Gestión Documental del IMCRDZ

Programa de Gestión Documental

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4

No se han aprobado las Tablas de retención Documental por parte de la instancia competente (Consejo Departamental de Archivos - Gobernación de Cundinamarca)

Organizar, actualizar y presentar las Tablas de retención Documental para organización de archivos de gestión.conforme al acuerdo 4 de 2019


5

No se han hecho las Tablas de valoración Documental para ser aprobadas por la entidad competente (Consejo Departamental de Archivos - Gobernación de Cundinamarca)

Organizar y presentar las Tablas de Retención Documental para organizar los archivos de gestión


6

presentar a los funcionarios y coordinadores de las Oficinas, Áreas, Dependencias los ajustes y actualizaciones de la Tabla de Retención Documental (TRD) acorde con la realidad misional y producción documental.

Realizar mesas de trabajo con las dependencias que necesiten actualizar la Tabla de Retención Documental acorde con la producción documental y eje misional.


7 Existencia de Fondos Acumulados.

Desarrollar actividades de intervención de fondos acumulados con el fin de lograr su organización documental.


8 Falta de digitalización de series documentales de conservación total.

Diseñar un plan de trabajo para digitalizar las series documentales de conservación total.


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9 Falta articular el documento físico con el documento electrónico.

Implementar la articulación del documento físico con el electrónico.


10 No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Desarrollar y presentar el Sistema Integrado de Conservación (SIC).

Sistema Integrado de conservación SIC

8. DESARROLLO PLANES

NOMBRE: Elaboración e implementación el Sistema Integrado de Conservación - SIC

OBJETIVO: Elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación - SIC

ALCANCE: Inicia con la elaboración del sistema integrado de conservación SIC y finaliza con la puesta en marcha de los procesos de seguimiento al cumplimiento de las actividades incluidas en el Sistema Integrado de conservación-SICRESPONSABLE: Gestión Documental, Archivista

ACTIVIDAD RESPONSABLE

FECHA DE INICIO

FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

elaboraciónarchivista y comité

MIPG1/02/2021 30/06/2021

sistema integrado de conservación

aprobación archivista y comité

MIPG8/07/2021 8/07/2021 acta de comité

divulgación y socialización

archivista y comité

MIPG1/08/2021 30/12/2021

listado de asistencia de capacitaciones

implementación

archivista y comité MIPG y

funcionarios

2021 2021 cronograma

publicación archivista y Ing.

2021 2021 pág. web

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sistemas

mejoras y ajustes

archivista y comité MIPG y

funcionarios

2021 2021listado de actividades realizadas

INDICADORESINDICADOR INDICE SENTIDO META

actividades realizadas número de actividades realizadas creciente 100%

RECURSOSTIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES

humano, tecnológico y financiero Disponibilidad Económica

personal calificado y todo lo necesario para la implementación del sistema integrado de

conservación-SIC

NOMBRE: PLAN DE CAPACITACIONOBJETIVO: Capacitar a los funcionarios de planta y contratistas en el Proceso de Gestión Documental para la Implementación de las Tablas de Retención Documental, organización de los Archivos de Gestión y demás temas involucrados en el proceso.

ALCANCE: Cumplir con las actividades programadas para la vigencia 2021. Con relación a los años comprendidos entre 2021 y 2021, cada año se hará la programación de acuerdo a las necesidades que surjan en la materia.RESPONSABLE: Gestión Documental/ Archivista

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE INICIO


Capacitación en normatividad archivística e implementación de los instrumentos de archivo (TRD-PGD-Instructivo Conformación de Expedientes)

archivista 2021 2024

Circular de convocatoria, Planillas de Asistencia, Registros Fotográficos, memorias y evaluación de las actividades

Proceso Continuo

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Capacitación para la organización de los archivos de gestión

archivista 2021 2024

Registros fotográficos y planilla firmada por el funcionario que recibió la asesoría

Proceso Continuo

Capacitación en la implementación del paz y salvo de gestión documental

archivista / SGC 2021 2024

Circular de convocatoria, Planillas de Asistencia, Registros Fotográficos, memorias y evaluación de las actividades

Proceso Continuo

INDICADORESINDICADOR INDICE SENTIDO META

Numero de capacitaciones programas / Numero de

Capacitaciones ejecutadasCumplimiento del plan Creciente 70%

Número de funcionarios (Planta, Contratistas)

capacitadosCumplimiento del plan Creciente 70%

RECURSOS

TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES

HumanoProfesionales expertos en archivística

Los profesionales deben contar con la acreditación de la formación

específica en archivos

Tecnológico Herramientas de apoyo Software y Hardware

NOMBRE: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALOBJETIVO: Elaborar los instructivos y demás formatos que permitan el desarrollo de los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental para unificar criterios en todo el Instituto.

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Creación de los instrumentos archivísticos de control y recuperación de la información.ALCANCE: El PGD del Instituto se desarrollará con toda la información que produzca y reciba, independientemente del soporte en el que se encuentre (física, electrónica y digital) a corto, mediano y largo plazo, desde la recepción y producción hasta la disposición final, en el marco de las Tablas de Retención Documental.RESPONSABLE: Archivo, TICS, Control Interno, Sistema de Gestión de Calidad

ACTIVIDAD RESPONSABLEFECHA

DE INICIO


Diagnóstico de Gestión Documental archivista 2021 2025 Diagnostico Decreto 2609 de

2012

Programa de Gestión de documentos electrónicos

TICS / archivista 2021 2022

Documento aprobado por el

CIA

Es Necesario Adquirir el Software

documental

Actualización Plan de Gestión Documental

archivista / SGC 2021 2022


CIA

Decreto 2609 de 2012

Revisar los instrumentos frente a cambios en el contexto de la entidad y acciones ejecutadas y actualizarlos los documentos asociados

archivista 2020 2025 Documentos actualizados

Proceso Continuo

Presentar las actualizaciones de los instrumentos archivísticos al Comité Interno de Archivo para su aprobación

archivista / Comité

Interno de Archivo

2021 2025 Acta de Comité Proceso Continuo

Implementar cambios y/o ejecutar actividades acordes con los planes actualizados en el PINAR

archivista / Comité de Archivo / Control Interno

2021 2025 Ejecución de los planes

Proceso Continuo

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Actualizar las TRD por oficina

Gestión Documental-archivista /

Oficinas funcionario

s

2021 2022

Encientas y relación de

documentos agregados a las

TRD


Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo

gestión documental

/ comité MIPG

2021 2021Documento

aprobado por el CIA


Publicación de las TRD en la WEB

archivista / Sistemas 2018 2019


CIA


Proceso de convalidación ante el Consejo Departamental de Archivos de Cundinamarca

gestión documental archivista /

comité MIPG

2021 2021 Comunicación de envió

Respuesta a las Observaciones por parte del Consejo Departamental de Archivos

Subgerencia

Administrativa /

archivista

2021 2024 Comunicación de respuesta

Actualizar o levantar las TVD

Gestión Documental 2021 2025

Documento aprobado por el Comité Interno

de Archivo



archivista / Comité Interno Archivo

2021 2025


de Archivo


Publicación de las TVD en la WEB

archivista / Sistemas 2021 2022


de Archivo


Proceso de convalidación ante el Consejo Departamental de Archivos de

Subgerencia

Administrativa /

2021 2022 Comunicación de envió

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Cundinamarca archivista


Subgerencia

Administrativa /

archivista

2021 2022 Comunicación de respuesta

INDICADORES

INDICADOR INDICE SENTIDO METAInstrumentos Archivísticos por

entregar / Instrumentos Archivísticos entregados

Cumplimiento del programa Creciente 75%


Humano

Para la ejecución del PGD, se requiere

contar con un equipo interdisciplinario de

profesionales de diferentes áreas del

conocimiento.

Compromiso de la alta dirección y de miembros del Comité Interno de Archivo, instancia que aprueba los

diferentes instrumentos archivísticos


NOMBRE: ORGANIZACIÓN FONDOS ACUMULADOSOBJETIVO: Intervenir los fondos acumulados del IMCRDZ cumpliendo con la legislación vigente del Archivo General de la Nación.ALCANCE: Organizar de manera adecuada con los procesos técnicos de Clasificación, Organización y Descripción los fondos acumulados que posee el IMCRDZ, todo esto aplicando las Tablas de Valoración Documental (TVD)RESPONSABLE: Archivo, Sistemas, Almacén, Control Interno

ACTIVIDAD RESPONSABLE

FECHA DE

INICIO


Levantamiento de Inventario documental FUID

archivista 2021 2021 FUID

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Organización de los documentos de forma cronológica, eliminación de material abrasivo.

archivista 2021 2022 Descripción de las series en las unidades documentales, foliación de cada expediente.

Digitalizar las series documentales de conservación total.

Sección de Archivo / Sistemas

2021 2025 Archivo Digital

Cronograma de eliminación documental archivista 2021 2025 Cronograma

Esta actividad está sujeta a la aprobación de las TVD y TRD

Depuración de expedientes físico archivista 2021 2025

Documentos Separados para

eliminar


Inventarios de documentación a eliminar – FUID

archivista 2021 2025 FUID



archivista / CIA 2021 2025

Acta de aprobación de

eliminación


Publicación en Web, Inventarios de documentación a eliminar – FUID

archivista / Sistemas 2021 2025 FUID publicados


Eliminación de la Documentación archivista 2021 2025 Fotografías y acta

de eliminación


INDICADORES

INDICADOR INDICE SENTIDO META

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Número de Expedientes a

intervenir / número de expedientes intervenidos

Cumplimiento del programa Creciente 70%


HumanoPara la ejecución del programa se requiere la

colaboración de un profesional de archivo, técnico en archivo y / o tecnólogo en archivo.

Se debe trabajar de manera articulada y supervisar el avance por parte de la alta

gerencia

Físico

Cajas, carpetas, ganchos legajadores, lápices, borradores, taja lápiz, pegastick, perforadora,

tijeras, saca ganchos, EPP (Guantes, Tapabocas, batas)


9. MAPA DE RUTA

CONSTRUCCIÓN DE MAPA DE RUTA

Plan o Proyecto

Corto Plazo

(1 Año)

Mediano Plazo (1 a 4 Años) Largo Plazo (4 años en adelante

TIEMPO 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027

Plan De Adquisición

Adquisición de software de gestión documental

Plan de Capacitación

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Versión: 02

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Proceso Continuo

Capacitación para la organización de los archivos de gestión

Proceso Continuo


Proceso Continuo

Capacitación de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las dependencias.

Proceso Continuo


Diagnóstico de Gestión Documental

Programa de Gestión de documentos electrónicos

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Versión: 02

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Actualización Plan de Gestión Documental


Proceso continuo


Proceso continuo


Proceso Continuo

Actualizar las TRD por oficina


Publicación de las TRD en la WEB actualizadas

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Versión: 02

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Organización Fondos Acumulados

Levantamiento de Inventario documental FUID

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Versión: 02

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Clasificación de los documentos basados en las TVD

Organización de los documentos de forma cronológica, eliminación de material abrasivo.

Descripción de las series en las unidades documentales, foliación de cada expediente.

Digitalizar las series documentales de conservación total.

Cronograma de eliminación documental

Depuración de expedientes físico

Inventarios de documentación a eliminar – FUID - Archivo Central



Eliminación de la Documentación

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Versión: 02

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Sistema Integrado de Conservación SIC

Capacitación personal de planta y contratistas sobre conservación preventiva de archivos

Plan de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

Plan de Prevención de emergencias y atención de desastres.

10.HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO

Medición Semestral

Ítem

Planes o Proyectos Asociados Indicadores Meta 1 2 Observaciones

1 Plan de adquisición

1,1

Inclusión de las necesidades de Archivo en el Plan de Compras Institucional

Presupuesto planeado / presupuesto invertido 80%

1,2

Adquisición de muebles (estanterías, aire, plano tecas, Guarda CD)


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Versión: 02

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1,3Adquisición de software de gestión documental


2 Plan de Capacitación

2,1


Numero de capacitaciones programas / Numero de Capacitaciones ejecutadas - Número de funcionarios (Planta, Contratistas) capacitados

70% Proceso Continuo

2,2Capacitación para la organización de los archivos de gestión



2,3




2,4

Capacitación de autoevaluación de la función archivística (AFA) en las dependencias.



3 Programa Gestión Documental

3,1 Diagnóstico de Gestión Documental

Instrumentos Archivísticos por entregar / Instrumentos Archivísticos entregados

75%

3,2 Programa de Gestión de documentos electrónicos

Instrumentos Archivísticos por entregar / Instrumentos Archivísticos

75%

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Versión: 02

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entregados

3,3 Actualización Plan de Gestión Documental


75%

3,4



75%

3,5



75%

3,6



75%

3,7 Actualizar las TRD por oficina


75%

3,8Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo


75%

3,9Publicación de las TRD actualizadas version 2 en la WEB


75%

3,1 Proceso de convalidación ante el Consejo Departamental de


75%

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Versión: 02

Página 35 de 37

Archivos de Cundinamarca

3,11



75%

3,12



55%

3,13



55%

3,14



55%

3,15



55%

3,16



55%

4 Organización Fondos Acumulados

4,1Levantamiento de Inventario documental FUID

Número de Expedientes a intervenir / número de expedientes intervenidos

60%

4,2Clasificación de los documentos basados en las TVD


50%

4,3 Organización de los Número de Expedientes a 65%

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Versión: 02

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documentos de forma cronológica, eliminación de material abrasivo.

intervenir / número de expedientes intervenidos

4,4

Descripción de las series en las unidades documentales, foliación de cada expediente.


60%

4,5Digitalizar las series documentales de conservación total.


60%

4,6Cronograma de eliminación documental


60%

4,7 Depuración de expedientes físico


60%

4,8Inventarios de documentación a eliminar – FUID


60%

4,9Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo


60%

4,10



60%

4,11

Eliminación de la Documentación


60%

5 Sistema Integrado de Conservación

5,1

Capacitación personal de planta y contratistas sobre conservación preventiva de archivos

Número de actividades planeadas / número de actividades ejecutadas

75%

5,2 Plan de Inspección y mantenimiento de

Número de actividades planeadas / número de 75%

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Versión: 02

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sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

actividades ejecutadas

5,3Plan de Monitoreo y control de condiciones ambientales.


75%

5,4Plan de Almacenamiento y re-almacenamiento.


75%

5,5Plan de Prevención de emergencias y atención de desastres.


75%

CONTROL DE CAMBIOS

Ítem ajustado Descripción del cambio Fecha del cambio Versión

N.A Se actualiza documento 21/01/2021 2

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ Ledis Yamile Garnica Sánchez

asesora archivista-

externa

21 enero de 2021

Se firma en Acta de aprobación el día xx de enero 2021, archivada en los archivos de gestión del MIPG.REVISÓ: Carlos cárdenas

Asesor Externo

SGC

25 enero de 2021

APROBÓ: Freddy Ernesto Espinosa Cáceres

Gerente General

26 enero de 2021

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imcrdz.com plan... · web viewel plan institucional de archivos del instituto municipal de cultura,...

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