plánovanie auditu v aktuálnych podmienkach žérstva a
TRANSCRIPT
PlPláánovanie auditu vnovanie auditu v
aktuaktuáálnych podmienkach lnych podmienkach systsystéému manamu manažžéérstva arstva a
odporodporúúččania na zania na zááklade klade
prENprEN
ISO 19011ISO 19011
Jarmila Jarmila ŠŠALGOVIALGOVIČČOVOVÁÁ, FMK UCM Trnava, MTF STU , FMK UCM Trnava, MTF STU
Trnava Trnava
Matej BMatej BÍÍLÝ, SMLÝ, SMÚÚ
BratislavaBratislava
•
V príspevku venujeme pozornosť
problematike plánovania auditu v
podmienkach SMK,
s využitím viacerých noriem radu ISO, ktoré sa spájajú
s
manažérstvom kvality.
•
Pre vzájomné
porozumenie všetkých strán, ktorých sa audit dotýka, je významná
jasná
terminológia, ktorá
sa nachádza jednak v terminologickej norme ISO 9000:2005, ale
tiež
v norme STN ISO 19011: 2002
a upresňuje význam základných pojmov, ako sú
napríklad: kombinovaný audit, spoločný audit, kritériá
auditu, dôkaz auditu, zistenia
auditu, záver auditu, plán auditu a
pod.
Audity kvality aAudity kvality a
ich plich pláánovanie v novanie v kontextekontexte
medzinmedzináárodnychrodnych
noriem ISOnoriem ISO
Podľa doterajšej platnej technickej normy STN ISO 19011: 2002, ale rovnako aj
v
pripravovanej norme prEN
ISO 19011 je audit definovaný
ako
systematický, nezávislý a zdokumentovaný proces získavania dôkazov a
ich
objektívneho vyhodnocovania s
cieľom určiť, do akej miery sú
splnené
kritériá
auditu.
Audity kvality aAudity kvality a
ich plich pláánovanie v novanie v kontextekontexte
medzinmedzináárodnychrodnych
noriem ISOnoriem ISO
•
Citované
normy špecifikujú
nasledovné
typy auditov:
•
Interné
audity –
získať
informácie ako vstupy do procesu preskúmania manažmentom, dôsledkom ktorého je získanie informácií
pre
zlepšenie systému manažérstva organizácie.
•
Externé
audity
vykonávané
druhou a
treťou stranou.
Norma STN ISO 9004: 2010Norma STN ISO 9004: 2010
•
zdôrazňuje interakciu manažérstva procesov a
auditov
v organizácii s
dôrazom na variabilitu v
závislosti od jej typu, veľkosti
a
úrovne dokonalosti. •
V rámci každého procesu sa musia určiť činnosti, ktoré
sa musia
prispôsobiť
veľkosti a
špecifickým črtám organizácie. •
V
časti, popisujúcej plánovanie a
kontrolu procesov
odporúča organizácii
určiť, plánovať
a
kontrolovať
procesy tak, aby boli v
súlade so stratégiou organizácie, a
musia sa týkať
manažérskych činností, poskytovania
zdrojov, realizácie produktov, monitorovania, merania a
činností preskúmavania.
•
Norma odporúča ako podmienku trvalého úspechu v
meniacom sa prostredí
pravidelne monitorovať, merať, analyzovať
a preskúmavať
správanie sa organizácie, čo je v
priamom súlade s
požiadavkou realizovať plánovanie auditov.
•
Špecifickým príkladom zabezpečenia objektívnosti interného auditu však v
tomto prípade môže byť
absencia
vlastníka procesu interného auditu ex ante.
Norma Norma STN IS0 10005: 2006STN IS0 10005: 2006
•
STN IS0 10005: 2006 Návod na plány kvality
vymedzuje účel auditov ako napr. monitorovanie zavedenia a
efektívnosti plánov kvality, monitorovanie a
verifikácia
zhody so špecifikovanými požiadavkami, dozor nad dodávateľmi pre organizáciu, poskytovanie nezávislého objektívneho posúdenia, s
cieľom splniť
potreby zákazníkov
alebo ďalších zainteresovaných strán. •
Plán kvality musí
určiť, aké
audity sa majú
v
konkrétnom
prípade vykonať, ich charakter a
rozsah a
ako sa výsledky týchto auditov majú
využiť.
•
Plánovanie auditov je spojené
so všetkými špecifikovanými typmi auditov.
PlPláánovanie auditu vnovanie auditu v
riadenriadeníí programu audituprogramu auditu
V súčasne platná
norma ISO 19011: 2002 -
plánovanie auditu je súčasťou
štruktúry programu auditu.
V
časti 5.3.3 normy je uvedené, čo musia postupy programu auditu obsahovať:
•
plánovanie a
stanovenie harmonogramu auditov;•
zabezpečenie kompetentnosti audítorov a
vedúcich
audítorských tímov;•
výber vhodných audítorských tímov a
pridelenie úloh a
zodpovednosti;•
realizáciu auditov;
•
realizáciu následných auditov, ak treba;•
udržiavania záznamov z
programu auditov;
•
monitorovanie výkonnosti a
efektívnosti programu auditu;•
podávanie správ vrcholovému manažmentu o
celkovom plnení
programu auditu.
PlPláánovanie auditu vnovanie auditu v
riadenriadeníí programu auditu a dokumentprogramu auditu a dokumentááciacia
•
V
malých organizáciách sa uvedené
činnosti môžu realizovať
v
jednom postupe.
•
Z
programu auditu sa musia vytvoriť
a udržiavať záznamy, účelom ktorých je preukázanie zavedenia
programu auditu.
•
Ich obsah vymedzuje časť
5.5 Záznamy z
programu auditu a
medzi povinné
záznamy, ktoré
treba
vytvoriť
a udržiavať
patria aj plány auditu.
PlPláánovanie auditu vnovanie auditu v
riadenriadeníí programu audituprogramu auditu
•
Kapitola 6 normy označená
ako Činnosti auditu obsahuje návod na plánovanie a
realizáciu činností
auditu
ako
súčasti programu auditu.
Príprava plánu auditu•
Plán auditu a
jeho príprava (6.4.1) - spočíva v
tom, že
vedúci audítorského tímu má
pripraviť
plán auditu, aby sa vytvoril základ dohody o
realizácii auditu medzi klientom
auditu, audítorským tímom a
auditovanou
organizáciou.
PlPláánovanie auditu vnovanie auditu v
riadenriadeníí programu audituprogramu auditu
•
Plán má
uľahčiť
vytvorenie harmonogramu a
koordináciu činností
auditu.
•
Množstvo podrobností
poskytovaných v
pláne auditu má
zodpovedať
predmetu a
zložitosti auditu.
Podrobnosti sa môžu líšiť
podľa toho, či napríklad ide o
úvodný alebo následný audit, alebo o interný či
externý audit. •
Plán auditu má
byť
dostatočne pružný, aby umožnil
také
zmeny, ako sú
zmeny v predmetu auditu, čo môže byť
potrebné
pri postupe činností
auditu na mieste.
Obsah plObsah pláánu auditunu audituPlán auditu v
súlade s
platnou normou normy má
obsahovať:
•
ciele auditu;•
kritériá
auditu a
akékoľvek dokumenty, na ktoré
odkazuje;
•
predmet auditu vrátane identifikácie organizačných a funkčných jednotiek a procesov, ktoré
sa majú
auditovať;
•
dátumy a
miesta, kde sa majú
realizovať činnosti auditu;•
očakávaný čas a
trvanie činností
auditu na mieste vrátane
stretnutí
s
manažmentom auditovanej
organizácie a
stretnutí
audítorského tímu;
•
úlohy a
zodpovednosť členov audítorského tímu a
sprevádzajúcich osôb;
•
pridelenie príslušných zdrojov kritickým oblastiam auditu.
Obsah plObsah pláánu auditunu auditu
Podľa potreby môže plán auditu obsahovať
aj:•
identifikáciu reprezentanta auditovanej
organizácie pre
audit;•
pracovný jazyk a
jazyk správy z
auditu, ak sa líšia od jazyka
audítora a/alebo auditovanej
organizácie;•
body správy z
auditu;
•
logistické
opatrenia (cestovanie, zariadenia v
mieste auditu a pod.) ;
•
otázky dôvernosti;•
akékoľvek činnosti nasledujúce po audite.
Obsah plObsah pláánu auditunu auditu
•
Kým sa začnú
činnosti auditu na mieste, plán auditu sa má preskúmať, má ho schváliť
klient auditu a
má
ho predložiť
auditovanej
organizácii.
•
Vedúci audítorského tímu spoločne s
auditovanou organizáciou a
s
klientom auditu má
vyriešiť
akékoľvek
námietky zo strany auditovanej
organizácie.
•
Revidovaný plán auditu sa má
odsúhlasiť
so zainteresovanými stranami pred pokračovaním auditu.
PlPláán auditu a pracovnn auditu a pracovnéé
dokumentydokumenty
•
6.4.3 Príprava pracovných dokumentov
•
Plán auditu
patrí
medzi pracovné
dokumenty, a
preto sa má
vrátane ostatných záznamov
vyplývajúcich z
ich používania uchovávať
aspoň do skončenia auditu.
•
Uchovávanie dokumentov po skončení
auditu sa opisuje v
článku 6.7.
•
Dokumenty obsahujúce dôverné
alebo vlastnícke informácie majú
členovia
audítorského tímu vhodne chrániť
nepretržite.
PlPláán auditu vn auditu v
realizrealizáácii cii ččinnostinnostíí
auditu na auditu na miestemieste
V rámci realizácie otváracieho stretnutia, ktoré
sa má uskutočniť
za prítomnosti manažmentu auditovanej
organizácie, alebo za prítomnosti tých, ktorí
zodpovedajú za funkcie alebo procesy, ktoré
sa majú
auditovať
sa má
•
schváliť
plán auditu,•
poskytnúť
krátky prehľad, ako budú
prebiehať činnosti
auditu,•
odsúhlasiť
komunikačné
kanály,
•
poskytnúť
auditovanej
organizácii príležitosť
položiť
otázky.
PrehPrehľľad typických ad typických ččinnostinnostíí
audituauditu
Porovnanie platnej a pripravovanej normyPorovnanie platnej a pripravovanej normy
•
Porovnaním platnej a
pripravovanej normy konštatujeme, že časť, ktorá
sa dotýka prípravy plánu auditu takmer totožná
s
predchádzajúcou verziou. •
Množstvo podrobností
stanovené
v pláne auditu by mali odrážať
rozsah a komplexnosť
auditu, rovnako ako riziká
a vplyv neistoty na audit výsledku.
•
Pri príprave plánu auditu by si mal byť
vedúci tímu vedomý vhodných výberových metód, kompatibility členov audítorského tímu a rizík organizovania v rámci auditu.
•
Rozdiel nachádzame v
tom, že v
odporúčanom obsahu plánu auditu absentujú
bod a -
ciele auditu a
bod b -
kritériá
auditu
a
akékoľvek dokumenty, na ktoré
odkazuje. •
Význam tejto zmeny je minimálny, spočíva možno len v
snahe
zjednodušiť
samotný plán ako dokument, vzhľadom na to, že ciele a
kritériá
musia byť
špecifikované
v
samostatnej časti programu
auditu.
PrehPrehľľad typických ad typických ččinnostinnostíí
auditu v sauditu v súúlade s lade s PDCAPDCA
Pripravovaná
norma dopĺňa náležitosti plánov auditov o prípadné možnosti rizika auditov.
Doplnenie novej normy o
vyhodnocovanie rizík programu auditu, ktoré
sa týka aj plánovania sa nachádza v
časti 5.2.4.
Vyhodnocovanie rizík programu auditu.
•
Uvádza
celý rad rizík spojených s vytvorením, implementáciou, monitorovaním a preskúmaním programu auditu, ktoré
môžu
ovplyvniť
ciele programu auditu. •
Osoba (osoby) zodpovedná
za riadenie programu auditu by mala
zvážiť
tieto riziká
pri vývoji programu auditu.
•
Plán auditu by mal zvážiť
vplyv auditu na auditovaný
proces a poskytnúť
základ pre dohody medzi klientom auditu, audítorským
tímom týkajúci sa kontrolovania vykonávaného auditu.
RizikRizikáá
mômôžžuu
bybyťť
spojenspojenéé
s:s:
•
plánovaním, napr. chyba v
stanovení
príslušných cieľov auditu a určení
rozsahu programu auditu;
•
zdrojmi, napr. umožňuje dostatok času pre osoby zodpovedné za riadenie programu auditu k rozvoju programu auditu,
•
výberom z audítorského tímu, napr. tím nemá
kolektívne právomoc vykonávať
audit efektívne, realizácia, napr.
neefektívna komunikácia auditu programu;•
záznamami, napr. nedostatočná
ochrana záznamov auditu zníži
účinnosť
programu auditu,•
monitorovaním, preskúmaním a
zlepšením programu auditu,
napr. neefektívne sledovanie výsledkov auditu.
ZZááverver
Možno konštatovať, že doplnenie pripravovanej medzinárodnej normy o
potrebu vyhodnocovania
rizík, spojených s
auditom je užitočné, avšak celkom závislé
na ľudskom faktore v konkrétnych
podmienkach aplikácie programu auditu v
praxi.