Vodič za popisi upis imovine javnih(komunalnih) preduzećaProjekat: Naša imovina podžava naš razvoj

Balkanski razvojni centarNovembar/Decembar 2014.

Guide for Inventory& Registering Propertyof Public (Communal) CompaniesProject: Our Property Supports Our Development

Balkan Development CentreNovember/December 2014

Projekat �nansiraEvropska unija

„Ova publikacija napravljena je uz �nansijsku pomoć Evropske unije. Za sadržaj ovog dokumenta isključivo je odgovorna Opština Lučani i

on ne predstavlja zvaničan stav Evropske unije.”

This publication has been produced with the assistance of the Euro-pean Union. The contents of this publication are the sole responsibility

of Municipality of Lučani and can in no way be taken to re�ect the views of the European Union.

Projekat �nansiraEvropska unija

Program sprovodiStalna konferencija gradova i opština

Balkan Development CentreNovember/December 2014

Guidefor Inventory& RegisteringProperty ofPublic(Communal)Companies

Vodičza popis

i upisimovine

javnih(komunalnih)

preduzećaProject:Our Property Supports Our Development

Projekat:Naša imovina podržava naš razvoj

Balkanski razvojni centarNovembar/Decembar 2014.

Vodič za popis i upis imovine javnih (komunalnih) preduzeća

AutoriBALKANSKI RAZVOJNI CENTAR

IzdavačOpština Lučani

Jugoslovenske armije 5, 32240 Lučaniwww.lucani.rs

Tiraž900 primeraka

Priprema i štampaJP „Službeni glasnik”

Jovana Ristića broj 1, 11000 Beograd

„Ova publikacija napravljena je uz finansijsku pomoć Evropske unije. Za sadržaj ovog dokumenta isključivo je odgovorna Opština Lučani i on ne predstavlja zvaničan stav Evropske unije.”

This publication has been produced with the assistance of the European Union. The contents of this publication are the sole res-ponsibility of Municipality of Lučani and can in no way be taken to reflect the views of the European Union.

Guide for Inventory &Registering Property of Public (Utility) Companies

AuthorBALKAN DEVELOPMENT CENTRE

PublisherThe Municipality of Lucani

Jugoslovenske armije 5, 32240 Lučaniwww.lucani.rs

900 copies

Printed byPC „Sluzbeni glasnik”

Jovana Ristića broj 1, 11000 Beograd

„Ova publikacija napravljena je uz finansijsku pomoć Evropske unije. Za sadržaj ovog dokumenta isključivo je odgovorna Opština Lučani i on ne predstavlja zvaničan stav Evropske unije.”

This publication has been produced with the assistance of the European Union. The contents of this publication are the sole responsibility of Municipality of Lučani and can in no way be taken to reflect the views of the European Union.

UVODPravni okvir Značaj i ciljevi upravljanja imovinom

A. Formiranje radnog tima/grupeB. Definisanje plana aktivnosti

I USKLAĐIVANJE RELEVANTNIH PRAVNIH DOKUMENATASA VAŽEĆIM PRAVNIM OKVIROM

Pravni okvir i definisanje nadležnosti Analiza pravnog okvira na nivou JLS

II ZAKON O JAVNOJ SVOJINI1. Osnovne vrste nepokretnosti 2. Pribavljanje i raspolaganje sredstvima u javnoj svojini 3. Poseban režim nad dobrima u javnoj svojini4. Nosioci prava javne svojine i njeni korisnici

III ORGANIZACIJA1. Dodeljivanje nadležnosti organizacionoj jedinici 2. Definisanje procedura saradnje organizacionih jedinica uprave3. Analiza kadrovskih potreba i raspoloživih resursa 4. Obezbeđivanje potrebnih kadrova 5. Definisanje programa obuke za zaposlene i funkcionere 6. Analiza raspoloživih IT resursa i realnih potreba 7. Obezbeđivanje neophodne IT infrastrukture

IV PRIKUPLJANJE DOKUMENTACIJE1. Prikupljanje pravne dokumentacije 2. Pribavljanje podataka od Službe za katastar nepokretnosti, javnih preduzeća i ustanova 3. Prikupljanje tehničke dokumentacije4. Analiza prikupljene dokumentacije5. Prikupljanje nedostajuće dokumentacije

88888

9

99

1010101111

1212131313131414

141415151516

SADRŽAJ

Geodetska snimanja objekata i zemljišta vrše se za potrebe: ElaboratiProjekat izvedenog stanjaLegalizacija objekata Uverenje o starosti objekta Utvrđivanje fizičkog stanja objekta

V PROCENA VREDNOSTI NEPOKRETNOSTIIzbor i primena metoda procene

Troškovna metoda Utvrđivanje vrednosti imovine tržišnom metodomMetoda kapitalizacije dohotka

Usaglašavanje knjigovodstvenih evidencija i izvora finansiranja

VI INFORMATIČKA OBRADA PODATAKAFormiranje baze podataka

Unošenje podataka o nepokretnostima Ažuriranje baze podataka

VII REZIME OSNOVNIH MERA I AKTIVNOSTINA NIVOU J(K)P U CILJU USPEŠNOG UPRAVLJANJA IMOVINOM

5. glavnih mera

161717171919

202020212121

22222222

23

23

INTRODUCTIONLegal frameImportance and objectives of property/assets management

A. Forming a working team/group B. Defining activity plan

I HARMONIZING RELEVANT LEGAL DOCUMENTSWITH VALID LEGAL FRAME

Legal frame and defining jurisdiction Analysis of legal frame at the LSG level

II LAW ON PUBLIC PROPERTY 1. Basic types of property 2. Acquisition and management of public property assets 3. Special mode for public property assets 4. Bearers of public property rights and users

III ORGANIZATION1. Distribution of jurisdiction to organizational units 2. Defining cooperation procedures of administration organizational units 3. Analysis of needed personnel and available resources 4. Secure the needed personnel 5. Defining a training program for employees and officials 6. Analysis of available IT resources and realistic needs 7. Acquire the necessary IT infrastructure

IV GATHERING DOCUMENTATION1. Gathering legal documentation 2. Gathering data from the Property Cadastre Service, public companies and institutions 3. Gathering technical documentation4. Analysis of gathered documentation 5. Gathering missing documentation

CONTENT

2424242424

25

2525

2626262727

2828292929303030

303131313233

Geodetic recordings of buildings and land are conducted for: Studies As – built projects Legalization of buildings Certificate on age of building Determining the physical state of the building

V PROPERTY VALUE ASSESSMENT Selection and application of assessment methods

Expenses method Defining property value by market method Capitalization of income method

Harmonize accounting evidence and financing sources

VI INFORMATICAL DATA PROCESSING Creating a data base

Data entry on real estate Updating the data base

VII SUMMARY OF BASIC MEASURES AND ACTIVITIESAT THE P(C)C LEVEL FOR SUCCESSFUL PROPERTY MANAGEMENT

Main measures

333333343536

363737373838

38383939

40

40

8 |

UVOD

Pravni okvir Zakon o javnoj svojini, donet septembra 2011. godine, a izmenjen i dopunjen oktobra 2013. i 2014. godine, čiji je ustav-

ni osnov sadržan u članu 87. Ustava Republike Srbije iz 2006. god. reguliše pitanje javne svojine na nepokretnostima lokalne samouprave, odnosno određuje predmet, nosioce prava javne svojine, korisnike stvari u javnoj svojini, postupak pribavljanja, raspolaganja i upravljanja stvarima u javnoj svojini i osnovna pravila za uspostavljanje javne svojine jedinica lokalne samouprave (JLS). Tim okvirom definisane su, u procesu upravljanja javnom imovinom, nadležnosti, odnosno obaveze javnih preduzeća (JP), javno-komunalanih preduzeća (JKP), kao i ustanova čiji je osnivač lokalna samouprava.

Značaj i ciljevi upravljanja imovinom Iskustva iz prakse govore da većina jedinica lokalne samouprave nema integralni pristup u procesu upravljanju imovinom.

Ključni razlog sporog razvijanja ovog procesa leži kako u nerazvijenim kapacitetima unutar uprava JLS i nedostatku jedinstvenih baza podataka, tako i u neusklađenoj regulativi i nedostatku stručnih kadrova. Takođe, nisu pouzdani podaci o vrednosti imovine s kojom raspolažu JLS, kao i efikasnost korišćenja te imovine. Otuda, odgovorno upravljanje imovinom jedinica lokalne samouprave traži sve veću pažnju i promenu pristupa ovom pitanju, kako na nivou uprave JLS, tako i na nivou JP, JKP i ustanova.

Odgovorno i transparentno upravljanje imovinom podrazumeva donošenja niza odluka koje se tiču sticanja, upravljanja, korišćenja i raspolaganja imovinom a koje služe za obavljanje izvornih i poverenih poslova lokalne samouprave.

Proces upravljanja imovinom je jedan od osnovnih mehanizama za planiranje i realizaciju razvojnih ciljeva lokalne sa-mouprave: optimalno povećanje prihoda, kontrolu rashoda i upravljanje rizicima, stvaranje povoljnog ekonomakog okruženja, stvaranje povoljnog ambijenta za investiranje i poslovanje, privlačenje stranih ulaganja, poboljšanja uslova u oblasti obrazovanja, sporta i kulture, u cilju unapređenja kvaliteta života građana.

Da bi se na nivou JLS u celosti implementirao Zakon o javnoj svojini (rok: 6. oktobar 2016.) početne aktivnosti u uspostavl-janju celog procesa i procedure za upravljanje imovinom su:

A. Formiranje radnog tima/grupeNa temelju odgovarajuće Odluke predsednika opštine/gradonačelnika formira se Radni tim u čiji sastav bi trebalo da uđu

još i rukovodioci opštinskih/gradskih odeljenja za finansije i imovinske službe, predstavnici javnih preduzeća i institucija, koji su stručnjaci za relevantne oblasti (pravnik, geometar, ekonomista, građevinski inženjer…).

Pored definisanja plana aktivnosti i usaglašavanja pravnih okvira na nivou JLS, radni tim koordinira u prikupljanju i siste-matizaciji podataka neophodnih za popis imovine, klasifikuje i utvrđuje vrednost imovine i na kraju, formira dokumentaciju za upis prava javne svojine.

B. Definisanje plana aktivnostiIzrada Akcionog plana za popis i upis imovine JLS je u obavezi Radnog tima i treba da sadrži sve predviđene aktivnosti u

postupku popisa i upisa javne imovine sa realnim ciljevima, održivim rokovima, nadležnostima i odgovornim osobama, a u cilju maksimalne efikasnosti i racionalizacije angažovanih resursa.

| 9

I USKLAĐIVANJE RELEVANTNIH PRAVNIH DOKUMENATASA VAŽEĆIM PRAVNIM OKVIROM

Proces upravljanja javnom imovinom zahteva usaglašavanje pravne regulative na nivou JLS sa postojećim pravnim okvirom, čime se regulišu i nadležnosti svih institucija čiji je JLS osnivač (JP, JKP, ustanove itd.)

Pravni okvir i definisanje nadležnosti Uspostavljanje nadležnosti jedinica lokalnih samouprava u upravljanju imovinom se zasniva na analizi zakonskih i pod-

zakonskih akata koji tretiraju ovu oblast: Ustav Republike Srbije, Zakon o lokalnoj samoupravi, Zakon o javnoj svojini, Zakon o planiranju i izgradnji, Zakon o javnim preduzećima, Zakon o komunalnim delatnostima, Zakon o vodama, putevima, šumama, poljoprivrednom zemljištu…

Na snazi je i čitav niz podzakonskih akata, na primer:Uredba o uslovima, kriterijumima i načinu ostvarivanja prava na konverziju prava korišćenja u pravo svojine uz nakna-du, kao i o načinu određivanja tržišne vrednosti građevinskog zemljišta i visine naknade po osnovu konverzije prava korišćenja u pravo svojine uz naknadu (Sl. gl. RS broj 67/11). Uredba o uslovima pribavljanja i otuđenja nepokretnosti neposrednom pogodbom, davanja u zakup stvari u javnoj svoji-ni i postupcima javnog nadmetanja i prikupljanja pismenih ponuda (Sl. gl. RS broj 24/2012) Uredba o uslovima i načinu pod kojima lokalna samouprava može da otuđi ili dâ u zakup građevinsko zemljište po ceni, manjoj od tržišne cene, odnosno zakupnine ili bez naknade (Sl. gl. RS broj 13/10, 54/11,21/12 i 121/12)

Analiza pravnog okvira na nivou JLSNivo detaljnosti analize pravno-regulatornog okvira koji se odnosi na upravljanje imovinom na nivou jedinice lokalne sa-

mouprave, u velikoj meri određuje kvalitet budućeg upravljanja imovinom. Stoga, u cilju racionalnog i efikasnog upravljanja imovinom, neophodno je izvršiti potpuno usklađivanje Statuta i opštih pravnih akata o raspolaganju imovinom sa relevantnim zakonima, pre svega sa Zakonom o javnoj svojini, a takođe doneti i niz novih dodatnih akata kojima bi se celovito uredila politika upravljanja imovinom.

Akta koja prvenstveno treba usaglasiti su: Statut, Odluka o organizaciji opštinske/gradske uprave i Pravilnik o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta.

Donošenje novih akata kojima se dopunjuje postojeći pravni okvir za upravljanje imovinom obuhvataju: Odluku o načinu i postupku dodele stanova u javnoj svojini opštine/grada, Odluku o korišćenju, održavanju i upravljanju nepokretnostima u javnoj svojini opštine/grada, Odluku o davanju u zakup komercijalnih nepokretnosti i Pravilnik o utvrđivanju knjigovodstvene vrednos-ti nepokretnosti u javnoj svojini, koji je neophodan za definisanje portfolia i donošenje odluka u oblasti upravljanja imovinom lokalne samouprave.

•

•

•

10 |

II ZAKON O JAVNOJ SVOJINI

Da bi se uspostavio optimalni proces upravljanja javnom svojinom mora se poći od odredbi Zakona o javnoj svojini, koje se odnose i na JLS i na organizacije čiji je ona osivač, pa u skladu sa njima opredeliti nadležnosti i obaveze svih relevantnih institucija nanivou JLS.

Zakon o javnoj svojini uređuje :Predmet javne svojine: Prirodna bogatstva; Dobra od opšteg interesa (poljoprivredno zemljište, šume i šumsko zemljište, vodno zemljište, vodni objekti, zaštićena prirodna dobra, kulturna dobra i dr.); Dobra u opštoj upotrebi (javni putevi i pru-ge, most i tunel na javnom putu, pruzi ili ulici, trgovi, javni parkovi, granični prelazi i dr.); Mreže sa pripacima (za protok energije ili materije); Stvari koje koriste državni organi i organizacije; Druge stvari (građevinsko zemljište u javnoj svojini npr.) i imovinska prava ( pravo na patent, licencu, model, uzorak, žig, pravo korišćenja tehničke dokumentacije i sl.)Nosioce prava javne svojine i korisnike stvari u javnoj svojini: Republika Srbija – državna svojina; Autonomna pokrajina – pokrajinska svojina; Jedinica lokalne samouprave – opštinska/gradska svojina; Gradska opština – izuzetno (član 18. stav 4. ZJS)Postupak pribavljanja, raspolaganja i upravljanja stvarima u javnoj svojiniOsnovna pravila za uspostavljanje javne svojine Republike Srbije, autonomne pokrajine i jedinica lokalne samouprave, sticanje prava svojine javnih preduzeća, javnih komunalnih preduzeća i direkcija čiji su osnivači Republika Srbija ili auto-nomna pokrajina ili jedinica lokalne samouprave

U skladu sa tim, neophodno je obratiti posebnu pažnju na određena zakonska rešenja kojima se reguliše sledeće:

1. Osnovne vrste nepokretnosti Organi jedinice lokalne samouprave koriste:

Nepokretnosti koje neposredno služe izvršavanju nadležnosti JLS,Komercijalne nepokretnosti (kojima se ostvaruju prihodi)Nepokretnosti koje služe obavljanju delatnosti od opšteg interesa (a nisu uložene u kapital JP/DK čiji je osnivač JLS)Nepokretnosti koje su uložene u kapital JP/DK (koja obavljaju ili ne obavljaju delatnosti od opšteg interesa)

2. Pribavljanje i raspolaganje sredstvima u javnoj svojini O pribavljanju stvari i raspolaganju stvarima u svojini lokalne samouprave pod uslovima propisanim zakonom, odlučuje

organ jedinice lokalne samouprave određen u skladu sa zakonom i statutom jedinice lokalne samouprave.Osnovni princip pribavljanja, raspolaganja ili otuđenja nepokretnosti se bazira na tržišnoj vrednosti nepokretnosti procenjene od

strane poreskog ili drugog nadležnog organa. Nepokretnosti se mogu pribaviti ili otuđiti i u postupku javnog nadmetanja ili priku-pljanjem pismenih ponuda, potom besteretnim pravnim poslom (nasleđe, poklon) i eksproprijacijom na osnovu posebnog zakona.

Izuzetno, nepokretnosti se mogu pribaviti ili otuđiti i neposrednom pogodbom, kao i putem razmene neposrednom pogodbom pod određenim uslovima.

•

•

••

••••

| 11

Raspolaganjem stvarima u javnoj svojini smatra se: davanje stvari na korišćenje sa ili bez naknade; davanje stvari u zakup; prenos prava javne svojine na drugog nosioca javne svojine sa ili bez naknade, uključujući i razmenu; otuđenje stvari; zasnivanje hipoteke na nepokretnostima; ulaganje u kapital i zalaganje pokretnih stvari.

3. Poseban režim nad dobrima u javnoj svojiniNad dobrima u javnoj svojini koje, u celini ili delimično, koriste organi jedinice lokalne samouprave za ostvarivanje njihovih

prava i dužnosti ne može se sprovesti prinudno izvršenje; ne može se steći pravo svojine održajem niti se može zasnovati hipoteka ili drugo sredstvo stvarnog obezbeđenja. Postoji ograničen, odnosno zabranjen promet pojedinim sredstvima u javnoj svojini, a za pribavljanje i raspolaganje sredstvima u javnoj svojini postoje posebna pravila.

4. Nosioci prava javne svojine i njeni korisniciNosioci prava javne svojine su: jednice lokalne samouprave, gradske opštine, mesne zajednice i drugi oblici mesne samoupra-

ve, ustanove i javne agencije i druge organizacije čiji je osnivač jedinica lokalne samouprave .Korisnici stvari u javnoj svojini su: organi i organizacije jedinica lokalne samouprave; javna preduzeća i društva kapitala čiji

je osnivač jedinica lokalne samouprave kao i njihova zavisna društva.Javna preduzeča kao nosioci prava korišćenja imaju pravo da stvar: drže (ius possidendi), koriste (ius utendi) u skladu sa name-

nom i prirodom stvari i da njome upravljaju (ius abutendi) u smislu održavanja, unapređenja i obnavljanja, izvršavanja zakonskih i drugih obaveza.

Gradske opštine, ustanove, mesne zajednice, agencije i drugi subjekti, kao nosiosci prava korišćenja imaju pravo da stvar: drže, koriste, njome upravljaju i daju u zakup (ius fruendi) ali uz saglasnost nadležnog organa JLS, u suprotnom nadležni organ je može oduzeti od nosioca prava korišćenja.

Zakonom o javnoj svojini (član 82.) javnim preduzećima i društvima kapitala ne dozvoljava se upis prava svojine na: prirod-nim bogatstvima; dobrima u opštoj upotrebi; mrežama u javnoj svojini; komercijalnim nepokretnostima; nepokretnostima koje koriste organi/organizacije nosioca prava JS; poljoprivrednom i građevinskom zemljištu i nepokretnostima koje nisu, niti mogu biti uložene u kapital JP; šumama i šumskom zemljištu, vodnom zemljištu i vodnim objektima u javnoj svojini.

U kapital javnog preduzeća ili društva kapitala čiji je osnivač jedinica lokalne samouprave može se ulagati: pravo svojine na izgrađenom građevinskom zemljištu na kome su izgrađeni objekti koji se po Zakonu o javnoj svojini mogu ulagati u kapital tih pravnih lica. pravo svojine na neizgrađenom građevinskom zemljištu, ukoliko je to neophodno za obavljanje delatnosti radi kojih su osnovani i da je svrha korišćenja u skladu sa namenom predviđenom važećim planskim aktom.

Pravo svojine javnog preduzeća i društva kapitala na nepokretnostima stiče se upisom u javnu evidenciju o nepokretnostima i pravima na njima, podnošenjem zahteva za upis prava svojine u roku od pet godina od dana stupanja na snagu ovog zakona, pri čemu se upis prava svojine javnog preduzeća i društva kapitala na nepokretnostima ne može izvršiti bez pisane saglasnosti osnivača, koju daje nadležni organ jedinice lokalne samouprave.

Uz zahtev za upis prava svojine, javnog preduzeća i društva kapitala podnosi se: izvod iz javne knjige u kojoj se upisuju prava na nepokretnostima ili druga isprava kojom se dokazuje pravo korišćenja; akt o saglasnosti nadležnog organa osnivača; izmena

•

•

12 |

osnivačkog akta i potvrda Direkcije za imovinu RS da su nepokretnosti prijavljene radi upisa u jedinstvenu evidenciju nepokret-nosti u skladu sa zakonom.

III ORGANIZACIJA

Sprovođenje Zakona o javnoj svojini zahteva i uspostavljanje odgovarajuće organizacije na nivou JLS, što uključuje kako upravu JLS, tako i JP, JKP i ustanove. Kroz organizaciju i podelu nadležnosti treba obezbediti sledeće:

1. Dodeljivanje nadležnosti organizacionoj jedinici Upravljanje imovinom je težak zadatak koji zahteva vreme i stručnost. Prepoznajući značaj uspostavljnja jedinstvenog sistema

upravljanja imovinom, optimalno bi bilo dodeljivanje nadležnosti zasebno formiranoj organizacionoj jedinici za upravljanje imo-vinom zajedno sa užim organizacionim jedinicama koje se bave imovinsko-pravnim poslovima, IT službom, GIS centrom i javnim nabavkama, jer postoji nužna međusobna zavisnost i funkcionalna povezanost, koja bi se bavila: popisom imovine lokalne samou-prave, formiranjem baze podataka i njenim kontinuiranim ažuriranjem, vođenjem jedinstvene evidencije nepokretnosti i knjigo-vodstvene vrednosti imovine u svojini opštine/grada, definisanjem portfolia imovine, pripremom akata o pribavljanju, korišćenju, upravljanju i raspolaganju stvarima koje koriste organi opštine/grada i drugim poslovima u skladu sa zakonom, podzakonskim aktima i odlukama skupštine opštine/grada.

Prema Uredbi o evidenciji nepokretnosti u javnoj svojini (Sl. glasnik RS br. 70/2014), javno preduzeće, društvo kapitala, za-visno društvo kapitala, ustanova ili drugo pravno lice čiji je osnivač  JLS, kao nosioci prava korišćenja vode posebnu evidenciju nepokretnosti. Iz ove evidencije dostavljaju nadležnom organu osnivača podatke o: zemljištu u javnoj svojini (građevinsko, poljo-privredno, šumsko i drugo zemljište); službenim zgradama, poslovnom prostoru i delovima zgrada; stambenim zgradama, stanovi-ma, garažama i garažnim mestima; nepokretnostima za reprezentativne potrebe; nepokretnostima za potrebe diplomatskih i konzu-larnih predstavništava; drugim građevinskim objektima.

Korisnik, odnosno nosilac prava korišćenja koji vodi posebnu evidenciju nepokretnosti u obavezi je da:prikupi podatke o svim nepokretnostima pribavi isprave o pravu korišćenja, odnosno o statusu korisnika, odnosno nosioca prava korišćenja i pravu svojine;pribavi isprave kojima se obezbeđuje upis prava svojine u javnu evidenciju o nepokretnostima obezbedi dokaze i činjenice na osnovu kojih se koristi nepokretnost, ukoliko se ne raspolaže potrebnim ispravama o pravu korišćenja;popunjava propisane obrasce i blagovremeno ih dostavlja;formira dosije i trajno čuva podatke iz posebne evidencije nepokretnosti.

Podatke iz posebne evidencije nepokretnosti, javna preduzeća, društva kapitala, zavisna društva kapitala, ustanove ili druga pravna lica, čiji je osnivač jedinica lokalne samouprave, kao i nadležni organ jedinice lokalne samouprave za nepokretnost, dos-tavljaju na Obrascu NEP-JS u pisanoj i elektronskoj formi nadležnom organu jedinice lokalne samouprave, koji vodi jedinstvenu

••••

••

| 13

evidenciju nepokretnosti u javnoj svojini jedinice lokalne samouprave. Takođe, sve podatke o promenama na nepokretnosti u javnoj svojini, korisnici, odnosno nosioci prava korišćenja su dužni da dostave u roku od 30 dana od dana nastale promene, na istom obrascu (NEP-JS).

Organ jedinice lokalne samouprave nadležan za vođenje jedinstvene evidencije, za svaku godinu, Direkciji dostavlja zbirne podatke iz jedinstvene evidencije, po izvršenom godišnjem popisu nepokretnosti u javnoj svojini, na Obrascu ZOS-JS sa stanjem na dan 31. decembra prethodne godine, najkasnije do 10. februara tekuće godine, u pisanoj formi i elektronskim putem.

2. Definisanje procedura saradnje organizacionih jedinica upraveZa uspešnu i delotvornu realizaciju kompleksnih aktivnosti u oblasti upravljanja imovinom potrebno je osigurati kvalitetan

protok informacija, dostupnost adekvatnog znanja i veština, aktivirati komunikaciju sa ključnim partnerima i zainteresovanim stranama. Uspešno upravljanje ovim odnosima postiže se preciznim definisanjem i sinhronizacijom procedura saradnje kako između više organizacionih jedinica opštinske/gradske uprave, tako i između organizacione jedinice uprave (koja je nadležna da vodi jedinstvenu evidenciju o nepokretnostima) i javnih preduzeća i ustanova.

Predloženi koncept organizacije uprave u delu upravljanja imovinom JLS, prema kome bi se tim poslovima bavila posebna jedinica za upravljanje imovinom u okviru opštinske/gradske uprave, ne znači da bi se samo i isključivo ona bavila tim poslovima.

3. Analiza kadrovskih potreba i raspoloživih resursa Za obavljanje stručnih, administrativnih i tehničkih poslova u oblasti upravljanja imovinom, neophodno je uraditi analizu

trenutnih kadrovskih potencijala (potrebnih i raspoloživih resursa) zaposlenih u opštinskoj/gradskoj upravi, uzimajući u obzir njihovu kvalifikacionu strukturu, iskustva i znanja i stepen zaposlenosti.

Kvalitetno odrađen plan kadrovskih potreba bi trebalo da sadrži: jasno definisanu vrstu poslova koje treba da obavlja jedinica za upravljanje imovinom, zatim znanja, veštine i sposobnosti neophodne za realizaciju tih poslova, dovoljan broj zaposlenih koji bi obavljali te poslove i način obezbeđenja potrebnih kadrova.

4. Obezbeđivanje potrebnih kadrova Priprema administracije opštinske/gradske uprave u obezbeđivanju stručnih administrativno-tehničkih kadrova za bavljenje

opsežnih poslova upravljanja imovinom podrazumeva formiranje posebne jedinice za upravljanje imovinom koja bi sintetisala uže organizacione jedinice koje se bave imovinsko-pravnim poslovima, IT službom, GIS centrom i javnim nabavkama, tako da bi kadrovski sastav činili prevashodno: diplomirani pravnici, diplomirani ekonomisti i diplomirani građevinski inženjeri.

5. Definisanje programa obuke za zaposlene i funkcionere Zaposleni u javnoj upravi na opštinskom/gradskom nivou koji bi neposredno učestvovali u postupku upravljanja imovinom,

treba da budu obučeni za obavljanje poslova u oblasti upravljanja imovinom, pa je stoga neophodno da dodatne obuke na nivou JLS budu usklađene sa tom strukturom, kao i sa zahtevima samog posla.

Program obuke kadrova i funkcionera na poslovima upravljanja imovinom, treba da bude deo godišnjeg programa obuke koji se donosi na nivou JLS, na predlog službe nadležne za poslove upravljanja i razvoja ljudskih resursa.

14 |

6. Analiza raspoloživih IT resursa i realnih potreba Upravljanje imovinom jedinica lokalne samouprave predstavlja kompleksan i veliki sistem iz kojeg se generiše veliki broj

odluka. Da bi taj sistem funkcionisao i da bi njegove akcije bile uspešne, da bi se sisitem mogao kontrolisati i usmeravati, potrebno je da bude sazdan na sistemu informacija.

U jedinicama lokalne samouprave se vodi niz evidencija o imovini koje, ako su nepovezane, ne čine sistem informacija, pa je za uspostavljanje efikasnog sistema pre svega potrebno sprovesti analizu raspoloživih IT resursa koja treba da utvrdi informatička opremljenost na nivou JLS (broj računara, umreženost, vrsta softvera koji se koriste i sl.) kao i kolika je stvarna iskorišćenost informatičke opreme i softvera.

Rezultat analize treba iskoristiti za obezbeđivanje najoptimalnije informatičke podrške kao rešenje za efikasno upravljanje imovinom jedinica samouprave.

7. Obezbeđivanje neophodne IT infrastrukture Izgradnja jedinstvenog sveobuhvatnog informacionog sistema je zahtevan i dugotrajan posao i većina JLS nije u mogućnosti

da ga uspostavi. Zato na samom početku stvaranja preduslova za strateško upravljanje imovinom nisu neophodna idealna informatička rešenja, već samo:

odgovarajući broj (zavisno od veličine JLS i obima imovine) računara/servera baza podataka za unos svih relevantnih informacija o svakoj jedinici imovine koju poseduje JLS mogućnost za umrežavanje i razmenu podataka

IV PRIKUPLJANJE DOKUMENTACIJE

Adekvatna organizacija procesa uprvljanja imovinom treba da omogući efikasnost u prikupljanju dokumentacije neophodne za upis prava javne svojine i to:

1. Prikupljanje pravne dokumentacije Pravno-imovinska dokumentacija javne imovine daje podatke o procentu imovine u stvarnom vlasništvu lokalne samoupra-

ve . Prikupljanje imovinsko-pravne dokumentacije o nepokretnostima, je obiman i složen posao i umnogome zavisi od brojnih faktora kao što su broj i uknjiženost nepokretnosti, koliko je sporne imovine za koju se trebaju rešavati imovinsko-pravni odnosi ili pokrenuti sudski sporovi, i slično.

U postupku prikupljanja pravne dokumentacije i podataka neophodno je da nadležne službe (preduzeća, opštinskih i grads-kih uprava, javnih preduzeća i javnih službi, ustanova) dostave svoje evidencije o nepokretnostima, na osnovu kojih će se utvrditi: pravni osnov sticanja, pravni kontinuitet između između prethodnog titulara, odnosno onoga koje, na primer gradio objekat, i jedinice lokalne samouprave i druge sporne ili nepoznate činjenice.

•••

| 15

Za potrebe prikupljanja pravne dokumentacije neohodno je imati u vidu sledeće: Ko su nosioci prava javne svojine Ko su korisnici nepokretnosti Ko ima pravo korišćenja na nepokretnostima Rešavanje imovinsko-pravnih odnosa sa višim nivoima vlasti Prikupljanje podataka od Službe za katastar nepokretnosti

2. Pribavljanje podataka od Službe za katastar nepokretnosti, javnih preduzeća i ustanova Katastar nepokretnosti je jedinstvena javna evidencija u koju se upisuju nepokretne stvari i stvarna prava na njima. Lokalne samou-

prave, preduzeća, ustanove i druge orga ni zacije, imaju pravo da razgledaju podatke katastra nepokretnosti i vodova i da zahtevaju da im se izdaju prepisi, odnosno kopije podataka o činjenicama koje sadrži katastar nepokretnosti i vodova.

U slučaju da su određene nepokretnosti upisane kao javna svojina jedinice lokalne samouprave, jedinice lokalne samouprave su dužne da u postupku podnošenja zahteva za evidentiranjem te nepokretnosti kod Republičke direkcije za imovinu, podnesu nadležnoj Službi za katastar nepokretnosti zahtev za izdavanjem lista nepokretnosti.

Republički geodetski zavod dužan je da organima lokalne samouprave, na njihov zahtev, dostavi izveštaj o podacima upisa-nim u katastar nepokretnosti koji su im potrebni u cilju vođenja postupka iz njihove nadležnosti.

3. Prikupljanje tehničke dokumentacijePribavljanje tehničke, a pre svega projektne dokumentacije, zajedno sa rešenjem o izgradnji i rešenjem o upotrebi objekata je

osnov upisa u katastar nepokretnosti u situacijama kada je graditelj objekta, nadzemnog ili podzemnog, jedinica lokalne samou-prave, javno preduzeće i javna ustanova, mesna zajednica ili drugi pravni subjekt, odnosno njihov pravni prethodnik. Prethodni koraci u postupku prikupljanja potrebne dokumentacije za popis i upis imovine JLS jasno će nam pokazati :

za koje nepokretnosti ( objekti i vodovi) postoji i upis u Katastru nepokretnosti (postoji teh.dokumentacija ili su upisani na osnovu uverenja o starosti objekta). koje nepokretnosti imamo samo u svom internom popisu i za koje prikupljamo svu postojeću pravnu i tehničku dokumentaciju.

Izvori dokumentacije mogu biti:sopstvena arhivaArhiva grada ili opštineIzvođači radova na izgradnji nepokretnostiProjektanti nepokretnosti„Lični izvori”

4. Analiza prikupljene dokumentacijeAnalizom dobijenih podataka o nepokretnostima, moguće je da se podaci kojima raspolažu navedeni subjekti ili podaci u

ispravama ne slažu sa podacima katastra nepokretnosti. Moguće su različite situacije, na primer:

•••••

•••

•••••

16 |

da je u međuvremenu došlo do fizičke deobe katastarske parcele i da ona nema više onaj podbroj koji je naveden u dokumentu, da se ne slažu podaci o nosiocu prava korišćenja na nepokretnostima, jer je došlo do promene – nosilac prava korišćenja naveden u dokumentu je prestao da postoji odlukom nadležnog organa ili na osnovu zakona, a promena nije sprovedena, da je ustrojavanjem katastra nepokretnosti, katastarska parcela dobila nov broj, nepokretnost nije upisana u katastru nepokretnosti objekata kako u postupku ustrojavanja katastra nepokretnosti, tako i kasnije u toku njegovog održavanja, a postoji u internom popisu.nepokretnost – mreže – vodovi nisu upisani u Katastar vodova.Dokumentaciju za nepokretnosti objekata samo u svom internom popisu je potrebno sistematizovati, recimo :

Postoji tehnička dokumentacija i potrebno je nastaviti postupakPostoji tehnička dokumentacija, ali nema „odobrenja za izgradnju” (nerešena imovina)Ne postoji validna tehnička dokumentacija, imovina nije spornaNe postoji validna tehnička dokumentacija i imovina je sporna

Dokumentaciju za nepokretnosti vodova (videti Član 44 Pravilnika o premeru i katastru vodova, Sl. glasnik RS br. 63/10) samo u svom internom popisu je potrebno sistematizovati recimo :

Postoji snimak voda u Katastru vodova, tehnička dokumentacija, dozvole i potrebno je nastaviti postupak upisa svojinePostoji snimak voda, trasa u skladu sa teh.dokumentacijom ali nije predat KatastruPostoji snimak voda, trasa nije skladu sa teh.dokumentacijom.Ne postoji snimak vodaPostoji rešenje o eksproprijaciji za prolazak vodaNema rešenja o eksproprijaciji , prolazak voda „dogovorno” rešen. Razmena podataka sa korisnicima drugih vodova

5. Prikupljanje nedostajuće dokumentacije Prikupljanje nedostajuće dokumentacije je kompleksan i zahtevan posao koji zahteva vreme i upornost, a može se realizovati

putem: geodetskih snimanja, elaborata, projekata izvedenog stanja, legalizacije i dr.Geodetska snimanja objekata i zemljišta vrše se za potrebe:

Izrade topografskih planova, odnosno izrade katastarskih planova (overavaju se u RGZ ili SKN) podloga za situacione prikaze postojeće i planirane gradnje objekata i uređenja terena (obavezni su prilozi projektne dokumentacije)upisa objekta u jedinstvenu evidenciju KN

ishodovanje upotrebne dozvolepostupak legalizacije upisa prava svojine po posebnom zakonu

ostale – omeđavanja parcele i sl.Snimanja vodova: Vod koji je predmet upisa u katastar vodova jeste linijski vod koji ima iste osnovne karakteristične podatke, sa pripadajućim priključcima, uređajima i postrojenjima i predstavlja prostorno povezanu celinu. (Pravilnik o premeru i katastru vodova, Sl. glasnik RS br.63/10)

••

••

••

––––

•

–––––––

–––

•••

•••

| 17

Za imaoca prava svojine na vodu upisuje se jedno od sledećih lica:investitor koji ima pravo svojine, odnosno investitori koji imaju pravo susvojine ili zajedničke svojine na katastarskim parcelama na kojima se vod nalazi.investitor koji je imalac drugog odgovarajućeg stvarnog prava na katastarskim parcelama na kojima se vod nalazi, ako je za vod izdata građevinska dozvola.investitor kome je izdata građevinska i upotrebna dozvola za izgradnju vodainvestitor kome je zakonom, osnosno odlukom nadležnog organa dato pravo odnosno dozvola za izgradnju vodainvestitor koji ima ispravu o saglasnosti na izgradnju voda datu od strane imalaca prava svojine, odnosno prava korišćenja katastarskih parcela na kojima se vod nalazi

ElaboratiObavezni delovi tehničke dokumentacije za određenu vrstu odnosno namenu objekta su:

Protiv požarni elaboratElaborat zaštite na raduGeomehanički elaboratElaborat Procene uticaja objekta na okolinu (Obavezni dokument za izgradnju određene vrste objekata) idr.

Projekat izvedenog stanjaZakon o planiranju i izgradnji (Član 124.) definiše sledeće:

Projekat izvedenog objekta izrađuje se za potrebe pribavljanja upotrebne dozvole, korišćenja i održavanja objekta.Projekat izvedenog objekta izrađuje se za sve objekte za koje se po odredbama ovog zakona pribavlja građevinska dozvola.Projekat izvedenog objekta je glavni projekat sa izmenama nastalim u toku građenja objekta.Projekat izvedenog objekta ne podleže tehničkoj kontroli, osim kada se izrađuje za potrebe legalizacije objekata.U slučaju da u toku građenja objekta nije odstupljeno od glavnog projekta, investitor, lice koje vrši stručni nadzor i izvođač radova potvrđuju i overavaju na glavnom projektu da je izvedeno stanje jednako projektovanom stanju.

Legalizacija objekata Legalizacija je naknadno izdavanje građevinske i upotrebne dozvole za objekat, odnosno deo objekta koji je izgrađen, odnos-

no rekonstruisan ili dograđen bez građevinske dozvole, odnosno koji se koristi bez upotrebne dozvole.(Objekti su zgrade svih vrsta, saobraćajni, vodoprivredni i energetski objekti, objekti infrastrukture elektronskih komunikaci-

ja – kablovska mreža, kanalizacija, objekti komu nalne infrastrukture, industrijski, poljoprivredni i drugi privredni objekti, objekti sporta i rekreacije, groblja, skloništa i sl.)

Legalizacija objekta vrši se po zahtevu koji sadrži:geodetski snimak;projekat izvedenog objekta u tri primerka;dokaz o pravu korišćenja ili svojine na građevinskom zemljištu, odnosno dokaz o pravu svojine na objektu;dokaz o uređivanju odnosa u pogledu plaćanja naknade za uređivanje građevinskog zemljišta

Građevinska i upotrebna dozvola mogu se izdati jednim rešenjem.

•–

–

–––

––––

•••••

••••

18 |

Projekat izvedenog objekta za potrebe legalizacije sadrži naročito:situaciono rešenje;postojeće stanje sa visinskim kotama građevinske parcele, položajem susednih katastarskih parcela i objekata i nazivima okolnih ulica;nivelaciono rešenje sa prikazom spoljnih dimenzija objekta;tehnički izveštaj;potpis i overu odgovornog projektanta;saglasnost podnosioca zahteva na projekat izvedenog objekta;izgled objekta sa prikazanim visinama venca i najviše tačke krovne konstrukcije;osnovu svih etaža u pogodnoj razmeri;karakteristične podužne i poprečne preseke kroz objekat u pogodnoj razmeri;potrebne izglede objekta u pogodnoj razmeri;specifikaciju posebnih fizičkih delova objektablok šemu instalacija sa načinom priključenja na spoljnu mrežu;izjavu o stepenu izgrađenosti i upotrebljivosti objekta.

Stepen izgrađenosti objekta obuhvata naročito: izvedene grube građevinske radove sa formi ranim konstruktivnim sklopom, odnos-no podatke da objekat poseduje noseće elemente.

Zakon o legalizaciji objekata definiše i sledeće:

Član 17Projekat izvedenog objekta za potrebe legalizacije objekata komunalne infrastrukture ili podzemnog linijskog infrastruktur-

nog objekta, pored sadržine propisane u članu 13. ovog zakona, sadrži i druge podatke koji su karakteristični za tu vrstu objekata (izvod iz katastra podzemnih instalacija, snimak trase postojećeg voda i dr.).

Član 18Projekat izvedenog objekta za potrebe legalizacije objekata niskogradnje, pored sadržine propisane u članu 13. ovog zakona,

sadrži i druge podatke koji su karakteristični za tu vrstu objekata (podužni profil, karakteristične poprečne profile, ostale prikaze u zavisnosti od vrste projekta).

Član 21Ako je pravo svojine na objektu, odnosno građevinskom zemljištu upisano u skladu sa zakonom kojim se uređuju posebni us-

lovi za upis prava svojine na objektima izgrađenim bez građevinske dozvole, kao dokaz o rešenim imovinsko pravnim odnosima prilaže se overena kopija rešenja o upisu prava svojine.

Kao dokaz o rešenim imovinsko-pravnim odnosima na zemljištu, smatra se:

••

•••••••••••

| 19

za objekat izgrađen na zemljištu u svojini drugog lica pravosnažna sudska presuda kojom je utvrđeno pravo svojine na zemljištu, koju vlasnik pribavi u skladu sa propisima o svojinskim odnosima;za objekat izgrađen na građevinskom zemljištu - ugovor o prenosu prava korišćenja, odnosno kupovini zemljišta koji je zaključen do 13. maja 2003. godine i overen od strane nadležnog suda između tadašnjeg korisnika i podnosioca zahteva;ugovor o kupovini objekta ili objekta u izgradnji overen od strane nadležnog suda, između vlasnika odnosno korisnika i podnosioca zahteva;ugovor o suinvestiranju izgradnje objekta overen od strane nadležnog suda, između vlasnika odnosno korisnika i podno-sioca zahteva;pravosnažno rešenje o nasleđivanju;pravosnažno rešenje o statusnoj promeni privrednog društva iz koga se na nesporan način može utvrditi pravni konti-nuitet podnosioca zahteva

Uverenje o starosti objekta Kada se radi o starijim objektima posebno treba imati u vidu da se objektima izgrađenim u skladu sa propisima, smatraju i:

objekti u gradovima, odnosno naseljima gradskog karaktera izgrađeni do 3. 6.1948. godine stambene zgrade koje su izgrađene na selu do 21. marta 1961. godine ostale vrste objekata koji su izgrađeni na selu do 8. jula 1973. godine Uverenje o starosti objekta izdaje nadležni opštinski organ a na osnovu zahteva uz koji se prilažu u većini JLS:

List nepokretnosti za KP na kojoj se nalazi objekat i kopija plana sa prikazom objektaUverenje SKN sa podatkom kada je objekat prvi put snimljenNalaz veštaka građevinse struke ili nalaz Komisije koju formira JLS.

Utvrđivanje fizičkog stanja objekta Prikupljanje podataka o fizičkom stanju je bitno prilikom identifikacije javne imovine, a neophodno u procesu upravljanja

javnom imovinom.Utvrđivanje fizičkog stanja jedinice javne imovine i troškova kojima su te jedinice opterećene, vrstom i obimom radova koje bi

trebalo preduzeti na njihovoj sanaciji, rekonstrukciji ili adaptaciji, pribavljanjem informacija o lokaciji šta se na toj lokaciji može graditi, utiče na donošenje najsvrsishodnije odluke javne uprave – da li bi možda racionalnije bilo objekat porušiti i sopstvenim sredstvima izgraditi nov objekat sa sadržajima koji su u funkciji ostvarenja nadležnosti javne uprave ili je možda racionalnije izgraditi nov objekat putem privatnog i javnog partnerstva, davanjem u koncesiju ili jedinice javne imovine otuđiti pod tržišnim uslovima.

Neophodne aktivnosti u procesu prikupljanja podataka o fizičkom stanju nepokretnosti su: Definisanje kriterijuma za ocenu stanjaSistematizovanje stanja prema oceni Procena intervencije i potrebnih sredstavaDefinisanje prioriteta Definisanje srednjoročnog plana intervencija

•

•

•

•

••

••••

–––

•••••

20 |

V PROCENA VREDNOSTI NEPOKRETNOSTI

Podaci o vrednosti javne imovine značajni su u procesu donošenja racionalnih odluka o upravljanju javnom imovinom.Procena imovine je kompleksna procedura koja se mora sprovesti u cilju sagledavanja realne vrednosti imovine koju poseduje

lokalna samouprava, javno preduzeće ili ustanova i koja treba da se vodi u odgovarajućem portfoliu imovine. Procena se vrši za potrebe formiranja početne kupoprodajne cene kod prometnih transakcija te imovine, izveštaja o stvarima (i pravima) koja se unose kao ulog odnosno ulozi u privredna društva, vrednovanja obaveznih investicija (kod privatizacije), procenjivanja bilansnih pozicija (posebno po MRS 16), uspostavljanje hipoteka, stečajeva, statusne promene, kao i za potrebe procene kapitala preduzeća.

Da bi efikasno upravljale svojom imovinom, lokalne samouprave i javna preduzeća su poslednjih godina počele da primenjuju metode razvijene u privatnom sektoru, budući da je za ostvarenje prihoda i što boljih rezultata koji će imati efekta na lokalnu samoupravu, neophodno da što bolje iskoriste potencijale svoje imovine.

Ključno pitanje kod procene imovine je koju vrstu vrednosti treba znati. U zavisnosti od grupe u koju se razvrsta imovina izabraće se i odgovarajuća metoda procene vrednosti. Pa tako za imovinu koja se može preneti ili potencijalno prodati (kao što je zgrada opštinske/gradske uprave i druge zgrade i objekti u vlasništvu lokalne samouprave) ključno je poznavanje njene tržišne vrednosti, odn. kao deo procesa upravljanja imovinom potrebno je oceniti finansijske rezultate svake pojedinačne jedinice imovi-ne prema njenoj tržišnoj vrednosti. Za procenu imovine lokalne samouprave koja nije prenosiva prema bilo kakvim racionalnim pretpostavkama (kao što su mostovi i druga slična infrastruktura) koristi se pristup tzv. cene veka trajanja, koj se sastoji od cene izgradnje i troškova održavanja i popravaka imovine za vreme njenog veka trajanja.

Procena vrednosti imovine jedinica lokalnih samouprava, javnih preduzeća i ustanova u pravnom sistemu Republike Srbije se uređuje zakonskim i normativnim procedurama: Zakon o javnoj svojini, Zakon o javnim preduzećima, Uredba o metodologiji za procenu imovine i kapitala, Uputstvo o načinu primene metoda za procenu vrednosti kapitala i imovine i načinu iskazivanja pro-cenjene vrednosti kapitala, Međunarodni računovodstveni standard MRS 16 i Međunarodni standardi finansijskog izveštavanja.

Izbor i primena metoda proceneDefinicija vrednosti se uglavnom utvrđuje na osnovu svrhe procene. Svrha procene određuje izbor metoda procene, kao i

njihovu primenu. Takođe, ovaj izbor je u dobrom delu opredeljen i oblikom imovine za koju se vrši procena.Me to do lo gi ja pro ce ne imovine u sta bil nim eko no mi ja ma je do bro po zna ta. U po je di nač noj pro ce ni, ko ri ste se uglavnom tri

me to de pro ce ne ko je ima ju i raz li či te na zi ve:tro škov na me to da (me to da utvr đi va nje stvar ne vred no sti, tro škov ni pri stup, sta tič ka metoda),kom pa ra tiv na me to da (me to da po re đe nja pro da je, di rekt no upo re đivanje pro daj nih ce na)me to da ka pi ta li za ci je do hot ka (me to da vred no va nja pri ho da, pri no sni pri stup, dinamička metoda, me to da ka pi ta li za ci je do bi ti)

Troškovna metoda Troškovna metoda se uglavnom primenjuje kod procene nepokretnosti i to onih koje se koriste za sopstvene potrebe prilikom

utvrđivanja troškova zamene. Osim toga, koristi se za objekte koji se ne mogu koristiti u komercijalne svrhe. Metoda troškova

•••

| 21

se koristi u proceni industrijskih, poljoprivrednih i ostalih nepokretnosti, kao i u postupcima za potrebe državne uprave ili u sudskim postupcima.

Bazirana je na proračunu troškova izgradnje, izvođenja građevinskih radova ili realno nastalih troškova. Troškovna metoda je najčešće ubedljiva u proceni nove ili skoro nove nekretnine, a takođe se može koristiti i kod analize starije nekretnine kad se oduzme razu man iznos za kompenzaciju starosti objekta (amortizacija) i drugih troškova. Znači, ova metoda je pogodna u situ-aciji u kojoj nema dostupnih informacija o postignutim transakcijama nekretnina sličnih svojstava ili kada je teško pretpostaviti potencijalne prihode od predmetne nekretnine. Utvrđivanje vrednosti imovine tržišnom metodom

Tržišna vrednost, odnosno procena tržišne vrednosti nepokretnosti zasnovana na Seles approach metodi bazira se na upoređivanju (komparaciji) sa slobodno formiranim cenama na tržištu ponude i potražnje istih ili sličnih nepokretnosti, odnos-no na proceni cena koje bi se mogle postići za imovinu, prilikom tržišnih transakcija sa identičnim ili sličnim (uporedivim) sredstvima u uslovima pretpostavljenog otuđenja celokupne imovine i prestanka poslovanja. Metoda poređenja prodaje se koristi kod skoro svih procena. Pri utvrđivanju tržišne vrednosti polazi se od stvarnih, inventarom utvrđenih stavki imovine i aktuelnih tržišnih cena te imovine.

Metoda upoređenja prodaje se koristi kod procene onih nepokretnosti koje su često u prometu, kao što su: stanovi, kuće, vikendice, garaže, kancelarije, zemljišta za izgrađu objekata, poljoprivredna, šumska i ostala zemljišta.Metoda kapitalizacije dohotka

Prinosna metoda se bazira na pretpostavci da vrednost imovine zavisi od mogućnosti iste da vlasniku generiše profit. Pristup kapitalizacije prihoda – kapitalizuje tok prihoda u indikatore vrednosti. Ovakav pristup uglavnom se koristi prilikom procena objekata koji generišu prihode kao što su na primer poslovni i maloprodajni objekti. Ovaj pristup koristi predviđanja budućeg slobodnog toka gotovine i diskontuje ih u sadasnju vrednost (neto sadasnja vrednost). Primenjuju se i stope prinosa na tržistu (ili diskontne stope) u budućim tokovima gotovine (kao što su iznosi godišnjih prihoda i tipični paušalni obrti u slučaju eventualne prodaje objekta) kako bi se dobili indikatori sadasnje vrednosti.

Kod primene prinosnog pristupa tržišna vrednost se određuje kapitalizacijom neto prihoda koji se očekuje u periodu posle datuma procene, ili koji je postignut u prethodnom periodu uz adekvatnu kamatnu stopu i u skladu sa očekivanim preostalim ekonomskim životnim vekom nepokretnosti.

Osnova za prihodovnu metodu je sigurna trajna zarada u okviru preostalog ekonomskog veka trajanja objekta, određenog na datum procene.

Usaglašavanje knjigovodstvenih evidencija i izvora finansiranja U okviru postupka prikupljanja, provere i analize podataka o imovini JLS, potrebno je prikupiti i odgovarajuću finansijsku

dokumentaciju o: Izvoru/izvorima finansiranja Načnu plaćanja Izmirenim obavezama

•••

22 |

Drugim oblicima nabavke (razmena, poklon, kompenzacija i sl.) Troškovima održavanja itd.

Naročito treba imati u vidu prikupljanje odgovarajuće finansijske dokumentacije za specifične kategorije imovine kao što su: trgovi i ulice, putevi u nadležnosti JLS, mreže itd. Ova dokumentacija je veoma značajna kod procene vrednosti ovih kategorija imovine.

VI INFORMATIČKA OBRADA PODATAKA

Formiranje baze podataka Proces upravljanja imovinom se oslanja na tačne i podrobne podatke. Otuda je jedinstvena baza podataka o imovini pre-

duslov za kvalitetnu obradu podataka i prikupljanje svih prihoda, predstavlja osnovu za analizu portfelja i obezbeđuje lokalnoj samoupravi pretpostavke za razvoj i primenu strateškog plana za upravljanjem različitim vrstama javne imovine.

Pri formiranju baze podataka mora se voditi računa o samom obliku baze jer će u zavisnosti od softverskih rešenja zavisiti i njena dalja upotreba. Bazu podataka moguće je formirati u okviru eventualno postojećih informatičkih resursa JLS:

Na raspoloživom serveru Radom informatičara zaposlenih u JLS u saradnji sa službom zaduženom za upravljanje imovinom.

Ukoliko to nije izvodljivo, oformljena baza podataka za upravljanje imovinom se može nabaviti na tržištu informatičkih i konsultantskih usluga. Unošenje podataka o nepokretnostima

Ukoliko ne postoji posebna softverska aplikacija za evidenciju nepokretnosti, bilo bi korisno i svrsishodno podatke o ne-pokretnostima unositi u Excel tabelu koja omogućava pretragu podataka i smanjuje rizik od mogućeg dupliranja podataka.

Vlada RS je Uredbom evidenciji nepokretnosti u javnoj svojini („Službeni glasnik RS”, broj 70/2014, koja je stupila je na sna-gu 17. 7. 2014. godine) propisala sadržinu i način vođenja evidencije nepokretnosti, kao i rokove dostavljanja podataka i način vođenja jedinstvene evidencije. Ažuriranje baze podataka

Na osnovu člana 64. Zakona o javnoj svojini, propisana je obaveza javnih preduzeća i društva kapitala, zavisnih društava kapitala, ustanova ili drugih pravnih lica čiji je osnivač JLS da vode posebnu evidenciju o stanju, vrednosti i kretanju sredstava u javnoj svojini koje koriste, u skladu sa zakonom i da te podatke dostavljaju nadležnom organu osnivača.

Takođe, propisana je i obaveza organa JLS, da podatke o nepokretnostima koje su u javnoj svojini, kao i podatke o nepokret-nostima koje koriste JP/JKP/DK, zavisna DK, ustanova ili drugo pravno lice čiji je osnivač JLS dostavljaju Republičkoj direkciji za imovinu, koja vodi jedinstvenu evidenciju nepokretnosti u javnoj svojini.

Korisnici, odnosno nosioci prava korišćenja na nepokretnostima u javnoj svojini dužni su da usklade svoje programe auto-matske obrade podataka za vođenje posebne evidencije nepokretnosti u javnoj svojini sa programom automatske obrade podata-ka za vođenje jedinstvene evidencije nepokretnosti u javnoj svojini Republičke Direkcije za imovinu.

••

••

| 23

VII REZIME OSNOVNIH MERA I AKTIVNOSTINA NIVOU J(K)P U CILJU USPEŠNOG UPRAVLJANJA IMOVINOM

5. glavnih mera

24 |

INTRODUCTION

Legal frameThe Law on Public Property, adopted September 2011 and amended in October 2013 and 2014, whose constitutional base is

contained in article 87. From 2006, the Constitution of the Republic of Serbia regulates the issue of public property as real estate of the local self-governments: respectively identifies certain objects, bearers of public property rights, users of public property, acquisi-tion procedure, handling and managing objects in public property and basic rules for establishing of public property/assets of the local self-governments (LSG). With this frame, the process of public property/assets management, jurisdiction, responsibilities of public companies (PC), public communal companies (PCC) and institutions whose founder is the local self-government are defined.

Importance and objectives of property/assets management Experience in the field shows that the majority of local self-governments do not have an integral approach in the property

management process. The key reason for slow development of this process lies, not only in undeveloped capacities of the LSGs and lack of a unique database, but also in the in non-harmonized regulations and lack of professional personnel. Also, the data on the value of property/assets which LSGs have are not reliable, as well as inefficient use of property. Meaning, responsible management of LSG property/assets requires increased attention and change in approach, at the LSG level and the PC, PCC and institutions level.

Accountable and transparent property management means adopting a number of decisions related to property acquisition, management, use and handling, used for conducting primary and entrusted affairs of the local self-government.

Property management process is one of the basic mechanisms for planning and implementing development objectives of the local self-government for: optimal revenue increase, expenditure control and risk management, creating favourable economic en-vironment, creating a favourable climate for investments and business, attracting foreign investments, improving conditions in the areas of education, sports and culture, all with the objective to improve citizens’ quality of living.

In order for the LSGs to fully implement the Law on Public Property (deadline is 6th Oct. 2016), the initial activities in estab-lishing the entire process and procedure for property management are:

A. Forming a working team/group Based on a Decision of the Mayor/President of the City/Municipality, a Working Team is formed in which the members

should be: heads of city/municipal departments for finance and property affairs, representatives of the public companies and institutions - who are professionals in relevant areas (law, geometer, economist, civil engineer…).

In addition to defining an activity plan and harmonising the legal frame at the LSG level, the Working Team coordinates gathering and systematizing of data necessary in property inventory and defining property value, compiles the documentation for public property rights registration.

B. Defining activity plan Action Plan for LSG Property Inventory and Registering elaboration is the responsibility of the Working Team and should

contain all foreseen activities in the procedure of taking inventory and registering property. The AP should define realistic objec-tives, feasible deadlines, jurisdiction and responsible persons, all with the aim of maximum efficiency and rational use of resources.

| 25

I HARMONIZING RELEVANT LEGAL DOCUMENTSWITH VALID LEGAL FRAME

The property management process demands harmonized legal regulations at the LSG level with the existing legal framework, regulating the jurisdiction of all institutions founded by the LSG (PC, PCC, institutions, etc.).

Legal frame and defining jurisdiction Establishing LSG jurisdiction on property management is based on laws, by-laws related to this issue: The Constitution of the

Republic of Serbia, The Law on Local Self-Government, The Law on Public Property, The Law on Planning and Construction, The Law on Public Companies, The Law on Communal Affairs, The Law on Waters, Roads, Forests, Agriculture land…

A number of by-laws are also in force, for example:Decree on conditions, criteria and manner of obtaining rights on conversion of user rights to ownership rights with com-pensation, and on the method of determining market value of construction land and compensation level based on the conversion of property user rights to ownership rights with compensation (Official Gazette RS no. 67/11). Decree on conditions of acquisition and selling of property through direct negotiations, renting public property and pro-cedures of public tendering procedures and gathering of written bids (Official Gazette RS no. 24/2012).Decree on manner and conditions under which the local self-government can sell or lease construction land at prices lower than the market price, rent rate or without compensation (Official Gazette RS no. 13/10, 54/11,21/12 and 121/12).

Analysis of legal frame at the LSG level The level of details of legal-regulatory frame analysis related to property management at the LSG level, to a great extent defines

future property management quality. Thus, with the objective to have rational and efficient property management, it is necessary to completely harmonize the Statute and municipal legal acts related to property management with relevant laws, most impor-tantly with the Law on Public Property but also adopt a number of additional acts which will completely regulate the property management policy.

Acts which should be harmonized are: Statute, Decision on City/Municipal Administration Organization and the Rulebook on Internal Organization and Systematization of Work Places.

Adopting new regulations which fulfil the existing property management legal frame include: Decision on manner and pro-cedure of allocation of housing in public property of the city/ municipality, Decision on use, maintenance and management of real estate in public property of the city/municipality, Decision on leasing commercial real estate, and Rulebook on determining public property real estate accounting value, which is necessary for defining the portfolio and adopting decisions in the area of local self-government public property management.

•

•

•

26 |

II LAW ON PUBLIC PROPERTY

In order to establish an optimal public property management process, the starting point is the Law on Public Property which refers to the LSG and organizations whose founders they are and in line with this, defines the jurisdiction and responsibilities of all relevant institutions at the LSG level.

The Law on Public Property defines:Items of public property: Natural Resources, Resources of General Interest (agricultural land, forests, forest land, watershed land, water management objects, protected natural goods, cultural goods and others); Resources of General Use (public roads and railways, bridges and tunnels on public roads, railways and streets, squares, public parks, border crossings and others); Networks with subordinates (for energy flow or materials); Things used by public institutions and organizations; Other (construction land in public property) and property rights (patent rights, licences, model, sample, imprint, techni-cal documentation user rights and the like).Bearer of public property rights and user of public property: Republic of Serbia – state property; Autonomy province - provincial property; Local self-government units - city/municipal property; City municipality – in exceptional cases (article 18. para 4. Law on Public Property)Acquisition procedure, handling and management of public property/assetsBasic rules for establishing public property of the Republic of Serbia, autonomous provinces and local self-government, obtaining public companies public property rights, public communal companies and directorates whose founder is the Republic of Serbia, autonomous province or local self-government.

In line with this, it is necessary to pay special attention to certain legal decisions which regulate the following:

1. Basic types of property Organs of the local self-government use:

Real estate directly used for conducting tasks under the jurisdictions of the LSG,Commercial real estate (through which revenue is obtained)Real estate used to conduct affairs of general interest (but which are not invested in capital of PC/corporations whose founder is the LSG)Real estate invested into the capital of PC/corporations (which conduct or do not conduct affairs of general interest)

2. Acquisition and management of public property assets Acquisition and management of assets owned the local self-government, under conditions defined by law, is decided on by an

organ of the local self-government which is defined in line with the law and LSG Statute.Basic principle of acquisition, managing and selling of assets is based on the real estate market value assessed by the tax or

relevant institutions and organs. Real estate can be acquired or sold by way of public tendering or gathering written bids, by way of unencumbered legal affairs (inheritance or gift) and expropriation based on a separate law.

•

•

••

•

•••

•

| 27

Exceptionally, real estate can be acquired or sold through direct negotiation and by way of exchange by direct negotiation under given conditions.

Managing of public assets is considered as: granting use of assets with or without compensation; leasing; transferring property rights to other bearers of public assets with or without compensation, including exchange; selling assets; mortgaging real estate; investing in capital and loan on assets.

3. Special mode for public property assets On public property/assets which are, fully or partially, used by organs of the local self-government for implementing their

rights and obligations cannot be forcefully executed; property rights cannot be obtained by way of maintenance nor can it be mortgaged or by other real means obtained. Limitations exist, transfers of certain public assets are forbidden. For acquisition and management of public assets, there are special rules.

4. Bearers of public property rights and users Bearers of public property rights are: units of the local self-government, city municipalities, local communities (mesne zajed-

nice – MZ) and other forms of local community self-governments, institutions and public agencies and other organizations whose founder is the local self-government.

Users of public assets are: organs and organizations of the local self-government; public companies and corporations whose founder is the local self-government as well as their dependant subsidiaries.

Public companies as bearers of user rights have the right to: keep/possess (ius possidendi), use (ius utendi) in line with the purpose and nature of the asset and to manage (ius abutendi), meaning to maintain, upgrade, renew, conduct legal and other obligations.

City municipalities, institutions, local communities, agencies and other subjects, as bearers of user rights, have the right to: keep, use, manage and lease (ius fruendi) but with the approval of the competent organ of the LSG, contrary the organ can take away their user rights.

The Law on Public Property (article 82) does not allow public companies and corporations to register property rights on: natural resources; assets of general use; networks in public property; commercial real estate; real estate used by organs/organizations, bearers of public property rights; agricultural and construction land and real estate which are not and cannot be invested into the capital of the public company; forests and forest land, watershed land and water management structures in public property.

As capital of public companies and corporations whose founder is the local self-government, the following can be invested: property rights on erected construction land on which constructed objects can be invested into capital of the legal entities, according to the Law on Public Property.property rights on not erected construction land, if it is necessary for conducting affairs for which they were founded and the use is in line with the foreseen purpose in the valid planning regulations.

Property rights of public companies and corporations on real estate are granted by registration in public evidence of real estate and rights to them, by submitting requests for registration of public property in a period of five years from the day the Law comes

•

•

28 |

into force. Whereby, the registration of public property rights of public companies and corporations cannot be conducted without written approval of the founder, issued by the competent organ of the local self-government.

With the request for public property registration, public companies and corporations submit: statement from the public register in which real estate rights are registered or other documents proving user rights; legal act on agreement of relevant organ of the founder; amendments of the founding act and confirmation of the Directorate for Property of the Republic of Serbia that the real estate is reported for registration into the unique evidence of real estate in line with the law.

III ORGANIZATION

The enforcement of the Law on Public Property requires the establishment of the adequate organization at the local self-govern-ment level, which includes the local self-government administration, public companies, public communal companies and institu-tions. Through the organization and the distribution of jurisdiction the following should be secured:

1. Distribution of jurisdiction to organizational units Asset management is a difficult assignment which requires time and competence. Recognizing the importance of a unique

property/asset management system, it would be optimal to distribute the jurisdiction to a separately formed organizational unit for property/asset management with organizational sub-units dealing with property rights affairs, IT unit, GIS centre and public procurement unit because they are interdependent and functionally connected. The unit would deal with: local self-government property/asset inventory, creation of a database and constant updating, keeping evidence of real estate and accounting value of assets of the city/municipality, defining the property portfolio, preparing legal acts for acquisition, use, management and handling of assets used by the municipal/city organs and other affairs in accordance with the law, by-laws and municipal/city decisions.

According to the Decree on Public Property Records (Official Gazette of RS no. 70/2014), public companies, corporations, subsidiary companies, institutions and other legal entities whose founder is the LSG, as well as bearers of user rights, keep sepa-rate evidence/records of real estate. From this evidence, the following data is submitted to the relevant organ of the founder: land in public property (construction, agriculture, forest and other land); official buildings, business premises and parts of buildings; residential buildings, flats, garages and parking places; real estate for representative use; real estate for diplomatic or consular representative use; other buildings.

User, i.e. bearer of user rights who keeps separate records of real estate is obligated to:gather data about all real estateobtain documents on user rights, respectively on user status, i.e. bearers of user rights and property rights;obtain documents which secure registration of property rights in the public evidence of real estate;

•••

| 29

secure proof and facts based on which the real estate is used, if the needed document on user rights is not available;completes required forms and submits them in time;creates a dossier and permanently keeps records from special evidence of real estate.

Data from special evidence of real estate, public companies, corporations, subsidiary companies, institutions and other legal entities whose founder is the local self-government, as well as the authorized organ of the local self-government for real estate prop-erty, submit the NEP-JS Form in hard and electronic form to the authorized organ of the local self-government which keeps a unique record of real estate in public property of the local self-government. Also, all data on changes on the real estate in public property, users, respectfully the bearers of user rights are obligated to submit within 30 days of the changes using the same form (NEP-JS). Organs of the local self-government responsible for keeping evidence submit to the Directorate compiled data from the unique evidence, annually, upon completion of the annual inventory of public property real estate on the ZOS-JS Form, with data from 31st December of the previous year, no later than 10th February of the ongoing year, both in hard form and electronically.

2. Defining cooperation procedures of administration organizational units For the successful and efficient implementation of complex activities in the area of property/assets management, it is neces-

sary to secure a good quality information flow, access to adequate knowledge and skills, activate communication with key partners and stakeholders. Successful management of these relations is achieved through well defined and synchronized cooperation pro-cedures between organizational units of the municipal/city administration as well as within the organizational unit (responsible for keeping record of real estate) and public companies and institutions.

The proposed concept for the administration organization in respect to the LSG property/asset management, in which a separate unit for property/asset management within the LSG administration would conduct these affairs, does not mean that they would solely deal with these affairs.

3. Analysis of needed personnel and available resources For conducting professional, administrative and technical affairs in the area of property/asset management, it is necessary to

conduct an analysis of present HR potentials (needed and available resources) of employees in the municipal/city administration, taking into account their qualifications, experience, knowledge and level of engagement.

A good quality prepared HR plan must contain: clearly defined tasks which will be conducted by the unit for property/asset management, knowledge, skills and capacities needed for conducting the tasks, adequate number of employees who will conduct the tasks and manner in which to secure the needed resources.

4. Secure the needed personnel Preparation of municipal/city administration for securing professional administrative-technical personnel for conducting

comprehensive affairs related to property/asset management means forming of a separate property/asset management unit with incorporated smaller organizational sub-units to deal with: property-rights affairs, IT unit, GIS centre and public procurements; meaning that personnel would consist mainly of: lawyers, economists and civil engineers.

•••

30 |

5. Defining a training program for employees and officials Employees of the public administration at the municipal/city level who would directly participate in the property/asset man-

agement procedure must be trained for conducting affairs in the area of property/asset management. For this reason, it is impor-tant for additional trainings at the LSG level to be adjusted for this group of participants as well as to task requirements.

Training programmes for personnel and officials on property/asset management affairs should be part of annual training programmes which are adopted at the LSG level, and are proposed by HR management and development units.

6. Analysis of available IT resources and realistic needs For the LSGs, property/asset management represents a complex and large system which generates a large number of deci-

sions. In order for the system to function and actions to be successful, and in order to be able to control it, direct and guide it, it is necessary to be built on an information system.

In the local self-government, records are kept on property but if they are not connected, they are not part of the information system. For establishing an efficient system, firstly it is crucial to analyse the available IT resources which defines the informa-tional equipping at the LSG level (number of computers, networks, type of software used, etc) and the degree to which the IT equipment and software are actually used.

Analysis results should be used for defining the most optimal IT support as an efficient solution for local self-government property/asset management.

7. Acquire the necessary IT infrastructure Developing a unique overall information system is a demanding and long-lasting task. The majority of local self-governments

are not able to establish it. For this reason, in the very beginning, preconditions for strategic property management are not ideal informational solutions, but only:

adequate number of computers/servers (depending on the LSG size and amount of property/assets)database for entering all relevant information for each asset possessed by the LSGpossibility to create a network and exchange data

IV GATHERING DOCUMENTATION

The adequate organization in property/asset management process should enable efficient gathering of documentation neces-sary for registering property ownership rights, that is:

•••

| 31

1. Gathering legal documentation Legal-property documentation of public assets provides data on the percentage of the assets realistically owned by the local

self-government. Gathering of legal-property documentation on real estate is a large and complex task and in many ways depends on a number of factors, such as: the number of registered assets, how disputable the asset is - for which the property-legal rights need to be solved or initiate a lawsuit, and the like.

In the process of gathering documentation and data, it is necessary for the authorized units (company, municipal/city ad-ministration, public company and public services, institution) to submit evidence of the real estate based on which the following will be confirmed: acquisition legal base, legal continuity with the prior holder of rights, i.e. who constructed the building, local self-government or other disputable issues or unknown facts.

While gathering necessary documentation keep in mind:Who the bearer of property rights isWho the user of the property isWho bears the user rights of the propertySolving property legal relations with higher level authoritiesGathering data from the Property Cadastre Service

2. Gathering data from the Property Cadastre Service, public companies and institutions The Property Cadastre is a unique public record in which real estate is registered and rights to them. Local self-governments,

companies, institutions and other organizations have the right to get insight to the data in real estate cadastre and lines and to re-quest issuing of transcripts, i.e. copies of data on facts contained in the cadastre on real estate and lines.

In case in which real estate is registered as public property of the local self-government, the local self-government is obligated to submit a request for issuing a list of real estate to the Property Cadastre Service in the procedure for requesting registration of real estate.

The Republic Geodetic Bureau is obligated to issue a report on data registered in the real estate cadastre, at the request of the local self-government, which is necessary for conducting a procedure in their jurisdiction.

3. Gathering technical documentationGathering technical, and above all, project documentation, together with the decision on construction and decision on build-

ing use is the base for registration in the real estate cadastre in situations when the builder is the local self-government, public company and institutions, local communities (MZ) or other legal subjects, i.e. their legal predecessor (for both underground and above the surface buildings). Prior steps in the process of gathering necessary documentation for the inventory and registration of LSG property it is clear that it will show:

for which real estate (building or lines) registration in the Property Cadastre exists (technical documentation exists or are registered based on certificate of building age).which real estate exists only in the internal inventory and for which legal and technical documentation is being gathered.

•••••

•

•

32 |

Sources of documentation can be: internal archiveCity or Municipal ArchiveContractors responsible for real estate constructionProject design elaborators„personal sources”

4. Analysis of gathered documentation Analysing gathered data on real estate, it is possible that available data for the buildings in question or data in the documenta-

tion is not in accordance with the data from the property cadastre. Different situations are possible, for example:that in the meantime it has come to the physical separation of cadastre plots and the it does not have the sub-number identified on the document,that there are discrepancies in data on the bearer of user rights of the real estate due to changes – bearer of user rights identified in the document no longer exists by way of a decision of the authorized organ or by law, but the change was not conducted,that by organizational changes in the property cadastre, the cadastre plot was issued a new number,real estate is not registered in the property cadastre, neither during the organizational changes in the Cadastre nor later during their maintenance but it exists in internal inventory,real estate – lines – networks are not registered in the Lines Cadastre.Documentation for real estate in internal inventory should by systematized:

Technical documentation exists and procedure should be continuedTechnical documentation exists but does not possess ’approval for construction’ (unsolved property issue)Valid technical documentation does not exist, property is not in disputeValid technical documentation does not exist, property is in dispute

Documentation for real estate of lines/networks (see article 44 of the Rulebook on measurement and lines/networks ca-dastre, Official Gazette RS no. 63/10) only in internal inventory, it is necessary to systemize also:

Recording of lines/networks in the Lines Cadastre, technical documentation, permits exist and it is needed to continue the procedure for property registrationRecording of lines/networks exist, line route is in line with the technical documentation but was not submitted to the CadastreRecordings of the lines/networks exist but are not in line with the technical documentationRecording of line/network does not existA decision on expropriation for line/network route existsA decision on expropriation for line/network route does not exist but is ’agreed’Exchange of data with other lines and networks users

•••••

•••

••

••

•

––––

–

–

–––––

| 33

5. Gathering missing documentation Gathering of missing documentation is a complex and demanding task which requires time and persistence, and can be real-

ized by way of: geodetic recordings, studies, as-built project design, legalization, and others.Geodetic recordings of buildings and land are conducted for:

Elaboration of topographic plans, i.e. elaboration of cadastre plans (are endorsed by the Republic Geodetic Bureau or Property Cadastre Service) are the base for showing the present situation and planned construction of buildings and landscaping (project documentation must be submitted as supporting evidence)Registration of buildings in the unique record of the Real Estate Cadastre

obtaining a users permitlegalization procedureregistering ownership rights based on separate law

Other – marking plot borders and the like Recording lines/networks: Lines which are the topic of registration in the Lines Cadastre are lines which have the same basic data characteristics, with respective connections, equipment and facility plants and represent a spatially connected whole. (Rulebook on measurement and lines/networks cadastre, Official Gazette RS no. 63/10) As the bearer of property rights of lines are registered as one of the following:

investor who has property rights, i.e. investors who have property co-rights or joint property on the cadastre plot on which the line is located.investor who is the bearer of other relevant rights to the cadastre plot on which the line is located, if the line has the adequate construction permit.investor to whom the construction permit was issued and use permit for erected lineinvestor who by law or by the decision of the authorized organ was issued the right i.e. construction permit for con-structing the lineinvestor who has approval for constructing the line from the bearer of property rights, i.e. bearer of user rights for the cadastre plot on which the line is located

Studies Obligatory parts of the technical documentation for certain buildings i.e. building purpose are:

Fire protection studySafety at work study Geo-mechanical studyStudy on Influence on the Environment (Obligatory document for certain types of buildings and objects) and others

As – built projects Law on Planning and Construction (article 124.) defines the following:

As-built project is elaborated for the purpose of obtaining needed permits, use and maintenance of buildingsAs-built projects are elaborated for all buildings and objects for which, by this law, must obtain construction permitsAs-built project is the main project with alterations which appeared during the construction of the building/object

–––

–

–

––

–

––––

•

•

••

•

•••

34 |

As-built projects are not subject to technical control, except when they are elaborated for legalization purposes.In situations when during the construction of the building there were no alterations to the main project - the investor, professional supervision and contractor confirm and verify on the main project that the as-built situation is the same as stated in the main project.

Legalization of buildings Legalization is the subsequent issuing of construction and use permits for buildings, i.e. parts of buildings or objects con-

structed, reconstructed or additionally erected without construction permits or are used without use permits.(Objects are buildings of all types, roads, water structures and power plants, electronic communication infrastructure objects

– underground cables, objects for communal infrastructure, industry, agriculture and other business object, sports and recreation objects, cemeteries, bomb shelters, etc.)

Legalization of objects is conducted upon request and contains:geodetic recordings; as-built project in three copies;proof of user rights or ownership of construction land, i.e. proof of ownership rights on the object;proof of regulated relations between organs/institutions in respect to maintenance of construction land fees

Construction and use permits can be issued as one decision.The constructed building project for legalization purposes must contain:

situation/location decision;present situation with height quota of the construction land plot, position of neighbouring cadastre plots and buildings, and names of surrounding streets;levelling decision with external dimensions of the building;technical report;signature and stamp of the responsible project elaborator;agreement of submitter of request on the as-built project;appearance of the building with shown ring gear height and highest point of the roof construction;base of each floor in adequate scale proportions;characteristic cross-section both by length and width of the building in adequate scale proportions;appearance of the object in adequate scale proportions;specification of separate physical parts of the building;block diagram of installations and connections to outdoor network;statement on degree of construction and use of object.

Degree of construction of the object contains: conducted rough construction works with construction frame, i.e. information on if the object has permanent structures.

The Law on Legalization of Buildings defines the following:

••

•

•••

••

•••••••••••

| 35

Article 17The project of a constructed building for the purpose of legalization of communal infrastructure buildings or underground

lines of infrastructure objects, in addition to the defined content in article 13 of this Law, contains other data characteristic for this type of object (abstract from the cadastre for underground installations, recording of the route of underground line and others).

Article 18The project of a constructed building for the purpose of legalization of low-rise buildings, in addition to the defined content

in article 13 of this Law, contains other data which is characteristic for this type of object (expanded profile, characteristic cross-section profiles, other illustrations depending the type of object).

Article 21If the ownership rights of the building, i.e. if construction land is registered in line with the law regulating special conditions

for registration of ownership rights of the constructed buildings without construction permits, as evidence of solved property legal rights an authorized copy of the decision on ownership rights is submitted.

Evidence of solved property-legal relations of land is considered:for buildings constructed on land owned by another person, valid court decision which defines the ownership rights of the land, which is obtained by the owner in line with the regulations of property/ownership relations;buildings constructed on construction land – agreement on transfer of user rights, i.e. purchase of land concluded by 13th May 2003 and endorsed in the authorized court between the owner (at that time) and submitter of the request;purchase agreement for the building or object in construction endorsed in a authorized court, between the owner, re-spectfully the user and the submitter of the request;agreement of joint investing in the construction of the object endorsed by a authorized court, between the owner, respect-fully, the user and the submitter of the request;valid decision on inheritance;valid decision on status change of the company from which legal continuity is indisputable as the submitter of the request

Certificate on age of building When the age of the building is concerned, kept in mind that the buildings constructed in line with regulations are considered:

buildings in cities, i.e. settlements with city characteristics constructed before 3rd June 1948;residential buildings constructed in the village before 21st March 1961;other types of buildings constructed in villages before 8th July 1973;Certificate on age of building is issued by the authorized municipal organ based on the request submitted to the LSG, together with:

List of real estate from the Cadastre containing the building and a copy of the plan illustrating the buildingConfirmation from the Property Cadastre Service with information about the first recording of the buildingFindings of civil engineering experts or findings of a committee formed by the LSG

•

•

•

•

••

••••

–––

36 |

Determining the physical state of the building Gathering data on the physical state is important during the identification of public property and is necessary during the

public property/asset management process.

Determining the physical state of a public property unit and costs with which the unit is burdened, type and size of works which are needed for its rehabilitation, reconstruction or adaption, gathering information on the location, what can be built on the location - all influence the public administration to make the most rational decision. Is it more rational to tear down the build-ing and build a new one from their own resources with space which would be used to achieve tasks of the public administration or it might be more rational to build a new building through a public-private partnership, by concession or sell the public property unit at a market price.

Necessary activities in the process of data gathering about the physical state of the real estate are:Define criteria for assessing the state/conditionSystematizing the condition/state according to the assessmentEstimate interventions and needed resourcesDefine prioritiesDefine mid-term intervention plan

V PROPERTY VALUE ASSESSMENT

Data on property value is important in the rational decision making process in property/assets management.The value assessment of property is a complex procedure which must be conducted in order to have an overview of the re-

alistic value of the property owned by the local self-government, public company or institution and which should be indicated in the adequate property profile. Assessment is conducted for the purpose of creating the starting selling/purchasing price of the property, reporting on assets (and rights) which are invested as shares in a company, valuing obligatory investments (in privatiza-tions), assessing balance sheet lines (especially according to International Accounting Standards 16 (srb. MRS 16)), mortgaging, bankruptcy, and status changes, as well as the need to assess company capital.

In order to efficiently manage their property/assets, local self-governments and public companies, in the past several years, have been applying methods developed in the private sector, knowing that in order to secure income and better results which will have effects on the local self-government, it is necessary to use asset potentials.

The key issue in property value assessment is what values are necessary to know. Depending on the group in which the as-set is in, an adequate value assessment method will be chosen. Meaning, for an asset which can be moved or possibly sold (e.g. the municipal/city administration building and other building and objects in LSG ownership) it is essential to know the market value, i.e. as part of the property/asset management it is necessary to assess the financial results of each of the individual property

•••••

| 37

units per market value. For assessment of assets/property which cannot be moved by any rational assumptions (bridges and other infrastructure) the approach to use is the so called value of life span, which consists of construction expenses and maintenance expenses as well as repairs during its life span.

Local self-government, public companies and institutions property value assessment in the legal system of the Republic of Serbia is regulated through laws and normative procedures: Law on Public Property, Law on Public Companies, Regulation on the Methodology for Value Assessment of Property and Capital, International Accounting Standards MRS 16 and International Financial Reporting Standards.

Selection and application of assessment methods Definition of value is mainly determined based on the purpose of the assessment. The purpose of the assessment defines the

selection of the assessment method as well as its application. Also, the choice, to a great extent, is made based on the type of asset which needs to be assessed.

The property/asset value assessment is well known in stable economies. In individual assessments, three methods are mainly used:

expenses method (the method determines the actual value, expense approach, static method),comparative method (the method of sales comparison, directly compares sales prices) capitalization of income (the method of evaluating income, revenue approach, dynamic method, method of capitalization of revenue)

Expenses method The expenses method is mainly applied in the assessment of real estate used for own purposes during defining exchange costs.

Furthermore, it is used for objects/buildings which cannot be used in commercial purposes. Expense method is used in assessment of industrial, agricultural and other real estate, as well as in procedures for public administration or court procedure purposes.

It is based on calculating construction costs, executing of construction works or real acquired costs. Expense method is most convincing in the assessment of new or fairly new real estate. It is also used for analysing older real estate when a rational amount is decreased due to the age of the object (depreciation) and other expenses. This means that this method is adequate in situations in which there is no additional information on real estate transactions of similar characteristics or when it is difficult to assume potential income from the given property.Defining property value by market method

Market value, i.e. assessment of market value of real estate is based on the Seles Approach method based on comparison to freely formed prices on the market and offer and demand of the same or similar real estate, i.e. based on assessment of the price which could be reached on the market with identical or similar (comparative) resources in conditions of assumed selling of overall property and termination of business. The method of sales comparison is used in almost all assessments. For defining the market value, the starting point is the real property items, defined in the inventory, and actual market prices of the property.

The comparison sales method is used to assess real estate which is often on the market, such as: apartments/flats, houses, weekend houses, garages, offices, construction land, agriculture land, forests and forest land.

•••

38 |

Capitalization of income method This method is based on the assumption that the value of the property depends on its possibilities to generate income for the

owner. The capitalization of income method – capitalizes the income flow into value indicators. This approach is mainly used for as-sessment of objects which generate income, such as business and sales premises. This approach uses anticipated future income and ap-plies a decrease rate into the present value (present net value). The market yield rate (or discount/decrease rate) is applied in future cash flows (such as annual revenue and typical lump sum turnover in cases of possible sale of object) to get indicators for present values.

With the income method, the market value is defined by the capitalization of the net income which is anticipated in the period after the value assessment is conducted, or which is achieved in previous periods with the adequate interest rate and line accord-ance to the expected remaining economic life span of the real estate.

The base for the income method is the secure permanent revenue in the frame of the remaining economic life span of the object, determined on the date of assessment.

Harmonize accounting evidence and financing sources As part of gathering, checking and analysing data on LSG assets/property, it is necessary to gather the necessary financial

documentation on:Source/sources of financingManner of paymentFulfilled obligationsOther forms of procurement (exchange, gifts, compensations, and the like)Maintenance costs, etc.

Special attention should be paid to gathering adequate financial documentation for specific categories of assets/property, such as: squares and streets, roads under LSG jurisdiction, networks, etc. This documentation is very important for the value assess-ment of these categories of property.

VI INFORMATICAL DATA PROCESSING

Creating a data base Property management process relies on exact and detailed data. Therefore, a unique property data base is a precon-

dition for good quality data processing and gathering revenue. It represents the base for portfolio analysis and securing assumptions for the local self-government for development and application of strategic plans for different public assets/property management.

While creating a data base, attention must be paid to the form; further use depends on the software solution. It is possible to create the data base within the available existing informatics resources in the LSG:

•••••

| 39

On the available/existing serverThrough the work of the IT experts employed in the LSG in cooperation with responsible unit for property/assets man-agement

If this is not feasible, a created data base for property/assets management can be purchased on the informatics and consultant services market.Data entry on real estate

If a separate software application for real estate evidence does not exist, it would be useful and practical to enter data on real estate in an Excel table which enables data search and reduces the risk of doubling data entries.

With the Regulation on Public Property Records (Official Gazette of RS no. 70/2014, which came into force 17. 7. 2014) the Government of the Republic of Serbia, prescribes the content and manner of keeping record of real estate, as well as deadlines for submitting data and manner of keeping unique records. Updating the data base

Based on article 64 of the Law on Public Property, the obligations of public companies and corporations, subsidiary compa-nies, institutions and other legal entities whose founder is the LSG, are to keep record of the condition, value and movement of funds in public property which they use - in line with the law and to submit data to the authorized organ of the founder.

Also, the obligation of the LSG organs is defined; to submit data on real estate in public ownership and data on real estate used by the PC/PCC/corporations, subsidiary companies, institutions and other legal entities whose founder is the LSG, to the State Directorate for Property, which keeps a unique record of real estate in public property.

Users, bearers of user rights of real estate in public property are obligated to harmonize and adjust their programmes for automatic data processing for keeping separate records on real estate in public property with the automatic data processing for keeping records in the unique record of real estate in public property of the State Directorate for Property.

••

40 |

VII SUMMARY OF BASIC MEASURES AND ACTIVITIESAT THE P(C)C LEVEL FOR SUCCESSFUL PROPERTY MANAGEMENT

Main measures