NO DAN TAJUK MODUL/ 
STANDARD KANDUNGAN
 / CONTENT STANDARD 
OBJEKTIF MODUL 
 /MODULE OBJECTIVES  
The COURSE describes the requirement in handling procurement administration in the organisation. This person who is competent will be able to handle the procurement documentation preparation and administration of the procurement documentation. This is to ensure all the procurement documentation is administered, receiving of goods handled and inventory records updated in accordance with organisation requirements process and the organisation SOP.
NO KOD / CODE NO  BPP503-2-P-(1/5) Muka: 01 Drp:
KOLEJ VOKASIONAL DATO’ LELA MAHARAJA, 
71300, REMBAU, NEGERI SEMBILAN
TELEFON: 06-6851218 FAKS: 06-6858178
TAJUK : PREPARE SECTION BUDGET ACCORDING TO PROCEDURES
TUJUAN : 
4. Merekod penerimaan barangan yang dibeli .
PENERANGAN :
5 Kaedah Perolehan Yang Biasa Dilakukan Kerajaan
Terdapat sepuluh kaedah ataupun cara pihak kerajaan melakukan perolehan dan kita akan
 bincangkan 5 Kaedah Perolehan Yang Biasa Dilakukan Kerajaan yang menjadi kebiasaan bagi
Jabatan atau Agensi kerajaan. Kaedah perolehan kerajaan adalah seperti yang disenaraikan di
 bawah:
Kebiasaannya perolehan dengan cara ini adalah untuk membeli bekalan bagi kegunaan dalam
kadar segera. Jumlah harga setiap perolehan mestilah tidak melebihi RM 500 dan tiada dokumen
 perolehan diperlukan tetapi mestilah disertakan dengan resit perolehan. Perolehan boleh dilakukan dari orang perseorangan, kedai atau pembekal dan tidak perlu berdaftar dengan Kementerian
Kewangan atau bertaraf Bumiputera.
Barang yang biasa dibeli melalui kontrak pusat adalah seperti perabut, kenderaan, perkhidmatan  percetakan, uniform dan banyak lagi barang-barang yang bersifat gunasama. Perolehan dengan
cara ini perlu merujuk kepada peraturan yang telah ditetapkan oleh kerajaan. Jabatan atau Agensi
kerajaan perlulah menggunakan pesanan kerajaan sebagai dokumen perolehan.
3. Pembelian Terus 
Kaedah ini adalah yang paling popular, ia adalah untuk setiap jenis item yang melibatkan jumlah
 perbelanjaan tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat dengan cara ini. Perolehan boleh
dilakukan dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian
Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.
Sebelum melakukan pembelian terus, Jabatan atau Agensi kerajaan yang terlibat
 bertanggungjawab untuk membuat kajian pasaran. Perolehan haruslah tidak tertumpu kepada satu-
satu pembekal tertentu sahaja selaras dengan prinsip yang diamalkan dalam melakukan perolehan kerajaan.
Untuk bidang khusus yang memerlukan lesen atau permit yang sah seperti kawalan keselamatan,
farmasi dan sebagainya perlulah mendapatkan lessen dari Kementerian Dalam Negeri (KDN) dan
Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM).
NO KOD / CODE NO.  BPP503-1-P-(3/ ) Muka: 3 Drpd:
Bagi kontrak kerja yang bernilai tidak melebihi RM 20,000, perolehan boleh dibuat secara
lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala, sub
kepala yang berkaitan. Jabatan atau Agensi kerajaan perlulah menggunakan pesanan kerajaan atau
inden sebagai dokumen perolehan mengikut mana yang berkaitan.
4. Perolehan Melalui Sebutharga 
Had nilai perolehan melalui sebutharga adalah melebihi RM 50,000 hingga RM 500,000. Jabatan atau Agensi kerajaan yang mengeluarkan sebutharga hendaklah mempamerkan pemberitahuan
sebutharga (Notis Sebutharga) di papan kenyataan awam Jabatan atau Agensi yang mengeluarkan sebutharga, mengiklankan di akhbar utama dan juga mempelawa sebutharga kepada
 penyebutharga yang telah disenarai pendek.
5. Perolehan Melalui Tender 
Tender dibahagikan kepada empat kategori iaitu Tender Terbuka, Tender Terhad dan Tender
Secara Pra-Kelayakan dan Tender Rundingan Terus. Tender Terbuka dan Tender Terhad terbahagi
kepada empat iaitu Terbuka atau Terhad Tempatan, Terbuka atau Terhad Antarabangsa, Terbuka
atau Terhad Khas Bumiputera dan Terbuka atau Terhad khas kepada Pembuat atau Pengilang. Had
nilai perolehan melalui sebutharga adalah melebihi RM 500,000 ke atas.
DOKUMEN URUSNIAGA
Dokumen adalah penting dalam kehidupan kita. Cuba perhatikan berbagai dokumen yang kita
temui saban hari, contohnya:-
Setiap bulan kita terima penyata dari Tenaga Nasional (TNB) Penyata ini mencatatkan jumlah
yunit letrik yang kita guna dan jumlah ringgit Malaysia yang kita kena bayar pada TNB. Penyata/dokumen ini kita namakan  bil. Penyata/dokumen/bil ini dikeluarkan oleh TNB selepas
memeriksa meter letrik di rumah atau pejabat kita. Bil yang dikeluarkan ini dinamakan  bil letrik .
Syabas juga mengeluarkan bil yang serupa. Bil ini mencatatkan kuantiti air yang kita gunakan.
Bil ini dinamakan bil air . Telekom pula mengeluarkan bil telefon atau bil internet.
Serupa dengan IWK, Astro dsbnya. Mereka mengeluarkan bil yang mencatat kuantiti
 perkhidmatan yang kita gunakan dan jumlah wang yang kita perlu bayar menggunakannya.
Apabila kita bayar bil tersebut kita mahukan juga suatu dokumen bagi mengesahkan bayaran
yang kita buat.
Bagi pehak TNB atau Syabas atau Telekom mereka tidak mengeluarkan apa-apa dokumen baru
tapi akan mencetak bayaran tersebut pada bil yang kita serah semasa membuat bayaran.
Bil tersebut sekarang mempunyai dua fungsi i.i. sebagai bil dan juga sebagai resit  (bukti  bayaran telah dibuat/terima).
Ada juga pehak yang tidak mencetak bayaran yang kita buat di atas bil tersebut tapi
mengeluarkan dokumen baru sebagai resit.
Kalau kita pembekal makanan, kita pula akan menyerahkan satu dokumen yang mencatat jenis
 
 
NO KOD / CODE NO.  BPP503-1-P-(3/ ) Muka: 4 Drpd:
 bayaran yang pelanggan perlu bayar untuk makanan yang dihantar. Dokumen ini dinamakan
inbois.
Apa bezanya bil, inbois dan resit?
Menurut istilah perakaunan bil atau inbois adalah dokumen yang sama. Bil atau inbois adalah satu
dokumen perniagaan yang dikeluarkan oleh penjual/pembekal kepada pembeli/pelanggan yang
mencatatkan jenis barangan atau perkhidmatan yang dibekalkan serta kuantiti dan harganya.
Resit  pula adalah suatu dokumen yang mengesahkan satu barangan atau jumlah wang telah diterima sebagai pertukaran barangan atau perkhidmatan.
Contoh bil/Inbois
Inbois hendaklah sekurang-kurang mencatatkan:-
4. Tarikh inbois
6. Harga barangan/perkhidmatan yang dibekalkan
7. Jumlah RM yang perlu dibayar pelanggan 8. Pengesahan pembekal (Tandatangan dan copnya)
Ada pembekal yang memuatkan berbagai perkara lain dalam inboisnya saperti alamatnya, nombor
telefonnya, berbagai barangan dan perkhidmatan yang dibekalnya, senarai cawangannya dan sebagainya. Perkara tambahan ini merupakan kenyataan tambahan dan iklan perniagaan.
Contoh resit
 
 
Syarat bagi pengeluaran wang menggunakan boucer adalah baucer tersebut hendaklah disemak
dan diluluskan oleh kakitangan yang dipertanggung jawabkan.
Saperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam baucer ialah bayaran dibuat kepada
siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya? Tarikh baucer dan tandatangan orang yang
menyediakan baucer, yang menyemak baucer dan yang meluluskan baucer perlu ada pada baucer
tersebut sebelum bayaran dibuat. Pihak yang meluluskan bayaran hendaklah mempastikan bayaran
adalah sah dan disokong oleh dokumen saperti bil atau inbois.
Contoh baucer
Baucer ini dinamakan baucer bayaran. 
Kalau bayaran mengunakan cek, baucer ini dinamakan  baucer (bayaran) cek . Nombor cek perlu di
tulis pada baucer tersebut.
Kalau tunai dibayar menggunakan baucer ini, baucer dinamakan baucer (bayaran) tunai.
Terdapat satu lagi baucer yang dinamakan  baucer panjar   (atau petty cash voucer). Baucer ini
digunakan apabila hendak membuat bayaran menggunakan dana wang panjar. Sistem wang panjar
diadakan bagi memudahkan kelulusan bayaran yang kecil nilainya dan yang kerap dibuat. Dalam
sistem ini seorang kakitangan rendah diberikan kuasa untuk meluluskan bayaran tersebut.
Sistem membuat bayaran wang panjar adalah sama dengan siystem baucer bayaran biasa. Yang  beza adalah bayaran hendaklah kecil jumlahnya dan diluluskan oleh kakitangan rendah.
Disamping itu wang bayaran diambil dari satu dana yang telah disediakan untuk bayaran panjar. Apabila dana ini berkurangan ianya akan ditambah.
SISTEM WANG PANJAR
Cek banyak digunakan dalam sistem pembayaran dimana cek dikeluarkan bagi membayar
 perbelanjaan. Bagi sesebuah syarikat penggunaan cek dapat mengawal keluaran dana syarikat
kerana sistem ini memerlukan sekurang-kurangnya tiga individu untuk membolehkan wang
dikeluarkan. Ia memerlukan seorang untuk menyediakan dokumen dan cek, seorang lagi
menyemaknya dan sekurangnya seorang lagi untuk menandatangani cek.
Kelemahan sistem ini ialah ada kalanya proses pengeluaran cek mengambil masa. Ini adalah
kerana ia melibatkan banyak pehak. Kelambatan biasanya berlaku apabila penanda tangan cek
susah dihubungi. Bagi mengatasi masaalah ini sistem bayaran menggunakan wang tunai
diperkenalkan. Bagi sistem bayaran tunai ini, tanggung jawab meluluskan bayaran diserahkan
kepada kakitangan peringkat lebih rendah.
Sistem bayaran wang tunai ini hanya digunakan untuk bayaran runcit yang kecil jumlahnya. Contohnya: membayar tambang teksi, membeli stem, membeli minuman rengan.
Sistem bayaran wang tunai runcit ini dinamakan sistem wang panjar . Sistem ini digunakan untuk:- 1. membuat bayaran runcit yang nilainya sedikit dan tak memerlukan kelulusan pegawai
kanan.
Operasi Wang Panjar
Dana
Perlu diadakan satu dana untuk digunakan oleh sistem wang panjar. Jumlah dana bergantung
kepada keperluan menggunakan wang tunai bagi membuat bayaran. Biasanya dananya berjumlah
RM100.00 atau RM500.00 atau Rm1,000.00.
Had Layak Menuntut
Kemudian perlu ada syarat layak menerima bayaran melalui sistem wang panjar ini. Mungkin
ditetapkan hanya bayaran yang tidak melebihi RM50.00 boleh dibuat melalui sistem wang panjar.
Mana-mana bayaran yang melebihi RM50.00 hendaklah dibuat menggunakan cek. Atas  budibicara syarikat untuk menentukan had layak ini.
Operasi Sistem 
 
 
NO KOD / CODE NO.  BPP503-1-P-(3/ ) Muka: 8 Drpd:
Apabila bayaran dibuat, baki dana wang panjar akan susut. Bagi mengelak baki dana ini lupus
maka tuntutan menambahkan dana perlu dibuat.
Cara mengira tuntutan adalah saperti berikut:-
Jumlah dana wang panjar ......... RM500.00
Jumlah bayaran telah dibuat ..... RM466.20
Baki dana wang panjar .............. RM 33.80
RM466.20 perlu ditambah kepada dana wang panjar supaya baki dana menjadi RM500.00 semula.
Tuntutan ini dibuat menggunakan baucer bayaran biasa yang disokong oleh senarai perbelanjaan wang panjar yang telah dibuat.
Tuntutan menambahkan dana wang panjar akan dibuat lagi apabila terdapat baki wang panjar di
tangan berkurangan. Setengah syarikat mempunyai polisi  paras tuntut semula  (reorder level) di mana apabila baki wang panjar mencecah suatu paras yang ditetapkan tuntutan menambah dana
wang panjar akan dibuat.
Daftar Buku Wang Panjar  Setiap bayaran yang menggunakan wang panjar hendaklah dicatat dalam satu daftar bayaran wang
 panjar yang dinamakan Buku atau Daftar Wang Panjar  (Lihat rajah di bawah). 
Contoh Buku Wang Panjar 
Baucer Wang Panjar 
Tuntutan wang panjar hendaklah dibuat menggunakan borang saperti di bawah. Borang ini
dinamakan  baucer wang panjar . Pihak yang menuntut hendaklah mengisi borang tersebut,
mengemukakan dokumen sokongan (jika ada) dan menandatanganinya. Bayaran akan dibuat
apabila tuntutan ini diluluskan.
Carta Aliran Sistem Wang Panjar
 
 
RUJUKAN :
1.  http://alhudaakaun.blogspot.com/2008/08/inbois-hendaklah-sekurang-kurang.html