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INDEP

INSTITUTO PARA DEVOLVER AL PUEBLO LO ROBADO DIRECCIÓN EJECUTIVA DE RECURSOS MATERIALES

ADMINISTRACIÓN TITULAR DE ARCHIVO

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DEL INDEP 2020

ELABORADO POR: ARNOLDO LEYSON MEESER INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR: MIGUEL GILES SÁMANO Y

JAVIER ESCALONA RÍOS

~~-=~~ HACIENDA ''--t.!. -1## SECRETARÍA DE HACI ENDA Y CA é OITO PÓOLICO - INDEP

INTRODUCCIÓN.

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 10, 11 fracción XI y 23, 24, 25 y 26 de la Ley General de Archivos, se diseñó y elaboró el presente Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), en el que se plasman las actividades y etapas que deberá realizar la Coordinación de Archivos (CA}, durante el ejercicio fiscal 2020.

Es una herramienta de planeación y organización, que permitirá que los Responsables de los Archivos de Trámite (RAT) y Concentración (RAC) del Instituto para Devolver al Pueblo lo Robado (INDEP) antes Servicio de Administración y Enajenación de Bienes (SAE}, de manera ordenada y comprometida a mejorar las actividades inherentes a los archivos institucionales.

Además, será un instrumento de apoyo para cumplir con las obligaciones previstas en la Ley General de Archivos, así como las relacionadas con los temas de Transparencia.

MARCO NORMATIVO.

Ley General de Archivos:

"Artículo 10. Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; de la operación de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley; las correspondientes de las entidades federativas y las determinaciones que emita el Consejo Nacional o el Consejo Local, según corresponda; y deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información a su cargo.

El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá garantizar la entrega de los archivos a quien lo sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen en los términos de esta Ley."

"Artículo 11. Los sujetos obligados deberán:

XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para

INDEP

su almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de conformidad con esta Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables, y ... "

"Artículo 23. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos, deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta d ías naturales del ejercicio fiscal correspondiente."

"Artículo 24. El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información."

"Artículo 25. El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos."

"Artículo 26. Los sujetos obligados deberán elaborar un informe anual detallando el cumplimiento del programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el ú ltimo día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa."

"Artículo 27. El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado ... "

"Artículo 28. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:

111 . Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual. .. "

Ley General de Sociedades Mercantiles:

"Artículo 245.- Los liquidadores mantendrán en depósito durante diez años después de la fecha en que se concluya la liquidación, los libros y papeles de la sociedad".

GLOSARIO.

AGN ATSI CA CONALITEG DERM DERH DETI INDEP PADA RAC RAT SIA SOE

INDEP

Archivo General de la Nación. Administración Titular de Servicios e Infraestructura. Coordinación de Archivos. Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos. Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos. Dirección Ejecutiva de Tecnologías de la Información. Instituto para Devolver al Pueblo lo Robado. Programa Anual de Desarrollo Archivístico. Responsable del Archivo de Concentración. Responsable del Archivo de Trámite. Sistema Institucional del Archivo. Sistema de Organización de Expedientes.

~<~~~ HACIENDA ~.fi'# S ECRETAR IA 0 1! H ACIEND A V CRé OITO PÜD LICO

INDEP

JUSTIFICACIÓN.

El PADA proporcionará una visión ordenada de las actividades a desarrollar en el año 2020 con los archivos del INDEP, el cual permitirá cumplir con los objetivos fijados y será la herramienta organizacional que determinará etapa por etapa el avance y el uso adecuado de los recursos aplicados.

OBJETIVOS.

GENERALES.

Mantener en condiciones satisfactorias de funcionamiento del SIA del INDEP y conservar en buenas condiciones el acervo documental del instituto.

ESPECÍFICOS.

l. Elaborar y presentar el PADA 2020.

2. Realizar las gestiones para mantener actualizado los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite de la Dirección General y de las Direcciones Corporativas.

3. Realizar la contratación multianual del: Servicio integral para la -~ J

administración de archivos. ~

4. Actualizar los instrumentos legales y administrativos que conforman el SIA y los grupos de trabajo que serán de apoyo para el cumplimiento del PADA 2020.

5. Proporcionar a los servidores públicos del INDEP, la asesoría y capacitación necesaria para la correcta integración y disposición de los archivos de trámite y concentración.

6. Administrar, controlar y supervisar el instrumento contractual que se celebró con el Tercero especializado, dentro del marco del "Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal" y su Anexo Único.

INDEP

7. Mantener y mejorar el nivel de serv1c10 en la atención de solicitudes de documentación al archivo de concentración del INDEP.

8. Gestionar cursos de capacitación para personal operativo en los archivos de trámite.

9. Valorar y realizar los trámites de baja documental de archivos del INDEP y sus Encargos dentro de los términos establecidos por el AGN.

10. Realizar las transferencias secundarias al AGN de la documentación liberada del archivo de concentración del INDEP, para dictamen final.

ll. Realizar las gestiones para la mejora continua e implementación de un nuevo SOE.

12. Gestionar el mantenimiento de los inmuebles de archivos de trámite y del archivo de concentración.

PLANEACIÓN.

Para el cumplimiento de objetivos de éste programa, se contará con la participación de los CA, RAT, RAC y con los enlaces de cada Unidad Administrativa que conforman en su conjunto SIA, así como de los integrantes del Grupo lnterdisciplinario en ,...__~ f materia de archivos del Instituto; quienes de acuerdo con la estrategia que se V propone a continuación, deberán realizar las acciones que correspondan para el logro de los objetivos planteados.

En el ejercicio cotidiano del programa, se generarán los documentos que soporten el cumplimiento de los objetivos, como oficios, circulares, reportes, informes, bitácoras, actas, dictámenes, inventarios etc., los que formarán parte de la memoria de trabajo y serán usados en el informe final de avance y cumplimiento del PADA 2020.

6~~~~ HACIENDA 4.}~~ SECRETAR IA D e HACIENDA y CRé DITO pt)ouco

INDEP INSTITUTO PARA DEVOLVER AL PUEBLO LO ROBADO

No. ----~bjetiv_o ____ - ----- - -~~ti~i~d~s-~-:~n~;~-a~ -- - ---Ti;-~po dbel ejecuciónt <: , responsa e y sopor e 1

--~---------------------------------------- ---

l.

2.

3.

4 .

Elaborar y presentar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.

Realizar las gestiones para mantener actualizado los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite de la Dirección General y de las Direcciones Corporativas.

Realizar la contratación multianual del: Servicio integral para la administración de archivos.

l. Diseñar y presentar el programa que será la herramienta guía del área de archivos.

l. Emitir una circular para solicitar la - actualización de los responsables de los archivos de trámite de la Dirección General y de las Direcciones Corporativas.

l. Elaborar y preparar la documentación necesaria para llevar a cabo, mediante proceso de licitación la contratación del servicio.

l. Integrar en expedientes los oficios de respuesta de la actualización de los responsables de los archivos de trámite.

11. Generar el Cuadro General de Clasificación Archivística.

111. Difundir el Catálogo de Disposición Documental para su aplicación. Enviar al AGN, la notificación de la actualización del Catálogo de Disposición Documental.

Actualizar los instrumentos legales y administrativos que conforman el SIA y los grupos IV. de trabajo que serán de apoyo para el cumplimiento del PADA2020. V. Elaborar la Guía Simple de

Archivos y publicarla en el portal Institucional.

VI. Publicar en el portal institucional el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y la Guía Simple de Archivos.

•Un mes. •CA. •Programa.

•Un mes. •CA. •Circular.

•Tres meses. •CA. •Contrato.

•Tres meses. •CA, RATy RAC. •Oficios, Catálogo,

instrumentos documentales.

INDEP INSTITUTO PARA DEVOLVER Al PUEBLO LO RODADO

l~N ~11 ob· t• ~~~A~t-.~.d~d~~~~t-.-d~d~~~ Tiempo de ejecución, j . o. ~e 1vo , e 1v1 a es y can 1 a bl · · t , •

1 ¡ , responsa e y sopor e ";

5.

6.

7.

Proporcionar a los servidores públicos del INDEP, la asesoría y capacitación necesaria para la correcta integración y disposición de los archivos de trámite y concentración.

Administrar, controlar y supervisar el instrumento

l. Atención de un estimado de 800 llamadas telefónicas, correos electrónicos atención presencial, para asesorar sobre el uso del SOE, elaboración y envío de transferencias primarias, así como la solicitud de expedientes al archivo de concentración.

l. Clasificar 33,000 expedientes de archivo de trámite.

11. Registrar en el SOE 33,000 expedientes de archivo de trámite, con pegado de etiquetas y carátulas.

111. Realizar 200 eventos de transferencia primaria de los archivos de trámite al archivo de concentración.

contractual que se celebró con el Tercero especializado, dentro del marco del "Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal" y su Anexo único. IV. Acomodo de 1,100 cajas de

transferencias primarias en el archivo de concentración.

l. Atención de 13,000 solicitudes de información mediante el SOE.

11. Entrega de 30,000 expedientes en préstamos a los usuarios so 1 i cita ntes.

Mantener y mejorar el nivel de 111. servicio en la atención de

Actualización de un catálogo de firmas autorizadas.

solicitudes de IV. Recepción e integración a su lugar de origen de 30,000 documentación al archivo de

concentración del INDEP. expedientes prestados. V. Emisión de 70 informes a la

Administración Titular de Remuneraciones, respecto al préstamo de expedientes para la liberación de personal que causa baja del INDEP.

•Todo el año. • RAC y personal del

Tercero especializado.

• Bitácoras.

•Todo el año. • RAC y personal

auxiliar del archivo. •Informes.

•Todo el año. • RAC. •Informes,

factura. oficios,

./

~-~~ HACIENDA "~\A'...: SE CRETA RIA D E H ACI ENDA Y CA é OITO PU BLICO

INDEP INSTITUTO PA RA OEYOLY EA A L PUEBLO LO RODADO

'.No.~ Actividades y cantidad ~bl t responsa e y sopor e ! l - - - ~-.!. :_ '

8.

9.

10.

Gestionar cursos de capacitación para personal operativo en los archivos de trámite.

Valorar y realizar los trámites

l. Solicitar a la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos (DERH) la inclusión de tres cursos especializados de archivo en el Programa Anual de Capacitación.

l. Revisión de 1,000 cajas para determinar su destino final.

11. Elaboración de inventarios de baja documental de 1,000 cajas.

111. Realizar las gestiones para la obtención de actas de baja documental.

de baja documental de archivos del INDEP y sus Encargos dentro de los IV. términos establecidos por el AGN.

Someter a consideración del Comité de Bienes las bajas autorizadas por el AGN .

V. Entregar 1,000 cajas a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG). Efectuar los registros de bajas en el SOE.

Realizar las transferencias secundarias al AGN de la documentación liberada del archivo de concentración del INDEP, para dictamen final.

VI.

l. Elaborar inventarios de expedientes para ser sometidos a consideración del AGN, para su probable transferencia secundaria.

11. Formalizar la firma del acta de transferencia secundaria del archivo del Banco Nacional Cinematográfico, S.A. (Liquidado) .

111. Dar seguimiento al dictamen de valor documental del Fondo Productora de Cospeles S.A. de C.V. (Liquidada) .

•Seis semanas. • DERH, CAy RAC. • Oficio, lista de

asistencia, certificados, constancias y diplomas.

•Todo el año. •CA, RAC y Grupo

1 nterdisciplinario. •Informes,

dictámenes, actas, oficios.

•Todo el año. 4 r •CA, RAC y Grupo ~

lnterdisciplinario. • 1 nventarios, actas,

dictamen.

INDEP INSTITUTO PARA OEVOLYfA AL PVEOLO LO ROBADO

iN ;----ob· t• ___ A_ t _____ d_ d ____ t ___ d_ d ___ Tiempo de ejécución, ,' 1 o. : ~e 1vo e 1v1 a es y can 1 a bl t I __ -- J _____________ _

11.

12.

Realizar las gestiones para la mejora continua e implementación de un nuevo SOE.

Gestionar el mantenimiento de los inmuebles de archivos de trámite y del archivo de concentración.

l. Apoyar al personal de la DETI, en el desarrollo del nuevo SOE, para que cumpla con los aspectos normativos y operativos.

11. Verificar que la migración del nuevo sistema de la base de datos se realice de forma adecuada.

111. Revisar que el nuevo sistema opere de forma eficiente.

IV. Capacitar al personal en el uso del nuevo sistema.

Tramitar ante la Administración Titular de Servicios e Infraestructura (ATSI) :

l. Recarga de 487 extintores localizados en el archivo de concentración.

11. Seguimiento a la solicitud de servicio para la colocación de 300 soportes para los extintores en la nave dos del archivo.

111. Fumigación mensual de las dos naves del archivo de concentración.

IV. Servicio y mantenimiento preventivo y en su caso correctivo del sistema de detección de incendios.

V. Servicio para el mantenimiento preventivo y en su caso correctivo de impermeabilización de láminas de la techumbre de las dos naves del archivo.

VI. Servicio para el mantenimiento correctivo del Módulo de racks dañado en la nave l del archivo.

V. Servicio para el mantenimiento preventivo y en su caso correctivo de los montacargas.

•Todo el año. • DETI, CA y RAC. •Sistema, bases de

datos y reportes.

•Todo el año. •Personal de la ATSI,

CA, RAT y RAC. •Programa anual

mantenimiento anual adquisiciones servicios.

•Hojas de servicio.

de y

d~ c-sJ

ft<"""'~ ¡~1! ~ HACIENDA "')~~ SECR ETARIA D E HACI EN DA Y CRtDITO POOLICO

RECURSOS A EMPLEAR

Del objetivo específico:

INDEP IN STIT UTO PARA Dl!.VOLVl!A AL Pl.IEDl.O LO ROBADO

¡~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~--~~--~~~~~~~~---~~~~~~~;

1 No. Objetivo Recursos estimados para su realización i

l.

2.

3.

4.

Elaborar y presentar el PADA 2020.

Realizar las gestiones para mantener actualizado los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite de la Dirección General y de las Direcciones Corporativas.

Realizar la contratación multianual del: Servicio integral para la administración de archivos.

Actualizar los instrumentos legales y administrativos que conforman el SIA y los grupos de trabajo que serán de apoyo para el cumplimiento del PADA 2020.

- - --- -- -- --

• l mes del Coordinador de Archivos. • l mes del Responsable del archivo de

concentración.

• l hora del Coordinador de Archivos. • l hora del Responsable del archivo de

concentración. • l hora de los Responsables de los archivos de

trámite.

• 2 meses del Coordinador de Archivos. • 3 meses del Responsable del archivo de

concentración. • 3 meses del auxiliar de archivo.

• 12 horas de los Responsables de los archivos de trámite.

• 2 meses del Responsable del Archivo de concentración para el armado del proyecto.

• l mes del Coordinador de archivos para la revisión del proyecto.

• l semana de los miembros del Comité de Información para su aprobación.

• l semana de los miembros del grupo interdisciplinario de archivo.

• l semana del Responsable del archivo de concentración del INDEP para su carga en el SOE.

• l día del Responsable del Archivo de Concentración del INDEP para subir a la página Web del INDEP. los instrumentos.

;

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t<--~~ HACIENDA INDEP '1J. SECRETARIA DE HACIENDA V CR é OITO PÜlJl.ICO INSTITUTO PARA D f VOlV ER

Al PUEDLO LO ROBADO

------------

¡ No. i Objetivo , Recursos estimados para su reahzac1on ; 1 '

~ -~¡~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~·~~~~~~~~~~~~~· -· --~"·-· ~~"~·-~~

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Proporcionar a los servidores públicos del INDEP, la asesoría y capacitación necesaria para la correcta integración y disposición de los archivos de trámite y concentración.

Administrar, controlar y supervisar el instrumento contractual que se celebró con el Tercero especializado, dentro del marco del "Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal" y su Anexo Único.

Mantener y mejorar el nivel de servicio en la atención de solicitudes de documentación al archivo de concentración del INDEP.

Gestionar cursos de capacitación para personal operativo en los archivos de trámite.

•Medio tiempo de la jornada laboral de 2 auxiliares de archivo.

• 2 horas diarias de la jornada laboral del Responsable del Archivo de Concentración del INDEP y de 2 auxiliares de archivo.

•Por servicio a través de la empresa externa contratada para tal fin .

• 2 horas diarias de un auxiliar de archivo para la supervisión de la atención del servicio.

•Medio tiempo de dos auxiliares de archivo. •Por servicio a través de la empresa externa

contratada para tal fin .

• l instructor externo durante seis semanas. • l día del Responsable del archivo de

concentración del INDEP.

• 2 horas semanales del Responsable del Archivo de Concentración del INDEP.

Valorar Y realizar los trámites de baja • 1 hora semanal del Coordinador de Archivos documental de archivos del INDEP Y sus del INDEP. Encargos dentro de los términos establecidos por el AGN.

Realizar las transferencias secundarias al AGN de la documentación liberada del archivo de concentración del INDEP, para dictamen final.

• Medio tiempo de un auxiliar de archivo. • Por servicio a través de la empresa externa

contratada para tal fin.

• 2 horas a la semana de un auxiliar de archivo para la supervisión de la atención del servicio.

• Por servicio a través de la empresa externa contratada para tal fin.

l~~ t~~ , HACIENDA INDEP . . ~~'*· SE CRETA RI A oe H ACl !H OA V CAé D ITO PÜDLI CO

I NSTITUTO PARA D EVOLV ER AL PUEO LO LO AOOAOO

¡----------------------~~

1 • ¡ No. ' Objetivo Recursos estimados para su realización ,~

' -"- - - - - - -- - - ---- - - -------------- ---· - ·--· - ' - _]

11. Realizar las gestiones para la mejora continua e implementación de un nuevo SOE.

• 10 meses de la jornada laboral de tiempo completo de dos desarrolladores de la DETI.

• 4 horas semanales durante 7 meses de un auxiliar de arch ivo.

• 2 horas semanales durante 7 meses del Responsab le del Archivo de Concentración del INDEP.

• l hora semanal del Coordinador de Archivos.

12. Gestionar el mantenimiento de los inmuebles de archivos de trámite y del archivo de concentración.

• l semana del Responsable del Archivo de concentrac ión del INDEP.

• l semana de un Auxiliar del archivo.

Los siguientes servicios de archivo:

l. Procesamiento de transferencias primarias con traslado de cajas.

2. Recepción de archivo de Encargos en el archivo de concentración.

3. Valoración documental.

4. Elaboración de inventarios de baja de documentación contable y administrativa.

S. Preparación de expedientes para transferencia secundaria.

6. Elaboración de inventarios de transferencia secundaria.

7. Digitalización de documentos.

Están contratados con una empresa externa que funciona como Tercero Especializado y que los proporciona en las instalaciones del INDEP, el costo de cada servicio quedó establecido en el correspondiente instrumento contractual firmado entre las partes.

En este contexto, el empleo de recursos humanos es variable en cada una de las actividades y depende de la cantidad de solicitudes que se generen, así como de la necesidad de realizar transferencias primarias o secundarias.

~~~~ HACIENDA \;' 1:'~.f SECRE.TAAIA DE HACIENDA V CAéO ITO PÜDLICO "'-..,,,,.

INDEP

CRONOGRAMA 2020.

ACTIVIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC

l

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

GESTIÓN DE RIESGOS.

Durante el periodo que dure este programa se corren riesgos que podrían afectar ~ · su cumplimiento cabal, afortunadamente el archivo de concentración del INDEP, es ~ un lugar amplio donde difícilmente encontramos problemas de espacio, sin embargo, por su tamaño, el tiempo que lleva en funcionamiento y la falta de recursos financieros, el mantenimiento y la conservación óptima del inmueble se ha convertido en un factor de riesgo.

INDEP

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGO.

---------~---------------------------

No. Actividad Riesgo Probabilidad --- - -- - - -- - ----- - - - - ----------------------------

1 Mantenimiento a inmueble. Exceso de humedad en las áreas.

80% Daño físico a documentos.

Inadecuada iluminación.

2 Renovación de instalaciones Accidentes al personal.

80% eléctricas. Atrasos en la localización de

documentos.

Falta de tiempo y recursos para 3 Capacitación capacitar a todo el personal que lo 50%

requiere.

Actualización del sistema de No contar con el sistema que cubra las 4 organización de necesidades administrativas y 50%

expedientes. tecnológicas.

Con la intención de reducir los riesgos, debido a que un factor importante para hacerlo es la planeación y obtención de recursos financieros y materiales, se han incluido en los programas anuales de capacitación, adquisición y mantenimiento 2020 estas necesidades.

En relación al nuevo SOE, personal de Tecnologías de la Información, continúa ~ i desarrollándolo, sin embargo, debido al cambio de tecnología computacional y a los ~ compromisos de trabajo que se presentan en la DETI, ha sufrido una reprogramación en su implementación. Se espera que a finales del año esté funcionando en su totalidad.

INDEP

LUZ Y FUERZA DEL CENTRO EN LIQUIDACIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Y ARCHIVO

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DE LFCL 2020

INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR: BREN DA YADIRA PÉREZ NÁJERA

.;1f"-~ t~. · ~ HACIENDA ~~.,.., S EC ~E.TAA I A D E HAC ll!N DA Y CR é OITO P LI BLICO

INDEP

INTRODUCCIÓN.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley General de Archivos, la Coordinación de Adquisiciones, Contratación de Servicios y Archivo de Luz y Fuerza del Centro en Liquidación (LFCL), pone a consideración, el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020, cuyo objetivo principal es dar continuidad a la atención eficaz y transparente de los servicios de archivo de LFCL.

OBJETIVO GENERAL.

Administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los Archivos de Trámite y de Concentración de LFCL, facilitando a las áreas, las herramientas necesarias para su consulta y conservación de los archivos de la Entidad.

OBJET.IVOS ESPECÍFICOS.

a) Archivo de Trámite

l. Instrumentos de control y consulta archivística.

2. Mecánicas operativas y criterios específicos de archivo.

3. Asesoría y apoyo a las áreas.

4. Préstamo de expedientes.

5. Digitalización de expedientes.

6. Guarda y custodia de archivo de trámite.

7. Guarda y custodia de documentos valor depositados en bóveda.

8. Informes mensuales.

9. Transferencia de archivo de trámite, en guarda en LFCL al INDEP.

10. Memoria de gestión.

11. Donación de desecho de papel (sin valor documental).

INDEP IHSTITUTO PARA OEVOLV~R AL PUEOl.O LO RODADO

12. Cronograma y volumen.

DESCRIPCIÓN.

-1 -------~----~·~---------~

1 N ob· . A . .d d Responsable/ E bl o. :1et1vo ct1v1 a T. d . . , ntrega e ' 1empo e eJecuc1on , ------~-------- ---~----------------------· ------

l.

2.

Instrumentos de control y consulta archivística.

Mecánicas operativas y criterios específicos de archivo.

l. Revisión a Coordinación los de Adquisiciones,

de

l.

instrumentos control y consulta archivística.

Revisión y/o actualización de mecánicas operativas y/o criterios de archivo.

Contratación de Servicios y Archivo / Permanente.

Coordinación de Adquisiciones, Contratación de Servicios y Archivo / Permanente.

•Catálogo de Disposición Documental.

•Cuadro General de Clasificación Arch ivística.

•Guía Simple de Archivos.

•Mecánicas operativas.

•Criterios de archivo.

~:~~~ HACIENDA .. •• ,f "~~ SECRETARÍA DE HACI ENDA Y CA EDITO P\)ULICO

INDEP IH5TITUTO PARA DEVOLVER A L PUEOLO LO RODADO

:---N ~~~0-b-.~.~~~--~~~A~-. -.d~d~~~- Responsable/ ~ ; o. ~et1vo ct1v1 a Tiempo de ejecución Entre~able , . -- - '-- - ----------- ----- - -------~- ' '·· ·- .. - ·- ..•. '"·"--~ .. ·=·•;,.;J

3.

l. Actualizar a los responsables del archivo de trámite, solicitados por las áreas, mediante correo electrónico.

11. Asesoría y apoyo, en la organización, integración, clasificación de expedientes.

Asesoría y apoyo a 111. Instalar y capacitar al las áreas personal designado

para el uso de las herramientas denominadas: a) aplicativo de archivo de trámite, b) herramienta de inventarios y servicios generales (HISG), y c) sistema de organización de expedientes (SOE).


•Correo electrónico.

•Formato establecido.

INDEP I MSTITUTO PARA DEVOLVER Al P UCDl.O LO AOBAOO

,...-----------------~

1 N Obº . A . "d d Responsable/ · .,,,,_.,;._..:._1..b'I- :1 , o. ~et1vo ct1v1 a Tº d . . , Entrega e 'j

r , 1empo e eJecuc1on · I__ -'------------'-- - -- ' . - • , - - . - :J

l. Dar atención a las solicitudes de préstamo de expedientes, realizadas por las áreas, mediante el uso de las herramientas denominadas: a) aplicativo de archivo de trámite, b) HISG, y c) SOE:

• Recepción del vale de préstamo al personal

Coordinación de •Correo

autorizado, Adquisiciones,

electrónico.

4. Préstamo de mediante los

Contratación de •Vale de préstamo

expedientes. mecanismos Servicios y Archivo / de expedientes.

establecidos. •Base de • Registro y Control

Permanente. información.

en las herramientas establecidas.

• Recepción, entrega y devolución de expedientes.

11. Revisar y validar los folios para pago de factura por concepto de "servicios de administración de archivos" (Magnocentro).

l. Las áreas llevaran a cabo la digitalización Coordinación de

Digitalización de de sus expedientes. Adquisiciones,

5. expedientes.

11. Integración de Contratación de •Archivo digital. archivos digitales en Servicios y Archivo / Repositorio de Permanente. imágenes.

d)

INDEP INSTITUTO PARA DEVOLVER AL PUEBLO LO RODADO

-, --¡----¡-------~·-------------------¡

' N : Ob" . ! A . "d d Responsable/ bl · : o. ~et1vo ct1v1 a T" d . . , Entrega e ¡ , : , 1empo e eJecuc1on . !

6.

7.

8 .

' 1 - • • •• ..- ' ~

Guarda y custodia de archivo de trámite.

Guarda y custodia de documentos valor depositados en bóveda.

Informes mensuales.

l. De las áreas, recibir la documentación Coordinación de clasificada como Adquisiciones, archivo de trámite Contratación de conforme a los Servicios y Archivo / procedimientos Permanente. establecidos.

l. De las áreas que lo requieran, llevar a cabo la guarda y custodia de los documentos valor de acuerdo a la mecánica establecida.

l. Elaborar los informes mensuales de archivo e integrarlos al sistema (KMIS).

11. Revisar y Validar el informe mensual recibido por parte del INDEP respecto a las actividades realizadas por el tercero especializado.


Coordinación de Adquisiciones, Contratación de Servicios y Archivo / Permanente

•Oficio. •Inventario.



•Informe. •Correo

electrónico.

l--,~~ HACIENDA ~-/ SECRE.TAR fA DE HAC I ENDA Y CAEOITO PÜOLICO

INDEP I NSTITUTO PARA Ol!VOLVl!R AL PUEOLO LO ROBADO

r---¡-------------------------~

: . . . . Responsable/ ·l No. Objetivo Act1v1dad y· d . . , Entregable 1

, 1empo e ejecuc1on . j -- ------ - - - - - -- - - - - -- - ...... .

9.

10.

ll.

Transferencia de archivo de trámite en guarda en LFCL al INDEP.

Memoria de gestión.

Donación de desecho de papel (sin valor documental).

l. Dar continuidad a las transferencias de archivo de trámite de LFCL al INDEP, de forma física y digital.

11. Elaborar layout, para integrar de forma masiva la información, al SOE.

111. Elaborar acta de

l.

l.

11.

111.

entrega recepción, toda vez concluida la transferencia de la totalidad del archivo.

Actualización de la memoria de gestión .

Llevar a cabo la donación de desecho de papel (sin valor documental) ante la CONALITEG, conforme al "Programa anual de disposición final de bienes muebles". Gestionar y dar seguimiento a las donaciones a la CONALITEG. Elaboración de acta de donación.




•Oficio. •Inventario. •Base de imágenes

digitales. •Base de

información. •Acta de entrega

recepción .

•Memoria gestión.


•Oficio.

de

•Acta de donación. •Correo

electrónico.

¿j

/

INDEP

Actividad

72. Cronograma y Volumen 2020

ACTIVIDAD VOLUMEN ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC

2 4

3 16

4 1,200

5 8,000

6 1,600

7 120

8 288

9 1,600

10

11 3,000

b) Archivo de concentración.

l. Préstamo de expedientes.

2. Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia, ~ I concentración y disposición de la documentación del archivo de \J concentración.

3. Baja documental administrativa y contable.

4. Memoria de gestión.


INDEP IHSTITUTO PARA DEVOLV f A AL PUEOLO LO RODA.DO

!--,----------- ---- ---------------- ------------------------~

, N Ob" . A . "d d Responsable/ bl : o. , ~et1vo ct1v1 a Tº d . . , Entrega e 1

, , 1empo e e1ecuc1on . 1 ----------- --- ---------------·-------·--"•-• _ -_. __ . _c_~_J

l.

2.

Préstamo expedientes.

de

Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia concentración y disposición de la documentación del archivo concentración.

de

l. Dar atención a las solic itudes de préstamo de expedientes, mediante el uso de las herramientas denominadas HISG y SOE (previa autorización de las áreas).


Coordinación de los Adquisiciones,

Contratación de Servicios y Archivo /

•Control y registro Permanente.

autorizado, mediante mecanismos establecidos.

en la base de información.


11. Revisión y validación de folios para el pago de · facturas por concepto de servicios de administración de archivos (Magnocentro).

l. Gestionar ante las áreas, que para su efecto proceda la baja documental.



•Vale de préstamo de expediente.

•Base de información.

•Oficio. •Inventario. •Acta de baja

documental

INDEP INSTITUTO PA.MA Dl!VOLVt:A A L PUEDLO LO RODADO

-, --¡------·---------~-------------------------~-------, ' . . · . . Responsable/ · ·

No. Objetivo Act1v1dad Tº d . . , Entregable : 1empo e eJecuc1on .; -- -- ---------~-------------------------------·-- -~~

3. Baja documental administrativa y contable.

La emisión de los nuevos "Lineamientos", establecerán el procedimiento para analizar, valorar y decidir el destino final de la siguiente información:

l. Se cuenta con los inventarios para 7,971 cajas.

• 655 cajas del periodo 1953 a 1993, los expedientes producidos por la Compañía Mexicana de Luz y Fuerza del Centro, así como por la Compañía Mexicana de Luz y Fuerza Motriz SAy sus filiales.

• 5,255 cajas del periodo 1994 a 2004, fecha de creación del Organismo, al año donde no se tenía la obligación de contar con el Catálogo de Disposición Documental.


•Oficio. •Dictamen. •Inventario. •Acta de baja

documental.

~~.-~ HACIENDA \)-~~· SE CR fTAAIA DE HACIENDA V CREDITO PÜOLICO

INDEP IHSHTUTO PARA OllVOLVER AL PUEDLO LO RODADO

~N .~~-O~b-. ~. ~~~~~~-A~.~.d~d~~- Responsable/ ~ 1 o. ~et1vo ct1v1 a Tº d . . ~ Entregable ¡ , 1empo e ejecuc1on 1 ' - - - - - - - - - ---- • ~ r - ~

4 . Memoria de gestión .

• 2,061 cajas del periodo 2005 a 2009, de las cuales se cuenta con el inventario de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental vigente en 2009 para LFC.

11. Adicionalmente se t ienen 9,295 cajas, con información identificada como administrativa a la cual se apl icará el procedimiento autorizado, concluida dicha actividad, se enviará oficio a las áreas de esta Entidad, a efecto de que autoricen los inventarios de baja administrativa para proceder a elaborar la Declaratoria de Pre-valoración y Ficha Técnica, para su envío al AGN.

l. Llevar a cabo la actualización de la memoria de gestión.

Coordinación de Adquisic iones, Contratación de Servicios y Archivo / Permanente.

•Memoria de gestión.


1~'7°'~ HACIENDA t~ f ~&'/ SECRETARÍA D E HACIENDA Y CAf:OITO PIÍDL ICO --Actividad


ACTIVIDAD VOLUMEN ENE FEB MAR ABR

1 12

2

3 9,295

4

INDEP INSTITUTO PARA DEVOLVER AL P U EOL.O LO RODADO

MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC

INDEP

FERROCARRILES NACIONALES DE MÉXICO EN LIQUIDACIÓN DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS GERENCIA DE ACERVO DOCUMENTAL

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DE FNML 2020

INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR: JORGE EDUARDO RODRÍGUEZ HERNÁNDEZ

INTRODUCCIÓN.

En cumplimiento a lo dispuesto en La Ley General de Archivos, la Gerencia de Acervo Documental de Ferrocarriles Nacionales de México en Liquidación (FNML), con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, elabora el presente Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020, con la intención de brindar una atención eficiente en los servicios de archivo en FNML.

OBJETIVOS.

GENERALES.

Facilitar a las Unidades Administrativas de FNML, los elementos necesarios para conservar de manera satisfactoria el funcionamiento del sistema institucional de archivos del Organismo (archivos de trámite); así como, coadyuvar documentalmente en el proceso de liquidación de FNML.

ESPECÍFICOS.

l. Realizar las gestiones necesarias para mantener actualizados los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite.

2. Actualizar el Catálogo de Firmas del personal autorizado para solicitar 6J expedientes en calidad de préstamo al archivo de concentración, mediante el (SOE.

3. Capacitar y actualizar a los responsables de los archivos de trámite de FNML en lo referente a la solicitud de expedientes en préstamo y elaboración del inventario, clasificación e integración de expedientes en el SOE.

4. En apoyo a la Dirección Contencioso Laboral, realizar el inventario parcial de su archivo de trámite, ubicado en la bodega de Ceylán, en específico se trata de 1,700 cajas que contienen recibos y convenios de pago de exempleados, expedientes administrativos de exempleados y correspondencia de la misma Dirección. Así mismo, · preparar las transferencias primarias y coordinar el traslado de las cajas mencionadas al Magnocentro, INDEP.

INDEP

5. Preparar y coordinar el envío de transferencias primarias de los archivos de trámite de las unidades administrativas del Organismo al Magnocentro "Migrar inventario al SOE, elaborar carátulas y etiquetas de expedientes; además de realizar la entrega física de las cajas de archivo en las instalaciones de la Avenida México - Coyoacán al personal del Magnocentro, INDEP.

6. Llevar el control de préstamos de títulos de propiedad mediante "Vales de Préstamo" a las áreas requirentes.

7. Validar los pagos que se realizan a través de folios INDEP, derivados de la administración del archivo de Concentración de FNM Len el Magnocentro; así como por los servicios propios de este inmueble tales como: luz, agua, seguridad, limpieza, etc.

ACTIVIDADES


--------------------~----~-------------------~

No. Objetivo Actividades y cantidad Tiempo de ejecbul ción ~ y responsa e

-------------------------------------~

l.

Realizar las necesarias para actualizados

gestiones mantener

los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite.

l. Emitir circular para solicitar la actualización de los responsables de los archivos de trámite del Organismo y de la misma forma dar seguimiento a los oficios de respuesta.

• Dos semanas. •Gerente de Acervo

Documental.

,~~

~. e HACIENDA ~ . 'j'¡,

\'}~~ S ECRETARIA DE HACIENDA Y CAéO ITO PÜDLICO

INDEP INSTITUTO PARA DEVOLVER AL PUE!DLO LO RODADO

¡---~~~~~~~~~~~~--~~~~~~~~~~~~~~~T-. ~~-d~~. ~~. -, ~l

1 N ob· t• A t• ·d d t•d d 1empo e eJecuc1on 1 1 o. ~e 1vo e 1v1 a es y can 1 a bl . 1 . y responsa e 1 1 ' ~ • ~ ~1 ~ • • l

2.

3.

Actualizar el catálogo de firmas del personal autorizado para préstamo de expedientes del archivo de concentración.

Capacitar y actualizar de manera constante a los responsables de los archivos de trámite de FNML para sol icitar expedientes en préstamo y como realizar el inventario, clasificación e integración de expedientes en el "Sistema de Organización de Expedientes" (SOE) .

l. Emitir una circular para solicitar la actualización de los servidores públicos autorizados para solicitar documentación en préstamo del archivo de concentración a través del SOE.

l. Atención personalizada para asesorar sobre la integración del inventario de archivo de trámite.

11. Asesoría en cuanto a la forma de solicitar expedientes en préstamo que se encuentran en el archivo de concentración de FNML ubicado en el Magnocentro INDEP, a través del SOE.

111. Asesoría sobre el envío de transferencias primarias.

• Dos semanas. •Gerente de Acervo

Documental.

•Todo el año. • Gerente de Acervo

Documental y Responsables de los archivos de trámite FNML.

,--..,..~~ HACIENDA t~~ ' ~~,,¡tlJ! SE CA!TA R(A D E HAC I ENDA V CAE OITO PÜ OLIC O

INDEP I NS TI TUTO PARA OEV OLVfA A L P UEBLO LO R ODADO

¡---1 l~~~~~~~~~~~~~----------~~T. d . ., , . . . . . 1em o e e ecuc1on ·

1 No. 11

Objetivo Act1v1dades y cantidad P ll bl 1 1

1 y responsa e '

!_, _. ------ ------- - _______________________________ !

4 .

En apoyo a la Dirección Contencioso Laboral, realizar el inventario parcial de su archivo de trámite, ubicado en la bodega de Ceylán, en específico se trata de 1,700 cajas que contienen recibos y convenios de pago de exempleados, expedientes administrativos de exempleados y correspondencia de la misma Dirección. Así mismo, preparar las transferencias primarias y coordinar el traslado de las cajas mencionadas al Magnocentro, INDEP.

l.

11.

111.

Elaborar el inventario de una parte del archivo de trámite de la Dirección Contencioso Laboral ubicado en la bodega de Ceylán, en especffico 1~00 cajas que contienen recibos y convenios de pago de exempleados, expedientes administrativos de exempleados y correspondencia de la misma Dirección. Preparar las transferencias primarias al Magnocentro, INDEP "Migrar inventario al SOE, elaborar y colocar en cada exped iente caratulas y etiquetas de expedientes) . Coordinar las entregas físicas de las 1,700 cajas mencionadas en el Magnocentro, INDEP y obtener la firma del acta entrega-recepción de la documentación.

•Todo el año. •Gerente,

Profesion ista especializado y personal de Acervo Documental.

lioo.~k HACIENDA !1.'i,k: . * ~~./'~ SE CR l!.TARfA DE HACI ENDA Y CA t OITO PÜBL ICO

INDEP I NSTITUTO PARA O l!VOLVl!R At. PUl:OLO LO ROB ADO

,------,--------------------. ' . . . . . Tiempo de ejecución· 1 ' No. Objetivo Act1v1dades y cantidad . bl . .1 : . ; _ y resp_onsa_. e .. j

5.

6.

Preparar y coordinar el envío de transferencias primarias de las unidades administrativas del Organismo al Magnocentro (Migrar inventario al SOE, elaborar carátulas y etiquetas de expedientes; además de realizar la entrega física de las cajas de archivo en las instalaciones de la avenida México Coyoacán al personal del Magnocentro, INDEP.

l. Revisar físicamente la documentación que se va a enviar contra el inventario de los mismos.

11. Migrar al SOE los registros para obtener el "Formato de Inventario de transferencia primaria".

111. Imprimir las caratulas y etiquetas de expedientes, tal y como lo requiere el archivo de concentración del INDEP.

IV. Solicitar al INDEP mediante correo el número de transferencia primaria.

V. Elaborar oficio anexando el inventario debidamente suscrito, en el cual se solicita que personal del Magnocentro realice el traslado de la documentación.

VI. Realizar la entrega física de las cajas de archivo en las instalaciones de la virgen al personal del Magnocentro, INDEP.

l. Realizar la búsqueda del título solicitado.

11.

Llevar el control de préstamos de títulos de propiedad lll. mediante "Vales de Préstamo"

Elaborar registro y vale de préstamo para su entrega. Llevar a cabo el traslado de Ceylán a las instalaciones de Av. México - Coyoacán.

a las áreas requirentes. IV. Recibir las devoluciones de

títulos, registrarlos y colocarlos en sus ubicaciones correspondientes.

•Todo el año. •Gerente,

Profesionista Especializado y personal de Acervo Documental.

•Todo el año. • Gerente de Acervo

Documental.

\

----INDEP IHSTITUTO PARA OEVOLVCR AL PUEBLO LO AODAOO

r--, ~~~~~~--~~~~~~~-~

f No. Objetivo Actividades y cantidad p :! bl " 1,

, . y resp~n!?¡¡a ~ "¡ .. · l _ _ __ ~ ---~- ----------------------·----------' - '_-_,,_ .. _"·_"_• _~_Y._;._<_; _C_.

7.

Validar los pagos que se realizan a través de folios INEP, derivados de la administración del archivo de Concentración de FNML en el Magnocentro; así como por los servicios propios de este inmueble tales como: luz, agua, seguridad, limpieza, etc.

l. Revisar los informesyfacturas de los proveedores para su autorización y llevar el control de las mismas.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

•Todo el año. •Gerente de Acervo

Documental.

ACTIVIDAD ENE FEB MZO ABR MAY JUN JUL ACiO SEPT OCT NOV DIC TOTAL

l

2

3

4 - :......_ -- -:_ ! -> 1 - -- ~ - ~ 1 t ~ ~ 1 L .. 'e \ ' - -: \ ' - = 1,700

5 30 30 ' ----r·------------r -------¡----- r·-------¡--------- -- - - - ------1-- -! ... 2,490 1,103 797 530

6

7 - - - .. RECURSOS A EMPLEAR


:--,--------------------~

i No. Objetivo Recursos estimados para su realización ; I___ - --------- - -----------------------------·--'

l.

Realizar las gestiones necesarias para mantener actualizados los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite.

• 3 horas del Gerente de Acervo Documental. • 2 semanas para que los titulares de las

unidades administrativas nombren a los responsables de los archivos de trámite.

u

INDEP INSTITUTO PARA 0 1!.VOLV EA AL PUllDLO LO RODADO

r--------------------------~

; No. , Objetivo Recursos estimados para su realización 1

t J - ----- - - - - ------------ --- ---- --- ---- ·l

2.

3.

4.

5.

Actualizar el catálogo de firmas del personal autorizado para préstamo de expedientes del archivo de concentración.

Capacitar y actualizar de manera constante a los responsables de los archivos de trámite de FNML para solicitar expedientes en préstamo y como realizar el inventario, clasificación e integración de expedientes en el SOE.


Preparar y coordinar el envío de transferencias primarias de las unidades administrativas del Organismo al Magnocentro, Migrar inventario al SOE, elaborar carátulas y etiquetas de expedientes; además de realizar la entrega física de las cajas de archivo en las instalaciones de la avenida México Coyoacán al personal del Magnocentro, INDEP.

• 3 horas del Gerente de Acervo Documental. • 2 semanas para que los titulares de las

unidades administrativas nombren al personal autorizado para solicitar expedientes en calidad de préstamo, al archivo de concentración, mediante el SOE.

• 2 horas diarias promedio de la jornada laboral del Gerente de Acervo Documental.

• 2 horas diarias de la jornada laboral, Gerente de Acervo Documental.

• Medio tiempo de la jornada laboral de l profesionista especializado.

•Tiempo completo, personal de apoyo de la Gerencia de Acervo Documental.

• 2 horas diarias promedio de la jornada laboral , Gerente de Acervo Documental.

•Medio tiempo de la jornada laboral de l profesionista especializado.

•Tiempo completo, personal de apoyo de la Gerencia de Acervo Documental.

INDEP

¡-----------------------------------------~

l~~·_, ________ º_b_~_e_t_iv_º __________ _ ~~~s P_":_ª_~

6.

7.

Llevar el control de préstamos de títulos de propiedad mediante "Vales de Préstamo" a las áreas requirentes.

Validar los pagos que se realizan a través de folios INDEP, derivados de la administración del archivo de Concentración de FNML en el Magnocentro; así como por los servicios propios de este inmueble tales como: luz, agua, seguridad, limpieza, etc.

• l hora diaria de la jornada laboral, Gerente de Acervo Documental.

• l hora diaria promedio de la jornada laboral, Gerente de Acervo Documental.

ENTREGABLES


-¡ -----------------------------------------,

' No. , Objetivo Actividades y cantidad Entregable : 1 •

1 - ------- -- "

Realizar las gestiones l. Emitir la circular para solicitar la •Circular.

necesarias para mantener actualización de los

l. actualizados los responsables de los archivos de nombramientos de los trámite del organismo. responsables de los archivos 11. Recepción y registro de

•Oficios. de trámite. respuestas.

l. Emitir una circular para solicitar

Actualizar el catálogo de la actualización de los servidores •Circular. públicos autorizados

2. firmas del personal autorizado

responsables de los archivos de para préstamo de expedientes

trámite del Organismo. del archivo de concentración.

11. Recepción y registro de •Oficios. respuestas.

ó)

~<~~~ HACIENDA • ,,.·>/*' SECRUAA fA D E HA CI ENDA V CA l? O ITO PtlULICO

INDEP I NSTITUTO PARA OEVO L\l f R A L P UEO LO LO RO BADO

-, ~-~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

, No. Objetivo Actividades y cantidad Entregable ; 1 ¡ - - - -- - - - - ~ ~ -~ .,~J

Capacitar y actualizar de manera constante a los responsables de los archivos de trámite de FNML para

3. solicitar expedientes en l. Capacitación del personal.

4 .

S.

préstamo y como realizar el inventario, clasificación e integración de expedientes en el SOE.


Preparar y coordinar el envío de transferencias primarias de las unidades administrativas del Organismo al Magnocentro {Migrar inventario al SOE, elaborar carátulas y etiquetas de expedientes; además de realizar la entrega física de las cajas de archivo en las instalaciones de la avenida México Coyoacán al personal del Magnocentro, INDEP.

l. Organizar de acuerdo a los requerimientos del archivo de concentración del INDEP, la documentación que se va a enviar para su guarda y custodia del archivo de concentración del INDEP, Magnocentro, mediante una transferencia primaria.

l. Transferencia Primaria, revisar físicamente la documentación que se va a enviar para su guarda y custodia del archivo de concentración del INDEP, Magnocentro.

•Reporte de solicitudes de préstamos de documentación y formatos de "inventario transferencias primarias".

•Informe de avances y reporte en bases de datos, formato de inventario de transferencia primaria en el SOE, caratulas y etiquetas de expedientes, actaentrega recepción de la documentación.

•Formato de inventario de transferencia primaria en el SOE, caratulas y etiquetas de expedientes, actaentrega recepción de la documentación.

jt;;··~ i't. · , HACIENDA .,~./i~ SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRtOITO PllDLICO

INDEP INSTITUTO PARA OfVOLVE A Al. PUEDLO LO ROBADO

¡~~,---------------~~~--~~~~~~~~~~~~~~~-~

; No. : Objetivo Actividades y cantidad Entregable ] L__-~-1~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~·~~~~~-· ~·-··~~-·.J

Llevar el control de préstamos l. Atención de solicitudes de

6. de títulos de propiedad préstamo de títulos de

•Títulos de propiedad. mediante "Vales de Préstamo" propiedad y control de los a las áreas requirentes. mismos.

Validar los pagos que se realizan a través de folios INDEP, derivados de la

•Número Único de administración del archivo de

7. Concentración de FNML en el l. Validar y controlar los pagos Control (NUC) con

Magnocentro; así como por los realizados. documentación

. . propios de este

soporte. servrcros inmueble tales como: luz, agua, seguridad, limpieza, etc.

INDEP

PROMÉXICO, EN DESINCORPORACIÓN POR EXTINCIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Y ARCHIVO

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DE PROMÉXICO 2020

INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR: BREN DA YADIRA PÉREZ NÁJERA

l>7"'~~ HACIENDA t\:<!, : ''-~~ SE CRETAR ÍA D I!! HACIENDA Y CAéO ITO PÓOllCO

INDEP

INTRODUCCIÓN.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley General de Archivos, la Coordinación de Adquisiciones, Contratación de Servicios y Archivo de ProMéxico en Desincorporación por Extinción, pone a consideración, el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020, cuyo objetivo principal es dar continuidad a la atención eficaz y transparente de los servicios de archivo de ProMéxico.

OBJETIVO GENERAL.

Administrar y mejorar el funcionamiento y operación del Archivo de Trámite de ProMéxico, facilitando a las áreas, las herramientas necesarias para su consulta y conservación de los archivos de la Entidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

l. Instrumentos de control y consulta archivística.

2. Criterios específicos de archivo.

3. Asesoría y apoyo a las Áreas.

4. Préstamo de expedientes.

5. Digitalización de expedientes.

6. Guarda y custodia de archivo de trámite.

7. Guarda y custodia de documentos valor depositados en bóveda.

8. Informes mensuales.

9. Entrega de información a la Secretaría de Economía.

10. Establecer Convenio de administración del archivo con el INDEP.

11. Transferencia de archivo de trámite, en guarda de ProMéxico al INDEP.

12. Donación de desecho de papel a la CONALITEG.


DESCRIPCIÓN

INDEP I NSTITUTO PARA DEVOLVER ÁL PUEBLO LO ROBADO

~~-------~------------------~~~-~-~ 1 ' . ~J . . . . Res onsable · 1 No. Objetivo Act1v1dad Tº Pd . 1. , Entregable l tempo e eJecuc1on . ·j ~ - -~ - - - - - - - - - -~-----------------· _. _ . ___ ·i

l.

2.

Instrumentos de control y consulta archivística.

Criterios específicos de archivo.

l. Revisión a instrumentos

Coordinación los de Adquisiciones,

de

control y consulta archivísticos.

Contratación de Servicios y Archivo / Permanente.

Coordinación de l. Revisión y/o Adquisiciones,

actualización de los Contratación de criterios de archivo. Servicios y Archivo /

Permanente.

•Catálogo de Disposición Documental.

•Cuadro General de Clasificación Arch ivística.

•Guía simple de archivos.

•Criterios archivo.

de

INDEP I NSTITUTO PARA DEVOLVER AL. PU EBLO LO RODADO

; N ~Obº . ---A--. -_d_ d___ Responsable/ ~E bl · o. ~et1vo ct1v1 a Tº d . . , ntrega e .. - .; 1 1empo e e1ecuc1on ... '.______ __ ~'~~~~- -- ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-·~~~~~~·· ~~~~-- --~_ ... ~~

3. Asesoría y apoyo a las Áreas.

l. Actualizar a los responsables del archivo de trámite, solicitados por las áreas, mediante correo electrónico.

11. Asesoría y apoyo, en la organización, integración, clasificación de expedientes.

111. Instalar y capacitar al personal designado para el uso de las herramientas denominadas: a) aplicativo de archivo de trámite, b) herramienta de inventarios y servicios generales (HISG), y c) SOE.




INDEP INSTITUTO PARA Ol:VOLVEA AL PUEBL.O LO ROBADO

.----r-------~------------,~ l . . . . Responsable I , No. Objetivo Act1v1dad T. d . . , ~ . . f . _

1 • .•empo _ e ~J~~uc1on _.

l. Dar atención a las solicitudes de préstamo de expedientes, realizadas por las áreas, mediante el uso de las herramientas denominadas: a) aplicativo de archivo de trámite, b) HISG, y c) SOE:


Coordinación de •Correo

autorizado, Adquisiciones,

electrónico.

4 . Préstamo de med iante los

Contratación de •Vale de préstamo expedientes. mecanismos

Servicios y Archivo / de expedientes. establecidos. •Base de

• Registro y Control Permanente

información. en las herramientas establecidas.


11. Revisar y validar los folios para pago de factura por concepto de "servicios de administración de archivos" (Magnocentro) .

Coordinación de

Digitalización de l. Las Áreas, llevaran a Adquisiciones,

S. expedientes.

cabo la digital ización Contratación de •Archivo dig ital. de sus expedientes. Servicios y Archivo /

Permanente.

~

r

INDEP INSTITUTO PARA OfVO LYfR AL P UE&LO LO ROBADO

-, ~~~~~~~-~~~~~~~~~-~

. ' 'I ob· . 1 • • d d Responsable I '' bl . ' JI No. ~et1vo 1 Act1v1 a T" d . . , Entrega e · . . ;,_ . ,:, ! 1empo e e~ecuc1on . . , __ : . ;,J

6.

7.

8.

9.

Guarda y custodia de Archivo de Trámite.

Guarda y custodia de documentos valor depositados en bóveda.

Informes mensuales.

Entrega información Secretaría Economía.

de a la

de

l. De las Áreas, recibir los expedientes Coordinación de clasificados como Adquisiciones, Archivo de Trámite Contratación de conforme a los Servicios y Archivo / procedimientos Permanente. establecidos.

l. De las Áreas que lo requieran, llevar a cabo la guarda y custodia de los documentos valor de acuerdo a la mecánica establecida.

l. Elaborar los informes mensuales de archivo e integrarlos al sistema (KMIS).

11 . Revisar y Validar el informe mensual recibido por parte del INDEP respecto a las actividades realizadas por el tercero especializado.

l. Poner a disposición de la Secretaría de



Economía, el acervo C d . . -oor 1nac1on de información de

de

ProMéxico para su entrega por utilidad a la Secretaría de Relaciones Exteriores para el ejercicio de sus atribuciones.

Adquisiciones, Contratación de Servicios y Archivo / Permanente.




•Informe. •Correo

electrónico.


í

INDEP INSTITUTO PARA Ol!VOt.VfA AL PUCOL.O LO RODADO

~N ,~~-O~b-. -t-. ~~~~~~-A~-. -.d~d~~~- Responsable/ ~--~~~-b-, ~~¡ ,_ o. !Je 1vo ct1v1 a T. d . . , Entrega e ¡ f . _¡ _ _1e~po e ejec~c1on .. --· _-_ . ..J

10.

11.

12.

Establecer Convenio de administración del archivo con el INDEP.

l. Establecer Convenio para la recepción, administración, control, uso, conservación, guarda, custodia y disposición final del archivo.

l. Transferencia de archivo de Trámite al INDEP, de forma física.

11. Elaboración de Transferencia de layout, para integrar Archivo de Trámite de forma masiva la en guarda de información al SOE. ProMéxico al INDEP. 111. Elaboración de Acta

de entrega recepción, una vez concluida la transferencia total del archivo.



Coordinación de Adquisiciones, Donación de

desecho de papel a la CONALITEG.

l. Llevar a cabo la donación de desecho de papel (sin valor documental) ante la CONALITEG, conforme al Contratación de Programa Anual Disposición Final Bienes Muebles".

de Servicios y Archivo / de Permanente.

11. Elaboración de Acta de donación.

•Oficio. •Convenio.

•Oficio. •Inventario. •Base de

información. •Acta de entrega

recepción .

•Oficio. •Acta de donación. •Correo

electrónico.

INDEP

Actividad


ACTIVIDAD VOLUMEN ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL ACO SEPT OCT NOV DIC

2

3 111111111111111111111111111111111111111111111111 4 120

5 100

6 7

7 111111111111111111111111111111111111111111111111 8 32

------·-----------··-- -·-·------------ ·-- -.--,- -----··----·-. ------·-··- -- ·- ------- -·;···1···¡· -'.----~·-·' ... --·· ··:·--- ''.--------~-~-----:

9

10

11 2,700

12

Arnoldo L Meeser Director Ejecutivo ecursos Mariales

y Responsable de la Coor {nación de Archivos

Con fundamento en el artículo 28, fracción 111, de la Ley General de Archivos, se somete a consideración del Director Corporativo de Administración y Finanzas éste programa que contiene los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos institucionales.

e :2= Director Corporativo de Administración y Finanzas

programa anual de desarrollo archivÍstico del indep … · 2020-01-29 · 3. realizar la...

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