programa general de gestión de documentos
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TRABAJO ESCRITO EN GRUPO
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
MARTHA LUCIA RUIZ SUAREZ
MARTHA ELENA MANCERA HERRERA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL
ARMENIA
2015
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TRABAJO ESCRITO EN GRUPO
Presentado por:
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
MARTHA LUCIA RUIZ SUAREZ
MARTHA ELENA MANCERA HERRERA
DOCENTE
María Nancy Uribe Cuellar
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, Especialista en Administración de Empresas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL
ARMENIA
2015
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INTRODUCCION
A continuación el desarrollo de este trabajo se va a contextualizar temas como NTC-ISO 15489-1, la conservación de los documentos, algunos conceptos como indización, programa de gestión de documentos, sistema de gestión de documentos, valoración, metadatos, trazabilidad de acciones, y disposición de documentos, desarrollando temas como políticas de gestión, reafirmando implementación del sistemas de documentos.
Siguiendo, se desplegara los anteriores temas como herramientas teóricas en la carrera de Sistemas de la información donde el profesional aplicara la parte práctica en las unidades de información, para desarrollar servicios a la comunidad en general.
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Objetivos
Objetivo General
Conocer las Normas Icontec y aprender el sistema de gestión documental.
Objetivo Especifico
Identificar la norma ISO 15489 para comprender y aplicar los elementos del Programa de Gestión de documentos, conservación de archivos
Fortalecer conocimiento sobre la profesión; actividad de la persona encargada de las funciones archivísticas.
Aumentar e amplificar las estrategias de implementación en un sistema de gestión de documentos.. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describe los elementos que comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes para toma de decisiones respecto a: Conservación o la utilización de los archivos:
FASE ELEMENTOSPRODUCCION Esquema y gestión de formularios, Gestión y desarrollo de la
correspondencia, realización de informes y directrices, apoyo de sistemas de gestión de la información, práctica cuando proceda la automatización de reprografía en algunos procesos.
UTILIZACION Innovación y mejoramiento de sistemas de archivo, recuperación de datos, gestión de registros, tramite de correo, procedimiento y manejo de copiadoras, sistemas y su análisis, programas que con lleven mantenimiento y producción de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentación y aplicación, cuando proceda, la automatización de procesos.
DISPOSICION Descripción e identificación de las series documentales, programas de retención y disposición de documentos de valor permanente a los archivos. Equipamiento de depósitos, métodos y procesos de reparación de los archivos, planeamiento de políticas procedimientos de servicio de referencia, creación de nuevos archivos.
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2. Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las demás.Normalización de políticas mediante procedimientos de la gestión de documentos de archivo.
Como parte del objetivo integra la gestión de los documentos, en todos los formatos y soportes, creados o recibidos por cualquier organización en ejercicio de sus actividades, proporcionando la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos, políticas, procedimientos, sistemas, y procesos relacionados con estos documentos. Y como sistema de calidad se relaciona la norma como soporte de la gestión de documentos.
Por otra parte se cita lo siguiente: “La adecuación atención y protección de los mismos, y permite que la evidencia y la información que contienen puedan ser recuperadas de un modo más eficiente y más eficaz usando prácticas y procedimientos normalizados”
A sí mismo “la Norma ISO 15489 se desarrolló en respuesta al consenso expresado por los países miembros de ISO para normalizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos de archivo.
A partir de “Las organizaciones deberían definir y documentar una política de gestión de documentos de archivo. Consistir en la creación y gestión de documentos de archivo auténticos, fiables, y utilizables, capaces de dar soporte a las funciones y actividades de la organización durante todo el tiempo que se precise”.
Campo de acción La NTC ISO 15489 regula la gestión de documentos de las organizaciones que los han producido sean públicas o privadas. Clientes internos o externos.
3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la norma ISO 15489-1
-realizar actividades de manera ordenada, eficaz y responsable-prestar servicios de forma equitativa y acorde
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-respaldar y documentar la creación de políticas tanto la toma de decisiones a nivel directivo-proporcionar continuidad, productividad a la gestión y a la administración-Suministrar el desarrollo eficaz de las actividades de la organización-garantizar la continuidad-establecer identidad personal, de la organización como cultural-mantener memoria personal, colectiva y corporativa--proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, clientes -proporcionar evidencias de las actividades culturales de la organizaciónApoyar las actividades de investigación como a su vez documentar el desarrollo de realizaciones y los resultados.
4. Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias, característica, diseño e implementación, metodología, que se debe tener en cuenta para la implementación de un sistema de Gestión de documentos.
Normas ISO 15489-1
Desde el punto de vista la norma ISO parte de los principios de enfoque basado en procesos y mejoras continuas, para poder definir la gestión de documentos en las organizaciones los elementos básicos como la evaluación, revisión despliegan una serie de actividades y procesos que establecen el sistema de gestión Documental que recoge la norma, esta también delimitar el tratamiento archivístico en los documentos de una empresa u organización
Elementos básicos de un plan de gestión documental
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Estrategias de las normas ISO 15489-1
Esta establece, documenta mantiene, promulga y asegura que cubre sus necesidades de información, evidencia y redención esta política de gestión de documentos, con el fin de rendición de cuentas, esta se crea con el propósito de mantener un tiempo preciso para respaldar las actividades de la organización y de probar que esta se llevan a cabo según los requisitos legales y normativos.
Se establece contactos virtuales, también se digiten códigos personales, se observan actualización de datos notas y certificados
Se establece también normativas especificas del sector Se asesorar a diferentes grupos de personas en cuanto a la calidad
seguridad de la información, responsabilidad social y corporativa. Esta debe ser apoyada por la alta dirección y difundida a todo los niveles
organizativos
Responsabilidades
La política de gestión implica asignar claramente las responsabilidades y competencias vinculadas con la gestión de documentos.
Los profesionales asumen las responsabilidades de definir hacer el aseguramiento y mejora de los procesos y procedimientos de la gestión de documentos
La dirección tiene la misión de garantizar el éxito del plan de gestión de documentos y proporcionar los recursos necesarios.
Los jefes de las diferentes áreas o unidades de organización deberían asegurar que las personas a su cargo cumplan con los procedimientos y coordinar sus actuaciones con el responsable principal de la gestión de documentos
Algunas Características ISO 15489-1 son:
Marco reglamentario legal , normativo y especificaciones Procesos y controles en la Gestión de calidad Buenas prácticas de la Gestión de calidad Sistema de Gestión de documentos Metodología DIRKS Procesos de negocios Documentos electrónicos
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Gestión de la información y del conocimiento Indicadores del conocimiento. Beneficios de la Gestión Documental Políticas y responsabilidades Supervisión y auditoria
Estas características nos permiten desarrollar más espacio para el cuidado y organización y control de nuestros documentos partiendo de base claras de gestión de calidad, políticas responsables bajo un marco legal.
Nos proporciona veracidad y eficacia en todo lo referente a la gestión de calidad y los procesos realizados.
Estas también permites diseñar directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales que nos enfoca a las normas técnicas o procesos sistemáticos.
Diseño e implementación
En este se trata de adoptar estrategias que cumplan con los requisitos identificados en cada empresa que solución las deficiencias de los procesos utilizados en estas.
- Se elaboran los instrumentos del sistema - Cuadros de clasificación de calendarios de conservación - Tabla de accesos y seguridad - Definir los requisitos funcionales o diseñar y desarrollar las posibles
aplicaciones informáticas.- Redacta las primeras versiones de la documentación del sistema de
gestión de documentos, manuales, procedimientos e instrucciones.- Se establece una metodología de evaluación del rendimiento del
sistema de gestión de documentos y los mecanismos de supervisión y control
- Elaborar calendarios de trabajo en el cual se programan tareas previstas para la implementación del sistema.
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La implementación nos permite aplicar al conjunto de estrategias poniendo en marcha el plan de actuación diseñado.
Este nos muestra una serie de alteraciones mínimas en las actividades diarias.
Revisión y aprobación de los instrumentos del sistema de gestión de documentos.
Revisión, aprobación y publicación de los manuales, los procedimientos y las instrucciones de trabajo.
Formación del personal Reorganización de depósitos de archivo Fases de prueba de las aplicaciones de informática.
Metodología
Una de las metodologías más adoptadas es la metodología DIRKS
La cual costa de ocho pasos a seguir y se basa en métodos tradicionales de diseño que son realizadas para cumplir una serie de objetivos de gestión de
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registros de archivos que proporcione una estructura muchas operaciones tradicionales las cuales las organizan acabo son principios básicos para lograr resultados significativos y aplicables a las empresa.
Esta metodología comprende el contexto social y normativo de negocios que operan
Identifica sus necesidades para crear, controlar, recuperar y disponer de registros mediante análisis de sus actividades de negocios.
Evalúa que clase de estrategias organizativas existen, políticas, procedimientos y prácticas pueden satisfacer las necesidades de las empresas.
También puede rediseñar estrategias existentes y diseñar nuevas para tratar posibles necesidades insatisfechas por un cliente.
Implementa, mantener y revisar estas estrategias.
Que se debe tener en cuenta para la implementación de un sistema de Gestión de documentos.
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Para la implementación de un sistema de gestión de documentos se deben tener encuentra los siguientes pasos
Determina los documentos que se deberían formar parte del sistema es identificar los documentos de las organizaciones que indican una acción o responsabilidad.
Define conservación de documentos
Maneja los procesos y elabora los instrumentos de gestión de documentos De las organización.
5. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan o cumplan unos parámetros, cuáles son?
. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan o cumplan unos parámetros, cuáles son?
Determinar plazos de conservación de documentos es decir el plazo o periodo en el cual serán conservados el documento, conserva y evidencia las actividades de las decisiones pasadas de las empresas
Se elimina, lo antes posible y de manera segura sistemática los documentos que han perdido su valor útil.
Cuadro de jerarquías estructuradas en clases o grupos según las funciones actividades y operaciones
Calendario de conservación este nos permite saber cuánto tiempo tiene que conservarse un documento.
Tablas de acceso y seguridad esta identifica los derechos y restricciones de los miembros de la organización.
6. Defina los siguientes términos:
Clasificación de los proceso de la organización. Archivística
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Los vocabularios controlados pueden definirse como
Vocabularios controlados,
Alfabéticos: estos términos son relacionados atreves de referencias o relaciones como jerarquías y asociación semíticas listas de encabezamiento.
Controlados Sistemáticos: términos que aparecen agrupados en clases o categorías, por lo general temáticas estable jerárquicas como los tesauros. De uso además de facilitar la recuperación de los documentos en una unidad o sistema de información evita las ambigüedades en la descripción y clasificación de los mismos
Indización esta es una actividad técnica – intelectual integrada por procedimientos dirigidos a descifrar, analizar, resumir el contenido de los documentos todo esto con el objeto de hacer posible el almacenamiento, recuperación, acceso y difusión de la información en bases de datos controlados.
Etapas
Selección de conceptos Revisión de contenido del númeroTraducción de los conceptos en descriptores Establecimiento de enlaces
La indización automática por extracción se extraen palabras claves como los son el título del resumen o del texto completo son sometidos a ningún tipo de control terminológico.
La indización es aquella que no utiliza en la representación de temas, términos de un vocabulario controlado que emplean términos extraídos.
Programa de Gestión de Documentos: El programa de gestión documental se considera o se define como un documento el conjunto de actividades administrativas y técnicas teniente a la planificación procesamiento y manejo preservación y organización de la documentación producida por el archivo desde su origen hasta su destino.
Sistema de gestión de documentos
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En un sistema de gestión de documentos que respalda las actividades de las organizaciones a fin de evidencia y la información que contiene puedan ser recuperadas de una manera más eficiente y eficaz utilización prácticas normalizadas
Desarrollan este de gestión información y el conocimiento que apoye la política y estrategia de la organización.
Identifica los requisitos de información y conocimiento de la misma
Trazabilidad de acciones: La trazabilidad de es necesaria para supervisar el uso de los documentos según la norma ISO es la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, atreves de todas las etapas de producciónCapacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración esta es necesaria para supervisar el uso de documentos y mantener un rastro de las operaciones realizada con un documento desde sus operaciones realizadas en un documento desde su incorporación hasta la aplicación de las disposiciones previstas en un calendario de conservación este proceso es fundamental en el caso de la migración entre sistemas o de conversión a otros formatoso soportes. Valoración: consiste en determinar el valor de riesgo procesos globales de análisis y evaluación de riesgo
Hay dos clases de valores
Valores primarios:
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Administrativos Jurídicos Legales Fiscales Contables
Valores secundarios
Históricos Patrimoniales Investigativos
Metadatos son generados por un ordenador hay dos clase de metadatos los que son automáticos y los manuales algunos son
Internos generados por el agente creador con el propósito de informar sobre el momento de su creación.
Externos relativos a una información que se modifican después de su creación
Métodos de creación:
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Unos son creados por el autor del documento objeto y otros son generados por profesionales de la información independiente de quien es el autor del objeto.
Su estado
Estado no cambia desde su creación Dinámico varia con el uso del documento objeto Largo plazo necesario para asegurarse de que el objeto será accesible en
todo momento Corto plazo con clara vocación transacción
Con estructura basados en estándares Sin estructuras predecibles
Semánticas:
normalizados por medio de un vocabulario controlado no controlados
Gestión de Documentos : El sistema de gestión de documentos es el motor de todas las áreas de la organización y recuperación de los mismos, es la aplicación de tecnologías y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por la organización
El proceso de gestión de documentos se compone de siete fases aunque sin embargo aún se describen de forma lineal estos procesos, sobre todo en los sistemas electrónicos puede realizarse a un mismo tiempo o en un orden diferente
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Disposición: agota el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación (eliminación conservación permanencia a otros sistemas archivísticos) no se deberían llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que no existe ningún pleito o investigación en curso que implique la utilización del documento como prueba
7. En que consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión Documental?
La trazabilidad en un sistema de Gestión documental se basa en el mantenimiento de riesgos y la transmisión de la información mantenida en dichos registros, para lo cual es la identificación del producto (unidad o lote).
Los datos del producto como lo son materias primas, procesos procedencia y destino, controles que han sido efectuados y registrados
La relación entre la identificación del producto y los datos son los que se maneja en un sistema de documentación
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8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de DocumentosLa supervisión contribuye a dotar al sistema de gestión de documentos de valor
jurídico y legal. Los procesos de supervisión se documentan para dar testimonio
del cumplimiento de las políticas, procedimientos y normas que la organización ha
adoptado.
Los programas de supervisión sistemática, concebidos y desarrollados de acuerdo
con las reglas y reglamentos en vigor, son los que mejor pueden satisfacer los
requisitos que se derivan de las responsabilidades corporativas.
Una persona con las aptitudes apropiadas puede supervisar con eficacia dicho
cumplimiento, informando con independencia a la dirección. Las personas que
mejor pueden gestionar el cumplimiento son aquéllas que hayan diseñado o
aplicado los programas de supervisión, o las responsables de la gestión de los
documentos.
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La supervisión debería realizarse periódicamente en los intervalos acordados y
establecidos en la política de gestión de documentos de la organización.
Además, los responsables de gestión de documentos necesitan de evidencias que
demuestren por parte de la organización el cumplimiento permanente de la
legislación y de las políticas, principios, procesos y procedimientos de gestión de
documentos, especialmente conforme se renueve el personal de la organización.
Los principios de buenas prácticas en la conservación de documentos son de gran
valor, incluso si nunca surge la necesidad de presentar documentos electrónicos
ante los tribunales. El esfuerzo y los recursos necesarios para llevar a cabo dicho
cumplimiento representan pronto un beneficio para la organización, al margen de
que ésta sea o no parte de un litigio.
Existen tres razones que justifican la supervisión y la auditoría de los sistemas de
gestión de documentos:
a) garantizar el cumplimiento de las normas fijadas por la organización;
b) garantizar que los documentos se aceptarán como prueba en un juicio, si así se
exigiera;
c) mejorar el rendimiento de una organización. (NORMAS, 2006)
Alonso, J. A., & García Alsina, M. (2007). La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones. ITEM, 1-22.
NORMAS. (2006). Revista Española Documentos Científicos, 91-152.
9. De qué trata la declaración de políticas de gestión? Las organizaciones deberían definir y documentar una política de gestión de documentos de archivo. El objetivo de esta política debería consistir en la creación y gestión de documentos de archivo auténticos, fiables y utilizables, capaces de dar soporte a las funciones y actividades de la organización durante todo el tiempo que se precise. Las organizaciones deberían asegurarse de que esta política se transmite y se implanta en todos los niveles organizativos. La política debería ser adoptada y respaldada en el nivel más alto de decisión y promulgarse en toda la
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organización. Deberían asignarse las responsabilidades sobre su cumplimiento. Esta política debería elaborarse a partir de un análisis de las actividades de la organización. Este análisis determinará las áreas donde es más pertinente aplicar la legislación, los reglamentos y otras normas y buenas prácticas en materia de creación de documentos de archivo relacionados con las actividades de la organización. Para hacer esto, las organizaciones deberían tener en cuenta consideraciones de tipo económico y su entorno organizativo. La política debería revisarse periódicamente para garantizar que reflejan adecuadamente las necesidades de la organización en todo momento. (NORMAS, 2005)
10. De forma gráfica, represente el diseño e implementación de un sistema de documentos
(Alonso & García Alsina, 2007)
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CONCLUSIONES
El desmesurado crecimiento de la información de las últimas décadas por la
introducción de herramientas tecnológicas y el uso de Internet ha incrementado el
volumen de los documentos tanto en papel como electrónicos.
Consecuente con ello, surge la gestión documental para organizarlos y ponerlos
accesibles en concordancia con las políticas de información de la organización y
con la ayuda de herramientas tecnológicas, elemento que se torna fundamental en
la actualidad, por su desarrollo vertiginoso.
Para su implementación se deberán tener en cuenta a las personas implicadas y
fijar su nivel de responsabilidad, además de contribuir a su capacitación en el uso
de la documentación y la información.
Sus ventajas y desventajas deben ser evaluadas, para que el proyecto de gestión
documental contribuya a cumplir con los fines propuestos.
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BIBLIOGRAFIA
Alonso, J. A., & García Alsina, M. (2007). La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones. ITEM, 1-22.
http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdf
NORMAS. (2006). Revista Española Documentos Científicos, 91-152
https://www.uab.cat/Document/353/854/Norma_Espanola_UNE_ISO_15489,2.pdf