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ANEXO 8 GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS GENERADOS POR LOS CONTRATISTAS OPERADORES SOCIALES EN EL MARCO DE LA
IMPLEMENTACIÓN DEL PILOTO DE LA ESTRATEGIA UNIDOS INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como fin brindar apoyo para la entrega final del
archivo generado por los contratistas que contraten con PROSPERIDAD SOCIAL para la implementación del piloto de la estrategia UNIDOS, facilitando su manejo y contribuyendo a la racionalización de la producción de información.
Esta herramienta estandariza la forma de administrar los documentos que se producen en soporte papel y magnético.
Para la entrega de la información es necesario tener en cuenta los conceptos y términos técnicos de archivo, así como la implementación de los formatos
estandarizados de PROSPERIDAD SOCIAL y el presente documento.
Al finalizar la organización de la documentación se tendrá el archivo constituido de forma adecuada, con el fin de facilitar su ubicación, acceso y posterior entrega a la supervisión del contrato.
A lo anterior se suma el cambio en la cultura archivística del contratista que
propenderá a una mayor eficiencia en la gestión administrativa y operativa, en aras de generar un aporte significativo al desarrollo y crecimiento de la entidad.
De la misma manera es importante resaltar que la Ley 594 de 2000 establece las responsabilidades que tienen las entidades públicas y privadas con funciones
públicas para el desarrollo de las actividades de gestión documental, por tanto todos los contratistas que desarrollen actividades para PROSPERIDAD SOCIAL
deben alinearse con este reglamento. 1. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
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Archivo Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada,
producida, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida, es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento Original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora
en la resolución de un mismo asunto.
Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización.
Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos
electrónicos y documentos físicos, que a pesar de estar separados forman parte de una sola unidad documental, serie o subserie, por razones del trámite o actuación.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja
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Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida por la entidad desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría
archivística que establece que los documentos producidos por una institución y organismo no deben mezclarse con los de otros.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente. 2. DOCUMENTOS PARA ENTREGA
De conformidad con lo establecido en los requerimientos normativos para
terceros que realicen proyectos con entidades del estado la Tabla de Retención Documental debe ser el modelo de alistamientos de la información para un
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posterior traslado al archivo de PROSPERIDAD SOCIAL. Por tanto la serie y subserie será entregada como parte de la ejecución contractual.
A continuación, se describen los documentos que se producen en la ejecución de cada uno de los contratos suscritos por PROSPERIDAD SOCIAL con los
contratistas que implementan la Estrategia UNIDOS.
2.1 GESTIÓN DOCUMENTAL A CARGO DEL CONTRATISTA
El contratista creará carpetas, las cuales deberán ser archivadas en medio físico y digital con los respectivos soportes, que serán digitalizadas de acuerdo con el
numeral 5 del presente documento y serán entregadas en original y copia digital mediante traslado documental una semana antes del vencimiento del plazo de ejecución del contrato.
A continuación, se relacionan los nombres de las carpetas que serán generadas
por el contratista: 2.1.1 GESTIÓN DE OFERTA
Se deberá clasificar la información producto del contrato, de todo el componente
de oferta en una sola carpeta por grupo, por municipio bajo un solo criterio (Actas, informes) y en orden cronológico.
Para la elaboración de Actas se debe utilizar el formato establecido por PROSPERIDAD SOCIAL, en cada reunión que se realice se debe dejar el
registro de la misma, el listado de asistencia y los anexos respectivos.
2.1.2 INFORMES DE ORIENTACIÓN METODOLÓGICA El contratista generará las carpetas necesarias para las orientaciones
metodológicas que se realicen en los territorios, la cual debe estar conformada
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con los informes de orientación y los respectivos soportes en físico que deberán ser relacionados en el Formato Único de Inventario Documental – FUID y
quedarán bajo la custodia del contratista. Al momento de realizar el traslado documental a PROSPERIDAD SOCIAL, estos documentos deberán ser entregados en original y digital, una semana antes del vencimiento del plazo de
ejecución del contrato, de acuerdo con el proceso de organización de archivo magnético mencionado en el numeral 5.
2.1.3 DOCUMENTOS DE ACOMPAÑAMIENTO FAMILIAR
El procedimiento a seguir para el manejo de los documentos será el siguiente:
2.1.3.1 ACUERDO DE CORRESPONSABILIDAD
NOMBRE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN
Acuerdo de Corresponsabilidad
Documento suscrito por el jefe del hogar mediante
el cual se acepta voluntariamente el ingreso a la Estrategia Unidos.
Una vez diligenciado, suscrito y cargado el acuerdo de corresponsabilidad en el
Sistema de Información SIUNIDOS, el contratista procederá a hacer la devolución del documento al hogar, previa firma del representante del hogar en
planilla de entrega del documento suministrada por el contratista y esta planilla deberá ser archivada en el expediente de la persona del Equipo Territorial que realizó la entrega del documento.
2.1.3.2 ACTA DE NO UBICACIÓN DEL HOGAR
NOMBRE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN
Acta de no ubicación del Hogar
Documento para hogares potenciales no ubicados mediante la cual se suspende definitivamente la
búsqueda.
2.1.3.3 RENUNCIA VOLUNTARIA A LA ESTRATEGIA UNIDOS
NOMBRE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN
Renuncia voluntaria a la Estrategia Unidos
Documento para hogares potenciales o con Acompañamiento que manifiesten voluntariamente el desistimiento a continuar con la focalización y
acompañamiento.
Los documentos acta de no ubicación y renuncia voluntaria deberán ser
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archivados en digital en carpetas separadas por grupo, municipio en orden alfabético y número de ID o Código consecutivo que asigne el sistema UNIDOS
del hogar por ciclo. Una vez suscritos los formatos anteriores y realizada la carga en el Sistema de
Información SIUNIDOS, procederá el contratista a guardar copia del documento en una carpeta digital indicando el nombre del grupo, municipio, número de ID
en orden ascendente por ciclo. Se debe tener presente que un mes antes del vencimiento del plazo de ejecución
del contrato, el contratista deberá hacer entrega al supervisor el avance del diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID para
revisión, retroalimentación y aprobación. Una vez aprobado el FUID, el contratista deberá entregar el archivo existente.
2.1.4 DOCUMENTOS DE VINCULACIÓN EQUIPO TERRITORIAL DEL
OPERADOR El contratista deberá custodiar los documentos del Equipo Territorial del
Operador relacionados en el Anexo 4. “PERFILES Y ACTIVIDADES EQUIPO ADMINISTRATIVO Y TERRITORIAL OPERATIVO” y por cada integrante tendrá una
carpeta con todos los documentos del perfil, de la vinculación, informes de actividades, pago de honorarios y/o salarios, soporte de pago de movilidad y de seguridad social.
El contratista escaneará cada una de las carpetas de los integrantes del equipo
territorial del Operador, teniendo en cuenta las indicaciones que se describen en el numeral 5 y entregará dos copias de la información al supervisor del Contrato
en medio digital.
Las carpetas del equipo territorial del operador, con los documentos originales no deberán ser enviadas a PROSPERIDAD SOCIAL y quedarán en custodia del
contratista. Cada una de las carpetas del equipo debe contener:
• Hoja de vida con soportes de estudio y experiencia de acuerdo con el
Anexo 4.“Perfiles y actividades equipo administrativo y territorial operativo”.
• Documentos soporte requeridos para su vinculación de acuerdo con los
trámites internos administrativos del contratista, y de novedades que sucedan durante su vinculación.
• Certificado de ingreso de acuerdo con lo establecido con el Decreto 1072 de 2015 (Exámen Preocupacional).
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• Informes de actividades mensuales con sus soportes cuando aplique. • Documentos para el trámite de pago mensual de acuerdo con los trámites
internos administrativos del contratista. • Formato de las sesiones de acompañamiento como las listas de asistencia
y soportes de cada una de las sesiones diferentes a los descritos en el
presente documento. Sólo aplica para cogestores sociales. • Reporte pagos y dispersión (puede ser archivado en una sola carpeta
mensualmente para todo el Equipo Territorial). • Soportes (los que establezca el Contratista) y dispersión de pago de
movilidad.
3. PROCESO ORGANIZACIÓN ARCHIVO FÍSICO
3.1 CONFORMACIÓN CARPETAS
Con el fin de organizar los documentos para su traslado a PROSPERIDAD SOCIAL, el supervisor del contrato, debe verificar que el archivo cumpla los
siguientes requisitos: 3.1.1 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Se requiere que la información sea entregada según los criterios archivísticos
establecidos por el Archivo General de la Nación: • Clasificación: La información será clasificada según el principio de
procedencia teniendo en cuenta las directrices impartidas por PROSPERIDAD SOCIAL y las Tablas de Retención Documental para expedientes asociados al
proceso como se indica
Se clasificará la información jerárquicamente dentro de cada contrato, teniendo en cuenta el grupo y dentro de cada grupo el municipio objeto del contrato de manera alfabética.
• Ordenación: Una vez clasificada la información, como se señala en el punto
anterior, se debe organizar cronológicamente según las fechas de elaboración de los documentos, teniendo en cuenta el principio de orden original salvo por casos especiales que se requieran por determinación de PROSPERIDAD
SOCIAL.
• Procesamiento físico: Esta actividad incluye la extracción de material abrasivo y primeros auxilios (para la unión de rasgaduras se debe utilizar cinta con Filmosplast ®) de la información intervenida y la foliación.
• Extracción de material abrasivo y/o metálico Se debe verificar que al
interior de las carpetas no existan documentos grapados con ningún tipo de elemento fabricado en material metálico, como ganchos de cosedora, clips o
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mariposas ya que este tipo de materiales deteriora los documentos principalmente por el óxido. Tampoco deben tener post-it pegados a los
documentos, ya que estos se pueden manchar por el color que se transfiera a los documentos, principalmente en zonas donde la humedad es muy alta.
• Eliminación de copias idénticas Se debe verificar que en los expedientes no se encuentren documentos que sean duplicados idénticos, ya que se debe
conservar un sólo original o copia de cada documento. Así mismo, cuando un documento sea recibido a través de fax en papel térmico, se debe tomar copia y reemplazarlo, ya que con el tiempo la información se borra.
• Foliación La foliación se debe realizar por la cara frontal de la hoja, si la
información se presenta por ambas caras solo se folia la parte delantera, se debe verificar que todas las hojas estén foliadas, para lo cual se debe tener en cuenta que el folio número uno (1), corresponde al primer documento que dio inicio al
trámite, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua. Así mismo, si un expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación
(carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. Se debe verificar que la foliación se haya realizado en lápiz de mina negra HB o B (Concepto 340.14 ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN) en la parte superior derecha.
Para los documentos que contengan información horizontal, se foliarán en el mismo sentido de la presentación de la información, tal como lo muestra el
ejemplo:
Numeració
n hojas horizontal
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Los documentos deben ser alineados y perforados en tamaño oficio, así mismo,
los documentos con presentación horizontal, serán archivados con los encabezados direccionados hacia el gancho.
NOTA: El máximo de hojas que deben tener las carpetas es de 250, sin embargo, no se deben cortar los temas en las carpetas, es decir si se tienen en total 300
folios, se deben distribuir en dos carpetas, respetando la unidad de los temas. • Descripción: Toda la información debe quedar descrita en el FUID con los
campos obligatorios establecidos (Acuerdo Archivo General de la Nación 042 de 2002), además se debe integrar con los metadatos levantados del proceso de
digitalización. Se debe verificar que los tipos documentales al interior de cada expediente,
estén ordenados de tal manera que se pueda evidenciar lo establecido en el Formato Control de Ingreso de Documentos a Expedientes (Hoja de control). La
forma de archivar la información se realizará de la siguiente manera:
FORMATO CONTROL INGRESO DOCUMENTAL Se debe verificar que los expedientes tengan el formato de control de ingreso de
documentos a expedientes (formato adjunto). Debe ir al comienzo de la carpeta y será diligenciado en computador.
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1. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus
funciones. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL) 2. Código Serie / Serie: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series. (Información
preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL) 3. Código Subserie / Subserie: Sistema convencional establecido por la
entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las subseries. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL)
4. Nombre de Expediente: Debe consignarse el nombre con el cual se ha denominado el respectivo expediente. 5. Fecha de apertura hoja de control: Debe consignarse la fecha inicial del
expediente (asiento). Con la siguiente estructura (AAAA-MM-DD). 6. Ítem: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada
uno de los asientos descritos, que corresponde al tipo documental. 7. Documento a archivar: Debe consignarse el tipo documental. 8. No. de folio en el que inicia: Se anotará el número en el que inicia la
foliación del documento descrito. 9. No. de folio en el que queda: Se anotará el número en el que termina la
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foliación del documento descrito. 10. Observaciones: Se anotará información sobre el estado de conservación
del documento, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
11. Nombre del Responsable: Se escribirá el nombre y apellido de la persona responsable de elaborar el Control de Ingreso de Documentos.
12. Cargo del Responsable: Se escribirá cargo de la persona responsable de elaborar el Control de Ingreso de Documentos. 13. Firma del Responsable: Se registra la firma de la persona responsable de
elaborar el Control de Ingreso de Documentos.
EJEMPLO:
NOTA 1: En el ítem 7. “Documento a archivar”, se podrá diligenciar el formato
de la siguiente forma, teniendo en cuenta que los documentos deben ser registrados individualmente:
- Carpeta Gestión de Oferta: diligenciar cada registro con el nombre del documento (acta, informe…).
- Carpeta Informes de Orientación metodológica: diligenciar cada registro con el nombre del documento (informe de orientación, listas de asistencias…). - Carpeta Acta de no Ubicación del hogar: diligenciar número de identificación
del hogar definido por el sistema (ID), de forma numérica ascendente, seguido del concepto de la carpeta. Ej. 2018076 – Acta no Ubicado – Grupo – Municipio.
- Carpeta Renuncia Voluntaria a la Estrategia: diligenciar número de identificación del hogar definido por el sistema (ID), de forma numérica ascendente, seguido del concepto de la carpeta. Ej. 2219085 – Renuncia
Voluntaria – Grupo - Municipio.
NOTA 2: Al final del formato de control de ingreso de expedientes, no se debe
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firmar el documento.
✓ Gestión de Oferta – deberá ser archivada la información por grupo, municipio, cronológicamente. ✓ Informes de orientación metodológica – se genera carpeta con las
orientaciones metodológicas realizadas en orden cronológico en la ciudad capital del departamento.
Los documentos del proceso de acompañamiento familiar deberán ser organizados de la siguiente forma:
✓ Actas de no ubicados del hogar – generar carpeta orden alfabético por
municipio, ordenados por número de ID o código consecutivo que asigne el sistema de información SIUNIDOS por ciclo. ✓ Renuncias voluntarias a la Estrategia Unidos – generar carpeta orden
alfabético por municipio, ordenados por número de ID o código consecutivo que asigne el sistema de información SIUNIDOS por ciclo.
Nota: Se aclara que los acuerdos de corresponsabilidad de los hogares no tendrán archivo físico y se encontrarán en el Sistema de Información SIUNIDOS.
Una vez verificados los documentos se procede a Archivar los documentos de un
mismo grupo, siempre bajo un solo criterio; así evitará el extravío de los mismos. Ejemplo: Actas, informes.
¿CÓMO SE NOMBRA EL EXPEDIENTE?
Grupo – Municipio: nombre del expediente.
Ejemplo:
Antioquia – Amagá: Gestión de oferta.
▪ RÓTULO CAJAS
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La caja para la conservación de la información es de referencia X-200. Deben
estar debidamente identificadas relacionando el contenido de la información que se encuentra en la tapa de la caja, formato que será diligenciado en computador, con el fin de brindarle seguridad a los documentos a transferir a PROSPERIDAD
SOCIAL.
El contenido de las cajas será de acuerdo con los documentos o carpetas que deban llegar a PROSPERIDAD SOCIAL al momento de transferir el archivo por parte del contratista.
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1. Entidad Productora: Debe colocarse en nombre completo o razón social de
la entidad que produjo o produce los documentos. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL). 2. Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o
unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL).
3. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL).
4. Caja No.: Debe anotarse el número consecutivo de la Caja. 5. Código Serie / Subserie: Sistema convencional establecido por la entidad
que identifica cada una de las series y subseries. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL). Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos (Series)
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
6. Nombre Serie / Subserie: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica cada una de las series y subseries. (Información preestablecida
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por Prosperidad Social). Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos (Subseries)
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 7. Nombre de carpeta: Debe consignarse el nombre con el cual se ha
denominado la respectiva carpeta o expediente. 8. No. Expedientes / Carpetas: Total de carpetas dentro de la Caja.
9. Año: Año de vigencia de los documentos. Nota: Solo aplica para los documentos en físico que sean enviados al Nivel
Nacional (adjunto formato)
IDENTIFICACIÓN CARPETAS
1. Entidad productora: Debe colocarse en nombre completo o razón social de
la entidad que produjo o produce los documentos. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL).
2. Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL). 3. Oficina productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus
funciones. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL). 4. Código serie / serie, código subserie / subserie: Sistema convencional
establecido por la entidad que identifica cada una de las series y subseries. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL). Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos (Series - Subseries) emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
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5. Nombre de la carpeta: Se consignará el nombre asignado por el productor a la carpeta.
6. Número correlativo: Relación que existe entre dos o más carpetas que tratan el mismo asunto o una misma serie. No se deben mezclar números de expedientes de series distintas, ni periodos diferentes.
7. Fecha inicial: Debe consignarse la fecha inicial de cada carpeta o expediente. (AAAA-MM-DD). Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
8. Fecha final: Debe consignarse la fecha final de cada carpeta o expediente. (AAAA-MM-DD). Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. 9. Número de folios: Se anotará el número del primer folio y del último folio.
10. Total de folios: Se anotará el total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
11. Ubicación de la carpeta: CAJA: Se colocará el número de la caja en donde se encuentra unidad de conservación.
POSICIÓN: Se anotará el consecutivo de la carpeta dentro de la caja.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL – FUID
Al momento de realizar la transferencia documental al Departamento para la Prosperidad Social – PROSPERIDAD SOCIAL, esta se efectuará con el formato
único de inventario documental – FUID; en el presente formato se relaciona todas las carpetas que se van a entregar a Gestión Documental.
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1. Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de
la documentación que se va a transferir. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL).
2. Entidad productora: Debe colocarse en nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL).
3. Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL). 4. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa
que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL). 5. Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL). 6. Código de la oficina: Sistema convencional que identifica las unidades
productoras de documentos. (Información preestablecida por PROSPERIDAD
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SOCIAL). 7. Registro de Entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). Se anotará el número de la transferencia.
Nota: Este campo es diligenciado por el Archivo Central. 8. Ítem: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada
uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 9. Código Serie – Subserie: Sistema convencional establecido por la entidad
que identifica las oficinas productoras y cada una de las series - subseries. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL).
10. Serie – Subserie: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos (Series - Subseries) emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. (Información preestablecida por PROSPERIDAD SOCIAL).
11. Asunto: Debe consignarse el nombre con el cual se ha denominado la respectiva carpeta. 12. Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Con la siguiente estructura (AAAA-MM-DD). En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se
anotará s.f. 13. Unidad de Conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrarán las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
14. Número de Folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
15. Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: microfilm, videos, casetes, soportes electrónicos (CD, DVD), etc. 16. Observaciones: Para la documentación ordenada numéricamente, como
actas, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes
documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: actas, informes, impresos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable
en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de
cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y
soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 17. Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
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responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. Entregado por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
4. DESCRIPCIÓN DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL (CARPETAS Y CAJAS DE ARCHIVO)
4.1 Carpetas:
Las características de las carpetas que el contratista deberá usar son: • Material de Yute y de tapas separadas.
• La carpeta presenta un refuerzo donde se coloca el gancho. • Medidas: Ancho 26.4 cm, largo 37 cm.
El proceso de armado de las carpetas se describe a continuación:
Paso 1: Se tienen las dos tapas por separado
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Paso 2:
Identificar la parte del refuerzo de la carpeta que sirve como lomo para dar más resistencia al gancho.
Paso 3:
Se doblan los refuerzos de la carpeta hacia adentro y se ingresa el gancho legajador plástico de arriba hacia abajo.
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Paso 4: Al armar la carpeta los documentos quedan en el medio de las dos tapas
Paso 5: Carpeta armada de forma correcta
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Las carpetas dentro de la caja deben ir de izquierda a derecha.
4.2 Cajas1: Las cajas que deberá utilizar el contratista son de referencia X-200 con las
siguientes características:
Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. X largo: 39 cm. Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 40 cm
Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y
pestaña para su manipulación. Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e
insectos.
Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla. Las especificaciones que deben cumplir están dadas en la NTC 4436:1999.
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al
aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.
1 Especificaciones para cajas y carpetas del Archivo General de la Nación
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Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
La apertura de las cajas se realiza de izquierda a derecha, tipo nevera.
5. PROCESO ORGANIZACIÓN ARCHIVO DIGITAL
5.1 CARACTERÍSTICAS DIGITALIZACIÓN
Las características principales que debe llevar la digitalización de los documentos debe ser la siguiente:
➢ Digitalización: formato PDF
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➢ Resolución: 300 DPI ➢ Tipo de imagen: blanco y negro
5.2 CONFORMACIÓN CARPETAS ELECTRÓNICAS
El archivo digital debe reflejar la misma organización del archivo físico; es necesario abrir una carpeta virtual con el nombre de (grupo, contrato), donde
se está levantando la información, dentro de esa carpeta se van generando sub carpetas para así ir ubicando la información por grupo – municipio.
Paso 1:
Se define la unidad donde se va a almacenar la información, ya sea en el disco local, disco duro externo o medio de almacenamiento masivo elegido por el contratista para archivar los documentos digitales.
Paso: 2 Crear una carpeta con el número del contrato, tal como lo muestra el ejemplo:
NOTA: Con el fin de garantizar que los archivos se puedan almacenar en carpetas digitales, se hace necesario limitar el número de caracteres (máximo 16) con el
que se nombran los archivos y carpetas. Paso 3:
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Dentro de la carpeta creamos las sub-carpetas de cada grupo donde se va a
almacenar la información.
Ejemplo: #CTO/Antio
Paso 4 Dentro de la carpeta grupo donde se va a almacenar la información, se generan las carpetas de los municipios que conforman el grupo.
Ejemplo: #CTO/Antio/05001_Medel Paso 5:
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En cada una de las carpetas de los municipios se archiva en carpetas separadas por temas que se encuentren dentro del municipio donde se genera la
información así:
Ejemplo: #CTO/Antio/05001_Medel/Actas_NoUbi
Paso 6:
Se debe generar un PDF por cada uno de los hogares, actas. Para hogares: ➢ ID o Código consecutivo que asigne el sistema UNIDOS + apellidos y nombres
del jefe de hogar ➢ Para actas: Se debe generar un PDF por carpeta y se nombra de la siguiente
manera (Ej: Gestión de oferta municipio Amagá)
5.3 CONFORMACION CARPETAS ELECTRONICAS CONTRATOS EQUIPO TERRITORIAL DEL OPERADOR
PASO 1:
Crear una carpeta con el nombre abreviado de “Equipo territorial del Operador” (ETO), información que se encuentra en el cuadro de Excel (segunda hoja) adjunto al presente documento.
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PASO 2:
Crear sub carpetas con el equipo administrativo y el equipo operativo del
operador social de la siguiente manera:
PASO 3:
Para la carpeta de Equipo Administrativo (EquipoAd), se crean carpetas con cada uno de los contratos nombrados de la siguiente manera: ROL_PAPELLIDO_PNOMBRE
Los roles del equipo administrativo son:
➢ Administrador General (AG)
➢ Apoyo Tecnológico (ATEC) ➢ Apoyo Transversal (AT)
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Para la carpeta de Equipo Operativo (EquipoOpe), se crean carpetas con cada uno de los contratos nombrados de la siguiente manera: ROL_PAPELLIDO_PNOMBRE
Los roles del equipo territorial operativo son:
➢ Coordinador Local (CL) ➢ Profesional de Información Territorial (PIT)
➢ Cogestor Social (CGS)
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NOTA: Cada una de las carpetas del equipo del contratista, deberán ser escaneadas en un único formato PDF por persona.
6. RECEPCIÓN Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS Los archivos de gestión generados por el contratista deben ser entregados en
medio digital (USB o Disco Duro) en dos (2) copias, una copia para el supervisor del contrato y otra como parte del archivo en físico. El contratista realizará la entrega del archivo en la ciudad capital del departamento de ejecución del
contrato, antes del vencimiento del plazo de ejecución del contrato.
El contratista para la entrega del archivo deberá surtir los siguientes pasos: • Diligenciar el respectivo FUID para el archivo físico y para el virtual, el cual
deberá ser entregado al supervisor del contrato con un mes de anterioridad al vencimiento del mismo.
• Una vez se realice la revisión por parte de PROSPERIDAD SOCIAL, el Supervisor le indicará al contratista si se deben efectuar ajustes al FUID y deberá
realizarlos en el menor tiempo posible antes de la fecha de finalización del contrato.
• Con el visto bueno de la supervisión y la aprobación del área encargada en PROSPERIDAD SOCIAL, el contratista hará el traslado de los archivos de
gestión con destino al lugar que PROSPERIDAD SOCIAL determine en la ciudad capital del departamento de ejecución del contrato. El contratista
mediante un oficio remisorio hará entrega del inventario documental físico (FUID) del archivo físico y digital. El contratista entregará las cajas que contienen el archivo de gestión documental enzunchadas y envueltas en plástico stretch
(vinipel para uso industrial) para su conservación y aislamiento de la humedad. Sin este procedimiento, no se recibirá el archivo de gestión documental.
Nota: Al momento de la recepción del archivo por parte de PROSPERIDAD
SOCIAL, se realizará una verificación del contenido de las cajas y lo relacionado en el FUID, en caso de encontrarse alguna inconsistencia no será recibido el archivo por parte de PROSPERIDAD SOCIAL. Esta situación se informará al
supervisor de contrato y el contratista deberá hacer su respectiva corrección.
7. PÉRDIDA DE DOCUMENTOS
En caso de pérdida debe tenerse como punto de referencia el acuerdo No 007 de 2014 del Archivo General de la Nación “Por medio del cual se establecen los
lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones”.
8. REFERENCIAS NORMATIVAS
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• Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”.
• Acuerdo 027 de 2006. • Acuerdo 007 de 2014 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan
otras disposiciones” • Acuerdo 042 de 2002 “Establece los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
• Acuerdo 002 de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes
de archivo y se dictan otras disposiciones.”