proposal dan sop ctss-ui

PROSEDUR DASAR OPERASI(STANDARD OPERATING PROCEDURES)

Center for Terrorism and Strategic Studies

University of Indonesia (CTSS-UI)

Center for Terrorism and Strategic Studies University of Indonesia (CTSS-UI)

Jl. Joglo No. 45, RT 02/RW 07, Kukusan, Beji, Depok 16425, Jawa Barat — INDONESIA +62-21-47512. +62-21-47146. +62-81317658142.

[email protected] http://www.blogspot.com/pstrf

Fakultas PsikologiUniversitas Indonesia

2013

PROSEDUR DASAR OPERASI(STANDARD OPERATING PROCEDURES)

Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-

UI)

Bagian PertamaSISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Bagian KeduaSISTEM RAPAT SEBAGAI ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Bagian KetigaSISTEM PENDELEGASIAN KEWENANGAN

Bagian KeempatSISTEM PERENCANAAN, MONITORING

DAN EVALUASI (SPME)

Bagin Kelima SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN

Bagian Keenam SISTEM PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BARANG

Bagian Ketujuh SISTEM PEREKRUTAN, PROMOSI DAN ROTASI JABATAN

Bagian Kedelapan SISTEM PERJALANAN DINAS

Bagian Kesembilan SISTEM PELAPORAN KEGIATAN

Bagian KesepuluhSISTEM KOMUNIKASI INFORMASI DAN EDUKASI

Bagian Kesebelas SISTEM KEHUMASAN

Bagian KeduabelasPENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

Bagian KetigabelasSANKSI DAN PENGHARGAAN

Bagian PertamaSISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. PENGERTIAN

1. Pengambilan keputusan (decision making) adalah penentuan serangkaian tindakan yang bertujuan menyelesaikan suatu masalah atau memastikan apa yang harus dan apa yang tidak harus dilakukan di dalam pengelolaan kelembagaan dan sumber daya organisasi sehingga memudahkan terlaksananya nilai dan terciptanya efektifitas pencapaian visi, misi serta tujuan organisasi Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

2. Pengambilan keputusan adalah suatu tindakan dan alat kepemimpinan yang bertujuan menggerakkan semua aktor pada semua tingkatan manajemen untuk melaksanakan kebijakan organisasi secara demokratis, kolektif, efektif, efsien, dan sinergis.

3. Pengambilan keputusan adalah tindakan untuk mengembangkan dan menegakan prinsip-prinsip keberdayaan organisasi dan aktor masing-masing dalam organisasi Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

B. PRINSIP DASAR

Sistem pengambilan keputusan di dalam kelembagaan Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI), sebagai unit vital dalam menjalankan program penanggulangan bencana yang partisipatif dan berbasis komunitas, maka prinsip tersebut dicirikan oleh aspek-aspek sebagai berikut :

1. Model kepemimpinan yang dikembangkan selalu bersifat pemberdayaan, fungsional dan kolektif, dalam arti bahwa penggunaan kewenangan/otoritas dalam pengambilan keputusan selalu memperhitungkan keberadaan semua unsur dan aktor.

2. Pengambilan keputusan yang melibatkan semua pihak pada semua tingkatan manajemen, baik secara representatif dengan prinsip-prinsip yang demokratis.

3. Pengambilan keputusan yang memperhatikan aspek hirarkhi organisasi, dalam arti bahwa suatu keputusan tidak bertentangan dengan keputusan tertentu yang tingkatannya lebih tinggi secara organisatoris.

4. Pengambilan keputusan yang berlangsung secara terbuka, dalam arti semua pihak yang terlibat memiliki kesempatan yang luas untuk memahami dan memperoleh informasi yang lengkap dan jujur tentang fakta-fakta, motiv, watak, alasan-alasan dan kepentingan yang melatar-belakangi, termasuk dampak keputusan terhadap organisasi maupun pribadi masing-masing.

5. Keputusan yang diambil benar-benar fungsional, dalam arti memenuhi kebutuhan organisasi secara keseluruhan dan bukan untuk memenuhi kepentingan perorangan.

6. Keputusan yang disertai dengan penyediaan prosedur yang memudahkan semua pihak untuk mengontrol pelaksanaan keputusan atau untuk mengatasi dampak negatif dari suatu keputusan.

7. Keputusan yang diambil harus didasarkan pada informasi yang benar, obyektif dan sistematis, serta dilakukan melalui rapat-rapat yang diakui secara organisasi.

8. Keterikatan semua pihak untuk melaksanakan semua keputusan organisatoris yang telah dihasilkan melalui prinsip-prinsi demokratis, terbuka, jujur dan adil, baik melalui aklamasi maupun pemungutan suara.

C. JENIS DAN RUANG LINGKUP KEPUTUSAN

1. Jenis keputusan yang harus ditetapkan secara umum terdiri dari :

(a) Keputusan yang diprogramkan : yaitu keputusan yang dibuat berdasarkan kebiasaan, aturan atau prosedur organisasi yang telah ada, misalnya perencanaan program, penetapan gaji, keuangan, perekrutan staf, promosi jabatan dan sanksi organisasi.

(b) Keputusan yang tidak diprogramkan : yaitu keputusan yang dibuat secara kolektif karena hal-hal yang khusus, mendesak, responsif atau berdasarkan pada momentum sosial dan politik, misalnya penugasan, dan langkah-langkah taktis dalam penanggulangan bencana yang partisipatif dan berbasis komunitas

2. Ruang lingkup keputusan yang harus diambil di dalam organisasi secara umum sudah tercakup dalam pengaturan tentang rapat-rapat pengambilan keputusan (lihat angka 1.(a) tentang Jenis dan Ruang Lingkup Keputusan)

D. ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Alat utama pengambilan keputusan yang terpenting adalah Rapat dan Instruksi2. Rapat-rapat organisasi Center for Terrorism and Strategic Studies - University of

Indonesia (CTSS-UI) dijelaskan secara utuh pada : Bagian Kedua SISTEM RAPAT SEBAGAI ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

3. Instruksi Organisasi Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) merupakan kewenangan/otoritas penuh yang dimiliki oleh Direktur Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) dan dapat diwakilkan pada Manajer Program guna mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.

E. PROSEDUR PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Sebelum membuat keputusan, semua pemegang otoritas harus mengumpulkan informasi dari Bidang dan unit kerja organisasi Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) maupun pihak-pihak yang terkait dengan keputusan yang hendak dibuat.

2. Pemegang otoritas menyelenggarakan rapat pengambilan keputusan sesuai lingkup kewenangan rapat.

3. Pembuatan keputusan dilakukan melalui tahapan sebagai berikut : (a) identifikasi dan analisis data/informasi, (b) diagnosa masalah dan evaluasi, serta (c) penentuan pilihan alternatif.

4. Sebagai penjabaran kepemimpinan yang berorientasi pada prinsip-prinsip demokratis, kolektif, efektif, efsien, dan sinergis., maka relasi antara penggunaan kewenangan oleh pemegang otoritas yang lebih tinggi dengan kebebasan staf dalam proses pengambilan keputusan, dapat dikembangkan berdasarkan langkah-langkah alternatif sebagai berikut :

(a) Pemegang otoritas menyajikan ide-ide dan secara terbuka mengundang pertanyaan-pertanyaan Staf, lalu mengambil keputusan secara bersama-sama.

(b) Pemegang otoritas menyajikan masalah, mendapatkan saran Staf, lalu membuat keputusan sendiri.

(c) Pemegang otoritas menentukan batas-batas atau ruang lingkup pengambilan, lalu meminta Staf secara berkelompok untuk membuat keputusan.

(d)Pemegang otoritas mengijinkan Staf mengambil keputusan dalam batas-batas yang telah ditetapkan oleh pemimpin atau atasan.

Bagian KeduaSISTEM RAPAT

SEBAGAI ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. PENGERTIAN RAPAT

1. Rapat adalah alat terpenting dalam pengambilan keputusan; adalah suatu forum pertemuan yang berfungsi mempertemukan semua pihak yang berwenang atau semua pihak yang terkait dalam suatu proses pengambilan keputusan.

2. Rapat adalah forum pengambilan keputusan untuk menyelesaikan suatu suatu masalah; sebagai sarana perencanaan, koordinasi, kontrol atau pengendalian; serta sebagai sarana monitoring dan evaluasi tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan.

B. PRINSIP DASAR RAPAT

1. Prinsip demokrasi : artinya peserta rapat berhak mengikuti rapat; berhak berbicara dan menyatakan pendapat; dan berhak mengambil keputusan.

2. Prinsip persamaan yang dilandasi semangat persaudaraan : artinya peserta rapat berhak diperlakukan dan memiliki kedudukan yang sama dalam rapat.

3. Prinsip keterbukaan : artinya peserta rapat berhak menyampaikan pikiran atau aspirasi secara terbuka, dan berhak memperoleh informasi dan penjelasan secara jujur dan terbuka tentang apa saja yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.

4. Prinsip reguleritas : artinya pelaksanaan rapat dilakukan secara teratur atau berdasarkan jadual yang tetap dan agenda yang jelas.

5. Prinsip mengikat : artinya semua keputusan rapat yang dihasilkan secara aklamasi maupun melalui pemungutan suara bersifat mengikat semua peserta tanpa kecuali.

6. Prinsip hirarkhis : artinya keputusan rapat yang lebih rendah tidak boleh bertentangan dengan keputusan rapat yang lebih tinggi hirarkhinya.

7. Prinsip koordinasi : artinya pelaksanaan rapat-rapat dilakukan dengan memperhitungkan aspek koordinasi baik secara vertikal, horisontal maupun secara timbal-balik (reciprocal)

C. HAK-HAK PESERTA RAPAT DAN QUORUM

1. Setiap peserta rapat memiliki hak dan kedudukan yang sama dalam menyampaikan pendapat baik secara lisan maupun tertulis.

2. Setiap peserta rapat miliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan. 3. Setiap peserta berhak untuk menggunakan atau tidak menggunakan hak

suaranya.4. Setiap peserta yang berhalangan, dimungkinkan memberikan mandat kepada

peserta lain untuk menggunakan hak suaranya.

D. JENIS, KEWENANGAN DAN PROSEDUR RAPAT

Rapat Pimpinan

1. Lingkup Kewenangan

(a) Rapat Pimpinan (Rapim) adalah forum pengambilan keputusan tertinggi dalam pengendalian operasional kegiatan Badan Pengurus sehari-hari; dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan; wajib dihadiri Direktur, Manajer Program , Manajer Administrasi dan Keuangan, Manajer

Capacity Building dan CO dan Koordinator Bidang; dipimpin oleh Direktur atau oleh Manajer Program apabila ada mandat khusus dari Direktur.

(b) Rapat Pimpinan berhak mengambil keputusan tentang hal-hal yang berhubungan dengan kebijakan pimpinan dalam pelaksanaan program dan kebijakan umum organisasi, terutama menyangkut :

Hal-hal yang penting dan berimplikasi kuat terhadap pelaksanaan program atau kegiatan di tingkat Badan Pengurus.

Pendelegasian kewenangan (lihat poin khusus pada bagian ketiga yang mengatur sistem pendelegasian kewenangan).

Koordinasi di tingkat pimpinan dalam pengendalian manajemen. Perubahan budget atau penyesuaian anggaran. Pengelolaan konflik (management conflict) internal yang tidak bisa

diselesaikan di tingkat Bidang. Keputusan hasil penilaian kinerja Staf. Kesejahteraan dan salary Staf. Pemberian penghargaan/promosi, pengembangan SDM, dan sanksi. Pengadaan aktiva tetap Hal-hal khusus lainnya yang memerlukan keputusan tingkat pimpinan

2. Tatacara Pelaksanaan

(a) Direktur atau Manajer Program menyampaikan undangan atau pemberitahuan resmi selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat pimpinan dilaksanakan.

(b) Jika diperlukan, setiap peserta menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

(c) Rapat pimpinan dipimpin langsung oleh Direktur atau oleh Manajer Program .

(d) Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.(e) Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil

keputusan untuk memperoleh tanggapan peserta.(f) Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta selambat-

lambatnya dua puluh empat jam (24) setelah rapat.

Rapat Staf (Koordinasi)


(a) Rapat Staf adalah forum koordinasi dan komunkasi pelaksanaan kegiatan Badan Pengurus sehari-hari; dilaksanakan setiap Sabtu; wajib dihadiri seluruh personal Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI); rapat dipimpin oleh Direktur atau Manajer Program atau salah satu Koordinator Bidang yang memperoleh pelimpahan wewenang dari Direktur atau Manajer Program .

(b) Rapat Staf (koordinasi) membicarakan dan berwenang mengambil keputusan tentang hal-hal penting yang berhubungan dengan koordinasi pelaksanaan kegiatan atau tugas sehari-hari, terutama menyangkut :

Sinkronisasi jadwal kerja mingguan. Monitoring pelaksanaan kegiatan satu pekan sebelumnya sebelumnya :

(a) laporan perkembangan/kemajuan pelaksanaan kegiatan, (b) reaksi pihak lain atau publik terhadap kegiatan Badan Pengurus, (c) masalah yang muncul dan bisa mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, serta (d)

upaya pengendalian yang harus dilakukan agar kegiatan berjalan sebagaimana mestinya.

Koordinasi secara vertikal maupun horisontal. Penyampaikan informasi dari pimpinan atau sosialisasi hasil rapat

pimpinan. Sharing informasi antar unit kerja (apabila diperlukan). Pengumpulan bahan informasi (input) untuk rapat pimpinan berikutnya. Berbagai masalah lainnya yang relevan.


(a) Direktur atau Manajer Program atau salah seorang Koordinator Bidang yang memperoleh mandat Direktur sudah menyampaikan undangan resmi atau pemberitahuan selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat umum dilaksanakan.

(b) Jika diperlukan, peserta sudah menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

(c) Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.(d) Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil

keputusan untuk memperoleh tanggapan peserta.(e) Jika peserta tidak sepakat, bisa diambil keputusan dengan cara voting.(f) Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta selambat-

lambatnya dua puluh empat (24) jam setelah rapat.

Rapat Perencanaan dan Monitoring(antar Bidang)


(c) Rapat perencanaan dan monitoring adalah forum pengambilan keputusan tentang perencanaan dan monitoring pelaksanaan kegiatan Badan Pengurus bulanan; dilaksanakan setiap tanggal 27; wajib dihadiri Direktur, Manajer Program dan Koordinator Bidang serta dihadiri oleh seluruh staf; dipimpin oleh Manajer Program .

(d) Rapat perencanaan dan monitoring membicarakan dan berwenang mengambil keputusan tentang hal-hal penting sebagai berikut:

Sinkronisasi jadual kerja mingguan dan bulanan. Monitoring pelaksanaan kegiatan satu pekan sebelumnya, terutama

menyangkut: (a) laporan perkembangan/kemajuan pelaksanaan kegiatan, (b) reaksi pihak lain atau publik terhadap kegiatan Badan Pengurus, (c) masalah yang muncul dan bisa mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, serta (d) upaya pengendalian yang harus dilakukan agar kegiatan berjalan sebagaimana mestinya.

Pembahasan rencana kerja dan budget satu bulan berikutnya. Koordinasi secara vertikal maupun horisontal.


(g) Manajer Program sudah menyampaikan undangan resmi atau pemberitahuan selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat umum dilaksanakan.

(h) Jika diperlukan, peserta sudah menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

(i) Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.(j) Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil

keputusan untuk memperoleh tanggapan peserta.(k) Jika peserta tidak sepakat, bisa diambil keputusan dengan cara voting.

(l) Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta selambat-lambatnya dua puluh empat (24) jam setelah rapat.

Rapat Bidang


(a) Rapat Bidang adalah forum pengambilan keputusan di tingkat Bidang; dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan; wajib dihadiri oleh Koordinator Bidang dan Staf, dan apabila diperlukan bisa dihadiri Direktur, Manajer Program, atau Koordinator Bidang dan Staf Bidang lainnya yang relevan dengan topik bahasan; dipimpin oleh Koordinator Bidang yang mengundang.

(b) Rapat Bidang membicarakan dan berwenang mengambil keputusan tentang hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan dan tugas rutin masing-masing Bidang, terutama :

Koordinasi di tingkat Bidang. Pelaksanaan kegiatan Bidang. Penyesuan budget. Berbagai hal yang berhubungan dengan bidang kerja masing-masing

Bidang.


(a) Koordinator Bidang menyampaikan undangan atau pemberitahuan resmi selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat bidang dilaksanakan.

(b) Jika diperlukan, setiap peserta menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

(c) Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.(d) Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil

keputusan yang telah ditetapkan untuk memperoleh tanggapan peserta.(e) Jika peserta tidak sepakat, dapat diambil keputusan dengan cara voting.(f) Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta selambat-

lambatnya duapuluh empat jam (24) setelah rapat.

Rapat Teknis


(a) Rapat teknis adalah forum pengambilan keputusan yang dilaksanakan kapan saja sesuai kebutuhan; wajib dihadiri oleh pengundang beserta seluruh Staf dan asisten Staf yang terkait dengan substansi yang akan dibahas; dan dipimpin oleh pemrakarsa (pengertian rapat teknis sudah mencakup rapat panitia, atau rapat-rapat khusus yang tidak termasuk dalam jenis-jenis rapat di atas).

(b) Rapat teknis mengambil keputusan tentang berbagai aspek teknis pelaksanaan kegiatan sehari-hari.


(a) Pemrakarsa menyiapkan undangan atau pemberitahuan resmi resmi selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat teknis dilaksanakan.

(b) Jika diperlukan, bisa disiapkan terlebih dahulu rancangan acara, rancangan kegiatan dan budget, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

(c) Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya(d) Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil

keputusan untuk memperoleh tanggapan peserta.(e) Jika peserta tidak sepakat, bisa diambil keputusan dengan cara voting.(f) Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta paling lambat

24 jam setelah rapat.

Bagian KetigaSISTEM PENDELEGASIAN KEWENANGAN

A. PENGERTIAN

1. Sistem pendelegasian kewenangan pada dasarnya adalah bagian yang integral dari sistem pengambilan keputusan di dalam organisasi.

2. Pendelegasian adalah suatu tindakan (keputusan) memberikan kewenangan dan tanggung-jawab dari hirarkhi manajemen teratas (pimpinan) kepada hirarkhi dibawahnya (bawahan) baik itu secara permanen maupun secara temporer.

B. PRINSIP DASAR

1. Prinsip desentralisasi : dalam arti bahwa pendelegasian kewenangan untuk jangka waktu yang pendek maupun jangka panjang merupakan upaya pembagian kewenangan untuk menghindarkan pemusatan kewenangan (sentralisasi) di tangan Direktur atau pemegang otoritas tertinggi.

2. Prinsip kepercayaan dan tanggung-jawab : dalam arti bahwa pendelegasian kewenangan selalu berimplikasi pada pengembangan kepercayaan diri dan tanggung-jawab penerima kewenangan terhadap misi organisasi.

C. FUNGSI

1. Mendorong efisiensi pengelolaan sumber daya serta mengefektifkan pelaksanaan fungsi pengambilan keputusan, koordinasi, dan komunikasi di dalam organisasi Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

2. Menciptakan situasi yang bisa mendorong pemegang otoritas untuk memperbaiki rasa percaya diri dan melatih Staf untuk mengambil inisiatif dan tanggung-jawab dalam pengelolaan organisasi.

D. PRASYARAT

1. Ada kejelasan tentang “wilayah” kewenangan yang hendak didelegasikan oleh pemegang otoritas (ini bisa diukur dari pilihan alternatif tentang relasi antara kekuasan pimpinan dengan kebebasan bawahan, seperti yang tercantum dalam Bagian Pertama I E 4).

2. Ada kesediaan Direktur dan para pemegang otoritas lainnya untuk memberikan kebebasan kepada Staf untuk memilih metode penanganan atau penyelesaian tugas yang didelegasikan.

3. Ada komunikasi yang terbuka antara pimpinan dan bawahan.

4. Pimpinan mampu menganalisis faktor-faktor penting seperti misi dan tujuan organisasi, persyaratan-persyaratan tugas, dan kemampuan karyawan.

5. Bawahan memiliki komitmen untuk melaksanakan tugas yang didelegasikan.6. Ada sistem monitoring yang sistematis dan efektif untuk memantau

pelaksanaan kewenangan dan tugas-tugas yang didelegasikan.

E. PROSEDUR

1. Direktur atau pemegang otoritas lainnya memutuskan jenis-jenis kewenangan dan tugas yang hendak didelegasikan; siapa yang layak mendapat pendelegasian; dan tenggang waktu pendelegasian.

2. Apabila kewenangan yang didelegasikan menyangkut hal-hal yang memerlukan pertimbangan dan atau keputusan rapat, maka Direktur atau pemegang otoritas di bawahnya menyelenggarakan rapat sesuai lingkup dan kewenangan rapat.

3. Pemegang otoritas yang akan mendelegasikan kewenangan harus : (a) menentukan target kerja, (b) menyiapkan sumber daya dan informasi yang memadai untuk melaksanakan tugas yang didelegasikan, dan (c) membuka jalur komunikasi

4. Pelaksanaan tugas yang didelegasikan harus dimonitor, dan apabila diperlukan, pimpinan sewaktu-waktu bisa melakukan campur tangan.

Bagian KeempatSISTEM PERENCANAAN

MONITORING DAN EVALUASI (SPME)

A. PENGERTIAN UMUM

1. Sistem Perencanaan, Monitoring, dan Evaluasi (SPME) atau sering juga disebut Programing, Monitoring and Evaluating System (PMES) adalah alat bagi manajemen Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) untuk membantu merancang/merumuskan, mengorganisasikan, dan mengarahkan pencapaian tujuan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

2. SPME pada prinsipnya digunakan Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi utama manajemen CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), yaitu fungsi perencanaan, fungsi koordinasi, pengendalian dan pengawasan, serta fungsi evaluasi.

B. PRINSIP DASAR

1. Prinsip partisipatoris : dalam arti bahwa pendekatan SPME terbawah, bahkan perencanaan sistemnya seluruh elemen keorganisasian ACEH RELIEF dikembangkan dengan libatkan semua pihak di dalam organisasi CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) mulai dari Direktur hingga Staf pada hirarkhi manajemen COMMUNITY seperti

Rapat Umum Komunitas, Majelis Anggota serta kelompok kelompok mitra yang terlibat langsung dalam pelaksanaan program CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

2. Prinsip hirarkhis : dalam arti bahwa meskipun prosesnya dilakukan secara partisipatif, namun pada tahap pelaksanaan tetap mengandalkan adanya hirarkhi otoritas keorganisasian sebagai pengendali sistem pengelolaan rencana, monitoring, dan evaluasi.

C. FUNGSI

1. Fungsi sinergi : artinya pengelolaan SPME akan mendorong proses sinergi antar seluruh elemen organisasi dari tingkat pimpinan hingga bawahan, bahkan bisa melibatkan kelompok mitra atau konstituen Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

2. Fungsi edukasi : artinya pengelolaan SPME akan mendorong peningkatan kinerja organisasi (termasuk kinerja Staf) sekaligus sebagai sarana pendidikan dan pengembangan kesadaran idiologis tentang visi dan misi CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

D. PRASYARAT

1. Perencanaan secara umum memerlukan dukungan data dan informasi tentang : (a) situasi dan kondisi politik, sosial, ekonomi, hukum dan budaya, (b) tantangan dan peluang yang ada, (c) kelemahan dan potensi kekuatan sumber daya yang dimiliki CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), dan (c) hasil evaluasi yang sudah dilakukan sebelumnya.

2. Monitoring secara umum memerlukan dukungan data dan informasi tentang : (a) tahapan kegiatan yang telah dilaksanakan, (b) anggaran yang digunakan, (c) hasil-hasil yang telah dicapai, (d) bentuk penyimpangan dari rencana, serta (e) impak atau pengaruh kegiatan terhadap mitra atau publik.

3. Evaluasi secara umum memerlukan dukungan data dan informasi tentang : (a) hasil-hasil yang dicapai, (b) dana dan sumber daya lainnya yang digunakan, (c) impak/dampak yang terjadi, dan atau (d) informasi lainnya yang sudah dirangkum dalam laporan monitoring.

E. PENGELOLAAN SPME

Perencanaan

1. Tujuan dan Fungsi Perencanaan

(a) Tujuan : teridentifikasinya (1) masalah dasar yang dihadapi, (2) tujuan serta hasil-hasil yang hendak dicapai, (3) peluang dan potensi kemampuan yang dapat dimanfaatkan, serta (4) sumber daya yang harus digunakan melaksanakan misi atau tujuan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

(b) Fungsi : (1) membantu para pengurus CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) baik itu Badan Pengurus untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan atau situasi dan kondisi, (2) memungkinkan para pimpinan atau manajemen untuk mengarahkan dan mengkoordinasi seluruh kerja pada semua tingkatan keorganisasian CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

2. Jenis Perencanaan

(a) Perencanaan strategis (strategic planing), yaitu perencanaan program jangka panjang (tiga atau enam tahunan) yang dirancang untuk memenuhi tujuan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) dalam jangka panjang.

(b) Perencanaan operasional/perencaan aksi (action planing), yaitu perencanaan kegiatan yang berfungsi menguraikan secara terperinci bagaimana rencana strategis akan dicapai secara bertahap dalam setahun, enam bulan atau satu bulan.

(c) Perencanaan proyek (project planing), yaitu perencanan kegiatan sekali pakai yang berfungsi mewadahi kegiatan yang tidak diprogramkan sebelumnya atau tidak diuraikan secara deteil di dalam action plan..

(d) Perencanaan tetap (standing planing), yaitu perencanaan prosedur kerja atau kebijakan organisasi yang digunakan sebagai dasar pengelolaan kegiatan keorganisasian sehari-hari (misalnya Manifesto, Statuta, Job Discription, Standart Operating Procedures dan Peraturan Kerja).

3. Siklus Perencanaan

(a) Perencanaan strategis dilaksanakan setiap tiga tahun. (b) Perencanaan strategis bisa direvisi atau di-up date pada setiap programing

yang dilaksanakan khusus untuk kebutuhan penyusunan strategi program bersama.

(c) Perencanaan aksi dilaksanakan setiap rapat tahunan yang akan diselenggarakan di awal tahun.

(d) Perencanaan tahunan dijabarkan oleh Badan Pengurus ke dalam rencana enam bulanan yang dibahas di forum Rapat Kerja Evaluasi Badan Pengurus pada setiap bulan Juni dan bulan Desember.

(e) Perencanaan enam-bulanan dijabarkan oleh Badan Pengurus ke dalam rencana kerja satu bulan yang dibahas pada setiap tanggal 27 minggu keempat.

(f) Perencanaan proyek dan perencanaan tetap disesuaikan dengan kebutuhan.

4. Kriteria dan Format Perencanaan

(a) Kriteria untuk sebuah rencana program yang baik secara umum mencakup aspek-aspek sebagai berikut : (1) relevan, (2) spesifik, (3) bisa diukur, (4) bisa dicapai, (5) realistis, (6) ada batas waktu, dan (7) partisipatif.

(b) Format strategic plan dikembangkan dengan menggunakan pendekatan logical frame work (LFW) yang mengandung undur-unsur sebagai berikut : (1) Manifesto (2) visi-misi atau tujuan jangka panjang atau juga disebut goal, (3) hasil jangka panjang atau juga disebut impact/dampak, (4) tujuan jangka menengah atau juga disebut purpose, (5) hasil jangka menengah atau out comes atau sering juga disebut sebagai tujuan program, (6) masukan sumberdaya atau input, (7) keluaran atau output, (8) indikator keberhasilan, (9) asumsi atau resiko, (10) sumber verifikasi, (11) perikiraan anggaran atau budget, serta (12) perkiraan waktu, Annual Report, Mid Year Report Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI)).

(c) Format action plan sekurang-kurangnya harus mencakup : (1) tujuan satu tahun , (2) hasil untuk satu tahun, (3) jenis kegiatan/langkah-langkah atau tahapan kegiatan, (4) hasil dari setiap kegiatan, (5) indikator keberhasilan, (6) budgeting atau rincian anggaran, (7) jadual kegiatan, serta (8) pelaksana/penanggung atau pembagian tugas.

(d) Format rencana proyek konsisten dengan format action plan.

5. Prosedur dan Metode Perencanaan

(a) Jika yang dirumuskan adalah rencana strategis, rencana aksi, dan rencana tetap, maka proses penyunannya dilakukan dalam suautu forum rapat kerja atau lokakarya atau rapat staf (khusus rencana enam bulan dan rencana satu bulan di tingkat Badan Pengurus).

(b) Jika yang dirumuskan adalah rencana proyek, maka proses perumusannya dilakukan secara terbatas dalam rapat bidang atau rapat teknis.

(c) Direktur membentuk suatu tim kerja (ad hoc) internal Badan Pengurus yang bertugas menyiapkan proses penyusunan strategic plan dan action plan.

(d) Tim kerja (ad hoc) mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan (lihat prasyarat perencanaan) dari bidang-bidang atau dari sumber lainnya.

(e) Untuk memudahkan proses perencanaan, tim kerja (ad hoc) bisa menyelenggarakan workshop perencanaan yang difasilitasi seorang fasilitator dari luar CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

(f) Proses perencanaan akan menggunakan metode perencanaan Result Based Management (RBM) atau kombinasi metode lainnya yang ditentukan bersama dengan fasilitator.

(g) Tanggungjawab pengawasan pengelolaan strategic plan, action plan, dan standing plan di tingkat Badan Pengurus berada di tangan Manajer Program.

(h) Tanggung-jawab pengelolaan project plan ada di tangan para Koordinator Bidang

(i) Setiap rumusan hasil perencanaan didokumentasikan dan dibagi-bagikan kepada semua penanggung-jawab selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pertemuan.

Monitoring

1. Tujuan dan Fungsi Monitoring

(a) Tujuan monitoring adalah tersedianya informasi yang teratur tentang : (1) kualitas pelaksanaan kegiatan, (2) kinerja organisasi, dan (3) kinerja Staf/pelaksana.

(b) Fungsi monitoring adalah : (1) mengidentifikasi masalah, (2) mengukur sejauhmana kegiatan dilaksanakan sesuai rencana, (3) sejauhmana prosedur ditempuh dengan benar atau konsisten, (4) membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan sarana atau fasilitas dan biaya yang terpakai, (5) mengukur perkembangaan kinerja organisasi dan kinerja staf, serta (6) mengukur dampak yang terjadi (apabila ada kegiatan yang menunjukkan dampak segera).

2. Jenis dan Model Pendekatan Monitoring

(a) Field Monitoring: dilakukan secara langsung di lapangan kepada yang ditunjuk untuk melaksanakan monitoring lapangan. Pendekatan yang dilakukan bisa berbentuk kunjungan supervisial maupun dengan cara monitoring bersama (partisipatif) kepada yang di tunjuk untuk melaksanakan monitoring lapangan dengan kelompok-kelompok masyarakat yang dilayani atau pihak-pihak yang terlibat di dalam pelaksanaan program. Bisa juga dilakukan dengan cara menginterview sumber tertentu yang relevan.

(b) Indirect Monitoring: dilakukan secara tidak langsung Kepada yang ditunjuk untuk melakukan monitoring non lapangan. Pendekatan yang dilakukan bisa berbentuk analisis atas hasisl-hasil laporan kegiatan yang disusun oleh

pelaksanana kegiatan maupun pihak lain yang menerima manfaat dari pelaksanaan kegiatan.

(c) Special Monitoring: adalah monitoring yang dilakukan berdasarkan tema atau bidang tertentu seperti monitoring asset, pendidikan rakyat, kampanye, analisis media, perkembangan kinerja staf, yang dilakukan di lapangan maupun tidak.

(d) Performance Monitoring : adalah monitoring yang dilakukan berdasarkan kinerja program atau kegiatan pada unsur pengurus CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) melalui pengamatan dokumen program serta informasi dan komunikasi dengan komponen CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

3. Siklus dan Pelaporan Hasil Monitoring

(a) Monitoring lapangan (field monitoring) wajib dilakukan sesuai kebutuhan, dan hasilnya dilaporkan secara tertulis setiap bulan.

(b) Monitoring non lapangan (indirect monitoring) dilakukan setiap bulan, dan hasilnya dilaporkan secara tertulis setiap bulan pada saat rapat monitoring dan perencanaan

(c) Monitoring Kinerja ( Performance monitoring) dilakukan setiap bulan, dan hasilnya dilaporkan pada setiap rapat pimpinan.

(d) Monitoring Khusus (special monitoring) dilakukan berdasarkan tema-tema yang membutuhkan perhatian khusus terkait dengan strategi gerakan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

4. Kriteria Monitoring

(a) Kriteria laporan monitoring yang baik secara umum setidaknnya harus mencakup unsur-unsur sebagai berikut : (1) partisipatif, (2) terbuka dan obyektif, (3) jelas waktu dan periode pelaporan, (4) ada kaitan dengan strategic plan atau action plan dan budget serta (5) keberhasilannya bisa dinilai secara obyektif.

(b) Format laporan monitoring program/kegiatan harus mencakup unsur-unsur sebagai berikut: (1) nama program, (2) bulan dan tanggal pelaporan, (3) penanggung-jawab kegiatan, (4) jenis kegiatan, (5) target atau hasil yang ditetapkan, (6) hasil nyata yang dicapai, (7) reaksi pihak luar atau dampak kegiatan, jika hal itu menyangkut kegiatan yang bisa langsung diukur dampaknya, (8) keterangan tentang keberhasilan dan kegagalan/penyimpangan, (9), anggaran yang terpakai, (10) aseet apabila memang ada penggunaan aseet, (11) perkembangan eksternal atau isu-isu penting di dalam pelaksanaan kegiatan yang perlu segera direspon, dan (12) kondisi sosial, politik dan budaya yang berpengaruh secara timbal-balik dengan program/kegiatan yang dilaksanakan selama tiga bulan, serta (13) rekomendasi untuk rencana selanjutnya.

(c) Format monitoring kinerja harus mencakup unsur-unsur sebagai berikut: (1) bulan dan tanggal pelaporan, (2) pembuat laporan, (3) jumlah kehadiran dan jam kerja, (4) jenis kegiatan yang berhasil dilaksanakan atau gagal berdasarkan job description, (5) jenis kegiatan yang berhasil dilaksanakan atau gagal berdasarkan penugasan khusus, serta (6) jumlah dan jenis pelanggaran serta sanksi yang diberikan berdasarkan peraturan kerja.

(d) Format monitoring asset harus mencakup unsur-unsur sebagai berikut: (1) tanggal dan bulan pelaporan, (2) pembuat laporan, (3) jumlah asset yang digunakan baik asset lancar maupun tetap, (4) lama penggunaan, (5) kondisi aseet apakah rusak atau baik, (6) jumlah asset yang tersisa, (7) pengguna atau pemakai asset, serta (8) rekomendasi

4. Prosedur Monitoring

(a) Manajer Program menyiapkan format pelaporan dan membagikan kepada yang ditunjuk untuk melaksanakan monitoring.

(b) Staf pelaksana kegiatan mengisi formulir dengan menggunakan sistem paparan pointers maksimal 7 kata kunci per-item, lalu menyerahkannya kepada Koordinator Bidang masing-masing.

(c) Laporan monitoring dibahas di dalam rapat Bidang, dan hasilnya dibahas di dalam rapat monitoring dan perencanaan bulanan

(d) Hasil-hasil monitoring kegiatan di tingkat Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) diolah secara reguler oleh Manajer Program dan dimasukkan ke dalam sistem data based CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

(e) Proses monitoring dilakukan dengan cara : (1) membandingkan rencana dengan kegiatan yang telah dilaksanakan, (2) mengamati impak, apabila ada impak yang bersifat segera, (3) mengukur bukti-bukti keberhasilan, (4) mengundang respon mitra yang terlibat, dan (5) memantau pemberitaan media massa.

(f) Pembahasan hasil-hasil monitoring bulanan dilakukan dalam rapat Bulanan.(g) Jika laporan hasil monitoring menunjukkan penyimpangan yang disertai

permintaan dukungan untuk kelancaran kegiatan, maka forum rapat bisa mengusulkan atau memutuskan penyelarasan dan dukungan.

(h) Laporan monitoring bulanan diolah dan diarsipkan Manajer Program , lalu dijadikan: (1) bahan dasar penilaian kinerja staf, (2) sebagai bahan bahasan di dalam rapat pimpinan atau rapat staf, (3) sebagai bahan dasar pembuatan laporan ke Majelis Anggota atau Rapat Umum Komunitas , serta (4) sebagai bahan dasar untuk pembuatan media kampanye dan pendidikan.

Evaluasi

1. Tujuan dan Fungsi Evaluasi

(a) Tujuan evaluasi adalah tersedianya informasi yang cukup tentang kondisi eksternal sebelumnya dibandingkan dengan kondisi setelah program dilaksanakan

(b) Fungsi evaluasi adalah mengukur: (1) sejauhmana rencana telah berhasil dilaksanakan untuk mencapai tujuan, (2) apakah rencana layak atau tidak, (3) adakah faktor-faktor eksternal yang sangat mempengaruhi pelaksanaan rencana, (4) kinerja lembaga dan staf/pelaksana, dan (6) mengukur impak atau dampak kegiatan terhadap kondisi obyektif.

2. Jenis dan Siklus Evaluasi

(a) Evaluasi tahunan (Annual Evaluation) : dilakukan setiap tiga tahun menjelang Rapat Umum Komunitas (khusus evaluasi eksternal); setiap tiga tahun pada saat Rapat Umum Komunitas ; dan setiap satu tahun (pada saat Pertemuan Tahunan).

(b) Evaluasi enam bulanan (Mid Year Evaluation): dilakukan secara khusus dalam rapat kerja Badan Pengurus (setiap pertengahan dan akhir tahun).

(c) Evaluasi proyek/kegiatan: dilakukan dalam rapat-rapat Bidang atau rapat teknis setelah suatu proyek/kegiatan selesai.

(d) Evaluasi kinerja: dilakukan secara khusus setiap enam bulan (pada pertengahan dan akhir tahun).

3. Bentuk Evaluasi

(a) Evaluasi partisipatif : melibatkan semua pihak yang terlibat baik seluruh komponen CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) sebagai pelaksana program maupun masyarakat selaku penerima manfaat program CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI); dan dilaksanakan melalui forum-forum pertemuan bersama masyarakat atau forum RUK/Pertemuan Tahunan

(b) Evaluasi eksternal: dilakukan dengan menggunakan pihak luar (konsultan) dan ditujukan untuk: (1) melihat kinerja CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) atau (2) untuk memenuhi persyaratan pihak donor.

4. Format dan Kriteria Evaluasi

(a) Format evaluasi program harus menggambarkan: (1) perbandingan antara kondisi eksternal setelah pelaksanaan program dengan kondisi eksternal sebelumnya, (2) kemajuan yang nampak dibanding program sebelumnya, (3) apakah perbandingan tersebut menunjukkan kemajuan dibandingkan pelaksanaan sebelumnya atau (4) apakah perubahan yang terjadi memiliki hubungan kausalitas dengan program yang telah dilakukan, (5) apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan tujuan, (6) apakah kegitan relevan dengan masalah yang dihadapi, (7) apa impaknya terhadap masyarakat, (8) bagaimana akuntabilitas keuangan dan akuntabilitas waktu, (9) apa implikasinya bagi perbaikan kinerja, dan (10) apa rekomendasi bagi rencana berikutnya.

(b) Format evaluasi kinerja staf harus menggambarkan: (1) beban kerja yang dimiliki orang per-orang sebagaimana yang tertuang dalam job description, (2) waktu dan biaya yang telah digunakan, dan (3) pekerjaan yang dihasilkan secara faktual oleh setiap orang.

(c) Kriteria evaluasi harus mencakup hal-hal sebagai berikut: (1) dilakukan secara partisipatif, (2) konsisten dengan visi, misi, rencana sebelumnya, Statuta atau ketentuan lainnya di dalam organisasi, dan (3) didasarkan pada ukuran-ukuran atau indikator keberhasilan yang jelas.

5. Prosedur

(a) Manajer Program menyiapkan bahan-bahan dasar evaluasi: (1) rencana kegiatan, (2) laporan hasil monitoring dan (3) dokumen atau informasi yang relevan.

(b) Apabila diperlukan, Direktur bisa menggunakan jasa evaluator dari luar untuk membantu melakukan evaluasi khusus.

(c) Jika yang dilakukan adalah evaluasi kinerja staf, maka Direktur meminta Manajer Program untuk menyiapkan bahan-bahan evaluasi, termasuk hasil-hasil monitoring kinerja, lalu menyelenggarakan rapat pimpinan untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja Staf atau meminta konsultan untuk melakukan evaluasi khusus.

(d) Jika yang dilakukan adalah evaluasi proyek/kegiatan, maka Direktur atau Koordinator Bidang menyelenggarakan rapat staf atau rapat teknis.

(e) Proses evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan indikator capaian Klop dan Rekat dengan: (1) Realisasi capaian pada saat evaluasi dilaksanakan, (2) respon mitra dan target yang terlibat, (3) hasil pemantauan media massa, serta (4) hasil analisis terhadap implikasi program bagi kinerja.

(f) Seluruh hasil evaluasi disusun oleh Manajer Program dalam suatu laporan evaluasi yang bisa dijadikan masukan untuk penyusunan program lanjutan atau sebagai bahan dasar untuk publikasi, kehumasan, dan penyusunan laporan tahunan.

(g) Hasil evaluasi diolah oleh Manajer Program lalu diserahkan kepada Direktur untuk menjadi menjadi bahan penilaian atau pengambilan keputusan tentang : kinerja Staf, sanksi, promosi, reward, pengembangan sumber daya, dan pemutusan atau perpanjangan kontrak kerja.

Bagian Kelima SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN

A. PENGERTIAN

1. Pengelolaan keuangan adalah tindakan administratif yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan anggaran, penyimpanan, penggunaan, pencatatan, pengawasan dan pengendalian keluar-masuknya uang/dana organisasi

2. Pengawasan atau pengendalian pengelolaan keuangan Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) dilakukan dengan menggunakan pendekatan internal audit dan otorisasi pengambilan keputusan di bidang keuangan

3. (Uraian lebih rinci tentang tata-cara pengelolaan keuangan dapat disimak lebih jelas dalam Buku Panduan Manajemen Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

B. PRINSIP DASAR

1. Pengelolaan keuangan dilakukan dengan mengutamakan prinsip keterbukaan, dalam arti semua komponen CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) berhak untuk meminta informasi tentang posisi keuangan dan tatacara pengelolaannya.

C. PROSEDUR

Alokasi Umum Dana Program

1. Perencanaan umum pembiayaan dilakukan berdasarkan perencanaan program (strategic plan dan action plan) atau rencana kerja/rencana enam bulanan yang telah disetujui Majelis Anggota.

2. Atas dasar rencana umum pembiayaan tahunan dan rencana umum pembiayaan tiga bulanan yang sudah disetujui Majelis Anggota, Direktur Badan Pengurus menentukan alokasi pembiayaan bulanan di tingkat Badan Pengurus.

3. Berdasarkan rencana umum pembiayaan bulanan yang telah disetujui Direktur, Manajer Program dan para Koordinator Bidang menentukan rencana alokasi pembiayaan mingguan atau pembiayaan harian berdasarkan kebutuhan.

4. Jika terjadi perubahan realisasi pemasukan uang dari donor maupun karena ada faktor kebutuhan tidak terelakkan, yang berimplikasi pada rencana umum pembiayaan, maka pemegang otoritas bisa menyelenggarakan rapat pimpinan untuk menyesuaikan rencana alokasi dana program dengan rumusan program yang telah ditetapkan.

Pengelolaan Uang Masuk-Keluar

1. Prosedur pemasukan uang ke bank penyimpan maupun kas kantor secara umum dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a) Kasir menyiapkan formulir bukti penerimaan bank dan bukti penerimaan kas

b) Direktur dan Manajer Keuangan membubuhkan tanda-tangan dalam formulir yang sudah diisi sebagai bukti persetujuan pemasukan uang ke bank (catatan : prinsip ini berlaku juga untuk pemasukan uang dari bank ke kas operasional dan atau petty cash).

c) Kasir mencatatnya dalam buku penerimaan bank dan buku penerimaan kas

2. Prosedur pengeluaran uang untuk pembiayaan kegiatan operasional harian secara umum dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a) Kasir menyiapkan formulir permintaan uang sesuai kebutuhan.b) Pemohon atau pengguna uang mengisi formulir permintaan uang muka yang

disetujui oleh masing-masing Koordinator Bidang, Manajer Program atau Direktur.

c) Atas dasar permintaan yang sudah disetujui pemegang otoritas, Kasir menyiapkan cek atau bilyet giro untuk ditanda-tangani oleh Direktur dan Manajer Keuangan.

d) Kasir mencairkan cek atau bilyet giro dan dimasukkan hasil pencairan tersebut ke kas operasional dan kas kecil seperti prosedur pada angka 1 b (pemasukan uang).

e) Pembayaran uang dilakukan oleh kasir kepada pemohon sesuai jumlah permintaan uang muka yang telah disetujui oleh masing-masing pemegang otoritas.

f) Pembayaran biaya rutin seperti transpor dan konsumsi harian atau pengeluaran harian sampai dengan batas Rp 200.000 (dua ratus ribu rupiah) dikeluarkan dari petty cash.

g) Setiap transaksi dibuktikan dengan formulir bukti pengeluaran kas yang ditanda-tangani oleh kasir, penerima uang, pembukuan, dan disetujui/ditanda-tangani Direktur dan Manajer Adm dan Keuangan.

h) Jika menyangkut pembayaran yang memerlukan bukti pendukung, maka penerima uang wajib menyerahkan Bukti Pendukung Ekstern (BPE) berupa bon atau kuitansi yang berasal dari pihak ekstern paling lambat dua minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Jika yang bersangkutan belum menyerahkan bukti penggunaan dana maka yang bersangkutan belum diperbolehkan mengajukan permintaan dana lagi.

3. Pengelolaan pembukuan seluruh transaksi pemasukan dan pengeluaran dana dilakukan oleh Staf akuntansi dengan cara sebagai berikut :

a) Menyiapkan rekonsiliasi bank secara rutinb) Meminta laporan keuangan dari kasir setiap minggu yang harus dilaporkan

di setiap rapat koordinasic) Memeriksa keabsahan dokumen pembukuan dan mengarsipkannya secara

sistematisd) Menyiapkan jurnal-jurnal penyesuaiane) Melaksanakan pembukuan transaksi sesuai standar akuntansi yang bakuf) Membuat laporan posisi keuangan yang harus dilaporkan pada monitoring

dan perencanaan (laporan cashflow, laporan per-funding, laporan petty cash serta laporan tiga bulanan dan laporan semester).

Pengelolaan Dana Cadangan

1. Dana cadangan khusus adalah dana Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) yang dikumpulkan/ dihimpun untuk maksud dan tujuan khusus, yaitu: (a) persiapan kemandirian lembaga, (b) pengembangan SDM/pengadaan gedung/investasi, (c) menutupi defisit anggaran, dan (d) cadangan jangka panjang. Pengelolaannya akan ditentukan

kemudian berdasarkan Keputusan Direktur Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

2. Dana cadangan bersumber pada : (a) sumbangan masyarakat umum, (b) sumbangan para relawan, (c) pendapatan penjualan buku, souvenir dan jasa lainnya, serta (e) kegiatan fund raising.

3. Prosedur pengelolaan dana cadangan khusus (uang masuk dan keluar) dilakukan sesuai ketentuan dalam pengelolaan dana program.

Pengelolaan Dana Kesejahteraan

1. Dana kesejahteraan adalah dana Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) yang dikumpulkan/dihimpun untuk maksud dan tujuan tertentu, yaitu: (a) pinjaman Staf, (b) peningkatan kesejahteraan, dan (c) bantuan untuk kesehatan, kedukaan dan staff yang menikah.

2. Dana kesejahteraan dikumpulkan dari: (a) penghasilan staf yang didapat dari pelaksanaan program CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), misalnya honor sebagai pemakalah/pembicara/nara-sumber (5%), (b) komisi atau potongan discount yang diberikan oleh pihak hotel, restoran dan biro perjalanan yang berhubungan pelaksanaan program, serta (c) dana yang diperoleh dari dana penggantian fasilitas kantor untuk keperluan pribadi (telpon, kendaraan, dll).

3. Prosedur pengelolaan dana kesejahteran (uang masuk dan keluar) dilakukan sesuai ketentuan dalam pengelolaan dana program.

Pengelolaan Pinjaman Staf

1. Setiap Staf Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) dimungkinkan mengajukan dua jenis pinjaman, yakni pinjaman insidentil (kasbon) dan pinjaman jangka panjang.

2. Jumlah pinjaman jangka panjang maksimal sebesar 50% dari total gaji selama setahun, dan pengembaliannya bisa dicicil paling lama dalam dua tahun.

3. Pinjaman insidentil (kas bon) bisa diajukan setiap bulan, dengan jumlah maksimal 50% dari total gaji sebulan, dan pelunasannya diperhitungkan langsung oleh kasir pada saat pembayaran gaji pada bulan pemimjaman.

4. Pinjaman jangka panjang hanya bisa dikeluarkan/dibayarkan atas persetujuan Direktur atau minimal Manajer Program, sedangkan pinjaman berbentuk kas bon cukup dengan persetujuan Manajer Keuangan.

5. Prosedur pengelolaan dana pinjaman Staf (uang masuk dan keluar) dilakukan sesuai ketentuan dalam pengelolaan dana cadangan khusus.

6. Staff yang mengundurkan diri atau yang tidak diperpanjang lagi masa kontraknya, dan masih mempunyai hutang kepada CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), diwajibkan untuk membayar hutangnya sebelum berhenti. Apabila yang bersangkutan tidak mampu melunasi pada saat berhenti, yang bersangkutan diberikan kelonggaran untuk membayar atau menyelesaikan hutang selambat-lambatnya dalam waktu tiga bulan.

7. Staf yang berhenti tetapi meminta penundaan pembayaran hutang wajib menandatangani surat pernyataan perjanjian pembayaran hutang, yang dibuat di atas kertas bermeterai dan ditanda-tangani oleh Direktur dan staff yang bersangkutan.

Biaya Pemakaian Telepon Genggam

1. Staf Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) yang diusulkan oleh Koordinator Bidang berhak dimungkinkan untuk memperoleh biaya pemakaian telepon genggam.

2. Badan Pengurus hanya akan mengganti biaya pemakaian telepon genggam yang digunakan untuk kepentingan dinas.

3. Sisa alokasi dana telepon(HP) dimasukkan ke dalam pembukuan dana rutin.

Bagian Keenam SISTEM PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BARANG

A. PENGERTIAN

1. Pengadaan barang adalah tindakan pembelian barang keperluan kantor baik itu aktiva tetap (gedung, furnitur, kendaraan, perangkat komputer, sound system dan peralatan elektronik lainnya) maupun aktiva lancar (perlengkapan ATK, buku-buku bacaan, asesoris, dan perlengkapan rumah tangga) yang dilakukan secara sistematis, terencana dan terlegitimasi.

2. Yang dimaksud dengan pemeliharaan adalah tindakan: (a) registrasi/pencatatan, (b) pengawasan penggunaan, dan (c) perbaikan atau perawatan kondisi barang.

B. PRINSIP DASAR

1. Proses pengadaan barang dilakukan secara transparan, dalam arti dilakukan secara terbuka sejak tahap perencanaan maupun pada tahap penyeleksian supplier dan pembelian/pembayaran.

2. Pengambilan keputusan pengadaan barang dilakukan atas dasar manfaat atau fungsi barang dalam pelaksanaan program, dan oleh karena perlu melibatkan sebanyak mungkin Staf yang terkait dengan manfaat barang.

3. Pembelian barang harus bisa dibuktikan dengan jelas, dalam arti harus didukung dengan bukti-bukti yang sah.

4. Pemeliharaan barang dilakukan atas dasar pertimbangan efisiensi dan efektifitas penggunaan barang.

5. Peminjaman barang/aktiva hanya bisa dilakukan apabila benar-benar penting dan pada saat yang bersamaan aktiva barang/tersebut tidak digunakan untuk kepentingan dinas.

C. KRITERIA PENGADAAN

1. Pengadaan barang merupakan bagian dari program atau rencana lainnya yang sudah diputuskan dalam rapat.

2. Sedapat mungkin bukan barang hasil produksi perusahaan yang mengeksploitasi lingkungan hidup atau melecehkan hak-hak buruh.

3. Benar-benar memiliki kualitas/mutu yang baik dan berfungsi atau bermanfaat untuk pelaksanaan program/kegiatan.

4. Harganya lebih murah dibanding barang sejenis (pembelian barang yang berharga lebih tinggi hanya dilakukan dengan pertimbangan soal mutu, kelangkaan, dan kebutuhan yang sangat mendesak).

5. Pemeliharaannya lebih mudah (memiliki garansi, suku cadang maupun ahli dan tempat pemeliharaan mudah dijangkau).

D. PROSEDUR

Pengadaan Barang/Aktiva

1. Kebutuhan pengadaan barang dituangkan di dalam rencana operasional tahunan atau rencana kegiatan tiga bulanan.

2. Setiap akhir bulan, para Koordinator Bidang membuat usul pengadaan barang atau aktiva lancar dan aktiva tetap untuk dibahas dan diputuskan dalam rapat pimpinan.

3. Atas dasar hasil keputusan rapat pimpinan, Manajer Kantor menyeleksi supplier berdasarkan kriteria pengadaan seperti yang dimaksud dalam Bagian Keenam C.

4. Atas dasar hasil keputusan rapat pimpinan, Manajer Kantor atau Staf tertentu yang ditunjuk, melakukan pembelian aktiva tetap dengan cara-cara atau tahapan sebagai berikut :

(a) Meminta Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang telah dibuat oleh Koordinator Bidang yang memerlukan barang.

(b) Menyeleksi supplier dan mengisi perkiraan harga beli pada formulir SPP, lalu meminta pertimbangan/persetujuan/disposisi Direktur atau Manajer Program.

(c) Berdasarkan disposisi Direktur atau Manajer Program, menyiapkan order pembelian atau Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada minmal 3 supplier dan meminta Direktur atau Manajer Program untuk menanda-tanganinya.

(d) Menyerahkan SPPH kepada supplier serta lembar kedua SPPH dan SPP kepada Staf akuntansi sebagai bukti untuk pembukuan.

(e) Menerima Penawaran Harga (PH) dari supplier dan menyerahkannya kepada Direktur atau Manajer Program untuk menentukan supplier mana yang lebih menguntungkan Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

(f) Memproses pembayaran barang sesuai prosedur pengeluaran uang seperti yang diatur pada Bagian Kelima.

(g) Menerima barang dan memeriksa kuantitas dan kualitas sesuai spesifikasi barang yang diminta, serta memeriksa keabsahan bukti-bukti pendukung.

5. Seluruh barang/aktiva lancar dan aktiva tetap yang telah diterima, langsung digunakan atau disimpan di bawah pengawasan :

(a) Staf Rumah Tangga: khusus barang/aktiva lancar kerumah-tanggaan yang berbentuk piring, gelas, sendok, kompor, mebeler dll.

(b) Staf Rumah Tangga: khusus aktiva tetap yang berbentuk TV, kamera, handy cam, LCD Proyektor, mobil dan sepeda motor.

(c) Staf Administrasi: khusus barang/aktiva lancar yang berbentuk ATK dan asesoris lainnya.

(d) Staf Kepustakaan: khusus barang/aktiva yang berbentuk buku-buku atau bahan tercetak lainnya.

(e) Kepala Bidang: khusus aktiva tetap yang berbentuk notebook atau laptop

6. Seluruh dokumen pengadaan aktiva diserahkan kepada Staf akuntansi sebagai bukti untuk pembukuan dan dasar bagi penghitungan biaya pemeliharaan maupun nilai penyusutan aktiva tetap.

Pengendalian Penggunaan Barang/Aktiva

1. Permintaan pengunaan aktiva lancar diajukan oleh pemohon kepada Staf Sekretariat yang mengelola aktiva lancar dengan cara mengisi formulir permintaan aktiva lancar.

2. Permintaan penggunaan aktiva tetap seperti mobil, sepeda motor, TV, kamera, handy cam, LD Projector, Slide Projector, notebook atau laptop, dan notebook atau laptop (barang/ aktiva tetap) untuk kepentingan dinas harus diberitahukan terlebih dengan cara mengisi formulir peminjaman barang.

3. Atas dasar formulir permintaan barang yang sudah disetujui Manajer Kantor, Staf yang bertugas menyimpan aktiva lancar dan aktiva tetap (lihat angka 5 a s/d e pada bagian Pengadaan Barang/Aktiva) mengeluarkan atau menyerahkan barang kepada pemohon, lalu mencatat setiap pengeluaran tersebut secara rutin dan sistematis.

4. Manajer Office melakukan pengawasan secara rutin agar penggunaan aktiva lancar dilakukan secara efisien atau tidak boros.

Pemeliharaan Barang/Aktiva Tetap

1. Staf akuntansi membuat daftar inventaris aktiva tetap berdasarkan bukti-bukti atau dokumen pengadaan aktiva tetap, dan secara rutin melakukan penghitungan biaya pemeliharaan maupun nilai penyusutan aktiva tetap.

2. Permintaan pemeliharaan/perbaikan/perawatan aktiva tetap diajukan oleh pemohon kepada Manajer Office dengan cara mengisi formulir permintaan perbaikan/ pemeliharaan aktiva tetap.

3. Atas dasar formulir permintaan tersebut, Manajer Office memberikan persetujuan pengeluaran biaya pemeliharaan.

4. Apabila pemeliharaan/perawatan memerlukan biaya yang sangat besar atau sangat mempengaruhi alokasi dana pembiayaan bulanan, maka permintaan tersebut perlu dibahas di dalam rapat pimpinan.

5. Untuk kepentingan pemeliharaan barang/aktiva tetap, maka kendaraan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) hanya boleh disupiri oleh satu orang benar-benar memahami seluk-beluk mesin. Penggunaan sopir lain hanya dimungkinkan apabila sopir tetap berhalangan.

6. Kendaraan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) tidak boleh digunakan untuk kepentingan atau kegiatan yang bisa merusak nama baik CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI); sehari-hari diparkir di halaman kantor dan tidak dibenarkan dibawa pulang ke rumah Staf.

7. Bukti-bukti berupa bekas barang rusak atau bukti pengeluaran/pembayaran pemeliharaaan diserahkan kepada Staf akuntansi menjadi bukti pembukuan.

8. Proses pengeluaran dana pemeliharaan/perawatan dilakukan sesuai dengan prosedur pengelelolaan uang masuk-keluar.

Peminjaman Barang/Aktiva Tetap

1. Permintaan peminjaman mobil, sepeda motor, TV, kamera, handycam, LDProjector, SlideProjector, notebook atau laptop, dan notebook atau laptop (barang/aktiva tetap) untuk kepentingan pribadi atau non dinas harus diajukan terlebih dahulu kepada Manajer Office dengan cara mengisi formulir peminjaman barang.

2. Atas dasar formulir peminjaman barang yang sudah disetujui Manajer Office, Staf yang bertugas menyimpan atau mengawasi aktiva lancar (lihat angka 5 a s/d e pada bagian Pengadaan Barang/Aktiva) mengeluarkan atau meminjamkan barang kepada pemohon, lalu mencatat setiap peminjaman dan pengembaliannya secara rutin dan sistematis.

3. Persetujuan peminjaman barang/aktiva tetap dilakukan dengan mempertimbangkan dua hal : (1) kepentingan yang lebih mendesak, dan (2) siapa yang sudah terlebih dahulu mengajukan peminjaman.

4. Peminjaman khusus kendaraan hanya bisa dilakukan di luar hari kerja yaitu Minggu, dan disertai dengan kewajiban mengisi bahan bakar.

5. Apabila terjadi kerusakan/kehilangan, maka peminjam bertanggung-jawab atas penggantian biaya perbaikan atau penggantian kerusakan/kehilangan. Besar tanggungan atas kerusakan ditentukan kemudian secara bersama-sama.

6. Manajer Office melakukan pengawasan secara rutin agar penggunaan dan peminjaman aktiva lancar dan aktiva tetap dilakukan secara efisien, tidak boros dan aman.

Bagian KetujuhSISTEM PEREKRUTAN

PROMOSI DAN ROTASI JABATAN

A. PRINSIP DASAR

1. Perekrutan, promosi dan rotasi jabatan dilakukan secara transparan/terbuka, dalam arti diketahui bahkan melibatkan semua pihak mulai dari tingkat perencanaan, seleksi dan penentuan/keputusan hasil.

2. Proses perekrutan, promosi, dan rotasi jabatan didasarkan pada pertimbangan terhadap kualitas intelektual, moral dan keahlian para calon Staf dan pemegang jabatan.

B. PRASYARAT

1. Ada jabatan lowong atau posisi yang harus segera diisi.2. Ada calon-calon yang memenuhi kualifikasi atau memiliki kualitas yang

memadai.3. Ada dana dan fasilitas yang memadai untuk memenuhi kebutuhan perekrutan

dan promosi jabatan.

C. PROSEDUR

Perekrutan

1. Secara umum proses perekrutan dilakukan berdasarkan Peraturan Kerja.2. Manajer Capacity Building dan CO menyiapkan rencana perekrutan berdasarkan

usulan Direktur atau Manajer Program atau Koordinator Bidang yang telah disetujui dalam rapat pimpinan.

3. Direktur membentuk tim perekrutan yang diketuai oleh Manajer Capacity Building dan CO dan terdiri para Koordinator Bidang terkait.

4. Tim merumuskan kriteria dan proses penerimaan calon berdasarkan job requirement atau job specification yang telah ditetapkan oleh Koordinator Bidang.

5. Proses penerimaan calon dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: (a) pengumuman, (b) pendaftaran, (c) seleksi administratif, (d) wawancara calon, (e) ujian tertulis, (f) dan jika dibutuhkan sewaktu-waktu dapat dilakukan psychotest, serta (g) pengumuman calon yang lulus.

6. Keputusan final tentang hasil calon yang dinyatakan lulus ditentukan dalam forum rapat pimpinan.

Promosi Jabatan

1. Promosi jabatan dilakukan atas dasar pertimbangan terhadap: (a) kebutuhan dan spesifikasi jabatan, (b) kebutuhan kaderisasi atau pengembangan kemampuan Staf, (c) prestasi kerja, (d) kepemimpinan, dan (e) integritas Staf yang dipromosikan.

2. Proses promosi jabatan dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: (a) usulan pengisian jabatan tertentu, (b) penilaian kinerja, (c) rapat penetapan, dan (d) pengesahan jabatan melalui keputusan Direktur

3. Direktur melaksanakan rapat pimpinan untuk membahas dan memutuskan siapa yang harus dipromosikan untuk menduduki jabatan tertentu.

4. Manajer Capacity Building dan CO menyiapkan hasil penilaian kinerja Staf yang akan dipromosikan.

Bagian KedelapanSISTEM PERJALANAN DINAS

A. PENGERTIAN

1. Perjalanan dinas adalah kegiatan kunjungan ke suatu tempat untuk waktu tertentu, yang berhubungan dengan program kerja, dan memungkinkan ketidak-kehadiran Staf di dalam kantor pada saat jam kerja.

2. Perjalanan dinas dilakukan sebagai konsekuensi pelaksanaan program yang sudah ditetapkan, atau karena ada undangan dari pihak lain.

B. JENIS KEGIATAN

1. Kunjungan lokasi pelatihan dan pendidikan rakyat, dan atau melakukan pertemuan-pertemuan dengan berbagai pihak yang terkait dengan kegiatan di lapangan.

2. Menghadiri pertemuan, seminar, lokakarya, diskusi, konperensi, pelatihan atau forum-forum lainnya, di dalam negeri maupun luar negeri.

3. Perjalanan lainnnya yang mendukung pencapaian program dan kegiatan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

C. PROSEDUR

Ketentuan Umum

1. Setiap perjalanan dinas harus diketahui dan disetujui oleh Direktur atau sekurang-kurangnya Manajer Program.

2. Rencana perjalanan dinas luar harus diinformasikan terlebih dahulu atau dijadualkan dalam rapat-rapat Staf dan dijelaskan tujuan, kepentingan, dan hasil yang diharapkan dari perjalanan tersebut.

3. Perjalanan mendadak yang tidak sempat dijadualkan atau dibahas di dalam rapat, hanya bisa dilakukan dengan seijin harus Direktur atau Manajer Program.

4. Perjalanan ke luar negeri, sejauh berhubungan dengan kegiatan kerja organisasi harus dibahas dalam rapat pimpinan; dan apabila perjalanan dibayai kantor, maka perjalanan akan diprioritaskan pada event yang benar-benar sangat strategis.

5. Siapa saja yang melakukan perjalanan dinas harus memberikan informasi sedini mungkin kepada Manajer Adm dan Keuangan atau sekurang-kurangnya kepada kasir.

6. Siapa saja yang melakukan perjalanan dinas dianggap hadir atau masuk kantor.7. Setiap staf yang akan melakukan perjalanan dinas akan memperoleh biaya

pejalanan dinas (perdiem). Biaya perjalanan dinas keluar terutama untuk pos akomodasi dan transportasi dengan cara memberikan lumpsum dengan catatan hal ini dilakukan tidak untuk membebaskan pengguna dari memberikan bukti perjalanan yang sah.

8. Biaya perjalanan dinas disesuaikan dengan kebutuhan pelaksana pada lokasi dinas. (diberikan dalam bentuk pinjaman uang muka).

9. Apabila pengundang menanggung seluruh biaya perjalanan mulai dari transpor, penginapan hingga perdiem, maka kantor tidak akan mengeluarkan biaya untuk perjalanan tersebut.

10. Biaya perjalanan dinas sebisa mungkin sudah harus diterima pada saat keberangkatan. Jika karena sesuatu dan lain hal ini tidak dapat dilakukan, maka enam hari setelah pengajuan dilakukan sudah harus diberikan.

11. Setiap menyelesaikan perjalanan dinas, yang bersangkutan harus menyerahkan laporan narasi selambat-lambatnya dua belas hari, dan laporan keuangan yang

disertai bukti-bukti pengeluaran uang selambat-lambatnya enam hari (apabila tidak membuat laporan, yang bersangkutan bisa diberikan sanksi sesuai Peraturan Kerja).

Perjalanan Dinas dalam Kota

1. Perjalanan dinas di dalam kota akan mendapat penggantian uang transpor sesuai jumlah biaya yang riel dikeluarkan (dibayarkan dengan sistem reimburse).

2. Apabila perjalanan tersebut atas undangan pihak lain, dan mengharuskan yang bersangkutan menginap di lokasi, maka yang bersangkutan hanya memperoleh perdiem, terkecuali apabila pengundang menyediakan perdiem (dibayarkan secara lump sum).

Perjalanan Dinas Luar Kota

1. Perjalanan dinas ke luar kota akan memperoleh penggantian uang transpor, masing-masing : (a) pesawat udara kelas ekonomi untuk perjalanan luar Aceh, (b) rental mobil untuk perjalanan di Aceh, apabila benar-benar sangat mendesak, dan (c) bus kelas bisnis untuk perjalanan di Aceh .

2. Apabila perjalanan tersebut dilakukan/dibiayai pihak lain, maka yang bersangkutan tidak memperoleh penggantian uang transpor dan penginapan, dan masing-masing hanya akan memperoleh perdiem, terkecuali apabila pengundang menyediakan perdiem.

Perjalanan Dinas Luar Negeri

1. Perjalanan dinas ke luar negeri akan memperoleh penggantian uang transpor pesawat udara kelas ekonomi, biaya pengurusan dokumen perjalanan (visa dan paspor), biaya fiskal dan penggantian biaya transpor lokal dari dan ke bandara berdasarkan kondisi keuangan Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

2. Memperoleh perdiem sesuai kebijaksanaan pimpinan (dihitung secara riel berdasarkan kondisi keuangan Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) dan perkembangan ekonomi di negara tujuan).

3. Apabila perjalanan tersebut dilakukan/dibiayai pihak lain atau pengundang, maka yang bersangkutan tidak memperoleh penggantian uang transpor dan penginapan, tetapi akan memperoleh perdiem sesuai perhitungan pada angka 3, terkecuali apabila pengundang menyediakan perdiem.

Bagian Kesembilan SISTEM PELAPORAN KEGIATAN

A. PENGERTIAN

1. Pelaporan adalah alat manajemen dalam memantau proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil pelaksaaan program, yang berfungsi mengumpulkan informasi atau feedback untuk pengambilan keputusan.

2. Pelaporan adalah suatu alat untuk mengukur kemampuan atau kinerja organisasi maupun kinerja Staf dalam melaksanakan program dan kebijakan organisasi

B. PRINSIP DASAR

1. Pelaporan harus dilakukan secara jujur, faktual, dan memenuhi standar laporan yang telah ditentukan.

2. Pelaporan harus memenuhi standar etik komunikasi CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) yang terdiri dari Pembahasaan, Penyikapan, Pemahaman, Penerjemahan, Penyederhanaan dan Pencitraan.

C. KRITERIA

1. Memiliki kerangka logis, yaitu mengandung unsur-unsur: (a) penjelasan masalah, (b) Waktu pelaksanaan (c) Lokasi pelaksanaan, (d) Siapa yang terlibat/ikut serta, (e) mengapa demikian, (e) apa saja yang dilakukan dan bagaimana mengatasi hal-hal tidak terduga yang timbul, jika ada.

2. Sistematis yaitu memiliki kerangka atau susunan: (a) pendahuluan/pengantar, (b) analisis masalah, (c) kesimpulan dan saran, serta (d) penutup.

3. Memiliki gaya dan struktur bahasa yang baik dan benar dan mudah dimengerti oleh semua pihak yang memerlukan laporan.

4. Mengetengahkan kerangka aktual dan populis, misalnya mengetengahkan kerangka analisis yang terkait dengan konten laporan.

5. Komprehensif, yaitu mengandung unsur-unsur: (a) memiliki kelengkapan fakta, (b) kejelasan sumber informasi, (c) kejelasan nilai, (d) kronologis, dan (e) mengetengahkan berbagai dimensi dalam kehidupan sosial.

6. Mengetengahkan korelasi data kuantitatif dan kualitatif sehingga membentuk suatu kesimpulan yang akurat.

D. JENIS

1. Laporan naratif-deskriptif, yang mencakup : (a) laporan monitoring kegiatan bulanan, (b) laporan monitoring kegiatan tiga bulanan, (c) laporan monitoring kinerja, (d) evaluasi tengah tahunan, (e) laporan evaluasi tahunan, (f) laporan perjalanan dinas, (g) laporan kasus yang mencakup posisi, kronologi, dan perkembangan kasus, (h) laporan hasil kajian/penelitian, dan (i) laporan hasil rapat atau pertemuan.

2. Laporan keuangan, yang mencakup : (a) laporan cashflow bulanan, (b) laporan tiga bulanan dan laporan semester atau fund ballance, (c) laporan khsus untuk setiap funding, (d) laporan tahunan keuangan, dan (e) laporan audit.

D. TATACARA

Pengelolaan Laporan Monitoring Kegiatan

1. Setiap Staf atau asisten Staf yang menjadi pelaksana atau penanggung-jawab program/ kegiatan mengisi formulir laporan monitoring kegiatan setiap akhir bulan dan menyerahkan hasilnya kepada Koordinator Bidang.

2. Pengisian laporan monitoring bisa dilakukan dalam rapat monitoring dan perencanaan yang dilaksanakan setiap akhir bulan.

3. Setiap Koordinator Bidang mengumpulkan dan memeriksa laporan monitoring kegiatan bulanan dari masing-masing staf Bidang, lalu membubuhkan rekomendasi, dan menyerahkan kepada Manajer Program dengan tembusan.

4. Setiap akhir bulan ketiga, para Koordinator Bidang membuat laporan monitoring tiga bulanan, lalu diserahkan kepada Manajer Program dan di tembuskan kepada Direktur .

5. Manajer Program menggunakan laporan hasil monitoring kegiatan, yang sudah diberi catatan oleh Koordinator Bidang dan dibantu oleh Building dan CO, menjadi bahan untuk : (a) menyusun laporan khusus tentang kinerja Staf yang akan dibawa ke forum rapat pimpinan, serta (b) penyusunan laporan tiga bulanan ke Majelis Anggota.

6. Laporan monitoring bulanan, monitoring tiga bulanan, dan laporan kinerja Staf diserahkan kepada Manajer Program untuk didokumentasikan dan dijadikan bahan penyusunan media komunikasi dan informasi yang dapat di akses oleh semua Bidang/Unit.

7. Seluruh laporan monitoring dimasukkan ke dalam sistem manajemen Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) dan hanya bisa diakses secara langsung oleh Direktur, Manajer Program dan para Koordinator Bidang melalui jaringan LAN.

Pengelolaan Laporan Kegiatan

1. Setiap Koordinator Bidang, dibantu Staf Bidang, membuat laporan kegiatan dan budget Bidang untuk tiga bulanan, enam bulanan, tahunan, dan laporan tiga tahunan.

2. Manajer Program dan jika diperlukan akan dibantu oleh sebuah tim kecil akan mengolah semua laporan Bidang menjadi laporan lengkap Badan Pengurus.

3. Laporan kegiatan selain digunakan untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, juga akan digunakan sebagai bahan penilaian kinerja staf.

4. Setiap kopi laporan tiga bulanan, laporan enam bulanan, laporan tahunan, dan laporan tiga tahunan harus diserahkan kepada Bank data untuk diarsipkan di dalam depositori.

Pengelolaan Laporan Perjalanan

1. Pengelolaan laporan perjalanan juga dilakukan sesuai prosedur pengelolaan laporan kasus atau laporan kegiatan.

2. Jika berkaitan dengan laporan penggunaan dana, maka pelaporan dilakukan sesuai dengan ketentuan tentang pengelolaan laporan keuangan.

Pengelolaan Laporan Keuangan

1. Laporan keuangan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan laporan kegiatan bulanan, laporan tiga bulanan, laporan tahunan dan laporan tiga tahunan.

2. Pembuatan laporan disesuaikan dengan standar akuntansi yang sudah ada, sedangkan alur pengelolaannya sama dengan ketentuan mengenai pengelolaan laporan kegiatan.

Bagian KesepuluhSISTEM PENGELOLAAN INFORMASI (MIS)

A. PENGERTIAN

1. Sistem pengelolaan informasi adalah suatu sistem aliran informasi yang meliputi komunikasi internal dan eksternal organisasi serta pendokumentasian informasi yang sangat menekankan hubungan interaktif antara sumber informasi, pengelola informasi dan pengguna informasi.

2. Informasi meliputi informasi yang dimiliki dan diperlukan bagi kepentingan organisasi dan publik

B. FUNGSI

1. Untuk kepentingan internal organisasi, sistem pengelolaan informasi berfungsi menyediakan, mengolah dan menyimpan informasi untuk kepentingan pengambilan keputusan di dalam organisasi, baik itu pada tingkat perencanaan, pelaksanaan/pengorganisasian, pemantauan, dan evaluasi.

2. Untuk kepentingan eksternal organisasi, sistem pengelolaan informasi berfungsi memberikan pelayanan kepada publik dalam rangka mendukung pencapaian tujuan organisasi.

B. PRINSIP DASAR

1. Sistem pengelolaan informasi sangat bertumpu pada informasi, dan oleh karena itu memerlukan pendekatan pengelolaan informasi yang bersifat holistik, komprehensif, akurat, sistematis, mudah didesiminasikan dan mudah diakses oleh semua unit kerja internal maupun pihak eksternal yang memerlukan informasi.

2. Sistem pengelolaan informasi adalah pendekatan yang berorientasi pada kebutuhan organisasi, dan oleh karena itu pengelolaannya hanya bisa efektif apabila didasarkan pada : (a) kebutuhan organisasi dan pemanfaat informasi, (b) terbuka dan dikelola secara partisipatif, serta (c) memiliki kemudahan dalam penggunaan (user friendly).

C. UNSUR DASAR

1. Informasi : ada pasokan informasi kuantitatif dan kualitatif yang rutin dan bersumber dari berbagai laporan atau laporan kegiatan maupun dari sumber lainnya, baik primer maupun sekunder yang tersimpan : (a) di dalam pangkalan data elektronik (database), dan (b) yang tersimpan di kepustakaan : berupa buku, laporan, jurnal, majalah, dan berbagai bahan referensi dengan beragam jenis dan kategori.

2. Jaringan website dan intranet: ada jaringan website dan intranet yang bisa diakses oleh jaringan internal maupun jaringan eksternal CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) dalam beberapa tingkatan pengguna.

3. Target audience : ada target audience yang sangat spesifik dan potensial, mulai dari masyarakat dampingan, para aktifis, intelektual, kelas menengah/eksekutif hingga perorangan yang ada di parlemen, birokrasi dan partai politik.

4. Jaringan diseminasi : ada jaringan diseminasi informasi/media informasi yang tersebar di berbagai wilayah dan memiliki jangkauan penyebaran pada tingkat internal CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), jaringan mitra Ornop hingga ke pihak eksternal.

D. PROSEDUR PENGELOLAAN

Pengumpulan dan Pengemasan Informasi

1. Sebagai mata-rantai dari sistem pelaporan, maka pengelolaan informasi pada prinsipnya dimulai dari unit-unit kerja di luar unit MIS. Pengumpulan informasi dilakukan oleh pelaksana kegiatan, lalu dikemas informasi yang terkelola dalam sistem database.

2. Untuk menjamin lancarnya pasokan informasi dari unit-unit kerja yang ada ke unit MIS, maka Koordinator Bidang PME/MIS atau Staf data based berhak menagih langsung informasi atau memintanya melalui forum-forum rapat.

3. Tahap pertama pengemasan informasi dilakukan pada saat seluruh laporan atau informasi yang ada : (a) didokumentasikan oleh Staf perpustakaan menjadi bahan referensi, (b) diproses oleh Staf pengelola database ke dalam sistem database untuk memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan, riset atau untuk pengemasan media komunikasi.

4. Tahap kedua pengemasan informasi dilakukan oleh Bidang Kampanye dan Pendidikan Publik dan Pendidikan Publik, Bidang Keorganisasian maupun Bidang PME/MIS yang diberi tanggungjawab untuk mengolah informasi dasar menjadi informasi yang disajikan melalui media website dan intranet.

Pengelolaan Informasi

1. Pengelolaan informasi adalah suatu proses untuk mengelola informasi menjadi informasi yang dapat dimasukkan ke dalam sistem pendataan (database) yang tersistematis

2. Pengelolaan informasi dilaksanakan oleh pelaksana kegiatan yang bertugas.3. Proses authorisasi pengelolaan informasi dilakukan oleh Staff MIS dan/atau oleh

Koordinator Bidang PME/MIS

Diseminasi Informasi

1. Diseminasi informasi adalah suatu proses untuk menjadikan informasi yang terkelola dapat diakses oleh internal organisasi maupun eksternal organisasi pada beberapa level keamanan informasi.

2. Pada tingkat internal Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI), informasi yang ada di database, intranet dan website sewaktu-waktu dapat diakses kembali oleh unit-unit kerja untuk berbagai kepentingan.

3. Paket-paket informasi tertentu bisa diakses oleh pihak luar melalui layanan website, e-mail dan kepustakaan.

Bagian KesebelasSISTEM KEHUMASAN

A. PENGERTIAN

1. Kehumasan adalah suatu aktifitas komunikasi yang diarahkan untuk mempengaruhi persepsi dan menggalang dukungan publik eksternal maupun publik internal terhadap kebijakan Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

2. Kehumasan adalah bagian yang integral dari sistem komunkasi dan informasi Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI).

B. FUNGSI

1. Kehumasan berfungsi membentuk citra CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), baik pada saat CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) sedang dalam posisi yang tertekan oleh opini publik maupun pada saat sedang diuntungkan oleh opini publik.

2. Kehumasan berfungsi menggalang dukungan opini publik dan mendororng perubahan sikap untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.

3. Peran Kehumasan atau public relations berfungsi untuk:

(a) Membangun kontak person di media. (b) Melakukan lobi-lobi dan pertemuan dengan media/wartawan. (c) Menyiapkan mengorganisir press conference mulai dari (a) penyebaran

undangan, (b) penyiapan bahan-bahan pendukung seperti press release, factsheet atau infosheet, backgroud information, video dokumenter, foto-foto, slide dan in-focus, (c) penyiapan tim pembicara, (d) penyiapan ruangan, (e) pelaksanaan, (f) Mengorganisir wawancara (interview)

(d) Melakukan monitoring berita.(e) Melakukan analisis berita.(f) Melakukan analisis media. (g) Menulis berita-berita untuk mendukung media informasi CENTER FOR

TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI)

4. Peran kehumasan khususnnya yang berkaitan dengan pont 3. (a), (b), (c), (d), (e), (f), (g) akan dilaksanakan oleh orang yang ditunjuk untuk melaksanakannya oleh Direktur sebagai tindakan untuk mendukung fungsi kehumasan pada setiap staf CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

C. PRINSIP DASAR

1. Pengelolaan sistem kehumasan sangat bertumpu pada informasi, dan oleh karena itu memerlukan pendekatan pengelolaan informasi yang bersifat holistik, komprehensif, akurat, sistematis, mudah didesiminasikan, dan acsesable atau mudah diakses oleh semua unit kerja internal maupun pihak eksternal (terutama media) yang memerlukan informasi.

2. Kehumasan pendekatan yang berorientasi pada audiens, dan oleh karena itu pengelolaannya hanya bisa efektif apabila didasarkan pada : (a) prinsip etik, serta (b) pengenalan secara utuh terhadap karakter atau lingkup referensi (frame of reference) dan lingkup pengalaman (frame of experience) audiens yang hendak dituju, dan (c) akurasi fakta.

D. UNSUR DASAR

1. Informasi yang sudah terkemas atau berbentuk naskah jadi untuk pres (press clear) dan mudah diakses oleh publik atau oleh media massa (dalam bentuk press release, video dokumenter, factsheet, background information, brosur, LWC, leaflet, poster, stiker, prosiding, buku, media pendidikan rakyat, dan media cetak lainnya seperti Tanah Air dan Simpul Jaringan.

2. Jaringan media kominikasi elektronik seperti :website dan e-mail (mailinglist), yang bisa membantu diseminasi informasi ke publik atau ke media massa.

3. Jaringan dengan media yang terbina dengan media cetak dan media elektronik, yang potensial dimobilisasi untuk kepentingan coverage kampanye CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

4. Peristiwa-peristiwa khusus (special event) yang terencana dan mampu dikelola CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) dan sangat potensial untuk digunakan sebagai event kampanye, pendidikan atau komunikasi.

5. Target audiens yang jelas dan terbina, mulai dari masyarakat dampingan, para aktifis, intelektual, kelas menengah/eksekutif hingga perorangan yang ada di parlemen, birokrasi dan partai politik.

6. Jaringan diseminasi informasi/media informasi yang tersebar di berbagai wilayah dan memiliki jangkauan penyebaran pada tingkat internal CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), jaringan mitra Ornop hingga ke pihak eksternal.

E. PROSEDUR PENGELOLAAN

1. Media Relations (a) Pengembangan relasi dengan media harus dilakukan untuk tujuan : (a)

meningkatkan efektifitas komunikasi dan persamaan persepsi antara media/para wartawan dengan Badan Pengurus, (b) meransang potensi daya publisitas setiap media atau intensitas coverage media yang bersangkutan, (c) membangun kontak person di setiap media, serta (d) mempengaruhi agenda media.

(b) Upaya membangun dan menjaga media relations dilakukan melalui berbagai pendekatan yang intens oleh semua unsur baik Direktur, Manajer Program serta Koordinator Bidang Kampanye dan Pendidikan Publik dan para campaigner, antara lain dengan cara menyelenggarakan lobi intensif, lunch, dinner, penghargaan atau kado khusus, dan breef information.

2. Press Release(a) Siaran pers (press release) merupakan salah satu alat kehumasan yang

penting untuk digunakan, terutama pada saat-saat ada event tertentu atau ada pemberitaan merugikan yang perlu ditanggapi dengan segera.

(b) Pembuatan press release hanya bisa dilakukan atas permintaan Direktur atau Manajer Program apabila Direktur berhalangan atau atas pemintaan Koordinator Bidang Kampanye dan Pendidikan Publik apabila Direktur dan atau Manajer Program berhalangan hadir (namun inisiatif pembuatan press release bisa saja diusulkan oleh salah satu staf Badan Pengurus).

(c) Proses pembuatan press release dilakukan oleh campaigner yang memahami isu yang akan diangkat atau bisa saja dibuat oleh salah seorang staf atau campaigner tetapi dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Direktur.

(d) Setiap draf press release harus terlebih dahulu diperiksa akurasi faktanya dan kelayakan argumen/analisis di dalamnya oleh Koordinator Bidang Kampanye dan Pendidikan Publik, sebelum ditanda-tangani oleh yang berwenang.

(e) Jika draf press release dibuat sendiri oleh Direktur atau Manajer Program atau Koordinator Bidang Kampanye dan Pendidikan Publik, maka draf tersebut harus tetap melewati proses pemeriksanaan yang sama seperti pada angka d dan e.

(f) Yang berwenang menanda-tangani setiap press release adalah Direktur atau Manajer Program.

(g) Press release harus difokuskan pada satu tema saja dan harus dihindari penumpukan tema dan memberi peluang bagi wartawan untuk memilih apa yang menarik, sehingga pada gilirannya akan menurunkan aktualitas tema penting yang hendak dikemukakan.

(h) Untuk mengefektifkan fungsi press release, maka isi press release diusahakan tidak melebihi dua halaman atau maksimal 1000 kata (deteil data pendukung atau koronologi kasus/kejadian sebaiknya dimasukkan dalam factsheet atau background information sebagai lampiran siaran pers).

3. Press Conference(a) Pertemuan pers (press conference) merupakan salah satu pendekatan

kehumasan yang digunakan pada saat-saat ada event atau kejadian atau ide/tanggapan/rencana penting yang harus disampaikan ke publik dan memerlukan dukungan pemberitaan pers secara massif.

(b) Pelaksanaan pertemuan pers bisa dilakukan atas permintaan Manajer Program namun inisiatif pelaksanaannya bisa saja diusulkan oleh salah satu staf Badan Pengurus.

(c) Tanggung-jawab pelaksanaan pertemuan pers berada di tangan orang yang ditunjuk bertanggung jawab mengurusnnya atas penunjukan manager program atau direktur dan dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : (a) penyebaran undangan kepada wartawan minimal 12 jam sebelum acara, (b) penyiapan bahan-bahan pendukung seperti press release, factsheet/infosheet, backgroud information, video dokumenter, foto-foto, slide dan LD-Projector, (c) penyiapan tim pembicara, (d) penyiapan ruangan yang bisa memposisikan pembicara untuk tampil meyakinkan serta memberi peluang kepada wartawan untuk lebih leluasa melakukan pemotretan atau memberi tanggapan, (e) evaluasi hasil konperensi pers.

(d) Yang memimpin konperensi pers adalah Direktur atau Manajer Program atau Koordinator Bidang yang ditunjuk; pemimpin konperens pers bisa meminta staf lainnya untuk memberikan penjelasan atau tanggapan tambahan.

(e) Konperensi pers harus difokuskan pada satu tema saja dan harus dihindari penumpukan tema dan memberi peluang bagi wartawan untuk memilih apa yang menarik, sehingga pada gilirannya akan menurunkan aktualitas tema penting yang hendak dikemukakan.

(f) Acara konperensi pers sebaiknya dilakukan tidak lebih dari 75 menit, dengan alokasi waktu sebagai berikut : (a) penegasan tentang alokasi waktu yang disiapkan untuk konperensi pers sekitar 2 menit, (b) perkenalan wakil CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) atau pihak lain yang diajak CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) untuk joint conference, sekitar 5 menit, (c) penjelasan concern dan keterlibatan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) dalam isu/masalah yang dibahas sekitar 5-10 menit, (d) pemaparan isu/kasus/fakta/ masalah yang sedang dibahas sekitar 15-20 menit, (e) pemaparan sikap/posisi/tuntutan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) sekitar 5-7 menit, dan (f) tanggapan oleh wartawan sekitar 35 menit.

(g) Diusahakan tidak membuka sesie tanya jawab dengan mempersilahkan 3 atau 4 penanggap lebih dulu, baru kemudian dijawab secara sistematis. Maksudnya adalah : (a) menghindari pengulangan pertanyaan yang tidak penting, (b) untuk memberikan jawaban lebih komprehensif terhadap

pertanyaan yang berkaitan satu dengan lainnya, dan (c) menghindari perdebatan yang tidak penting.

(h) Diusahakan agar tidak mengulang-ulang fakta atau informasi yang sudah ada di dalam factsheet, infosheet dan background information yang sudah dibagikan kepada wartawan.

(i) Jika ada yang masih penasaran, bisa saja ada layanan penjelasan setelah konperensi pers (ini dilakukan untuk memberi semacam “insentif informasi” kepada wartawan yang benar-benar serius mengejar fakta atau informasi yang lebih dalam).

4. Special Interview(a) Wawancara khusus (special interview) merupakan satu pendekatan

publisitas yang perlu dilakukan pada saat ada event dan isu/kasus/masalah penting yang perlu diinformasikan kepada publik atau ditanggapi agar tidak merusak citra CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

(b) Special interview melalui radio, TV atau media cetak bisa dilakukan atas inisiatif media maupun inisiatif Eknas CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) melalui lobi-lobi Asisten Bidang Kehumasan.

(c) Asisten Bidang Kehumasan harus mempersiapkan interview khusus dengan tahapan sebagai berikut : (a) penentuan siapa yang harus ditampilkan mewakili CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), (b) penguasaan materi dan kesiapan mental dan penampilan fisik pembicara, terlebih apabila interview dilakukan oleh TV, (c) penyediaan bahan tertulis yang bisa membantu pembicara, dan (d) foto-foto yang memenuhi standar cetak apabila interview dilakukan oleh media cetak.

(d) Yang berhak mewakili CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) dalam proses interview khusus adalah Direktur atau Manajer Program apabila Direktur berhalangan. koordinator lainnya yang dianggap lebih menguasai isu/kasus/masalah yang dibahas (terkecuali apabila media sendiri yang memilih siapa yang akan diinterview).

5. Talkshow(a) Seperti halnya interview khusus, talkshow merupakan satu pendekatan

publisitas yang perlu dimanfaatkan pada saat ada event dan isu/kasus/masalah penting yang perlu diinformasikan kepada publik atau ditanggapi agar tidak merusak citra CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

(b) Talkshow melalui radio atau TV bisa dilakukan atas inisiatif media maupun karena inisatif CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) yang dilakukan melalui lobi-lobi Asisten Bidang Kehumasan.

(c) Asisten Bidang Kehumasan harus mempersiapkan talkshow dengan tahapan sebagai berikut : (a) penentuan siapa yang harus ditampilkan mewakili CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), (b) penguasaan materi dan kesiapan mental dan penampilan fisik pembicara, terlebih apabila interview dilakukan oleh TV, serta (c) penyediaan bahan tertulis yang bisa membantu pembicara.

(d) Yang berhak mewakili CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) dalam proses talkshow adalah Direktur atau Manajer Program apabila Direktur berhalangan atau Koordinator Bidang lainnya yang dianggap lebih menguasai isu/kasus/ masalah yang dibahas (terkecuali apabila media sendiri yang memilih siapa yang akan diikutkan).

6. Special Event

(a) Even Khusus atau special event adalah acara khusus yang dirancang untuk kepentingan kampanye atau kepentingan membangun citra CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), bentuknya bisa bermacam-macam sesuai kebutuhan. (misalnya Seminar, Talkshow, dsb.).

(b) Special event bisa dimanfaatkan untuk kepentingan kampanye CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) apabila memenuhi kriteria sebagai berikut : (a) acaranya tidak bertentangan dengan visi, misi dan nilai-nilai CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), (b) dilakukan dengan melibatkan audiens yang spesifik, (c) temanya memang aktual dan menyentuh kepentingan CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), dan (d) memiliki multy player effect serta bisa diliput media secara simultan.

(c) Manager program dibantu oleh Bidang atau unit yang lain bertanggung-jawab untuk menampilkan simbol - simbol (gambar, spanduk, poster, dsb.) atau representasi CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) di dalam setiap special event.

7. Monitoring Berita(a) Monitoring berita penting dilakukan setiap hari untuk tujuan memperoleh

informasi tentang pemberitaan yang perlu direspon segera.(b) Monitoring berita dilakukan oleh orang yang ditunjuk untuk itu dengan

tahapan sebagai berikut : (a) pemantauan berita setiap hari, (b) penulisan hasil pemantauan dalam format monitoring yang sudah ada, (c) mengumpulkan informasi tambahan dari wartawan tentang berita yang perlu direspun, (d) menuliskan rekomendasi terhadap bentuk respon yang harus dilakukan, (d) melakukan breefing kepada pimpinan tentang pemberitaan yang harus direspon pada hari itu juga.

Bagian KeduabelasSISTEM PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

A. PENGERTIAN

1. Surat adalah dokumen resmi tertulis yang diterima oleh Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) dari berbagai pihak maupun yang dibuat dan disimpan atau dikirimkan ke lingkungan internal maupun eksternal CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

2. Surat-menyurat adalah suatu proses komunikasi CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) dengan pihak eksternal maupun internal CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) yang dilakukan dengan menggunakan media surat, yang disampaikan melalui jasa pos atau kurir maupun melalui faximile.

3. Pengelolaan surat-menyurat adalah suatu rangkaian kegiatan yang secara umum mencakup : (1) penyiapan konsep/draf, (2) pemeriksaan/pengabsahan draf, (3) penanda-tanganan oleh pemegang otoritas, (4) pencatatan/registrasi, dan (5) pengiriman/penyampaian. Atau sebaliknya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dimulai dengan: (1) penerimaan dan registrasi surat, (2) disposisi/penugasan kepada Staf yang akan menanggapi/mengarsipkan surat, dan (3) pengarsipan dokumen.

4. Proses surat-menyurat mencakup penggunaan media tertulis yang disampaikan melalui perantaraan jasa pos/kurir, termasuk yang menggunakan jaringan facsimile dan electronic mail atau e-mail.

B. PRINSIP DASAR

1. Sebagai suatu proses komunikasi, surat-menyurat harus prinsip dasar komunikasi, yaitu : (1) kejelasan sumber atau pengirim, (2) kejelasan pihak yang dituju, (3) kejelasan pesan atau informasi yang hendak disampaikan, (4) kejelasan waktu dan tempat dari mana surat itu dibuat atau dikirimkan.

2. Sebagai suatu produk organisasi, maka surat-menyurat hanya bisa dilakukan dengan memperhitungkan prinsip hirarkhi kewenangan di dalam organisasi. Artinya, yang berhak menanda-tangani surat hanyalah orang berwenang di dalam organisasi.

3. Sebagai suatu dokumen resmi yang bisa disimpan/diarsipkan atau digunakan kapan saja, maka proses dokumentasi surat-menyurat harus memenuhi prinsip dasar dokumentasi, yaitu : (1) memiliki nomor/kode yang jelas, (2) memiliki kejelasan isi dan indeks isi, (3) memiliki kejelasan waktu dan tempat di mana surat dibuat, (4) memiliki kejelasan tentang sumber atau darimana surat berasal, serta (5) memiliki kejelasan tempat penyimpanan/pengarsipan.

C. JENIS SURAT

1. Surat Keputusan: adalah dokumen resmi yang bersifat mengikat dan diterbitkan oleh Direktur Eksekutif sebagai suatu bentuk penetapan kebijakan pada berbagai bidang, mulai dari soal pengangkatan, pemberhentian, pemberian sanksi, promosi jabatan, penggajian/salary Staf hingga soal pengaturan disiplin dan tatakerja.

2. Memo: adalah dokumen resmi tetapi bersifat tidak mengikat, yang diterbitkan oleh siapa pun mulai dari Direktur Eksekutif hingga Staf biasa untuk tujuan memberikan informasi atau penegasan tentang hal-hal yang bersifat internal.

3. Surat Perjanjian atau kontrak kerja: adalah dokumen perjanjian resmi yang bersifat mengikat antara Direktur Eksekutif CENTER FOR TERRORISM AND

STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) dengan pihak eksternal atau dengan Staf CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI).

4. Surat Keluar: adalah dokumen resmi Badan Pengurus yang diterbitkan oleh Direktur, Manajer Program, Koordinator Bidang, Manajer atau Staf untuk berbagai kepentingan.

5. Surat Masuk: adalah dokumen resmi yang diterima oleh Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) dari berbagai sumber/relasi.

D. PROSEDUR PENGELOLAAN

Surat Keputusan

1. Surat Keputusan dibuat apabila ada kebutuhan untuk melakukan penetapan secara resmi tentang pengangkatan, pemberhentian, pemberian sanksi, promosi jabatan, penggajian/salary, pengaturan disiplin dan tatakerja, hingga soal-soal penting lainnya yang berhubungan dengan keberadaan staf dan keorgansasian Badan Pengurus.

2. Konsep atau draf Surat Keputusan disiapkan oleh Staf Personalia dan atau Sekretaris berdasarkan permintaan Direktur atau berdasarkan hasil keputusan rapat.

3. Draf yang disusun Staf Personalia/Sekretaris diserahkan kepada Manajer Kantor dan Manajer Program untuk diperiksa atau dikoreksi, kemudian draf yang sudah dikoreksi dimintai persetujuan Direktur.

4. Draf yang sudah disetujui Direktur dikembalikan kepada Staf Personalia/Sekretaris yang menyusun untuk disempurnakan/diketik kembali menjadi draf final.

5. Draf final dibuat sebanyak yang diperlukan lalu diserahkan kepada Manajer Kantor dan atau Manajer Program untuk diperiksa kembali. Apabila tidak terdapat kesalahan yang harus diperbaiki, maka Manajer Program membubuhkan paraf kecil pada bagian akhir naskah/dekat tempat pembubuhan tanda-tangan Direktur.

6. Direktur membubuhkan tanda-tangan pada draf final yang sudah diparaf oleh Manajer Program.

7. Satu kopi naskah Surat Keputusan diarsipkan oleh Staf Personalia/Sekretaris di dalam depositori, satu kopi lagi diserahkan kepada yang berhak menerima. Setiap penerima surat keputusan diharuskan membubuhkan tanda-tangan pada kolom khusus yang sudah ada di dalam buku registrasi (sebagai bukti penyerahan).

Surat Perjanjian

1. Surat perjanjian atau kontrak dibuat apabila ada kebutuhan untuk melakukan perjanjian atau kontrak kerja dengan pihak eksternal maupun kontrak kerja dengan staf Badan Pengurus.

2. Konsep atau draf perjanjian/kontrak kerja disiapkan oleh Staf Personalia berdasarkan permintaan Direktur atau berdasarkan hasil rapat.

3. Draf yang disusun Staf Personalia diserahkan kepada Manajer Kantor dan Manajer Program untuk diperiksa atau dikoreksi, kemudian draf yang sudah dikoreksi dimintai persetujuan Direktur.

4. Draf yang sudah disetujui Direktur dikembalikan kepada staf yang menyusun untuk disempurnakan/diketik kembali menjadi draf kedua.

5. Draf kedua diserahkan kepada Manajer Kantor dan atau Manajer Program untuk diperiksa kembali. Apabila tidak terdapat kesalahan yang harus diperbaiki, maka Manajer Program membubuhkan paraf kecil pada bagian akhir naskah/dekat tempat tanda-tangan Direktur.

6. Draf tersebut kemudian disampaikan kepada pihak kedua untuk diperiksa kembali. Apabila ada kekeliruan atau ketidak-lengkapan, pihak kedua bisa menyampaikan usul usul perubahan untuk disepakati kedua belah pihak.

7. Draf final diserahkan kepada Manajer Kantor dan atau Manajer Program untuk diperiksa kembali. Apabila tidak terdapat kesalahan yang harus diperbaiki, maka Manajer Kantor atau Manajer Program membubuhkan paraf kecil pada bagian akhir naskah/dekat meterai atau tempat tanda-tangan Direktur.

8. Direktur membubuhkan tanda-tangan pada draf final yang sudah diparaf oleh Manajer Program, lalu menyerahkannya kepada pihak kedua dan saksi-saksi untuk ditanda-tangani.

9. Satu kopi naskah keputusan diarsipkan oleh Staf Personalia/Sekretaris di dalam depositori, satu kopi lagi diserahkan kepada pihak kedua.

Memo Internal

1. Memo internal bisa dibuat oleh siapa pun mulai dari Direktur hingga staf sesuai kebutuhan atau apabila ada informasi yang harus disamapaikan/ditegaskan kepada semua atau sebagian unit kerja.

2. Memo internal dibuat oleh yang berkepentingan atau bisa dibuatkan oleh Sekretaris sesuai format baku (mencantumkan: siapa yang dituju, prihal, isi, tanggal, dan pembuat memo).

3. Lembaran memo internal harus diregistrasi/didokumentasikan oleh staf administrasi lalu dibagi-bagikan/disampaiakn kepada setiap orang atau bisa juga ditempelkan pada papan pengumuman atau disampaikan melalui jaringan komputer (LAN).

Surat Keluar

1. Surat keluar dibuat apabila ada kebutuhan untuk menyampaikan sesuatu kepada pihak lain atau karena ada surat masuk yang harus dijawab.

2. Inisiatif menerbitkan surat keluar bisa datang dari Direktur, Manajer Program, Koordinator Bidang/Manajer, Koordinator Program atau Staf biasa. Namun demikian, kewenangan menanda-tangani surat diatur berdasarkan ketentuan sebagai berikut :

(a) Direktur Eksekutif: menanda-tangani surat-surat penting yang berhubungan dengan : (1) kampanye, seperti dokumen press release atau pernyataan sikap mengenai hal-hal yang strategis; (2) masalah yang memiliki implikasi luas bagi kelembagaan atau misi CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI); (3) sikap atau posisi CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI) di dalam kehidupan sosial-politik; (4) perjanjian atau kesepakatan dengan donor atau pihak lain; (5) hal-hal lain yang berhubungan dengan lembaga-lembaga tinggi negara, Menteri dan serta Dewan Nasional dan Mahkamah Anggota Nasional.

(b) Manajer Program: menanda-tangani surat-surat yang berhubungan dengan : (1) kepentingan kampanye apabila Direktur berhalangan, (2) pengembangan manajemen/ keorganisasian CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES - UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI), (3) kewenangan yang didelegasikan Direktur, atau (4) kewenangan Koordinator Bidang apabila Koordinator Bidang yang bersangkutan berhalangan.

(c) Koordinator Bidang, Manajer, Asisten Direktur: menanda-tangani surat-surat yang berhubungan dengan: (1) tugas dan kewenangan masing-masing, (2) hal-hal lain yang didelegasikan Direktur atau Manajer Program.

3. Konsep atau draf surat disiapkan oleh Sekretaris atau disiapkan langsung oleh yang berinisiatif membuat surat, lalu diserahkan kepada yang memiliki otoritas

untuk mendatangani. Apabila ada yang harus diperbaiki, draf tersebut dikembalikan kepada yang membuat untuk disempunakan/ diketik kembali menjadi draf final.

4. Surat keluar harus diberi nomor registrasi atau nomor dan nomer kode oleh Staf Administrasi, dengan ketentuan sebagai berikut :

(a) Diberi nomor sesuai urutan (misalnya NO.02 atau No.234 dst.).(b) Diberi kode GOV (pemerintah); DON (pihak funding); MED (Media); COM

(Masyarakat); COR (Perusahaan); PUB (Umum); SP (Source Person/Narasumber/Fasilitator); INT (Internal APCM); REG (Regulasi); UNM (Unimal); FIN (keuangan); LEG (Legal); ETC (Lain-lain).

(c) Dibubuhi tulisan APCM dengan huruf kapital.(d) Diberi nomor urut bulan dengan huruf romawi.(e) Diberi angka tahun secara lengkap.(f) Setiap angka atau kata dipisahkan oleh tanda garis miring.(g) Contoh: NO.234/DE/CENTER FOR TERRORISM AND STRATEGIC STUDIES -

UNIVERSITY OF INDONESIA (CTSS-UI)/I/2001.

5. Draf final yang sudah diberi nomor/kode harus diparaf pada bagian akhir kata oleh yang membuat, lalu digandakan sebanyak yang diperlukan dan diserahkan kepada yang berwenang untuk ditanda-tangani

6. Satu kopi surat keluar diarsipkan oleh Staf Administrasi, sebagian lagi diserahkan atau dikirimkan kepada yang berhak menerima. Jika menyangkut surat yang penting, satu kopi naskah asli diserahkan kepada Sekretaris untuk dimasukkan ke dalam depositori.

7. Surat yang sudah diberi nomor/kode dan sudah dicatat staf administrasi di dalam buku registrasi, diserahkan kepada kurir untuk disampaikan ke tujuan/penerima. Penyampaian tersebut harus dicatat dalam buku ekspedisi dan dibuktikan dalam bentuk cap pos atau tanda-tangan penerima.

Surat Masuk

1. Setiap surat masuk ke Badan Pengurus yang mencantumkan nama salah satu staf Badan Pengurus (tanpa menyebutkan jabatannya) akan disampaikan langsung kepada yang bersangkutan.

2. Apabila surat tersebut (pada angka 1) ternyata berhubungan dengan kegiatan Center for Terrorism and Strategic Studies - University of Indonesia (CTSS-UI) atau tidak bersifat pribadi, maka surat tersebut harus diserahkan kembali oleh penerima surat kepada staf administrasi untuk diregistrasi terlebih dahulu (ini diperlukan untuk menghindarkan kemungkinan terjadinya keterputusan informasi pada saat staf yang bersangkutan tidak masuk kantor).

3. Surat-surat masuk yang tidak mencantumkan nama pribadi penerima, harus terlebih dahulu diregistrasi dan diberi lampiran lembar disposisi oleh staf administrasi, dan setelah itu diserahkan kepada Direktur atau Manajer Program untuk diberi disposisi.

4. Surat-surat masuk yang sudah didisposisi oleh Direktur atau Manajer Program diserahkan kepada Sekretaris Direktur atau Manajer Program untuk diregistrasi kembali (ini diperlukan untuk mengontrol tindak-lanjut disposisi yang diberikan Direktur atau Manajer Program). Setelah itu diserahkan oleh Sekretaris kepada yang berhak menindak-lanjuti apa yang didisposisikan oleh Direktur atau Manajer Program.

5. Surat-surat masuk yang penting disimpan di dalam depositori berdasarkan permintaan Direktur atau Manajer Program.

Bagian KetigabelasSISTEM SANKSI DAN PENGHARGAAN

A. PENGERTIAN

1. Pemberian sanksi dan penghargaan adalah adalah suatu tindakan manajemen yang bertujuan mendidik dan mengarahkan Staf pada prilaku yang memenuhi standar kerja yang baik.

2. Sanksi adalah suatu pendekatan command and control yang didasarkan pada tindakan represif, sementara penghargaan adalah suatu pendekatan yang diarahkan untuk meransang bertumbuhnya penaatan secara sukarela (voluntary compliance)

B. PRINSIP DASAR

1. Pemberian sanksi tidak diartikan semata-mata sebagai suatu bentuk penghakiman atau penghukuman terhadap seseorang tetapi merupakan suatu pengenaan resiko negatif atas pelanggaran ketentuan yang sudah disepakati bersama.

2. Penghargaan bukan sesuatu yang dilakukan sebagai suatu bentuk perhatian yang berlebihan kepada orang perorang tetapi suatu bentuk pengenaan konsekuensi positif terhadap prestasi seseorang.

3. Pemberian sanksi dan penghargaan harus dilakukan secara terbuka, tanpa pilih kasih, dan dengan indikator pelanggaran maupun prestasi yang jelas.

C. PRASYARAT

1. Harus ada ukuran/kriteria/indikator/alat bukti tentang penyimpangan/pelanggaran maupun keberhasilan/prestasi yang dirumuskan dengan jelas sebagai bagian yang integral dari tujuan dan target yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu.

2. Harus ada ketentuan atau kebijakan organisasi yang bisa menjadi acuan untuk menerapkan sanksi dan penghargaan.

3. Harus ada mekanisme pemantauan yang secara obyektif, intensif, dan sistematis bisa mengukur adanya pelanggaran dan prestasi.

4. Harus ada iklim komunikasi di dalam organisasi yang bersifat yang terbuka baik secara vertikal maupun horisontal.

D. JENIS SANKSI DAN PENGHARGAAN

Jenis sanksi dan penghargaan disesuaikan dengan tentang Peraturan Kerja dan Tata-Tertib Kerja.

E. PROSEDUR

1. Sejak pada tingkat perencanan, perumusan program sudah harus mencantumkan dengan jelas apa ukuran/kriteria/indikator/alat bukti keberhasilan pencapaian tujuan dan target atau prestasi yang diinginkan selama kurun waktu pelaksanaan program.

2. Rumusan tersebut dijadikan acuan dalam menilai laporan monitoring kegiatan dan monitoring kinerja Staf maupun dalam membuat evaluasi program.

3. Koordinator Bidang melakukan tugasnya secara rutin untuk membantu Direktur dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan atau ketentuan organisasi, dan mengajukan hasil-hasil pengawasan langsung tersebut dalam Rapat Pimpinan. Hasil pengawasan tersebut akan dibahas dengan memperhitungkan hasil monitoring kinerja yang disusun oleh Pengelolaan SPME.

4. Jika hasil rapat pimpinan menunjukkan adanya penyimpangan atau pelanggaran maupun peningkatan prestasi Staf tertentu, maka Direktur berhak untuk memberikan sanksi atau penghargaan berdasarkan ketentuan yang tertuang dalam Pertaturan Kerja dan Tata-tertib.

5. Setiap Staf yang terancam dikenakan sanksi akan diberi kesempatan melakukan pembelaan diri di dalam rapat pimpinan, sebelum ada keputusan tentang sanksi kepada yang bersangkutan.

proposal dan sop ctss-ui

Documents

university of indonesia

jawa barat indonesia

sumber daya organisasi

memudahkan terlaksananya

baik secara representatif

tinggi secara organisatoris

berlangsung secara terbuka

terlibat memiliki kesempatan