propuesta para trabajo de grado - trabajos de grado de la...

CIS1230IS08PROCESS QUALITY IMPROVEMENT S.A.S. – PLAN DE NEGOCIO

ANGELA MARÍA RIVEROS RODRÍGUEZJUAN CAMILO OLAYA FOLIACO

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANAFACULTAD DE INGENIERIA

CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMASBOGOTÁ, D.C.

2012

Pontificia Universidad Javeriana Memoria de Trabajo de Grado – Generación de Empresa

CIS1230IS08PROCESS QUALITY IMPROVEMENT S.A.S – PLAN DE NEGOCIO

Autor(es):Ángela María Riveros Rodríguez

Juan Camilo Olaya Foliaco

MEMORIA DEL TRABAJO DE GRADO REALIZADO PARA CUMPLIR UNO DE LOS REQUISITOS PARA OPTAR AL TITULO DE INGENIERO DE SISTEMAS

DirectorFabio Aroca Lara

Jurados del Trabajo de Grado

Efraín Ortiz Pabón

Cesar Julio Bustacara Medina

Página web del Trabajo de Grado

http://pegasus.javeriana.edu.co/~CIS1230IS08


CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMASBOGOTÁ, D.C.Diciembre, 2012

Página iPreparado por el Grupo Investigación Istar- Versión 1.0 – 12/03/2008

Ingeniería de Sistemas ISTAR – CIS1230IS08


CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS

Rector Magnífico

Joaquín Emilio Sánchez García S.J.

Decano Académico Facultad de Ingeniería

Ingeniero Luis David Prieto Martínez

Decano del Medio Universitario Facultad de Ingeniería

Padre Sergio Bernal Restrepo S.J.

Director de la Carrera de Ingeniería de Sistemas

Ingeniero Germán Alberto Chavarro Flórez

Director Departamento de Ingeniería de Sistemas

Ingeniero César Julio Bustacara Medina

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Artículo 23 de la Resolución No. 1 de Junio de 1946

“La Universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus alumnos en sus proyec-

tos de grado. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y la moral católica y

porque no contengan ataques o polémicas puramente personales. Antes bien, que se vean en ellos

el anhelo de buscar la verdad y la Justicia”

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AGRADECIMIENTOS

Quisiera agradecer especialmente a mi familia, a mi mama, papa, hermana y abuelos (maternos y

paternos) por todo el apoyo incondicional que me brindaron durante esta etapa de mi vida y en la

realización de este trabajo de grado. De igual forma quiero agradecerle a mi director de trabajo de

grado por todo el apoyo, la guía y la ayuda que me brindo durante la realización de este trabajo. A

Eduardo Pinzón por la asesoría en los temas financieros del plan de negocio y a Miguel Kiuhan por

la asesoría en los temas de mercadeo. Finalmente quiero agradecer a mis amigos (Andrés Escobar,

Federico Rodríguez, Santiago Quintero) por toda la ayuda que me dieron cuando la necesite.

Juan Camilo Olaya Foliaco.

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Contenido

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................1

I - DESCRIPCION GENERAL DEL TRABAJO DE GRADO..............................3

OPORTUNIDAD, PROBLEMÁTICA, ANTECEDENTES........................................................3

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA QUE SE RESOLVIÓ.........................................................3

JUSTIFICACIÓN................................................................................................................3

IMPACTO ESPERADO.......................................................................................................4

2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO....................................................................................52.1 Objetivo general.............................................................................................................52.2 Fases Metodológicas o conjunto de objetivos específicos.............................................62.3 Método que se propuso para satisfacer cada fase metodológica..................................7

II - MARCO TEÓRICO..............................................................................................9

MARCO CONCEPTUAL (FUNDAMENTOS Y CONCEPTOS RELEVANTES PARA EL PROYECTO) 9Proceso de Negocio.............................................................................................................9Business Process Management (BPM)................................................................................9BPM y Procesos de Certificación de Calidad...................................................................11NTC 6001: Modelo de gestión para micro empresas y pequeñas empresas (MYPES).....12Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008.................................................................13Procesos de ISO 9001 vs NTC 6001..................................................................................15

III – DESARROLLO DEL TRABAJO....................................................................18Fase 1: Concepto y Modelo del Negocio...........................................................................18Fase2: Análisis Sectorial y del Mercado...........................................................................22Fase 3. Operación..............................................................................................................46Fase 4. Organización.........................................................................................................48Fase 5: Finanzas y fuentes de recursos.............................................................................56Fase 6: Implementación del Prototipo y Validación del Prototipo...................................58

IV - RESULTADOS Y REFLEXIÓN SOBRE LOS MISMOS.............................64

V – CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y TRABAJOS FUTUROS....65

CONCLUSIONES.............................................................................................................65

RECOMENDACIONES.....................................................................................................66

TRABAJOS FUTUROS.....................................................................................................67

VI - REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFÍA..............................................................67

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1. REFERENCIAS...........................................................................................................68

VII - ANEXOS............................................................................................................72

ANEXO 1. GLOSARIO....................................................................................................72

ANEXO 2. POST-MORTEM............................................................................................72

ANEXO 3. FORMULARIOS.............................................................................................72

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ABSTRACT

The purpose of this degree work paper is to present a business plan for the creation of a company

that provides services for standardization and improvement of business processes supported on

BPM methodologies to assist organizations (Pymes) that are in a process of acquiring a quality cer-

tificate (ISO 9001:2008). According to what was said previously, the business plan includes the

presentation of the business idea, a sector and market analysis, a financial study, an operational

plan, an organization section and a functional prototype to support the business plan.

RESUMEN

El propósito de este trabajo de grado es presentar un plan de negocios para la creación de una em-

presa que preste servicios de estandarización y mejora de procesos de negocio apoyado en metodo-

logías BPM para apoyar a las organizaciones (Pymes) que estén en un proceso de certificación de

calidad (ISO 9001:2008). De acuerdo con lo anterior, el plan de negocio incluye la presentación de

la idea de negocio, un estudio sectorial y de mercado, un estudio financiero, un plan de operación,

un modulo de organización y un prototipo funcional como soporte al plan de negocio.

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RESUMEN EJECUTIVO

Como resultado del creciente proceso de globalización de las economías y de la conformación de

bloques regionales comerciales en busca de la liberalización del comercio, la oferta de productos en

los mercados nacionales ha aumentado trayendo consigo un aumento en la competitividad [1]. La

oportunidad de ofrecer sus productos en nuevos mercados, es una realidad que las organizaciones

en la actualidad están viviendo gracias a la apertura económica de los mercados y los acuerdos co -

merciales que se han concertado entre diferentes países.

Sin embargo muchos de estos países que han hecho acuerdos comerciales con otros han optado por

implementar regulaciones y especificaciones técnicas como método de aseguramiento de la cali -

dad. Como resultado de esto, los certificados de calidad cómo el certificado ISO 9001:2008 se han

convertido en un elemento de vital importancia para las organizaciones que están buscando el ingre-

so a los mercados internacionales. Las certificaciones de calidad son universales, es decir, son ad-

mitidas y reconocidas en cualquier del mundo sin importar el tipo de industria razón por la cual se

han convertido en el pase para todas las organizaciones que las poseen puedan exportar y ofrecer

sus productos en los mercados internacionales.

Desde el 2006, el gobierno ha hecho importantes esfuerzos en el desarrollo de políticas públicas

sectoriales orientadas a fortalecer la eficiencia y competitividad del aparato productivo nacional y

la consolidación de una oferta exportable de talla mundial [2], con la creación del documento

CONPES 3346 del 2006 en el cual se establecen los lineamientos para una política nacional de cali-

dad. Sin embargo los objetivos propuestos en el documento CONPES son difíciles de implementar

sino se cuenta con una cultura organizacional orientada al mejoramiento continuo de los procesos

de negocio y herramientas tecnológicas que ayuden a alcanzar esos objetivos.

Como se mencionó anteriormente, la calidad es un factor estratégico, diferenciador e imprescindi-

ble y el certificado de calidad como el ISO 9001:2008 es la forma de acreditar que una empresa

cuenta un alto nivel de calidad en sus servicios, productos y procesos. En Colombia, desde el 2004

se ha evidenciado un incremento año tras año en el número de empresas certificadas bajo el están-

dar de calidad ISO 9001:2008. Sin embargo muchas de las empresas que logran adquirir la certifica-

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ción de calidad deben hacer una gran inversión económica en herramientas tecnológicas y servicios

de consultoría y auditoria para esto y generalmente solo las grandes organizaciones tienen la capaci-

dad y los recursos para hacer este tipo de inversiones.

Las pequeñas y medianas empresas del país viven un panorama completamente diferente. Al no

contar con los recursos económicos y de personal necesarios para soportar un proceso de certifica-

ción muchas de estas empresas no la logran alcanzar una certificación de calidad. En este sentido

las pequeñas y medianas empresas (Pymes) del país, están en deuda a nivel de inversión e imple -

mentación de herramientas tecnológicas que los apoyen en la estandarización de sus procesos con el

fin de obtener una certificación de calidad y aplicarla correctamente. En el mercado existe un gran

número de soluciones tecnológicas creadas por grandes desarrolladoras de software como Oracle,

IBM, SAP, entre muchas otras más, que suplen esta necesidad pero el valor de estas es demasiado

alto para que las pequeñas y medianas empresas las puedan adquirir y de igual forma la mayoría de

esas herramientas no están orientadas hacia la obtención de un certificado de calidad.

De acuerdo con lo anterior para resolver esta problemática, se decidió establecer un plan de negocio

para crear un empresa que preste servicios de estandarización y mejora de procesos de negocio

apoyado en metodologías BPM para las organizaciones (Pymes) que estén en un proceso de

certificación de calidad (ISO 9001). La creación de una empresa que preste servicios de consultoría

en gestión de procesos y además que implemente una herramienta de este tipo evitaría que las

organizaciones tengan que realizar una alta inversión en tiempo y recursos para implementar una

herramienta tecnológica y además resultaría muy beneficioso para aquellas organizaciones como las

Pymes debido a que les daría la opción de acceder a una alternativa que les permitiría estandarizar

sus procesos, medir el desempeño de cada uno para analizarlo y hacerle mejoras para ser más

competitivos, productivos, sostenibles, perdurables y confiables frente a sus clientes.

Para la creación del plan de negocio se decidió dividir el trabajo en seis fases que corresponden

cada una a una sección del plan de negocio. En la fase 1 (Concepto y modelo del negocio) se espe -

cifico en que consistía la idea de negocio, se sustento la oportunidad de negocio (justificación) y se

definieron los objetivos del negocio. En la fase 2 (Análisis Sectorial y Análisis de Mercado), se

analizo el sector de las tecnologías de la información por medio de cifras y estadísticas que reflejan

el comportamiento del sector. Con el análisis de mercado se busco identificar a los principales com-

petidores, identificar y ver las características del mercado objetivo y plantear las estrategias de mer-

cadeo para el desarrollo del negocio. En la fase 3 (Operación) se plantearon las necesidades y re -

querimientos para desarrollar la solución que se pensaba ofrecer al mercado. En la fase 4 (Organiza-

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ción) se buscaba especificar el tipo de sociedad que se iba a conformar y la estructura organizacio-

nal de la empresa junto con un perfil de los cargos necesarios. Adicional a esto se hizo un análisis

DOFA, se especificaron los organismos de apoyo que convertirían en socios clave durante la ejecu-

ción del proyecto y los costos administrativos asociados con los gastos de personal, de puesta en

marcha y de administración. Para la fase 5 (Finanzas y fuentes de recursos) se definieron cuales

iban a ser las fuentes de financiación del proyecto y se realizaron y analizaron los diferentes infor -

mes financieros (balance general, estado de resultado, flujos de caja). Finalmente para la fase 6

(Implementación del Prototipo y Validación del Prototipo) fase se desarrollo un prototipo funcional

con el fin de darle un sustento al plan de negocio y se hizo una prueba del prototipo desarrollado en

una organización con el fin de validarlo.

Como resultado de todo este proceso y del desarrollo de las diferentes fases se entrego el documen-

to del plan de negocio y un prototipo funcional de una herramienta BPM en la nube que sirviera

como soporte al plan de negocio que estamos proponiendo.

Todos los objetivos que se plantearon para la realización del trabajo de grado se cumplieron satis-

factoriamente. Se debe tener en cuenta que es un trabajo interdisciplinario que involucra de conoci -

miento en diferentes áreas y de un componente de investigación de campo al cual se le debe de

dedicar una gran cantidad de tiempo, razón por la cual la ayuda que nos brindo la red de emprendi-

miento de la universidad fue de vital importancia para el desarrollo del plan de negocio ya que no

contábamos con muchos conocimientos en las áreas de mercadeo y finanzas. Como enseñanza de

todo este proceso nos queda como emprendedores la experiencia de los pasos que se deben tener en

cuenta al momento de embarcarse en una iniciativa de creación de empresa, la idea de negocio es

solo el principio pero el proceso para convertir esa idea de negocio en una realidad requiere de un

estudio juicioso de la oportunidad de negocio.

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INTRODUCCIÓN

Los continuos avances tecnológicos en distintas áreas del conocimiento y la globalización han

cambiado drásticamente el entorno de los negocios y por consiguiente ha creado la necesidad

de un constante cambio en las empresas. Hoy en día, el entorno en el que se encuentran las

empresas se ha vuelto dinámico y extremadamente competitivo en comparación con otras

décadas [3].

De igual forma, los clientes de las empresas también han respondido a estos cambios del

entorno y se han vuelto cada vez más exigentes. Los clientes de hoy en día demandan la mejor

calidad en los productos y servicios que adquieren, razón por la cual las empresas deben revisar

y mejorar constantemente sus procesos con el fin de lograr asegurar la máxima calidad posible

en todos ellos [3].

Un proceso de negocio se puede definir como un flujo coordinado y estandarizado de

actividades realizado por personas y/o maquinas el cual puede atravesar fronteras funcionales o

departamentos de una organización para alcanzar un objetivo de negocio que crea valor para los

clientes internos o externos [4]. Según otros autores, los procesos de negocio son activos

estratégicos que exigen a las empresas a adoptar una orientación de procesos de negocio [5].

Teniendo en cuenta estas definiciones, podemos concluir que los procesos de una organización

deben ser gestionados y mejorados continuamente para satisfacer las necesidades de calidad de

los clientes.

La gestión de procesos de negocio o BPM (por sus siglas en ingles Business Process

Management) es un enfoque sistémico y estructurado para analizar, mejorar, controlar y

gestionar procesos con el fin de mejorar la calidad de los productos y servicios de una

organización [6]. Cuando los procesos de negocio de una organización son monitoreados es

posible detectar la variabilidad de estos e identificar la causa de esa variación. Una vez se

analiza el proceso es posible determinar la mejora que se debe hacer al proceso y cual es la

solución mas apropiada.

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Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión 1.01 – 12/03/2008


Mediante la utilización de un framework de BPM y la utilización de metodologías para la

mejora de procesos como Six Sigma, TQM o certificaciones de calidad como la ISO 9001 [7],

las organizaciones pueden implementar estrategias de mejoras del proceso. Cuando una

organización se centra en mejorar continuamente sus procesos se encuentra mejor preparada

para afrontar los cambios y además desarrolla una cultura corporativa orientada a la calidad.

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I - DESCRIPCION GENERAL DEL TRABAJO DE GRADO

Oportunidad, Problemática, Antecedentes

Formulación del problema que se resolvió

¿Cómo puede una herramienta tecnológica basada en metodologías BPM ayudar a estanda-

rizar los procesos de negocio en una organización para lograr una certificación de calidad y

aplicarla correctamente?

Justificación

Actualmente existe un gran número de empresas alrededor del mundo que han obtenido

certificados de calidad. Según un estudio realizado por la ISO (International Organization for

Standarization) en el año 2010 se entregaron 1, 457, 912 certificados alrededor del mundo de

los cuales 40,655 fueron entregados en Sur América, lo que represento un incremento del 6.23

% con respecto a otros años [8]. De igual forma en Colombia también se ha incrementado el

número de certificaciones de calidad bajo el estándar ISO 9001 de acuerdo a cifras obtenidas

por la ISO en 2008 [9].

ISO 9001 - Central / South America Year 2006 2007 2008 2009 2010 2011Country 25784 35238 32668 30347 43967 46651Argentina 7934 8808 8812 4428 5093 4753Brazil 9014 15384 12057 13452 26663 28325Chile 2565 4013 4103 4619 4400 3663Colombia 6271 7033 7696 7848 7811 9910

Tabla 1: Crecimiento de certificaciones ISO 9001:2008 en América Central y del Sur [9]

Como se puede observar en la tabla, se puede evidenciar el crecimiento en el número de

certificaciones ISO 9001 que se han otorgado en Colombia. La calidad es un factor estratégico,

diferenciador e imprescindible y es una de las razones principales por la cual las empresas se

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están certificando, debido a que al obtener una certificación de calidad las organizaciones

pueden aumentar su competitividad y la eficiencia en el manejo de los recursos y además

garantizarles a sus clientes altos estándares de calidad en sus procesos, productos y servicios.

Sin embargo muchas de estas empresas están en deuda a nivel de inversión e implementación

de herramientas tecnológicas que lo apoyen en la estandarización de sus procesos con el fin de

obtener una certificación de calidad. En el mercado existen muchas herramientas tecnológicas

que suplen esta necesidad pero el costo de adquisición de estas es muy alto y no todas las

organizaciones las pueden adquirir.

De acuerdo con la anterior, la creación de una empresa que preste servicios de consultoría en

gestión de procesos y además implemente una herramienta de este tipo evitaría que las

organizaciones tengan que realizar una alta inversión en tiempo y recursos para implementar

una herramienta tecnológica y además resultaría muy beneficioso para aquellas organizaciones

como las Pymes debido a que les daría la opción de acceder a una alternativa que les permitiría

ser más competitivos, productivos, sostenibles, perdurables y confiables frente a sus clientes.

La creación de una herramienta basada en metodologías BPM permitiría a las organizaciones

estandarizar sus procesos, medir el desempeño de cada uno para analizarlo y hacerle mejoras lo

que resultaría siendo muy útil para las organizaciones que estén en algún proceso de

certificación de calidad.

Impacto Esperado

Descrito en el PND (Plan Nacional de Desarrollo) [10], en la sección correspondiente al

crecimiento y desarrollo sostenible, se enuncia los sectores basados en la innovación como símbolo

de visión de futuro, inclinando la industria hacia un mayor desarrollo e intentar competir a la par

con países de mayores ingresos en mercados internacionales. Por lo tanto este proyecto busca

enfocarse en un servicio de alto valor agregado que genera un desarrollo en nuevas tecnologías y

conocimientos.

El PND enuncia la elaboración de estrategias de innovación para, el cual genera cultura de

innovación y constituye el mecanismo óptimo para garantizar la sostenibilidad del crecimiento y la

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competitividad del país a largo plazo. Para nuestra propuesta innovar va más allá de desarrollar un

nuevo servicio y o transformar uno ya existente, contempla también nuevas formas de gestionar,

producir, comercializar y relacionarse los clientes, es decir, generar valor agregado a lo largo de

toda la cadena productiva. Todo esto sumado también al reconocido objetivo del PND que hace

alusión al fomento del uso de las TICS para el apoyo de la productividad y la competitividad.

De igual forma el proyecto tiene un gran impacto también dentro del marco de la iniciativa Vive

Digital [11] del gobierno, la cual propone la creación de nuevos servicios a precios más bajos. La

mayoría de las micros y pequeñas empresas del país no tienen acceso a herramientas tecnológicas,

que permitan mejorar la calidad de sus productos o servicios ya que la gran mayoría de

herramientas existentes en el mercado tienen un costo muy alto.

Al no tener la facilidad para acceder a las herramientas tecnológicas, la creación de la empresa

permitiría que estas empresas puedan adquirir aplicaciones o herramientas que están diseñadas y

ajustadas capacidades sin realizar una gran inversión en tiempo y recursos, permitiendo que las

organizaciones sean más productivas, competitivas, sostenibles a la par que aumentan la

confiabilidad frente a sus clientes.

A corto plazo se espera constituir la empresa, lograr posicionarla en el mercado y alcanzar el punto

de equilibrio para poder sostener a la empresa durante su primer año de operación. A mediano plazo

se espera generar alrededor de cinco empleos fijos y tener una base de al menos quince clientes para

obtener ingresos. A largo plazo se espera ser reconocidos como una empresa innovadora en el cam-

po de la tecnología, consultoría y aplicaciones BPM.

2. Descripción del Proyecto

2.1 Objetivo general

Elaborar un plan de negocio para crear una empresa que preste servicios de estandarización y

mejora de procesos de negocio apoyado en metodologías BPM para las organizaciones (Pymes)

que estén en un proceso de certificación de calidad (ISO 9001).

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2.2 Fases Metodológicas o conjunto de objetivos específicos

Para la elaboración del trabajo de grado se desarrollaron las siguientes fases metodológicas las

cuales están estrechamente relacionadas con los objetivos específicos de este. En la grafica, los

objetivos específicos se muestran en las barras de colores seguidos por la fase metodológica a la

cual se encuentra asociado el objetivo específico.

Es importante mencionar que aunque se propuso que las fases se realizaran de manera secuencial, el

desarrollo del prototipo se hizo en paralelo con las demás fases del proyecto, es decir, la

implementación del prototipo tuvo inicio desde la tercera fase del proyecto (Fase de Operación) y se

desarrollo en paralelo de ahí en adelante con las demás fases propuestas.

Ilustración 1: Fases Metodológicas y Objetivos Específicos

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Especificar el concepto del negocioFase 1. Concepto y Modelo de Negocio: En esta fase se especificó en qué consiste la idea de negocio, se sustentó la oportunidad de negocio (justificación) y se defineron los objetivos del negocio.

Realizar un análisis sectorial y de mercado Fase 2. Análisis Sectorial y Análisis de Mercado (plan de mercadeo): Se observó por medio de cifras el comportamiento del sector para identificar tendencias de consumo y producción. Se identificó a los principales competidores, características del mercado objetivo y se planteó las estrategias de mercadeo para el desarrollo del negocio.

Especificar el plan de producción para desarrollar la solución que se va ofertar en el mercadoFase 3. Operación: Se definió los requerimientos para desarrollar la solución que se ofrece al mercado.

Definir los lineamientos de la organización. Fase 4. Organización: Se especificó el tipo de sociedad y la estructura organizacional de la empresa junto con un perfil de los cargos. La misión y visión de la empresa.

Especificar los aspectos financieros que apalancaran el desarrollo del plan de negocio. Fase 5. Finanzas y fuentes de recursos: Se identificó las fuentes de financiación del proyecto y se realizó y analizó los diferentes informes financieros (balance general, estado de resultado, flujos de caja).

Implementar y validar un prototipo basado en metodologías BPM que permita dar soporte al plan de negocio.Fase 6. Implementación del Prototipo y Validación del Prototipo: Se desarrolló el prototipo. Se probó y validó el prototipo desarrollado en una organización.


2.3 Método que se propuso para satisfacer cada fase metodológica

La siguiente gráfica relaciona las fases con las metodologías correspondientes que se utilizaron en

cada fase:

Ilustración 2: Metodologías y Fases Metodológicas

Para las primeras cinco (5) fases se hizo uso de una metodología de investigación documental [12].

Durante estas fases, se realizó un proceso documental en donde se hizo una selección y recopila-

ción de información que contuvo datos de interés y que fueron pertinentes para el desarrollo de las

secciones del plan de negocio. Esta metodología fue significativa para la elaboración del trabajo,

pues ocupó la mayor parte del proyecto ya que la elaboración del plan de negocio requirió profundi-

zar en varios temas de los cuales teníamos conocimientos básicos o no teníamos ningún conoci-

miento. Las asesorías en los temas de mercadeo y finanzas fueron de gran ayuda para que la investi -

gación documental se enfocara de una mejor manera. Vale la pena recalcar que esta metodología

estuvo presente de manera transversal en todas las fases del proyecto.

La segunda fase supuso una investigación de mercado que permitiera comprender el ambiente o

entorno, identificar problemas y oportunidades y evaluar y desarrollar alternativas de acción de

marketing [13]. Para la segunda fase se utilizó la metodología cuantitativa mediante el análisis de

datos provistos por la cámara de comercio y las empresas certificadoras de calidad.

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Para la fase número seis (6) se utilizo la metodología BPM [4] en donde se propone un método

genérico para gestionar procesos de negocio que consta de seis fases: compromiso, investigación,

análisis, diseño, implementación, control o soporte. Esta metodología se desarrolló en la elabora-

ción y validación del prototipo. Para esto, se escogió un caso de estudio de una empresa del sector

de medios de comunicación, en donde se analizó, diseñó y se ejecuto un proceso de negocio de la

empresa el cual tiene que ver con la gestión de infraestructura de la norma ISO 9001:2008. El pro-

ceso que se desarrollo fue un proceso de reparaciones e implementación de mejoras a vehículos y

el resultado de la aplicación de esta fase se puede ver en el prototipo funcional disponible en la

siguiente página: http://joget.pqicol.com/jw/

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http://joget.pqicol.com/jw/


II - MARCO TEÓRICO

Marco Conceptual (Fundamentos y conceptos relevantes para el proyecto)

Proceso de Negocio

Existen muchas definiciones para explicar el concepto de proceso de negocio. Visto desde el punto

de vista de la Ingeniería de Sistemas, un proceso es una secuencia de eventos que utiliza entradas

para producir salidas [4]. Sin embargo desde la perspectiva de negocios, un proceso de negocio se

puede definir como un flujo coordinado y estandarizado de actividades realizado por personas o

maquinas el cual puede atravesar fronteras funcionales o departamentos de una organización para

alcanzar un objetivo de negocio que crea valor para los clientes internos o externos [4]. Según otros

autores, los procesos de negocio son activos estratégicos que exigen a las empresas a adoptar una

orientación de procesos de negocio [5].

Se debe tener en cuanta que los procesos de negocios al interior de las organizaciones se deben

coordinar y estandarizar y no ser tratados solamente como un conjunto de actividades que se reali-

zan para cumplir con un objetivo de negocio. Cuando una organización decide coordinar y estanda-

rizar las actividades, hace que sus procesos de negocio se vuelvan reusables y medibles, lo cual

hace posible que se pueda determinar si el proceso crea o no valor para la organización. Es por esto

que n buen proceso de negocio tiene las siguientes características principales [14]:

Puede ser medido

Orientado a la productividad

Tiene resultados específicos

Entregan resultados a clientes

Responden a alguna acción o evento específico

Las actividades deben agregar valor a las entradas del proceso

Business Process Management (BPM)

La gestión de procesos de negocio o BPM (por sus siglas en ingles Business Process Management)

es un enfoque sistémico y estructurado para analizar, mejorar, controlar y gestionar procesos con el

fin de mejorar la calidad de los productos y servicios de una organización [15]. De igual forma se

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puede definir la gestión de procesos como un enfoque centrado en los procesos para mejorar el

rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno

[16].

Cuando los procesos de negocio de una organización son monitoreados es posible detectar la varia-

bilidad de estos e identificar la causa de esa variación. Una vez se analiza el proceso es posible de -

terminar la mejora que se debe hacer al proceso y cual es la solución mas apropiada. La gestión de

procesos involucra personas, sistemas, clientes, proveedores, socios, directores, etc.

Ilustración 3: BPM

A continuación se muestran los beneficios que se obtiene al trabajar con BPM e implementar sus

capacidades funcionales útiles para que las personas mejoren el rendimiento empresarial.

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Procesos ágiles, efectivos y trasparentes. Mejora rendimiento.

Métodos, Análsis , Diseño y Control

TecnologíaHerramientasProfesionales

Personas del Negocio


BPM y Procesos de Certificación de Calidad

El objetivo principal de BPM es el de centrarse en los procesos y en el desempeño de estos. Los

procesos se pueden considerar como los principales activos de una organización, debido que a estos

buscan alcanzar los objetivos organizacionales que crean valor para los clientes y que justifican la

existencia de una organización.

De forma similar, las certificaciones de calidad específicamente la norma ISO 9001:2008 promue-

ve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la

eficacia de un sistema de gestión de la calidad con el fin aumentar la satisfacción del cliente. Algu-

nos de los requisitos que exige la norma se enuncian a continuación y explicaremos como BPM

puede ayudar a cumplir cada uno de estos requerimientos:

Documentar, implementar y mejorar continuamente:

Las herramientas BPMS funcionan como un centro de control que les permite a las organizaciones

medir, monitorear, controlar y analizar procesos en tiempo real, lo que es útil para las

organizaciones ya que se establecen las bases para el mejoramiento continuo. Medir los procesos de

negocio provee información que puede ser analizada. Este proceso de análisis de la información es

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Relación entre personas de negocio con las de tecnología.

BPM aúna todas las dimensiones de negocio, y permite nuevos niveles

de participación y colaboración entre equipos, especialmente entre el personal de negocio y los del TI.

Efectividad:coordinación de personas, información y sistemas

Transparencia:Visualiza todos los elementos de los procesos.

Gestiona estructura y flujo del proceso

Minimiza el tiempo: convertir ideas de negocio en acción, definir

procesos de forma rápida, perzonacilación a través de las

reglas del negocio. Análsis a futuro. Convierte diseños de procesos en

ejecución (integra sistemas)



un paso esencial para identificar que procesos necesitan mejorar y de esta forma implementar las

acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados.

Mediante el modelador de procesos incluido en las herramientas BPMS, es posible documentar los

procesos de negocio y mantener información detallada de cada actividad.

Determinar la secuencia e interacción de estos procesos: Una de las fases de la metodología BPM

consiste en el diseño de los procesos. Durante esta fase los analistas o las personas encargadas de

diseñar el proceso, determinan la secuencia y la interacción de cada proceso de acuerdo a la

información provista por el personal de la organización. Mediante la utilización de una herramienta

BPMS, se puede mostrar gráficamente el flujo del proceso, lo que permite que a los miembros de

una organización entender el proceso de negocio de una mejor manera.

Realizar el seguimiento, la medición (cuando sea aplicable) y el análisis de estos procesos:

Los sistemas BPMS permiten a las organizaciones medir, monitorear, controlar y analizar procesos

en tiempo real. De esta forma, las plataformas de BPM funcionan como un centro de control, los

cuales reciben datos en tiempo real de todas las tareas desarrolladas del proceso que controla.

Medir los procesos de negocio provee información que puede ser analizada. Este proceso de análisis

de la información es un paso esencial para identificar que procesos necesitan mejorar. Con esta

habilidad de controlar los procesos de negocio, una organización tiene el mecanismo implementar

medidas para responder a un problema.

NTC 6001: Modelo de gestión para micro empresas y pequeñas empresas (MYPES)

El modelo de gestión para micro y pequeñas empresas se desarrolló ya que las micro y pequeñas

empresas (mype) en Colombia, corresponden al 90% de las empresas del país, estas aportan el

38.7% del Producto Interno Bruto (PIB) y generan el 57% del empleo nacional. Estas empresas se

enfrentan a muchas amenazas cuando recién se lanzan al mercado. El siguiente cuadro muestra la

comparación entre ISO 9001 y NTC 6001 [17].

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Los procesos de NTC 6001 son los siguientes:

Procesos Estratégicos compuestos por procesos de planificación, direccionamiento y

evaluación de la gestión.

Procesos Operativos integrados por procesos de gestión comercial, planificación y

realización del producto o servicio, diseño y desarrollo, gestión de compras y producción.

Procesos de Apoyo en los cuales se encuentran los procesos de administración del talento

humano, gestión de la información, gestión financiera y gestión de recursos físicos.

Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008

La certificación ICONTEC ISO 9001 Sistema de gestión de la calidad proporciona una base sólida

para un sistema de gestión, en cuanto al cumplimiento satisfactorio de los requisitos del sector y la

excelencia en el desempeño, características compatibles con otros requisitos y normas como el

Sistema de gestión ambiental, Seguridad y salud ocupacional, y Seguridad alimentaria, entre otros

[7].

Según la ICONTEC, por medio de la certificación ISO 9001 es posible:

Establecer la estructura de un sistema de gestión de la calidad en red de procesos.

Plantear una herramienta para la implementación de la planificación en un sistema de

gestión de la calidad.

Proporcionar las bases fundamentales para controlar las operaciones de producción y de

servicio dentro del marco de un sistema de gestión de calidad.

Presentar una metodología para la solución de problemas reales y potenciales.

Mejorar la orientación hacia el cliente y el incremento en la competitividad.

Página 13



La norma ISO 9001 especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una

organización necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente productos que

satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, y aspira a aumentar la

satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, incluidos los procesos para la

mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y

los legales y reglamentarios aplicables [18].

La norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla,

implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad con el fin aumentar la

satisfacción del cliente.

Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas

actividades relacionadas entre sí. Una actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos, y

que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se

puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye

directamente el elemento de entrada del siguiente proceso [18].

Ilustración 4: Sistema de Gestión de Calidad basado en Procesos

Algunos de los requisitos que exige la norma ISO 9001 se listan a continuación:

Página 14


Establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y

mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma

Internacional.

Determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación

a través de la organización.

Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.

Determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación

como el control de estos procesos sean eficaces.

Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la

operación y el seguimiento de estos procesos.

Realizar el seguimiento, la medición (cuando sea aplicable) y el análisis de estos procesos.

Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados.

Procesos de ISO 9001 vs NTC 6001

De acuerdo a la siguiente tabla la ISO 9001 tiene el proceso de Medición, análisis y mejoras el

cual no está en la NTC 6001. El proceso de dirección está más especificado en la ISO 9001, los

demás procesos son similares (Gestión de recursos con Procesos de apoyo y Realización del

producto con Procesos operativos).

PROCESOS ISO 9001:2008

Responsabilidad de la dirección

Compromiso de la dirección

Enfoque al cliente

Política de calidad

Planificación

Responsabilidad, autoridad y

comunicación

Revisión por la dirección

Gestión de recursos

Provisión de recursos

Recursos humanos

Infraestructura

PROCESOS NTC 6001

Procesos Estratégicos

Planificación y

direccionamiento

Evaluación de gestión

Procesos Operativos

Gestión comercial

Planificación del

producto y de sus

procesos de realización

Diseño y desarrollo de

Página 15



Ambiente de trabajo

Realización del producto

Planificación de la realiza-

ción del producto

Procesos relacionados con el

cliente

Diseño y desarrollo

Compras

Producción y prestación de

servicios

Control de los dispositivos

de seguimiento y medición

Medición análisis y mejora

Seguimiento y medición

Control del producto no con-

forme

Análisis de datos

Mejora

productos

Gestión de compras

Producción de bienes o

prestación de servicios

Procesos de Apoyo

Recursos humanos

Gestión de la

información - Control de

documentos

Gestión financiera

Gestión de recursos

físicos (Maquinaria,

instalaciones y equipos)

Tabla 2 Procesos ISO9001 vs Procesos NTC6001

El cuadrante mágico de Gartner

El cuadrante mágico de Gartner [19] es una herramienta útil para evaluar diferentes proveedores, en

este caso proveedores de sistemas BPMS en el mercado. El cuadrante mágico muestra las fortalezas

de cada proveedor evaluando a cada uno en una serie de escenarios con el fin de ver cómo están

posicionados en el mercado.

Los usuarios utilizan el cuadrante mágico como el primer paso para comprender a los proveedores

de tecnología que posiblemente considerarían utilizar en algún momento. El cuadrante mágico esta

dividido en cuatro partes:

Leaders: Ejecutan bien su visión actual y están bien posicionados para el mañana.

Página 16


Visionaries: Entienden hacia dónde va el mercado o tienen una visión para cambiar las reglas del

mercado, pero no lo ejecutan bien.

Niche Players: Se enfocan exitosamente en un pequeño segmento o no tienen un enfoque claro y no

superan a otros.

Challengers: Se encuentran bien actualmente o dominan un segmento largo, pero no demuestran un

entendimiento de la dirección del mercado.

La siguiente ilustración muestra un cuadrante mágico de los 25 principales proveedores de suites

para la gestión de procesos (BPMS) con el fin de poder determinar su posición actual en el

mercado.

Ilustración 5: Cuadrante Mágico Herramientas BPM

Página 17



III – DESARROLLO DEL TRABAJO

A continuación se describe el proceso que se llevó a cabo para desarrollar nuestro trabajo de grado:

Fase 1: Concepto y Modelo del Negocio

Esta fue la fase inicial del proyecto y constituyo el primer paso para comenzar a construir el plan de

negocio. Las actividades que se realizaron en esta fase fueron las siguientes:

Ilustración 6: Actividades Fase 1

Descripción del concepto del producto/servicio:

Para definir el concepto del negocio se utilizó el modelo canvas con el fin de estructurar de una

mejor manera la idea de negocio. Una vez se construyó el modelo canvas, se realizó una reunión

con nuestro director de trabajo de grado y con el asesor de mercadeo para validar el modelo.

Durante el desarrollo del proyecto el concepto del negocio cambió de acuerdo al análisis que se hizo

del modelo canvas, inicialmente nuestro negocio se enfocaba solamente en el desarrollo de una

herramienta BPM en la nube, sin embargo después de recibir la asesoría de mercadeo se definió que

adicional a la herramienta BPM íbamos a ampliar nuestro portafolio adicionando un servicio de

consultoría el cual incluye un paquete de soluciones de gestión de procesos BPM. A continuación se

describen las características del producto y del servicio:

Página 18

Descripción del concepto del negocio Definición de Objetivos

Justificación y antecedentes del

proyecto


Producto:

El producto que se ofrece a los clientes, es una herramienta tecnológica basada en metodologías

BPM (Businness Process Management) orientada a automatizar los procesos de las normas ISO

9001:2008 y NTC 6001. Una vez se identifican y definen los procesos de negocio de cada

organización, estos se plasman en la herramienta en donde los usuarios podrán crear, editar,

integrar, ejecutar y monitorear los procesos de negocio a través de Internet mediante nuestra

plataforma manejada bajo el esquema de “Software as Service (SaaS)”.

Algunos de las principales características que hacen parte de nuestra herramienta son las siguientes:

Excel: De acuerdo a nuestra experiencia laboral, nos hemos dado cuenta que Microsoft

Excel es una herramienta muy potente, muy utilizada en las organizaciones y de importan-

cia para las labores diarias. De acuerdo a esto nuestra herramienta BPM se podrá integrar

con Excel, esto ayudaría además a mitigar el impacto del cambio.

Gestión Documental

Acceso a la herramienta desde cualquier lugar (Cloud)

Adaptable de acuerdo a las necesidades y requerimientos de cada organización

Diseño y modelamiento de procesos por medio de diseñador de procesos basado en la nota-

ción BPMN.

Interfaz estilo arrastrar y soltar.

No se requiere instalación, acceso desde cualquier explorador.

Ejecución y monitoreo de procesos.

Posibilidad para integrar con sistemas externos usando plugins.

Construcción de formularios web por medio del constructor de formularios (web forms).

Capacidad para construir interfaces web.

Independiente de plataforma, funciona en cualquier sistema operativo.

Independencia del motor de base de datos (MySQL, Oracle 11g, SQL server).

Arquitectura multi-tenant

Servicio

Página 19



El servicio que se presta a los clientes es un servicio de consultoría en donde se ofrece un paquete

de soluciones de gestión de procesos ajustado a las necesidades y requerimientos de cada empresa.

Cada organización maneja de diferente manera sus procesos, razón por la cual es necesario hacer un

estudio en cada organización para poder identificar los procesos de negocio existentes y de esta

forma poder gestionarlos. Una vez identificados los procesos, se diseñan diferentes alternativas de

solución las cuales se van mejorando cada vez que se ejecuta el proceso en nuestra herramienta. El

fin principal de nuestro servicio es ayudar a las organizaciones a encontrar una solución

óptima para cada uno de sus procesos de negocio y una vez se encuentra esta solución, esta se

convierte en una guía o estándar dentro la organización. El servicio de consultoría está

compuesto por cuatro fases principales:

Análisis: Durante esta fase se busca identificar los procesos de negocio existentes en la

organización para posteriormente analizar el desempeño de cada uno. Las actividades de esta fase

son las siguientes:

Conocer el funcionamiento de la empresa y realizar algunas charlas con los directivos y

empleados para explicar la importancia de la gestión de procesos y empezar a estudiar de

qué manera se implantará el sistema.

Preparar a la organización para el cambio mediante capacitaciones y talleres relacionados

con la calidad de los procesos y la importancia de obtener certificaciones de calidad.

Identificación y catalogación de los procesos de negocio de la organización.

Identificar los procesos de negocio que le dan una ventaja competitiva o que crean mas

valor en la organización, es decir, lo procesos fundamentales o “core” de la organización.

Priorizar los procesos negocio para su implementación.

Recolectar información de los procesos de negocio existentes.

Analizar la información para determinar el desempeño de los procesos existentes.

Diseño: Una vez se han identificado y analizado los procesos en la organización, se modelan las

posibles soluciones o mejoras de los procesos en nuestra herramienta para así poder evaluar si la

solución es buena o no. Una vez se haya la mejor solución, esta se convierte en la manera están-

dar en la que se debe ejecutar el proceso de negocio dentro la organización. Es importante men-

cionar que durante esta esta fase, se tiene en cuenta la norma ISO 9001:2008 en el diseño de

cada proceso. Las actividades de esta fase son las siguientes:

Página 20


Creación de las posibles alternativas de solución en nuestra herramienta.

Simulación y pruebas de cada alternativa.

Optimización y refinamiento del diseño de cada proceso.

Escogencia de la herramienta de gestión de procesos BPM.

Creación de Formularios

Implementación: La fase de implementación es la continuación de la fase de diseño. En esta fase se

realizan las siguientes actividades:

Se desarrollan las interfaces de usuario necesarias para la solución del proceso.

Creación de los documentos de diseño y técnicos.

Desarrollo de programas o funcionalidades adicionales.

Integración con los sistemas de información de la organización.

Entrenamiento de usuarios.

Soporte: Durante esta fase se hace un monitoreo continuo de los procesos de negocio. Las

actividades de esta fase son las siguientes:

Monitoreo del desempeño del proceso.

Recolección de estadísticas del proceso.

Validación del diseño del proceso.

Definir los objetivos del negocio

Los objetivos del negocio se definieron teniendo en cuenta los logros que se quieren alcanzar con el

proyecto. De acuerdo a esto los objetivos que se definieron en el plan de negocio fueron:

Implementar un prototipo basado en metodologías BPM que permita dar soporte al plan de

negocio.

Validar el prototipo mediante un caso de estudio en una organización.

Generar cinco empleos fijos una vez constituida la empresa.

Página 21



Contribuir a aumentar la competitividad y sostenibilidad de las Pymes del país, ofreciendo

servicios de estandarización de procesos con el fin de obtener una certificación de calidad (ISO

9001 o NTC 6001).

Estar ubicados entre las 10 mejores empresas prestadoras de servicios consultaría para la

gestión de procesos de negocio en Colombia.

Aumentar el porcentaje de ventas en 10% anualmente.

Incrementar el porcentaje de vinculación de clientes.

Obtener una rentabilidad anual del 10%.

Lograr un retorno de la inversión del 10% anual.

Ofrecer un paquete de soluciones de gestión de procesos.

Justificación del proyecto

Para la justificación del proyecto, fue necesario determinar primero cual era el problema existente

en el mercado, es decir, cual era la necesidad de nuestros potenciales clientes la cual queríamos

satisfacer y a la cual íbamos a proponer una solución. Una vez se identifico la oportunidad de

negocio, fue necesario ver si efectivamente esta oportunidad de negocio que identificamos le iba a

otorgar un beneficio a nuestros clientes y si existía un mercado en donde pudiéramos posicionar

nuestra idea. De esta forma, realizamos una investigación en donde pudimos identificar que

muchas empresas (en especial las Pymes) estaban en deuda a nivel de inversión e implementación

de herramientas tecnológicas que los apoyaran en la estandarización de sus procesos con el fin de

obtener una certificación de calidad.

Adicional a esto, está el hecho que gracias a los pactos comerciales que Colombia ha celebrado con

otros países las oportunidades para exportar han aumentado, pero para que una empresa pueda

exportar sus productos a otros mercados debe tener un certificación como la ISO 9001:2008 para

poderlo hacer. Teniendo en cuenta lo descrito anteriormente, pudimos justificar que la oportunidad

de negocio que habíamos identificado era factible de realizar y que podría convertirse en una

realidad en el futuro.

Fase2: Análisis Sectorial y del Mercado

En esta fase se realizaron tres grandes actividades:

Página 22



Investigación de Mercados:

El estudio de mercado nos permitió determinar factores claves tales como: quienes son, donde

están, cual es la necesidad que tienen y cuantos son nuestros potenciales clientes. Para realizar el

estudio de mercado lo primero que hicimos fue determinar nuestro mercado objetivo, es decir,

quienes iban a ser nuestros clientes potenciales para así poder tener un estimado del tamaño de

nuestro mercado.

Teniendo en cuenta lo anterior determinamos que nuestro mercado objetivo iba a ser las pequeñas y

medianas empresas (Pymes) de los sectores agroindustrial, manufacturas y servicios. La principal

razón por la que escogimos estos sectores se debe a que de acuerdo a Proexport estos son los

sectores de talla mundial los cuales tuvieron el mayor crecimiento en el número de exportaciones en

el 2011 y de los cuales se espera que sigan aumentando las exportaciones. Como se mencionó

anteriormente, una certificación de calidad es el pase para poder exportar y nuestra empresa se

podía convertir en ese medio por el cual las pequeñas y medianas empresas de esos sectores

lograran adquirir la certificación de calidad.

Posterior a esta segmentación del mercado investigamos cuantas empresas se encontraban

certificadas en el país y en que sectores se encontraban lo que nos permitió tener un estimado del

tamaño de nuestro mercado. Gracias a esta segmentación pudimos diseñar unas estrategias

específicas para poder atacar ese segmento de mercado, identificar la competencia y realizar una

proyección de ventas.

El resultado del estudio de mercado de muestra a continuación:

Página 23

Investigación de Mercados Análisis Sectorial

Definición de estrategias de

mercadeo


Sector AgroindustrialSector Forestal (flores frescas, follajes)Sector BiocombustiblesSector Hortofrutícola ( frutas, semillas, legumbres, tabaco)Sector Cacao, Chocolatería y Confiteria (derivados del cacao, producto de confiteria)

Sector ManufacturasSector Automotriz (vehiculos, autopartes) Sector Cosméticos y Productos de Aseo Sector Materiales de Construcción (ceramica, arcilla, piedra, cemento, plastico, madera, hierro) Sector Textil y Confección (cueros, pieles, calzado, joyeria)

Sector Servicios Sector Tercerización de Procesos de Negocio BPO Sector Fondos de Capital PrivadoSector Bienes y Servicios PetrolerosSector Infraestructura Hotelera y TurísticaSector Software y Servicios de TI


Segmentación de Mercados

Ilustración 8: Segmentación de Mercado

Número de Empresas por sector en Bogotá:

Esta información se solicitó en la cámara de comercio de Bogotá. Los datos proporcionados

fueron: el número de empresas existentes en Bogotá por sector económico y las actividades

económicas en el programa de internacionalización de la cámara de comercio.

Actividad económica Microempresas Pequeñas Medianas Grandes TotalNo informa 1.356 34 3 2 1.395 Agricultura 4.512 1.345 616 125 6.598 B. Pesca 72 19 3 1 95 C. Explotación de minas y canteras 1.565 487 241 204 2.497 D. Industrias manufactureras 42.681 4.909 1.346 545 49.481 E. Suministro electricidad, gas y agua 342 73 44 41 500 F. Construcción 16.438 3.148 1.113 319 21.018 G. Comercio 121.398 8.923 2.107 589 133.017 Hoteles y restaurantes 28.961 590 130 43 29.724 I. Transporte 14.826 1.973 555 184 17.538 J. Intermediación financiera 6.239 1.052 550 343 8.184 K. Actividades inmobiliarias y empresariales 41.414 7.194 1.855 468 50.931 L. Administración pública y defensa 124 15 5 9 153 M. Educación 3.247 292 49 1 3.589 N. Servicios sociales y de salud 5.982 609 127 34 6.752 Otras actividades de servicios comunitarios y sociales 14.061 487 119 39 14.706 P. Hogares con servicio doméstico 5 - - - 5 Q. Organizaciones extraterritoriales - 1 - - 1 Total 303.223 31.151 8.863 2.947 346.184

Fuente: Registro Mercantil , Cámaras de Comecio de Bogotá, Facatativá y Girardot, 2011.Cálculos: Dirección de Estudios e Investigaciones de la CCB.

Página 24


Tabla 3: Número de Empresas registradas en Bogotá

Investigación de empresas certificadas en Bogotá:

Se realizaron visitas a cada empresa certificadora buscando la información del número de

empresas certificadas por cada sector económico. Las empresas visitadas fueron: Icontec,

SGS y Bureau Veritas. En Icontec no fue posible obtener la información solicitada, para

SGS el total de empresas certificadas son 1632 y para Bureau Veritas el total de empresas

es de 1396. Los sectores en los que nos podemos enfocar son los que tienen mayor número

de empresas certificadas como se muestra en las siguientes tablas:

SGS Colombia:

Código

EACSector Industrial

No. Empresas

Certificadas

01

Agriculture, Hunting

15Forestry

Fishing

02

Mining and Quarrying

20

Extraction of Crude Oil & Natural Gas

03

Food & Beverage Products (excluding tobacco)

60

Tobacco

04

Textile and Textile Products

17

Manufacture of Wearing Apparel

05 Leather and Leather Products 5

06 Wood and Wood Products 4

07 Pulp, Paper and Paper Products 15

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08 Publishing 6

09 Printing Companies 24

10 Mfr. of Coke & Petroleum Products (excluding Nuclear materials) 6

12 Chemicals & Chemical Products (excluding Pharmaceuticals) 33

13 Pharmaceuticals 16

14 Rubber and Plastic Products 45

15 Non-metalic Mineral Products (excluding concrete, cement, lime and plaster) 12

16 Concrete, Cement, Lime, Plaster, etc. 3

17 Basic Metals and Fabricated Metal Products 65

18 Machinery and Equipment 39

19

Electrical Equipment (excluding medical equipment)

55

Manufacture of Medical Equipment

22

Manufacture of Motor Vehicles

28Railway Locomotives and Rolling Stock

Other Transport Equipment

23

Manufacture of Furniture

5Manufacturing not elswhere classified

Manufacture of Sports Goods & Toys

24 Recycling 3

25 Electricity Supply 18

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26 Gas Supply 9

27 Water Supply 11

28 Construction 326

29

Wholesale & Retail Trade (excluding food & pharmaceuticals)

170

Sale, Maintenance & Repair of Motor Vehicles

Wholesale & Retail of Food, Beverages & Tobacco

Wholesale & Retail of Pharmaceuticals

30 Hotels and Restaurants 20

31

Transport and Storage (excluding Communication)

137

Communication

32

Financial Intermediation

38

Real Estate & Renting

33 Information Technology 49

34

Research & Development

47

Architectural & Engineering Activities

35

Other Services (excluding architectural, engineering & legal services)

199

Legal Activities

36 Public Administration 27

37 Education 40

38 Health (excluding social work and veterinary medicine) 38

Página 27



Social Work

Veterinary Medicine

39

Sewage and refuse disposal, sanitation & similar activities

27

Other Social Services

Tabla 4: Empresas certificadas por sector SGS Colombia

Bureau Veritas:

Sector Total

1. Agricultura, silvicultura y pesca 14

2. Explotación de minas y canteras 21

3. Productos alimenticios, bebidas y tabaco 21

4. Textiles y productos textiles 74

5. Cuero y productos de cuero 22

6. Madera y productos de madera 13

7. Pulpa de madera, papel y productos de papel 6

8. Empresas de publicidad 11

9. Empresas de impression 16

10. Manufactura de coke y productos de petroleo refinados 5

11. Combustible nuclear 0

Página 28


12. Sustancias químicas, productos químicos y fibras 43

13. Productos farmacéuticos 11

14. Productos de caucho y plástico 24

15. Productos no metálicos minerals 6

16. Hormigón, cemento, cal, yeso, etc 3

17. Metales básicos y productos metálicos 46

18. Maquinaria y equipo 34

19. Equipos eléctricos y ópticos 54

20. Construcción naval 1

21. Aeroespacial 2

22. Otro equipo de transporte 10

23. Fabricación no clasificada en otra parte 10

24. Reciclaje 2

25. Suministro de electricidad 23

26. Suministro de gas 5

27. Suministro de agua 7

Página 29



28. Construcción 251

29. Comercio al por mayor y al por menor, reparación de

vehículos de motor, motocicletas y bienes personales y do-

mésticos

106

30. Hoteles y restaurants 14

31. Transporte, almacenamiento y comunicaciones 124

32. Intermediación financiera, bienes raíces, alquiler 20

33. Tecnología de la información 45

34. Servicios de ingeniería 62

35. Otros servicios 133

36. Administración pública 22

37. Educación 72

38. Salud y Trabajo social 37

39. Otros servicios sociales 28

TOTAL 1398

Tabla 5: Empresas certificadas por sector Bureau Veritas Colombia

Estrategias del mercado:

Estrategias de distribución

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Para la distribución de nuestro servicio y producto se contara con tres canales de distribución: venta

directa, online a por medio de nuestro sitio web y por medio de nuestros clientes (partners)

mediante un plan de referidos.

Venta Directa:

La venta directa es nuestro canal estratégico de distribución y nos permite efectuar una

comunicación directa y personalizada con nuestros clientes, esto quiere decir que el cliente no tiene

contacto con intermediarios o terceros sino directamente con nosotros. Esta comunicación directa

nos permite mantener una relación estrecha e interactiva con nuestros clientes que son la base de

nuestro negocio y además nos permite ofrecer un servicio muy personalizado que genera en

nuestros clientes una sensación de identidad con nuestra empresa.

Portal Web:

El portal web es nuestro canal secundario de distribución. Los clientes pueden acceder a nuestro

portal y adquirir nuestros servicios y producto. La ventaja principal de un canal online como la

pagina web es que permite tener un disponibilidad de 24/7.

Ilustración 9: Distribución Portal Web

Clientes (Plan de Referidos):

Página 31



Cuando a una persona le gusta algo, por lo general le recomendara a alguien el servicio o

producto que adquirió. Teniendo esto en cuenta nuestros clientes se pueden convertir en un canal

de distribución vendiendo o recomendando nuestros productos y servicios. Cuando uno de

nuestros clientes refiere a otro cliente este podrá obtener algunos beneficios como descuentos en

el uso de nuestros servicios y productos, soporte y capacitaciones.

Estrategias de Precio

La estrategia de precios que utilizaremos estará compuesta por una estrategia de precios de

penetración y una estrategia de precios de acuerdo al servicio. Por lo general cuando el

producto es nuevo, la estrategia de precios de penetración consiste en ofrecer un precio inicial

bajo por el producto o servicio para atraer un gran número de consumidores y ganar una cuota

de mercado sin ir a perdidas [20]. Como nuestros servicios se ofrecen a través de Internet y no

vamos a incurrir en gastos de almacenamiento o producción y tampoco en gastos de

infraestructura muy altos ya que utilizaremos servidores en la nube, podemos ofrecer un precio

inicial bajo.

La estrategia de precios de acuerdo al servicio consiste en ofrecer un precio inicial por el

servicio o producto y este va aumentando en función de servicios complementarios que el

cliente desee adquirir. Al utilizar el esquema de Software como servicio nuestros clientes solo

pagan por lo que utilizan, similar a un alquiler y pueden añadir o eliminar funcionalidades de

acuerdo a la necesidad. El costo del servicio de consultoría es de $ 19.361.438 y el costo de la

licencia de la herramienta es de $80.000.

Estrategias de Promoción

Las estrategias de promoción que se utilizaran serán las siguientes [21]:

Publicidad Boca a Boca: Un cliente satisfecho transmite su satisfacción a 3 personas o más

mientras que un cliente insatisfecho transmite su insatisfacción a 9 personas o más porque siempre

una mala experiencia será un buen motivo de conversación [22].

La promoción mediante el boca a boca sin duda es un método muy efectivo para atraer clientes

nuevos y aumentar las ventas sin la necesidad de hacer una inversión muy alta, lo que para nosotros

Página 32


es muy beneficioso ya que al ser una pequeña empresa no hay un presupuesto elevado para realizar

grandes campañas publicitarias [23]. La clave está en vender una experiencia positiva al cliente,

mostrarle los beneficios que trae nuestros servicios y nuestra herramienta de esta forma este se

encargara de difundir esa experiencia a la persona adecuada. El mismo cliente será el encargado de

identificar las ventajas y beneficios de nuestra empresa frente a otras, simplemente con la calidad

del servicio que le daremos, ya que nuestro servicio se basa en el buen trato y la comunicación

directa con el cliente.

Plan de Referidos:

Esta estrategia nos permite convertir a clientes en agentes de ventas que recomiendan el producto y

al mismo tiempo hacer que ese cliente se sienta parte de nuestra empresa lo que crea un vínculo y

alianza entre ambos.

De esta forma la idea es recompensar al cliente que nos trae un nuevo cliente y al nuevo cliente

también ofreciéndoles un descuento en nuestros servicios o adicionándole gratis alguna

funcionalidad.

Habrá dos tipos de socios: el primero es el que decide vender nuestros productos y servicios y el

segundo el que decide construir soluciones usando nuestra herramienta. El primero recibirá

descuentos entre el 10% y 15% en el uso de nuestros servicios y productos, soporte y

capacitaciones. El segundo tendrá un acceso completo a todo nuestro material de entrenamiento y

soporte y podrá acceder a nuestra herramienta de manera gratuita.

Estrategias de comunicación

La estrategia de comunicación que se utilizará será una estrategia de marketing digital, en donde

haremos uso de herramientas digitales para publicitar nuestro producto. Las herramientas que

utilizaremos se listan a continuación:

Pagina Web de la empresa: Una página web es el equivalente a tener una tienda física en

algún lugar con la diferencia que la página web está disponible 24/7/365 y no es

completamente necesario tener personas atiendo como en una tienda física. Esta debe ser

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amigable e interactiva, ya que la pagina web es la carta de presentación de nuestra empresa

ante nuestros clientes, y es el lugar donde ellos pueden consultar cuales son los productos

que ofrecemos, conocer sobre la empresa (quiénes somos y que hacemos) y la forma en

que pueden contactarnos. La meta con la página web es que podamos hacer que los clientes

que visiten la página vayan a nuestras oficinas y viceversa, de esta manera se promueven

ambos espacios y aumenta la experiencia de la marca.

Newsletter: El newsletter o boletín electrónico es un mecanismo ideal para mantener

informados a los clientes sobre la empresa, dar a conocer ofertas de productos o servicios

de nuestra organización y además es una forma de invitar a nuestros clientes a que visiten

nuestra página web u oficina.

Este boletín se distribuirá mensualmente solo a las personas que hayan aceptado este

servicio. En este boletín se compartirán los beneficios que han alcanzado nuestros clientes

con el uso de nuestros productos y servicios, noticias sobre gestión de procesos y las

mejores prácticas, entre otros temas.

Banners: Los banners son una manera económica de hacer publicidad online dependiendo

del sitio en Internet donde se ubiquen, por lo tanto la idea es intercambiar banners con

nuestros proveedores y socios, es decir, que ellos nos permitan poner nuestro banners en

sus páginas web a cambio de que ellos pongan sus banners en nuestra página. Adicional a

esto la idea es hacer uso de plataformas como Pautefacil.com o Google Adwords, que nos

permiten colocar nuestros banners en los resultados de búsqueda de Google o en diferentes

sitios especializados a un bajo costo.

Social Media: Las redes sociales son un medio de comunicación en donde un mensaje se

puede difundir rápidamente. En el día se envían alrededor de 177 millones de tweets de los

cuales se retuitean el 92% [24]. Facebook tiene 955 millones de usuarios activos [25], lo

que representa un mercado de un tamaño considerable para compartir y difundir mensajes.

Para nosotros como una empresa nueva, la utilización de estas herramientas es fundamental

para acercarnos más a nuestros clientes, conocer el mercado y conseguir una mayor

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eficiencia publicitaria a un bajo costo. Twitter es un medio por el cual podemos crear una

conversación y enviar una respuesta personalizada en tiempo real mientras que Facebook es

un medio por el cual podemos crear una comunidad en donde podemos hacer participes a

nuestros clientes en la mejora de ideas, productos y servicios y además dar a conocer

información publicitaria y conocer la reacción de los clientes.

Posicionamiento en Buscadores: Hoy en día la gran mayoría de usuarios de Internet utiliza

los servicios de Google, Yahoo o Bing, para realizar búsquedas en Internet. Los buscadores

se han convertido en un directorio en línea en donde es necesario estar presente si uno se

quiere dar a conocer en el mundo digital.

Por lo tanto buscar un buen posicionamiento en algún buscador es clave para nuestra

estrategia de marketing y Google a través de su servicio de Google Adwords, nos permite a

través de palabras claves ubicarnos entre los primeros puestos una búsqueda. Adicional a

esto es necesario optimizar la información y el contenido de la página web.

Marketing Móvil:

El marketing móvil es una manera efectiva de llegar a una gran cantidad personas en

cualquier momento y lugar. Además permite individualizar y personalizar los mensajes, es

decir, se puede enviar mensajes solamente a un grupo con unas características

determinadas.

Específicamente nos enfocaremos en tres modalidades de marketing móvil: marketing

SMS/MMS, aplicaciones móviles y publicidad en juegos (advergaming).

Estrategias de servicio

Se ofrecerán los siguientes servicios para atender las inquietudes y necesidades de nuestros clientes:

Frequently Asked Questions (FAQ): Las preguntas frecuentes las utilizaremos para aclarar algunas

de las preguntas con respecto a nuestro producto o servicio. Estarán ubicadas en una sección

especial de nuestra página web.

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Comunidad Virtual: Por medio de las comunidades virtuales se genera un entorno colaborativo en

donde los usuarios ayudan a otros usuarios a resolver problemas o inquietudes. De esta forma

crearemos una base de conocimiento en Internet a donde nuestros usuarios podrán ingresar y para

buscar, comentar y contribuir con información.

Redes Sociales (Facebook y Twitter): A través de las redes sociales se puede llegar a un gran

número de personas. Las redes sociales funcionan como un mecanismo en donde la empresa puede

escuchar y aprender acerca de las reacciones de los usuarios con respecto a los productos y

servicios ofrecidos. El uso de estas, permite mantener a los usuarios actualizados sobre las últimas

noticias de la empresa y la industria.

Contacto vía E-Mail o chat: La comunicación vía email y chat será importante para que el cliente se

sienta satisfecho con nuestro producto. Por medio del correo electrónico, un usuario puede enviar

una duda específica que se tenga sobre algún tema la cual será respondida en un plazo de 24 horas.

Teléfono: Una llamada telefónica es un mecanismo simple mediante el cual se puede hacer sentir al

cliente apreciado e importante. La comunicación con el cliente es muy importante para nosotros

razón por la cual haremos llamadas telefónicas para realizar un seguimiento de un proceso o una

compra, invitar al cliente a un evento especial, o para ofrecer promociones u ofertas.

Encuestas en Línea: Las encuestas en línea nos permite conocer las opiniones de nuestros clientes

con respecto a la prestación de nuestro servicio y además medir el nivel de satisfacción de estos, de

esta forma podremos mejorar la calidad de la prestación de nuestro servicio.

Presupuesto de la mezcla de mercados

El presupuesto de la mezcla de mercados se muestra en la siguiente tabla. El valor del presupuesto

puede variar de acuerdo a la necesidad que tengamos, por ejemplo hay varias opciones de compra

para los banners, SEO y marketing móvil. En este caso para los banners escogimos un paquete de

200 clics con pautefacil.com, para el SEO con google Adwords establecimos un presupuesto de $

50.000 COP y para el marketing móvil un paquete de 300 mensajes. Los valores que se expresan en

la tabla corresponden al valor que se gastará por año.

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Publicidad

Concepto Costo

Pagina Web $ 111.732

Banner $ 3.844.800

SEO $ 600.000

Newsletter (Boletín Electrónico) Gratis

Marketing Móvil $1.141.440

TOTAL $ 5.697.972

Tabla 6: Presupuesto mezcla de mercados

Estrategias de aprovisionamiento

Al ofrecer un producto/servicio en Internet haremos uso de un servidor en la nube para poder

mantener en funcionamiento la plataforma y de un servicio de hosting para poder mantener la

pagina web. Para el servicio de hosting utilizaremos el servicio Website Builder provisto por Go

Daddy.

Este servicio incluye el hosting y nos permite crear un sitio web mediante el creador de sitios donde

simplemente hay que arrastrar y soltar y cuenta con más de 300 plantillas, 70 sitios web

prediseñados y una gran cantidad de imágenes. Las características del servicio son las siguientes:

Sitio Web de 10 paginas

10 GB de espacio en disco

500 GB de ancho de banda

Hosting con 99.9% de tiempo de actividad y 500 cuentas de correo electrónico gratis

Asistencia técnica al cliente 24/7/365 gratis

Sin tarifas de configuración ni software para descargar

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Al ser una plataforma web, es importante en la selección del hosting planes de trafico constante,

nuestro servicio utiliza un gran componente de flujo de información y procesamiento en la platafor-

ma web, por lo tanto un buen plan de hosting con alta cuota de transferencia es el pilar que sustenta

nuestro servicio base. El costo del servicio de hosting con Go Daddy es $ 8.99 USD /mes o $

169.44 USD /año [26].

Para el servicio de servidor en la nube utilizaremos a Rackspace como proveedor de este.

Rackspace nos provee un servicio llamado “Manage Cloud Server” en donde le transferimos todo el

manejo del servidor a Rackspace. De eta forma Rackspace se hace responsable del monitoreo y

actualización del servidor y además del despliegue, configuración, backup y mantenimiento del

mismo. Las características del servicio provisto por Rackspace son las siguientes [27]:

Ilustración 10: Servicio Rackspace

Además de lo anterior este servicio cuenta también con un grupo de expertos que nos ayudaran a

planear, desplegar y ejecutar nuestro portal web y nuestra herramienta. El valor del servicio de

servicio es de $131.40 USD al mes e incluye 1 GB de RAM, Disco Duro de 40 GB, 1 vCPU, 30

Mbps de red publica y 60 Mbps red interna.

Análisis de la competencia:

En el mercado actual existen varias empresas que se dedican a la consultoría de gestión de procesos

apoyado en metodologías BPM. Muchas de estas empresas cuentan con herramientas BPM propias

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Equipo de soporte 24x7x365. Monitoreo de servicios instalados.Solución de problemas relacionados con la base de datos y lenguajes de programación y firewalls.

Monitoreo Proactivo

Expertos para planear y maximizar el uso del entorno en la nube. Configuracion del servidor y servidor web.Configuracion de seguridad.

Expertos en la Nube

Soporte para sistemas opertivos y aplicaciones 24x7x365. Instalación y configuración d ebases de datos, lenguajes de programación.

Soporte a Aplicaciones y Sistema Operativo


o hacen alianzas con empresas como Bizagi o Auraportal para que les permitan utilizar sus

herramientas en sus proyectos de consultoría. Sin embargo ninguna de estas empresas ofrece entro

de su portafolio de servicios de consultoría una consultoría ajustada a la capacidad y requerimientos

de las organizaciones y que adicionalmente este orientada hacia la obtención de una certificación de

calidad. Esto nos da una ventaja adicional sobre estas empresas ya que nuestro servicio se basa en

ofrecer a los clientes un paquete de soluciones de gestión de procesos apoyado en metodologías

BPM que contemple los aspectos de capacidad y requerimientos de las organizaciones y que

además tenga en cuanta la norma ISO 9001:2008 para la gestión de procesos.

De igual forma, existe también en el mercado un gran número de soluciones BPM ofrecidas por

grandes proveedores de software como IBM, Oracle, SAP por nombrar algunas. El costo de la

mayoría de estas herramientas es muy alto y no todas las organizaciones las pueden adquirir. Todas

tienen funciones muy similares pero ninguna está orientada hacia la obtención de una certificación

de calidad y muchas no están disponibles a través de la nube.

Existen también varias herramientas libres como BonitaSoft y ProcessMaker que ofrecen

funcionalidades muy similares a la de todas las herramientas de BPM pero con la gran diferencia

que estas no tienen ningún costo y cualquier empresa las puede adquirir, sin embargo tampoco están

orientadas hacia la obtención de una certificación de calidad.

A su vez es importante mencionar que en el mercado existen productos sustitutos que cumplen con

una funcionalidad muy parecida a los de los productos mencionados anteriormente. Los sistemas

ERP (Enterprise Resource Planning) y herramientas que construyen flujos de trabajo (workflows)

son herramientas que ayudan a automatizar tareas, actividades y procesos en las organizaciones

pero que no son igual de sofisticados que una herramienta de BPM.

Para el análisis de la competencia decidimos identificar las herramientas BPM en la nube que se

encuentran en el mercado y las empresas que prestan servicios de consultoría BPM apoyándose en

alguna herramienta. A continuación se muestra una lista con las herramientas BPM en la nube que

se encuentran en el mercado:

IBM Business Process Manager y IBM Blueworks Live [28]

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IBM Process Manager es un sistema de gestión de procesos sencillo, escalable y centralizado la cual

permite diseñar aplicaciones de procesos para las necesidades de negocios, integrarlas con sistemas

internos, y gestionar la productividad en tiempo real. Proporciona visibilidad y gestión completas de

los procesos de negocios.

Business Process Manager combina la simplicidad, la facilidad de uso y la gestión de tareas de IBM

WebSphere Lombardi Edition con el poder de IBM WebSphere Process Server, para dar soporte a

las necesidades de gestión de procesos de integración y transacciones de la empresa, como parte de

una arquitectura orientada a servicios.

Facilita a los dueños de procesos y usuarios del negocio que se involucren directamente en la

mejora de los procesos de negocios. Esta plataforma se escala fácilmente desde un proyecto inicial,

hasta un programa que abarque a toda la empresa.

Para obtener soporte para decisiones, Business Process Manager proporciona análisis en tiempo real

y permite a los diseñadores de procesos expresar la lógica de reglas de negocios en un lenguaje

natural. Es posible exportar fácilmente contenido de reglas hacia IBM WebSphere ILOG JRules,

tomándolo como un punto de inicio para las decisiones de negocios.

Adicionalmente se cuenta con la herramienta IBM Blueworks Live, la cual es una herramienta

colaborativa de BPM en la nube que proporciona a los usuarios la capacidad de colaborar

fácilmente en procesos de documentación y automatización en la nube. El usuario tiene la

posibilidad de iniciar con una amplia biblioteca de plantillas de la industria, y aprovechar una

comunidad de expertos de procesos y de la industria.

Bizagi Process Modeler [29]

Bizagi Process Modeler es una aplicación Freeware que se puede descargar desde internet y utilizar

en el computador. Es de fácil de uso y permite diagramar procesos y generar documentación de

procesos utilizando la notación estándar BPMN. La versión más reciente permite colaborar con

otras personas en la nube o en sitio. El Modelador de Procesos Bizagi posibilita la creación de

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documentos de procesos con alta calidad en Word o PDF y exportar o importar procesos desde

Visio o XML.

Auraportal BPMS [30]

AuraPortal BPMS es un sistema de Gestión Empresarial que ofrece una plataforma desde la cual se

pueden gestionar prácticamente todas las actividades de una empresa u organización con probada

eficacia. El BPM AuraPortal es altamente innovador y permite crear Modelos y ejecutar Procesos

de Negocio sin necesidad de programación, por muy complejos que estos sean.

Esta característica supone una tremenda ventaja, ya que reduce la dependencia de IT (área de

sistemas de la empresa). Está dotada de tecnología de última generación desarrollada por

AuraPortal con características innovadoras y exclusivas como Grupos de Campos y Tratamientos

Distribuidos, Formularios Dinámicos capaces de aparecer u ocultarse según las circunstancias,

posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin retorno),

tecnología DAD (Divisiones Automáticamente Disparadas), Grupos de Campos Afiliados con

Contenedores Estructurados, etc.

AuraPortal cuenta en su Intranet Corporativa con una estructura imbricada que enlaza y conecta

áreas de gestión como Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos,

Servicios, Existencias, Inmovilizado, etc.), Proyectos y Áreas de la entidad. AuraPortal agrupa estos

elementos en 'Familias'. Además, permite la creación ágil de otras Familias que son diseñadas por la

propia entidad según sus necesidades, ofreciendo por tanto unas posibilidades de gestión hasta

ahora desconocidas.

AuraPortal ha acuñado el término ERM (External Relationship Management), que es la fusión del

CRM (Customer Relationship Management) que gestiona las Relaciones con Clientes y el SRM

(Supplier Relationship Management) que gestiona las Relaciones con Proveedores. La

automatización y optimización de todo el cuerpo económico de la actividad empresarial queda

englobada dentro del ERM, que abarca el Marketing, Ventas, Comercio Online, Suministros,

Servicios, Logística, Compras, eProcurement, Aprovisionamiento, Tercerización, etc.

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Aura ofrece la alternativa Software como Servicio (SaaS) para ser implementada In-House o en la

nube. Con esta alternativa el cliente puede racionalizar el uso de los recursos destinados a la

adopción de tecnologías BPM.

Solutek:

El nuevo Servicio de Cloud Computing por Solutek Informática nace de la idea de potencializar la

tecnología a la cual una organización grande o pequeña puede tener acceso, llegando a excelentes

resultados con menores esfuerzos económicos, además de toda una integración de plataformas de

software que suponen una gran cantidad de beneficios considerables para las pymes y que ayudan a

explotar la información de una mejor manera [31].

Dentro de los servicios Cloud Computing que han desarrollado están la Implementación de BPM

(Business Process Management) sobre la nube. El objetivo primordial de Solutek Informática es

contribuir al desarrollo de sus clientes tecnológicamente, con estrategias que tengan en cuenta las

necesidades y alcance de los mismos. Por está razón están enfocados en la implementación de BPM

de software libre (gratuito o de menor costo), puesto que este tipo de aplicaciones requieren de un

gran músculo financiero para su desarrollo. La implementación BPM de Solutek está basada en

aplicaciones WEB 2.0, por lo cual los empresarios que accedan a este tipo de tecnología optimizan

en todos los aspectos los procesos de su negocio, y solamente necesita una conexión a Internet,

haciendo de su compañía un ente más competitivo.

DatCom [32]

MyProcess BPM, herramienta de integración de aplicaciones que permite a las empresas

automatizar y administrar la totalidad del ciclo de vida de sus diferentes procesos. DatCom Systems

propone la utilización de la Gestión de Procesos de Negocios (BPM, por sus siglas en inglés) como

herramienta para la implementación de metodologías de optimización de procesos. De igual forma,

promueve la Gestión de Procesos de Negocios como una disciplina de gestión empresarial que

combina las personas, los procesos y la tecnología para apoyar el desarrollo de las estrategias del

negocio.

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La solución de DatCom Systems permite crear formularios complejos para uso en todos los

procesos mediante un editor gráfico online. Además de modelar cada proceso, cuenta con un

módulo de auditoría y monitorización que permite controlar en tiempo real de cada uno de ellos y

tener acceso al detalle histórico en cada caso. Con MyProcess BPM también se puede generar una

lista de tareas pendientes y tener acceso a los procesos desde cualquier intranet o extranet gracias al

módulo de portal. Es importante destacar que la implementación de esta solución se realiza bajo

LEAN Six Sigma, metodología para el mejoramiento de procesos que define cinco etapas a ejecutar

en cada estrategia. Estas son: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.

Disponible en la nube MyProcess BPM está disponible bajo la opción de Software As a Service

(SaaS), modelo de distribución del software como un servicio, por el cual se accede directamente

desde la Web, de una manera totalmente confiable. Esto quiere decir que, además de los beneficios

del software tradicional, MyProcess BPM brinda las siguientes ventajas:

Acceso a través de la red desde cualquier parte.

Ahorro de costos: no requiere del montaje de servidores, ni de nueva infraestructura.

Menor riesgo de pérdida de datos: la empresa dispone de los mecanismos de copias de

seguridad.

Ahorro energético: al centralizar la información de una organización, el rendimiento de los

equipos es mucho mejor.

Las empresas que prestan servicios de consultoría BPM y que cuentan con alguna herramienta BPM

se enuncian a continuación:

Accenture [33]:

Accenture ofrece una amplia variedad de ofertas de BPM en el campo de la consultoría, la

tecnología y el outsourcing que ofrecen valor con rapidez, proporcionan resultados susceptibles de

medición y tienen un valor duradero. Estas son las opciones que ofrece Accenture:

Consultoría. Nuestras soluciones de consultoría de BPM consisten en Gestión del ciclo de

vida útil de BPM, Mejora de Procesos, Gestión del Cambio y Estrategia de Modelo

Operativo.

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Tecnología. En nuestra sección de Tecnología ofrecemos Automatización de BPM,

Arquitectura de BPM, e Implantación de ERP Mejorada.

Outsourcing. Nuestras soluciones de outsourcing de BPM están compuestas por Gestión de

la Biblioteca de Procesos, Gestión de Aplicaciones y Outsourcing de Procesos de Negocio.

BDO Colombia [34]:

BDO Colombia ofrece un servicio de consultoría especializada en gestión por procesos con BPM.

BDO con su servicio de consultoría busca aumentar la productividad, disminuir costos y reducir

tiempo automatizando todos los procesos de su negocio., mejorar los flujos de información entre sus

procesos actuales y aumentar la eficiencia de su negocio. BDO cuenta con una alianza estratégica

con AuraPortal y su herramienta BPMS para apoyar su servicio de consultoría.

Amazing [35]:

Amazing Colombia es una empresa de consultoría en sistemas de información. Dentro de su

catalogo de consultoría tiene un servicio de consultoría de procesos el cual tiene los siguientes

objetivos:

Definir el esquema general de trabajo basado en el mapa de procesos y requerimientos

específicos del negocio

Analizar los macro procesos, procesos, actividades y tareas involucradas en un proceso de

negocio con el fin de definir la adopción o la adaptación de la mejor práctica que ofrece la

tecnología informática a implantar.

Definir y/o afinar las reglas de negocio vigentes, para apoyar la implantación de la

tecnología informática seleccionada.

Documentar los procesos de negocio de la compañía, a la luz de las mejores prácticas

vigentes para la vertical

Generar y validar la propuesta de optimización de procesos.

Generar la matriz de requerimientos del negocio.

Construir la guía oficial de configuración del sistema

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Vale la pena mencionar que a pesar de que Amazing ofrece un servicio de consultoría de procesos

cuenta con una solución ERP pero no con una solución BPM.

ITS Soluciones Estratégicas [36]:

ITS Soluciones cuenta con un servicio de consultoría para la administración de los procesos de

negocio (BPM). Dentro de su servicio ITS soluciones ofrece capacitación a la medida o seminarios

en procesos y en BPMN, identificación de procesos, mapeo de los procesos, mejoramiento y

rediseño de los procesos y ejecución de los mismos apoyándose en el software tipo workflow

propio de ellos llamado ITS-Procesos o mediante Bonita Open Solution.

Rain Concept [37]:

Rain Concept proporciona servicios de consultoría en BPM para aprovechar el conocimiento y la

experiencia del cliente, con el fin de definir e implementar mejores procesos de negocios. Los

nuevos procesos son soportados por herramientas de modelado, automatización y monitoreo. Rain

Concept de esta forma crear la mejor solución para hacer frente a las necesidades del cliente,

promover las mejores prácticas de integración, y utilizar las mejores herramientas de grandes casas

de software empresarial (Oracle, IBM, JBoss).

Software Associates [37]:

Software Associates ofrece su servicio BPM en tres fases: evaluación BPM, análisis y diseño BPM

e integración e implementación de la gestión de los procesos de negocio. Durante la fase de

evaluación se busca inculcar las habilidades de una organización a través de procesos mediante

talleres de formación, selección de modelos, software BPM y personal. En la etapa de análisis y

diseño se busca identificar los huecos entre procesos existentes y futuros e intenta comunicar dichos

huecos a través de sistemas IT automatizados digitalizando los procesos. En la fase final se pretende

alinear las iniciativas de BPM con asuntos IT que tengan que ver con la arquitectura empresarial y

SOA. Al igual muchas otras empresas Software Associates solo cuenta con su servicio de

consultoría y se apoya en una herramienta existente en le mercado.

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VC@SOFT [38]:

VC@SOFT ofrece un apoyo en proyectos BPM en la fase de modelamiento desde la recolección y

análisis de los requerimientos de negocio, hasta la simulación y optimización de los procesos de

negocio para obtener una base de entendimiento de los procesos y objetivos de negocio. VC@SOFT

no cuenta con una herramienta BPM propia, se apoya en plataformas líderes del mercado para poder

ofrecer sus servicios.

Fase 3. Operación

Las actividades que se llevaron a cabo para el desarrollo de esta fase fueron las siguientes:

Ilustración 11: Actividades Fase 3 Operación

Necesidades y Requerimientos:

Al tratarse de una empresa de base tecnológica y a la producción de un producto intangible no se

necesitan materias primas, insumos o maquinas especializadas para la realización de este, pero si es

importante estimar los recursos de conocimiento, software y hardware necesarios para desarrollar la

solución que se piensa ofertar al mercado.

Recursos de Conocimiento: Por la naturaleza del producto y servicio que se quiere ofrecer se

requieren de ciertos conocimientos específicos para poder desarrollar la solución que se quiere

brindar y poder ofrecer el servicio de manera correcta. Es necesario tener conocimientos sobre

sistemas de gestión de calidad y la normatividad ISO 9001:2008 y NTC 6001, ya que el objetivo

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Necesidades y requerimientos Plan de Producción


del servicio de consultoría es ayudarle a las organizaciones a que puedan orientar sus procesos de

negocio hacia la obtención de una de estas certificaciones de calidad. Adicional a esto es necesario

tener también conocimientos sobre el diseño, manejo y gestión de procesos y metodologías BPM.

Para el desarrollo, mantenimiento y ejecución de la herramienta se necesitan de los conocimientos

de un Ingeniero de Sistemas.

Recursos de Software: Es necesario el uso de herramientas de Software para el modelar y ejecutar

procesos de negocio. Vale la pena mencionar que las herramientas que vamos a utilizar son

herramientas libres, es decir, no requieren algún tipo de licenciamiento para poder utilizarlas.

Recursos de Hardware: La inversión en hardware será mínima debido a que haremos uso de la

computación en la nube lo que nos facilitara el despliegue de los servidores. Al tercerizar esta

necesidad no incurrimos en altos costos de inversión y mantenimiento ya que solo se paga por lo

que se utiliza y el mantenimiento lo realiza la directamente la firma que nos presta el servicio. Sin

embargo se requieren dos computadores de escritorio iMac MC 309 con 4 GB de memoria, 500 GB

de disco duro, Procesador Core i7 para el control de la operación de la empresa.

Plan de Producción:

Servicio:

El plan de producción del servicio está en función de las proyecciones de ventas que estimamos y

de la capacidad de producción que tenemos para ofrecer el servicio, es decir, el número de

personas con el que contamos en la empresa.

Para realizar el plan de producción del servicio, fue necesario primero estimar el costo de

producción del servicio. Para esto determinamos todos los costos fijos (servicios, salarios,

arriendo, servidores) y variables (transporte, personal adicional) involucrados en la producción del

servicio.

Como se mencionó anteriormente, el plan de producción para el servicio está basado en las

proyecciones de ventas y la capacidad de producción con la que contamos. De esta forma

estimamos el siguiente plan de producción:

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Año PersonalCapacidad de Producción

(Número de Proyectos)Costo del Servicio Ingresos

1 2 2$ 14.893.414 $ 34.494.852

2 2 4$ 16.754.101 $ 78.028.864

3 4 6$ 24.828.890 $ 172.519.347

4 4 6$ 30.528.891 $ 212.249.347

5 4 6$ 35.944.558 $ 248.017.447

Tabla 7: Plan de Producción

Cada servicio está compuesto de cuatro fases y tiene una duración de seis meses. Como se muestra

en la tabla, para el primer año se estimó una producción de 2 servicios, ya que inicialmente solo se

contará con dos personas. Para el segundo año se piensa duplicar la capacidad de producción a

cuatro proyectos por año contando con solo dos personas y para el tercer, cuarto y quinto año se

piensa contratar dos consultores más y de esta forma poder aumentar la capacidad de producción a

6 servicios de consultoría al año.

Producto:

La naturaleza del producto a desarrollar establece que el producto es intangible, como lo es la

característica principal de los productos de software. Para el desarrollo de este, se tiene pensado

utilizar una herramienta de software libre y modificarla de acuerdo a nuestras necesidades. Una vez

se ha finalizado el desarrollo del producto este mismo es el que se le provee a todos los clientes, por

lo que no es necesario volver a producir el producto.

Se ha planteado también la actualización periódica del producto para agregar nuevas funcionalida-

des y características que los usuarios solicitan, esta información es obtenida gracias a las estrategias

de promoción y servicio que se tendrán, como lo es correo electrónico y el uso de redes sociales. La

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idea es agregar nuevas funcionalidades que no alteran la funcionalidad principal, particularmente

diseño visual de la interfaz gráfica.

Fase 4. Organización

En esta fase se especifico el tipo de sociedad que se conformará y la estructura organizacional de la

empresa junto con un perfil de los cargos necesarios. La misión y visión de la empresa junto con los

valores corporativos se desarrollan en esta fase.


Estrategia Organizacional :

Análisis DOFA

Las fortalezas que se identificaron para nuestra idea de negocio se basaron en el estudio de mercado

y financiero y en las características del servicio y producto que se está ofreciendo. El valor

agregado que ofrecemos a nuestros futuros clientes se enfoca en el servicio que vamos a prestar, un

acompañamiento total en cuanto a la gestión de los procesos de negocio y un producto a su

disposición a un bajo costo. El paquete de soluciones que ofrecemos está especializado para las

pequeñas empresas y medianas empresas, lo que proponemos para éstas es mejorar y estandarizar

sus procesos de negocio para apoyar el desarrollo de un mejor funcionamiento de la empresa y por

esta razón basamos nuestro producto en la metodología BPM [15][16].

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Definir la estructura organizacional

inicial

Estimar los costos administrativos, de nomina y de puesta

en marcha

Definir la figura jurídica que se

utilizará

Estrategia Organizacional



Las oportunidades se identificaron de acuerdo al estudio que se hizo de la oportunidad y

problemática descrita en la primera sección del presente documento. Donde se describió el

crecimiento en el número de empresas que se están certificando y la expansión del sector de las

TICS de acuerdo al reporte trimestral del DANE (Julio – Septiembre 2011). Destacamos también el

programa de internacionalización de la Comercio de Bogotá, el cual busca ayudar a las empresas

que deseen exportar y esto nos beneficia en la medida en que el plan se enfoca en los sectores que

determinamos como mercado objetivo. Por último el plan vive digital descrito en la sección de

impacto esperado, es otra alternativa que nos beneficia en el crecimiento de nuestro negocio.

Las debilidades y amenazas hacen referencia a los factores que pueden afectar a las empresas que

hasta ahora se están conformando. La competencia a la que nos vamos a enfrentar se evidencia en la

investigación realizada de las diferentes herramientas BPM que existen en el mercado las cuales

describimos en la fase de implementación del prototipo. Para finalizar el factor financiero es un

punto muy importante para que la empresa mantenga su operación en el mercado, por lo cual

hicimos un estudio financiero descrito en la sección dos de este documento.

FORTALEZAS

Orientados al servicio al cliente.

Contamos con una estrategia definida.

Tener buena reputación con los clientes.

Tener la tecnología adecuada para los

productos que fabricamos.

Contamos con el personal calificado

para ofrecer nuestros servicios.

Tenemos bajos costos operativos por lo

que le podemos dar mayor valor a los

clientes.

Valor agregado de nuestra solución

frente a las existentes en el mercado.

DEBILIDADES

Empresa nueva.

Débil imagen en el mercado.

No tenemos los recursos financieros

necesarios.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

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Las pequeñas y medianas empresas no

pueden adquirir las herramientas

existentes en el mercado debido al alto

costo de estas.

Crecimiento en el número de empresas

que se están certificando en calidad [9].

Podemos conseguir capital de riesgo a

un interés atractivo.

Nuestro sector de negocios está en

expansión, con muchas oportunidades

futuras de éxito.

Fomento de iniciativas del gobierno

como el Plan nacional de desarrollo y el

programa Vive Digital [11].

Estimulo del gobierno a emprendedores

e ideas innovadoras.

Nuevos tratados de comercio como el

TLC en donde se exigen certificaciones

de calidad.

Programa de internacionalización de la

cámara de Comercio de Bogotá.

Vulnerabilidad antes grandes

competidores.

Reconocimiento de otras marcas.

El mercado se está concentrando en

pocos clientes.

Aparición de herramientas similares.

Empresas que presten servicios

similares.

Tabla 8: Matriz DOFA

Organismos de Apoyo

Durante las diferentes etapas del proyecto, contaremos con la ayuda de los siguientes organismos de

apoyo:

Empresas Certificadoras:

Las empresas certificadoras como Bureau Veritas, SGS, Cotecna y Icontec pueden ser nuestros

aliados estratégicos durante la etapa de operación del proyecto. Ambos tenemos el mismo objetivo,

buscamos que las empresas logren certificarse bajo algún estándar de calidad y con la ayuda de

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nuestra herramienta y nuestro servicio de consultoría podemos facilitar ese proceso a las

organizaciones que buscan certificarse. Para las empresas certificadoras nuestro producto y servicio

se pueden convertir en un servicio mas del portafolio de ellos que le pueden ofrecer a sus clientes

como valor agregado para facilitar el proceso de obtención y sostenimiento de una certificación de

calidad.

Proveedores de Infraestructura:

Los proveedores de infraestructura son fichas clave para la operación de nuestro producto. El

funcionamiento del producto y de nuestra plataforma web depende completamente del proveedor

de infraestructura ya que ellos se encargan de prestarnos el servicio de hosting y servidor en la

nube. Para que el producto se puede mantener en funcionamiento 24/7/365 es necesario contar un

buen proveedor de infraestructura que nos de la capacidad de tener una disponibilidad del 99.9 % y

que nos permita satisfacer nuestra necesidades de infraestructura a medida que tengamos más

crezcamos y aumente nuestro numero de clientes.

Cámara de Comercio de Bogotá:

La Cámara de Comercio de Bogotá ofrece un programa de internacionalización a las empresas que

desean exportar sus productos o servicios a otros mercados. Dentro de éste se encuentra el apoyo al

fortalecimiento y a la competitividad empresarial el cual se implementa con ayuda de la Alcaldía y

Proexport. En el marco del plan de internacionalización, se ofrece una consultoría especializada que

incluye los siguientes servicios:

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Ilustración 13: Servicios Consultoría especializada CCB

La Cámara de Comercio de Bogotá ofrece a los empresarios siete líneas diferentes de consultoría de

acuerdo con la siguiente descripción:

Ilustración 14 Líneas de Consultoría CCB [40]

Las certificaciones de calidad son el pase que las empresas puedan exportar y como se puede

evidenciar en la ilustración uno de los servicios de consultoría que ofrece el programa de

internacionalización precisamente trata este tema de las certificaciones de calidad. De esta forma

nuestra empresa se puede convertir en un aliado estratégico para la cámara de comercio de Bogotá

ya que nuestra empresa le puede prestar el servicio de consultoría de gestión de procesos y al

mismo tiempo orientarlos en el proceso de obtención de algún estándar apoyándonos en nuestra

herramienta BPM.

Estructura Organizacional :

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Creación de páginas WEB que permitan desarrollar mercadeo por internet y comercio electrónico; en los casos en los que la empresa ya cuente con página, la consultoría se utiliza para una redefinición de la estrategia por internet.

Internet (e-commerce / e-business):

adecuación del producto desde el punto de vista de las 3E.

Etiqueta, empaque (envase) y embalaje

Identificación de condiciones logísticas para el producto, DFI, cadena de abastecimiento, costeo de exportaciones e importaciones.

Logística y DFI

Identificación de canales de distribución y/o comercialización como estrategia de ingreso a nuevos mercados.

Identificación de canales de distribución y/o comercialización

Incluye ISO 27001, PCI (PaymentCardIndustry), reglamentos, normas y guías técnicas.

Certificaciones para la internacionalización

Consultoría en estrategia de precios, estructuración de cotizaciones, adecuación de producto (adaptación), inteligencia comercial y competitiva,mercadeo y ventas internacionales y estrategias de negociación. Jurídicos y legales en internacionalización: Estrategias de negociación, contratación internacional, marcas, patentes, aspectos legales en servicios, etc.

Mercadeo internacional

Imagen corporativa adecuada a mercados internacionales, estrategias para los TLC, CRM.

Estrategia internacional



Ilustración 15: Organigrama

El enfoque de estructura organizacional escogido fue la estructura funcional. Este enfoque es

utilizado la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, generalmente se organiza alrededor de

las funciones básicas del negocio, logrando así departamento de mercadeo, producción, finanzas,

talento humano etc. Algunas de las ventajas de este enfoque son:

o Distribución de responsabilidades (especialización en algunas áreas de la empresa)

o Facilita el proceso de planeación

o Buena coordinación entre departamentos

o Se organiza un grupo gerencial o dirección ( relaciones jerárquicas)

Aspectos Legales:

Para efectos de constitución de la empresa, se conformara una sociedad por acciones simplificada

cuya razón social será Process Quality Improvement S.A.S, constituida por dos socios la cual de

acuerdo a la ley 1258 de 2008 puede constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas,

quienes sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes y además. La sociedad

por acciones simplificada se creará mediante contrato o acto unilateral que conste en documento

privado, inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá. Une vez se ha

inscrito la sociedad, se formará una persona jurídica distinta de sus accionistas.

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Junta Directiva

Gerente

Subgerente de Mercadeo y

Ventas

Subgerente de Finanzas y

Contabilidad

Subgerente de Producto

Subgerente de Tecnología


La suscripción y pago del capital se hará en condiciones, proporciones y plazos distintos de los

previstos en las normas contempladas en el Código de Comercio para las sociedades anónimas sin

exceder un plazo límite de dos (2) años. En los estatutos de las sociedades por acciones

simplificadas podrán establecerse porcentajes o montos mínimos o máximos del capital social que

podrán ser controlados por uno o más accionistas, en forma directa o indirecta. En caso de

establecerse estas reglas de capital variable, los estatutos podrán contener disposiciones que regulen

los efectos derivados del incumplimiento de dichos límites.

La estructura organizacional de la sociedad se determinará libremente junto con las normas que

rijan su funcionamiento. Este tipo de sociedad no está obligada a tener junta directiva, salvo

previsión estatutaria en contrario. Si no se estipula la creación de una junta directiva, la totalidad de

las funciones de administración y representación legal le corresponderán al representante legal

designado por la asamblea.

Para la representación legal se tendrá por lo menos una persona natural o jurídica a cargo, designada

en la forma prevista en los estatutos. A falta de estipulaciones, se entenderá que el representante

legal podrá celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se

relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. A falta de previsión

estatutaria frente a la designación del representante legal, su elección le corresponderá a la asamblea

o accionista único [41].

Las ventajas de escoger este tipo de sociedad es que permite a los pequeños empresarios escoger las

normas societarias más convenientes a sus intereses, ya que gracias a su carácter de regulación

flexible puede ser adaptada a las condiciones y requerimientos especiales de cada una [42].

El proceso de constitución, liquidación y reforma es más fácil y económico, se puede constituir la

empresa por documento privado y es posible diferir el pago del capital hasta por dos años lo que

representa una ventaja para los emprendedores que están creando empresa. Otra de las ventajas de

este tipo de sociedad para los emprendedores es que de acuerdo a los estatutos de la sociedad no es

necesario crear una junta directiva o tener un revisor fiscal o cumplir ciertos requisitos como el

número de socios y se puede fijar libremente la estructura organizacional.

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Costos Administrativos:

Gastos de Personal

Tabla 9: Gastos de Personal

Fase 5: Finanzas y fuentes de recursos

En esta fase se buscaba especificar cuales iban a ser las fuentes de financiación del proyecto y se

realizaron y analizaron los diferentes informes financieros (balance general, estado de resultado,

flujos de caja). La primera actividad que realizamos en la parte financiera fue averiguar que

inversiones iniciales se necesitaban hacer para dar inicio al proyecto, es decir, cuales iban a ser los

gastos pre-operativos.

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INVERSIONES INICIALESConcepto Parcial Total

Equipos de Computo 4.358.000 Computador iMac MC 309 2.179.000 Computador iMac MC 309 2.179.000 Equipo de Oficina 358.850 MULTIFUNCIONAL HP OFFICEJET OJ 4575 298.950 Teléfono de escritorio 2 líneas id, Vta 59.900 Mobiliario y Equipo de Oficina 1.573.900 Muebles de oficina y asientos. 1.573.900 Otros 1.550.400 Papeleria de Oficina 1.550.400 Total $7.841.150

GASTOS INICIALESContratos de Servicios 12.924.192 Agua 600.000 Luz 1.080.000 Telefono / Internet 996.000 Servidores en la Nube 1.054.128 Hosting Pagina Web 194.064 Arriendo 9.000.000 Gastos de Constitución 79.000 Registro mercantil 30.000 Impuesto de registro 49.000 Promoción Inicial 5.697.972 Pagina Web 111.732 Banners 3.844.800 SEO 600.000 Marketing Movil 1.141.440 Total 18.701.164

Total 26.542.314

Tabla 10: Inversiones Iniciales

Una vez se determinó el valor de las inversiones iniciales a este le restamos el capital de los inver-

sionistas y el resultado de esta operación nos dio el valor del préstamo que debíamos solicitar para

poder cubrir el monto de las inversiones iniciales.

PRESTAMO INICIAL

Total del Crédito 19.542.314 Pago Mensual Fijo al Capital 447.033

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Tabla 11: Préstamo Inicial

Finalmente una vez obtuvimos estos valores nos reunimos con Eduardo Pinzón, profesor de catedra

del Departamento de Ingeniería Industrial y asesor de la red de emprendimiento sobre temas

financieros, donde definimos la plantilla que íbamos a utilizar para la realización de los informes

financieros.

Fase 6: Implementación del Prototipo y Validación del Prototipo

En esta fase se realizaron las siguientes actividades teniendo en cuenta la metodología BPM para la

implementación del prototipo [4]:


El alcance del prototipo es el de permitir la automatización de un proceso de negocio mediante el

modelado y la ejecución del proceso. Sin embargo, el prototipo es una herramienta fundamental

para lograr obtener una certificación de calidad.

El prototipo provee a las organizaciones herramientas esenciales para el diseño, implementación,

análisis y mejoramiento de los procesos, los cuales son requerimientos exigidos por las normas de

certificación de calidad como la norma ISO 9001:2008.

Uno de los requerimientos exigidos por la norma ISO 9001:2008 es de realizar el seguimiento, la

medición (cuando sea aplicable) y el análisis de estos procesos. Por medio del prototipo se pueden

modelar las actividades de los procesos lo que provee un mejor entendimiento del proceso

permitiéndole a un analista o dueño de proceso. Una vez se modela y se ejecuta el proceso en el

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Investigación Herramientas BPM

Elección de una herramienta BPM

Implementacion del prototipo

funcional

Caso de Estudio (metodología BPM)


prototipo es posible hacerle un seguimiento a cada una de las actividades que se ejecutan. De igual

forma el prototipo, funciona también como un centro de control, en donde se reciben datos en

tiempo real de todas las tareas desarrolladas del proceso que se controla, lo que permite medir el

desempeño del proceso. La información provista por la medición permite analizar y evaluar el

proceso con el fin de determinar si este debe mejorado mediante la implementación de acciones

necesarias para alcanzar los resultados planificados el cual es otro de los requisitos de la norma ISO

9001:2008.

Investigación de herramientas:

A continuación se muestra un cuadro comparativo de las herramientas BPM de software libre que

tuvimos en cuenta para la implementación del prototipo:

BonitaSoft Lenguaje de modelación: BPMN2 Panel de conectores : base de datos, mensajería,

ERP, ECM, data warehouse, CRM Lenguaje de ejecución: XPDL Open Source permite construir y personalizar las aplicaciones

del tipo “arrastrar y soltar” Diseñador de procesos intuitivo y gráfico. Motor extensible: puede ser usado con la

plataforma por defecto o ser consumido como un EJB por aplicaciones externas.

ProcessMaker Software está completamente basado en web Aplicación de SOA Se interconecta con sistemas : gestión de

documental, ERP, CRM y aplicaciones de inteligencia empresarial

Lenguaje de modelación: BPMN2 Lenguaje de ejecución: Propietario Open Source. Permite administrar los flujos de trabajo y adaptar

sus módulos y elementos a cualquier organización.

Posee un código y estructura de libre manejo. Se pueden incorporar plugins en la herramienta. Permitirte diseñar los distintos flujos de

actividades, organigramas, diagramas, etc. Realiza uso de plantillas (templates) para diseños

comunes o más rápidos. Tiene reportes de desempeño de los procesos. Interfaz AJAX. Se pueden efectuar seguimientos y rastreos de los

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diferentes procesos elaborados. Permite la integración con diferentes tipos de

Bases de datos, ya sea SQL y Oracle; Permite trabajar con fuentes externas, mediante

web services. Relaciona información con aplicaciones DMS,

CMS, ERP, entre otros.RunMyProcess Diseño intuitivo

Infraestructura y base de código común. Datos y los procesos siguen siendo protegidos. Seguridad física, encriptación de datos SSL, la

autenticación de usuarios y la seguridad de la aplicación.

Acceso de los usuarios con políticas basadas en roles.

Conectores para Saas y otras aplicaciones. Supervisa actividades de proceso en tiempo real

con herramientas de informes personalizables. Construye gráficos, cuadros de mando y otros

informes. Exportar datos a Excel para su posterior análisis.

Joget WorkFlow Herramienta Open Source. Genera y ejecuta aplicaciones basadas en la web. Construye aplicaciones que combinan los

procesos de flujo de trabajo, formularios y la gestión de datos en los registros basados en la web.

Soporte multi-idioma. Fácilmente importa y exporta aplicaciones. Tiene un diseñador de flujo de trabajo. Interfaz de arrastrar y soltar. No requiere instalación en el cliente (usa Java

Web Start en el navegador web) Se integra con sistemas externos a través de

plugins. Tiene un generador de formularios web. Soporte de navegador móvil. Administra usuarios, grupos y organigramas. Es independiente de la plataforma. Base de datos independiente: soporta MySQL,

Oracle 10g y SQL Server 2005. Desarrollado en Java, permite una fácil

integración con tecnologías basadas en la Web PHP, .NET.

Usuarios, grupos y organizaciones integrados a LDAP

Tabla 12: Herramientas BPM Software Libre

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Elección de la Herramienta BPM:

Además de las ventajas anteriormente mencionadas, los factores que ayudaron a escoger la herra-

mienta Joget WorkFlow fueron los siguientes: es open source, permite una fácil configuración para

el despliegue en la nube, su uso es fácil e intuitivo y por último tiene una comunidad para la solu-

ción de problemas, lo cual fue muy importante ya que nos guió en la elaboración del prototipo. Las

siguientes son las principales características de la herramienta:

Herramienta Open Source. Genera y ejecuta aplicaciones basadas en web Construye aplicaciones que combinan los procesos de flujo de trabajo, los formularios y la

gestión de datos en los registros basados en la web, drag-and-drop. Fácilmente importa y exporta aplicaciones. Diseño / modelado de procesos con el Diseñador de flujo de trabajo. Interfaz de arrastrar y soltar. No requiere instalación en el cliente (usa Java Web Start en el navegador web) Integración con sistemas externos a través de plugins. Crea formularios web con generador de formularios. Soporte de navegador móvil. Administra usuarios, grupos y organigramas (organizaciones, departamentos y la estructura

de informes). Independiente de la plataforma - se puede instalar en cualquier sistema operativo que tenga

soporte Java, que incluye Linux, Solaris y Windows. Base de datos independiente - varias bases de datos soportado por ejemplo, MySQL, Oracle

10g y SQL Server 2005. Desarrollado en Java utilizando la última tecnología probada, permite una fácil integración

con cualquier ejemplo de tecnología basada en la Web PHP, .NET Los usuarios sin familiaridad con las herramientas de desarrollo o con la experiencia de

desarrollador pueden crear una aplicación de flujo de trabajo totalmente funcional utilizando Joget Workflow.

El Workflow Designer cumple con el estándar XPDL. Cualquier tipo de integración que aún no está disponible en Joget como característica

estándar se puede lograr mediante el desarrollo de un plugin, sin romper el núcleo fundamental del producto.

Implementación del Prototipo Funcional:

Una vez se eligió la herramienta BPM que se iba a utilizar, el siguiente paso fue desplegarla en la

nube. Para esto se compró un domino, un servicio de hosting y un servidor en A2 Hosting. Esto nos

representó un gasto por el dominio de US 12.95 anuales y por el servidor y el servicio de hosting

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de US 17.99 mensuales. Una vez se desplego el prototipo en nuestro servidor cambiamos la inter-

faz, agregándole nuestro logo y cambiando el look and feel.

Caso de Estudio:

Una vez tuvimos implementada nuestra herramienta, procedimos a validarla mediante un caso de

estudio en una organización, en donde se tomó en cuenta la metodología BPM [6] para el desarro-

llo del caso de estudio. De esta forma la empresa que escogimos para hacer la validación fue RCN

Radio.

Lo primero que se hizo fue identificar los procesos de negocio existentes en la empresa donde está-

bamos haciendo el caso de estudio. Una vez se identificaron los procesos se buscó toda la informa-

ción que había disponible de ellos, como por ejemplo cuál era el objetivo del proceso, quienes esta-

ban involucrados y cuál era la secuencia de pasos, etc. Con esa información procedimos a hacer el

diseño del proceso y mapearlo directamente en la herramienta para poder ejecutarlo y posteriormen-

te analizarlo.

El proceso de negocio que se selecciono fue el de reparaciones e implementación de mejoras a

vehículos. La razón por la cual se escogió este proceso fue porque tiene una gran importancia en

las operaciones darías de la organización. Para poder hacer transmisiones desde diferentes lugares o

transportar equipo o personal, los vehículos deben estar en óptimas condiciones y es por esto que

este es uno de los procesos que más se ejecuta al interior de la organización ya que disponen de una

gran cantidad de vehículos. La documentación asociada a este proceso de negocio se encuentra

disponible en la página web del proyecto.

El objetivo del proceso seleccionado (reparaciones e implementación de mejoras a vehículos) es el

de tramitar la obtención de servicios para un vehículo desde la identificación de una falla hasta la

verificación del manteamiento realizado. El diagrama de flujo que creamos en nuestra herramienta

para este proceso se muestra a continuación:

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Ilustración 17: Diagrama BPMN Reparaciones e implementación de mejoras a vehículos

Una vez construimos el diagrama de flujo, creamos los formularios e interfaces de usuario asocia-

dos al proceso seleccionado con ayuda del constructor formularios e interfaces de nuestro prototipo.

Se construyeron cuatro formularios: control preventivo de vehículos, cotizaciones, solicitud de ser-

vicio y verificación de servicio y una interfaz de usuario para el proceso (Ver Anexo 3).

Durante el desarrollo del caso de estudio nos dimos cuenta que al interior de la organización se

utilizaban muchos formularios físicos para el proceso que seleccionamos y además contaban con un

manual de procesos y procedimientos, el cual se debía consultar para ver los pasos a seguir del pro-

ceso. Esto hacia que el proceso fuera lento y que además no se tuviera un buen control sobre el

desarrollo de cada una de las actividades del proceso, según nos comentaron en la organización.

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Mediante el uso de nuestro prototipo estos problemas se pudieron resolver. El proceso se automati-

zo y se volvió más ágil, ya que solo bastaba con entrar a un portal web para ejecutar el proceso sin

necesidad de consultar el manual con el que cuenta la empresa. Adicional a esto se tenía un mayor

control sobre las actividades del proceso que se ejecutaban, ya que el dueño del proceso en la orga-

nización podía consultar en nuestra herramienta el estado de cada actividad, quien la ejecuto y en

qué momento la ejecuto. De esta forma la aceptación de nuestro prototipo por parte de RCN Radio

fue positiva en la medida en que pudieron comprobar que mediante el uso de nuestro prototipo po-

drían agilizar muchos de los procesos que tienen actualmente en la organización.

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IV - RESULTADOS Y REFLEXIÓN SOBRE LOS MISMOS

La investigación realizada para el presente trabajo de grado evidenció que las empresas de Bogotá

consideran importante certificarse en calidad ya que esto les da un elemento diferenciador en el

mercado y además les permite establecer las bases para crear un sistema de gestión de calidad en

sus procesos, productos y servicios. Además, una certificación de calidad le permite a una empresa

obtener una ventaja competitiva frente a sus competidores, aumentando dicha ventaja. Lo anterior y

el hecho de que las empresas vean la necesidad de tener su información digitalizada son puntos

clave para afirmar que nuestro producto sería un complemento y una excelente opción para colabo-

rar con la evolución de las empresas. Con PQI podrían saber cuáles son sus procesos, ordenarlos y

medirlos lo cual genera el progreso continuo de la organización.

En Colombia los BPMs orientados a la obtención de una certificación de calidad son requeridos por

las empresas de varios sectores económicos como: Agricultura, Transporte y Manufactura, ya que

son sectores que están interesados en la exportación de sus productos y para cumplir con este fin

deben demostrar la calidad de sus procesos. No sólo las empresas que están interesadas en exportar

sus productos se interesan por la certificación, sino las empresas que necesitan garantizar sus pro-

ductos y servicios ante los clientes lo cual se ve reflejado en los precios de sus productos y en darle

un valor agregado a lo que ofrecen.

Durante el proceso de investigación y de elaboración del proyecto nos dimos cuenta que el objetivo

de la empresa que estamos conformando es ofrecer un paquete de soluciones de gestión de procesos

BPM que incluye los siguientes servicios: análisis del estado actual de los procesos de la empresa,

modelado de procesos e implementación del diseño propuesto, por último ofrecemos soporte y mo-

nitoreo de los procesos. Logramos obtener información sobre la competencia, lo que nos permitió

proponer nuestros servicios de manera innovadora y establecer la forma de vender el producto.

Obtuvimos conocimientos acerca de la experiencia de emprendimiento, entendiendo cuáles elemen-

tos son importantes para tener en cuenta a la hora de crear una empresa. La planeación del tiempo

fue crucial para la elaboración del proyecto ya que muchas de las actividades dependieron de ir a

buscar la información en varias organizaciones y de la colaboración de personas externas. De esta

manera, se concretó una idea de negocio la cual fue creciendo a medida que se desarrollaban las

actividades propuestas y como resultado de todo el proceso hecho en este semestre.

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V – CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y TRABAJOS FUTUROS

Conclusiones

La utilización del modelo canvas fue determinante para estructurar de una mejor manera la

idea de negocio ya que este nos ofreció una visión global de la idea de negocio que estamos

proponiendo, mostrándonos como nuestra propuesta puede crear, entregar y capturar valor.

El estudio de mercado nos permitió conocer a nuestros clientes y su entorno comercial lo

que nos permitió segmentar la porción del mercado a lo que nos queríamos dirigir. Median-

te la segmentación del mercado, logramos diseñar estrategias de mercado específicas para

el sector seleccionado y por ende más eficaces.

Con el prototipo que se elaboró se evidenció que una herramienta BPM ayudaría a una or-

ganización a obtener una certificación de calidad, pues apoya las tareas de definir, identifi-

car, medir y evaluar los procesos de una empresa.

La validación del prototipo mediante la aplicación de un caso de estudio fue exitosa, en la

medida en que por medio de nuestro prototipo pudimos automatizar, agilizar y tener un

mayor control sobre el proceso de negocio de la organización que tomamos como caso de

estudio.

El prototipo aterrizó los conceptos teóricos que teníamos sobre BPM y nos permitió darle

un sustento a la idea de negocio.

La realización de este plan de negocio fomentó la investigación y la interdisciplinaridad,

pues se necesitó de asesorías en temas financieros y de mercadeo, lo cual representó un reto

para nosotros como estudiantes.

Recomendaciones

Se recomienda que se apoye el área de emprendimiento, pues es un tema que compete a

todas las personas sin importar la carrera y ayuda a la generación de ideas. Además de esto,

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la creación de empresa se ve como un proyecto de vida, por esta razón es bueno que siga

creciendo en cuanto a asesorías y a buenos contactos.

Es importante destacar que nosotros en la elaboración del plan de negocio tuvimos dificul-

tades en conseguir contactos que nos proporcionaran la información que necesitábamos. Si

este elemento se mejora se pueden disminuir tiempos en la elaboración del trabajo y obtener

información de gran valor.

Fortalecer el área de emprendimiento de la universidad, con más recursos de personal y de

fuentes de información.

Facilitar el acceso a la información necesaria para la elaboración de planes de negocio.

Es importante contar con la asesoría de personas expertas en temas de finanzas y mercadeo.

En nuestro caso al no tener muchos conocimientos sobre estos temas se dificulto un poco el

proceso.

Promocionar aun más los temas de emprendimiento en la universidad.

Se debe tener en cuenta que para el estudio de mercado se evidencia la necesidad de realizar

un trabajo de campo en donde se debe visitar empresas para buscar información o realizar

encuestas, esta es una actividad que consume mucho tiempo y puede atrasar el proyecto

razón por la cual se sugiere hacer el estudio de mercado desde el inicio del proyecto.

Trabajos Futuros

Este trabajo de grado queda como experiencia en el campo de creación de empresa y será una guía

para los ingenieros de sistemas que opten por este camino, ya que nuestra formación se enfoca en

conocimientos técnicos propios de la carrera, aquí vemos el por qué debemos ver materias como

finanzas, economía, evaluación de proyectos, entre otras.

Como trabajo futuro queda refinar aun más el plan de negocio, buscar fuentes de financiación para

poder ejecutar el plan de negocio y participar en concursos de emprendimiento como el Fondo Em-

prender, Destapa Futuro de Bavaria, corporación Ventures.

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VI - REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFÍA

Página 68


1. Referencias

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[49] Somerville, I, Wesley, A. (Ed.), Ingeniería de Software, Séptima Edición, 2005.

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VII - ANEXOS

Anexo 1. Glosario

En este anexo se encuentran las definiciones de los conceptos más importantes mencionados en este documento.

Anexo 2. Post-Mortem

En este anexo se encuentran las conclusiones con respecto a la ejecutado Vs. lo planeado.

Anexo 3. Formularios

En este anexo se encuentran las imágenes de los formularios que realizamos para el caso de estudio.

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propuesta para trabajo de grado - trabajos de grado de la...

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