protocolo corporativo y organización estratégica de eventos
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Protocolo corporativo y organización estratégica de eventos, conferencia y taller impartido en Hotel Sheraton Presidente a Comunicadores y relacionistas publicos de empresa privada y gobierno - Por Rodolfo Salazar de www.ideaworksweb.comTRANSCRIPT
Protocolo
Corporativo y
Diseño estratégico
de eventos
Rodolfo Salazar New Technologies - Mobile Marketing
Digital Media Strategy and Reputation www.ideaworksweb.com
Regla ceremonial diplomática establecida por decreto o por costumbre.
El Protocolo nace con el ser humano, y la necesidad de regular o aconsejar unas formas de actuación para sus relaciones con los demás.
El Protocolo podemos definirlo como un conjunto de reglas a seguir, ya sean de forma oficial (vinculación por ley) o por tradición o costumbre
El protocolo es principalmente orden y respeto por la jerarquía
Es el orden establecido por el que se colocan a las personas asistentes a un acto en función de su jerarquía, rango o categoría.
• Precedencia Oficial: La dictada y recogida por ley para todo tipo de actos (en la que se detalla la colocación de invitados desde el Rey o presidente hasta el invitado de menor rango).
• Precedencia Social o Privada: La establecida por costumbre o por norma social, atendiendo a criterios menos estrictos que los recogidos por ley, y que puede dar lugar a diversas interpretaciones por tradiciones o costumbres locales.
Reunión de planificación y presupuesto
Reunión informativa: antes del evento
Reunión para ensayos
Dry Run
Reunión posterior: evaluación del evento
Definir los objetivos
Análisis de la Audiencia
Establecer metas a alcanzar
Visualizar el contexto
Intención
• INFORMAR, PERSUADIR, MOTIVAR o VENDER
Llamado a la acción
• ENTENDER, APRENDER, ACTUAR
Balance Emocional - Racional
• COMPROMISO
• Importancia para mis objetivos
• Objetivos y Problemas de ellos
• Formación Previa
• Tamaño del Grupo
• Roles que juegan dentro de mi historia
• Concretos
• Coherentes con la finalidad de la exposición
• Cuantificables
• Acotados en el tiempo
Entorno:
Lugar ideal
Tiempo:
Día y horario ideal
Flatscreen
PPT
Flatscreen
PPT Flatscreen
Timer
Fixed
Camera
Moving
Camera
Editing
Room
PPT
Video
s
Effects
Timer
General Session Day 1 Energy Flow
Walk inn
Pleneros
and
Vejigantes
Spotlights
surrounding
audience
Walk to stage
Reveal
Leadership
team
Dance
on stage
Welcome
Countrie
s Than
k you
CCA
FY06 Results
CCA
Heroe
s
Video CCA Winners
Ceremony
Breaking glass
Get
Ready
Are you
Ready?
Get Ready for this
Audience
Mind Set
Broken
Letters
We are
Ready
Break
Walk inn
Breaking glass
Get Ready for this
Audience
Mind Set
Pleneros
and
Vejigantes
Our Vision
New Logo
Introduction
Break
Through
ready
Break
Through
FY07 Goals
Are you ready?
Video
Break
Through
ready
Lunch
General Session Day 1 Energy Flow
General Session Day 2 Energy Flow
Walk inn
Get
Ready
Demo
Shootout Break
Through
ready
Break
Through
ready
Are you
Ready?
We are
Ready
Keynote
Speaker
Kathia Q
Closing
Keynote
Closing
Video
Audience
Mind Set
Employe
e video
Ley de Derecha: establece que el lugar de honor es el de la derecha de la persona que ocupa la más alta jerarquía en el lugar donde se realiza el evento
Ley de Proximidad: el valor de la izquierda está dado por la proximidad al anfitrión
Lugar de Honor: es el lugar que ocupa la persona homenajeada durante el evento (acto, comida, etc.). A dicha persona le corresponde el primer lugar a la derecha del anfitrión
Rectangular
Una de las más utilizadas
Poco difícil para tener
una conversación uniforme,
tres focos de conversación.
No se pueden utilizar las cabeceras.
Perfecta distribución en cuanto al
orden de precedencias.
Facilidad de acoplar nuevas mesas,
pudiendo formar mesas en T, mesas
en forma de U, etc.
Ovalada
Aprovechable en espacio. Se puede colocar a gente
en las cabeceras de la misma.
Si su tamaño es pequeño, todos los invitados pueden
verse y mantener una conversación uniforme,
lo mismo que ocurre en las mesas redondas.
Es muy claro el orden de precedencias para
la distribución de los invitados
Si el tamaño es grande, no se puede tener
una conversación uniforme.
No es posible acoplarla a ningún otro tipo de forma.
Cuadrada
Solo utilizadas en restaurantes o comidas
intimas.
Dos o cuatro personas comidas intimas.
Nunca en comidas de gala o grandes
banquetes.
Redonda
Total aprovechamiento del espacio , no hay
Cabecera.
Correcta visión de todos los invitados.
Conversación uniforme entre todos ellos.
Mayor dificultad a la hora de establecer las
precedencias.
No se pueden acoplar.
Alimentación
Iluminación y suministro eléctrico
DECORACIÓN
Registro de los participantes
WALK OUT
ACCESO Y PERMISOS
La selección del proveedor equivocado puede causar grandes problemas y
costos
Produccion del contenido (Slides)
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 44
Apertura Introducción Cuerpo Resumen Cierre
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 45
Interés en el tema
Temas a tratar
PMIAM (WIIFM)
Visión global de
la exposición
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.
Cuerpo Desarrollar puntos fundamentales
Usar Ejemplos (si es posible historias)
Consolidar ideas usando formula 3 en 3
Es mejor una idea
por diapositiva
Es mejor poco texto,
tamaño grande
Tú dirás lo importante
fotografías que
ocupen toda la
diapositiva
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 51
Cierre
Impactar
Que la gente lo recuerde
Dar las gracias Regresar a las
ideas iniciales y conectarlas
PRODUCCIÓN MULTIMEDIA
AGENDA DEL EVENTO
Programa Minuto a Minuto
Publicidad y promoción
Publicidad en periódicos locales
Entrevistas en la radio local
Comunicados de prensa y kits para medios de comunicación
Web y Redes Sociales
(Most services provide basic listings for free )
Visible Tweets
CONSTITUYEN LA 1er IMPRESIÓN.
NO DESCUIDAR DETALLES ,NO EXISTE UN MODELO TIPO, DEPENDE DE C/EMPRESA, ANFITRIÓN, EVENTO, MOTIVO, OBJETIVOS.
INVITADOS DE OTRA CIUDAD/PAIS,DE ACUERDO AL EVENTO ,NO MENOS DE 6 MESES.
INVITADOS LOCALES: NO MENOS DE 15 DÍAS.
RESPUESTA: 48 HS. DE RECIBIDA.
TARJETAS DISEÑADAS
TARJETAS ELEGANTES IPOGRAFÍA SOBRIA
INVITACION POR CARTAS
Cortesías y promocionales
BÚSQUEDA DE SPONSORS
Prospectar: categorizar el mercado
Diseñar presentación del proyecto: que habla por él
Cuantificación y cualificación del proyecto, argumentar las intenciones, estadísticas, planes de contingencia, costos, seguros, etc.
Planteo original y factible
Abordaje eficaz: capacidad de negociación
ATRAER y CONECTAR es mejor que perseguir
y convencer
Rodolfo Salazar - Idea Works – [email protected]
Preguntas?
¡gracias por
su atención!