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IPA Adriatic CBC Programme – Joint Technical Secretariat Via Salaria Antica Est 27, 67100 L’Aquila, Italy

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The IPA Adriatic CBC Programme is co-funded by European Union, Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)

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Q&A

Follow up Seminario per i Beneficiari italiani sulla

rendicontazione delle spese

Settembre 2013

A. ASPETTI PROCEDURALI RELATIVI AL PROGRAMME MANAGEMENT AND INFORMATION

SYSTEM (M.I.S.)

Q. A.1: Esiste una sezione all'interno del M.I.S. dove è possibile estrarre ad es. in file excel e lavorare e filtrare i dati di tutti i partner dalla sezione ‘Expenditures statistics’: importo certificato e accettato per il rimborso; suddetto importo per voce di spesa e per WP?

A. A.1: No, non è possibile questo. Tuttavia il sistema consente di fare tranquillamente copia delle tabelle visualizzate nel M.I.S. e incollarle in un file excel adattandolo alle proprie esigenze.

Q. A.2: E' possibile richiedere che le notifiche del sistema M.I.S. relative ai DVE e vari application for reimbursement siano indirizzate anche ad altri rappresentanti del LP?

A. A.2: No, le notifiche possono essere visibili esclusivamente nel M.I.S., non vengono indirizzate a indirizzi email. Nulla toglie tuttavia che le credenziali del LB possano essere condivise tra più soggetti (a discrezione del LB), e quindi più persone possano in questo modo monitorare le notifiche pervenute.

Q. A.3: E’ possibile che, ogni volta che un FB o LB riceve una nuova DVE nel MIS, riceva anche una comunicazione all’indirizzo e-mail fornito per la registrazione?

A. A.3: No, il Sistema non prevede questa funzionalità.

Q. A.4: Quando il JTS prevederà di sistemare il MIS in modo tale da poter leggere le DVE revision?

A. A.4: Il gestore del Management and Information System (che non è il JTS) è già stato informato in merito e si stanno adoperando per trovare la migliore soluzione tecnica per assicurare la visualizzazione anche di tali DVE di revisione.

Q. A.5: Si può cambiare il nome che esce dal M.I.S. prestampato sul Progress Report (PR)?

A. A.5: Il nome prestampato sul Progress Report è il nome della persona che ha chiesto le credenziali per l’accesso al M.I.S. Se tale persona non è la persona deputata a firmare il PR, è sufficiente che questo nome venga sbarrato e si scriva in stampatello il nome e cognome del legale rappresentante/persona autorizzata a firmare di fatto il Progress Report.

B. PROCEDURE RELATIVE ALLA RENDICONTAZIONE




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Q. B.1: Quali sono le tempistiche sulle valutazioni dei progress report?

A. B.1: Quando l’Ufficio Controlli di primo livello riceve (o in cartaceo o via posta elettronica certificata) la documentazione (Progress Report firmato, e i documenti probativi ad esso allegati) ha 90 giorni per espletare le attività di controllo e validazione della spesa, ai sensi di quanto disposto dall’art. 108.2 del Regolamento (UE) 718/2007 (“2. Ciascun paese partecipante provvede affinché la convalida delle spese da parte dei controllori possa essere effettuata entro un termine di tre mesi dalla data del loro invio ai controllori da parte dei beneficiari principali.”). Tale termine in passato è stato in alcuni casi superato. Attualmente il termine massimo di 3 mesi viene mediamente rispettato dall’Ufficio Controlli di Primo Livello italiano.

Q. B.2: La List of Expenditure va caricata sul MIS assieme all’Activity Report? Rimane obbligatorio farla?

A. B.2: La List of expenditure va presentata soltanto dai Beneficiari che sostengono costi per il progetto in una moneta diversa dall’Euro. Pertanto i Beneficiari italiani non devono presentare la list of expenditure. Tale lista non va presentata neanche nel caso in cui un collaboratore/dipendente di un Beneficiario italiano partecipi ad una missione in un Paese la cui valuta nazionale è diversa dall’euro.

Q. B.3: Come vanno rendicontate le spese non sostenute in €? Il PMCM parla di tasso di conversione mensile riferito al mese di presentazione della spesa dal beneficiario al FLCO oppure si impiega il tasso di conversione del mese in cui è stata effettuata la spesa?

A. B.3: Il PMCM (§ 6.1.1.1. Requirements for the costs to be reported, e in particolare “Conversion into Euro”) chiarisce che il paragrafo e quanto asserisce (“The amount shall be converted into Euro using the monthly accounting exchange rate of the Commission in the month in which the expenditure was submitted by the Final Beneficiary to the First Level Controllers”) vale esclusivamente per i Beneficiari provenienti da Paesi che non adottano l’Euro, i quali effettuando tutti i pagamenti nella propria valuta, ma rendicontando in Euro, devono applicare il tasso di cambio in euro nel momento in cui effettuano la rendicontazione. Diverso è il caso di Beneficiari italiani che devono rimborsare spese sostenute dal proprio personale/collaboratori per aver partecipato ad incontri/riunioni progettuali tenutisi in Paesi la cui valuta nazionale è diversa dall’Euro. In questo caso, infatti, il rimborso da parte dell’ente (Beneficiario Italiano) al dipendente/collaboratore è comunque effettuato in EURO, secondo quanto eventualmente previsto dai rapporti contrattuali. Pertanto, non è necessario effettuare alcun cambio quando il Beneficiario italiano inserisce tali spese in un Progress Report! Per la predisposizione del relativo rimborso spese presentato all’ente (Beneficiario Italiano), la conversione in EURO può essere effettuata utilizzando un qualsiasi tasso di cambio, purché equo e ragionevole (es. Banca di Italia, Inforeuro, cambiavalute, etc.): buona prassi è allegare al rimborso spese (e quindi al PR) prova del tasso di cambio adottato dal dipendente/collaboratore (es. stampa del sito web dal quale si è determinato il cambio o ricevuta del cambiavalute).

Q. B.4: § 4.3 del PMCM: Ferme restando la regolarità delle procedure, l’ammissibilità delle spese e la disponibilità di tutta la documentazione di supporto, quali documenti vanno registrati sul MIS a

mailto:[email protected]




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dimostrazione delle spese sostenute nel corso di attività in sub-granting: le fatture pagate dal sub-granter o la richiesta di somministrazione al FB e il mandato quietanzato di quest’ultimo?

A. B.4: Innanzitutto si precisa che la possibilità di assegnare sovvenzioni (e quindi effettuare un sub-grant) nell’ambito di progetti ordinari finanziati nella seconda Call è espressamente vietato da bando. Pertanto, solo i progetti ordinari finanziati nell’ambito della prima Call e i progetti strategici possono concedere sovvenzioni nell’ambito del proprio progetto.

Tuttavia ove non sia stato esplicitamente previsto nell’Application form l’intenzione di concedere sovvenzioni a soggetti terzi, è necessaria una preventiva autorizzazione da parte del JMC, tramite formale richiesta all’Autorità di Gestione.

In ogni caso, quando siano state concesse sovvenzioni a soggetti terzi, il principio di base per la rendicontazione dei costi relativi a tale sub-sovvenzione è che sia stato effettuato il pagamento da parte del Beneficiario italiano al proprio sub-beneficiario, nel rispetto della convenzione stipulata tra di essi. Nell’attuazione delle proprie attività, il sub-beneficiario è comunque tenuto a rispettare le stesse regole di ammissibilità a cui è soggetto il Beneficiario e pertanto, ai fini della rendicontazione delle spese, il Beneficiario dovrà fornire al proprio FLCO tutta la documentazione giustificativa delle spese sostenute dal sub-beneficiario ed allo stesso rimborsate, secondo quanto disposto nel capitolo 5 del PMCM.

Q. B.5: Collaborazione occasionale a carico di più progetti, anche su più programmi (comunitari): come rendicontarla?

A. B.5: Una risorsa umana utilizzata su più progetti (anche finanziati da diversi Programmi comunitari) va rendicontata seguendo le normali procedure di rendicontazione, ovvero imputando al progetto finanziato dal Programma IPA Adriatico il costo lordo di quel dipendente in quota parte in base alle ore/giornate lavorare sul progetto stesso. Inoltre vanno presentati timesheet/relazioni periodiche da cui si evinca l’altro/gli altri progetti cofinanziati da fondi comunitari nei quali quello specifico collaboratore è coinvolto ed il tempo ad essi dedicato. I documenti di spesa inerenti tale collaboratore dovranno riportare chiaramente e inequivocabilmente gli importi chiesti a rimborso sul Programma IPA Adriatico, tramite apposizione del timbro "Spesa sostenuta nell’ambito del Programma IPA Adriatic CBC, Progetto <acronimo>, <code> per importo pari a EUR <….>, date <….>” ovvero tramite apposita specifica contenuta nel documento medesimo (es. specifica nella busta paga o nell’importo imponibile in fattura indicare un preciso riferimento al Programma).

Q. B.6: Un “collaboratore a progetto” selezionato con pubblico avviso e dedicato full time al progetto, che percepisce il compenso mensilmente con busta paga, e con trattamento assimilato ai dipendenti (ad es. con riconoscimento di buoni pasto, rimborso spese a pie’ di lista) deve essere rendicontato nella budget line STAFF o EXTERNAL?

A. B.6: Nella budget line EXTERNAL EXPERTISE vanno rendicontati i costi di personale esclusivamente assunto e impiegato per il progetto, indipendentemente dalla tipologia di contratto che si stipula. Per





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un ulteriore approfondimento di consiglia di fare riferimento alla. FACT SHEET Italia N. 2. Staff costs, ver. Settembre 2013 (§ “Staff cost vs External experts budget lines”).

Q. B.7: Nel caso in cui i contributi ed oneri dei dipendenti di società privata, partner di progetto, siano pagati con F24 in maniera cumulativa occorre produrre una dichiarazione in cui specificare il costo degli oneri relativo a ciascuno dipendente rendicontato a progetto? In caso affermativo esiste un modello/fac-simile disponibile nella documentazione del Programma?

A. B.7: Nel caso in cui gli oneri di più dipendenti che lavorano sul progetto vengono pagati in maniera cumulativa, è necessario specificare in una dichiarazione/prospetto/tabella il costo degli oneri relativo a ciascun dipendente rendicontato. Non esiste un modello a livello di Programma.

Q. B.8: La richiesta di integrazione di documentazione indicata nella DVE, va presentata entro un numero massimo di giorni dalla data di emissione della DVE? Inoltre, la documentazione va indirizzata direttamente alla persona che figura nella cover page del DVE? Con che modalità: PEC, raccomandata A/R, corriere espresso? Rif. A punto 6.2.2.3 PMCM: dopo il ricevimento della documentazione integrativa, quanto tempo si riserva il FLC per emettere una DVE addizionale?

A. B.8: E’ onere del Beneficiario verificare che nella DVE emessa ci siano o meno note relative alla richiesta di documentazione integrativa da parte del FLCO. La documentazione richiesta va presentata al più presto, non è previsto un termine massimo entro il quale va esibita: se la documentazione integrativa non arriva al controllore, la spesa da controllare resta sospesa. L’invio della documentazione integrativa segue le stesse modalità dell’invio del Progress Report quindi può essere inviata indifferentemente tramite PEC, raccomandata A/R, corriere espresso, facendo chiaro riferimento che trattasi di documentazione integrativa indicando il Progress Report e la DVE di attinenza. La documentazione di integrazione sarà lavorata dal controllore in base al protocollo di arrivo. Quando viene richiesta una documentazione ad integrazione il termine di 90 giorni per la validazione della spesa si ritiene interrotto; il computo di tale termine ricomincerà dalla data di ricezione della documentazione integrativa.

Q. B.9: Quanto tempo deve rimanere in sede l’ attrezzatura acquistata sotto la voce equipment, inoltre va cespitata?

A. B.9: La possibilità di ottenere a rimborso dal Programma le spese sostenute per l’acquisto di attrezzature necessarie per il raggiungimento degli obiettivi progettuali non esonera in alcun modo dall’applicazione della normativa civilistica e fiscale italiana in merito e pertanto, ove obbligatorio, tali cespiti dovranno essere inventariati/registrati nella contabilità dell’ente.

Il prezzo totale di acquisto è imputabile al progetto solamente nei seguenti casi:

(a) la vita economica del bene ed il periodo di ammortamento sono inferiori o uguali alla durata del progetto;

(b) il bene è necessario per il raggiungimento delle finalità progettuali (senza lo stesso è impossibile realizzare attività necessarie per il progetto);

(c) il bene viene utilizzato per le stesse finalità nei cinque anni successivi alla chiusura del progetto.





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In tutti gli altri casi, sono ammissibili soltanto i costi di ammortamento e per il calcolo dell’ammortamento, si applicano i regolamenti fiscali nazionali vigenti.

Nei casi b) e c) su elencati è necessario fornire al FLCO una dichiarazione di destinazione d’uso del bene e il bene deve rimanere nelle disponibilità del Beneficiario (non essere ceduto) ed essere utilizzato per le stesse finalità del progetto in cui è stato finanziato per almeno 5 anni dopo la chiusura del progetto (PMCM, § 5.3.7 Equipment, 7.2.4. Specific requirements for project equipment)

Nel caso in cui è previsto solo l’uso parziale del bene per le attività del progetto, si deve dichiarare la proporzione a valere sul Progetto, calcolando il costo secondo un metodo chiaro ed equo.

Si tenga anche presente che il progetto può essere soggetto a controlli di secondo livello, nonché da parte delle autorità di controllo della Commissione Europea anche dopo la fine del progetto stesso.

Q. B.10: Qualora si sia notato solo in un secondo momento che in una rendicontazione già chiusa mancano alcuni documenti, è consigliabile integrarli subito trasmettendo la documentazione mancante o attendere la comunicazione del FLCO di richiesta della documentazione integrativa?

A. B.10: E’ possibile integrare subito la documentazione mancante a un Progress Report chiarendo che tali documenti si riferiscono al PRIC N. <X>, precedentemente inviato.

C. REGOLE DI AMMISSIBILITA’ DELLA SPESA

Q. C.1: Sono ammissibili le spese di pubblicazione di una gara europea (su giornali e gazzetta)? Se sì, in quale cost category?

A. C.1: Purché non trattasi di tasse (es. CIG), le spese di pubblicazione di una gara (europea e non) sono ammissibili. Possono essere rendicontate o sotto la voce overheads o sotto la budget line per la quale si sta espletando la gara. Entrambi le imputazioni sono corrette.

Q. C.2: Sono ammissibili i costi di iscrizione a conferenze internazionali/corsi? I relativi costi di viaggio per la partecipazione ad esse/essi dove vanno invece rendicontati? Sotto “promotion cost o travel”?

A. C.2: Innanzitutto va specificato che se i corsi/conferenze internazionali si svolgono in città esterne all’area ammissibile del Programma è necessario ottenere una specifica autorizzazione da parte dell’Autorità di Gestione (si veda PMCM § 5.1.2. Specific provisions for expenditure incurred outside the Programme eligible area) ai fini dell’ammissibilità della spesa (fermo restando tutte le altre norme in materia di ammissibilità). I costi (fee d’iscrizione, viaggio e pernottamento) per conferenze o corsi, necessari e attinenti all’attività progettuale devono essere rendicontati sotto la budget line “Travel and accomodation” se a partecipare a tale missione è un membro del personale interno, sotto la budget line “External expertise” se invece trattasi di collaboratori esterni. Non vanno rendicontati sotto la voce “Promotion costs” in quanto non relativi ad attività specifiche finalizzate alla promozione del progetto (quali potrebbero essere ad es. i costi sostenuti per uno stand di promozione del progetto durante una conferenza internazionale).





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Si fa presente comunque che la partecipazione a corsi a carattere generale (es. progettazione europea o rendicontazione) non può in alcun modo ritenersi necessaria per il raggiungimento degli obiettivi progettuali e quindi spesa ammissibile per il rimborso da parte del Programma.

Q. C.3: Sono ammissibili i costi di pubblicazione di abstract/articoli? L’abstract deve sempre riportare i risultati del progetto o può trattare tematiche affini? I costi devono essere rendicontati nella category cost “Promotion cost”?

A. C.3: I costi relativi alla pubblicazione di abstract/articoli pur se trattano tematiche affini (tipo quelle approfondite dal progetto, scaturite dalle analisi del progetto, o dal gruppo facente parte del progetto, etc.) possono considerarsi ammissibili se c’è nell’articolo specifico riferimento al progetto, al Programma ed alla fonte di finanziamento (IPA). Tali costi possono essere rendicontati sotto promotion costs.

Q. C.4: Se una spesa è stata rendicontata nella voce di spesa sbagliata, come si può modificare la categoria di una spesa già inserita nel MIS? Se tale spesa sostanzialmente corretta e sostenuta dal partner viene in seguito valutata “NON ELEGGIBILE” nella DVE per un errore di imputazione della “budget line” può essere ripresentata in un rendiconto successivo con la corretta imputazione di “budget line”? In caso affermativo va evidenziata in qualche modalità per distinguerla dalle altre del periodo di competenza?

A. C.4: Fino a quando il Financial Report non è chiuso nel MIS, possono essere apportate tutte le modifiche necessarie. Nel caso invece in cui il controllore l’abbia già riconosciuta non eleggibile perché imputata sotto una erronea budget line, la spesa può essere rendicontata nuovamente imputandola nella corretta budget line in un successivo Progress Report. In questo caso non è necessario distinguerla, anzi vanno riallegati tutti i documenti giustificativi attinente a tale spese, poiché viene considerata alla stregua di una spesa inserita per la prima volta.

Q. C.5: Come procedere per l’acquisto e la rendicontazione di un pc, con particolare riferimento alla rule of origin?

A. C.5: Si prega di far riferimento alla nota “RULE OF ORIGIN AND PROCEDURE FOR APPROVAL OF DEROGATION” pubblicata nella sezione “Implementation docs” del sito del Programma (Rule of origin (January 2013)).

Q. C.6: Vorremmo sapere se il seguente criterio di imputazione delle spese generali è corretto. Abbiamo considerato la superficie complessiva del nostro Centro, calcolato l’area occupata dagli uffici che seguono esclusivamente il progetto e la sua incidenza percentuale sul totale della superficie. Dal Bilancio 2012 abbiamo estrapolato gli importi delle spese sostenute per le utenze (energia elettrica, acqua, riscaldamento, telefonia) e per le assicurazioni. A questi importi abbiamo applicato la percentuale calcolata come sopra descritto.


http://www.adriaticipacbc.org/download/PROCUREMENT_RULES/Request_derogation_rule_origin_v4.zip

http://www.adriaticipacbc.org/download/PROCUREMENT_RULES/Request_derogation_rule_origin_v4.zip




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A. C.6: Rientrando in uno dei tre metodi espressamente previsti dal PMCM (§ 5.3.2.) il metodo di calcolo proposto è corretto.

Q. C.7: I costi di una ditta esterna incaricata dal beneficiario per attività promozionali del progetto vanno imputati nella categoria external expertise o promotional cost?

A. C.7: L’imputazione della spesa in una certa categoria dipende dalla finalità dell’attività svolta. Rientrano nella budget line “Promotion costs” tutte le spese sostenute per finalità di comunicazione e informazione relative all’intera attuazione del progetto (brochure, TV Press, leaflets, video production, display panels, ecc); se invece trattasi di attività di informazione o comunicazione relative ad uno specifico evento o seminario, i relativi costi dovranno essere invece rendicontati sotto la voce “Meeting and events” in quanto appunto attinenti ad uno specifico meeting o evento (rif. PMCM – sezione 5.3.6). Tali costi devono rispettare tutte le regole in materia di affidamento e visibilità (capitolo 7 del PMCM). L’attività di promozione può essere parte integrante di una attività prevista in un WP diverso dal WP2.

Rientrano nella categoria dell’external expertise invece tutte le spese sostenute per servizi/attività che non rientrano nelle finalità specifiche delle altre budget line (quali appunto attività di promozione o di organizzazione di eventi/incontri). Di solito vengono imputate nella voce external expertise i costi relativi ad attività studi, ricerche, indagini, consulenza legale, gestione e coordinamento del progetto ecc. affidate a soggetti esterni alla istituzione.

Q. C.8: Sotto quale voce di costo vanno rendicontate le indennità di missione, ove previste, per la partecipazione dei collaboratori? A. C.8: Le indennità di missione vengono rendicontate:

sotto la budget line “Staff costs”, se sostenute per un dipendente/collaboratore imputato alla medesima budget line e sempre che il relativo riconoscimento sia previsto dalla normativa nazionale o dal relativo contratto (rif. PMCM – sezione 5.3.1);

sotto la voce “External expertise”, se sostenute per un collaboratore il cui costo è imputato alla voce “External expertise”, sempre che il relativo riconoscimento sia previsto dal contratto.

Q. C.9: Che data deve essere inserita nel timbro IPA utilizzato per l’annullamento dei documenti giustificativi della spesa che viene rendicontata? Bisogna fare riferimento al periodo di sostenimento della spesa o del periodo di rendicontazione?

A. C.9: Non è importante la data inserita sul timbro di annullamento, purché la data apposta non sia antecedente la data di sostenimento della spesa oppure successiva alla trasmissione del Progress Report di cui quella documentazione riportante il timbro fa parte. Q. C.10: Come si procede per l’annullamento della busta paga e del relativo F24 relativo a quel periodo? Finora abbiamo proceduto timbro IPA sia sulla busta paga con l’indicazione del totale che è l’importo del netto della busta stessa che sull’F24 relativo a quel periodo?

A. C.10: Vedasi FACT SHEET Italia N. 2. Staff costs, ver. Settembre 2013, pubblicata nella Sezione Country Specific Information sul sito del Programma.





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Q. C.11: Gli stipendi dei dipendenti del mese di settembre saranno pagati nel mese di ottobre (entro il 31/10) e quindi, rendicontabili. Poiché i cedolini di settembre per necessità organizzative di elaborazione dati non vengono stampati il 30/09, ma alcuni giorni dopo, ci chiediamo se sono ugualmente rendicontabili nel caso in cui la data di stampa risulti essere un giorno di ottobre. A. C.11: La regola generale è che possono essere inclusi in un Progress Report soltanto le spese effettivamente pagate, di cui si dispone quindi della relativa quietanza. Ad esempio se viene pagata il 27 ottobre una fattura datata i primi di ottobre, e si dispone di quietanza, tale pagamento può essere tranquillamente inserito in un Progress Report chiuso entro il 29 di ottobre. La data di emissione del documento giustificativo di spesa (es. cedolino, fattura, ricevuta …) rileva soltanto ai fini di verifica dell’inerenza della relativa spesa con il progetto, in quanto ai fini di verifica dell’effettivo sostenimento della stessa rileva solo ed esclusivamente la data di quietanza. Pertanto i cedolini riferiti al mese di settembre, ma datati ottobre potranno essere rendicontati non appena si disporrà della relativa quietanza. Q. C.12: I costi di assicurazione per le opere d’arte vanno imputati nella voce financial charge and gurantee costs oppure alla voce overheads?

A. C.12: Il Regolamento 718/2007, all’art. 89.3 lettera e), sancisce, in deroga all'articolo 34, paragrafo 3, che è ammissibile "il costo delle garanzie fornite da una banca o da un altro istituto finanziario, nella misura in cui tali garanzie sono richieste dalla legislazione nazionale o comunitaria." Pertanto se i costi di assicurazioni di opere d’arte ricadono in tale fattispecie sono ammissibili e possono essere rendicontati sotto la voce financial charge and guarantee costs. Altrimenti non sono ammissibili nell’ambito del Programma IPA Adriatico. Q. C.13: Nell’ ambito di un meeting di progetto per le spese di accomodation/travel/compenso della docenza di un esperto proveniente dal Canada effettuata sia in sede di simposio che in sede di laboratorio oltre al CV e alla lettera di incarico più pezze giustificative missione ci sono altri documenti da presentare per la documentazione cartacea da inviare al FLCO? A. C.13: Il controllore di primo livello suggerisce di inviare anche una spiegazione del perché si è invitato questo specifico esperto. Ovviamente oltre ai documenti probativi elencati nella domanda Q. C.13, va allegato anche il programma del simposio in cui figura l’esperto. Q. C.14: In quale categoria di spesa ( staff o external expertise) devono essere imputate le ore di lavoro dedicate al progetto di un dipendente pubblico che lavora come segretario di un associazione privata (beneficiario del progetto)? A. C.14: Da quanto si evince dalla domanda, il dipendente pubblico sembra “prestato” all’associazione privata, beneficiario del progetto, per svolgere attività ordinaria di segretario dell’associazione. Tale segretario dedicherà parte delle sue attività che svolge nell’associazione per lavorare sul progetto. In questo caso, poiché l’associazione, partner di progetto, ricorre a risorse esterne (dipendente di altro ente), tali costi possono essere rendicontati sotto la voce External Expertise. Q. C.15: La spesa per manutenzione su uno strumento utilizzato per il progetto è ammissibile alla voce Equipment o External o altro?





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A. C.15: I costi relativi al servizio di manutenzione di attrezzature utilizzate nell’abito del progetto vanno sempre e comunque imputati alla budget line “Equipment”. Se la manutenzione è relativa ad attrezzature già in possesso dell’ente beneficiario e utilizzato in quota parte per il progetto, anche i relativi costi di manutenzione dovranno essere rendicontati in quota parte.

Q. C.16: in caso di acquisto schede telefoniche dedicate per cellulari smartphone/tablet, quali sono i documenti da allegare in fase di rendicontazione? Si precisa che il Beneficiario si avvarrà del servizio di un operatore telefonico con il quale esiste già una convenzione quadro, e chiederà l'attivazione di abbonamento per il periodo di durata del progetto. A. C.16: I documenti da allegare per la rendicontazione di tali spese sono: l’abbonamento a nome dell’ente beneficiario sottoscritto con l’operatore, la fattura emessa dallo stesso e ovviamente la quietanza dell’avvenuto pagamento da parte dell’ente beneficiario all’operatore. Se trattasi di abbonamento specifico per gli scopi del progetto, e l’operatore lo consente, sull’abbonamento e nella fattura ci potrebbe essere l’indicazione del nome del Progetto e del Programma. Se trattasi di un abbonamento generale, i costi vanno rendicontati in quota parte, come spese indirette. Per chiarire la scelta dell’operatore, è possibile allegare una dichiarazione dell’ente beneficiario che specifichi che si è proceduto a chiedere l’attivazione dell’abbonamento con lo specifico operatore, in quanto era già in esistente una convenzione quadro dell’ente con lo stesso. Q. C.17: Sotto la voce travel and accommodation sono ammessi i costi di trasporto con automezzi degli amministratori, calcolati secondo tariffe ACI? A. C.17: I costi per l’utilizzo del mezzo proprio di un dipendente o di un amministratore possono essere rendicontati sotto la voce “Travel and Accomodation” purché sia adeguatamente giustificata la decisione di utilizzare l’auto al posto di un mezzo pubblico. I costi possono essere rendicontati tenendo conto delle regole nazionali o dell’istituzione (es. rimborso kilometrico secondo norme ACI). Q. C.18: Quale documentazione bisogna esibire nel caso di noleggio autovettura per scopi di progetto? Si può rendicontare la spesa di benzina, esibendo le ricevute d’acquisto di buoni benzina, e le spese autostradali esibendo le ricevute dell’autostrada? A. C.18: Nel caso di noleggio di autovettura per la partecipazione a meeting/eventi di progetti, innanzitutto va dimostrato che l’utilizzo di un autovettura noleggiata (come indicato nel PMCM § 5.3.3 in cui si chiarisce anche che la classe di noleggio consentita è massimo la C) va giustificato dimostrando che tale costo è più conveniente rispetto alla spesa che si sosterrebbe per l’utilizzo di un mezzo alternativo. Per rendicontare i costi di tale noleggio vanno esibiti: contratto di noleggio e fattura dei costi di noleggio pagata. Possono essere rendicontati inoltri tutti quei costi vivi non inclusi nel contratto di noleggio e sostenuti per il pagamento della benzina e eventuale pagamento del pedaggio autostradale. Lo stesso discorso è valido anche se trattasi di autovettura noleggiata per scopi specifici del progetto diversi dalla partecipazione a meeting. In quest’ultimo caso, però,. tali spese possono essere rendicontate sotto la budget line equipment e non travel.

D. ALTRO

RIMBORSI





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Q. D.1: Quali sono le tempistiche per il pagamento dei rimborsi già richiesti? A. D.1: L’Autorità di Gestione sottoscrive le determine di rimborso mediamente entro un giorno lavorativo da quando pervengono le Application for Reimbursement inviate dal Lead Beneficiary. Una volta sottoscritta, la determinazione dirigenziale dell’AdG viene trasmessa alla Ragioneria generale della Regione Abruzzo che emette il mandato di pagamento alla Tesoreria. E’ quest’ultima che effettua materialmente il pagamento Questo processo può richiedere mediamente una ventina di giorni lavorativi dalla data della determina dell’AdG. Nel periodo agosto-settembre 2013 la Ragioneria della Regione Abruzzo ha avuto dei rallentamenti dovuti a problematiche interne, dilungando i tempi del pagamento. Attualmente si sta tornando alla normalità. Q. D.2: Come avviene il rimborso delle rendicontazioni validate da DVE al netto dell’anticipo già versato? A. D.2: Ogni volta che una DVE viene inclusa in una Application for Reimbursement ed inserita in una determina di rimborso, viene pagato l’80%/70% del contributo IPA eleggibile di quella DVE, definito nell’Application for Reibursement “EU allocable amount”. La percentuale 80%/70% dipende dalla percentuale di prefinanziamento ottenuto 20%/30%. Q. D.3: Come avviene il rimborso della quota di finanziamento nazionale? A. D.3: Per i Beneficiari italiani la quota di co-finanziamento nazionale, garantita dallo Stato italiano, è rimborsata dalla Regione Abruzzo direttamente al Beneficiario, sul conto di tesoreria/conto corrente indicato. Tale quota non viene mai trasferita dal Lead Beneficiary. Tuttavia sarebbe buona prassi che il Lead Beneficiary inviasse ai suoi Beneficiari copia delle Application for Reimbursement, in modo che ogni Beneficiario sia in grado di verificare l’“EU allocable amount” ed il “National allocable amount”. (Si veda anche Q&A D.4)

Q. D.4: Abbiamo riscontrato poca chiarezza nei Payment Order e c’è la continua necessità di contattare il JTS/AT della MA per avere delucidazioni in merito ai fondi da trasferire. Si suggerisce alla MA/JTS di specificare meglio a cosa si riferiscono i trasferimenti e, in caso di somme relative a precedenti Application for Reimbursement, indicare a quali EIC si riferiscono.

A. D.4: Facciamo chiarezza su questo aspetto e diamo alcuni utili suggerimenti. Una determinazione dirigenziale di rimborso sottoscritta dall’Autorità di Gestione può riferirsi a una o più Application for Reimbursement. Tali determinazioni del Dirigente responsabile dell’Autorità di Gestione del Programma sono trasmesse alla Ragioneria della Regione Abruzzo (per i motivi illustrati nella Q&A D1) e, in copia, anche al Lead Beneficiary. Tale determinazione riporta gli importi che saranno poi effettivamente erogati e nello specifico:

co-finanziamento comunitario (“EU reimbursement”), al netto dell’anticipo già erogato (Q&A D2);

co-finanziamento nazionale di beneficiari italiani (Q&A D3). Il Lead Beneficiary dispone pertanto dei dati necessari per effettuare a sua volta i rimborsi ai Beneficiari, eventualmente supportato dal financial manager individuato nell’ambito del progetto con il compito anche di assicurare un adeguato sistema di contabilità di progetto.





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Gli allegati alla determinazione cartacea dirigenziale riferimento (tra cui le stesse Application for Reimbursement e i Payment order) consentono inoltre di risalire alle somme che il Lead dovrà poi effettivamente versare a ciascun partner, sulla base appunto delle relative DVE incluse nella medesima AR: Il Payment order ‘EU reimbursement’ contiene la lista delle DVE incluse in una Application for Reimbursement, specificandone il Beneficiario a cui quella DVE si riferisce, l’importo del “EU allocable Amount” che sarà versato al LB e, se trattasi di beneficiario italiano, l’importo del co-finanziamento nazionale che sarà invece rimborsato direttamente al Beneficiario (vedi immagine in basso).

Pertanto al LB non resta altro che riportare tali cifre nella contabilità del progetto e decurtare il prefinanziamento, come ad esempio mostrato nella tabella in basso:

Beneficiari Reported Amount Eligible amount Refundable amount

(a)

EU allocable amount

(b=a*85%)

EU reimbursed amount (date)

(b-20%)

Ente X Italy 6.034,27 6.034,27 6.034,27 5.129,13 4.103,30

Ente Y Italy 5.861,98 5.861,98 5.861,98 4.982,68 3.986,14

Ente Z Italy 93.923,32 74.781,12 74.360,15 63.206,13 50.564,90

Ente K Greece 12.554,07 12.046,80 12.046,80 10.239,78 8.191,82

Ente W Croatia 27.048,33 27.048,33 27.048,33 22.991,08 18.392,86

Ente Q Serbia 9.994,36 9.994,26 9.994,26 8.495,12 6.796,10





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Le cifre nella colonna verde sono le somme da rimborsare ai singoli FB, il totale della stessa colonna deve ridare l’ammontare ricevuto dall’Autorità di Gestione. I progetti della 2nd Calls non hanno nelle determine di rimborso il Payment order, ma le informazioni di cui sopra (mostrate nell’immagine) sono presenti anche nell’Application for Reimbursement oggetto della determina. Gli LB dei progetti finanziati che hanno ottenuto il 30% di prefinanziamento ovviamente devono decurtare il 30% dall’EU allocable amount (si veda Q&A D.2). Sarebbe buona prassi che tale monitoraggio di avanzamento della spesa e delle somme rimborsabili e rimborsate che il Lead Beneficiary fa insieme all’Application for Reimbursement attinente, siano inviati al momento del rimborso anche ai vari beneficiari in modo che gli stessi siano informati sulle cifre che ricevono. Q. D.5: Le Application for Reimbursement, le richieste di spesa fuori area IPA e altri documenti ufficiali possono essere inviati anche solo via fax? A. D.5: Le Application for Reimbursement, le richieste di spesa fuori area e altre comunicazioni all’Autorità di Gestione possono essere inviate anche solo via fax (o tramite posta ordinaria).

PROJECT CHANGES

Q. D.6: Se una spesa relativa ad una tipologia di costo (ad esempio, promotion costs) viene sostenuta secondo criteri di legittimità ma il partner non ha sufficiente budget in quella categoria nel momento in cui la porta a rendiconto, la mancata previsione o capienza di budget viene interpretata alla stregua di una regola di ammissibilità della spesa? Cosa succede se lo stesso accade per il budget in un WP? come funziona la procedura di riconoscimento e rimborso delle spese in overbudget? A. D.6: Le spese sostenute in una budget line/WP che al momento del rendiconto non dispone di sufficienti risorse finanziarie sono spese cd. in “over-budget”. Il controllore può (deve) comunque procedere alla verifica di ammissibilità delle spese rendicontate indipendentemente dalla capienza nella rispettiva budget line/WP e pertanto la non capienza in una budget line/WP non è motivo di ineleggibilità. La mancata disponibilità finanziaria all’interno di un BL/WP influisce invece sulla possibilità per il Beneficiario Finale di chiedere ed ottenere il rimborso delle relative spese seppur considerate ammissibili dal FLCO per l’importo, appunto, in “over-budget”. Gli over-budget possono essere eliminati tramite una rimodulazione tra budget line o WP, quindi presentando, tramite il LB, una richiesta di variazione di budget. Appena tale variazione sarà entrata in vigore, il M.I.S. produrrà automaticamente una “DVE revision” che modifica solo ed esclusivamente l’importo ritenuto rimborsabile (non incidendo cioè su quanto già dichiarato eleggibile dal FLCO). Una volta che il FLCO ha caricato nel M.I.S. tale “DVE revision”, debitamente sottoscritta come le DVE standard, il nuovo importo divenuto rimborsabile sarà automaticamente incluso nella prima Application for Reimbursement predisposta dal LB. Q. D.7: Richiesta di variazione di budget in sospeso: come procedere con gli impegni di spesa da fare?





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A. D.7: E’ buona regola, in via generale, avviare un project change prima di effettuare un impegno di spesa. Tuttavia è noto che per andare avanti con l’implementazione delle attività e con la spesa sostenuta sia necessario in alcuni casi assumere un impegno di spesa e addirittura sostenere la stessa, prima che si possa presentare un project change (ad es. per aspettare altri partner che hanno le stesse esigenze) o che lo stesso sia approvato (ad es. perché è un cambio che richiede una procedura più lunga di approvazione da parte del JMC). In genere i project change ben giustificati, correttamente inviati e conformi agli obiettivi del progetto vengono approvati. Un beneficiario può pertanto procedere con gli l’impegni di spesa assunti, fermo restando ovviamente la regolarità delle relative spese, seppur momentaneamente possano non esserci sufficienti risorse nelle BL/WP in cui le stesse dovranno poi essere rendicontate, in quanto, una volta entrato in vigore il project change che ne incrementa la disponibilità, le stesse spese, se regolari, potranno essere completamente rimborsate (si veda Q&A D. 6). Va tuttavia specificato che l’approvazione di un project change non comporta l’approvazione della singola spesa, ma, appunto, il solo spostamento di risorse da un budget line all’altra o da un WP all’altro. La spesa che ha determinato quello spostamento sarà infatti comunque oggetto di verifica di ammissibilità da parte del FLCO. In altre parole l’approvazione di un project change non garantisce che poi le spese che hanno determinato quel project change siano sicuramente eleggibili, ma solo che le stesse se ritenute eleggibili possano essere rimborsate. Q. D.8: Cambiamenti di budget tra le varie azioni e all’interno dello stesso WP, devono essere comunicate? Costituiscono un change? A. D.8: Il work plan di progetto prevede un totale per WP, dato dai singoli totali delle azioni che costituiscono quel WP. Il totale di ogni azione è a livello di progetto e non di singolo Beneficiario. Se il totale di un WP rimane invariato ma ci sono degli aggiustamenti tra i budget delle varie azioni, questo spostamento non costituisce un project change. Viceversa se si ha una modifica del total budget di un WP, a causa di modifiche richieste solo da alcuni Beneficiari, tale modifica deve riflettersi anche in una modifica dei budget delle singole azioni.

PROCUREMENT

Q. D.9: Gli acquisti sul mercato elettronico della pubblica amministrazione (MEPA) non consentono di selezionare i prodotti nel rispetto della regola d’origine. E’ possibile ottenere un’autorizzazione alla deroga dell’origine per acquisti sul MEPA basando la motivazione proprio sulla metodologia di acquisto, che se pur notevolmente più conveniente economicamente, non consente di selezionare gli offerenti sulla base della regola d’origine dei prodotti offerti? A. D.9: Non è possibile ottenere una deroga alla regola d’origine per via del mezzo che si utilizza per fare la ricerca di mercato. Tanto più che il MEPA consente di richiedere beni specifici allegando un Capitolato tecnico. All’interno di questo Capitolato possono essere inserite le specifiche caratteristiche che il venditore deve rispettare, tra cui appunto la regola d’origine, fermo restando che il requisito della regola sull’origine non può comunque essere utilizzato quale elemento di selezione del contraente.





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Q. D.10: Per quei paesi che non hanno istituito un MEPA, è possibile considerare alla stregua di un MEPA, gli acquisti sotto o pari a 20.000 EUR effettuati sui siti di commercio elettronico, come ad esempio “ebay”? Anche in questo caso, può essere addotta a motivazione per richiedere la deroga alla regola d’origine, la particolare modalità di acquisto? A. D.10: Come detto nella domanda precedente non è possibile richiedere una deroga alla regola d’origine in base alla modalità di acquisto che si utilizza. In merito al ricorso a mercati elettronici (quali “e-bay” o ad altre forme di acquisto elettronico) per acquisti di importo inferiore a 20.000 EUR, non sussistono particolari impedimenti a condizione che siano comunque rispettate tutte le norme in materia di affidamento a soggetti terzi. Tale strumento di acquisto può anche essere utilizzato come metodo di indagine di mercato per l’individuazione dell’offerta a prezzo più basso o economicamente più vantaggiosa. Q. D.11: Public procurement: quale documentazione di gara allegare? I decreti di avvio e affidamento di procedure in economia vanno allegati nel Progress Report anche prima della liquidazione della fornitura/servizio per giustificare le attività e i costi del personale associate a tale attività? A. D.11: Per giustificare i costi di personale impiegati su qualsiasi attività progettuale è sufficiente allegare il timesheet/report delle attività svolte, conformemente al contratto di tale personale, riferiti al mese che si sta rendicontato. Ad es. se un dipendente si occupa della predisposizione dei documenti di affidamento di procedure in economia inerenti il progetto che saranno liquidate in tempi successivi (e quindi i relativi costi saranno rendicontati molto dopo) è sufficiente riportare nell timesheet/relazione mensile ovvero nel Progress Report le attività svolte, senza allegare la documentazione prodotta. Per quanto riguarda la documentazione da allegare al Progress Report in cui sono rendicontati i costi liquidati relativi ad una fornitura/servizio, come specificato nel PMCM (§ 4.2) deve essere fornita tutta la documentazione che consenta di verificare:

l’adeguatezza del metodo di affidamento adottato in base all’importo dell’affidamento; l’adeguatezza del metodo di selezione del contraente; la coerenza del metodo adottato con i principi fondamentali di trasparenza, non-

discriminazione e parità di trattamento; l’adeguatezza del metodo di pubblicità adottato; la mancanza di requisiti tecnici discriminatori; l’adeguatezza dei verbali di valutazione e l’esistenza di obiezioni/ricorsi sollevati nei confronti

dell’Autorità Contraente da parte dei soggetti esclusi. Q. D.12: Quali sono gli errori ravvisabili in una procedura di public procurement tali da inficiare l'ammissibilità o la legittimità della spesa? A. D.12: L’errore predominante che può inficiare la regolarità di una procedura di public procurement è la non conformità di quanto previsto dai Regolamenti europei (Reg. del Consiglio e del Parlamento (EU, Euratom) N. 966/2012 del 25/10/2012, che sostituisce il regolamento N. 1605/2002, e il Regolamento della Commissione (EU) No 1268/2012 del 29/10/2012) e dalla normativa nazionale (Codice Appalti, D.lsg. 163/2006) in materia, in particolar modo con riferimento alle soglie di affidamento.





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Gli errori più comuni che invece possono portare all’inammissibilità, per lo più momentanea di una spesa, sono dovuti alla mancanza di documentazione giustificativa pertinente (es. capitolato tecnico, o verbali affidamento, o lettere incarico, etc.). In questo caso, il controllore pone la spesa in “awaiting for integration” in attesa di ricevere la documentazione mancante.

Q. D.13: Come procedere per l’acquisto e la rendicontazione di un pc, con particolare riferimento alla rule of origin? A. D.13: Tutte le forniture e tutti i materiali acquistati nell'ambito di un appalto finanziato nell’ambito del Programma IPA Adriatico sono soggetti al rispetto del requisito della regola d’origine. Pertanto, i Beneficiari sono invitati al momento della richiesta di acquisto (all’interno del capitolato d’oneri o della richiesta di preventivo, etc.) deve essere richiesto che l’offerente il specifichi nella propria offerta l’origine del/dei bene/i che intende fornire. Fermo restando che il requisito della regola sull’origine non può comunque essere utilizzato quale elemento di selezione del contraente, nel caso in cui il contraente selezionato non possa procedere a fornire beni o materiali originati in uno dei Paesi ammissibili, il Beneficiario dovrà procedere a richiedere la deroga alla regola d’origine all’Autorità di Gestione (vedere Q&A C.5). Q. D.14: Nel caso di esternalizzazione di tutta una serie di attività previste dal progetto mediante contratto di appalto il soggetto aggiudicatario dovrà ai fini del controllo di primo livello produrre la documentazione giustificativa delle spese sostenute a costi reali? A. D.14: I rapporti tra soggetto aggiudicatario e Autorità Contraente (beneficiario del progetto IPA) sono regolati dalla normativa nazionale di riferimento e dallo specifico contratto stipulato tra le parti. Ai fini del Controllo di Primo Livello il beneficiario del progetto dovrà pertanto fornire al proprio FLCO tutta la documentazione prevista nel contratto ai fini del pagamento del corrispettivo per la prestazione fornita. Si specifica comunque che le regole del Programma non richiedono che l’affidamento a soggetti terzi tramite procedura di gara si basi esclusivamente su costi reali, essendo infatti prevista anche la possibilità di ricorrere al c.d. “global prize” (ved. § 5.3.4. del PMCM). Q. D.15: L’estensione di un contratto per l’acquisizione di un servizio precedentemente affidato è ammissibile solo in caso di proroga del progetto? In ogni caso fino a quale importo è ammissibile? Si può andare oltre l’importo originariamente affidato? A. D.15: In base a quanto disposto dall’art. 266 del Regolamento delegato (UE) N. 1268/2012 della Commissione del 29 ottobre 2012 è possibile procedere all’estensione di un contratto di servizi, prolungando servizi già avviati, alle seguenti condizioni:

1. se trattasi di prestazioni complementari non indicate nell’appalto principale, ma che, a seguito di una circostanza imprevista, sono diventate necessarie all’esecuzione dell’appalto, a condizione che la prestazione complementare non possa essere tecnicamente o economicamente distinta dall’appalto principale senza causare un grave inconveniente all’amministrazione aggiudicatrice, e che l’importo cumulato delle prestazioni complementari non superi il 50 % del valore dell’appalto principale;





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2. se trattasi di prestazioni supplementari, consistenti nel ripetere servizi analoghi a quelli affidati al contraente del primo contratto di servizi (ad es. estensione della durata di un contratto di assistenza tecnica a seguito dell’estensione della durata del progetto), purché:

- i) per la prima prestazione di servizi sia stato pubblicato il bando di gara che indicava con chiarezza la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata per la prestazione di nuovi servizi relativi al progetto e la stima dei relativi costi;

- ii) tale estensione dell’appalto abbia valore e durata non superiori a quelli dell’appalto iniziale.

Si rinvia anche ad una verifica con il Codice appalti italiano (D.lsg. 163/2006). Q. D.16: La compilazione del Single Tender Procedure è obbligatoria? Anche per gli affidamenti tra 20.000 e 40.000? In caso di utilizzo di un modello diverso dal PRAG, gli elementi riportati nel report devono essere in conformità con i requisiti posti dai regolamenti UE (rif. PMCM – sezione 4.2 )? A. D.16: Per contratti che non eccedono i 20.000,00 Euro, va compilato e presentato il Report on Single tender procedure. Per i contratti superiore ai 20.000,00 euro, quindi anche quelli tra 20.000 e 40.000 va compilato il “Contract award declaration form”. Questi documenti è opportuno che siano compilati e inseriti in un Progress report, ma la loro assenza non costituisce rigetto della spesa. Q. D.17: La ripartizione 80/20 è obbligatoria nella scelta del metodo di selezione del contraente? A. D.17: Il metodo di selezione del contraente sulla base dell’offerta economicamente più vantaggiosa risulta da una ponderazione tra la qualità tecnica e il prezzo delle offerte secondo una proporzione di ripartizione 80/20 (0,80 per l’offerta tecnica; 0,20 per l’offerta economica), come disposto dal dall’art. 265.6 del Regolamento delegato (UE) N. 1268/2012 della Commissione del 29 ottobre 2012.

VARIE

Q. D.18: Per quanto riguarda la documentazione di scambio tra LP e FB relativamente agli Activity Report è sufficiente lo scambio via fax o e-mail/pdf o è necessario che ogni partner abbia la documentazione in originale? Quindi scambio via posta ordinaria che richiede maggior tempo per chiudere le rendicontazioni?

A. D.18: Ai fini della sua presentazione al FLCO (upload nel M.I.S. e trasmissione via PEC/Posta) è necessario e sufficiente che l’Activity Report sia stato debitamente sottoscritto sia dal responsabile del LB sia del responsabile del Beneficiario. Non è pertanto richiesta l’apposizione in originale da parte di entrambi sul medesimo documento, proprio al fine di evitare un allungamento dei tempi necessari per la predisposizione ed invio della rendicontazione da parte di ciascun Beneficiario. Come spiegato nel § 6.1.2.1 PMCM, il LB e i beneficiari possono infatti mettersi d’accordo sulle modalità più efficienti per accelerare tale procedura di sottoscrizione dell’Activity Report, ad es. prevedendo che il Beneficiario stampi e firmi lo stesso prima di trasmetterlo via e-mail (o via fax) al LB. Tuttavia ai fini dei successivi controlli in loco, è bene che il Beneficiario conservi presso la propria sede, tutti gli Activity Report firmati in originale da parte del LB, che possono essere trasmessi periodicamente da parte del LB o consegnati direttamente ai partner in occasione degli incontri di progetto.

Q. D.19: Per quanto riguarda il target di spesa eleggibile da rendicontare entro la fine dell’anno in corso, qual è la scadenza ultima ai fini di scongiurare o ridurre il rischio di disimpegno finanziario del





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Programma? Quando sarà comunicato visto che alcuni progetti sono in fase di chiusura? Un eventuale de-commitment di Dicembre colpirà solo i progetti della 1° call?

A. D.19: Dal punto di vista dei partner di progetto, tutti i partner devono tassativamente far pervenire al controllore di primo livello entro il 31 ottobre 2013 i propri Progress Report, completi di tutta la documentazione di supporto necessaria. Tutte le spese ritenute ammissibili da parte dei FLCO entro, indicativamente, i primi di Dicembre 2013, potranno essere inserite nell’ultima certificazione di spesa per il 2013 trasmessa dall’Autorità di Certificazione del Programma alla Commissione Europea. Tutti i progetti che sono in ritardo di attuazione rispetto allo spending forecast per period (Tab. 5.4 della Sezione Budget) approvato dal JMC sono potenzialmente a rischio taglio risorse (de-committment) e, pertanto, nel caso in cui il Programma dovesse incorrere nel disimpegno automatico di risorse da parte della Commissione Europea, il JMC potrà decidere di applicare proporzionalmente una riduzione di co-finanziamento a tutti quei progetti che sono in ritardo di attuazione sulla base di quanto disposto dall’art. 17.3 delle General Conditions del Subsidy Contract, indipendentemente dalla Call di riferimento (1° o 2° Call)

Q. D.20:In che percentuale si può affidare la gestione delle attività di progetto, all’ esterno?

A. D.20: Il Programma non ha definito come regola una percentuale di budget di progetto che può essere affidato all’esterno. Il suggerimento tuttavia è che non venga appaltato all’esterno una percentuale tale da far venir meno il senso di partecipazione di quel partner nel progetto, che fa parte della partnership perché ha dell’expertise e delle competenze specifiche funzionali all’obiettivo del progetto stesso e alla sua realizzazione.

Q. D.21: Non avendo ad oggi l’Associazione, beneficiario del progetto, attivata una propria PEC, potremo inviare la documentazione di supporto del PR di prossima scadenza con la Pec della società s.r.l., che ci cura la gestione del progetto, debitamente autorizzati e delegati?

A. D.21: Anche se non è un obbligo per le associazioni, si suggerisce di aprire una propria PEC, il cui costo, sostenuto per finalità progettuali, potrà essere considerato ammissibile e quindi rimborsabile. Nelle more dell’apertura di una propria PEC, l’ufficio controllo di primo livello italiano ritiene sia preferibile la trasmissione del PR tramite posta ordinaria.

I Beneficiari italiani possono trovare in questo documento le risposte ai quesiti emersi durante il

seminario per i Beneficiari italiani, svoltosi il 19 e 23 Settembre 2013, e che riguardano le questioni

che generalmente vengono poste al JTS e ai controllori di Primo Livello Italiano. Le domande infatti

sono state generalizzate togliendo qualsiasi riferimento a progetti o persone.

Si precisa che le risposte qui fornite sono da a carattere generale e non possono in alcun caso essere

considerate giuridicamente vincolanti. Si rinvia pertanto sempre a leggere i documenti di Programma

disponibili sul sito www.adriaticipacbc.org , sezione ‘Implementation docs’.


http://www.adriaticipacbc.org/

q&a follow up seminario per i beneficiari italiani sulla ... · mensile riferito al mese di...

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