quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp - tÀi liỆu...

CÔNG TY CỔ PHẦN CYFEER Website:www.cyfeer.com Email:[email protected]

1

TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

CYHOME

Phiên bản 2.0


2

A PHẦN THÔNG TIN CĂN HỘ - GIAO TIẾP


3

Mục lục

I. HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP .............................................................................................................. 4

II. CẬP NHẬT THÔNG TIN TÒA NHÀ .............................................................................................. 6

III. QUẢN LÝ THÔNG TIN CĂN HỘ .................................................................................................. 7

1. Xem chi tiết căn hộ .......................................................................................................................... 10

1.1 Thay đổi thông tin cư dân trong căn hộ:.................................................................................... 10

1.2 Tài liệu căn hộ ........................................................................................................................... 12

IV. QUẢN LÝ THÔNG TIN CƯ DÂN ................................................................................................ 13

1. Tải lên danh sách cư dân ................................................................................................................ 14

2. Cập nhật thông tin cư dân và thêm cư dân (thủ công): .............................................................. 15

3. Xóa cư dân ....................................................................................................................................... 15

V. CHỨC NĂNG GIAO TIẾP .............................................................................................................. 15

1. Tổng quan: ....................................................................................................................................... 15

2. Giao tiếp với cư dân ........................................................................................................................ 18

VI. QUẢN LÝ NHÂN VIÊN ................................................................................................................. 18

1. Xóa nhân viên: ................................................................................................................................ 19


4

I. HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP

Bạn sẽ nhận được email cung cấp thông tin tài khoản quản trị hệ thống như hình dưới đây.

Bước 1: Truy cập đường dẫn: https://product.cyhome.vn/.

Bước 2: Nhập thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập tạm thời được gửi tới Email của bạn sau đó

chọn Đăng nhập.

https://product.cyhome.vn/


5

Bước 3: Đổi mật khẩu đăng nhập.

Chọn Hồ sơ => Bạn sẽ được dẫn tới trang thông tin tài khoản cá nhân. Tại đây bạn có thể chỉnh sửa

thông tin cá nhân, thay đổi mật khẩu và cập nhật ảnh đại diện trên hệ thống.

Chọn Cập nhật mật khẩu

Điền thông tin:

Mật khẩu tạm thời: điền vào ô Mật khẩu hiện tại.

Mật khẩu mới: điền vào ô Mật khẩu mới và Xác nhận mật khẩu mới.

Chọn Lưu để lưu lại thông tin mật khẩu mới.


6

II. CẬP NHẬT THÔNG TIN TÒA NHÀ

Chọn biểu tượng để cập nhật thông tin tòa nhà => Chọn Xác nhận để lưu lại thông

tin.


7

III. QUẢN LÝ THÔNG TIN CĂN HỘ

Xem thông tin các căn hộ chọn biểu tượng Menu => Chọn menu Căn hộ

- Bước 1: Mã QR căn hộ

- Bước 2: Tải xuống file exel thông tin căn hộ

- Bước 3: Thay đổi mã QR mới của tất cả căn hộ trong tòa nhà

- Bước 4: Tải xuống file mã QR căn hộ


8

- Bước 5: Xem thông tin chi tiết căn hộ

- Bước 6: Lọc thông tin căn hộ theo các điều kiện: Tầng, Căn hộ, Chủ sở hữu, Tình trạng

- Bước 7: Sau khi chọn/điền các điều kiện lọc => chọn biểu tượng để lọc thông tin.

Hướng dẫn cư dân đăng nhập vào căn hộ:

Chọn biểu tượng Menu => Chọn menu Căn hộ

- Bước 1: Chọn mã căn hộ cần đăng nhập

1

5

6 7

2 3 4


9

- Bước 2: Dùng điện thoại quét mã QR code/nhập mã bên dưới (điện thoại đã tải App CyHome

Version 2)

1 2

Quét mã căn hộ

Nhập mã căn hộ

Vào căn hộ thành công


10

1. Xem chi tiết căn hộ

Chọn biểu tượng Menu => Chọn menu Căn hộ => Chọn biểu tượng để xem chi tiết

các thông tin về căn hộ:

- Bước 1: Thông tin căn hộ: Tên căn hộ, diện tích, hướng nhà, số phòng ngủ, phòng khách, phòng

tắm, ban công...

- Bước 2: Thông tin các cư dân trong căn hộ

- Bước 3: Thông tin chi tiết các khoản phí cần thanh toán của căn hộ & Thanh toán

- Bước 4: Tài liệu liên quan đến căn hộ

1.1 Thay đổi thông tin cư dân trong căn hộ:

1- Cập nhật thông tin cư dân, chọn

2- Xóa cư dân, chọn

3- Thêm cư dân, chọn


11

Sau khi điền đầy đủ thông tin => chọn Xác nhận để lưu lại thông tin vừa cập nhật.

Chọn biểu tượng để xóa cư dân

=> chọn Xác nhận để xóa.

Chọn biểu tượng để thêm cư dân

Điền đầy đủ thông tin sau đó chọn Xác nhận để thêm cư dân.

Lưu ý: Các trường thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc.


12

1.2 Tài liệu căn hộ

1- Thêm tài liệu

2- Sửa tài liệu

3- Xóa tài liệu

Thêm tài liệu:

- Chọn biểu tượng sau đó tìm đến file tài liệu cần tải lên hoặc kéo thả file vào biểu tượng để

tải lên.

- Điền Tên tài liệu, tên Căn hộ, Chọn vai trò truy cập (Chủ hộ/Người thuê/Thành viên), Mô tả tài

liệu.

- Chọn Xác nhận để lưu lại thông tin

1

2 3


13

IV. QUẢN LÝ THÔNG TIN CƯ DÂN

Chọn biểu tượng Menu => Chọn menu Cư dân

1- Xóa cư dân

2- Tải xuống danh sách cư dân

3- Tải lên danh sách cư dân

4- Cập nhật thông tin cư dân

5- Thêm cư dân (thủ công)

6- Lọc thông tin cư dân theo các điều kiện: tên Căn hộ, Tên cư dân, Giới tính, Độ tuổi

7- Sau khi chọn/điền các điều kiện lọc => chọn biểu tượng để lọc thông tin.

Ghi chú: Trong quá trình sửa lý số liệu thông tin theo Tập tin mẫu cư dân cần lưu ý một số

nội dung như sau:

- Không xóa/thay đổi/di chuyển vị trí dòng tiêu đề

- Các thông tin bắt buộc: #, Họ, Tên đệm, Tên, Giới tính, Căn hộ, Vai trò (Chủ hộ, người thuê,

thành viên).

- Không có dấu cách ở đầu hoặc cuối chuỗi ký tự.

- Các trường thông tin khác nếu không có thì để trống.

- Số điện thoại: hiển thị tối đa 10 số, bắt buộc có số “0” ở đầu (sử dụng đăng nhập vào căn hộ khi

cài App)

- Email: đúng định dạng email (sử dụng nhận thông báo phí thông qua email)

6 7

2 3 4 1 5


14

Điều chỉnh các cột trên giao diện:

- Bấm chuột phải vào thanh tiêu đề: Hiển thị

Ẩn

1. Tải lên danh sách cư dân

Bước 1: Chọn biểu tượng

Bước 2: Tải file Tập tin mẫu và điền thông tin theo file mẫu


15

Bước 3: Chọn biểu tượng sau đó tìm đến file tài liệu cần tải lên hoặc kéo thả file vào biểu tượng

để tải lên.

Bước 4: Chọn Xác nhận để tải lên file danh sách cư dân.

2. Cập nhật thông tin cư dân và thêm cư dân (thủ công):

Thao tác tương tự các bước cập nhật thông tin và thêm cư dân trong Chi tiết căn hộ.

a. Xóa cư dân

Chọn biểu tượng để xóa cư dân

=> chọn Xác nhận để xóa.

V. CHỨC NĂNG GIAO TIẾP

- Ban quản lý có thể gửi thông báo hình ảnh hay một số nội dung cần thiết đến tận tay người dân

cũng như nhận các ý kiến từ cư dân gửi đến thông qua các cổng như Email, Ứng dụng Cyhome.

Chọn biểu tượng Menu => Chọn menu Giao tiếp

1. Tổng quan:

Theo dõi tình hình tổng quan các thông báo đã gửi theo dạng biểu đồ

- Liệt kê tổng số thông báo đã gửi

- Số thông báo gửi qua mail (thành công/thất bại)

- Số thông báo gửi qua app (thành công/thất bại)

- Số căn hộ đã đọc thông báo

1

2 3

4


16

2. Thông báo:

Bước 1: Tìm kiếm danh sách thông báo theo các điều kiện: Tiêu đề thông báo, thời gian, thẻ.

Bước 2: Sau khi chọn/điền điều kiện tìm kiếm, chọn biểu tượng để lọc thông báo.

Bước 3: Tạo thông báo mới

Bước 4: Thống kê số cư dân, số căn hộ đã đọc thông báo


17

Tạo thông báo mới

2 3 1

4

Bước 1: Chọn phương thức gửi thông báo

Bước 2: Nhập tiêu đề và nội dung thông báo

Bước 3: Chọn đối tượng nhận thông báo: Chủ hộ hay

Cư dân sống trong căn hộ.

Bước 4: Chọn đối tượng nhận thông báo: Theo một

tầng/nhiều tầng, một căn hộ/nhiều căn hộ. Chọn Làm

mới để xóa tất cả đối tượng đã điền trong phần Gửi đến.

Bước 5: Gắn thẻ (nhãn) cho thông báo.

Bước 6: Đính kèm tập tin (hệ thống hỗ trợ tải lên các

file tài liệu word, exel, pdf, file ảnh)

Bước 7: Chọn Gửi để gửi thông báo

1

2

3

4

5

6

7


18

3. Giao tiếp với cư dân

- Bước 1: Tên phòng ban nhận ý kiến cư dân

- Bước 2: Tên căn hộ gửi ý kiến

- Bước 3: Nội dung ý kiến cư dân

- Bước 4: Nhập nội dung phản hồi của Ban quản lý

- Bước 5: Chọn biểu tượng để đính kèm ảnh/tài liệu (nếu có).

- Bước 6: Toàn bộ ý kiến cư dân

VI. QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

Chọn biểu tượng Menu => Chọn menu Nhân viên

1- Lọc thông tin nhân viên theo các điều kiện: email, tên nhân viên, số điện thoại.

2- Sau khi điền các điều kiện lọc => chọn biểu tượng để lọc thông tin.

3- Xóa nhân viên

4- Tải xuống file exel danh sách nhân viên

5- Tải lên file danh sách nhân viên

6- Sửa thông tin nhân viên

7- Thêm nhân viên (thủ công)

1 2

3

4 5

6


19

Bước 1: Chọn biểu tượng => Tải file Tập tin mẫu và điền thông tin theo file mẫu

Lưu ý khi điền thông tin theo Tập tin mẫu:

- Không thay đổi dòng tiêu đề

- Các thông tin bắt buộc: Email, Tên, Ngày sinh, Phòng ban, Chức vụ.

- Không có dấu cách ở đầu hoặc cuối chuỗi ký tự.

- Các trường thông tin khác nếu không có thì để trống.

Bước 2: Chọn biểu tượng sau đó tìm đến file tài liệu cần tải lên hoặc kéo thả file vào biểu tượng

để tải lên.

Bước 3: Chọn Xác nhận để tải lên file danh sách nhân viên.

1. Sửa thông tin nhân viên:

2

3 4 5 6

1

7

1

2

3


20

Chọn nhân viên muốn sửa đổi.

Di chuyển sang phải và chọn biểu tượng

Điền thông tin thay đổi

Sau đó bấm Xác nhận

2. Xóa nhân viên:

Chọn nhân viên muốn xóa khỏi hệ thống.

Chọn biểu tượng

Chọn Xác nhận để xóa nhân viên.

Bước 1

Bước 2

Bước 3


21

B PHẦN DỊCH VỤ - THÔNG BÁO PHÍ


22

Mục lục

I. THÔNG TIN DỊCH VỤ TÒA NHÀ .......................................................................... 23

1. Xem thông tin dịch vụ ........................................................................................... 23

2. Cập nhật thông tin dịch vụ ................................................................................... 23

2.1 Cách lấy file mẫu .............................................................................................. 23

2.2 Tải dữ liệu sau khi đã có file mẫu dịch vụ ....................................................... 24

3. Xử lý file và số liệu ................................................................................................ 25

3.1 Dịch vụ lưu chỉ số đầu cuối .............................................................................. 25

3.2 Dịch vụ lưu số sử dụng ..................................................................................... 25

3.3 Dịch vụ đăng ký một lần .................................................................................. 26

3.4 Dịch vụ đăng ký dài hạn ................................................................................... 28

II. THÔNG BÁO PHÍ ..................................................................................................... 29

1. Dịch vụ .................................................................................................................... 29

1.1. Tạo hóa đơn hàng loạt cho tất cả các dịch vụ .................................................. 29

1.2 Tạo hóa đơn cho từng đối tượng/căn hộ .......................................................... 30

2. Hóa đơn .................................................................................................................. 31

1.1 Kiểm tra trước khi gửi thông báo phí ............................................................... 31

1.2 Gửi thông báo phí ............................................................................................. 31

1.3 Kiểm tra sau khi gửi thông báo phí .................................................................. 32

3. Tạo lại thông báo phí ............................................................................................ 33

3.1. Xóa hóa đơn đã tạo ........................................................................................... 33

3.2. Tạo lại hóa đơn ................................................................................................. 33


23

I. THÔNG TIN DỊCH VỤ TÒA NHÀ

1. Xem thông tin dịch vụ

Chọn biểu tượng Menu => Chọn mục Dịch vụ

- Bước 1: Các dịch vụ phát sinh tại tòa nhà

- Bước 2: Lọc thông tin theo thời gian: tháng, năm hoặc theo 1 khoảng thời gian

- Bước 3: Lọc theo thông tin căn hộ

- Bước 4: Sau khi chọn/điền các điều kiện lọc => chọn biểu tượng để lọc thông tin

- Bước 5: Xuất file excel dịch vụ

- Bước 6: Tải lên file excel dịch vụ.

2. Cập nhật thông tin dịch vụ

2.1 Cách lấy file mẫu

- Bước 1: Chọn dịch vụ cần cập nhật

- Bước 2: Chọn nút tải dữ liệu

- Bước 3: Chọn tải file mẫu


24

- Bước 4: Xác nhận

2.2 Tải dữ liệu sau khi đã có file mẫu dịch vụ

- Bước 1: Chọn dịch vụ cần cập nhật

- Bước 2: Chọn tháng/năm cần cập nhật

- Bước 3: Ấn nút lọc

- Bước 4: Ấn nút tải dữ liệu

- Bước 5: Chọn tải file mẫu dịch vụ đã được xử lý

- Bước 6: Xác nhận, chọn


25

3. Xử lý file và số liệu

3.1 Dịch vụ lưu chỉ số đầu cuối

Sử dụng cho dịch vụ có chỉ số tiêu thụ theo thời gian. (vd: Điện/Nước/….) Có thể chỉnh sửa theo từng

đối tượng sau đó bấm hoặc thêm file như sau:

- Bước 1: Cập nhật đầy đủ các thông số: #, Đối tượng, Chỉ số cũ, … theo dịch vụ

- Bước 2: Lưu file mẫu dịch vụ

Lưu ý: “Tên hợp đồng mẫu” phải giống với tên Hợp đồng mẫu đã được khởi tạo

các trường thông tin không được bỏ trống

3.2 Dịch vụ lưu số sử dụng

Sử dụng cho các dịch vụ giá trị không thay đổi theo thời gian, đối với loại phí này chỉ cần cập nhật 1

lần. (vd: Phí quản lý/Phí gas/….)

- Bước 1: Cập nhật đầy đủ các thông số: #, Đối tượng, Số lượng, Tên hợp đồng mẫu theo dịch vụ.

(Vd: PQL - số lượng là diện tích, …)



Thông tin bắt buộc


26

các trường thông tin không được bỏ trống

3.3 Dịch vụ đăng ký một lần

Sử dụng cho các dịch vụ phát sinh 1 lần, không duy trì trong lần sinh thông báo tiếp theo. (vd: Đăng ký

thẻ xe/Giặt ủi/…)

Cập nhật nhiều dữ liệu bằng file mẫu:

- Bước 1: Tải file mẫu của dịch vụ

- Bước 2: Cập nhật đầy đủ các thông số: #, Đối tượng, Số lượng, Tên hợp đồng mẫu, ngày tháng,

Số lượng.



Các trường thông tin không được bỏ trống

Thông tin bắt buộc


27

Ngày phải định dạng kiểu (dd/mm/yyyy)

Cập nhật dữ liệu thêm hoặc sửa:

- Bước 1: Chọn dịch vụ cần sửa

- Bước 2: Chọn nếu thêm, chọn nút nếu sửa

- Bước 3: Điền đầy đủ thông tin (* là các thông tin bắt buộc)



28

3.4 Dịch vụ đăng ký dài hạn

Sử dụng cho các dịch vụ có quá trình đăng ký thời gian dài, ít thay đổi. (vd: Gửi xe/Vé bơi/…)

- Bước 1: Cập nhật đầy đủ các thông số: #, Đối tượng, Số lượng, Tên hợp đồng mẫu, ngày tháng,

Số lượng, Biển số xe



Các trường thông tin không được bỏ trống

Số lượng luôn luôn là 1, Ngày phải định dạng kiểu (dd/mm/yyyy)

Cập nhật dữ liệu, thêm hoặc sửa:

- Bước 1: Chọn dịch vụ cần sửa

- Bước 2: Chọn nếu thêm, chọn nút nếu sửa

- Bước 3: Điền đầy đủ thông tin (* là các thông tin bắt buộc)



29

II. THÔNG BÁO PHÍ

1 Dịch vụ

1.1 Tạo hóa đơn hàng loạt cho tất cả các dịch vụ

- Bước 1: Chọn Dịch vụ

- Bước 2: Bấm chọn tất cả/ căn hộ cần sinh hóa đơn

- Bước 3: Chọn hình thức sinh hóa đơn: tự động/thủ công

- Bước 4: Chọn tháng sinh thông báo phí



30

1.2 Tạo hóa đơn cho từng đối tượng/căn hộ

- Bước 1: Chọn mục Dịch vụ

- Bước 2: Bấm chọn đối tượng cần sinh thông báo phí





31

2. Hóa đơn

2.1 Kiểm tra trước khi gửi thông báo phí

1. Chọn mục Hóa đơn

2. Lọc các đối tượng/căn hộ để kiểm tra

3. Các hình thức gửi thông báo phí: SMS/Email/in

4. Số lượng đối tượng/căn hộ có thông báo phí

5. Tổng số tiền

2.2 Gửi thông báo phí

- Bước 1: Chọn mục Hóa đơn

- Bước 2: Chọn hình thức sinh thông báo phí

- Bước 3: Bấm nút nếu in hoặc nếu gửi email (mặc định gửi TBP đến App cư dân)


32

2.3 Kiểm tra sau khi gửi thông báo phí

- Bước 1: Chọn mục Thông báo phí

- Bước 2: Tổng số kết quả gửi email/in thành công

- Bước 3: Lọc theo phương thức gửi

- Bước 4: Lọc theo thời gian (xem theo thời gian in thông báo phí)

3 4


33

3. Tạo lại thông báo phí

Nếu kiểm tra thông báo phí thấy sai sót hoặc có sự thay đổi từ dịch vụ.

3.1 Xóa hóa đơn đã tạo - Bước 1: Chọn mục Hóa đơn

- Bước 2: Chọn đối tượng cần cập nhật/sửa đổi

- Bước 3: Chọn nút xóa


3.2 Tạo lại hóa đơn

Sau khi xóa hóa đơn và cập nhật/chỉnh sửa dịch vụ thì:

- Bước 1: Chọn mục Dịch vụ

- Bước 2: Bấm chọn đối tượng cần cập nhật/chỉnh sửa sinh thông báo phí





34

C PHẦN THANH TOÁN – BÁO CÁO


35

MỤC LỤC

I. THANH TOÁN: .............................................................................................................................. 36

1. Thanh toán tiền mặt không dung tài khoản căn hộ:................................................................ 36

1.1. Khách hàng đóng đủ: .............................................................................................................. 36

1.2. Khách hàng đóng thiếu hoặc thanh toán một phần: ............................................................... 38

1.3. Khách hàng thanh toán thừa tiền: ........................................................................................... 41

2. Thanh toán tiền mặt dùng tài khoản căn hộ: ........................................................................... 43

2.1. Trường hợp tài khoản của khách hàng đủ hoặc dư: ............................................................... 43

2.2. Tài khoản của khách hàng không đủ phải thu thêm tiền mặt: ................................................ 45

3. Thanh toán chuyển khoản: ......................................................................................................... 50

II. BÁO CÁO: ................................................................................................................................... 53

1. Sổ quỹ: .......................................................................................................................................... 53

2. Phí dịch vụ: .................................................................................................................................. 54

3. Phiếu thu: ..................................................................................................................................... 55

3.1. Xóa phiếu thu (*):................................................................................................................... 56

3.2. Chỉnh sửa phiếu thu (**):. ...................................................................................................... 57

3.3. Thêm phiếu thu thủ công (***): ............................................................................................. 57

4. Phiếu chi: ...................................................................................................................................... 58

4.1. Thêm phiếu chi (***): ............................................................................................................ 60

4.2. Xóa phiếu chi (*): ................................................................................................................... 61

4.3. Chỉnh sửa phiếu chi (**):. ...................................................................................................... 61

5. Công nợ: ....................................................................................................................................... 61

6. Tài khoản của căn hộ: ................................................................................................................. 62

7. Báo cáo dịch vụ: .......................................................................................................................... 64

Hết – Xin cảm ơn! .................................................................................................................................. 65


36

I. THANH TOÁN:

CyHome hỗ trợ các phương thức thanh toán đa dạng với các thao tác đơn giản dễ sử dụng:

Chọn biểu tượng Menu => Chọn Thanh toán để vào giao diện của phần thanh toán các khoản

phí của căn hộ

Tại đây khi cư dân thanh toán tùy theo sẽ được chia thành nhiều trường hợp:

1. Thanh toán tiền mặt không dung tài khoản căn hộ:

1.1. Khách hàng đóng đủ:

- Bước 1: Nhập căn hộ cần thanh toán và nhấn nút để lọc

- Bước 2: Điền thông tin Thu ngân và Người trả tiền

- Bước 3: Chọn phương thức thanh toán “Tiền mặt” => sau khi chọn xong hệ thống tự đưa về

quỹ tương ứng

- Bước 4: Chọn tháng cần thanh toán (sử dụng cho trường hợp căn hộ nợ nhiều tháng)

- Bước 5: Chọn hóa đơn cần thanh toán

- Bước 6: Thanh toán


37

- Bước 7: Tiếp tục chọn nút thanh toán

- Bước 8: Kiểm tra lại các thông tin của cư dân, số tiền thanh toán và xác nhận

Lưu ý: Khi chọn nhầm căn hộ hoặc có nguyên nhân khác không thực hiện thanh toán có thể

chọn nút “Hủy” để chọn lại

4

5


38

1.2. Khách hàng đóng thiếu hoặc thanh toán một phần:



- Bước 3: Chọn phương thức thanh toán “tiền mặt” => sau khi chọn xong hệ thống tự đưa về

quỹ tương ứng




8


39

- Bước 7: Nhập số tiền khách hàng muốn thanh toán

- Bước 8: Chọn thanh toán


40



41



1.3. Khách hàng thanh toán thừa tiền:




quỹ tương ứng







42

- Bước 9: Tiền thừa của khách có thể

trả lại tiền mặt


43

Thu vào tài khoản căn hộ để thanh toán cho kỳ sau, khi lựa chọn phương thức này hệ

thống sẽ tự động sinh thêm một phiếu thu vào tài khoản của căn hộ.




2. Thanh toán tiền mặt dùng tài khoản căn hộ:

Tài khoản căn hộ: là nơi lưu trữ và theo dõi tiền đối với các căn hộ đóng

trước một khoản tiền để trừ vào khoản phí dịch vụ,…

2.1. Trường hợp tài khoản của khách hàng đủ hoặc dư:



- Bước 3: Chọn thanh toán bằng tài khoản căn hộ


quỹ tương ứng


44











45

2.2. Tài khoản của khách hàng không đủ phải thu thêm tiền mặt:

2.2.1. Tiền mặt thu đủ:





quỹ tương ứng





46






47

2.2.2. Tiền mặt thu dư:





quỹ tương ứng





48



- Lưu ý: Khi chọn nhầm căn hộ hoặc có nguyên nhân khác không thực hiện thanh toán có thể



49

- Bước 10: Tiền thừa của khách có thể:

Trả lại tiền mặt

Thu vào tài khoản căn hộ để thanh toán cho kỳ sau, khi lựa chọn phương thức này hệ

thống sẽ tự động sinh thêm một phiếu thu vào tài khoản của căn hộ.





50

3. Thanh toán chuyển khoản:



- Bước 3: Chọn phương thức thanh toán “Chuyển khoản” => sau khi chọn xong hệ thống tự

đưa về quỹ tương ứng




- Bước 7: Chọn lại ngày thanh toán (Dựa trên ngày khách hàng thanh toán thực tế trên sao kê

ngân hàng)

- Bước 8: Nhập số tiền khách hàng đã chuyển khoản


51



52


Lưu ý:

Trường hợp khách hàng thanh toán chuyển khoản thừa hoặc thiếu thực hiện thao tác tương

tự thanh toán tiền mặt

Khi chọn nhầm căn hộ hoặc có nguyên nhân khác không thực hiện thanh toán có thể chọn

nút “Hủy” để chọn lại


53

II. BÁO CÁO:

Chọn biểu tượng Menu => Chọn “Báo cáo”:

1. Sổ quỹ:

Thống kê tình hình thu chi, giúp Ban quản lý có cái nhìn tổng quan về thu chi của dự án tại

một thời điểm hoặc trong một khoảng thời gian nhất định.

1 – Chọn danh mục sổ quỹ

2 – Chọn khoảng thời gian muốn xem tình hình thu chi

3 – Lựa chọn loại “Quỹ” (Thông thường sẽ có tiền mặt, Ngân hàng, các quỹ trực tuyến,…)

4 – Bấm nút để lọc dữ liệu muốn xem

5 – Bấm nút để xuất dữ liệu sổ quỹ dưới dạng excel để phục vụ trong công tác báo cáo,

kiểm tra,…

6 – Lựa chọn trang muốn hiện thị


54

2. Phí dịch vụ:

Thống kê tổng đã thu được tại thời điểm hiện tại hoặc các khoản thu trước của từng loại

dịch vụ.

1 – Chọn danh mục “Phí dịch vụ”

2 – Chọn thời gian muốn thống kê

3 – Lựa chọn hình thức thống kê theo Tháng/Quý/Năm


5 – Bấm nút để xuất dữ liệu Phí dịch vụ dưới dạng excel để phục vụ trong công tác báo

cáo, kiểm tra,…

6 – Bấm để xem chi tiết các khoản thu của từng loại dịch vụ


55

3. Phiếu thu:

Hỗ trợ thống kê tất cả các loại phiếu thu dịch vụ, phiếu thu khác đã phát sinh tại dự án

1 – Chọn danh mục “Phiếu thu”

2 – Có thể chọn thời gian muốn thống kê (theo thời điểm hoặc theo khoảng)

3 – Có thể tìm kiếm, thống kê phiếu thu theo căn hộ

4 – Có thể tìm kiếm, thống kê phiếu thu theo từng loại dịch vụ

5 – Có thể tìm kiếm theo mã phiếu thu

6 – Có thể tìm kiếm, thống kê phiếu thu theo từng phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển

khoản,…)

7 – Có thể tìm kiếm, thống kê phiếu thu theo từng loại quỹ (Tiền mặt, ngân hàng, trực

tuyến,…)

8 – Có thể tìm kiếm, thống kê phiếu thu theo tình trạng (Chưa hủy, đã hủy)


10 – Bấm nút để xuất dữ liệu phiếu thu dưới dạng excel để phục vụ trong công tác báo

cáo, kiểm tra,…

11 – Tích chọn phiếu thu, bấm nút để xóa phiếu thu (*)

12 – Tích chọn phiếu thu, bấm nút để chỉnh sửa phiếu thu (**)


56

13 – Bấm nút để thêm phiếu thu thủ công (***)

14 – Bấm nút để xem chi tiết phiếu thu

15 – Click chuột phải trên thanh tiêu đề để chọn nội dung cột muốn hiển thị

16 – Bấm nút để in lại phiếu thu

17 – Lựa chọn trang muốn xem

3.1. Xóa phiếu thu (*):


57

Khi xảy ra sai sót trong việc thu tiền thì Ban quản lý có thể thực hiện thao tác xóa phiếu thu (Hệ thống

có phân quyền chi tiết ai được quyền thêm và xóa phiếu thu)

1 – Tích chọn phiếu thu cần xóa

2 – Bấm nút xóa

3 – Điền lý do vì sao hủy phiếu thu (nên ghi rõ vì sao hủy)

4 – Chọn “tạo phiếu chi” trong trường hợp hoàn lại tiền cho khách hàng, hoặc chọn

“Chuyển tiền vào tài khoản căn hộ” trong trường hợp khách hàng muốn trừ qua tháng

kế tiếp.

5 – Chọn quỹ tiền mặt hoặc Ngân hàng

6 – Chọn “xác nhận” => hệ thống sẽ tự động sinh phiếu tương ứng

7 – Chọn “Hủy bỏ” khi có thay đổi

3.2. Chỉnh sửa phiếu thu (**): Chỉ sử dụng trong trường hợp dự án có phân nhãn theo

danh mục thu.

3.3. Thêm phiếu thu thủ công (***):

Sử dụng đối với trường hợp thu khác (ví dụ như: khoản phát sinh dịch vụ khác, Thu

tiền vào tài khoản căn hộ, …):

1 – Bấm nút thêm phiếu thu

2 – Điền thông tin người thu ngân/trả tiền


58

3 – Chọn căn hộ nếu phiếu thu dịch vụ phát sinh từ căn hộ (có thể không chọn đối với

các phiếu thu khác)

4 – Chọn tài khoản căn hộ đối với phiếu thu “thu tiền vào tài khoản căn hộ” (không

chọn đối với các phiếu thu khác)

5 – Điền nội dung dịch vụ phát sinh

6 – Lựa chọn ngày tạo phiếu thu và điền chính xác số tiền thu

7 – Lựa chọn phương thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản) và chọn quỹ

tương ứng

8 – Chọn “Xác nhận” Hệ thống sẽ sinh phiếu thu với các nội dung đã điền

9 – Chọn “Hủy bỏ” khi có sự thay đổi

4. Phiếu chi:

Sử dụng đối với tất cả các trường hợp chi, hỗ trợ Ban quản lý trong công tác thống kê chi tại

dự án:

1 – Chọn danh mục “Phiếu chi”

2 – Có thể chọn thời gian muốn thống kê (theo thời điểm hoặc theo khoảng)

3 – Có thể tìm kiếm, thống kê phiếu chi theo từng loại quỹ (Tiền mặt, ngân hàng, …)

4 – Có thể tìm kiếm theo mã phiếu chi


59

5 – Có thể tìm kiếm, thống kê phiếu chi theo tình trạng (Chưa hủy, đã hủy)


7 – Bấm nút để xuất dữ liệu Phiếu chi dưới dạng excel để phục vụ trong công tác báo

cáo, kiểm tra, …

8 – Tích chọn phiếu chi, bấm nút để xóa phiếu chi (*)

9 – Tích chọn phiếu chi, bấm nút để chỉnh sửa phiếu chi (**)

10 – Bấm nút để thêm phiếu chi thủ công (***)

11 – Click chuột phải trên thanh tiêu đề để chọn nội dung cột muốn hiển thị

12 – Bấm nút để in lại phiếu thu



60

4.1. Thêm phiếu chi (***):

1 – Bấm nút thêm phiếu chi

2 – Điền thông tin người thu ngân/người nhận tiền

3 – Chọn căn hộ nếu phiếu chi dịch vụ phát sinh từ căn hộ như chi ký quỹ, hoàn tiền

trong tài khoản căn hộ (có thể không chọn đối với các phiếu chi khác)

4 – Chọn tài khoản căn hộ đối với phiếu chi “Hoàn tiền trong tài khoản căn hộ”

(không chọn đối với các phiếu chi khác)

5 – Điền nội dung dịch vụ phát sinh

6 – Lựa chọn ngày tạo phiếu chi và điền chính xác số tiền chi

7 – Lựa chọn phương thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản) và chọn quỹ

tương ứng

8 – Chọn “Xác nhận” Hệ thống sẽ sinh phiếu chi với các nội dung đã điền

9 – Chọn “Hủy bỏ” khi có sự thay đổi


61

4.2. Xóa phiếu chi (*):

Khi xảy ra sai sót trong việc chi tiền thì Ban quản lý có thể thực hiện thao tác xóa

phiếu chi (Hệ thống có phân quyền chi tiết ai được quyền thêm và xóa phiếu chi)

1 – Tích chọn phiếu chi cần xóa

2 – Bấm nút xóa

3 – Điền lý do vì sao hủy phiếu chi (nên ghi rõ vì sao hủy)

6 – Chọn “xác nhận” => hệ thống sẽ tự động sinh phiếu thu tương ứng để thu lại số

tiền trên phiếu Chi vừa hủy

7 – Chọn “Hủy bỏ” khi có thay đổi

4.3. Chỉnh sửa phiếu chi (**): Chỉ sử dụng trong trường hợp dự án có phân nhãn theo

danh mục chi.

5. Công nợ:

1 – Chọn danh mục “Công nợ”

2 – Lựa chọn hình thức thống kê


62

3 – Có thể chọn lọc theo căn hộ/ Dịch vụ/Thời gian muốn thống kê (theo thời điểm hoặc theo

khoảng)


5 – Bấm nút để xuất dữ liệu công nợ dưới dạng excel để phục vụ trong công tác báo

cáo, kiểm tra, …


6. Tài khoản của căn hộ:

Thống kế các căn hộ đóng trước một khoản tiền (ví dụ: khách hàng đi công tác, đi du

lịch, tiền đóng thừa,…):


63

1 – Chọn danh mục “Tài khoản”

2 – Có thể chọn lọc theo căn hộ

3 – Có thể lọc theo trạng của căn hộ (Còn tiền hoặc không còn tiền)


5 – Bấm nút để xuất dữ liệu tài khoản căn hộ dưới dạng excel để phục vụ trong công tác

kiểm tra, …

6 – Xem chi tiết lịch sử từng tài khoản của căn hộ (*)


(*) Cách xem chi tiết lịch sử tài khoản của căn hộ: 1 - Có thể xem theo mã phiếu thu vào tài

khoản căn hộ, 2 – Có thể xem theo phiếu thu hoặc chi, 3 – Có thể xem theo ngày tạo phiếu và 4

– Bấm nút lọc để lấy dữ liệu


64

7. Báo cáo dịch vụ:

Hỗ trợ thống kê các phải phải thu, đã thu và còn lại của tất cả hoặc của một loại dịch vụ nhất định

theo tháng. Cũng như thống kê tình thu, công nợ của từng căn hộ:

1 – Chọn danh mục “Dịch vụ”

2 – Chọn tháng muốn thống kê

3 – Chọn dịch vụ muốn thống kê (tất cả hoặc một loại dịch vụ)


5 – Bấm nút để xuất dữ liệu báo cáo dịch vụ dưới dạng excel để phục vụ trong công tác

kiểm tra, báo cáo, …



65

Hết – Xin cảm ơn!

quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp - tÀi liỆu...

Documents