raport intranet a prawo kolibro dzp

7/31/2019 Raport Intranet a Prawo KOLIBRO DZP

1/65

Intranet

aPrawo

Raport

Vademecum dla Managerw,Redaktorw i AdministratorwIntranetu


2/65

Autorami raportu Intranet a Prawo - Vadamecum dla Managerw, Redaktorw i Administratorw Intranetu s w rwnej

czci kancelaria Domaski Zakrzewski Palinka Sp.k. i Kolibro Sp. z o.o.

Wszelkie prawa do treci zamieszczonych w niniejszym raporcie s zastrzeone. Cytowanie i opracowania na podstawie raportu

wycznie po podaniu autora i tytuu raportu wedug adnotacji: rdo: Raport Intranet a Prawo 2010, autorzy - kancelaria

Domaski Zakrzewski Palinka Sp.k. i Kolibro Sp. z o.o.

Powielanie, kopiowanie i dystrybuowanie tylko za zgod autorw raportu.

Kolibro Sp. z o.o.

ul. Skrzetuskiego 6

02-726 Warszawa

e-mail: [email protected]. (+48 22) 251 70 79

www.kolibro.com

Domaski Zakrzewski Palinka Sp.k.

Rondo ONZ 1

00-124 Warszawa

e-mail: [email protected]. (+48 22) 557 76 00

www.dzp.pl

Copyright Domaski Zakrzewski Palinka Sp.k. Copyright Kolibro Sp. z o.o.


3/65

3

Spis treci

Wprowadzenie do Raportu ............................................................................................................................................................ 7

Jak korzysta z raportu?..................................................................................................................................................................... 9

Prawo pracy w Intranecie .................................................................................................................................................................11

Wasno intelektualna w Intranecie .........................................................................................................................................21

Dane osobowe w Intranecie ...........................................................................................................................................................43

Zasady korzystania z Intranetu w regulaminie pracy .......................................................................................................55

Indeks pyta ............................................................................................................................................................................................59

rda prawa ........................................................................................................................................................................................... 65


4/65

4

Listy przedstawicieli firmwsptworzcych raport

Szanowni Pastwo,przez ostatnie dziesi lat aktywnie obserwuj powstawanie i rozwj Intranetw w Polsce. W pamici mam pierwsze wdroenia, w ktrych Intranet

funkcjonowa w firmach i organizacjach jako wewntrzna strona informacyjna. Analizujc projekty, w ktrych uczestniczy Kolibro Intranet & BPM

Experts oraz obserwujc wysoki poziom prac zgoszonych do tegorocznej edycji Konkursu na Najlepszy Intranet i Komunikacj Wewntrzn

INERNALE 2010, czuj si uprawniony do stwierdzenia, e Intranet od dawna nie jest ju tylko systemem informatycznym.

Przez ca ostatni dekad Intranet rozwija si bardzo dynamicznie zyskujc rang kluczowego narzdzia Komunikacji Wewntrznej. Zmienia si

struktura dziaw i osb zarzdzajcych Intranetem. Coraz liczniejsze zespoy Komunikacji Wewntrznej oraz Managerowie HR, I i PR tworz dzicaociowe strategie wykorzystania i rozwoju Intranetw w zaawansowanych metodykach.

Audyt Komunikacji Wewntrznej i Intranetu realizowany w organizacjach wykazuje coraz czciej, e Intranet wpisa si praktycznie we wszystkie

paszczyzny funkcjonowania organizacji. Obok bardzo istotnych aspektw infrastrukturalnych, informatycznych czy organizacyjnych Intranet sta

si czci polityki zarzdzania pracownikami (w tym ich zaangaowania i motywacji). Managerowie, Redaktorzy i Administratorzy Intranetw

z sukcesem zdobywaj zasoby i budety do kolejnych projektw, ktre ewoluuj swoim zakresem w stron zoonych procesw organizacyjnych

i biznesowych.

Wysokie kompetencje i wiadomo managerw powoduj rwnie, e czsto przy wdroeniach Intranetw rozstrzygamy, z udziaem prawnikw,

wtpliwoci prawne i definiujemy odpowiednie zalecenia ich rozwizania. o wanie pytania i wtpliwoci managerw organizacji, ich zoono

i skala, skoniy nas do podjcia projektu caociowej analizy problematyki prawnej w kontekcie Intranetu.

Od pocztku jasnym byo, e do takiego projektu musimy zaprosi najlepszych prawnikw. Dlatego w tym miejscu bardzo dzikuj naszemuPartnerowi Merytorycznemu, kancelarii prawniczej Domaski Zakrzewski Palinka, ktra entuzjastycznie przyja nasze zaproszenie, delegujc

do projektu kilkuosobowy zesp specjalistw z rnych dziedzin prawa. Kancelaria Domaski Zakrzewski Palinka podja si przygotowania

kompletnej ekspertyzy prawnej oraz odpowiedzi na kilkadziesit pyta i wtpliwoci rodzcych si na paszczynie Intranet a prawo.

Po wielotygodniowej wsplnej pracy merytorycznej mam wielk przyjemno przekaza w Pastwa rce raport, ktry, o czym jestem przekonany,

przyda si wszystkim tworzcym i rozwijajcym Intranety w Polsce.

Jednoczenie licz, e w kolejnej planowanej edycji raportu bdziemy mogli stwierdzi, jak znacznie prawo zmienio si w kontekcie moliwoci

usprawniania gospodarki od strony kadej pojedynczej organizacji. A w tej dziedzinie, co udowadnia niniejszy raport, czeka nas wszystkich duo

wspaniaej pracy.

Aleksander Sala

Prezes Zarzdu KOLIBRO Intranet & BPM Experts

Wydawca portalu Intranety.pl

Dyrektor Generalny INERNALE 2010 pierwszego w Polsce konkursu na Najlepszy Intranet i Komunikacj Wewntrzn


5/65

5

Szanowni Pastwo,w dobie nieustannego i szybkiego rozwoju nowoczesnych technologii, przedsibiorcy z kadego sektora gospodarki niemal codziennie maj

moliwo implementacji nowych rozwiza w swoich firmach.

Jednym z przejaww zmiany w podejciu do prowadzenia biznesu jest rosnca popularno wewntrznych sieci firmowych, czyli tzw. Intranetw.

Narzdzie, ktre niegdy suyo jedynie do obsugi poczty wewntrz firmy jest wzbogacane o coraz nowsze, bardziej zaawansowane moliwoci

przetwarzania danych. Za porednictwem Intranetu pracownicy ju nie tylko komunikuj si z pracodawc i ze sob nawzajem. Intranet sta si

dzi platform wymiany informacji - miejscem publikacji biuletynw, newsletterw, raportw i statystyk. Wielokrotnie Intranet spenia funkcjrozbudowanej bazy danych zawierajcej dokumenty firmowe, informacje o klientach, podwykonawcach i wsppracownikach, a take staje si

wielofunkcyjnym narzdziem dla poszczeglnych dziaw firmy.

Wraz z nowymi moliwociami pojawiaj si jednak liczne wtpliwoci natury prawnej. Nie jest bowiem tajemnic, e prawo nie nada

za dynamicznie rozwijajc si technologi. Niniejszy raport jest wic prb analizy i opracowania podstawowych zagadnie prawnych zwizanych

z funkcjonowaniem Intranetu w nowoczesnym przedsibiorstwie.

Raport zosta sporzdzony przez prawnikw specjalizujcych si w prawie pracy, ochronie danych osobowych oraz prawie na dobrach

niematerialnych czyli dziedzinach, ktre najcilej zwizane s z funkcjonowaniem Intranetw. Celem naszego opracowania jest przede wszystkim

zwrcenie uwagi na praktyczne problemy prawne zwizane z obsug i funkcjonowaniem Intranetu w firmie.

Raport ma stanowi form vademecum, przejrzystego przewodnika dla przedsibiorcw, ktry pozwoliby unikn bdw i odpowiedzia

na podstawowe dylematy prawne zwizane z funkcjonowaniem Intranetw. Punktem wyjcia byy dla nas konkretne pytania dotyczceprawnych aspektw dziaania tego narzdzia, najczciej zadawane przez pracownikw i szefw firm, w ktrych dziaa nowoczesny Intranet.

Materia, ktry przygotowalimy w odpowiedzi na te wtpliwoci , zosta usystematyzowany i podzielony na czci odpowiadajce poszczeglnym

dziedzinom prawa: prawo pracy, ochrona danych osobowych, prawo autorskie i prawo prasowe.

ycz miej lektury i mam nadziej, e nasze opracowanie bdzie dla Pastwa pomocne.

Janina Lignereromska

Adwokat, Partner kancelarii Domaski Zakrzewski Palinka


6/65


7/65

7

Wprowadzeniedo raportu


8/65

8

Historia Intranetu

Wraz z rozkwitem nowych technologii, ktre masowo rozwijay w sprzyjajcych warunkach dostpu do Internetu, firmy

i organizacje rozpoczy poszukiwania moliwoci wykorzystania tych technologii do prowadzenia swojej dziaalnoci.

Najpowszechniejszymi z nich stay si oczywicie rnego rodzaju strony internetowe wykorzystywane jako narzdzia kontaktuz rynkiem i otoczeniem dziaania organizacji. ak powstay setki tysicy tzw. wizytwek firm. Jak wiemy, na wizytwkach obecno

firm i organizacji w Internecie si nie zakoczya. Coraz wiksze moliwoci aplikacji internetowych sprawiy, e stosunkowo szybko

rozwijay si systemy transakcyjne, internetowe bazy danych i ecommerce.

Nieuniknionym nastpstwem rozwoju tzw. technologii webowych, w tym protokow szyfrowania i zabezpiecze dostpu

na poziomie infrastruktury, stao si wykorzystywanie funkcji stron internetowych do komunikacji w wewntrznych strukturach

organizacji.

W tym momencie po raz pierwszy pojawia si termin Intranet.

Pierwsze Intranety speniay gwnie funkcj informacyjn i miay posta tzw. Gazetek/Aktualnoci. Kolejnym etapem byo doczanie

do nich rnych aplikacji funkcjonujcych w strukturach organizacyjnych (bazy danych, systemy HR, systemy zintegrowane).aka

praktyka sprawia, i Intranet zyska posta Portalu Korporacyjnego lub Portalu Intranetowego. endencja ta nie zosta a jednak

przyjta na stae, gdy na potrzeby Intranetu rozwiny si dedykowane platformy. Mao znaczcym, acz rozpoznawalnym

sformuowaniem, stanowicym synonim sowa Intranet byo okrelenie wewntrzna sie komputerowa.

Mona powiedzie, e dzisiaj nomenklaturowo Intranet zatoczy swoiste koo i znw nazywa si Intranetem.

Jak Intranet ingeruje w organizacje? Rozwj Intranetw to nie tylko rozwj technologii i funkcji. worzone dla Intranetw aplikacje

i moduy zaczy ingerowa w wiele realnych obszarw dziaania organizacji. Przede wszystkim w Intranetach zaczo pojawia si

coraz wicej informacji i dokumentw, ktre w swojej papierowej rzeczywistoci podlegay i nadal podlegaj rnym przepisom

oraz regulacjom.

W Intranecie wreszcie pojawi si rwnie sam pracownik. Istnieje ze swoimi prawami i obowizkami. w pracownik zacz

funkcjonowa jako pozycja w ksice teleadresowej organizacji, ale rwnie w Intranecie zaczy pojawia si informacje oraz

utwory, ktre w ramach swojej pracy zacz w nim publikowa.

Do czego wykorzystywany jest Intranet? Dzisiaj nie dziwi nas funkcje umoliwiajce zoenie elektronicznego wniosku urlopowego

w Intranecie. Naturalnie te akceptujemy faktury bez uycia stempla akceptacji wanie w Intranecie. Z wykorzystaniem Intranetuskadamy wniosek delegacyjny lub wypeniamy podanie do dziau HR. W dzisiejszym rodowisku biznesowym to Intranet stanowi

miejsce, w ktrym realizuje si coraz wicej procesw operacyjnych i biznesowych, podlegajcych rnym praktykom oraz przepisom.

Postp technologiczny i wzrastajca popularno elektronicznych rodkw komunikacji w stosunkach prawnopracowniczych

wymusi prawdopodobnie w przyszoci odpowiednie zmiany przepisw. Mona si spodziewa, e ustawodawca ureguluje zasady

posugiwania si przez strony stosunku pracy Intranetem i poczt elektroniczn, rozstrzygajc w ten sposb wtpliwoci, z ktrymi

dzisiaj borykaj si pracodawcy i pracownicy. W cigu ostatnich kilku lat elektroniczne formy komunikacji w rodowisku pracy

upowszechniy si tak bardzo (a naley si spodziewa, e tendencja ta bdzie z czasem wzrasta), e interwencja ustawodawcy

w tym zakresie staje si coraz bardziej podana. Na elektronizacj stosunkw prawnopracowniczych coraz czciej zwraca

uwag Sd Najwyszy, ktry w jednym ze swych ostatnich orzecze podkreli znaczenie poczty elektronicznej w komunikacji

z pracownikami.

Kwestie pojawiajce si w ramach korzystania z Intranetu wymagaj kompleksowej analizy, jako e czsto regulowane s przez

akty prawne, nalece do rnych dziedzin prawa, w tym dotyczcych prawa pracy, praw autorskich, dbr osobistych, wiadczenia

usug drog elektroniczn, prawa wasnoci przemysowej, podpisu elektronicznego, ochrony danych osobowych czy zwalczania

nieuczciwej konkurencji. Nadrzdn potrzeb i tym samym oczekiwaniem ze strony biznesu staje si wic zdefiniowanie

podstawowych zagadnie tworzcych odpowiedni siatk pojciow, ktre umoliwi swobodne poruszanie si po obszarach

prawa obejmujcych wyej wymienione zagadnienia.

Przepisy prawa pracy nie reguluj zasad komunikowania si z pracownikami z wykorzystaniem Intranetu, a tym samym

nie zabraniaj takiej formy komunikacji. Powstaje jednak wiele niejasnoci i wtpliwoci zwizanych z funkcjonowaniem

Intranetu w firmach. Problemy najczciej pojawiajce si w praktyce, a odnoszce si do kwestii relacji pracodawcapracownik,

mona podzieli na dwie grupy.

Pierwsza grupa dotyczy owiadcze pracodawcw i pracownikw, ktre wedug prawa pracy musz by skadane w formie

pisemnej. Doskonaym przykadem s czynnoci prawne zmierzajce do zmiany warunkw pracy i pacy lub ustania zatrudnienia.

Powstaje wwczas pytanie, czy skorzystanie z poczty elektronicznej lub Intranetu jest wystarczajce, by dokonana w tej formieczynno prawna bya wana i skuteczna.

Drug grup zagadnie problemowych stanowi kwestie, w ktrych Intranet jest wykorzystywany do realizacji innych czynnoci

i obowizkw z zakresu prawa pracy (np. do skadania i akceptowania wnioskw urlopowych, organizowania szkole z zakresu


9/65

9

bezpieczestwa i higieny pracy, rozliczania zaliczek). W praktyce powstaj wtpliwoci, czy realizowanie tych obowizkw

i czynnoci za pomoc Intranetu lub poczty elektronicznej jest zawsze dopuszczalne i prawidowe.

W Intranecie, podobnie jak w Internecie, napotyka si na szereg zagadnie zwizanych z wasnoci intelektualn. Bez znajomoci

poj takich jak utwr, twrca czy te wiedzy na temat rodzajw i nastpstw narusze praw autorskich, nie mona waciwie

oceni sytuacji, z ktrymi na co dzie stykaj si uytkownicy firmowego Intranetu.

Warto jest rwnie wyjani wszelkie kwestie zwizane z ochron dbr osobistych uytkownikw Intranetu, problematyk

podpisu elektronicznego i ustawy o wiadczeniu usug drog elektroniczn oraz podstawowe zagadnienia zwizane z prawem

prasowym, ktrego stosowanie moe okaza si niezbdne, jeli korzysta si z okrelonych form przekazu za porednictwem

Intranetu.

W kontekcie form przekazu i komunikacji za pomoc Intranetu take kwestie ochrony danych osobowych wci rodz wiele

pyta i nasuwaj wiele wtpliwoci. Stan wiedzy o wymogach, jakim sprosta musz podmioty przetwarzajce dane, jest czsto

niewystarczajcy, a skutki zaniedba w tej sferze mog by dla firmy i jej zarzdu bardzo powane, z sankcjami karnymi wcznie.

Intranet jest narzdziem, w ktrym co do zasady umieszczane s dane osobowe (dane pracownikw, kontrahentw czy te

klientw). Dlatego niezmiernie istotnym jest fakt, aby Administratorzy Intranetw mieli wiadomo, jakie wymogi musz speni

i jakim warunkom sprosta, aby przetwarzanie danych byo bezpieczne i odbywao si zgodnie z prawem.

Zanim jednak stosowne przepisy ulegn zmianie i bd w stanie dostosowywa si do dynamicznie rozwijajcej si rzeczywistoci,

naley zadba o to, by komunikacja z pracownikami za porednictwem Intranetu nie naruszaa obowizujcych regulacji.

Jak korzysta z raportu?

Raport podzielony zosta na sekcje tematycznie zwizane z dziedzinami prawa i obszarami ich stosowania w Intranecie. Zatem

nagwkami przewodnimi poszczeglnych rozdziaw s dziedziny prawa lub same akty prawne, ktre przez autorw zostay

rozpoznane jako te, ktre dotycz Intranetu. Nale do nich:

Prawo pracy w Intranecie.

Wasno intelektualna w Intranecie, w tym:

prawo autorskie,

utwory osb trzecich,

dobra osobiste,

wiadczenie usug drog elektroniczn,

podpis elektroniczny,

tajemnica przedsibiorstwa,

znaki towarowe,

prawo prasowe.

Dane osobowe w Intranecie, w tym:

filary zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.

Ponadto czytelnik raportu bardzo szybko zauway, i ma do czynienia z kilkoma jego autorami.

Jednym, zbiorowym wspautorem raportu s anonimowi przedstawiciele firm i organizacji, u ktrych przy wdraaniu i utrzymaniu

Intranetu rodziy si pytania czy wtpliwoci rozwizywane indywidualnie i na bieco przez konsultantw oraz prawnikw,

a ktre postanowilimy zastosowa w raporcie ze wzgldu na du czstotliwo ich wystpowania w skali Polski. Udzia tej grupy

w raporcie kryje si w pytaniach problemowych wyraonych jako Pytanie.

Kolejnym wspautorem raportu s konsultanci z firmy KOLIBRO Intranet & BPM Experts, ktrzy dokonali syntezy wielokrotnie

stawianych w projektach pyta i realnego ich zastosowania w projektach Intranetowych i Komunikacji Wewntrznej. Udzia tych

wspautorw w raporcie wyraony jest Komentarzem Praktyka.

Rwnie zbiorowym, reprezentowanym przez specjalistw z wielu dziedzin prawa, wspautorem raportu s prawnicy z kancelarii

Domaski Zakrzewski Palinka. Ich zadaniem bya ekspertyza prawna postawionych w problematyce zagadnie, zbudowanie

waciwej interpretacji i identyfikacja podstaw prawnych jak te definicje prawne stosowanych w raporcie zagadnie. Jest to

ta najobszerniejsza cz raportu, szczeglnie wyraona w Odpowiedziach.

Poza spisem treci, jedn z moliwych drg korzystania z raportu jest nawigacja przez pryzmat wyej zdefiniowanych wspautorw.

Dla uatwienia, spis wszystkich pyta zawartych w raporcie znajduje si w czci Indeks pyta.


10/65


11/65

11

Prawo pracyw Intranecie


12/65

12

W poniszej czci raportu znajd Pastwo odpowiedzi na pytania dotyczce wykorzystania Intranetu w stosunkach

prawnopracowniczych.

Dla jakich typw dokumentw i procesw zwizanych z zarzdzaniem pracownikami wystarczajca

jest forma elektroniczna / Intranet?

Przepisy prawa okrelaj tzw. form czynnoci prawnej, a wic sposb, w jaki dana czynno ma zosta dokonana. Jedn

z form czynnoci prawnych jest forma pisemna. Do jej zachowania niezbdne jest zoenie wasnorcznego podpisu pod treci

dokumentu lub, w przypadku komunikacji elektronicznej, opatrzenie dokumentu tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym

weryfikowalnym za pomoc wanego kwalifikowanego certyfikatu. Korespondencja oraz inne czynnoci dokonywane za pomoc

Intranetu nie s, z natury rzeczy, opatrzone wasnorcznym podpisem. Oznacza to, e o ile komunikacja w Intranecie nie odbywa

si z uyciem podpisu elektronicznego, forma pisemna nie zostaje dochowana.

Skutkiem niezachowania formy pisemnej moe by niewano lub bezskuteczno czynnoci prawnej, jednak tylko wwczas, gdy

przepisy ustawy wprost przewiduj tak sankcj.

Kodeks pracy zastrzega form pisemn pod rygorem niewanoci w przypadku umowy o zakazie konkurencji zawartej na czas

trwania stosunku pracy lub po jego ustaniu. Zawarcie powyszych umw wycznie za pomoc Intranetu i bez uycia podpisu

elektronicznego, spowoduje zatem niedochowanie formy pisemnej, a tym samym niewano takich umw z mocy prawa.

Z kolei bezskuteczno jako sankcj niedochowania formy pisemnej, kodeks pracy przewiduje dla formy owiadczenia pracodawcy

o wypowiedzeniu warunkw pracy i pacy. Oznacza to, e jeeli pracodawca nie zoy pracownikowi owiadczenia o zmianie umowy

o prac na pimie, jego czynno nie wywoa skutkw prawnych.

Zdarza si take, i strony stosunku pracy zastrzegaj w umowie u prac, i jej zmiana lub uzupenienie wymaga dla swej wanoci

lub skutecznoci formy pisemnej. Sd Najwyszy uzna, e w takim wypadku strony umowy o prac s zwizane tym zastrzeeniem,

a niedochowanie formy pisemnej powoduje niewano lub bezskuteczno dokonywanych czynnoci.

Zagadnieniami, ktre wymagaj szczeglnej uwagi s ponadto niedochowanie pisemnej formy umowy o prac oraz owiadczenia

pracodawcy o rozwizaniu umowy o prac. Umowa o prac zawarta bez zachowania formy pisemnej jest skuteczna, jak i wana,

poniewa kodeks pracy nie zastrzega w tym przypadku formy pisemnej pod rygorem niewanoci czy bezskutecznoci. Jeeli jednak,

pracodawca nie potwierdzi pracownikowi na pimie ustnych ustale co do stron umowy, rodzaju oraz jej warunkw (najpniej

w dniu rozpoczcia pracy przez pracownika) popeni wykroczenie zagroone kar grzywny do 30.000 zotych. Podobnie jak

w przypadku umowy o prac, owiadczenie pracodawcy o rozwizaniu umowy o prac dokonane bez zachowania formy pisemnej

bdzie take skuteczne i wane. Niemniej jednak, nastpi z naruszeniem przepisw kodeksu pracy o rozwizywaniu umw o prac,

w zwizku z czym pracownik bdzie mg wystpi do sdu pracy ze stosownymi roszczeniami.

W pozostaych przypadkach kodeks pracy, co do zasady, nie zastrzega formy pisemnej pod rygorem niewanoci, czy dla wywoania

okrelonych skutkw prawnych. Ogln zasad jest, e jeeli ustawa nie przewiduje, i skutkiem niedochowania formy pisemnej

jest niewano lub bezskuteczno czynnoci prawnej, wymg formy pisemnej jest zastrzeony jedynie dla celw dowodowych

(tj. niedochowanie takiej formy uniemoliwia przeprowadzanie dowodu ze wiadkw lub dowodu z przesuchania stron na fakt

dokonania czynnoci). Powysza zasada nie ma jednak zastosowania do stosunkw prawnopracowniczych. Zgodnie bowiem

z kodeksem postpowania cywilnego, w postpowaniach z zakresu prawa pracy nie stosuje si przepisw ograniczajcych

dopuszczalno dowodu ze wiadkw i z przesuchania stron.

Jak wynika z powyszego, forma pisemna przewidziana dla niektrych czynnoci w kodeksie pracy nie jest zastrzeona dla celwdowodowych, a jej brak powoduje bezskuteczno lub niewano tylko wwczas, gdy przepisy wyranie to przewiduj. Funkcj

formy pisemnej w przepisach prawa pracy jest zatem, w wikszoci przypadkw, dokumentowanie stosunku pracy. Warto take

pamita, i pracodawcy naruszajcy przepisy prawa pracy dotyczce formy pisemnej mog naraa si na kar grzywny.

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied


13/65

13

Ze wzgldu na koszty, niejasne zasady i zakres stosowania, firmy oraz organizacje rzadko wewntrznie stosuj podpis elektroniczny,

ktry na dzie tworzenia raportu, w skali kraju, praktykowany jest raczej incydentalnie.

Z kolei obserwowanym kierunkiem, stosowanym przez polskie firmy i organizacje, jest wiadome rezygnowanie z automatyzacji

oraz usprawnie w zakresie tych procesw i dokumentw, co do ktrych wystpuj wtpliwoci prawne. Wie si to z brakiem

usystematyzowanych zasad stosowania, pogbionym przez wysokie i niczym nie uargumentowane koszty wdraania podpisu

elektronicznego. Podstawowe wydaje si wic pytanie dlaczego w takich sytuacjach wicy nie moe by tzw. log systemowy

i praktycznie stosowane metody autentykacji pracownika.

W praktyce, wszystkie dokumenty pracownicze, co do ktrych wymagana jest forma pisemna, funkcjonuj w Intranetach na zasadzie

elektronicznego duplikatu, czyli zeskanowanych dokumentw.

O ile, z prawnego punktu widzenia, dla dokumentw wymagajcych formy pisemnej taka praktyka jest bezzasadna, to z punktu

widzenia pracodawcy ju tak. Stosowanie elektronicznego duplikatu, mimo, e wie si ze zwikszeniem kosztw zarzdzania

ow dokumentacj, zasadniczo obnia koszty i usprawnia kwestie zwizane z przeszukiwaniem i analiz tych dokumentw. Nie bez

znaczenia pozostaje kwestia szybkiej dystrybucji tych dokumentw, co do ktrych pracownik oczekuje wgldu lub jako tak dystrybucj

definiuje prawo (przykad: RMUA).

Wydaje si zatem, e podpis elektroniczny ma niedue szanse, aby sta si standardem w wewntrznych strukturach organizacji.

Kolejne nowelizacje aktw prawnych jednostkowo dostosowuj si do nowych warunkw. Jednak, aby przedsibiorstwa mogy w peni

wykorzysta si Intranetu, ustawodawca bdzie zobowizany do podjcia zagadnienia w sposb kompleksowy. Naley wykluczy

wszelkie sytuacje, w ktrych w przypadku istnienia dwch podobnych dokumentw z obszaru pracownika, jeden jest ju elektroniczny,drugi za widnieje tylko w wersji papierowej.

Czy moliwe jest przeprowadzenie szkolenia np. BHP i ppo. przez Intranet?

Przepisy nie zakazuj prowadzenia szkolenia BHP i ppo. w drodze elektronicznej, w tym przez Intranet. Szkolenia takie musz

jednak spenia odpowiednie warunki. Przykadowo, instrukta oglny BHP powinien zapewni uczestnikom zapoznanie si

z podstawowymi przepisami BHP wynikajcymi z: kodeksu pracy, regulaminu pracy, ukadu zbiorowego pracy oraz przepisw

i zasad BHP obowizujcych u danego pracodawcy, a take z zasadami udzielania pierwszej pomocy.

Owiadczenie pracownika o odbyciu szkolenia musi by jednak sporzdzone w formie pisemnej i przechowywane w aktach

osobowych pracownika.

Podstawa prawna:

Rozporzdzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. (Dz.U. Nr 180, poz. 1860 z zm.)

Coraz wicej organizacji decyduje si na przeprowadzanie szkole np. BHP i ppo. za pomoc Intranetu, ograniczajc tym samym

koszty ich realizacji. Dopenienie tego procesu zapewniaby moliwo zoenia owiadczenia potwierdzajcego przeprowadzony

instrukta rwnie w Intranecie.

Wanym aspektem, z ktrym spotykamy si we wdroeniach Intranetu, jest kwestia zarzdzania szkoleniami. Poza rzeczywist

realizacj szkole (dotyczy rwnie np. okresowych bada lekarskich) pozostaje zagadnienie administrowania nimi tj. np. wiedzy o tym,

ktrzy pracownicy posiadaj zalegoci w danym zakresie.

Dziay HR ju dzisiaj szeroko stosuj tzw. intranetowe przypominacze, mwice o koniecznoci np. skierowania pracownika na badania

okresowe.

Czy akta osobowe (teczki pracownicze) mona prowadzi jedynie w formie elektronicznej

w Intranecie? A jeli naley prowadzi je rwnolegle w formie papierowej i elektronicznej,

to ktre?

Przepisy prawa pracy nie wskazuj jednoznacznie, w jakiej formie maj by prowadzone akta osobowe pracownikw. Wydaje si

jednak, e w obecnym stanie prawnym prowadzenie akt osobowych wycznie na nonikach elektronicznych nie jest moliwe.

Dlatego te, pracodawcy decydujcy si na ich prowadzenie w formie elektronicznej, powinni przechowywa przynajmniej cz

ich zawartoci rwnolegle w tradycyjnej formie papierowej.

Wynika to z przepisw przewidujcych wymg formy pisemnej dla niektrych dokumentw umieszczanych w aktach osobowych.

Wymg taki istnieje przede wszystkim w odniesieniu do kopii umowy o prac, potwierdzenia zapoznania si przez pracownika

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied


14/65


15/65

15

Czy przy uyciu Intranetu mona podpisywa umowy/owiadczenia/zobowizania z pracownikiem?Czy potrzebny jest podpis elektroniczny czy wystarczy elektroniczna akceptacja?

Czy mona zatrudni pracownika przez Intranet?

Umowa o prac powinna by zawarta w formie pisemnej. Niezachowanie pisemnej formy umowy o prac nie powoduje jednak

jej niewanoci lub braku skutecznoci. Pracownik i pracodawca mog zatem zawrze umow o prac i okreli jej niezbdne

elementy (rodzaj i strony umowy, dat jej zawarcia, miejsce pracy, termin rozpoczcia pracy, wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy)

w dowolnej formie, np. ustnie lub w drodze elektronicznej. W takiej sytuacji pracodawca, najpniej w dniu rozpoczcia pracy, musi

jednak potwierdzi na pimie ustalenia dotyczce powyszych warunkw umowy o prac. Jeeli potwierdzenia takiego zamierza

dokona w drodze elektronicznej, musi posugiwa si podpisem elektronicznym.

Pracodawcy, ktry nie potwierdzi na pimie warunkw umowy o prac, grozi kara grzywny.

Podstawa prawna:

art.291 i 2, 281 pkt. 2 Kodeksu pracy;

art. 61, 78 Kodeksu cywilnego;

wyrok SN z 6 padziernika 1976 r., I PRN 66/76;

wyrok SN z 20 wrzenia 1977 r., I PR 67/77;

wyrok SN w wyr. z 8 padziernika 1987 r., I PRN 47/87;

uchwaa SN z 11 maja 1976 r., I PZP 18/76;uchwaa SN z 30 maja 1979 r., I PZP 11/79;

Czy mona rozwiza umow o prac przez Intranet?

Zarwno pracownik jak i pracodawca, ktry chce rozwiza umow o prac, powinien uczyni to na pimie. W przeciwnym razie

rozwizanie umowy o prac bdzie wadliwe. Pomimo swojej wadliwoci, owiadczenie o rozwizaniu stosunku pracy bez zachowania

formy pisemnej jest skuteczne. Prowadzi zatem do ustania stosunku pracy po upywie okresu wypowiedzenia lub, w przypadku

rozwizania umowy o prac bez wypowiedzenia, w dniu zoenia drugiej stronie stosownego owiadczenia. W razie braku formy

pisemnej owiadczenia pracodawcy o rozwizaniu umowy o prac pracownik bdzie mg da w sdzie przywrcenia do pracy

lub odszkodowania.

Sd Najwyszy potwierdzi, e zgodnie z prawem postpi pracodawca, ktry najpierw zawiadomi sw pracownic o rozwizaniu

umowy o prac emailem, a nastpnie dorczy jej identyczne owiadczenie w formie pisemnej tradycyjn przesyk pocztow. Sd

stwierdzi, e pracodawca nie naruszy w ten sposb przepisw o pisemnej formie owiadczenia o rozwizaniu umowy o prac, tym

bardziej, e system przesyania wiadomoci subowych poczt elektroniczn u tego pracodawcy by bardzo popularny i korzystali

z niego wszyscy zatrudnieni, cznie ze zwolnion pracownic.

Podstawa prawna i orzecznictwo:

art. 30 3, art. 45 1 Kodeksu pracy;

art. 61, 78 Kodeksu cywilnego;

wyrok SN z 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06;

wyrok SN z 24 marca 1999 r., I PKN 631/98;

uchwala SN z 2 padziernika 2002 r., III PZP 17/02;

Czy pracownik moe akceptowa wewntrzne regulaminy przez firmowy Intranet? Jeli tak,

to ktre? I czy taka akceptacja jest wystarczajca w kontekcie ewentualnego ich egzekwowania?

Dla niektrych owiadcze pracownika o zapoznaniu si z treci wewntrznych regulaminw przepisy przewiduj obowizkow

form pisemn. Forma ta jest zastrzeona dla celw dowodowych. ak jest na przykad w przypadku potwierdzenia zapoznania

si z treci regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczcymi bezpieczestwa i higieny pracy, z zakresem informacji

objtych tajemnic okrelon w obowizujcych ustawach dla umwionego z pracownikiem rodzaju pracy.

W przypadku innych regulaminw forma pisemna potwierdzenia zapoznania si z ich treci nie jest wymagana, jednak

dla celw dowodowych warto j stosowa. Dziki niej pracownik nie bdzie mg uchyla si od przestrzegania regulaminu,twierdzc, na przykad, e nie zapozna si z jego treci.

Aby mc powszechnie wykorzystywa Intranet do akceptacji regulaminw i dokumentw (nie wymagajcych formy pisemnej) organizacje

coraz czciej stosuj praktyk, w ktrej zasady takich akceptacji wyznaczone s w Regulaminie Pracy i/lub Regulaminie Wykorzystywania

PytaniePytanie

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka


16/65

16

Intranetu. Takie dziaanie powoduje, e pracownik konsekwentnie bdzie uznawa Intranet jako form akceptacji pozostaych regulaminw

i dokumentw oraz zobowizuje si do ich stosowania. Naley podkreli, e istotne w tym zakresie jest poprawne stworzenie i wdroenie

takiego generalnego regulaminu.

Czy wnioski o zmian wynagrodzenia lub stanowiska mona skada i akceptowa przez firmowy

Intranet?

Pracodawca i pracownik mog negocjowa warunki pracy i pacy przez firmowy Intranet (np. za pomoc emaila lub poprzez

zoenie stosownego wniosku elektronicznego). Jeeli dojd do porozumienia, mona uzna, e zawarli porozumienie zmieniajce

te warunki. Niemniej jednak, przepisy prawa pracy wymagaj potwierdzenia tego faktu na pimie, cho zastrzeenie innej

(ni pisemna) formy nie pozbawia skutecznoci uzgodnionych warunkw pracy i pacy.

Warto rwnie pamita, e zmiana umowy o prac odbywa si niekiedy w drodze tzw. wypowiedzenia zmieniajcego

(tj. wypowiedzenia dotychczasowych warunkw pracy i pacy dokonanego jednostronnie przez pracodawc). Dla skutecznoci

takiego wypowiedzenia przez pracodawc kodeks pracy zastrzega form pisemn.

Podstawa prawna:

art. 294 Kodeksu pracy;

art. 76 Kodeksu cywilnego; wyrok SN z 5 wrzenia 1997 r., I PKN 250/97;

wyrok SN z 20 wrzenia 2005 r., III PK 83/05

Czy wniosek o delegacj, rozliczenie delegacji i zaliczki na jej poczet mog by realizowane przez

Intranet?

Mona korzysta z Intranetu przy rozliczaniu delegacji i zaliczek oraz do skadania wnioskw w tym zakresie. Przepisy nie wymagaj

bowiem w tym przypadku formy pisemnej. Rozliczajc koszty podry subowej pracownik musi jednak przedstawi pracodawcy

dokumenty (np. rachunki) potwierdzajce poszczeglne wydatki.

Forma pisemna jest natomiast wymagana, jeeli uzyskanie dokumentacji potwierdzajcej koszty podry subowej byo

niemoliwe. W takiej sytuacji pracownik musi zoy pisemne owiadczenie o poniesionych wydatkach oraz przyczynach braku

stosownej dokumentacji.

Intranetowe systemy do obsugi delegacji, podobnie jak wikszo aplikacji intranetowych, podlegaj cigemu rozwojowi.

Do niedawna peniy rol systemu do wnioskowania o zgod na podr subow z funkcj informowania pozostaych pracownikw

o swojej nieobecnoci. Dzisiaj, w lad za szybkim rozwojem aplikacji intranetowych, do tego typu rozwiza masowo doczane s

funkcje rozliczania zaliczek delegacyjnych. Dziki temu w proces funkcjonuje w Intranetach w sposb kompletny.

Kolejnym krokiem w rozwoju aplikacji do zarzdzania delegacjami bdzie poszukiwanie wartoci dodanych wynikajcych

ze zautomaty zowania tego procesu. Wy raz i s i to m.in . po przez poczenie mo duu de leg acj i z systemami reze rwacyjnym i

i transakcyjnymi np. hoteli czy rodkw transportu. Ju dzisiaj wiele wdroonych moduw do obsugi delegacji prezentuje

w Intranetach (na razie statycznie) rozkady jazdy, adresy hoteli czy umoliwia dostp do informacji o warunkach ubezpiecze

w podry.

Czy w Intranecie mona zoy wniosek o udzielenie dnia / czasu wolnego za godziny nadliczbowe?

Jeli tak, to jakie warunki musz by spenione?

Zgodnie z przepisami, wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w nadgodzinach

powinien by zoony w formie pisemnej. W celu zoenia takiego wniosku pracownik powinien posuy si podpisem

elektronicznym lub wasnorcznie taki wniosek podpisa.

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied


17/65

17

Czy pracownik moe skada wniosek o urlop wypoczynkowy przez Intranet i w taki sam sposb

otrzyma jego akceptacj lub odrzucenie? Czy w takim wypadku potrzebny jest podpis elektroniczny?

Czy dotyczy to wszystkich typw urlopw i wolnych dni pracownika?

Przepisy nie przewiduj szczeglnej formy dla wniosku pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego, std nie ma przeszkd,

aby wprowadzi system skadania i akceptowania/odrzucania wnioskw przez Intranet. Podpis elektroniczny w takim przypadku

nie jest konieczny.

Powysza zasada nie ma jednak zastosowania do wszystkich typw urlopw. Przepisy zastrzegaj, na przykad, obowizkow form

pisemn dla wniosku o udzielenie urlopu bezpatnego lub ojcowskiego.

Pomimo wspomnianych wyjtkw proces wnioskowania i akceptacji urlopu jest jednym z najczciej automatyzowanych usprawnie

w Intranetach. Z naszych obserwacji wynika, e obok samego procesu wnioskowania, funkcj najczciej wykorzystywan jest wielokrotne

sprawdzanie przez pracownika liczby dni urlopu pozostaych do wykorzystania. Automatyzacja tego procesu znaczco odciya dziay

HR, ktre do tej pory zobowizane byy do udzielania odpowiedzi na pojedyncze zapytania pracownikw. Z punktu widzenia pracodawcy

atrakcyjna okazuje si moliwo planowania urlopw w Intranecie (Plany Urlopowe), gdzie w zbiorczym kalendarzu zainteresowane

osoby maj caociowy przegld zaplanowanych urlopw. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku udzielania zgody na urlop przez

przeoonego. Wniosek skadany w formie pisemnej nie dawa przeoonemu praktycznie adnych moliwoci odniesienia otrzymanego

wniosku do stanu ju udzielonych urlopw w jego jednostce.

Elektronicznie zoony i zaakceptowany wniosek urlopowy zyska jeszcze jedn warto. Mona go w prosty sposb zaprezentowa

we wspomnianym ju module Kalendarz Nieobecnoci.

W tym momencie warto przytoczy interesujce zjawisko dotyczce intranetowego wniosku urlopowego. Pomimo, i przepisy prawne

wyranie zezwalaj na wnioskowanie, akceptacj i przechowywanie podania o urlop w Intranecie (tj. elektroniczne zaakceptowanie

wniosku) dziay HR, rednio w co pitym w Polsce wdroonym Intranecie, drukuj zaakceptowany elektroniczny wniosek, a w niektrych

przypadkach rwnie kompletuj podpisy post factum. Porwnujc z rokiem 2005, gdzie praktyka ta dotyczya w ponad 70ciu

procentach wdroe moduu urlopowego, moemy powiedzie, e ronie wiadomo wykorzystania Intranetu w dziaach HR.

Z drugiej strony, potwierdza si zachowawczy charakter dziaw HR, wynikajcy z nieczytelnoci i niespjnoci przepisw, co uzasadnia

funkcjonowanie wersji papierowych. W tym kontekcie optymistyczne wydaj si dziaania ustawodawcy zmierzajce do poszerzania

palety procesw, ktre mog dziaa bez uycia papieru.

Czy poinformowanie pracownika za pomoc Intranetu i / lub poczty elektronicznej o wanych,

z punktu widzenia pracodawcy, sprawach np. o zadaniach do wykonania, czy o dniu wolnym mona

uzna za skuteczne?

Przepisy nie przewiduj szczeglnej formy dla polece subowych i innych zawiadomie, w zwizku z czym ich dokonywanie przez

Intranet lub przy uyciu poczty elektronicznej jest dozwolone.

Owiadczenie w formie elektronicznej uwaa si za skutecznie zoone adresatowi w chwili, w ktrej zostaje ono wprowadzone

do rodka komunikacji elektronicznej (np. do Intranetu) w taki sposb, e adresat owiadczenia moe si z nim zapozna.

Ktre wnioski pracownik moe skada przez Intranet, a ktrych nie moe?

Pracownik moe zoy w drodze elektronicznej kady wniosek, dla ktrego przepisy nie wymagaj formy pisemnej. Forma pisemna

jest, na przykad, zastrzeona dla wniosku o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,

wniosku o obnienie wymiaru czasu pracy skadanego przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, wniosku

o udzielenie urlopu bezpatnego, wniosku o ustalenie indywidualnego czasu pracy, wniosku o zastosowanie systemu skrconego

tygodnia pracy, wniosku pracownikaojca o udzielenie niewykorzystanej czci urlopu macierzyskiego. Std te, tego typu wnioski

powinny by opatrzone albo podpisem elektronicznym albo wasnorcznym podpisem pracownika.

Czy pracownik moe pobra z Intranetu (lub otrzyma emailem) PIT11 lub pasek wynagrodzenia

/ RMUA? Czy to jest skuteczne dorczenie?

Od 2009 roku pracodawcy s zobowizani do przekazywania drukw ZUS RMUA do ZUSu drog elektroniczn, przy czym

dokument ten musi by opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Pracodawca moe przekaza informacje zawarte

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied


18/65

18

w druku ZUS RMUA (pasku wynagrodzenia) pracownikowi drog elektroniczn, po uzyskaniu jego zgody w tym wzgldzie.

Dokument wysany w ten sposb bdzie uwaany za skutecznie dorczony w chwili wprowadzenia go do rodka komunikacji

elektronicznej (np. poprzez wysanie go emailem do pracownika), w taki sposb, eby pracownik mg si z nim zapozna.

Przepisy umoliwiaj pracodawcom skadanie deklaracji podatkowej PI11 do urzdu skarbowego drog elektroniczn. Nie ma

natomiast wyranych zasad dotyczcych dorczania PI11 pracownikom. Std te, rozsdnym rozwizaniem bdzie przesanie

pracownikowi deklaracji w tradycyjnej formie papierowej (np. za porednictwem poczty za potwierdzeniem odbioru), dziki

czemu skuteczne dorczenie dokumentu nie bdzie budzio adnych wtpliwoci. Nie ma oczywicie przeszkd, aby pracodawcawysa rwnolegle deklaracj w formie elektronicznej, w celach informacyjnych.

Pytania, ktre zadali nam przedstawiciele firm i organizacji przy wdroeniach oraz utrzymaniu ich Intranetw wskazuj jednoznacznie,

e wykorzystywanie Intranetu do obsugi kadrowej i usprawniania zarzdzania jest dla nich bardzo wane. Przez ostatnie lata istotnie

wzrosa wiadomo wykorzystywania Intranetu w dziaach HR, za organizacje poszukuj coraz to nowych form osigania wartoci

dodanej z tego tytuu.

Ekspertyzy prawnikw, zawarte w odpowiedziach na postawione pytania, pokazuj bardzo due moliwoci stosowania

Intranetu w kontekcie prawa pracy i funkcjonowania pracownika w organizacji. Zwracaj jednak uwag na szereg niespjnoci

i nierwnomiernego stosowania przepisw prawa w aspekcie Intranetu. Niewtpliwym powodem takiego stanu rzeczy jest brak

kompleksowych rozwiza prawnych zorientowanych na t dziedzin.

Widzc jednak zainteresowanie organw ustawodawczych (wyraane deklaracjami uchwalenia szeregu ustaw uatwiajcych

prowadzenie dziaalnoci gospodarczej) naley spodziewa si, e przepisy w tym zakresie bd w przyszoci ewoluowa.

Z naszych obserwacji wynika, e w palecie wielu rozwiza oraz moliwoci Intranetw, funkcje i moduy zorientowane na kadrow

obsug czy te samoobsug pracownicz zajmuj okoo 3040% wdraanych funkcji w Intranetach.

Coraz czciej te Managerami/Zarzdcami Intranetu staj si szefowie dziaw HR, ktrzy obok szefw IT i szefw Komunikacji

Wewntrznej, stanowi trzeci co do wielkoci grup odpowiedzialn caociowo za Intranet. Nie mona zbagatelizowa tego zjawiska,

ktre bezporednio skorelowane jest ze wzrastajcymi wymaganiami stawianymi przed dziaami HR i angaowaniem ich w procesy

usprawniania organizacji (w tym osigania przewagi rynkowej).

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka


19/65


20/65

21

Wasnointelektualna

w Intranecie


21/65

22

Znaki towarowe, patenty, knowhow i prawa autorskie majtkowe to istotne, niematerialne elementy majtku przedsibiorstwa.

W poniszej czci znajd Pastwo omwienie kwestii wartoci niematerialnych i prawnych pojawiajcych si przy korzystaniu

z sieci typu Intranet.

Intranet, aktualnie jedno z podstawowych narzdzi komunikacji w organizacji, jest miejscem, na amach ktrego rne dziay organizacjii pojedynczy pracownicy publikuj rnorodne treci utwory. Najczciej, co do wasnoci treci publikowanych w Intranecie, nie ma

adnych wtpliwoci, poniewa powstay w ramach wykonywanych czynnoci pracownika (czyli np. artyku napisany przez Redaktora

Intranetu). Niemniej jednak na kontent Intranetu skadaj si rne inne utwory, co do ktrych nie zawsze mamy takie same prawa.

Filmy video, zdjcia, zeskanowane artykuy, cytaty, wypowiedzi, logotypy firm i inne znaki towarowe to wszystko stanowi dzisiaj cz

Intranetu.

Zatem konieczna z punktu widzenia osb tworzcych i zarzdzajcych Intranetem jest wiedza co do prawnych moliwoci stosowania

tych treci. Dotyczy to zarwno stosowania materiaw w Intranecie, jak rwnie uywania Intranetu w szerszym kontekcie

dziaalnoci podmiotu czyli np. (co jest dosy powszechn ostatnio praktyk) uywanie zrzutw ze strony intranetowej w materiaach

promocyjnych, ktre dystrybuowane s na zewntrz organizacji.

W pracy konsultantw ds. Intranetw wielokrotnie spotykamy si z pytaniami o rozstrzygnicia, ktre swoim zakresem definiowane

s pod hasem Wasno Intelektualna czy Prawa Autorskie. wiadcz one o duej uwadze Managerw Intranetw w kontekcieprawidowego uywania wszelkich utworw, szczeglnie tych, do ktrych organizacja nie posiada praw. Z drugiej jednak strony moemy

spotka Intranety, w ktrych przykada si mniejsz uwag do kwestii prawnych. Wynika to w duej mierze z niewiadomoci samych

Redaktorw Intranetw. Rozdzia ten okae si szczeglnie pomocny wanie Redaktorom i Administratorom Intranetw. Z duej czci

zagadnie poruszanych przez ekspertw prawnych skorzystaj przedstawiciele dziaw Public Relations, Marketingu, Komunikacji

Wewntrznej i Korporacyjnej.

Czy stron intranetow (wewntrzn) moemy opublikowa na innych (zewntrznych) stronach

firmowych?

Czy zrzut ekranowy z Intranetu moemy opublikowa np. w folderze reklamowym, pokaza

w telewizji? Jeli tak, to na jakich zasadach?

Na stronach intranetowych mog zosta zamieszczone elementy majce rne pochodzenie i rdo ochrony prawnej, tj. mog

znale si na niej utwory chronione prawem autorskim, dobra osobiste chronione prawem cywilnym, znaki towarowe chronione

prawem wasnoci przemysowej, tajemnica przedsibiorstwa chroniona ustaw o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, etc.

ym samym, moliwo opublikowania danej strony intranetowej na innych stronach firmowych (rozumiemy przez to strony

www danej firmy) czy te moliwo opublikowania zrzutu ekranowego z Intranetu np. w folderze reklamowym, zalee bdzie

od tego, czy firmie, czyli podmiotowi korzystajcemu z danej strony intranetowej, przysuguje prawo do wykorzystywania tej strony

(i jej zawartoci) w okrelony sposb. W szczeglnoci, w tym celu firmie powinno przysugiwa prawo korzystania z autorskich

praw majtkowych do szaty graficznej i innych utworw chronionych prawem autorskim, zawartych na danej stronie intranetowej,

prawo do wykorzystywania zawartych na danej stronie intranetowej znakw towarowych, jak rwnie prawo do publikowania

zawartych tam baz danych czy imion, nazwisk i wizerunkw osb fizycznych. Opublikowanie danej strony intranetowej na stronach

www publicznie dostpnych czy w reklamie nie moe te stanowi czynu nieuczciwej konkurencji (np. naruszenia tajemnicyinnego przedsibiorstwa) jak rwnie narusza przepisw prawa cywilnego dotyczcych ochrony dbr osobistych czy ustawy

o ochronie danych osobowych. W zwizku z tym, kady zrzut ekranu czy kad stron intranetow naley bada odrbnie,

z uwzgldnieniem treci w nich zawartej.

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

PytaniePytanie

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied


22/65

23

Prawo autorskie a Intranet przepisy, zasady, wytyczne

Utwr

Gdy wykonywanie pracy czy si z prac intelektualn, jej wynikiem jest czstokro utwr, ktry jest przedmiotem ochrony Prawa

autorskiego.

Utworem jest kady przejaw ludzkiej dziaalnoci twrczej o indywidualnym charakterze. Oznacza to, i okrelony wytwr

niematerialny, aby uzyska kwalifikacje utworu i podlega ochronie na gruncie Prawa autorskiego powinien wykazywa cznie

nastpujce cechy: 1) stanowi rezultat pracy czowieka (twrcy) 2) stanowi przejaw dziaalnoci twrczej 3) mie indywidualny

charakter. Istotne jest te, aby utwr by ustalony w jakiejkolwiek postaci. Pomysy (odkrycia, idee, procedury, metody, zasady

dziaania, koncepcje matematyczne) nie podlegaj ochronie dopki nie zostan wyraone, np. na kartce papieru lub wygoszone

podczas przemwienia. Dla uzyskania ochrony nie jest istotna posta w jakiej utwr zosta ustalony. Nie jest rwnie istotna warto

utworu, jego przeznaczenie, ani sposb wyraenia.

Utwr o powyszych cechach stanowi dobro niematerialne tj. nie jest czci przyrody i jest niezaleny od nonika, na ktrym zosta

wyraony. Dla przykadu, spalenie ksiki nie powoduje wyganicia ochrony dla utworu w niej wyraonego.

wrcze opracowanie cudzego utworu (tumaczenie, przerbka, adaptacja) samo w sobie rwnie stanowi utwr, a co za tym idzie,

stanowi przedmiot ochrony na gruncie Prawa autorskiego. akie utwory opracowania nazywane s utworami zalenymi.

Utwr moe stanowi rezultat dziaania wielu osb. Mamy wwczas do czynienia z utworem zbiorowym.

Podstawa prawna:

art. 1 i 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku,

Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Prawa autorskie

Prawa autorskie su ochronie utworu przed naruszeniami. Przysuguj one twrcy w ramach monopolu autorskiego. Prawa

autorskie dziel si na autorskie prawa osobiste oraz majtkowe.

Autorskie prawa osobiste su ochronie niematerialnej wizi twrcy ze swoim utworem. Prawa te nie mog zosta przeniesione

na osoby trzecie (s niezbywalne) i s nieograniczone w czasie. Autorskimi prawami osobistymi s m.in. prawa do autorstwa

utworu; oznaczenia utworu swoim nazwiskiem lub pseudonimem albo do udostpniania go anonimowo; nienaruszalnoci treci

i formy utworu oraz jego rzetelnego wykorzystania; decydowania o pierwszym udostpnieniu utworu publicznoci; nadzoru nad

sposobem korzystania z utworu.

W przeciwiestwie do osobistych praw autorskich, autorskie prawa majtkowe mog zosta przeniesione na osoby trzecie

(s zbywalne) i s ograniczone w czasie (zasadniczo, gasn 70 lat po mierci twrcy). Su one ochronie interesw ekonomicznych

twrcy zwizanych z dzieem.

wrca ma moliwo przeniesienia przysugujcych mu autorskich praw majtkowych na inny podmiot (umowa

o przeniesienie autorskich praw majtkowych) lub te udzielenia mu zgody na korzystanie z utworu (umowa licencyjna).

W pierwszym przypadku (przeniesienie) twrca wyzbywa si przysugujcych mu praw i sam nie moe ju z nich korzysta.

W drugim przypadku prawa autorskie pozostaj przy twrcy, a jedynie osoba trzecia moe z nich korzysta w pewnym,

ograniczonym zakresie. Umowa o przeniesienie autorskich praw majtkowych wymaga zachowania formy pisemnej podrygorem niewanoci.

Umowa licencyjna moe zosta zawarta w dowolnej formie, choby ustnej. Wyjtek stanowi licencja wyczna wwczas wymagana

jest forma pisemna pod rygorem niewanoci. Umowa o przeniesienie autorskich praw majtkowych jak i umowa licencyjna

powinny okrela pola eksploatacji (obszary), na ktrych nastpuje przeniesienie (upowanienie do korzystania) autorskich praw

majtkowych.

Wymienione w ustawie pola eksploatacji to:

w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu wytwarzanie okrelon technik egzemplarzy utworu, w tym

technik drukarsk, reprograficzn, zapisu magnetycznego oraz technik cyfrow,

w zakresie obrotu oryginaem albo egzemplarzami, na ktrych utwr utrwalono wprowadzanie do obrotu, uyczenie

lub najem oryginau albo egzemplarzy,

w zakresie rozpowszechniania utworu w sposb inny ni okrelony powyej publiczne wykonanie, wystawienie,

wywietlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a take publiczne udostpnianie utworu w taki sposb, aby

kady mg mie do niego dostp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

DefinicjaDefinicja

DefinicjaDefinicja


23/65

24

Prawo autorskie nieco odmiennie okrela pola eksploatacji dla programw komputerowych oraz dla autorskich praw

pokrewnych.

Podstawa prawna:

art. 16, art. 17, art. 41, art. 50, art. 53, art. 67 ust. 5, art. 74 ust. 4; 86 ust. 1 pkt. 2, 94 ust. 4, 97 ustawy z dnia 4 lutego 1994

roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Utwory w rodowisku pracy

Wraz z rozwojem funkcji spoecznociowych, forw i blogw pracowniczych oraz udziaem pracownika w sekcjach dzielenia si wiedz

i wsptworzeniem innowacji dla organizacji z wykorzystaniem Intranetu, nie tylko pracodawca jest stron publikujc i udostpniajc

rne treci. Rwnie pracownik wykazuje w tym zakresie du proaktywno. Na tym polu pojawia si wiele pyta, na ktre odpowiedzi

szukaj przede wszystkim dziay HR, ale rwnie same dyrekcje i zarzdy. Problematyk zasadnicz z punktu widzenia pracodawcy jest to, czy

i jak organizacja moe wykorzystywa utwory pracownika znajdujce si w Intranecie? Jeli moe, to na jakich zasadach? Czy sytuacja ulega

zmianie, kiedy usta stosunek pracy z pracownikiem, ktry w Intranecie pozostawi swoisty arsena wiedzy, zdj, tekstw i innych utworw?

Jaki podmiot jest uprawniony do utworu stworzonego przez pracownika zatrudnionegona podstawie umowy o prac oraz innej umowy cywilnoprawnej (o dzieo, zlecenie)?

Pracodawca, ktry zatrudnia twrc na podstawie umowy o prac, dzieo lub zlecenie moe naby prawa do utworw stworzonych

przez tego pracownika (wsppracownika) w ramach wykonywania obowizkw wynikajcych z wicej strony umowy. Zakres

nabywanych przez pracodawc praw zaley od charakteru umowy czcej strony (czy jest to umowa o prac czy umowa

cywilnoprawna) oraz od postanowie samej umowy.

Umowa o prac (utwory pracownicze)

W przypadku, gdy twrca jest zwizany umow o prac, autorskie prawa majtkowe do jego utworw przenoszone s

z mocy prawa (automatycznie) na pracodawc, jeeli umowa o prac, lub przepis szczeglny nie stanowi inaczej.

Warunkiem takiego przeniesienia jest 1) wykonywanie danego utworu w ramach obowizkw pracowniczych twrcy

oraz 2) przyjcie (zaakceptowanie) tego utworu przez przeoonego twrcy. Pracodawca ma 6 miesicy od dostarczeniautworu przez pracownika na zawiadomienie go w kwestii przyjcia utworu.

Jeli powysze warunki s spenione, utwr jest tzw. utworem pracowniczym, a pracodawca nie musi prosi pracownika

o zgod na wykorzystanie utworu.

Umowa cywilnoprawna (umowa o dzieo, zlecenie)

Autorskie prawa majtkowe do utworw wytworzonych przez osob zatrudnion na podstawie umowy cywilnoprawnej

(jak rwnie utworw wytworzonych przez pracownika poza zakresem obowizkw pracowniczych) nie zostaj

przeniesione z mocy ustawy (automatycznie) na pracodawc, chyba e umowa z dan osob stanowi inaczej.

o z kolei oznacza, i pracodawca musi uzyska zgod tej osoby (wsppracownika) w celu korzystania z takich utworw.

aka zgoda moe mie form umowy o przeniesienie autorskich praw majtkowych lub umowy licencyjnej (szerzej

na temat tych umw piszemy powyej, w czci dotyczcej praw autorskich)

Nieco odmienne zasady maj zastosowanie dla utworw stworzonych przez pracownika instytucji naukowej oraz dlaprogramw komputerowych.

Podstawa prawna:

art. 12, 41 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006

roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Czy po zwolnieniu pracownika moemy w Intranecie przechowywa jego utwory (np. wypowiedzi

na blogu wewntrznym)?

Jeeli mowa jest o utworze pracowniczym (wytworzonym przez pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o prac, w ramach

wykonywania obowizkw pracowniczych i przyjtym przez pracodawc patrz punkt powyej) pracodawcy przysugujwszelkie autorskie prawa majtkowe do tego utworu. Prawa te nie wracaj do pracownika po jego zwolnieniu, lecz pozostaj

przy pracodawcy. Pracodawca moe zatem nimi rozporzdza i korzysta z nich, przez czas nieokrelony, w dowolny sposb.

Moe, midzy innymi, przechowywa utwory tego pracownika w Intranecie.

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied


24/65

25

W przypadku zwizania twrcy umow inn ni umowa o prac, moliwo wykorzystania utworw danego pracownika po jego

zwolnieniu zalee bdzie od tego, czy i w jakim zakresie pracodawca naby prawa autorskie majtkowe do stworzonych przez

tego pracownika utworw. W przypadku cakowitego przeniesienia autorskich praw majtkowych, sytuacja jest identyczna jak

w przypadku utworw pracowniczych mona korzysta z utworw po zwolnieniu pracownika. Jeeli udzielona zostaa tylko

licencja moliwo korzystania z utworw zalee bdzie od tego, na jaki czas zostaa udzielona licencja (czy obejmuje rwnie

okres po zwolnieniu pracownika) oraz od tego, czy inne postanowienia tej umowy nie zakazuj wykorzystywania utworw tego

wsppracownika w okrelony sposb.W przypadku wpisw na blogu, naley wpierw zbada, czy danej wypowiedzi przysuguje ochrona prawnoautorska, tj. czy dany

wpis na blogu jest w ogle utworem.

Podstawa prawna:

art. 1, 12, 41 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006

roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Szczegln uwag naley powici tym treciom (utworom) naszego Intranetu, ktrych autorem s wsppracownicy lub klienci.

Dobrym rozwizaniem jest utrzymywanie tych obszarw w formie odrbnych zakadek, co stanowczo uatwi szybk identyfikacj i np.

usunicie z Intranetu, jeli bdzie taka konieczno.

Warto zwrci uwag na to, co w powyszej odpowiedzi zaznacza ekspert prawny nie wszystkie wytwory, ktre powstay w wynikuwsppracy i tworzenia treci intranetowych s utworami.

Zasadniczo czciej mamy do czynienia z sytuacj, w ktrej powstajce w Intranecie treci z zasady staj si wasnoci organizacji,

co definiuje zakres i charakter wsppracy. Przykadowo, jeli elementem wsppracy z kontraktowym managerem jest jego raportowanie

przez Intranet, to nie mwimy tutaj o utworach tylko o produktach wsppracy. Podobnie jeli nasz partner korzysta z Intranetu

(Extranetu) w zakresie zamawiania produktw, rwnie tutaj definicja utworu nie ma zastosowania.

Utwory osb trzecich

Aby Intranet mia atrakcyjn posta, jego redaktorzy i og pracownikw bardzo czsto dostarczaj i publikuj w nim zewntrzne

utwory, ktrych sami nie s autorami i ktre nie powstay w wyniku wykonywania obowizkw na zajmowanym stanowisku.

Istnieje naturalna pokusa, aby w Intranecie opublikowa znaleziony w Internecie film lub zdjcie, do ktrych nie posiadamy praw.

W Intranetach spotka moemy rwnie opublikowane grafiki satyryczne, ktre autor zamieszcza na swojej stronie www. Pamitajmy

jednak, aby za kadym razem sprawdzi warunki licencyjne.

Ta sama zasada dotyczy utworw, ktre pochodz z tzw. monitoringu mediw. Tutaj, z jednej strony istot jest samo korzystanie

z materiaw, ktre otrzymujemy w monitoringu (najczciej licencja ogranicza dostp do kilku osb), z drugiej prawa autorskie do tych

utworw zdeponowane s po stronie np. tego tytuu prasowego, ktry w swoim artykule wspomina nazw naszej organizacji. Z zasady

nie mamy prawa do takiego utworu.

Materiaem, ktry stanowi si napdow kontentu intranetowego s wszelkiego rodzaju zdjcia i filmy. Zdarza si, e publikujemy

w Intranecie zdjcie, na ktrym jest nasz wizerunek, jednak nie zawsze posiadamy prawa do takiego zdjcia.

Zagadnienie utworw osb trzecich jest na tyle istotnym aspektem w projekcie intranetowym, e dla sprawnego i zgodnego z prawem

dziaania Intranetu w tym zakresie zespoy projektowe prowadz analiz sposobu wykorzystywania zdj i filmw. Wypracowane

zasady opisywane s np. w Regulaminie Pracy lub Regulaminie Intranetu.

Jakie s zasady korzystania z utworw osb trzecich w Intranecie?

Jakie s zasady publikowania w Intranecie utworw, ktre pochodz z zewntrznych rde?

W celu skorzystania z utworw osb trzecich (nie bdcych pracownikami firmy lub wsppracownikami, ktrzy przenieli

przysugujce im prawa autorskie majtkowe na firm lub udzielili firmie licencji), np. w celu opublikowania tych utworww Intranecie, firma musi uzyska zgod odpowiedniej osoby, ktrej przysuguj prawa autorskie do tego utworu. Zgoda ta powinna

zosta udzielona przez twrc utworu lub jego nastpc prawnego (np. osob, ktra nabya autorskie prawa majtkowe od twrcy

w drodze umowy lub jest jego spadkobierc).

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

PytaniePytanie

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied


25/65

26

aka zgoda moe mie form umowy o przeniesienie autorskich praw majtkowych lub umowy licencyjnej (szerzej na temat umw

licencyjnych piszemy w czci dotyczcej praw autorskich).

Uzyskanie zgody twrcy nie jest konieczne w przypadku utworw objtych tzw. woln licencj 1, w ramach tzw. dozwolonego

uytku (kwestie te reguluj art. 2325 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Z oczywistych

wzgldw, nie jest te wymagana zgoda na korzystanie z utworw, do ktrych autorskie prawa majtkowe wygasy (zasadniczo,

nastpuje to 70 lat po mierci twrcy).

Podstawa prawna:

art. 23, 24, 25, 36, 41, 43, 79 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity

Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Na jakich zasadach moemy cytowa wypowiedzi, teksty innych osb w Intranecie?

Jak ju wskazalimy, co do zasady, korzystanie z cudzych utworw wymaga zgody ich twrcw. Niemniej jednak, zgoda ta nie jest

wymagana, jeeli danego utworu nie wykorzystujemy w caoci, a jedynie go cytujemy.

Aby cytat by rzetelny musi spenia kilka warunkw, na ktre skadaj si:

rozpoznawalno aby nie naruszy cudzych praw autorskich poprzez popenienie plagiatu, cytowany tekst musi by

wyranie odrniony od reszty publikacji,

oznaczenie autorstwa naley wyranie oznaczy, ktry fragment tekstu pochodzi od danego autora oraz wskaza rdo

tego tekstu. W przypadku tekstw anonimowych lub niepublikowanych ten fakt rwnie naley zasygnalizowa,

celowo cytowanie suy ma wyjanianiu lub nauczaniu, krytycznej analizie lub prawom gatunku twrczoci,

pomocniczo naley pamita o zachowaniu odpowiedniej proporcji midzy cytowanymi utworami a wkadem

wasnym autora. Jeeli proporcja ta bdzie zaburzona i cytaty w utworze bd stanowi element dominujcy to mamy

wtedy rwnie do czynienia z naruszeniem praw autorskich.

Przepisy nie okrelaj jednoznacznie dugoci cytatu czy jego proporcji wzgldem utworu, w ktrym jest zamieszczony. Sd

Najwyszy wypowiedzia si w tej kwestii stwierdzajc, e cytowany urywek lub nawet cay drobny utwr musi pozostawa w takiej

proporcji do wkadu wasnej twrczoci, aby nie byo wtpliwoci co do tego, e powstao wasne, samoistne dzieo.Jeeli spen ione s powysze warunki, nie jest koniec zne zawarcie umowy z uprawnionym, a twrcy w takim przypadku

nie przysuguje prawo do wynagrodzenia.

Podstawa prawna:

art. 23, 24, 25 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych

(tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.) oraz wyrok Sdu Najwyszego z dnia 23 listopada 2004

r., Syg, akt I CK 232/04

Kwestia cytowania dotyczy szczeglnie rzecznikw prasowych, dziaw PR i Marketingu, ale rwnie tych pracownikw, ktrzy

wykorzystuj zewntrznych ekspertw i materiay prasowe do kreowania wewntrznej polityki.

Obserwujemy praktyk, e w Intranecie swobodnie publikowane s materiay eksperckie z rnych dziedzin, ktrych gwnym zadaniem

jest urozmaicenie kontentu. Pochodz one gwnie ze szkole, ksiek i stron internetowych. Zasady uywania takich utworw warto

zdefiniowa w Regulaminie Intranetu.

Czy moemy wykorzystywa prywatne zdjcia pracownika? Jeli tak, to jakie warunki naleyspeni?

Przez prywatne zdjcia pracownika rozumiemy zdjcia, ktrych pracownik jest twrc, ktre zostay wykonane poza obowizkami

pracowniczymi tego pracownika (np. zdjcia z wakacji, zdjcia rodzinne). Na wykorzystanie takich zdj wymagana jest zgoda tego

pracownika (umowa licencyjna). O wymogach, jakie powinna spenia taka umowa szerzej piszemy we fragmencie powiconym

prawom autorskim.

1 Wolne licencje - niektrzy twrcy decyduj si na ograniczenie ochrony prawnoautorskiej swoich utworw. Wwczas tego typuutwory rozpowszechniane s wraz ze stosown licencj, lub jej graficzn reprezentacj, np. licencje Creative Commons, GPL, itd.Reguy korzystania z tych utworw opisane s w danej licencji.

1 Wolne licencje - niektrzy twrcy decyduj si na ograniczenie ochrony prawnoautorskiej swoich utworw. Wwczas tego typuutwory rozpowszechniane s wraz ze stosown licencj, lub jej graficzn reprezentacj, np. licencje Creative Commons, GPL, itd.Reguy korzystania z tych utworw opisane s w danej licencji.

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied


26/65

27

Podstawa prawna:

art. 23, 24, 25, 36, 41, 43, 79 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity

Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Odpowiedzialno za naruszenie praw autorskichNaruszenie praw autorskich osobistych

wrca, ktrego prawa autorskie osobiste s zagroone naruszeniem, moe wystpi z daniem zaniechania tego dziaania. Ju

samo zagroenie naruszenia prawa autorskiego osobistego jest wystarczajce do wystpienia z takim daniem. Nie musi w zwizku

z tym istnie naruszenie (np. pracownik dowiedzia si, e pracodawca zamierza opublikowa w Intranecie artyku jego autorstwa

bez wskazania imienia i nazwiska twrcy).

Szerszy jest katalog uprawnie przysugujcych twrcy, ktrego autorskie prawa osobiste zostay ju naruszone (np. artyku

pracownika zosta opublikowany bez podania imienia i nazwiska twrcy). W takiej sytuacji, moe on take da, aeby osoba, ktra

dopucia si naruszenia, dopenia czynnoci potrzebnych do usunicia jego skutkw, w szczeglnoci aby zoya owiadczenie

odpowiedniej treci i w odpowiedniej formie. Jeeli naruszenie byo zawinione, sd moe przyzna twrcy odpowiedni sum

pienin tytuem zadouczynienia za doznan krzywd lub na danie twrcy zobowiza sprawc, aby uici odpowiedni

sum pienin na wskazany przez twrc cel spoeczny.

Podstawa prawna:

art. 78 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku,

Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Naruszenie autorskich praw majtkowych

Uprawniony (czyli twrca lub jego nastpca prawny), ktrego autorskie prawa majtkowe zostay naruszone, moe da od osoby,

ktra naruszya te prawa:

zaniechania naruszania,

usunicia skutkw naruszenia,

wydania uzyskanych korzyci, naprawienia wyrzdzonej szkody:

a) na zasadach oglnych albo

b) poprzez zapat sumy pieninej w wysokoci odpowiadajcej dwukrotnoci, a w przypadku gdy naruszenie jest

zawinione trzykrotnoci stosownego wynagrodzenia, ktre w chwili jego dochodzenia byoby nalene tytuem

udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu.

Niezalenie od powyszych roszcze uprawniony moe si domaga: jednokrotnego albo wielokrotnego ogoszenia w prasie owiadczenia odpowiedniej treci i w odpowiedniej formie lub

podania do publicznej wiadomoci czci albo caoci orzeczenia sdu wydanego w rozpatrywanej sprawie, w sposb

i w zakresie okrelonym przez sd,

zapaty przez osob, ktra naruszya autorskie prawa majtkowe, odpowiedniej sumy pieninej, nie niszej ni

dwukrotna wysoko uprawdopodobnionych korzyci odniesionych przez sprawc z dokonanego naruszenia, na rzecz

Fundusz Promocji wrczoci, gdy naruszenie jest zawinione i zostao dokonane w ramach dziaalnoci gospodarczej

wykonywanej w cudzym albo we wasnym imieniu, choby na cudzy rachunek.

Osobie, ktra naruszya autorskie prawa majtkowe, na jej wniosek i za zgod uprawnionego, w przypadku gdy naruszenie jest

niezawinione, sd moe nakaza zapat stosownej sumy pieninej na rzecz uprawnionego, jeeli zaniechanie naruszenia lub

usunicie skutkw naruszenia byoby dla osoby naruszajcej niewspmiernie dotkliwe.

Sd, rozstrzygajc o naruszeniu prawa, moe orzec na wniosek uprawnionego o bezprawnie wytworzonych przedmiotach oraz

rodkach i materiaach uytych do ich wytworzenia, w szczeglnoci moe orzec o ich wycofaniu z obrotu, przyznaniu uprawnionemu

na poczet nalenego odszkodowania lub zniszczeniu. Orzekajc, sd uwzgldnia wag naruszenia oraz interesy osb trzecich.


27/65

28

Uprawniony ma moliwo zabezpieczania powyszych roszcze, jak rwnie wystpowania z daniem uzyskania informacji

o pochodzeniu, sieciach dystrybucji, iloci i cenie towarw lub usug naruszajcych autorskie prawa majtkowe.

Podstawa prawna:


Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Temat zdj pracownikw w Intranecie dotyczy wielu jego sekcji. Problemy ze zdjciami pojawiaj si szczeglnie w kontekcie tzw.

Ksiki Teleadresowej lub moduu Profil Pracownika. W przypadku Ksiki Teleadresowej wyzwaniem samym w sobie jest pozyskanie

zdj od wszystkich pracownikw. Zdarza si na przykad sytuacja, w ktrej pracownik w swoim profilu Ksiki Teleadresowej

chce umieci zdjcie ze znan postaci ycia publicznego. Interwencja Managera Intranetu moe okaza si szczeglnie krytyczna

w momencie, kiedy autorem zdjcia ze znan osobistoci jest nie sam pracownik a inny, mniej lub bardziej znany fotograf. Naley mie

na uwadze to, e liczba rozstrzygni w tym zakresie z udziaem wymiaru sprawiedliwoci bdzie rosa proporcjonalnie do wzrastajcej

wiadomoci wasnoci intelektualnej.

Doradzamy, aby w miejscach gdzie to jest moliwe, autorem (posiada prawa) zdj w Intranecie by sam pracodawca. Zawsze

sprawdzajcym si zabiegiem jest np. zorganizowanie sesji zdjciowej dla pracownikw. Warto doda, e sama sesja jest dobrym

pretekstem do promocji Intranetu w organizacji.

Dobra osobiste

Dobra osobiste przynalene s kadej osobie fizycznej. Przykadowe wyliczenie dbr osobistych czowieka zawiera art. 23 kodeksu

cywilnego. S to: zdrowie, wolno, cze, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji,

nietykalno mieszkania, twrczo naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska. Katalog ten nie jest zamknity,

co oznacza, e istniej te inne ni wymienione wyej dobra osobiste czowieka, takie jak prywatno i intymno czowieka.

Podobnie chronione s dobra osobiste osb prawnych, takie jak prawo do nazwy, dobra reputacja, tzw. goodwill, tajemnica

korespondencji.

Uprawnienia do dbr osobistych s niezbywalne, oraz nie podlegaj dziedziczeniu. Oznacza to, e przykadowo, pracownik nie

moe przenie np. prawa do swego wizerunku lub nazwiska na firm. Dobra osobiste nie podlegaj te dziedziczeniu.

W miejscu pracy istotne znaczenie maj zasadniczo trzy dobra osobiste wizerunek, tajemnica korespondencji oraz prawo

do prywatnoci.

Wizerunek to zestawienie cech, ktre pozwalaj na identyfikacj konkretnej osoby. Mog nimi by elementy twarzy osoby, fryzura,

biuteria, okulary, odzie, lub inne cechy, jeeli tylko s wystarczajce do rozpoznania osoby.

Rozpowszechnianie (tj. publiczne udostpnianie) wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W przypadku

braku wyranego zastrzeenia zezwolenie nie jest wymagane, jeli osoba ta otrzymaa umwion zapat za pozowanie. Zezwolenia

nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:

osoby powszechnie znanej, jeeli wizerunek wykonano w zwizku z penieniem przez ni funkcji publicznych,

w szczeglnoci politycznych, spoecznych, zawodowych,

osoby stanowicej jedynie szczeg caoci, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

By doszo do naruszenia wizerunku nie jest potrzebny wyrany sprzeciw, wystarczy brak wyraenia zgody. Inn spraw jest,

e zgoda ta moe by dorozumiana (np. brak reakcji na fotografowanie etc.).

Zgodnie z art. 47 Konstytucji RP kady ma prawo do ochrony prawnej ycia prywatnego.

Prywatno to termin, ktry w najszerszym znaczeniu oznacza moliwo jednostki lub grupy osb do utrzymania swych

osobistych zwyczajw i zachowa z dala od widoku publicznego. S to w szczeglnoci zdarzenia zwizane z yciem rodzinnym,

seksualnym, stanem zdrowia, przeszoci, sytuacj majtkow, w tym take uzyskiwanymi dochodami. Przykadowo, ujawnienie

przez pracodawc bez zgody pracownika wysokoci jego wynagrodzenia za prac moe stanowi naruszenie dobra osobistego.

akim naruszeniem moe by rwnie ledzenie dziaa pracownika na komputerze pracowniczym m.in. jakie strony internetowe

odwiedza uytkownik komputera, z kim si kontaktuje, jakich zakupw dokonuje w sklepach internetowych etc.

Podstawa prawna:

art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 roku, Nr 78, poz. 483, z pn. zm.);

art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

DefinicjaDefinicja


28/65

29

Czy pracownik musi wyrazi zgod na pokazywanie jego zdjcia w Intranecie?

ak. Wizerunek utrwalony na zdjciu nie naley do katalogu danych osobowych, ktre pracodawca moe przetwarza bez zgody

pracownika na podstawie kodeksu pracy. Pracownik musi zatem wyrazi zgod na publikacj jego wizerunku w Intranecie. W wietle

najnowszego orzecznictwa sdowego dotyczcego portali spoecznociowych dotyczy to rwnie zdj grupowych.

Nie, o ile zamieszczenie zdjcia bdzie odpowiada celom przetwarzania, np. zamieszczenie zdjcia paszportowego w zbiorze

kontaktowym pracownikw danej organizacji. Wwczas nie jest konieczne uzyskanie zgody pracownika na umieszczenie jego

zdjcia w Intranecie. Zgodnie bowiem z art. 81 ust. 1 Prawa autorskiego, zgoda wymagana jest na rozpowszechnianie wizerunku.

Umieszczenie w Intranecie nie jest rozpowszechnianiem. Zdjcie w Intranecie nie jest udostpniane publicznie, a wic bliej

nieokrelonemu krgowi osb (tak jak np. w Internecie). Dostp do niego maj jedynie pracownicy i wsppracownicy danej firmy.

Gdyby jednak dostp do Intranetu mieli uzyska rwnie pracownicy innej, np. wsppracujcej firmy, zgoda pracownikw byaby

ju konieczna. Szczegowy opis kwestii zwizanych z ochron danych osobowych zamieszczony jest w dalszej czci raportu.

Podstawa prawna:


art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.);


Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

W zasadzie do rzadkoci nale Intranety, w ktrych pracownik nie jest pokazywany. Zdjcie uzupenia zarwno profil pracownika

w Ksice Teleadresowej, jak i wystpuje w innych zakadkach Intranetu. Nie dziwi nas zdjcie pracownika w artykule Aktualnoci

Intranetowych, standardem jest zdjcie pracownika w narzdziach do Zarzdzania Zadaniami czy Projektami. Zdjcie pracownika

podpisuje go w raportach, w zestawieniach, wreszcie zdjcia pracownikw masowo tworz Intranetowe Galerie, w ktrych zebrane

s zdjcia z imprez, szkole, spotka i innych aktywnoci naszej organizacji.

Wymieniony przykadowy katalog cechuje si tym, e to bardziej pracodawcy zaley na uywaniu zdjcia pracownika. Celem jest

sprawniejsze zarzdzanie, budowanie kultury organizacyjnej i oczywicie usprawnianie komunikacji wewntrznej. I w tym zakresie

najczciej syszymy pytanie Czy musimy mie zgod na prezentowanie tych zdj?. Na szczcie przepisy prawne w tym zakresie s

bardzo czytelne i mona powiedzie, e dostosowuj si do faktycznego wykorzystywania zdj pracownikw w Intranecie.

Drugi przypadek funkcjonowania zdj w Intranecie, bezporednio zwizany jest z tymi wszystkimi obszarami Intranetu, gdzie pracownik

umieszcza zdjcia samodzielnie. Uoglniajc, mona powiedzie, e to wszystkie miejsca z dziedziny spoecznoci wewntrznych czyszeroko rozumianego Intranetu 2.0. Profil spoecznociowy pracownika, samodzielnie publikowane zdjcia z urlopu, czy z wesela

uporzdkoway sposb dystrybucji tych zdj w organizacji. Wczeniej dziao si to za porednictwem dugich posiedze i przegldania

albumw, pniej wielomegabajtowe pliki zdjciowe (stajc si prawdziw zmor administratorw sieci firmowej) kryy w poczcie

email. Intranet w tym zakresie nie tylko uporzdkowa kwesti obcionych skrzynek poczty elektronicznej, ale umoliwi wiadome

wykorzystywanie zdj do budowania kultury organizacyjnej i budowania relacji grupowych w organizacjach.

Nadmieni naley, e samodzielne publikowanie zdjcia przez pracownika w Intranecie jest ju udzieleniem zgody na ich publikacj

w obrbie Intranetu. Inn kwesti bdzie oczywicie ewentualne wykorzystanie wizerunku pracownika w formie np. wydrukowanego

w folderze promocyjnym, zrzutu ekranu Intranetu. Aby unikn nieporozumie oraz konfliktw zwizanych z wykorzystywaniem zdj

pracownikw w Intranecie zaleca si opisanie zasad ich eksploatowania w Regulaminie Pracy/Regulaminie Intranetu.

Czy moemy wprowadzi do Intranetu zdjcie pracownika, ktre zostao zrobione podczas wyjazdu

integracyjnego, szkolenia etc.? Czy pracownik musi wyrazi na to zgod?

Zgodnie z art. 81 ust. 2 Prawa autorskiego, zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku nie jest konieczne, gdy wizerunek ten

stanowi jedynie cz kadru (np. gdy ta osoba przypadkiem znajdzie si na zdjciu krajobrazu grskiego, lub wrd wielu osb

taczcych na parkiecie).

Czstokro ma miejsce sytuacja, w ktrej istnieje dorozumiana zgoda na wykorzystywanie wizerunku przez pracodawc (w tym

rwnie w Intranecie). Ma to miejsce przykadowo w sytuacji, gdy pracownik skada na rce pracodawcy fotografi portretow,

dobrowolnie bierze udzia w sesji fotograficznej zorganizowanej przez firm dla pracownikw firmy lub podczas wyjazdu

integracyjnego, nie protestuje przeciwko wykonywaniu fotografii z jego udziaem. Jeli pracodawca wykae, e zamieszczenie zdj

w Intranecie suy jedynie poprawie organizacji pracy (usprawnieniu komunikacji midzy pracownikami) to pracownik nie moe

sprzeciwi si zamieszczeniu takiej fotografii.

Umieszczajc zdjcie pracownika w Intranecie, naley jednak pamita o przepisach zwizanych z ochron dbr osobistych. Samo

zdjcie lub kontekst w jakim zostao umieszczone nie moe narusza dbr osobistych pracownika, np. jego dobrego imienia lub

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied


29/65

30

wizerunku (np. poprzez umieszczenie obraliwego dla pracownika podpisu, edycj zdjcia programem do obrbki graficznej

w sposb powodujcy znieksztacenie wizerunku lub pokazanie pracownika w sytuacji dla niego kopotliwej). Moe to dotyczy

zwaszcza zdj z wyjazdu integracyjnego lub szkolenia. Jeeli zdjcie ma charakter neutralny (np. zdjcie grupowe z wyjazdu

integracyjnego przed hotelem, lub w sali konferencyjnej szkolenia), nie powinno doj do naruszenia dbr osobistych pracownika

przez jego publikacj w Intranecie.

Podsumowujc, nie trzeba uzyska zgody pracownika na publikacj jego zdjcia. Jeeli jednak mamy do czynienia z wyran

odmow zgody na zamieszczenie w Intranecie lub samo zdjcie lub kontekst, w ktrym jest umieszczone moe narusza dobraosobiste pracownika, wwczas firma naraa si na zarzut naruszenia praw do wizerunku danej osoby.

Podstawa prawna:


art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.);


Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Czy kwestie zdj pracownika mona uregulowa np. zgod pracownika na publikowanie

jego wizerunku w regulaminie? Jeli tak, to w jakiego rodzaju regulaminie?

Udzielenie zgody pracownika na rozpowszechnianie jego wizerunku w Intranecie moe mie miejsce w umowie o prac, wspprac,

etc. Zezwolenie takie moe mie take form jednostronnego owiadczenia woli. Zgoda taka musi by wyrana, tj. dokadnie

wskazywa cel i zakres rozpowszechniania tego wizerunku. Uzyskanie takiej zgody jest jednak wymagane, gdy, jak pisalimy o tym

powyej, umieszczenie wizerunku w Intranecie nie bdzie rozumiane jako jego rozpowszechnianie.

Czy mona monitorowa gdzie w danej chwili przebywa pracownik (w budynku, czy korzysta

w danym czasie z Intranetu, Internetu)?

Monitoring dziaalnoci pracownika przy uyciu rodkw elektronicznych nie jest uregulowany wprost w prawie polskim. Co do

zasady nie jest zabroniony, niemniej jednak naley pamita o istniejcych ograniczeniach. Monitoring nie powinien ingerowa

w prywatn / intymn sfer ycia i nie powinien prowadzi do naruszenia godnoci osobistej pracownika.

rdem zainteresowania pracodawcy mog by jedynie dziaania pracownika zwizane z wykonywaniem przez niego obowizkw

pracowniczych. Oznacza to, i co do zasady, pracownik moe by monitorowany na stanowisku pracy. Natomiast umieszczenie

kamer CCV w toaletach stanowioby naruszenie dbr osobistych pracownika z zakresu sfery prywatnoci lub sfery intymnoci.

Aby wyeliminowa przynajmniej cz ryzyk prawnych zwizanych z monitoringiem, naley poinformowa pracownika, e jego

aktywno w Intranecie jest monitorowana. Informacja taka moe zosta podana w regulaminie pracy.

Jeeli chodzi o przetwarzanie informacji o pracowniku zebranych za pomoc monitoringu, to rekomendowane jest uzyskanie

wyranej zgody pracownika na takie przetwarzanie.

Podstawa prawna:


art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.);art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku,

Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Wszelkiego rodzaju statystyki pobra dokumentw i otwierania stron intranetowych (Statystyki Intranetu) stay si bardzo atrakcyjn,

z punktu widzenia zarzdzania Intranetem i organizacj, funkcj. Pozwalaj na zarzdzanie ogldalnoci Intranetu i wiadomym jego

uywaniem do dystrybucji najodpowiedniejszych dla pracownika i jego stanowiska informacji. Wan cech jest moliwo szybkiej

reakcji na np. czste pobrania przykadowego formularza kadrowego i umoliwienie tym samym przygotowania si organizacji na

sytuacje niestandardowe, w tym rwnie kryzysowe. Najczciej statystyki umoliwiaj rwnie usuwanie lub promowanie tych treci

Intranetu, ktre s np. nieprzegldane od wielu miesicy.

Inne przykady, w ktrych monitorujemy zachowania pracownika, to postrzeganie jego ruchu na podstawie analizy systemu dostpu

do pomieszcze organizacji. Popularnym elementem Intranetw stay si ostatnio widoki z kamer przemysowych, ktre zainstalowanes w pomieszczeniach pracy. Peni one rne funkcje taktyczne i promocyjne. Znamy przypadki, gdzie w Intranecie prezentowany

jest widok z kamery umieszczonej w stowce firmowej, recepcji czy hali produkcyjnej. Jak pokazuje praktyka, bardzo przydaje si

pracownikom wiedza o tym, jak duga aktualnie jest kolejka na stowce.

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

PytaniePytanie

OdpowiedOdpowied

Komentarz

Praktyka

Komentarz

Praktyka


30/65

31

Czy wiadomoci o charakterze prywatnym przesyane w Intranecie mog by odczytywane

przez pracodawc? Jakie s zasady wgldu w korespondencj w systemie intranetowym i poczcie

elektronicznej?

Intranet, podobnie jak firmowe konto emailowe pracownika, stanowi wasno pracodawcy oraz narzdzie pracy, korzystanie

z ktrego pracodawca ma prawo kontrolowa. Wgld pracodawcy w korespondencj pracownika zwizan z wykonywaniem przez

niego obowizkw pracowniczych jest zatem dozwolony.Jednake, jeeli pracodawca dopuci uywanie Intranetu bd subowych kont email do celw prywatnych, powinien powstrzyma

si od odczytywania komunikatw, ktre s wyranie oznaczone jako prywatne. Kontrolowanie takiej korespondencji moe by

bowiem poczytane za naruszenie dbr osobistych pracownika oraz przepisw prawa pracy.

Naruszeniem prawa pracownika do poszanowania jego sfery prywatnoci moe by bowiem ledzenie dziaa pracownika na

komputerze pracowniczym m.in. jakie strony internetowe odwiedza uytkownik komputera, z kim si kontaktuje, jakich zakupw

dokonuje w sklepach internetowych, prywatnej korespondencji elektronicznej etc. Pracodawca nie ma rwnie prawa monitorowa

treci (zawartoci) prywatnej poczty wysyanej z prywatnej skrzynki pocztowej przy uyciu subowego komputera.

Czy w firmowym Intranecie moemy publikowa informacje o dacie urodzin pracownika?

Publikacja informacji o dacie urodzin pracownika w firmowym Intranecie wymaga zgody pracownika.

Data urodzin naley do sfery prywatnoci czowieka. ycie prywatne czowieka podlega ochronie na mocy art. 47 Konstytucji,

ktry stanowi, e kady ma prawo do ochrony prawnej ycia prywatnego oraz art. 23 kodeksu cywilnego, ktry stanowi, e dobra

osobiste czowieka podlegaj ochronie. Uznaje si, e prywatno jest dobrem osobistym czowieka. Ochrona moe zatem odnosi

si do wypadkw ujawniania faktw z ycia osobistego danej osoby, w tym, w okrelonych okolicznociach, rwnie daty urodzin.

Podstawa prawna:


art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.)

Intranetowy Modu Kalendarza Urodzin (a w Polsce rwnie Imienin) jest naturaln odpowiedzi na kultur skadania sobie ycze

w pracy. Przed er Intranetw suya do tego poczta elektroniczna. Obecno takiego moduu w zestawie funkcji intranetowych jest

niezwykle atrakcyjna dla wielu organizacji, gdzie rozpowszechniona jest praktyka celebrowania prywatnych wit pracownikw.

W ocenie uytkownikw modu peni rwnie funkcj integracyjn a dodatkowo gwarantuje, e solenizant przynajmniej raz w roku

odwiedzi Intranet, aby przeczyta otrzymane yczenia.

Naley pamita o pozyskaniu zgody pracownika na informowanie o jego rocznicy. W praktyce dzieje si to w ten sposb, e pierwsze

skorzystanie pracownika z Moduu Urodzin wymusza na nim decyzj o zgodzie lub braku zgody na udzia w tej praktyce.

Jakie s zasady informowania pozostaych pracownikw o nieobecnociach pracownika?

Informowanie pozostaych pracownikw o nieobecnociach pracownika nie moe narusza dbr osobistych tego pracownika,

w szczeglnoci jego dobrego imienia, czci, dobrej sawy.

Naruszeniem wyej wymienionych dbr osobistych mogoby by poinformowanie o nieobecnociach pracownika w pracy

w sposb, ktry sugeruje, e pracownik ten postpuje niewaciwie w yciu zawodowym, np. opublikowanie informacji dotyczcej

osb, ktre najczciej s nieobecne w pracy. akie postpowanie moe bowiem narusza dobre imi danej osoby i narazi j

na utrat zaufania potrzebnego do wykonywania zawodu lub innej dziaalnoci.

Mona natomiast informowa innych pracownikw o nieobecnociach w pracy danego pracownika w sposb, ktry nie narusza dobrego

imienia tej os

raport intranet a prawo kolibro dzp

Documents