reglamento especÍfico - instituto nacional de...

INSTITUTO NACIONAL DE REFORMA AGRARIA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Versión : 2 / 2011

Elaborado : 12/2011

Páginas : 1 al 16

REGLAMENTO ESPECÍFICO SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

(SABS)

Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios

Dirección General de Administración y Finanzas Unidad de Gestión Administrativa

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CONTENIDO

I. ASPECTOS GENERALES .............................................................................................................................. 3 1. OBJETIVO ..................................................................................................................................................... 3 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN .......................................................................................................................... 3 3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO ............................................. 3 4. NOMBRE DE LA ENTIDAD .......................................................................................................................... 3 5. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE) ............................................................................................... 3 6. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO ...................................................... 3 7. PREVISIÓN .................................................................................................................................................... 4 8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO ........................................................................................................ 4

II. SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES ......................................................................................................... 4 9. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) .......................................... 4 10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR ............................................................... 4 11. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR ........................... 5 12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN

Y EMPLEO – RPA) ........................................................................................................................................ 5 13. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA

PRODUCCIÓN Y EMPLEO ......................................................................................................................... 5 a. CONTRATACIÓN ANPE POR SOLICITUD DE COTIZACIONES ......................................................... 6 b. CONTRATACIÓN ANPE POR SOLICITUD DE PROPUESTAS .............................................................. 6

14. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA – (RPC) .................... 7 15. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA ................................ 7 16. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN ......................................................................... 8 17. PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN .............................................................................. 8 18. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS .......................................... 8 19. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS ................................................. 8 20. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS ............................................... 8 21. UNIDAD ADMINISTRATIVA ......................................................................................................................... 9 22. UNIDADES SOLICITANTES ........................................................................................................................... 9 23. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN ................................................................................................................. 9 24. COMISIÓN DE RECEPCIÓN ..................................................................................................................... 10

III. SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES ...................................................................................................... 10 25. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES ................................................................. 10 26. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES .................................................................................. 10 27. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES ....................................................................................................... 11 28. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES ........................................................... 11 29. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE

CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES ................................................................................ 11 IV. SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES .............................................................................................. 12

30. TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES .......................................................................... 12 31. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES .......................................................................... 12 32. BAJA DE BIENES ........................................................................................................................................ 12

i. DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES. ............................................................................................... 12 ii. HURTO, ROBO O PÉRDIDA FORTUITA. ............................................................................................. 12 iii. MERMAS, VENCIMIENTOS, DESCOMPOSICIONES, ALTERACIONES O DETERIOROS. ............... 13 iv. INUTILIZACIÓN. .................................................................................................................................... 14 v. OBSOLESCENCIAS O SINIESTRO ....................................................................................................... 14 vi. DESMANTELAMIENTO TOTAL O PARCIAL DE EDIFICACIONES, EXCEPTO EL TERRENO QUE NO

SERÁ DADO DE BAJA. ....................................................................................................................... 15 ABREVIATURAS ......................................................................................................................................................... 16



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REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS)

DEL INSTITUTO NACIONAL DE REFORMA AGRARIA

I. ASPECTOS GENERALES 1. OBJETIVO

Implantar en el Instituto Nacional de Reforma Agraria, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación, identificando a las unidades y cargos de los servidores públicos responsables de la aplicación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en la entidad, así como de los procedimientos inherentes a procesos de contratación, manejo y disposición de bienes.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Reglamento Específico es de aplicación obligatoria por todo el personal y unidades del Instituto Nacional de Reforma Agraria

3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO

La Base Legal del presente Reglamento Específico es:

a) La Constitución Política del Estado. b) La Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales. c) El Decreto Supremo N° 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de

Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo N° 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica.

d) El Decreto Supremo N° 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS).

e) La Resolución Ministerial Nº 262, de 15 de julio de 2009, que aprueba los Modelos de Documento Base de Contratación.

f) Resolución Ministerial No. 263 de 15 de julio de 2009 que aprueba el modelo de Reglamento Específico del SABS (RE-SABS), contenido mínimo para el Reglamento Específico del SABS de EPNE´s, además del Manual de Operaciones del SICOES.

g) Decreto Supremo No. 29894 de Organización del Órgano Ejecutivo. h) Ley No. 2027 “Estatuto del Funcionario Público”. i) Decreto Supremo N° 956 de 10 de agosto de 2011, que modifica parcialmente el Decreto

Supremo N° 0181 de 28 de junio de 2009. 4. NOMBRE DE LA ENTIDAD

Instituto Nacional de Reforma Agraria “INRA”

5. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE)

La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el Director Nacional. 6. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO

El responsable de la elaboración del presente RE-SABS es la Unidad de Gestión Administrativa. El presente RE-SABS será aprobado mediante Resolución emitida por el Director Nacional del INRA.



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7. PREVISIÓN

En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente Reglamento Específico, éstas serán solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en el Decreto Supremo N° 0181 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación.

8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO El incumplimiento u omisión de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dará lugar a responsabilidades por la función pública según lo establecido en el Capítulo V, de la Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y disposiciones conexas.

II. SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES 9. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

El PAC será elaborado por la Unidad Administrativa de la entidad en coordinación con las Unidades Solicitantes.

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR

10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR

Se designará como Responsable del Proceso de Contratación Menor a: i. Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa. ii. Jefe de la Unidad de Gestión y Administración de Recursos Humanos. iii. Directores Departamentales. iv. Responsables / Coordinadores de Proyectos de Avocación. v. Directores Generales. Los servidores públicos designados por la MAE, mediante Resolución Administrativa expresa, son los responsables de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Contratación Menor (hasta Bs 20.000.-), cuyas funciones son las siguientes:

a) Autorizar el proceso de contratación, previa revisión de los antecedentes y cumplimiento de condiciones: - Requerimiento incluido en el POA - Certificación presupuestaria existente - Cotización, Proforma u otro documento que respalde el precio referencial - Especificaciones técnicas o términos de referencia, conforme a la complejidad del

requerimiento de contratación b) Cancelar, anular o suspender el proceso de contratación, mediante Resolución expresa, técnica y

legalmente motivada. c) Adjudicar las contrataciones menores, mediante la suscripción de órdenes de compra o

contratos, según corresponda. d) Designar al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción cuando corresponda. e) Entregar, remitir copias de las órdenes de compra, órdenes de servicio, contratos suscritos y

toda la documentación pertinente, al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción, y al Encargado de Almacenes o Encargado de Servicios Generales cuando corresponda.

f) Recibir los informes de recepción o conformidad de almacenes. g) Emitir las Órdenes de pago correspondientes, adjuntando la documentación pertinente.



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11. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR

Las contrataciones menores hasta Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan según el siguiente proceso: DESARROLLO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR

PASO DESCRIPCION RESPONSABLE

a)

Envío del requerimiento de contratación, dirigido al RPA, adjuntando la siguiente documentación: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, Solicitud de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, Precio Referencial y Certificación Presupuestaria.

Unidad Solicitante

b) Verificación de la documentación remitida y autorización del inicio del proceso de contratación, mediante proveído en la solicitud de contratación y derivación de los antecedentes a la Unidad Administrativa.

RPA

c)

La Unidad Administrativa, realizará la contratación de manera inmediata verificando que los bienes y servicios contratados reúnan condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que fueron requeridos, aplicando criterios de economía para la obtención de los mejores precios de mercado.

Unidad Administrativa

d) Emisión de la Orden de Compra, Orden de Servicio o la solicitud de cancelación / suspensión / anulación dirigida a la MAE, para su aprobación.


e) Adjudicación de la contratación al proponente seleccionado. RPA f) Emisión de la Orden de Compra, Orden de Servicio o Suscripción del Contrato. MAE (o autoridad delegada) g) La MAE designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción. MAE (o autoridad delegada)

h) Recepción de los bienes y servicios contratados y emisión del informe de conformidad y/o acta de recepción.

Responsable de Recepción / Comisión de Recepción

MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE 12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN

Y EMPLEO – RPA)

Se designará como RPA a:

i. Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa. ii. Jefe de la Unidad de Gestión y Administración de Recursos Humanos. iii. Directores Departamentales. iv. Responsables / Coordinadores de Proyectos de Avocación. v. Directores Generales.

Los RPA designados por la MAE, mediante Resolución expresa, son los responsables de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo – ANPE, sus funciones están establecidas en el Artículo 34.- de las NB-SABS.

13. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA

PRODUCCIÓN Y EMPLEO

13.1 CONTRATACIÓN POR SOLICITUD DE COTIZACIONES O PROPUESTAS

Se realizará mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones desde Bs 20.001 (VEINTE MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs 1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). Su proceso será el siguiente:



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a. CONTRATACIÓN ANPE POR SOLICITUD DE COTIZACIONES

La modalidad de contratación ANPE por Cotizaciones será determinada, conforme a la naturaleza y complejidad del objeto de la contratación. Cuando el bien o servicio a ser adquirido o contratado sea de uso continuo, rutinario y de carácter homogéneo1 (ej. Material de escritorio, activos de características simples y estándar, servicios de fotocopias, etc.) se seleccionará la modalidad de contratación por solicitud de cotizaciones.

b. CONTRATACIÓN ANPE POR SOLICITUD DE PROPUESTAS

La modalidad de contratación ANPE por Solicitud de Propuestas será determinada, conforme a la naturaleza y complejidad del objeto de la contratación. Cuando el bien o servicio sea de naturaleza más compleja en su calificación y evaluación (ej. adquisición de equipos informáticos, equipos de medición y topografía, vehículos, motorizados, obras y consultorías) se seleccionará la modalidad de contratación por solicitud de propuestas:

DESARROLLO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ANPE POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS


a)

Envío de la solicitud de contratación dirigida al RPA, adjuntando los siguientes documentos: Especificaciones técnicas o términos de referencia, Solicitud de adquisición de bienes y/o contratación de servicios (Anexo 1), Precio Referencial, Certificación Presupuestaria y Método de Selección y Adjudicación a ser aplicado.

Unidad Solicitante

b) Verifica si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con la certificación presupuestaria para proceder a autorizar el inicio del proceso de contratación.

RPA

c) Elaboración del DBC, incorporando las especificaciones técnicas o términos de referencia.


d) Autorización del inicio del proceso de contratación, aprobando el DBC y la Convocatoria, mediante proveído en la solicitud de contratación, remitiendo los antecedentes a la Unidad Administrativa.

RPA

e) Procede con la publicación de la convocatoria en la Mesa de Partes y en el SICOES.


f) Si corresponde, llevan adelante las actividades administrativas opcionales, previas a la presentación de propuestas como ser: Consultas Escritas, Inspección Previa, Reunión Informativa de Aclaración, entre otras.

Unidad Administrativa Unidad Solicitante

g) Designa a la Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación mediante memorándum, dentro de los 2 (dos) días previos a la presentación de propuestas.

RPA

h) Realiza la apertura pública de propuestas y lectura de precios ofertados en el lugar, fecha y hora establecidos en la convocatoria, la evaluación procederá aún cuando se hubiese recibido una sola cotización o propuesta.

Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación

i) En acto continuo, efectúa la evaluación de cotizaciones o propuestas presentadas y emite el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta al RPA;

Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación

j) En base al informe de calificación y recomendación adjudica o declara desierta la convocatoria mediante nota, y en caso de contrataciones mayores a Bs. 200.000,00 (Doscientos Mil 00/100 Bolivianos) mediante Resolución expresa.

RPA

k) Notifica a los proponentes la Resolución de Adjudicación o Declaratoria Desierta y solicita al Adjudicado la presentación de los documentos requeridos en el DBC.


l) Cuando corresponda, se elabora el contrato y lo remite a la MAE (o al delegado por ésta), para su suscripción.

Unidad Jurídica

1 Se entiende que son bienes y/o servicios de carácter homogéneo aquellos respecto de los cuales existe más de un proveedor y que tienen patrones de calidad y desempeño objetivamente definidos por especificaciones usuales del mercado, de tal manera que el único factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan



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m) Adjudicación de la contratación al proponente seleccionado. RPA n) Emisión de la Orden de Compra, Orden de Servicio o Suscripción de Contrato. MAE (o autoridad delegada) o) Designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción. MAE (o autoridad delegada)

p) Recepción de los bienes y servicios contratados y emisión del informe de conformidad y/o acta de recepción.

Responsable de Recepción / Comisión de Recepción

MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA 14. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA – (RPC)

Se designará como RPC a:

i. Director General de Administración y Finanzas. ii. Directores Generales.

El RPC, designado por la MAE mediante Resolución Administrativa expresa, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, bajo la Modalidad de Licitación Pública, sus funciones están establecidas en el Artículo 33.- de las Normas Básicas.

15. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA

La Licitación Pública aplica cuando el monto de contratación es mayor a Bs 1.000.000 (UN MILLON 00/100 BOLIVIANOS); y su procedimiento es el siguiente:


a)

Envío de una solicitud de contratación, dirigida al RPC, adjuntando lo siguiente: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia definiendo el método de selección a ser utilizado para las contrataciones, Precio Referencial, Certificación Presupuestaria, tomando en cuenta la fecha programada y establecida en el PAC.

Unidad Solicitante

b) Verifica si la contratación se encuentra inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con la certificación presupuestaria, para proceder a autorizar el inicio del proceso de contratación.

RPC

c) Elabora el DBC incorporando las especificaciones técnicas o términos de referencia preparados por la Unidad Solicitante.


d) Autorización del inicio del proceso de contratación y aprobación del DBC para su publicación.

RPC

e) Publicación de la convocatoria en el SICOES y en la Mesa de Partes. Unidad Administrativa

f)

Organización y desarrollo de las siguientes actividades administrativas previas a la presentación de propuestas:

i. Consultas Escritas ii. Reunión de Aclaración iii. Inspección Previa, cuando corresponda

Unidad Administrativa Unidad Solicitante

g) Aprobación del DBC mediante Resolución Administrativa, después de la Reunión de Aclaración con las enmiendas, si existieran;

RPC

h) Notificación de la Resolución Administrativa de Aprobación del DBC y publicación de la indicada Resolución en el SICOES y en la Mesa de Partes.


i) Designación de la Comisión de Calificación dentro de los 2 (dos) días previos a la presentación de propuestas.

RPC

j) Apertura de sobres y lectura de las propuestas económicas, que será en acto público, inmediatamente después del cierre del plazo de presentación de propuestas, en la fecha, hora y lugar señalados en el DBC.

Comisión de Calificación

k) En acto continuo, análisis y evaluación de las propuestas y emisión del Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta para su remisión al RPC.


l) Probable convocatoria a todos los proponentes, cuando se requiera la aclaración de una o más propuestas.




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m)

En base al Informe de Calificación y Recomendación, Adjudicación o Declaratoria Desierta de la convocatoria mediante Resolución Administrativa, que deberá contener mínimamente:

i. Nómina de los participantes y precios ofertados; ii. Los resultados de la calificación; iii. Causales de rechazo y/o descalificación, si existieran;

RPC

n) Instruye a la Unidad Administrativa, notificar a todos los proponentes con la Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta y la presentación de documentos requeridos en el DBC al adjudicado.

RPC

o) Concertar mejores condiciones técnicas con el adjudicado, cuando corresponda. RPC

p) Revisión de la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado, elabora el contrato y lo remite a la MAE o al RPC por delegación de ésta, para su suscripción.

Unidad Jurídica

q) La MAE (o al delegado por ésta), suscribe el contrato y designa a la Comisión de Recepción.

MAE (o autoridad delegada)

r) Efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción.

Comisión de Recepción

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

16. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

El Responsable de la Contratación por Excepción es el Director Nacional.

17. PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN El proceso de Contratación por Excepción será realizado conforme dicte la Resolución que autoriza la Contratación por Excepción y el Manual de Procedimientos – SCBS.

Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y cuando el monto sea mayor a Bs 20,000, registrada en el SICOES.

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS

18. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS

El Responsable de la Contratación por Desastre y/o Emergencias es el Director Nacional. 19. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS

Las Contrataciones por Desastre y/o Emergencias serán realizadas conforme dicte la Resolución de Declaratoria de Desastre y/o Emergencias.

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

20. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

El responsable de la Contratación Directa de Bienes y Servicios es el RPC o el RPA designado de acuerdo a lo establecido en los numerales 12 y 14 del presente Reglamento Específico.

La Contratación Directa de Bienes y Servicios será realizada de acuerdo con el siguiente proceso:



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a)

La Unidades Solicitante elaborará las especificaciones técnicas, justificando las causales de contratación para la contratación directa de bienes y servicios, la misma que procederá en los casos establecido en el Artículo 72 de las Normas Básicas del SABS.

Unidad Solicitante

b) Obtención de la Certificación Presupuestaria, por el monto total de la contratación. Unidad Solicitante

c) De acuerdo con el monto de la contratación, cursa invitación escrita a presentar propuestas.

RPA / RPC

d) Cuando corresponda, conforma la Comisión de Calificación, que emitirá su informe respectivo.

RPA / RPC

e) Adjudicación de la contratación al proponente seleccionado. RPA / RPC

f) La MAE (o al delegado por ésta), emitirá la Orden de Compra, Orden de Servicio o Suscribirá el Contrato.

MAE (o autoridad delegada)

g) Designación del Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción. MAE (o autoridad delegada)

h) Recepción de los bienes y servicios contratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción.

Responsable de Recepción Comisión de Recepción

Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y cuando el monto sea mayor a Bs 20,000, registrada en el SICOES.

21. UNIDAD ADMINISTRATIVA

La Unidad Administrativa del Instituto Nacional de Reforma Agraria es la Dirección General de Administración y Finanzas, cuyo Máximo Ejecutivo es el Director General de Administración y Finanzas.

El Director General de Administración y Finanzas velará por el cumplimiento de las funciones establecidas en el Artículo 36.- de las NB-SABS.

22. UNIDADES SOLICITANTES

En el Instituto Nacional de Reforma Agraria las Unidades Solicitantes, de acuerdo con el Organigrama vigente son: a) Direcciones Generales b) Jefaturas de Unidad c) Direcciones Departamentales d) Gerencias / Coordinaciones de Proyectos de Avocación Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantes señaladas, canalizarán sus requerimientos a través de la jefatura de las mismas.

Las Unidades Solicitantes cumplirán estrictamente con las funciones establecidas en el Artículo 35.- de las NB-SABS.

23. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN

23.1 COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIÓN EN LA

MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE)



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La Comisión de Calificación para la modalidad ANPE, será designada por el RPA, mediante Memorándum expreso, dentro de los dos (2) días hábiles2 previos a la presentación de cotizaciones o propuestas.

La Comisión de Calificación deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa3 y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación.

Alternativamente, según el objeto de la contratación, el RPA, mediante Memorándum expreso, designará un Responsable de Evaluación, dentro de los (2) días hábiles10 previos a la presentación de cotizaciones o propuestas. Este responsable asumirá las funciones de la Comisión de Calificación. La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación cumplirán las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS.

23.2 COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA

Será designada por el RPC, mediante Memorándum expreso, dentro de los (2) días hábiles10 previos al acto de apertura de propuestas, y estará integrada por servidores públicos de la Unidad Administrativa11 y Unidad Solicitante.

La Comisión de Calificación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS.

24. COMISIÓN DE RECEPCIÓN

Será designada por la MAE o por el responsable delegado por ésta (RPC o RPA), mediante Memorándum expreso, dentro de los (2) días hábiles10 previos a la recepción de bienes y servicios.

La Comisión de Recepción deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa6 y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación.

Alternativamente, sólo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por ésta (RPA), designará un Responsable de Recepción, mediante Memorándum expreso, que asumirá las funciones de la Comisión de Recepción.

La Comisión de Recepción y el Responsable de Recepción cumplirán las funciones establecidas en el Artículo 39.- de las NB-SABS.

III. SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

25. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes:

a) Administración de Almacenes. b) Administración de Activos Fijos Muebles. c) Administración de Activos Fijos Inmuebles.

26. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES

El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el Director General de Administración y Finanzas.

2 Plazo referencial. No obstante lo dispuesto al respecto en el presente Reglamento Específico, el nombramiento de la Comisión Calificadora / Responsable de Evaluación, deberá realizarse de manera previa al plazo de presentación de propuestas / cotizaciones. 3 Para este efecto, se entiende como Unidad Administrativa, a la Dirección General de Administración y Finanzas.



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27. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

El Instituto Nacional de Reforma Agraria cuenta con un (1) Almacén en Dirección Nacional y Almacenes en cada Dirección Departamental y Oficina de Avocación.

Los Almacenes están a cargo del Responsable de Almacenes (en Dirección Nacional) y los Responsables Administrativos y Financieros (en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación).

Las funciones del responsable de Almacenes son las siguientes: a) Realizar la recepción de bienes / materiales, emergentes de los procesos de contratación que

impliquen ingreso de bienes / materiales al Almacén. b) Efectuar la identificación, clasificación, catalogación, codificación y almacenamiento de los bienes

/ materiales que ingresan al Almacén. c) Realizar el registro en kardex de los ingresos y salidas de bienes / materiales. d) Mantener un nivel de stock adecuado, para cubrir las necesidades institucionales. e) Cumplir con medidas de higiene y seguridad industrial. f) Ejecutar gestión de existencias para evitar desabastecimiento o sobreabastecimiento de bienes /

materiales. g) Actividades de salvaguarda de los materiales e instalaciones del almacén. h) Tomar inventarios periódicos a fin de controlar el estado físico y valorado del Almacén. i) Emitir informes periódicos y a requerimiento, sobre los niveles de stock (aprovisionamiento) de

bienes de consumo, al Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa.

28. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES

La Administración de Activos Fijos Muebles e Inmuebles está a cargo del Área de Activos Fijos cuyo responsable es el Responsable de Activos Fijos.

Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son: a) Administrar el Sistema Integrado de Activos Fijos vigente b) Registrar la recepción de activos fijos, concluidos los procesos de contratación de bienes

muebles. c) Registrar las asignaciones y reasignaciones de los bienes a los funcionarios dependientes del

INRA, manteniendo actualizado el registro de asignación de bienes a los citados funcionarios. d) Emitir actas de recepción previa verificación de la documentación pertinente, a efectos de

confirmar las cantidades, características técnicas y otros elementos, correspondientes a los bienes adquiridos.

e) Coordinar la realización de tareas de mantenimiento y salvaguarda de activos, con las unidades y/o áreas respectivas, además del personal responsable de su uso y custodia, precautelando el buen uso y adecuado estado físico de todos los activos fijos del INRA

f) Programar anualmente, los requerimientos de contratación de mantenimiento, salvaguarda y toda tarea inherente al manejo adecuado de activos fijos muebles e inmuebles, coordinando con la Jefatura de la Unidad de Gestión Administrativa, para su incorporación en el POA y en el Presupuesto de las gestiones siguientes.

g) Elaborar el registro físico de los activos fijos muebles e inmuebles del INRA.

29. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES

El software adquirido o cuyo desarrollo fue contratado por el INRA, estará debidamente inventariado y su asignación a funcionarios del INRA, con registro actualizado, a cargo del Área de Sistemas y Telemática.



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IV. SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

30. TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES

Los tipos y modalidades de disposición de bienes son los siguientes:

a) Disposición Temporal con las modalidades de: 1. Arrendamiento 2. Préstamo de Uso o Comodato

b) Disposición Definitiva, con las modalidades de:

1. Enajenación 2. Permuta

31. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES

El Responsable por la disposición de bienes es el Director Nacional, quien deberá precautelar el cumplimiento de lo establecido en el Subsistema de Disposición de Bienes.

32. BAJA DE BIENES

La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposición; consiste en la exclusión de un bien en forma física y de los registros contables de la entidad, cuyos procesos genéricos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Artículo 235.- de las NB-SABS, son los siguientes:

i. DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES.

PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS

1

Instrucción al Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa, que en un plazo no mayor a 10 días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de bienes, instruirá que se envíe un ejemplar de toda la documentación del proceso de disposición al Jefe de la Unidad de Gestión Financiera para los fines consiguientes.

Director General de Administración y Finanzas

Archivo de correspondencia N/A

2 Instrucción al Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa elaborar nota al SENAPE, informando sobre la disposición definitiva de bienes muebles del INRA.

Director General de Administración y Finanzas

Archivo de correspondencia

20 días posteriores a

la determinación de disposición

3 Elaboración de un informe a la Contraloría General del Estado, sobre la disposición de bienes establecida bajo esta modalidad.

Jefe - UGA Archivo de correspondencia


la determinación de disposición

ii. HURTO, ROBO O PÉRDIDA FORTUITA.


1 El responsable de la custodia o uso del bien informará a la brevedad posible del hecho al Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa de forma escrita, detallando lo acontecido.

Custodio Informe inicial

Máximo 3 días

posteriores a suscitado el

hecho



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2

Previa autorización del Director General de Administración y Finanzas, presentará denuncia ante los organismos públicos pertinentes e iniciará un proceso de investigación interna complementaria o coadyuvante al realizado por el organismo público pertinente.

Jefe - UGA Memorial de denuncia

2 días posteriores a la recepción del informe

inicial

3 Al concluir la investigación, levantará el acta correspondiente que será el documento justificativo para la baja del bien de los registros de Activos Fijos.

Jefe - UGA Acta de hurto, robo o pérdida

fortuita N/A

4

Si existen los suficientes indicios de responsabilidad, informe de los mismos al Director General de Administración y Finan-zas para que se inicie las acciones legales y procesos corres-pondientes para la recuperación del bien o su equivalente, en moneda nacional de acuerdo al valor de mercado.

Jefe - UGA Informe administrativo

5 días posteriores a la conclusión

de la investigación

5

En caso de reponer el bien sujeto de esta causal con otro, éste deberá tener mínimo las mismas características técnicas del bien extraviado o superiores, lo cual será certificado, de ser necesario por personal técnico del INRA.

UGA Custodio responsable

Certificación técnica

30 días posteriores al

informe administrativo

aprobado

6

En caso de no existir indicios de responsabilidad, emisión de la Resolución Administrativa autorizando el inicio del proceso de baja del bien, que la ejecutarán la Unidad de Gestión Administrativa, el Responsable de Activos Fijos, liberando de responsabilidad al la custodia del bien.

DGAF DGAJ MAE

Resolución Administrativa de

baja de bienes

5 días posteriores a la conclusión

de la investigación

iii. MERMAS, VENCIMIENTOS, DESCOMPOSICIONES, ALTERACIONES O DETERIOROS.


1

Una vez constatada la causal, se informará al Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa en forma escrita y detallada del o los bienes que deben ser dados de baja, por esta causal.

Responsable de Activos Fijos / Responsable de Almacenes

Informe de causal N/A

2 Inspección y la verificación de lo señalado en el informe recibido, estableciendo responsabilidades si correspondiera.

Jefe - UGA Informe de aprobación

5 días posteriores a la recepción del informe de causal

3

Recibido el informe de causal, se pondrá éste a consideración del Director General de Administración y Finanzas quien deberá constatar la veracidad de dicho informe e instruirá a los Jefes de las Unidades de Gestión Financiera y Administrativa, realizar los ajustes contables y de los registros físicos, emitiendo una nota de cargo correspondiente al funcionario responsable, si corresponde.

DGAF Jefe - UGA Jefe - UGF

Proveído de acciones

5 días posteriores a la recepción del informe de causal

4

Cuando ocurran mermas, vencimientos, descomposiciones, alteraciones, deterioros de bienes en los almacenes, se instruirá a la Unidad de Gestión Administrativa la verificación y la destrucción de los mismos, elaborándose para el efecto un informe técnico. Dicha actividad debe ser en presencia de un Notario de Fe Pública.

DGAF Informe Técnico y Acta de Notaría

30 días posteriores al proveído del

DGAF



14

iv. INUTILIZACIÓN.


1

El funcionario público responsable del bien de uso, con la autorización de su inmediato superior, informará sobre la inutilización del o los bienes a su cargo y bajo esta condición, solicitando la baja respectiva al Director General de Administración y Finanzas, a través del Jefe de la Unidad Administrativa.

Custodio Informe inicial N/A

2 Verificación de la inutilización del o los bienes considerados inutilizados, e informe al Director General de Administración y Finanzas del o los bienes.

Jefe - UGA Informe administrativo


inicial

3 Autorización, si corresponde, del retiro del bien del lugar original y su remisión a un depósito del INRA para su posterior disposición y baja.

DGAF Proveído de acciones


inicial

4

Según corresponda técnica y financieramente, se dispondrá el bien, donándolo, rematándolo como chatarra o simplemente considerarlo como desperdicio y desecharlo como tal.

DGAF


la autorización del DGAF

5

En caso de desecho como basura, previa autorización del Director General de Administración y Finanzas, se levantará un acta que firmará el Jefe de la Unidad Administrativa y el Responsable de Activos Fijos en presencia de un Notario de Fe Pública.

DGAF Jefe – UGA Responsable – Activos Fijos

Acta de disposición y Acta

Notariada



6

La presente baja por la causal descrita deberá considerar la recuperación de las partes, accesorios y componentes que sean útiles para la entidad y/o que signifique un retorno económico. Para el efecto se elaborará el informe técnico con unidades específicas.

Jefe - UGA Informe técnico complementario



v. OBSOLESCENCIAS O SINIESTRO


1

El servidor público responsable del bien de uso, con la autorización de su inmediato superior, informará sobre la obsolescencia o siniestro del bien o bienes a su cargo y solicitará la baja respectiva al Director General de Administración y Finanzas a través del Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa.

Custodio Informe inicial N/A

2 Verificación de la obsolescencia o siniestro respecto al o los bienes, y elaboración de un informe para conocimiento del Director General de Administración y Finanzas

Jefe – UGA Informe administrativo


inicial

3 Autorización, si corresponde, del retiro del bien y su remisión a un depósito del INRA para su posterior disposición y baja.



administrativo



15


4

Según corresponda técnica y financieramente, se dispondrá del bien, donándolo, rematándolo como chatarra o simplemente considerarlo como desperdicio y desecharlo como tal.



administrativo

5 En caso de desecho como basura, se levantará un acta que firmará el Jefe de la Unidad Administrativa y el Responsable de Activos Fijos en presencia de un Notario de Fe Pública.

Jefe – UGA Responsable – Activos Fijos

Acta de disposición y Acta

Notariada



6

La presente baja por las causales descritas deberá considerar la recuperación de las partes, accesorios y componentes que sean útiles para la entidad y/o que signifique un retorno económico. Para el efecto se elaborará el informe técnico con unidades específicas.

Jefe - UGA Informe técnico complementario



7

Las partes, componentes y accesorios correspondientes a bienes obsoletos que ya fueron dados de baja, permitirá establecer si estos bienes son o no aprovechables para los fines de la entidad.

Jefe - UGA Informe técnico complementario N/A

vi. DESMANTELAMIENTO TOTAL O PARCIAL DE EDIFICACIONES, EXCEPTO EL TERRENO QUE NO SERÁ DADO DE BAJA.


1

El Jefe de la Unidad Gestión Administrativa, instruirá al Responsable de Servicios Generales la elaboración de un informe técnico, de la evaluación de la edificación a desmantelarse e informará y sugerirá al Director General de Administración y Finanzas aquellas partes e instalaciones del inmueble que se retirarán y el uso específico que se les dará.

Jefe – UGA Responsable – Servicios Generales

Informe Inicial N/A

2 Autorización formal para la ejecución de las acciones sugeridas por el Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa.



inicial

3 Instrucción al Responsable de Activos Fijos y/o Responsable de Servicios Generales, para la verificación de bienes obtenidos de los inmuebles desmantelados.

DGAF Jefe – UGA Memorándum

5 días posteriores a la aprobación del informe

inicial

4

Concluida dicha verificación, se informará al Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa y al Jefe de la Unidad de Gestión Financiera para que se ajusten los registros tanto contables como físicos del bien desmantelado

DGAF Jefe – UGA Jefe - UGF

Proveído de acciones N/A



16

ABREVIATURAS A continuación el detalle de abreviaturas utilizadas en el presente Reglamento Específico:

NB-SABS Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios MAE Máxima Autoridad Ejecutiva RPC Responsable del Proceso de Contratación de Licitaciones Públicas RPA Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo POA Programa Operativo Anual PAC Programa Anual de Contrataciones SICOES Sistema de Información de Contrataciones Estatales CUCE Código Único de Contrataciones Estatales ANPE Apoyo Nacional a la Producción y Empleo DBC Documento Base de Contratación DBC-ANPE Documento Base de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo SIGMA Sistema Integrado para la Gestión y Modernización Administrativa DGAF Dirección General de Administración y Finanzas / Director General de Administración y Finanzas DGAJ Dirección General de Asuntos Jurídicos / Director General de Asuntos Jurídicos UGA Unidad de Gestión Administrativa UGF Unidad de Gestión Financiera US Unidad Solicitante

reglamento especÍfico - instituto nacional de...

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