REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN OHSAS 1800116 agosto, 2014Ing. Hugo GonzalezDeja un comentario

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN OHSAS 18001A diferencia de otras normas de gestión, como por ejemplo ISO 9001, la Norma OHSAS 18001 no es muy clara con respecto a los documentos exigibles, pues en la redacción de los requisitos existe una mezcla de conceptos acerca de la obligatoriedad de documentar procedimientos o no.Sólo en el caso del requisito “4.4.6 Control operacional” se menciona la necesidad de procedimientos documentados: “procedimientos documentados, para cubrir las situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de su política y sus objetivos de SSO”.En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma OHSAS 18001 especifica que “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para…” sin exigir que los mismos estén documentados.Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento pero sí obliga a documentarlo de alguna forma:

Declaraciones documentadas de una política de SSO y objetivos de SSO Manual de gestión de SSO

¿QUÉ DOCUMENTOS ELABORAR PARA OHSAS 18001?Es la propia organización la que decide la extensión de la documentación del sistema de gestión de la SSO, de acuerdo con sus características en cuanto a tamaño, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal.No obstante, tal como se ha mencionado en la introducción, es exigible la existencia de los documentos sólo en el caso del requisito “4.4.6 Control operacional”, donde específicamente se menciona la necesidad de procedimientos documentados. 

Documentos OHSAS 18001

 

PROCEDIMIENTOS PARA OHSAS 18001

En los restantes requisitos donde se define la necesidad de procedimientos, la Norma OHSAS 18001 especifica que “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para…” sin exigir que los mismos estén documentados.Estos procedimientos son los siguientes:

4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3 Comunicación, participación y consulta 4.4.5 Control de los documentos 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias 4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal 4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4.5.4 Control de los registros 4.5.5 Auditoría interna

Existen otros elementos para los cuales la Norma OHSAS 18001 no exige procedimiento pero sí obliga a documentarlo de alguna forma:

Declaraciones documentadas de una política de SSO y objetivos de SSO Manual de gestión de SSO

JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN OHSAS 18001El gráfico anterior describe la jerarquía típica de la documentación de un sistema de gestión de SSO. El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización en particular depende de las condiciones de dicha organización.La naturaleza y extensión de la documentación debería satisfacer los requisitos contractuales, legales y reglamentarios, y las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas, sin apartarse de las necesidades de la propia organización.

La documentación puede encontrarse en cualquier formato o medio adecuado para las necesidades de la organización, como por ejemplo documentos impresos en papel, contenidos en disco magnético, electrónico u óptico, fotografía, muestra patrón, accesibles mediante Internet o intranets, etc.Para elaborar una documentación que satisfaga las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la organización debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Requisitos contractuales de los clientes y otras partes interesadas Aceptación de normas internacionales, nacionales, regionales y del sector industrial Requisitos legales y reglamentarios pertinentes Fuentes externas de información para el desarrollo de la organización Información acerca de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Además, resulta apropiado que la organización evalúe la generación, uso y control de la documentación respecto de los siguientes criterios:

Funcionalidad (tal como la velocidad de procesamiento) Facilidad de uso Recursos necesarios Políticas y objetivos Comparación entre los sistemas de documentación de diferentes organizaciones

(benchmarking) Interfaces utilizadas por los clientes, proveedores y otras partes interesadas de la

organización. 

DEFINICIONES – OHSAS 18001

Los siguientes términos y definiciones se han tomado del capítulo 3 de la Norma OHSAS 18001:2007.

Definiciones sobre documentos – OHSAS 18001

 

MANUAL DE GESTIÓN DE SSO