Resoluci6n de Secretaria General No 03 8 -201 3-OEFAISG

12 0 SET. 2013

VISTOS: el lnforme Tecnico de Estandarizacibn de Software No 008- 2013.OEFNOTI emitido por la Oficina de Tecnologias de la Informacion; el lnforme No 070-2013-OEFNOA emitido por la Oficina de Administracion y el lnforme No 21 9-201 3- OEFNOAJ emitido por la Oficina de Asesoria Juridica; y,

CONSIDERANDO:

Que, de acuerdo con el Articulo 13" de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por Decreto Legislativo No 1017, el area usuaria al plantear su requerimiento de contrataci6nI debera describir el bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precision su cantidad y calidad, indicando la finalidad pliblica para la que debe ser contratado, asimismo, la formulacion de las especificaciones tecnicas debera ser realizada por la citada area usuaria en coordinacion con el organ0 encargado de las contrataciones de la Entidad, evaluando en cada caso las alternativas tecnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccion del requerimiento;

Que, el Articulo 11" del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo No 184-2008-EF, establece que para la descripcidn de 10s bienes y servicios a contratar no se hara referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseiios o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripcibn que oriente la adquisicion o contratacion de marca, fabricante o tipo de producto especifico; y, que solo sera posible solicitar una marca o tipo de producto deterrninado cuando ello responda a un proceso de estandarizacion debidamente sustentado, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad;

Que, el Numeral 22 del Anexo de definiciones del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo No 184-2008-EF, define la estandarizacion como el proceso de racionalizaci6n consistente en ajustar a un deterrninado tip0 o modelo, 10s bienes o servicios a contratar, en atencion a 10s equipamientos existentes;

Que, la Directiva No 010-2009-OSCEICD "Lineamientos para la contratacion en la que se hace referencia a determinada marca o tipo de producto", aprobada por Resoluci6n No 358-2009-OSCUPRE, seiiala en su Numeral VI.1, que la estandarizacion es el proceso de racionalizacion que una Entidad debe aplicar cuando le resulte inevitable contratar un bien o servicio de una determinada marca o tip0 particular, dado que solo este bien o servicio garantiza la funcionalidad, operatividad o valor econbmico del equipamiento o infraestructura preexistente en la Entidad;

Que, el Numeral V1.2 de la referida Directiva, establece que para que proceda la estandarizacion, deben verificarse 10s siguientes presupuestos: i) la Entidad posee determinado equipamiento o infraestructura, pudiendo ser maquinarias, equipos, vehiculos, u otro tipo de bienes, asi como ciertos servicios especializados; ii) 10s bienes o servicios que se requieren contratar son accesorios o complementarios al equiparniento o infraestructura preexistente; y iii) 10s bienes o servicios que se requieren contratar son imprescindibles para garantizar la funcionalidad, operatividad o valor economico del equipamiento o infraestructura preexistente;

Que, del mismo modo, el Numeral V1.3 de la citada Directiva refiere que cuando el area usuaria -es decir aquella de la cual proviene el requerimiento de contratar o que, dada su especialidad y funciones, canaliza 10s requerimientos formulados por otras dependencias- considere que resulta inevitable solicitar determinada rnarca o tip0 particular en 10s bienes o servicios a ser contratados, debera elaborar un informe tecnico de estandarizacion debidamente sustentado, el cual debera contener, como minimo: i) la descripcion del equipamiento o infraestructura preexistente de la Entidad; ii) la descripcion del bien o servicio requerido, indidndose la marca o tipo de producto; asi como las especificaciones tecnicas o terminos de referencia, seglin corresponda; iii) el uso o aplicacion que se le dara al bien o servicio requerido; iv) la justification de la estandarizacibn, donde se describa objetivamente 10s aspectos tecnicos, la verificacion de 10s presupuestos para la estandarizacibn seiialados en el considerando precedente y la incidencia econ6mica de la contratacion; v) nombre, cargo y firma de la persona responsable de la evaluaci6n que sustenta la estandarizacion del bien o servicio y del Jefe del area usuaria; y vi) la fecha de elaboracidn del informe t6cnico;

Que, mediante el lnforme Tecnico de Estandarizacibn de Software No 008-2013.OEFAlOTI la Oficina de Tecnologias de la Inforrnacion sustenta la estandarizacion de la adquisicion de la licencia de software Microsoft Windows 7 Professional, en base a 10s siguientes aspectos: i) se identifica la preexistencia de una infraestructura de hardware para usuarios compuesta por 369 computadoras que tienen instaladas 10s sistemas operativos de Microsoft como son: Windows XP y Windows 7, sobre 10s cuales se encuentran instalados otros sistemas operativos como son: el software ofimatico Microsoft Office, adobe acrobat reader, entre otros; ii) se indican las especificaciones tecnicas y las caracteristicas de la licencia que se requiere adquirir: Microsoft Windows 7 Professional; iii) se indica que la adquisici6n de la licencia Microsoft Windows 7 Professional se empleara para garantizar la continuidad de operaciones y procesos que emplean la tecnologia inforrnatica, asi como sus aplicativos, asegurando la funcionalidad y operatividad de la infraestructura de software preexistente en la Entidad en condiciones apropiadas; iv) el sistema operativo para estaciones de trabajo se encuentra instalado desde hace mas de cuatro aiios, licenciado en todas las computadoras de la Entidad y sirve de plataforma operativa para el software de ofimatica asi como para 10s aplicativos cliente-servidor y otros software licenciados de uso especifico, 10s cuales requieren de este sistema operativo para poder funcionar. Un cambio de sistema operativo implicaria que 10s aplicativos y sistemas actualmente en operacion no podrian ser usados, afectando la operatividad de las oficinas, asi como el riesgo de que 10s archivos ofimaticos en uso no puedan ser reconocidos por un nuevo software de ofimatica, afectando la intangibilidad de la informacion institutional en formato digital preexistente y el valor economico de la infraestructura preexistente; v) contiene el nombre, cargo y firma de la persona responsable de la evaluation que sustenta la estandarizacion de 10s bienes y del jefe del area usuaria; y vi) tiene corno fecha de elaboracion el 22 de agosto de 2013;

Que, en virtud de ello, mediante el lnforme No 070-2013-OEFNOA de fecha 5 de setiembre de 2013, la Oficina de Administracion considera procedente la estandarizacion para la adquisicion del mencionado bien;

Que, mediante el lnforme No 219-2013-OEFNOAJ la Oficina de Asesoria Juridica emitio opinion legal favorable respecto de la estandarizacion solicitada con el lnforme Tecnico de Estandarizacion de Software No 008- 2013.OEFA/OTI, toda vez que se ha cumplido con 10s requisitos establecidos en la Directiva No 01 0-2009-OSCEICD "Lineamientos para la contratacion en la que se hace referencia a determinada marca o tip0 de producto", aprobada por Resolucion No 358- 2009-OSCEIPRE;

Que, en consecuencia, de acuerdo a lo previsto en el marco legal vigente, sobre la base del lnforme Tecnico de Estandarizacion de Software No 008- 2013.OEFA/OTI, la opinion tecnica favorable de la Oficina de Administracion y la opinion legal de la Oficina de Asesoria Juridica, resulta necesario que se apruebe la Estandarizacion para la adquisicion de la licencia de software Microsoft Windows 7 Professional;

Que, el proceso de Estandarizaci6r1, de acuerdo a lo solicitado por la Oficina de Tecnologias de la Informacibn, sera aprobado por el periodo de un (01) aiio, el cual podra se inferior, en caso varien las condiciones que determinaron la estandarizacion;

Que, mediante Resoluci6n de Presidencia del Consejo Directivo No 008- 2013-OEFNPCD del 14 de enero de 2013, el Titular de la Entidad delego en la Secretaria General la facultad de aprobar la estandarizacion de 10s bienes y servicios

@=$, a ser contratados por la Entidad, de conformidad con la normativa vigente;

i+ '4 %I.

CRETAR~A g Con el visado de la Oficina de Tecnologias de la Informaci6nI la Oficina r T S j de Administration y la Oficina de Asesoria Juridica;

.'*%&Od '.L OEFI. De conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por el Decreto Legislativo No 1017, su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo No 184-2008-EF y la Directiva No 01 0-2009-OSCEICD, aprobada por

, Resoluci6n No 358-2009-OSCEIPRE; y, en uso de las facultades delegada por medio de la Resolucion de Presidencia del ~onsejo Directivo No 008-2013-OEFAIPCD;

SE RESUELVE:

Articulo lo.- Aprobar la Estandarizacion para la adquisicion de la licencia de software Microsoft Windows 7 Professional conforme a las especificaciones tecnicas detalladas en el lnforme Tecnico de Estandarizacion de Software No 008- 201 3.OEFNOT1, que como anexo forma parte integrante de la presente Resoluci6n.

Articulo 2O.- La estandarizacion a que se refiere el Articulo precedente es por el periodo de un (01) afio, el cual podra ser inferior, en caso varien las condiciones que determinaron la estandarizacion.

Articulo 3O.- Para efecto de llevar a cab0 la adquisicion de 10s bienes objeto de la estandarizacion, la Oficina de Administracion debera implementar el

proceso de selection que corresponda, en base a las especificaciones tQcnicas aprobadas.

Articulo 4O.- Disponer la publicaci6n de la presente Resolucibn en el Portal lnstitucional del Organismo de Evaluacion y Fiscalizacion Ambiental (www.oefa.qob.~e).

Registrese y comuniquese

I 0scar Enrique Gornez Castro

Secretario General Organismo de Evaluacion y Fiscalizacion Ambiental - OEFA

"Afio de la Inversi6n para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria"

INFORME TECNICO PREVIO DE EVALUACION DE SOFTWARE No 008-2013.OEFAIOTI

1. Nombre del Area

Oficina de Tecnologias de lnformacion.

2. Nombre y Cargo de 10s Responsables de la Evaluacion

Abdel Abraham Napanga Diaz Jefe (e) de la Oficina de Tecnologias de la lnformacion

Eduardo Javier Marroquin Deza Encargado de Soporte Tecnico

3. Fecha

22 de Agosto de 201 3

4. Justificacion

El OEFA requiere de un software de ofimatica que pueda integrar las funciones de procesador de textos, hoja de calculo y presentaciones de diapositivas, analisis de informacion y elaboracion de publicaciones (panfletos, tripticos, dipticos, formularies) y correo electr6nico.

Este software debera ser en espafiol, tener una interface intuitiva, debe poseer correctores ortograficos asi como tambien un diccionario de sinonimos y tambien un traductor de idiomas.

Se requiere de un programa de hoja de calculo que trabaje con macros disetiados en libros de Excel, que son utilizadas por las oficinas de Administration y Presupuesto del OEFA.

La Entidad ha venido invirtiendo en clases de capacitacion del product0 MS Office desde el aiio 2008.

- Los programas seran instalados a nivel nacional, en todas las dependencias de la Institucion por lo que se necesita que sea muy conocido y utilizado en el mercado nacional.

La entidad cuenta con licencias adquiridas para la aplicacion Microsoft Office, un software informatico de oficina con diversas herramientas de trabajo como son: editor de texto, hoja de calculo, editor de presentaciones, herramientas de correo electronico, One Note, entre otros.

, .;$562% . .A:+ -?,~ El software a adquirir, principalmente, deberan contribuir a mejorar la eficiencia en

tkrminos de rendimiento de 10s equipos, que forman parte de la infraestructura

"Aiio de la Inversi6n para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria"

tecnologica y tambien, permitir integrar las nuevas adquisiciones de equipos de cornputo logrando una compatibilidad optima.

5. Alternativas

Los productos a ser evaluados son:

Open Document MS. Office 201 3 Profesional

6. Analisis Comparativo T6cnico

Se realizd aplicando la parte 3 de la Guia de Evaluacion de Software, aprobada por Resolucir5n Ministerial N0139-2004-PCM:

a) Proposito de la Evaluacion

Determinar 10s atributos o caracteristicas para el producto final en base a la tabla:

METRICAS INTERNAS Mide la compatibilidad del software con el sistema operativo que utilizan las estaciones del OEFA. Mide la facilidad, periodicidad y automatizacion del proceso de actualizaci6n del software ante fallas de seguridad y errores del mismo. Mide la compatibilidad del programa al momento de generar archivos de formato de uso comlin, tanto en America como en Europa, es decir formato doc., xls., ppt. Y la posibilidad de importar y exportar archivos entre 10s formatos de textos, hojas de cdlculo y presentaciones, generalmente aceptadas por las herramientas de ofimatica de mayor aceptacion en el medio. Mide la facilidad del producto al momento de instalar el software asi como tambien las opciones que pueda tener para instalarse a traves de una red.

2

4

Sistema Operativo

Actualizaciones

Compatibilidad

Instalacion

METRICAS EXTERNAS Mide la variedad de centros de capacitacion en el pais que enseiien el producto de mod0 que sea fdcil para 10s usuarios encontrar un centro donde capacitarse. Mide la capacidad del software para automatizar sus tareas, evaluando si dispones de asistentes que ayuden a la elaboration de rutinas para labores primarias de autornatizaci6n asi como el uso de funciones del producto.

Mide la compatibilidad de los lenguajes para la creacidn de procesos automaticos, tanto con el sistema operativo Windows como con las herramientas de desarrollo utilizadas por la institucion.

' 5

7

Centro de capacitacion de usuario

Creation de procedimientos automaticos

Lenguaje de programacion $:ra Creation

procedimientos automaticos.

"Aiio de la Inversion para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria"

b) ldentificar el tipo de product0

Manejo de Archivos

SOFTWARE DE OFIMATICA

Mide la capacidad de poder interactuar con archivos de extensi6n MDB con 10s que cuenta el rninisterio.

c) Especificacicin del Modelo de Calidad

Se aplicara el Modelo de Calidad de Software descrito en la Parte I de la Gula de Evaluaci6n de Software aprobado por Resolution Ministerial No 139-2004- PCM.

.,' ."' '*"' "~'-'."-,." p*- ,-..,, PJY*I". :

M ET@&S D ~ * @ S Q ; ~ ; ~ ;!;!:; ;yC$~;- .* P.,:,! , ~~,3:,~$~~:<~3~@~2~$?>~~&$4>7!$<~F~~ p 5 >.it? t!~ c: , t a;:'<

, , , . A , Z j , , . .:

Las metricas fueron seleccionadas en base al analisis de la inforrnaci6n tecnica de 10s productos sefialados en el punto " 6. Alternativas ":

lo

I1

13

J Open Document J MS. Office 2013 Profesional

e) Cuadro de Cornparacion de Metricas

de archivos

Facilidad de us0

a los usuarios

Exportaci6n

Productividad

Mide la capacidad del software para recuperar archivos en caso de i n corte de fluido electric0 asi corno la eficiencia de su sistema de auto guardado de 10s archivos (si lo tuviera). Mide la interfase intuitiva que posee el entorno de software para que el usuario pueda crear y forrnatear docurnentos de una rnanera sencilla. Mide la facilidad de cantidad de herrarnientas de ayuda al usuario para el autoaprendizaje del rnisrno. Estas herrarnientas pueden se on line u offline. Mide la capacidad del software de exportar sus archivos nativos a otros forrnatos de uso cornon corno son el HTML y el PDF. Mide inversarnente la cantidad de recursos consumidos de la cornputadora por el software, especialmente recursos de memoria y procesador.

"Afio de la lnversidn para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria"

7. Analisis Comparativo Costo - Beneficio

8 1 Manejo de Archivos en formato MDB 1 51 31 5 1 3 METRICAS DE US0

Costos asociados al producto:

Licenciamiento: El costo aproximado de una (01) Licencia de MS Office Professional en espaAol es de SI. 1,300.00 La cual permite durante el primer aiio de compra obtener el soporte de actualizaciones del producto. Asimismo, el producto es ofertado por diversos proveedores en el medio local.

7 8 7 4 8

68

Capacitacibn: Casi la totalidad de 10s usuarios no requieren capacitacion del producto MS Office, ya que en 10s ljltimos aAos la institucion solicita para el reclutamiento del personal conocimiento basico de Word y en otros casos conocimiento de Word y Excel; esto nos indica que 10s usuarios estan en la capacidad de utilizar el software sacando el mayor provecho posible. No se tendra que invertir en una nueva capacitacion a 10s usuarios.

9 10 1 1 12 13

Una opcion diferente a Ms Office, demandaria tiempo y recursos presupuestales adicionales para la capacitacion del personal del OEFA a nivel nacional en el manejo de herramientas de ofimatica distintas.

10 10 10 5

10

100

Recuperation de archivos Facilidad de uso Soporte a 10s usuarios Exportation Productividad

Soporte y mantenimiento interno: El Microsoft Office 2013 Profesional es accesorio y a la vez complementario al sistema operativo Windows con el que actualmente cuenta el OEFA, porque forma parte de la arquitectura de servicios de Microsoft. El personal tecnico con el .. que cuenta la oficina de Informatica de la institucion esta capacitado para efectuar labores de soporte tecnico para ambos productos en un nivel avanzado.

+ * ' . , ' TOTAL

De optar por otro producto, aumentaria el costo de horas - hombre en labores de soporte a las incidencias que puedan presentarse.

5 5 5 2 5

50

Soporte y mantenimiento externo: El producto MS Office cuenta con el respaldo del fabricante de software Microsoft, la cual tiene distribuidores autorizados en nuestro pais. Adicionalmente, el soporte tecnico es un servicio complementario a las licencias de 10s productos Microsoft, que garantiza la disponibilidad de la asistencia tecnica del fabricante cuando se presenten problemas que internamente no se puedan solucionarse. Cualquier problema de funcionamiento de la aplicacion es resuelto en un corto plazo por el fabricante.

9 10 10 5

10

95

Los formatos de Open Document, no cuentan con un soporte direct0 por parte de algljn fabricante; este se da, principalmente, de manera informal por colaboracion entre 10s

ips PERU Mhlsterio * 1 del Ambient. I "Afio de la Inversion para el Desarrollo Rural

y la Seguridad Alimentaria"

mismos usuarios, en persona o en comunicaciones a traves de Internet, per0 tambien de manera formal por parte de las empresas que se constituyen exclusivamente con el fin de brindar soporte a productos de software libre, aunque no esten involucradas directamente en su desarrollo. Por tal razon, de presentarse algun inconveniente no habria un punto de contact0 direct0 para resolver la incidencia.

lmpacto en el cambio de la plataforma: El OEFA al contar con archivos creados en formatos nativos del Ms Office y al adquirir el producto Open Document, se presentaran diferencias entre formatos utilizados, donde a pesar de que obligatoriamente existan conversiones de 10s archivos nativos a otra version soportada por el Open Document, persistiran incompatibilidades propias de modelos de datos diferentes. ~ s t e hecho, conduciria a perder funcionalidades, por lo cual el documento no seria totalmente identico al migrar a la nueva herramienta informitica.

Generaria problemas de compatibilidad con respecto a la informacion recibida dia a dia de las instituciones externas que interactuan con el OEFA, como son 10s administrados (instituciones publicas y privadas), con lo cual tendria que adquirirse software especializado en conversion de formatos para poder visualizar y editar 10s documentos recibidos, el que no garantiza a1 100% la conversion correcta, sobretodo de la informacion estadistica o valores numericos. La informacion que se encuentra actualmente en uso, debido a la conversion que se tendria que realizar para cambiar de herramienta ofimatica, ocasionaria que gran parte de ella se vea afectada y por lo tanto 10s archivos informaticos de la institution tambien.

La migracion de datos, por la importancia de la informacion de 10s administrados y la producida por el OEFA, es un proceso que tendria que implementarse, debiendo contar con un plan, software, equipos y tiempos adicionales y mayores recursos presupuestales.

El instalar el producto Open Document traeria como resultado que las areas que utilizan hojas de calculo con macros no puedan seguir utilizandolas, asimismo este software cuando convierte sus documentos a otros formatos hace que este incremente el tamaiio del archivo perjudicando el espacio del disco duro del Servidor.

En resumen, la conversion de formatos entre el Ms Office y un software libre no es totalmente compatible, existiendo una gran cantidad de cambios que pueden afectar la funcionalidad y por ende su productividad diaria.

8. Conclusiones

Se determino 10s atributos o caracteristicas tecnicas minimas que deben ser considerados para una evaluaci6n de software, asimismo se establecio la valoracion cuantitativa de cada caracteristica.

El producto MS Office (ultima version) obtuvo un puntaje promedio de 95 sobre 100 habiendo obtenido puntaje aprobatorio en todas las metricas y cumple con las necesidades de la Instituci6n. Y se requiere contar con ciento ochenta (180) licencias del tipo profesional.

fL;-;,->

El Open Document obtuvo un puntaje promedio de 68 sobre 100, per0 no obtuvo puntaje . bd "a'bLr;;,,~aprobatorio en una de las metricas, por lo que, en concordancia con el numeral 3.5 de la . >- <,L ,

I MinMeriO del Ambienti

"Afio de la lnversidn para el Desarrollo Rural

y la Seguridad Alimentaria"

Guia Tecnica sobre Evaluacion de Software en la Administracion Publica, se rechaza este software por considerar que no cumple con las necesidades de la institucion.

Los usuarios del OEFA han utilizado el producto MS Office desde que se creo la institucion en el aiio 2008, por lo que todos 10s archivos estan en 10s formatos de dicho producto; tanto usuarios como el personal informatico del OEFA estan capacitados de dicho producto.

Los archivos generados por otras herramientas distintas a las que ofrece el MS Office, no son 100% compatibles con el resto de aplicaciones con las que se cuenta dentro y fuera del OEFA, demandara muchas horaslhombre de trabajo, tanto para el manejo, como para empleo efectivo de estos archivos, al tener que convertir la inforrnacion.

Luego de haber aglicado la Guia de Evaluacion de Software se ha llegado a la conclusion de que el producto MS Office es el mas adecuado para cubrir las necesidades del OEFA y el que alcanz6 el mayor puntaje.

(- - )

9. Recomendaciones

De acuerdo, a 10s atributos o caracteristicas tecnicas minimas que fueron considerados para la evaluacion del software requerido por el OEFA y en base a la aplicacion del Modelo de Calidad de Software descrito en la Parte I de la Guia de Evaluaci6n de Software, aprobado por Resolucion Ministerial No 139-2004-PCM, se determino la valoracion cuantitativa de cada software en funcion a las metricas establecidas para curnplir con las necesidades de la institucion y garantizar la continuidad de sus funciones y servicio a la ciudadania.

En tal sentido, previa aplicacion de la Guia de Evaluaci6n de Software, el software que adquirio el puntaje maximo es el MS OFFICE 2013 PROFESIONAL y constituye el producto que cubre 10s requerimientos del OEFA.

10. Firmas

RESPONSABLE DE LA EVALUACI~N Eduardo Javier Marroquin Deza Encargado de Soporte Tecnico

JEFE DEL AREA USUARIA Abdel Napanga Diaz

Jefe (e) de la Oficina de Tecnologia de Informacion