ROLE ADVERT ROLE TITLE: Leadership Business Support Officer – Social Care & Health (6 month temp contract) POST ID: SRS303 GRADE: BAND E SCP 21-25 £20,138 – SCP 25 £22,658 HOURS: 37 Per Week LOCATION: Usk. Which may change in the future if the service location

needs to relocate. Relocation or disturbance expenses will not be paid if this happens.

WELSH LANGUAGE ASSESSMENT: Welsh language skills are desirable. PURPOSE OF POST: The key purpose of this post is to ensure that the Leadership Team for Social Care, Health & Safeguarding receive a compehensive, confidential, professional and effective business support service. The post will in addition support the Transformation Manager to deliver a range of business strategy functions from Quality Assurance and Performance, Workforce and ICT. Should you require any further information regarding this post, please contact: Clairerobins@monmouthshire.gov.uk Tel: 07921781075 Closing Date: 12 noon 18th August 2017 Please Note that we are not able to accept CVs Application forms can be completed online or down loaded via: www.monmouthshire.gov.uk/how-to-apply-for-council-jobs Applications may be submitted in Welsh, and that an application submitted in Welsh will not be treated less favourably than an application submitted in English. Completed paper application forms should be returned to the following address:-

People Services, Monmouthshire County Council, PO BOX 106, CALDICOT, NP26 9AN

Appointment to this post is exempt from Rehabilitation of Offenders Act and is subject to an Enhanced Disclosure Check. Monmouthshire County Council is an equal opportunities employer and welcomes applications from all sections of the community. All posts are open to job-share unless stated otherwise. Monmouthshire County Council operates a Smoke Free Workplace policy

ROLE PROFILE ROLE TITLE: Leadership Business Support Officer – Social Care & Health (6 month temp contract) POST ID: SRS303 GRADE: BAND E SCP 21 £20,138 – SCP 25 £22,658 HOURS: 37 Per Week LOCATION: Usk. Which may change in the future if the service location

needs to relocate. Relocation or disturbance expenses will not be paid if this happens

RESPONSIBLE TO: Service Manager Transformation WELSH LANGUAGE ASSESSMENT: Welsh language skills are desirable. The Purpose of this Role:- To provide support and assistance to the Leadership Team of Social Care, Health and Safeguarding through the provision of comprehensive Business Support. We are looking for someone who brings reliability, commitment and enthusiasm to the role alongside technical skills and knowledge. Someone who understands the importance of business support and the difference it makes to the effectiveness of the Leadership Team Expectation and Outcomes of this Role:-

Key element in supporting the business within the Directorate

Provision of key tasks to support strategic meetings.

Provide key support for projects and programmes that the directorate is responsible for and involved.

To ensure all business process are organised recorded, monitored and kept on track.

Your responsibilities are to:- Admin

1. Responsible for timely and profeshional managing of all correspondence.

2. Responsible for all admin tasks. e.g photocopying, scanning, printing.

3. Provide business support to key leadership groups including QUIP, Finance, Workforce, WASCG, Health & Safety.

4. Co-ordinate agendas take accurate minutes, action notes and follow up of

actions and progress on completion of actions.

5. Booking of rooms/venues for meetings / events.

6. Chasing progress and ensuring actions are progressing in a timely manner for key projects.

7. File Management. Maintain document folders for the Leadership Team as

required

8. Organize and take minutes of various meetings as required by the leadership team. Tracking & following up on actions.

9. Carry out an admin & co-ordination role in directorate recruitment processes.

10. Project Work. To support and carryout project work in line with the relevant

service area.

11. Accurate Tracking and record keeping (e.g Risk management process)

12. Communication. Support the development of all communication channels both with the directorate and with all partners. (via HUB, SCH&S website etc.)

13. Be the digital champion for the leadership team within the directorate. Finance

14. Provide financial administration duties as required and directed by the Finance Manager

15. Raise purchase requisitions and orders on the Authority’s system as required

16. Process goods receipt notes and payment of invoices on the Authority’s

system

17. Deal with suppliers as necessary with any payment queries. Communication

18. Responsible for working as part of a team and building relationships of trust through open and interactive communication.

19. Be open and flexible towards new ways of working, as part of the business

Support Team and the whole Service. Here’s what we can provide you with:- What else you need to know…..Monmouthshire Values are:

Openness: We aspire to be open and honest to develop trusting relationships.

Fairness: We aspire to provide fair choice, opportunities and experiences and become an organisation built on mutual respect.

Flexibility: We aspire to be flexible in our thinking and action to become an effective and efficient organisation.

Teamwork: We aspire to work together to share our successes and failures by building on our strengths and supporting one another to achieve our goals.

And this role, will work with Monmouthshire to achieve these.

In addition: All employees are responsible for ensuring that they act at all times in a way that is consistent with Monmouthshire’s Equal Opportunities Policy in their own area of responsibility and in their general conduct. The authority operates a Smoke Free Workplace Policy which all employees are required to abide to.

Person Specification

How will we know if you are the right person for the role? As the successful candidate you will have demonstrated:-

Person Specification – Business Support Officer - Leadership

How will we know if you are the right person for the role? As the successful candidate you will have demonstrated:-

Essential/ Desirable

Qualifications/Knowledge

High level of IT literacy and capability E

Ability to use a wide range of Microsoft Office applications E

Possession of the European Computer Driving License (ECDL) or equivalent E

Possession of GCSE English & Maths or equivalent level/ability of literacy E

Experience

Relevant experience of working in an business support environment E

Experience of developing and implementing robust business support systems and processes

E

Experience of maintaining MCC systems. D

Experience of goods supply and stock control e.g. ordering, receipting and invoicing

E

Experience of a range of administrative tasks e.g. photocopying, scanning, printing

E

Experience of providing high quality with incoming and outgoing correspondence

E

Experience of maintaining file management and storage systems (paper and electronic)

E

Experience of resolving IT systems and equipment issues. D

Experience of organising and facilitating meetings including minute taking, room and diary bookings

E

Experience of working in an environment where there is a strong customer focus and the provision of excellent customer service

E

Experience of the provision of accurate and complete information through a variety of means e.g. face to face, email, leaflets, noticeboards, team sites

E

Experience of all administrative processes re: recruitment and staff changes E

Experience of supporting colleagues to access and use people management systems and information

D

Experience of supporting managers with staff induction and ongoing training and development

D

Experience of maintaining systems for the capture of internal and external measures

E

Experience of supporting colleagues to monitor and validate business information

E

Experience of working within deadlines and managing time to achieve organisational priorities

E

Personal Qualities

Must possess

A strong public service ethos E

A positive can do attitude, self motivated and adaptable attitude to work. E

The ability to build good working relationships E

The ability to communicate clearly, professionally and sensitively with a range of individuals, colleagues and organisations

E

An adaptable style toward troubleshooting and problem solving E

A high level of tact, diplomacy and a sound understanding of the requirement of confidentiality

E

A high level of verbal and written communication skills, and demonstrated ability to maintain systems and produce documents to a professional standard

E

Must be

Person centred and able to actively demonstrate that you enjoy working as part of a team

E

Must be able to demonstrate the drive and determination needed to see tasks through to completion.

E

Committed to the improvement of business performance and to developing new systems, processes and ways of working.

E

Able to carryout project work in line with service area. Support the development and delivery of projects and transformation work.

Committed to the improvement of own performance and to developing new skills and knowledge and attend relevant training.

E

Able to work effectively as part of a team or autonomously and to use own initiative and organise own work

E

Willing to abide by the Council’s Equal Opportunities Policy, including undertaking appropriate equality awareness training

E

Able to understand own role in safeguarding practices E

Access to a vehicle and attend other locations in order to carry out duties related to the post

E

Should you require any further information regarding this post, please contact: Clairerobins@monmouthshire.gov.uk Tel: 07921781075 Closing Date: 12noon 18th August 2017

HYSBYSEB SWYDD

TEITL Y SWYDD: Swyddog Cymorth Busnes Tîm Arwain - Gofal Cymdeithasol

ac Iechyd (cytundeb dros dro am 6 mis)

RHIF SWYDD: SRS303 GRADD: BAND E SCP 21-25 £20,138 – SCP 25 £22,658

ORIAU: 37 awr yr wythnos LLEOLIAD: Brynbuga ond gall hyn newid yn y dyfodol os oes angen newid

lleoliad y gwasanaeth. Ni thelir treuliau adleoli neu anghyfleustra os yw hyn yn digwydd.

ASESIAD O’R IAITH GYMRAEG: Mae sgiliau iaith Gymraeg yn ddymunol.

DIBEN Y SWYDD: Pwrpas allweddol y rôl hon yw sicrhau bod y Tîm Arwain ar gyfer Gofal Cymdeithasol, Iechyd a Diogelu yn derbyn gwasanaeth cymorth busnes cynhwysfawr, cyfrinachol, proffesiynol ac effeithiol. Bydd y rôl hon hefyd yn cefnogi’r Rheolwr Trawsnewid i ddarparu ystod o swyddogaethau strategaeth busnes, gan gynnwys strategaeth Sicrwydd Ansawdd a Pherfformiad, gweithlu a TGCh. Os ydych angen unrhyw wybodaeth bellach am y swydd hon cysylltwch os gwelwch yn dda gyda: Clairerobins@monmouthshire.gov.uk Ffȏn: 07921781075 Dyddiad Cau: 12pm, 18fed Awst 2017 Gofynnir i chi nodi na allwn dderbyn CV Gellir llenwi ffurflenni cais ar-lein neu eu lawrlwytho drwy: www.monmouthshire.gov.uk/how-to-apply-for-council-jobs Mae modd cyflwyno ceisiadau yn y Gymraeg ac ni fydd ceisiadau yn y Gymraeg yn cael eu trin yn llai ffafriol na’r rhai a gyflwynir yn y Saesneg. Ar ôl eu llenwi, dylid dychwelyd ffurflenni cais papur i’r cyfeiriad canlynol:

Gwasanaethau Pobl, Cyngor Sir Fynwy, Blwch SP 106, CIL-Y-COED, NP26 9AN

Mae apwyntiad i’r swydd hon wedi ei eithrio o’r Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr ac yn amodol ar Wiriad Datgeliad Estynedig.

Mae Cyngor Sir Fynwy yn gyflogwr cyfle cyfartal ac yn croesawu ceisiadau gan bob adran o'r gymuned. Mae'r holl swyddi'n agored i'w rhannu os na nodir fel arall. Mae’r Cyngor yn gweithredu polisi Dim Ysmygu yn y Gweithle.

PROFFIL Y RÔL

TEITL Y SWYDD: Swyddog Cymorth Busnes Tîm Arwain - Gofal Cymdeithasol

ac Iechyd (cytundeb dros dro am 6 mis)

RHIF SWYDD: SRS303 GRADD: BAND E SCP 21-25 £20,138 – SCP 25 £22,658

ORIAU: 37 awr yr wythnos LLEOLIAD: Brynbuga ond gall hyn newid yn y dyfodol os oes angen newid

lleoliad y gwasanaeth. Ni thelir treuliau adleoli neu anghyfleustra os yw hyn yn digwydd.

YN ATEBOL I: Rheolwr Gwasanaeth Trawsnewid ASESIAD O’R IAITH GYMRAEG: Mae sgiliau iaith Gymraeg yn ddymunol.

DIBEN Y SWYDD: Darparu cefnogaeth a chymorth i Dîm Arwain Gofal Cymdeithasol, Iechyd a Diogelu drwy ddarparu Cymorth Busnes cynhwysfawr. Rydym yn chwilio am rywun sydd yn medru bod yn ddibynnol, ymroddedig ac yn frwdfrydig a’n meddu ar y sgiliau a’r wybodaeth dechnegol. Rhywun sydd yn deall pwysigrwydd cymorth busnes a’r gwahaniaeth y mae hyn yn ei wneud i effeithiolrwydd y Tîm Arwain. Disgwyliadau a Chanlyniadau’r Rôl hon:-

Elfen allweddol o ran cefnogi’r busnes o fewn y Gyfarwyddiaeth

Ymgymryd â thasgau allweddol er mwyn cefnogi’r cyfarfodydd strategol.

Darparu cymorth allweddol i brosiectau a rhaglenni y mae’r gyfarwyddiaeth yn gyfrifol amdanynt ac yn rhan ohonynt.

Sicrhau bod yr holl brosesau busnes yn cael eu trefnu, cofnodi, monitro a’u gweithredu fel y cytunir.

Bydd eich cyfrifoldebau yn cynnwys:- Gweinyddiaeth

1. Yn gyfrifol am reoli’r ohebiaeth mew modd amserol ac yn broffesiynol.

2. Yn gyfrifol am yr holl dasgau gweinyddol e.e. llungopïo, sganio, argraffu.

3. Yn darparu cymorth busnes i’r grwpiau arwain allweddol gan gynnwys QUIP, Cyllid, Gweithlu, WASCG, Iechyd a Diogelwch.

4. Cydlynu agendau er mwyn cymryd cofnodion a monitro’r camau gweithredu er

mwyn cadw golwg ar y cynnydd a’u bod yn cael eu cwblhau.

5. Trefnu ystafelloedd/lleoliadau ar gyfer cyfarfodydd/digwyddiadau.

6. Monitro cynnydd a sicrhau bod y camau gweithredu yn cael eu gweithredu yn

amserol ar gyfer prosiectau allweddol.

7. Rheoli Ffeiliau. Cynnal ffolderi dogfennau ar gyfer y Tîm Arwain fel sydd angen.

8. Trefnu a chymryd cofnodion o gyfarfodydd amrywiol fel sydd angen ar gyfer y

Tîm Arwain. Monitro unrhyw gamau gweithredu a gytunir.

9. Ymgymryd â rôl weinyddol a chydlynu fel rhan o’r prosesau recriwtio yn y gyfarwyddiaeth.

10. Gwaith Prosiect. Cefnogi ac ymgymryd â gwaith prosiect yn unol â’ch maes gwasanaeth.

11. Tracio a chadw cofnodion mewn modd cywrain (e.e. proses Rheoli Risg)

12. Cyfathrebu. Cefnogi datblygiad yr holl sianeli cyfathrebu o fewn y gyfarwyddiaeth a gyda’r holl bartneriaid (drwy HYB, SCH&S gwefan ayyb..)

13. Yn eiriolwr digidol ar gyfer y Tîm Arwain o fewn y gyfarwyddiaeth. Cyllid

14. Yn ymgymryd â dyletswyddau gweinyddol cyllidol fel sydd eu hangen a’n cael eu cyfarwyddo gan y Rheolwr Cyllid.

15. Yn gosod archebion caffael ar system yr Awdurdod fel sydd angen.

16. Prosesu nodiadau yn cadarnhau bod nwyddau wedi eu derbyn a thalu am

anfonebau ar system yr Awdurdod.

17. Delio gyda chyflenwyr fel sydd angen ac unrhyw ymholiadau am daliadau. Cyfathrebu

18. Yn gyfrol am weithio fel rhan o dîm ac yn adeiladu perthnasau yn seiliedig ar ymddiriedaeth drwy gyfathrebu agored a rhyngweithiol.

19. Yn agored ac yn hyblyg tuag at ffyrdd newydd o weithio, fel rhan o’r Tîm

Cymorth Busnes a’r Gwasanaeth cyfan.

Dyma’r hyn y byddwn yn medru darparu i chi:-

Beth arall sydd angen i chi wybod…..Dyma Werthoedd Cyngor Fynwy:

Tryloywder: Rydym am geisio bod yn agored ac onest er mwyn datblygu perthynas lle y mae pobl yn medru ymddiried yn ei gilydd.

Tegwch: Rydym am geisio cynnig dewis teg, cyfleoedd a phrofiad ac i ddod yn fudiad lle y mae’r naill yn parchu’r llall.

Hyblygrwydd: Rydym am geisio bod yn hyblyg wrth feddwl a gweithredu er mwyn dod yn fudiad effeithiol ac effeithlon.

Gwaith tîm: Rydym am geisio gweithio gyda’n gilydd er mwyn rhannu ein llwyddiannau a’n methiannau drwy adeiladu ar ein cryfderau a chefnogi ein gilydd er mwyn cyflawni ein hamcanion.

A bydd y rôl hon yn gweithio gyda Sir Fynwy er mwyn cyflawni hyn.

Yn ychwanegol at hyn: Mae’r holl weithwyr yn gyfrifol am sicrhau eu bod yn ymddwyn bob tro mewn ffordd sydd yn gyson â Pholisi Cyfle Cyfartal Sir Fynwy yn eu meysydd perthnasol ac yn eu hymddygiad cyffredinol. Mae Cyngor Sir Fynwy yn gweithredu polisi Dim Ysmygu yn y Gweithle ac mae disgwyl i’r holl gyflogeion i gydymffurfio gyda hyn.

Manyleb Person Sut fyddwn yn gwybod os mai chi yw’r person cywir ar gyfer y rôl hon? Fel yr ymgeisydd llwyddiannus, byddwch wedi arddangos:-

Manyleb Person – Swyddog Cymorth Busnes – Tîm Arwain

Sut fyddwn yn gwybod os mai chi yw’r person cywir ar gyfer y rôl hon? Fel yr ymgeisydd llwyddiannus, byddwch wedi arddangos:-

Cymwysterau/Gwybodaeth Hanfodol/ Dymunol

Lefel uchel o lythrennedd a gallu TG. H

Y gallu i ddefnyddio ystod eang o raglenni Microsoft Office. H

Yn meddu ar y European Computer Driving License (ECDL) neu gymhwyster cyfatebol.

H

Yn meddu ar TGAU Saesneg a Mathemateg neu lefel/gallu o lythrennedd cyfatebol.

H

Profiad

Profiad diweddar o weithio mewn awyrgylch cefnogi busnes. H

Profiad o ddatblygu a gweithredu systemau a phrosesau cadarn o ran cymorth busnes.

H

Profiad o gynnal systemau cymorth Cyngor Sir Fynwy D

Profiad o reoli’r broses o gyflenwi nwyddau a rheoli stoc e.e. archebu, cofnodi, anfonebu.

H

Profiad o ymgymryd ag ystod o dasgau gweinyddol e.e. llungopïo, sganio, argraffu.

H

Profiad o ddarparu cymorth safon uchel gyda gohebiaeth sydd yn cael ei derbyn a’i danfon allan.

H

Profiad o systemau rheoli ffeiliau a systemau storio (papur ac electronig) H

Profiad o ddatrys problemau TG a chyfarpar. D

Profiad o drefnu a hwyluso cyfarfodydd gan gynnwys cymryd cofnodion, archebu ystafelloedd a threfnu dyddiaduron.

H

Profiad o weithio mewn awyrgylch lle y mae ffocws cryf ar y cwsmer ac ar ddarparu gwasanaeth cwsmer ardderchog.

H

Profiad o ddarparu gwybodaeth gywrain a chyflawn drwy gyfrwng ystod o ffyrdd e.e. wyneb i wyneb, e-byst, taflenni, hysbysfyrddau, safleoedd tîm.

H

Profiad o’r holl brosesau gweinyddol ynglŷn â recriwtio a newidiadau staff. H

Profiad o gefnogi cydweithwyr i gael mynediad a defnyddio systemau a gwybodaeth am reoli pobl.

D

Profiad o gefnogi rheolwyr gyda sesiynau anwytho staff a’u hyfforddiant a datblygiad parhaus.

D

Profiad o gynnal systemau ar gyfer mesurau mewnol ac allanol. H

Profiad o gefnogi cydweithwyr i fonitro a dilysu gwybodaeth fusnes. H

Profiad o weithio o fewn terfynau amser a rheoli’r amser i gyflawni blaenoriaethau’r mudiad.

H

Rhinweddau Personol

Rhaid meddu ar

Ethos gwasanaeth cyhoeddus cryf. H

Agwedd bositif sy’n fodlon rhoi cynnig ar bethau. H

Y gallu i adeiladu perthnasau da. H

Y gallu i gyfathrebu yn glir, yn broffesiynol ac yn sensitif gydag ystod o unigolion, cydweithwyr a mudiadau.

H

Yn medru mabwysiadu dull hyblyg er mwyn datrys problemau. H

Lefel uchel o sgiliau diplomyddol a dealltwriaeth o’r angen am gyfrinachedd.

H

Lefel uchel o sgiliau cyfathrebu llafar ac ysgrifenedig, ac wedi arddangos gallu i gynnal systemau a chreu dogfennau hyd at safon broffesiynol.

H

Rhaid bod yn

Unigolyn sydd yn canolbwyntio ar y person ac yn medru dangos eich bod yn mwynhau gweithio fel tîm.

H

Unigolyn sydd yn medru arddangos yr egni a’r pendantrwydd sydd angen er mwyn sicrhau bod tasgau yn cael eu cwblhau.

H

Ymroddedig i wella perfformiad y busnes a datblygu systemau, prosesau a ffyrdd newydd o weithio.

H

Ymroddedig i wella eich perfformiad eich hun a datblygu sgiliau a gwybodaeth newydd a mynychu hyfforddiant perthnasol.

H

Medru gweithio’n effeithiol fel rhan o dîm neu ar ben eich hun ac yn medru trefnu eich gwaith eich hun.

H

Yn fodlon cydymffurfio gyda Pholisi Cyfle Cyfartal y Cyngor, gan gynnwys mynychu hyfforddiant cyfle cyfartal.

H

Medru deall eich rôl eich hun o ran practis diogelu. H

Eiddo ar gar ac yn medru teithio i leoliadau eraill er mwyn ymgymryd â’r swyddogaethau sydd yn rhan o’r swydd.

H

Os ydych angen unrhyw wybodaeth bellach am y swydd hon cysylltwch os gwelwch yn dda gyda: Clairerobins@monmouthshire.gov.uk Ffȏn: 07921781075