samenwerken voor succes met best value … bons - bv bij... · • longlist van 21 op basis van...
TRANSCRIPT
© KWD resultaatmanagement BV
Wiebenik?• Project/ProgrammaManagerbijKWD
Resultaatmanagement• AssociatebijBestValueEurope• BestValueA+gecertificeerdin2017• >27jaarervaringinICTprojectmanagement• >30projectensuccesvolgemanaged,[email protected]
© KWD resultaatmanagement BV
AchtergrondenAanleidingTransaviaiseenNederlandse‘lowcost–lowfare’luchtvaartmaatschappij,dievluchtenaanbiedttegeneenzeerconcurrerendeprijs.PerjaarvervoertTransaviameerdan6miljoenpassagiers.InNederlandheeftTransaviaca.1.800medewerkers,waarvan75binnenIT.Inmei2016heeftTransaviabeslotenhaarDatacenter(enIT-Infrastructuur)activiteitenteoutsourcen.Business-overwegingendaarbijwaren:• Garanderenvandecontinuïteit• Verminderenvandeoperationelekostenmetminimaal15%• Verschuivenvaninvesteringen(CAPEX)naaroperationele
uitgaven(OPEX)• Borgenvantoegangtotup-to-dateexpertise
© KWD resultaatmanagement BV
WaaromBestValue?Eerdere(slechte)ervaringenmetaanbestedingen:• Onvoldoendeexpertiseencapaciteitvoorhet
formulerenvanrequirements• Benodigdedoorlooptijdvoorhetopstellenvan
requirementsinrelatietotdegewenstesnelheidinhetprocesvanuitbesteden
• OnvoldoendecapaciteitvoorhetbeoordelenvanaanbiedingenopRFIenRFP
• Onvoorziengrootaantalchangesbijdeuitvoering,enhogeextrakostendiedezemetzichmeebrengen
© KWD resultaatmanagement BV
WaaromBestValue?Oplossingiseenaanpakdietegemoetkomtaandevolgendeeisen:• Eenoplossingdiemaximaalaansluitbijde
doelstellingvanTransavia• Kortaanbestedingstraject• Geenextradrukophetbeperktaantaleigen
medewerkerswerkzaamopditterrein• Voorspelbaarenbeheersbaarprojectwaarbijde
risico’sbeheersten(financieel)gedragenwordendoordepartijdiedaarooktoeinstaatis.
© KWD resultaatmanagement BV
WanneerBestValue?• Markt• ErvaringmetBestValue• Onderscheidend/innovatiefvermogen• Vrijheidsgraden• Risico’s• Stakeholders• Complexiteitvanhetproject• Team–kenmerken• Team-samenstelling
© KWD resultaatmanagement BV
BestValuePIPSProcesBest Value proces
Voorbereiden Selecteren Concretiseren Uitvoeren
start aanbesteding
Inschrijving: • Prijs • Prestatieonderbouwing • Risicodossier • Kansendossier Interviews
beoogd opdrachtnemer gunning
Plan van aanpak
Contract
Prestatie info Detailplanning
Aanbestedingsdossier
Weekly’s
CHAPTER 14: BEST VALUE PIPS
76
Phase 2: Selection – Vendors are selected based upon their level of expertise specific to the subject project and not a technical scope of work. All vendors are given the opportunity to differentiate themselves from their competitors using non-technical performance metrics that demonstrate their level of capability and expertise to meet the buyer’s requirement and need. In the Selection phase the vendors’ offered project scope is not yet considered; vendors are prioritized solely based on expertise and competitive pricing. However, this does not mean that the competing vendors should not have a scope with a schedule and price. Vendors must submit a price for the scope which they will propose.
Selection Clarification ExecutionPre -Qualification
Award Contract
All Vendors One Vendor
Differential in capability/expertise[using nontechnical
performance metrics]
Technical review of scope
and vendor plan
Weekly tracking of project deviation
by Vendor.
Education of vendors
Figure 14.1: Performance Information Procurement System
Phase 3: Clarification – The top prioritized vendor in the Selection phase is invited to the Clarification phase. In this phase the selected vendor will present their scope of work [SOW], detailed schedule, milestone schedule w/cost, WRR, risk mitigation plan and performance metrics that will be kept during the project. The client is then given a chance to review,
© KWD resultaatmanagement BV
BestValueVoorbereidingBest Value proces
Voorbereiden Selecteren Concretiseren Uitvoeren
start aanbesteding
Inschrijving: • Prijs • Prestatieonderbouwing • Risicodossier • Kansendossier Interviews
beoogd opdrachtnemer gunning
Plan van aanpak
Contract
Prestatie info Detailplanning
Aanbestedingsdossier
Weekly’s
© KWD resultaatmanagement BV
Deuitvraag:RFP• Doel:vinddeexpert-leverancierdieeen(bijde
doelstellingenenrandvoorwaarden)passendeoplossingbiedttegeneenmarktconformeprijs
• Scope:hetvolledigovernemenvanalleactiviteiten,medewerkers,hard-ensoftwareeninfrastructuurvanhetTransaviaDatacenterendebijbehorendeITInfrastructuur
• Budget:plafondprijsvoorTransitie–ServiceDelivery(5jaar)–Re-transitie– Gebaseerdophuidigerunningcostsmeteenjaarlijkse
besparingvanminimaal10%• DoelstellingenenRandvoorwaarden• AanpakenPlanning• Weging
© KWD resultaatmanagement BV
RFP:Doelstellingen• ThecontinuityofTransavia’sbusinessprocessesisensuredbydelivering
reliableITservices,7x24hours,accordingtotheservicelevelsthatfitsthecriticalityoftheITservices.Thisincludes:
– Novulnerabilityintheorganization(i.e.aslittleaspossible"oneisnone"situations);
– Guaranteedlongtermaccesstoup-to-dateexpertiseprovidedthatitisnot/orlimitedpresentandtheeffort"to"staycurrentisdisproportionatelylarge;
• TheinvolvedemployeesofTransaviaareassistedtoanattractivecontinuationoftheircareerconformthearrangements;
• Beingabletosupportbusinessinnovationthatrequiresnextgenerationandnewtechnologies;
• FacilitatesAgilewayofworkingandtheinnovativepowerofTransavia’sITdepartment;
• Reductionoftherunningcoststooperate,manageandmaintaintheICTinfrastructureforrunningbusinessapplicationswithatleast10%peryearforthecoming5years;
• TransferinvestmentintheprovisionoftheexistingITsystemstooperationalexpenditure(CAPEXtoOPEX).
© KWD resultaatmanagement BV
RFP:Weging
Criterium WegingPrestatieonderbouwing(LE) 30%RisicoAnalyse(RA)&Kansendossier(VA) 20%Interviews 20%Prijs 30%
© KWD resultaatmanagement BV
Voorbereidingsfase:Leerpunten
• Tijdvoorbesluitvorming– HappyflowversusContingency?
• Beschikbaarheidbasisinformatie– Voorbeelden!
• Beschikbaarheidmedewerkers– Vakantieperiode!– HappyflowversusContingency?
© KWD resultaatmanagement BV
Selectie:deleverancieraanzet!Best Value proces
Voorbereiden Selecteren Concretiseren Uitvoeren
start aanbesteding
Inschrijving: • Prijs • Prestatieonderbouwing • Risicodossier • Kansendossier Interviews
beoogd opdrachtnemer gunning
Plan van aanpak
Contract
Prestatie info Detailplanning
Aanbestedingsdossier
Weekly’s
© KWD resultaatmanagement BV
Leveranciers
• Longlistvan21opbasisvan“Giarte”• 14geïnteresseerdentijdens
Informatiebijeenkomst• 7aanmeldingenvoorRFP• 4aanbieders• 1winnaar
© KWD resultaatmanagement BV
Vanuitdeleveranciersgekeken…
• BestValuezegt:leverancierisdeexpertenkandussneleenpassendeaanbiedingmaken– Praktijkwijstuit:veelbehoefteaandetail-informatie
overhetwatenhoe– Enook:opstartproblemenmetBestValueApproach,
meteenenkeleuitzondering• Eenenkeleleverancierprobeerde“boven-enachterlangs”
deBestValueApproachteontwijken…• InhurenvanBestValueexpertisebleekessentieel• Hoeweldusveelalmoeizaam,tochvierBestValue
aanbiedingen
© KWD resultaatmanagement BV
Debeoordeling
• Doorbeperkteomvangvande(4)aanbiedingen(10pag.)relatiefsneltebeoordelen
• Wellastigom‘lostekomen’vandeinhoud• MeestzuivereBestValuebeoordelingdoorteamlidmet
minstemateriedeskundigheid• WeinigonderscheidinRAenVA,welinLE• 1xonvoldoendeopLE(knock-out)• 3partijendoornaarinterviews,3sleutelfunctionarissen• Bij1aanbiederblekensleutelfunctionarissendeaanbieding
nietzelftehebbengeschreven(enooknietechtgoedtekennen…)– Knock-out?
© KWD resultaatmanagement BV
Degunning
Vendor1 Vendor2 Vendor3 Vendor4Prestatieonderbouwing 30% 10 10 10 4Risico-&kansendossier 20% 6 6 6 6Interviews 20% 6 9 8 0Prijs(re)transitie&servicedelivery 30% 10.771.564€ 12.200.000€ 11.327.400€ 12.275.784€Totaalscore 93,4 96,4 96,3 58,4
© KWD resultaatmanagement BV
BestValueConcretiseringBest Value proces
Voorbereiden Selecteren Concretiseren Uitvoeren
start aanbesteding
Inschrijving: • Prijs • Prestatieonderbouwing • Risicodossier • Kansendossier Interviews
beoogd opdrachtnemer gunning
Plan van aanpak
Contract
Prestatie info Detailplanning
Aanbestedingsdossier
Weekly’s
© KWD resultaatmanagement BV
Contractering• Modelcontractmetalgemenecontractuelecondities
(inkoopvoorwaarden),metmaximaal5aanpassingendoorleverancier
• Geenonderhandelingen!Entochnietteveelbetaald?– Plafondprijsobvhuidigekostenenbenchmark– Competitiverange(+/-15%)– Prijsteltvoor30%mee
• Contractiseenco-productie:– algemenecontractuelevoorwaarden(zieboven)– prestatie-documentatieopinitiatiefvanleverancier,met
uitsluitendaanpassingentenopzichtevandeaanbiedingwanneerdedoelstellingen,randvoorwaarden,aannamesenuitgangspuntengewijzigdzijntenopzichtevandeRFP
– governanceopinitiatiefvandeleverancierenmetinstemmingdoorTransavia
© KWD resultaatmanagement BV
WederzijdseKPI’s!• Doelstellingenenrandvoorwaarden:hoeleverancier
presteert• DaarnaastKPI’soverperformanceensamenwerkingvan
leverancierenTransavia• Voorbeeldenvanleveranciers-KPI’s:
– Klanttevredenheidoverleveranciero.b.v.NPS– Mijlpalenvolgensplanninggerealiseerddoorleverancier– Risico’sgemitigeerdbinnengesteldetijddoorleverancier– WRRoptijdenvolledigopgeleverddoorleverancier– Beschikbaarheidbinnenovereengekomendowntime– Risicometeenimpact/kans‘Hoog’kleinerdan10%vantotale
aantalrisico’s• VoorbeeldenvanTransaviaKPI’s:
– LeveranciertevredenheidoverTransaviao.b.v.NPS– Risico’sgemitigeerdbinnengesteldetijddoorTransavia– WeeklyRiskReport:tijdigefeedbackdoorTransavia
© KWD resultaatmanagement BV
BestValueUitvoeringBest Value proces
Voorbereiden Selecteren Concretiseren Uitvoeren
start aanbesteding
Inschrijving: • Prijs • Prestatieonderbouwing • Risicodossier • Kansendossier Interviews
beoogd opdrachtnemer gunning
Plan van aanpak
Contract
Prestatie info Detailplanning
Aanbestedingsdossier
Weekly’s
© KWD resultaatmanagement BV
Samenwerking!DesamenwerkingtussenTransaviaenleveranciervindtplaatsop3niveau’s:• uitvoerend:deprojectteamsvanTransaviaenleverancier
werktenopeentransparanteenproductievewijzesamen,elkvanuitdeeigenverantwoordelijkhedenentaken,zoalsvastgelegdinhetprojectplan,tevensonderdeelvanhetcontract(schedules)
• managerial:deprojectmanagervanTransaviaendeTransitiemanagervanleverancierwerkteneveneenstransparantendoelgerichtsamen,vanuitrespectievelijkdeQualityAssuranceenQualityControlverantwoordelijkheid
• stuurgroep:indestuurgroepwerdvoortgangprojectbesprokenenwerdfeitelijkhetcontractmanagementuitgevoerd.