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SAP Management of Change (MOC)
SAP Infotag - Aktuelle Instandhaltungsstrategien und ihre Umsetzung in SAP
Ratingen, 12.06.2013
Christian Polivka, SAP Deutschland AG & Co KG
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Intro
Kurze Übersicht zu SAP Operational Risk Management
Details zu Management of Change
Was dürfen Sie erwarten
Christian Polivka SAP Deutschland, Solution Advisor Sustainability Präsenter
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Operational Risk Management (ORM) Zur Umsetzung von sicheren und reibungslosen Betriebsprozessen
OPERATIONAL
Fokus auf:
• Verfügbarkeit von Information
• effiziente Abläufe
• betriebliche Kontinuität
RISK
Auswirkungen eindämmen:
• Menschen
• Umwelt
• Anlagen
MANAGEMENT
Konsequente Abwicklung:
• Management Systeme Ansatz
• proaktive Risikominimierung
• kontinuierliche Verbesserung
-> Risikobasiertes Handeln
-> Reduzierung von Störfällen
-> Vermeiden von Ausfallzeiten
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Management
of Change
Audit
Mgmt
EHS
Program
Mgmt
EHS Risk
Assessment
Incident
Mgmt
Maintenance
Worker
Safety
Management/
Executive
Team
Visibility
of trends
& KPIs
Establish
risk tolerance
&
monitor results
Endorse
improvements
&
monitor results
Visibility of
trends &
KPIs
Visibility of
trends &
KPIs
EHS
Operations
Maintenance
Identify &
analyze
risks
Process &
investigate
incident
HSM & IH &
OH
management
Plan &
conduct
audits
Record
incident
Control,
monitor
risks &
reduce
risks
Asse
ss &
ap
pro
ve
ch
an
ge
Re
qu
est
ch
an
ge
Execute
change
Implement
corrective
&
preventive
actions
Assign
risks &
controls
Plan work
Manage c
ontro
l of
work
Execute
work
Visibility of
trends &
KPIs
Operational Risk Management (ORM) Zur Umsetzung von sicheren und reibungslosen Betriebsprozessen
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Notwendige Anlagenänderungen können ungeahnte Folgen haben
Aufgrund tragischer Ereignisse, wie die
Katastrophen von Seveso oder z.B. Bhopal, ist
man bemüht bei Umbauarbeiten,
Produktänderungen und bei der Instandhaltung
notwendige Prozesse zu verbessern
Management of Change wurde z.B. in die
Vorschrift OSHA 1910.119 (USA) (bei uns Richtl.
96/82/EG (Seveso-II)) überführt. Diese und
weitere darin enthaltenen Standards sollen den
reibungslosen Betriebsablauf erhöhen
Unkontrollierte Änderungen an Anlagen können
neue Sicherheitsfragen aufwerfen, führen zu
Fehlinvestitionen und können kostspielige
Ausfallzeiten, mit viel Nacharbeit erwirken
Komplizierte Änderungsprozesse verleiten dazu,
Änderungen ohne Überprüfungen und evtl.
Genehmigungen durchzuführen
Einbeziehung von Fachexperten, Genehmigern und
dem technischen Personal ist zeitaufwändig und
fehleranfällig
Follow-up Aktionen werden nicht vollendet,
temporäre Änderungen bleiben ungewollt
dauerhaft in Betreib
Änderungen werden inkonsequent gehandhabt.
Beim Auftreten von Problemen, sind diese schwer
zurückzuverfolgen
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Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Koordinator
Person, die die Änderung
verwaltet und vorantreibt
Maßnahmenleiter
Genehmiger, Gutachter,
Task-Besitzer
Antragsteller
Person die den
Änderungsantrag stellt
Gutachter
Fachpersonal oder
Dienstvorgesetzte
Änderungsanfrage
freigeben und
Änderungsprozess
antreiben
Ausführende
Maßnahmen Änderungsanfrage
einreichen Review und
Auswertung Genehmigung
Änderungsanfrage
erstellen
Änderung
beschreiben
Anhang anfügen
Flexible Fragebögen
ausfüllen
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage plausibel ist
Änderungsanfrage an
Genehmiger
weiterleiten
Maßnahmen
ausführen in Teams
oder einzeln:
Prüfung
Genehmigung
Aufgaben/Tasks
Maßnahmen können
Checklisten oder
Fragebögen
beinhalten
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage
prozessrelevant ist
Änderungsanfrage
ablehnen wenn nicht
relevant
Anfrage veröffentlichen
Einige Maßnahmen
werden automatisch
vorgeschlagen
Angemessene
Maßnahmenhierarchie,
Zeitachse und
Maßnahmenleiter
definieren
Maßnahmen in
definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
Genehmiger
Dienstvorgesetzte
oder Manager
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Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Koordinator
Person, die die Änderung
verwaltet und vorantreibt
Maßnahmenleiter
Genehmiger, Gutachter,
Task-Besitzer
Antragsteller
Person die den
Änderungsantrag stellt
Gutachter
Fachpersonal oder
Dienstvorgesetzte
Änderungsanfrage
freigeben und
Änderungsprozesse
antreiben
Ausführende
Maßnahmen Änderungsanfrage
einreichen Review und
Auswertung Genehmigung
Änderungsanfrage
erstellen
Änderung
beschreiben
Anhang anfügen
Flexible Fragebögen
ausfüllen
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage plausibel ist
Änderungsanfrage an
Genehmiger
weiterleiten
Maßnahmen
ausführen in Teams
oder einzeln:
Prüfung
Genehmigung
Aufgaben/Tasks
Maßnahmen können
Checklisten oder
Fragebögen
beinhalten
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage
prozessrelevant ist
Änderungsanfrage
ablehnen wenn nicht
relevant
Anfrage veröffentlichen
Einige Maßnahmen
werden automatisch
vorgeschlagen
Angemessene
Maßnahmenhierarchie,
Zeitachse und
Maßnahmenleiter
definieren
Maßnahmen in
definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
Genehmiger
Dienstvorgesetzte
oder Manager
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Anlegen einer Änderungsanfrage – Objektinformation und
Definition der Änderung
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Anlegen einer Änderungsanfrage – Referenzen &
Checklisten
Zugehörige Objektinformationen aus einem Backend-System
Einfache Handhabung von Anhängen und Links
Fragebögen und Checklisten können in kundenspezifische Prozesse integriert werden
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Einfaches Anfügen relevanter Anlagen
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Weitere Integrationspunkte
Integration zu zahlreichen SAP Objekten wird zentral verwaltet
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Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Koordinator
Person, die die Änderung
verwaltet und vorantreibt
Maßnahmenleiter
Genehmiger, Gutachter,
Task-Besitzer
Antragsteller
Person die den
Änderungsantrag stellt
Gutachter
Fachpersonal oder
Dienstvorgesetzte
Änderungsanfrage
freigeben und
Änderungsprozess
antreiben
Ausführende
Maßnahmen Änderungsanfrage
einreichen Review und
Auswertung Genehmigung
Änderungsanfrage
erstellen
Änderung
beschreiben
Anhang anfügen
Flexible Fragebögen
ausfüllen
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage plausibel ist
Änderungsanfrage an
Genehmiger
weiterleiten
Maßnahmen
ausführen in Teams
oder einzeln:
Prüfung
Genehmigung
Aufgaben/Tasks
Maßnahmen können
Checklisten oder
Fragebögen
beinhalten
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage
prozessrelevant ist
Änderungsanfrage
ablehnen wenn nicht
relevant
Anfrage veröffentlichen
Einige Maßnahmen
werden automatisch
vorgeschlagen
Angemessene
Maßnahmenhierarchie,
Zeitachse und
Maßnahmenleiter
definieren
Maßnahmen in
definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
Genehmiger
Dienstvorgesetzte
oder Manager
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Review & Auswertung mit vordefinierten Aktivitäten
Gutachter erhalten vordefinierte Aktivitäten, um eine bestimmte Prüfung / Evaluierung durchzuführen
Ergibt eine bessere Übersicht über das Gesamtvorhaben mit Einzelaktivitäten
Reichen die bereitgestellten Informationen nicht aus, kann der Gutachter den Änderungsantrag an den Anforderer zurücksenden um weitere Informationen zu erhalten
Nach vollständiger Prüfung, werden die Anträge zum Genehmigungsprozedere weitergeleitet
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Frage Sie den Experten - Funktion
Auflistung ‘Experte’ wird von dem System automatisch generiert
Email an den ‘Experten’ enthält den Link zum Änderungsantrag
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Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Koordinator
Person, die die Änderung
verwaltet und vorantreibt
Maßnahmenleiter
Genehmiger, Gutachter,
Task-Besitzer
Antragsteller
Person die den
Änderungsantrag stellt
Gutachter
Fachpersonal oder
Dienstvorgesetzte
Änderungsanfrage
freigeben und
Änderungsprozess
antreiben
Ausführende
Maßnahmen Änderungsanfrage
einreichen Review und
Auswertung Genehmigung
Änderungsanfrage
erstellen
Änderung
beschreiben
Anhang anfügen
Flexible Fragebögen
ausfüllen
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage plausibel ist
Änderungsanfrage an
Genehmiger
weiterleiten
Maßnahmen
ausführen in Teams
oder einzeln:
Prüfung
Genehmigung
Aufgaben/Tasks
Maßnahmen können
Checklisten oder
Fragebögen
beinhalten
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage
prozessrelevant ist
Änderungsanfrage
ablehnen wenn nicht
relevant
Anfrage veröffentlichen
Einige Maßnahmen
werden automatisch
vorgeschlagen
Angemessene
Maßnahmenhierarchie,
Zeitachse und
Maßnahmenleiter
definieren
Maßnahmen in
definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
Genehmiger
Dienstvorgesetzte
oder Manager
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Genehmigung
Genehmiger überprüft die vollständige Änderungsanfrage und entscheidet ob Änderungen notwendig sind
Ist die bereitgestellte Information nicht ausreichend, kann der Genehmiger den Änderungsantrag zurücksenden und zusätzliche Infromation anfordern
Falls erforderlich weist der Genehmiger dem entsprechenden Änderungsantrag einen weiteren Koordinator oder Gutachter zu
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Genehmigungsprozess mit Digitaler Signatur
Genehmigung durch digitale Signatur
Mehrere Genehmiger können digital signieren
Anpassbare, digitale Signaturen in jeder Statusänderung des Änderungsantrages und Maßnahmen definierbar
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Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Koordinator
Person, die die Änderung
verwaltet und vorantreibt
Maßnahmenleiter
Genehmiger, Gutachter,
Task-Besitzer
Antragsteller
Person die den
Änderungsantrag stellt
Gutachter
Fachpersonal oder
Dienstvorgesetzte
Änderungsanfrage
freigeben und
Änderungsprozess
antreiben
Ausführende
Maßnahmen Änderungsanfrage
einreichen Review und
Auswertung Genehmigung
Änderungsanfrage
erstellen
Änderung
beschreiben
Anhang anfügen
Flexible Fragebögen
ausfüllen
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage plausibel ist
Änderungsanfrage an
Genehmiger
weiterleiten
Maßnahmen
ausführen in Teams
oder einzeln:
Prüfung
Genehmigung
Aufgaben/Tasks
Maßnahmen können
Checklisten oder
Fragebögen
beinhalten
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage
prozessrelevant ist
Änderungsanfrage
ablehnen wenn nicht
relevant
Anfrage veröffentlichen
Einige Maßnahmen
werden automatisch
vorgeschlagen
Angemessene
Maßnahmenhierarchie,
Zeitachse und
Maßnahmenleiter
definieren
Maßnahmen in
definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
Genehmiger
Dienstvorgesetzte
oder Manager
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Veröffentlichen der Änderungsanforderung
Koordinator veröffentlicht den Änderungsantrag
Durch die Freigabe wird das Business Rules Framework im Hintergrund der Abläufe aktiviert um
zusätzliche Business Partner und/oder Maßnahmen zu finden/ bestimmen
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Ausführungsphase
Koordinator prüft die Maßnahmen und führt bei Bedarf zusätzliche Maßnahmen ein
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Weitere Maßnahmen aus Vorlage einfügen
wählt eine Maßnahme aus der Vorlage
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Maßnahmen manuell ohne Vorlagen hinzufügen
Maßnahmen werden zum Maßnahmenstamm hinzugefügt
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Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses
Koordinator
Person, die die Änderung
verwaltet und vorantreibt
Maßnahmenleiter
Genehmiger, Gutachter,
Task-Besitzer
Antragsteller
Person die den
Änderungsantrag stellt
Gutachter
Fachpersonal oder
Dienstvorgesetzte
Änderungsanfrage
freigeben und
Änderungsprozess
fantreiben
Ausführende
Maßnahmen Änderungsanfrage
einreichen Review und
Auswertung Genehmigung
Änderungsanfrage
erstellen
Änderung
beschreiben
Anhang anfügen
Flexible Fragebögen
ausfüllen
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage plausibel ist
Änderungsanfrage an
Genehmiger
weiterleiten
Maßnahmen
ausführen in Teams
oder einzeln:
Prüfung
Genehmigung
Aufgaben/Tasks
Maßnahmen können
Checklisten oder
Fragebögen
beinhalten
Vollständigkeit der
Anfrage überprüfen
Anfrage bearbeiten
um Input zu
verbessern
Entscheiden ob
Anfrage
prozessrelevant ist
Änderungsanfrage
ablehnen wenn nicht
relevant
Anfrage veröffentlichen
Einige Maßnahmen
werden automatisch
vorgeschlagen
Angemessene
Maßnahmenhierarchie,
Zeitachse und
Maßnahmenleiter
definieren
Maßnahmen in
definierter Abfolge
ansteuern
Änderungsanfrage
abschließen wenn alle
Maßnahmen
vervollständigt wurden
Genehmiger
Dienstvorgesetzte
oder Manager
© 2012 SAP AG. All rights reserved. 24 Customer
Abarbeiten von Maßnahmen
Verantwortliche der Maßnahmen erhalten Zugriff auf ihre Aktivitäten per E-Mail und / oder aus der Arbeitsauflistung
© 2012 SAP AG. All rights reserved. 25 Customer
Maßnahmenübersicht
Maßnahmen können Teilmaßnahmen beinhalten
Referenz-/Literaturangaben mit Anhang-Funktionalität
Tabellen der an der Maßnahme beteiligten Personen
Status Log (Soll-/Istvergleich)
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Erstellen von Instandhaltungsmeldungen aus Maßnahmen
Durch Drücken von "Create Main.Notification„ wird die IH-Störmeldung automatisch im Backend-
System angelegt
Erstellen von Instandhaltungsaufträgen wird ebenfalls unterstützt
© 2012 SAP AG. All rights reserved. 27 Customer
Erstellte IH-Meldung wird automatisch in die zugehörige Objekttabelle der Maßnahme hinzugefügt
Link navigiert direkt zur erstellten IH-Meldung im Backend System
Erstellen von Instandhaltungsmeldungen aus Maßnahmen
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Erstellte IH-Meldung im Backend System
Backend System mit “Display Maintenance Notification” Transaktion
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Adobe Print Form für Änderungsantrag und Maßnahmen
Standard Adobe Print Forms für Änderungsantrag und Maßnahmen/Untermaßnahmen
Erstellung eigener Adobe Print Forms möglich
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Auswertungen
© 2012 SAP AG. All rights reserved. 31 Customer
SAP Management of Change Integrierte und flexible Verwaltung aller relevanten Änderungsprozess
Sehr freundliche Bedienoberfläche
Verwaltung von jeglicher Art von
Änderungen vereint in einer Plattform;
z.B.: Prozesse, Personal, Anlagen,
Betriebsmittel, Dokumente…
Definition von Maßnahmen und
Personenzuordnung basierend auf
vordefinierten Regeln und Vorlagen
Sehr flexibel zur Abbildung von
unternehmensspezifischen Anforderungen
Konsistent und auditierbar
Transparenz durch gezielte graphische
Auswertungen
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SAP Management of Change 1.0 - Funktionen
MOC als eigenständiges- bzw. vom ERP Release Stand unabhängiges, netzwerkbasierendes
System basierend auf SAP NW 7.31
Integration an klassische ERP Objekte (z.B. Technischer Platz, Equipment, Material,
Dokumente, Instandhaltungsauftrag, IH-Meldung) und an das EHSM* Risk Assessment
Enterprise Service für ‘Anlegen einer Änderungsanfrage’
SAP Business Workflow einschließlich Email-Benachrichtigung
SAP Digital Signature – anpassbar für jede Statusänderung
Einsatz ‘Business Rules Framework (BRF+)’ für flexibles definieren, kundenspezifischer
Geschäftsprozesse
Anpassbare, vordefinierte Fragebögen und Checklisten als Vorlagen
Intuitive, einstellbare Benutzeroberflächen (WebDynpro)
Adobe Print Form für Änderungsanfrage und Maßnahmen
Einfach zu erweitern bzw. an ERP anzubinden
Einfache Auswertemöglichkeiten über Operational Data Provider (ODP)
(* SAP Environment, Health and Safety Management 3.0)
© 2012 SAP AG. All rights reserved. 36 Customer
SAP MoC System Deployment
SAP Management of Change 100
SAP NetWeaver 731
Optional:
Deploy Management of Change together with existing ERP system (Minimum SAP NW 7.31 is required) and connect to other systems
e.g. SAP ERP 600
e.g. SAP ERP 604 e.g. other system
Management of Change as a standalone system and connected to other systems
© 2012 SAP AG. All rights reserved. 37 Customer
ERP
(e.g. ERP EHP6)
Option 1: SAP Management of
Change as a central MoC system
connected to another multiple
systems
SAP MoC
SAP NW 7.31
ERP 1
(e.g. ERP
Release 4.7)
ERP 2 Other
Systems
Option 2: Deploy SAP Management of
Change with existing ERP system
SAP MoC
SAP NW 7.31*
ERP 1
(e.g. ERP
Release 4.7)
ERP 2 Other
Systems
SAP MoC System Deployment
© 2012 SAP AG. All rights reserved. 38 Customer
Anwendungskomponenten
NW 731
BS_FND 731 + WEBCUIF
IAM 100
MOC 100
Business Object Processing Framework (BOBF)
Floorplan Manager BOBF Integration (FBI)
Business Object Layer (BOL)
Business Rules Framework Plus (BRF+)
Business Workflow
Digital Signature
Status and Action Management (S&AM)
Floorplan Manager (FPM)
Personal Object Worklist (POWL)
Operational Data Provider (ODP)
(Management of Change 100)
(Issue and Activity Management 100)
(Business Suite Foundation 731 + Web Client UI Framework)
(NetWeaver 731)