scemerlic project management-preporuke dobre prakse selim cemerlic
DESCRIPTION
project managmentTRANSCRIPT
Project Management (PM) preporuke dobre prakse
Ćemerlić Selim dipl. Ing. Management consultant
SADRŽAJ
• Uvod
• Projektni pristup i osnovni principi
• Planiranje projekta
• Realizacija projekta
• Zatvaranje projekta
“Samo su promjene stalne”
2
Šta je projekt?
• Projekt je skup koordiniranih i kontrolisanih aktivnosti sa utvrđenim datumima početka i završetka, poduzet radi ostvarivanja nekog cilja usklađenog sa specificiranim zahtjevima, uključujući ograničenja vremena, troškova i
resursa. (ISO 9000:2015)
3
Upravljanje projektima
• Upravljanje projektima (Project Management):
Predstavlja skup procesa u kojem rukovodstvo projekta, ulažući svoje znanje i sposobnosti, pokreće, planira, implementira, nadzire i izvršava aktivnosti u okviru kojih se upotrebom raspoloživih resursa postižu zahtjevani ciljevi.
4
Cilj projekta
• Projekt se može definirati kao proces koji osigurava realizaciju postavljenog cilja. Ima dvije važne karakteristike: on je privremen i on je neponovljiv.
• Cilj projekta bi trebao da definiše šta treba da se postigne realizacijom projekta, zašto je on važan i koja je korist za klijenta i preduzeće.
• Projektni zadatak pruža detaljno razlaganje projektnog cilja.
5
Problem projekta
6
Veoma kompleksni
projekti koji se rijetko
pojavljuju
Ukoliko prvi projekt nije u ovom
području projekt menadžeru je
potrebna dodatna pomoć
Veliki Mali Srednji
Poznati
Djelimično poznatii
Nepoznati
Jedna organizacija/Jedna struka
Više organizacija/Više struka
Nekoliko organizacija/Nekoliko struka
Poznavanje projekta
Veličina projekta
Upravljanje projektima-istorijat
7
Sedam svjetskih čuda: sačuvana samo Keopsova piramida Sir Cristopher Wren 1632 – 1723; Thomas Telford 1757 – 1834; Isambard Kingdom Brunel i dr. Projekt Manhattan tajni projekt američke vlada u drugom svjetskom ratu 1941-1945 za izradu atomske bombe Project Management Institute, Inc. (PMI)
Tunel ispod Kanala Lamanche
Tuneli probijeni za 37 mjeseci. Dužina tunela: 50 km Prečnik servisnog tunela 4,8 m Prečnici željezničkih tunela 7,6 m Dubina od 45 m do 120m ispod mora.
Prednosti project managementa
8
Brži povrat
investicije
Viši
kvalitet
Niži troškovi
održavanja
Niža
cijena
Kraći
rok
Veća
količina
Prednosti
Project
managementa
Project management ne predstavlja lakšu nego efikasniju metodu rukovođenja!
Obuhvat Project management-a
–Upravljanje integracijom projekta.
–Upravljanje obuhvatom projekta.
–Upravljanje vremenom (rokovima).
–Upravljanje troškovima.
–Upravljanje kvalitetom.
–Upravljanje kadrovskim resursima.
–Upravljanje komunikacijama i informacijama.
–Upravljanje rizikom.
–Upravljanje nabavkom.
Izvor: Body Of Knowledge Project Management Institute,
9
Definisanje projekta
10
Faze projekta
1 2 3 4 5 6 7 8
Fizibiliti studija
Identifikacija
Definisanje Tehni čko projektovanje
Procjena tro škova
Odobravanje Izrada Tenderske dokumentacije
Tenderisanje
Izbor Izgradnja
Nadzor
Prijem
Odr žavanje
Marketing
Finansije
FAZA 1
FIZIBILITI PROJEKTOV. DOKUMENT. IZGRADNJA ODRŽAVANJE MARKETING FINANSIJE
FAZA 2 FAZA 3 FAZA 4 FAZA 5 FAZA 6 FAZA 7
KRAJ
START VRIJEME
Projektne aktivnosti
11
Dijagram projektnih aktivnosti
Budžet Bazni
projekt Projekt
Plan
troškova CF Održavanje
Odobrenja
vlasti Dokumentacija Tender Izgradnja CPC
Revizija
Marketing
Re-tendering
Finansiranje
Testiranje
i prijem
CF – certifikat o podobnosti
CPC – certifikat o kompletnosti
Predugovorne aktivnosti Post-ugovorne aktivnosti
Fizibiliti Projektovanje Troškovi Odobravanje Izrada dokumentacije Izgradnja Održavanje
Revizija
Nije
odobren Nije
odobren Nije
odobren
Odobreno Odobreno
Uloga project manager-a
12
Rješavanje problema
Koordinacija
Liderstvo
Kontrola Sinhronizacija
- Planiranje
- Organizacija
- Rukovođenje
- Kontrola
- Predviđanje
- Liderstvo
- Određivanje ciljeva
- Davanje podstreka
- Motivisanje
- Inspirisanje
- Vođenje
- Usmjeravanje
- Supervizija
- Izvještavanje
- Praćenje
- Normiranje
- Dnevno evidentiranje
- Davanje rješenja
- Arbitraža
- Rješavanje konflikata
- Stvaranje kolektivnog duha
- Komunikacije
- Dopunjavanje
- Kompletiranje
- Izrada rasporeda
- Programiranje
- Fino podešavanje
- Orkestriranje
ULOGA
PM
Učesnici u realizaciji projekta
13
Interne i eksterne relacije PM u toku projekta
PROJECT MANAGER
ODJELI MATI ČNE FIRME
Ugovaranje i QA sistem
In žinjering
Tehni čko projektovanje
Razvoj sistema
Tim gradili šta
(rukovođenje i nadzor)
Konsultanti
Organi vlasti
Podugovara či
Banke i finansijeri
Krajnji korisnik
Isporu čioci opreme i
materijala
SPOLJNI ODNOSI I UTICAJI
SPOLJNI SARADNICI
Marketing i prodaja
Finansije i ra čunovodstvo
Pravni savjetnik
Istra živanje i
prikupljanje podataka
KLIJENT
Tim projekta • Tim projekta je izabrana grupa ljudi koja ulaže zajedničke napore da ostvari
zajednički cilj.
• Koncept četvoroetapnog modela izgradnje tima je originalno predložio još
B.NJ.Tuchman 1965. godine (TAKMANOV MODEL IZGRADNJE TIMA),
koji je identifikovao četiri faze kroz koje prolaze svi timovi.
• Faze formiranja tima (transformacija ka efikasnom radnom timu)
1. Formiranje tima [Forming]
2. Pobunjivanje tima [Storming]
3. Normiranje tima [Norming]
4. Djelovanje tima [Performing]
14
Aktivnosti planiranja projekta
15
Kreirati plan
projekta
Kreirati plan
resursa
Kreirati
budžet
Kreirati plan
kvaliteta
Kreirati plan
rizika
Preispitati
plan projekta
Izvršiti
ugovaranja
Kreirati plan
nabavke
Kreirati plan
komuniciranja
Kreirati plan
prihvatljivosti
Kreiranje plana projekta
• Plan projekta je centralni dokument pomoću kojeg se formalno upravlja projektom
• Plan projekta sadrži listu aktivnosti, poslova i resursa potrebnih za završetak projekta i realizaciju poslovnih koristi sadržanih u definiciji projekta
16
Planiranje
• Planiranje i terminiranje je ključna funkcija Project managementa, posebno za:
– Postizanje ugovorenih rokova,
– Koordinaciju rada svih uključenih strana,
– Uočavanje bilo kakvog odstupanja i pokretanje korektivnih mjera i
• Svi planski dokumenti trebaju pokazivati tri grupe podataka:planski, aktuelni i prognozirani
17
Dokumenti Rukovodioca projekta
18
– Plan realizacije projekta
– Plan komuniciranja
– Termin plan projekta
– Plan upravljanja kvalitetom
– Plan upravljanja rizicima
– Plan budžeta
– Plan upravljanja resursima
Plan projekta
19
• Najvažniji dokument je Plan projekta čija je svrha uspostaviti ciljeve projekta i objasniti strategiju kako ciljeve ostvariti.
• U vrijeme pokretanja projekta rukovodilac projekta priprema potrebne projektne procedure radi objašnjenja:
– Šta treba uraditi?
– Kada to treba uraditi?
– Gdje treba raditi?
– Kako to uraditi?
– Ko će to raditi?
Izrada razvijene strukture aktivnosti projekta (WBS)
• Radi izrade i praćenja termin plana projekta, potrebno je izvršiti logičku dekompoziciju projekta na aktivnosti i predstaviti hijerarhijsku razvijenu strukturu projektnih aktivnosti.
• WBS (Work Breakdown Structure) se izrađuje na osnovu definicije projekta.
20
Raspoređivanje aktivnosti na više nivoa
21
Fizibiliti studija 2
Dizajn 3
Marketing 1
Pribavljanje dokumentacije
4
Izgradnja 5
Održavanje 6
Finasije 7
Projekt 0
Određivanje povrata
Kamate
Istraživanje tržišta
Prevent. održavanje
Korekt. održavanje
Građevinski radovi
Montažni radovi
Urban. saglasnost
Dozvole za građenje
Idejni projekt
Izvedbeni projekt
Identifikacija
Definisanje
Određivanje cijena Pregled lokacije
Mogućnost gradnje
Tehnički elaborat
Finans elaborat
Zemljani radovi
Betoniranje
Iskolčavanje
Iskop
Oplata
Armatura
Jednostavne metode planiranja
RB Opis planirane aktivnosti Start Kraj Odgovoran Budžet (h)
1. Obilazak terena 02.10.2015. 02. 10.2015. P.M. 4
2. Prikupljanje dokumentacije i podloga 02. 10.2015. 15. 10.2015. A.R. 42
3. Izrada idejne skice 15. 10.2015. 25. 10.2015. E.B. 24
4. Sastanci radi komentarisanja idejnog
rješenje 25. 10.2015. 27. 10.2015. P.M. 4
22
Tabelarno planiranje-izrada programa aktivnosti
Ghanttov dijagram
23
GANTOGRAM ZA PLANIRANJE I PRAĆENJE PROJEKTA (Trake na gantogramu obojena plavom bojom je planirano, crvenom bojom je označeno napredovanje (ostvareno). Aktuelni datum je označen crtkanom linijom. Prilikom planiranja koristiti “Metoda preticanja” (FTI Fast Track Implementation)
Kontrola napredovanja
RB Opis aktivnosti Sati (h)
Planirano napredovanje
(%)
Ostvareno napredovanje
(%)
1 Izrada tehničke specifikacija 20 4,4 4,4
2 Izrada zahtjeva za ponudu 16 3,5 3,5
3 Objava tendera 8 1,7 1,7
4 Dostava tenderske dokumentacije i prijem ponuda 12 2,6 2,6
5 Analiza ponuda i izrada komparativne tabele 32 7,1 4,4
6 Izbor isporučilaca 15 3,3 0,6
7 Završavanje tenderske procedure 12 2,6 1,3
8 Ugovaranje sa izabranim isporučiocem 10 2,2 0,2
9 Praćenje i prijem isporuke 20 4,4 0,0
24
Praćenje napredovanja po aktivnostima
Hijerarhijska raspodjela projekta
• Work Breakdown Structure (WBS)
25
Analiza 2
Dizajn 3
Preliminarna
Studija 1
Realizacija 4
Implementacija
5
Obuka 6
Podrška 7
Projekt 0
Plan podrške
Realizacija podrške
Finansijska analiza
Program obuke
Plan obuke
Tehn. dokumentacija
Radne instrukcije
Razvoj
Testiranje
Dizajn procesa
Dizajn IT rješenja
Spec. posl. zahtjeva
Spec. IT zahtjeva
Inicijalni charter Dokumentacija
Procedure
Idejni proj. IT sist.
Gl. projekt IT sist.
Izvedbeni projekt
Procedure
Specifikacije
Nabavka
Štampa i distribucija
Primjena
Projekt Faze projekta Glavne aktivnosti Pod-aktivnosti Aktivnosti
Prikaz ključnih događaja (milestones)
26
Ključni događaj na projektu
Procijenjeni datum završetka
Revidovani datum završetka na dan 20.03.2015.
Odstupanje
Početak projekta 15.04.2015. 22.04.2015. 1 sedmica
Završeni temelji 20. 05.2015 20. 05.2015 Nema odstupanja
.... .... .... ....
Dijagram fizičkog napredovanja
27
1 3 4 5 6
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Zaostatak u realizaciji Planirano
Ostvareno
Mjeseci 2 7
% napredovanja
Kontrolna tačka
Dead line
Budžet projekta
• Budžet projekta obuhvata i identificira finansijske resurse potrebne za realizaciju projekta, što uključuje:
– Izradu liste troškova koji će se pojaviti na projektu, kao što su troškovi rada, opreme, materijala i administrativnih poslova;
– Izradu termin plana troškova kada će troškovi nastajati na projektu i
– Kalkulaciju ukupnih troškova za svaku aktivnost prema termin planu projekta.
28
Planiranje budžeta – Cash Flow
2015. godina
Pripr. troš. Jan Feb Mart April Maj Juni Ukupno
A ULAZ NOVCA
Faza 1 - 30.000 35.000 35.000 - - - 100.000
Faza 2 - - 30.000 35.000 35.000 - - 100.000
Faza 3 - - - - 30.000 35.000 35.000 100.000
A UKUPAN ULAZ 0 30.000 65.000 70.000 65.000 35.000 35.000 300.000
B IZLAZ NOVCA
Troškovi izgradnje - 9.000 20.000 21.000 11.000 11.000 11.000 83.000
Infrastruktura - 3.000 7.0'00 18.000 5.000 3.000 3.000 39.000
Troškovi opreme 5.000 2.000 5.000 11.000 5.000 5.000 5.000 38.000
Administracija 2.000 1.000 1.000 7.000 7.000 7.000 7.000 32.000
Gradilište nadzor 1.000 1.000 1.000 6.000 6.000 6.000 6.000 27.000
Pravna služba 2.000 1.000 1.000 7.000 2.000 1.000 1.000 15.000
Podugovarači 2.000 1.000 1.000 7.000 3.000 3.000 4.000 21.000
Kamate - 2.000 2.000 3.000 3.000 3.000 3.000 16.000
B UKUPNI IZLAZ 12.000 20.000 38.000 80.000 42.000 39.000 40.000 271.000
C Neto ulaz (A-B) 0 10.000 27.000 10.000 23.000 4.000 5.000
D Neto izlaz (C-D) 12.000 2.000 25.000 15.000 38.000 34.000 29.000
29
E Finansiranje
Povlačenje 12.000 2.000- - - - - - 12.000
Povrat - 10.000 2.000 - - - 12.000
F Neto višak -12.000 -2.000 25.000 15.000 38.000 34.000 29.000
G Višak kumulativno 25.000 39.000 77.000 53.000 130.000
Plan komuniciranja
ID Događaj Opis Svrha Metoda Učestalost Datum
1.1 Sastanak projektnog tima
Sastanak uključuje sve članove projektnog tima radi razgovora o tekućim, nedavno završenim i nadolazećim poslovima.
Informirati tim o statusu projekta i osigurati da rješavanje problema, rizika i izmjena na projekta budu pokrenuti zajednički.
Verbalna Sedmično Svaki utorak
1.2 Sastanci preispitivanja kvaliteta
Redovni sastanci menadžera kvaliteta i članova projektnog rima koji su uključeni u upravljanje kvalitetom svih rezultata projekta
Osigurati da svi problemi kvaliteta budu identificirani u ranoj fazi, obezbijediti vrijeme za poboljšanje kvaliteta svih rezultata projekta i ispunjavanje kriterija kvaliteta.
Verbalna Mjesečno Prvi utorak
1.3 Sastanci preispitivanja svake faze
Formalni sastanci uprave na kraju svake faze projekta radi identifikacije ukupnog statusa projekta, kvaliteta ostvarenih rezultata, rizika, problema ili izmjena na projektu.
Kontrola napredovanja projekta tokom svake faze ciklusa projekta i povećanje vjerovatnoće uspjeha projekta
Verbalna Na kraju faze 5 dana po završetku faze
1.4 Sastanci grupe za odobravanje izmjena
Formalni redovni sastanci radi preispitivanja zahtjeva za izmjene
Obezbijediti formalni proces odobravanja izmjena projekta
Verbalna Mjesečno Prva srijeda
1.5 Sastanci prijema od kupca
Održavaju se sa kupcem radi postizanja prihvatljivosti seta rezultata projekta
Obezbijediti kontroliran proces predaje rezultata i osiguranja ispunjavanja zahtjeva kupca
Verbalna Po završetku rezultata projekta
2 dana po završetku
1.6 Sastanci o radu dobavljača
Redovni sastanci sa svakim dobavljačem radi dogovora o rješavanju problema i statusa isporuke proizvoda
Obezbijediti saradnju s dobavljačima radi procjene rada i rješenja problema isporuke
Verbalna Mjesečno Prvi četvrtak
1.7 Izvještaji o statusu
Izvještaji koji pribavljaju informacije o realizaciji termin plana, budžeta, rizika i problema
Informirati sve interesne grupe o statusu projekta
Pisani izvještaj o statusu projekta
Sedmično Svaki petak
… … … … … … …
30
Plan upravljanja kvalitetom
• Kvalitet projekta se posmatra iz dvije različite perspektive:
– Kvalitet isporučenog proizvoda i
– Kvalitet procesa poduzetih za realizaciju svakog proizvoda.
• Za izradu plana kvaliteta treba poduzeti sljedeće korake:
– Definisati kvalitet projekta;
– Uspostaviti ciljeve kvaliteta;
– Identifikovati tehnike osiguranja i kontrole kvaliteta koje treba poduzeti i
31
Upravljanje rizicima
32
Rizik je mogućnost gubitaka
Neželjeni rezultat
Propuštena prilika
Šta je rizik?
Rizik
Vjerovatnoća dešavanja
Konsekvence: veličina gubitka
uslov konsekvenca postoji mogućnost da se
Ako se ispuni desi
Anatomija rizika
Proces upravljanja rizicima
33
Identifikacija rizika
Razrješenje rizika
Analiza rizika
Plan upravljanja rizicima
Praćenje rizika
Učiti o rizicima
Baza znanja
o rizicima
Upravljanje rizicima
34
Sposobnost upravljanja rizikom:
1: Rizici se ignorišu ili se jedino evidentiraju na ad-hoc način
2: Rizici se obično evidentiraju, prate i obrađuju nakon otkrivanja
3: Rizici se sistematski kvantifikuju, analiziraju, planiraju, prate i rješavaju
5: Upotreba statistike rizika u cilju poboljšanja procesa projekta
4: Primjena kvantitativne analize za određivanje cost/benefita za projekt
Opcije za razrješenje rizika
• Izbjeći rizike
– Izabrati drugu strategiju za dizajn ili implementaciju
– Eliminisati korijene uzroka rizika
• Transfer rizika sa jednog dijela sistema na drugi
– Preraditi odgovornosti/ugovor na projektu
– Izmijeniti kritični put (critical path) projekta
– Ponovo uraditi bazni ili detaljni design
– Ugovoriti osiguranja
• Pretpostavka rizika
– Uradit planove za nepredviđene situacije
– Rezervisati budžete ili vrijeme, bazirano na uticaju rizika
35
Plan upravljanja resursima
• Za izradu plana upravljanja resursima potrebno je poduzeti sljedeće korake:
– Izraditi liste vrsta resursa koji će se koristiti na projektu;
– Identificirati broj i svrhu za svaku vrstu potrebnih resursa;
– Identificirati kada će se svaki resurs koristiti izradom termin plana resursa i
– Imenovati resurse za svaku aktivnost projekta izradom tabele korištenja resursa.
36
Realizacija projekta
37
Realizacija projekta u okviru klasične organizacije
38
• Žuto obilježeni okviri predstavljaju zaposlenike angažovane u realizaciji projekta
Direktor
Rukovodilac službe 1
Rukovodilac službe 2
Rukovodilac službe 3
Zaposlenik 1
Zaposlenik 1
Zaposlenik 1
Zaposlenik 1
Zaposlenik 1
Zaposlenik 1
Zaposlenik 1
Zaposlenik 1
Zaposlenik 1
Koordinacija projekta
Realizacija projekta u okviru projektne organizacije
39
• Žuto obilježeni okviri predstavljaju zaposlenike angažovane u realizaciji projekta
Direktor
Rukovodilac projekta 1
Rukovodilac projekta 2
Rukovodilac projekta 3
Zaposlenik 1
Zaposlenik 2
Zaposlenik 3
Zaposlenik 1
Zaposlenik 2
Zaposlenik 3
Zaposlenik 1
Zaposlenik 2
Zaposlenik 3
Koordinacija projekta
Uticaj organizacione strukture na odvijanje projekta
Tip organizacije
Karakteristike projekta Funkcionalna
MATRIČNA
Projektna Slaba
matrična
Balansirana
matrična
Jaka
matrična
Autoritet Rukovodioca
projekta
Mali ili
nikakav
Ograničen
limitiran
Nizak ili
srednji Srednji do jak
Jak, često
totalan
% osoblja iz stalne
strukture koje učestvuje
u realizaciji projekta
Promjenjiv
i nema 0 – 25 % 15 – 60 % 50 – 95 % 85 – 100 %
Radno vrijeme i uloga
Rukovodioca projekta nepuno nepuno puno puno puno
Zajednički naziv za
ulogu Projekt
managera
Koordinator ili
vođa projekta
koordinator
ili vođa
projekta
Rukovodilac
projekta ili
project officier
Rukovodilac
projekta ili
program
manager
Rukovodilac
projekta ili
program
manager
Administrativno osoblje
projekta nepuno nepuno nepuno puno puno
40
Aktivnosti realizacije projekta
41
Realizirati
rezultate
Pratiti i
kontrolirati
Upravljati
vremenom
Upravljati
rizicima
Upravljati
troškovima
Upravljati
otvorenim
pitanjima
Upravljati
nabavkom
Upravljati
kvalitetom
Upravljati
primopredajom
Upravljati
promjenama
Upravljati
komunikacijama
Izvršiti
primopredaju
Zatvaranje projekta
42
Aktivnosti zatvaranja projekta
• Raspuštaju se resursi i premještaju na nove projekte ili procesne aktivnosti.
• Pri realizaciji ove aktivnosti se ne vrši formalno preispitivanje ostvarenja ciljeva i poslovnih koristi u skladu sa definicijom projekta.
• Nema jasnog pokazatelja da li je projekt uspješan ili ne.
43
Izrada izvještaja o zatvaranju projekta
• Izvještaj o zatvaranju projekta je dokument koji formalizira zatvaranje projekta.
• On obezbjeđuje potvrdu da su kriteriji prihvatljivosti kupca postignuti.
• Izvještaj o zatvaranju projekta priprema rukovodilac projekta na početku zatvaranja projekta i podnosi sponzoru projekta na potpisivanje.
44
Dokumenti za zatvaranje projekta
• Osnovni dokumenti za zatvaranje projekta:
– Izvještaj o tehničkom pregledu
– Upotrebna dozvola
– Zapisnik o primopredaji sa investitorom
– Izvještaj o kolaudaciji i upisu u stalna sredstva
– Finalni izvještaj o realizaciji projekta
– Zapisnik sa završnog sastanka
45