ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANG

(STUDI KASUS PADA PT. MKD SURABAYA)

Nor Faridah

Dosen Pembimbing:

1Santirianingrum Soebandhi, S.E., M.Com dan 2 Ariyani, SE., M.SA

ABSTRACT

System of internal control over supplies needed by the company to manage its inventory. Therefore the system of accounting for inventory information needed by the company to take a decision to maintain supplies to run smoothly. The existence of adequate information systems to support inventory control in order to run effectively. The purpose of this study is to analyze and determine the cause of the difference in the stock on the merchandise inventory to determine the settlement of the issues involved and provide advice that can be applied. The method used is descriptive qualitative approach, data collection method used is the triangulation of observation, interviews directly supported by several documents related to the inventory control system. From the study it was concluded that internal control over inventory at PT. MKD is not sufficient, which describes the structure of the company is still not clear segregation of duties, authorization is applied is not done in a systematic and disciplined, and there are still some sort berbomor document is not printed. Monitoring of the merchandise inventory conducted periodically through regular inventory taking in every outlet and central warehouse.

Keywords: Internal Control System, Difference Stock, Inventory control

1. PENDAHULUAN

Sistem pengendalian internal pada persediaan dibutuhkan oleh perusahaan dagang untuk mengelola persediaan barangnya. Kreatif dalam persaingan dunia bisnis saat ini, perusahaan diwajibkan untuk selalu berfikir inovatif dan kreatif dalam menjalani persaingan yang memiliki sifat kompetitif. Di Indonesia tidak sedikit perusahaan dagang pusat yang mendistribusikan persediaan barang dagangannya kembali, untuk anak atau cabang perusahaan di bidang retail. Bentuk perusahaan seperti ini memusatkan semua aktivitas kegiatan administrasi usaha pada perusahaan pusat seperti pembelian barang dagang dan pencatatannya. Sementara untuk kegiatan penjualan dilakukan oleh outlet retail. Dengan gambaran bentuk perusahaan seperti ini, maka diperlukan konsentransi yang lebih pada pengendalian, pengelolaan, dan distribusi yang cukup atas persediaan barang dagang. Pengendalian persediaan akan berjalan baik apabila terdapat sistem informasi yang memadai. Dalam persaingan ini sistem informasi akuntansi berperan untuk mendukung tujuan perusahaan dan menjadi keunggulan perusahaan yang kompetitif. Sistem informasi ini dibuat untuk mengurangi adanya resiko selisih, resiko kehilangan dan mencegah adanya kecurangan serta mengawasi bahwa semua aturan yang ditetapkan perusahaan sudah dilakukan dengan baik serta tepat. PT. MKD Surabaya merupakan perusahaan dagang dengan lima cabang outlet retail yang telah menerapkan sebuah sistem informasi akuntansi yang berbasis komputerisasi dan manual untuk melakukan suatu kontrol pada persediaan barang dagang. Adanya beberapa data yang tidak sama atas qty persediaan barang dagang outlet retail antara stok program komputer di gudang pusat, stok program komputer di outlet cabang dan fisik, sehingga kesulitan dialami oleh kasir untuk menentukan keputusan transaksi penjualan karena jumlah stok program komputer tidak sinkron dengan fisiknya. Dari fenomena ini, kasir diwajibkan untuk melapor kepada bagian admin gudang yang bertugas untuk memantau dan mencari solusi penyelesaian selisih stok. Apabila terjadinya selisih stok kurang maupun lebih pada PT. MKD Surabaya yang akan mengakibatkan perusahaan mengalami resiko kerugian, baik itu kerugian secara material ataupun waktu yang mengurangi efisiensi dan efektifitas kinerja karyawan karena karyawan harus menyediakan waktunya kembali untuk menganalisis dengan mengulang histori ketika mencari selisih pada kartu stok.

Dengan melihat uraian tersebut diatas, peneliti memilihnya sebagai pertimbangan dasar dalam penelitian ini. Maka peneliti akan melakukan penelitian dengan judul Analisis Sistem Pengendalian Internal atas Persediaan Barang Dagang (Studi Kasus pada PT. MKD Surabaya)

2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Mulyadi (2016:3) sistem akuntansi secara keseluruhan merupakan kebutuhan manajemen untuk mengelola perusahaan berupa laporan atau informasi keuangan dari koordinasi antara organisasi formulir, catatan, dan laporan.

2.2 Sistem Pengendalian Internal

Pengertian pengendalian menurut Mulyadi (2016:129) adalah sistem yang dibentuk untuk memeriksa ketelitian, menjaga aset organisasi dan keandalan data akuntansi, berupa metode, struktur perusahaan yang membuat kebijakan manajemen agar dipatuhi. Sedangkan menurut Sawyer (2008:60) Kontrol internal memiliki banyak konsep, menurut definisi COSO, definisi kotrol internal yaitu untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang usaha mencapai tujuan atas efektivitas operasi, keakuratan informasi keuangan serta kepatuhan atas peraturan hukum berlaku.

2.2.1 Unsur Pokok Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2016:130) sistem pengendalian internal mempunyai beberapa unsur yaitu:

1. Susunan perusahaan yang membagi tanggung jawab otorisasi secara tegas.

2. Prosedur pencatatan dan wewenang yang membuat perlindungan atas pendapatan, utang, dan aset serta beban.

3. Setiap divisi perusahaan yang diharuskan dapat menerapkan tugasnya yang sesuai dengan baik.

4. Pekerja mampu melakukan tugas sesuai tanggung jawabnya.

2.3 Persediaan

Menurut Stevenson (2014:179) Persediaan (inventory) adalah stok penyimpanan barang-barang. Sedangkan Mulyadi (2016:463) mengemukakan bahwa perusahaan dalam bidang dagang, mempunyai hanya satu jenis persediaan, ialah persediaan barang dagang, persediaan dagang adalah barang yang diperoleh organisasi dalam keadaan jadi dan kemudian akan dijual lagi kepada pihak lain.

2.4 Pengendalian Persediaan

Menurut Assauri (2004:176) pengertian pengendalian persediaan yaitu sebuah kegiatan operasi oleh organisasi guna untuk menjaga kelancaran kegiatan produksi dan kegiatan penjualan atas kebutuhan barang dagang yang akan dibelinya secara efektif dan efisien.

2.5 Unsur Pengendalian Internal Persediaan

Menurut Mulyadi (2016:488) unsur pengendalian internal dalam penghitungan fisik barang persediaan digolongkan menjadi tiga yaitu:

1. Organisasi

a. Penghitungan jumlah fisik barang persediaan harus dilakukan tim dari fungsi penghitung, fungsi pemegang kartu, dan fungsi pengawas.

b. Tim harus dibentuk dengan terdiri dari petugas selain fungsi akuntansi dan gudang, evaluasi ini memiliki tujuan memberikan penilaian tanggung jawab kedua fungsi tersebut.

2. Sistem wewenang atas prosedur pencatatan

a. Daftar hasil perhitungan persediaan harus ada otorisasi ketua tim stok opname persediaan.

b. Pencatatan hasil perhitungan persediaan berdasarkan kartu yang sudah dicek oleh petugas pemegang kartu.

c. Harga yang dicantumkan adalah harga yang berasal dari kartu persediaan .

d. Penyesuaian atas kartu persediaan berdasarkan informasi (harga pokok ataupun kuantitas) tiap barang yang tercantum pada formulir penghitungan fisik.

3. Praktik yang sehat

a. Penggunaan kartu stok opname dicetak dengan nomor yang urut dan petugas harus bisa memberikan pertanggungjawaban atas penggunaannya.

b. Secara independen stok opname dilakukan dua kali atas setiap item persediaan, pertama dilakukan oleh penghitung dan kedua oleh pengecek.

c. Data dan kuantitas persediaan lain ada dalam bagian 2 dan bagian 3 yang disamakan oleh fungsi pemegang kartu stok opname sebelum data yang tertulis dalam bagian 2 kartu stok opname dicatat dalam formulir hasil penghitungan fisik.

d. Untuk menghitung jumlah persediaan harus dengan penuh ketelitian menggunakan peralatan dan metode.

4. Karyawan yang kualitasnya sesuai berdasarkan tanggung jawabnya

Beberapa pokok unsur pengendalian yang sudah dijelaskan di atas, unsur karyawan adalah sangat penting. Berupa baiknya pemisahan tugas dan peraturan sistem pencatatan serta cara yang direncanakan untuk mendukung terjadinya praktik sehat, semua itu tergantung dari manusianya. Berikut cara yang bisa diterapkan untuk menyeleksi pegawai yang dapat berintegritas dan kompeten:

a. Menyeleksi calon pegawai atas persyaratan yang kebutuhannya sesuai bidangnya.

b. Pengembangan dalam bidang pendidikan selama tetap menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan keadaan perkembangan pekerjaannya.

2.6 Penelitian Sebelumnya

Pertama ialah Oktaviani Prihatiningsih dan Lily Safitri dengan judul Pengujian Pengendalian Persediaan Barang Dagang di CV. Kamdatu Palembang. Hasil dari penelitiannya ialah prosedur pengendalian internal atas persediaan barang dagang sudah baik, namun belum terdapat kepatuhan karyawan untuk menjalankan prosedur yang telah dijalankan CV. Kamdatu.

Penelitian yang dilakukan Desti Kurnia Sari dan Rizal Effendi dengan judul Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengendalian Persediaan Barang Dagang pada CV. Graha Gallery Palembang. Hasil penelitiannya ialah dalam lingkungan pengendalian, hanya fungsi pembelian yang sudah melakukan pemisahan tugas. Sering terjadinya ketidakcocokan pencatatan pada kartu persediaan dengan komputer hal ini karena petugas yang diberikan tanggungjawab kurang teliti ketika mencatat dan memeriksa jumlah persediaan yang tersedia di gudang serta perusahaan ini belum menerapkan pengendalian dengan memakai teknik EOQ (Economic Order Quantity).

Sri Mulyani melakukan penelitian dengan judul Analisis Pengendalian Intern atas Persediaan Barang Dagangan pada PT. Grokindo. Hasil dari penelitiannya ialah pengendalian internal atas persediaan barang dagang sudah baik, karena sudah terdapat pembagian tugas pada fungsi penerimaan dan pengeluaran barang serta sudah ada pengecekan secara berkala oleh bagian gudang melalui kegiatan fisik stock opname.

Penelitian yang dilakukan Ketut Widiasa, I Made Pradana Adi Putra dan I Gusti Ayu Purnamawati dengan judul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada UD Tirta Yasa. Hasil dari penelitiannya ialah kurang adanya efektifitas yang kurang memadai atas pengelolaan persediaan barang dagang, karena masih terdapat kekurangan dalam sistem pembelian persediaan barang dagang, serta pada aktivitas pengendalian yang dilakukan terhadap fungsi penerimaan dan pengeluran masih belum memadai karena belum adanya pemisahan tugas, hal ini juga diakibatkan karena struktur organisasi UD. Tirta Yasa kurang efektif dalam pemisahan fungsi, tugas dan tanggung jawab sesuai jabatan.

III METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Pendekatan yang digunakan peneliti yaitu dengan menggunakan deskriptif kualitatif, yang lebih menekankan untuk lebih mengetahui arti mendalam dari sebuah kejadian pada objek penelitiannya.

3.2 Objek Lokasi Penelitian

Adapun lokasi penelitian ini adalah pada perusahaan dagang PT. MKD Surabaya bertempat di daerah Kenjeran Surabaya Utara.

3.3 Sumber data dan Jenis data

Sugiyono (2015:229) menyatakan bahwa objek penelitian dalam kualitatif yang diteliti menurut Spradley objek ini dinamakan kondisi sosial, berikut adalah tiga komponennya yaitu:

a. Place, atau tempat terjadinya interaksi.

b. Actor, subjek atau pelaku yang mempunyai peran tertentu.

c. Activity, kegiatan yang dilakukan subjek dalam kondisi sosial yang sedang terjadi.

Dalam penelitian ini, data yang diginakan ialah data primer dan data sekunder. Data primer yang digunakan berupa hasil wawancara serta observasi langsung karena peneliti merupakan instrumen utama, dengan melakukan wawancara kepada fungsi pembelian, penerimaan barang, fungsi gudang serta kasir. Sedangkan data sekunder yang digunakan pada penelitian ini ialah catatan dan dokumen mengenai struktur perusahaan dan standart operasional procedur perusahaan.

3.4 Alat dan Metode Pengumpulan Data

Peneliti menggunakan teknik observasi, wawancara, dokumentasi dan triangulasi. Dalam metode pengumpulan data triangulasi, peneliti mengumpulkan data dari beberapa sumber yang berbeda, yaitu pada bagian fungsi pembelian, fungsi gudang, supervisor dan cabang outlet retail. Pengumpulan data tersebut dilakukan dalam beberapa waktu dan situasi yang bebeda, seperti pada waktu pagi hari ketika narasumber masih fresh, siang hari ketika penelitian berlangsung dan sore hari pada ketika narasumber telah menyelesaikan tugasnya, dengan menggabungkan hasil observasi, wawancara pada narasumber yang berbeda, serta pengecekan langsung pada dokumen yang ada pada masing-masing fungsi yang berkaitan seperti kartu stok, surat jalan, invoice pembelian serta permintaan barang.

3.5 Teknik Analisis Data

Dalam penelitian ini, teknik analisa yang dilakukan penulis ialah dengan melakukan pengumpulan data, menganalisa data serta menarik kesimpulan dari hasil penelitian yang ada hubungannya dengan pengendalian persediaan barang dagang.

3.6 Pengujian Keabsahan Data

Menurut Sugiyono (2015:268) menyatakan bahwa pada penelitian ini, data atau temuan dapat dikatakan valid bila tidak terdapat perbedaan antara kenyataan yang sesungguhnya pada objek penelitian dan yang dilaporkan peneliti. Sedangkan reabilitas adalah kejadian tersebut bersifat ganda dan dinamis.

Didalam penelitian ini, uji kredibilitas yang dilakukan adalah dengan cara triangulasi. Menurut Sugiyono (2015:273) menyatakan bahwa triangulasi ini adalah pemeriksaan data dari berbagai sumber dengan beberapa cara, dan berbagai waktu.

4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT. MKD merupakan perusahaan dagang swasta perseorangan di bidang penjualan alat-alat tulis kantor baik secara grosir maupun retail. Toko alat tulis ini didirikan pada tahun 2004 dan pada tahun 2016 PT. MKD sudah memiliki lima cabang outlet retail dengan satu kantor yang berpusat di daerah Kenjeran Surabaya, namun seiring waktu dan perkembangan jaman di dunia perdagangan yang sangat cepat dan serba bersaing serta memiliki tujuan untuk selalu menyediakan dan dapat memenuhi persediaan kebutuhan konsumen serta memberikan penawaran harga yang kompetitif.

Dengan bertambahnya kegiatan penjualan, hal ini juga memberikan pengaruh pada sistem administrasi kantor tentang pengelolaan persediaan. Untuk menunjang kegiatan ini, PT. MKD juga menyediakan beberapa gudang yang bertempat di dekat beberapa outlet retail untuk memaksimalkan fungsi penyimpanan dan pengelolaan persediaan.

4.2 Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.2.1 Analisis terhadap organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab secara tegas

PT. MKD sudah melakukan pemisahan fungsi pada pembelian dan penerimaan, namun fungsi penerimaan hanya melakukan pemeriksaan independen terhadap penerimaan barang tapi tidak melakukan sistem pencocokan terhadap pesanan. PT. MKD belum melakukan pemisahan fungsi akuntansi yang dibawahi langsung oleh direktur/owner dilakukan juga oleh fungsi penerimaan barang. PT.MKD seharusnya sudah melakukan pemisahan fungsi pada penerimaan dan penyimpanan, namun dalam praktiknya sering kali membaurkan tugas antara fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan karena dianggap petugas tersebut lebih menguasai tentang pengetahuan barang. PT. MKD tidak sepenuhnya melakukan pemisahan tugas terkait dengan fungsi pembelian, karena masih terdapat satu karyawan yang diberikan tanggungjawab untuk beberapa fungsi yang dilakukan. Dalam melakukan perhitungan fisik, PT.MKD biasanya terdiri dari dua orang yaitu fungsi penghitung dan pengecek saja. Dalam melaksanakan kegiatan ini, PT.MKD terkadang membentuk panitia yang berasal dari salah satu fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan.

4.2.2 Analisis terhadap sisitem wewenang dan prosedur pencatatan

PT. MKD menerapkan formulir permintaan barang, namun karyawan divisi ini tidak menggunakan sepenuhnya dalam setiap transaksi, formulir ini digunakan hanya pada transaksi yang ada hubungannya dengan gudang besar lainnya, sedangkan untuk kantor pusat hanya menggunakan memo permintaan barang saja. Karena formulir permintaan barang tidak disiplin dipakai pada setiap kali transaksi sehingga otorisasi ini jarang sekali dilakukan, namun untuk mengantisipasinya PT. MKD menggunakan buku ekspedisi sebagai buku yang menghubungkan antara orang kantor dan outlet, buku ini harus ditandatangani bagian pengiriman dan outlet penerima disamping surat jalan. Dalam pemesanan persediaan, admin umum serta supervisor diberi kuasa penuh dalam melakukan order pembelian kepada pemasok tanpa adanya otorisasi terlebih dahulu dari pejabat yang lebih tinggi. Fungsi penerimaan sudah mencantumkan tandatangan pada surat jalan atau nota penjualan supplier sebagai bukti sudah diterima barang yang dilengkapi dengan nama dan tanggal penerima. Namun tidak terdapat formulir khusus untuk penerimaan barang ini. Pada PT.MKD sudah memberikan otorisasi kepada karyawan-karyawan tertentu untuk merubah catatan akuntansi, namun tidak semua karyawan yang berwenang patuh dalam memberikan tanda tangan dan tanggal pada saat megubah data. Pada PT. MKD dalam formulir hasil perhitungan fisik tidak ada tandatangan ketua panitia, hanya ada nama petugas yang melakukan perhitungan fisik. PT.MKD setelah menjurnal perhitungan fisik berdasarkan jumlah fisik yang sebenarnya, kemudian mem-posting perhitungan fisik yang kemudian menimbulkan informasi analisa stok opname. Informasi ini berisi tentang penyesuaian persediaan yang memuat harga pokok tiap jenis persediaan dan jumlah harga pokok tiap jenis persediaan.

4.2.3 Analisis terhadap praktik yang sehat

PT. MKD sudah menerapkan program komputerisasi dengan semua formulir sudah bernomor urut tercetak, namun bagi transaksi yang sifatnya masih manual masih menggunakan memo seperti formulir permintaan barang yang tidak terdapat nomor urut tercetak, surat order pembelian hanya dibuat berupa catatan memorial saja dan surat jalan yang dibuat secara manual. Untuk transaksi pembelian, kartu persediaan, nota transfer barang sudah dibuat dengan nomor urut tercetak. Pada PT.MKD admin penerimaan barang tidak selalu memeriksa barang sampai pada memeriksa tiap jenis barang datang, PT. MKD tidak menggunakan formulir yang menggunakan formulir yang dicetak urut, panitian perhitungan diberikan wewenang untuk mencatatnya secara manual.

4.2.4 Karyawan yang keahliannya sesuai dengan tanggung jawabnya

Menyeleksi calon pegawai dengan persyaratan yang ditentukan oleh perusahaan, yakni dengan beberapa tahapan mulai dari penyeleksian pegawai dari dokumen-dokumen dalam surat lamaran yang spesifikasinya memenuhi persyaratan awal. Tahapan berkutnya ialah wawancara langsung kepada direktur bagi calon pegawai kantor dan wawancara langsung kepada supervisor atau administrasi umum untuk calon SPG. PT. MKD juga memberikan peluang kepada karyawan yang ingin mengembangkan diri dan ilmu pengetahuannya lebih dalam lagi.

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Hasil keseluruhan analisis sistem pengendalian internal atas persediaan dapat dijelaskan bahwa sistem pengendalian internal PT. MKD atas pengendalian persediaan masih memiliki banyak kelemahan dalam sistem pengendalian internalnya yaitu pada:

a. Struktur organisasi pada PT. MKD tidak memiliki pemisahan fungsi dan pembagian wewenang yang tegas dan jelas yaitu pemisahan yang jelas antara penerimaan dan pengeluaran persediaan, fungsi penyimpanan dan pencatatan persediaan. Hal ini berpotensi menimbulkan celah kecurangan yang cukup besar bagi karyawan

b. PT. MKD kurang memiliki prosedur otorisasi yang memadai dikarenakan fungsi otorisasi pada umumnya hanya supervisor saja untuk beberapa transaksi, dan pada beberapa formulir transaksi juga tidak dirancang sistem otorisasi yang benar. Dokumen yang digunakan sudah cukup memadai, meskipun masih ada kelemahan seperti formulir permintaan barang dan pesanan pembelian dengan menggunakan memo saja. Sehingga bagian penerima barang tidak bisa mencocokkan barang pesanan pembelian dengan barang datang yang diterima, tidak semua dokumen yang dimanfaatkan sudah memiliki formulir yang dicetak urut, mengingat masih ada beberapa dokumen tersebut dibuat secara manual. Beberapa dokumen yang sudah komputerisasipun masih belum menunjukkan informasi yang dibutuhkan dengan jelas bagi data perusahaan maupun alamat gudang.

c. Hasil analisis terhadap beberapa dokumen pada fungsi dalam pengendalian persediaan PT. MKD, secara keseluruhan kebijakan dan peraturan perusahaan telah dijalankan dengan baik, meskipun ditemukan beberapa kesalahan berupa tidak disiplinnya admin yang diberikan wewenang untuk merevisi atau merubah data karena tidak mencantumkan tandatangan dan tanggal sebagai bentuk pertanggungjawabannya.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka saran yang dapat diterapkan adalah:

1. Perusahaan sebaiknya memperbaiki struktur perusahaan yang menerangkan tentang garis pemisahan fungsi serta wewenang yang jelas. Dengan adanya pemisahan antara fungsi penyimpanan dan pencatatan persediaan. Hal ini bisa meminimalisir terjadinya celah kecurangan yang bisa dilakukan oleh pegawai sehingga tidak akan ada transaksi yang hanya dilakukan oleh satu karyawan saja.

2. Kebijakan atas sistem otorisasi pada PT. MKD sudah tercantum pada beberapa formulir perusahaan, misalnya pada pengeluaran barang yang diharuskan adanya otorisasi bagian gudang ataupun pejabat yang lebih tinggi, adanya otorisasi seharusnya digambarkan dengan mencantumkan tanda tangan disertai nama tapi dalam penerapannya belum dilakukan secara disiplin. Hal ini harus dipantau fungsi pengawasan atas prosedur dan dokumen-dokumen, yaitu dengan membentuk bagian auditor internal untuk meneliti lebih dalam pelaksanaan sistem pengendalian yang sudah dijalankan oleh pegawai-pegawai perusahaan.

3. Perusahaan sebaiknya melakukan pengendalian dengan kebijakan semua dokumen dilakukan dengan nomor yang dicetak urut, seperti dengan menambahkan formulir permintaan barang dan surat jalan secara komputeriasi dengan memanfaatkan program yang ada. Hal ini ialah bentuk pengawasan untuk menghindari ketidakdisiplinan karyawan dalam membuat form permintaan barang yang bisa memberikan celah karyawan. Perusahaan sebaiknya perlu membuat kebijakan untuk pengadaan surat order kepada pemasok untuk fungsi penerimaan dalam melakukan pencocokan saat barang masuk yang diterima petugas dari pemasok.

15