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Prep. 03-20-2004. Arturo Avilés

Sistema Universitario Ana G. Méndez School for Professional Studies

Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Universidad del Turabo

ACCO 350

Sistemas de Contabilidad Computarizados Computerized Accounting Systems

© Sistema Universitario Ana G. Méndez, 2006

Derechos Reservados.

© Ana G. Méndez University System, 2006. All rights reserved.

ACCO 350 Computerized Accounting System 2


Prep. 03-20-2004 Arturo Avilés

TABLA DE CONTENIDO/TABLE OF CONTENTS

Páginas/Pages Prontuario/Study Guide .....................................................................................3

Taller Uno/Workshop One................................................................................14

Taller Dos/Workshop Two ................................................................................16

Taller Tres/Workshop Three.............................................................................18

Taller Cuatro/Workshop Four ...........................................................................19

Taller Cinco/Workshop Five .............................................................................20

Anejo A/Appendix A .........................................................................................22

Anejo B/Appendix B .........................................................................................24




Prontuario

Título del Curso: Sistemas de Contabilidad Computarizados

Codificación: ACCO 350

Duración: Cinco Semanas

Pre-requisito: ACCO 112 – COIS 105

Descripción: Este curso familiariza al estudiante con los Sistemas Computarizados más

comunes en la Contabilidad y provee práctica en el curso de estos sistemas. El

estudiante aprende sobre el tipo de información que almacenan estos sistemas, los

formularios de recopilación y los informes producidos por estos. También aprende y

práctica la interrelación que existe entre ellos. El enfoque del curso es hacia la

práctica de los conceptos de contabilidad mediante el uso de sistemas ya diseñados

y programados.

Objetivos Generales

Al finalizar el curso el/la estudiante podrá:

1. Distinguir entre las aplicaciones más típicas de contabilidad.

2. Identificar los componentes del sistema computarizado seleccionado para

el curso y distinguir entre las operaciones manuales y operacionales.

3. Utilizar los comandos de la aplicación de contabilidad para establecer una

compañía.

4. Reconocer y preparar informes al utilizar la aplicación de contabilidad

seleccionada.

5. Concluir el ciclo de contabilidad y presentar su compañía.

Texto y Recursos Anders, G.E., Spiegelberg, E., & Nelson, S. (1999). Micro Computer Accounting-

Tutorial and Applications with Peachtree for Windows. Mc.Graw Hill: New York.

Coe, M. (2000). Peachtree Accounting. EMC Paradigm: St. Paul.

Peachtree Complete Accounting (2003).-Hands On Experts Guide. Peachtree®

Software Inc. Norcross: GA.

Yatch, C. (2003). Complete Accounting with Peachtree Complete. Mc.Graw Hill:

New York.




Referencias y material suplementario

Horne, Janet, Errol, & Ostera. (2003). Peachtree Complete 2002. Prentice Hall: New Jersey.

Raimers, J.L. (2003) Getting Started with Peachtree Complete 2002. Prentice

Hall: New Jersey.

Yatch, C., Crosson, S. (2002). Computer Accounting Essentials using E

Peachtree. Mc.Graw Hill: New York

Revistas profesionales

The Journal Of Accountancy

Accountant’s Review

Evaluación El/la profesor/a facilitador/a usará una combinación de asignaciones para

entregar, exámenes y proyectos de investigación que permitan evaluar el

desempeño de cada estudiante desde diversas perspectivas. En el primer taller se discutirán los métodos de evaluación y el peso que se asigne

a cada uno. Cualquier modificación debe ser efectuada por acuerdo entre ambos, el

facilitador/a y los estudiantes. Sin embargo, el proyecto de investigación es requisito

de este curso a nivel graduado; por lo tanto, no está sujeto a posibilidad de

eliminación. En la evaluación del proyecto de investigación debe considerarse la

comunicación oral y la redacción.

Criterios y distribución de pesos

Participación efectiva en clase 25%

Examen parcial (tercer taller) 25%

Proyectos prácticos 25%

Examen final (último taller) 25%

Total 100%

Descripción de las normas del curso 1. La asistencia es obligatoria. El estudiante debe excusarse con el facilitador, si

tiene alguna ausencia y reponer todo trabajo. El facilitador se reserva el derecho

de aceptar la excusa y el trabajo presentado y ajustar la evaluación, según

entienda necesario.




2. Las presentaciones orales y actividades especiales no se pueden reponer, si el

estudiante presenta una excusa válida y constatable (Ej. médica o de un

tribunal), se procederá a citarlo para un examen escrito de la actividad a la cual

no asistió.

3. Este curso es de naturaleza acelerada y requiere que el estudiante se prepare

antes de cada taller, según especifica el módulo. Se requiere un promedio de 10

horas semanales para prepararse para cada taller.

4. El estudiante debe someter trabajos de su autoría, por lo tanto, no deberá

incurrir en plagio. Debe dar crédito a cualquier referencia.

5. Si el facilitador realiza algún cambio, deberá discutir los mismos con el

estudiante en el Taller Uno. Además, entregará los acuerdos por escrito a los

estudiantes y al Programa.

6. El facilitador establecerá el medio y proceso de contacto.

7. El uso de teléfonos celulares está prohibido durante los talleres.

8. No está permitido traer niños o familiares en los salones de clases.

9. El estudiante tendrá la oportunidad de aprender tanto a través del español como

del inglés. Los talleres serán facilitados en ambos idiomas en días alternos.

Esto significa que los talleres serán facilitados en un idioma diferente cada

semana. Un estudiante puede interactuar y hacer preguntas en el idioma de su

preferencia; pero, en general, se le solicitará que utilice un solo idioma en

trabajos específicos. En cada curso se utilizará el español y el inglés de forma

equilibrada.

10. En trabajos grupales, salvo situaciones excepcionales, se considerará que el

mismo se prepara por todos los integrantes del grupo y serán evaluados por

igual.

11. Todo estudiante está sujeto a las normas de comportamiento de la institución y

las que se establezcan en el curso.

12. Los trabajos y asignaciones deberán entregarse en la fecha indicada y en su

totalidad.

Nota: Si por alguna razón no puede acceder las direcciones electrónicas ofrecidas en el módulo, no se limite a ellas. Existen otros “web sites” que




podrá utilizar para la búsqueda de la información deseada. Entre ellas están:

• www.google.com

• www.Altavista.com

• www.AskJeeves.com

• www.Excite.com

• www.Pregunta.com

• www.Findarticles.com El facilitador puede realizar cambios a las direcciones electrónicas y/o añadir algunas de ser necesario.




Filosofía y Metodología Educativa Este curso está basado en la teoría educativa del Constructivismo.

Constructivismo es una filosofía de aprendizaje fundamentada en la premisa, de

que, reflexionando a través de nuestras experiencias, podemos construir nuestro

propio conocimiento sobre el mundo en el que vivimos.

Cada uno de nosotros genera nuestras propias “reglas “y “métodos mentales”

que utilizamos para darle sentido a nuestras experiencias. Aprender, por lo tanto,

es simplemente el proceso de ajustar nuestros modelos mentales para poder

acomodar nuevas experiencias. Como facilitadores, nuestro enfoque es el

mantener una conexión entre los hechos y fomentar un nuevo entendimiento en los

estudiantes. También, intentamos adaptar nuestras estrategias de enseñanza a las

respuestas de nuestros estudiantes y motivar a los mismos a analizar, interpretar y

predecir información.

Existen varios principios para el constructivismo, entre los cuales están:

1. El aprendizaje es una búsqueda de significados. Por lo tanto, el

aprendizaje debe comenzar con situaciones en las cuales los estudiantes

estén buscando activamente construir un significado.

2. Significado requiere comprender todas las partes. Y, las partes deben

entenderse en el contexto del todo. Por lo tanto, el proceso de

aprendizaje se enfoca en los conceptos primarios, no en hechos aislados.

3. Para enseñar bien, debemos entender los modelos mentales que los

estudiantes utilizan para percibir el mundo y las presunciones que ellos

hacen para apoyar dichos modelos.

4. El propósito del aprendizaje, es para un individuo, el construir su propio

significado, no sólo memorizar las contestaciones “correctas” y repetir el

significado de otra persona. Como la educación es intrínsicamente

interdisciplinaria, la única forma válida para asegurar el aprendizaje es

hacer del avalúo parte esencial de dicho proceso, asegurando que el

mismo provea a los estudiantes con la información sobre la calidad de su

aprendizaje.

5. La evaluación debe servir como una herramienta de auto-análisis.




6. Proveer herramientas y ambientes que ayuden a los estudiantes a

interpretar las múltiples perspectivas que existen en el mundo.

7. El aprendizaje debe ser controlado internamente y analizado por el

estudiante.




Study Guide

Course Title: Computerized Accounting Systems Code: ACCO 350 Time Length: Five Weeks Pre-requisite: ACCO 112 Description

This course will acquaint students with the most common Computerized

Accounting Systems and will provide practice with the said processes. Students

will learn about the kind of information it stores, gathering forms and the reports

produced by these systems. Students will also learn and practice the existing

relation between them. The course focus is towards the practice of the

concepts of accounting through the use of already designed and programmed

systems.

General Objectives By the end of the course students will be able to:

1. Distinguish between the most typical accounting applications.

2. Identify the components of the computerized system that was selected for the

course and distinguish between operational and manual operations.

3. Utilize the accounting application’s commands to establish a company.

4. Recognize and prepare reports while utilizing the selected accounting

application.

Texts and Resources Vera, Arnaldo. (2002). Procedimientos modernos de oficina. (6ta. ed.)

Venezuela:Grijalbo Coe, M. (2000) Peachtree Accounting. EMC Paradigm: St. Paul.

Peachtree Complete Accounting 2003-Hands On Experts Guide. Peachtree®

Software Inc. Norcross: GA.

Yatch, C. (2003). Complete Accounting with Peachtree Complete 2003 Mc.Graw

Hill: New York.

Klooster, D. and Allen, W. (1998). Integrated Accounting for Windows, (2nd Ed.).

South-Western Colege Publishing. Cincinnati:Ohio.




Evaluation The facilitator will use a combination of assignments to be handed in, test and

investigation assignments that will allow the evaluation of the students’ performance

from different perspectives.

Throughout Workshop One, the methods of evaluation and the value assigned to

each one will be discussed. Any modification must be agreed on by both the

students and the facilitator. However, the investigation assignment is a requisite of

this course at a graduate level; therefore, it is not subject to the possibility of

elimination. In the evaluation of the investigation assignment wording and oral

communication should be considered.

Criteria and value distribution:

Effective participation in class 25%

Partial test (Workshop Three) 25%

Practical projects 25%

Final exam (Workshop Five) 25%

Total 100%




Description of course policies 1. Attendance at all class sessions is mandatory. If the Facilitator excuses an

absence, the student must make up for all presentations, papers, or other

assignments due on the date of the absence. The Facilitator will have the final

decision on approval of absences. He/she reserves the right to accept or

reject assignments past due, and to adjust the student’s grade accordingly.

2. Oral presentations and special activities cannot be remade. If the student

provides a valid and verifiable excuse (Ex. medical or from a court), he/she

will be summoned for a written test on the activity in which he/she did not

attend.

3. The course is conducted in an accelerated format and requires that students

prepare in advance for each workshop according to the course module. Each

workshop requires at least ten hours of preparation.

4. It is expected that all written work will be solely that of the student and should

not be plagiarized. That is, the student must be the author of all work

submitted. All quoted or paraphrased material must be properly cited, with

credit given to its author or publisher. It should be noted that plagiarized

writings are easily detectable and students should not risk losing credit for

material that is clearly not their own.

5. If the Facilitator makes changes to the study guide, such changes should be

discussed with the students during the first workshop. Changes agreed upon

should be indicated in writing and given to the students and to the program

administrator.

6. The facilitator will establish the means and way of contact with the students.

7. The use of cellular phones is prohibited during sessions.

8. Children or family members are not allowed to the classrooms.

9. Workshops will be facilitated in English and Spanish in alternate days, in

keeping with the format established in this module. Students may interact

and ask questions in the language of their preference, but generally it is

expected that they use the language of the specific assignment. Each course

will have an equal balance of Spanish and English usage.




10. All students are subject to the policies regarding behavior in the university

community established by the institution and in this course.

11. In group works, except under exceptional circumstances, it will be considered

that all the members of the group perform work and thus they will be

evaluated equally.

12. The written works and assignments will be turned on that assigned date in its

totally.

Note: If for any reason you can not access the URL’s presented in the module, do not limit your investigation. There are many search engines you can use for your search. Here are some of them:

• www.google.com

• www.Altavista.com

• www.AskJeeves.com

• www.Excite.com

• www.Pregunta.com

• www.Findarticles.com The facilitator may make changes and add additional web resources if deemed necessary.




Teaching Philosophy and Methodology This course is grounded in the learning theory of Constructivism. Constructivism

is a philosophy of learning founded on the premise that, by reflecting on our

experiences, we construct our own understanding of the world in which we live.

Each of us generates our own “rules” and “mental models,” which we use to

make sense of our experiences. Learning, therefore, is simply the process of

adjusting our mental models to accommodate new experiences. As teachers, our

focus is on making connections between facts and fostering new understanding in

students. We will also attempt to tailor our teaching strategies to student responses

and encourage students to analyze, interpret and predict information.

There are several guiding principles of constructivism:

1. Learning is a search for meaning. Therefore, learning must start with the

issues around which students are actively trying to construct meaning.

2. Meaning requires understanding wholes as well as parts. And parts must be

understood in the context of wholes. Therefore, the learning process focuses

on primary concepts, not isolated facts.

3. In order to teach well, we must understand the mental models that students

use to perceive the world and the assumptions they make to support those

models.

4. The purpose of learning is for an individual to construct his or her own

meaning, not just memorize the "right" answers and regurgitate someone

else's meaning. Since education is inherently interdisciplinary, the only

valuable way to measure learning is to make the assessment part of the

learning process, ensuring it provides students with information on the quality

of their learning.

5. Evaluation should serve as a self-analysis tool.

6. Provide tools and environments that help learners interpret the multiple

perspectives of the world.

7. Learning should be internally controlled and mediated by the learner.




Taller Uno

Objetivos Específicos Al finalizar el Taller, el/la estudiante podrá:

1. Identificar las entradas de diario, ajustes y de cierre que se realizan en el

ciclo de contabilidad.

2. Distinguir los informes y Estados Financieros básicos que se preparan y se

presentan por parte de una empresa ya sea como negocio individual,

sociedad mercantil o corporación. 3. Reconocer cómo la tecnología puede utilizarse para automatizar los sistemas

de contabilidad, sus ventajas y desventajas. 4. Realizar operaciones básicas de acuerdo al programado seleccionado.

5. Explorar una compañía modelo del programa seleccionado y aplicar los

comandos correspondientes.

Direcciones Electrónicas http://www.mhhe.com/business/accounting/yatch2003

http://www.peachtree.com

http://www.microsoft.com

http://www.aicpa.org

Tareas a ser realizadas antes del Taller Uno: 1. Repasar las entradas de diario, ajustes y de cierre, capítulos 1 al 4, del texto

de Contabilidad Básica. 2. Identificar y practicar la preparación de informes de contabilidad que

presentan las empresas mercantiles y de servicio. 3. Repasar conceptos básicos relacionados a la utilización y operación de las

computadoras. Actividades 1. Discusión en clase sobre la automatización de los sistemas de contabilidad,

sus ventajas y limitaciones. 2. Explicación de la pantalla principal del programa, sus funciones y detalles. 3. Se llevarán a cabo las siguientes operaciones:




a. Identificar la Compañía modelo. Si no hay ninguna, entonces se

procederá a establecer una compañía de ventas y servicio que será

utilizada a través de los cinco talleres.

b. Guardar la información en disquete.

c. Restaurar la compañía modelo.

d. Explorar las opciones del menú principal (Menu Bar).

e. Registrarse como empleado de la compañía modelo.

f. Establecer los suplidores en la compañía modelo.

g. Preparar órdenes de compra.

h. Convertir una orden de compra en factura.

i. Registrar una factura de compra.

j. Realizar pagos a suplidores.

k. Imprimir cheques a través del sistema.

l. Llevar a cabo transacciones de ingreso.

m. Preparar cotizaciones a clientes y registro del descuento en ventas.

n. Convertir una cotización en una orden de venta.

o. Registrar una factura de ventas luego de la entrega de mercaderías.

p. Imprimir documentos de cotizaciones, órdenes de compra y facturas

de ventas.

q. Identificar reportes de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Imprimir subsidiarios de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.




Workshop Two

Specific Objectives By the end of Workshop Two students will be able to:

1. Utilize the selected program to design diary entries related to the payroll.

2. Provide maintenance to the model enterprise’s employee records.

3. Identify the difference between salaried employees and by daily wage.

4. Examine the General Ledger account and modify it in accordance with the

selected enterprise.

5. Complete adjustments to inventory items.

6. Identify the different financial statuses and utilize the model to differentiate

between them.

URLs http://www.accountantsworld.com http://www.nysscpa.org

http://www.sba.gov

http://www.prsosft.com Tasks to fulfill before Workshop Two:

1. Read and come prepared to perform operations related with the payroll and

the General Ledger of an enterprise in accordance with the guides for the

program selected for the course.

2. Review the taxes over payroll, required for employees and owners.

3. Review the concepts of periodic inventory, perpetual and the cost of sold

merchandise.

Activities

1. Establish employee information on the model enterprise.

2. Provide maintenance to the payroll system and employees.

3. Perform a transfer of funds from the balance of the main register account to

the payroll account.

4. Perform payroll payment entries for salaried employees and others for daily

wage employees.

5. Print salary checks.




6. Look for the different outlines the program provides.

7. Perform modifications to the account outlines selected for the model

company.

8. Perform transactions between the different fund accounts through the general

journal.

9. Provide maintenance to the inventory system through the inclusion of new

items to the model company and the identification of the different categories

included in the program.

10. Perform merchandise purchase and obtaining of services transactions.

11. Perform a sale transaction and its relation to perpetual inventory and the cost

of the merchandise.

12. Make adjustments to inventory because of merchandise refunds while buying

or selling.




Taller Tres


1. Reconocer el sistema de Costo por Orden del programado.

2. Preparar la documentación requerida por varios proyectos.

3. Aplicar la información de los proyectos a los procesos de compras, ventas y

nómina.

4. Practicar la preparación de un Reporte de Costo por Orden.

5. Identificar e imprimirá los estados financieros incluidos en el programa.

Direcciones Electrónicas http://www.adp.com

http://www.aaa-is.byu.edu/Teaching/AISresourcelist.asp

Tareas a ser realizadas antes del Taller Tres

1. Repasar los conceptos de contabilidad para proyectos de costo por orden. 2. Buscar un “Job Cost Report” y traerlo para discutir en clase. 3. Estudiar la función de ayuda (“Help”) del programado seleccionado y estudiar

los estados financieros básicos: Estado de Ingresos y Gastos, Estado de

Ganancias Retenidas, Estado de Capital, Estado de Situación y Estado de

Flujo de Efectivo. Identificar ejemplos de éstos y repasar sus componentes. Actividades

1. Establecer la identificación para un proyecto o trabajo (job). 2. Realizar transacciones de compras para los proyectos en progreso. 3. Asignar costos de empleados a los proyectos. 4. Preparar las facturas por ventas o servicios prestados a los varios clientes. 5. Imprimir los reportes de costo de cada proyecto realizado. 6. Imprimir los estados financieros y el informe de ganancia bruta por

departamento.




Workshop Four

Specific Objectives By the end of Workshop Four students will:

1. Describe the attributes of a service company who owns the accounting

program.

2. Identify the steps required to recognize certain expenses.

3. Utilize the functions to register time and billing.

4. Select bank account for their reconciliation.

5. Distinguish between the outlines of a service company and a sale and

purchase enterprise.

URLs: http://www.rutgers.edu/Accounting

Tasks to be completed before Workshop Four: 1. Review the characteristics of a service enterprise and the sale of merchandise.

2. Study the process of adjustments and book closing for a company or

business.

Activities 1. Agree to the model service company or establish one.

2. Identify the program’s time and billing through the main menu.

3. Utilize the inventory service item maintenance function.

4. Repair a Time report.

5. Complete a service billing.

6. Reconcile a bank account.

7. Modify the account outline.

8. Print the Proofing Balance.

9. Print the financial statements.




Taller Cinco


1. Reconocer entradas de ajuste y el cierre del período contable.

2. Identificar el proceso de cierre de libros.

3. Preparar entradas de ajuste.

4. Construir una compañía a través del uso del programado seleccionado.

Direcciones Electrónicas http://www.www.sec.gov

Tareas a ser realizadas antes del Taller Cinco

1. Establecer la información básica de una compañía que se estará

presentando en el final del curso de acuerdo con las instrucciones del

facilitador.

Actividades 1. Registrar transacciones a través del diario general. 2. Registrar entradas de ajuste por el período. 3. Llevar acabo la reconciliación bancaria. 4. Imprimir un Balance de Comprobación. 5. Imprimir los estados financieros. 6. Llevar a cabo el proceso del cierre de ciclo de contabilidad. 7. Imprimir un Balance de Comprobación Post Cierre.




Anejos/Appendix




Anejo A/Appendix A

RÚBRICA PARA EVALUAR LA PARTICIPACIÓN EN CLASE NOMBRE: _______________________________ CURSO: ______________

1- Asistencia y puntualidad: ______ 2 - Aportación a la clase: ______

Puntuación Total: __________ ____ 0 = Faltó al taller; _____ 1-5 = Asistió pero llegó tarde al taller; ____ 6-10= Asistió a tiempo

____ 0 = Faltó al taller; _____ 1-5 = Participación: Poca a regular; _____ 6-10= Buena a excelente

Taller 1 Taller 2 Taller 3 Taller 4 Taller 5CRITERIOS

1 2 1 2 1 2 1 2 1 2

1. Contribuye frecuentemente a

las discusiones en clase

2. Demuestra interés en las

discusiones en clase

3. Contesta preguntas del

facilitador y sus compañeros

4. Formula preguntas

pertinentes al tema de la

clase

5. Viene preparado(a) a clase

6. Contribuye a la clase con

material e información

adicional

7. Presenta argumentos

fundamentados en las

lecturas y trabajos de la

clase

8. Demuestra atención y

apertura a los argumentos de

sus compañeros

9. Contesta preguntas y




planteamientos de sus

compañeros

10. Demuestra iniciativa y

creatividad

Comentarios




Anejo B/Appendix B

Rúbrica para evaluar trabajos escritos1

Tema

Hay una idea principal. El escritor tiene un mensaje específico y lo apoya con

detalles. Los detalles contribuyen al desarrollo del tema. Cada detalle

contribuye a llevar el mensaje al lector. Además, el título refleja el tema.

5 3 1

En este trabajo...

• Se establece la

idea principal

claramente

• Se presentan

detalles y

evidencia que

apoyan el tema

• La idea central se

mantiene a través

del escrito

• El escritor justifica

su posición con

respecto al tema

En este trabajo...

• No se establece

con claridad la

idea principal

• El desarrollo está

incompleto y no

hay suficientes

detalles que

justifiquen la idea

central

• No hay análisis

completo del tema

• El escritor justifica

su posición

parcialmente con

respecto al tema

En este trabajo...

• No hay una idea

principal

• El tema no está

desarrollado y hay

pocos detalles y

pocas palabras

descriptivas

• No hay un análisis

del tema

• No hay

justificación de su

posición respecto

al tema

• No está completo,

o no hay bastante

escritura para

evaluarlo

1 Adaptado del Northwest Regional Educational Laboratory




Organización

Las partes siempre se relacionan al tema principal y la organización resalta esta

relación. El orden seleccionado contribuye a entender el texto.

5 3 1

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