soluzioni ot per digicamere giugno 2010

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Soluzioni Open Text per Digicamere

214/04/23

Agenda

• Architettura generale Open Text EMC Suite• eLink (integrazione base con la posta elettronica)• Modulo OT Extended Collaboration per la realizzazione Intranet (con demo live)• Modulo OT Records Management per il controllo del ciclo di vita dei documenti• Verticalizzazioni: OT Contract Lifecycle Management• Verticalizzazioni: OT Case Management

314/04/23

314/04/23

Open Text ECM Suite

Open Text Enterprise Process Services (BPM)Open Text Enterprise Process Services (BPM)

Open Text Enterprise Library ServicesOpen Text Enterprise Library Services

Lotus Notes

Microsoft Exchange

Microsoft Sharepoint

SAP ERP

ORACLE ERP

…

Open Text ECM Suite

ArchivingArchiving Records Management

Records Management

Metadata Management

Metadata Management ClassificationsClassificationsEnterprise

SearchEnterprise

Search

SAP GUI

Microsoft Office

Web Browser

Desktop Microsoft Outlook

Scanner Custom Apps

414/04/23

OT Content Server - Integrazione base Email (eLink)

OT Content Server può monitorare una o più caselle di posta elettronica e:

importare come documenti i messaggi in arrivo

attivare un workflow che provveda al loro primo trattamento (es. protocollo automatico, smistamento in base al mittente o all’oggetto, classificazione)

Esempio:

Trattamento automatico di mail inviati a indirizzi di servizio, quali “[email protected]” o “[email protected]”

Esempio:

Trattamento automatico di mail inviati a indirizzi di servizio, quali “[email protected]” o “[email protected]”

514/04/23

OT Content Server - Integrazione via Outlook

OT Explorer consente di vedere la struttura di OT Content Server da Outlook (e da Lotus Notes) e

Salvare sul gestore documentale i messaggi di valenza aziendale con un semplice drag & drop

Consultare i messaggi salvati su OT Content Server

614/04/23

614/04/23

Modulo Open Text Extended Collaboration



Lotus Notes

Microsoft Exchange


SAP ERP

ORACLE ERP

…


Records Management

Metadata Management


SearchEnterprise

Search

SAP GUI

Microsoft Office

Web Browser


Scanner Custom Apps

Open Text ECM Suite

Extended Collaboration

714/04/23

Open Text Extended Collaboration: A chi serve

Knowledge Worker

Helps get more done with less effort

• Find and connect people, communicate, and share information• Broaden virtual network • Improve adaptability and usability• Minimizes pains experienced by multiple tools • Helps to reduce email• Meet emergent needs

Executives and Managers

Improves business and team performance, while saving time and money

• Quickly improve performance within your organization • Enables teams to get work done more efficiently• Facilitate the wisdom of crowds

IT Department

Enables organization without causing another headache

• Viral adoption• Fewer applications to maintain• Minimal (if any) end-user training required• Secure real time chat, reduces email traffic • Allow an Intranet 2.0 culture inside the firewall

814/04/23

Open Text Extended Collaboration: Cosa contiene

Extended Collaboration aggiunge a Open Text Content Server (ex Livelink) la gestione di Comunità (Communities), gruppi di Utenti che condividono uno scopo, la conoscenza necessaria e collaborano fattivamente al suo raggiungimento, offrendo le seguenti funzionalità aggiuntive:

Communities Livelink Core Collaboration components (Projects, tasks, polls, etc.)Wiki moduleBlogs, Forums, FAQ capabilitiesReal Time Collaboration capabilities for Livelink Project

I Portali di Comunità, insieme alle capacità di meshup offerte da Wiki e Blog, consentono di realizzare Portali Intranet di diverso livello (Enterprise, Dipartimentale, di Progetto, di Gruppo di Interesse Professionale).

914/04/23

Open Text Extended Collaboration vs. CMS

Extended Collaboration offre funzioni simili ai CMS (Content Management Systems) quali Wordpress, Joomla, Drupal ed altri, pur non essendo un CMS.

Rispetto ad un CMS open source, Extended Collaboration consente di accedere all’esperienza web 2.0 (meshup di contenuti multimediali, wiki, blogs …) nel contesto di una piattaforma enterprise sicura, affidabile, controllata e pienamente integrata coi documenti e coi processi aziendali.

Se le funzionalità offerte da Extended Collaboration risultassero insufficienti per le esigenze comunicative e collaborative aziendali, Open Text offre soluzioni più complete di CMS quali Web Solutions e Vignette.

Candies 2.0

Aspirine 1.0

1014/04/23

Open Text Extended Collaboration: Communities

Nella Demo usiamo le funzioni di Comunità per costruire un Portale Intranet Enterprise.Focus: Comunicazione (News, Eventi, Librerie, Documenti da consultare) e Orientamento (puntatori ad altri Sistemi Informativi)

1114/04/23

Open Text Extended Collaboration: Blogs

Nella Demo usiamo i Blogs per la disseminazione di conoscenza dagli Esperti (forma più strutturata e meno egualitaria dei Forum) e per i canali di NewsFocus: Condivisione, Comunicazione

1214/04/23

Open Text Extended Collaboration: Wiki

Nella Demo usiamo le funzioni di Wiki sia per costruire documentazione di riferimento (manuali, migliori pratiche, procedure di qualità…) ma anche per preparare pagine con contenuti multimediali (video, web tv, animazioni).Focus: Formazione, Condivisione

1314/04/23

Open Text Extended Collaboration: Real Time

Dentro i Progetti Livelink;• Chat• Condivisione documenti• Condivisione schermo• Riunioni virtuali

Mentre tutte le altre funzioni richiedono solo un web browser, la partecipazione ad un evento Real Time richiede l’installazione di un client sul pc

1414/04/23

Open Text Extended Collaboration: DEMO

ID Technology è disponibile ad allestire un ambiente di prova (della soluzione Extended Collaboration condiviso con il Cliente, sulla base delle attuali funzioni intranet del Cliente.

1514/04/23

1514/04/23

Modulo Open Text Records Management



Lotus Notes

Microsoft Exchange


SAP ERP

ORACLE ERP

…


Records Management

Metadata Management


SearchEnterprise

Search

SAP GUI

Microsoft Office

Web Browser


Scanner Custom Apps

Open Text ECM Suite

Records Management

1614/04/23Slide 16

I Records Manager o procedure automatiche identificano i documenti da conservare.Esempio: tutta la posta inviata a [email protected]

Identifica & Cattura

I Records Managers – supportati da procedure basate su frasi ricorrenti o sui metadati – classificano i documenti secondo uno schema RM coerente con le norme e con le procedure interne.

Classifica

FinanceComptable

BalanceGrand Livre

Achat

InformatiqueInformatique, logistique, …

SpécificationsComptes-Rendus

La classificazione RM definisce e controlla automaticamente il ciclo di vita dei documenti.Esempi di regole: “conserva per 5 anni dopo le dimissioni del dipendente”; “… per 10 anni dalla fine dell’anno fiscale”; “… per sempre”

Controlla

Il Records management è un sistema di classificazione dei Record (Documenti, Dati) che definisce e controlla il Ciclo di Vita dei documenti (dalla cattura alla distruzione finale)Il Records management è un sistema di classificazione dei Record (Documenti, Dati) che definisce e controlla il Ciclo di Vita dei documenti (dalla cattura alla distruzione finale)

In deroga alle regole è possibile “trattenere” i documenti sospendendo il loro naturale ciclo di vita

Esempio: “Conservare i documenti utili per un contenzioso legale fino alla conclusione dell’iter giudiziario”

Trattieni

Il sistema RM sposta i documenti più vecchi in archivi più lenti o fuori linea, dove restano per il tempo stabilito dalle regole di conservazione, proponendo alla fine la distruzione dei documenti digitali “scaduti”

Archivia

Records Management: Ciclo di Vita

1714/04/23

Definizione di “Record” tratta da ISO 15489 (standard di riferimento internazionale per il Records Management):

“Qualsiasi informazione prodotta, ricevuta e conservata ai fini probatori e informativi (as evidence and information) da una persona o da una organizzazione per soddisfare obblighi legali o per lo svolgimento delle proprie attività (business transaction).”

Records Management: definizione di Record

1814/04/23

CONTENT MANAGEMENT

CONTENT MANAGEMENT

RECORDS MANAGEMENT

RECORDS MANAGEMENT

CONTENT VERSIONING

CONTENT VERSIONING

PROCESSPROCESS

DESTROYDESTROY

ARCHIVEARCHIVE

DISPOSEDISPOSEMAINTAIN & USE

MAINTAIN & USE

CREATE / CAPTURECREATE / CAPTURE

CONTENT CREATIONCONTENT

CREATION

RECORD DECLAREDRECORD DECLARED RECORD DECLAREDRECORD DECLAREDRECORD DECLAREDRECORD DECLARED

Records Management: relazione con il Content Management

ARCHIVEARCHIVEUn Documento viene “dichiarato” Record e quindi sottoposto a regime di RM tipicamente quando è pronto per l’archivio, ma si possono sottoporre a RM anche versioni di lavoro.

1914/04/23

Records Management: funzioni aggiunte al Content Management

Il modulo RM aggiunge una serie di funzioni specializzate per il disegno e la esecuzione del sistema di RM “dentro” il document management di Open Text

2014/04/23

Records Management: disegno del sistema di RM

• Attraverso le “Classifications” si definisce il “file plan” cioè la classificazione delle diverse tipologie di documenti a fini della loro archiviazione.

• Il File Plan è una particolare Classification di OT• Per il disegno del File Plan si parte dalle regole già

esistenti nell’organizzazione per la conservazione dei documenti

• Il prodotto è predisposto per le Classification RM definite dal DOD (Department Of Defence) americano e da altri enti internazionali.

• Il prodotto gestisce non solo oggetti digitali ma anche oggetti fisici (tramite placeholders) fornendo funzioni per la gestione delle scatole, dei codici a barre e degli scaffaili.

2114/04/23

Records Management: avvio dei documenti al RM

• Un Records Series Identifier è un lotto di Record gestito come una unità dalle procedure di RM. Tutti i Record nel lotto sono dello stesso tipo.

• Quando un oggetto (es. documento) entra a far parte di un RSI non è più cancellabile se non attraverso le funzioni di RM

• Ad ogni RSI è associato un Ciclo di Vita definito come Fasi standard attraverso cui passano gli oggetti.

2214/04/23

Records Management: automatismi del RM

• Il sistema provvede automaticamente alla “evoluzione” degli oggetti in base alle loro caratteristiche, al tempo trascorso da uno specifico evento, al tempo assoluto (es. “distruggilo dopo 5 anni dall’ultima modifica”)

• Il sistema propone al RM Officer lo “smaltimento” (Disposition) degli oggetti sottoposti a RM e giunti a fine vita programmata.

• Il RM Officier può disporre la sospensione (Hold) del Ciclo di Vita di un documento, se necessario ad es. in un contenzioso legale.

2314/04/23

2314/04/23

Modulo Open Text Contract Management



Lotus Notes

Microsoft Exchange


SAP ERP

ORACLE ERP

…


Records Management

Metadata Management


SearchEnterprise

Search

SAP GUI

Microsoft Office

Web Browser


Scanner Custom Apps

Open Text ECM Suite

Contract Management

2414/04/23

Contract Management: verticalizzazione per gestione Contratti

Aggiunge a Open Text Content Server:

• Un nuovo tipo di oggetto, il Contratto• Un ambiente collaborativo per la formazione, approvazione, follow up

del Contratto secondo un Ciclo di Vita predefinito• Un archivio dove mantenere i dati dei Partner (Clienti, Fornitori)• Funzioni di ausilio nella compilazione del Contratto

2514/04/23

Contract Binder

All of the contracts relating to this binder

Users and Roles assigned to this binder

The Header section exposes selected meta-data

Binder

Binder documents that are common to contracts within the binder

Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.

Slide 25

2614/04/23

The Contract File

The contract

Follow-ups for automatic notifications

Contract Status

Scanned Signed Contract

Exhibits and Ammendments

Add Contract Document, Exhibit Document

Header section – quick overview

Unique contract number

Contract related documents and information

Contract Lifecycle Steps

Tasks required to create & execute contract

Roles & assigned person

Contract


Slide 26

2714/04/23

Wizard Step 1: Contract Type & Template selection

The wizard is used by the contract initiator Greatly simplifies contract initiationStep 1:

Select the contract type and templateAdd a name and description

Contract Type determines available templates

There can be multiple contract templates

Name & Description

Wizard


Slide 27

2814/04/23

Wizard – Step 2: Fill in Contract Metadata

Fill in the contract metadataContract metadata can optionally include partner specifics that can be searched and

found in the partner database

Wizard

Fill in the metadata

Search for Partners in the Database


Slide 28

2914/04/23

Wizard – Step 3 & 4: Classifications & Roles

Step 3Select classifications

Wizard

Step 4 Assign roles

Additional classifications can be assigned by the user


Slide 29

3014/04/23

Guided Creation of Contract Documents Via Interview

Automated assembly of contract documents using a library of pre-approved clauses and template contract documents.

Perfectus Interview Questions

Resulting agreement document with legal approved clauses

Perfectus Interview integrated into add contract file wizard


Slide 30

3114/04/23

Collaboration - key part of Contract Management


Slide 31

OT CM provides a comprehensive set of collaboration tools

Contract Overview Page - the single place for everything to do with a specific contract.

Contract Team has defined roles, access and permissions

Follow-Ups

News Ticker

Blog Comm of Practice Discussion FAQ

Forum News Channel Poll Wiki

3214/04/23

Contract Portal

The Contract Portal is a personalized dashboard which allows direct access to contracts, corresponding tasks, follow ups and reports.

Contract Files relevant to the user

Binders relevant to the user

Display Follow Ups assigned to the User, select “+”

Assigned Role of the User

User can change contracts presented in the portal

Slide 32

Search & Reports

Assigned Role of the User

3314/04/23

Efficiently Manage the Contract Management Processes

Contract Management Process – Pre-defined and/or adhoc


Slide 33

Legal Review

DraftContract

Renderto PDF

ApprovalSignature

Publish

Workflow integration to enable the use of workflows for the creation and approval of contract documents.

3414/04/23

Multiple Views on Contracts (Virtual Folders)

The view on contracts can be structured based on individual business requirements.

Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.

Slide 34

Contracts by Region

Contracts by Type

Contracts by Contract Partner

Using Virtual Folders, multidimensional browsing is possible and different

requirements regarding accessing data as well as navigation structures can be

met..

3514/04/23

Partner Database

By clicking Name of the Company you will see all Contacts

Add new parties in form of companies, natural persons or public authorities.

Partner DB sections can be created per Client:Partitioning of data in subsetsViewing permissions can be set per Client

Partner database provides a central repository for master data of external partners involved in contracts

• External contact information can be imported i.e.. XML, MS contacts – .vcf

Search


Slide 35

3614/04/23

Contract Document Automatic Filing with Barcode

Open Text Enterprise Scan client allows paper-based contract documents to be scanned and automatically imported to the Contract Management application

User prints a barcode cover page from the contract folder

When the user scans the document with the barcode page, the scanned document is automatically filed into the contract folder


Slide 36

3714/04/23

3714/04/23

Modulo Open Text Case Management



Lotus Notes

Microsoft Exchange


SAP ERP

ORACLE ERP

…


Records Management

Metadata Management


SearchEnterprise

Search

SAP GUI

Microsoft Office

Web Browser


Scanner Custom Apps

Open Text ECM Suite

Case Management

3814/04/23

Un tipico ciclo di vita di un Case


Slide 38

Key Event triggers the case

Case File Creation Based on business rules and templates

CreationCreation

Case Discovery and Preparation (document assembly or document

filing)

ExecutionExecution

Case Closed (problem resolved or process

completed)

Records are created for compliance (internal or

external standard, or legal requirement)

Case Processing (multiple phases,

defined roles)

Execution

Execution

CompletionCompletionRetentionRetention

4014/04/23

Case Overview Page

Case documents and

information

Case Phases with

highlighted active phase

Follow Ups & Workflows

Phases and Tasks for the

case

Team – Roles and

User

Area CaseBinder

Case

Header section –

quick overview

Unique numbe

r for every case


Case

4114/04/23

Collaboration is a key part of Case Management


Slide 41

OT CMF provides a comprehensive set of collaboration tools

Case Overview Page - the single place for everything to do with a specific case.

Case Team has defined roles, access and pemissions

Follow-Ups

News Ticker

Blog

Comm of Practice

Discussion

FAQ

Forum News Channel

Poll Wiki

4214/04/23

Titolo

tel +39 02 805 11 31fax +39 02 393 04 177

[email protected]

ID TechnologyCorso di Porta Romana, 6

20122 Milano

ID Technology LabVia Pedro Alvares Cabral C.da Lecco

87036 Rende

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