sp cover 1lzt1084170enr1a.qxd 9/6/02 5:16 pm page 2 guía …€¦ · guía del usuario de onebox...

Guía del usuario de OneBox 4.0I N T E R F A Z T E L E F Ó N I C A D E U S U A R I O

1A El

cont

enid

o de

est

a gu

ía d

e us

uari

o pu

ede

mod

ific

arse

sin

pre

vio

avis

o. I

mpr

eso

por

Cop

y Q

uick

i M

alm

ö A

B, S

ueci

a.

Sp_Cover_1LZT1084170ENR1A.qxd 9/6/02 5:16 pm Page 2

OneBox

GUÍA DEL USUARIO 1/1424-1/LZT 108 4170/SP R3A

Copyright © 1998-2004. Ericsson Enterprise AB. Reservados todos los derechos.

Este documento contiene información relativa al propietario protegida por leyes de derechos de autor. Queda prohibida la reproducción total o parcial de este documento, así como la transmisión del mismo de cualquier forma o en cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, grabación o cualquier otro sistema de almacenamiento o recuperacióno traducido a cualquier idioma, sin consentimiento previo y por escrito de Ericsson EnterpriseAB, Estocolmo, Suecia.

La información contenida en este documento está sujeta a cambios sin previo aviso.

Ericsson no proporciona ningún tipo de garantía relativa a este material, incluyéndose, pero nolimitándose a, las garantías tácitas de comerciabilidad e idoneidad para un determinado fin.Ericsson no se responsabiliza de los errores aquí contenidos ni de los errores accidentales que puedan producirse derivados del abastecimiento, el rendimiento o el uso de este material.

Guía del usuario de la interfaz telefónica de OneBox


Guía del usuario de la interfaz telefónica de OneBox 1

ContenidoPágina

Tabla de contenido.................................................................... 1Bienvenido ................................................................................ 2Utilización de esta guía............................................................. 3Introducción a la interfaz telefónica de usuario........................ 4

Información general ............................................................ 4Primeros pasos ......................................................................... 7Gestión de mensajes................................................................ 12

Gestión de mensajes recibidos .......................................... 12Creación de mensajes nuevos............................................ 16Reenvío a un aparato de fax (número de fax) ................... 18Personalización de OneBox .............................................. 20

Otras características ................................................................ 28Sugerencias prácticas .............................................................. 30Índice ...................................................................................... 36

Tabla de contenido

Información relativa al usuario

Para utilizar OneBox, necesitará la información que a continuación se expone. Rellene ahora este cuadro con la información proporcionada por el administrador del sistema para tenerla a mano cuando la necesite.

Su número de buzón de correo: ..........................................................................................

Número de acceso a OneBox:.............................................................................................

Otras claves para acceder a OneBox:................................................................................

Extensión interna de OneBox: ............................................................................................

Administrador del sistema: .................................................................................................

Extensión del administrador del sistema:....................Buzón de correo:...........................

Guía del usuario de la interfaz telefónica de OneBox2

Bienvenido a la Guía del usuario de la interfaz telefónica (TUI) de OneBox, la herramienta de mensajería unificada de Ericsson.

OneBox le permite acceder y gestionar todos sus mensajes de voz, fax o correo electrónico con una única llamada telefónica. Esta guía de usuario presenta las características avanzadas de mensajería que ofrece OneBox mediante la interfaz telefónica de usuario (TUI) a la que puede acceder siempre que llame por teléfono a su buzón de correo.

Puede utilizar la interfaz telefónica de usuario inmediatamente después de configurar su buzón de correo de usuario. Indicaciones de voz fáciles de seguir le guían por el sistema. Al principio, probablemente utilice sólo algunas funciones y realice tareas básicas como escuchar y enviar mensajes de voz. Sin embargo, una vez se familiarice con OneBox, podrá usar sus características avanzadas de gestión de mensajes con las que ahorrará tiempo y su trabajo será más eficaz.

Por ejemplo, puede configurar OneBox para que presente los mensajes nuevos en primer lugar. Para acceder rápidamente a los mensajes, ya se trate de mensajes de voz, fax o correo electrónico, configure OneBox de modo que presente los mensajes por tipo. Si trabaja con varios clientes importantes, puede configurar OneBox para que le avise en cuanto llegue un mensaje de su parte, incluso al buscapersonas o al teléfono móvil.

Si se encuentra fuera de la oficina, puede informar de ello a sus interlocutores mediante un saludo ausente. También puede asegurarse de que los mensajes importantes van a gestionarse correctamente reenviando automáticamente a otra persona todos los mensajes o aquéllos seleccionados. Tanto si se encuentra en la oficina como de viaje, puede acceder y gestionar sus mensajes en su beneficio y en el de sus clientes.

Bienvenido


Utilización de esta guía

Para utilizar esta guía, localice el procedimiento que desee seguir en la tabla de contenido. La primera parte de cada sección contiene información general acerca de las características disponibles. Las páginas siguientes muestran las combinaciones de teclas asociadas a cada característica. Para utilizar rápidamente una característica, siga los pasos que se presentan desde el principio de dicha característica hasta el final, pulsando cada una de las teclas allí mencionadas. Cuando se presentan varias posibilidades, puede ignorar las que no le interesen hasta llegar a la que haya seleccionado. También se proporcionan consejos para ayudarle a mejorar el uso de las diversas características de OneBox.

Si utiliza OneBox por primera vez, lea atentamente esta guía antes de empezar. Una vez que se familiarice con las características principales, consulte la Tarjeta de referencia rápida para encontrar rápidamente las combinaciones de teclas necesarias.

Esta guía presenta la interfaz telefónica de usuario para OneBox Voice y OneBox Unified Messaging. Algunas de las características de OneBox son opcionales y, por tanto, puede que no estén disponibles en su sistema.

En concreto, los sistemas OneBox Voice tienen las siguientes restricciones:

• Sólo admiten mensajes de voz.• No admiten mensajes de fax, correo electrónico ni

poseen características asociadas como Unified Messaging o Conversión texto en voz.

Si tiene alguna duda respecto a OneBox, póngase en contacto con el administrador del sistema, es decir, el responsable del sistema OneBox en su organización.


Información general

La interfaz telefónica de usuario de OneBox le permite gestionar los siguientes tipos de mensajes:

• Voz• Fax• Correo electrónico

Nota: El fax y el correo electrónico son características opcionales que pueden no estar disponibles en su sistema o limitadas a ciertos usuarios.

Características relativas a la gestión de mensajes

Cuando se encuentra fuera de la oficina, el teléfono es la herramienta más cómoda para gestionar los mensajes. Y cuando está de viaje, es el dispositivo más corriente y de fácil acceso para entregar y recibir mensajes. Sin embargo, su uso se ha limitado siempre al correo de voz. La interfaz telefónica de usuario de OneBox presenta características de gestión flexibles para sus mensajes de voz, fax y correo electrónico.

Mensajería unificada a través del teléfono

OneBox le permite gestionar los mensajes de fax y de correo electrónico con la misma facilidad con la que hasta ahora se procesaban los mensajes de voz. Desde cualquier teléfono, puede acceder, responder y reenviar mensajes de los tres tipos mencionados. Siempre que disponga de un teléfono, podrá acceder a sus mensajes.

La interfaz telefónica de usuario de OneBox presenta además características adicionales. Algunas de las potentes características que le permiten ahorrar tiempo y encauzar sus tareas de gestión de mensajes son: las colas de mensajes separadas, la posibilidad de acceder a los mensajes según su tipo y urgencia y el procesamiento en grupo. Llame desde cualquier teléfono para saber cuántos mensajes ha recibido, quién se los ha enviado, cuándo los recibió y la prioridad de cada uno de ellos. Así, puede guardar o eliminar cualquiera de sus mensajes (de voz, fax o correo electrónico).

Introducción a la interfaz telefónica de usuario



Gracias al procesamiento en grupo puede gestionar varios mensajes con un solo comando. Puede ahorrar su valioso tiempo seleccionando varios mensajes y procesándolos con un solo comando. Por consiguiente, si tiene el tiempo justo para escuchar sus mensajes, pero no bastante para responder a ellos, puede seleccionar rápidamente aquéllos que requieran atención inmediata y, con un simple comando, reenviarlos todos a un usuario de OneBox incluyendo una simple anotación vocal. Cuando esté de viaje, también puede reenviar de una sola vez todos sus mensajes de fax o correo electrónico a un aparato de fax de un hotel.

Su teléfono se convierte así en una verdadera herramienta de mensajería universal que le permite, por sí sola, gestionar todo tipo de mensajes.

¿Qué puede hacer?

Los mensajes de fax y correo electrónico se gestionan mediante los mismos comandos utilizados para gestionar los mensajes de voz, simplificando la gestión de mensajes.

Al gestionar los mensajes recibidos puede:

• Escuchar los mensajes de voz recibidos.• Escuchar los comentarios de voz “anexados” a un

mensaje de fax recibido (si otro usuario se lo ha enviado).

• Escuchar, a través del teléfono, el texto de los mensajes de correo electrónico recibidos gracias a la conversión de texto a voz de OneBox. Utilizar las mismas funciones de reproducción disponibles para los mensajes de voz incluyendo reproducir/detener/finalizar, retroceder, avanzar, controlar la velocidad y el volumen de la reproducción del mensaje, etc.

• Ver el texto de los mensajes de correo electrónico o de fax reenviándolos a cualquier aparato de fax.

• Responder a cualquier mensaje recibido (de correo electrónico, fax o voz) con un mensaje de voz enviado a uno o más usuarios de OneBox o llamar a la extensión del remitente.


• Reenviar cualquier mensaje recibido (de correo electrónico, fax o voz) agregando un comentario de voz (anotación) a uno o más usuarios de OneBox si así lo desea.

• Reenviar el texto de los mensajes recibidos a cualquier aparato de fax.

Nota: La última característica citada es idéntica a “Ver un mensaje de fax o de correo electrónico reenviándolo a un aparato de fax”. Gracias a ella, puede poner sus mensajes a disposición de otra persona.

Al crear mensajes nuevos puede:

• Crear (grabar) y enviar un nuevo mensaje de voz a uno o más usuarios de OneBox.

• Crear y enviar un nuevo mensaje de fax a uno o más usuarios de OneBox agregando un comentario, si así lo desea, y desde cualquier teléfono que integre un aparato de fax.

Nota: La conversión de texto a voz aplicada a los mensajes de correo electrónico sólo está disponible en algunos idiomas.



Primeros pasos

Primeros pasos

OneBox guía automáticamente a los nuevos usuarios para que configuren paso a paso los buzones de correo. No obstante, si no se iniciara el asistente de configuración, siga los pasos que a continuación se indican para grabar su nombre y saludo personal, así como configurar el código de seguridad. Es importante que configure el buzón de correo antes de utilizar OneBox.

Nota: Puede que cada sistema de OneBox esté configurado de un modo específico. Consulte con el administrador del sistema qué instrucciones específicas debe seguir.

Acceda a su buzón de correo

Marque el número de teléfono externo o interno de acceso a OneBox

Pulse la tecla configurada en el sistema para acceder a los mensajesNormalmente se trata de la tecla #, pero el administrador del sistema puede cambiarla por otra tecla o combinación de teclas.

Indique el número de buzón de correo

Indique su código de seguridad La primera vez que acceda al buzón de correo, puede que su código de seguridad esté compuesto por ceros.

Una vez haya indicado su código de seguridad, tendrá acceso a las cuantiosas características que ofrece OneBox. Sin embargo, primero tendrá que seguir los tres pasos aquí indicados para configurar su buzón de correo:


Paso 1. Cambiar su código de seguridad

Acceda a su buzón de correoSiga el procedimiento indicado en la página anterior.

Pulse 3 para acceder a PhoneManager

Pulse 1 para acceder al menú de opciones personales

Pulse 4 para cambiar el código de seguridad

Cuando el sistema se lo solicite, indique un nuevo código de seguridad y pulse # Los códigos de seguridad deben ser numéricos y tener un máximo de 15 dígitos. El administrador del sistema puede establecer una longitud mínima de entre 2 y 15 dígitos para los códigos de seguridad. Pregunte al administrador del sistema cuál es la longitud mínima del código de seguridad en su sistema. Evite las combinaciones demasiado sencillas, como su número de buzón o “1234”.

Es posible que el sistema requiera cambiar el código de seguridad frecuentemente. Dicha frecuencia depende de la configuración del sistema. Cuando caduque el código de seguridad, recibirá un aviso al conectarse. Si el código de seguridad está caducado, se le solicitará que lo cambie cuando acceda al buzón de correo. No podrá escuchar mensajes ni enviarlos hasta que cambie el código de seguridad.

Confirme el nuevo código de seguridad indicándolo de nuevo y pulse la tecla #OneBox le informa de que su código de seguridad ha sido modificado.

Primeros pasos


Primeros pasos

Paso 2. Grabar su nombre para identificar el buzón de correo

Una vez haya cambiado el código de seguridad, OneBox regresa al menú de opciones personales. En este menú:

Pulse 5 para grabar su nombreCuando grabe su nombre, no incluya ninguna introducción como “Hola, soy...” pues OneBox dispone ya de este tipo de introducción.

Pulse 2 para empezar a grabar y pronuncie su nombre

Vuelva a pulsar 2 para detener la grabación

Opciones: Una vez haya grabado su nombre, puede:

Pulsar 6 para comprobarlo

Pulsar 4 para eliminarlo y volver a empezar

Cuando le agrade la grabación, pulse 5 para guardarla

Pulse * para cancelar la grabación y salir del menú de opciones personales sin guardar la grabación


Paso 3. Grabar saludos para su buzón de correo

OneBox le permite disponer de dos saludos distintos: uno para ocasiones en las que esté hablando por teléfono y otro para casos en los que no esté en su despacho o esté de vacaciones.

Una vez grabado su nombre, OneBox regresa al menú de opciones personales. En este menú:

Pulse 3 para grabar un saludo personal

Pulse 1 para grabar el saludo que deba utilizarse cuando su línea esté ocupadaNota: Puede que esta característica no esté disponible. Consúltelo con el administrador del sistema.

Pulse 2 para grabar el saludo estándar que deba utilizarse en casos normales

Pulse 2 para empezar a grabar y pronuncie el saludo que quiere transmitir a sus interlocutores

Vuelva a pulsar 2 para detener la grabaciónPuede que le sea más fácil escribir el saludo antes de grabarlo.

Opciones: Después de grabar el saludo puede:

Pulsar 6 para comprobarlo

Pulsar 4 para eliminarlo y volver a empezar

Cuando le agrade la grabación, pulse 5 para guardarla

Pulse * para cancelar la grabación y salir del menú de opciones personales sin guardar la grabación

Primeros pasos


Primeros pasos

Una vez grabado el mensaje, debe salir de PhoneManager.

Pulse S para salir de PhoneManagerAhora está listo para utilizar OneBox.

Puede salir del sistema en este momento o utilizar la Tarjeta de referencia rápida y empezar a explorar las cuantiosas características de OneBox.


Gestión de mensajes recibidos

Cada vez que accede a su buzón de correo, OneBox le indica cuántos mensajes ha recibido. A la hora de gestionar los mensajes, dispone de varias opciones entre las que puede elegir. Por ejemplo, puede:

• Escuchar mensajes de voz, comentarios de voz anexados a mensajes de fax y mensajes de correo electrónico (conversión de texto a voz).

• Guardar o eliminar mensajes.• Recuperar mensajes eliminados.• Ver un mensaje de fax o de correo electrónico

reenviándolo a un aparato de fax (consulte la sección “Reenvío a un aparato de fax”).

• Reenviar un mensaje a uno o más usuarios.• Responder a un mensaje hablando inmediatamente con

el remitente o simplemente grabando una respuesta.

Escuchar mensajes nuevos o guardados o recuperar mensajes eliminados


Pulse 1 para escuchar los mensajes nuevos

O

Pulse 5 para escuchar los mensajes guardados

O

Pulse 7 para recuperar mensajes eliminados

Tipo de mensaje: Ahora elija una de las siguientes opciones:

Pulse 1 para acceder a los mensajes de voz

Pulse 2 para acceder a los mensajes de fax

Gestión de mensajes



Pulse 3 para acceder a los mensajes de correo electrónico

Pulse 4 para acceder a los mensajes de interlocutores externos

Pulse 5 para acceder a los mensajes de un buzón de correo específico

Pulse 9 para acceder a todos los mensajes

Opciones: Una vez seleccionado el tipo de mensajes al que quiere acceder, puede efectuar una serie de operaciones con la selección efectuada:

Pulse 1 para detener o finalizar la escucha de un mensajeDurante la pausa también puede:

• Aumentar la velocidad de reproducción pulsando 4 o disminuirla pulsando 7 una o más veces.

• Aumentar el volumen pulsando 6 o bajarlo pulsando 9 una o más veces.

• Definir marcadores pulsando 5. Sólo puede establecerse un marcador por mensaje.

• Finalizar la escucha desde el marcador pulsando 8 independientemente de dónde haya detenido la escucha.

• Cambiar el idioma de reproducción utilizado en la conversión de texto a voz de mensajes de correo electrónico pulsando 3.

• Continuar la escucha pulsando 1.

Pulse 2 para reenviar el mensaje a uno o más usuariosSiga las instrucciones de voz.

Pulse 3 para retroceder 5 segundosRepite los últimos 5 segundos del mensaje que haya escuchado.

Pulse 4 para eliminar este mensajePuede recuperar cualquier mensaje eliminado antes de salir del buzón de correo. Cuando salga, OneBox borrará estos mensajes.


Pulse 5 para guardar el mensaje y consultarlo posteriormenteTenga en cuenta el límite de retención de mensajes del sistema.

Pulse 6 para escuchar el mensaje de nuevo

Pulse 7 para saltar al mensaje siguiente

Pulse 8 para responder mientras escucha el mensaje• Pulse 2 para grabar una respuesta al remitente o 1 para

otro usuario.• Pulse 3 para hacer una transferencia al remitente (si se

encuentra en la empresa) o 4 (si se encuentra fuera).

Pulse 9 para avanzar 5 segundosAvanza 5 segundos la reproducción del mensaje.

Pulse 0 mientras escucha el mensaje para acceder a las opciones de selección de información o grupo• Obtener el nombre del remitente y la información de

entrega, pulsando de nuevo 0.• Seleccionar el mensaje actual para procesarlo en grupo,

pulsando 1.• Seleccionar todos los mensajes, pulsando 7.• Cancelar la selección del mensaje actual, pulsando 2.• Cancelar la selección de todos los mensajes pulsando 8.

Nota: Si está escuchando los mensajes por tipo de mensaje, se seleccionarán o eliminarán todos los mensajes de ese tipo.

Para obtener ayuda, pulse #Esta tecla le permite revisar todas las opciones del menú.

Pulse * para cancelar o salirPulse una vez para cancelar esta función. Pulse varias veces para salir.




Acceder a mensajes seleccionados


Pulse 6 para acceder a los mensajes seleccionados

Opciones: Elija una de las siguientes opciones:

Pulse 1 para escuchar los mensajes seleccionadosMientras escucha los mensajes seleccionados puede efectuar una serie de acciones con la selección, tal y como se ha descrito en “Escuchar mensajes nuevos o guardados: Tipo de mensaje y Opciones”.

Pulse 2 para reenviar un grupo de mensajes

Pulse 4 para eliminar un grupo de mensajes

Pulse 5 para guardar un grupo de mensajes


Creación de mensajes nuevos

Puede crear (grabar) y enviar rápidamente un mensaje a uno o más usuarios siguiendo unos sencillos pasos. Para ello, dispone de varias opciones que le permiten controlar la grabación y la entrega del mensaje. Por ejemplo, puede:

• Crear y enviar un nuevo mensaje de voz a uno o más usuarios.

• Revisar y editar el mensaje que está grabando.• Eliminar el mensaje y empezar de nuevo.• Especificar el estado urgente del mensaje para que el

destinatario lo identifique rápidamente.• Especificar una entrega futura si no desea que el

mensaje se envíe de inmediato.• Restringir las posibilidades de reenvío del mensaje para

preservar su carácter confidencial.• Solicitar una notificación para que pueda confirmar la

recepción del mensaje.• Anexar un fax a un mensaje.

Grabar y enviar mensajes


Pulse 2 para grabar y enviar mensajes

Escriba el número de buzón de correo del destinatario del mensaje

Pulse # para acceder al listín telefónico de usuarios si es necesarioUtilice el listín telefónico de usuarios para averiguar los números de los buzones desconocidos.

Opciones: Cuando haya indicado el número de buzón de correo del destinatario del mensaje puede efectuar una serie de operaciones con el mensaje:




Pulse 2 para detener o finalizar la grabación de un mensaje

Pulse 3 para retroceder 5 segundosCuando revise el mensaje, puede retroceder 5 segundos cada vez que pulse esta tecla.

Pulse 4 para eliminar el mensaje que está grabando y volver a empezar

Pulse 5 para enviar el mensajePara enviar el mensaje a más de una persona, siga las instrucciones de voz.

Pulse 6 para revisar el mensaje antes de enviarlo

Pulse 9 para avanzar 5 segundosCuando revise el mensaje, puede avanzar 5 segundos cada vez que pulse esta tecla.

Pulse 0 para acceder a las opciones de transmisión del mensajePuede elegir cualquiera de las siguientes opciones. OneBox proporciona instrucciones al pulsar las teclas.

• Para especificar una entrega futura del mensaje, pulse 1. • Para especificar el carácter urgente del mensaje, pulse 2. • Para restringir el reenvío del mensaje, pulse 3. • Para anexar un fax al mensaje, pulse 4 (requiere Fax

Server). Para utilizar esta característica, debe llamar desde un aparato de fax.

• Para solicitar una notificación de confirmación, pulse 5.• Para dejar un número al que le puedan llamar, pulse 8.

Para obtener ayuda, pulse #Esta tecla le permite revisar todas las opciones del menú.

Pulse * para cancelar o salirPulse una vez para cancelar esta función. Pulse varias veces para salir.


Reenvío a un aparato de fax (número de fax)

Imprimir un mensaje de correo electrónico o de fax en un aparato de fax

Puede imprimir un mensaje de correo electrónico o de fax reenviándolo a un aparato de fax. OneBox le permite imprimir en cualquier momento y en cualquier aparato de fax. Sin embargo, para utilizar esta característica, su sistema OneBox debe disponer de Fax Server.

Para imprimir un mensaje de correo electrónico:


Pulse 1 para escuchar los mensajes nuevos

O

Pulse 3 para escuchar los mensajes por tipo de mensaje (si están configurados)

O

Pulse 5 para escuchar los mensajes guardados

Mientras escucha un mensaje de correo electrónico o de fax pulse 2 para reenviarlo

Escriba el número del buzón de destino correspondiente al aparato de fax que desea utilizar (proporcionado por el administrador del sistema)

Si especifica un buzón de fax destinatario que le solicita un número de teléfono, siga los pasos que a continuación se presentan:

Escriba el número de teléfono y pulse #

Pulse 1 para confirmar que el número es correcto



Escriba su número de extensión o de teléfono y pulse #Al escribir su número de extensión o su número de teléfono, está identificando su fax.

Pulse 1 para confirmar que el número es correcto

Para imprimir un mensaje de correo electrónico (continuación):

Cuando el sistema le solicite que grabe una introducción, pulse 5 para imprimir su mensaje Nota: Cuando reenvíe un mensaje a un aparato de fax, no grabe ninguna introducción. Pulse 5 para enviar el mensaje a imprimir inmediatamente.

Pulse 1 para reenviar el mensaje a alguien más o a otro aparato de fax

O

Pulse 9 para salir




Personalización de OneBox

OneBox proporciona una serie de características que le permiten personalizar el funcionamiento del buzón de correo. Puede utilizar las características de PhoneManager en cualquier momento para modificar el buzón de correo de forma que se adapte a sus necesidades con la agilidad que requiera. Por ejemplo:

• Notificación inmediata de mensajes. OneBox puede llamarlo cuando llegue un nuevo mensaje al buzón de correo. Puede especificar la notificación sólo para mensajes urgentes, para mensajes procedentes de un buzón específico y para tipos de mensajes específicos (de voz, fax o correo electrónico). También puede especificar la notificación para determinadas horas del día o determinados días de la semana y crear una lista de teléfonos personales de hasta nueve números de teléfono o de buscapersonas.

• Servicio de mensajes cortos (SMS). OneBox puede notificarle la llegada de nuevos mensajes en el teléfono móvil o buscapersonas, siempre que estos dispositivos admitan el uso de mensajes cortos.

• Recordatorio diario de mensajes. OneBox lo llamará a la misma hora y al mismo lugar cada día para indicarle las llamadas que tiene. Especifique simplemente la hora del día a la que desea recibir la notificación y el número de teléfono al que se debe llamar para avisarle.

• Reenvío automático de mensajes. Le permite reenviar automáticamente mensajes a un buzón específico. Las opciones de esta característica permiten especificar el reenvío de mensajes urgentes solamente, de mensajes procedentes de un buzón específico o de tipos de mensajes específicos (de voz y fax). También puede indicar cuándo deben reenviarse los mensajes, a qué hora y qué día de la semana.

• Presentación de los mensajes. Le permite personalizar el orden en que OneBox presenta los mensajes, de manera que siempre oiga en primer lugar los mensajes que desee. OneBox puede presentar los mensajes tomando como base el tipo, el carácter urgente y el momento en que se han entregado (primero en llegar,



primero en salir o último en llegar, primero en salir). Cuando configura OneBox para presentar los mensajes por tipo y pulsa una tecla para escuchar los mensajes, se abre un menú adicional que permite elegir el tipo de mensaje al que desea acceder: de voz, fax o correo electrónico, de interlocutores externos o de un buzón de correo en particular.

• Saludo ausente. Si va a estar fuera de la oficina durante un tiempo, es habitual cambiar el saludo para informar a sus interlocutores al respecto. Un gran número de personas emplea mucho tiempo intentando conseguir que el saludo personal (normal) quede a su gusto. Por ello, en lugar de grabar un nuevo saludo personal, puede grabar un saludo ausente. Si el saludo ausente está activado, los interlocutores lo oirán en lugar del saludo personal. Cuando vuelva a la oficina, abra el buzón de correo y desactive el saludo ausente. El sistema volverá a reproducir el saludo personal. Si va a estar fuera de la oficina durante un periodo de tiempo prolongado y no comprobará los mensajes recibidos, puede pedirle al administrador del sistema que configure su buzón de correo de forma que los interlocutores no puedan dejar mensajes una vez oído el saludo ausente.

• Llamada visualizada y bloqueo de llamada. Gracias a la visualización en pantalla de la llamada puede averiguar quién le está llamando y decidir si acepta la llamada o la envía al buzón de correo, lo que permitirá que su interlocutor deje un mensaje. Gracias al bloqueo de llamada, todas las llamadas se desvían automáticamente al buzón de correo. Las características de llamada visualizada y de bloqueo de llamada sólo se aplican a las llamadas que OneBox envía a su extensión (por ejemplo, mediante la atención automatizada).

• Procesamiento de llamada por extensión (ESP). Si tiene necesidades especiales a la hora de gestionar llamadas, esta característica le permite ofrecer opciones a sus interlocutores, además de dejar un mensaje o de pulsar 0 para ponerse en contacto con la operadora. Para poder utilizar esta función, el administrador del sistema tiene que configurar el ESP para usted.


Acceder a las opciones personales



Pulse 1 para acceder a las opciones personales

Opciones personales: OneBox proporciona instrucciones de voz para guiarle por estas opciones.

Pulse 1 para cambiar la notificación de su mensaje OneBox indica si esta característica está o no activada. Puede cambiar el estado de esta función o editar su configuración pulsando 3. OneBox va indicándole cómo identificar los mensajes cuya notificación desea recibir y cómo especificar cuándo debe notificarse su recepción. A continuación, le permite actualizar su lista de teléfonos personales. Dicha lista incluye hasta nueve números de teléfono y buscapersonas en los que se le puede localizar. OneBox llamará a cada uno de estos números en el orden en que aparecen en ella. Al modificar una entrada en la lista, debe especificar el orden en el que debe introducirse en la lista, entre el 1 y el 9.

Nota: Puede que esta característica no esté disponible. Consúltelo con el administrador del sistema.

Pulse 2 para cambiar el recordatorio diario de mensajesOneBox indica si esta característica está o no activada. Si la activa, OneBox le pedirá que especifique la hora y el número de teléfono al que se deberá enviar la notificación.


Es posible que algunas características no estén disponibles. Para obtener más información sobre este

punto o sobre cualquier característica de PhoneManger, consulte con el administrador del sistema.




Pulse 3 para grabar sus saludos personalesSus saludos personales permiten informar a sus interlocutores que se han puesto en contacto con el buzón de correo correcto. OneBox le permite disponer de tres saludos distintos: ocupado, estándar y ausente.

• Para grabar el saludo ocupado1 para cuando esté hablando por teléfono, pulse 1.

• Para grabar el saludo estándar para cuando no esté en su despacho, pulse 2.

• Para grabar el saludo ausente1 para cuando esté de vacaciones o de viaje, pulse 3.

1 Puede que esta característica no esté disponible. Consúltelo con el administrador del sistema.

Pulse 4 para cambiar el código de seguridadIndique un nuevo código de seguridad y, a continuación, pulse #.

Pulse 5 para grabar su nombreSi hay un nombre actualmente registrado, OneBox lo reproducirá y, a continuación, le ofrecerá la oportunidad de cambiarlo.

Pulse 6 para grabar un anuncio para un buzón de voz que usted patrocine Podrá utilizar esta función para grabar un anuncio para el buzón que dispone de procesamiento de llamada por extensión. Si existe una grabación, OneBox la reproducirá y a continuación le dará la oportunidad de cambiarla.

Nota: Sólo puede utilizar esta opción si es usted quien patrocina el buzón.

Pulse 7 para cambiar el idioma seleccionadoSi el buzón permite emitir saludos en varios idiomas, gracias a esta característica puede cambiarlos con objeto de grabar el saludo personal en cada uno de ellos. Después de cambiar de idioma, las indicaciones vocales se reproducirán en el nuevo idioma solamente durante la sesión en curso.


Pulse 8 para cambiar la notificación del servicio SMSLas notificaciones del servicio de mensajes cortos (SMS) son un texto informativo que aparece en la pantalla del teléfono móvil o buscapersonas. Según la configuración del buzón, se le enviará una notificación si recibe mensajes urgentes únicamente o cuando reciba cualquier mensaje de voz o de fax. OneBox le indica si esta característica está o no activada. Puede cambiar el estado de esta característica o editar su configuración pulsando 3 y siguiendo las instrucciones para especificar el número de teléfono móvil. El servicio SMS funciona únicamente si su teléfono móvil o buscapersonas son compatibles con este servicio.


Acceder a las opciones de mensajería



Pulse 2 para acceder a las opciones de mensajería

Opciones de mensajería:

OneBox proporciona instrucciones de voz para guiarle por estas opciones.

Pulse 2 para grabar un nombre para un buzón de correo que usted patrocineLe permite grabar un anuncio para el buzón que dispone de procesamiento de llamada por extensión. Si existe una grabación, OneBox la reproducirá y a continuación le dará la oportunidad de cambiarla.

Nota: Sólo puede utilizar esta opción si es usted quien patrocina el buzón.




Pulse 3 para cambiar la lista de distribución personalUtilice esta opción para agregar o eliminar usuarios de cualquier lista de distribución personal que patrocine. Si envía mensajes frecuentemente a un grupo determinado de usuarios, solicite al administrador del sistema que establezca un buzón para la lista de distribución personal. Este buzón le permite escribir un solo número para enviar mensajes a dicho grupo.

Pulse 4 para cambiar el reenvío automático de mensajes OneBox indica si esta característica está o no activada. Puede cambiar el estado de esta función o editar su configuración pulsando 3. OneBox le pedirá el buzón al que desea reenviar los mensajes. A continuación, le guiará para que indique qué mensajes desea enviar y cuándo. No podrá reenviar automáticamente mensajes de correo electrónico.

Pulse 5 para cambiar la presentación de los mensajesOneBox puede presentar los mensajes en el orden en el que los ha recibido (primero en llegar, primero en salir) o presentarlos empezando por los más recientes (último en llegar, primero en salir). También puede configurar OneBox de modo que presente primero todos los mensajes urgentes. Si recibe muchos mensajes de fax y correo electrónico, puede configurarlo de modo que se agrupen los mensajes por tipo (de voz, de fax y de correo electrónico). Así, puede elegir el tipo de mensaje al que quiere acceder. Para cambiar el orden de presentación de los mensajes, siga las indicaciones de voz de OneBox.

Pulse para cambiar la información de la reproducción de mensajesLos elementos reproducidos automáticamente le indican cuándo se envió un mensaje e indican la hora y el día o la fecha, según la fecha en la que se envió el mensaje. Puede configurar OneBox para que le proporcione estos elementos cada vez que reproduzca un mensaje. También puede elegir entre leer esta información antes o después de escuchar un mensaje o sólo si usted lo solicita (pulsando 0 y otra vez 0 mientras escucha el mensaje).


Acceder a las opciones de atención automatizada



Pulse 3 para acceder a las opciones de atención automatizada

Opciones de atención automatizada:

OneBox proporciona instrucciones de voz para guiarle por estas opciones.

Nota: Es posible que las características de atención automatizada estén restringidas o no disponibles. Consúltelo con el administrador del sistema.

Pulse 1 para cambiar la visualización de llamadasLa visualización en pantalla de la llamada le permite averiguar quién está llamando antes de decidir si quiere o no contestar. Puede aceptar la llamada o dejar que su interlocutor deje un mensaje en el buzón. OneBox indica si esta función está o no activada. Pulse 1 para cambiar el estado de esta característica. La tecla 1 actúa como un conmutador para activar y desactivar la visualización en pantalla de la llamada.

Pulse 2 para cambiar el bloqueo de llamadasEl bloqueo de llamadas le permite trabajar sin interrupciones de interlocutores externos. Con esta función activada, OneBox envía automáticamente todas las llamadas de los interlocutores externos a su saludo personal y pueden dejar un mensaje. OneBox indica si esta función está o no activada. Pulse 1 para cambiar el estado de esta característica. La tecla 1 actúa como un conmutador para activar y desactivar el bloqueo de llamadas.



Otras características

Pulse 3 para cambiar el procesamiento de llamada por extensión (ESP) Con el ESP, puede ofrecer a sus interlocutores un menú de voz personalizado en lugar de su saludo personal. Este menú puede ofrecer diversas opciones como transferir la llamada a un compañero, escuchar los mensajes grabados, dejar un mensaje o enviar un fax. OneBox indica si esta función está o no activada. Pulse 1 para cambiar el estado de esta característica. La tecla 1 actúa como un conmutador para activar y desactivar el ESP. Para utilizar esta característica, consulte con el administrador del sistema.

Pulse 4 para acceder a la función de procesamiento de llamadas desviadas Algunos sistemas de telefonía permiten proporcionar a los interlocutores mensajes informativos acerca de la disponibilidad para contestar a sus llamadas. Según el número de desvío que indique, sus interlocutores oirán que está almorzando, en una reunión o de vacaciones. A continuación se indicará la hora y día de su regreso. Puede configurar los desvíos de modo que empiecen inmediatamente o especificar una fecha posterior si tiene previstas actividades como reuniones o vacaciones. Para utilizar esta característica, siga las instrucciones de voz.

Nota: A menudo se hace referencia al procesamiento de llamadas desviadas como Voice Intercept Messaging (VIM) o desvío de mensajes.

Otras características de las que puede disponer

OneBox brinda características complementarias que su empresa puede adquirir. Esta sección presenta dichas características y las ventajas que pueden aportar a su actividad de mensajería.

Antes de utilizar estas características, consulte con el administrador del sistema si están disponibles y activadas en su buzón de correo.


Unified Messaging

Unified Messaging1 integra el servidor OneBox en el servidor de correo electrónico de su empresa, de manera que puede desarrollar todas las funciones que normalmente se realizan a través del teléfono desde su equipo de sobremesa. Puede ver el remitente de los mensajes, la hora y fecha de envío y su longitud. Puede escuchar los mensajes siguiendo el orden que desee con tan sólo hacer clic con el ratón. OneBox es compatible con programas punteros de correo electrónico como Microsoft Exchange/Outlook y Lotus Domino/Notes. Si OneBox está integrado en el correo electrónico, podrá gestionar los mensajes de voz y fax desde la aplicación de correo habitual.

Unified Messaging también permite acceder al correo electrónico a través del teléfono de forma que puede comprobar todos los mensajes, incluso cuando se encuentra fuera de la oficina. Para ello, basta con utilizar los mismos comandos que usa para los mensajes de voz y fax. Por ejemplo, desde un teléfono puede:

• Escuchar los mensajes de correo electrónico si el sistema OneBox tiene la característica de conversión de texto en voz.

• Responder a un mensaje de correo electrónico con un mensaje de voz. Puede responder a un mensaje de correo electrónico incluso si la persona que lo envió no pertenece a su empresa. El remitente del mensaje recibe el mensaje de correo electrónico con un archivo de voz adjunto (archivo .WAV), que puede reproducirse en cualquier sistema que disponga de altavoces.


• Reenviar un mensaje de correo electrónico con comentarios de voz a uno o más usuarios. Al reenviar un mensaje de correo electrónico con comentarios de voz, el destinatario recibe un mensaje de correo electrónico con un archivo de voz adjunto (archivo .WAV).




• Imprimir2 su mensaje de correo electrónico reenviándolo a un aparato de fax. Puede imprimir su mensaje de correo electrónico en cualquier momento y en cualquier aparato de fax.

La gestión de faxes2 forma parte de las características que ofrece Unified Messaging. Puede gestionar los mensajes de fax de forma similar a los mensajes de voz. Puede recibir faxes exteriores a su empresa directamente a su equipo de sobremesa, evitándole así esperas o preocupaciones si no se encuentra en la oficina. Además, puede acceder también a los mensajes de fax por teléfono.

2 Esta característica requiere que OneBox disponga de Fax Server.

Si el sistema está configurado para utilizar Unified Messaging, es probable que el administrador del sistema haya configurado su buzón de correo para usar Mailbox Enumeration. En tal caso, el servidor OneBox recuperará los mensajes del servidor de correo electrónico en grupos más pequeños, en lugar de recuperar todos a la vez. Así se incrementa la velocidad de acceso a los mensajes para aquellos usuarios que tengan cientos e incluso miles de mensajes en sus cuentas de correo electrónico. Al utilizar esta característica, las indicaciones que escuchará serán algo diferentes. Su administrador del sistema sabe si esta característica está activada y puede proporcionarle asistencia adicional.

Networking

Permite enviar mensajes de voz a otras oficinas y recibirlos de éstas. Si su empresa tiene sucursales, podrá comunicarse con usuarios de esas ubicaciones remotas con la misma facilidad con que puede hacerlo con los usuarios de su propia oficina.


Voice Intercept Messaging (VIM)

Voice Intercept Messaging (VIM) le permite proporcionar a sus interlocutores mensajes informativos acerca de su disponibilidad cuando no puede contestar al teléfono. Por ejemplo, puede indicar que se ha ausentado unas horas o se encuentra en una reunión e indicar a qué hora estará disponible. Así, pueden decidir dejar un mensaje, hablar con la operadora o un asistente personal, transferir la llamada a su teléfono móvil o a otro número, o incluso volver a escuchar las opciones del menú en otro idioma. Puede configurar el desvío de llamada para que se efectúe de modo inmediato o programar un desvío para sus actividades previstas, como una reunión, vacaciones, etc.

Nota: A menudo se hace referencia al procesamiento de llamadas desviadas como Voice Intercept Messaging (VIM) o desvío de mensajes.

Sugerencias prácticas



Consejos para gestionar los mensajes recibidos

Cambie el volumen del mensaje para oírlo mejor. Al escuchar un mensaje, es posible que le resulte difícil oír la voz de la persona: puede ser demasiado alta o demasiado suave. Puede detener la reproducción del mensaje (pulsando 1), pulsar 6 para aumentar el volumen o 9 para bajarlo. Pulse una o más veces hasta llegar a un volumen que le resulte agradable. Pulse 1 de nuevo para que continúe la reproducción del mensaje.

Escuche los mensajes a la velocidad deseada.Si tiene un mensaje de voz largo o un interlocutor que habla rápidamente, utilice los controles de velocidad de OneBox. Pulse 1 mientras escucha el mensaje y, a continuación, pulse 4 para aumentar la velocidad o 7 para disminuirla. Repita la operación una o más veces hasta oír una velocidad que le resulte agradable. Para que continúe la reproducción del mensaje, pulse 1.

Si recibe muchos mensajes de fax o correo electrónico, configure OneBox para que presente los mensajes por tipo1. Después de pulsar la tecla 1 para escuchar los mensajes, OneBox muestra otro menú en el que puede escoger el tipo de mensaje al que desea acceder. Si necesita más información sobre cómo presentar mensajes por tipo, consulte en esta guía “Personalizar OneBox”.

Haga una llamada desde su buzón de correo si necesita ponerse en contacto con alguien urgentemente. El menú principal de usuario ofrece una nueva opción que le permite efectuar llamadas externas. Se trata de la opción 9, otros servicios2. Puede utilizar esta característica si está comprobando sus mensajes desde fuera de la oficina y quiere devolver inmediatamente la llamada a un colaborador sin tener que volver a marcar el número de teléfono.

1 Esta característica está disponible únicamente si Unified Messaging está instalado. Consúltelo con el administrador del sistema. Si necesita más información sobre Unified Messaging, vaya a la página 28.



Si borra un mensaje por error, recupérelo antes de salir de su buzón de correo. Vaya pulsando la tecla * una vez hasta que oiga el menú principal de su buzón de correo. Pulse 7 para recuperar los mensajes eliminados y siga las instrucciones para ubicar el mensaje que desea conservar. Los mensajes eliminados no se conservarán una vez salga de su buzón de correo. Por ello, antes de salir de su buzón de correo o de colgar, compruebe que ha recuperado todos los mensajes que desea conservar.

Inicie las sesiones con mayor rapidez mediante la identificación automática de números de teléfono. El administrador del sistema puede configurar OneBox para que le identifique automáticamente cuando llame a su buzón de correo desde un número de teléfono exterior que utilice con frecuencia1; así podrá iniciar la sesión introduciendo tan sólo el código de seguridad en lugar del número de buzón y el código de seguridad. Por ejemplo, puede utilizar esta característica si llama con frecuencia al buzón de correo usando el teléfono móvil para comprobar los mensajes.

Acceda a información determinada en los mensajes, como números de teléfono o direcciones, mediante un marcador. Para definir un marcador, pulse 1 para detener el mensaje, y a continuación, pulse 5. Vuelva a pulsar 1 para regresar al mensaje. Cuando esté escuchando un mensaje, puede ir hasta el marcador deteniendo la reproducción del mismo y pulsando 8. Así, empezará a oír el mensaje desde el marcador. Sólo puede definir un marcador por mensaje.

Mejore la gestión de mensajes procesando los mensajes relacionados en grupo. La función de selección por grupo le permite procesar mensajes múltiples con un solo comando. Por ejemplo, puede seleccionar todos sus faxes y reenviarlos a un aparato de fax cercano. El procesamiento en grupo sólo puede llevarse a cabo para aquellos mensajes seleccionados en la misma sesión. Al salir del buzón, se desactivan las selecciones.





Tenga en cuenta que OneBox no conserva los mensajes indefinidamente.Los mensajes almacenados en su buzón durante varios días se borran automáticamente. Cuando se conecte por primera vez, el sistema le avisará si ha previsto borrar automáticamente algún mensaje. Asimismo, si escucha estos mensajes, aparecerá el aviso. Para averiguar el número de días que su buzón almacenará los mensajes, consulte con el administrador del sistema.

Consejos para grabar y enviar mensajes

Utilice el listín telefónico de usuarios para averiguar los números de los buzones desconocidos.Una vez pulsada la tecla 2 para grabar el mensaje, puede que no recuerde el número de buzón de correo del destinatario. Pulse # y siga las instrucciones de voz para llegar hasta el número que necesite.

Si envía mensajes frecuentemente a un grupo determinado de usuarios, ahorre tiempo y olvídese de combinaciones de teclas mediante el establecimiento de una lista de distribución personal. Por ejemplo, puede tener una lista de distribución personal para el departamento de ventas que le permita conectar con todos sus miembros enviando un solo mensaje a ese buzón. Para obtener una lista de distribución personal, consulte con el administrador del sistema. Una vez configurada por el administrador del sistema, como patrocinador usted puede grabar un nombre y mantener el buzón de la lista de distribución personal según sus necesidades.

Utilice OneBox para los recordatorios personales. Simplemente grabe y envíe un mensaje a su propio buzón de usuario y especifique una entrega futura. El mensaje llegará a su buzón cuando necesite el recordatorio. Utilice OneBox para recordar reuniones importantes, fechas límite o incluso cumpleaños.


Agregue comentarios introductorios al reenviar un mensaje a otro usuario del correo de voz, como “Estoy reenviando un mensaje desde...”. Esto “enmarca” el mensaje enviado y proporciona un contexto para el destinatario. Sin una introducción, el destinatario podría malinterpretar el mensaje. Además, si no incluye una introducción, puede que el destinatario le conteste a usted en vez de responder al remitente original del mensaje.

Al responder a un mensaje, indique brevemente a qué mensaje responde. No dé por hecho que el destinatario sabe a qué mensaje se refiere. Puede empezar su respuesta con un saludo, como “Hola Pedro. En respuesta a su mensaje sobre la cuenta García...”.

Grabación de saludos personales

Asegúrese de grabar su nombre y saludos personales.Al escuchar su voz, los interlocutores sabrán que han llamado al buzón de correo correcto. Puede comenzar con uno de los ejemplos de saludo que se indican a continuación. El saludo ocupado se graba normalmente una sola vez y no se modifica. Utilice el saludo ausente únicamente si se encuentra fuera; este saludo permanece activado hasta que lo desactive.

Ejemplo de saludo estándar: “Ha llamado a <su nombre>. En estos momentos no puedo atender su llamada. Deje un mensaje y le devolveré la llamada”.

Ejemplo de saludo ocupado: “Ha llamado a <su nombre>. En estos momentos estoy hablando por teléfono. Deje un mensaje y le devolveré la llamada”.

Ejemplo de saludo ausente: “Ha llamado a <su nombre>. Actualmente estoy de viaje de negocios y volveré el <fecha>. Comprobaré mis mensajes todos los días. Deje un mensaje y le devolveré la llamada”.




Es recomendable que grabe el saludo estándar cada día.Así, los interlocutores entienden que usted gestiona de cerca el buzón de correo y accede a diario a los mensajes de voz.

Ejemplo de saludo estándar modificado a diario: “Ha llamado a <su nombre> el <fecha>. Estoy en la oficina pero no puedo responder a su llamada. Deje un mensaje y le devolveré la llamada”.

Solicite a los interlocutores un número de contacto para que le sea más fácil llamarles. Al pulsar 8 para responder un mensaje, OneBox utiliza el número de contacto para realizar la llamada. Este número aparece también en el buscapersonas, el teléfono móvil o en su equipo de sobremesa. Para utilizar esta función, puede incluir la siguiente línea al final del mensaje:

“Para dejar un número de contacto al que pueda llamarle, pulse 8, vuelva a pulsar 8 y siga las indicaciones”.

Vuelva a grabar su nombre además del saludo ausente. Cuando algún miembro de su empresa u otro usuario le envía un mensaje, no puede escuchar su saludo ausente. Si vuelve a grabar su nombre e incluye detalles sobre su ausencia, mantendrá informados a sus colaboradores. Puede grabar algo como “<Su nombre> se encuentra ausente” o “<Su nombre> se encuentra de vacaciones y volverá el <fecha>”.

Grabe los saludos y mensajes de voz cuando no haya ruido en la oficina. Sitúe el teléfono a unos 8-13 centímetros de la boca. Respire antes de empezar la grabación y hable en un tono normal. Compruebe el nombre y los saludos para oír cómo le escucharán sus interlocutores. Vuelva a grabar tantas veces como sean necesarias y, por último, guarde las mejores grabaciones. Si los saludos o mensajes son largos y complicados, utilice un guión o esquema por escrito.


Utilización de teclas de método abreviado y botones

Adelántese con el teclado y acceda a las funciones con mayor rapidez. Una vez que se familiarice con las funciones que utiliza con mayor frecuencia, puede acceder rápidamente a ellas con el teclado sin tener que esperar a escuchar instrucciones de voz. Esta característica se denomina adelantarse.

Pulse # para obtener ayuda en cualquier momento. Después de pulsar #, OneBox detiene las tareas en proceso y reproduce las opciones anteriores del menú de voz.

Pulse * varias veces para salir de OneBox antes de colgar. De este modo ayuda a que OneBox desconecte la línea y permite que esté disponible más rápidamente para el usuario siguiente. Si ha eliminado mensajes que quiere recuperar, asegúrese de hacerlo antes de salir de OneBox. Los mensajes eliminados se pierden al salir del buzón de correo.

No pulse el botón de no molestar si su teléfono dispone de uno. Si el saludo ocupado está activado y pulsa el botón de no molestar, los interlocutores lo escucharán y recibirán información errónea. Es preferible que utilice la función de bloqueo de llamadas1 de OneBox si necesita trabajar sin ser interrumpido por interlocutores externos. Asimismo, cuando no pueda contestar al teléfono, podrá reenviar la llamada a OneBox o utilizar el saludo ausente.




PaginaAcceder a las opciones de atenciónautomatizada..................................................25Acceder a las opciones de mensajería ...........24Acceder a las opciones personales ................22Acceder a mensajes seleccionados................15Acceder a su buzón de correo de usuario........7Cambiar su código de seguridad .....................8Características relativas a la gestión de mensajes ........................................4Consejos para gestionar los mensajes recibidos ........................................................30Consejos para grabar y enviar mensajes .......32Creación de mensajes nuevos........................16Escuchar mensajes nuevos o guardados .......12Gestión de mensajes recibidos ......................12Grabar y enviar mensajes ..............................16Grabar saludos para su buzón de correo........10Grabación de saludos personales...................33Grabar su nombre para identificar su buzón de correo...........................................9Imprimir un mensaje de correo electrónico o de fax en un aparato de fax.........................18Información general ........................................4Información relativa al usuario .......................1Mensajería unificada a través del teléfono......4Networking....................................................28

PaginaOpciones de atención automatizada.............. 25Opciones de mensajería ............................... 24Opciones personales ..................................... 22Otras características de las que puede disponer .............................................. 27Personalización de OneBox.......................... 20Primeros pasos ................................................ 7¿Qué puede hacer? ......................................... 5Reenvío a un aparato de fax (número de fax) ............................................ 18Unified Messaging........................................ 27Utilización de teclas de método abreviado y botones ...................................... 35Voice Intercept Messaging (VIM)................ 29

Índice

ne

no

.

Guía del usuario de la interfaz telefónica de OneBox


LAS SOLUCIONES DE COMUNICACIÓN DE ERICSSON para redes de empresa combinan y mejoran los métodos más avanzados de intercambio de información a través de voz, datos, vídeo y medios futuros.

Para ello, es necesario entender realmente, más allá de las exigencias técnicas,la interacción existente entre las empresas y los profesionales. Entre nuestros clientes figuran propietarios de redes empresariales pequeñas y grandes, locales y multinacionales. También ofrecemos soluciones para provee-dores de servicios de Internet. Proporcionamos un servicio de calidad en redesconvergentes y personal capaz de trabajar desde dentro o fuera de la empresa,según sus necesidades. Integramos aplicaciones informáticas y de telefonía en suescritorio. Hacemos posible la coordinación de todas las interacciones comercialesen el medio de su elección. En definitiva, ayudamos a las empresas a forjar relaciones duraderas con sus clientes.

Los 50.000 empleados de Ericsson actúan en más de 130 países. Su pericia,tanto en el campo de las redes fijas como en el de las redes móviles, teléfonosmóviles y sistemas Infocom sitúa a Ericsson en un puesto líder entre los proveedores de telecomunicaciones a escala mundial.

© Ericsson Enterprise AB 1998-2004Reservados todos los derechos.Para obtener información relativa al producto,póngase en contacto con su distribuidor local.www.ericsson.se/enterprise 1/1424-1/LZT 108 4170/SP R3A E

l co

nten

ido

de e

sta

guía

de

usua

rio

pued

e m

odif

icar

se s

in p

revi

o av

iso.

Im

pres

o po

r C

opy

Qui

ck i

Mal

mö

AB

, Sue

cia.


OneBox es compatible con el servicio de mensajes cortos SMS. Este servicio envía notificaciones a su teléfono móvil obuscapersonas cuando llegan nuevos mensajes a su buzón. Si el servicio SMS está activado, su teléfono móvil presentaráun texto descriptivo de cada mensaje. Puede configurar los mensajes sobre los que quiere recibir un aviso, los días y lahora en los que desea recibir el aviso y el número de su teléfono móvil.

Para utilizar esta característica, tanto el teléfono móvil como el buscapersonas deben ser compatibles con el servicioSMS. Asimismo, el administrador del sistema debe activar esta característica en su buzón de correo. Consulte con eladministrador del sistema si este servicio está disponible y si usted tiene los derechos necesarios para utilizarlo. El siguiente diagrama de referencia rápida presenta las características principales del servicio de notificación SMS.

Activar o desactivar la notificación del servicio de mensajes cortos



Pulse 8 para acceder al servicio de mensajes cortos

Pulse 1 para activar la notificación del servicio de mensajes cortos

O

Pulse 2 para desactivar la notificación del servicio de mensajes cortos OneBox regresa al menú de opciones personales.

Cambiar la configuración del servicio SMS



Pulse 83 para acceder a los parámetros del servicio de mensajes cortos

Cuando el sistema lo solicite, marque el número de teléfono móvil en el que desee recibir un avisoinformándole de que se han recibido nuevos mensajes y pulse la almohadilla

Pulse 1 para confirmar el número Debe indicar este número en un formato compatible con su proveedor de teléfono móvil o buscapersonas.

Pulse 1 para recibir notificación de mensajes urgentes únicamente

O

Pulse 2 para recibir notificación de todos los mensajes

Pulse 1 para recibir notificación de un tipo específico de mensajes únicamente En la lista de opciones, seleccione los tipos de mensajes para los que desea recibir notificación. Cuando haya terminado,pulse 9.

O

Pulse 9 para recibir notificación de todos los tipos de mensajes

Pulse 1 para recibir notificación de los mensajes que se reciban a determinadas horas del díaIndique la hora en la que desea que comience la notificación y pulse la almohadilla (#). Repita este paso para indicar lahora en la que desea que finalice la notificación.

O

Pulse 9 para recibir notificación las 24 horas del día

Pulse 1 para recibir notificación determinados días de la semanaSeleccione los días en los que desee recibir notificación. La lista de días se irá repitiendo. Cuando haya definido los díasque desee, pulse 9. OneBox regresa al menú del servicio SMS.

O

Pulse 9 para recibir notificación de los mensajes todos los días de la semana OneBox regresa al menú del servicio SMS.

1. Puede que esta característica esté restringida o no disponible. Consulte con el administrador del sistema. 2. Es posible que algunas de las opciones que pueden elegir sus interlocutores no estén disponibles, como transferir

una llamada a un teléfono móvil, por ejemplo. Consulte con el administrador del sistema qué opciones estándisponibles.

Voice Intercept Messaging (VIM)1 proporciona a sus interlocutores mensajes informativos acerca de sudisponibilidad cuando usted no puede contestar al teléfono. Por ejemplo, puede indicar que se ha ausentado unashoras o se encuentra en una reunión e indicar a qué hora estará disponible. Así, pueden decidir dejar un mensaje,hablar con la operadora o un asistente personal, transferir la llamada a su teléfono móvil2 o a otro número, o incluso volver a escuchar las opciones del menú en otro idioma. Puede configurar un desvío de llamada para que se efectúe de modo inmediato o programar un desvío para sus actividades previstas, como una reunión,vacaciones, etc.

Cada empresa puede designar un número de códigos de desvío exclusivos para sus empleados. Consulte con eladministrador del sistema los desvíos disponibles. Indique en el cuadro que a continuación se presenta los desvíosque utilice con mayor frecuencia para tenerlos a mano cuando los necesite.

La tarjeta de referencia rápida presenta a grandes rasgos cómo utilizar esta característica. En el menú deprocesamiento de llamadas enviadas puede definir y borrar desvíos así como cambiar el número de su teléfono.Para utilizar esta característica, el administrador del sistema debe haberla activado en su buzón de correo deusuario. Consulte con él si está disponible y si tiene los privilegios necesarios para utilizarla.

Tarjeta de referencia rápidaOneBox

I N T E R F A Z T E L E F Ó N I C A D E U S U A R I O

Tarjeta de referencia rápida de la interfaz telefónica de usuario OneBox

Voice Intercept Messaging (VIM)

Desvíos de llamadas VIM utilizados con mayor frecuencia:1 ........................................... 6 .............................................2 ........................................... 7 .............................................3 ........................................... 8 .............................................4 ........................................... 9 .............................................5 ........................................... 10 ...........................................

Servicio de mensajes cortos (SMS)


Para acceder a su buzón de correo de OneBox:1. Escriba el número de teléfono interno o externo de OneBox:

Número interno .......................................... Número externo ...........................................................

2. Escriba las demás claves que su sistema pueda requerir: ......................................................................

3. Escriba el número de su buzón de correo: ...........................................................................................

4. Escriba su código de seguridad.


Tarjeta de referencia rápida del servicio SMS

2/LZT 108 4170/SP R1A

Configurar un desvío

Para configurar un desvío, utilice PhoneManager.

Acceda a su buzón de correo de usuario


Para configurar un desvío, pulse 41

Pulse 1 e indique el código de ausencia de 3 cifras que desea aplicar al desvío

Pulse dos veces la almohadilla para que se inicie el desvío y para aceptar el mes y fecha actual Si desea especificar un inicio del desvío alternativo, siga las instrucciones de voz.

Especifique cuándo estará de regreso o pulse la almohadilla para informar a su interlocu-tor de que regresará el día siguiente.Entonces oirá el mensaje “One moment please while your diversion is registered” (Por favor, espere un momentomientras se registra el desvío).

Cancelar un desvío

Para cancelar un desvío, utilice PhoneManager.

Acceda a su buzón de correo de usuario


Pulse 4 para acceder al procesamiento de llamadas desviadas

Pulse 19 para cancelar el desvío actual

Notificación de mensajes Cuando llegue un mensaje a su buzón, usted recibirá una notificación de este tipo:

ABCMotors: Urgent voice msg from Donald Johnson 4254551212. Unread: 5

Es posible que aparezca más texto si se trata de un fax. El remitente se indica mediante su nombre, número de buzónOneBox, extensión telefónica o número de fax.

Siga las indicaciones de voz para introducir la siguiente información:

• El número del teléfono móvil al que se enviarán los SMS.

• Si quiere recibir notificación de todos los mensajes o sólo de los mensajes urgentes.

• El tipo de mensajes cuya notificación desea recibir (voz, fax o ambos).

• Las horas del día en las que desea que se le notifique la recepción de mensajes.

• Los días de la semana en los que desea que se le notifique la recepción de mensajes.

Para obtener más información acerca de esta secuencia, consulte “Cambiar la configuración del servicio SMS”.

Acceder aPhoneManager

Acceder alas opcionespersonales

Acceder alservicio de mensajes

cortos (SMS)

Desactivar el soporte

del servicio SMS

Activar el soporte

del servicio SMS

Acceder a su buzón de correo

Cambiar la configuracióndel servicio SMS

Sp_2LZT 108 4170EN R1A.qxd 9/9/02 6:48 pm Page 1


Número interno .............................................. Número externo ...........................................................

2. Escriba las demás claves que su sistema pueda requerir: ......................................................................

3. Escriba el número de su buzón de correo: ............................................................................................


Tarjeta de referencia rápida VIM


Acce

der

a su

buz

ónde

cor

reo

Escu

char

los

men

saje

s

Gra

bar

y en

viar

men

saje

s

Acce

der

aPh

oneM

anag

er

1 Est

e m

enú

opci

onal

apa

rece

cua

ndo

ha c

onfig

urad

o la

pre

sent

ació

n de

los

men

saje

s pa

ra q

ue o

rden

e lo

s m

ensa

jes

por

tipo

.

En

las

opci

ones

de

men

saje

ría,

la p

rese

ntac

ión

de lo

s m

ensa

jes

es la

opc

ión

5.2 P

uede

que

est

a ca

ract

erís

tica

no

esté

dis

poni

ble.

Con

súlte

lo c

on e

l adm

inis

trad

or d

el s

iste

ma.

3 Est

e m

enú

apar

ece

sólo

si l

a op

ción

de

salu

do o

cupa

do e

stá

acti

vada

. Con

súlte

lo c

on e

l adm

inis

trad

or d

el s

iste

ma.

Men

saje

s de

inte

rloc

utor

es e

xter

nos

Men

saje

s de

fax

Men

saje

s de

corr

eo e

lect

róni

coTo

dos

los

men

saje

s

Esc

ucha

rR

eenv

iar

grup

oE

limin

argr

upo

Gua

rdar

grup

o

Men

saje

sde

voz

Esc

ucha

r m

ensa

jes

nuev

osE

scuc

har

men

saje

s gu

arda

dos

Acc

eder

a m

ensa

jes

sele

ccio

nado

s

Opc

ión

para

esc

ucha

r men

saje

s ind

ivid

uale

s

Men

saje

s de

un

buzó

n

de c

orre

o es

pecí

fico

Rec

uper

ar lo

s m

ensa

jes

elim

inad

os

Men

ú op

cion

al1

Det

ener

/Fi

naliz

ares

cuch

a

Ree

nvia

rm

ensa

jeR

etro

cede

r5

segu

ndos

Elim

inar

men

saje

Gua

rdar

Rev

isar

Salta

r al

men

saje

sigu

ient

e

Res

pond

erA

vanz

ar5

segu

ndos

Opc

ione

sde

sel

ecci

ónde

info

/gru

po

Salir

/C

ance

lar

Ayu

da

Rec

uper

ar m

ensa

je

Acc

eder

al l

istí

nte

lefó

nico

de

usua

rios

Det

ener

/Fi

naliz

argr

abac

ión

Ret

roce

der

5 se

gund

osE

limin

arE

nvia

rR

evis

arA

vanz

ar5

segu

ndos

Opc

ione

s de

tran

smis

ión

del m

ensa

je

Salir

/C

ance

lar

Ayu

da

Esp

ecifi

car

entr

ega

post

erio

r

Def

inir

esta

dour

gent

e

Res

trin

gir

reen

vío

del m

ensa

je

Ane

xar

un fa

xSo

licit

arre

cepc

ión

de e

ntre

ga

Opc

ione

s de

gra

baci

ón d

e un

men

saje

Dej

ar u

n nú

mer

o

para

dev

olve

r

la ll

amad

a

Cam

biar

noti

ficac

ión2

de m

ensa

je

Cam

biar

reco

rdat

orio

2

diar

iode

men

saje

s

Gra

bar

salu

dope

rson

al

Cam

biar

códi

gode

seg

urid

ad

Gra

bar

suno

mbr

e

Gra

bar

unm

ensa

jepa

ra u

n bu

zón

que

uste

d pa

troc

ine

Cam

biar

idio

ma

sele

ccio

nado

Cam

biar

visu

aliz

ació

nde

llam

adas

Cam

biar

bloq

ueo

de ll

amad

as

Cam

biar

proc

esam

ient

ode

llam

ada

por

exte

nsió

n

Gra

bar

un n

ombr

e pa

ra

un b

uzón

que

us

ted

patr

ocin

e

Cam

biar

lista

de

dist

ribu

ción

pe

rson

al

Cam

biar

reen

vío

au

tom

átic

ode

men

saje

s

Cam

biar

pres

enta

ción

1

de m

ensa

jes

Opc

ione

s pe

rson

ales

Opc

ione

s de

men

saje

ría

Opc

ione

s de

ate

nció

n au

tom

atiz

adas

2

Opc

iona

l3

Cam

biar

noti

ficac

ión2

del

se

rvic

io S

MS

Cam

biar

in

form

ació

n de

rep

rodu

cció

n de

men

saje

s

Acc

eder

a

proc

esam

ient

ode

llam

adas

de

svia

das2

Para

acc

eder

a s

u bu

zón

de c

orre

o de

One

Box

:1.

Esc

riba

el n

úmer

o de

telé

fono

inte

rno

o ex

tern

o de

One

Box

:

N

úmer

o in

tern

o ...

......

......

......

......

......

. Núm

ero

exte

rno

......

......

......

......

......

......

.

2. E

scri

ba la

s de

más

cla

ves

que

su s

iste

ma

pued

a re

quer

ir: .

......

......

......

......

......

......

......

.....

3. E

scri

ba e

l núm

ero

de s

u bu

zón

de c

orre

o: ..

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

.

4. E

scri

ba s

u có

digo

de

segu

rida

d.

Rel

lene

est

e cu

adro

con

la in

form

ació

n pr

opor

cion

ada

por

el a

dmin

istr

ador

del

sist

ema

para

tene

rla

a m

ano

cuan

do la

nec

esit

e.

Fina

lizar

Aum

enta

rve

loci

dad

Aum

enta

rvo

lum

enR

educ

irve

loci

dad

Baj

ar

volu

men

Est

able

cer

mar

cado

rFi

naliz

arde

sde

el

mar

cado

r

Cam

biar

el id

iom

a

de r

epro

ducc

ión

Info

rmac

ión

ace

rca

del

rem

iten

te d

el m

ensa

jeSele

ccio

nar

men

saje

Can

cela

rse

lecc

ión

Sele

ccio

nar

to

dos

los

men

saje

s

Can

cela

rto

das

las

sele

ccio

nes

Sele

ccio

nar

buzó

n

de c

orre

o

Gra

bar

Tran

sfer

ir a

ex

tens

ión

Tran

feri

r a

nú

mer

o

Salu

dooc

upad

oSa

ludo

de a

usen

teSa

ludo

está

ndar

Util

izar

otr

osse

rvic

ios

Rea

lizar

un

a lla

mad

aSa

lir

Esc

ribi

r el

núm

ero

del b

uzón

de

corr

eode

l des

tina

tari

o de

l men

saje

Tarjeta de referencia rápida de la interfaz telefónica de usuario OneBox Tarjeta de referencia rápida de la interfaz telefónica de usuario OneBox Tarjeta de referencia rápida de la Interfaz telefónica de usuario OneBox

Quick Reference Card


Acceder alas opciones de

atención automatizada

Acceder alprocesamiento de

llamadas desviadas

Accedera su buzónde correo

Configurar un desvío

Cancelarel desvío

actual

Consultarestado

de desvío

Especificarnuevo

asistente personal

Borrar un asistente personal

Especificarnuevo

númeroexterno

Borrar un número externo

Seleccionar un nuevo saludo

Establecer el anuncio

estándar del sistema

Borrarsaludo

Seleccionarun nuevo

saludo

Establecer elanuncio

estándar delsistema

Borrarsaludo

Nota: Puede pulsar * en cualquier momento para cancelar la función en curso.

Seleccionar un saludo

personal

Cambiar el asistente personal

Cambiar el número de móvil

Seleccionar saludo de bienvenidapara las llamadas externas

Seleccionar saludo de bienvenidapara las llamadas internas

Configurar o borrar un desvío


Para acceder a su buzón de correo de OneB

ox:1. E

scriba el número de teléfono interno o externo de O

neBox:

Núm

ero interno ..............................................N

úmero externo ...........................................................

2. Escriba las dem

ás claves que su sistema pueda requerir: ......................................................................

3. Escriba el núm

ero de su buzón de correo: ............................................................................................


Tarjeta de referencia rápida VIM

Tarjeta de referencia rápida de la interfaz telefónica de usuario OneB

ox

Acceder a su buzónde correo

Escucharlos mensajes

Grabar y enviarmensajes


1 Este menú opcional aparece cuando ha configurado la presentación de los mensajes para que ordene los mensajes por tipo. En las opciones de mensajería, la presentación de los mensajes es la opción 5.2 Puede que esta característica no esté disponible. Consúltelo con el administrador del sistema.3 Este menú aparece sólo si la opción de saludo ocupado está activada. Consúltelo con el administrador del sistema.

Mensajes deinterlocutores externos

Mensajes defax

Mensajes decorreo electrónico

Todos losmensajes

Escuchar Reenviargrupo

Eliminargrupo

Guardargrupo

Mensajesde voz

Escuchar mensajes nuevos Escuchar mensajes guardados Acceder a mensajes seleccionados

Opción para escuchar mensajes individuales

Mensajes de un buzón de correo específico

Recuperar los mensajes eliminados

Menú opcional1

Detener/Finalizarescucha

Reenviarmensaje

Retroceder5 segundos

Eliminarmensaje

Guardar Revisar Saltar almensajesiguiente

Responder Avanzar5 segundos

Opcionesde selección

de info/grupo

Salir/Cancelar

Ayuda

Recuperar mensaje

Acceder al listíntelefónico de usuarios

Detener/Finalizargrabación

Retroceder5 segundos

Eliminar Enviar Revisar Avanzar5 segundos

Opciones detransmisióndel mensaje

Salir/Cancelar

Ayuda

Especificarentrega

posterior

Definirestadourgente

Restringirreenvío

del mensaje

Anexarun fax

Solicitarrecepciónde entrega

Opciones de grabación de un mensaje

Dejar un número para devolver

la llamada

Cambiarnotificación2

de mensaje

Cambiarrecordatorio2

diariode mensajes

Grabarsaludo

personal

Cambiarcódigo

de seguridad

Grabarsu

nombre

Grabar unmensaje

para un buzónque usted patrocine

Cambiaridioma

seleccionado

Cambiarvisualizaciónde llamadas

Cambiarbloqueo

de llamadas

Cambiarprocesamiento

de llamadapor extensión

Grabarun nombre para un buzón que usted patrocine

Cambiarlista de

distribución personal

Cambiarreenvío

automáticode mensajes

Cambiarpresentación1

de mensajes

Opciones personales Opciones de mensajería Opciones de atención automatizadas2

Opcional3

Cambiarnotificación2 del

servicio SMS

Cambiar información

de reproducción de mensajes

Acceder a procesamientode llamadas desviadas2


Número interno .................................. Número externo .....................................

2. Escriba las demás claves que su sistema pueda requerir: ................................................

3. Escriba el número de su buzón de correo: .....................................................................


Rellene este cuadro con la información proporcionada por el administrador del

sistema para tenerla a mano cuando la necesite.

Finalizar Aumentarvelocidad

Aumentarvolumen

Reducirvelocidad

Bajar volumen

Establecermarcador

Finalizardesde el marcador

Cambiarel idioma

de reproducción

Información acerca del

remitente del mensaje

Seleccionarmensaje

Cancelarselección

Seleccionar todos los mensajes

Cancelartodas las

selecciones

Seleccionarbuzón

de correo

Grabar Transferir a extensión

Tranferir a número

Saludoocupado

Saludode ausente

Saludoestándar

Utilizar otrosservicios

Realizar una llamada

Salir

Escribir el número del buzón de correodel destinatario del mensaje

Tarjeta de referencia rápida de la interfaz telefónica de usuario OneB

oxTarjeta de referencia rápida de la interfaz telefónica de usuario O

neBox

Tarjeta de referencia rápida de la Interfaz telefónica de usuario OneB

ox

Tarjeta de referencia rápida

Acceder a

PhoneM

anagerA

cceder alas opciones de

atención automatizada

Acceder al

procesamiento de

llamadas desviadas

Acceder

a su buzónde correo

Configurar

un desvíoC

ancelarel desvío

actual

Consultarestado

de desvío

Especificarnuevo

asistente personal

Borrar un

asistente personal

Especificarnuevo

número

externo

Borrar un núm

ero externo

Seleccionar un nuevo saludo

Establecer el anuncio

estándar del sistem

a

Borrar

saludoSeleccionarun nuevo

saludo

Establecer elanuncio

estándar delsistem

a

Borrar

saludo

Nota: P

uede pulsar * en cualquier mom

ento para cancelar la función en curso.

Seleccionar un saludo

personal

Cam

biar el asistente personal

Cam

biar el núm

ero de móvil

Seleccionar saludo de bienvenidapara las llam

adas externasSeleccionar saludo de bienvenida

para las llamadas internas

Configurar o borrar

un desvío


sp cover 1lzt1084170enr1a.qxd 9/6/02 5:16 pm page 2 guía …€¦ · guía del usuario de onebox...

Documents