tabla valoracion documental

7/17/2019 Tabla Valoracion Documental

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GUIA METODOLOGICA PARA

LA ELABORACIN DE TABLAS DEVALORACION DOCUMENTAL - TVDEl reto frente a la organizacin

de los fondos acumulados

COLOMBIA

Bogot, D.C. 2003

LUIS FERNANDO SIERRA E.


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GUIA METODOLOGICA PARALA ELABORACIN DE

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD

El reto frente a la organizacinde los fondos acumulados

Elaborado por:

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBARProfesional en Sistemas de Informacin,

Biblioteclogo y Archivista.(Candidato)

Universidad de la Salle

Correo Electrnico:[email protected]

BOGOTA D.C.Octubre de 2003


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CONTENIDO

Pgina

INTRODUCCIN

Capitulo I

1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS1.1 Definicin

1.2 Procesos de Valoracin1.2.1 Valoracin documental

1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados1.3.1 Principio de procedencia1.3.2 Principio de orden original

1.4 La Descripcin Documental1.4.1 Denominacin del fondo acumulado

1.5 Base Legal1.6 Metodologa organizacin de fondos acumulados

Capitulo II

2. TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD2.1 Definicin2.2 Objeto2.3 Alcance2.4 Plan de Accin2.5 Metodologa Aplicacin Tablas de Valoracin Documental

Capitulo III

3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIN DE LA TVD3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivstico

3.1.1 Elementos a evaluar3.2 Estudios Institucionales

3.2.1 Evolucin de la estructura orgnica de lainstitucin


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3.3 El Cuadro de Clasificacin Documental (CCD)3.3.1 Definicin del cuadro de clasificacin

3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificacin3.3.3 Elementos de todo cuadro

3.4 Propuesta Tabla de Valoracin Documental3.4.1 Elementos de toda tabla de valoracin

3.5 Presentacin Tabla de Valoracin Documental

Capitulo IV

4. DEFINICIONES

BIBLIOGRAFA

Anexos


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INTRODUCCION

La gestin cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de

documentos que requieren una disposicin que permita a los usuarios

acceder a ello cuando as lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de

ubicacin, localizacin e identificacin de cada unidad documental cuando

ellas se encuentran en los depsitos de archivo.

El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y

tericos que fueron expuestos en guas, manuales, reglamentos, resoluciones

etc., de diversas entidades del orden tanto publico como privado, que en

algn momento de su gestin se vieron enfrentados en la organizacin de sus

archivos.

Mi experiencia frente a la organizacin de archivos, y consiente de lanecesidad del desarrollo de la gestin documental al interior de la

organizacin y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar

criterios, me impulso a la elaboracin de este texto sobre la construccin de

las TVD, y colocar al alcance de Archivistas, Estudiantes y dems personas

interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Gua

Metodologca que pretende dar a conocer fundamentos tericos y prcticos,

que permitan mejorar el desempeo de las tareas documentales en cada unade las organizaciones.

Dentro de las nuevas polticas archivsticas para Colombia, fue necesario

definir criterios a nivel de las Tablas de Valoracin Documental TVD frente a;


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conservacin, normalizacin, control y facilidad de consulta de la informacin.

Para ello se definieron lineamientos sobre:

Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificacin

La aplicacin de los Cuadros de Evolucin de Estructuras Orgnicas.

Descripcin de pasos para elaborar las Tablas de Valoracin

La aplicacin de la TVD

De la aplicacin y el cumplimiento metdico de la presente gua, depende el

xito en la organizacin del fondo acumulado y la recuperacin de la Memoria

Institucional y documental.


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Gua Metodologa Para la Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 7

CAPITULO I

1.1 DEFINICIN

Son documentos reunidos por

una entidad en el transcurso de

su vida institucional sin ningn

criterio archivstico de

organizacin sin las mnimas

condiciones de conservacin y

con pocas posibilidades de ser

fuente de informacin y de

consulta eficiente para los usuarios

1.2 PROCESOS DE VALORACIN

De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo

Acumulado, se forman con los

documentos del Archivo Central o

Histricos, que adquieren un valor

permanente. No se eliminan y seprotegen para la investigacin, la

academia, la historia, la ciencia y la

cultura. Por este motivo es importante


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establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de

organizacin documental para este tipo de fondos, pudiendo ser en un

principio la documentacin que por su antigedad supere los 30 aos, o en

segunda instancia siguiendo elAcuerdo 039de 2002 del Archivo General de

la Nacin (AGN), el cual contempla que el conjunto de la de la

documentacin producida antes de la aprobacin y aplicacin de la Tablas de

Retencin Documental (TRD) en los Archivos de Gestin, se denomina

tcnicamente fondo acumulado y ser sometida a un proceso de

organizacin y su resultado ser la Tabla de Valoracin Documental (TVD)

1.2.1 Valoracin Documental

Para la elaboracin de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados,

se analizarn desde una triple perspectiva: la trascendencia como testimonio

de la Entidad, la trascendencia de la actuacin de la administracin y la

trascendencia de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.1

Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nacin AGN en su

Reglamento General de Archivos para Colombia, define valoracin

documental como: proceso por el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en

las diferentes fases de archivo. En este orden de ideas los valores a evaluar

son los siguientes:

1 CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:Direccin de Archivos Estatales, 1992. p.57.


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IINNTTEERREESSAANNAALLAAEENNTTIIDDAADDPPRROODDUUCCTTOORRAAYYAALLIINNIICCIIAADDOORR

Aspectos

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

PPRRIIMMAARRIIOOSS

Existen en Su trmite Su vigencia Su plazo precaucional

IINNTTEERREESSAANNAALLAAIINNVVEESSTTIIGGAACCIINNYYAALLAAHHIISSTTOORRIIAA

Clasificacin Predecibles Evidnciales No predecibles

VVAALLOORREESS

DDOOCC

UUMMEENNTTOOSS

SSEECCUUNNDDAARRIIOOSS

Se juzgan para Destruccin Conservacin permanente

Fuente: Archivo General de la Nacin - Colombia

1.3 TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS

Para definir la disposicin final del

conjunto de la documentacin que

haya sido producida y conservados,

las entidades debern adelantar el

anlisis de sus Fondos

Acumulados, aplicando los

principios por los cuales se rige la

organizacin de los documentos en


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1.3.2 Principio de Orden Original

Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos deben

ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el

curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo.

Definido por el AGN como: conservacin de los documentos dentro del fondo

documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo,

para efectos de elaboracin de TVD debe ser entendido como el principioque hace referencia a la secuencia lgica, en la que se producen los

documentos, en la ejecucin de los trmites para la resolucin de los

diferentes asuntos3

DOCUMENTO ORDEN

- Orden de pago

- Autorizacin de pago- Contrato- Recibos y/o facturas- Pliza- Informe- Acta de entrega

05-Enero-2002

18-Febrero-200225-Febrero-200210-Marzo-200215-Marzo-200210-Mayo-200230-Junio-2002

1.4 LA DESCRIPCIN DOCUMENTAL

El fondo de una entidad lo constituyen tanto la documentacin producida por

la misma como la que recibe. Una entidad genera informacin en tres

3 Gua Practica Para la Elaboracin de Tablas de Retencin Documental. Op cit., p.6


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direcciones: Para ella misma, Hacia otras instituciones, Desde otras

instituciones.

Con el fin de facilitar la comprensin y la organizacin de los fondos

acumulados, se presentan las siguientes divisiones a las diversas

agrupaciones documentales que se constituyen en el patrimonio documental:

Fuente: Primer curso de capacitacin en Archivstica - AGD

1.4.1 Denominacin del Fondo

El fondo se denomina con el nombre completo de la Entidad Productora

(Institucin o Persona).

TIPO DE FONDO DENOMINACIN

- Fondos generados por instituciones - Gobernacin del Departamento deCundinamarca

- Fondos generados por personas - Mariano Ospina Rodrguez

- Entidades productoras cuyo nombre avariado a travs del tiempo

- Alcalda Municipal de Medelln /Alcalda Ordinaria del Distrito de Medelln


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1.5 BASE LEGAL

Ley 594 de julio de 2000Por medio de la cual se dicta la ley general

de archivos y se dicta otras disposiciones

Ley 734 de febrero 5 de 2002 Por la cual se expide el Cdigo

Disciplinario nico

Decreto 1382 de agosto 18 de 1995Por el cual se reglamenta la ley80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de

los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan

otras disposiciones

Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996Por el cual se establece criterios de

conservacin y organizacin de documentos

Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 Por el cual se regula el

procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin

Documental

1.6 METODOLOGA ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS

Estos procedimientos, procesos y metodologas, se plasman en las siguientespaso, que en ocasiones se trabajan simultneamente, en otras


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consecutivamente y fueron expuestos en el II encuentro de Archivos e

Investigacin. El caso de Bogot:4

Inventario preliminar de unidades de conservacin

Clasificacin y ordenacin: reubicacin de las unidades de

conservacin por principio de procedencia y orden original

(actualizacin inventarios)

Cuadros de Clasificacin

Valoracin documental: propuesta TVD

Identificacin de documentos afectados por biodeterioro

Evaluacin de condiciones medio ambientales y depsitos de doc.

4 SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organizacin de archivos: un objeto de investigacin,Bogot: Proyecto Desarrollo e implementacin del Sistema Distrital de Administracin deArchivos, Mircoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.


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CAPITULO II

2.1 DEFINICION

Definido por el Archivo General de Distrito AGD

como: Producto del anlisis y organizacin de un

fondo acumulado que presenta el listado de

agrupaciones documentales o series documentales

con anotacin de sus fechas extremas, sus

valoracin, su disposicin final y los

procedimientos a seguir para aplicar la disposicin

final.

2.2 OBJETO

El objetivo de la Tabla de Valoracin

Documental es servir de instrumento

de soporte para recuperar la

memoria institucional mediante la

aplicacin de criterios archivsticos y

que permitan realizar el plan de

transferencias secundarias


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2.3 ALCANCE

El alcance de la Tabla de Valoracin

Documental como elemento

archivstico es proporcionar, el

instrumento dentro del Programa

de Gestin Documental que

describe en forma sencilla y clara la

totalidad del fondo acumulado y se

convierte en la gua para la

organizacin, seleccin y expurgo

de los documentos, y se constituye en la base de las respectivas

transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.

2.4 PLAN DE ACCIN

Es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo

objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas,

frente a la organizacin de los fondos acumulados y en la elaboracin y

aplicacin de las TVD, que es el tema que en este documento nos concierne.

La ejecucin del plan deber estar sujeto a la aprobacin definitiva por parte

del Comit de Archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas

requiere de un control, evaluacin y ajuste sobre el cumplimiento de los logrosalcanzados con el fin de retroalimentar las etapas propuestas. La programacin

de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el instrumento

que se presenta a continuacin:


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PLAN DE ACCION

ENTIDAD : _______________________________________ FECHA: _____________

QUE? PARA QUE? COMO? CUANDO? QUIEN? CONQ QUE?ACCION OBJETIVO ACTIVIDADES F.I F.C F.T RESPONSABI

LIDADRECURSOS RESULTADO

Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

F.I= FECHA INICIALF.C= FECHA CONTROLF.T = FECHA TERMINACIN

2.5 METODOLOGA APLICACIN TVD5

Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicacin y opera a partir del archivo

central o Histrico, para lo cual en primera instancia se debe adelantar las

siguientes acciones:

Capacitacin: Aplicacin TVD

Seleccin: retiro de la documentacin que ha perdido sus valores

primarios y no posee secundarios, acorde con las TVD

Foliacin

Eliminacin: elaboracin inventarios

Preparacin fsica de la documentacin a conservar: limpieza, retirode material metlico y sustitucin de unidades de conservacin.

Inventario: actualizacin

5SOLANO, op. cit., p. 6


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CAPITULO III

Cualquier entidad necesita un soporte funcional y administrativo

que le permitan desarrollarse adecuadamente, ya que sin

documentos e informacin los organismos no podran ser

administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello implica que con

la elaboracin de la Tabla de Valoracin Documental se reconstruye

como era y como funcionaba la entidad que produjo el Fondo

Acumulado a intervenir. Es necesario entonces aplicar en forma

practica los pasos que se presenta a continuacin para adelantar los

procesos de diagnostico, investigacin, plan de accin y la

propuesta de la TVD.

3.1 ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVELARCHIVSTICO Y DE CONSERVACIN

Es la fase de la metodologa para la

elaboracin de las TVD, a travs del cual se

identifica y analiza la situacin real del

archivo y la conservacin de documentos

frente a los diferentes factores internos y

externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se

debe actuar. Dependiendo de caractersticas tales como tamao de la

organizacin, volumen documental, naturaleza y uso de la informacin.


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3.1.1 Elementos a Evaluar

Este procedimiento permitir reunir todos los datos que se puedan extraer

relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo

acumulado en estudio. Los datos debern aportar informacin sobre el acervo

documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la informacin,

conservacin, cantidad, ubicacin y estado fsico.

ELEMENTOS A EVALUAR A NIVEL ARCHIVISTICO Y DE CONSERVACION6

Capacitacin en el rea

TALENTO HUMANO

Experiencia

Caractersticas delsoporte

Conservacindocumental

RECURSOSDOCUMENTALES

Valorares de losdocumentos

Ubicacin

FuncionalidadRECURSOSLOCATIVOS

Condiciones fsicas yde seguridad

6 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Gua para la asistencia en administracindocumental. Medelln: SENA, 1995. 54 p.


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Para el desarrollo del proceso de elaboracin de las Tablas de Valoracin

Documental, el uso de fuentes documentales ser siempre necesario. La

identificacin de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de

la habilidad del Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y

Archivstica y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin

embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los dems,

este documento suministra algunos formatos que podrn ser modificados

segn las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los

elementos ms importantes dentro de la organizacin de los fondos

acumulados.

La evaluacin a nivel cualitativopermitir

visualizar, detectar y apreciar la situacin

real del Fondo Acumulado, identificando

(Datos del Archivo, Planta fsica, Sistemas

de Clasificacin, Ordenacin, Consulta e

instrumentos de recuperacin, Plazos de

retencin y Conservacin). El Anexo Anos

presenta un modelo para realizar el estudio

de los recursos documentales y locativos.

La evaluacin a nivel cuantitativo a travs

del Inventario, se puede identificar a nivel

documental el estado fsico, deteriorobiolgico y las unidades de conservacin

(Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros,

paquetes entre otros. Puede ejecutarse

aplicando el formato que se presentan el


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3.2 ESTUDIOS INSTITUCIONALES

Algunas veces, por la antigedad de los

documentos, se desconocen las fuentes de

informacin pertinentes para llevar ha cabo

esta tarea. En estos casos, es necesario

identificar esas instituciones, reconstruir su

estructura organizativa y averiguar cuales

fueron sus funciones y actividades, los pasos a

seguir serian los siguientes:

Fuentes Primarias:Esta se aplica en los casos en que la informacin se

pueda obtener directamente de las personas que conozcan el desarrollo

institucional y para recopilar testimonios que exigen respuestas ms

detalladas y precisas ya que en ellas se soporta las actividades de

organizacin del Fondo Acumulado

Fuentes Secundarias: Esta se aplica para ampliar el conocimiento,

mejorar la comprensin y anlisis del caso en estudio haciendo uso de

informacin documental y bibliogrfica. Este acercamiento se soporta en

la bsqueda de Actos administrativos de creacin de la entidad,

Organigramas, Actos administrativos de codificacin institucional,

Legislacin contempornea de la entidad que se esta tratando y la

relacin histrica de funciones asignadas a cada de las unidades

administrativas.


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3.2.1 Evolucin de La Estructura Orgnica de la Institucin

Como resultado de la etapa anterior de

recopilacin de las fuentes primarias y

secundarias, el personal encargado de esta

actividad diligenciara Los Cuadros de

Evolucin de Estructuras Orgnicas del

Fondo Acumulado, el cual brinda los

siguientes resultados:

Definir el nombre de la entidad orgnica, de donde provienen los

documentos.

Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad orgnica.

Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad

orgnica y a cada una de sus partes.

Definir con precisin los permanentes cambios, o modificaciones que

durante diversos periodos histricos hayan afectado a la entidad.

Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la

entidad orgnica.

El CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS, debe

elaborarse por dependencia para mayor claridad e interpretacin de los

datos 7. A continuacin se seala el modelo que deber considerar en este

sentido:

7 PROYECTO DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA UNICO DEADMINISTRACIN DE ARCHIVOS. Curso taller para ajustes y aplicacin de Tabla deRetencin Documental. Bogot. D.C.: Secretaria General, 2001. 12 p.


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CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS

DEPENDENCIA__________________________________

FUNCIONESANTERIORES

FUNCIONESACTUALES

DOCUMENTOS QUEGENERA

ACTO ADTIVO:________FUNCIONES:

ACTO ADTIVO:_______FUNCIONES:

3.3 EL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD)

A partir del anlisis de la informacin

compilada que ha obtenido de lasfuentes documentales. Se puede

construir la propuesta del Cuadro de

Clasificacin, en trminos bsicos

podra definirse el CCD como la

herramienta que nos permite codificar

e identificar cada oficina con sus

respectivas series, subseries y

tipologas documentales8, para todas las dependencias que se

reconstruyeron en el fondo acumulado a organizar.

8Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle.


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Esquema Conceptual de la Clasificacin de Archivos

Fuente: Archivo Histrico Pontificia Universidad Javeriana

3.3.1 Definicin del cuadro de clasificacin documental

Para el desarrollo del

presente documento se

debe recordar que laPropuesta de

Reglamento General de

Archivos para el Distrito

Capital, define cuadro

de clasificacin como:

sistema de clasificacin

elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una

Entidad y en el cual se refleja la conformacin orgnico-funcional de un

fondo. No debe ser elaborado apriorsticamente, sobre una base

especulativa, sino a partir del conocimiento y anlisis de las funciones y

procedimientos de una Entidad. De acuerdo con la metodologa divulgada


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por el Archivo General de la Nacin (AGN), en las dos primeras casillas del

formato de la Tabla de Valoracin Documental - TVD se encuentra el cuadro

de clasificacin correspondiente.

3.3.2 Utilidad del Cuadro de Clasificacin

El fondo acumulado esta

compuesto por todos aquellos

documentos que se produjeron a

lo largo de su vida institucional y

la ejecucin de las funciones

propias asignadas a cada una de

las dependencias. La aplicacin

del Cuadro de Clasificacin,

consiste en que los documentos

de cada dependencia de acuerdo

a sus funciones se separan y se agrupan a travs de la serie a la quepertenecen la cual fue definida con anterioridad en el CCD.

3.3.3 Elementos de Todo Cuadro

A partir de una clasificacin lgica, que permita conocer el fondo, sus mutuas

relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de

Clasificacin Documental, que concibe tres reas:

El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en que se debe

diligenciar cada campo del formato del CCD, para cada una de las

Dependencias identificadas en el Fondo Acumulado.


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DENOMINACIN ORGANIZACINLOGOTIPO CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

SECCION DOCUMENTALSUBSECCION DOCUMENTAL

SERIES GENERALESCODIGO

Dependencia SerieSubserie

Nombre , Asunto, Serie, Subserie ytipologa Documental

AosExtremos

NOTA ACLARATORIA:SERIES ESPECIFICAS

CODIGO

Dependencia SerieSubserie

Nombre , Asunto, Serie, Subserie ytipologa Documental

AosExtremos

NOTA ACLARATORIA:

Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle

Encabezamiento: Con datos comunes a todos los asientos del formato

- Fondo Documental: Corresponde a los datos de la entidad.

- Seccin Documental: nombre de la dependencia o unidad

administrativa de superior jerarqua

- Subseccin Doc: nombre de la unidad administrativa que produce y

conserva la documentacin tramitada en el ejercicio de sus funciones


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Encolumnado

Con la incorporacin de todas las series, subseries documentales y tipos

documentales de cada dependencia nos dar un conocimiento claro y rpido

de los documentos que produce cada gestin administrativa.

- Codificacin de Unidades Administrativas: La codificacin de

oficinas se desarrolla basndose en el cdigo asignado mediante norma

interna de la institucin a cada una de las unidades segn corresponda,

adaptndose el siguiente esquema por cdigo y oficina.

22400 GRUPO RECURSOS HUMANOS

CODIGODEPENDENCIA

DENOMINACIN DEPENDENCIA


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- Codificacin de Series Documentales: La codificacin de series y

subseries documentales se estructura de acuerdo a la definicin del numero

de series que se generen en cada dependencia. Existiendo un numero propio

para cada serie, en el caso de existir subseries documentales se identifican

con un punto despus del cdigo de la serie.

1.1

CODIGOSERIE

CODIGOSUBSERIE

Existen dos divisin en la codificacin de las series:

Series Generales: Se refieren a documentos administrativos que son

comunes en todas las dependencias, tambin conocidos como documentosFacilitativos, ya sea por informacin, consulta o tramite. Su codificacin es

igual en todas las dependencias del fondo acumulado. Utilizando los primeros

dgitos del sistema de clasificacin general.

Series Especificas: Los documentos caractersticos de cada oficina, con

base en sus funciones especificas. La codificacin de cada una de estas series

es propia de la oficina. Se asigna un espacio No... nmeros propios en cadaUnidad Administrativa.


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NOMBRE FONDO ACUMULADOINDICE GENERAL CONSOLIDADO DE SERIES

Y SUBSERIES DOCUMENTALESCODIGOSERIE

NOMBREASUNTO, SERIE

CODIGOSUBSERIE

NOMBREASUNTO, SUBSERIE

1. ACTAS 1.1 Actas del Comit Administrativo

1.2 Actas del Comit InterdisciplinarioSubsistema de Talento Humano1.3 Actas del Consejo Directivo

2. CONTRATOS 2.1 Contratos de Consultora2.2 Contratos de Mantenimiento2.3 Contratos de Prestacin de Servicios

3. INFORMES 3.1 Informes de GestinLos cdigos del 1 al 30, estn asignados para todas las series generales o encomn de las diferentes dependencias del Fondo Acumulado

31. ASEO YCAFETERIA

32. MANTENIMIENTOPLANTA FSICA 32.1Reparaciones e InstalacionesLocativas

32.2 Compras y adquisicin de ElementosLos cdigos del 31 al 39, estn asignados al Grupo de Servicios GeneralesLos cdigos del 40 al 59, estn asignados al Grupo de Recursos Humanos

Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle

- Denominacin de Series: Las series y subseries documentales

deben reflejar los documentos generados o recibidos en razn a las

funciones asignadas a cada dependencia, de acuerdo con su

competencia, para su definicin los siguientes son elementos a tomar en

consideracin: ( La oficina productora, El destinatario, La legislacin, El

tramite administrativo, Los documentos que componen la serie simples o

compuestos, La ordenacin de esos documentos y su contenido).

Es preciso anotar que por tratarse de fondos acumulados la

denominacin de la serie documental puede encontrarse contenidas dos

o mas agrupaciones en un mismo legajo, tomo o asunto que contengan

varias series documental, as no respondan a los principios bsicos de la

archivstica.


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Ejemplo: los documentos de la Alcalda Ordinaria del Distrito de Medelln, en

la Secretaria de Hacienda y en la oficina de la Tesorera General, conforma

los grupos documentales Actas comit de compras, Crditos Nacionales,

Planillas de control de cuentas, Informes de caja menor, Boletn de tesorera.

Como estn organizados en tomos debe respetarse esta organizacin, sin la

posibilidad de ser agrupados de acuerdo a la serie a la que pertenecen. Por lo

tanto la denominacin de la serie seria Correspondencia y la Subserie

Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Envida y Recibida. As

no responda a los criterios normalizados para la asignacin de nombre a

Agrupaciones Documentales

Nombre

Serie Doc.

Cdigo dela Serie

Cdigo dela Subserie

Cdigo deOficina

Nombre dela subserie

AosExtremosTipologaDocumental


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-Aos Extremos: al describir series y/o subseries documentales se

debe anotar. Las fechas inclusivas o fechas topes: Fecha de inicio y

trmino de la serie, Fechas aislada. Va entre parntesis (1940) 1940

2000 y Fechas de lagunas que dar a conocer 1950 1978 (Falta 1966

1971) etc.

Notas

Si se han creado series y agrupado diferentes tipos documentales o se

considera que alguna denominacin puede producir dudas o conflictos deinterpretacin, el Cuadro de Clasificacin llevara incorporadas cuantas

anotaciones sean necesarias.9

22400/ 30 INFORMACION INTERNA- Comunicaciones internas generales- Solicitudes de informacin- Comunicados entre jefatura y personal

Nota Aclaratoria: Escritos remitidos por otras oficinas por sufuncin informativa, que no forman parte de ninguna serie osubserie, se ubica por dependencia o remitente y dentro de cadacarpeta los documentos se ordenan cronolgicamente, guardando

juntas la carta recibida y la respuesta de la misma.

3.4 PROPUESTA TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL- TVD

El presente apartado ofrece al lector una conceptualizacin bsica en

cuanto a la elaboracin y el formato a diligenciar, que le permitatener un marco terico practico para orientar la actividad

profesional, y el desarrollo de las Tablas de Valoracin Documental.

9 FERNNDEZ GIL, Paloma. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinasmunicipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.


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Fuente: Seminario Conservacin Preventiva en Archivos - SCA

La propuesta de TVD tiene por objeto lograr una poltica documental

precisa y completa al interior de la organizacin; en la cual se

controle, perfeccione y simplifique el sistema de documentacin, as

como fijar las normas para la utilizacin y conservacin de los

documentos.

3.4.1 Elementos de toda Tabla de Valoracin

Partiendo de la informacin anterior, elabore la Tabla de ValoracinDocumental, teniendo en cuenta los siguientes aspectos


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Cdigo No

Sistema convencional que identifica tanto a las dependencias

productoras de los documentos como sus series documentales. Este

debe responder a la primera columna del Cuadro de Clasificacin

Documental establecido en la entidad.

Serie o Contenido de la Documentacin

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidadesdocumentales, y en la medida de lo posible la denominacin

propuesta para la Agrupacin Documental no deber construirse

con base en (Sitios Geogrficos, Nombres de Entidades, Nombres

de Formatos, Comits, Elementos fsicos etc.,). De igual forma

Tambin se listaran las subseries y tipologas documentales

correspondientes, establecidas en la segunda columna del Cuadro

de Clasificacin Documental (CCD).

Algunas series y subseries documentales se encuentran

denominadas por la misma tipologa documental, por ejemplo:

ACTAS DE ARQUEO DE CAJA, por tanto en la TVD no aparecer el

listado de los documentos que la conforman.

ACTASSerie Documental

Actas de Arqueo de Caja Subserie Documental

Fuente: Archivo General del Distrito Gua Metodologca para la elaboracin de TRD


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Fecha

Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupacin

documental. Identificada en el tercera columna del CCD. Deben

colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo :

1950 1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando

la documentacin no tengan fecha se anotar s.f., que significa sin

fecha.

CODIGO FECHAS

D S- Sb

SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIASDOCUMENTALES

INICIAL FINAL22400 1.

1.1

1.2

1.3

CORRESPONDENCIACorrespondencia Interna Enviada, Recibida,Enviada y Recibida- Oficios- MemorandosCorrespondencia Externa, Enviada Recibida,Enviada y Recibida-OficiosCorrespondencia Interna y Externa, Enviada,Recibida, Enviada y Recibida.- Oficios- Memorandos

1985

1974

1987

1990

1983

s.f

22400 2. RELACIONES- Relacin de descuentos- Relacin de retiros en la fuente- Relaciones de ingreso- Relaciones de cheques- Relacin de traslado de fondos y valores

1982 1988


35/59



Valor Documental

Para el desarrollo de la presente columna se debe recordar que el

autor, Cruz Mundet Ramn define de una forma clara este termino

es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar

los valores inherentes a los documentos y su importancia. La

valoracin debe hacerse sobre la base de un conocimiento general

de toda la documentacin de una entidad, no sobre una base

parcial

Esto nos indica que hay que hacer una evaluacin de los valores de

los documentos, que tendr que indicarnos:

P= Posee Valor Primario S= Posee Valor Secundario

En la casilla de Valoracin Documental se debe indicar si las

Agrupaciones Documentales, les corresponden valores primarios o

secundarios. El valor documental debe indicarse para las series y/o

subseries documentales. Nunca para los tipos documentales, y

siempre en forma independiente para cada uno de estas

agrupaciones.

En este orden de ideas los valores a evaluar sern:

VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos

para el organismo de origen y que persisten incluso despus haber


36/59



perdido su valor corriente en los archivos de gestin. Son de

carcter:

Administrativo:Est relacionado al trmite o asunto que motiv su

creacin. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por

su utilidad referencial para la planeacin y la toma de decisiones

Jurdico:Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales

regulados por el derecho comn

Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos

testimoniales (Registro Civil)

Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el

Tesoro o Hacienda Pblica

Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos quesoportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y

de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada.

VALORES SECUNDARIOS: Se basa en el tema o asunto. Sirven de

referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la

administracin como fuente primaria para la historia y como testimonio de lamemoria colectiva. Son de carcter:


37/59



Valores evidnciales: Revelan origen, organizacin y desarrollo de

las entidades. (Cambios institucionales orgnicos, normas de trabajo,

Poltica interna, economa, estadsticas, etc.).

Valores histricos:Evolucin y cambios ms trascendentales desde

el punto de vista legal, que ha sufrido la institucin. Se revelan en

Directrices, polticas, programas, proyectos, etc.

Valores informativos: Fenmenos sociales e institucionales. (Hojas

de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)

FECHAS RETENCIONEN AOSSERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIASDOCUMENTALES INICIAL FINAL

VALORDOCUMENTAL Archivo

Central

CORRESPONDENCIACorrespondencia Interna Enviada,Recibida, Enviada y Recibida- Oficios

- MemorandosCorrespondencia Externa, EnviadaRecibida, Enviada y Recibida-OficiosCorrespondencia Interna y Externa,Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.- Oficios- Memorandos

1985

1974

1987

1990

1983

s.f

P 20

Retencin

Plazo o trminos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el Archivo Central. Esta permanencia esta

determinada por la valoracin derivada del estudio de la

documentacin producida por las diversas unidades administrativas.


38/59



Los tiempos de retencin en el Archivo Central se deben asignar

en aos, para cada serie documental identificada, en caso de

establecer subseries, se asignar los tiempos de retencin en forma

independiente para cada una de estas.

FECHAS RETENCIONEN AOSSERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIASDOCUMENTALES INICIAL FINAL

VALORDOCUMENTAL Archivo

Central

CORRESPONDENCIACorrespondencia Interna Enviada,Recibida, Enviada y Recibida- Oficios- MemorandosCorrespondencia Externa, EnviadaRecibida, Enviada y Recibida-OficiosCorrespondencia Interna y Externa,Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.- Oficios- Memorandos

1985

1974

1987

1990

1983

s.f

P 20

Disposicin Final

Definicin de los procesos que se aplicaran a los expedientes

correspondientes a cada serie o subserie, de acuerdo con los

resultados arrojados durante el proceso de valoracin, la cual se

seala teniendo en cuenta cuatro alternativas:

CT = Conservacin Total: Para aquellos documentos que adquierenvalores secundarios y por tanto se consideran de valor histrico, es decir se

convierten en fuente de consulta para los investigadores, la ciencia y la

cultura, pasando a conformar parte del patrimonio documental del distrito.


39/59



E = Eliminacin: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos

que hayan perdido sus valores primarios y que no tienen valores histricos.

La eliminacin es un proceso irreversible, por tanto esta decisin debe estar

muy bien sustentada de acuerdo con el estudio de valoracin abordado

durante el proceso de elaboracin de la Tabla de Valoracin Documental.

M = Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y

obtener pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican

otros soportes electrnicos o magnticos.

S = Seleccin: Este procedimiento se aplica para aquellas series y/o

subseries documentales que no ameritan conservarse total mente, pero que

poseen valor informativo que se repite o se encuentra registrado en otras

series y/o subseries documentales. Una vez se efectu la seleccin,

implcitamente se esta determinando eliminacin sobre la documentacin no

seleccionada.

Para que un proceso de seleccin documental se realice de manera

acertada, es indispensable la participacin de personas que tengan total

conocimiento de los documentos objeto del estudio, de manera que pueda

aportar elementos importantes para la correcta toma de decisiones sobre

los documentos que son objeto de seleccin10.

La seleccin documental debe aplicarse mediante tcnicas de muestreoestablecidas de acuerdo con las caractersticas y volmenes de

10 CORTEZ MESA, Elizabeth. Gua metodologca para la elaboracin de tablas de retencindocumental (Propuesta Final). Bogot D.C., Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.


40/59



documentacin. para una mayor comprensin elAnexo C presenta algunos

mtodos recomendados por el Ayuntamiento de Barcelona.

FECHAS RETENCIONEN AOS DISPOSICIONFINALSERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS

DOCUMENTALESINICIAL INICIAL

VALORDOCUMENTA

ArchivoCentral CT E S M

CORRESPONDENCIACorrespondencia InternaEnviada, Recibida, Enviada yRecibida- Oficios

- MemorandosCorrespondencia Externa,Enviada Recibida, Enviada yRecibida-Oficios

1985

1974

1990

1983

S 20 X

X

Procedimientos

En esta columna se explicar, cuando sea necesario, en forma

concisa y clara la forma en que se aplicarn los procedimientos

relacionados con los trminos de retencin y la disposicin final,

ejemplo los expedientes se transferirn al Archivo Histrico la Serie

Informes Financieros, ya que refleja el manejo financiero de

empresa, en el archivo Central sern microfilmados aquellos que

de acuerdo con una seleccin cualitativa, el Comit de Archivo

determine que se deben conservar.


41/59



NORMAS O DISPOSICIN LEGAL:

La serie Correspondencia abarca todos los valores secundarios de la documentacin,

en primera instancia esta cobijada por la Constitucin poltica nacional. Art. II ySubsiguientes, Cdigo Contencioso Administrativo Art. II y Subsiguientes. Ley 489/98,Art. 3. Cdigo Penal, Art. 80 y 82, en la cual hace alusin sobre la accin penal la cualprescribe a los 20 aos , por tal razn la correspondencia debe permanecer en suestado original durante este periodo.

FECHASSERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS

DOCUMENTALES INICIAL INICIAL

PROCEDIMIENTODISPOSICION FINAL

CORRESPONDENCIACorrespondencia Interna Enviada,Recibida, Enviada y Recibida- Oficios- MemorandosCorrespondencia Externa, EnviadaRecibida, Enviada y Recibida-OficiosCorrespondencia Interna y Externa,Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.- Oficios- Memorandos

1985

1974

1987

1990

1983

s.f

Esta serie posee Valor Histrico,Cientfico y Cultural, ya que reflejael funcionamiento de la entidad yaque contiene comunicaciones detodas las dependencias. Pasados 20aos se selecciona una muestraaleatoria del 5% por cada ao.

Norma o Disposicin Legal

Este campo enuncia las normas que son de competencia de los

expedientes en cada una de las dependencias y en algunos casos la

normatividad ya sea expedida al interior o al exterior de la de la

entidad, fijan unos periodos de prescripcin de los documentos, los

cuales son un factor fundamental a tenerse en cuenta en el

momento de asignar los tiempos de retencin en el Archivo Central.

y argumentar la disposicin final.


42/59



3.5 PRESENTACION DE LA TABLA DE VALORACIN

DOCUMENTAL - TVD

Una vez que se ha elaborado la propuesta de

Tabla de Valoracin Documental TVD para

cada unidad administrativa del fondo

acumulado y sugerido el plazo de retencin

para cada serie y/o subserie documental,

deber ser sustentada y presentada ante el

Comit de Archivo de la Entidad, quienesdebern evaluarla para su aprobacin. Antes

de la aprobacin final del TVD, si surgieran

dudas, o en los casos de revisin de la

valoracin documental o la adicin de nuevas series, o si alguna es

eliminada, conviene que el Biblioteclogo y Archivista consulte las fuentes

primarias y secundarias anteriormente, con el fin de que verifique con el

equipo de trabajo la modificacin a efectuarse, y verifique si la valoracin

documental y los procedimientos para su aplicacin son correctas y

sustentarla nuevamente ante el Comit de Archivo de la entidad, hasta lograr

su aprobacin.


43/59



CAPITULO IV

Con el objeto de establecer las reglas y principios generales que regulan la

elaboracin de la Tablas de Valoracin Documental, y lo promulgado por La

Ley General de Archivos, la cual seala la importancia y fundamento de la

normalizacin de la funcin archivstica, se presenta una serie de definicionesque pretende lograr una unidad de criterios frente a los terminologa tcnica

asociada con las TVD.

Los trminos definidos obedecen al vocabulario tcnico definido por la Ley

594 de 2000, la Propuesta de Reglamento General de Archivos para el

Distrito Capital y los pronunciamientos del Archivo General de la Nacin11

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan los documentos transferidos

por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta

no estn frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de

consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTRICO: aquel al cual se transfiere la documentacin del

archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente

comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que

adquiere para la investigacin , ciencia y la cultura.

11COLOMBIA. Presidencia de la Repblica: Por medio de la cual se dicta la Ley Generalde Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogot: Imprenta Nacional de Colombia. p.p. 39-48.


44/59



ARCHIVO TOTAL : concepto que hace referencia a la vez a todos los

soportes documentales y al proceso integral de la formacin del archivo en

su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin,

almacenamiento, preservacin y disposicin final.

COMIT DE ARCHIVO:Grupo asesor de la alta direccin, responsable de

definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los

procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

CONSERVACIN TOTAL: Conjunto de documentos o series que son

transferidas al Archivo Histrico para su conservacin permanente.

DEPURACIN: operacin por la cual se separan los documentos que

tienen valor permanente de los que no lo tienen

ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: destruccin de documentos que han

perdido su valor administrativo, jurdico, legal fiscal o contable y que no

tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la

tecnologa.

FONDO ACUMULADO: Documentos reunidos por una entidad en el

transcurso de su vida institucional sin ningn criterio archivstico de

organizacin.


45/59



INVENTARIO: instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada

de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series

documentales. Puede ser esquemtico, general , analtico y preliminar.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por

su valor histrico o cultural.

RETENCIN DE DOCUMENTOS:es el plazo en trminos de tiempo en que

los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo

central, tal como se designa en la tabla de retencin documental.

SELECCIN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el

destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su

conservacin parcial o total. De acuerdo con la serie que se este analizando

puede ser cualitativa es decir que tenga en cuenta caractersticas internas o

externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se realiza aplicando

tcnicas matemticas y estadsticas.

SERIE DOCUMENTAL:conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor

como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas

SUBSERIE DOCUMENTAL: divisin o divisiones de una serie documental

con el propsito de delimitar de una forma mas clara el conjunto de unidadesdocumentales que hacen parte de la misma

TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple, con caractersticas

internas y externas que lo definen y distinguen como tal.


46/59



TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS:remisin desde el archivo de gestin

o central al histrico de los documentos declarados como de valor histrico ,

de conformidad con lo sealado en la tabla de retencin documental o tabla

de valoracin correspondientes.

VALORACIN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su

permanencia en las diferentes fases de archivo.


47/59



BIBLIOGRAFA

ALVAREZ RODRGUEZ, Mariela. Ordenacin y descripcin de

archivos. Armenia: Universidad del Quindo, 1992. vi. 210 p.: il.

CASILIMAS, Clara Ins. Que son y como proceder con los fondos

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Clasificacin y Descripcin, 2001. 4 p.

CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de

archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales,

1992. p.57.

CONTRALORA DE BOGOTA. Procedimiento para la organizacin de

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001, 2003. 39 43 p.

CORTEZ MESA, Elizabeth. Gua metodologca para la elaboracin

de tablas de retencin documental (Propuesta Final). Bogot D.C.,

Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.

COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Propuesta de

reglamento general de archivos para el distrito capital (Documento de

trabajo). 1 ed. Bogot: AGD, 2001. 43 p

COLOMBIA.Archivo General del Distrito. Gua Practica Para la

Elaboracin de Tablas de Retencin Documental: Documento de

Trabajo. 1 ed. Bogot: AGD, 2001. 55 p.: il

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medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

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Castell: Ayuntamiento de Barcelona, s.f. p. 1-19


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gestin en las oficinas municipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.

GOBIERNO DE NAVARRA. Cuadro de clasificacin para los archivos

municipales y concejiles de navarra. Espaa: Grupo de archiveros al

servicio de las administraciones publicas, 2001. 63 p.

LOPEZ GOMEZ, P. (Coor), Los cuadros de clasificacin en los

archivos histricos. La Corua: Espaa: Comisin Nacional de Archivos

Histricos, 1994. 3 p.

SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Gua de Servicios Grupo Centro

de Documentacin, Bogot D.C.; Departamento Administrativo de

Catastro Distrital: DACD, 2003. 25 p.

SOLANO PLAZAS, Mercedes. Metodologa y procedimientos para la

organizacin de fondos acumulados, Bogot: Centro de

Documentacin e Informacin, 2003. 4 p.

SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organizacin de archivos: un objeto

de investigacin, Bogot: II encuentro de Archivos e Investigacin,

Mircoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.

UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Instructivo archivo de gestin.

Bogot: Proyecto Archivo, 2001. 9 p.


49/59



Anexo AESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL

ARCHIVISTICO12

RECURSOS DOCUMENTALES

1. ARCHIVO

Desde qu fecha se conservan los archivos de la entidad:

Qu tipo de organizacin tiene el archivo?Centralizado? Descentralizado?

Otro?

Cual?

Existen normas generales de archivo consignadas en:

ManualInstructivoOtro

La organizacin del fondo acumulado obedece a normas tcnicas?

S No

Por qu?

Se han definido trminos de valoracin documental para los fondos acumulados?

S NoPor qu? _________________________________________________________

La empresa tiene integrado un comit de Archivo?

SQuienes lo integran (cargo)

12 Formato tomado GUIA PARA LA ASISTENCIA TCNICA EN ADMINISTRACIONDOCUMENTAL SENA Regional Medelln.


50/59



No Por qu?

FONDO ACUMULADO

Qu cantidad (volumen o peso indique en mts2 metros lineales) se conservaactualmente?

En que fecha se realiz el ltimo expurgo (seleccin o desafectacin)

Con base en Tabla de Valoracin?Criterio propioOtro?

Qu cantidad (volumen o peso) de documentos se han destruido (indique en mts2 y m Kg)

Se han elaborado actas de incineracin o destruccin de documentos?

SNoExplique la razn:--

Desde qu fecha est sin clasificar los documentos: Por qu?

Qu auxiliar descriptivo maneja para el control de los documentos que reposan en el fondoacumulado:

Listado ndices Inventario Catlogo--

Indique qu medidas de prevencin y de conservacin documental se aplican:

Contra insectos y hongos: Cmara de Desinfeccin

OtroControl de humedad: HigrmetroExtractor de humedadControl de temperatura: TermgrafoOtroContra incendio: SNoAutomticosOtrosContra la polucin: S No CulPeriodicidadPlan de mantenimiento de la empresa: SNo


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Periodicidad

Se restauran los documentos: SNo

En qu forma?

Cmo se guardan los documentos histricos:

Cajapaquete EncuadernadoMicrofilmacin Disco Optico

CARACTERISTICAS DEL SOPORTE

Qu cantidad (volumen o peso) de documentos hay en el fondo acumulado, distribuidosas:

Textuales (texto escrito)Grficos (mapas, planos, dibujos)En imagen (fotografa, diapositivas)Audiovisuales (discos, cintas, pelculas)Legibles por mquina (diskettes, cinta magntica,microfilm)Otros Hay documentos empastados? S No

Cules?

CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Los documentos se consultan en forma:

Permanente Espordica Nunca

Cul es el procedimiento para localizar los documentos requeridos?

Existen control para la consulta, prstamo y devolucin de documentos?NoSEscritaOralOtro

Consignada en una norma? No S Cul?

Cunto tiempo transcurre para que el documento solicitado llegue al solicitante?


52/59



En qu porcentaje se dejan de atender las solicitudes de consulta?

100% 75% 50% 25% 5%-

Razones: _______________________________________

Fecha de diligenciamientoNombre y cargo del encuestador


53/59



ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVELARCHIVISTICO

RECURSOS LOCATIVOS

UBICACION

Qu rea en m2 tiene el archivo?

La distancia del archivo a las oficinas es:

Cercana Lejana

En qu piso se encuentra el archivo?

Ventajas y desventajas de la ubicacin __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Est sealizada el rea? No S

Existen reas restringidas? No S Cules________________________________________________________

FUNCIONALIDAD (Distribucin de muebles, equipos y puestos de trabajo)

Graficar el rea con la distribucin y ubicacin de muebles, equipos y puestos de trabajo.Indicar las medidas de espacios ocupados y libres.

Existe una zona de servicio al usuario? No S

Con qu equipo? Fotocopiadora Lector de Microfilmacin

Muebles, cules?______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________CONDICIONES FISICAS Y DE SEGURIDAD

La iluminacin es: Natural

Artificial

BuenaRegularDeficienteExisten ventanas? S NoDe vidrioDe seguridad Otras

Su ubicacin proporciona una ventilacin:Buena Regular Deficiente

Se dispone de equipo de ventilacin?


54/59



S No Cul?

Hay humedad? S No Causa:

Los depsitos cuentan con:Termmetros? NoSCuntos? Higrgrafo? NoSCuntos? Termmetro higrgrafo? No S Cuntos? Extractor de humedad?NoSCuntos?

Su archivo ha sufrido alguno de estos accidentes:Incendio _______ Causas _________________________________________Inundacin _____ Causas _________________________________________

Robo _____ Causas______________________________________________

Qu correctivos ha aplicado la administracin?_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Fecha de diligenciamiento:_________________Nombre: ______________________________________________________


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GuaMetodologaParalaElaboracindelasTablasdeValoracinDocumental

LUISFERNANDOS

IERRAESCOBAR

55

ANEXOB

ModelodeInventariodeArchivosensu

EstadoNatural13

INVENTARIODEOF

ICINAS:

_________________

________________________

________________________

___________

DEPENDENCIAPRODUCTORA:

_______________

___________________________________________________________

FECHAS

EXTREMAS

UNID

ADDECONSERVACION

No.

Orden

NOMBRE

DELACARPETAOUNIDADDE

CONSERVACION

Inicial

Fina

l

Ca

ja

Carpe

ta

Lega

jo

Otro

No.

Folio

s

TIPOS

DOCUMENTALES

Nom

bre:

____________

______________________________

_____

Cargo:

________________________________________________________________

Firma:_

____________________________________________________

Fec

ha:

Da

Mes

A

13FormatotomadodelM

ini-ManualNo3GESTIONDOCUM

ENTALBASESPARALAELABOR

ACINDEUNPROGRAMA


56/59



ANEXO CTCNICAS DE SELECCIN DOCUMENTAL

TCNICASCUANTITATIVAS

CARACTERSTICAS

Muestreo aleatorio simple Todas las unidades de conservacin tienen la misma probabilidadde representar a la serie. La muestra se escoge al azar y nodepende, en ningn momento, de pautas o periodos. Es unmtodo basado en la estadstica.

Muestreo numrico Es un muestreo aleatorio estadstico que consiste en conservaruna muestra de expedientes escogidos de manera rgida osistemtica. Se selecciona a priori un determinado tamao de lamuestra y el intervalo entre las unidades seleccionadas, porejemplo: 15, 25, 35.N, o un expediente sobre 10, 20, etc. Estemtodo depende del establecimiento de una pauta de seleccin ,

segn la cual se conservan cada ensimo elemento o bien todoslos documentos de un mes, ao o de cualquier otra unidadcronolgica.

Muestreo sistemtico La muestra se escoge en porcentajes (aleatoria simple). Se aplicamediante frmulas matemticas (Poblacin finita e infinita).

Muestreo estratificado Aumenta la representatividad de la muestra y consigueestimaciones ms precisas.Agrupa los elementos en subpoblaciones o estratos. El repartode la muestra ente los diferentes estratos poblacionales se ledenomina afijacin. Cuando la muestra se reparte por igual entrelos diferentes estratos se dice que la afijacin es igual ouniforme.

N = nmero de elementos o tamao de la

poblacinn = tamao de la muestraL = nmero de estratos

N1+N2+NL = NN1+n2+nL = n

Muestreo por conglomeradoso reas

Cuando se eligen grupos, bloques o conjuntos de las unidades.Cuando el conglomerado se corresponde con un rea o zonasterritoriales concretas, el muestreo por conglomerado recibe elnombre de muestreo por reas: los conglomerados tiene que serlo ms heterogneo posible.

Muestreo por etapas Cuando se selecciona dentro de cada conglomerado nuevossubconglomerados y as sucesivamente. Tambin se le llamapolietpico.

El ms frecuente de los muestreos por etapas es el bietpico, enel que se seleccionan los conglomerados o reas y despus lasunidades secundarias que corresponden a los elementos delconjunto poblacional, sin necesidad de tener que seleccionarningn otro tipo de unidad intermedia.

TECNICASCUALITATIVAS

CARACTERISTICAS

Muestreo representativo o Cuando hay un gran nmero de grupos documentales idnticos


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topogrfico en varios departamentos, se decide conservar grupos externos enun nmero determinado de departamentos. No reduce el tamaode la serie sino que se decide conservar ciertas unidades de

archivo y no otras. Es aplicable cuando hay una entidad centralque tiene adscritas y/o vinculadas.

Muestreo por eleccin alazar

Consiste en escoger un cierto nmero de unidades segn unsistema aleatoria, estando organizada la eleccin de forma que acada unidad del conjunto tenga la misma probabilidad de serincluida en la muestra. No hay que decidir cuantas unidades seseleccionaran.

Mtodo del ejemplar Conservacin de expedientes o piezas documentales mssignificativos de una serie documental.Conservacin de uno o ms ejemplares de una serie dedocumentos, con la finalidad de ilustrar la prctica administrativaen una fecha determinada.

Muestreo cronolgico Conservacin de la totalidad de los documentos producidos

durante unos aos de referencia preestablecidos y eliminacindel resto. Se debe aplicar independientemente de los cambiospolticos o de cualquier otro tipo de cambio que se produzcaentre los aos que abarque la serie. Depende de la ordenacincronolgica de los documentos.

Muestreo alfabtico Se utiliza para la conservacin parcial de archivos integrados pordocumentos o expedientes nominales. Se conservan losexpedientes que empiecen por una determinada letra. Se escogeuna inicial determinada y representativa o tambin se puedeescoger una inicial poco usual.TECNICAS CUALITATIVAS

Muestreo selectivo ocualitativo

Es una operacin subjetiva, pues la seleccin se basa en unconjunto de criterios con la intencin de conservar los

documentos ms importantes o significativos de una clase deserie ya que algunos materiales pueden tener un valor especialcon fines de investigacin. Se aplica cuando la serie no tieneninguna importancia.

Mtodo selectivo o devaciado selectivo

Su objetivo consiste en reducir el espacio ocupado por un fondoque se considera con un cierto inters histrico en base a laeliminacin de ejemplares repetidos, documentos de trabajo quese hayan utilizado, por ejemplo para la elaboracin de informes.

Muestreo opintico Consiste en elegir una muestra acerca de la cual se tengan buenasrazones para considerarla como representativa del conjunto aestudiar.

14

14ESPAA. Ayuntamiento de Barcelona. Tcniques de Mostreig. Castell: Ayuntamientode Barcelona, s.f. p. 1-19


58/59

GuaMetodologaParalaElaboraci

ndelasTablasdeValoracinDoc

umental

LUISFERNANDOS

IERRAESCOBAR

58

NOMBREFONDOA

CUMU

LADO

U

NIDADADMINISTRATIVA:

HojaNo:

1

D

EPENDENCIAPRODUCTORA:

CODIGO

FECHAS

RETENCIONENAOS

DISPOSICIONFINAL

D

S

Sb

SERIES,SUBSE

RIES,

TIPOLOGIASDOCUMENTALES

INICIAL

FINAL

VALORDOCUMENTAL

Archivo

Central

CT

E

M

S

P

ROCEDIMIENTOS

DISPOSI

CIONFINAL

SERIESGENERALE

S

SERIESESPECIFIC

AS

NORMAODISPOSICINLEGAL:

CONVENCIONES

CDIGO

DISPOSICIONFINAL

SMBOLOS

D

=

Dependencia

CT=

Conse

rvacinTotal

E=

Eliminacin

SERIE=

MAYSCULASOSTENIDA

SUBSERIE=

MaysculaInicial

S

=

Serie

Sb=

Subserie

M=

Microfilmacin

S=

Seleccionar

P=

PoseeValorPrimario.

S=

PoseeValorSecundario.

-=T

ipoDocumental

VoBoCoord

inadordelProyecto:

AprobComit

deArchivo

ActaNo


59/59

ralaElaboraci

ndelasTablasdeValoracinDoc

umental

LUISFERNANDOS

IERRAESCOBAR

59

tabla valoracion documental

Documents