jd`n z.9 '.-019-1- tabla de retenciÓn documental hoja 1 de 8 · jd`n z.9 '.-019-1- tabla...

Seere1aia Genet al - Archivo

Jd`n Z.9 '.-019-1-

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA

OFICINA PRODUCTORA: 1120 FACULTAD DE INGENIERÍAS

Hoja 1 de 8

CÓDIGO SERIES

Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN Disposición Final PROCEDIMIENTOS Archivo de

Gestión Archivo Central

CT E M S

ACTAS

1.6 Actas de Comité Curricular 3 7 Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, juridico e histórico desde el momento de su creación.

Convocatoria Acta Registro Asistencia Anexos

1_16 Actas de Comité Jo Investigación FI Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución. Son documentos que adquieren valor administrativo legal. juridLco e hrstorico desde el momento de su creación


1.23 Actas de Comité Trabajo de Grado Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal jegclico e histórico desde el momento de su creación.


1.27 Actas de Consejo de Facultad 3 7 Esta subsane es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

Convocato Acta Registro Asistencia

CONVENCIONES CT = Conservación Total E = Eliminación

Apr. 621 del 20 de abril de 2016

M = Microfilthaelón S = Selección

át

VoBg4ombrÇ Firma Secretaria General

No e y Fi ma Jefe ependencra Nombr y Firma Responsable Archivo Dependencia Nombre y Firma nsa e Gestión Documental

Version 01 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Hoja 2 de 8 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA OFICINA PRODUCTORA: 1120 FACULTAD DE INGENIERÍAS

M = Microfilmación S = Selección CONVENCIONES CT = Conservación Total E = Eliminación

Secretaría General - Archivo Código: 1005 39 1 01 F

CÓDIGO SERIES


RETENCION Disposición Final PROCEDIMIENTOS Archivo de


CT E S

111I

Anexos

1.34 Actas de Reunión Facultad 3 7 x Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución_ Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, juridico e histórico desde el momento de su creación.


Actas de Sustentación Grado

1.36 17 Trabajo de Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

Acta de sustentación

2 ACUERDOS

2.2 Acuerdos de Consejo de Facultad 3 7 x Esta subsane es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, juridico e histórico desde el momento de su creación

Acuerdo

16 CONVENIOS

16.2 Convenios Interinstitucionales 3 17 Transcurrido el tiempo en el Archivo Central se seleccionan para su conservación total un 10% de aquellos convenios que aporten valores misionales a la institución. El resto de documentación se eliminará

Convenio 17 CONVOCATORIAS

17.2 Convocatoria Elección Decano 3 17 Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución. Son documentos que adquieren valor

"n 621 del 20 de abril de 201 Aprobación. R

No rey Firma Jefe •ependencia Nom re y Firma Responsable Archivo Dependencia Nombre y Firma Gestión Documental VoBo mbreÁ4nirma Secretaria General

^

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 01


OFICINA PRODUCTORA: 1120 FACULTAD DE INGENIERÍAS

Hoja 3 de 8

CÓDIGO SERIES


RETENCION Disposición Final PROCEDIMIENTOS Archivo de


CT E M S

administrativo, legal. iuridico e histórico desde el momento de su creación i Copia resolución cronograma de i actividades respectivas i Verificación requisitos

1 Inscripción candidatos

, Acta de inscripción candidatos

, Comprobante de inscripción

: Oficio ampliación termino (si se amerita)

1 Acta cierre inscripción definitiva

Acta consejo facultad Registro verificaran requisitos o calidades acreditas para el cargo

H Informe sobre no conformación lista oficial de aspirantes para conformar terna Copia Resolución conformación de ternas Citación integrantes terna por el Consejo Directivo Entrevista Acuerdo designación decano

Acta posesión decano

17.6 Convocatoria Elección Docentes al Consejo de Facultad

3 1 7

Se transfieren al Archivo Central tres anos después de actualizados. Esta subserie es de conservación total, son documentos que adquieren un valor legal, probatorio, administrativo e histórico desde el momento de su creación_

CONVENCIONES CT = Conservación Total

Aprobación Resolución 621 del 20 de abril de 201

E = Eliminación M = Microfilmación S = Selección

Nombre y Gestión Documental FQ1e 7 t"a ns3abre VoBo- N bre y F a Secretaria General Nom re y Firma Jefe Dependencia tAlombre y Firma Responsable Archivo Dependencia

Secretaría General Archivc Cochac 1005-11,9 1-1001-F

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Verstün 01

Disposición Final RETE NCION

Archivo de Archivo Gestión Central

S CT E CÓDIGO SERIES

Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS


Hoja 4 de 8 OFICINA PRODUCTORA: 1120 FACULTAD DE INGENIERÍAS

Resolución de convocatoria Acta de inscripción del candidato Aviso del candidato admitido Acta de cierre candidato Resolución de asignación de jurados y delegados Cada de posesión a jurados y delegadas Acta de posesión de jurados y delegados Solicitud listado de docentes hora catedra y tiempo completo Votos Acta de cierre Acta de escrutinio general y acta de escrutinio parcial _ Resolución de nombramiento Resolución de convocatoria Acta de inscripción del candidato

17.10 Convocatoria Elección Estudiantes al Consejo de Facultad

17 Esta subsene es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, juridico e histórico desde el momento de su creación

Resolución de convocatoria Acta de inscripción del candidato Resolución de asignación de jurados y delegados Aviso del candidato admitido Carta de posesión a jurados y delegadas


M = Microfilmación S = Selección

Aprobación: Resolución 621 dei 20 de abril de 2016

Nombre y Firmill • • •sa le Gestión Documental

VaBo re y Pi a Secretaria General ,I9er16re y Firma Responsable Archivo Dependencia mire y Firma Jefe pendencia

Hoja 5 de 8 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA OFICINA PRODUCTORA: 1120 FACULTAD DE INGENIERiAS

Dia osición Final

E CT

Secretaria General VoBofr: mbre y Fir

Código 1005-39 1-012-F Secretaria General - Archivo

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Version 21

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de


CÓDIGO

Acta de posesión de jurados y delegados Solicitud registro de votantes Votos

Acta de cierre Acta de escrutinio escrutinio parcial

general y acta de

Resolución de nombramiento

33 INFORMES

33.11 Informe de Gestión por la Dependencia 3 0

Transcurrido el tiempo en el Archivo de Gestión eliminar, teniendo en cuenta que la información se encuentra consolidada en el Informe de Gestión Institucional de Rectoría reposa en la de Planeación. que oficina

Informe

34 INVENTARIOS

34.7 Inventario Único Documental 3o

Esta serie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la institución. Son documentos que adquieren valor administrativo. legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. El Formato Único de Inventario Documental cuando se transfiere al Archivo Central, reposará como tipo documental de la subserie Plan de Transferencias Documentales_

F — Único de Inventario Documental 43 PLANES

43.5 Plan de Acción por la Dependencia 3 7 Esta subserie es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de G institución. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. F- Plan de Acción

= Conservación Total

Aprobación Resolución 621 del 20 de abril de 2

E = Eliminación M = Microfilmación S = Selección

ta_

No bre y Firma Jefe D endencia o bre y Firma Responsable Archivo Dependencia Nombre y Firma Res le Gestión Documental

RETE NCION

PROCEDIMIENTOS

Secretaría General Archivo

Hoja 6 de 8 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA OFICINA PRODUCTORA: 1120 FACULTAD DE INGENIERIAS

M — MicrofilmaCión a - LlírnInaclon = Selección

SERIES RETENCION Disposición Final CÓDIGO

Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Gestión

Archivo Central CT . E M S PROCEDIMIENTOS

43.9 Plan de Mejoramiento a la Dependencia 3 0 x Transcurrido el tiempo en el Archivo de Gestión eliminar, teniendo en cuenta que la Infomiacion se encuentra consolidada en la dependencia de Control Interno en la subserie Auditorias Internas de Gestión.

F- Plan de mejoramiento suscrito

so PROGRAMAS

50.4 Programa Contenido Programático 3 17 x

Se transfieren al Archivo Central tres años después de actualizados. Esta subserie es de conservación total, son documentos que adquieren un valor legal, administrativo histórico probatorio. e $ e el momento de su creación.

Contenido Programati o

50.6 Programa de Extensión y Proyección Social 7 x.

Esta subserie es de conservación total, son documentos que adquieren un valor legal, probatorio, administrativo e histórico desde el momento de su creación

Programa Ple ables F- Re istro de Asistencia Soportes

51 PROYECTOS

51.2 Proyectos de Inversión 3 7 x Esta subserie es de conservación total, son documentos que adquieren un valor legal, probatorio, administrativo e histórico desde el momento de su creación.

Proyecto So ortes

51.3

rn Irlin1^—^ Proyectos de Investigación

"tt't — ... _ . . 3 7 x Esta subserie es de conservación total, son documentos que adulteren un

lit Nombre y Firma Re ble Gestión Documental

Aprobación- Resolución 621 del 20 de abra de 2016

Vol3o ombre irma Secretaria General No e y Firma Responsable Archivo Dependenc endencia

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código 10.05.39 1-019-F

Version 01

Hoja 7 de 8 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA OFICINA PRODUCTORA: 1120 FACULTAD DE INGENIERÍAS

CT 1 E Archivo Central

= bUnllnacIÓn S = Selección M = Microtilmación — Lonservaclon 1 o

Aprobación. Resolució 621 del 20 de abril de 2016

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO RETENCIÓN Disposición Final

Archivo de Gestión

valor legal, probatorio, administrativo e histórico desde el momento de su creación

Proyecto Soportes

51.4 Proyecto Educativo del Programa 3 7 X Esta subserie es de conservación total, son documentos que adquieren un valor legal. probatorio, administrativo e histórico desde el momento de su creación.

Proyecto

52 PUBLICACIONES 3 17 Se transfieren al Archivo Central tres años después de actualizados. Esta subserre es de conservación total, son documentos que adquieren un valor legal, probatorio, administrativo e historie° desde el momento de su creación

Revistas Comunicaciones Otro

55 REPORTES

55.2 Reporte de Asistencia 3 7 Esta subsane es de conservación total, son documentos que adquieren un valor legal, probatorio, administrativo e histórico desde el momento de su creación

F- Control de asistencia docentes

55.3 Reporte de Novedades de Nómina 3 0 Transcurrido el tiempo en el Archivo de Gestión eliminar, teniendo en cuenta que los documentos originales se encuentran consolidados en la oficina de Gestión Humana

Reporte

r'flk11./Chlt,irt..11-CN •-..- ..-...

Nombre rma Responsable Archivo °pendencia

40

Nombre y Firma a,le Gestión Documental mire y Firma Jefe O pendencia

VoBo mbre y F a S cret na General

Código 1005-9 1O19.F

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión 01

Seo eta ríe, General Archivo

PROCEDIMIENTOS

Secretaria General - Archivo C,ndiqa 1005-39 1-019-F

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión 01


M = Microfilmación S = Selección

e y Firma Responsable Archivo Dependencia Voló° Dlbnlbre grua Secretaria General Nombre y Firma Reé? -ble estrán Documental

del 20 de abril de 2016

Nom y FirtnaJefe D pendencie

ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA OFICINA PRODUCTORA: 1120 FACULTAD DE INGENIERÍAS

Hoja 8 de &

CÓDIGO SERIES


RETENCIÓN Dis osición Final PROCEDIMIENTOS Archivo de


CT E M S

56 RESOLUCIONES

56.2 Resoluciones Consejo de Facultad 3 17 x Esta subsane es de conservación total, son documentos que adquieren un valor legal. probatorio, administrativo e histórico desde el momento de su creación

Resoluciones

56.3 Resoluciones de Facultad 3 17 Esta subsane es de conservación total, son documentos que adquieren un valor legal, probatorio, administrativo e histórico desde el momento de su creación,

Resolución de Reintegro Resolución de Homologaciones Resolución de Pruebas de suficiencia Resolución de Curso especial Resolución de Transferencias Resoluciones de Validaciones

Resolución de Grado

62 REGISTRO CALIFICADO 7 20 x Esta Serie es de conservación total. Son documentos que adquieren valor

legal, probatorio administrativo e histórico desde el momento de su creación.

Documento maestro (anexos) (e) Copia Acta de visita Asistencia de Reuniones (estamentos) Resolución de registro calificado

jd`n z.9 '.-019-1- tabla de retenciÓn documental hoja 1 de 8 · jd`n z.9 '.-019-1- tabla...

Documents