tablas de retenciÓn documental entidad productora: … · 2019-03-14 · cÓdigo series y tipos de...
TRANSCRIPT
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
Custodia Total
Eliminación Micro filmación
Selección
001-000-GJ 001-001-GJ-GAL
ACCIONES CONSTITUCIONALES ACCION DE TUTELA
- Oficios demandatorios. - Pruebas. - Poderes. - Autorizaciones pago. - Fotocopia cédula de ciudadanía. - Fotocopia remisiones pacientes. - Fallos de tutela. - Trascripción de la historia clínica. - Epicrisis. - Concepto de auditoria en salud. - Demanda - Notificación - Contestación - Fallo - Escrito de impugnación
5
15
X
Picar y reciclar
001-002-GJ-GAL
ACCIONES DE CUMPLIMIENTO - Demanda - Notificación - Contestación - Fallo - Escrito de impugnación
5
15
X
Picar y reciclar
001-003-GJ-GAL
ACCIONES POPULARES - Demanda - Notificación - Contestación - Pruebas o pacto de conciliación - Fallo o aprobación del pacto
5
15
X
Picar y reciclar
001-004-GJ-GAL
ACCIONES DE REPETICIÓN - Demanda - Contestación - Fallo
5
15
X
Picar y reciclar
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ASSBASALUD ESE FEBRERO 2015
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
002-000-TLD 002-001-GF- APB
ACTAS ACTAS APERTURA URNA, PROCESO DE COMPRAS
- Actas de apertura
4
6
X
Picar y reciclar
002-002-GF-GRF
ACTAS COMITÉ DE COSTOS - Acto administrativo de constitución - Informes - Acta por cada reunión - Correspondencia recibida y despachada
4
6
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-003-GF-APB
ACTAS BAJAS DE ACTIVOS DEVOLUTIVOS PROPIEDAD DE ASSBASALUD O EN COMODATO
- Listado de equipos por cada centro de salud propiedad de Assbasalud.
- Listado de equipos por cada centro de salud en comodato.
- Oficio notificando la baja del comodato - Oficio solicitud de remate al martillo del Banco
Popular. - Invitación pública - Actas de Adjudicación (Martillo del Banco
Popular o invitación pública)
4
10
X
Picar y reciclar
002-004-GD-ADD
ACTAS COMITÉ ARCHIVO. - Citaciones. - Correspondencia recibida y despachada. - Lista de asistencia
- Acta por cada reunión
4
6
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-005-GF- APB
ACTAS COMITÉ DE COMPRAS: SUMINISTROS Y MEDICAMENTOS
- Citación a la reunión de comité - Cuadros análisis de propuestas - Conceptos técnicos - Cuadro de compras directas. - Correspondencia recibida y despachada. - Actas por cada reunión
4
6
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
002-006-EG-GCI
ACTAS COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
- Informes - Informes plan de acción - Informes de gestión. - Correspondencia recibida y despachada. - Actas de cada reunión
4
6
X
Seleccionar la correspondencia
002-007-GA
ACTAS COMITÉ AD-HOC análisis casos - Oficio convocatoria. - Resúmenes o trascripción de registros clínicos. - Quejas de entes externos o internos. - Conceptos de expertos. - Análisis del caso. - Acta del comité ad-hoc - Respuesta a entes internos y externos. - Plan de mejoramiento. - Correspondencia recibida y despachada.
4
6
X
Seleccionar las actas donde se analicen casos de especial importancia para la empresa y posteriormente picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-008- TLD ACTAS DESCARTE DOCUMENTAL - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar
002-009-GH-SOA
ACTAS COMITÉ EMERGENCIA - Informes - Actas de cada reunión - Correspondencia recibida y despachada
4
6
X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
Custodia Total
Eliminación Micro filmación
Selección
002-010-GQ-SEP
ACTAS COMITÉ DE SEGURIDAD DEL PACIENTE - Reportes Físicos de eventos adversos e
incidentes - Actas de cada reunión
4 10 X Picar y reciclar
002-011-GQ-SEP
ACTAS DE RONDAS DE SEGURIDAD DEL PACIENTE - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002- 012- GJ
ACTAS COMITÉ DE CONCILIACIÓN - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Soportes registros clínicos - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-013- GSA
ACTAS COMITÉ FARMACIA Y TERAPÉUTICA. - Conceptos técnicos - Soportes bibliográficos. - Correspondencia recibida y despachada. - Copia resolución de conformación - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-014-GA
ACTAS COMITÉ INFECCIONES - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Soportes registros clínicos - Actas de cada reunión
4
6
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-015-GA
ACTAS COMITÉ IAMI INTEGRAL - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4
6
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-016-GE
ACTAS COMITÉ GESTIÓN AMBIENTAL (CENTRAL-RESIDUOS HOSPITALARIOS) - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación
- Actas de cada reunión
4 6 X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
Custodia Total
Eliminación Micro filmación
Selección
002-017-GA-SOA
ACTAS SUBCOMITÉS GESTIÓN AMBIENTAL (RESIDUOS HOSPITALARIOS) - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación
- Actas de cada reunión
4 6 X
Picar y reciclar .
Seleccionar la correspondencia
002-018-CDA
ACTAS COMITÉ HISTORIAS CLÍNICAS. - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación - Informes - Soportes registros clínicos - Lista de asistencia - Actas de cada reunión
4 6 X
Seleccionar las actas que contengan situaciones especiales y posteriormente Picar y reciclar
002-019-122
ACTAS ENTRADAS PARCIALES DE ÓRDENES DE COMPRA Y CONTRATOS
- Copia orden de compra - Copia contrato - Copia factura - Actas de cada entrada
4 6 X Picar y reciclar
002-020-GH-SOA
ACTAS LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS SUMINISTROS
- Copias facturas - Actas entregas parciales - Acta de liquidación
4
6
X
Picar y reciclar
002-021-GQ- ACTAS RECEPCIÓN MEDICAMENTOS E INSUMOS
- Actas de recibido
4 6 X Picar y reciclar
002-022- GCA ACTAS COMITÉ ESTRATÉGICO DE CALIDAD - Informes - Correspondencia recibida y despachada
- Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar
002-023-GQ
ACTAS COMITÉ EJECUTIVO DE CALIDAD - Informes - Correspondencia recibida y despachada
- Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar
002-024-GQ
ACTAS REUNIONES EQUIPOS OPÉRATIVOS DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD -Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4 X Picar y reciclar
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
002-025-GH-SOA
ACTAS COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL.
- Formatos para intervención en salud ocupacional - Documentos soportes de intervenciones en salud
ocupacional - Investigación accidentes de trabajo - Actas de cada reunión - Correspondencia recibida y despachada
- Copia resolución de conformación
4 6 X Picar y reciclar
Seleccionar la correspondencia
002-026-GF-GRF
ACTAS COMITÉ TARIFAS ASSBASALUD E.S.E - Solicitud de ingreso de procedimientos al tarifario. - Estudio de costos - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación - Actas de cada reunión
4 6 X Decreto 2649 de 1993 y resolución vigente Ministerio de Hacienda y Crédito Público Seleccionar correspondencia
002-027-GF-GRF
ACTAS DE ENTREGA DE CAJA MENOR (REEMPLAZO DEL TITULAR)
- Acta de entrega
4 6 X Picar y reciclar
002-028- GF-GRF
ACTAS DE REINTEGRO DE CAJA MENOR (FIN DE VIGENCIA
- Acta de Reintegro
4 6 X Picar y reciclar
002-029- GA--SAP
ACTAS COMITÉ VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA (COVE) - Registros Clínicos - Correspondencia recibida y despachada - Copia resolución de conformación - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-030--GE
ACTAS REUNIONES JUNTA DIRECTIVA - Citaciones - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
10 X Conservar en forma permanente Seleccionar la correspondencia
002-031-GS-SIA
ACTAS JUNTA DIRECTIVA ASOCIACIÓN DE USUARIOS. - Informes
- Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-032-GS-PAC
ACTAS REUNIÓN ASOCIACIÓN DE USUARIOS - Informes - Copia personería jurídica
- Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
002-033-GS-SIA
ACTAS COMITÉ TECNICO INTERNO DE QUEJAS Y RECLAMOS
- Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar
002-034- GP
ACTAS COMITÉ ANTI TRAMITES Y DE GOBIERNO EN LÍNEA
- Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar
002-035-GP
ACTAS REVISIÓN DE PQRSR OFICINA DISCIPLINARIA Y SERVICIO AL CLIENTE
- Soportes de análisis de casos - Informes - Actas de cada revisión
4 6 X Picar y reciclar
002-036-GS-SIA
ACTAS DE APERTURA DE BUZONES DE SUGERENCIAS - Quejas-Reclamos - Reconocimientos-Sugerencias - Lista de asistencia - Informes - Actas de cada apertura
4 6 X
Picar y reciclar
002-037- GS-SIA
ACTAS REUNIONES DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO. - Listado de asistencia - Informes - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar
002-038-GD-ADD
ACTAS TRANSFERENCIA DOCUMENTAL - Actas de cada transferencia
4 6 X Picar y reciclar
002-039-GF-APB
ACTAS VISITA DE CONTROL DE ALMACÉN - Inventario - Facturas - Plan de mejoramiento - Actas de cada visita.
4 6 X Picar y reciclar
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
Custodia Total
Eliminación Micro filmación
Selección
002-040- GA
ACTAS VISITA DE CONTROL DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
- Inventario - Facturas - Plan de mejoramiento. - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar
002-041-GA
ACTAS COMITÉ CONTRATACIÓN - Informes - Copias contratos - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar
002-042-GP
ACTAS LEGALIZACIÓN SOFTWARE - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada sesión de legalización
4 6 X Picar y reciclar
002-043-GH-ATH
ACTAS COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO CONTABLE
- Informes - Propuestas - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
002-044-GP-GEI
ACTAS COMITÉ DE ESTADÍSTICAS VITALES - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4
6
X Picar y reciclar
002-045-GS-
ACTAS COMITÉ DE ÉTICA - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4
6
X Picar y reciclar
002-046-GE
ACTAS COMITÉ DE GERENCIA - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4
6
X Conservar en forma permanente
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
002-047-GH
ACTAS COMISIÓN DE PERSONAL - Soportes proceso elección del comité según el método utilizado
para su conformación. - Acto administrativo de constitución - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4
6
X Picar y reciclar
002-048-GH
ACTAS COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL - Soportes proceso elección del comité según el método utilizado
para su conformación. - Acto administrativo de constitución - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4 6 X Picar y reciclar
002-049-GH
ACTAS COMITÉ DE DOTACIÓN - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4
6
X Picar y reciclar
002-050-GE
ACTA INFORME DE GESTIÓN. (PROCESO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LOS ASUNTOS Y RECURSOS PÚBLICOS DEL ESTADO COLOMBIANO, AL TÉRMINO E INICIO DEL EJERCICIO DE UN CARGO PÚBLICO)
- Informes - Constancias - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada término e inicio del ejercicio de cargo público - -Oficio de entrega
10 X Conservar en forma permanente
002-051-GF
ACTAS COMITÉ DE FACTURACIÓN - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4
6
X Picar y reciclar
002-052-GA
ACTAS COMITÉS DE CONSULTA EXTERNA - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4
6
X Picar y reciclar
002-053-GA
ACTAS COMITÉ DE URGENCIAS Y HOSPITALIZACION - Informes - Correspondencia recibida y despachada - Actas de cada reunión
4
6
X Picar y reciclar
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
003-000-GE 003-001-GE
ACUERDOS ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA
20
X
Seleccionar correspondencia Conservar en forma permanente por su carácter legal e histórico.
003-002-GE
ACUERDOS DE GESTIÓN
4 X Los originales de las evaluaciones de los Acuerdos de gestión deben reposar en las historias laborales de los funcionarios.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
004-000- 004-001-TLD
ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN MUNICIPIO DE MANIZALES
- Correspondencia recibida y despachada
- Actas - Informes
Informes de UNE
4
6
X
Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar
004-002-TLD
ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE CALDAS
- Correspondencia recibida y despachada
- Actas - Informes
4
6
X
Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar
004-003-TLD
ADMINISTRACIÓN NACIONAL - Correspondencia recibida y
despachada - Actas - Informes
4
6
X
Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar
004-004-TLD
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO - Mapas de Riesgos por Proceso - Mapas de Riesgos de Corrupción - Mapas de Riesgos Institucional
- Informes - Correspondencia recibida y
despachada
4
6
X
Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar
004-005-GH-SOA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES
- Correspondencia recibida y despachada
- Actas - Informes
4
6
X
Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar
CÓDIGO
SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
005-000-GJ 005-001-GEC 005-002-GEC 005-003-GEC 005-004-GEC
BIENES - Relación de contratos y comodatos centros de
salud - Escritura sede administrativa. - Planos edificación - Correspondencia recibida y despachada
10 X Conservar en forma permanente. Seleccionar correspondencia
006- 000 006- 001-PR
CIRCULARES
- CIRCULARES INFORMATIVAS
6 meses
X
Seleccionar las circulares informativas, conservarlas mientras se encuentren vigentes. Posteriormente picar y reciclar
006- 002-PR
- CIRCULARES DISPOSITIVAS 10 X Conservar las circulares dispositivas mientras se encuentren vigentes.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
07-000-GF 07-001-GF-GRF
COMPROBANTES - Comprobantes de egreso: - Orden de Compra o Servicio (Igual o inferior a 25 S.M.L.V.) - Cotizaciones. (2 o 3 cotizaciones) - Certificado de antecedentes expedido por la Procuraduría
General de la Nación. - Comprobantes de causación. - Entrada de almacén y/o farmacia. - Factura. - Orden de compra. - Control de contrato. - Oficios embargos - Orden de trabajo. - Fotocopia del documento de identidad. - Constancia del proveedor de la orden de servicio sobre: no estar
en el boletín de responsables fiscales de la C.G.N., obligación o no de pago de parafiscales y al Sistema de Seguridad Social.
- Certificado de la Cámara de Comercio de registro como persona natural o jurídica
- Registro Único Tributario - Justificación para la adquisición del bien o servicio - Nota de contabilidad. Documento equivalente - Certificado de Disponibilidad Presupuestal - Revisión presupuestal. - Póliza de cumplimiento - Resolución de gerencia aprobación póliza de cumplimiento.. - Planillas de pago de: Salud, Pensión, - Relación de Descuentos de nómina. - Oficios para: publicación de contratos, cancelación de estampilla
provisionalidad adulto mayor - Consignación al proveedor y/o autorización de cobro. - Resolución reconocimiento prestaciones sociales - Acta de iniciación del servicio o la compra - Recibido a satisfacción.
2
10
X
Decreto 2649 de 1993 Resolución 4444 de 1995 Resolución de Gerencia No. 1243 del 29 de Septiembre de 2008
007-002-GF
COMPROBANTES DE INGRESO
- Planillas y facturas de los centros de salud reporte 28 - Soporte transferencia planilla - Planilla de transportadora - Consignaciones realizadas. - Actas de Reintegro de caja menor.
2 10 X
CÓDIGO
SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
008-000- 008-001-GJ-GAL
CONCILIACIONES CONCILIACIONES JUDICIALES O EXTRAJUDICIALES (Ley 640 de 2001 y Decreto 1716 de 2009)
- Petición - Auto de Admisión - Oficios - Citación a las partes - Acta de conciliación - Recibos de Pago
5
5
X
Picar y reciclar
008-002-115
CONCILIACIONES BANCARIAS CONTABLES - Extracto bancario. - Libros de bancos del programa contable - Notas bancarias - Formato de conciliación
1
3
X
Picar y reciclar
008-003-116
CONCILIACIONES BANCARIAS DE TESORERIA - Extracto bancario - Libro de Bancos en Excel - Formato de conciliación.
1
3
X
Picar y reciclar
008-004-115
CONCILIACIONES DE PROVEEDORES - Balance de Prueba Proveedores - Saldos Módulo proveedores por edades - Ajustes y Notas
1
3
X
Picar y reciclar
008-005-108
CONCILIACIONES DE CARTERA-CLIENTES - Balance de Prueba Clientes - Saldos módulo de clientes por edades - Ajustes y Notas
1
3
X
Picar y reciclar
009-000
009-001-GJ-GAL
CONCEPTOS
CONCEPTOS JURÍDICOS - Conceptos emitidos oficina jurídica. - Conceptos solicitados y recibidos Ministerio de
Salud. - Conceptos solicitados y recibidos Consejo
Nacional de Seguridad Social en Salud. - Correspondencia recibida y despachada
5 X Conservar en forma permanente Seleccionar correspondencia
CÓDIGO
SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
009-002-EG
CONCEPTOS AUDITORIA EN SALUD
- Conceptos emitidos - Conceptos solicitados y recibidos - Correspondencia recibida y despachada
5
X
Conservar en forma permanente Seleccionar correspondencia
009-003-GH-SOA
CONCEPTOS SALUD OCUPACIONAL-GESTIÓN AMBIENTAL
- Conceptos emitidos - Conceptos solicitados y recibidos - Correspondencia recibida y despachada
5 X Seleccionar correspondencia
010-000-GQ 010-001-GA-GSA
CONTROL DE CALIDAD CONTROL CALIDAD INTERNO (LABORATORIO CLÍNICO)
- Actas de interventoría - Reporte de control de calidad por sección y por
prueba. - Correspondencia recibida y despachada
3
X
Picar y reciclar Seleccionar correspondencia
010-002-GA-GSA
CONTROL CALIDAD EXTERNO (LABORATORIO CLÍNICO)
- Actas de interventoría - Reporte de control de calidad por sección y por
prueba - Evaluación reportada por el Instituto Nacional de
Salud. - Correspondencia recibida y despachada
3
X
Picar y reciclar Seleccionar correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
011-000-GJ-GEC 011-001-GJ-GEC
CONTRATOS CONTRATO SIMPLIFICADO (CUANTÍA ENTRE 25 Y 50 S.M.L.V.)
- Formato único hoja de vida - Hoja de vida particular (No es obligatorio) - Fotocopia documentos de identificación (cédula,
libreta militar ) - Acta de grado y/o diploma de estudio requisito
para el contrato - Resolución y/o carné registro del diploma o
tarjeta profesional (según el caso) - Competencias laborales (certificado de estudio y
(experiencia laboral no es obligatorio)
2
12
X
Picar y reciclar. Conservar en las dependencias administrativas y en los centros de atención las copias mientras se encuentren vigentes (durante la gestión).
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
011-001-GJ-GEC
CONTRATO SIMPLIFICADO (CUANTÍA ENTRE 25 Y 50 S.M.L.V.)
- Certificado de inducción/Entrenamiento (según tipo de contrato)
- Carné de vacunas (área asistencial) - Titulación de anticuerpos cuantitativa (área
asistencial) - Formulario del registro único tributario - Certificados de antecedentes (Disciplinarios,
fiscales y judiciales) - Póliza de responsabilidad civil extracontractual
(según tipo de contrato) - Certificado de aptitud laboral (Examen médico
ocupacional) - Afiliación A.R.L. - Justificación - Certificado de disponibilidad - Registro presupuestal - Contrato de prestación de servicios - Consignación de estampilla pro universidades
(según tipo de contrato) - Publicación gaceta municipal (si es del caso) - Póliza de seguro de cumplimiento - -Otras pólizas (según tipo de contrato) - Resolución de aprobación de la póliza En este
momento no se está haciendo actualmente se reemplaza por un sello
- Autorización de descuentos - Procesos judiciales - Informes de interventoría - Planes de mejoramiento (si es del caso ) - Acta de inicio - Acta de suspensión y reinicio (si es el caso) - Constancia de recibido a satisfacción de los
servicios prestados - Soporte de turnos o procedimientos (si es el caso) - Nota de contabilidad - Pago seguridad social del mes correspondiente - Acta de terminación (con todas las firmas) - Correspondencia recibida y despachada - Retiro A.R.L - Acta de entrega final - Formato de control de pagos - Recibo a satisfacción
2
18
X
Picar y reciclar. Conservar en las dependencias administrativas y en los centros de atención las copias mientras se encuentren vigentes (durante la gestión).
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
011-002-GJ-GEC
CONTRATOS COMPLEJO (CUANTÍA SUPERIOR A 50 S.M.L.V.)
- Justificación de la necesidad de adquisición del bien o servicio. - Dos o tres Cotizaciones según el monto de la adquisición. - Pliego de condiciones para la adquisición del bien o servicio. - Acto Administrativo sobre la integración de la Comisión
Evaluadora de Ofertas. - Oficio sobre los resultados de la comisión que evaluó la
propuesta. - Certificado, declaración extra juicio o autoliquidaciones de pago
de parafiscales. - Fotocopia del Registro Único Tributario - Fotocopia del documento de identidad - Disponibilidad presupuestal - Registro presupuestal - Pólizas de cumplimiento y garantías - Resoluciones aprobatorias - Control de ejecución del contrato. - Liquidación del contrato.
2
18
X
Conservar en las dependencias administrativas y en los centros de atención las copias mientras se encuentren vigentes (durante la gestión). Posteriormente picar y reciclar .
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
011-003-GJ-GEC
CONTRATACIÓN DIRECTA POR CONVOCATORIA: CONTRATO COMPLEJO (CUANTÍA ENTRE 100 E INFERIOR A 1.500 S.M.L.V.) ETAPA PRECONTRACTUAL:
- Listado de Necesidades. - Justificación de la necesidad de adquisición del
bien o servicio. - Pliego de condiciones o términos de referencia
para la adquisición del bien o servicio. - Solicitud de apertura para contratación directa. - Soporte de la publicación del proyecto de pliego
en la página WEB de Assbasalud. - Adendas y respuesta adendas presentados en el
Prepliego. - Soporte de la publicación del pliego definitivo en
la página WEB de Assbasalud. - Acta de Apertura de Urna - Acto Administrativo sobre la integración de la
Comisión Evaluadora de Ofertas. - Carta de presentación del proveedor - Certificado de la Cámara de Comercio. - Estados Financieros según los términos de
referencia. - Certificados de Experiencia - Certificado, declaración extrajuicio o
autoliquidaciones de pago de parafiscales. - Fotocopia del Registro Único Tributario - Fotocopia del documento de identidad - Disponibilidad presupuestal - Reserva presupuestal - Póliza de seriedad de la propuesta. - Certificado de registro en el SICE del precio
indicativo.
2
18
X
Conservar en las dependencias administrativas y en los centros de atención las copias mientras se encuentren vigentes (durante la gestión). Posteriormente picar y reciclar. .
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
- Certificado de buenas prácticas de manufactura cuando corresponda.
- Certificado del INVIMA cuando corresponda - Certificados de consultas del precio indicativo. - Oficio y documento sobre los resultados de la
comisión evaluadora de la propuesta - Acto administrativo donde la gerencia adjudica o
declara desierta la contratación directa.
ETAPA CONTRACTUAL:
- Contrato suscrito por la gerencia y el Representante legal.
- Pólizas de cumplimiento y calidad - Consignación de pago de la publicación en la
Gaceta Municipal. - Acto administrativo donde se aprueban las
pólizas constituidas. - Notificación escrita al interventor o
supervisor del contrato. - Control de ejecución del contrato. - Liquidación del contrato.
2
18
X
Picar y reciclar
011-004-GJ-GEC
CONTRATACION POR LICITACION: BIENES O SERVICIOS CONTRATO COMPLEJO (CUANTÍA SUPERIOR A 1500 S.M.L.V.)
- Estudio de Factibilidad - Pliego de Condiciones - Certificado de disponibilidad y reserva
presupuestal. - Acto administrativo que autoriza la apertura de la
Licitación. - Copia de la invitación de acompañamiento para
el ejercicio del control social masivo por cualquier medio de comunicación.
- Oficio dirigido a la Cámara de Comercio reportando la licitación para ser publicada en el boletín mensual.
2
18
X Picar y reciclar
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
- Recibo de caja original sobre la venta del pliego cuando sea por licitación.
- Acta de audiencia donde intervienen todos los proveedores del bien o servicio ofrecido, en la cual deben aparecer las decisiones tomadas entre las partes.
- Listado de registro de proveedores que depositan las propuestas en la Urna Triclave.
- Registro de proponentes en la Cámara de Comercio de su jurisdicción.
- Acta de apertura de Urna, comparada con el listado de registro de proveedores.
- Acto administrativo o acta donde se recomienda la mejor propuesta después de haber sido analizada.
- Acta de Audiencia de adjudicación. - Acto Administrativo de Adjudicación del
Contrato. - Pólizas requeridas según el contrato. - Acto Administrativo de aprobación de las
pólizas. - Acta de iniciación del contrato. - Formato de control de contratos. - Informe de interventoría parcial - Informe final de interventoría. - Liquidación del contrato.
2 18 X Picar y reciclar
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
011-005-GJ-GEC
CONTRATO NOMBRAMIENTO GERENTE
- Propuestas. - Resoluciones. - Decretos. - Carta de compromiso - Manual especifico de funciones - Contrato. - Constancias. - Proceso de selección - Certificado de disponibilidad - Reserva presupuestal - Cronograma proceso de selección. - Publicación periódico local. - Fotocopia consignación de la publicación diario
oficial. - Fotocopia otrosí. - Póliza cumplimiento - Resolución aprobación póliza
4
X
Conservar en forma permanente
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
011-006-GH-ATH
CONTRATOS DE APOYO ASISTENCIAL Y/O ADMINISTRATIVO. CONTRATOS ESTATALES.
- Acta de terminación y liquidación del contrato - Nota de contabilidad - Acta suspensión temporal del contrato - Autorización descuentos - Resolución aprobada póliza - Póliza de calidad y cumplimiento - Publicación gaceta municipal (FP) - Pago estampilla pro universidades - Reserva presupuestal - Solicitud de disponibilidad presupuestal - Contrato - Embargos - Afiliación A.R.P. - Póliza de responsabilidad civil - Rut - Formato único de hoja de vida - Copia cédula de ciudadanía - Libreta militar - Registro diploma - Diploma y certificados de estudio - Certificados de experiencia laboral - Carné de vacunas - Titulación anticuerpos cuantitativa - Demás documentación generada con ocasión de la
ejecución del contrato - Demás documentación que acredite la idoneidad para
la prestación del servicio”; - Soporte pago impuestos a cargo del contratista
2 8
X
Conservar en forma permanente en el archivo central
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
012-000-GH-RDS CONVENIOS DOCENTE ASISTENCIALES - Convenios - Informes - Correspondencia recibida y despachada
5 5 X Seleccionar correspondencia Picar y reciclar
013-000 013-001-CDA
CUADERNOS - Cuaderno control de recibo y despacho de
documentos (control préstamos de documentos).
2
X
Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-002- - Cuaderno envío (préstamo) historias clínicas 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno.
013-003-CDA Cuaderno colposcopias 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno.
013-004- - Cuaderno para consulta odontólogos, especialistas coda. Especialistas de cirugía oral y odontopediatria
2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-005- - Cuaderno llegada usuarios sala de espera servicio de urgencias
2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno.
013-006-CLI
- Cuaderno entrega de insumos. 2
Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-007-CLI
- Cuaderno de casos de vigilancia epidemiológica 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-008-CLI
- Cuaderno de certificado de defunciones 2
X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-009-CLI
- Cuaderno de certificado de nacido vivo 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-010-CLI
- Cuaderno de servicios que presta la ambulancia 2
X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-011-CLI
- Cuaderno de registro de partos. 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-012-CLI
- Cuaderno de entrega de pacientes transportados en ambulancia institucional a otras instituciones.
2
X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-013-CLI - Cuaderno de dietas. 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-014-CLI - Cuaderno notificación larga estancia hospitalaria a facturación.
2
X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-015-CLI 2 X Picar y reciclar al terminar el cuaderno
013-016-CLI
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
014 -000- GAF DECLARACIONES TRIBUTARIAS
- Formulario Declaración Mensual Retefuente - Formulario Declaración Mensual Reteiva - Formulario Declaración Bimensual Reteica - Formulario Declaración Anual Ingresos y Patrimonio
015-000-GJ-GAL 015-001-GJ-GAL
DEMANDAS DEMANDAS (LABORALES, REPARACIÓN DIRECTA, NULIDAD, PENALES)
- Demanda. - Denuncia. - Respuesta o contestación. - Medios probatorios. - Fallos y sentencias. - Oficios recibidos y despachados. - Resoluciones gerencia. - Sanciones
5
X
Conservar en forma permanente.
016-000-GJ-GAL DERECHOS DE PETICIÓN
- Oficios petitorios. - Oficios remisorios (con respuesta) - Certificaciones. - Fotocopias cédula de ciudadanía. - Trascripción de la historia clínica. - Epicrisis. - Concepto de auditoría en salud. - Correspondencia recibida y despachada
5 5 X
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
017-000- 017-001-116
ENTRADAS ENTRADAS DE ALMACÉN Y SERVICIOS FARMACÉUTICOS
- Factura - Orden de compra con soportes - Cotizaciones - Contratos de suministros
2
10
X
Decreto 2649 de 1993 Picar y reciclar
018-000-115
ESTADOS FINANCIEROS - Balance general - Estado de actividad económica y social. - Flujo de Efectivo - Estado de cambios en el patrimonio. - Notas a los estados financieros - Dictamen revisión fiscal
10 X Decreto 2649 de 1993 Resolución 4444 de 1995 Ley 962 de2005 Se custodian en la oficina de Contabilidad
019-000-GJ-GAL EXHORTOS DESPACHOS JUDICIALES - Exhortos. - Oficios despachos judiciales.
5 5 X Picar y reciclar.
020-000-CD-COD EXPEDIENTE DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
- Informe. - Queja o denuncia. - Autos de apertura de indagación preliminar. - Pruebas. - Autos de apertura de investigación. - Autos de formulaciones de cargos
disciplinarios. - Prueba y fallos de única instancia. - Pruebas y fallos de segunda instancia. - Antecedentes disciplinarios laborales
internos. - Antecedentes disciplinarios de la procuraduría
regional de Caldas. - Memoriales de descargos. - Investigaciones disciplinarias archivadas. - Fallos absolutorios. - Indagaciones preliminares terminadas y
archivadas. - Fallos sancionatorios prescritos. - Acciones de tutela - Derechos de petición
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
021-000-GF 021-001-GF-GFP
FACTURACION DE VENTA DE SERVICIOS
CUENTA DE COBRO FACTURACION - Facturas - Planilla resumen de facturación - Fotocopias carné usuario. - Fotocopia cédula de ciudadanía. - Formulario para desplazados y SOAT y
soportes - Reporte resumen de facturas - Epicrisis y atención - Validación de derechos - Hoja de evidencias
2
10
X
Decreto 2649 de 1993 Resolución 4444 de 1995 Seleccionar correspondencia Conservar 6 meses en los centros de atención los reportes de facturas anuladas y los cierres de facturación.
022-000- 022-001-CDA
FICHA TÉCNICA DE LOS EQUIPOS FICHA TÉCNICA EQUIPOS BIOMÉDICOS
- Especificaciones de los equipos - Relación del mantenimiento correctivo y
preventivo realizado a los equipos. - Ficha Técnica de equipos de aire acondicionado
10
X
X
Diligenciar las fichas técnicas de los equipos hasta cuando se realice la baja del equipo.
022-002-105
FICHA TÉCNICA EQUIPOS DE COMPUTO - Características del equipo y software utilizado - Mantenimientos realizados - Cambios a las características iniciales
10
X
Diligenciar las fichas técnicas de los equipos hasta cuando se realice la baja del equipo.
022-003- LC
FICHA TÉCNICA DE LOS EQUIPOS DE LABORATORIO CLÍNICO
- Especificaciones de los equipos - Relación del mantenimiento correctivo y
preventivos realizados a los equipos
10
X
Diligenciar las fichas técnicas de los equipos hasta cuando se realice la baja del equipo.
022-004-CDA
FICHA TÉCNICA EQUIPOS DE ODONTOLOGÍA - Especificaciones de los equipos - Relación del mantenimiento correctivo y
preventivos realizados a los equipos
10
X
Diligenciar las fichas técnicas de los equipos hasta cuando se realice la baja del equipo.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
022-005-108
FICHA TÉCNICA PARQUE AUTOMOTOR - Hoja de vida del vehículo - Fotocopia de la tarjeta de propiedad - Fotocopia del SOAT - Fotocopia de la licencia de conducción - Fotocopia de la póliza de riesgos de los
vehículos. - Reporte de mantenimiento general del
vehículo - Correspondencia recibida y despachada o - Fotocopia Resolución
10
X
Diligenciar las fichas técnicas de los vehículos hasta cuando se realice la baja del equipo. Seleccionar correspondencia
022-006-108 FICHA TÉCNICA PLANTA ELÉCTRICA. - Hoja de vida
10 X Diligenciar las fichas técnicas de los equipos hasta cuando se realice la baja de la planta.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
023-000-GH-ATH
FONDOS PÚBLICOS Y PRIVADOS DE SALUD, PENSIÓN Y CESANTÍAS - Actas - Informes
- Correspondencia recibida y despachada
3
X
Conservar en forma permanente Seleccionar la correspondencia
024-000 024-001-CDA
HISTORIA CLÍNICA HISTORIA CLÍNICA USUARIOS ASSBASALUD E.S.E
- Identificación y Resumen de Atenciones SIS-400 - Resumen de Atención de Urgencias SIS-401. - Atención Infantil y Pre escolar – Niño SIS-402 - Atención Infantil y Pre escolar – Niña SIS-402 - Escala Abreviada - Historia Clínica Perinatal SIS-403 - Atención Odontológica Programada SIS-407ª - Atención Odontológica de Urgencias SIS-407B - Atención General SIS-408 - Evolución SIS-409 - Solicitud de Pruebas de Laboratorio - Resultados de Laboratorio - Registro Individual de Citología Cervico-Uterina - Interconsulta SIS-411 - Remisión de Pacientes – Solicitud SIS-412ª - Remisión de Pacientes – Respuesta SIS-412B - Tarjeta para Control de Tratamiento TBC - Tarjeta para Control de Tratamiento Hansen - Epicrisis SIS-413 - Ordenes Médicas SIS-414 - Tratamientos SIS-415 - Signos Vitales SIS-416 - Balance de Líquidos SIS-417 - Informe Quirúrgico SIS-418 - Informe de Anestesia SIS-419 - Informe de Anatomía Patológica SIS-420 - Autorización para Intervención Quirúrgica SIS-430ª - Declaración de Retiro Voluntario SIS-430F - Hoja de Cargos - Formulario para consentimiento informado diferentes
procedimientos
5
15
X
Resolución 1995 de 1999 Resolución 1715 de 2005 Picar y reciclar. Nota: Cuando se cumpla el tiempo de conservación y retención de la historia clínica en el archivo central de cada centro de atención, antes de eliminar dicho documento se deberán exceptuar aquellas historias con diagnóstico de intoxicación, accidente, violencia, VIH/Sida, TBC, Lepra, HTA y Diabetes. Lo anterior justificado en razones jurídicas, científico legales, investigación y epidemiológicas de índole institucional.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
025-000 025-001-GH-SOA
HISTORIA MÉDICA HISTORIA MÉDICA- SALUD OCUPACIONAL.
- Exámenes de ingreso. - Exámenes médicos periódicos. - Exámenes paraclínicos - Carné de vacunas - Exámenes retiro - Exámenes reubicación - Remisión a EPS
20
X Conservar en forma permanente en el archivo de Gestión Humana
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
026-000- 026-001-GH-ATH
HISTORIAS LABORALES HISTORIAS LABORALES FUNCIONARIOS ACTIVOS- PLANTA - Declaración juramentada de bienes - Hoja de vida particular - Fotocopia documentos de identificación (cédula, libreta
militar y pase de conducción) - Acta de grado y/o diploma de estudio requisito para el
cargo - Resolución y/o carné registro del diploma o tarjeta
profesional (según el caso) - Competencias laborales (certificados de estudio y
experiencia laboral) - Carné de vacunas (área asistencial) - Titulación de anticuerpos cuantitativa (área
asistencial) - Formulario del registro único tributario - Certificados de antecedentes - Póliza de responsabilidad civil extracontractual (según
el caso) - Autorización nombramiento de la Comisión Nacional
del Servicio Civil - Resolución de nombramiento ASSBASALUD E.S.E. - Oficio de aceptación de nombramiento - Acta de posesión - Oficio de entrega Ley 734 de 2002 - Oficio informativo para afiliación en salud, pensión y
cesantías - Formulario de afiliación A.R.L. - Formulario de afiliación a la EPS - Formulario de afiliación al fondo de pensiones - Certificación de afiliación a Cesantías - Oficio retiro parcial de cesantías (documentación
soporte) - Formulario de afiliación Confamiliares - Actos administrativos (inscripción en carrera
administrativa, comunicaciones, resoluciones y evaluaciones de desempeño)
- Certificado de aptitud laboral (examen médico de salud ocupacional)
- Procesos judiciales - Contrato laboral Asbasalud privado - Correspondencia Asbasalud privado - Formato único hoja de vida
Permanente mientras se encuentre activo en la planta de personal
X
Conservar en forma permanente en el archivo de Gestión Humana
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
026-002-GH-ATH
HISTORIAS LABORALES FUNCIONARIOS RETIRADOS Además de los tipos documentales de la historia laboral del funcionario activo, adjuntar los siguientes:
- Actos administrativos de motivaron el retiro o desvinculación según sea la causa.
- Retiro ARL - Paz y salvos para liquidación de
prestaciones sociales - Resolución de cancelación de
prestaciones sociales - Resolución de cancelación de auxilio de
cesantías e intereses - Hoja fichero nómina - Oficio retiro definitivo fondo de cesantías
20
X
Conservar en forma permanente en el archivo de Gestión Humana
CÓDIGO
SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
026-003-GH-ATH
HISTORIAS LABORALES SUPERNUMERARIOS
- Formato único hoja de vida - Hoja de vida particular - Fotocopia documentos de identificación (cédula,
libreta militar y pase de conducción) - Acta de grado y/o diploma de estudio requisito
para el cargo - Resolución y/o carné registro del diploma o tarjeta
profesional (según el caso) - Competencias laborales (certificados de estudio y
experiencia laboral) - Carné de vacunas (área asistencial) - Titulación de anticuerpos cuantitativa (área
asistencial) - Formulario del registro único tributario
- Certificados de antecedentes - Póliza de responsabilidad civil extracontractual
(según el caso) - Examen médico de salud ocupacional - Procesos judiciales - Justificación - Certificado de disponibilidad (con rubro y las 2
firmas) - Registro presupuestal (con las 3 firmas) - Resolución de vinculación transitoria - Afiliación A.RL - Formulario de afiliación E.P.S. - Formulario de afiliación fondo de pensión - Correspondencia recibida y despachada - Retiro de A.R.L
20
X
Custodiar en forma permanente en el archivo del programa Gestión Humana. Se organizan por grupos ocupacionales y en orden alfabético
Conservar mientras el funcionario se encuentra laborando en el Centro de Atención, Laboratorio Clínico y/o Dependencias administrativas y posteriormente picar y reciclar.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
026-004 –GH-ATH
HISTORIAS LABORALES TODAS LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ASISTENCIALES
- Copias de evaluación del desempeño. - Novedades de personal - Vacaciones. - Compensatorios. - Permisos. - Planes de mejoramiento. - Listas de chequeo. - Portafolio de evidencias de la Evaluación de - Desempeño laboral.
Custodiar en forma permanente en el archivo del programa Gestión Humana.
026-005-GH-ATH HISTORIAS LABORALES JUBILADOS ASSBASALUD ESE
- Hoja de vida - Resolución de pensión - Partida de Bautismo - Partida de Matrimonio - Fotocopia de cédula - Información de tiempo laborado con Dirección
Territorial de Salud. - Encuesta del jubilado donde tienen datos
personales - Afiliación a la EPS - Fotocopia cédula del cónyuge al cual se le va
a transmitir la pensión (en caso de sustitución o transmisión de pensión)
- Resolución donde se transmite la pensión
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
026-006-GH-ATH
HISTORIAS LABORALES JUBILADOS CENTRO PILOTO. DISTRITO INTEGRADO SALUD PUBLICA
- Hoja de vida - Resolución de pensión - Partida de Bautismo - Partida de Matrimonio - Fotocopia de cédula - Información de tiempo laborado con
Dirección Territorial de Salud. - Encuesta del jubilado donde tienen datos
personales - Afiliación a la EPS - Fotocopia cédula del cónyuge al cual se le
va a transmitir la pensión (en caso de sustitución o transmisión de pensión)
- Resolución donde se transmite la pensión
20
Consolidar en forma permanente en el archivo del programa de Gestión Humana. Se organizan por grupos ocupacionales y en orden alfabético.
027-000 027-001-
INFORMES Informe diario de tesorería.
- Ingresos recibidos por servicios y cuentas por cobrar.
- Resumen de consignaciones realizadas por bancos.
- Resumen de los pagos realizados por bancos.
- Saldo bancario de tesorería
1
2
X
Picar y reciclar
027-002-GH-SOA
Informe investigación accidentes de trabajo: - Reporte accidente. - Exámenes paraclínicos. - Historia clínica del funcionario accidentado - Investigación del accidente de trabajo
3 X Conservar en forma permanente en el archivo de gestión humana.
027-003-EG-GCI Informes auditoría (control interno) - Hallazgos de la auditoría. - Soportes de auditoría. - Cuadros resumen
- Correspondencia recibida y despachada
4 X Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL Seleccionar la correspondencia
027-004- Informe de auditorías internas realizadas en las dependencias asistenciales y administrativas por los superiores jerárquicos.
- Hallazgos de la auditoría. - Soportes de auditoría. - Cuadros resumen
- Correspondencia recibida y despachada
4 X Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL
ÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
027-005-
Informe auditoría pacientes oxigeno dependientes. - Autorización suministro de oxígeno. - Carné de afiliación. - Documento de identidad. - Reporte visitas domiciliarias.
4
X
Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL
027-006-EG-GCI
Informe Evaluación Sistema Control Interno Contable. - Cuestionario - Anexo al Informe Control Interno Contable - Soporte de envío a la CGN
4
X
Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL
027-007- EG-GCI
Informe Evaluación del Sistema de Control Interno. - Resumen gerencial. - Matriz de calificación. - Encuestas referenciales aplicadas. - Oficios remisorios
4
X
Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL
027-008- EG-GCI
Informe evaluación cuatrimestral del estado del sistema de control - Informe publicado en la web institucional - Oficio entrega a gerencia
4
X
Conservar en forma permanente
027-009- EG-GCI
Informe evaluación cuatrimestral del plan anticorrupción - Informe publicado en la web institucional - Oficio entrega a gerencia
4
X
Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL
027-010- EG-GCI
Informe de Derechos de Autor - Formato del software - Oficio remisorio
4
X
Se envía a través de
software
027-011- EG-GCI
Informe de evaluación de la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana
- Informe de evaluación con soportes - Oficio remisorio
4
X
Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL
027-012 Informe Gestión Institucional. - Avance y logros obtenidos por centro de atención y
dependencias administrativas. - Indicadores de Gestión. - Gráficos
4
X
Conservar en forma permanente
ÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
027-013-TLD Informe Gestión por Dependencia. - Logros obtenidos por la dependencia - Indicadores de Gestión
4
X
027-014 Informe institucional Salud Ocupacional. - Reporte de accidentes de trabajo por dependencia. - Reporte de ausentismo laboral por dependencia. - Reporte incapacidades. - Inspecciones de seguridad. - Panorama factores de riesgo. - Capacitaciones salud ocupacional, - Intervenciones puntuales salud ocupacional - Centinelas de Bioseguridad - Formatos - Recomendaciones - Correspondencia recibida y despachada
4 X Conservar en los centros de atención los formatos para reporte de accidentes de trabajo y los manuales de salud ocupacional mientras se encuentren vigentes. Seleccionar la correspondencia y posteriormente picar y reciclar.
027-015-GJ-GEC
Informe sobre contratación a entidades de control externo (Contraloría General del Municipio, Personería Municipal, Procuraduría Provincial) y a Cámara de Comercio
- Ordenes de trabajo. - Ordenes de servicio. - Relación de contratos con formalidades plenas. - Relación de contratos sin formalidades plenas. - Correspondencia recibida y despachada
3
10
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
027-016-
Informe respuesta a glosas - Facturas - Relación de aceptación o no de dineros
glosados. - Glosas y recobros aceptados - Reporte de glosas aceptadas(contabilidad y
cartera) - Correspondencia recibida y despachada
3
10
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
027-017-
Informe vacunación por centro de atención - Registro de vacunación extramural. - Registro diario de temperatura - Movimiento diario de biológicos. - Correspondencia recibida y despachada.
3
10
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
027-018
Informe Atención Primaria en Salud (APS) - Documento técnico - Cronograma actividades - Informe MENSUAL Ejecución de actividades - Fichas de visitas domiciliarias(en los centros de
atención) - Informe de Barridos (captación de usuarios) - Actividades realizadas jornadas saludables - Actividades Campañas IEC - Correspondencia recibida y despachada
2
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia Copia del informe en el sistema de información.
027-019
Informe cualitativo y cuantitativo por actividades realizadas según documento APS
- Informe financiero. - Liquidación contrato APS.
2
X
Picar y reciclar
027-020 Informe Cumplimiento de actividades según Resolución 4505
- Informe - Oficio remisorio
2 X Picar y reciclar
027-021-
Informe Atención Primaria en Salud (APS)Salud Mental - Documento técnico - Cronograma actividades - Informe Ejecución de actividades(actividades
grupales) - Correspondencia recibida y despachada.
4 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
027-022 Informe cualitativo y cuantitativo de los contratos de PIC en salud mental.
- Informe PIC Servicios amigables - Documento técnico. - Informe cualitativo y cuantitativo de los
contratos PIC en servicios amigables. - Base de datos de usuarios. - Informe mensual de actividades realizadas. - Cronograma de actividades.
Liquidación contrato PIC salud mental y servicios amigables.
4 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
027-023- Informe cumplimiento de metas promoción y prevención para las EPSS.
- Programación de actividades de promoción y prevención por EPSs.
- Reporte cumplimiento metas. - Auditorías realizadas - Correspondencia recibida y despachada
4 x Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
027-024
Informe institucional del sistema de información y atención al usuario (SIAU).
- Consulta del usuario. (Queja, sugerencia, reconocimiento o solicitud de información)
- Solicitud de investigación. - Respuesta investigación. - Correspondencia recibida y despachada
5
5
X
Picar y reciclar. Seleccionar la correspondencia
027-025
Informe actividades de auxiliares de salud pública: - Ficha domiciliaria. - Formato para la captación y remisión a
programas. - Reporte de visitas realizadas. - Programación mensual de actividades. - Fichas de remisión de pacientes. - Formato de registro por actividades
grupales. - Registro de vacunación extramural
- Correspondencia recibida y despachada
1
X
Picar y reciclar. Actualizar permanentemente las fichas domiciliarias.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
027-026 Informe Concejo Municipal. - Informe de gestión. - Indicadores de gestión. - Gráficos. - Correspondencia recibida y despachada
3
10
X
Seleccionar la correspondencia Picar y reciclar
027-027 Informe consumo de medicamentos de control especial de los establecimientos minoristas
- Medicamentos de control especial.
1
X
Picar y reciclar
027-028 Informe de evaluación del Plan de Gestión del Gerente - Resultado indicadores - Análisis
10
X
Picar y reciclar
027-029 Informes de interventorías - Actas - Planes de Mejoramiento - Programación de visitas - Correspondencia recibida y despachada
3
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
027-030 Informe Plan de Intervenciones Colectivas PIC - Documento técnico - Informe ejecución actividades - Correspondencia recibida y despachada
1
X
Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
027-031- EG-GCI
Informes de Evaluación por Dependencias - Criterios por proceso - Formato y soportes de la evaluación - Oficios remisorios - Correspondencia recibida y despachada
Seleccionar la correspondencia
028-000 INVENTARIO FÍSICO DE EQUIPO BIOMÉDICO, INSTRUMENTAL, MUEBLES Y ENSERES Y VEHICULOS E INMUEBLES
- Relación activos devolutivos por centro de atención propiedad de Assbasalud E.S.E.
- Relación activos devolutivos por centro de atención en comodato.
- Correspondencia recibida y despachada
2 X CGN Custodiar en forma permanente en el archivo CENTRAL
Seleccionar la correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
029-000-GFGRF LIBROS DE CONTABILIDAD - Libros mayores (auxiliares). - Comprobantes Ingresos. - Comprobantes Egresos. - Salidas almacén y farmacia. - Entradas almacén y farmacia - Comprobante de traslados y bajas. Activos
devolutivos. - Cuentas de cobro. facturación - Notas débito y crédito (clientes y proveedores). - Notas Bancarias - Ajustes generales. - Causaciones. - Nóminas en general (personal de planta,
contratos de prestación de servicios, jubilados).
- Consolidación anual de prestaciones sociales. - Libros auxiliares de caja y bancos - Libros auxiliares caja menor
10 X Se custodian en forma permanente en la dependencia de contabilidad. CGN Régimen de contabilidad pública Plan inicial de contabilidad pública Normas técnicas de contabilidad pública 9.2 Relativo a los soportes y comprobantes y libros de contabilidad. 9.2.3 Libros de contabilidad.
030-000- 030-001-GH
NÓMINA
- Soportes nómina - Resumen general de la nómina de planta - Listado individual por centro de costos y
empleado firmada - Resumen general de pago a contratistas
firmado - Certificado laboral del jefe inmediato - Prima de servicios - Prima de navidad - Cesantías - Resumen general de nómina de jubilados
internos y externos firmadas. - Certificados de Supervivencia - Autorizaciones de pago a personas diferentes. - Listado de nómina de abono en cuenta
individual a cada empleado y disquete.
2
X
Conservar en forma permanente
NORMOGRAMA
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
030-002-GH-ATH
Recargos nocturnos y dominicales - Cuadros turnos personal Clínicas - Cuadro turnos personal sede administrativa (Vigilantes). - Novedades
- Correspondencia recibida y despachada
1
1
X
Conservar en forma permanente
030-003-GH-ATH
Incapacidades - Incapacidades cobradas, incapacidades inferiores a 3
días.
6 meses
4
X
Conservar en forma permanente
030-004-GH-ATH
Retención en la fuente - Acumulado cada semestre y tabla de retención. - Carpetas personal que devenga más del tope establecido
en la tabla de retención
3
X
Conservar en forma permanente
030-005-GH-ATH
Prestaciones sociales - Cesantías - Intereses a las Cesantías
3
3
X
Permanecer en el archivo hasta el levantamiento del embargo. Conservar en forma permanente
030-006-GH-ATH
Embargos - Oficios de los juzgados
1
15
X
Picar y reciclar
030-007-GH-ATH
Descuentos - Actas - Informes - Correspondencia recibida y despachada
3
17
X
Conservar en forma permanente
030-008-GH-ATH
Reservas presupuestales supernumerarios - Cálculos provisiones - Reportes Dirección Territorial
030-009-GH-ATH
Conciliación Aportes Patronales de Fondos y EPSs 3 X Conservar en forma permanente
031-010
ORDENES DE COMPRA Ordenes de compra y ordenes de servicio-compras (cuantía entre 0 y 25 s.m.l.v.)
031-011 Órdenes de compra y ordenes de servicio: programa gestión administrativa (cuantía entre 0 y 25 s.m.l.v.)
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
032-000-GJ-GAL 032-001- GJ-GAL
PASIVO PRESTACIONAL BENEFICIARIOS DEL SECTOR SALUD Ex funcionarios Assbasalud privado, pensionados por Assbasalud ESE.
- Actos administrativos trámites pensiones. - Bonos pensionales - Cuotas partes - Solicitudes - Respuestas. - Pruebas sobre derechos. - Legalización actos administrativos. - Información cálculo actuarial. - Correspondencia recibida y despachada
5
X
Conservar en forma permanente Seleccionar la correspondencia
032-002-GJ-GAL
Ex funcionarios Assbasalud privado – Assbasalud E.S.E. pagados por el Fondo Territorial de Pensiones.
- Actos administrativos trámites pensiones. - Bonos pensionales - Cuotas partes - Solicitudes - Respuestas. - Pruebas sobre derechos. - Legalización actos administrativos. - Solicitudes cálculo actuarial. - Correspondencia recibida y despachada
5
X
Conservar en forma permanente Seleccionar la correspondencia
032-003-GJ-GAL Convenio interadministrativo suscrito entre Municipio y Departamento, pago de pensiones ex funcionarios Centro Piloto.
- Actos administrativos trámites pensiones. - Solicitudes - Respuestas. - Pruebas sobre derechos - Correspondencia recibida y despachada
5 X Conservar en forma permanente Seleccionar la correspondencia
033-000 033-001-
PLANES - Plan Atención Primaria en Salud (APS) - Reporte de visitas vigilancia epidemiológica. - Formato de actividades grupal APS. - Programaciones de actividades del APS por centro
de atención.
5
X
Picar y reciclar Conservar en los centros de atención las copias de las programaciones y formatos mientras se encuentre vigente el contrato.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
033-002-
Plan de acción institucional - Acuerdo de aprobación - Informes
3
X
Conservar en forma permanente
033-003-TLD
Plan de acción por dependencia - Acuerdo de aprobación - Informes
3
7
X
Conservar en forma permanente
033-004
Plan anual de compras - Listado de necesidades de los centros, clínicas y
oficinas - Justificaciones - Cuadro proyección medicamentos, suministros e
insumos - Plan suscrito
3
3
X
Picar y reciclar
033-005-GH-SOA
Planes de emergencias - Copia del plan de emergencia por centro de
atención, laboratorio clínico y sede administrativa
5
X
Picar y reciclar
033-006-
Plan de Desarrollo Institucional - Acuerdo de aprobación - Informes - Correspondencia recibida y despachada
5
X
Conservar en forma permanente
033-007-
Plan de Mejoramiento Institucional - Plan suscrito - Evaluaciones efectuadas - Informes - Correspondencia recibida y despachada
3
7
X
Seleccionar la correspondencia Picar y reciclar
033-008-
Planes de mejoramiento entes de control externos - Informe de auditoría. - Solicitud de suscripción plan. - Plan suscrito. - Evaluaciones plan de mejoramiento. - Correspondencia recibida y despachada
3
7
X
Seleccionar la correspondencia Picar y reciclar
033-009-
Planes de mejoramiento dependencias internas - Informe de auditoría. - Solicitud de suscripción plan. - Plan suscrito. - Evaluaciones plan de mejoramiento. - Correspondencia recibida y despachada
3
7
X
Seleccionar la correspondencia Picar y reciclar Conservar en forma permanente
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
033-010-
Plan de Intervenciones Colectivas (PIC) - Informes de auditoria - Planes de mejoramiento suscritos
4 X
033-011
Plan de Gestión del Gerente - Copia del Acuerdo de aprobación - Copia de evaluaciones - Formatos soporte - Certificaciones
4 X Conservar en forma permanente
033-012 Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano - Plan suscrito - Evaluaciones y seguimientos - Correspondencia recibida y despachada
4 16
033-013 PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - Subprograma de Uso Eficiente de los Recursos
(agua, energético, aire)-Subprograma para la Gestión Integral de Residuos Sólidos.
- Subprograma de Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas
- Plan de Contingencia forma parte integral del PGIRH
- Plan de auditorías de gestión ambiental - Bienestar laboral - Relación docencia servicio - Verificación títulos - BIENESTAR LABORAL
033-014 PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION (PROCESOS)
- Plan de Capacitación Institucional - Acto administrativo de adopción del plan - Diagnóstico de Necesidades - Cronograma - Invitación Actividades - Formato de Inscripción Actividades - Formato de Evaluación de Actividades - Tabulación y Análisis de Actividades de la - Evaluación
Registro y control de asistencia a capacitación - Correspondencia recibida y despachada - Entidades capacitadoras
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
033-015 CAPACITACION CENTROS DE ATENCIÓN - Registro y control capacitación - Correspondencia recibida y despachada - Entidades capacitadoras
- Listado de asistencia
4
X
Picar y reciclar Seleccionar correspondencia
033-016 CAPACITACION LABORATORIO CLINICO - Registro y control capacitación - Correspondencia recibida y despachada
- Entidades capacitadoras - Listado de asistencia
4 X
Picar y reciclar Seleccionar correspondencia
033-017 PLAN DE INCENTIVOS. -Acto administrativo de adopción del plan -Incentivos no pecuniarios: -Incentivos pecuniarios: -Presentación de proyectos que optan por incentivos. -Selección equipos de trabajo. Reglas generales. Requisitos equipos de trabajo -Requisitos para participar de los incentivos institucionales -Evaluación del plan de incentivos. -Comité de incentivos. -Entrega de incentivos.
- Cronograma - Convocatorias - Formato de Inscripción Actividades - Listado de Participantes - Formato de Evaluación de Actividades - Tabulación y Análisis de Actividades de la - Evaluación
Registro y control -Correspondencia recibida y despachada.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
033-018 PLAN DE BIENESTAR SOCIAL - Acto administrativo de adopción del plan - Memorandos: Día Libre, según resultados de
las Evaluaciones de Desempeño. - Reconocimientos: Día de la Profesión, a los
colaboradores que cumplen años laborados, a los mejores colaboradores tanto del nivel jerárquico como de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción, selección al mejor compañero de trabajo de la entidad
- Comité de incentivos. Entrega de incentivos. - Correspondencia recibida y despachada.
Área de Calidad de Vida Laboral y Área de Protección y Servicios Sociales. - Deporte, Recreación y Cultura
Área de Protección y Servicios Sociales. - Programas Deportivos - Entrenamientos deportivos - Programa de Gimnasia Dirigida - Recreación y Cultura
Área de Calidad de Vida Laboral.
- Medición del Clima Organizacional - Intervención psicológica a través de la ARL en
casos específicos - Actividades de intervención del clima
organizacional - - Campañas
Programa de Prejubilados - Actividades programadas y ejecutadas - Correspondencia recibida y despachada.
033-019 ACTIVIDADES SOCIALES: - Actividades programadas y ejecutadas - Celebración de cumpleaños de
ASSBASALUD ESE. - Envío de tarjetas de condolencias. - Fiesta de los niños - Actividad de integración de fin de año. - Novenas y concurso de pesebres - Celebración de fechas especiales. - Gimnasia Dirigida - Correspondencia recibida y despachada
033-020 PREPARACIÓN PARA EL RETIRO LABORAL - Correspondencia recibida y despachada
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
033-021 PROGRAMA GESTIÓN AMBIENTAL
- Programa gestión ambiental aprobado para la ESE Subprograma de Uso Eficiente de los Recursos (agua, energético, aire) Subprograma para la Gestión Integral de Residuos Sólidos. Subprograma de Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas. Medidas existentes en Assbasalud ESE para administrar los riesgos de la contaminación ambiental propia de la operación de la ESE.
- Plan Institucional de Gestión Ambiental Assbasalud ESE
- Política de gestión ambiental de la ESE - Plan de auditorías programado para ejecutar
en cada vigencia - Plan de auditorías ejecutado en cada vigencia
(Análisis de resultados de las auditorias y las acciones de intervención).
- Proceso (s) existente (s) en la ESE para efectuar el tratamiento y/o disposición final de los residuos hospitalarios generados en la ESE.
- Clasificación de residuos en Assbasalud ESE - Parámetros aplicados en la Gestión de los
residuos hospitalarios originados en la prestación de los servicios de salud.
ÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
- Plan de Contingencia- PGIRH – componente interno
- Plan de Contingencia- PGIRH – componente externo
- Propuesta plan de austeridad para mejorar los consumos de papel, agua, energía y otros en Assbasalud ESE.
- Resultados mediciones del nivel acústico en las sedes
- Resultados mediciones de la energía eléctrica en las sedes
- Elementos reciclados en la empresa. - Elementos reusados en la empresa.
- Contratos suscritos en la empresa para efectuar la disposición final de los residuos hospitalarios
- Acciones realizadas en Assbasalud ESE para minimizar el impacto ambiental ocasionado por la operación de la empresa
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
034--000 034-001
PLANILLAS - Planillas facturación semanal por contrato - Copias planillas
3
X
Picar y reciclar
034-002 - Planillas transportadora de valores - Copias facturas - Registro de cobros
5 X Picar y reciclar
035-000- 035-001-GF
POLIZAS - Póliza de responsabilidad civil extracontractual
3 X Conservar en forma permanente
035-002-GF - Póliza de manejo
035-003-GF - Póliza sustracción
035-004-GF - Póliza daños a maquinaria
035-005-GF - Póliza incendio
035-006-GF - Equipo electrónico
035-007-GF - Automóviles
035-008-GF - Póliza clínicas y hospitales
035-009-GF - Contratación póliza responsabilidad civil - servidores públicos - Reclamos - Respuesta a reclamos - Contrato de intermediación - Correspondencia recibida y despachada - Informes de auditoria
036-000 036-001-119
PRESUPUESTO Preparación anual de presupuesto:
- Oficios de requerimiento de necesidades presupuestales.
- Reporte de necesidades (Nómina, suministros y contratación)
- Anteproyecto de presupuesto. - Elaboración de disposiciones generales. - Proyecto.
3
7
X
Decreto 111 y 115 /96 Picar y reciclar
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
036-002-
Cierre anual de presupuesto. - Oficios de solicitud de cuentas por pagar. - Informe de cuentas por pagar en tesorería. - Último informe de tesorería. - Certificación de las cuentas - Conciliación de informes con reporte - Ejecuciones presupuestales
3
7
X
Picar y reciclar
036-003- Ejecuciones Presupuestales - Ejecuciones Mensuales - Consecutivo de Certificados de Disponibilidad
Presupuestal y Registro de Disponibilidad Presupuestal
- Modificaciones al Presupuesto(Solicitudes Comfis y Junta Directiva)
037-000- 037-001
PROCESOS ADMINISTRATIVOS Procesos Administrativos Externos
- Correspondencia recibida y despachada
3
X
Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar
037-002-
Procesos Administrativos Proveedores - Correspondencia recibida y despachada
3
X
Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar
037-003- Procesos Administrativos Clientes - Correspondencia recibida y despachada
3
X
Actualizar en forma permanente.
037-004- Cotizaciones Picar y reciclar
037-005- Propuestas 1 X Picar y reciclar
037-006- Constancias 1 X Picar y reciclar
037-007 PROGRAMA DE INDUCCIÓN - Diagnóstico de Necesidades - Programa - Cronograma - Convocatorias - Formato de Inscripción Actividades - Listado de Participantes - Formato de Evaluación de Actividades - Tabulación y Análisis de Actividades de la - Evaluación
Registro y control - Correspondencia recibida y despachada
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
037-008 PROGRAMA DE REINDUCCIÓN - Diagnóstico de Necesidades - Programa - Cronograma - Convocatorias - Formato de Inscripción - Listado de Participantes - Formato de Evaluación de Actividades - Tabulación y Análisis de Actividades de la - Evaluación - Registro y control - Correspondencia recibida y despachada
037-009
PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL - Programa de Salud Ocupacional de Assbasalud ESE a. Subprograma de Medicina Preventiva.
-Elementos/ equipos de protección empleados en los diferentes puestos de trabajo
b. Subprograma de Medicina del Trabajo. c. Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial.
-Inspecciones de seguridad. -Panorama factores de riesgo. Identificación de riesgos dentro del Programa de Salud Ocupacional
d. Comité paritario de salud ocupacional (COPASO):
e. Actas de cada sesión
PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL - Política de Salud Ocupacional aprobada en la
ESE. (Acto administrativo). - Soportes/justificaciones reubicación de
funcionarios. - Soportes gestiones solución de problemas de
estado de salud de funcionarios. Análisis efectuados, actas suscritas.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
-Manuales de salud ocupacional en la ESE.
- Resultados medición de Indicadores. Análisis e intervención de resultados.
- Reporte de accidentes de trabajo por dependencia.
- Reporte de ausentismo laboral por dependencia.
- Reporte incapacidades. - Capacitaciones salud ocupacional, - Intervenciones puntuales salud ocupacional - Centinelas de Bioseguridad - Formatos - Relación de elementos de protección
personal. Resultado de las auditorias o revisiones al cumplimiento de dicha labor.
- Proceso de reposición de elementos de protección personal.
- Plan de auditorías programado para ejecutar en cada vigencia
- Resultados de auditorías de verificación del cumplimiento de las disposiciones sobre programa de salud ocupacional/ utilización de equipos de protección individual.
- Correspondencia recibida y despachada ARL de Assbasalud ESE
- Planeación de actividades de la ARL contratada por Assbasalud ESE. Ejecución de actividades
- Reportes entre ARL y Assbasalud ESE. Procedimientos
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
037-010 PROGRAMA GESTIÓN AMBIENTAL
- Programa gestión ambiental aprobado para la ESE Subprograma de Uso Eficiente de los Recursos (agua, energético, aire) Subprograma para la Gestión Integral de Residuos Sólidos. Subprograma de Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas. Medidas existentes en Assbasalud ESE para administrar los riesgos de la contaminación ambiental propia de la operación de la ESE.
- Plan Institucional de Gestión Ambiental Assbasalud ESE
- Política de gestión ambiental de la ESE - Plan de auditorías programado para ejecutar
en cada vigencia - Plan de auditorías ejecutado en cada vigencia
(Análisis de resultados de las auditorias y las acciones de intervención).
- Proceso (s) existente (s) en la ESE para efectuar el tratamiento y/o disposición final de los residuos hospitalarios generados en la ESE.
- Clasificación de residuos en Assbasalud ESE - Parámetros aplicados en la Gestión de los
residuos hospitalarios originados en la prestación de los servicios de salud.
ÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
- Plan de Contingencia- PGIRH – componente interno
- Plan de Contingencia- PGIRH – componente externo
- Propuesta plan de austeridad para mejorar los consumos de papel, agua, energía y otros en Assbasalud ESE.
- Resultados mediciones del nivel acústico en las sedes
- Resultados mediciones de la energía eléctrica en las sedes
- Elementos reciclados en la empresa. - Elementos reusados en la empresa.
- Contratos suscritos en la empresa para efectuar la disposición final de los residuos hospitalarios
- Acciones realizadas en Assbasalud ESE para minimizar el impacto ambiental ocasionado por la operación de la empresa
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
038-000 038- GP 038- EAP
PROCESOS INSTITUCIONALES GESTIÓN DE LA PLANEACIÓN
- Elaboración, aprobación y evaluación de planes
4
X
Picar y reciclar Seleccionar y posteriormente
038- GPP - Gestión de programas y proyectos 4 X Picar y reciclar.
038--INI - Investigación institucional 4 X Picar y reciclar
038-GE 038--GIC
GESTIÓN ESTRATÉGICA - Gestión integral de comunicaciones
4
X
Picar y reciclar
038-EVR - Evaluación de resultados 4 X Picar y reciclar
038- -GQ 038-SEP
GESTIÓN DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD - Seguridad al paciente
4 X Picar y reciclar
038--GCA - Gestión de calidad 4 X Picar y reciclar
038--GA 038SAP
GESTIÓN DE ATENCIÓN INTEGRAL EN SALUD - Salud pública
4
X
Picar y reciclar
038--GEH - Gestión hospitalaria 4 X Picar y reciclar
038-GCE - Gestión de consulta externa 4 X Picar y reciclar
038-GSA
- Gestión de servicios de apoyo y complementarios en salud
4 X Picar y reciclar
038-GF 038-APB
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - Adquisición de productos, bienes y servicios
4
X
Picar y reciclar
038-GFP - Gestión financiera de prestación de servicios 4 X Picar y reciclar
038-GRF - Gestión de recursos financieros 4 X Picar y reciclar
038-GEA - Gestión administrativa 4 X Picar y reciclar
038-GJ 038-GAL
GESTIÓN JURÍDICA - Gestión de acciones legales
4
X
Picar y reciclar
038-GEC - Gestión de contratación 4 X Picar y reciclar
038-GH 038-001-ATH
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
- Informes - Correspondencia recibida y despachada
4
6
X
Picar y reciclar Seleccionar correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
038-TI 038-ADP 038-GEI
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN - Administración y desarrollo de la
plataforma tecnológica - Gestión de información
4 4
3 meses
Picar y reciclar.
038-GD 038-ADD
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO - Administración documental - TRD - Manual de archivo
038-GC 038-MVE
GESTIÓN COMERCIAL - Mercadeo y ventas
038-CD 038-COD
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
-
038-EG
EVALUACIÓN DE CONTROL Y GESTIÓN - Gestión de control interno - Evaluación de calidad institucional
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
039-000-GS 039-001-GS-SIA
GESTIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO Y SU FAMILIA (SIAU) SIA CLIENTE EXTERNO Activación de usuarios en el sistema Informe del sistema de información y atención al usuario (SIAU).
- Consulta del usuario. (Queja, sugerencia, reconocimiento o solicitud de información)
- Solicitud de investigación. - Respuesta investigación.
- Análisis a quejas - Respuesta a quejas - Correspondencia recibida y despachada - Solicitudes de la comunidad. - Respuestas de la comunidad. - Encuestas de satisfacción - Apoyo Psicosocial - Consolidado mensual-Derechos de petición - Evaluaciones con los indicadores de resultado de
satisfacción a los usuarios de los diferentes procesos prioritarios definidos.
- Resultados de la aplicación de las encuestas a los grupos de participación social y comunitaria
- Compilación de las diferentes consultas canalizadas mediante los canales diseñados en la empresa que hacen parte del Sistema de atención e Información al Usuario (SIAU).
- Validación de Derechos
3 meses 4
6
X X
Picar y reciclar Picar y reciclar Seleccionar correspondencia
039-002-GS-SIA
CLIENTE INTERNO - Solicitudes - Peticiones - Encuestas de satisfacción - Informes de gestión - Correspondencia recibida y despachada
4 X Picar y reciclar Seleccionar correspondencia
039-003- GS-SIA GESTIÓN DE TRABAJO EN CLÍNICAS 4 Picar y reciclar Seleccionar correspondencia
039-004- GS-SIA
BASE DE DATOS DE POBLACIÓN
4 X Picar y reciclar
Seleccionar correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
039-005 PAC
RENDICION DE CUENTAS ESPACIOS DE DIALOGO: Chats, foros virtuales, video streaming, redes sociales, aplicaciones móviles
-Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
039-006 PAC
ESPACIOS DE ENCUENTRO. REUNIONES PRESENCIALES: FOROS
-Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
038-007 PAC
FERIAS DE LA GESTIÓN. FERIA DE LA TRANSPARENCIA. EXPO GESTIÓN
-Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
039-008 PAC
AUDIENCIAS PÚBLICA PARTICIPATIVAS -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes -Formulario único de reporte de avances de la gestión
4 X
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
039-009 PAC
GRUPOS FOCALES -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
039-010 PAC
REUNIONES ZONALES -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
039-011 PAC
MESAS DE TRABAJO TEMÁTICAS -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
038-012 PAC
ENCUENTROS REGIONALES -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
039-013 PAC
ASAMBLEAS COMUNITARIAS -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
039-014 PAC
OBSERVATORIOS CIUDADANOS -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
039-015 PAC
CONSEJOS/ESPACIOS FORMALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
-Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
039-016 PAC
ENTREVISTAS CON LOS ACTORES -Promoción de las actividades. -Convocatorias. Invitaciones -Encuestas -Evaluaciones -Temáticas. Presentaciones -Listados de asistencia -Informes
4 X
039-025-
Sistema de referencia y contra referencia - Normograma - Informes - Manuales de procesos - Manuales de procedimientos. - Cargas de trabajo - Estudios - Guías de atención (institucionales) - Protocolos de atención (Institucionales) - Actividades por profesional - Estadísticas del proceso - Resúmenes de historia clínica - - Informes - Constancias - Correspondencia recibida y despachada
4 4 4
X
X
X
Seleccionar correspondencia Picar y reciclar Seleccionar correspondencia Picar y reciclar Seleccionar correspondencia Picar y reciclar Los tipos documentales corresponden a cada (serie) proceso identificado en el mapa y deben mantenerse actualizados en el archivo de gestión.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
040-000-105 PROYECTOS INSTITUCIONALES
- Oficio remisorio - Estructura del proyecto. - Ficha estadísticas básicas de inversión. - Correspondencia recibida y despachada
3 17 X Picar y reciclar Seleccionar la correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
041-000- 041-001-CDA
REGISTROS Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Consulta)
3 (meses)
X
Picar y reciclar
041-002-CLI
Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Urgencias con y sin observación)
3 (meses)
X
Picar y reciclar
041-003-CDA
Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Procedimientos)
3 (meses)
X
Picar y reciclar
041-004-CLI
Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Hospitalización)
3 (meses)
X
Picar y reciclar
041-005-CLI
Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS Recién Nacidos)
3 (meses)
X
Picar y reciclar
041-006-CLI
Registro de cuadro de turnos personal clínicas 1
X
Picar y reciclar
041-007-CLI
Registro asignación actividades asistenciales clínicas
1
X
Picar y reciclar
041-008-LC
Registro de cuadro de turnos personal Laboratorio Clínico.
1
X
Picar y reciclar
041-009-CDA Registro de notificación epidemiológica obligatoria 1 X Picar y reciclar
041-010-CDA Registro distribución de leches. 1 X Picar y reciclar
041-011-CDA Registro entrada de bienestarina 1 X Picar y reciclar.
041-012-CLI
Registro control de insumos entregados a urgencias.
1 mes
X
Picar y reciclar. Desechar al entregar insumos
041-013-CLI Registro copias fórmulas médicas 3 (meses) X Picar y reciclar.
041-014-TLD Registro de ausentismo laboral 1 X Picar y reciclar.
041-015-TLD
Registro permiso de salida para consultas (médicas –odontológicas).
1
X
Picar y reciclar.
041-016-TLD Registro comprobante de oxigeno 3 meses X Picar y reciclar.
041-017-TLD Registro pesaje desechos hospitalarios 2 X Picar y reciclar.
041-018-CDA Registro pesaje de ropería(carpeta recibos) 1 mes X Picar y reciclar.
041-019-CDA Registro citologías por EPSS 1 X Picar y reciclar.
041-020-CDA Registro inducción a la demanda. 1 X Picar y reciclar.
041-021-CDA Registro seguimiento gravidez 1 X Picar y reciclar.
041-022-CDA Registro seguimiento pacientes TBC 1 X Picar y reciclar
041-023-007 Registro de solicitud de capacitación 1 X Picar y reciclar
041-024 Registro de Nuevos Clientes.
041-025 Registro 472
041-026 Registro Peajes
041-027 Registro (formato de medicamentos pendientes
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
041-028-CDA
Registro seguimiento pacientes sintomáticos respiratorios
1
X
Picar y reciclar
041-029-CDA Registro Usuarios bajo peso al nacer 1 X Picar y reciclar
041-030-CDA Registro indicadores centinela 1 X Picar y reciclar
041-031-CDA Registro vacunación neumococo 1 X Picar y reciclar
041-032-CDA Registro vacunación H1N1 1 X Picar y reciclar
041-033-CDA Registro Triage para H1N1 1 X Picar y reciclar
041-034-CDA Registro laboratorio clínico 1 X Picar y reciclar
041-035-CDA Registro movimiento jeringas 1 X Picar y reciclar
041-036-CDA Registro asistencia a programa crónicos
1 X Picar y reciclar
041-037-CDA Registro asistencia a programa gestantes
1 X Picar y reciclar
041-038-CDA Registro de inservibles 1 X Picar y reciclar
041-039-CDA Registro de inventarios parciales 1 X Picar y reciclar
041-040-CDA Registro usuarios AIEPI 1 X Picar y reciclar
041-041-GF Registro Creación de nuevos clientes en el sistema de producción y contabilidad.
041-042 Registro de biopsias y citologías
041-043 Registro medicamentos pendientes
041-044 Registro APS .Inducción a la demanda. 1
041-045 Registro APS Notificación de casos APS 1
041-046 Registro muestras de Laboratorio Clínico
1
041-047 Registro de limpieza y desinfección de áreas
1
041-048 Registro del proceso de esterilización 1
041-049 Registro de gestantes remitidas a otros niveles.
1
041-050 Registro de lesionados.
041-051 Registro de pacientes hospitalizados. 1
041-052 Registro de pacientes que solicitan el servicio de urgencias odontológicas.
1
041-053 Registro diario de consumo de insumos odontológicos.
1 1
041-054 Registros listas de chequeo evaluación personal
1 1
041-055 Registro proceso de esterilización
041-056 Registro remisiones de Pacientes. 1
041-057 Registro notificación de casos a APS 1
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
041-058 Registro stock de medicamentos sala de partos. 1 1
041-059 Registro carro de paro 1
041-060 Registro stock medicamentos servicio de urgencias 1
041-061 Registro muestras laboratorio clínico Registro
1
042-000 042-001-GE
RESOLUCIONES Resoluciones Gerencia
20
X
042-002-GH-ATH
Resoluciones Gerencia- Gestión Humana
20
X
Conservar en forma permanente. Conservar en los centros de atención y dependencias administrativas las copias de actos administrativos que se encuentren vigentes posteriormente picar y reciclar.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
043- 000- 043-001-GQ-GCA
SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD SISTEMA UNICO DE HABILITACIÓN DE ASSBASALUD ESE. CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD PARA HABILITAR SERVICIOS
- Informe de cumplimiento de las condiciones de capacidad tecnológica y científica.
- Informe de evaluación de condiciones de suficiencia patrimonial y financiera.
- Informe de capacidad técnico-administrativa. - Correspondencia recibida y despachada
5
X
Conservar en forma permanente. Seleccionar correspondencia
043-002-GQ
ESTANDARES DE HABILITACION. - Manual Único de Estándares y Verificación. - Manual Único de Procedimientos de
Habilitación. -
5
X
Conservar mientras se encuentren vigentes. Picar y reciclar
043-003- GQ-GCA
AUTOEVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PARA LA HABILITACIÓN EN LOS CENTROS DE ATENCIÓN.
- Actas de reuniones para el desarrollo del sistema de habilitación.
- Actas de visitas de asesoría /verificación de la Dirección Territorial y /o de otra entidad.
- Cronograma de visitas para efectuar los procesos derivados del Sistema Único de Habilitación.
- Instrumentos diligenciados de autoevaluación de las condiciones de suficiencia patrimonial y financiera, técnico administrativas, para la habilitación de prestadores de servicios de salud.
- Instrumentos diligenciados de autoevaluación de las condiciones tecnológicas y científicas para la habilitación de prestadores de servicios de salud (uno por cada centro de atención).
- Compilación de autoevaluación de las condiciones tecnológicas y científicas para la habilitación de prestadores de servicios de salud, de los centros de atención.
5
X
Conservar en los centros de atención las copias de los procesos de autoevaluación, planes de acción y de cumplimiento. Posteriormente picar y reciclar
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
- Compilación de necesidades de condiciones tecnológicas y científicas (recursos humanos; infraestructura-instalaciones físicas-mantenimiento, dotación-mantenimiento, medicamentos y dispositivos médicos para uso humano y su gestión; procesos prioritarios asistenciales; H. Clínicas y registros asistenciales; interdependencia de servicios; referencia de pacientes y seguimiento a riesgos en la prestación de servicios de salud)en los centros de atención, para habilitación de prestadores de servicios de salud. CON LA RESOLUCION 2003 SON 7 ESTANDARES: TALENTO HUMANO, INFRAESTRUCTURA, DOTACIPON Y NMANTENIMIENTO, MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS, PROCESOS PRIORITARIOS, HISTORIA CLINICA Y REGISTROS, INTERDEPENDENCIA.
- Informe al Representante Legal de la entidad, de la autoevaluación de las condiciones exigidas para la habilitación.
- Plan de acción para el cumplimiento de las condiciones de habilitación.
- Actas de verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación.
- Correspondencia recibida y despachada
5 5
X X
Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar Conservar en forma permanente
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
043-004- GQ-GCA
FORMULARIOS DE INSCRIPCIÓN PARA EL REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD Y CONSULTA DE ASESORAMIENTO:
- Formulario de inscripción en el registro especial de prestadores de servicios de salud, radicado por la DTSC.
- Certificado de declaración de cumplimiento con las condiciones de Habilitación, estipuladas en la legislación dado por la DTSC.
- Correspondencia recibida y despachada
Seleccionar correspondencia y posteriormente picar y reciclar
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
043-005- GQ-GCA
VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PARA HABILITACIÓN
- Cronograma de visitas. - Actas de verificación del cumplimiento de
las condiciones de habilitación - Planes de cumplimiento al interior de la
entidad. - Actas de visitas de verificación de los
planes, al interior de la entidad. - Informe de cumplimiento de condiciones
de habilitación. - Actas de verificación del cumplimiento de
las condiciones de habilitación
5
5
X
Conservar en archivo electrónico de Gerencia (computador de asesor de gerencia/ calidad /documentos Assbasalud/NOVEDADES/
043-006- GQ-GCA
CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE HABILITACION
- Certificado de Cumplimiento de las Condiciones para Habilitación, por parte de la Dirección Territorial de Salud de Caldas.
- Correspondencia recibida y despachada. -
5
X
Conservar en los centros de atención las copias de los certificados procesos de autoevaluación, planes de acción y de cumplimiento. Posteriormente picar y reciclar. Seleccionar correspondencia
043-007- GQ-GCA
REPORTE DE NOVEDADES - Formulario reporte de novedades cargado en
página WEB saluddecaldas.gov.co NOVEDADES www.minproteccion social.gov.co/habilitacion/ingreso prestadores.aspx?ets código=17
- Radicación de formulario de novedades de prestadores de servicios de salud en DTSC
- Formulario registro de radicación de información grabada diligenciado por DTSC
5
X
Conservar en archivo electrónico de Gerencia (computador de asesor de gerencia/ calidad /documentos Assbasalud/NOVEDADES/
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
043-008- GQ-GCA
MANTENIMIENTO DE LAS CONDICIONES TECNOLÓGICAS Y CIENTÍFICAS PARA LA HABILITACION DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD.
- Informe mantenimiento de los estándares establecidos para garantizar las condiciones tecnológicas y científicas en la empresa.
- Informes de evaluación del mantenimiento de los estándares establecidos para garantizar las condiciones tecnológicas y científicas en la empresa.
- Correspondencia recibida y despachada
5
5
X Conservar en los centros de atención las copias de los procesos de mantenimiento de condiciones tecnológicas y científicas para la habilitación y posteriormente picar y reciclar. Seleccionar correspondencia
043-009-GH-RDS
HABILITACION DE ASSBASALUD E.S.E CONVENIOS DOCENTE ASISTENCIALES.
- Actas de verificación de autoevaluación del cumplimiento de las condiciones para habilitación en convenios docente asistenciales
- Gestiones realizadas - Planes de mejoramiento - Correspondencia recibida y
despachada
5
X
Conservar en la Oficina de Talento Humano las copias de auto evaluación de condiciones de habilitación y posteriormente picar y reciclar Seleccionar correspondencia
043-010- GQ-GCA
RENOVACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN. - Informe de autoevaluación - Formulario de nueva inscripción ante
la DTSC - Correspondencia recibida y entregada.
5
X
Conservar en los centros de atención las copias de la renovación y posteriormente picar y reciclar Seleccionar correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
043- 011-103 043 -012-103 043 -013-103
SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD
PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN DE SALUD- PAMEC INSTITUCIONAL PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN DE SALUD- PAMEC POR PROCESO MANUAL DEL PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN DE SALUD PAMEC.
- Informes de la gestión del PAMEC - Correspondencia recibida y despachada.
10 10 10 10
X X X
X
Conservar en los centros de atención las copias de los procesos del PAMEC y autoevaluación, planes de acción y de cumplimiento. Posteriormente picar y reciclar
043-014- EG-GCI
AUDITORIA INTERNA. - Informes de auditoría. Auditorias de los diferentes
procesos y procedimientos. - Evaluaciones a los procesos de atención a los usuarios
cumplimiento de las características de calidad. - Evaluaciones a los procesos de atención a los usuarios
y la satisfacción de los usuarios con respecto a los servicios ofrecidos.
- Resúmenes historias clínicas - Certificado médicos usuarios - Correspondencia recibida y despachada
10
X
Seleccionar correspondencia Conservar en los centros de atención las copias de los informes y auditorías internas y posteriormente picar y reciclar Seleccionar correspondencia
043-015-103
AUDITORÍA EXTERNA. (EPSs, DTSC, Secsalud) - Evaluaciones realizadas por entes externos. - Correspondencia recibida y despachada. -
10
X
Conservar en los centros de atención las copias de los informes y auditorías externas y posteriormente picar y reciclar
043-016-103
AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO DE ATENCIÓN DE SALUD.
- informes con propuestas de prioridades para evaluación de los procesos de atención
- Correspondencia recibida y despachada. -
10
X
Seleccionar correspondencia Conservar en los centros de atención las copias de los informes y auditorías internas y posteriormente picar y reciclar.
043-017-103
ATENCIÓN AL USUARIO. - Evaluaciones con los indicadores de resultado de
satisfacción a los usuarios de los diferentes procesos prioritarios definidos.
- Resultados de la aplicación de las encuestas a los grupos de participación social y comunitaria
- Compilación de las diferentes consultas canalizadas mediante los canales diseñados en la empresa que hacen parte del Sistema de atención e Información al Usuario (SIAU).
- Informes consolidados de auditoria en salud. - Correspondencia recibida y despachada.
10 X Conservar en los centros de atención las copias de los informes del Sistema de Información y Atención al Usuario y posteriormente picar y reciclar. Seleccionar correspondencia.
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
043-000- 043-018-103
SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD SISTEMA DE INFORMACION PARA LA CALIDAD
- Informes de implementación, medición y evaluación de los indicadores de calidad del SOGCS
- Informe de implementación y reporte de los indicadores trazadores utilizados para la monitoria de la calidad de la atención.
- Informes de definición, implementación y evaluación de los indicadores y los eventos adversos.
- Informes de implementación , medición y evaluación de los indicadores de calidad del SOGCS
- Informe de implementación y reporte de los indicadores trazadores utilizados para la monitoría de la calidad de la atención.
- Informes de definición, implementación y evaluación de los indicadores y los eventos adversos.
- Correspondencia recibida y despachada - Informes de Planes de Mejoramiento - Circulares - Comunicados -
10 10
X X
Picar y reciclar Seleccionar correspondencia Picar y reciclar
043-019-105
REPORTE DE LA INFORMACIÓN. - Informes Superintendencia Nacional de
Salud. - Reporte de indicadores - Correspondencia recibida y despachada -
Seleccionar correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
043-020-105
COMITÉ DE AUDITORIA EN SALUD –INSTITUCIONAL. EN LA ENTIDAD NO EXISTE
- Informes de auditoría de los auditores de calidad.
- Actas. - Metodología de los procesos de auditoría - Correspondencia recibida y despachada.
5 5
5
X
X
Conservar en forma permanente Seleccionar correspondencia Picar y reciclar Seleccionar correspondencia
043-021-103
PLAN ANUAL DE AUDITORIA EN SALUD- INSTITUCIONAL.
- Evaluación. - Actas.
- Correspondencia recibida y despachada.
5
5
X
Picar y reciclar Seleccionar correspondencia Picar y reciclar
043-022-103
COMITÉ DE AUDITORIA EN SALUD INSTITUCIONAL. EN LA ENTIDAD NO EXISTE
- Informes - Actas Comité de Auditoria en Salud
Institucional. - Evaluaciones de los procesos de
auditoria. - Correspondencia recibida y despachada - Presentación de resultados en el comité
de calidad y/o comité coordinador del sistema de control interno y/o comité de garantía de calidad.
- Propuestas de mejoramiento de la calidad de la atención.
- Correspondencia recibida y despachada.
5
X
Seleccionar correspondencia Conservar en forma permanente
043-023-103
ACREDITACION - Plan de acción institucional. - Informes de gestión. - Manual de acreditación para entidades
ambulatorias. - Correspondencia recibida y despachada
Seleccionar correspondencia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
044-000- 044-001-EG-GCI
MODELOS MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
- Acto administrativo de adopción. - Acta de compromiso (Gerente y equipo de trabajo) con el
nuevo modelo de control interno MECI - Políticas de trabajo del MECI. - Actas equipo MECI. - Acto administrativo de conformación del equipo MECI. - Procesos de sensibilización y socialización del MECI. - Capacitación del MECI. - Manual de implementación del MECI Elaboración del
autodiagnóstico. - Preparación del diagnóstico. - Realización del diagnóstico. - Cierre del diagnóstico. - Procesos de mejoramiento continuo. - Informes de evaluación del desarrollo, implementación,
mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI. - Plan de mejoramiento institucional. - Informes de gestión cumplimiento plan de mejoramiento
institucional - Correspondencia recibida y despachada.
10
X
Conservar en forma permanente
044-002-GQ-SEP
MODELO DE ATENCION SEGURA o PROCESO DE SEGURIDAD DEL PACIENTE
- Proceso de implementación - Programa de capacitación y divulgación - Farmacovigilancia - Tecno vigilancia
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
044-003-GA
MODELO DE ATENCIÓN EN SALUD - Modelo de atención Assbasalud ESE - Modelo de atención EPSs
044-004-GH-SOA 044-005-GA 044-006-GA 044-007-GA 044-008-GA
MODELO CERO ACCIDENTES MODELO DE ATENCIÓN DE USUARIOS CON PATOLOGÍA CRONICA. MODELO SALUD RURAL MODELO SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA MODELO SALUD ORAL
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DE DOCUMENTALES RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CT E M S
045-000 045 -001-GP
SOFTWARE SOFTWARE DESARROLLADO
- Documento técnico - Manual del usuario. - Mantenimientos realizados - Fuentes - Correspondencia recibida y despachada
20
X
Conservar en forma permanente Seleccionar correspondencia
045-002-GP SOFTWARE ADQUIRIDO - Licencias de software - Manual del usuario
30 X Conservar en forma permanente
046- 000 046-001-GA-SAP
VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA Vigilancia epidemiológica Informes periodo epidemiológico:
- Informe Hansen. - Informe Tuberculosis. - Informe Maltrato Infantil. - Informe Sífilis Gestacional. - Informe Hepatitis B. - Informe reporte de acciones técnicas de
cada evento y las fichas correspondientes. - Informe vigilancia y notificación de
lesiones no fatales por causa externa. - Informe de notificación epidemiológica
obligatoria - Formato Visita epidemiológica
3
X
Picar y reciclar
- TLD: Todas las dependencias - CDA: Centros de atención - LC: Laboratorio clínico - CLI: Clínicas (Enea- Asunción-Centro Piloto) - PR: Proceso - Primeros tres dígitos: Corresponden al consecutivo de las series identificadas en la empresa. - Los dígitos siguientes: Corresponden al consecutivo de las subseries identificadas en la empresa. - Los dígitos restantes: Corresponden al código del Proceso y Subproceso.
CT: Custodia Total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección
MACROPROCESO CÓDIGO PROCESO CÓDIGO
GESTIÓN DE LA PLANEACIÓN GP
ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES EAP
GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS GPP
INVESTIGACIÓN INSTITUCIONAL INI
GESTIÓN ESTRATÉGICA GE GESTIÓN INTEGRAL DE COMUNICACIONES GIC
EVALUACIÓN DE RESULTADOS EVR
GESTIÓN DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
GQ SEGURIDAD AL PACIENTE SEP
GESTIÓN DE CALIDADANEA GCA
GESTIÓN DE ATENCIÓN INTEGRAL EN SALUD
GA
SALUD PÚBLICA SAP
GESTIÓN HOSPITALARIA GEH
GESTIÓN DE CONSULTA EXTERNA GCE
GESTIÓN DE SERVICIOS DE APOYO Y COMPLEMENTARIOS EN SALUD GSA
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GH
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO ATH
SALUD OCUPACIONAL Y GESTIÓN DEL MEDIO AMBIENTE SOA
BIENESTAR LABORAL BIL
RELACIÓN DOCENCIA SERVICIO RDS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
GF
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS, BIENES Y SERVICIOS APB
GESTIÓN FINANCIERA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS GFP
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS GRF
GESTIÓN ADMINISTRATIVA GEA
GESTIÓN JURÍDICA GJ GESTIÓN DE ACCIONES LEGALES GAL
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN GEC
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN TI ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA ADP
GESTIÓN DE INFORMACIÓN GEI
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GD ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ADD
GESTIÓN COMERCIAL GC MERCADEO Y VENTAS MVE
GESTIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE GS SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO Y SU FAMILIA (SIAU) SIA
PARTICIPACION COMUNITARIA PAC
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO CD CONTROL DISCIPLINARIO COD
EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL EG GESTIÓN DE CONTROL INTERNO GCI
EVALUACIÓN DE CALIDAD INSTITUCIONAL ECI