The partner organisations in the Community of Cooperation of Bread for All (BfA) are cfd, Connexio, DM - échange et mission,

Horyzon, International Blue Cross (IBC), Mission 21, Mission Evangélique Braille (MEB), Service de Missions et d’Entraide (SME),

the Swiss Salvation Army Foundation and TearFund.

Community of Cooperation (KoGe) of Bread for All (BfA) and Partner Organisations

Good Governance Specialist Group

Tata Kelola Sumber Daya Manusia Pedoman Praktis

Daniela Tanno www.danielatanno.ch

Albert Schnyder www.albertschnyder.ch

Lucerne, 15 September 2017 / Diselesaikan setelah lokakarya pada tanggal 26 September2017

1

Daftar Isi

Manajemen Sumber Daya Manusia: mengapa? ...................................................................................... 2

Proses Personalia .................................................................................................................................... 3

Perencanaan dan rekrutmen personalia ............................................................................................. 4

Remunerasi, jaminan sosial and kompensasi/manfaat tambahan ...................................................... 5

Pengembangan personalia .................................................................................................................. 7

Pemutusan hubungan kerja ................................................................................................................ 8

Masalah manajemen: kebijakan personalia dan manajemen personalia .................................................. 9

Layanan pendukung: administrasi personalia dan penggajian, pengendalian personalia ........................ 10

Dukungan untuk karyawan ................................................................................................................... 10

Komunikasi dengan karyawan .............................................................................................................. 10

Mengenai sukarelawan ......................................................................................................................... 11

Risiko dalam MSDM .............................................................................................................................. 12

Lampiran I: Checklist untuk uji coba sederhana tentang Tata Kelola yang baik dalam MSDM – pengantar

.............................................................................................................................................................. 14

Lampiran I: Checklist untuk uji coba sederhana tentang Tata Kelola yang baik dalam MSDM ................. 15

Lampiran II: Proses personalia (model) .................................................................................................. 17

Lampiran III: Rekomendasi penerapan ‘Tata Kelola yang baik dalam Pedoman MSDM' .......................... 18

2

Manajemen Sumber Daya Manusia: mengapa?

Organisasi Nirlaba (“ONL”) adalah organisasi pelayanan/jasa. Aset terpenting ONL salah satunya terdiri

dari karyawan mereka (apakah dibayar atau sukarela) – terlebih lagi karena ONL seringkali sangat identik

dengan kegiatan kemanusiaan dan perlu memiliki komitmen pribadi yang kuat. Oleh karena itu, mana-

jemen personalia (Manajemen Sumber Daya Manusia, atau MSDM) adalah faktor kunci yang menen-

tukan kemampuan organisasi untuk melaksanakan tugasnya dengan baik.

Untuk mendapatkan gambaran umum tentang MSDM, pendekatan standarnya adalah dengan menjadi-

kan proses personalia sebagai dasar, bersama dengan langkah-langkah yang ada di dalamnya dan kondisi

keseluruhannya. Proses personalia yang transparan membantu dalam identifikasi dan menciptakan ke-

percayaan serta memberikan keamanan dan kepastian

Pedoman praktis ini terutama ditujukan kepada mereka yang dalam posisi bertanggung jawab di ONL Se-

latan dan rekan-rekan mereka di ONL Utara. Tujuannya adalah sebagai berikut:

• dewan pimpinan, manajer, karyawan yang digaji dan sukarelawan yang berperan secara

operasional, namun bukan ahli dalam MSDM, harus bisa mengerti inti dari MSDM;

• para manajer harus lebih memperhatikan masalah-masalah MSDM dan harus dapat mengambil

keputusan yang tepat pada waktunya, yang sesuai untuk setiap situasi dan kelompok sasaran;

• para manajer serta karyawan yang dibayar dan sukarelawan ONL harus diberi tahu tentang risiko

yang ada dalam MSDM dan harus memiliki instrumen yang dapat digunakan untuk menghadapi

risiko ini.

Pedoman praktis untuk Tata Kelola MSDM yang baik ini memberikan dasar untuk tindakan dan pena-

waran yang lebih luas dalam MSDM.

3

Proses Personalia

Proses personalia (ditunjukkan oleh warna biru di dalam bagan) terdiri mulai dari langkah seseorang

mengambil keputusan untuk mengisi suatu posisi pekerjaan, kemudian melalui masa kerja aktualnya

sampai dengan karyawan pergi meninggalkan organisasi.

Proses personalia tertanam dalam keseluruhan kondisi dan masalah manajemen (dalam warna hijau). Ini

terutama mencakup status kebijakan personalia di masing-masing institusi atau proyek di lapangan, serta

masalah manajemen personalia dan layanan pendukung (termasuk administrasi personalia dan peng-

gajian, juga pengendalian personalia).

Prasyarat utama untuk MSDM yang sukses mencakup pendampingan yang penuh perhatian kepada kar-

yawan (ditunjukkan dalam bagan sebagai 'Dukungan untuk karyawan' dan 'Komunikasi dengan karya-

wan'). Dukungan dan komunikasi menyajikan hubungan antara proses personalia dan kepentingan karya-

wan.

Penghentian

Penciptaan posisi baru

Perjanjian baru

Masa kerja

Akhir masa

kerja

Kebijakan personalia

Manajemen personalia

Perencanaan dan

rekrutmen personalia Remunerasi ++

Pengembangan

personalia

Kepergian

dan izin

Pengendalian personalia

Administrasi personalia dan penggajian

Duk

unga

n u

ntu

k ka

ryaw

an

Kom

unik

asi d

enga

n k

arya

wan

4

Proses personalia

Perencanaan dan rekrutmen personalia

Perencanaan personalia: apa saja yang tercakup di dalamnya?

Dalam jangka menengah dan panjang, perencanaan personalia memastikan bahwa orang yang tepat ada

pada waktu yang tepat di tempat yang tepat untuk proyek dan tugas yang harus dilakukan. Ini mengha-

ruskan adanya perencanaan sumber daya manusia yang dibutuhkan (persentase posting penuh waktu)

dan menentukan kebutuhan akan pelatihan dan pengalaman profesional. Informasi yang relevan

mengenai hal ini seringkali tercantum dalam anggaran proyek. Hal ini berlaku untuk karyawan yang

dibayar maupun sukarelawan.

Checklist:

• Apakah perencanaan personalia berjalan? (Penilaian kebutuhan, tinjauan berkala terhadap profil

pekerjaan)

• Siapa yang bertanggung jawab untuk perencanaan personalia?

• Standar dan persyaratan apa yang ada untuk perencanaan personalia? (Anggaran proyek;

rencana pembentukan karyawan dan anggaran karyawan untuk ONL)

• Siapa yang memberikan persetujuan dalam perencanaan personalia?

Rekrutmen personalia: apa saja yang tercakup di dalamnya?

Rekrutmen personalia terdiri dari kegiatan yang berkaitan dengan seleksi karyawan baru.

Checklist:

• Apakah ada uraian tugas untuk setiap posisi pekerjaan? Apakah uraian tugas tersebut mutakhir?

o Isi dari uraian tugas: jabatan; tujuan dan gambaran tanggung jawab; persyaratan (pelatihan

dan pengalaman profesional; integrasi dalam organisasi (lihat bagan organisasi); atasan/ma-

najer yang bertanggung jawab; wakil atasan)

• Bagaimana sebuah posisi pekerjaan diiklankan?

o Bagaimana memastikan bahwa pemasangan iklan pekerjaan sudah dilakukan dengan tepat?

Media mana yang digunakan?

o Bagaimana memastikan supaya aplikasi lamaran yang diterima tidak kurang ataupun terlalu

banyak?

o Media mana yang dapat digunakan untuk dapat menjangkau calon pelamar?

o Apakah transparansi proses tersebut terjamin?

• Apakah surat lamaran dikelompokkan sesuai kategori (A = sangat cocok dengan profil yang dicari;

B = dapat dipertimbangkan; C = tidak dapat dipertimbangkan)?

• Apakah dilakukan tes untuk menguji kemampuan dasar?

• Apakah wawancara kerja dilaksanakan sesuai dengan pedoman yang ada? Apakah peserta diten-

tukan? Apakah didapatkan referensi?

• Siapa yang membuat keputusan untuk mempekerjakan seorang karyawan?

• Apakah ada program bagi karyawan yang baru bergabung (welcome package) untuk

hari pertama atau minggu pertama kerjanya?

• Apakah setiap karyawan memiliki kontrak kerja?

• Apakah ada masa percobaan? (rentang waktu, akhir, peralihan menjadi karyawan biasa)

5

Proses personalia

Remunerasi, jaminan sosial and kompensasi/manfaat tambahan

Apa saja yang tercakup di dalamnya?

Karyawan memberikan waktu mereka untuk bekerja dan pemberi kerja memberikan kompensasi kepada

mereka dalam bentuk uang. Ini berarti: karyawan tetap menerima gaji mereka secara tunai.

Checklist untuk pembayaran

• Apakah mereka yang bertanggung jawab mengerti bagaimana mempertimbangkan berapa upah

yang sesuai untuk suatu pekerjaan? Apakah ada sistem penggajian/payroll? – Di dalam prak-

teknya, penentuan upah tersebut juga tergantung pada ukuran organisasi. Prinsipnya: untuk kira-

kira 10 karyawan atau lebih, sebuah sistem penggajian/payroll yang terbuka harus ada, serta ada

penentuan batas gaji/upah.

• Siapa yang dapat membuat keputusan akhir dalam menentukan upah? (prinsip kendali

ganda/dual control principle)

• Apakah gaji dibayarkan secara teratur sesuai dengan persyaratan dalam kontrak kerja?

• Apakah ada peraturan mengenai gaji? Peraturan mengenai gaji menentukan kriteria klasifikasi

serta parameter tambahan seperti batasan upah, prosedur untuk klasifikasi dan pertambahan

dalam tingkat pengalaman karyawan. Jika dikehendaki, peraturan gaji juga menjamin trans-

paransi yang diperlukan dalam hal remunerasi.

• Apakah kebutuhan terkait gaji sudah dicantumkan dalam anggaran proyek dan angka empiris su-

dah diperhitungkan?

Iuran dan manfaat jaminan sosial sebagai tambahan gaji dibayarkan (pada satu sisi) karena diatur da-

lam undang-undang dan (pada sisi lain) karena berkaitan dengan kebijakan personalia ONL.

Tujuan dari kompensasi tambahan ini adalah untuk mengatasi risiko seperti inflasi/kenaikan biaya hidup,

kecelakaan, penyakit, cacat tubuh, kematian, keluarga, hari tua/masa pensiun atau pengangguran. Selain

itu, pemberian kompensasi tambahan juga menguntungkan karena membuat organisasi pemberi kerja

terlihat lebih menarik bagi calon karyawan atau dapat membuat organisasi pemberi kerja bertahan

dengan baik di dunia usaha.

Checklist untuk kompensasi/manfaat tambahan

• Apakah ada ketentuan mengenai kompensasi/manfaat tambahan?

• Apakah ada:

o tunjangan biaya hidup: berapa besar? kapan penyesuaian dilakukan? Berdasarkan kriteria

apa?

o manfaat pensiun

o tunjangan keluarga dan/atau anak (berhubungan dengan peraturan pemerintah/berkaitan

dengan pekerjaan)

o asuransi kecelakaan dan kesehatan

o manfaat apabila terjadi cacat tubuh dan kematian

o cuti untuk: kematian, kelahiran, pindah rumah, dan lain-lain

o bonus untuk kinerja yang luar biasa

6

o hadiah karena mencapai masa kerja tertentu

• Apakah persyaratan dalam undang-undang yang spesifik untuk hal ini dari negara tempat

kegiatan telah diketahui, dan apakah telah dipenuhi? Sebagai contoh: pembayaran pesangon da-

lam hal terjadi pemutusan hubungan kerja.

7

Proses personalia

Pengembangan personalia

Apa saja yang tercakup di dalamnya?

Aspek lain dari pendekatan yang penuh perhatian terhadap hubungan karyawan adalah bahwa atasan

harus mengerti kebutuhan karyawan untuk suatu pengembangan dan perubahan, dan harus mengako-

modasi kebutuhan tersebut sesuai dengan tujuan organisasi. Pengembangan personalia ini untuk men-

capai hal-hal berikut:

• karyawan menerima penilaian rutin atas keadaan mereka saat ini

• pengembangan profesional karyawan yang berjalan saat ini direncanakan dan dilaksanakan

• langkah-langkah yang mendorong pengembangan karir akan mempertahankan karyawan yang

baik agar betah di dalam organisasi dan mengurangi tingkat keluar masuknya karyawan

• peluang karyawan dalam pasaran tenaga kerja akan terjaga atau bahkan dapat ditingkatkan. Hal

ini penting karena dalam kebanyakan kasus, pekerjaan terbatas hanya selama durasi proyek

berjalan.

Checklist untuk pengembangan personalia

• Apakah dilakukan wawancara kerja, dengan disertai penilaian terhadap keadaan karyawan?

Selama wawancara kerja, atasan dan karyawan membahas kinerja karyawan, komitmen dan si-

kap karyawan. Untuk tujuan ini, mereka membandingkan antara target dan keadaan aktual ber-

dasarkan uraian tugas; mereka mengidentifikasi kekuatan dan potensi perbaikan, dan menen-

tukan langkah selanjutnya dalam pengembangan personalia. Wawancara karyawan mengikuti

panduan yang terstruktur.

• Apakah ada ketentuan yang dibuat mengenai wawancara karyawan untuk umpan balik kepada

atasan (lini manajer)?

• Apakah ada ketentuan untuk umpan balik dari atasan terlepas dari wawancara karyawan?

• Apakah langkah-langkah pengembangan yang disepakati telah dilaksanakan, dan apakah

pelatihan ditawarkan?

o kursus, kegiatan pelatihan, pelatihan ulang

o pelatihan dasar, pelatihan lanjutan, pendidikan lebih lanjut

• Apakah area tanggung jawab karyawan ditinjau secara berkala guna pengembangan lebih

lanjut? – Kata kunci: mengembangkan portofolio tugas yang sesuai dengan cakupan yang me-

madai untuk bertindak leluasa; perluasan pekerjaan; memperkaya pekerjaan; rotasi pekerjaan.

8

Proses personalia

Pemutusan hubungan kerja

Apa saja yang tercakup di dalamnya?

Ada berbagai macam penyebab pemutusan hubungan kerja:

• Berakhirnya proyek atau kontrak kerja tetap

• pensiun

• penyakit, cacat tubuh, kematian

• pengunduran diri karyawan

• penghentian oleh pemberi kerja: normal atau tanpa pemberitahuan; pemberian izin (cuti).

Checklist untuk pemutusan hubungan kerja

• Apakah persyaratan undang-undang di negera yang bersangkutan telah diketahui, dan apakah

sudah dipenuhi?

• Apakah persyaratan dalam kebijakan personalia dan/atau peraturan karyawan dipenuhi?

• Apakah ketentuan dalam kontrak kerja dihormati?

• Apakah ada proses penghentian kerja yang jelas dan transparan dari pemberi kerja (peringatan,

kesempatan untuk karyawan memperbaiki diri, cara mengeluarkan pemberitahuan penghentian

kerja, periode pemberitahuan, siapa yang membuat keputusan, pemberian izin/cuti, dan se-

bagainya)?

• Apakah semua karyawan menerima surat referensi kerja atau konfirmasi pekerjaan mereka?

9

Ketentuan umum

Masalah manajemen: kebijakan personalia dan manajemen personalia

Kebijakan personalia mengatur prinsip dasar untuk cara bekerja sama dalam organisasi serta prinsip-

prinsip perilaku dalam berurusan dengan pihak luar. Akibatnya, semua orang – di dalam dan di luar or-

ganisasi – mengetahui apa yang diharapkan dari karyawan (misalnya: hak dan kewajiban; sikap/nilai-nilai

dasar seperti keadilan, transparansi, menghormati hak asasi manusia) dan apa yang dapat karyawan

harapkan dari organisasi. Dalam beberapa kasus, kebijakan personalia juga mengatur prinsip-prinsip

utama manajemen.

Kebijakan personalia memberikan dasar bagi peraturan penting lainnya, seperti:

• peraturan karyawan, yang (secara khusus) mencakup ketentuan pekerjaan, seperti: gaji, jam

kerja, kontrak kerja bagi semua karyawan, pemutusan hubungan kerja

• peraturan gaji

• prinsip-prinsip manajemen

• kode etik (pelecehan seksual, korupsi, perlindungan anak di bawah umur)

• peraturan biaya dan perjalanan dinas

Manajemen personalia memiliki dua komponen kunci:

• pengaturan kerja dan perencanaan operasional

Pengaturan kerja mencakup bagan struktur organisasi; pada dasarnya, pengaturan kerja menen-

tukan prosedur kerja, struktur dan proses, sementara perencanaan operasional mengatur jadwal

penempatan karyawan dalam jangka pendek. Tujuan dari kedua komponen tersebut adalah un-

tuk memastikan bahwa orang yang tepat ada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat pula,

dan mereka melakukan pengalihan pengaturan kerja tersebut (unit organisasi).

• Manajemen – tanggung jawab atasan (Leadership/Kepemimpinan; oleh Reinhard K. Sprenger,

2012)

o mengatur dan memimpin karyawan (komunikasi; delegasi dan kepercayaan; mengem-

bangkan dan memberi tantangan; mengidentifikasi dan memanfaatkan potensi karyawan;

manajemen diri)

o mengatur tata cara bekerja sama

o menyelesaikan konflik

o menjamin orientasi dan kemampuan strategis untuk mengatasi kebutuhan masa depan

o mempertahankan efisiensi dan efektivitas (penghematan terhadap sumber daya dan ‘ko-

moditas’ yang langka, pola pikir customer)

Checklist untuk kebijakan personalia dan manajemen personalia

• Apakah ada kebijakan yang mengatur tata cara bekerja sama di dalam dan di luar organisasi,

kode etik bagi semua karyawan (perilaku organisasi) dan manajemen?

• Apakah ketentuan pekerjaan ditetapkan dalam peraturan yang terpisah atau dalam rincian di

kontrak kerja?

• Apakah ada kode etik yang diperlukan, apakah disediakan pelatihan kode etik, dan apakah kode

etik tersebut diterapkan?

• Apakah ada bagan struktur organisasi (untuk seluruh organisasi dan unit-unitnya)?

• Apakah ada ketentuan mengenai prinsip-prinsip manajemen, begitu juga dengan hak dan

kewajiban atasan?

10

Ketentuan umum

Layanan pendukung: administrasi personalia dan penggajian, pengendalian per-

sonalia

Administrasi personalia terdiri dari pengelolaan arsip karyawan yang tepat, administrasi penggajian dan

akuntansi gaji, termasuk pengendalian gaji. Fungsi ini dapat di-outsource dari perusahaan lain.

Pengendalian personalia terdiri dari rencana pembetukan staf/anggaran personalia dan laporan penem-

patan karyawan/akuntansi untuk biaya personalia dan pengendalian kebutuhan karyawan jangka menen-

gah/jangka panjang.

Checklist untuk layanan pendukung

• Apakah ada arsip personalia untuk masing-masing karyawan, dan apakah arsip tersebut disimpan

dengan baik?

• Apakah proteksi atas data telah dijamin (hak pribadi karyawan/privasi)?

• Apakah administrasi penggajian dilaksanakan secara efisien?

• Apakah gaji dan manfaaat tambahan telah dibayar dengan benar dan tepat waktu?

• Apakah figur dasar karyawan telah dikumpulkan dan digunakan untuk tujuan pengendalian?

Dukungan untuk karyawan Dukungan untuk karyawan lebih lagi melampaui administrasi personalia, dan terdiri dari:

• bantuan dan saran untuk karyawan dan manajer terkait penyelesaian konflik dan situasi yang su-

lit lainnya

• saran untuk karyawan dan manajer dalam melaksanakan langkah-langkah yang berhubungan

dengan proses personalia, contohnya mengenai pengembangan personalia.

Komunikasi dengan karyawan Komunikasi lebih penting daripada informasi – akan tetapi tidak akan ada komunikasi yang baik tanpa

informasi yang cukup.

Komunikasi berjalan dalam tiga arah: dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dan ke samping.

Komunikasi meliputi:

• budaya umpan balik dan memperhatikan konsekuensi dari wawancara karyawan

• proaktif, perilaku berbasis fakta, terutama oleh para manajer

• komunikasi internal and eksternal

• rapat tim dan pengembangan tim, juga bentuk kerjasama lainnya

• acara/event tim

Checklist untuk dukungan dan komunikasi

• Apakah karyawan memiliki titik penghubung jika terjadi masalah, konflik atau keluhan?

• Apakah prosedur dan tanggung jawab untuk komunikasi internal dan komunikasi eksternal telah

diatur?

• Apakah ada konsep mengenai krisis komunikasi?

11

Mengenai sukarelawan

Apa saja yang tercakup di dalamnya?

Sebagai aturan umum, prinsip-prinsip yang berlaku untuk karyawan tetap (profesional) juga berlaku un-

tuk pengaturan kerjasama dengan sukarelawan, begitu juga dengan proses personalia dan ketentuan

personalia secara keseluruhan.

Tantangannya di sini adalah bagaimana untuk dapat menyesuaikan peraturan umum dengan kebutuhan

sukarelawan dengan cara yang sesuai dan tepat untuk situasi tertentu.

Tantangan lainnya adalah mengusahakan kerjasama yang bebas konflik (sedapat mungkin) antara karya-

wan yang dibayar dan sukarelawan yang menjalankan tugas yang sama.

Rekomendasi: ciptakan transparansi.

Dalam prosedur seleksi untuk sukarelawan (dan juga untuk karyawan yang dibayar), tentukan

pengaturan yang relevan, contohnya: cantumkan dalam kontrak jasa bahwa sukarelawan akan bekerja

bersama-sama dengan karyawan yang dibayar dengan fungsi yang sama.

Ada dua kategori relawan yang harus dibedakan di sini:

• Sukarelawan asing: mereka biasanya mendapatkan paket khusus dari organisasi yang me-

nyokong mereka. Ini mencakup masalah seperti asuransi, biaya perjalanan, akomodasi dan kon-

sumsi, uang saku.

• Sukarelawan lokal yang berpartisipasi dalam proyek atau dalam organisasi ONL. Untuk mereka,

ONL harus menentukan peraturan dan prinsip kebijakan personalia yang mana yang diberla-

kukan atas mereka, dan di mana adaptasi diperlukan (mungkin sebagai bagian dari kebijakan

khusus untuk sukarelawan).

Checklist untuk sukarelawan

• Adakah prosedur untuk seleksi sukarelawan? (perekrutan personil)

• Apakah sukarelawan diberikan pengarahan awal mengenai pekerjaan mereka?

• Apakah sukarelawan mempunyai contact person yang mengatur pekerjaan mereka?

• Apakah semua sukarelawan mempunyai kontrak layanan?

• Manfaat tunai dan manfaat lain apa yang diterima oleh sukarelawan?

• Apakah dipastikan bahwa sukarelawan mengetahui dan memperhatikan hak dan kewajiban

mereka, termasuk (secara khusus) ketaatan terhadap kode etik?

• Apakah sukarelawan menerima surat referensi yang mengkonfirmasi pelayanan mereka pada

saat mereka meninggalkan organisasi?

12

Risiko dalam MSDM (Daftar ini belum lengkap)

Kami mengikuti proses personalia untuk mengidentifikasi risiko yang ada dalam MSDM.

Risiko yang

berhubungan

dengan

Apa saja yang tercakup di da-

lamnya?

Apa yang harus dil-

akukan?

(tindakan pencegahan,

dan tindakan setelah

masalah terjadi)

Catatan

Rekrutmen

personalia

Kurangnya pengetahuan dalam

menangani instrumen dan

prosedur

Konsep, peraturan,

kegiatan pelatihan, pen-

gendalian

Minimal orang yang ter-

libat dalam MSDM ha-

rus familiar dengan

prinsip-prinsip dasar

MSDM.

Alternatif: outsource

seluruh atau sebagian

staf yang menangani

MSDM ke penyedia jasa

eksternal.

Sadar atau tidak sadar ada perla-

kuan istimewa terhadap orang

dan kelompok orang tertentu

(nepotisme)

Proses yang transparan Implementasi seder-

hana: cantumkan klau-

sul dalam kontrak kerja

karyawan yang menya-

takan bahwa kerabat

karyawan tidak boleh

dipekerjakan atau tidak

dipekerjakan di bagian

yang sama.

Selama masa

kerja

Pelanggaran yang dilakukan kar-

yawan, seperti pelecehan seksual,

seksis, korupsi (langsung atau

tidak langsung), pelanggaran ter-

hadap anak di bawah umur, pen-

yalahgunaan aset milik organisasi.

Ejekan; kekerasan fisik dan psikis

terhadap karyawan.

Kode etik dan panduan

sejenisnya untuk

mencegah pelecehan

seksual dan seksis,

pelanggaran terhadap

anak di bawah umur,

korupsi; regulasi; pelati-

han; pengendalian

Kemungkinan: mem-

bentuk unit pengaduan

yang independen.

Catatan:

Kerjasama dengan lem-

baga penegak hukum

dan otoritas peradilan,

misalnya dalam pem-

beritahuan/kewajiban

pengungkapan, proses

pengadilan.

13

Remunerasi Struktur pembayaran yang tidak

sistematis dan tidak jelas; pem-

bayaran ekstra dan pembayaran

tambahan yang tidak terduga.

Penyalahgunaan biaya dan

kompensasi/manfaat tambahan

sejenisnya.

Regulasi;

sistem gaji yang trans-

paran;

pengendalian;

sanksi terhadap pelang-

garan

Tolong diperhatikan:

donor utama men-

syaratkan adanya sis-

tem penggajian dan

pencatatan jam kerja.

Pengem-

bangan per-

sonalia

Penyalahgunaan pengembangan

personalia untuk mendapatkan

tambahan dan hak istimewa

Peraturan mengenai

pelatihan

Pemutusan

hubungan

kerja

Kegagalan dalam menaati

prosedur yang telah direncana-

kan; ancaman

Prosedur dan regulasi

yang dikomunikasikan

secara jelas

Sebagai akibatnya:

proses yang berlarut-

larut yang menghabis-

kan waktu dan uang

…..

Membuat daftar risiko seperti ini dapat membantu meningkatkan kesadaran, dan bahkan justru dapat

mengurangi potensi risiko. Harus diingat bahwa akan selalu ada celah yang disebabkan risiko yang tidak

diketahui. Tak jarang, alasan terjadinya insiden dapat ditemukan di sini.

Itulah sebabnya tidak hanya penting untuk mengambil langkah pencegahan, tetapi juga untuk mengem-

bangkan dan melatih keterampilan berorganisasi dalam menghadapi risiko yang telah muncul.

14

Lampiran I: Checklist untuk uji coba sederhana tentang Tata Kelola yang baik da-

lam MSDM – pengantar

Checklist berikut ini terdiri dari item-item pilihan dari checklist yang terdapat dalam dokumen yang

berhubungan dengan MSDM. Checklist ini cocok untuk digunakan sebagai uji coba awal.

Bentuk tanggapannya:

• bisa mengikuti pola ya/tidak, atau

• empat kategori berikut ini dapat digunakan:

o tidak ada

o mulai terbentuk

o ada, tetapi belum sepenuhnya dilaksanakan

o ada dan dilaksanakan secara luas

15

Lampiran I: Checklist untuk uji coba sederhana tentang Tata Kelola yang baik da-

lam MSDM

Perencanaan personalia:

• Apakah ada perencanaan personalia? (butuh penilaian, review berkala profil pekerjaan)

Rekrutmen personalia

• Apakah ada uraian tugas untuk setiap posisi pekerjaan? Apakah uraian tugas itu mutakhir?

• Bagaimanakah sebuah posisi pekerjaan diiklankan?

• Siapa yang mengambil keputusan untuk mempekerjakan seorang karyawan?

• Apakah setiap karyawan mempunyai kontrak kerja?

Pembayaran gaji/upah

• Apakah mereka yang bertanggung jawab sudah mengerti berapa gaji/upah yang dipertimbangkan

untuk suatu posisi pekerjaan?

• Siapa yang berhak membuat keputusan akhir dalam menentukan gaji/upah?

• Apakah gaji dibayarkan secara teratur sesuai dengan ketentuan yang tercantum di dalam kontrak

kerja?

Kompensasi/manfaat tambahan

• Apakah ada ketentuan mengenai kompensasi/manfaat tambahan?

Pengembangan personalia

• Apakah ada wawancara kerja, disertai dengan penilaian terhadap keadaan karyawan?

• Apakah langkah-langkah pengembangan yang disepakati telah dilaksanakan, dan apakah ada

penawaran untuk mengikuti pelatihan?

Pemutusan hubungan kerja

• Apakah persyaratan undang-undang di negara yang bersangkutan telah diketahui, dan apakah su-

dah dipenuhi?

• Apakah ketentuan dalam kontrak kerja dihormati?

• Apakah semua karyawan menerima surat referensi kerja atau konfirmasi kerja?

Kebijakan personalia dan manajemen personalia

• Apakah ada kebijakan yang mengatur kerjasama di dalam maupun di luar organisasi, kode etik

bagi semua karyawan (perilaku organisasi) dan manajemen?

• Apakah kode etik yang diperlukan sudah tersedia, apakah disediakan pelatihan kode etik dan

apakah kode etik dilaksanakan?

Layanan pendukung

• Apakah ada arsip personalia untuk setiap karyawan, dan apakah arsip tersebut disimpan dengan

baik?

• Apakah figur dasar karyawan telah dikumpulkan dan digunakan untuk tujuan pengendalian?

Dukungan dan komunikasi

• Apakah prosedur dan tanggung jawab untuk komunikasi internal dan komunikasi eksternal telah

diatur?

16

Sukarelawan

• Apakah ada prosedur seleksi bagi sukarelawan? (perekrutan personil)

• Apakah sukarelawan diperkenalkan terlebih dulu dengan pekerjaan mereka?

• Apakah para sukarelawan mempunyai contact person yang mengatur pekerjaan mereka?

• Apakah semua sukarelawan mempunyai kontrak layanan?

• Manfaat tunai dan manfaat lain apa yang diterima oleh sukarelawan?

17

Lampiran II: Proses personalia (model)

18

Lampiran III: Rekomendasi penerapan ‘Tata Kelola yang baik dalam Pe-

doman MSDM'

Prinsip dasar

• Mengintegrasikan implementasi ke dalam dialog mengenai program dan/atau dengan mitra.

• Komunitas Kerjasama dapat mengundang semua anggota ONL untuk menyusun kebijakan

MSDM mereka sendiri ('Apa yang kita harapkan dari organisasi mitra sehubungan MSDM?') atau

untuk menggabungkan Tata Kelola MSDM ini ke dalam ‘Kebijakan Organisasi Mitra’ yang sudah

ada atau yang akan dikembangkan.

Mencatat garis dasar

• Manfaatkan perjalanan dinas dan kendaraan lain seperti pertemuan regional untuk menyusun

dasar awal penilaian/asesmen berseama dengan organisasi mitra Anda; ini memberikan garis

dasar sehingga kedua belah pihak dapat mencatat status quo bersama dan mengembangkan

daftar tugas dari garis dasar tersebut. Untuk tujuan tersebut, Anda dapat menggunakan check-

list dari Pedoman ini.

Kendaraan dan instrumen untuk pengembangan MSDM yang sedang berjalan dalam organisasi mitra

• Pengembangan program dan/atau strategi bersama, pembaharuan perjanjian kerangka kerja

dengan organisasi mitra [sesuai program] dan kegiatan serupa memberikan peluang yang baik

untuk menentukan tujuan dan tugas sehubungan dengan MSDM sehingga kesepakatan dapat

dicapai dalam meninjau ulang tujuan dan tugas-tugas ini untuk tahun mendatang.

• Selama perjalanan bisnis atau pertemuan regional atau di kantor pusat, sediakan waktu untuk

membicarakan masalah-masalah MSDM yang timbul.

• Gunakan juga instrumen seperti aplikasi proyek dan anggaran untuk mengatur masalah MSDM.

• Isu-isu MSDM ini dapat dipisahkan ke dalam instrumen perencanaan yang relevan [kerangka

pencatatan] dan diubah menjadi tujuan yang dapat diatur.

• Bantu organisasi mitra dengan memanfaatkan kendaraan dan acara/event internal seperti rapat

divisi dan rapat tim (dan juga kegiatan pengembangan tim jika memungkinkan) untuk menjelas-

kan isu-isu SDM dan tentukan berdasarkan contoh dan kejadian praktis.

• Berikan motivasi kepada organisasi mitra untuk mendiskusikan isu SDM yang sensitif secara

berkala dengan cara yang sesuai, atau membuat pelatihan terkati isu-isu tersebut.

Pemantauan/Monitoring

• Manfaatkan perjalanan dinas untuk meninjau langkah-langkah yang diputuskan bersama-sama

yang bertujuan mengembangkan dan/atau meningkatkan MSDM di lapangan, sesuai dengan

proses personalia.

• Rancang sistem pemantauan agar Anda dapat menambahkan tips, petunjuk, dan ‘praktik

terbaik’ untuk peninjauan di lapangan.

Manfaatkan keahlian pihak ketiga

• Konsultasi mengenai isu-isu MSDM dengan Project Officer ONL atau regional yang bertanggung

jawab, atau dengan Komunitas Kerjasama.

• Konsultasi dengan sesama Project Officer yang bertanggung jawab mengenai kasus-kasus

tertentu.

• Meminta advis/nasehat dari ahli SDM, baik dari dalam atau luar organisasi.