Pertanyaan untuk Texas Eastman Company1. Describe the quality management program initiated at Texas Eastman. What role did the new information systems play in the quality program?2. Identify the strengths and weaknesses in the existing financial reporting system. What was the value of the period Departmental Costs Sheets (see exhibit 8) in the information-rich operating environtment of Texas Easman? 3. How have the operators in Brileys 3B Cracking Plant been using the new Daily Income Report? Why is this report useful to them?4. What were the information requirements for the new report? Which factors change daily, and which data stay the same from day-to-day? Why?5. What should Pat Kinsey, the chief accountant do next? How should the reporting environment in the Texas Eastman Plant be modified in light of the exprience in the 3B Cracking Plant? What role should be played by the central accounting and finance group?

Jawaban Pertanyaan

1. Jelaskan Quality Management Progam yang dilakukan di Texas Eastman. Peran apa yang dimainkan oleh sistem informasi baru dalam program tersebut.Program Quality Management dibangun dalam Triangle Model of Teamwork, performance management, dan statistical process control.Gambaran model tersebut adaah sebagai berikut:

SPCPerformance Management

QM

Teamwork

Triangle Model : TeamworkSisi ini berakar pada kualitas kehidupan kerja, job enrichment, dan partisipasi pegawai, yang diimplementasikan oleh timQuality Management (QM). Setiap orang di pabrik, mulai dari pimpinan sampai dengan pegawai paling rendah, tergabung minimal dalam 1 tim QM. Tim tersebut terhubung secara hierarki dengan 1 orang anggota QM, juga menjadi anggota QM di atasnya. Hal ini bertujuan supaya idea tau program yang dikembangkan dalam tiap QM dapat dikomunikasikan ke dalam organisasi.

Triangle Model : Performance ManagementSisi ini dikembangkan dengan berdasar pada B.F. Skinners Behavioral school of psychology and reinforcement, dengan menekankan pada kebutuhan akan Key Result Area (KRA) dan mengembangkan ukuran untuk tiap KRA. Proses performance management terdiri dari 7 langkah spesifik:a. Menetapkan misi yang diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam pencapaian hasil yang diinginkan perusahaan.b. Identifikasi KRA yang untuk mencapai misi.KRA dapat berupa financial, safety, atau tujuan terkait lingkungan (environmental goals), atau implementasi SPC.c. Menetapkan measuresuntuk tiap KRAd. Menentukan bagaimana measures akan ditampilkan untuk memonitoring apakah ada perubahan terhadap measurese. Mengembangkan control strategy, menggambarkan tindakan yang akan dilakukan apabila terdapat perubahan signifikan dalam proses.f. Mengembangkan rencana untuk memperkuat kemajuan dan pencapaian tiap measure.g. Implementasi improvement project dan alokasi sumber daya yang terkait dengan KRA.

Triangle Model : Statistical Process ControlImplementasi dari model ini memerlukan perubahan dari operasional TEX. Sebelum menerapkan prosedur SPC, operator melakukan monitoring secara terus menerus terhadap ratusan variabel, seperti tingkat temperature, tekanan, kelembapan, dan aliran udara, yang berpengaruh terhadap kinerja proses kimiawi. Apabia tiap variabel mengalami kenaikan dari tingkat normal, maka operator akan menghentikan proses kimiawi dan berupaya untuk mengembalikan variabel ke tingkat normal. Adanya intervensi dari operator seringkali menghasilkan variasi pada produk akhir jika dibandingkan dengan proses kimiawi tanpa adanya operator.

Hal yang dilakukan untuk menerapkan SPC.a. Menetapkan batas atas dan bawah per variabel. Penyusunan SPC chart dan analisisnya dilakukan secara manual karena tidak ada computer yang bisa melakukan hal tersebut pada tahun 1984. b. Melaksanakan Run test untuk mengetahui bias yang sering muncul. c. Menerapkan Taguchi Method dengan tujuan untuk memperkecil jarak batas atas dan bawah per variabelnya.

Peran yang dimainkan oleh sistem informasi baru adalah dalam hal penyempurnaan SPC.a. Sebelum penerapan sistem M&T, penyusunan SPC chart dan analisisnya dilakukan secara manual. Namun setelah diterapkan sistem M&T, proses akumulasi, penyimpanan, dan analisis data secara statistik dilakukan secara otomatis.b. Adanya sistem M&T menyebabkan jumlah route dan observasi data menjadi berkurang.Sebelum adanya sistem baru, jumlah route sebesar 180 dan observasi 30.000 40.000 parameter.Setelah adanya sistem baru, jumlah route menjadi 164 route dengan 29.900 observasi. Proses update dari parameter yang diobservasi juga lebih cepat, yaitu 15% observasi / menit, dan sisanya 2-4 jam. Sedangkan sistem lama proses update dilakukan setiap 4 jam dengan cara menyusuri route dan mengamati parameter secara manual.c. Adanya perkembangan sistem baru pada tahun 1988-1989 juga memberikan kemudahan bagi TEX untuk: Menganalisis SPC secara otomatis, grafik historical data, dan alarm otomatis Memasukkan data dari laporan produksi harian ke financial control system Memilih test SPC yang akan dilakukan, dan hal yang harus dilakukan apabila terjadi variabel di luar batas toleransi. Menyajikan ringkasan statistic operasional per departemen dan analisisnya. Laporan tersebut termasuk informasi terkait produksi dan pengiriman, proses improvement, control limit, analisis historis, dan insiden serta disposisi dari complain pelanggan.

2. Identifikasikan strength dan weaknesses dalam existing financial reporting system. Apakah value dari Period Departmental Costs Sheets dalam lingkungan operasional Texas Eastman.

TEX menerapkan Period Report berupa Annual Operating Plan (AOP) dan Fully allocated actual cost report. Laporan tersebut mempunyai strength dan weaknesses sebagai berikut:a. Strength Period Report dikembangkan dari proyeksi dan komitmen perusahaan dalam proses budgeting (AOP). Data estimasi yang digunakan berasal dari unit-unit pabrik terkait sehingga mencerminkan adanya kerjasama antar unit dalam pabrik. Adanya AOP dan laporan periode 4 mingguan memudahkan Divisi Akuntansi untuk menghitung variance antara budget dan actual sehingga manajer dapat mengelola variance tersebut.

b. Weakness Existing financial reporting system tidak bisa menyajikan informasi yang cepat, sehingga tidak bisa digunakan untuk melakukan analisa atas konsekuensi financial atas proses operasional yang telah dilakukan.

Value dari period departmental cost sheetadalah : Membandingkan antara budget cost tahunan dan actual cost selama periode tertentu untuk mengetahui seberapa besar variance yang ada Menunjukkan kinerja dari masing-masing manajer terkait dengan adanya unfavorable dan favorable variance.

3. Bagaimana para operator di Brileys 3B Cracking Plant menggunakan Daily Income Report yang baru? Apakah laporan ini berguna bagi mereka?Meskipun Briley mendapatkan beberapa pendapat yang skeptimistis tentang para operator yang mungkin tidak akan mengerti atau merespon sebuah income statement yang dapat mengevaluasi pekerjaan mereka, Briley tetap mempersiapkan daily income statement. Dalam pengalaman Briley, operator bisa dan mau untuk menggunakan suatu alat baru, seperti profit statement ini, selama mereka diberikan penjelasan dan waktu yang cukup untuk memahaminya. Beberapa operator sama sekali belum pernah melihat income statement sebelumnya, akan tetapi, beberapa operator lainnya memilki usaha sampingan dan telah mengenal income statement. Sebelumnya, TEX tidak pernah memberikan financial information dengan para pekerja operasional. TEX hanya memberikan order spesifik untuk melakukan atau tidak melakukan suatu hal. Setelah daily income statement selesai didesain, data-data seperti actual outputs produced, kualitasnya, dan actual quantitiesof inputs yang digunakan didapat dari daily production record. Dengan data ini, Briley secara personal mempersiapkan Threebee Company income statement setiap harinya. Berikut ini adalah beberapa hal yang terjadi setelah Briley memberikan daily income statement kepada para operator: a. Reaksi operator akan income report itu adalah merasa terkejut mengenai jumlah biaya dari raw materials dan energy yang digunakan di pabrik mereka setiap harinya. Mereka tidak pernah mendapatkan informasi tentang skala finansial dari aktivitas operasional mereka atau bagaimana tindakan mereka sehari-hari dapat memberikan pengaruh besar terhadap costs dan revenues dari pabrik mereka. b. Dengan menvariasikan feedstock inputs (berdasarkan daily income statement), para operator dapat merubah merubah rasio dari produksi ethylene dan propylene, akan tetapi perubahan tersebut dapat membutuhkan lebih banyak input, menurunkan total produksi, dan mempengaruhi jumlah produk sampingan yang diproduksi. Dari perspektif cost basis, hal ini dapat terlihat tidak baik, akan tetapi jika nilai penjualan dari produksi tersebut menjadi lebih besar, operator berpendapat bahwa perusahaan akan lebih baik meskipun output menjadi turun dan biaya menjadi naik. c. Atas dasar saran yang diberikan oleh para operator untuk meningkatkan format dan kalkulasi di atas, Briley bekerja ekstra selama 12 jam sehari untuk menjalankan tugas normalnya berupa supervisory responsibilities ditambah dengan memproduksi daily Threebee incomestatement. d. Ketika Briley kembali dari perjalanan dinas, hal pertama yang ingin para operator lakukan adalah agar Briley membuat daily income statement yang telah terlewatkan. Para operator akan kecewa apabila hasil dari income statement untuk periode itu tidak baik karena sudah terlambat bagi mereka untuk memperbaikinya. e. Dengan antusiasime dari para operator ini akan evaluasi kinerja mereka sehari-hari berdasarkan daily income statement tersebut, Briley menetapkan target untuk mencapai period profit sebesar $400K (dari $200K) disertai janji untuk menginstalasi dapur baru di dalam control room para operator. Briley dan para operator bekerja sama untuk membuat chart, mengupdateprofit secara harian dan cumulative profits untuk periode tersebut. Para operator akhirnya hanya membutuhkan empat periods untuk mencapai $400K rate of profit. Selama proses pencapaian target tersebut, mereka telah memecahkan 5 record baru produksi untuk ethylene dan propylene. Operator men-postqualitystatistic setiap dua jam dan pengukuran kualitas telah meningkat sebesar 50%. Karena kinerja operator yang semakin baik, Briley dan para operator setuju untuk membuat tantangan yang lebih menarik dengan menurunkan upper and lowercontrol limits dari 3-sigma limits menjadi 2-sigma. f. Operator dan supervisors di 3B plan menggunakan infromasi dari daily income statement tersebut untuk membuat keputusan di mana sebelumnya mereka dilarang untuk melakukan itu atau harus mendapatkan persetujuan Briley terlebih dahulu. Ketika perusahaan memulai Quality Management Program, para operator diinstruksikan untuk tidak merubah flow rates atau operating conditions tanpa persetujuan supervisor. Setelah beberapa periode dalam aktivitas operasional Threebee Company, operator telah mempelajari bagaimana merubah sistem untuk meningkatkan profit. Mereka mengambil tindakan yang sebelumnya tidak diperbolehkan. Mereka juga belajar untuk fokus pada beberapa key items dan melakukan pengawasan secara konstan. Para operator juga telah mempersempit control limits untuk banyak operatingparameter untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan tidak akan pernah melewati 100% price limits. Karena kualitas produksi yang semakin baik, Briley menetapkan sebuah top-gradegold quality region dan menentukan 25% price premium untuk produk yang dihasilkan dari gold region tersebut. Para operator memiliki kemauan lebih untuk mengambil tindakan ketika Briley tidak ada di tempat. Sebagai contoh, sebuah hydrogen compressor mengalami kerusakan pada suatu malam. Pada kondisi normal, usaha perbaikan akan dilakukan pada waktu yang sudah dijadwalkan. Akan tetapi, shift supervisor pada saat itu telah mengetahui nilai dari hydrogen gas tersebut dari income report. Mengetahui nilai yang hilang dari kegagalan hydrogen compressor tersebut, supervisor tersebut membuat keputusan untuk mengotorisasi overtime yang diperlukan untuk memperbaiki compressor tersebut. Berdasarkan penjelasan kejadian-kejadian yang terjadi setelah Briley membuat daily income statement, makan dapat disimpulkan bahwa income statement tersebut merupakan hal yang baik dan sangat berguna bagi para operator, Briley, dan Threebeecompany. Jerry Matthews, AsisstantDepartment Superintendent, mengobservasi bagaimana Daily Income Statement dapat merubah peran dari operator sebagai berikut. a. Sebelum adanya laporan tersebut, work teams (dari para operator) tidak terbiasa untuk memiliki akan bekerja dalam project tertentu. Hal ini biasanya diputuskan oleh departmentmanagers. Akan tetapi, setelah mereka terbiasa dengan new reports tersebut, mereka mulai mengambil inisiatif untuk menentukan prioritas akan project yang berbeda-beda. b. Daily financial reports juga merupakan alat bagi Matthews untuk membuat suatu keputusan. Dalam satu kasus, Matthews diharuskan membuat keputusan menutup pabrik untuk periode enam atau delapan hari. Daily Income Statement itu dapat membantunya untuk menentukan apakah additional improvement yang akan diimplementasikan sebanding dengan dua hari tambahan atasmen-shutdownpabrik.

4. Apa saja kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk laporan tersebut? Faktor-faktor apa saja yang berubah setiap harinya, dan data mana yang tetap dari hari ke hari? Mengapa?

Berikut ini disajikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk laporan tersebut dan faktor-faktor apa saja yang berubah (dan tetap) setiap harinya. No. Informasi yang dibutuhkan Perubahan Data

1.Sales : SteamEthylenePropyleneData berubah setiap harinya karena adanya tingkat penjualan yang berbeda-beda.

2. Cost :Feed Stock (Ethane;Propane)Maintenance and repairUtilities (Electricity, Cooling Water, Natural Gas, Other)Other Costs

Data berubah setiap harinya tergantung dari jumlah output yang diproduksi.

Jumlah output yang diproduksi akan tergantung pada tingkat sales yang diterima pada hari itu.

3. Loan Repayment Data kemungkinan tidak akan berubah karena nilai Loan Repayment ini telah ditentukan sebelumnya.

4. MortgageData Mortage akan bersifat tetap dari hari ke hari karena nilai dari Mortage ini sudah ditentukan sebelumnya dan bersifat jangka panjang.

5. Apa yang harus dilakukan oleh Pat Kinsey (chief accountant) selanjutnya? Bagaimana seharusnya reporting environment di dalam Texas Eastman Plant dimodifikasi dengan pertimbangan pengalaman 3B Plant? Peran apa yang seharusnya dilakukan oleh centralaccounting dan financegroup?Jees Geer, cost analyst dalam Accounting Department, mengatakan beberapa hal mengenai perubahan peran dari fungsi finansial dalam new operating environment dari TEX plant sebagai berikut:a. Greer berpendapat bahwa dengan adanya Threebees Daily Income Statement, financial information telah memberikan manfaat yang lebih banyak. b. Divisi finance juga berusaha untuk lebih responsive dengan mengenalkan statistical control limits atas beberapa variance analysis report dan menyesuaikan standard dengan kondisi operasional sekarang. c. Para pekerja dari divisi finance berusaha untuk berkerja sama lebih dekat dengan pekerja operasional, dengan memberikan mereka informasi yang dapat membantu mereka. d. Divisi Finance juga harus meningkatkan kualitas dari delivery atas existing cost system dengan membuatnya secara tepat waktu dan beralih dari kertas menjadi electronic presentation. Tom Wilson, Company Controller, setuju akan kebutuhan dari finance function untuk lebih baik dari peran tradisionalnya sebagai berikut:a. Continous improvement memerlukan feedback yang cepat dan tepat waktu.b. Untuk mendukung improvement tersebut diperlukan daily operating report.c. Fokus dari finance function adalah untuk memberikan cost information kepada first-level teams dalam hal ini adalah para operator. Senior Management di divisi Accounting juga sangat supportif akan Threebee initiative akan tetapi mereka belum mengetahui secara pasti implikasi apa yang akan terjadi terhadap keseluruhan sistem financial reporting dalam TEX. Mereka tidak yakin atas konsekuensinya apabila setiap departemen membangun financial summaries nya sendiri. Business people pada tingkat atas organisasi terbiasa dengan membuat keputusan atas dasar Period Cost Reports, dan mereka mengharapkan financialreports dari setiap departemenakan terkait dengan hasil dari perusahaan secara keseluruhan. Mereka tidak ingin ada individual department managers berpikir bahwa mereka telah melakukan pekerjaan yang baik sedangkan keseluruhan pabrik sedang mengalami kinerja yang buruk. Berdasarkan hasil dari Daily Income Report atas Threebee initiatives, Pat Kinsley, chief accounting, seharusnya menentukan adanya dua sistem financial, yaitu satu untuk official financial dan satu untuk setiap departmental operations. Untuk ini, perlu adanya rekonsiliasi antara local departmentreports dengan upper management reports sebagai suatu bahan pertimbangan bagi uppermanagement untuk membuat keputusan. Official financial report tetap akan dibutuhkan sebagai salah satu bentuk pelaporan kinerja perusahaan kepada para investor dan juga merupakan bentuk compliance terhadap standar, peraturan dan undang-undang yang berlaku. Pertanyaan penting berikutnya adalah apakah para pekerja harus menerima informasi nonfinancial yang extensive tentang quality, cycle time, dan throughput serta financial information berdasarkan traditional cost yang mendapatkan feedback dari standard costing systems yang menekankan pada konsep variances versus standard. Kaplan dan Cooper (1999) berpendapat bahwa hal tersebut mempromosikan controlling view, bukan learning. Variances tidak akan dengan mudah dimengerti oleh frontline employees, tidak mempromosikan sebuah integrated process view dari organisasi,dan tidak secara langsung mendorong continuous improvement activities. Untuk ini, Kinsley dapat menggantikan variance reports dari standard costing systems dengan kaizencosting atau pseudo profit center systems untuk menyediakan direct financial feedback kepada employees. Sistem baru ini akan didesain berdasarkan actual production processes dalam suatu organisasi dan telah secara detil dimodifikasi untuk mempromosikan specific learning dan improvement opportunities oleh front-line employee teams. Dengan ini, financial information dapat digunakan untuk mendorong karyawan untuk membantu membangun suatu proses kerja yang lebih efisien.