The  Road  to  a  Receivables  Hub  

      Blaine  Carnprobst  Managing  Director,  Receivables    BNY  Mellon  Office:    412-­‐234-­‐1037  Mobile:    412-­‐298-­‐5575  

Lawrence  F.  BueNner  Vice  President  –  InnovaSon  WAUSAU  Financial  Systems  Office:    715-­‐241-­‐2251  Mobile:    715-­‐302-­‐5614  

•  Receivables  Hub  Defini0on  &  Purpose  •  Evolu0on  of  Receivables  Processing  •  Integral  Parts  of  A/R  &  Lockbox  –  Document  Imaging  –  Long  Term  Image  Archive  –  Integra0on  Of  Field  Payments  –  Decisioning  Services    –  A/R  Matching  

•  Deduc0ons  •  Consolidated  Data  Feed  •  Analy0cs  &  Insight  

Outline  

•  Ability  to  aggregate  all  receivables  payments,  regardless  of  payment  method  

•  Real-­‐0me  (or  near  real-­‐0me)  access  •  Images  for  all  paper  items  •  Robust  search  and  repor0ng  features  •  Internet  browser  access  •  Workflow  enabled  •  Business  rules  engines  •  Consolidated  data  transmissions  

Receivables  Hub  DefiniSon  

•  Aggregates  payments  from  all  sources  –  Lockbox  –  Checks  (paper,  image,  remote  deposit)  –  ACH  (pre-­‐auth  debit,  WEB,  TEL,  Home  Banking,  .  .  .)  –  EBPP  (seSling  through  ACH  or  Card)  –  Wire  Transfer  (FedWire,  CHIPS,  SWIFT)  –  Cards  

•  Common  interface  architecture  (vs.  point-­‐to-­‐point)  –  Devoid  of  business  line  or  customer  specific  logic  –  Uses  a  common  model  that  is  based  on  industry  standards    

(e.g.  ISO  20022)  –  Consistent  payment  informa0on  from  all  payment  channels  

Purposes  of  a  Receivables  Hub  

4

•  Provide  streamlined  remiSance  details  for  single    (or  at  least,  consistent)  A/R  feed  –  Electronic  data  –  Paper  (keyed  &  ICR’d)  –  Cards  –  EDI  transla0on  –  EDI  re-­‐associa0on  

Purposes  of  a  Receivables  Hub  (cont.)  

5

Purposes  of  a  Receivables  Hub  (cont.)  

6

•  Standardized  &  centralized  for  all  payment  types  •  Trend  analyses  Repor0ng  

•  Intra-­‐process  Decisioning  • Consistent  research  &  resolu0on  tools  • Workflow  func0onality  –  manual  &  automated  •  Trend  analyses  •  Evolving  payer  knowledge  • Consistent  return  item  workflow  

Excep0ons  

• Mul0-­‐currency  • Ability  to  “learn”  and  correct  common  payer  issues  • Real-­‐0me  informa0on  •  Integra0on  with  Trade  transac0ons  –  LC’s  &  Open  Account  

Future  possibili0es  

EvoluSon  of  Receivables  Processing  

7

Checks  -­‐  Branch  

Checks  –  Remote  Deposit  

Checks  –  Lockbox  

ACH  Pre-­‐Auth  Debits  

ACH  WEB  &  TEL  

ACH  Home  Banking  

FedWire  

Deposit A/R System

A/R Staff

Check  &  Doc  

Images    

Deposit  Data  

Credit  &  Debit  Cards  

ExcepSons  

Merchant Processor

Non-Bank Accounts

Electronic  Billing  &  Payment  

ExcepS

on  Decisioning  

A/R  Data  

Electronic  Billing  &  Payment  

•  Building  blocks  for  your  lockbox  provider  becoming  more  closely  integrated  to  your  A/R  system:    –  Document  Imaging    –  A/R  Matching  –  Long  Term  Image  Archive  –  Integra0on  Of  Field  Payments  –  Decisioning  Services  –  Extending  A/R  Matching  &  Decisioning    –  Integra0ng  Even  Further  Into  A/R  

Integral  Parts  

•  "The  Standard"  For  Retail  &  Wholesale  Lockbox    

– With  A/R  transmissions,  document  imaging  assists  with  excep0on  resolu0on  

– Without  A/R  transmissions,  par0cularly  lower  volumes,  A/R  pos0ng  can  be  completed  intra-­‐day  via  images  

Document  Imaging  

Imaging  eliminates  the  courier  costs  associated  with  overnight  packages  and  the  internal  expense  of  imaging  

and  filing  of  paper  remiSances.  

•  Viewing  your  bank  as  your  “Digital  Fiduciary”  –  Eliminate  need  for  original  paper  remiSances  –  Transi0oning  from  CD’s  to  Long  Term  Online  Access  

•  On-­‐line  reten0on  for  seven  to  ten  years  •  Ease  of  access  &  search  func0onality    •  Reduces  the  opportunity  for  privacy  thed  by  elimina0ng  transport  of  CD  or  paper  remiSances  

–  No  longer  restricted  to  paper  lockbox  items  •  Adding  images  of  electronic  transac0ons  (ACH  &  Wire)    

Long  Term  Image  Archive  

•  Remote  Deposit  Capture  –  Check  image  deposits  –  Payment  detail  capture  

•  Automated  pos0ng  to    General  Ledger  – Quick  Books  to  SAP  

– Mul0ple  payment  types  •  ACH  and  credit  card  from  same  plahorm  

•  Mobile  eCheck  Applica0ons  –  Point  of  service  deposit  

•  Improve  DSO  by  1+  day  

IntegraSon  Of  Field  Payments  

•  Repairs  within  the  lockbox  opera0on  –  Systemic  – Manual  /  keying  queues  

•  Intra-­‐day  access  by  receiver’s  A/R  or  Credit  staff  to  resolve  remaining  excep0ons  –  Unbalanced  mul0’s,  unresolved  check-­‐only’s,  “sod  stops”  

•  Extending  the  strength  of  lockbox  to  ACH  &  Wire  –  Reuse  exis0ng  lockbox  receivables  business  rules  for  all  payment  types  

Decisioning  Services    

•  Open  Invoice  File  U0lized  by  Lockbox  Processor  – Match  invoice  and  payment  to  open  A/R  items  –  Correct  invoice  numbers  that  are  truncated,  etc.  

•  Applying  Rules  Engines  –  Decision  short-­‐pays  by  reason  codes  –  U0lizing  pre-­‐determined  thresholds  –  Ability  to  split  &  merge  prior  to  transmission  file  

•  Produce  clean  pos0ng  files    –  XML  feeds  directly  to  ERP  systems    

A/R  Matching  

•  Hard  core  excep0ons!  –  Short  payments  for  an0cipated  business  needs  

•  marke0ng  deduc0ons  –  Short  payments  for  unforeseen  events  

•  damaged  goods,  carrier  disputes,  failure  to  comply  with  buyer  terms  of  shipment,  etc.  

•  U0lizing  workflow  –  Route  items  based  on  reason  code,  amount,  or  customer  –  Automate  the  approval  escala0on    

•  Root  cause  analysis  

DeducSons  

•  History  of  lockbox  data  &  images  geong  beSer  and  beSer  •  ACH  &  Wire  payments  have  been  excep0ons  to  this  well  

refined  process  •  Bringing  ACH  &  Wire  into  similar  consistent  processes  •  Evolving  payments  &  technology  will  lead  the  process  to  be  

more  0mely  

Consolidated  Data  Feed  

•  Once  data  together,  puong  it  to  produc0ve  use  .  .  .  –  BeSer  understanding  of  current  day  receipts    

•  Liquidity  management  &  working  capital  management  –  Transform  the  data  into  insight  for  the  receiver  

•  Supply  Chain  Financing  (SCF)  •  Globaliza0on  /  Global  Payments  /  Integra0on  with  Trade  

AnalyScs  &  Insight  

•  Inves0gate  level  of  func0onality  employed  by  your  Lockboxes  -­‐-­‐  Are  you  taking  advantage  of:  –  Full  document  imaging  (including  payment  transac0ons  &  correspondence)?  –  Intra-­‐day  decisioning  (where  it  makes  sense  to  use)?  –  Systemic  data  “manipula0on”  (where  feasible)?  –  Integra0on  of  electronic  payment  data  with  paper  payment  data  (A/R  data  

transmission,  reports,  and  document  images)?  •  Do  you  have  sta0s0cal  reports  regarding  deduc0ons?  

–  Deduc0ons  by  customer  –  Most  common  types  of  deduc0ons  –  Ongoing  trend  –  Time  to  resolve  deduc0ons  –  Average  daily  unapplied  cash  

•  If  you  polled  your  A/R  staff,  what  would  be  the  TOP  3  issues  they  typically  face?    What  TOP  3  changes  do  they  feel  would  make  their  job  easier?  

Key  “Take  Away’s”  

The  Road  to  a  Receivables  Hub  

      Blaine  Carnprobst  Managing  Director,  Receivables    BNY  Mellon  Office:    412-­‐234-­‐1037  Mobile:    412-­‐298-­‐5575  

Lawrence  F.  BueNner  Vice  President  –  InnovaSon  WAUSAU  Financial  Systems  Office:    715-­‐241-­‐2251  Mobile:    715-­‐302-­‐5614