trabajo de pasantia laboral definitivo manual

8/17/2019 Trabajo de Pasantia Laboral Definitivo Manual

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad con la apertura de la globalización mundial, la

administración moderna, ha comenzado a jugar un papel fundamental en las

actividades cotidianas de las organizaciones. Por esto se entiende que

dentro de la civilización donde el esfuerzo cooperativo del hombre es el

principal protagonista de la sociedad. La tarea de la administración se

fundamenta en llevar a cabo las actividades con la participación activa detodas las personas.

Es por ello que dentro de las organizaciones, se hacen

Indiscutiblemente necesario diseñar e implementar programas de revisión

constantes sobre los sistemas, m todos ! procedimientos en la ejecución

operativa de dicha organización. En la cual el desarrollo empresarial

depende en gran medida de las estrategias que se tengan para implementar

dichos programas de revisión. Los programas de revisión constantes, sólo se

pueden llevar a cabo con la creación de gu"as, que orienten el curso de

acción dentro de las empresas.

En consecuencia los administradores modernos deben valerse de

instrumentos que los a!uden a desarrollar adecuadamente sus actividades !

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una de esas herramientas b#sicas es el $anual de %ormas ! Procedimientos

la cual es un documento que se prepara con el fin de establecer lasfunciones de los trabajadores dentro de una organización. El $anual tiene

como objetivo primordial describir con claridad todas las actividades de la

empresa. &e esta manera, se evitan funciones compartidas que no solo

causan p rdidas de tiempo sino tambi n influ!en dentro de la toma de

decisiones.

Por esto los $anuales de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos,

son instrumentos de suma importancia en las organizaciones de ho! en d"a.

(a que estas permiten registrar ! transmitir, sin distorsiones, información para

las distintas unidades que hacen vida dentro de la empresa) con el fin de

obtener los objetivos planteados ! desarrollar las respectivas funciones sin

conflictos.

&e all" que el presente estudio centre sus esfuerzos en diseñar un

$anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativo que permita efectuar las

actividades administrativas de forma eficaz ! eficiente en la &irección de

&eportes de la *niversidad de +riente. uman#-Estado ucre. Para

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entender este pro!ecto de investigación de manera m#s clara ! sencilla, se

estructuro de la siguiente forma/

ap"tulo 0/ 1iene como contenido principal, el planteamiento del

problema, objetivos generales, espec"ficos ! justificación.

ap"tulo 2/ oncentra el marco teórico en el cual se inclu!en los

antecedentes de la investigación, bases teóricas, legales ! definición de

t rminos.

ap"tulo 3/ ontiene el marco metodológico que inclu!e el tipo deinvestigación, población, t cnicas de recolección de datos ! las t cnicas de

procesamiento ! an#lisis de datos.

ap"tulo 4/ Es la presentación de la propuesta del $anual de %ormas !

Procedimientos 'dministrativos para la &irección de &eportes 5*&+6,

uman#- Estado ucre ! sus correspondientes especificaciones.

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CAPÍTULO 1: EL PROBLEMA

1 Planteamiento del Problema.

' escala mundial los procedimientos administrativos ! tecnológicos

vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando

con el desempeño mismo de las tareas cotidianas. El creciente grado de

especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace

necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el

desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. 's"

pues se crean los $anuales de %ormas ! Procedimientos que representan

una alternativa para este problema, pues son de gran utilidad en la reducción

de errores, en la observancia de las pol"ticas del organismo, facilitando la

capacitación de nuevos empleados, ! proporcionando una mejor ! m#s

r#pida inducción a empleados en nuevos puestos.

En este sentido, las organizaciones con visión futurista, est#n en la

b7squeda constante de mejorar cada d"a los procedimientos que a!udan a la

completa realización de funciones a cabalidad ! dentro de estas

herramientas se cuenta con una de las m#s utilizadas como son los

manuales. 's", los manuales son por e8celencia los documentos

organizativos ! una herramienta gerencial utilizada para comunicar !

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documentar los procedimientos administrativos ! no administrativos,

consisten en la organización lógica ! ordenada de todos los procedimientosidentificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la información de

manera clara, sencilla ! concreta. ' trav s de esta herramienta se orienta !

facilita el acceso de información a los miembros de la organización, mediante

cursos de acción cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las

metas ! objetivos obteniendo buenos resultados.

*n $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos es un

instrumento vital para las organizaciones de ho!. ' trav s de l, se puede

registrar ! transmitir, sin distorsiones, una serie de informaciones b#sicas

para el mejor funcionamiento de cada una de las unidades administrativas de

una empresa. La información transmitida a trav s de los $anuales

'dministrativos permite conducir al recurso humano a la consecución de los

objetivos planteados ! a desarrollar sus funciones sin conflictos.

Los $anuales de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos son

instructivos que est#n diseñados de acuerdo a las actividades que ejerzan

cada una de las organizaciones) e8presan de forma detallada, cómo deben

llevarse a cabo los procedimientos administrativos.

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Para 9ran:lin 52;;


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Es por ello que, las universidades para mantenerse dentro de los

est#ndares de e8celencia acad mica ! administrativa se ven en la obligaciónde adecuar todas sus estructuras, que permitan hacer un uso adecuado de

los procedimientos que en cualquiera de sus direcciones, departamentos o

jefaturas se realicen, para evitar la duplicidad de trabajo, as" como tambi n

hacer un uso eficiente de los recursos tanto materiales como humanos.

La *niversidad de +riente, est# conformada por cinco n7cleos ubicados

en 'nzo#tegui, ?ol"var, $onagas, %ueva Esparta ! ucre. ( es en este

estado, espec"ficamente en la ciudad de uman#, donde est# ubicada la

sede del edificio del @ectorado. &ada la separación geogr#fica entre los

n7cleos, la *niversidad de +riente para poder realizar ! regular de manera

coordinada todas sus actividades tanto acad micas como administrativas

debe contar con manuales de normas ! procedimientos, que delimiten dentro

de su estructura organizativa, las l"neas de mando ! las responsabilidades de

cada funcionario que all" labora ! todos los procedimientos que se deben

cumplir.

'hora bien, la &irección de &eportes de la *niversidad de +riente

5*&+6, es la unidad objeto de estudio de la presente investigación, sta es

la encargada de coordinar ! gerenciar los recursos administrativos de todas

las actividades deportivas en la que participa esa casa de estudios.

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%o obstante, actualmente se percibe en esta &irección la ausencia de

un $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos que le permitaestablecer los par#metros que regulen las actividades cotidianas que all" se

realizan. Esto ha producido incertidumbre en los trabajadores por no tener

claro cu#les son las normas ! procedimientos que se deben cumplir,

ocasionando duplicidad de las actividades ! por ende, retrasos en los

procesos administrativos.

's" mismo esta situación tambi n ha provocado descontentos !

conflictos laborales, descuidos en las actividades, evasión de

responsabilidades, entre otras.

Es por esto, que se hace necesario resaltar la importancia de un

$anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos para la &irección de

&eportes de la *niversidad de +riente, de tal manera que sirva como

par#metro principal de los respectivos procedimientos que se deben cumplir

en dicha &irección.

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OB!ETI"O#.

1 Ob$eti%o &eneral.

&iseñar un $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos, para

la &irección de &eportes de la *niversidad de +riente 5*&+6, uman#, Edo-

ucre año 2;0A.

0.2.2. Ob$eti%o' E'(e)*+i)o'.

0 @evisar las bases teóricas sobre manuales de normas !

procedimientos administrativos.

2 &escribir las normas actuales de los procedimientos administrativos

de la &irección de &eportes de la *niversidad de +riente 5*&+6.

3 Proponer las %ormas ! Procedimientos 'dministrativos, para

optimizar la gestión en la &irección de &eportes de la *niversidad de

+riente 5*&+6.

, !-'ti+i)a)i n.

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El presente Pro!ecto de Investigación se justifica, !a que con la

creación de un $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos, lo quese busca es normar todos los procedimientos administrativos que rigen a la

&irección de &eportes de la *niversidad de +riente, esto con la finalidad de

establecer par#metros que ir#n dirigidos a todo el personal que labora dentro

de esta &irección, mediante la normalización de las actividades evitando la

duplicidad de funciones ! los pasos innecesarios dentro de los procesos, as"

como tambi n facilitar la evaluación del control interno ! su vigilancia

permitiendo una eficaz gestión administrativa ! con ello el logro de los

objetivos ! funciones de dicha dependencia.

'dem#s con la creación e implementación de este $anual, esta

&irección se estar"a ajustando a los procesos, normativas ! reglamentos

vigentes dentro de la estructura de la *niversidad, cumpliendo as" lo

establecido por todos los órganos contralores de la @epublica.

Es por ello que el diseño de un $anual %ormas ! Procedimientos

'dministrativos para esta dependencia, se hace importante, !a que de una u

otra forma contribuir# a regular las actividades propias de la &irección

Beneral de &eportes de la *niversidad de +riente 5*&+6.

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's" mismo con la realización de esta investigación, lo que se desea es

impulsar a la &irección de &eportes de la *niversidad de +riente 5*&+6, a

fortalecer las gestiones administrativas ! su desarrollo con el diseño de un

$anual de %ormas ! Procedimientos administrativos integrado a una

estructura organizativa) logrando tomar mejores decisiones ! as" guiar sus

acciones a obtener las metas que se tienen claramente fijadas) ! al mismo

tiempo controlar de manera m#s precisas las actividades administrativas, de

acuerdo a los Principios de la 'dministración ! a sus &isposiciones Legales.

La presente investigación servir# de gu"a para la toma de decisiones a

otras instituciones que presenten la misma o similar situación problema, parasu posible solución, as" como tambi n para futuras investigaciones

relacionadas con el tema.

CAPÍTULO : MARCO TEÓRICO

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2.0. Ante)edente' de la In%e'ti/a)i n.

Para el desarrollo del presente pro!ecto se efect7o una revisión de

trabajos realizados con anterioridad vinculado con esta tem#tica. Para tal fin

se procedió a e8plorar diferentes publicaciones ! as" tener un panorama de

los distintos enfoques realizados hasta el momento. Estas investigaciones

permiten afianzar este estudio.

's" se tiene el trabajo de/

Petit0 L. 2213. En su investigación titulada Man-al de Norma' 4

Pro)edimiento' Para el Mane$o del E+e)ti%o en el In'tit-to de Pre%i'i n

#o)ial de la Uni%er'idad Na)ional E5(erimental Polit6)ni)a 7Antonio

!o'6 de #-)re8 I.P.#.U.P.B3. C1rabajo Especial de Brado en l"neaD.*niversidad entroccidental =Lisandro 'lvarado>. %7cleo ?arquisimeto.

&eterminó que debido a que la universidad no contaba con un $anual de

%ormas ! Procedimientos, presentaba retrasos en los libros de contabilidad,

dualidad de mando, as" como emisión de cheques sin provisión de fondos.

Por ello propuso el diseño de un $anual de %ormas ! Procedimientos para

un mejor manejo del efectivo de dicho instituto.

&el mismo modo/

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A9 )ar0 M. 22 3. Elaboro un Di'e;o de -n Man-al de Norma' 4

Pro)edimiento' Contable' (ara la abbabe?0 @. 22 3. ustifico su trabajo de investigación titulado

Di'e;o de Man-al de Norma' 4 Pro)edimiento' Admini'trati%o' (ara el

)entro de )om-ni)a)ione' 7Conne)tin/ Peo(le #.A0 C-man = E'tado

#-)re. 1rabajo de Brado no Publicado. *niversidad %ororiental Privada

=Bran $ariscal de '!acucho>, %7cleo uman#. &ebido a la carencia de un

manual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos en ese centro, lo que

repercutió directamente de manera negativa en su organización ! en la

capacitación del personal generando descontento. on el diseño de estemanual el centro trabajar"a de modo m#s organizado ! las actividades a

desarrollar ser"an m#s eficaces.

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Pino0 !. 22 3. Presento un Di'e;o de -n Man-al de Norma' 4

Pro)edimiento' Para el Re)l-tamiento 4 #ele))i n de Per'onal en la

Em(re'a , %7cleo uman#. El propósito de este trabajo fue proporcionarle a

la empresa un manual de %ormas ! Procedimientos que le permitiera, por

medio de orientaciones precisas, una mejor selección en el reclutamiento de

su personal acorde con las necesidades de la empresa para as" cumplir con

sus objetivos ! metas.

An/ione0 M. 22 3. La autora en su trabajo titulado Man-al deNorma' 4 Pro)edimiento' (ara la &eren)ia de De'arrollo #o)ial de la

Di%i'i n Centro #-r de Petr leo' de "ene9-ela0 M-ni)i(io Barina'0

E'tado Barina'0 A;o 22 . C1rabajo Especial de Brado en l"neaD.

*niversidad %acional E8perimental de los Llanos +ccidentales =Ezequiel

Famora>, %7cleo ?arinas. onstató la falta de orientación ! precisión sobre

los procedimientos a seguir en dicha gerencia. Es por ello que propone el

&iseño de ese $anual con el objetivo de regular sus actividades ! lograr un

mejor desempeño de las funciones asignadas a todo el personal.

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Rond n0 A. 2123.@ealizó una investigación cu!o t"tulo esDi'e;o

de -n Man-al de Norma' @ Pro)edimiento' Admini'trati%o' (ara lo'

'-(er%i'ore' de en+ermer*a. Ca'o: o'(ital III N-e'tra #e;ora de

C?i -in -ir . C1rabajo Especial de Brado en l"neaD. *niversidad del Fulia,

%7cleo $aracaibo. El estudio reflejó entre otras cosas baja calidad de

gestión, problemas relacionados con la planificación ! conformación de

equipos de trabajo. Es por ello que propuso el diseño de su $anual para

definir criterios de actuación, responsabilidades ! un adecuado

aprovechamiento de recurso humano en el hospital.

Mar -ina0 M. 2123. Por su parte, realizó una A)t-ali9a)i n delMan-al de Pro)edimiento' Contable' del De(artamento de Contabilidad

de Co'to' de la Em(re'a To4ota de "ene9-ela C.A. C-man =E'tado

#-)re 212 . 1rabajo de Brado no Publicado. *niversidad %ororiental Privada

=Bran $ariscal de '!acucho>, %7cleo uman#. (a que en su investigación

verificó que el manual dispuesto para la empresa se encontraba

desactualizado, los procedimientos que se estaban aplicando no permit"an

cumplir las responsabilidades ! funciones de la empresa. &e all" la necesidad

de realizar ajustes ! actualizar dicho manual con el propósito de ejecutar de

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una manera m#s eficaz ! eficiente las funciones del &epartamento de

ontabilidad de ostos.

Rodr*/-e90 N. 2113. 1ambi n realizó un trabajo tituladoDi'e;o de

-n Man-al de Pro)edimiento' Para La Elabora)i n de lo' , %7cleo uman#. La autora en su investigación, se

percató que en dicha &ivisión hab"a ausencia de procedimientos !

normativas que rigieran las actividades propias para su funcionamiento lo

que acarreaba p rdida de tiempo en la prestación de sus servicios. Por ese

motivo la autora se propuso como objetivo el diseño del manual arriba

mencionado para que a trav s de l, los empleados adscritos a esta &ivisión

comprendieran de modo m#s claro ! preciso los pasos a seguir en las

actividades encomendadas.

Ardila0 N. 21130llevo a cabo una A)t-ali9a)i n del Man-al de

Norma' 4 Pro)edimiento' Admini'trati%o Para la Coordina)i n de

Com(ra' de la


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E'tado #-)re. 211. 1rabajo de Brado no Publicado. *niversidad

%ororiental Privada =Bran $ariscal de '!acucho>, %7cleo uman#. (a quedicha fundación contaba con un manual de normas desactualizado lo que

ocasionaba improvisación en los procedimientos aplicados ! por ende

afectando de manera negativa el funcionamiento de la institución. Es por esto

que se propone la idea de actualizar dicho manual, para as" lograr que se

trabaje de la manera m#s eficiente ! eficaz dentro de la fundación.

Colman0 &. 21,3, por su parte presento una investigación cu!o

t"tulo es Man-al de Norma' 4 Pro)edimiento' Admini'trati%o' de la

Poli)l*ni)a Mara)aibo C.A. C1rabajo Especial de Brado en l"neaD.

*niversidad @afael *rdaneta, $aracaibo. En la que pudo constatar que

dicha Policl"nica no contaba con un $anual de %ormas ! Procedimientos

'dministrativos. Esto ocasionaba problemas de comunicación, retrasos en

los procesos administrativos ! periodos prolongados para la inducción del

personal. Es por ello que la autora sugirió realizar un $anual de %ormas !

Procedimientos 'dministrativos para la Policl"nica $aracaibo .' con el fin

de que les permitiera trabajar de una manera m#s eficiente ! precisa.

9inalmente se puede decir que los estudios antes mencionados

constitu!eron una fuente de e8periencias significativas que fueron de gran

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utilidad al momento de realizar este trabajo, !a que permitió relacionarlos de

manera m#s f#cil debido a que dichos trabajos se encontraban con la mismaproblem#tica en com7n que era la carencia o la desactualización del $anual

de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos. 1eniendo como solución la

propuesta de diseñar o actualizar dicho manual.

2.2. Ba'e' Te ri)a'.

. .1. Man-al

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Para atacora 52;;

. . . Man-ale' Admini'trati%o'.

eg7n 9ran:lin 52;;


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administrativas que conforman la empresa fundamentalmente a nivel

operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata deorientar ! mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada

realización de las actividades que se le han encomendado.>

. .F. Ob$eti%o' de lo' Man-ale' Admini'trati%o'.

9ran:lin 52;;


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G.- Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

materiales, financieros ! tecnológicos disponibles.H.- 9ortalecer la cadena de valor de la organización.


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H &e t cnicas.< &e Kentas.

0; &e Producción.00 &e 9inanzas.02 &e Personal.03 &e +peración.04 &e istemas.

Por su mbito/

0 Beneral.2 Especifico.3 Enfoque.

. . . Man-ale' de Pro)edimiento.

eg7n Bómez 52;;0/02A6, 7 on documento que registran ! transmiten,

sin distorsiones, la información b#sica referente al funcionamiento de las

unidades administrativas) adem#s facilitan la actuación de los elementos

humanos que colaboran en la obtención de los objetivos ! el desarrollo de las

funciones.>

. . . Ob$eti%o' de lo' Man-ale' de Pro)edimiento.

eg7n Bómez 52;;0/02 6, los manuales de procedimientos en su

calidad de instrumento administrativo tienen como objetivo/

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0.- *niformar ! controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo ! evitar su

alteración arbitraria.

2.- &eterminar en forma m#s sencilla las responsabilidades por falla o

errores.

3.- 9acilitar las labores de auditor"a, la evaluación del control interno ! su

vigilancia.

4.- 'umentar la eficiencia de los empleados, indic#ndoles lo que deben

hacer ! cómo deben hacerlo.

A.- '!udar en la coordinación del trabajo ! evitar duplicaciones.

. .H. Cla'i+i)a)i n de Lo' Man-ale' de Pro)edimiento'.

@odr"guez 52;;26, plantea de manera general, que los manuales de

procedimientos por sus caracter"sticas diversas pueden clasificarse en/

manuales de procedimientos de oficina ! manuales de procedimientos de

f#brica.

1ambi n puede referirse a/

- 1areas ! trabajos individuales) por ejemplo/ como operar una

m#quina de contabilidad.

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- Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos

de operación de todo un departamento) por ejemplo, el manual dereclutamiento ! selección de personal.

- Practicas generales en un #rea determinada de actividad, por

ejemplo) el manual de procedimientos de ventas, los manuales de

producción, el manual de finanzas.

1ambi n se pueden clasificar de acuerdo a su #mbito de aplicación !

alcances en manual de/

- Procedimiento Beneral/ es aquel que contiene información sobre los

procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la

organización o en m#s de un sector administrativo.- Procedimiento Espec"fico/ son aquellos que contienen información

sobre los procedimientos que se siguen para realizar las

operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito

de cumplir de manera sistem#ticamente con sus funciones !

objetivos.

. . . Man-al de Norma' 4 Pro)edimiento'.

atacora 52;;


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como las normas ! pautas espec"ficas que se aplican para la elaboración de

los diferentes procedimientos llevados a cabo en las operaciones>.

. .12. Ob$eti%o' de lo' Man-ale' de Norma' 4 Pro)edimiento'.

5Ib"d/0;06, =El objetivo de estos manuales es presentar en forma

ordenada ! sistem#tica las normas ! los procedimientos llevados en las

operaciones de la organización, con la finalidad de dotar a la empresa de un

instrumento que indique la forma de hacer las actividades ! facilite en un

momento determinado la verificación de los pasos correctos a seguir para el

cumplimiento de las funciones, as" como garantizar la continuidad de los

procedimientos aun cuando sucedan cambios>.

. .11. Cara)ter*'ti)a' de lo' Man-ale' de Norma' 4 Pro)edimiento'.

5Ib"d/ 0;06 Las caracter"sticas de este tipo de manuales son las

siguientes/ la primera detalla todos los procedimientos que se realizan en la

empresa. La segunda establece pautas o normas espec"ficas.

. .1 . LA UNI"ER#IDAD DE ORIENTE

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El +riente de la @ep7blica ?olivariana de Kenezuela se ha

caracterizado siempre por su inquietud cultural. La primera escuela fundadaen Kenezuela se creó en uman# en 0A0A, ! desde comienzos de la colonia

se desarrollaron actividades docentes que influ!eron notablemente en la

región ! condujeron a la creación de estudios a nivel superior.

La *niversidad de +riente fue creada el 20 de noviembre de 0.


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su g nero, e8perimental ! autónoma, innovadora en la creación de la unidad

profesional de ursos ?#sicos, la departamentalización, los lapsossemestrales, el sistema de unidades de cr ditos, los cursos intensivos, etc.,

desarrollando investigación cient"fica, docencia ! e8tensión en todos los

aspectos del conocimiento, que contempla sus programas educativos de pre

! postgrado. Es casi una ant"tesis de la universidad tradicional cu!o campus

tiene su sede en los n7cleos universitarios ubicados en los Estados

'nzo#tegui, ?ol"var, $onagas, %ueva Esparta, ! ucre, asumiendo as" la

responsabilidad de la educación *niversitaria ! desde su inicio motor

fundamental del desarrollo integral en toda la región insular nororiental ! sur

del pa"s, en función de las condiciones posibilidades ! tendencias de

desarrollo de cada uno de los estados orientales donde funciona.

'dministrativamente la autoridad m#8ima es el onsejo *niversitario,

formado por las autoridades rectorales, los &ecanos de los cinco n7cleos,

cinco representantes de los profesores, un representante estudiantil de

cursos b#sicos, dos representantes estudiantiles de los cursos profesionales,

un representante del $inisterio de Educación ! un representante de los

egresados, quienes tienen la responsabilidad de asumir colegiadamente la

orientación ! gestión de la *niversidad 5Ker 'ne8o6.

. .1,. OR&ANI&RAMA DEL RECTORADO

27RECTORADO


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. .1F. DIRECCIÓN DE DEPORTE#.

La &irección de &eportes de la *niversidad de +riente 5*&+6, cuenta

con una coordinación 1 cnica ! sus respectivos delegados de %7cleos.

1odos ellos est#n bajo las órdenes del ente m#8imo, que es el @ectorado de

dicha Institución. 'dem#s la *niversidad de +riente 5*&+6 est# afiliada a la

9ederación Kenezolana &eportiva de Educación *niversitaria. 59EKE&E*6.

La &irección de &eportes cuenta dentro de su estructura organizativa con

siete personas. 5Ker ane8os6.

. .1G. OR&ANI&RAMA DE LA DIRECCIÓN DE DEPORTE#

28

COORDINACIÓN

DELEGADOS DE

DIRECCIÓN DEPLANIFICACIÓ

DIRECCIÓNDE PLANTA

DIRECCIÓN DERELACIÓN

INTER-

DIRECCIÓN GENERALDE DEPORTES

DIRECCIÓN DCULTURA

DIRECT

Asis !" !s #! $%&''(#i"%&i)"Asis !" ! #!S!&(! %(i

A#+i"is (%


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. .1 . Ob$eti%o' de la Dire))i n de De(orte'

0. +frecer actividades f"sicas, deportivas ! recreativas a los estudiantes

de la comunidad universitaria, sin distinción de diferencias f"sicas ni

habilidades motrices

2. Procurar la ma!or cobertura de participación estudiantil, permitiendo

satisfacer el desarrollo de actividades pr#cticas en el #mbito de la

competitividad universitaria

3. $antener, mejorar e incrementar los espacios f"sicos para el desarrollo

de actividades.

4. Benerar ! aplicar conocimientos que promuevan la e8celencia del

deporte competitivo, el gusto por la pr#ctica masiva de las disciplinas

deportivas ! el fortalecimiento de los valores dentro ! fuera de la comunidad

29

C''(#i"%#'(

,!"s% !


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universitaria ! en la sociedad en general, a trav s de programas ! servicios

de calidad acorde a los avances cient"ficos ! tecnológicos.

A. &esarrollar las pol"ticas deportivas tendientes a contribuir en la

formación integral de los estudiantes ! dem#s miembros de la comunidad

universitaria.

. ontribuir a la formación ! fortalecimiento de los clubes por disciplinas

deportivas.

G. 'po!ar ! organizar conjuntamente con los gremios universitarios el

desarrollo de las actividades deportivas.

H. Participar en los eventos deportivos programados por las asociaciones

deportivas del estado.


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2.3. Ba'e' Le/ale'.

= Con'tit-)i n de la Re( bli)a Boli%ariana de "ene9-ela del 2 de

di)iembre de 1 .

5Publicada en Baceta +ficial %NA.4A3 5E8traordinaria6 de fecha 24 de

marzo del 2;;;6.

Art*)-lo G. 1odo acto dictado en ejercicio del Poder P7blico que viole o

menoscabe los derechos garantizados por esta onstitución ! la le! es nulo)

! los funcionarios p7blicos ! funcionarias p7blicas que lo ordenen o ejecuten

incurren en responsabilidad penal, civil ! administrativa, seg7n los casos, sin

que les sirvan de e8cusa órdenes superiores.

Art*)-lo 1F1. La 'dministración P7blica est# al servicio de los

ciudadanos ! ciudadanas ! se fundamenta en los principios de honestidad,

participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de

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cuentas ! responsabilidad en el ejercicio de la función p7blica, con

sometimiento pleno a la le! ! al derecho.

- Crea)i n de la Dire))i n de Or/ani9a)i n 4 #i'tema'.

5Baceta +ficial de la *niversidad de +riente %N ;A0. @esolución * %N

;42 de fecha de ;< de diciembre de 0


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definidas en este cap"tulo, comprometen su responsabilidad administrativa

cuando no dicten las normas, manuales de procedimientos, m todos !dem#s instrumentos que constitu!an el sistema de control interno, o no lo

implanten, o cuando no acaten las recomendaciones que contengan los

informes de auditor"a o de cualquier actividad de control, autorizados por los

titulares de los órganos de control fiscal e8terno, en los t rminos previstos en

el art"culo 4H de esta Le!, o cuando no procedan a revocar la designación de

los titulares de los órganos de control en los casos previstos en el art"culo 32

de esta Le!, salvo que demuestren que las causas del incumplimiento no le

son imputables.

- Le4 de Uni%er'idade'.

5Baceta +ficial %N 0.42< E8traordinario de fecha H de septiembre de

0


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cargo, su nivel de autoridad, responsabilidad ! sus relaciones jer#rquicas

dentro de la estructura organizativa, procurando que el empleado ofuncionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad.

Art*)-lo . Los manuales t cnicos ! de procedimientos deben ser

aprobados por las m#8imas autoridades jer#rquicas de los organismos !

entidades. &ichos manuales deben incluir los diferentes pasos ! condiciones

de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas ! registradas, as"

como lo relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de

soporte.

Le4 Or/ ni)a de Pro)edimiento' admini'trati%o'.

5Baceta +ficial %N 2H0H e8traordinaria del ;0O;GO0


35/110

Art*)-lo HF. La administración podr# en cualquier tiempo corregir

errores materiales o de c#lculo en que hubiere incurrido en la configuraciónde los actos administrativos.

Le4 Or/ ni)a de la Admini'tra)i n P bli)a.

5Baceta +ficial %N 3G.3;A del 0GO0;O2;;06

Art*)-lo . La organización de la 'dministración P7blica procurar# la

simplicidad institucional ! la transparencia en su estructura organizativa,

asignación de competencias, adscripciones administrativas ! relaciones

interorg#nicas. La estructura organizativa prever# la comprensión, acceso,

cercan"a ! participación de las personas de manera que les permitan resolver

sus asuntos, ser au8iliados ! recibir la información que requieran por

cualquier medio.

Art*)-lo 1G . El derecho de acceso a los archivos ! registros de la

'dministración P7blica ser# ejercido por las personas de forma que no se

vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios p7blicos,

debi ndose a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que

se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con car#cter

potestativo, formular solicitud gen rica sobre una materia o conjunto de

materias. %o obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que

35


36/110

acrediten un inter s histórico, cient"fico o cultural relevante, se podr#

autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de los e8pedientes.• Re/lamento &eneral Interno de la Uni%er'idad de Oriente.

5Baceta +ficial %N 2G.


37/110

2.4. De+ini)i n de T6rmino'.

A)ti%idade': on el conjunto de operaciones o tareas propias de una

persona o entidad.

Al)an)e: &istancia que alcanza la acción o la influencia de una cosa.

A-toridad: 9acultad conferida a un órgano o persona para actuar ! resolver

acerca de una materia o campo especifico.

Cla'i+i)atorio': on los juegos que se realizan para determinar cu#les son

los atletas ! equipos que participaran en los *KI%E .

Coordina)i n / Logro de la unidad ! orden de las acciones para desarrollar

una actividad o alcanzar un objetivo.

37


38/110

Dia/rama: @epresentación gr#fica de un hecho, situación, movimiento,

relación o fenómeno cualquiera por medio de s"mbolos convencionales.

Dire))i n / Es cualquiera de las oficinas superiores que dirigen los diferentes

ramos en que se divide la administración.

E'tr-)t-ra / Es la organización de partes dispuestas ! ordenadas de tal

manera que el todo resultante posee ciertas caracter"sticas de cohesión !

permanencia.

E+i)a)ia: apacidad de alcanzar los objetivos propuestos .

E+i)ien)ia: *so adecuado de los medios disponibles para alcanzar un

objetivo.

E%al-a)i n/ Proceso de confrontación de los resultados obtenidos en

función de las acciones realizadas que permiten medir la eficiencia, la

eficacia ! congruencia.


39/110


40/110

!erar -*a: Es el orden de precedencia establecido entre los integrantes de

una organización, derivado de la distribución de autoridad ! responsabilidad.

!-%ine': on los uegos %acionales *niversitarios realizados por el Estado.

Man-al: Es un documento que contiene, en forma ordenada ! sistem#tica,

información !Oo instrucciones sobre historia, organización, pol"tica !

procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor

ejecución del trabajo>.

Norma': Es el ordenamiento, regla de conducta o precepto que regula la

interacción de los individuos en las organizaciones, as" como la actividad de

una unidad administrativa o de toda una institución.

Ob$eti%o/ Propósito o fin que se pretende alcanzar con la realización de una

operación, actividad, procedimiento o función.

Or/ani/rama: Es la representación gr#fica de la estructura org#nica de una

institución o de una de sus #reas, en la que se muestran las relaciones que

guardan entre s" los órganos que la componen.

Pro)edimiento: onsiste en describir detalladamente cada una de las

actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la

disminución de errores.

40


41/110

Re)reati%o': on los juegos que realiza la universidad para un determinado

grupo de estudiantes en la naturaleza.

Re)tor*a/ *nidad administrativa de m#8imo nivel jer#rquico destinada a

dirigir, administrar ! gobernar una determinada organización.

Re -i'ito: Es la circunstancia o condición necesaria para una cosa.

Re'(on'abilidad: 'signación de una tarea a una persona o unidad

administrativa que, indefectiblemente, deben realizar.

#i'tema: onjunto de partes relacionadas e interdependientes que procesan

! transforman insumos en productos funcionando como un todo unificado.

#-(er%i'i n: Kigilancia o dirección de la realización de una actividad

determinada por parte de una persona con autoridad o capacidad para ello.

Tarea: Parte del trabajo que debe hacerse para realizar una acción completa.

"i)erre)tor*a: *nidad administrativa con funciones de nivel ejecutivo,

facultada para asistir en el #rea de su competencia a la @ector"a.

41


42/110

CAPÍTULO ,: MARCO METODOLÓ&ICO

En el presente cap"tulo se presentar# la metodolog"a que se utilizar#

en el desarrollo de la investigación. 's" como tambi n se establecer# el nivel

de investigación ! las fases metodológicas aplicadas para la recolección, lo

cual permitir# un posterior an#lisis de la información obtenida en cuanto al

objeto de estudio. eg7n ?alestrini 52;; /


43/110

,.1. Ti(o de In%e'ti/a)i n.

El presente pro!ecto de investigación se inserta en la modalidad de un

pro!ecto factible, lo que permitir# que la &irección se desempeñe de manera

m#s efectiva) adem#s ser# un modelo viable, que ir# dirigido a solucionar la

problem#tica e8istente en la &irección de &eportes de la *niversidad de

+riente.

&e acuerdo al $anual de 1rabajos de Brado de Especialización,

$aestr"a ! 1esis &octorales de la *niversidad Pedagógica E8perimental

Libertador 52;;3/0 6, define un pro!ecto factible como/ =La elaboración de

una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas,

requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales) puedereferirse a la formulación de pol"ticas, programas, tecnolog"as, m todos o

procesos. El pro!ecto debe tener apo!o en una investigación de tipo

documental, de campo o un diseño que inclu!a ambas modalidades.>

El presente trabajo constitu!e un pro!ecto factible, porque se elaborarauna propuesta de un $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos

que servir# para satisfacer necesidades ! requerimientos para la &irección

de &eportes de la *niversidad de +riente 5*&+6.

43


44/110

Este trabajo se apo!ar# en una investigación de campo, seg7n 'rias

52;; /206, =consiste en la recolección de datos directamente de la realidad

donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna>. La

investigación de campo ser# recolectada en la &irección de &eportes de la

*niversidad de +riente 5*&+6 ! se aplicara como instrumento un

cuestionario en el cual permitir# obtener información de manera directa.

,. . Pobla)i n 4 M-e'tra

'l respecto ?alestrini 52;; /3G6, señala que la población o universo

=es el conjunto finito o infinito de personas, casos o elementos que presentan

caracter"sticas comunes.> Por su parte, 'rias 52;; /


45/110

Por ser la población pequeña ! finita no se aplicaron criterios

mu strales por lo que se tomara toda la población como una sola unidad detrabajo. El objeto de estudio ser# el personal de la &irección de &eportes

que cuenta entre sus filas con A personas, convirti ndola en finita !

manejable.

,.,. T6)ni)a' e in'tr-mento' de re)ole))i n de dato'.

eg7n ?alestrini 52;; /04G6, las t cnicas e instrumentos de

recolección de datos/

= e trata de introducir en primer t rmino, aquellas t cnicas

relacionadas con el an#lisis documental de las fuentes bibliogr#ficas, pero

que al mismo tiempo facilitara la redacción del trabajo escrito como los son/

las t cnicas de/ an#lisis de contenido, observación documental, presentación

resumida de un te8to, resumen anal"tico ! el an#lisis cr"tico>.

Por otra parte 'rias 52;; /


46/110

dispositivo o formato que se utiliza para obtener, registrar o almacenar

información>.

&entro de los m todos de recolección de datos que se utilizaron por el

investigador para obtener las informaciones necesarias se podr# encontrar

con la t cnica de la encuesta ! el instrumento aplicado fue el cuestionario, el

cual ser# diseñado por el propio investigador.

Para la recolección de datos se utilizaron las siguientes t cnicas de

instrumentos/

Ob'er%a)i n Dire)ta:

9acilita la interpretación del objeto de estudio, para abino. 52;;2/04 6

como/ =el uso sistem#tico de nuestro sentido orientados a la captación de la

realidad que queremos estudiar>

Re%i'i n Do)-mental:

Para Jurtado 52;;H/42G6, define lo siguiente/

=Es una t cnica en la cual se recurre a información escrita, !a sea bajo

la toma de datos que pueden haber sido producto de mediaciones hechas

por otros o como te8to que en s" mismo constitu!en los eventos de estudio.

46


47/110

En)-e'ta:

Para 'rias 52;; /G26 la encuesta es/ =*na t cnica que pretende obtener información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de s"

mismo, en relación con un tema en particular>.

La encuesta se aplicó mediante el instrumento de un cuestionario.

C-e'tionario: 'rias 52;; /G46. &efine lo siguiente/ uestionario de preguntas

cerradas/ = on aquellas que establecen previamente las opciones de

respuestas que puede elegir el encuestado. Qstas se clasifican en/

dicotómicas, en cuanto se ofrecen sólo dos opciones de respuestas) ! de

selección simple, cuando se ofrecen varias opciones, pero se escoge sólo

una>

De')ri()i n del In'tr-mento:

El cuestionario se estructuro de la siguiente manera/ la primera parte/

desglosada en la presentación con el t"tulo ! objetivo de la investigación, en

la segunda parte/ aparecen las instrucciones ! una tercera parte/ de

preguntas para medir los indicadores con sus dimensiones quienes dar#n

47


48/110

respuesta a la variable objeto de estudio, que contienen las alternativas de

respuesta 5 i ! %o6.

,.F. T6)ni)a' de Pro)e'amiento' 4 An li'i' de Dato'.

1ama!o 52;;

on los resultados del cuestionario se clasificó e interpretó la

información, se tabularon los datos a trav s de la estad"stica descriptiva para

evaluar la calidad de los datos, comprobar los resultados ! obtener

conclusiones, esto con el propósito de sustentar la factibilidad ! viabilidad del

$anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos para la &irección de

&eportes de la *niversidad de +riente. 5*&+6.

48


49/110

CUADRO @ &RJ


50/110

80.

20.

Si N'

&r +i)o NK 1

An li'i' del )-adro 4 /r +i)o NK1:

El H;R de los encuestados afirma tener conocimiento de lo que es un$anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos. Esto es importantedestacarlo !a que permite, al personal de la &irección de &eportesadaptarse de manera m#s eficiente ! eficaz a los par#metros que seestablecen en un $anual de dichas caracter"sticas. $ientras que el 2;Rafirma que no tiene conocimiento de este tipo de manual lo cual va hacer que

su proceso de adaptación a dichos par#metros sea un poco m#s lento, que elresto de sus compañeros en la &irección, !a que no tiene ni idea de lo quesignifica.

CUADRO @ &RJ


51/110

2 %o A 0;;R

Total A 122

&r +i)o NK

100.

SiN'

An li'i' del )-adro 4 /r +i)o NK :

El 0;;R de las personas encuestadas certifica que dentro de la&irección de &eportes no e8iste un $anual de %ormas ! Procedimientos

'dministrativos. Esto se debe a que el departamento encargado de diseñar los $anuales de %ormas ! Procedimientos dentro de la *niversidad de+riente hasta la presente fecha no ha presentado un manual espec"fico parala &irección de &eportes. 'simismo indica que no e8iste una gu"a queespecifique los pasos a seguir de los procedimientos que se deben ejecutar en la mencionada &irección.

CUADRO @ &RJ


52/110

0 i 4 H;R2 %o 0 2;R

Total A 122

80.

20.

SiN'

&r +i)o NK ,

An li'i' del )-adro 4 /r +i)o NK,:

El H;R de los encuestados alega que si e8isten ! que deben ser dadasa conocer a todo el personal las %ormas con las que cuenta la &irección de&eportes. *na norma es una regla que debe ser respetada ! que permiteajustar ciertas conductas o actividades. on el conocimiento de ellas lostrabajadores de la &irección de &eportes de la *niversidad de +rientetendr#n la oportunidad de conocer cu#les son los requisitos a cumplir paradesarrollar sus actividades dentro de la +rganización ! a su vezimplementarlas en su d"a a d"a. En tanto que el 2;R piensa que no e8iste,por que no la conoce, lo que implica que este personal desarrolle lasactividades del d"a a d"a sin importar en cuenta las normas establecidas, loque podr"a influir negativamente en el 8ito de la gestión.

CUADRO @ &RJ


53/110

ab'ol-ta (or)ent-al0 i 4 H;R

2 %o 0 2;RTotal A 122

80.

20.

SiN'

&r +i)o NK F

An li'i' del )-adro 4 /r +i)o NKF:

El H;R de los encuestados alega que si e8isten los Procedimientos enla &irección de &eportes. Pero que no est#n escritos por escrito, sedesarrollan de acuerdo a la rutina de trabajo ! e8periencia de quien losejecuta. (a que igual que las normas. Es de suma importancia que elpersonal conozca cuales son estos procedimientos !a que podr#n tener unaidea m#s clara de lo que se debe cumplir ! adem#s servir#n de gu"a a todasaquellas personas que ingresen dentro de la institución ! espec"ficamentedentro de la &irección de &eportes. $ientras que el 2;R opina que noe8isten, pero por e8periencia ! rutina saben cu#les son los procedimientosque deben realizar para cumplir los objetivos.

CUADRO @ &RJ


54/110

C-adro NK G

Ítem'. Alternati%a Di'trib-)i nab'ol-ta Di'trib-)i n(or)ent-al0 i ; ;R2 %o A 0;;R

Total A 122

100.

SiN'

&r +i)o NK G

An li'i' del )-adro 4 /r +i)o NKG:

El 0;;R de los encuestados afirma que en la &irección de &eportes nose realizan supervisiones frecuentes de los Procedimientos 'dministrativosque se ejecutan. Esto se debe a la falta de un $anual de %ormas !Procedimientos espec"fico para la &irección de &eportes, por lo que no essupervisado el trabajo del personal para indicarle si lo est#n desempeñandobien o no.

CUADRO @ &RJ


55/110

Ítem'. Alternati%a Di'trib-)i nab'ol-taDi'trib-)i n(or)ent-al

0 i 0 2;R2 %o 4 H;RTotal A 122

20.

80.

Si

N'

&r +i)o NK


El H;R de los encuestados afirma que no tienen conocimiento de las%ormas generales de la &irección de &eportes. Esto se produce debido a laausencia de un instrumento tan importante en el cual se establezcan las%ormas de manera clara ! precisa, como lo es un $anual de %omas !Procedimientos administrativos en dicha &irección. $ientras que el 2;Rafirma que si conoce las normas generales de la &irección de &eportes,gracias al tiempo que ha tenido trabajando dentro de dicha institución.

CUADRO @ &RJ


56/110

Ítem' Alternati%a Di'trib-)i nab'ol-taDi'trib-)i n(or)ent-al

0 i 0 2;R2 %o 4 H;RTotal A 122

20.

80.

SiN'

&r +i)o NK

An li'i' del )-adro 4 /r +i)o NK :El H;R de los encuestados afirma que no tienen conocimiento de las

Procedimientos generales de la &irección de &eportes. Esto se producedebido a la ausencia de un instrumento tan importante en el cual seestablezcan los Procedimientos 'dministrativos de manera clara ! precisa,como lo es un $anual de %omas ! Procedimientos administrativos en dicha&irección. $ientras que el 2;R afirma tener conocimiento de losprocedimientos generales que utiliza la &irección Beneral de &eportes,gracias a la rutina diaria ! e8periencia que ha obtenido durante el tiempo queha trabajado en dicha institución.

CUADRO @ &RJ


57/110

Ítem'. Alternati%aDi'trib-)i n

ab'ol-taDi'trib-)i n(or)ent-al

0 i A 0;;R2 %o ; ;RTotal A 122

100.

Si

N'

&r +i)o NK H

An li'i' del )-adro 4 /r +i)o NKH:

El 0;;R de los encuestados certifica que la &irección de &eportes seencuentra en la necesidad de diseñar un $anual de %ormas !Procedimientos 'dministrativos. Esto con la finalidad de buscar que dicha&irección tenga de manera clara ! precisa los pasos que se deben seguir para lograr que el trabajo sea de forma m#s eficaz ! eficiente con el fin deconseguir los objetivos propuestos.

CUADRO @ &RJ


58/110

C-adro NK

Ítem'. Alternati%a Di'trib-)i nab'ol-ta Di'trib-)i n(or)ent-al0 i A 0;;R2 %o ; ;R

Total A 122

100.

SiN'

&r +i)o NK


El 0;;R de los encuestados afirma que la &irección de &eportes utilizaprocedimientos administrativos acorde con la necesidad de la organización.Estos procedimientos administrativos no se encuentran documentados atrav s de un $anual) sino que estos son realizados siguiendo principiosadministrativos lógicos establecidos en la Institución.

CUADRO @ &RJ


59/110

0;6 &istribución absoluta ! porcentual relacionada con el inter s deimplementar un $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos por parte de la &irección de &eportes para optimizar las labores/

C-adro NK 12

Ítem'. Alternati%a Di'trib-)i nab'ol-taDi'trib-)i n(or)ent-al

0 i A 0;;R2 %o ; ;R

Total A 122

100.

SiN'

&r +i)o NK 12

An li'i' del )-adro 4 /r +i)o NK12:

El 0;;R de los encuestados afirma que la &irección de &eportes est#interesada en implementar un $anual de %ormas ! Procedimientos

'dministrativos. (a que esto beneficiara a la &irección de tal forma que el

trabajo se realice de manera m#s r#pida, eficaz ! eficiente, cumpliendosiempre con los objetivos planteados por la &irección de &eportes.

CONCLU#IONE#

59


60/110

Los manuales en estos tiempos son una herramienta mu! importante entoda organización, !a que son una gu"a que permitir# que los empleados

trabajen de manera m#s eficiente. Por ello al finalizar este trabajo se pueden

mencionar las siguientes conclusiones/

La realidad que presenta la &irección de &eportes 5*&+6 se refiere a

que los empleados realizan los pasos de manera rutinaria, pues sedeterminó con un 0;;R que no e8iste un $anual de %ormas !

Procedimientos 'dministrativo que permita orientar el desarrollo de las

actividades de manera efectiva.

'dem#s se pudo constatar, que el H;R de los empleados en la

&irección de &eportes presenta desconocimientos sobre las %ormas

! Procedimientos, es decir, en este caso no son dadas a conocer ni a

los nuevos empleados, ni al personal que all" labora.

Por otra parte, se demostró con un 0;;R que en la &irección de

&eportes, no se realizan supervisiones frecuentes de los

procedimientos administrativos que se ejecutan.

RECOMENDACIONE#

60


61/110

'ctualizar el $anual de manera periódica ! modificarlo de acuerdo a

las necesidades de la Institución.

Proveer de al menos una copia completa del manual ! se encuentre a

disposición del personal.

Informar al personal mediante oficio, charlas, otros de todo tipo de

variaciones, en cuanto a modificaciones realizadas.

Implementar las normas ! procedimientos en la &irección de

&eportes, establecidas en el $anual.

rear un plan de adiestramiento al personal que ingresa, para que

tenga conocimiento de las normas ! procedimientos de la &irecciónde &eportes.

CAPITULO F: LA PROPUE#TATITULO:&iseño de un $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos

para la &irección de &eportes de la *niversidad de +riente, uman#- Estado

ucre, 2;0A.

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62/110

•

Portada.• Kigencia ! 'probación.• eguridad ! Protección.• Sndice del $anual.• Introducción.• +bjetivos del $anual.• Propósito.• ustificación.• 'lcance.• ?ases Legales.• Blosario• %ormas.• Procedimientos 'dministrativos.• 9lujogramas.

MANUAL DE NORMA# @PROCEDIMIENTO# ADMINI#TRATI"O#

PARA LA DIRECCIÓN DE DEPORTE# DELA UNI"ER#IDAD DE ORIENTE UDO3

Fecha:#e(tiembre 21G

Página:1/55

Unidad: &irección de &eportesAsunto: Portada

62

MANUAL DE NORMA# @ PROCEDIMIENTO#ADMINI#TRATI"O# PARA LA DIRECCIÓN DE DEPORTE#

DE LA UNI"ER#IDAD DE ORIENTE UDO3


63/110

MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS

MANUAL DE NORMA# @

PROCEDIMIENTO# ADMINI#TRATI"O#PARA LA DIRECCIÓN DE DEPORTE# DE

LA UNI"ER#IDAD DE ORIENTE UDO3


Página:2/55

Unidad: &irección de &eportesAsunto: Sndice

63

Reali9ado (or: Re%i'ado (or: A(robado (or:

!o'6 M. orrilla Ar/eni' Cam(o' Ra*9a P6re9

• PortadaTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT..0• SndiceTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT.2• Kigencia ! 'probaciónTTTTTTTTTTTTTTTTTT.. 4• eguridad ! ProtecciónTTTTTTTTTTTTTTTTTT. A• IntroducciónTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT. • +bjetivosTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTG• PropósitosTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT..H• ustificaciónTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT..<• 'lcanceTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT.0;• ?ases LegalesTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT.00• BlosarioTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTTT.04


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MANUAL DE NORMA# @




Página:3/55

Unidad: &irección de &eportesAsunto: Sndice

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• %ormas Benerales TTTT...TTTTTTTTTTTTTTTTT20• Procedimientos para olicitud de +rden de ompraTTTTTTT..2G• Procedimientos para olicitud de Ki#ticosTTTTTTTTTTTT30• Procedimientos para olicitud de Ki#ticos ! +rden de PagoTTT.....3A• 9lujograma olicitud de omprasTTTTTTTTTTTTTTT...40• 9lujograma olicitud de Ki#ticosTTTTTTTTTTTTTTTT.4A• 9lujograma olicitud de Ki#ticos ! +rden de PagoTTTTTTTT..4<


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MANUAL DE NORMA# @




Página:/55

Unidad: &irección de &eportesAsunto: Kigencia ! 'probación

65



Este manual, elaborado para la &irección de &eportes, entrar# en vigenciacuando sea autorizado por el onsejo *niversitario.

Para efectos de actualización, este instrumento ser# evaluado cada año por esta &irección, con el objetivo de mantener la pertinencia ! apego de las %ormas ala legislación vigente ! as" evitar su r#pida obsolescencia.


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MANUAL DE NORMA# @




Página:5/55

Unidad: &irección de &eportesAsunto: eguridad ! Protección

66



El presente manual ! su contenido, es para uso interno de la *niversidad de+riente. Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser modificado total o parcialmente sin la autorización e8presa de la &irección de+rganización ! istemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente $anual deElaboración ! ontrol de &ocumentos. La inobservancia a esta disposición, ser#sancionada de acuerdo a lo contemplado en el $anual de %ormas ! Procedimientosdel @ gimen &isciplinarios de la Institución, sin perjuicio de las responsabilidadesciviles !Oo penales que la legislación aplicable sobre la materia establezca.


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Página:!/55

Unidad: &irección de &eportes

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68/110

Asunto: Introducción





Página:"/55


68

Las %ormas ! Procedimientos 'dministrativos, son instrumentos de sumaimportancia en las organizaciones de ho! en d"a. (a que stas permiten registrar !transmitir, sin distorsiones, información para las distintas unidades que hacen vidadentro de la empresa u organización) con el fin de obtener los objetivos planteados !desarrollar las respectivas funciones sin conflictos.

Este $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos, contiene

información estructurada ! detallada de las partes ! pasos a trav s de los cualestranscurren la ejecución ! funcionamiento de la 'dministración en la &irecciónBeneral de &eportes de la *niversidad de +riente.

&escribe los objetivos ! las normas con relación a los procedimientosestablecidos) es de f#cil aplicación, !a que puede ser le"do ! comprendido porpersonas con previos conocimientos del tema.




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Asunto: +bjetivos del $anual





Página:#/55

Unidad: &irección de &eportesAsunto: Propósito

69

• ?rindar a la *niversidad de +riente 5*&+6, una gu"a detallada sobre la

implementación de los procesos administrativos, sustentados en un marco depol"ticas, normas ! procedimientos adaptados a las caracter"sticas !actividades de la Institución.

• Proponer las %ormas ! Procedimientos 'dministrativos, para optimizar la

gestión en la &irección Beneral de &eportes de la *niversidad de +riente

5*&+6.• &escribir las %ormas que se deben cumplir para desarrollar los

procedimientos administrativos de la &irección Beneral de &eportes de la*niversidad de +riente 5*&+6.



Este instrumento beneficiar# a la Institución, en espec"fico al personal quelabora en la &irección de &eportes, el cual utilizar# las %ormas ! los Procedimientos

'dministrativos para realizar las actividades de manera m#s eficiente ! claras.


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MANUAL DE NORMA# @




Página:$/55

Unidad: &irección de &eportesAsunto: ustificación

70



El presente manual se justifica por la necesidad de establecer una gu"a 7til,pr#ctica ! organizada de las actividades que se deben seguir para llevar a cabo unproceso de normas ! procedimientos administrativos en el #rea de la &irección de&eportes de la *niversidad de +riente, !a que actualmente no se cuenta con dichoinstrumento.

u finalidad es la de orientar al personal encargado en el establecimiento depar#metros, mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad defunciones ! los pasos innecesarios dentro de los procesos, as" como tambi nfacilitar la evaluación ! control interno, permitiendo una eficaz gestión administrativa! con ello el logro de los objetivos.


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Página:1%/55

Unidad: &irección de &eportesAsunto: 'lcance

71



El presente $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos deber# ser aplicado espec"ficamente por la &irección de &eportes de la *niversidad de +riente5*&+6.

En cuanto al uso de los procedimientos, deber# ser evaluado ! de ser necesario, actualizado por la &irección de &eportes cada año, ! comunicar loscambios realizados al Kicerrectorado 'dministrativo ! a la &irección de +rganización! istemas. u cumplimiento garantizar# el logro de los objetivos espec"ficos !organizacionales.


72/110





Página:11/55

Unidad: &irección de &eportesAsunto: ?ases Legales

72



= Con'tit-)i n de la Re( bli)a Boli%ariana de "ene9-ela del 2 de

di)iembre de 1 .

5Publicada en Baceta +ficial %NA.4A3 5E8traordinaria6 de fecha 24 de marzo

del 2;;;6.

- Le4 Or/ ni)a de la Contralor*a &eneral de la Re( bli)a 4 del #i'tema

Na)ional de Control


73/110


MANUAL DE NORMA# @




Página:12/55


73



= Le4 Or/ ni)a de De(orte0 A)ti%idad


74/110


MANUAL DE NORMA# @




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74



- Le4 de Uni%er'idade'.

5Baceta +ficial %N 0.42< E8traordinario de fecha H de septiembre de 0


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Unidad: &irección de &eportesAsunto: Blosario

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A)ti%idade': on el conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o

entidad.

Al)an)e: &istancia que alcanza la acción o la influencia de una cosa.

A-toridad: 9acultad conferida a un órgano o persona para actuar ! resolver acerca

de una materia o campo especifico.

Cla'i+i)atorio': on los juegos que se realizan para determinar cu#les son los

atletas ! equipos que participaran en los *KI%E .

Coordina)i n / Logro de la unidad ! orden de las acciones para desarrollar una

actividad o alcanzar un objetivo.

Dia/rama: @epresentación gr#fica de un hecho, situación, movimiento, relación o

fenómeno cualquiera por medio de s"mbolos convencionales.


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Dire))i n / Es cualquiera de las oficinas superiores que dirigen los diferentes ramos

en que se divide la administración.

E'tr-)t-ra / Es la organización de partes dispuestas ! ordenadas de tal manera que

el todo resultante posee ciertas caracter"sticas de cohesión ! permanencia.

E+i)a)ia: apacidad de alcanzar los objetivos propuestos .

E+i)ien)ia: *so adecuado de los medios disponibles para alcanzar un objetivo.

E%al-a)i n/ Proceso de confrontación de los resultados obtenidos en función de las

acciones realizadas que permiten medir la eficiencia, la eficacia ! congruencia.


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In+orme: onjunto de datos acerca de una persona o asunto determinado.

In'tit-)i n: +rganismo p7blico o privado que ha sido fundado para desempeñar

una determinada labor cultural, cient"fica, pol"tica o social.

In'tr-))i n: onjunto de reglas para ejecutar algo o para el manejo de algo, en las

que predominan las disposiciones t cnicas o e8plicativas para el cumplimiento de un

servicio administrativo.

Inter=n )leo': on los juegos internos que realiza la universidad para determinar

que atleta o equipo va a los clasificatorios.

!erar -*a: Es el orden de precedencia establecido entre los integrantes de una

organización, derivado de la distribución de autoridad ! responsabilidad.


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!-%ine': on los uegos %acionales *niversitarios realizados por el Estado.

Man-al: Es un documento que contiene, en forma ordenada ! sistem#tica,

información !Oo instrucciones sobre historia, organización, pol"tica ! procedimiento

de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo>.

Norma': Es el ordenamiento, regla de conducta o precepto que regula la interacción

de los individuos en las organizaciones, as" como la actividad de una unidad

administrativa o de toda una institución.

Ob$eti%o/ Propósito o fin que se pretende alcanzar con la realización de una

operación, actividad, procedimiento o función.


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Or/ani/rama: Es la representación gr#fica de la estructura org#nica de una

institución o de una de sus #reas, en la que se muestran las relaciones que guardan

entre s" los órganos que la componen.

Pro)edimiento: onsiste en describir detalladamente cada una de las actividades aseguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de

errores.

Re)reati%o': on los juegos que realiza la universidad para un determinado grupo

de estudiantes en la naturaleza.

Re)tor*a / *nidad administrativa de m#8imo nivel jer#rquico destinada a dirigir,

administrar ! gobernar una determinada organización.

Re -i'ito: Es la circunstancia o condición necesaria para una cosa.


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Re'(on'abilidad: 'signación de una tarea a una persona o unidad administrativa

que, indefectiblemente, deben realizar.

#i'tema: onjunto de partes relacionadas e interdependientes que procesan !

transforman insumos en productos funcionando como un todo unificado.

#-(er%i'i n: Kigilancia o dirección de la realización de una actividad determinada

por parte de una persona con autoridad o capacidad para ello.

Tarea: Parte del trabajo que debe hacerse para realizar una acción completa.

"i)erre)tor*a: *nidad administrativa con funciones de nivel ejecutivo, facultada para

asistir en el #rea de su competencia a la @ector"a.


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Unidad: &irección de &eportesAsunto: %ormas

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0 El $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos de la &irección de&eportes de la *&+ debe ubicarse en un lugar de f#cil acceso para todo elpersonal ! personas autorizadas que lo requieran.

2 El contenido del $anual de %ormas ! Procedimientos 'dministrativos es deestricto cumplimiento para el personal que labora en dicha &irección, por lotanto, el nivel supervisor ser# responsable de divulgar su información ! vigilar su cumplimiento.

3 La &irección de &eportes debe organizar, planificar ! ejecutar los juegosuvines, lasificatorios, Inter-%7cleos ! @ecreativos, adem#s de elaborar !

controlar todos los documentos ! soportes relacionados con la participación

de atletas ! personal t cnico en los mismos.


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Unidad: &irección de &eportesAsunto: N'(+%s

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4 %inguna *nidad tiene facultad para hacer modificaciones al presente $anual,por lo tanto cualquier requerimiento para efectuar cambios en los mismosdeber# ser solicitado a la &irección de +rganización ! istemas 5&+ I6, a

trav s de la &irección de &eportes.A La revisión ! actualización completa de este $anual debe hacerse por lo

menos una vez al año, a e8cepción de aquellos casos donde e8istanmodificaciones o cambios los cuales deber#n ejecutarse inmediatamente.

La oordinación 1 cnica de la &irección de &eportes debe recabar toda ladocumentación referente a los atletas, personal t cnico ! log"stica que van aparticipar en los juegos uvines, Inter-n7cleos, lasificatorios ! @ecreativos.


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G 1odo el personal t cnico ! atletas que van a participar en cualquier eventodeportivo, debe entregar a la &irección de &eportes/ copia de c dula,constancia de trabajo o estudio ! certificación m dica, para realizar los

tr#mites respectivos.H La &irección de &eportes, a trav s de la oordinación 1 cnica, debe

presentar a los &elegados de cada %7cleo participante en cualquier eventodeportivo, la respectiva planificación mediante un cronograma de actividades.

< La &irección de &eportes debe solicitar a la oordinación 1 cnica, loslistados con los recaudos respectivos de los atletas, entrenadores, choferes,personal t cnico, uniformes, material deportivo de cada una de las disciplinas

en la que la *&+ va a participar.


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0; La &irección de &eportes debe revisar ! avalar los listados ! todos loscheques emitidos para los participantes ! dem#s log"stica del eventodeportivo.

00 La &irección de &eportes debe rendir cuentas de todos los recursosrecibidos a la 'dministración entral de la *niversidad, a trav s de la

oordinación Beneral de 'dministración.

02 La &irección de &eportes debe solicitar, a la ección de ompras del@ectorado, la adquisición de uniformes, materiales ! equipos deportivos paraasistir a los juegos respectivos, con las especificaciones pertinentes paracada disciplina ! se8o.


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03 La &irección de &eportes debe elaborar a trav s del istema respectivo, lasórdenes de pago por concepto de pago de vi#ticos, gastos de vida, hospedajee imprevistos 5transporte, medicina e hidratación6 ! por concepto de

retenciones 5IK' e I L@6 de la delegación participante en el evento deportivo.

04 La &irección de &eportes para hacer entrega de un cheque debe e8igir, atoda persona que va a recibirlo, mostrar dula de Identidad laminadaoriginal ! entregar copia de la misma, firmar ! colocar su huella dactilar en elcomprobante de pago respectivo.


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0A La &irección de &eportes debe elaborar una relación de gastos mediante unlistado especificando el concepto 5gastos de vida de los atletas, gastos dehospedaje, gastos de entrenadores, choferes, personal administrativo !log"stica, gastos de imprevistos ! gastos de retenciones6, todos soportadoscon órdenes de pago, nombre del beneficiario, copia de dula de Identidado @if seg7n corresponda, n7mero de voucher ! monto cancelado, constanciade estudio o de trabajo seg7n corresponda, facturas originales, retencionesoriginales firmadas ! selladas ! cualquier otro recaudo pertinente.


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Asunto: Procedimiento para solicitud de +rden de ompra





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Unidad: &irección de &eportesAsunto: Procedimiento para solicitud de +rden de ompra

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Ob$eti%o

&escribir los pasos a seguir para elaborar la solicitud de +rden de ompra.

Al)an)e

&esde la verificación de la disponibilidad presupuestaria en la &irección dePresupuesto hasta el env"o de la solicitud ! justificación de compra a la ección de

ompras del @ectorado para su tr#mite respectivo.

A)t. De')ri()i n Re'(on'able

0

DIRECCIÓN DE DEPORTE#

El &irector verifica la disponibilidad presupuestariacon la &irección de Presupuesto. &e haber disponibilidad va al paso siguiente, de lo contariofinaliza el Procedimiento.

&irector de&eportes

2 Elabora justificación para la realización de lacompra.



3 @emite a la secretaria justificación para laelaboración de la solicitud de ompra.

4 @ecibe la justificación de la compra. ecretaria

A Elabora la solicitud de ompra 5 ódigo/ 88886.

@emite solicitud de ompra al 'dministrador.

G @ecibe la solicitud de ompra ! justificación. 'dministrador

H @evisa solicitud de ompra ! su justificación. &eestar todo correcto va al paso siguiente, de locontrario devuelve documentación a la secretaria

indicando el error ! regresa a la actividad %NA.< 9irma la solicitud de ompra en señal de revisión. 0; @emite la solicitud al &irector de &eportes.


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Unidad: &irección de &eportesAsunto: Procedimiento para solicitud de +rden de ompra

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00 @ecibe la solicitud de ompra. &irector de&eportes

02 9irma ! sella la solicitud de ompra

03 @emite solicitud de ompra firmada ! sellada a la

secretaria.04 @ecibe solicitud de ompra firmada ! sellada. ecretaria

0A aca fotocopia a la solicitud de ompra ! su justificación.

0 @emite los originales ! copias al mensajero paraser enviados a la ección de ompras del@ectorado.

0G @ecibe copias ! originales de la solicitud deompras ! su justificación.

$ensajero

0H Lleva los originales ! copias de la solicitud deompra ! su justificación a la ección deompras del @ectorado.

0< Entrega originales ! copias a la secretaria de laección de ompras.


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MANUAL DE NORMA# @ PROCEDIMIENTO#ADMINI#TRATI"O# PARA LA DIRECCIÓN DE

DEPORTE# DE LA UNI"ER#IDAD DE ORIENTEUDO3

Fecha:#e(tiembre

21GPágina:

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Unidad: &irección de &eportesAsunto: Procedimientos para solicitud de +rden de ompra

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2;

#ECCIÓN DE COMPRA# RECTORADO

@ecibe originales ! copias de la solicitud deompra ! su justificación.

ecretaria deección deompras

20 9irma ! sella con la hora ! fecha de entrada lasoriginales ! copias.

22 Entrega al mensajero copias de la solicitud deompra ! su justificación.

23 'rchiva temporalmente las originales para suprocedimiento interno.


24 $ensajero remite a secretaria copias firmadas !selladas de la solicitud de ompra ! su

justificación.

$ensajero

2A @ecibe ! archiva las copias de la solicitud deompra ! su justificación.

ecretaria

2 9in del Procedimiento.


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Unidad: &irección de &eportesAsunto: Procedimientos para solicitud de Ki#ticos

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Ob$eti%o

&escribir los pasos a seguir para elaborar la solicitud de Ki#ticos.

Al)an)e

&esde la autorización por parte del &irector Beneral de &eportes para laelaboración de la solicitud de Ki#ticos, hasta el env"o de los mismos al &espacho

@ectoral para su firma ! sello.

A)t. De')ri()i n Re'(on'able

0


'utoriza la elaboración de la solicitud de Ki#ticos. &irector Beneral de&eportes

2 @ecibe la autorización para la elaboración de lasolicitud de Ki#ticos.

ecretaria

3 Elabora la solicitud de Ki#ticos.

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