RAMSeSNew Proposal Loading Procedures

UNCW 

Office of Research ServicesOffice of Research Services  

Starting a New Proposal 

General InfoGeneral Info.

Subcontractors

Personnel

Budget

Conflict of Interest & Research Subjects

Export Control  & Intellectual Property p p y

Community Engagement

Locations of Budget ExpendituresLocations of Budget Expenditures

Locations Relevant to Your Project

Application Abstract & Attachments

Approving Depts. & Submission Notes

Save this URL in your favorites

Log in using your 

and password

standard UNCW email username and password

Click on “My Proposals” and select 

the “Submitted Proposals” tab to copy 

a proposal.

Click on “Copy” to duplicate a previouslya proposal.  previously 

submitted proposal.

OR ‐Click on Start a New Proposal toNew Proposal to create a whole new proposal.

All entries marked with an  * are 

mandatory.  When they are complete

bottom of the screen.

they are complete, click on Save at the 

bottom of the screen.

Enter dates by clicking on the calendar andon the calendar and using the pull downs.  Click on the day last to select the date and close 

the calendar.

Click on the magnifying glass to search for a Funding g

Agency If passthru, click on magnifying glass to search for original 

f f dsource of funds.

Enter a portion of theEnter a portion of the Sponsor name and click 

search to find the Funding Agency.

Select name from the lilist.

If organization is not on list, click here to addclick here to add.

Enter organization name  and click select.

This should be an easy to remember referenceto remember reference 

to your project. These dates are for the duration of the 

project

Select a CHESS Code that fits the type of activity 

proposedproposed.

Select the type of Proposal.

Then select the type of submission.

Now select the type of Award.

If it’s electronic submission, please i di t th th d

Fill out this section if the 

sponsor requires a

indicate the method.

sponsor requires a paper copy.

Cli k hClick on the magnifying glass to 

select your department.p

This is the person ibl fresponsible for 

managing funds (Lead PI, Dept Admin, Budget 

Officer, etc)., )

CMS is the only true “Center” at 

UNCW 

h h ld b

When all entries are complete, click Save.  

This should be the full title of the proposal.

This is when the next proposal number is 

assigned.

NOTE:  You now have a proposal 

number.

General Information Tab

You will need to complete information in each section before you can submit your 

l C l t d tiproposal.  Completed sections have a check next to them.

Lead PI should always be the first name entered.  Click on the magnifying glass to search for name.

Type in the LAST name of the LEAD PI and click search.

Simply click on the name you want to 

selectselect.

If the person you want is not on the list click here to addon the list, click here to add them.  NOTE: You will need 

their Banner PIDM to complete the entry.

You will have to select a Role for all others except the 

Lead PI

Mandatory Entry!The first person 

Click here when done.

pyou add will be designated the 

Lead PI

Use these to Edit or Removeor Removeindividual 

investigators

Click here to remove all investigators andall investigators and 

start over

F&A Base is MTDC (Modified Total Direct Costs) which is the

Direct is the total direct costs to complete the project (which is the 

total budget before F&A

Total Direct Costs) which is the Direct Costs minus subcontracts 

> $25K, equipment >$5K, tuition,etc.

total budget before F&A is added in).

If F&A Rate is correct, click on Calculate 

If F&A is not 

Amt to determine F&A Amount.

allowed, F&A base will be 

$0.00.

Enter the correct rate then click Change Rate.g

To change F&A rate, click on 

Ch R tChange Rate.

For a one year proposal, carry over the budget figures to the 

right hand column by click on theright hand column by click on the link.  For multiple year projects, enter the figures for the entire 

project.

Click on Calculate Total to get current year total after youcurrent year total after you have calculated the F&A 

Amount.

You will need all this 

If you select yes, you will need to specify cost share information to complete this 

entry.  If you discover an error after you have clicked Add Unit, you must Delete it

specify cost share / match unit.

Unit, you must Delete it entirely and re‐enter the 

information.

Select the types of cost sharing / matchingsharing / matching 

(Agency Mandated or Voluntary) and enter the appropriate dollar amount 

or percentage.

These are resources that would be available in 

th d t tanother department.

All questions are mandatory.  

Make selections then click Save.

Human SubjectsHuman Subjects question expands if you click “yes” to collect protocol information.

Animal Subjects question expands if you click “yes” toyou click  yes  to collect protocol information.

All questions are mandatory.  Make selections then click 

SaveSave.

Search for the appropriate 

subcontractor here.  Individuals for 

contracted services should not be listed 

here.  

Or click No Subcontractors.

Type in part of the subcontractor name and click Search.

Select the name from the list or click here to add a subcontractor 

manually.

To remove a subcontractor, click Reset to remove all subcontractors or click Remove to remove just oneremove just one.

All questions are d t M kmandatory.  Make 

selections then click Save.

All questions are mandatory.  Make yselections then click 

Save.

Community Engagement 

All questions are d t M kmandatory.  Make 

selections then click Save.

All locations combined should notcombined should not equal more than 

100%.

Locations Relevant to Your Project

Indicate what percentages of your project is in NC, other p j ,

states or other countries.

Select the code that best reflects your projectyour project discipline.

Copy your proposal summary here and give 

i i i l dpermission to include in RAD.

Browse to your computer to upload P l b dProposal, budget 

and budget justification.

Each document is listed separately.

Review departments anddepartments and authorize listing.

Add any notes related d dl hto deadlines, cost share, 

F&A rates, etc. and click “Submit Proposal”.