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UNIVERSIDAD DE COLIMA FACULTAD DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN

PROPUESTA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA UNIVERSIDAD UNIVER DE COLIMA, A.C.

Tesis que para obtener el grado de:

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN

Presenta

BEATRIZ ADRIANA SANDOVAL RAMOS

Asesor

M. C. PABLO LAGUERENNE GUILLÉN

Colima, Col. Agosto de 2005.

1

ÍNDICE

Resumen 4

Abstract 5

Capítulo I. Metodología de Investigación 6

1.1 Definición y formulación del problema 6

1.2 Justificación 8

1.3 Objetivo general 9

1.4 Objetivos específicos 9

1.5 Cobertura del proyecto 10

1.6 Campo de interés 10

Capítulo II. Marco Teórico 11

2.1 Generalidades del manual de organización 11

2.1.1 Definiciones del manual de organización 11

2.1.2 Posibilidades y limitaciones del manual de organización 12

2.1.3 Objetivos del manual de organización 13

2.1.4 Utilidad del manual de organización 13

2.2 Antecedentes históricos de la Universidad univer 14

2.2.1Desarrollo de la Universidad Univer en el Estado de Colima 18

Capítulo III. Proceso para la Elaboración del Manual de Organización 20

3.1 Obtención de la información 20

3.1.1 Investigación documental 20

3.1.1.1 Marco Jurídico 20

3.1.1.2 Objetivos Institucionales 21

3.1.1.3 Misión 21

3.1.1.4 Visión 22

3.1.1.5 Filosofía Institucional 22

3.1.1.6 Antecedentes 23

3.1.2 Investigación de campo 23

3.1.2.1 Descripción de los objetivos específicos por unidad

administrativa

25

2

3.1.2.2 Estructura orgánica actual 26

3.1.2.3 Funciones actuales 27

3.1.3 Análisis de la información 28

3.1.3.1 Análisis estructural 28

3.1.3.2 Elaboración de organigramas 29

3.1.3.2.1 General 29

3.1.3.2.1 Específico 30

3.1.4 Integración del manual 31

3.1.4.1 Código numérico 31

3.1.4.2 Diseño de forma de presentación 32

Capítulo IV. Manual de Organización Propuesto 34

4.1 Presentación 34

4.2 Índice 35

4.3 Introducción 37

4.3.1 Objetivo del manual 39

4.3.2 Ámbito de aplicación 39

4.3.3 Atribuciones 40

4.3.4 Cómo usar el manual 42

4.4 Directorio 43

4.5 Información General 46

4.5.1 Objetivos institucionales 46

4.5.2 Misión 47

4.5.3 Visión 47

4.5.4 Filosofía institucional 48

4.6 Antecedentes históricos 49

4.7 Base legal 55

4.8 Organigramas 56

4.8.1 General 56

4.8.2 Específico Universidad Univer 57

4.8.3 Específico Instituto Univer 58

4.9 Estructura orgánica 59

3

4.10 Descripción de funciones 61

Capítulo V. Conclusiones y Sugerencias 135

Anexos 138

Bibliografía 142

4

RESUMEN

Desde su fundación en el Estado de Colima, en septiembre de 1999, la

Universidad Univer de Colima no cuenta con un Manual de Organización. Por lo

tanto, se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deban

emprender en la Universidad Univer de Colima, A.C., sea la preparación de un

manual de organización que permita dar a conocer los objetivos, las políticas a

seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo

propio de las funciones que se llevan a cabo en toda la Universidad.

Por tal motivo este trabajo propone la elaboración de un Manual de

Organización para la Universidad Univer de Colima, A.C., ya que debido a una

aplicación de entrevistas a todo el personal administrativo de la Institución se llegó a

la conclusión de que existe una clara confusión en la estructura de los puestos,

debido a que los empleados no están claramente enterados de sus actividades y

responsabilidades e inclusive no conocen la misión, visión e historia de la fundación

de la Universidad.

5

ABSTRACT

Since it´s foundation in the state of Colima in September at 1999, the does not

have an organizational manual. Therefore, it is necessary that one the most important

proyects to under go is the preparation of this organizational manual, in order to

establish the objectives, rules, structure, methodology and organizational systems to

carry out its institutional functions.

Due to the situation above an organizational manual was developed. All the

personnel agreed that there was no structure in the job positions, and that their

activities and functions were not clear. They also mentioned that they were unaware

ot the vision, mission and history to the institution.

6

Capítulo I. Metodología de Investigación

1.1 Definición y formulación del problema

La administración es necesaria en las organizaciones porque sin ella la gente

procedería por cuenta propia y trabajaría para alcanzar sus propios objetivos

independientemente de los demás. Sin administración en las organizaciones, se

desperdiciaría esfuerzo. 1

La administración ayuda a alcanzar los objetivos organizacionales y

personales. La necesidad de administración fue expresada por Lawrence A. Appley

como, “La función básica de la administración es alcanzar los objetivos mediante las

acciones emprendidas por los miembros de la organización”.

La tarea administrativa moderna consiste en hacer frente a los cambios que se

generan en nuestro entorno. El ritmo acelerado de ellos, ha afectado profundamente

a las estructuras institucionales, que se enfrentan a las innovaciones en la ciencia y

tecnología. Dentro de este marco de referencia, las Instituciones de Educación

Superior, juegan un papel preponderante en la formación de profesionistas de

calidad que puedan hacer frente a estos cambios y que sean promotores del

crecimiento económico.

Para lograrlo se requiere de estructuras acordes a la misión institucional y a

los requerimientos del entorno social y económico. De esta forma, el contar con una

estructura organizacional adecuada, referenciando áreas y delimitando funciones,

optimizará los recursos educativos y proveerá a la Universidad univer de Colima,

A.C. de una base sólida para la consecución de sus fines.

Toda entidad económica requiere, para el logro de sus objetivos, de una

integral y adecuada organización, ya que es fundamental en su etapa de

estructuración y más aún en su etapa de operación. Por tanto, es primordial que se

1 Megginson, León C., Mosley, Donald C., Pietro, Paul H. Jr. (2001). Administración, conceptos y aplicaciones. 4ta. Reimpresión. Página 34.

7

cuente con procedimientos de operación bien definidos, a través del establecimiento

de las actividades a realizar, documentación que se ha de manejar, registros e

informes sobre las mismas, determinando quienes tendrán a su cargo tales

funciones.

Asimismo es importante diseñar el sistema de información que permita captar

y procesar todos los datos, a fin de emitir los informes y reportes que sean

requeridos para la toma de decisiones tanto internas como externas.

Para lograr lo anterior es necesario la elaboración de un manual de

organización, en el cual se plasmen todos los aspectos anteriormente descritos, de

tal forma que permita a la Institución, contar con una guía para la adecuada

ejecución de las operaciones y posteriormente como una herramienta para ejercer

control.

El empleo de manuales se creó como un auxiliar para obtener el control

deseado del personal de una organización y las políticas, estructura funcional,

procedimientos y otras prácticas del organismo para el que están trabajando. Todo

esto se puede dar de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada mediante el

manual de organización.

Por lo que una de las estrategias para el desarrollo de la Universidad Univer

de Colima, A.C., lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se

hace evidente la necesidad de contar con un documento de apoyo para la revisión

constante de los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa y así

poder evaluar y corregir las desviaciones que surjan de los planes originales.

Es por lo anterior, que se considera necesario que uno de los proyectos

inmediatos que se deban emprender en la Universidad Univer de Colima, A.C., sea la

preparación de un manual de organización que permita dar a conocer los objetivos,

las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para

el desarrollo propio de las funciones que se llevan a cabo en toda la Universidad.

8

1.2 Justificación

El tipo de investigación de este proyecto es aplicada, ya que está dirigida

hacia la solución del problema de la falta de conocimiento de los objetivos, políticas a

seguir, la estructura y funciones a desempeñar en los puestos de la Universidad

Univer de Colima, A.C.

El manual de organización es el instrumento administrativo donde se

encuentran plasmadas las relaciones formales de comunicación y autoridad, así

como los criterios que definen la división del trabajo de un órgano determinado,

detallando de manera explícita las funciones de cada uno de los puestos que

integran la empresa y está dirigido tanto para el personal que la conforma como para

aquellos ajenos a la misma con interés de conocer su funcionamiento organizacional.

La Universidad Univer de Colima, A.C., en la actualidad cuenta con una

organización definida pero informal, ya que no existe un diseño formal de los

puestos, en ese sentido todos los integrantes de la organización saben sus

funciones, pero existen distorsiones en lo referente a la toma de decisiones y a las

actividades que a cada uno le corresponden, además existen funciones

distorsionadas por parte del nivel directivo, lo que genera desorden en las decisiones

y en las responsabilidades. Por lo tanto, es manifiesta la necesidad de elaborar una

guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de

intentar llevar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la

Universidad Univer de Colima, A.C. se llevan a cabo.

La principal causa de la creación y desarrollo del presente documento es que

la Universidad Univer de Colima, A.C. no cuenta con un manual de organización

desde su fundación en el Estado de Colima, en septiembre de 1999, por lo que se

crea la necesidad de llevar a cabo un plan bien definido para elaborar un manual de

organización consecuente con el crecimiento que en los últimos años ha tenido la

institución, lo que favorece el fortalecimiento de la organización a través del trabajo

en equipo y la motivación.

9

Al elaborar este proyecto se pretende que todo el personal que se vea

involucrado en el desarrollo de la Universidad Univer de Colima, A.C., tenga

conocimiento pleno de lo que se espera que realice en su puesto de trabajo, desde el

Consejo Universitario hasta el alumnado; lo que apoyará para que la Universidad

alcance los objetivos que se ha planteado.

1.3 Objetivo general

Presentar una visión de conjunto de la estructura de la Universidad Univer de

Colima, A.C., precisando las funciones encomendadas a cada uno de los órganos

que la integran, lo que permite delimitar su responsabilidad y evitar duplicidad en el

desarrollo de las mismas, proporcionando un mejor aprovechamiento de los recursos

con que cuenta la Universidad, así como definir los canales de comunicación que

permitan una funcionalidad administrativa.

1.4 Objetivos específicos

1.- Definir la estructura orgánica formal y real de la Universidad Univer de

Colima, A.C. que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y

responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.

2.- Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y

unidades administrativas, de la Universidad Univer de Colima, A.C., con el fin de

evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, errores, etc. en el desempeño del mismo.

3.- Identificar las líneas de comunicación para lograr una correcta y adecuada

interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la Universidad Univer

de Colima, A.C.

10

1.5 Cobertura del proyecto

El resultado del proyecto a elaborar será aplicable solamente a la unidad

administrativa denominada Universidad Univer de Colima, A.C., es decir será de

aplicación local.

1.6 Campo de interés

Este proyecto está dirigido a toda persona interesada en la información que

contendrá, pero específicamente al personal administrativo de la Universidad Univer

de Colima, A.C., ya que podrán contar con un documento que les permita enterarse

de su ubicación dentro de la institución y de las actividades que cada persona debe

desempeñar.

11

Capítulo II. Marco Teórico

2.1 Generalidades del manual de organización 2.1.1 Definiciones del manual de organización

Los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la

empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de

sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las

funciones y actividades de los órganos de la empresa. Se elaboran ordinariamente

con base en los cuadros de organización, los cuales se acompañan de las

descripciones de los diferentes puestos que la integran. Comúnmente se hace la

división de los manuales en atención a la función general, a las obligaciones y

autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.

Algunos autores definen al manual de organización de la siguiente manera:

1. “Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar se

concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para

un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada

grupo humano en la empresa”. 2

2. “El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento

a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro

grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un

procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método

estándar para ejecutar algún trabajo”. 3

3. “Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al

empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado

en una empresa”. 4

2 Reyes Ponce, Agustín. (2001). Análisis de Puestos. Página 25. 3 Kellog, Grahamn. (2005, 5 de Enero). Tutorial de Recursos Humanos I. Obtenido en la Red Mundial el 5 de enero de 2005: http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/rechum1/u3parte2.htm 4 Terry R., George. (1999). Principios de administración. 1ra. Edición. Página 167.

12

4. “Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias

para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en

la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.” 5

Por lo tanto, de manera general se puede decir que el manual de

organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las

funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su

vez, sus responsabilidades y logrando mediante la adecuada implementación la

correspondencia funcional entre puestos y estructura.

2.1.2 Posibilidades y limitaciones del manual de organización

Los manuales de organización ofrecen una serie de posibilidades que nos

reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de

ninguna manera le restan importancia.

Posibilidades:

♦ Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

♦ Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc.

♦ Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

♦ Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a

través del tiempo.

♦ Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

♦ Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

♦ Posibilita una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el

seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Limitaciones:

5 Continolo, Guiseppe. (1982). Dirección y organización del trabajo administrativo. España: Deusto. Página 76.

13

♦ Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de

las operaciones.

♦ El costo de elaboración y actualización puede ser alto.

♦ Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

♦ Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notoria para la misma.

♦ Muy sintética carece de utilidad, muy detallada lo convierte en complicado.

2.1.3 Objetivos del manual de organización

Los manuales de organización permiten a las organizaciones, cumplir con los

siguientes objetivos:

♦ Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

♦ Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

♦ Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

♦ Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo

ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

♦ Proporcionar información básica para la planeación e implementación de

reformas administrativas.

2.1.4 Utilidad del manual de organización

La utilidad del documento del manual de organización es de significativa

importancia, primero para determinar las funciones específicas, responsabilidades,

14

líneas de autoridad y requerimientos mínimos de los cargos dentro de la estructura

orgánica dada.

Segundo, porque proporciona información de los responsables de cada unidad

administrativa y a los empleados sobre sus funciones y ubicación dentro de la

estructura general de la organización, estableciendo las interrelaciones formales

correspondientes.

Tercero, porque ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa, al

proporcionar información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al

personal al ocupar los cargos, constituyendo los puntos de trámite en el flujo de

procedimientos y por último, facilita el conocimiento, orienta al personal sobre sus

funciones y responsabilidades, haciendo posible la normalización, evaluación y

control de las actividades, la aplicación de programas de capacitación, para mejorar

la imagen institucional, además de asegurar una adecuada gestión y prestación de

servicios a la comunidad.

2.2 Antecedentes históricos de la Universidad Univer

Fue en 1955, en la ciudad de Guadalajara, Jal., cuando el Arq. Jorge Ramírez

Martínez Sotomayor, hombre visionario de entrega académica, logra la formación de

la Escuela de Decoración Veracruz, en el seno del Instituto de la Vera-Cruz, colegio

femenil de las madres Mercedarias de Berriz. Dicha comunidad venía de España con

planes de estudio europeos que lograron una excelente calidad académica,

constituyéndose en un colegio de gran aceptación social.

No obstante que, en esta época, las jóvenes tenían muy pocas oportunidades

de continuar sus estudios a niveles técnicos o profesionales, se inició con un grupo

selecto de 12 alumnas y fue creciendo hasta el punto en que las madres Mercedarias

decidieron que la escuela se independizara de la institución, iniciándose así la

15

Escuela de Decoración Veracruz, A.C. En este momento se integra como subdirector

el Arq. Carlos Gabriel López Aranda y Muñoz, cofundador de esta institución.

La aceptación y el éxito que progresivamente fue logrando la Escuela de

Decoración Veracruz incentivó a crear, en 1976 el primer Bachillerato Técnico en

Turismo, por medio del cual se otorgaron Títulos de Técnicos en Turismo,

simultáneamente al Certificado de preparatoria.

En 1977, concientes de la falta de educadoras y maestras tanto en el medio

urbano como en el rural, se funda la Escuela de Educadoras incorporada al Estado, y

en 1978 la carrera de maestra. Ambas carreras tuvieron un gran éxito, logrando un

cupo de más de 1000 alumnas de diferentes clases y medios sociales, las cuales

desarrollaban un magnífico trabajo para la mejoría y bienestar tanto en las zonas

marginadas de la ciudad de Guadalajara, como en las pequeñas poblaciones y

rancherías del Estado de Jalisco. Desgraciadamente años más tarde, por razones

desconocidas, el gobierno federal canceló estas carreras en toda la República. A

partir de entonces, Univer continuó trabajando con los Bachilleratos Técnicos

incorporados a la Secretaría de Educación del Estado.

El rápido crecimiento del alumnado creó la necesidad de ubicarse en una

unidad más amplia, por lo que trasladaron sus oficinas a Av. Camacho No. 2089,

donde se establecieron las carreras de Técnico en Puericultura, la cual fue impartida

por primera vez en la ciudad de Guadalajara, Jal., Técnico en Diseño de Modas,

Decoración de Interiores y posteriormente, la Licenciatura en Educación Preescolar.

Para 1989, se decidió ofrecer estudios a nivel licenciatura, las cuales deberían

cursarse en tres años sin tener vacaciones y con horarios compactos por la mañana,

tarde o noche, de tal manera que los estudiantes pudieran disponer de gran parte del

día para poder trabajar y solventar sus estudios. La idea de crear licenciaturas de

este tipo y con colegiaturas muy económicas, surgió de la gran necesidad que se

manifestó en el sector social de ingresos medios y medios bajos, los cuales eran

rechazados por la Universidad de Guadalajara, y por otra parte, no tenían los

recursos suficientes para cubrir las altas colegiaturas de las universidades

16

tradicionales. De tal manera que para 1989, se inició la incorporación a la Secretaría

de Educación Pública de las carreras en:

♦ Administración de empresas turísticas

♦ Administración de empresas

♦ Comercio internacional

♦ Contaduría

♦ Informática administrativa

♦ Ciencias de la comunicación

♦ Derecho

♦ Diseño gráfico

♦ Psicología

♦ Ingeniero arquitecto

♦ Mercadotecnia

♦ Pedagogía-educadora

♦ Educación preescolar

♦ Ingeniería industrial

El creciente número de alumnos que se inscribieron en estas carreras, precisó

a realizar extensiones a nuevos planteles, ubicados en diferentes puntos de la

ciudad.

En 1992 se incorporó el bachillerato a la preparatoria de la Universidad de

Guadalajara, motivo por el cual se fueron ampliando, todavía más, el número de

planteles a utilizar, ya que el crecimiento del alumnado fue duplicándose cada año

hasta llegar en 2001 a 17,450 alumnos.

Los planteles fueron multiplicándose en distintas partes del área metropolitana

de la ciudad, puesto que la intención era llevar la educación a distintos puntos,

barrios y colonias con el objeto de lograr que el alumno tuviera siempre una

Universidad Univer cerca de su hogar, evitándole así el dispendio de tiempo y dinero

al trasladarse a través de toda la ciudad.

17

En la actualidad Univer cuenta con 22 planteles distribuidos en toda la zona

metropolitana de la ciudad de Guadalajara (Guadalajara, Zapopan, Tlaquepaque y

Tonalá). Ver anexo 1.

En 1995 se lleva la educación de Univer a otras ciudades del país, iniciando en

Tijuana, donde una ex directora de Univer la Lic. Estela Enriquez Pedroza, logró, con

el respaldo económico de un distinguido grupo de arquitectos, se abriera la primera

sucursal de Univer en aquella ciudad. De tal manera que con el éxito logrado, hasta

el 2003 se han instituido 28 planteles en el interior de la República Mexicana. Ver

Tabla No. 1

Tabla No.1 PLANTELES DE UNIVER EN EL INTERIOR DE LA REPÚBLICA Tijuana, Baja California Colima, Colima

- Pedregal - Colima I

- La Mesa - Colima II

- Centro Acapulco, Guerrero

- Florido Jalisco

Mexicali, Baja California - Poncitlán

- Mexicali I - Colula

- Mexicali II Michoacán

Los Cabos, Baja California Sur - Morelia

Tepic, Nayarit - Zamora

México, Distrito Federal - Uruapan

- Ermita Cancún, Quintana Roo

- Niza Monterrey, Nuevo León

- Villa de Cortés Puebla, Puebla

Estado de México Saltillo, Coahuila

- Cuautitlán Durango, Durango

- Valle Dorado Culiacán, Sinaloa

León, Guanajuato

Fuente: Rectoría Universidad Univer Guadalajara, 2003.

18

La comunidad de la Universidad Univer a nivel nacional, hasta el 2003, fue de

26,296 familias distribuidas de la siguiente manera: 598, como personal

administrativo, 1,318 docentes y 24, 380 alumnos.

La Universidad Univer continua trabajando incesantemente con el crecimiento

a nivel Nacional, puesto que se tiene una proyección de llegar a ser 46 planteles, en

el 2010. Ver anexo 2.

Actualmente la Universidad Univer ha contactado a universidades del

extranjero, como la de San Diego, California en los Estados Unidos con la que se

han tenido cursos, tele conferencias y diplomados, puesto que en sus planes está

también expandirse a nivel internacional.6

2.2.1 Desarrollo de la Universidad Univer en el Estado de Colima

En el Estado de Colima, Univer se fundó el 1° de septiembre de 1999,

ofreciendo las carrera de Derecho, Comercio Internacional y Aduanas,

Administración de Empresas Turísticas y Contaduría. Ubicándose el plantel en el

domicilio de Aquiles Serdán No. 549, Colonia Jardines Residenciales. En ese

entonces las operaciones dieron inicio con tan solo 30 alumnos aproximadamente y 3

como personal administrativo.

En el 2001 se tenían ya 150 alumnos en las carreras de Derecho, Comercio

Internacional y Aduanas, Administración de Empresas Turísticas y Contaduría

Pública y además, en ese mismo año se integra la educación media superior, para lo

cual se emplea un nuevo edificio ubicado en Aldama No. 256 en la Colonia Centro, el

cual albergaría únicamente a este nivel de estudios.

6 Univer (1999). Visión 2000, Universidad Univer.

19

El crecimiento de Univer en Colima ha sido muy rápido, puesto que el

alumnado y el personal, tanto docente como administrativo han cuadruplicado su

número en tan solo 3 años, como lo muestra la siguiente gráfica.

Gráfica No.1

150

20

394

84

606

152

914

219

0100200300400500600700800900

1000

NO. DE ALUMNOS

1 2 3 4

AÑO

CRECIMIENTO HISTÓRICO DE UNIVER COLIMA

LICENCIATURA

BACHILLERATO

2001 2002 2003 2004

Actualmente la Universidad Univer Colima, cuenta con 1,200 alumnos, 30

administrativos y más de 110 docentes en ambos niveles de educación.

20

Capítulo III. Proceso para la Elaboración del Manual de Organización

3.1 Obtención de la información

3.1.1 Investigación documental

Se recolectó información en fuentes documentales fidedignas, que se

encontraron en la unidad administrativa de Colima y en algunas que han enviado de

Guadalajara, de donde se tomó todo aquello que resulto útil, estos documentos

fueron reglamentos, manuales externos, manuales de procedimientos no terminados,

leyes y acuerdos. Así como también en libros y revistas que hablaban acerca de los

manuales de organización.

3.1.1.1 Marco Jurídico

Constitución Política de los Estado Unidos Mexicanos

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima

Ley General de Educación

Ley de Educación del Estado de Colima

Programa Nacional de Educación 2001-2006

Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009

Programa Educativo Estatal 2004-2009

Normas de Administración Escolar para el Bachillerato General, Modalidad

Escolarizada de la Secretaría de Educación Pública

Información Básica Dirección General de Bachillerato SEP

21

Manual de Procedimientos de control escolar de la Universidad Univer Colima

Reglamento Institucional Univer Colima

Reglamento Magisterial Univer Colima

Reglamento General de Alumnos Univer Colima

3.1.1.2 Objetivos Institucionales

1) Preparar profesionales con un alto nivel de conocimientos científicos y

técnicos, que les permitan mediante la investigación y de acuerdo a su formación,

participar en la búsqueda de soluciones a los problemas sociales, económicos,

tecnológicos y demás que afecten a la sociedad.

2) Fomentar la preparación profesional acorde con los avances científicos y

tecnológicos.

3) Formar profesionales, investigadores y profesores con un nivel

académico que les permita incrementar el patrimonio cultural y social de su localidad.

4) Impulsar el desarrollo armónico de la enseñanza, la investigación y la

divulgación de los servicios técnicos, así como las artes y la ciencia entre la

comunidad universitaria.

5) Fomentar la preparación integral del educando sumando a sus

enseñanzas curriculares, los valores humanísticos, la práctica deportiva, el desarrollo

de las artes y la búsqueda del bien común.7

3.1.1.3 Misión

Formar personas autogestivas, productivas con estricto apego a la ética y

valores humanos, armónicos con su contexto sociocultural, dentro de la conformidad 7 Univer, (2000). Reglamento Institucional Univer Colima. Pág.8

22

de las normas sociales que cada vez son más exigidas en el campo profesional

como parte de los requisitos para ocupar espacios laborales en las diversas áreas

empresariales, en un México cada vez más necesitado de profesionistas calificados,

para enfrentar los retos de la apertura comercial con el mundo y cuyos logros

reditúen en su realización, éxito y felicidad.8

3.1.1.4 Visión

La Universidad Univer Colima, es una Institución Privada de carácter

educativo, y su principio rector ha sido, es y seguirá siendo, elevar el nivel académico

y cultural del país, sin distingo de razas, credos, clases sociales y con respeto a la

libertad de expresión de todas las corrientes universales del pensamiento.

Desde el principio de la vida, el SER es característica inherente a toda

persona, que al CRECER, desarrolla sus potencialidades a través del descubrimiento

del SABER, comprendiendo así que el sentido de la existencia es aprender a DAR,

considerando que ésta, es la mejor manera de trascender.9

3.1.1.5 Filosofía Institucional

La Universidad Univer Colima tiene como criterio básico la educación y

formación integral de los educandos, considerando que el ser humano es una

entidad constituida, no solamente por una necesidad de conocimientos y de

educación, sino por un desarrollo conjunto de sus valores como individuo, y también

su compromiso de servir a la sociedad en la que está inmerso y a la cual, sin duda

alguna, debe el privilegio de su formación.

8 Univer, (2000). Reglamento Institucional Univer Colima. Pág.10 9 Univer, (2000). Reglamento Institucional Univer Colima. Pág.11

23

Consideramos que en nuestro país la necesidad más grande es, sin duda

alguna, la educación. El crecimiento demográfico tan intenso que se desarrolla en el

país hace emergente el crecimiento de los centros educativos que formen individuos

aptos para cubrir las necesidades, cada vez más imperiosas, que nuestro medio está

requiriendo.

No obstante, los nuevos profesionistas deberán, no solamente llevar la

vocación de la profesión a la que se dediquen, sino también un profundo sentido

ético que los destaque como baluartes de la conciencia cívica, de la investigación y

de la exaltación de los valores humanos.10

3.1.1.6 Antecedentes

En los planteles de la Universidad Univer Colima no se cuenta con un manual

de organización, solamente se tenían, desde el año 1999, algunas descripciones de

puestos elaboradas por el Departamento de Recursos Humanos de Guadalajara,

pero no son totalmente aplicables a los puestos que se desarrollan en Colima.

En ese sentido, en mayo del 2002 se inicia el primer intento por elaborar tan

importante documento, pero no se termina. Tan solo se elaboró el organigrama y

algunos análisis de puestos, esto debido a que no se hizo responsable a ninguna

persona para que realizara dicha tarea y quedó inconclusa.

3.1.2 Investigación de campo

Se aplicaron cuestionarios y entrevistas a todo el personal administrativo de

Univer (30 personas), para que describieran todas las actividades que realizan en

10 Univer, (2000). Reglamento Institucional Univer Colima. Pág.12

24

sus puestos de trabajo; además se realizaron observaciones en diferentes horas a

todos los puestos para profundizar y aclarar los datos obtenidos.

El cuestionario incluye 20 preguntas, el cual se les entregó a todos los puestos

a excepción del personal de intendencia ya que, estas personas no saben leer.

Los cuestionarios fueron entregados en el mes de diciembre para que

respondieran en tres días como máximo y así pudieran recordar todas las actividades

que están a su cargo, también se incluyeron preguntas con respecto del ambiente

laboral y de sus condiciones de trabajo.

Para la aplicación de las entrevistas se elaboró una programación que la

Directora General de los Planteles Univer en Colima, autorizó, debido a que las

entrevistas se aplicaron durante el horario de trabajo del personal. La entrevista

aplicada fue estructurada, en donde se plantearon solamente 8 preguntas generales

para que a partir de ellas, el personal se explayara todo lo que quisiera o conociera

sobre el tema.

La duración estimada para la aplicación de las entrevistas fue de 40 minutos y

se realizaron en la sala de maestros del plantel. Se comenzaron a aplicar a partir del

31 de enero de 2005 y se terminaron el 14 de febrero de ese mismo año, como se

muestra en la tabla No.2.

Tabla No.2 PROGRAMA DE ENTREVISTAS AL PERSONAL ADMINISTRATIVO HORA DIA NOMBRE HORA DIA NOMBRE

07:00 a.m. 31/01/05 MA. GUADALUPE LUCIO GODÍNEZ

(AUXILIAR CONTROL ESCOLAR) 12:00 p.m. 07/02/05 ROSA GONZÁLEZ CARRILLO

(BIBLIOTECA T.M.)

09:00 a.m. 31/01/05 MARICELA ELIZONDO MARÍN

(AUXILIAR CONTROL ESCOLAR) 06:00 p.m. 07/02/05 MA. ELVA GUILLÉN SALUD

(INTENDENCIA T.V.)

12:00 p.m. 31/01/05 LORENA SÁNCHEZ ARMENTA

(CONTROL ESCOLAR BACH.) 09:00 a.m. 08/02/05 BERTHA PRECIADO RODRÍGUEZ

(INTENDENCIA T.M.)

01:00 p.m. 31/01/05 CATALINA ARRAZOLA

HERNÁNDEZ (AUXILIAR CONTROL

ESCOLAR)

12:00 p.m. 08/02/05 JAIME CAMPOS RIVERA

(CENTRO DE CÓMPUTO T.M. Y

T.V.)

07:00 a.m. 01/02/05 MARICELA ALCARAZ

CASTELLANOS (RECEPCIÓN T.M.) 01:00 p.m. 08/02/05 MA. ANGÉLICA SANDOVAL RAMOS

(BIBLIOTECA T.M.)

12:00 p.m. 01/02/05 MONICA VARGAS CASAS

(RECEPCIÓN T.M.) 06:00 p.m. 09/02/05 ANA ELENA HERRERA ESPINOZA

(BIBLIOTECA T.V.)

25

05:30 p.m. 01/02/05 ELIZABETH VEGA PÉREZ DE LEÓN

(RECEPCIÓN T.V.) 09:00 a.m. 10/02/05 EFRAÍN DUARTE GONZÁLEZ

(INTENDENCIA T.M.)

01:00 p.m. 02/02/05 MA. LUISA NELLY HUERTA DÍAZ

(DIRECCIÓN GENERAL) 10:00 a.m. 10/02/05 PALMIRA RAMOS GALVÁN

(INTENDENCIA T.M.)

05:00 p.m. 02/02/05 MARTHA ELBA MADRIGAL

PASAYO (RECEPCIÓN T.V.) 06:00 p.m. 11/02/05 FRANCISCO ZAMORA CIBRIAN

(INTENDENCIA T.V.)

06:00 p.m. 02/02/05 GUILLERMO HERRERA ESPINOZA

(SERVICIO DE MANTENIMIENTO) 07:00 p.m. 11/02/05 AURORA HEREDIA GUDIÑO

(INTENDENCIA T.V.)

01:00 p.m. 03/02/05 SILVIA LÓPEZ FLORES

(AUXILIAR COBRANZA) 12:00 p.m. 14/02/05 ARACELI (AUXILIAR

CONTABILIDAD)

05:00 p.m. 03/02/05 BRENDA RAMÍREZ GONZÁLEZ

(COBRANZA) 04:00 p.m. 14/02/05 LUIS HUERTA ROJAS

(INTENDENCIA T.M.)

06:00 p.m. 03/02/05 JUANA MARTÍNEZ TOLENTINO

(CONTABILIDAD) 06:00 p.m. 14/02/05 BEATRIZ SANDOVAL RAMOS

(SUBDIRECCIÓN)

09:00 a.m. 04/02/05 MARISOL LÓPEZ BRITO

(ASISTENCIA DE ESTUDIOS)

05:00 p.m. 04/02/05 MA. ISAURA GUTIÉRREZ SANTANA

(CONTROL ESCOLAR)

11:00 p.m. 07/02/05 GABRIEL OROZCO MARTÍNEZ

(CENTRO CÓMPUTO T.M.)

AUTORIZÓ:

LIC. MA. LUISA NELLY HUERTA DIAZ

Fuente: Univer.

Al personal de intendencia, solamente se les aplicó la entrevista, por las

razones antes explicadas, para que de manera verbal señalaran cuales son sus

actividades durante su jornada de trabajo.

3.1.2.1 Descripción de los objetivos específicos por unidad

administrativa

En la aplicación de los cuestionarios, se incluyó una pregunta para que los

trabajadores explicaran cuál es el objetivo de su puesto de trabajo y así obtener

información relativa a los objetivos específicos asignados a cada unidad

administrativa, lo cual permitirá analizar la congruencia entre la naturaleza misma de

los puestos y dichos objetivos.

Enseguida se anotan, de manera textual, las respuestas que se dieron por

puestos. Ver Anexo 3.

26

Dirección General: Dirigir y controlar el buen funcionamiento académico,

administrativo, económico, de extensión, difusión y relaciones universitarias.

Subdirección: Dirigir y controlar las funciones administrativas, económicas y

académicas del personal del instituto Univer y alumnos del nivel medio superior.

Asistente de Dirección: Coordinarse con todo el personal para lograr un mejor

trabajo.

Recepción: Personalizar la información sobre la universidad a las personas que lo

soliciten, así como atender a maestros, alumnos y estar al pendiente del teléfono.

Control Escolar: Vigilar que toda la documentación esté bien elaborada, que todos

los alumnos tengan sus documentos originales en regla y que los maestros tengan

sus actas de evaluación correctas.

Cobranza: Lograr que vaya al día el pago de colegiaturas y otros pagos de todos los

alumnos.

Servicios de Mantenimiento: Dar un buen servicio al alumnado y personal docente,

así como tener en buen estado las instalaciones.

Intendencia: Mantener limpias las aulas, oficinas y demás áreas del plantel.

3.1.2.2 Estructura orgánica actual

De acuerdo con las entrevistas realizadas, el personal en su totalidad

desconoce el organigrama que en la actualidad está vigente en la Universidad Univer

Colima.

En la estructura actual, Diagrama No.1, no son aplicables las vías de

comunicación ni los niveles jerárquicos, puesto que todo el personal que ahí aparece,

realmente reporta a la Dirección Académica y este puesto también realiza

27

actividades administrativas, es decir, no hay una persona que ocupe el puesto de

Dirección Administrativa.

La estructura es vertical, ya que cada puesto subordinado a otro se representa

por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas que representan la comunicación

de responsabilidad y autoridad. En el organigrama actual no se tiene contemplado

ninguno de los puestos del plantel Ignacio Sandoval, únicamente a los del plantel

Aquiles Serdán.

Diagrama No.1

DIRECCION GENERALACADEMICA

SECRETARIAMATUTINO

SECRETARIAVESPERTINO

CONTABILIDAD

CONTROLESCOLAR VELADORCENTRO DE

COMPUTO BIBLIOTECA INTENDENCIA

DIRECCION ADMINISTRATIVA

CONSEJO

UNIVERUniversidad

Ser, Crecer, Saber y Dar

COLIMAUNIDAD

ORGANIGRAMA ACTUAL

Fuente: Univer Colima.

3.1.2.3 Funciones actuales

A través de la aplicación de las entrevistas y cuestionarios, se recabó

información sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos

integrantes de la estructura orgánica, para proceder a su análisis específico.

28

Se tomó como concepto de función “El conjunto de actividades, que

interactúan entre sí para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente”.

Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la importancia que

representa el conocer, las funciones que se realizan en los distintos puestos, para

establecer su adecuada interrelación y su congruencia para la naturaleza misma del

puesto de adscripción.

3.1.3 Análisis de la información

Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del manual, se

procedió a su respectivo análisis, que comprende las actividades de revisión,

identificación o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la institución.

3.1.3.1 Análisis estructural

Los puestos dentro de la estructura orgánica, están divididos en los dos

planteles de Univer en Colima, es decir, la Dirección se encuentra ubicada en el

plantel Aquiles Serdán y todas las personas que ahí laboran son las que dependen

directamente de ese puesto.

La Subdirección se encuentra ubicada en el plantel Ignacio Sandoval y todas

las personas que laboran en esa dirección, son las que dependen directamente de la

subdirección. De tal forma que la Dirección sí tiene una línea de autoridad con el

personal de ambos planteles, pero la subdirección solamente con los que se

encuentran en el plantel Ignacio Sandoval.

Así también hay que recalcar que el departamento de Control Escolar, está

ubicado físicamente en el plantel Aquiles Serdán en donde ahí mismo están dos

auxiliares y en el plantel Ignacio Sandoval hay una, sobre la cual la Encargada

General de Control Escolar tiene autoridad funcional.

29

Es el mismo caso para el departamento de Cobranza, que se encuentra

ubicado físicamente en el plantel Aquiles Serdán y funge como supervisora del

auxiliar de cobranza del plantel Ignacio Sandoval. Además el Encargado de

Mantenimiento y Servicio a Planteles, tiene autoridad funcional con los intendentes

de ambos planteles.

3.1.3.2 Elaboración de organigramas

3.1.3.2.1 General

Se propone una estructura orgánica que agrupe las actividades análogas

según su función principal, utilizando un tipo de organigrama vertical para indicar

claramente la subordinación de un puesto a otro y mantener las líneas de

comunicación correctas.

En el organigrama general, Diagrama No.2, se establece claramente la

interacción que existe entre los dos planteles de Univer en Colima, puesto que la

Dirección General se encuentra ejecutando sus funciones en el plantel Aquiles

Serdán y la Subdirección en el plantel Ignacio Sandoval, quedando plasmada la

jerarquía de ambos puestos y las líneas de autoridad con el personal a su cargo.

Diagrama No. 2

CONSEJOUNIVERSITARIO

Direccion General

Asistente deEstudios

Contabilidad

SecretariasTM TV

ControlEscolar

Auxiliar1

Auxiliar2

Subdireccion Instituto

Centro de Computo

SecretariasTM TV

Control EscolarBachillerato

Servicio de Mattoa Planteles

Intendenciamatutito

Intendenciavespertino

Cobranza

Centro Computomatutino

Bibliotecavespertino

Bibliotecamatutino

Auxiliarcobranza

Biblioteca

IntendenciaTM TV

Centro Computovespertino

Autoridad LinealAutoridad StaffAutoridad Funcional

Simbología:

Univer ColimaDependenc ia: Fecha de elaboración:

Clasificac ión del Organigrama:Estructural General

Fecha de implementación:

Elaboró Revisó AutorizóLicda. Beatriz Sandoval

Sub DirectoraLicda. Nelly Huerta Diaz

DirectoraLicda. Nelly Huerta Diaz

Directora

01 de Abril del 2005

UNIVERUniversidad


COLIMAUNIDAD

ORGANIGRAMA PROPUESTO

Auxiliar 3

30

3.1.3.2.2 Específico

Los organigramas específicos se dividen en los puestos que se encuentran

ubicados en los dos planteles; así en el organigrama del plantel Aquiles Serdán,

Diagrama No.3, se plasman todos los departamentos que dependen directamente de

la Dirección General. Y en el Diagrama No. 4, que representa la orgánica específica

del plantel Ignacio Sandoval, se indican los puestos que dependen directamente de

la Subdirección.

Se recomienda el tipo de organigrama vertical para definir claramente la

subordinación, jerarquización y canales de comunicación entre los puestos.

Diagrama No. 3.


Direccion General


Contabilidad

SecretariasTM TV

ControlEscolar

Auxiliar1

Auxiliar2


Intendenciamatutito


Cobranza



Bibliotecamatutino



Simbología:







Directora


UNIVERUniversidad


COLIMAUNIDAD

ORGANIGRAMA ESPECIFICO

31

Diagrama No.4

Direccion General


Centro de Computo

SecretariasTM TV

Control Escolarballicerato

Auxiliarcobranza

Biblioteca

IntendenciaTM TV


Simbología:







Directora


UNIVERUniversidad


COLIMAUNIDAD


Auxiliar 3

3.1.4 Integración del manual

3.1.4.1 Código numérico

Toda empresa cuenta en forma implícita o explícita con cierto juego de

jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros de la misma. En consecuencia se

puede establecer que la estructura orgánica de la Universidad Univer es el esquema

de jerarquización y división de las funciones componentes de ella.

El código numérico es asignado a cada uno de los puestos con relación a su

jerarquía a través de todos los niveles y representan también, la delimitación de la

responsabilidad de cada empleado.

Se utilizó una numeración arábiga para identificar los puestos y los niveles

jerárquicos existentes en ambos planteles; a continuación se anotan solamente los

32

puestos de más alto nivel jerárquico como ejemplo, y se encontrarán completos en el

capítulo nombrado Manual de Organización Propuesto.

01 Consejo Universitario

10 Dirección General

20 Subdirección Instituto

3.1.4.2 Diseño de forma de presentación

Tiene como finalidad indicar al personal todo lo que tiene que saber para

utilizar el manual.

Esta sección de cómo usar este manual, incluye los siguientes aspectos:

• Un examen breve del formato que se utiliza en todo el cuerpo del manual. Ver

Diagrama No. 5.

• Se deberá mantener el manual actualizado y devolverlo cuando se marchen de

la empresa.

• En caso de señalar cambios, correcciones o hacer recomendaciones sobre el

manual deberán dirigirse con la Lic. Beatriz Adriana Sandoval Ramos, Subdirectora

Instituto.

• Se deberá señalar en el punto de revisión, el número de revisiones efectuadas

al manual de organización.

33

Diagrama No. 5

UNIVERUniversidad


UNIVERSIDAD UNIVER PLANTEL COLIMAMANUAL DE ORGANIZACION PAGINA

1 DE 1

ELABORO REVISO Y AUTORIZO

CLAVE

FECHA

UNIVER/MO/G/05

JUNIO 2005REVISION 0

EN CABEZADO CODIGO DEL MANUALLOG OTIPO

NO. DE PAGINA

CONTENIDO

FECHA DE ELABORACIO N

N OMBRE DEL QUE REVISO Y AUTORIZO

NOMBRE DEL Q UIENELABORO EL MANUAL

NO. DE REVISION ESHECH AS AL DOCUMENTO

34

Capítulo IV. Manual de Organización Propuesto

4.1 Presentación

UNIVERSIDAD UNIVER DE COLIMA, A.C.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

COLIMA, COL. AGOSTO DE 2005.

CLAVE

UNIVER/MO/G/05 UNIVERSIDAD UNIVER PLANTEL COLIMA PLANTEL COLIMA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE

ELABORÓ REVISÓ Y AUTORIZÓ FECHA: JUNIO 2005 LIC. BEATRIZ SANDOVAL RAMOS LIC. MA. LUISA NELLY HUERTA DIAZ REVISIÓN: 0

35

4.2 Índice

Capítulo I Introducción

1.1 Objetivo del manual

1.2 Ámbito de aplicación

1.3 Atribuciones

1.4 Cómo usar el manual

Capítulo II Directorio

Capítulo III Información General

3.1 Objetivos Institucionales

3.2 Misión

3.3 Visión

3.4 Filosofía Institucional

Capítulo IV Antecedentes históricos

Capítulo V Base legal

CLAVE




36

Capítulo VI Organigramas

6.1 General

6.2 Específico

Capítulo VII Estructura orgánica

Capítulo VIII Descripción de funciones

CLAVE




37

4.3 Introducción

La tarea administrativa moderna consiste en hacer frente a los

cambios que se generan en nuestro entorno. El ritmo acelerado de ellos, ha

afectado profundamente a las estructuras institucionales, que se enfrentan

a las innovaciones en la ciencia y tecnología. Dentro de este marco de

referencia, las instituciones de educación media y superior, juegan un papel

preponderante en la formación de profesionistas de calidad que puedan

hacer frente a estos cambios.

Para lograrlo se requiere de estructuras acordes a la misión

institucional y a los requerimientos del entorno social y económico. De esta

forma, el contar con una estructura organizacional adecuada, referenciando

áreas y delimitando funciones, optimizará los recursos educativos y

proveerá a la Universidad Univer de una base sólida para la consecución de

sus fines.

El presente manual contiene información referente a los antecedentes

históricos de esta institución, la descripción del marco jurídico que da

sustento a su creación y operatividad, así como la estructura organizacional

vigente, señalando las funciones asignadas a las diferentes áreas de esta

unidad académica.

Para enriquecer su contenido y mantenerlo actualizado, es

conveniente realizar revisiones periódicas, lo que permitirá conservar su

CLAVE




38

vigencia y utilidad. La revisión y actualización de este documento

dependerá de los cambios y reestructuraciones que se realicen en esta

unidad administrativa.

CLAVE




39

4.3.1 Objetivo del manual

Presentar una visión de conjunto de la estructura de la Universidad

Univer de Colima, A.C., precisando las funciones encomendadas a cada uno

de los órganos que la integran, lo que permitirá delimitar su responsabilidad

y evitar duplicidad en el desarrollo de las mismas, proporcionando un mejor

aprovechamiento de los recursos con que cuenta la Universidad, así como

definir los canales de comunicación que permitan una funcionalidad

administrativa.

4.3.2 Ámbito de aplicación

Este manual es aplicable solamente a la unidad administrativa

denominada Universidad Univer de Colima, A.C., es decir es de aplicación

institucional.

Está dirigido a toda persona interesada en la información que

contiene, pero específicamente al personal administrativo de la Universidad

Univer de Colima, A.C., ya que podrán contar con un documento que les

permita enterarse de su ubicación dentro de la institución y de las

actividades que cada persona debe desempeñar.

CLAVE




40

4.3.3 Atribuciones

De acuerdo al Reglamento Institucional de la Universidad Univer

Colima, ésta tiene las siguientes atribuciones:

Capítulo I. Fines, atribuciones y obligaciones

Artículo 1.- La misión de la Universidad Univer Colima es y será

difundir la investigación científica en la impartición de la educación media y

superior, con el fin de llegar a la excelencia académica y así acrecentar la

cultura del país.

Artículo 2.- Mantendrá y respetará en su comunidad la libertad de

expresión, de cátedra y corrientes universales del pensamiento.

Artículo 3.- Impulsará permanentemente los programas y actividades

de investigación, creación técnica, artística y deportiva.

Artículo 4.- Promoverá la vinculación con organismos públicos y

privados tanto nacionales como extranjeros, así como el intercambio social,

cultural y deportivo con otras universidades.

Artículo 5.- Establecerá, modificará o suprimirá centros de estudio,

carreras o programas; acatando siempre las leyes nacionales, estatales o

municipales y las normas emanadas de los reglamentos a donde se

encuentren con validez oficial los estudios de esta Universidad Univer.

CLAVE




41

Artículo 6.- Creará las condiciones y órganos necesarios para el logro

de su misión, de sus objetivos y de sus fines con el selecto cuerpo

académico, una administración competente, una infraestructura adecuada

en sus instalaciones, una selección del alumnado y la probidad de sus

directivos.

Artículo 7.- Fomentará en sus alumnos la formación integral junto con

los valores morales y humanísticos, la solidaridad, la democracia, la justicia

y el servicio social.

Artículo 8.- Los demás que le sean conferidas por las leyes aplicables.

CLAVE




42

4.3.4 Cómo usar el manual

UNIVERUniversidad


UNIVERSIDAD UNIVER PLANTEL COLIMAMANUAL DE ORGANIZACION PAGINA

1 DE 1

ELABORO REVISO Y AUTORIZO

CLAVE

FECHA

UNIVER/MO/G/05

JUNIO 2005REVISION 0

ENCABEZADO CODIGO DEL MANUALLOGOTIPO

NO. DE PAGINA

CONTENIDO

FECHA DE ELABORACION

NOMBRE DEL QUE REVISO Y AUTORIZO

NOMBRE DEL QUIENELABORO EL MANUAL

NO. DE REVISIONESHECHAS AL DOCUMENTO

CLAVE




43

4.4 Directorio

Licda. Ma. Luisa Nelly Huerta Díaz. Directora General Planteles Univer

en Colima. Tels. 312 312 21 24, 312 312 35 31, 312 313 44 37.

[email protected]

Licda. Beatriz Adriana Sandoval Ramos. Subdirectora Instituto Univer

de Colima. Tels: 312 330 43 44 y 312 330 43 45. [email protected]

Licda. Marisol López Brito. Asistente de Estudios. Tels. 312 312 21 24,

312 312 35 31, 312 313 44 37. [email protected]

Marisela Alcaraz Castellanos. Secretaria Plantel Aquiles Serdán, T.M. Tels. 312 312 21 24, 312 312 35 31, 312 313 44 37. [email protected]

Martha Elba Madrigal Pasayo. Secretaria Plantel Aquiles Serdán, T.V. Tels. 312 312 21 24, 312 312 35 31, 312 313 44 37.

Mónica Gabriela Vargas Casas. Secretaria Plantel Ignacio Sandoval,

T.M. Tels. 312 330 43 44 y 312 330 43 45. Zobeida Elizabeth Vega Pérez de León. Secretaria Plantel Ignacio

Sandoval, T.V. Tels. 312 330 43 44 y 312 330 43 45.

Ma. Isaura Gutiérrez Santana. Control Escolar General. Tels. 312 312 21

24, 312 312 35 31, 312 313 44 37.

Brenda Grisel Ramírez González. Cobranza General. Tels. 312 312 21 24,

312 312 35 31, 312 313 44 37. [email protected]

Guillermo Herrera Espinoza. Servicio de Mantenimiento a Planteles.

Tels. 312 312 21 24, 312 312 35 31, 312 313 44 37.

Lorena Sánchez Armenta. Control Escolar Bachillerato. Tels. 312 330 43

44 y 312 330 43 45. [email protected]

Ma. Guadalupe Lucio Godinez. Auxiliar Control Escolar. Tels. 312 312 21

CLAVE




44

24, 312 312 35 31, 312 313 44 37.

Marisela Elizondo Marín. Auxiliar Control Escolar. Tels. 312 312 21 24,

312 312 35 31, 312 313 44 37. [email protected]

Catalina de Jesús Arrazola Hernández. Auxiliar Control Escolar, Plantel

Ignacio Sandoval. Tels. 312 330 43 44 y 312 330 43 45. [email protected]

Juana Martínez Tolentino. Contadora. Tels. 312 312 21 24, 312 312 35 31,

312 313 44 37. [email protected]

Licda. Silvia Luz López Flores. Auxiliar Cobranza, Plantel Ignacio

Sandoval. Tels. 312 330 43 44 y 312 330 43 45. [email protected]

Lic. Gabriel Orozco Martínez. Laboratorio de Cómputo Plantel Aquiles

Serdán, T.M. Tels. 312 312 21 24, 312 312 35 31, 312 313 44 37.

[email protected]

Lic. Jaime Campos Rivera. Laboratorio de Cómputo Plantel Aquiles

Serdán, T.V. y Laboratorio de Cómputo Plantel Ignacio Sandoval, T.M. Tels. 312

312 21 24, 312 312 35 31, 312 313 44 37 y 312 330 43 44, 312 330 43 45.

[email protected]

Rosa González Carrillo. Biblioteca Plantel Aquiles Serdán, T.M. Tels. 312

312 21 24, 312 312 35 31, 312 313 44 37.

Ana Elena Herrera Espinoza. Biblioteca Plantel Aquiles Serdán, T.V.

Tels.312 312 21 24, 312 312 35 31, 312 313 44 37.

Ma. Angélica Sandoval Ramos. Biblioteca Plantel Ignacio Sandoval, T.M.

Tels. 312 330 43 44 y 312 330 43 45.

Efraín Duarte González. Intendencia Plantel Aquiles Serdán, T.M.

Palmira Ramos Galván. Intendencia Plantel Aquiles Serdán, T.M.

Francisco Zamora Cibrian. Intendencia Plantel Aquiles Serdán, T.V.

Aurora Herrera Gudiño. Intendencia Plantel Aquiles Serdán, T.V. Bertha Preciado Rodríguez. Intendencia Plantel Ignacio Sandoval,T.M.

Luis Huerta Rojas. Intendencia Plantel Ignacio Sandoval,T.M.

CLAVE




45

Ma. Elva Guillén Salud. Intendencia Plantel Ignacio Sandoval, T.V.

CLAVE




46

4.5 Información General

4.5.1 Objetivos Institucionales

1. Preparar profesionales con un alto nivel de conocimientos científicos y

técnicos, que le permitan mediante la investigación y de acuerdo a su

formación, participar en la búsqueda de soluciones a los problemas sociales,

económicos y tecnológicos y demás que afecten a la sociedad.

2. Fomentar la preparación profesional acorde con los avances

científicos y tecnológicos.

3. Formar profesionales, investigadores y profesores con un nivel

académico que les permita incrementar el patrimonio cultural y social.

4. Impulsar el desarrollo armónico de la enseñanza, la investigación y la

divulgación de los servicios técnicos, así como las artes y la ciencia entre la

comunidad universitaria.

5. Fomentar la preparación integral del educando sumando a sus

enseñanzas curriculares, los valores humanísticos, la práctica deportiva, el

desarrollo de las artes y la búsqueda del bien común.

CLAVE




47

4.5.2 Misión

Formar personas autogestivas, productivas con estricto apego a la

ética y valores humanos, armónicos con su contexto sociocultural, dentro de

la conformidad de las normas sociales que cada vez son más exigidas en el

campo profesional como parte de los requisitos para ocupar espacios

laborales en las diversas áreas empresariales, en un México cada vez más

necesitado de profesionistas calificados, para enfrentar los retos de la

apertura comercial con el mundo y cuyos logros reditúen en su realización,

éxito y felicidad.

4.5.3 Visión

La Universidad Univer Colima, es una institución privada de carácter

educativo, y su principio rector ha sido, es y seguirá siendo, elevar el nivel

académico y cultural del país, sin distingo de razas, credos, clases sociales

y con respeto a la libertad de expresión de todas las corrientes universales

del pensamiento.

Desde el principio de la vida, el SER es característica inherente a toda

persona, que al CRECER, desarrolla sus potencialidades a través del

descubrimiento del SABER, comprendiendo así que el sentido de la

existencia es aprender a DAR, considerando que ésta, es la mejor manera

de trascender.

CLAVE




48

4.5.4 Filosofía Institucional

La Universidad Univer Colima tiene como criterio básico la educación

y formación integral de los educandos, considerando que el ser humano es

una entidad constituida, no solamente por una necesidad de conocimientos

y de educación, sino por un desarrollo conjunto de sus valores como

individuo, y también su compromiso de servir a la sociedad en la que está

inmerso y a la cual, sin duda alguna, debe el privilegio de su formación.

Consideramos que en nuestro país la necesidad más grande es, sin

duda alguna, la educación. El crecimiento demográfico tan intenso que se

desarrolla en el país hace emergente el crecimiento de los centros

educativos que formen individuos aptos para cubrir las necesidades, cada

vez más imperiosas, que nuestro medio está requiriendo.

No obstante, los nuevos profesionistas deberán, no solamente llevar

la vocación de la profesión a la que se dediquen, sino también un profundo

sentido ético que los destaque como baluartes de la conciencia cívica, de la

investigación y de la exaltación de los valores humanos.

CLAVE




49

4.6 Antecedentes históricos

Fue en 1955, en la Ciudad de Guadalajara, Jal., cuando el Arq. Jorge

Ramírez Martínez Sotomayor, hombre visionario de entrega académica,

logra la formación de la Escuela de Decoración Veracruz, en el seno del

Instituto de la Vera-Cruz, colegio femenil de las madres Mercedarias de

Berriz. Dicha comunidad venía de España con planes de estudio europeos

que lograron una excelente calidad académica, constituyéndose en un

colegio de gran aceptación social.

No obstante que, en esta época, las jóvenes tenían muy pocas

oportunidades de continuar sus estudios a niveles técnicos o profesionales,

se inició con un grupo selecto de 12 alumnas y fue creciendo hasta el punto

en que las madres Mercedarias decidieron que la escuela se independizara

de la institución, iniciándose así la Escuela de Decoración Veracruz, A.C. En

este momento se integra como subdirector el Arq. Carlos Gabriel López

Aranda y Muñoz, cofundador de esta institución.

La aceptación y el éxito que progresivamente fue logrando la Escuela

de Decoración Veracruz incentivó a crear, en 1976 el primer Bachillerato

Técnico en Turismo, por medio del cual se otorgaron Títulos de Técnicos en

Turismo, simultáneamente al Certificado de preparatoria.

En1977, concientes de la falta de educadoras y maestras tanto en el

medio urbano como en el rural, se funda la Escuela de Educadoras

CLAVE




50

incorporada al Estado, y en 1978 la carrera de maestra. Ambas carreras

tuvieron un gran éxito, logrando un cupo de más de 1000 alumnas de

diferentes clases y medios sociales, las cuales desarrollaban un magnífico

trabajo para la mejoría y bienestar tanto en las zonas marginadas de la

ciudad de Guadalajara, como en las pequeñas poblaciones y rancherías del

Estado de Jalisco. Desgraciadamente años más tarde, por razones

desconocidas, el gobierno federal canceló estas carreras en toda la

República. A partir de entonces, Univer continuó trabajando con los

Bachilleratos Técnicos incorporados a la Secretaría de Educación del

Estado.

El rápido crecimiento del alumnado creó la necesidad de ubicarse en

una unidad más amplia, por lo que trasladaron sus oficinas a Av. Camacho

No. 2089, donde se establecieron las carreras de Técnico en Puericultura, la

cual fue impartida por primera vez en la ciudad de Guadalajara, Jal.,

Técnico en Diseño de Modas, Decoración de Interiores y posteriormente la

Licenciatura en Educación Preescolar.

Para 1989, se decidió ofrecer estudios a nivel licenciatura, las cuales

deberían cursarse en tres años sin tener vacaciones y con horarios

compactos por la mañana, tarde o noche, de tal manera que los estudiantes

pudieran disponer de gran parte del día para poder trabajar y solventar sus

estudios. La idea de crear licenciaturas de este tipo y con colegiaturas muy

económicas, surgió de la gran necesidad que se manifestó en el sector social

de ingresos medios y medios bajos, los cuales eran rechazados por la

CLAVE




51

Universidad de Guadalajara, y por otra parte, no tenían los recursos

suficientes para cubrir las altas colegiaturas de las Universidades

tradicionales. De tal manera que para 1989, se inició la incorporación a la

Secretaría de Educación Pública de las carreras en:

♦ Administración de empresas turísticas

♦ Administración de empresas

♦ Comercio internacional

♦ Contaduría

♦ Informática administrativa

♦ Ciencias de la comunicación

♦ Derecho

♦ Diseño gráfico

♦ Psicología

♦ Ingeniero arquitecto

♦ Mercadotecnia

♦ Pedagogía-educadora

♦ Educación preescolar

♦ Ingeniería industrial

El creciente número de alumnos que se inscribieron en estas carreras,

precisó a realizar extensiones a nuevos planteles, ubicados en diferentes

puntos de la ciudad.

En 1992 se incorporó el bachillerato a la preparatoria de la

CLAVE




52

Universidad de Guadalajara, motivo por el cual se fueron ampliando,

todavía más, el número de planteles a utilizar, ya que el crecimiento del

alumnado fue duplicándose cada año hasta llegar en el 2001 a 17,450

alumnos.

Los planteles fueron multiplicándose en distintas partes del área

metropolitana de la ciudad, puesto que la intención era llevar la educación a

distintos puntos, barrios y colonias con el objeto de lograr que el alumno

tuviera siempre una Universidad Univer cerca de su hogar, evitándole así el

dispendio de tiempo y dinero al trasladarse a través de toda la ciudad.

Por lo que en la actualidad Univer cuenta con 22 planteles distribuidos

en toda la zona metropolitana de la ciudad de Guadalajara (Guadalajara,

Zapopan, Tlaquepaque y Tonalá).

En 1995 se lleva la educación de Univer a otras ciudades del país,

iniciando en Tijuana, donde una ex directora de Univer la Lic. Estela

Enriquez Pedroza, logró, con el respaldo económico de un distinguido grupo

de arquitectos, se abriera la primera sucursal de Univer en aquella ciudad.

De tal manera que con el éxito logrado, hasta el 2003 se han instituido 28

planteles en el interior de la República Mexicana.

La comunidad de la Universidad Univer a nivel nacional, hasta el

2003, fue de 26,296 familias distribuidas de la siguiente manera: 598,

como personal administrativo, 1,318 docentes y 24, 380 alumnos.

CLAVE




53

Univer continua trabajando incesantemente con el crecimiento a nivel

nacional, puesto que se tiene una proyección de llegar a ser 46 planteles, en

el 2010.

Actualmente Univer ha contactado a Universidades del extranjero,

como la de San Diego, California en los Estados Unidos con la que se han

tenido cursos, tele conferencias y diplomados, puesto que en sus planes

está también expandirse a nivel internacional.

En el Estado de Colima, la Universidad Univer se fundó el 1° de

Septiembre de 1999, ofreciendo las carrera de Derecho, Comercio

Internacional y Aduanas, Administración de Empresas Turísticas y

Contaduría. Ubicándose el plantel en el domicilio de Aquiles Serdán No.

549, colonia Jardines Residenciales. En ese entonces las operaciones dieron

inicio con tal solo 30 alumnos aproximadamente y 3 como personal

administrativo.

En el 2001 se tenían ya 150 alumnos en las carreras de Derecho,

Comercio Internacional y Aduanas, Administración de Empresas Turísticas

y Contaduría Pública y además, en ese mismo año se integra la educación

media superior, para lo cual se emplea un nuevo edificio ubicado en Aldama

No. 256 en la colonia Centro, el cual albergaría únicamente a este nivel de

estudios.

El crecimiento de la Universidad Univer en Colima ha sido muy rápido,

puesto que el alumnado y el personal, tanto docente como administrativo

CLAVE




54

han cuadruplicado su número en tan solo 3 años, como no lo muestra la

siguiente gráfica.

150

20

394

84

606

152

914

219

0100200300400500600700800900

1000

NO. DE ALUMNOS

1 2 3 4

AÑO

CRECIMIENTO HISTÓRICO DE UNIVER COLIMA

LICENCIATURA

BACHILLERATO

2001 2002 2003 2004

Actualmente la Universidad Univer Colima, cuenta con 1,200 alumnos,

30 administrativos y más de 110 docentes en ambos niveles de educación.

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55

4.7 Base legal

Constitución Política de los Estado Unidos Mexicanos

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima

Ley General de Educación

Ley de Educación del Estado de Colima

Programa Nacional de Educación 2001-2006

Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009

Programa Educativo Estatal 2004-2009

Normas de Administración Escolar para el Bachillerato General, Modalidad

Escolarizada de la SEP.

Información Básica Dirección General de Bachillerato SEP

Manual de Procedimientos de control escolar de la Universidad Univer.

Reglamento Institucional Univer Colima

Reglamento Magisterial Univer Colima

Reglamento General de Alumnos Univer Colima

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56

4.8 Organigramas

4.8.1 General


Direccion General


Contabilidad

SecretariasTM TV

ControlEscolar

Auxiliar1

Auxiliar2


Centro de Computo

SecretariasTM TV

Control EscolarBachillerato


Intendenciamatutito


Cobranza



Bibliotecamatutino

Auxiliarcobranza

Biblioteca

IntendenciaTM TV



Simbología:







Directora


UNIVERUniversidad


COLIMAUNIDAD

ORGANIGRAMA PROPUESTO

Auxiliar 3

CLAVE




57

4.8.2 Específico Universidad


Direccion General


Contabilidad

SecretariasTM TV

ControlEscolar

Auxiliar1

Auxiliar2


Intendenciamatutito


Cobranza



Bibliotecamatutino



Simbología:







Directora


UNIVERUniversidad


COLIMAUNIDAD


CLAVE




58

4.8.3 Específico Instituto

Direccion General


Centro de Computo

SecretariasTM TV

Control Escolarballicerato

Auxiliarcobranza

Biblioteca

IntendenciaTM TV


Simbología:







Directora


UNIVERUniversidad


COLIMAUNIDAD


Auxiliar 3

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59

4.9 Estructura orgánica

01 Consejo Universitario

10 Dirección General

10.1 Contabilidad

10.2 Asistente de Estudios

10.3 Secretarias T.M. y T.V.

11.1 Control Escolar

11.1.1 Auxiliar 1 de Control Escolar


11.2 Cobranza

11.3 Servicio de Mantenimiento a Planteles

11.3.1 Intendencia T.M.

11.3.2 Intendencia T.V.

12.1 Centro de Cómputo T.M.

CLAVE




60

1.2.2 Centro de Cómputo T.V.

12.3 Biblioteca T.M.

12.4 Biblioteca T.V.

20 Subdirección Instituto

20.1 Secretarias T.M. y T.V.

21.1 Control Escolar Bachillerato


22.1 Auxiliar de Cobranza

22.2 Centro de Cómputo T.M.

22.3 Biblioteca T.M.

23.1 Intendencia T.M.

23.2 Intendencia T.V.

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61

4.10 Descripción de funciones

CONSEJO UNIVERSITARIO

I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Nombre del puesto: Consejo Universitario

Código: 01

Objetivo: Aprobar y vigilar el cumplimiento de las normas y

disposiciones necesarias para el buen funcionamiento académico y

administrativo de la Universidad.

II. DESCRIPCIÓN GENÉRICA

Atribuciones

• Aprobar los planes de estudio, programas de actividades y

mecanismos de evaluación que se formulen en todos los niveles de

enseñanza e investigación técnica, científica y humanística a cargo de la

Universidad, así como los calendarios lectivos.

• Aprobar los reglamentos internos y normas de carácter general, que

se requieran para la adecuada regulación de las actividades universitarias.

• Resolver sobre la creación de Departamentos Académicos, Institutos o

Centros de Estudios, así como también sobre la creación y supresión de

carreras cortas o profesionales, estudios de posgrado y diplomas de

especialización o actualización.

• Expedir y reformar los reglamentos y dictar las disposiciones que se

requieran para su mejor aplicación, así como cuidar de su exacta

CLAVE




62

observancia.

• Resolver en definitiva las inconformidades hechas valer contra los

acuerdos emanados de cualquier otra autoridad universitaria.

• Aprobar y modificar, en su caso, el presupuesto de ingresos y

egresos.

• Crear el Patronato de la Universidad, establecer las bases de su

funcionamiento, designar y remover a sus miembros.

• Designar y remover al Rector y a los directores de las escuelas e

institutos.

• Crear y suprimir dependencias de la administración central de la

Universidad.

• Resolver la incorporación o desincorporación de instituciones

educativas.

• Conferir menciones y reconocimientos honoríficos.

• Hacer comparecer a cualquier miembro de la comunidad universitaria

cuando lo juzgue conveniente.

• Las demás que le confieren los reglamentos y disposiciones

complementarias.

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63

DIRECCIÓN GENERAL


Nombre del Puesto: Dirección General

Código: 10

Objetivo: Planear, coordinar, dirigir y supervisar las actividades

académicas, administrativas, de investigación, de extensión y difusión que

se desarrollen en la Universidad para lograr el cumplimiento de los objetivos

de la misma.

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Ubicación en la estructura orgánica: Según organigrama adjunto.

Dependencia: Consejo Universitario.

Subordinados directos: Secretarias, cobranza, servicio de

mantenimiento a planteles, control escolar, asistente de estudios,

subdirección instituto.

Relaciones internas y externas: Docentes, alumnos, Consejo

Universitario, personal administrativo en general, autoridades escolares,

dependencias gubernamentales y no gubernamentales, padres de familia y

personas en general.

Descripción genérica: Coordinar y supervisar todas las actividades

relacionadas con el aspecto académico y administrativo de la Universidad.

Descripción específica:

1. Realizar las incorporaciones y tramitación de Revoes para nuevas

CLAVE




64

carreras o modalidades de estudio.

2. Validar, con firma registrada ante la Secretaría de Educación

Pública Estatal y Federal, documentos oficiales.

3. Entrevistar y contratar catedráticos para mantener completa la

plantilla de docentes.

4. Asignar carga horaria y turnos al personal docente.

5. Autorizar el calendario de actividades académicas semestral y

cuatrimestral.

6. Representar a la institución ante las demás autoridades

universitarias y extrauniversitarias.

7. Aplicar normas y políticas institucionales académicas.

8. Vigilar que dentro del plantel, se desarrollen las labores en forma

ordenada y eficaz, aplicando las sanciones que sean necesarias

conforme al reglamento universitario

9. Implementar los controles y modificaciones que sean necesarias

para el mejor funcionamiento operativo de los sistemas y

procedimientos del plantel.

10. Tramitar ante el Consejo Universitario la autorización de becas

para los alumnos.

11. Proyectar una imagen positiva de la institución.

12. Presentar reporte de actividades de cada una de las áreas y

pendientes ante el Consejo Universitario.

13. Presentar informes a las diferentes instancias y autoridades que

se lo requieran, previa autorización del Consejo Universitario.

14. Coordinar la constitución y funcionamiento de las academias por

CLAVE




65

licenciatura.

15. Convocar a reuniones de academia por áreas para tratar asuntos

de importancia, relacionados con la misma.

16. Promover la creación de la bolsa de trabajo en empresas

regionales relacionadas con las diferentes áreas de los

egresados.

17. Participar en juntas, reuniones y congresos que impliquen la

proyección de la Universidad.

18. Designar a las personas que llevarán su representación a

diferentes eventos de índole académico, cultural o social.

19. Proponer al Consejo Universitario la creación de nuevos puestos

administrativos y el nombramiento del personal para ocuparlo.

20. Realizar las gestiones necesarias para la contratación del

personal, tanto académico como administrativo y operativo.

21. Realizar reuniones periódicas con las personas que ocupan

puestos clave en la Institución (subdirección, asistente,

contabilidad, control escolar, cobranza y mantenimiento).

22. Realizar reuniones, al menos una vez por semestre, con el

personal administrativo.

23. Convocar a reuniones con los concejales de grupo para tratar

temas de interés.

24. Vigilar que se conserve en perfectas condiciones el activo fijo con

que cuenta la institución, así como el control adecuado del mismo.

25. Gestionar apoyos para el mejoramiento de la planta física de la

institución.

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66

26. Revisar en forma periódica inventarios de laboratorios, biblioteca,

aulas y demás áreas de la institución para verificar las

condiciones de uso.

27. Aplicar estímulos al personal, así como fomentar y apoyar la

superación continua del mismo.

28. Proveer de los medios necesarios al personal para que realicen

eficientemente su trabajo.

29. Mantener un ambiente de trabajo favorable entre el personal de

los diferentes departamentos y planteles.

30. Autorizar las compras diversas que se requieran en la institución,

así como la reparación de material didáctico y equipo necesario

para el mantenimiento del plantel.

31. Supervisar y autorizar la aplicación de gastos del fondo fijo de

caja.

32. Vigilar que cada uno de los departamentos de la institución

realice con eficiencia y eficacia su trabajo.

33. Establecer relaciones de control con el personal en general.

34. Autorizar la nómina del personal docente y administrativo.

35. Autorizar la justificación de la ausencia en clase de los

catedráticos y alumnos en coordinación con la asistente de

estudio.

36. Autorizar el informe mensual de las inasistencias del personal,

tanto docente como administrativo de la Universidad.

37. Revisar que las declaraciones y pagos fiscales se realicen en

tiempo y forma.

CLAVE




67

38. Recibir la solicitud de concesión de examen profesional y

autorizarlo, en su caso.

39. Establecer estrategias publicitarias y de logística para mantener

una buena difusión de las carreras y bachilleratos que se

imparten en la institución.

40. Ejecutar y cumplir las disposiciones y acuerdos del Consejo

Universitario.

41. Realizar ante otras universidades públicas o privadas y

empresas privadas o de gobierno las gestiones necesarias para

lograr la vinculación apropiada con el objeto de alcanzar los

objetivos institucionales.

42. Formar parte de las comisiones que le sean encomendadas por el

Consejo Universitario.

43. Autorizar y expedir cheques para realizar pagos a docentes,

administrativos y proveedores.

44. Coordinar la organización de los actos académicos.

45. Mantener limpio, ordenado y en un atmósfera agradable su área

de trabajo.

Queda entendido que estas actividades son meramente enunciativas y

de ninguna forma se entenderán como limitativas.

III. ANÁLISIS DEL PUESTO

Requisitos intelectuales:

• Educación: Licenciatura o Maestría en Administración de Empresas,

Licenciatura en Pedagogía o Maestría en Educación.

CLAVE




68

• Experiencia: Tres años mínimo.

• Aptitudes: Sentido de organización, don de mando, honestidad, toma

de decisiones, liderazgo, capacidad para trabajar bajo presión,

responsabilidad, iniciativa, espíritu crítico y creativo, empatía.

Requisitos físicos:

• Esfuerzo físico: No es necesario para el puesto, ya que es meramente

de oficina.

Responsabilidades:

• Del funcionamiento en general de los planteles, coordinando el

aspecto académico y administrativo de la comunidad escolar.

• De la educación formativa, armónica e integral de los alumnos.

• De la guarda y custodia de los programas académicos.

• De la guarda y custodia de todos los documentos oficiales.

• De la correcta aplicación del reglamento interno tanto para maestros

como alumnos.

• De todos los trámites de titulación.

• Del manejo de la información confidencial de la institución.

• Del buen uso y manejo de todos los bienes muebles e inmuebles que

pertenecen a la institución.

• De la correcta aplicación de los insumos generales que adquiera la

Universidad.

• De la autorización mediante firma de la expedición de cheques.

Condiciones de trabajo:

• Ambiente: Condiciones de trabajo agradables, contará con área

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69

privada con escritorio, sillón ejecutivo, archivero, teléfono, computadora,

impresora y todo lo necesario para mantener un área confortable y de

buena imagen para el público.

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70

SUBDIRECCIÓN INSTITUTO


Nombre del Puesto: Subdirección

Código: 20

Objetivo: Planear, coordinar, dirigir y supervisar las actividades

académicas, administrativas, de investigación, de extensión y difusión que

se desarrollen en el Instituto Univer para lograr el cumplimiento de los

objetivos de la misma.



Dependencia: Dirección General.

Subordinados directos: Secretarias, cobranza, control escolar, centro

de cómputo, biblioteca e intendencia.

Relaciones internas y externas: Docentes, alumnos, Dirección

General, personal administrativo en general, autoridades escolares,

dependencias gubernamentales y no gubernamentales, padres de familia y

personas en general.

Descripción genérica: Coordinar y supervisar las actividades

relacionadas con el aspecto académico y administrativo del Instituto Univer.


1. Apoyar a la Dirección General en lo necesario para las

incorporaciones y tramitación de Revoes para nuevas carreras o

CLAVE




71

modalidades de estudio.

2. Entrevistar y contratar catedráticos para mantener completa la

plantilla de docentes de bachillerato y de las carreras de Diseño

Gráfico, Mercadotecnia..

3. Asignar carga horaria y turnos al personal docente.

4. Elaborar el calendario de actividades académicas semestral y

cuatrimestral.

5. Representar a la institución ante las demás autoridades

universitarias y extrauniversitarias a solicitud expresa de la

Dirección general..

6. Aplicar normas y políticas institucionales académicas.

7. Vigilar que dentro del plantel, se desarrollen las labores en forma

ordenada y eficaz, aplicando las sanciones que sean necesarias

conforme al reglamento universitario

8. Implementar los controles y modificaciones que sean necesarias

para el mejor funcionamiento operativo de los sistemas y

procedimientos del plantel.

9. Tramitar ante la Dirección General la autorización de becas para

los alumnos.

10. Proyectar una imagen positiva de la institución.

11. Presentar reporte de actividades de cada una de las áreas y

pendientes ante la Dirección General.

12. Presentar informes a las diferentes instancias y autoridades que

se lo requieran, previa autorización de la Dirección General.

13. Coordinar la constitución y funcionamiento de las academias por

CLAVE




72

licenciatura de las que se llevan en el Plantel Ignacio Sandoval .

14. Convocar a reuniones de academia por áreas para tratar asuntos

de importancia, relacionados con la misma.

15. Promover la creación de la bolsa de trabajo en empresas

regionales relacionadas con las diferentes áreas de los

egresados.

16. Participar en juntas, reuniones y congresos que impliquen la

proyección del Instituto cuando así lo solicite la Dirección General.

17. Proponer a la Dirección General la creación de nuevos puestos

administrativos y el nombramiento del personal para ocuparlo.

18. Realizar las gestiones necesarias para la contratación del

personal, tanto académico como administrativo y operativo.

19. Realizar reuniones periódicas con las personas que ocupan

puestos clave en la Institución (control escolar, cobranza).

20. Realizar reuniones, al menos una vez por semestre, con el

personal administrativo.

21. Convocar a reuniones con los concejales de grupo para tratar

temas de interés.

22. Vigilar que se conserve en perfectas condiciones el activo fijo con

que cuenta la institución, así como el control adecuado del mismo.

23. Gestionar apoyos para el mejoramiento de la planta física de la

institución, ante la Dirección General.

24. Revisar en forma periódica inventarios de laboratorios, biblioteca,

aulas y demás áreas de la institución para verificar las

condiciones de uso.

CLAVE




73

25. Solicitar a la Dirección General la aplicación de estímulos al

personal, así como fomentar y apoyar la superación continua del

mismo.

26. Proveer de los medios necesarios al personal para que realicen

eficientemente su trabajo.

27. Mantener un ambiente de trabajo favorable entre el personal de

los diferentes departamentos y planteles.

28. Autorizar las compras menores de $500.00 (quinientos pesos

00/100 m.n.) que se requieran en la institución, así como la

reparación de material didáctico y equipo necesario para el

mantenimiento del plantel.

29. Solicitar la autorización de la Dirección General para la

realización de compras por montos mayores.

30. Supervisar y autorizar la aplicación de gastos del fondo fijo de

caja.

31. Vigilar que cada uno de los departamentos de la institución

realice con eficiencia y eficacia su trabajo.

32. Establecer relaciones de control con el personal en general.

33. Autorizar la justificación de la ausencia en clase de los

catedráticos y alumnos.

34. Autorizar el informe mensual de las inasistencias del personal,

tanto docente como administrativo de Instituto..

35. Establecer estrategias publicitarias y de logística para mantener

una buena difusión de las carreras y bachilleratos que se

imparten en la institución y presentar a la Dirección General para

CLAVE




74

su aprobación.

36. Ejecutar y cumplir las disposiciones y acuerdos tomados con la

Dirección General.

37. Realizar ante otras universidades y bachilleratos públicos o

privados y empresas privadas o de gobierno las gestiones

necesarias para lograr la vinculación apropiada con el objeto de

alcanzar los objetivos institucionales.

38. Formar parte de las comisiones que le sean encomendadas por la

Dirección General.

39. Apoyar a la Dirección General para coordinar la organización de

los actos académicos de Bachillerato.


de trabajo.





• Educación: Licenciatura o Maestría en Administración de Empresas,

Licenciatura en Pedagogía o Maestría en Educación.


• Aptitudes: Sentido de organización, don de mando, honestidad, toma

de decisiones, liderazgo, capacidad para trabajar bajo presión,

responsabilidad, iniciativa, espíritu crítico y creativo, empatía.

CLAVE




75



de oficina.

Responsabilidades:

• Del funcionamiento en general del plantel, coordinando el aspecto

académico y administrativo de la comunidad escolar.

• De la educación formativa, armónica e integral de los alumnos.

• De la guarda y custodia de los programas académicos.



como alumnos.


• Del buen uso y manejo de todos los bienes muebles e inmuebles que

pertenecen a la institución.

• De la correcta aplicación de los insumos generales que adquiera el

Instituto.



privada con escritorio, sillón ejecutivo, archivero, teléfono, computadora,

impresora y todo lo necesario para mantener un área confortable y de


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76

CONTABILIDAD


Nombre del Puesto: Contabilidad

Código: 10.1

Objetivo: Controlar y atender los requerimientos financieros y fiscales

relacionados con la administración de la institución.



Dependencia: Dirección General como Staff.

Subordinados directos: No amerita.

Relaciones internas y externas: Dirección General, docentes, personal

administrativo, proveedores, autoridades locales, Secretaría de Hacienda y

Crédito Público y servicios públicos.

Descripción genérica: Elaborar, controlar, verificar y organizar las

actividades relacionadas con el aspecto fiscal, contable y financiero de la

institución.


1. Atender los asuntos financieros de la Universidad.

2. Sistematizar y controlar los registros contables de la Universidad.

3. Gestionar y controlar todo tipo de ingresos provenientes de las

funciones propias y servicios que presta la Universidad.

4. Vigilar y controlar el correcto manejo y aplicación de los recursos

CLAVE




77

financieros de la Universidad.

5. Vigilar y supervisar los controles aplicados al activo fijo de la

Universidad.

6. Acordar con la Dirección General los asuntos relacionados con el

manejo y distribución de los recursos.

7. Proporcionar al Consejo Universitario, mediante la Dirección

General, los informes sobre la gestión y aplicación de los recursos

de la Universidad.

8. Dar cumplimiento a las disposiciones fiscales vigentes que

afecten a la Universidad.

9. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que

establezcan los órganos competentes de la Universidad.

10. Hacer requerimiento oportuno del traspaso semanal para que los

dos planteles cumplan oportunamente con sus compromisos de

pago a docentes y proveedores.

11. Elaborar cheques para el pago oportuno a docentes,

administrativos y proveedores.

12. Elaborar pólizas contables para control de la emisión de cheques.

13. Elaborar oportunamente la nómina para pagos a docentes y

administrativos de la institución.

14. Realizar el pago oportuno de las contribuciones locales,

provisionales y anuales.

15. Mantener actualizadas las altas o modificaciones del personal

administrativo ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

16. Realizar pagos de servicios públicos en tiempo.

CLAVE




78

17. Atender a requerimientos y aclaraciones ante las instancias que

lo soliciten.

18. Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por la

Dirección General.

19. Realizar todas aquellas actividades que sean necesarias para el

debido cumplimiento de sus funciones.


de trabajo.





• Educación: Licenciatura en Contaduría Pública.


• Aptitudes: Honestidad, responsabilidad, sentido de organización,

empatía, trabajar bajo presión, toma de decisiones.



de oficina.

Responsabilidades:

• De la expedición de cheques, en forma mancomunada con la Dirección

General.

• De las sanciones económicas y administrativas, emitidas por el

CLAVE




79

incumplimiento oportuno de las contribuciones y obligaciones fiscales.

• Del extravío de los recursos financieros a su cargo.

• Del resguardo y custodia de documentos oficiales (acta constitutiva,

contratos celebrados, etc.).

• Del resguardo, custodia y buen manejo de documentos necesarios

para el desempeño de su trabajo (facturas, recibos, pagarés, etc.).



• Ambiente: Despacho independiente.

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80

ASISTENTE DE ESTUDIOS


Nombre del Puesto: Asistente de estudios

Código: 10.2

Objetivo: Servir de apoyo a la Dirección General para la consecución del

buen funcionamiento administrativo y académico de la Universidad.




Subordinados directos: Responsables de centro de cómputo, biblioteca

y coordinación con servicio de mantenimiento a planteles.

Relaciones internas y externas: Dirección General, docentes, personal

administrativo, alumnos, padres de familia y público en general.

Descripción genérica: Servir de enlace y apoyo a la Dirección General

para mantener un control de todas las actividades académicas y

administrativas de la Universidad.


1. Mantener un buen clima organizacional en toda la comunidad

universitaria.

2. Recibir inquietudes, sugerencias y necesidades de alumnos,

maestros y personal administrativo para reportarlo a la Dirección

General.

CLAVE




81

3. Apoyar a la Dirección General en la aplicación de medidas

correctivas según lo establecido en el Reglamento Interno para

alumnos y docentes.

4. Vigilar que las instalaciones físicas tales como edificios,

mobiliario, equipo de cómputo, biblioteca, equipo audiovisual, etc.

se mantenga en buenas condiciones, reportando cualquier

anomalía a la Dirección General.

5. Verificar la puntualidad del personal docente y administrativo

para reportar las anomalías que perciba a la Dirección General.

6. Publicar los sin derechos a exámenes ordinarios y extraordinarios

por acumulación de faltas, como lo estipula el reglamento.

7. Verificar que los alumnos, docentes y personal administrativo

cumplan con su horario establecido, reportado cualquier

incumplimiento a la Dirección General.

8. Participar en la elaboración de horarios de clases del personal

docente en todas las opciones educativas que se ofrezcan.

9. Elaborar en tiempo y forma requeridos, la información solicitada

por la Dirección General.

10. Llevar un registro y archivo de los avances programáticos del

personal docente sin importar el área.

11. Justificar las ausencias de los alumnos de acuerdo con las

políticas establecidas por Univer.

12. Vigilar que los laboratorios se mantengan aseados, el equipo en

buenas condiciones y se aplique el reglamento correspondiente.

13. Supervisar el buen desempeño de la o los responsables de

CLAVE




82

biblioteca, para que se ofrezca un buen servicio a estudiantes y

maestros.

14. Coordinar, junto con el responsable de servicio de mantenimiento

a planteles, la supervisión del trabajo del personal de intendencia

para que se ofrezca un aspecto limpio y ordenado del edificio.

15. Girar instrucciones a quien corresponda en comunicación o por

instrucción de la Dirección General.

16. Aplicar las acciones correctivas, al personal en general, de

acuerdo con los reglamentos y el buen sentido común y bajo

autorización de la Dirección General.

17. Servir de enlace del personal administrativo con la Dirección

General, para resolver asuntos personales o de trabajo.

18. Ajustar horarios de clase por ausencia de docentes en

coordinación con su jefe inmediato.

19. Auxiliar a la Dirección General en labores de trascripción,

fotocopiado o alguna otra actividad escolar o administrativa que

éste le solicite.

20. Revisar las faltas del personal docente y administrativo para su

tabulación.

21. Elaborar la tabulación de las faltas de los alumnos para poder

realizar la publicación de derechos a examen ordinario y

extraordinario, de acuerdo a los datos proporcionados por control

escolar.

22. Transcribir los horarios grupales e individuales, a inicio de

cuatrimestre, y actualizar las modificaciones que le indique la

CLAVE




83

Dirección General.

23. Apoyar a la Dirección General en la aclaración de los derechos a

exámenes dentro del término de tiempo y de acuerdo a las

políticas de Univer.

24. Apoyar a la Dirección General en las juntas de trabajo con el

personal docente por inicio de ciclo escolar, de evaluación del fin

del mismo o cualquier otra que se cite.

25. Estar presente en las reuniones que la Dirección General convoque

al personal administrativo para apoyar en todo lo que se le

solicite.

26. Apoyar en la organización de los actos académicos.


de trabajo.





• Educación: Licenciatura o pasante en Administración, Licenciatura o

pasante en Pedagogía o Educación.


• Aptitudes: Honestidad, responsabilidad, sentido de organización,

empatía, trabajar bajo presión, toma de decisiones, don de mando,

liderazgo.

CLAVE




84


• Esfuerzo físico: En periodos de tiempo necesitará estar caminando,

haciendo recorridos por todas las instalaciones del plantel.

Responsabilidades:



como para alumnos.


• De la correcta supervisión para asegurar el buen uso y manejo de

todos los bienes muebles e inmuebles que pertenecen a la institución.

• De la oportuna información de los acontecimientos en general, a la

Dirección General.


• Ambiente: Condiciones de trabajo agradables, contará con área con

escritorio, silla secretarial, archivero, teléfono, computadora, impresora y

todo lo necesario para mantener un área confortable y de buena imagen

para el público.

CLAVE




85

SECRETARIA TURNO MATUTINO Y VESPERTINO


Nombre del Puesto: Secretaria

Código: 10.3 y 20.1

Objetivo: Apoyar a la Dirección General o Subdirección, realizando

actividades mecanográficas, de archivo y control, así como cualquier otra

de tipo secretarial que le sea encomendada por la Dirección o Subdirección.



Dependencia: Dirección General o Subdirección.


Relaciones internas y externas:

• Dirección General o Subdirección: como auxiliar, receptora de

información y autoridad lineal.

• Asistente de Estudios o Subdirección: para comentar cualquier

anomalía que detecte.

• Docentes: para enterarlos, prudentemente, del entorno del plantel y

para su localización por indicaciones de la Dirección General o Subdirección.

• Personal Administrativo: para transmitir información que la Dirección

General o Subdirección indiquen y para la ejecución de algunas medidas

correctivas o preventivas.

CLAVE




86

• Padres de Familia: para su atención, localización (cuando lo solicite la

Dirección General o Subdirección) o información.

• Aspirantes a ingresar a Univer: para proporcionarles la información

solicitada.

• Sociedad en general: para proporcionarles cierto tipo de información o

canalizarlas al departamento correspondiente, convirtiéndose en relaciones

públicas.

Descripción genérica: Proporcionar la atención a los maestros,

alumnos, aspirantes, padres de familia, empresas y sociedad en general

que acuden o solicitan información vía telefónica o personal. Así como

apoyar en actividades secretariales a la Dirección General o Subdirección.


1. Proyectar una buena imagen de la Universidad Univer para lo que

deberá estar presentada correctamente y de acuerdo a las

normas institucionales.


de trabajo.

3. Contestar y efectuar llamadas telefónicas, atendiéndolo con

cortesía y diligencia, canalizando las llamadas a quien

corresponda o tomando nota de los mensajes recibidos para su

posterior atención.

4. Contactar a la dirección General o Subdirección a las personas

que éste solicite.

5. Elaborar, revisar y actualizar el directorio de la Universidad y el

CLAVE




87

que le sea indicado por la Dirección General o Subdirección.

6. Transcribir los reportes y documentos que le indique su superior

inmediato.

7. Proporcionar a los maestros los apoyos didácticos necesarios,

como plumones, borradores o proyector multimedia.

8. Mantener en forma ordenada y accesible para los maestros el

control de firmas de asistencia y las listas de asistencias

grupales, antes de la llegada de éstos.

9. Mantener actualizado el conocimiento sobre cambios o apertura de

planteles, horarios, niveles académicos, costos y nuevas

oportunidades para brindar una correcta orientación.

10. Atender y proporcionar información al público que acude a la

Dirección General o Subdirección.

11. Cumplir con las funciones de orientación y canalización de

inquietudes en general.

12. Mantener en el lugar indicado la papelería promocional.

13. Permanecer el mayor tiempo posible en su área de trabajo para no

descuidar la atención.

14. Mantener el control del archivo y de la correspondencia de la

Dirección General o Subdirección, así como recibirla y distribuirla

a quien corresponda.

15. Llevar el control de la agenda de la Dirección General o

Subdirección.

16. Supervisar que la sala de maestros se mantenga con una

atmósfera agradable y cuidar de que no falte café.

CLAVE




88

17. Preparar todo su material de trabajo, antes de iniciar su turno de

trabajo.

18. Cuidar que los avisos o mensajes que le ordene comunicar la

Dirección General o Subdirección del plantel, se encuentren en los

sitios indicados para su difusión.

19. Detonar el timbre a tiempo de inicio y termino de clases.

20. Dejar limpio, ordenado, archivado y guardado el material de

trabajo al final de su jornada.

21. Registrar las llamadas telefónicas a celulares y de larga

distancia, en el libro correspondiente para su posterior

seguimiento.

22. Revisar las llamadas efectuadas a celulares y de larga distancia

cargadas en el recibo telefónico e informarle a la Dirección

Académica o subdirección para su liquidación.

23. Elaborar el libro de control de asistencias de maestros cada inicio

de cuatrimestre o semestre, y si es necesario deberá actualizarlo.

24. Dar seguimiento al libro de registro de prospectos, comunicándose

con el interesado o enviando folletería de promoción, informando

oportunamente a su jefe inmediato.

25. Fotocopiar las listas grupales proporcionadas por Control Escolar

clasificándolas en las carpetas correspondientes.

26. Anexar cada primero de mes una lista de asistencia grupal nueva

en cada carpeta de los maestros.

27. Atender a los aspirantes a ingresar a Univer o a los padres de

familia, a inicio de cada ciclo escolar (semestre o cuatrimestre)

CLAVE




89

para su orientación.

28. Revisar la documentación que presenten los aspirantes a ingresar

a Univer canalizándolos al departamento de Control Escolar.

29. Llevar un control de las inscripciones, a inicio de ciclo escolar por

grado, turno, carrera o modalidad de estudios para proporcionar

dicha información a la Dirección General o Subdirección.

30. Rotular las carpetas que necesite para el archivo del ciclo escolar.

31. Rotular los carpetas para cada una de las materias, grados,

turnos y maestros que necesite, para poner las listas grupales de

asistencia.

32. Enviar la documentación obsoleta al archivo muerto al final de

cada ciclo escolar.

33. Participar en las reuniones de trabajo que cite la Dirección General

o Subdirección.

34. Solicitar autorización de Dirección General o Subdirección para

compras necesarias aplicando el gasto a fondo fijo de caja.

35. Presentar oportunamente la reposición de fondo fijo de caja ante

la Dirección General o Subdirección para su aprobación y ante

contador para solicitar traspaso.

36. Asistir a cursos de capacitación que le indique la Dirección

General o Subdirección.




CLAVE




90


• Educación: Secretaria Ejecutiva o Carrera Técnica en Administración.

• Experiencia: un año mínimo.

• Aptitudes: Honestidad, puntualidad, responsabilidad, sentido de

organización, trato amable.



de oficina.

Responsabilidades:

• De que los documentos oficiales lleguen al departamento

correspondiente oportunamente.

• De la oportuna información a la Dirección General o Subdirección de

los acontecimientos que surjan en el plantel.

• De pasar a alumnos, maestros y público en general en orden de

llegada al privado de la Dirección General o Subdirección, si así lo solicita,

para tratar su asunto.

• De la discreción en el manejo de información confidencial de la

institución.

• De tomar nota de los mensajes recibidos vía telefónica e informar

oportunamente a quien corresponda.

• De estar al pendiente de las necesidades de la Dirección General o

Subdirección.



CLAVE




91

mostrador, silla secretarial, archivero, teléfono conmutador, computadora,

impresora, máquina de escribir eléctrica, calculadora y todo lo necesario

para mantener un área confortable y de buena imagen para el público.

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92

CONTROL ESCOLAR


Nombre del Puesto: Control Escolar General

Código: 11.1

Objetivo: Coordinar que se lleve a cabo el registro y control del historial

académico de los alumnos desde su ingreso hasta su egreso de la

Universidad, a fin de emitir los documentos oficiales que avalen los estudios

realizados.




Subordinados directos: 3 Auxiliares de Control Escolar (2 plantel

Aquiles Serdán, 1 plantel Ignacio Sandoval), Control Escolar Bachillerato.

Relaciones internas y externas: Dirección General, docentes,

alumnos, padres de familia y público en general.

Descripción genérica: Supervisar el desarrollo de los trámites

requeridos para llevar a cabo la admisión, inscripción y reinscripción de los

alumnos, a fin de garantizar el cumplimiento de los lineamientos

establecidos para dicho efecto.


1. Operar el sistema de ingreso, permanencia, egreso y titulación de

CLAVE




93

los alumnos de las distintas carreras que ofrece la Universidad.

2. Coordinar los procesos derivados de las acciones de

regularización, acreditación, certificación y titulación de los

alumnos conforme a las normas y lineamientos establecidos.

3. Coordinar y controlar los trámites de revisión, revalidación y

equivalencia de estudios de los alumnos conforme a los

lineamientos establecidos.

4. Tramitar la expedición de constancias de estudios conforme a las

normas y lineamientos establecidos.

5. Supervisar la integración del expediente académico de los

alumnos y llevar los registros escolares que correspondan.

6. Elaborar los certificados de estudios de licenciaturas y

bachillerato, diplomas y títulos, dentro del tiempo reglamentado.

7. Enviar a la Secretaría de Educación Pública Federal los

certificados parciales y totales del nivel licenciaturas, para su

firma junto con los documentos originales del alumno y el pago

respectivo.

8. Enviar a control escolar bachillerato los certificados de estudios

totales y parciales ya elaborados y firmados por control escolar

general y Dirección General, para continuar con el trámite.

9. Difundir la información sobre los programas académicos que

ofrece la Universidad.

10. Difundir la normatividad de control escolar que emitan los órganos

competentes de la Secretaría de Educación Publica y verificar su

cumplimiento.

CLAVE




94

11. Formular cada inicio de ciclo escolar (semestre o cuatrimestre), el

calendario de actividades escolares y presentarlo a la Dirección

General para su autorización.

12. Elaborar y mantener actualizados los kardex de los alumnos.

13. Supervisar la aplicación de procedimientos y normatividad del

departamento de control escolar.

14. Proporcionar asesoría y capacitación en los procedimientos de

control escolar.

15. Vigilar el cumplimiento del calendario de actividades, a fin de

asegurar la entrega oportuna de calificaciones y certificados de

estudios a los alumnos.

16. Vigilar la correcta aplicación, así como el registro correspondiente

de los exámenes extraordinarios y de regularización para cumplir

con las fechas que la Secretaría de Educación Pública estipula.

17. Apoyar en la inspección, vigilancia, supervisión y aplicación de las

normas y reglamentos que la Secretaría de Educación Pública

dictamine.

18. Realizar investigaciones sobre nuevos métodos, técnicas y

procedimientos relativos al departamento y someterlos a estudios

de factibilidad para su aplicación.

19. Elaborar las estadísticas que soliciten los órganos competentes de

la Secretaría de Educación Pública, con base en los datos

proporcionados por sus auxiliares o control escolar bachillerato.

20. Analizar, registrar y controlar la información estadística que

generen las incidencias académicas de los alumnos.

CLAVE




95

21. Verificar el cumplimiento de los trámites administrativos que la

institución tiene que realizar ante la Secretaría de Educación

Pública, en tiempo y forma.

22. Elaborar y enviar a tiempo las listas de alumnos inscritos o

reinscritos a las diferentes carreras y exámenes extraordinarios a

la Secretaría de Educación Pública Federal, con su respectivo

pago.

23. Revisar el listado de inscripciones y reinscripciones de

bachillerato, en cualquiera de sus modalidades, junto con su

documentación original para que se pueda hacer el trámite que

corresponda ante la Secretaría de Educación Pública de Colima.

24. Supervisar las diferentes actividades del personal a su cargo con

el propósito de brindar una mejor atención y servicio a los

alumnos y personal docente.

25. Asignar los números de matrícula a los alumnos a los alumnos

inscritos.

26. Supervisar que los maestros asienten las calificaciones

correctamente en las actas de evaluación, en el plazo estipulado

en el reglamento.

27. Enviar a la Secretaría de Educación Pública Federal los títulos,

certificados parciales y totales para su firma y autorización.

28. Tramitar la obtención de cédulas profesionales.

29. Presentar ante la Dirección General las solicitudes de becas para

revisar junto con la dirección el otorgamiento de las mismas.

30. Proporcionar información oportuna a los alumnos de cuatrimestres

CLAVE




96

avanzados, sobre la normatividad y procedimiento para la

prestación del servicio social y prácticas profesionales.

31. Revisar que los trámites de servicio social y prácticas

profesionales estén correctos.

32. Elaborar las actas de titulación o de evaluación del seminario de

titulación y todo lo necesario para dichos actos.

33. Elaborar la relación de maestros que apliquen exámenes

extraordinarios y de regularización para turnarlo al departamento

contable para la tramitación del pago.


de trabajo, así como supervisar que el personal a su cargo

también lo mantenga en las mismas condiciones.

35. Solicitar a la Dirección General el equipo y mobiliario necesario

para que su departamento funciones eficientemente.

36. Solicitar oportunamente la papelería institucional necesaria para

los trámites que en su departamento se realizan.

37. Aplicar sanciones verbales al personal a su cargo, cuando así lo

amerite.

38. Pasar al personal que no ha atendido sus llamadas de atención a

la Dirección General para su solución.

39. Informar a la Dirección General de las actividades realizadas en

su departamento.



CLAVE




97



• Educación: Licenciatura en Administración o Pedagogía.

• Experiencia: tres años mínimo.


organización, trato amable, don de mando.



de oficina.

Responsabilidades:

• De la guarda y custodia de documentos oficiales.

• De la guarda y custodia de los documentos originales que entregan

los alumnos.

• De la entrega oportuna de la información que requieran las

autoridades escolares internas y externas.

• De la tramitación y llegada oportuna de títulos y cédulas

profesionales.

• Del buen uso del equipo que se encuentre en su departamento.


• De la tramitación oportuna ante departamento contable para el pago

puntual de inscripciones, reinscripciones y exámenes extraordinarios.

• De la supervisión correcta del trabajo realizado por sus subordinados.

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98



escritorio, silla secretarial, archivero, teléfono, computadora, impresora,

calculadora y todo lo necesario para mantener un área confortable y de


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99

COBRANZA


Nombre del Puesto: Cobranza General

Código: 11.2

Objetivo: Atender, recibir y controlar los ingresos generados por los

servicios que proporciona la Universidad.




Subordinados directos: Auxiliar de Cobranza de Instituto.

Relaciones internas y externas: Dirección General, alumnos,

docentes, padres de familia y público en general.

Descripción genérica: Recibir y emitir recibos oficiales de la institución

a los alumnos que presenten su ficha de depósito bancario a la cuenta

autorizada.


1. Efectuar el cobro a los alumnos de acuerdo a las colegiaturas y

cuotas vigentes por los diversos conceptos de servicios escolares

que proporciona la institución.

2. Elaborar el recibo oficial correspondiente al cobro efectuado al

alumno y entregárselo en ese mismo momento.

CLAVE




100

3. Hacer corte diario para llevar una correcta relación y control de los

ingresos obtenidos por diversos conceptos de servicios

proporcionados.

4. Solicitar autorización a la Dirección General para la elaboración de

notas de crédito.

5. Mantener de manera confidencial las claves que le autorizan a

hacer modificaciones al sistema de cobros.

6. Archivar la copia correspondiente del recibo oficial emitido, como

comprobante de pago efectuado y de los documentos que se

requieran.

7. Actualizar la base de datos de su sistema de cobranza, cada

inicio y final de cuatrimestre.

8. Efectuar la baja del sistema de cobranza del alumno que así lo

solicite y no tenga adeudo alguno de colegiaturas u otros

conceptos.

9. Emitir las listas de los alumnos inscritos o reinscritos para

pasarlas a control escolar y así éstos puedan elaborar listas de

asistencia.

10. Reportar a control escolar mediante lista impresa, a los alumnos

que solicitaron y pagaron dentro del plazo autorizado, sus

exámenes extraordinarios y de regularización.

11. Abrir períodos de pago cada cuatrimestre, semestre o semana

según la modalidad de estudios.

12. Supervisar al menos una vez por mes, las actividades y

aplicaciones efectuadas en el sistema de cobranza de Instituto.

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101

13. Resolver los problemas que se presenten en el sistema de

cobranza de Instituto.

14. Apoyar a la auxiliar de cobranza de Instituto a resolver problemas

derivados de la misma actividad, cuando el problema presentado

así lo requiera.

15. Efectuar la alta de los alumnos que se incorporen a la Universidad

una vez iniciado el ciclo escolar, informando a control escolar el

grupo en que se incorporó.

16. Informar a la Dirección General sobre los actividades efectuadas

en su departamento.

17. Mantener en constante actualización sobre aplicativos del sistema

de cobranza a su auxiliar.

18. Asistir a cursos de capacitación, cuando le sea indicado por su

jefe inmediato.

19. Asistir periódicamente a reuniones de trabajo convocadas por su

jefe inmediato.

20. Mantener una constante comunicación con su auxiliar, debido a

que no están en el mismo plantel para estar siempre informado

acerca de las actividades que se están realizando.

21. Estar informada acerca de los calendarios de exámenes parciales,

ordinarios, extraordinario y de regularización.

22. Emitir lista de sin derechos a exámenes y enterar a los maestros

para la no aplicación de examen.

23. Solicitar autorización a la Dirección General para cuando se

requiera prórroga para el pago de colegiaturas, solicitud de

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102

examen extraordinario o de regularización y reinscripción.


de trabajo.





• Educación: Licenciatura en Contaduría Pública, Carrera Trunca o

Pasante, Técnico en Contabilidad.

• Experiencia: dos años mínimo.





de oficina.

Responsabilidades:

• De la correcta aplicación de los pagos, por los diversos conceptos, en

el sistema de cobranza.

• De la apertura correcta de nuevos periodos para los distintos ciclos

escolares.

• De la supervisión constante a las aplicaciones efectuadas en el

sistema de cobranza del plantel Ignacio Sandoval.

• De la guarda y custodia de los documentos oficiales que se generen

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103

por las actividades desempeñadas en su puesto.

• De la guarda y custodia de las fichas de depósito entregadas por los

alumnos.

• De la actualización de la base de datos que alimenta el sistema de

cobranza.



• De la supervisión correcta del trabajo realizado por sus subordinado.





buena imagen para el público. Se recomienda que esté muy cercano al

departamento de Control Escolar ya que comparten información.

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104

SERVICIO DE MANTENIMIENTO A PLANTELES


Nombre del Puesto: Servicio de Mantenimiento a Planteles

Código: 11.3

Objetivo: Mantener en óptimas condiciones el edificio, instalaciones,

laboratorios, etc. propias de la Universidad y del Instituto.




Subordinados directos: 4 Intendentes de Universidad y 3 de Instituto.

Relaciones internas y externas: Dirección General, Subdirección

Instituto, contabilidad, proveedores de servicios de reparación e instalación,

electricista, personal administrativo en general.

Descripción genérica: Efectuar las actividades requeridas para

proporcionar mantenimiento a las instalaciones, edificios y cualquier área

que se requiera en la Universidad e Instituto Univer.


1. Realizar la instalación y restauración de materiales, aparatos y

equipo, verificando su correcto funcionamiento en los

departamentos de la Universidad e Instituto.

2. Efectuar una revisión diaria de las instalaciones, equipo,

CLAVE




105

materiales y aparatos, reportando inmediatamente a la Dirección

General o Subdirección cualquier desperfecto detectado.

3. Proporcionar instrucciones de carácter técnico para el buen

manejo de equipos, aparatos y materiales.

4. Planear y desarrollar las actividades de mantenimiento preventivo

o correctivo, previa autorización de la Dirección General.

5. Solicitar, controlar y responsabilizarse de los materiales,

herramientas y equipo que se requiera para la ejecución de su

trabajo.

6. Apoyar en la realización del inventario de los bienes que

corresponden a la Universidad e Instituto.

7. Supervisar los trabajos realizados, en ambos planteles, por

contratistas o trabajadores ajenos a la institución.

8. Solicitar cotizaciones a diferentes proveedores y presentar

opciones a la Dirección General para la toma de decisiones.

9. Estar en comunicación con responsables de Biblioteca para

detectar mal funcionamiento de los aparatos didácticos.

10. Enviar a reparación oportuna el material didáctico con que

cuentan ambos planteles.

11. Supervisar diariamente que los intendentes apaguen todas las

luces, ventiladores y aires acondicionados del plantel.

12. Presentar un informe diario o semanal de los trabajos realizados

ante su jefe inmediato.

13. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento cuando le sea

indicado por su jefe inmediato.

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106

14. Mantener una relación de respeto con el personal de intendencia

de ambos planteles.

15. Supervisar el trabajo realizado por los intendentes en

coordinación con Asistente de Estudios y Subdirección Instituto.

16. Informar sobre cualquier anomalía en le trabajo supervisado a los

intendentes a la Dirección General o Subdirección.





• Educación: Bachillerato terminado con conocimientos en reparaciones

en general.



organización, trato amable, seriedad.


• Esfuerzo físico: Cargar objetos pesados, exposición constante a sufrir

golpes, caídas, cortadas, toques eléctricos, etc. por la naturaleza de las

actividades que se realizan en el puesto.

Responsabilidades:

• Del mantenimiento preventivo del mobiliario, equipo y edificios de

ambos planteles.

• Del material, herramientas y equipo necesario para las reparaciones

CLAVE




107

hechas en los planteles.

• De la supervisión constante al trabajo de los intendentes.

• Del informe oportuno a la Dirección General o Subdirección sobre

anomalías y desperfectos en los planteles.

• En genera del buen funcionamiento de ambos planteles.


• Ambiente: Condiciones de trabajo agradables, deberá estar al

pendiente de lo que se necesite en los planteles por lo que no se cuenta con

un área destinada para el puesto.

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108

CONTROL ESCOLAR BACHILLERATO


Nombre del Puesto: Control Escolar Bachillerato

Código: 21.1

Objetivo: Coordinar y ejecutar el registro y control del historial

académico de los alumnos desde su ingreso hasta su egreso de su

Bachillerato, a fin de emitir los documentos oficiales que avalen los estudios

realizados.



Dependencia: Lineal.- Subdirección Instituto y Funcional.- Control

Escolar General

Subordinados directos: Auxiliar de Plantel Ignacio Sandoval.

Relaciones internas y externas: Dirección General, Subdirección,

docentes, alumnos, padres de familia y público en general.

Descripción genérica: Supervisar y ejecutar el desarrollo de los

trámites requeridos para llevar a cabo la admisión, inscripción y

reinscripción de los alumnos del nivel medio superior, a fin de garantizar el

cumplimiento de los lineamientos establecidos para dicho efecto.


1. Recibir y recopilar las inscripciones y reinscripciones de los

CLAVE




109

alumnos de bachillerato.

2. Cumplir con la entrega de documentación en las fechas señaladas

en los calendarios de actividades marcadas por las diferentes

instancias que rigen la institución, para lo cual deberá coordinarse

con Control Escolar General.

3. Elaborar las listas de asistencia grupales con base en los reportes

emitidos por la auxiliar de cobranza en el plantel.

4. Operar el sistema de ingreso, permanencia y egreso de los

alumnos de Bachillerato en las distintas modalidades que ofrece

la institución.

5. Coordinar y ejecutar los procesos derivados de las acciones de

regularización, acreditación y certificación de los alumnos

conforme a las normas y lineamientos establecidos.

6. Coordinar y controlar los trámites de revisión, revalidación y

equivalencia de estudios de los alumnos conforme a los

lineamientos establecidos.

7. Elaborar las constancias de estudios solicitadas por los alumnos

conforme a las normas y lineamientos establecidos.

8. Integrar supervisar el expediente académico de los alumnos y

llevar los registros escolares que correspondan.

9. Elaborar los concentrados de calificaciones por parciales

(bachillerato escolarizado) y por módulo (bachillerato

semiescolarizado) para informar a la Subdirección sobre el

promedio grupal.

10. Elaborar las boletas de calificación por parciales (bachillerato

CLAVE




110

escolarizado) y por módulo (bachillerato semiescolarizado) para

entrega oportuna a alumnos o padres de familia.

11. Solicitar a Control Escolar General la elaboración de los

certificados de estudios, totales o parciales, de bachillerato y

diplomas, dentro del tiempo reglamentado.

12. Enviar a la Secretaría de Educación Pública Estatal los

certificados parciales y totales del nivel bachillerato, para su

firma.

13. Enviar certificado totales o parciales a la Secretaría General de

Gobierno del Estado, para su legalización junto con el pago

respetivo.

14. Solicitar a la Subdirección la cantidad de dinero necesaria para el

pago de trámites de legalización de certificados o equivalencias de

estudio.

15. Difundir la información sobre los programas académicos que

ofrece la Universidad.

16. Aplicar la normatividad de control escolar que emitan los órganos

competentes de la Secretaría de Educación Publica y verificar su

cumplimiento.

17. Elaborar y mantener actualizados los kardex de los alumnos.

18. Supervisar y aplicar los procedimientos y normatividad del

departamento de control escolar.

19. Proporcionar capacitación constante a la auxiliar de control

escolar en los procedimientos de trabajo en las modalidades de

bachillerato escolarizado y semiescolarizado.

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111

20. Vigilar y dar cumplimiento al calendario de actividades, a fin de

asegurar la entrega oportuna de calificaciones y certificados de

estudios a los alumnos.

21. Vigilar la correcta aplicación, así como el registro correspondiente

de los exámenes extraordinarios y de regularización para cumplir

con los lineamientos de la Secretaría de Educación Pública del

Estado estipula, así como cumplir con las fechas de reporte de

dichas calificaciones.

22. Apoyar en la inspección, vigilancia, supervisión y aplicación de las

normas y reglamentos que la Secretaría de Educación Pública

dictamine.

23. Realizar investigaciones sobre nuevos métodos, técnicas y

procedimientos relativos al manejo del bachillerato en sus dos

modalidades de estudio y someterlos a estudios de factibilidad

para su aplicación.

24. Proporcionar los datos necesarios a Control Escolar General para

la elaboración de estadísticas requeridas por las Secretaría de

Educación Pública en tiempo y forma.

25. Registrar y controlar la información estadística que generen las

incidencias académicas de los alumnos.

26. Dar cumplimiento a los trámites administrativos que la institución

tiene que realizar ante la Secretaría de Educación Pública, en

tiempo y forma.

27. Elaborar el listado de inscripciones y reinscripciones de

bachillerato, en cualquiera de sus modalidades y enviar junto con

CLAVE




112

su documentación original, a revisión a Control escolar General

para que se pueda hacer el trámite que corresponda ante la

Secretaría de Educación Pública de Colima.

28. Supervisar las diferentes actividades del personal a su cargo con

el propósito de brindar una mejor atención y servicio a los

alumnos y personal docente.

29. Revisar que los maestros asienten las calificaciones correctamente

en las actas de evaluación, en el plazo estipulado en el

reglamento.

30. Elaborar y publicar oportunamente los calendarios de exámenes

de bachillerato.

31. Presentar ante la Subdirección las solicitudes de becas para que

se revise junto con la dirección el otorgamiento de las mismas.

32. Elaborar la relación de maestros que apliquen exámenes

extraordinarios y de regularización para turnarlo al departamento

contable para la tramitación del pago.


de trabajo, así como supervisar que el personal a su cargo

también lo mantenga en las mismas condiciones.

34. Solicitar a la Subdirección el equipo y mobiliario necesario para

que su departamento funciones eficientemente.

35. Solicitar a la Subdirección, oportunamente la papelería

institucional necesaria para los trámites que en su departamento

se realizan.

36. Aplicar sanciones verbales al personal a su cargo, cuando así lo

CLAVE




113

amerite.

37. Pasar al personal que no ha atendido sus llamadas de atención a

la Subdirección para su solución.

38. Ir personalmente a la Secretaría de Educación Pública de Estado

para llevar o recoger documentación generada en su

departamento.

39. Informar a la Subdirección de las actividades realizadas en su

departamento.





• Educación: Licenciatura en Administración o Pedagogía.



organización, trato amable, don de mando.



de oficina.

Responsabilidades:



los alumnos.

CLAVE




114



• De la tramitación y entrega oportuna de los certificados de estudios

totales parciales.



• De la tramitación oportuna ante departamento contable para el pago

puntual de legalizaciones de certificados o trámites de equivalencias de

estudios.

• De la supervisión correcta del trabajo realizado por su subordinado.






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115

AUXILIAR CONTROL ESCOLAR


Nombre del Puesto: Auxiliar de Control Escolar.

Código: 11.1.1, 11.1.2, 21.1.1

Objetivo: Resguardar, archivar y llevar un registro documental de los

alumnos en general y de maestros, así como toda la documentación relativa

al aspecto académico de la institución.



Dependencia: Control Escolar General y la Auxiliar del plantel Ignacio

Sandoval, para el área de bachilleratos, de Control Escolar Bachilleratos.


Relaciones internas y externas: Dirección General, Subdirección,

docentes, alumnos, padres de familia y público en general.

Descripción genérica: Revisar, verificar, tramitar y archivar toda la

documentación relacionada con el aspecto académico de la institución.


1. Revisar documentación presentada por los alumnos de nuevo

ingreso.

2. Archivar los documentos de los alumnos por carrera o modalidad

de bachillerato.

CLAVE




116

3. Llevar un control sobre los archivos de documentos originales de

los alumnos.

4. Tramitar revalidaciones y legalizaciones de certificados con las

autoridades escolares internas y externas, según se necesite.

5. Elaborar listas de asistencia por grupo y maestro titular de la

materia.

6. Recabar las calificaciones de los maestros en las actas de

evaluación cerciorándose que están correctamente llenas.

7. Atender a los alumnos de nuevo ingreso o reingreso, dándoles a

conocer sus calificaciones o situación académica.

8. Elaborar constancias de estudios, boletas de calificación y otro

tipo de documentos que se requiera.

9. Atender a padres de familia que requieran información de la

situación académica de sus hijos.

10. Elaborar cartas de aceptación para los alumnos que van a prestar

su servicio social constitucional y prácticas profesionales.

11. Dar seguimiento a las cartas compromiso de entrega de

documentos pendientes.

12. Apoyar a Control Escolar General en el llenado de los kardex y

mantenerlos actualizados.

13. Archivar a termino de semestre, cuatrimestre o módulo la

documentación generada para asentar el registro de

calificaciones.

14. Elaborar el calendario de exámenes parciales, ordinarios,

extraordinarios.

CLAVE




117

15. Elaborar oficios y documentación relacionada con el aspecto

académico de la institución.

16. Atender las dos carreras de estudios, para mantener un mejor

control de toda la documentación.

17. Pasar a las aulas a dar información pertinente a su área de

trabajo.

18. Apoyar en lo que le solicite su superior inmediato.

19. Realizar su trabajo con esmero y empeño puesto que es clave para

que la institución alcance sus objetivos institucionales.

20. Informar a su superior inmediato sobre las actividades realizadas.

21. Mantener limpio, ordenado y en una atmósfera agradable su área

de trabajo.

22. Dar uso adecuado al equipo de trabajo asignado a su área,

además de reportar cualquier anomalía en su funcionamiento a su

superior inmediato.

23. Dejar al final de su jornada de trabajo limpio, ordenado,

archivado y guardado su material de trabajo.





• Educación: Técnico en administración o carrera comercial.


CLAVE




118


organización, trato amable, empatía.



de oficina.

Responsabilidades:



los alumnos.










CLAVE




119

AUXILIAR DE COBRANZA


Nombre del Puesto: Auxiliar de Cobranza

Código: 22.1

Objetivo: Atender, recibir y controlar los ingresos generados por los

servicios que proporciona el Instituto Univer.



Dependencia: Lineal.- Subdirección Instituto, Funcional.- Cobranza

General.



Instituto, Cobranza General, alumnos, docentes, padres de familia y público

en general.

Descripción genérica: Recibir y emitir recibos oficiales de la institución

a los alumnos que presenten su ficha de depósito bancario al número de

cuenta autorizada.


1. Efectuar el cobro a los alumnos de acuerdo a las colegiaturas y

cuotas vigentes por los diversos conceptos de servicios escolares

que proporciona la institución.

CLAVE




120

2. Elaborar el recibo oficial correspondiente al cobro efectuado al

alumno y entregárselo en ese mismo momento.

3. Hacer corte diario para llevar una correcta relación y control de los

ingresos obtenidos por diversos conceptos de servicios

proporcionados.

4. Solicitar autorización a la Subdirección para la elaboración de

notas de crédito.

5. Archivar la copia correspondiente del recibo oficial emitido, como

comprobante de pago efectuado y de los documentos que se

requieran.

6. Solicitar a Cobranza General aplique la clave autorizada para

hacer las modificaciones necesarias a la base de datos del

sistema de cobranza de instituto.

7. Actualizar la base de datos de su sistema de cobranza, cada

inicio y final de semestre o módulo, según sistema de bachillerato.

8. Solicitar a Cobranza General aplique la clave autorizada para

efectuar la baja del sistema de cobranza del alumno que así lo

solicite o por dictamen académico así tenga que ser y no tenga

adeudo alguno de colegiaturas u otros conceptos.

9. Emitir las listas de los alumnos inscritos o reinscritos para

pasarlas a control escolar y así éstos puedan elaborar listas de

asistencia.

10. Reportar a control escolar mediante lista impresa, a los alumnos

que solicitaron y pagaron dentro del plazo autorizado, sus

exámenes extraordinarios y de regularización.

CLAVE




121

11. Solicitar a Cobranza General abra períodos de pago cada

semestre o semana según la modalidad de estudios.

12. Informar de manera oportuna a Cobranza General sobre los

problemas que se presenten en el sistema de cobranza de

Instituto para su pronta solución.

13. Efectuar la alta de los alumnos que se incorporen al Instituto una

vez iniciado el ciclo escolar, informando a control escolar el grupo

en que se incorporó.

14. Informar a la Subdirección sobre los actividades efectuadas en su

departamento.

15. Apoyar e interesarse en su constante actualización sobre

aplicativos del sistema de cobranza, que Control Escolar General

le indique.

16. Asistir a cursos de capacitación, cuando le sea indicado por la

Subdirección..

17. Asistir periódicamente a reuniones de trabajo convocadas por su

jefe inmediato.

18. Mantener una constante comunicación con Control Escolar

General, debido a que no están en el mismo plantel para estar

siempre informado acerca de las actividades que se están

realizando.

19. Estar informada acerca de los calendarios de exámenes parciales,

ordinarios, extraordinario y de regularización.

20. Emitir lista de sin derechos a exámenes y enterar a los maestros

para la no aplicación de examen.

CLAVE




122

21. Solicitar autorización a la Subdirección para cuando se requiera

prórroga para el pago de colegiaturas, solicitud de examen

extraordinario o de regularización y reinscripción.


de trabajo.





• Educación: Técnico en Contabilidad, Secretaria Contable.






de oficina.

Responsabilidades:

• De la correcta aplicación de los pagos, por los diversos conceptos, en

el sistema de cobranza.

• De la solicitud oportuna a Cobranza General de la apertura de

periodos para aplicación de pagos.

• De la guarda y custodia de los documentos oficiales que se generen

por las actividades desempeñadas en su puesto.

CLAVE




123

• De la guarda y custodia de las fichas de depósito entregadas por los

alumnos

• De mantener sin morosidad de colegiaturas, semanales o mensuales,

de los alumnos.

• De la actualización de la base de datos que alimenta el sistema de

cobranza.



• De la supervisión correcta realización de su trabajo.





buena imagen para el público. Se recomienda que esté muy cercano al

departamento de Control Escolar ya que comparten información.

CLAVE




124

CENTRO DE CÓMPUTO


Nombre del Puesto: Encargado de Centro de Cómputo.

Código: 12.1, 12.2 y 22.2

Objetivo: Mantener en funcionamiento los equipos de cómputo,

periféricos, sistemas administrativos, servidores, etc. para dar un servicio

de calidad a alumnos, docentes y personal administrativo de la Institución.



Dependencia: Dirección General o Subdirección Instituto.



Instituto, alumnos, docentes, padres de familia y personal en general.

Descripción genérica: Mantener el equipo de cómputo de toda la

Institución en optimas condiciones, además de realizar las actividades

relacionadas con su puesto, encomendados por su jefe inmediato.


1. Poner a disposición de la comunidad Univer el equipo de cómputo

para el desarrollo de sus actividades académicas.

2. Ofrecer con excelencia y eficiencia los servicios de cómputo que

presta.

CLAVE




125

3. Ofrecer, en los horarios establecidos, los servicios que se prestan

en el centro de cómputo.

4. Educar, asesorar y supervisar a los usuarios en el buen uso y

manejo de los sistemas de cómputo.

5. Programar en coordinación con los maestros de la clase de

informática, las actividades o clases a impartirse en el centro de

cómputo.

6. Mantener las instalaciones y equipos, del centro de cómputo y las

oficinas administrativas, en óptimas condiciones.

7. Asignar los equipos a los usuarios, alumnos o docentes.

8. Realizar el cobro por el servicio de impresiones, clasificándolas en

a color o en blanco y negro.

9. Realizar el cobro por el servicio de quemado de discos compactos

y la venta de los mismos.

10. Llevar un registro ordenado de la asignación de equipos a

alumnos y docentes, anotando sucesos relevantes.

11. Apoyar en el desarrollo de prácticas a los maestros, cuando así se

lo soliciten.

12. Realizar acciones de mantenimiento preventivo de los equipos,

tales como administración de discos duros, funcionalidad del

software instalado, operatividad de la red, diagnóstico,

prevención y eliminación de virus informáticos, et.

13. Realizar las instalaciones necesarias para mantener funcionando

eficientemente la red.

14. Mantener actualizado su conocimiento acerca de programas e

CLAVE




126

información institucional.

15. Informar oportunamente sobre el mal uso del equipo por parte de

alumnos o maestros a su superior inmediato.

16. Solicitar oportunamente a su jefe inmediato, el equipo necesario

para el centro de cómputo o cualquier área administrativa del

plantel justificando claramente su petición.

17. Realizar con frecuencia inventario de los equipos y accesorios del

área a su cargo.

18. Recomendar o solicitar oportunamente a su jefe inmediato,

modificaciones en las instalaciones del área a su cargo

justificando el motivo de la recomendación.

19. Apoyar en trabajos relacionados con su área a la Dirección

General o Subdirección cuando así se le solicite.


de trabajo.





• Educación: Licenciado o pasante en Informática o Sistemas

Computacionales.



CLAVE




127



• Esfuerzo físico: Cuando efectué instalaciones de cableado u otros

implementos hará fuerza con las herramientas utilizadas para tal efecto, así

como cargar los equipos cuando sea necesario.

Responsabilidades:

• De la guarda y custodia de los equipos y accesorios que se

encuentren en su área de trabajo.

• Del reporte oportuno del mal uso que den a los equipos los alumnos y

maestros.


• De hacer valer y respetar el reglamento del centro de cómputo.

• Del informe oportuno de fallas en el equipo a su cargo.

• Del reporte diario a Subdirección o Contabilidad de la cobranza

efectuada por los servicios de impresiones, discos compactos.



separada de los equipos para estudiantes o maestros, con escritorio, silla

secretarial, archivero, teléfono, computadora (servidor) , impresora,



CLAVE




128

BIBLIOTECA


Nombre del Puesto: Encargado de Biblioteca

Código: 12.3, 12.4 y 22.3

Objetivo: Mantener el buen funcionamiento de la biblioteca

coadyuvando en la entrega de libros, revistas e información a docentes y

alumnos.



Dependencia: Dirección General o Subdirección Instituto.



Instituto, alumnos, docentes y personal administrativo en general.

Descripción genérica: Coordinar, supervisar y ejecutar los servicios

que se proporcionen en la biblioteca, así como realizar el proceso técnico que

se requiera para el buen funcionamiento de la misma.


1. Clasificar y catalogar el material bibliográfico con que cuenta la

institución de acuerdo a las normas establecidas.

2. Supervisar y coordinar que se realice adecuadamente el

procesamiento físico y técnico del material bibliográfico.

CLAVE




129

3. Realizar inventarios físicos periódicos para verificar que la

bibliografía este completa.

4. Mantener ordenado el registro de préstamos de libros y material

didáctico.

5. Mantener en buen estado los libros, revistas, folletos, material

didáctico, etc. que se encuentre en la biblioteca.

6. Elaborar una relación del material bibliográfico existente, por

carrera y materia y entregarlos a su superior inmediato.

7. Proporcionar el préstamo de libros en la sala a maestros y

alumnos y a domicilio únicamente a maestros como lo indica el

reglamento.

8. Llevar un control de préstamo de libros en la sala para evitar la

perdida o robo del material.

9. Atender el centro de fotocopiado en forma responsable.

10. Reportar diariamente los ingresos que se obtengan por concepto

de fotocopias a Subdirección Instituto o Contabilidad.

11. Llevar en forma ordenada y limpia el registro de las copias

sacadas a los alumnos, maestros y las necesarias para las

actividades administrativas de la institución.

12. Aplicar las sanciones correspondientes a los usuarios que violen

cualquier disposición enumerada en el reglamento de biblioteca.

13. Revisar diariamente el control de préstamo de libros a docentes y

solicitarlos a aquellos que estén atrasados en su devolución.

14. Vigilar que se manejen los equipos y material didáctico en forma

adecuada.

CLAVE




130

15. Proporcionar asesoría a los alumnos y personal docente respecto

al uso y servicios que presta la biblioteca.

16. Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de la biblioteca.

17. Informar a su superior inmediato del material de oficina de la

biblioteca que se requiera.

18. Asistir a cursos de capacitación cuando su jefe inmediato se lo

indique.

19. Asistir a reuniones de trabajo convocadas por su jefe inmediato.

20. Apoyar en trabajos relacionados con su área a la Dirección

General o Subdirección cuando así se le solicite.


de trabajo.





• Educación: Técnico Bibliotecario o Auxiliar Administrativo.





• Esfuerzo físico: Necesarios únicamente cuando tenga que cargar libros

para su acomodo en la estantería

CLAVE




131

Responsabilidades:

• De la guarda y custodia de los programas de las carreras o

modalidades de bachillerato.

• De la guarda y custodia de los libros y equipos didácticos a su cargo.

• De mantener en funcionamiento los equipos de apoyo didáctico.

• De informar oportunamente a su superior inmediato sobre fallas o

descompostura de los equipos de apoyo didáctico.

• De informar oportunamente a su superior inmediato sobre fallas en la

fotocopiadora para su reparación.

• De vigilar el cumplimiento del reglamento de biblioteca.

• De proporcionar el servicio de fotocopiado y préstamo de libros en

sala durante el horario establecido.



escritorio, silla secretarial, estantería para libros, teléfono, calculadora y

todo lo necesario para mantener un área confortable y de buena imagen

para el público.

CLAVE




132

INTENDENCIA


Nombre del Puesto: Intendente

Código: 11.3.1, 11.3.2, 23.1 y 23.2

Objetivo: Mantener las instalaciones del plantel limpias y ordenadas a

fin de proporcionar una imagen de pulcritud de la institución.



Dependencia: Servicio de Mantenimiento a Planteles.



Instituto, Servicio de Mantenimiento a Planteles, alumnos, docentes y

personal administrativo en general.

Descripción genérica: Realizar la limpieza general de las instalaciones

de la Universidad o Instituto, así como cualquier otra actividad relacionada

con el puesto que le sea asignada por su jefe inmediato.


1. Realizar la limpieza y mantenimiento de las instalaciones de la

Universidad o Instituto, así como de las áreas verdes que le sean

asignadas.

2. Trasladar mobiliario, equipo, aparatos y otros objetos que se le

CLAVE




133

indiquen.

3. Efectuar compras menores y trabajos de mensajería.

4. Reportar a su jefe inmediato de cualquier anomalía en los bienes

muebles e inmuebles de la Universidad o Instituto.

5. Asistir a cursos de adiestramiento cuando así le sea indicado por

su jefe inmediato.

6. Solicitar con oportunidad a la recepcionista los enseres y

productos de limpieza que requiera para la realización de su

trabajo.

7. Cuidar de no desperdiciar los productos de limpieza que necesita

para realizar sus labores.

8. Mantener una constante supervisión de los baños que le sean

asignados para revisar que no se haga mal uso de éstos.

9. Reportar al alumno que se encuentre realizando actos vandálicos

a las instalaciones del plantel a la Dirección General o

Subdirección.

10. Cuidar de mantener limpias y acomodados los productos y

enseres de limpieza en las bodegas asignadas para ello.





• Educación: Primaria terminada.


CLAVE




134




• Esfuerzo físico: Cargar objetos pesados, exposición constante a sufrir

golpes, caídas, cortadas, toques eléctricos, etc. por la naturaleza de las

actividades que se realizan en el puesto.

Responsabilidades:

• De la limpieza y orden en todas las instalaciones de Universidad o

Instituto.

• De la guarda y custodia del material de limpieza a su cargo.

• De los enseres y productos de limpieza.

• Del material, herramientas y equipo necesario para las reparaciones

hechas en los planteles, en conjunto con Servicio de Mantenimiento a

Planteles.

• Del informe oportuno a su jefe inmediato sobre anomalías y

desperfectos en los planteles.


• Ambiente: Condiciones de trabajo agradables, deberá estar al

pendiente de lo que se necesite en los planteles por lo que no se cuenta con

un área destinada para el puesto, pero tendrá áreas especificas para

guardar los productos de limpieza y herramientas para realizar su trabajo.

135

Capítulo V. Conclusiones y Sugerencias

Un manual de organización es un documento que se prepara en una empresa

con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de la

institución. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las

actividades de una institución y distribuir las responsabilidades en cada uno de los

cargos de la misma. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades

compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución

de responsabilidades entre los empleados de la empresa.

Aunque son bien conocidas las bondades de que exista un manual de

organización en la institución, también es muy común conocer empresas que no los

tienen, o si los tienen no les prestan la importancia que se merecen y peor aun, no

alcanzan a reconocer que muchos de los problemas de la empresa tienen origen en

la falta de la implementación de estos procedimientos, o una mala implementación de

los existentes.

Realizada la investigación para la elaboración de la Propuesta de Manual de

Organización de la Universidad Univer Colima, A.C. se encontraron muchos

beneficios que traería como consecuencia su implementación y erradicaría los

problemas que existen actualmente en la institución debido a su falta, los cuales se

enumeran enseguida:

• El manual de organización es un compendio de la totalidad de Ias

funciones y procedimientos que se desarrollan en una organización, por lo que en el

manual propuesto se registran a manera de inventario las prácticas reconocidas

dentro de la Universidad Univer y puede ser fuente de consulta.

• La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedarán

supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos del empleado actuante, sino

regidas por normas que mantienen continuidad a través del tiempo.

• Se clarificarán las acciones a seguir y las responsabilidades a asumir

por parte de los empleados de la Universidad Univer, en aquellas situaciones en las

136

que puedan surgir dudas respecto al área en que debe actuar o a Ia decisión a

tomar.

• Se mantendrá homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa

impidiendo la excusa del desconocimiento.

• Se facilitará el control por parte de los jefes de departamento, ya que

podrán supervisarse las funciones delegadas al existir un instrumento que define con

exactitud cuales son los actos delegados.

• Se facilitará Ia capacitación del personal al existir compendiados los

reglamentos internos de la organización.

• Se resolverán conflictos, más fácilmente, al dirimir problemas de

jurisdicción, superposición de funciones o responsabilidades.

• Se tendrá una ayuda importante para la planificación, coordinación y

control de la institución al tener claramente determinados los objetivos y las

responsabilidades para cumplirlos.

• Se economizará tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes

debían ser analizadas, evaluadas y resueltas en cada caso.

• Se tendrá perfectamente bien ubicada Ia participación de cada

componente de la institución en el lugar que le corresponde, a los efectos del

cumplimiento de los objetivos de la Universidad Univer Colima.

De acuerdo con lo anterior, al implementar el manual de organización

propuesto se tendría un mejor aprovechamiento de los recursos con que cuenta la

Universidad Univer Colima, A.C., al presentar una visión de conjunto de la estructura

de la misma.

Se sugiere la implementación de éste manual de organización propuesto

debido a dos aspectos principales, primero le proporcionará a cada empleado de la

institución un panorama general de su cargo y cómo moverse dentro de la

Universidad para lograr sus objetivos. En segundo lugar le permite a la institución

tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la misma, cómo se complementan

las actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es útil para poder

137

detectar en que momento un cargo está saturado de funciones, ya no se requiere, se

debe modificar, o se debe reestructurar una sección de la institución para adecuarla

a las nuevas condiciones de la Universidad.

Además porque en las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario

que las funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el

posicionamiento de un empleado, después de conocer su carta de funciones,

responsabilidades y su interacción en la institución, se sugiere seguir con una breve

inducción en el cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra manera

tendrán que ver con la ejecución de sus actividades.

Cuando se comience con la implementación y ejecución del manual se debe

distribuir completo a los jefes de departamento para que comuniquen a sus

subordinados el contenido del mismo y a todo el personal que se ve inmerso en las

actividades administrativas llevadas a cabo en la Universidad Univer Colima se les

debe entregar la parte que corresponda a su puesto desempeñado.

138

ANEXOS ANEXO 1

22 Planteles en la Zona Metropolitana

Guadalajara

Zapopan

Tonalá

Tlaquepaque

Periferico

Alc

alde

Fede

ral is

mo

Av. CamachoAv. Américas

Pablo Neruda

Manuel Acuña

Av. MéxicoAv. Vallarta

Lázaro CárdenasGuadalupe Niños Héroes

Circu

nvala

ción

Av. Marian

o Otero

Periférico

Av. L

ópez

Mate

os

Av. PatriaAv. C

olón

Gon zález Gal lo

Gob ernado r Curiel

Av. Río Ni lo

Hidalgo

Calzada del Obrero

Belisa

rio D

omín

guez

Calz. In

depe

nden

cia

Av. Revolución

139

ANEXO 2

PROYECCIÓN DE CRECIMIENTO A NIVEL NACIONAL

Presencia actual

Proyección

140

ANEXO 3

CUESTIONARIO APLICADO AL PERSONAL DE UNIVER COLIMA

NOMBRE DEL TRABAJADOR: FECHA: I.- RESPONDE LAS PREGUNTAS QUE A CONTINUACIÓN SE ENUMERAN: 1.- Nombre del puesto que ocupas:

2.- Ubicación de tu puesto en el organigrama:

3.- Ubicación física del puesto ( plantel ):

4.- Ámbito de operación, es decir, hasta donde llegan las funciones de tu puesto y pasan a otro:

5.- Quién es tu jefe inmediato ( puesto y nombre ):

6.- Cuántos subordinados directos tienes a tu cargo:

7.- De cuáles puestos dependes para realizar tus funciones y porqué:

8.- Explica que objetivos persigue tu puesto:

9.- Anota una descripción general de las funciones que realizas en tu puesto (debe estar escrito en un solo párrafo):

10.- Enumera una a una las funciones que desempeñas en tu puesto diariamente:

11.- Enumera una a una las funciones que desempeñas en tu puesto semanalmente:

12.- Enumera una a una las funciones que desempeñas en tu puesto de forma eventual ( mencionando el periodo en que las realizas):

13.- Anota tu grado de estudios:

14.- Cuántos años llevas desempeñando este puesto:

15.- Para desempeñar tu puesto, qué habilidades y aptitudes debe tener la persona que lo ocupe:

16.- Qué esfuerzos físicos son necesarios realizar para desempeñar el puesto que ocupas:

17.- Menciona todo de lo que eres responsable al ocupar el puesto que desempeñas ( desde equipos y mobiliario hasta documentos ):

18.- De acuerdo a tu apreciación, explica como consideras el ambiente laboral de la institución:

141

19.- Enumera los riegos que corres al desempeñar tus labores diarias:

20.- Menciona qué personalidad debe tener la persona que ocupe tu puesto y porque:

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ CLAVE

142

BIBLIOGRAFÍA

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