universidad del rosario especialización en revisoria fiscal materia: auditoria del sistema de...

Universidad del RosarioUniversidad del RosarioEspecialización en Revisoria FiscalEspecialización en Revisoria Fiscal

Materia: AUDITORIA DEL SISTEMA DE Materia: AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO

Temas:Temas: Conceptos: Definiciones y ObjetivosConceptos: Definiciones y Objetivos AplicacionesAplicaciones MetodologíaMetodología Estudio Ambiental del ÁreaEstudio Ambiental del Área Estudio de la Gestión AdministrativaEstudio de la Gestión Administrativa Informe de la AuditoriaInforme de la Auditoria Ejemplos :Ejemplos : VentasVentas Recursos HumanosRecursos Humanos InventariosInventarios

Profesor :Profesor : Luis Carlos Beltràn PardoLuis Carlos Beltràn Pardo

Bogotá D.C. 2006Bogotá D.C. 2006

CONCEPTO DE LA CONCEPTO DE LA Auditoria del Control Auditoria del Control

InternoInterno

Por Auditoria del Control Por Auditoria del Control Interno debe entenderse: Interno debe entenderse: El servicio que presta la El servicio que presta la persona encargada persona encargada cuando examina ciertos cuando examina ciertos aspectos administrativos, aspectos administrativos, con la intención de hacer con la intención de hacer recomendaciones para recomendaciones para incrementar la eficiencia incrementar la eficiencia operativa de la entidad de operativa de la entidad de por lo general requiere un por lo general requiere un equipo multidisciplinario.equipo multidisciplinario.

OBJETIVO DE LA OBJETIVO DE LA Auditoria del Control Auditoria del Control

InternoInterno

El objetivo de la Auditoria del Control El objetivo de la Auditoria del Control Interno se cumple al presentar Interno se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia de las empresas incrementar la eficiencia de las empresas o entidades a que se practique.o entidades a que se practique.

Existen tres niveles en que la Auditoria del Existen tres niveles en que la Auditoria del Control Interno puede participar en apoyo Control Interno puede participar en apoyo a las empresas o entidades, a saber:a las empresas o entidades, a saber:

En la emisión de opiniones sobre el estado En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnostico de actual de lo examinado. (Diagnostico de obstáculos)obstáculos)

En la participación para la creación o En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.interviniendo en su formación.

En la implantación de los cambios e En la implantación de los cambios e innovaciones. ( Implantación de sistemas, innovaciones. ( Implantación de sistemas, etc.)etc.)

La Auditoria del Control Interno La Auditoria del Control Interno persigue:persigue:

Detectar problemas y proporcionar Detectar problemas y proporcionar las bases para solucionarloslas bases para solucionarlos

.. Prever obstáculos Prever obstáculos

a la eficiencia.a la eficiencia. Presentar recomendaciones para Presentar recomendaciones para

simplificar el trabajo e informar sobre simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro de primer nivel de mantengan dentro de primer nivel de apoyo a la administración de las apoyo a la administración de las empresas o entidades, en la empresas o entidades, en la consecución de la optima consecución de la optima productividad del servicio.productividad del servicio.

El auditor Operacional, al revisar las El auditor Operacional, al revisar las funciones de una empresa o entidad funciones de una empresa o entidad investiga, analiza y evalúa los investiga, analiza y evalúa los hechos, es decir diagnostica hechos, es decir diagnostica obstáculos de la infraestructura obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos.tiendan a eliminarlos.

El auditor Operacional hace las veces El auditor Operacional hace las veces del médico general, que diagnóstica del médico general, que diagnóstica las fallas ( enfermedades) dando pie las fallas ( enfermedades) dando pie a la participación del especialista, a la participación del especialista, que puede ser él mismo u otro que puede ser él mismo u otro auditor, el que promoverá las auditor, el que promoverá las soluciones concretas. soluciones concretas.

APLICACION DE LA APLICACION DE LA Auditoria del Control Auditoria del Control

InternoInterno

La Auditoria del Control Interno La Auditoria del Control Interno puede realizarse en cualquier puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse u programa puede prepararse u programa cíclico de revisiones, en el cual un cíclico de revisiones, en el cual un área sea revisada cuando menos área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un cada dos años, manteniéndose un examen permanente de aquellas examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial operaciones que requieran especial a tensión del monto de recursos a tensión del monto de recursos invertidos en ellas o por su critica.invertidos en ellas o por su critica.

METODOLOGIA DE LA METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Auditoria del Control

Interno (I)Interno (I)

DIRECTRICES DE DIRECTRICES DE ACTUACIÓNACTUACIÓN

La Auditoria del Control La Auditoria del Control Interno, tiene que ser Interno, tiene que ser desarrollada por desarrollada por profesionales independiente. profesionales independiente. Sin embargo el concepto de Sin embargo el concepto de mantener una actitud mantener una actitud objetiva es válido. Esto objetiva es válido. Esto evitará influencias o evitará influencias o presiones por parte de las presiones por parte de las personas que tienen a su personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto cargo las operaciones, objeto del examen.del examen.


Interno (II)Interno (II)

El auditor Operacional debe precisar si El auditor Operacional debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia tiene los conocimientos y experiencia que requiere el caso particular. Cabe que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la destacar que por la naturaleza de la Auditoria del Control Interno, el Auditoria del Control Interno, el auditor, en ocasiones, trabaja en auditor, en ocasiones, trabaja en coordinación con especialistas de otras coordinación con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podrá disciplinas; en estos casos, podrá tomar como suya la labor realizada por tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la otros profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de cuando tenga la capacidad de supervisarla. Además, deberá indicar supervisarla. Además, deberá indicar claramente en su informe, que se ha claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros apoyado en el trabajo de otros profesionales.profesionales.


Interno (III)Interno (III)El auditor Operacional de las El auditor Operacional de las

empresas o entidades deberá empresas o entidades deberá obtener evidencia suficiente obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o que respalde las opiniones o

sugerencias que contenga su sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe informe; dicha evidencia debe

quedar debidamente quedar debidamente documentada en los papeles de documentada en los papeles de trabajo del auditor Operacional.trabajo del auditor Operacional.

OPERACIONESOPERACIONESEn la Auditoria del Control En la Auditoria del Control

Interno se define a una Interno se define a una operación como al conjunto de operación como al conjunto de actividades orientadas al logro actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular de un fin u objetivo particular

dentro de la empresa o dentro de la empresa o entidad.entidad.


Interno (IV)Interno (IV)En el enfoque de trabajo de la Auditoria En el enfoque de trabajo de la Auditoria del Control Interno, las operaciones del Control Interno, las operaciones que realiza una empresa o entidad que realiza una empresa o entidad deben considerarse de manera deben considerarse de manera integral, independientemente de que, integral, independientemente de que, en la mayoría de los casos la ejecución en la mayoría de los casos la ejecución de una operación en particular esté de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias.oficinas, secciones o dependencias.

Aunque el enfoque descrito establece Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones el estudio de las operaciones directamente y no del personal que las directamente y no del personal que las realiza, la investigación deberá realiza, la investigación deberá determinar si el personal encargado de determinar si el personal encargado de la operación tiene capacidad para la operación tiene capacidad para ejecutarla.ejecutarla.


Interno (V)Interno (V)

La metodología se simplifica en tres La metodología se simplifica en tres pasos fundamentales:pasos fundamentales:

1. FAMILIARIZACION1. FAMILIARIZACION

El auditor debe familiarizarse con la El auditor debe familiarizarse con la operación que se revisara dentro operación que se revisara dentro

del contexto de la empresa o del contexto de la empresa o entidad que se esta auditando a entidad que se esta auditando a

través del estudio de:través del estudio de: · Los problemas especiales · Los problemas especiales

inherentes al ramo de la actividad inherentes al ramo de la actividad en que se desenvuelve la en que se desenvuelve la

empresa o entidad y que inciden empresa o entidad y que inciden en la administración de la en la administración de la

operación que se revisa.operación que se revisa.

··


Interno (VI)Interno (VI) La infraestructura específica La infraestructura específica

establecida para hacer frente a la establecida para hacer frente a la administración de la operación administración de la operación (planeación, organización, dirección y (planeación, organización, dirección y control ), ycontrol ), y

Los antecedentes respecto de Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de deficiencias detectadas a través de cartas de sugerencias u otros informes cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.internos, externos o consultores.

Además se incluyen algunos Además se incluyen algunos lineamientos que permitirán al auditor lineamientos que permitirán al auditor Operacional sistematizar sus esfuerzos Operacional sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa o para familiarizarse con la empresa o entidad en general y con la operación entidad en general y con la operación que se revisara en general:que se revisara en general:

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE PROCEDIMIENTOS BASICOS DE LA AUDITORIA DEL CONTROL LA AUDITORIA DEL CONTROL

INTERNOINTERNO

LLos procedimientos básicos de os procedimientos básicos de auditoria deben ser realizados al auditoria deben ser realizados al efectuarse las pruebas y cuya efectuarse las pruebas y cuya extensión y alcance dependen de la extensión y alcance dependen de la confianza en el sistema de control confianza en el sistema de control interno de la empresa.interno de la empresa.Las preguntas de los cuestionarios para Las preguntas de los cuestionarios para la revisión y evaluación del control la revisión y evaluación del control interno, se deben diseñar soportados interno, se deben diseñar soportados en los respectivos procedimientos, en los respectivos procedimientos, adicionados con sus pruebas de adicionados con sus pruebas de Auditoria, previa la evaluación de los Auditoria, previa la evaluación de los hallazgos, evidencias de cada uno de hallazgos, evidencias de cada uno de los procedimientos aplicables, según los procedimientos aplicables, según los alcances de la Auditoria y de las los alcances de la Auditoria y de las circunstancias especiales de la circunstancias especiales de la empresa.empresa.

OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE AUDITORIA DEL CONTROL AUDITORIA DEL CONTROL

INTERNOINTERNO

Determinar:Determinar:

La forma como están cumpliendo los directivos La forma como están cumpliendo los directivos y funcionarios sus obligaciones administrativas y funcionarios sus obligaciones administrativas y las responsablidades asignadas.y las responsablidades asignadas.

Las conexiones que pueden existir entre los Las conexiones que pueden existir entre los funcionarios y empleados con otras empresas funcionarios y empleados con otras empresas con las cuales se negocian.con las cuales se negocian.

Las políticas de contratación de funcionarios y Las políticas de contratación de funcionarios y empleados y las incompatibilidades empleados y las incompatibilidades establecidas.establecidas.

Si los funcionarios y empleados que manejan Si los funcionarios y empleados que manejan fondos, valores y almacén están respaldados fondos, valores y almacén están respaldados con pólizas de manejo y cumplimiento y si el con pólizas de manejo y cumplimiento y si el monto de tales seguros y garantías tienen monto de tales seguros y garantías tienen adecuada cobertura.adecuada cobertura.

Si los activos de la empresa están Si los activos de la empresa están adecuadamente protegidos con pólizas de adecuadamente protegidos con pólizas de seguros que cubran los riesgos que están seguros que cubran los riesgos que están sujetos tales bienes.sujetos tales bienes.

Si se obtiene el mayor beneficio por la Si se obtiene el mayor beneficio por la empresa en cuanto a cobertura de los seguros empresa en cuanto a cobertura de los seguros y el costo de las primas que se pagan.y el costo de las primas que se pagan.

OBJETIVOS D LOS PAPELES DE OBJETIVOS D LOS PAPELES DE TRABAJOTRABAJO

Basados en los principios de Auditoria Basados en los principios de Auditoria generalmente aceptadas, se debe tener en generalmente aceptadas, se debe tener en cuenta todos los procedimientos que se cuenta todos los procedimientos que se consideren necesarios y además consideren necesarios y además contribuyen a:contribuyen a:

Establecer un plan a seguir con el mínimo Establecer un plan a seguir con el mínimo de dificultades.de dificultades.

Facilitar la labor y promover su eficiencia y Facilitar la labor y promover su eficiencia y desarrollo profesional.desarrollo profesional.

Verificar que no sean omitidos los Verificar que no sean omitidos los procedimientos aplicables en las procedimientos aplicables en las circunstancias.circunstancias.

Indicar a los supervisores y encargados, las Indicar a los supervisores y encargados, las pruebas realizadas y las no aplicables o pruebas realizadas y las no aplicables o pendientes de efectuar.pendientes de efectuar.

Servir de guía para la planeación de futuras Servir de guía para la planeación de futuras auditorias.auditorias.

Ayudar a controlar el trabajo, desarrollo y a Ayudar a controlar el trabajo, desarrollo y a establecer responsabilidades.establecer responsabilidades.

Facilitar la supervisión del trabajo Facilitar la supervisión del trabajo efectuado y comprobar la ejecucuon del efectuado y comprobar la ejecucuon del programa de auditoria.programa de auditoria.

Controlar los papeles de trabajo, indicando Controlar los papeles de trabajo, indicando en el programa el índice de la cédula o en el programa el índice de la cédula o planilla donde se cumplió el procedimiento planilla donde se cumplió el procedimiento señalado.señalado.

ESTUDIO AMBIENTAL ESTUDIO AMBIENTAL (I)(I)

Se puede obtener información Se puede obtener información orientadora de gran valor que orientadora de gran valor que permita al auditor diagnosticar las permita al auditor diagnosticar las áreas criticas. El grado de áreas criticas. El grado de profundidad de esta investigación profundidad de esta investigación inicial será definido por el criterio inicial será definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos del auditor. Los principales aspectos a investigar serán:a investigar serán:

1. La importancia que para la 1. La importancia que para la empresa o entidad representa la empresa o entidad representa la operación que se evalua, medida de operación que se evalua, medida de acuerdo a las repercusiones acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se financieras que tendría si se mejorara su eficiencia.mejorara su eficiencia.

ESTUDIO AMBIENTAL ESTUDIO AMBIENTAL (II)(II)

2. Indicadores tales como 2. Indicadores tales como rotaciones, razones rotaciones, razones financieras, etc.financieras, etc.

3. Estructura de la 3. Estructura de la organización y políticas organización y políticas aplicables a la operación aplicables a la operación que se revisa.que se revisa.

4. Reglamentación estatal 4. Reglamentación estatal y municipal que rigen las y municipal que rigen las practicas de manejo de practicas de manejo de la operación.la operación.

5. Información de la forma 5. Información de la forma como la competencia como la competencia resuelve los problemas resuelve los problemas de una operación similar.de una operación similar.

ESTUDIO DE LA ESTUDIO DE LA GESTION GESTION

ADMINISTRATIVA (I)ADMINISTRATIVA (I)El auditor deberá estudiar su El auditor deberá estudiar su instrumentación practica a fin de instrumentación practica a fin de conocer, en términos generales sus conocer, en términos generales sus características y posibles deficiencias. características y posibles deficiencias. La evaluación de esta instrumentación La evaluación de esta instrumentación se hará en detalle en una fase se hará en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso posterior por lo que en este proceso de familiarización al auditor de familiarización al auditor únicamente le interesa conocer las únicamente le interesa conocer las características esenciales de la características esenciales de la misma.misma.

1. 1. VISITA A LAS INSTALACIONESVISITA A LAS INSTALACIONES

Tiene por objeto observar Tiene por objeto observar directamente cómo se efectúan las directamente cómo se efectúan las operaciones e identificar síntomas de operaciones e identificar síntomas de problemas.problemas.


ADMINISTRATIVA (II)ADMINISTRATIVA (II)

2. INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS2. INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS

El objeto de esta segunda fase de la El objeto de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa para examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión.operación en cuestión.

En esta fase se realizan pruebas de detalle En esta fase se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando de muy diversa índole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo del auditor o por medio de muestreo estadístico.estadístico.

La utilización de estadísticas resulta La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al particularmente efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que sean respecto es recomendable que sean verificadas antes de ser utilizadas.verificadas antes de ser utilizadas.


ADMINISTRATIVA (III)ADMINISTRATIVA (III)

El tipo de investigaciones o estudios El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha que se desarrollen para lograr dicha información puede revestir una gama información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas formales, revisión como: entrevistas formales, revisión de expedientes, revisión de de expedientes, revisión de documentación, observaciones documentación, observaciones directas, actualización de directas, actualización de estadísticas, seguimiento y estadísticas, seguimiento y comparación de hallazgos, etc.comparación de hallazgos, etc.


ADMINISTRATIVA (IV)ADMINISTRATIVA (IV) Cualquiera sea el caso, el auditor Cualquiera sea el caso, el auditor

deberá cuidar que sus investigaciones deberá cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario que en el menor tiempo necesario obtenga la información más objetiva obtenga la información más objetiva posible. Esta característica común a posible. Esta característica común a cualquier revisión de eficiencia, debe cualquier revisión de eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados de las para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar. medidas tomadas para administrar. Consecuentemente el auditor debe Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para todos los elementos necesarios para formarse una opinión de conjunto a fin formarse una opinión de conjunto a fin de que el diagnóstico final sea lo mas de que el diagnóstico final sea lo mas objetivo posible.objetivo posible.


ADMINISTRATIVA (V)ADMINISTRATIVA (V)

3. DIAGNOSTICO3. DIAGNOSTICO

Una vez estudiada y Una vez estudiada y evaluada la evaluada la

infraestructura infraestructura administrativa se sumarán administrativa se sumarán

los hallazgos y se los hallazgos y se señalará la interpretación señalará la interpretación

que se hace de ellos, que se hace de ellos, reportándose aquellos que reportándose aquellos que

sean indicios de notorias sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El fallas de eficiencia. El

auditor debe alejarse del auditor debe alejarse del detalle, y con base en los detalle, y con base en los

hallazgos específicos, hallazgos específicos, ensayar el resumen de los ensayar el resumen de los

de mayor relevancia.de mayor relevancia.


ADMINISTRATIVA (VI)ADMINISTRATIVA (VI)

FASE CREATIVA:FASE CREATIVA:

En esta fase se precisa si los problemas En esta fase se precisa si los problemas detectados son congruentes con la realidad de detectados son congruentes con la realidad de la empresa o entidad. Esta fase no representa, la empresa o entidad. Esta fase no representa, de ninguna manera la solución detallada de los de ninguna manera la solución detallada de los problemas ( dicha solución corresponde a un problemas ( dicha solución corresponde a un trabajo de consultoría).trabajo de consultoría).

Sumados los hallazgos se procederá así:Sumados los hallazgos se procederá así: Ensayar un modelo conceptual de la Ensayar un modelo conceptual de la

estrategia administrativa que más convenga a estrategia administrativa que más convenga a la empresa o entidad para la operación la empresa o entidad para la operación estudiada de acuerdo con las circunstancias que estudiada de acuerdo con las circunstancias que la rodean, o bien compararlos con modelos ya la rodean, o bien compararlos con modelos ya establecidos;establecidos;

Precisar la prioridad que debe darse a los Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior;elementos del modelo anterior;

Considerar el costo-beneficio del modelo Considerar el costo-beneficio del modelo diseñado.diseñado.


ADMINISTRATIVA (VII)ADMINISTRATIVA (VII)REVERIFICACION DE HALLAZGOSREVERIFICACION DE HALLAZGOS

El modelo desarrollado en El modelo desarrollado en

la fase creativa se sujetarála fase creativa se sujetará

a una nueva verificacióna una nueva verificación

para separar con mayor para separar con mayor

precisión de los hechos de precisión de los hechos de

las interpretaciones y avanzarlas interpretaciones y avanzar

hacia el diagnósticohacia el diagnóstico

definitivo así:definitivo así:

Comparar el esquema con el modelo vigente y Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son importantes;asegurarse que las diferencias son importantes;

Listar las excepciones encontradas en la Listar las excepciones encontradas en la confrontación y compararlas con las que se confrontación y compararlas con las que se habían listado al iniciarse la fase creativa;habían listado al iniciarse la fase creativa;

Ratificar la existencia de los problemas Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas;personas directamente involucradas;


ADMINISTRATIVA (VIII)ADMINISTRATIVA (VIII)

Asegurarse que se trata de Asegurarse que se trata de problemas cuya solución es problemas cuya solución es factible porque existen técnicas factible porque existen técnicas disponibles para ello;disponibles para ello;

Interrelacionar los problemas Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran encontrados con los que pudieran haber detectado en otras áreas y haber detectado en otras áreas y asegurarse que las alternativas asegurarse que las alternativas de solución propuestas no de solución propuestas no generarán mayores o más generarán mayores o más complejos problemas o agravarán complejos problemas o agravarán los presentes.los presentes.

··

ELABORACION DEL ELABORACION DEL INFORMEINFORME

Elaborado el borrador del Elaborado el borrador del informe, el auditor debe informe, el auditor debe proceder a:proceder a:

Discusión del borrador Discusión del borrador con los involucrados: con los involucrados: Discutir con los Discutir con los involucrados el borrador involucrados el borrador del informe persigue el del informe persigue el doble propósito de doble propósito de asegurarse de que se asegurarse de que se trata de hallazgos reales y trata de hallazgos reales y que los involucrados que los involucrados coinciden con su coinciden con su existencia precisamente existencia precisamente en la forma en que se en la forma en que se describe en el borrador.describe en el borrador.

Informe definitivoInforme definitivo..

INFORME DE LA AUDITORIAINFORME DE LA AUDITORIA

El informe sobre la Auditoria es el El informe sobre la Auditoria es el producto terminado del trabajo producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de que conocen los altos funcionarios de la empresa o entidad de la labor del la empresa o entidad de la labor del auditor.auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa o la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles entidad y con los controles Operacionales establecidos, lo que Operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven surjan oportunidades que coadyuven al logro de las mejoras en la eficiencia al logro de las mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia en la operativa y en última instancia en la productividad.productividad.

NATURALEZA DEL NATURALEZA DEL INFORME (I)INFORME (I)

Por las características de la Por las características de la Auditoria del Control Interno, Auditoria del Control Interno, el informe debe tener la el informe debe tener la naturaleza equivalente a un naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos plasmen los hallazgos derivados del trabajo, derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia relacionados con la eficiencia Operacional y el efecto y las Operacional y el efecto y las consecuencias de los consecuencias de los problemas detectados.problemas detectados.

El informe o diagnóstico de la El informe o diagnóstico de la Auditoria del Control Interno Auditoria del Control Interno no tiene la finalidad de emitir no tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es posible un dictamen, no es posible darle tal alcance.darle tal alcance.

NATURALEZA DEL NATURALEZA DEL INFORME (II)INFORME (II)

El informe de la Auditoria del El informe de la Auditoria del Control Interno es distinto al Control Interno es distinto al producto terminado de un producto terminado de un proyecto de consultoría en proyecto de consultoría en administración pues en este administración pues en este ultimo, el resultado final ultimo, el resultado final implica necesariamente implica necesariamente proporcionar sugerencias proporcionar sugerencias especificas, al diseño de las especificas, al diseño de las formas, procedimientos y formas, procedimientos y sistemas necesarios, la sistemas necesarios, la instalación de ellos y instalación de ellos y posteriores visitas de posteriores visitas de supervisión; todo ello con el supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas propósito de que las ideas presentadas funcionen a presentadas funcionen a plenitud y aporten los plenitud y aporten los beneficios deseados.beneficios deseados.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (I)AUDITORIA (I)

El contenido básico del informe El contenido básico del informe normalmente debe incluir los normalmente debe incluir los siguientes tres elementos:siguientes tres elementos:

Alcance y limitaciones del trabajo:Alcance y limitaciones del trabajo:

Debe ser breve y en ella deben Debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo identificarse los objetivos del trabajo realizado; las operaciones sujetas a realizado; las operaciones sujetas a examen; el criterio de prioridades examen; el criterio de prioridades establecido; la contratación especifica, establecido; la contratación especifica, en su caso; las limitaciones; la en su caso; las limitaciones; la participación de los profesionales si la participación de los profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado.sobre las labores que hayan realizado.

Situaciones que afecten Situaciones que afecten desfavorablemente la eficiencia desfavorablemente la eficiencia Operacional (presentar un resumen Operacional (presentar un resumen jerarquizado.)jerarquizado.)

ESTRUCTURA DEL INFORME DE ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (II)AUDITORIA (II)

Sugerencias para mejorar la eficiencia: Sugerencias para mejorar la eficiencia: Es conveniente que las sugerencias se Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente después de incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que que se señalaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia afectan desfavorablemente la eficiencia de operación. Dichas sugerencias podrán de operación. Dichas sugerencias podrán ser especificas en los casos en que se ser especificas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrán ocasiones las recomendaciones tendrán un carácter general.un carácter general.

Estas recomendaciones deben estar Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia enfocadas a que se mejore la eficiencia citando casos específicos en los cuales citando casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o puedan modificarse los procedimientos o criterios, cuantificando en lo posible los criterios, cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.resultados previsibles de un cambio.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (III)AUDITORIA (III)

EVALUACIÓN Y EFECTO DE LOS EVALUACIÓN Y EFECTO DE LOS PROBLEMASPROBLEMAS

El enfoque que conviene dar al informe El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente, debe tender a resaltar objetivamente, siempre que sea posible, el efecto siempre que sea posible, el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias.detectadas, sus causas y consecuencias.

Generalmente el mencionar en el informe Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarseefectuarse para eliminarse..

ESTRUCTURA DEL INFORME DE ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (IV)AUDITORIA (IV)

RESPONSABILIDADRESPONSABILIDADLa responsabilidad del auditor La responsabilidad del auditor Operacional consiste en informar sobre Operacional consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantación de posibles soluciones. La implantación de las medidas necesarias para solucionar las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en términos los problemas detectados, en términos generales, queda fuera del alcance del generales, queda fuera del alcance del trabajo de la Auditoria del Control trabajo de la Auditoria del Control Interno, incluso en aquellos casos en Interno, incluso en aquellos casos en que el auditor haya presentado que el auditor haya presentado recomendaciones especificas.recomendaciones especificas.

La solución de los problemas es La solución de los problemas es responsabilidad directa de las responsabilidad directa de las directivas de la empresa o entidad.directivas de la empresa o entidad.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (V)AUDITORIA (V)

FORMAFORMALos hallazgos de la Auditoria del Control Los hallazgos de la Auditoria del Control Interno pueden irse comunicando en el Interno pueden irse comunicando en el curso del examen o su termino; esta curso del examen o su termino; esta dependerá en gran parte de la dependerá en gran parte de la trascendencia de los problemas trascendencia de los problemas detectados y de la urgencia de que se detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas.apliquen las medidas correctivas.

Es importante que el resultado de la Es importante que el resultado de la Auditoria del Control Interno se presente Auditoria del Control Interno se presente invariablemente por escrito.invariablemente por escrito.

Debe ser tan versátil como sea necesario Debe ser tan versátil como sea necesario para lograr una adecuada comunicaciónpara lograr una adecuada comunicación..

RECOMENDACIONES PARA RECOMENDACIONES PARA ELABORAR EL INFORMEELABORAR EL INFORME

Definir cuál es el propósito del informe Definir cuál es el propósito del informe ( final, parcial, de detalle, de panorama)( final, parcial, de detalle, de panorama)

A quién se dirige.A quién se dirige. Qué le interesa al los a los lectores (No Qué le interesa al los a los lectores (No

decir lo que se conoce) uso de síntesis decir lo que se conoce) uso de síntesis (permite tener una idea general sin leer (permite tener una idea general sin leer todo el informe ).todo el informe ).

Necesidad de seccionar y utilizar índices.Necesidad de seccionar y utilizar índices. Utilización de subtítulos ( fijar ideas, Utilización de subtítulos ( fijar ideas,

ayudan a memorizar ).ayudan a memorizar ). Los comentarios deben jerarquizarse.Los comentarios deben jerarquizarse. Las tendencias y las cifras relativas Las tendencias y las cifras relativas

pueden ser mejores que las estadísticas pueden ser mejores que las estadísticas y los números absolutos.y los números absolutos.

Enfatizar los aspectos más Enfatizar los aspectos más significativos que mejoren la significativos que mejoren la operación de la empresa o entidad. operación de la empresa o entidad. Cualquier directivo estará interesado Cualquier directivo estará interesado en cambios de procedimientos que en cambios de procedimientos que resulten en reducción de costos. No resulten en reducción de costos. No estará igualmente interesados en estará igualmente interesados en controles protectivos.controles protectivos.

Limitar el informe al mínimo Limitar el informe al mínimo necesario.necesario.

Omitir partidas o hechos poco Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieran la significativos que no requieran la atención de los ejecutivos.atención de los ejecutivos.

No esperar que el funcionario conozca No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el tecnicismos. Escribir el informe en el leguaje que él está acostumbrado a leguaje que él está acostumbrado a usar.usar.

No hacer críticas que no vayan No hacer críticas que no vayan acompañadas de sugestiones acompañadas de sugestiones constructivas o que no estén constructivas o que no estén respaldadas por hechos.respaldadas por hechos.

Discutir el informe con todos los Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados responsables que se vean afectados por sus observaciones y por sus observaciones y recomendaciones.recomendaciones.

En la medida en que sea posible, En la medida en que sea posible, obtener el acuerdo de loso obtener el acuerdo de loso funcionarios afectados poro las funcionarios afectados poro las recomendaciones, y en su caso, recomendaciones, y en su caso, presentarlas como sugestiones presentarlas como sugestiones conjuntas.conjuntas.

Si no cuenta con la aprobación de los Si no cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegúrese afectados, cuando menos asegúrese que si hay acuerdo a las que si hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se circunstancias y hechos que se informan..informan..

Enviar copias del informe a todos los Enviar copias del informe a todos los encargados de loso departamentos encargados de loso departamentos operativos que se vean afectados, así operativos que se vean afectados, así como al funcionarios superior como al funcionarios superior responsable de la operación auditada.responsable de la operación auditada.

No circular material que no contenga No circular material que no contenga el propio informe.el propio informe.

Auditoria del Control Auditoria del Control Interno DE COMPRASInterno DE COMPRAS

CONCEPTO Y ALCANCE DE LA CONCEPTO Y ALCANCE DE LA OPERACIÓN DE COMPRASOPERACIÓN DE COMPRAS

La actividad de compras es el La actividad de compras es el conjunto de actividades que conjunto de actividades que desarrollas una empresa o desarrollas una empresa o entidad para adquirir los recursos entidad para adquirir los recursos necesarios, principalmente de necesarios, principalmente de carácter material para la carácter material para la realización de sus objetivos.realización de sus objetivos.

La operación de compras La operación de compras comprende entre otras, las comprende entre otras, las siguientes actividades:siguientes actividades:

Proponer objetivos, políticas y metas de Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.compras, aplicarlos y vigilarlos.

Formular el plan general de compras y Formular el plan general de compras y programar adquisiciones de acuerdo con las programar adquisiciones de acuerdo con las necesidades de la empresa o entidad.necesidades de la empresa o entidad.

Coordinar en forma eficiente los recursos Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran humanos, materiales y técnicos que integran la operación de compras y proponer los la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.cambios pertinentes.

Establecer y actualizar los registros de Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los precios y condiciones de compra de los diversos artículos, que de manera repetitiva, diversos artículos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa o entidad y se requieren en la empresa o entidad y mantener información histórica de esos mantener información histórica de esos artículos.artículos.

Recibir y tramitar las solicitudes y Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos requisiciones para adquirir los artículos y servicios de las diversas áreas de la y servicios de las diversas áreas de la empresa o entidad que lo requieran.empresa o entidad que lo requieran.

Vigilar que los departamentos que Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún articulo solicitan la adquisición de algún articulo lo hagan cumpliendo con los requisitos lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa o entidad, establecidos por la empresa o entidad, con las especificaciones adecuadas de con las especificaciones adecuadas de los artículos requeridos y con la los artículos requeridos y con la oportunidad que permita su oportunidad que permita su abastecimiento normal.abastecimiento normal.

Obtener de diversos proveedores Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos y servicios.compra de los artículos y servicios.

Analizar las posibilidades y alternativas Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada articulo en la adquisición de cada articulo requerido.requerido.

Seleccionar al proveedor que por sus Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del articulo condiciones de venta del articulo requerido, así como las propias de su requerido, así como las propias de su empresa o entidad, garanticen una empresa o entidad, garanticen una compra optima al menor costo y compra optima al menor costo y aseguren el abastecimiento optimo de aseguren el abastecimiento optimo de los artículos adecuados.los artículos adecuados.

Vigilar que los pedidos fincados se Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.precio y demás condiciones de entrega.

Presentar las reclamaciones y en su caso Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolución de artículos surtidos hacer la devolución de artículos surtidos en desacuerdo con el pedido, aclarar las en desacuerdo con el pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa responsabilidades de la propia empresa o entidad y atender observaciones de o entidad y atender observaciones de cualquier tipo que presenten los cualquier tipo que presenten los proveedores.proveedores.

Participar en el establecimiento de las Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores políticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de considerando las condiciones de Tesorería de la empresa o entidad para Tesorería de la empresa o entidad para aprovechar al máximo las posibilidades aprovechar al máximo las posibilidades de negociación de las compras.de negociación de las compras.

Coordinar sus actividades con áreas Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, relacionadas, principalmente, producción, ventas, almacenes, control producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.de calidad y tesorería.

METODOLOGIAMETODOLOGIA

1. FAMILIARIZACIÓN1. FAMILIARIZACIÓN

El auditor debe familiarizarse en El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación de lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un compras, llevando a cabo un estudio general de sus estudio general de sus objetivos, políticas, objetivos, políticas, organización, ubicación de la organización, ubicación de la operación de compras en el operación de compras en el flujo de las operaciones.flujo de las operaciones.

Estudiar los expedientes de Estudiar los expedientes de Auditoria e informes y cartas de Auditoria e informes y cartas de recomendaciones o sugerencias recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable.cuando esto sea aplicable.

VISITA A LAS INSTALACIONESVISITA A LAS INSTALACIONES Inspeccionar las instalaciones de compras, Inspeccionar las instalaciones de compras,

incluyendo las áreas de recepción, incluyendo las áreas de recepción, almacenaje, etc.almacenaje, etc.


ANÁLISIS FINANCIERO Y DE ANÁLISIS FINANCIERO Y DE INFORMACIÓN OPERATIVAINFORMACIÓN OPERATIVA

Analizar la información existente relativa a Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno como compras, tanto de carácter interno como externo.externo.

Deberá analizarse si el tipo de estadísticas Deberá analizarse si el tipo de estadísticas que la empresa o entidad mantiene es que la empresa o entidad mantiene es adecuado a sus necesidades.adecuado a sus necesidades.

Estudiar las cifras estadísticas y proyecciones de Estudiar las cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.compra, tanto en unidades como en valores.

Comparar los datos de compras con las de Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de entidades similares. Se considera de utilidad entidades similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas, razones financieras y otros internas y externas, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precios datos relativos tales como condiciones, precios de algunos artículos, etc.de algunos artículos, etc.

··

ENTREVISTASENTREVISTAS

Elaborar Elaborar cuestionarios y guías de cuestionarios y guías de entrevistas que permitan entrevistas que permitan conocer como se realiza conocer como se realiza la operación de la operación de compras. Estas compras. Estas entrevistas deberán entrevistas deberán hacerse tanto con las hacerse tanto con las personas que deciden personas que deciden las políticas de compras las políticas de compras como con las que las como con las que las ejecutan, así como con ejecutan, así como con las que tienen a su cargo las que tienen a su cargo actividades relacionadas actividades relacionadas con las compras.con las compras.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN E EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN E INVESTIGACIONES ESPECIFICASINVESTIGACIONES ESPECIFICAS..

Estudiar los diversos registros, formas, Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, análisis de precios, requisiciones, análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas, condiciones de compra, estadísticas, análisis de casos significativos, etc. análisis de casos significativos, etc.

Comprobar la validez de los datos obtenidos Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en las entrevistas. Analizar estadísticos y en las entrevistas. Analizar los programas de Auditoria interna y de ser los programas de Auditoria interna y de ser posible los papeles de trabajo que origine posible los papeles de trabajo que origine para detectar áreas en las que se puede para detectar áreas en las que se puede sugerir algunos procedimientos adicionales sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse que las políticas que permitan asegurarse que las políticas establecidas para llevar a cabo las compras establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente.se cumplen adecuadamente.

Preparar diagramas de flujo que Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la muestren la secuencia de la operación, lo cual facilita la operación, lo cual facilita la localización de aspectos susceptibles localización de aspectos susceptibles de mejorarse.de mejorarse.

Cuantificar el posible efecto de Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos, cambios en algunos artículos, materiales y en los métodos de materiales y en los métodos de compra. Investigar si la empresa o compra. Investigar si la empresa o entidad opera con base en algún entidad opera con base en algún presupuesto de compras en cuyo presupuesto de compras en cuyo caso deberá estudiarse éste; analizar caso deberá estudiarse éste; analizar sus variaciones principales y obtener sus variaciones principales y obtener una explicación sobre los mismosuna explicación sobre los mismos..

Conviene investigar si se Conviene investigar si se tiene establecida una tiene establecida una

política de rotación de política de rotación de compradores cuando el compradores cuando el

volumen de las compras volumen de las compras permita esta practica. Así permita esta practica. Así

mismo deberá investigarse mismo deberá investigarse si se tiene una adecuada si se tiene una adecuada

supervisión del personal que supervisión del personal que efectúa directamente las efectúa directamente las

compras.compras. Revisar los métodos de Revisar los métodos de

trabajo, manuales de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos procedimientos, instructivos y formas en uso que regulen y formas en uso que regulen

la operación de comprasla operación de compras..

RESUMEN Y DISCUSIÓN PREVIA DE RESUMEN Y DISCUSIÓN PREVIA DE LOS PROBLEMAS DETECTADOSLOS PROBLEMAS DETECTADOS

Estudiar la información obtenida para Estudiar la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la que puedan mejorar la eficiencia en la operación de compras.operación de compras.

Resumir las observaciones hechas y los Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisión en permitan captar de alguna omisión en el trabajo desarrollado.el trabajo desarrollado.

ELABORACIÓN DEL INFORMEELABORACIÓN DEL INFORME Elaborar los informes.Elaborar los informes.

INFORMEINFORME

Aspectos concretos sobre los que Aspectos concretos sobre los que puede informarse en una puede informarse en una Auditoria del Control Interno de Auditoria del Control Interno de compras:compras:

Inexistencia de políticas u Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las falta de vigilancia sobre las mismas.mismas.

Uso adecuado de presupuestos Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de establecidos como base de control para la operación de control para la operación de compras.compras.

Falta de coordinación Falta de coordinación con departamentos con departamentos directamente directamente relacionados con la relacionados con la operación de compras.operación de compras.

Falta de definición de Falta de definición de líneas de autoridad o líneas de autoridad o fallas en la organización fallas en la organización del personal que atiende del personal que atiende las compras.las compras.

Falta de definición de Falta de definición de líneas de autoridad o líneas de autoridad o fallas en la organización fallas en la organización del personal que atiende del personal que atiende las compras.las compras.

Desconocimiento de los Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de proveedores o fabricantes de los artículos que se compren.los artículos que se compren.

Ausencia de registros para Ausencia de registros para control de las alternativas de control de las alternativas de abastecimiento de algún abastecimiento de algún articulo (archivo de articulo (archivo de proveedores).proveedores).

Inadecuado control del Inadecuado control del personal de compras.personal de compras.

Auditoria del Control Auditoria del Control Interno DE VENTAS DE Interno DE VENTAS DE

SERVICIOSSERVICIOSCONCEPTO Y ALCANCE DE LA CONCEPTO Y ALCANCE DE LA

OPERACIÓN DE VENTASOPERACIÓN DE VENTAS

Es el conjunto de actividades que Es el conjunto de actividades que realiza una empresa o entidad para realiza una empresa o entidad para satisfacer las necesidades y deseos de satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos económicos. Este tiempo sus objetivos económicos. Este concepto no sacrifica el objetivo de concepto no sacrifica el objetivo de servicios para satisfacer al paciente, servicios para satisfacer al paciente, por el interés de alcanzar utilidades, ni por el interés de alcanzar utilidades, ni viceversa ; pretende un equilibrio viceversa ; pretende un equilibrio adecuado entre ambas finalidades que adecuado entre ambas finalidades que permita la obtención de rendimientos permita la obtención de rendimientos razonables y dar al paciente lo que razonables y dar al paciente lo que requiere.requiere.

La operación de ventas comprende las La operación de ventas comprende las siguientes actividades :siguientes actividades :

Proponer los objetivos y aplicar las Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas para ventas, políticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos generales de la dentro de los objetivos generales de la empresa o entidad y vigilar su empresa o entidad y vigilar su cumplimiento.cumplimiento.

Específicamente los objetivos pueden Específicamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de estar relacionados con el nivel de servicio, las ganancias, la servicio, las ganancias, la determinación de precios, el tipo de determinación de precios, el tipo de productos, la distribución, etc. Las productos, la distribución, etc. Las políticas pueden referirse al volumen y políticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas, las zonas, las frecuencia de las ventas, las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, remuneraciones al personal de ventas, etc.etc.

Coordinar en forma eficiente los Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y elementos materiales, técnicos y humanos que integran la operación de humanos que integran la operación de ventas y proponer los cambios ventas y proponer los cambios pertinentes.pertinentes.

Planear las actividades para que se Planear las actividades para que se presten los servicios adecuados, en el presten los servicios adecuados, en el lugar que se necesite, oportunamente, y lugar que se necesite, oportunamente, y a los precios correctos.a los precios correctos.

Identificar las necesidades de los Identificar las necesidades de los clientes en la empresa o entidad y clientes en la empresa o entidad y coordinar con los demás departamentos coordinar con los demás departamentos involucrados la posibilidad de involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente.satisfacerlas adecuadamente.

Conocer las características de sus Conocer las características de sus competidores y las condiciones de competidores y las condiciones de servicio que ofrecenservicio que ofrecen..

Participar en el establecimiento de las Participar en el establecimiento de las listas de precios.listas de precios.

Persuadir al paciente de que adquiere Persuadir al paciente de que adquiere los servicios de la empresa o entidad y los servicios de la empresa o entidad y establecer las condiciones de pago.establecer las condiciones de pago.

Participar en el establecimiento de las Participar en el establecimiento de las políticas de crédito y respetar su políticas de crédito y respetar su cumplimiento.cumplimiento.

Vigilar la correcta secuencia del Vigilar la correcta secuencia del servicio desde el momento en que el servicio desde el momento en que el paciente solicita el servicio, hasta que paciente solicita el servicio, hasta que este culmina, con oportunidad y a este culmina, con oportunidad y a satisfacción del paciente.satisfacción del paciente.

Coordinar la operación de ventas con la Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad para operación de publicidad para incrementar la efectividad de ambas.incrementar la efectividad de ambas.

Realizar promociones de servicios.Realizar promociones de servicios. Llevar registro de los clientes que Llevar registro de los clientes que

incluya su historia, necesidades incluya su historia, necesidades presentes y otras características presentes y otras características convenientes.convenientes.

Preparar el pronostico de ventas.Preparar el pronostico de ventas. Someter a la dirección de la empresa Someter a la dirección de la empresa

o entidad el presupuesto de ventas y o entidad el presupuesto de ventas y una vez aprobado, explicar una vez aprobado, explicar periódicamente las variaciones que se periódicamente las variaciones que se tengan.tengan.

Establecer las estadísticas necesarias, Establecer las estadísticas necesarias, para tener información oportuna y para tener información oportuna y suficiente que permita reaccionar suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias adecuadamente ante las exigencias del mercadodel mercado..

Seleccionar y promover Seleccionar y promover servicios con mejores servicios con mejores márgenes.márgenes.

Adiestrar al personal de Adiestrar al personal de ventas en la obtención de ventas en la obtención de sus objetivos, cumpliendo las sus objetivos, cumpliendo las políticas de comercialización políticas de comercialización y crédito y su aplicación.y crédito y su aplicación.

OBJETIVO DE LA OBJETIVO DE LA Auditoria del Auditoria del

Control Interno DE Control Interno DE VENTAS DE VENTAS DE SERVICIOSSERVICIOSTiene el objetivo de examinar ciertos Tiene el objetivo de examinar ciertos

aspectos administrativos que aspectos administrativos que constituyen el conjunto de constituyen el conjunto de actividades que comprende el actividades que comprende el concepto y alcance de la operación concepto y alcance de la operación de venta servicios de, con el de venta servicios de, con el propósito de detectar problemas o propósito de detectar problemas o deficiencias en los controles deficiencias en los controles Operacionales, existente o en la Operacionales, existente o en la realización misma de las actividades, realización misma de las actividades, de cuya solución pueden surgir de cuya solución pueden surgir disminuciones de costos o aumentos disminuciones de costos o aumentos de la eficiencia operativa.de la eficiencia operativa.

··



Familiarización general con el entorno Familiarización general con el entorno económico, político social y legal en el económico, político social y legal en el que actúa la empresa o entidad y con la que actúa la empresa o entidad y con la operación de ventas, mediante estudios operación de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus políticas, su de sus objetivos, sus políticas, su estructura orgánica, sus sistemas, su s estructura orgánica, sus sistemas, su s procedimientos y sus practicas, que procedimientos y sus practicas, que permitan la ubicación de ventas en el permitan la ubicación de ventas en el flujo de operación.flujo de operación.

Debe llevarse a cabo investigando las Debe llevarse a cabo investigando las características y la estratificación de los características y la estratificación de los siguientes aspectos :siguientes aspectos :

Estudio de los expedientes de Estudio de los expedientes de Auditoria, informes y cartas de Auditoria, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, recomendaciones o sugerencias, cuando esto sea aplicable.cuando esto sea aplicable.

Los servicios que ofrece la empresa o Los servicios que ofrece la empresa o entidad, los mercados que surte, sus entidad, los mercados que surte, sus competidores, la proporción del competidores, la proporción del mercado que absorbe, sus canales de mercado que absorbe, sus canales de distribución, el numero promedio de distribución, el numero promedio de clientes que maneja, etc.clientes que maneja, etc.

Las características de los servicios : Las características de los servicios : De demanda permanente, estacional De demanda permanente, estacional o “de moda”, etc.o “de moda”, etc.

La política para la determinación de La política para la determinación de precios.precios.

La política de crédito que se tenga establecida.La política de crédito que se tenga establecida. La política de publicidad establecida.La política de publicidad establecida. Los clientes importantes que se tengan y, en su Los clientes importantes que se tengan y, en su

caso, el grado de dependencia de la empresa o caso, el grado de dependencia de la empresa o entidad de alguno o algunos de ellos.entidad de alguno o algunos de ellos.

Estudio de los expedientes de Auditoria, informes y Estudio de los expedientes de Auditoria, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando esto sea aplicable.esto sea aplicable.

VISITAS A LAS INSTALACIONESVISITAS A LAS INSTALACIONES Inspección de las instalaciones del departamento de Inspección de las instalaciones del departamento de

ventas y de los demás departamentos vinculados.ventas y de los demás departamentos vinculados.


ANÁLISIS FINANCIERO Y DE ANÁLISIS FINANCIERO Y DE INFORMACIÓN OPERATIVAINFORMACIÓN OPERATIVA

Análisis de la información existente, tanto de Análisis de la información existente, tanto de carácter interno como externo, relativo a carácter interno como externo, relativo a ventas, con objeto de evaluar su importancia en ventas, con objeto de evaluar su importancia en el conjunto de operaciones de la empresa o el conjunto de operaciones de la empresa o entidad, comparación de las ventas con las entidad, comparación de las ventas con las efectuadas con años anteriores, apreciando su efectuadas con años anteriores, apreciando su tendencia y aplicación de razones financieras.tendencia y aplicación de razones financieras.


Elaboración de guías de entrevista Elaboración de guías de entrevista y cuestionarios que permitan y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la conocer como se realiza la operación de ventas, tendientes a operación de ventas, tendientes a investigar si se efectúan investigar si se efectúan eficientemente. Es muy eficientemente. Es muy conveniente la elaboración de conveniente la elaboración de diagramas de flujo que muestren diagramas de flujo que muestren gráficamente la secuencia de la gráficamente la secuencia de la operación, los cuales pueden operación, los cuales pueden complementarse con memorandos complementarse con memorandos descriptivos de ella.descriptivos de ella.

ENTREVISTAS ENTREVISTAS

Entrevistas con los Entrevistas con los responsables de la ejecución responsables de la ejecución de las ventas y con los de los de las ventas y con los de los departamentos relacionados departamentos relacionados con ellas, verificando el con ellas, verificando el cumplimiento de las políticas cumplimiento de las políticas que la empresa o entidad que la empresa o entidad tenga establecidas. En tenga establecidas. En algunos casos es conveniente algunos casos es conveniente realizar encuestas o celebrar realizar encuestas o celebrar entrevistas con clientes, entrevistas con clientes, comisionistas, agencias de comisionistas, agencias de publicidad y demás publicidad y demás elementos externos que elementos externos que estén relacionados con la estén relacionados con la prestación de los servicios.prestación de los servicios.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓNEXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN

Estudio de los diversos registros, archivos y Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar su formas existentes para comprobar su funcionabilidad.funcionabilidad.

Precisar si los responsables de la ejecución Precisar si los responsables de la ejecución del servicio tienen presentes los objetivos a del servicio tienen presentes los objetivos a lograr, los cuales deben ser congruentes lograr, los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa o con el objetivo general de la empresa o entidad y estar aprobados por la dirección.entidad y estar aprobados por la dirección.

EXAMEN DOCUMENTALEXAMEN DOCUMENTAL

Verificación de la existencia Verificación de la existencia de presupuestos detallados de presupuestos detallados de ventas, por lo menos en de ventas, por lo menos en los principales servicios, que los principales servicios, que sirvan de base para preparar sirvan de base para preparar los demás presupuestos. los demás presupuestos. Estos presupuestos deben Estos presupuestos deben surgir de propósitos que se surgir de propósitos que se basen en investigaciones de basen en investigaciones de mercados, en la experiencia mercados, en la experiencia de los responsables primarios de los responsables primarios de la operación de ventas y de la operación de ventas y estar de acuerdo con los estar de acuerdo con los objetivos fijados para ella.objetivos fijados para ella.

EXAMEN DE LA EXAMEN DE LA DOCUMENTACIONDOCUMENTACION

Verificación de la vigencia de un Verificación de la vigencia de un sistema por el cual los sistema por el cual los responsables de los objetivos les responsables de los objetivos les informan sobre las causas de informan sobre las causas de desviaciones y su justificación y desviaciones y su justificación y medidas correctivas adoptadas al medidas correctivas adoptadas al respecto.respecto.

Selección de los servicios mas Selección de los servicios mas importantes de la empresa o importantes de la empresa o entidad y determinar :entidad y determinar :

Si su mercado, su promoción y Si su mercado, su promoción y publicidad están de acuerdo a los publicidad están de acuerdo a los estudios y planes precios, así estudios y planes precios, así como con el canal de distribución como con el canal de distribución previsto.previsto.

Su vida probable ; su penetración en el Su vida probable ; su penetración en el mercado ; su posición frente a la mercado ; su posición frente a la competencia.competencia.

Respecto a productos que acusen una Respecto a productos que acusen una tendencia descendente en ventas, la tendencia descendente en ventas, la previsión de servicios sustitutos, de previsión de servicios sustitutos, de diversificación y/o simplificación.diversificación y/o simplificación.

Los funcionarios y/o departamentos que Los funcionarios y/o departamentos que intervienen en la determinación del precio intervienen en la determinación del precio y los factores que se consideraron para y los factores que se consideraron para fijarlos : disposiciones legales, fijarlos : disposiciones legales, competencia y costos de producción, competencia y costos de producción, distribución, inversión en inventarios, en distribución, inversión en inventarios, en cuentas por cobrar, en activo fijo, etc.cuentas por cobrar, en activo fijo, etc.

Si los incentivos son congruentes con el Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos.rendimiento de los productos.

La utilidad marginal que aportan por La utilidad marginal que aportan por unidad vendidaunidad vendida

La forma en que interviene ventas en la La forma en que interviene ventas en la determinación de los niveles de inventarios y en el determinación de los niveles de inventarios y en el impulso de la realización de servicios de lento impulso de la realización de servicios de lento movimiento y obsoletos.movimiento y obsoletos.

Determinación del volumen de devoluciones y Determinación del volumen de devoluciones y servicios no surtidos y en caso de ser importantes, servicios no surtidos y en caso de ser importantes, seleccionar un periodo y definir su tendencia, los seleccionar un periodo y definir su tendencia, los principales servicios que las provocan, la causa, lo principales servicios que las provocan, la causa, lo que ha hecho la empresa o entidad por impedirlos, los que ha hecho la empresa o entidad por impedirlos, los efectos que han tenido en el paciente, el efectos que han tenido en el paciente, el conocimiento que de esto tiene el responsable de las conocimiento que de esto tiene el responsable de las ventas y sus puntos de vista al respectoventas y sus puntos de vista al respecto

Revisión de los costos de los canales de distribución, Revisión de los costos de los canales de distribución, en comparación con los volúmenes de ventas de cada en comparación con los volúmenes de ventas de cada una ; determinación de si tales costos se han fijado una ; determinación de si tales costos se han fijado con base en estudios formales y evaluacióncon base en estudios formales y evaluación..

Conocimiento de la Conocimiento de la preparación del preparación del

personal que personal que ejecuta los ejecuta los

servicios para servicios para tener una idea tener una idea

general de la forma general de la forma como se atienden como se atienden

los servicios. los servicios. También es útil También es útil

conocer si hay una conocer si hay una adecuada adecuada

distribución de las distribución de las cargas de trabajo y cargas de trabajo y

de las funciones, de las funciones, acordes con la acordes con la capacidad del capacidad del

personal de ventas.personal de ventas.

DIAGNOSTICODIAGNOSTICO

RESUMEN Y DISCUSIÓN PREVIA RESUMEN Y DISCUSIÓN PREVIA DE LOS PROBLEMAS DETECTADOSDE LOS PROBLEMAS DETECTADOS

Discusión de las recomendaciones con Discusión de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la el examen y tiende a aprovechar la experiencia, afinar la interpretación experiencia, afinar la interpretación del auditor y hacer participe a los del auditor y hacer participe a los afectados, en la labor creativa.afectados, en la labor creativa.

Elaboración de informes al usuario, Elaboración de informes al usuario, para lo cual es recomendable hacer para lo cual es recomendable hacer una recapitulación de los resultados una recapitulación de los resultados obtenidos para detectar omisiones y obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos.jerarquizar hallazgos.


Finalmente, en la metodología Finalmente, en la metodología será necesario utilizar un proceso será necesario utilizar un proceso de comprobación continua de la de comprobación continua de la información obtenida de las información obtenida de las diversas fuentes y, siempre que diversas fuentes y, siempre que sea posible, la cuantificación del sea posible, la cuantificación del efecto de los problemas efecto de los problemas detectados y/o de los posibles detectados y/o de los posibles cambios en los métodos de cambios en los métodos de ventas que procuren mayor ventas que procuren mayor eficiencia que los establecidos en eficiencia que los establecidos en la empresa o entidad.la empresa o entidad.

··

INFORMEINFORME

Falta de definición, de Falta de definición, de objetivos para la objetivos para la

operación de ventas y operación de ventas y carencia de políticas ; carencia de políticas ;

incumplimiento con incumplimiento con objetivos y políticas ; objetivos y políticas ;

falta de vigencia.falta de vigencia. Fallas en la estructura Fallas en la estructura

orgánica del orgánica del departamento de ventasdepartamento de ventas

Descoordinación con Descoordinación con otros departamentos otros departamentos

relacionados con la relacionados con la operación de ventas.operación de ventas.

Desconocimiento del Desconocimiento del mercado y de la mercado y de la

competencia.competencia.

Ausencia de estudios Ausencia de estudios de mercado en el de mercado en el lanzamiento de nuevos lanzamiento de nuevos servicios.servicios.

Perdida de penetración Perdida de penetración en el mercado.en el mercado.

Inexistencia de listas Inexistencia de listas de precios.de precios.

Inadecuado sistema de Inadecuado sistema de remuneraciones .remuneraciones .

Carencia de un sistema Carencia de un sistema integral de información.integral de información.

Estadísticas de Estadísticas de servicios, por los servicios, por los criterios de criterios de clasificación necesarios clasificación necesarios en la empresa o en la empresa o entidadentidad..

Determinación de líneas y/o Determinación de líneas y/o servicios improductivos con precios servicios improductivos con precios bajos y/o deficiente estructura de bajos y/o deficiente estructura de los costos.los costos.

Presupuestos inexistentes y/o Presupuestos inexistentes y/o inadecuados. Falta de explicación inadecuados. Falta de explicación de desviaciones.de desviaciones.

Incentivos inadecuados en función Incentivos inadecuados en función al volumen de usuarios y falta de al volumen de usuarios y falta de información sobre los costos información sobre los costos relativos.relativos.

Sistemas y distribución Sistemas y distribución inadecuado.inadecuado.

Servicios y/o líneas con márgenes Servicios y/o líneas con márgenes de utilidad poco satisfactorias.de utilidad poco satisfactorias.

Auditoria del Control Interno Auditoria del Control Interno DE LA el ADMINISTRACION DE DE LA el ADMINISTRACION DE

RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS

La importancia de la La importancia de la administración de recursos administración de recursos humanos como una de las humanos como una de las actividades administrativas actividades administrativas básicas esta señalada por la básicas esta señalada por la necesidad de contar con el necesidad de contar con el número de personas número de personas adecuadamente calificadas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las para lograr eficientemente las metas de una empresa o metas de una empresa o entidad. entidad.

CONCEPTO Y ALCANCE DE LA CONCEPTO Y ALCANCE DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS ADMINISTRACION DE RECURSOS

HUMANOSHUMANOS

La administración de recursos La administración de recursos humanos es el conjunto de humanos es el conjunto de actividades encaminadas a actividades encaminadas a planear y reclutar el personal planear y reclutar el personal necesario a la empresa o necesario a la empresa o entidad ; establecer las bases entidad ; establecer las bases de remuneración mas de remuneración mas adecuadas ; manejar con adecuadas ; manejar con efectividad las relaciones entre efectividad las relaciones entre la empresa o entidad y los la empresa o entidad y los empleados y de estos entre si ; empleados y de estos entre si ; entrenar y desarrollar al entrenar y desarrollar al personal y cuidar que este personal y cuidar que este cuente con los servicios cuente con los servicios requeridos para el desarrollo requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfacción de empresa y a la satisfacción de sus necesidades como sus necesidades como individuos.individuos.

La administración de recursos humanos La administración de recursos humanos abarca por lo menos las siguientes abarca por lo menos las siguientes actividades:actividades:

Contratación y despido de personal, que Contratación y despido de personal, que incluye las operaciones de reclutamiento, incluye las operaciones de reclutamiento, selección, preparación inicial de nuevos selección, preparación inicial de nuevos empleados, promociones y despido.empleados, promociones y despido.

Administración de sueldos y salarios, que Administración de sueldos y salarios, que implica la clasificación de empleados y implica la clasificación de empleados y obreros conforme a su experiencia y la obreros conforme a su experiencia y la fijación de los sueldos correspondientes a fijación de los sueldos correspondientes a cada categoría; el señalamiento de los cada categoría; el señalamiento de los procedimientos de evaluación para la procedimientos de evaluación para la determinación de méritos; el determinación de méritos; el establecimiento de incentivos y establecimiento de incentivos y compensaciones adicionales y las compensaciones adicionales y las políticas para su otorgamiento.políticas para su otorgamiento.

Relaciones industriales, actividad Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones entre el personal y de comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la de éste con la alta dirección de la empresa o entidad; la negociación de los empresa o entidad; la negociación de los contratos colectivos y otras relaciones contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el cuidado y promoción con el sindicato; el cuidado y promoción de la disciplina necesaria al buen y de la disciplina necesaria al buen y eficiente funcionamiento de la empresa o eficiente funcionamiento de la empresa o entidad y la continua investigación de entidad y la continua investigación de fallas e implantación de instrumentos fallas e implantación de instrumentos que mejoren la eficiencia del personal.que mejoren la eficiencia del personal.

Organización, capacitación y Organización, capacitación y desarrollo, que implican desarrollo, que implican coordinar con la alta gerencia, coordinar con la alta gerencia, la definición de la organización la definición de la organización (que incluye descripción de (que incluye descripción de puestos) y las necesidades de puestos) y las necesidades de capacitación y desarrollo del capacitación y desarrollo del personal; establecer y vigilar personal; establecer y vigilar programas de desarrollo programas de desarrollo tendientes a que el personal tendientes a que el personal pueda asumir mayores pueda asumir mayores responsabilidades y recibir el responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para entrenamiento necesario para fortalecer su capacitación fortalecer su capacitación técnica.técnica.

Servicio a empleados, que Servicio a empleados, que involucra servicios médicos, involucra servicios médicos, facilidades de trabajo al facilidades de trabajo al personal, instalaciones, personal, instalaciones, métodos adecuados de métodos adecuados de protección y seguridad protección y seguridad industrial, así como los industrial, así como los servicios que permitan servicios que permitan esparcimiento, etc.esparcimiento, etc.

Vigilancia del régimen legal, Vigilancia del régimen legal, actividad tendiente a cuidar actividad tendiente a cuidar del cumplimiento de las del cumplimiento de las disposiciones laborales y disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las fiscales relacionadas con las percepciones del personal.percepciones del personal.

OBJETIVO DE LA Auditoria del OBJETIVO DE LA Auditoria del Control Interno DE LA Control Interno DE LA ADMINISTRACION DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS

El objetivo de la Auditoria El objetivo de la Auditoria del Control Interno de del Control Interno de

la Administración de la Administración de Recursos Humanos es Recursos Humanos es

examinar críticamente, examinar críticamente, las actividades y las actividades y

subactividades subactividades indicadas en el apartado indicadas en el apartado anterior, con la finalidad anterior, con la finalidad

de definir problemas de definir problemas que estuviesen que estuviesen

obstaculizando la obstaculizando la eficiencia en su manejo.eficiencia en su manejo.


1. Familiarización:1. Familiarización:

El auditor debe familiarizarse El auditor debe familiarizarse con la Administración de con la Administración de Recursos Humanos de la Recursos Humanos de la empresa o entidad que está empresa o entidad que está examinando a través del examinando a través del estudio de (1) los problemas estudio de (1) los problemas especiales inherentes al ramo especiales inherentes al ramo de la actividad económica en de la actividad económica en que se desenvuelve y que que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su inciden en el manejo de su personal; (2) la infraestructura personal; (2) la infraestructura específicaespecífica

establecida para la establecida para la Administración de Administración de

Recursos Humanos Recursos Humanos (planeación, (planeación,

organización, organización, dirección y control) dirección y control)

y (3) los y (3) los antecedentes antecedentes

respecto de respecto de deficiencias deficiencias

habidas, a través de habidas, a través de cartas de cartas de

sugerencias u otros sugerencias u otros informes emitidos informes emitidos

en el pasado por en el pasado por auditores internos, auditores internos,

externos o externos o consultores.consultores.

LINEAMIENTOS QUE PERMITEN LINEAMIENTOS QUE PERMITEN AL AUDITOR SISTEMATIZAR AL AUDITOR SISTEMATIZAR

SUS ESFUERZOS PARA SUS ESFUERZOS PARA FAMILIARIZARSE CON EL FAMILIARIZARSE CON EL

PROCESO DE ADMINISTRACION PROCESO DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOSDE RECURSOS HUMANOS

A. Estudio Ambiental:A. Estudio Ambiental:

En esta fase puede llegarse a En esta fase puede llegarse a obtener información orientadora de obtener información orientadora de gran valía que permita al auditor gran valía que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. El diagnosticar las áreas críticas. El grado de profundidad en esta grado de profundidad en esta investigación inicial será definido investigación inicial será definido por el criterio del auditor o Asesor:por el criterio del auditor o Asesor:

La importancia que, en materia de costos, La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa o representa el personal de la empresa o entidad. Un indicativo de este aspecto es el entidad. Un indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas representado por las porcentaje de ventas representado por las nóminas y el costo de las prestaciones al nóminas y el costo de las prestaciones al personal.personal.

Los resultados obtenidos en el manejo del Los resultados obtenidos en el manejo del personal, indicadores de los resultados son: personal, indicadores de los resultados son: La rotación de personal (por departamentos, La rotación de personal (por departamentos, por tipo de separación, etc.,); ausentismo, por tipo de separación, etc.,); ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros, números de tiempos perdidos en paros, números de demandas laborales, accidentes de trabajo, demandas laborales, accidentes de trabajo, etc.etc.

Los programas establecidos, formales e Los programas establecidos, formales e informales, relativos a selección, informales, relativos a selección, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluación de puestos, etc.evaluación de puestos, etc.

Las políticas fijadas por la alta gerencia, tanto Las políticas fijadas por la alta gerencia, tanto explícita como implícitamente para la explícita como implícitamente para la Administración de Recursos.Administración de Recursos.

La filosofía que la gerencia tiene en materia de La filosofía que la gerencia tiene en materia de Administración de Recursos Humanos, sus valores Administración de Recursos Humanos, sus valores prioritarios, metas y objetivosprioritarios, metas y objetivos..

La forma en que se ha interrelacionado la filosofía La forma en que se ha interrelacionado la filosofía administrativa de la gerencia con las políticas y administrativa de la gerencia con las políticas y programas y las explicaciones factibles de los programas y las explicaciones factibles de los problemas continuos que la propia administración problemas continuos que la propia administración haya observado.haya observado.

La reglamentación laboral, estatal y municipal que La reglamentación laboral, estatal y municipal que rigen las prácticas del manejo de personal.rigen las prácticas del manejo de personal.

La forma en que la competencia resuelve sus La forma en que la competencia resuelve sus problemas de Administración de Recursos Humanos.problemas de Administración de Recursos Humanos.

B. Planeación:B. Planeación:

El auditor deberá estudiar la forma en El auditor deberá estudiar la forma en que la administración resuelve los que la administración resuelve los siguientes problemas:siguientes problemas:

Previsión de las necesidades de Previsión de las necesidades de personal a corto y mediano plazo.personal a corto y mediano plazo.

Planeación coordinada de la Planeación coordinada de la administración de sueldos con las administración de sueldos con las otras actividades (finanzas, otras actividades (finanzas, producción, etc.)producción, etc.)

Previsión de problemas con el Previsión de problemas con el sindicato y el personal de confianza a sindicato y el personal de confianza a través de instrumentos que permitan través de instrumentos que permitan su inmediato señalamiento (relaciones su inmediato señalamiento (relaciones personales, cajas de sugerencias, etc.)personales, cajas de sugerencias, etc.)

Anticipación de las Anticipación de las necesidades de necesidades de desarrollo de personal desarrollo de personal (Inventario de (Inventario de ejecutivos).ejecutivos).

Programas de Programas de entrenamiento.entrenamiento.

Anticipación de las Anticipación de las necesidades de necesidades de mantenimiento de las mantenimiento de las instalaciones que instalaciones que representan servicios al representan servicios al personal, instalaciones, personal, instalaciones, sistemas de seguridad sistemas de seguridad industrial, etc.industrial, etc.

C. Organización:C. Organización:

Estructura de organización del Estructura de organización del Departamento de Recursos Departamento de Recursos Humanos y relaciones de autoridad Humanos y relaciones de autoridad con otros departamentos.con otros departamentos.

Líneas de autoridad y Líneas de autoridad y responsabilidad de los encargados responsabilidad de los encargados de las actividades clave de las actividades clave (reclutamiento, contratación y (reclutamiento, contratación y terminación de empleo, terminación de empleo, mantenimiento de registros de mantenimiento de registros de personal, administración de sueldos, personal, administración de sueldos, adiestramiento y desarrollo, adiestramiento y desarrollo, negociación de contratos, etc.negociación de contratos, etc.

Coordinación entre el Departamento de Recursos Humanos y los Departamentos de operación en cuanto a planeación y programación de las necesidades de la fuerza de trabajo; determinación de las normas de competencia y habilidad del personal; políticas de evaluación, ascensos, y aumentos de sueldo y preparación y mantenimiento de descripción de labores.Coordinación entre el Departamento de Recursos Humanos y los Departamentos de operación en cuanto a planeación y programación de las necesidades de la fuerza de trabajo; determinación de las normas de competencia y habilidad del personal; políticas de evaluación, ascensos, y aumentos de sueldo y preparación y mantenimiento de descripción de labores. Niveles jerárquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios encargados del Departamento de Recursos Humanos.Niveles jerárquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios encargados del Departamento de Recursos Humanos.

D. Dirección:D. Dirección:

Son indicios de la calidad directiva de la Administración de Recursos Humanos:Son indicios de la calidad directiva de la Administración de Recursos Humanos:

a) Ejecución de las subactividades básicas en cuanto a: oportunidad y eficacia.a) Ejecución de las subactividades básicas en cuanto a: oportunidad y eficacia.

b) Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos.b) Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos.

E. Control:E. Control:

Esta fase permite comparar lo planeado con lo ejecutado, comprende:Esta fase permite comparar lo planeado con lo ejecutado, comprende:

I. Procedimiento de definición de las políticas de personal.I. Procedimiento de definición de las políticas de personal.

II. Procedimientos para establecer:II. Procedimientos para establecer:

· Niveles de remuneración.· Niveles de remuneración.

· Escalas de sueldos· Escalas de sueldos

· Aumentos por méritos y escalafón.· Aumentos por méritos y escalafón.

· Sistema de pago de incentivos.· Sistema de pago de incentivos.

· Evaluación de personal.· Evaluación de personal.

· Capacitación y desarrollo.· Capacitación y desarrollo.

· Utilización de fuerza de trabajo.· Utilización de fuerza de trabajo.

· Reclutamiento.· Reclutamiento.

· Selección y contratación.· Selección y contratación.

III. Programas de simplificación y distribución de cargas de trabajo.III. Programas de simplificación y distribución de cargas de trabajo.

IV. Procedimientos presupuestarios para la revisión de lo realizado por el Departamento de Recursos Humanos.IV. Procedimientos presupuestarios para la revisión de lo realizado por el Departamento de Recursos Humanos.

V. Valor que tiene como control el contenido de los informes clave tales como:V. Valor que tiene como control el contenido de los informes clave tales como:

¨ Necesidades y disponibilidad de la fuerza de trabajo.¨ Necesidades y disponibilidad de la fuerza de trabajo.

¨ Análisis de costos de nominas con variaciones clasificadas por causas y responsables.¨ Análisis de costos de nominas con variaciones clasificadas por causas y responsables.

¨ Rotación de empleados.¨ Rotación de empleados.

¨ Tiempo perdido y ausentismo.¨ Tiempo perdido y ausentismo.

¨ Costos de tiempo extra.¨ Costos de tiempo extra.

¨ Datos de eficiencia de empleados.¨ Datos de eficiencia de empleados.

¨ Comparaciones con los niveles de sueldos y salarios de la industria.¨ Comparaciones con los niveles de sueldos y salarios de la industria.

¨ Otros.¨ Otros.

VI. Forma, oportunidad, grado de detalle, frecuencia de distribución y periodos cubiertos por los informes que se elaboran para que los responsables de la Administración de Recursos Humanos comparen lo planeado con lo ejecutado y tengan elementos para tomar decisiones.VI. Forma, oportunidad, grado de detalle, frecuencia de distribución y periodos cubiertos por los informes que se elaboran para que los responsables de la Administración de Recursos Humanos comparen lo planeado con lo ejecutado y tengan elementos para tomar decisiones.

Visita a lugares en que labora el personal.Visita a lugares en que labora el personal.

En empresas o entidades de gran magnitud, deberá visitarse, por lo menos, las instalaciones en las que trabaja la mayoría de los empleados y hacerse observaciones sobre:En empresas o entidades de gran magnitud, deberá visitarse, por lo menos, las instalaciones en las que trabaja la mayoría de los empleados y hacerse observaciones sobre:

1. Apariencia de la salubridad y situación de las instalaciones. Métodos de seguridad, luz, ventilación, instrumentos de trabajo, etc.1. Apariencia de la salubridad y situación de las instalaciones. Métodos de seguridad, luz, ventilación, instrumentos de trabajo, etc.

2. Relaciones entre jefes y subordinados y de estos entre si, etc.2. Relaciones entre jefes y subordinados y de estos entre si, etc.

2. Investigación y análisis.2. Investigación y análisis.

Estudiados el ambiente en que se desenvuelve la Administración de Recursos Humanos y la infraestructura administrativa (planeación, organización, dirección y control), el objetivo de esta fase es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar su Estudiados el ambiente en que se desenvuelve la Administración de Recursos Humanos y la infraestructura administrativa (planeación, organización, dirección y control), el objetivo de esta fase es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar su efectividad practica. El desarrollo de programas específicos, hechos a la medida de las circunstancias que rodean a la empresa o entidad, son de gran utilidad al auditor para la sistematización de esta fase.efectividad practica. El desarrollo de programas específicos, hechos a la medida de las circunstancias que rodean a la empresa o entidad, son de gran utilidad al auditor para la sistematización de esta fase.

Análisis de información cuantitativa y examen de la documentación.Análisis de información cuantitativa y examen de la documentación.

El auditor deberá asegurarse de que las estadísticas sobre las que basara sus conclusiones (rotación de personal, ausentismo, etc.) están elaboradas correctamente.El auditor deberá asegurarse de que las estadísticas sobre las que basara sus conclusiones (rotación de personal, ausentismo, etc.) están elaboradas correctamente.

Si la empresa o entidad carece de información respecto de la competencia, o de las estadísticas necesarias para evaluar lo satisfactorio del reclutamiento, el entrenamiento, o alguna de las otras subactividades de la Administración de Recursos Humanos el auditor deberá efectuar Si la empresa o entidad carece de información respecto de la competencia, o de las estadísticas necesarias para evaluar lo satisfactorio del reclutamiento, el entrenamiento, o alguna de las otras subactividades de la Administración de Recursos Humanos el auditor deberá efectuar los estudios e investigaciones necesarias para obtener elementos de juicio suficientes.los estudios e investigaciones necesarias para obtener elementos de juicio suficientes.

El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información puede revertir una gama muy amplia de posibilidades tales como:El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información puede revertir una gama muy amplia de posibilidades tales como:

* Entrevistas con el personal.* Entrevistas con el personal.

* Revisión de expedientes de personal.* Revisión de expedientes de personal.

* Investigaciones en las Cámaras de Comercio o Industria a las que pertenece la empresa o entidad.* Investigaciones en las Cámaras de Comercio o Industria a las que pertenece la empresa o entidad.

* Actualización de estadísticas.* Actualización de estadísticas.

* Seguimiento y comparación de programas de entrenamiento y desarrollo.* Seguimiento y comparación de programas de entrenamiento y desarrollo.

* Otras.* Otras.

El auditor deberá cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario, obtenga la información mas objetiva posible. Consecuentemente, el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de El auditor deberá cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario, obtenga la información mas objetiva posible. Consecuentemente, el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinión del conjunto, a fin de que el Diagnostico Final sea lo mas objetivo posible.cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinión del conjunto, a fin de que el Diagnostico Final sea lo mas objetivo posible.

Entrevistas.Entrevistas.

Esta es una de las técnicas de mayor uso en una Auditoria del Control Interno de Recursos Humanos. En esta fase deberá cuidarse:Esta es una de las técnicas de mayor uso en una Auditoria del Control Interno de Recursos Humanos. En esta fase deberá cuidarse:

A. Planear las entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución practica de las políticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarización.A. Planear las entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución practica de las políticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarización.

B. Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta mas apropiados al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el tamaño de muestra y oportunidad de la entrevista.B. Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta mas apropiados al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el tamaño de muestra y oportunidad de la entrevista.

C. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las subactividades, así como con el personal de línea a través de:C. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las subactividades, así como con el personal de línea a través de:

1. Platicas informales.1. Platicas informales.

2. Encuestas técnicamente dirigidas que permitan la obtención de una opinión significativa del personal.2. Encuestas técnicamente dirigidas que permitan la obtención de una opinión significativa del personal.

Recapitulación de Hallazgos.Recapitulación de Hallazgos.

Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumarán los hallazgos y se señalara la interpretación que se hace de ellos, resaltando aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor deberá alejarse del detalle y, con base en los hallazgos Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumarán los hallazgos y se señalara la interpretación que se hace de ellos, resaltando aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor deberá alejarse del detalle y, con base en los hallazgos específicos, centrarse en los de mayor relevancia.específicos, centrarse en los de mayor relevancia.

Discusión del borrador con los involucrados.Discusión del borrador con los involucrados.

Debe discutirse el borrador del informe con os involucrados con objeto de:Debe discutirse el borrador del informe con os involucrados con objeto de:

1. Asegurarse de que se trata de hallazgos reales.1. Asegurarse de que se trata de hallazgos reales.

2. Que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la forma en que se describe en el borrador.2. Que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la forma en que se describe en el borrador.

Uno de los objetivos de esta discusión es convencer a los involucrados a fin de que hagan frente común con el auditor al presentar el diagnostico definitivo a la dirección.Uno de los objetivos de esta discusión es convencer a los involucrados a fin de que hagan frente común con el auditor al presentar el diagnostico definitivo a la dirección.

3. DIAGNOSTICO (I)3. DIAGNOSTICO (I)

Informe Definitivo.Informe Definitivo.

Algunos ejemplos de hallazgos que Algunos ejemplos de hallazgos que podrían hacerse en el curso de una podrían hacerse en el curso de una Auditoria del Control Interno de la Auditoria del Control Interno de la Administración de Recursos Humanos Administración de Recursos Humanos y que servirían de base para la y que servirían de base para la elaboración del informe final son:elaboración del informe final son:

Þ No se cuenta con un plan que permita Þ No se cuenta con un plan que permita pronosticar las necesidades (cantidad pronosticar las necesidades (cantidad y calidad del personal.y calidad del personal.

Þ La escala de sueldos establecida para Þ La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es remunerar al personal es inadecuada.inadecuada.

DIAGNOSTICO (II)DIAGNOSTICO (II)

Þ Existe un grave problema de Þ Existe un grave problema de comunicación entre jefes y comunicación entre jefes y subordinados que hace subordinados que hace peligrar la productividad y peligrar la productividad y buena marcha de la empresa buena marcha de la empresa o entidad.o entidad.

Þ La capacitación y desarrollo Þ La capacitación y desarrollo de la gerencia media, de la gerencia media, prácticamente no existe.prácticamente no existe.

Þ Las instalaciones y servicios Þ Las instalaciones y servicios a empleados son deficientes, a empleados son deficientes, lo que deteriora la lo que deteriora la productividad.productividad.

Þ La filosofía para manejar Þ La filosofía para manejar personal, dada la alta personal, dada la alta rotación habida, es rotación habida, es inadecuada.inadecuada.

Auditoria del Control Interno DE Auditoria del Control Interno DE LA ADMINISTRACION DE LA ADMINISTRACION DE

INVENTARIOSINVENTARIOS

CONCEPTO Y ALCANCE DE LA CONCEPTO Y ALCANCE DE LA ADMINISTRACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE

INVENTARIOSINVENTARIOS

La administración de inventarios es La administración de inventarios es el conjunto de actividades que el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una desarrollan los gerentes de una empresa o entidad para asegurar las empresa o entidad para asegurar las existencias ( insumos, suministros, existencias ( insumos, suministros, etc.) para la prestación de servicios etc.) para la prestación de servicios en la calidad y oportunidad en la calidad y oportunidad necesarias, a costos óptimos.necesarias, a costos óptimos.

Actividades básicas que integran la Actividades básicas que integran la administración de inventarios:administración de inventarios:

DE INVENTARIOS ACTIVIDADES DE INVENTARIOS ACTIVIDADES

DE LA ADMINISTRACIONDE LA ADMINISTRACION (I)(I)

Incluir los objetivos, estructura Incluir los objetivos, estructura organizacional, políticas y organizacional, políticas y procedimientos de la administración procedimientos de la administración de inventarios, dentro de los de inventarios, dentro de los objetivos generales de la entidad y objetivos generales de la entidad y vigilar su cumplimiento.vigilar su cumplimiento.

Definir las actividades y funciones Definir las actividades y funciones que integran la operación y asignar que integran la operación y asignar los recursos materiales y humanos los recursos materiales y humanos necesarios.necesarios.

Coordinar en forma eficiente los Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y elementos materiales, técnicos y humanos que integran la humanos que integran la administración de inventarios.administración de inventarios.

Planear y efectuar oportunamente Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales.los requerimientos de materiales.

ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES DE LA LA ADMINISTRACION DE ADMINISTRACION DE

INVENTARIOS (II)INVENTARIOS (II)

Establecer los niveles de inventarios Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia adecuados que aseguren la existencia de materiales en la calidad, cantidad y de materiales en la calidad, cantidad y oportunidad necesarias.oportunidad necesarias.

Establecer y vigilar el sistema de Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la almacenaje de existencias para la salvaguarda, custodia, distribución, salvaguarda, custodia, distribución, acomodo y movimiento de materiales, acomodo y movimiento de materiales, así como la optima utilización de áreas así como la optima utilización de áreas de almacenaje.de almacenaje.

Diseñar la documentación para controlar Diseñar la documentación para controlar los movimientos de existencias y definir los movimientos de existencias y definir el flujo de las mismas.el flujo de las mismas.

Implantar sistemas de costos y métodos Implantar sistemas de costos y métodos de valuación para el registro contable de valuación para el registro contable de inventarios.de inventarios.

··

ACTIVIDADES DE LA ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION DE ADMINISTRACION DE

INVENTARIOS (III)INVENTARIOS (III)

Definir la forma, Definir la forma, oportunidad, grado de oportunidad, grado de detalle y frecuencia de los detalle y frecuencia de los informes necesarios.informes necesarios.

Implantar procedimientos Implantar procedimientos presupuestarios para presupuestarios para comparar sistemáticamente comparar sistemáticamente con los resultados reales y con los resultados reales y detectar y corregir detectar y corregir oportunamente las oportunamente las desviaciones.desviaciones.

Implantar sistemas de Implantar sistemas de información que permitan información que permitan conocer los costos de conocer los costos de ordenar, reponer y ordenar, reponer y mantener los inventarios.mantener los inventarios.

ACTIVIDADES DE LA ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION DE ADMINISTRACION DE

INVENTARIOS (IV)INVENTARIOS (IV)

Establecer medidas de Establecer medidas de control para identificar control para identificar

oportunamente oportunamente inventarios de lento inventarios de lento

movimiento y movimiento y obsoletos.obsoletos.

Coordinar actividades Coordinar actividades con áreas relacionadas con áreas relacionadas como compras, ventas, como compras, ventas,

control de calidad y control de calidad y finanzas para vigilar e finanzas para vigilar e

incrementar la incrementar la productividad.productividad.

Objetivo de la Auditoria del Objetivo de la Auditoria del Control Interno a los Inventarios Control Interno a los Inventarios

de la Empresa de la Empresa

Consiste en examinar las Consiste en examinar las actividades que la integran, actividades que la integran, con el propósito de identificar con el propósito de identificar problemas, deficiencias y problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los oportunidades de mejorar los controles Operacionales controles Operacionales existentes, a fin de existentes, a fin de incrementar su eficiencia incrementar su eficiencia operativa.operativa.



Objetivos, políticas, sistemas y Objetivos, políticas, sistemas y procedimientos relacionados con los procedimientos relacionados con los Inventarios.Inventarios.

Estructura organizacional de las áreas y Estructura organizacional de las áreas y departamentos correlacionados, directa o departamentos correlacionados, directa o indirectamente, con la administración de indirectamente, con la administración de inventarios.inventarios.

Características de los servicios de la Características de los servicios de la empresa o entidad y del mercado.empresa o entidad y del mercado.

Importancia de los inventarios en Importancia de los inventarios en relación con la situación financiera de la relación con la situación financiera de la empresa o entidad y del costo de ventas empresa o entidad y del costo de ventas en relación a los resultados de operación en relación a los resultados de operación de la misma.de la misma.

··

RecomendacioneRecomendaciones o sugerencias s o sugerencias de Auditoria o de Auditoria o revisiones revisiones anteriores.anteriores.

Las instalaciones Las instalaciones de la empresa o de la empresa o entidad, para entidad, para inspeccionar la inspeccionar la ubicación y ubicación y características características de las de las instalaciones instalaciones destinadas a las destinadas a las actividades actividades relacionadas con relacionadas con los inventarios.los inventarios.

INVESTIGACION Y ANALISISINVESTIGACION Y ANALISIS

ANÁLISIS DE INFORMACIÓN ANÁLISIS DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y OPERATIVAFINANCIERA Y OPERATIVA

El auditor deberá obtener la información El auditor deberá obtener la información necesaria para formarse un juicio de la necesaria para formarse un juicio de la situación Operacional de los inventarios.situación Operacional de los inventarios.

Deberá efectuar análisis comparativos Deberá efectuar análisis comparativos de la información recaudada, con de la información recaudada, con periodos anteriores y de ser posible con periodos anteriores y de ser posible con otras empresas o entidades.otras empresas o entidades.


Conocer al detalle Conocer al detalle como se llevan a como se llevan a cabo las diferentes cabo las diferentes actividades actividades relacionadas con la relacionadas con la operación de los operación de los inventarios.inventarios.

Enterarse de las Enterarse de las políticas de políticas de inventarios con el inventarios con el personal que ejecuta personal que ejecuta las actividades y con las actividades y con personal de otras personal de otras áreas relacionadas.áreas relacionadas.

EXAMEN DE DOCUMENTACION E EXAMEN DE DOCUMENTACION E INVESTIGACIONES ESPECIFICASINVESTIGACIONES ESPECIFICAS

Analizar los manuales de sistemas y Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su procedimientos y asegurarse de su actualización y cumplimiento.actualización y cumplimiento.

Estudiar los diversos registros, Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para archivos y formas existentes, para comprobar su funcionalidad.comprobar su funcionalidad.

Evaluar la forma, oportunidad, Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de los informes destino y utilidad de los informes que se elaboran.que se elaboran.

Elaborar en su caso, diagramas de Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren gráficamente la flujo que muestren gráficamente la secuencia que sigue la operación en secuencia que sigue la operación en sus distintas fases.sus distintas fases.

Investigar los procedimientos Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para presupuestarios existentes, para comparar resultados reales y comparar resultados reales y detectar posibles desviaciones.detectar posibles desviaciones.

Analizar las ventas y desventajas, Analizar las ventas y desventajas, tanto del punto de vista financiero tanto del punto de vista financiero como fiscal, de los diferentes como fiscal, de los diferentes sistemas de costos y métodos de sistemas de costos y métodos de valuación de inventarios, en valuación de inventarios, en comparación con los que utiliza la comparación con los que utiliza la entidad.entidad.

Estudiar las cargas de trabajo de Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso cada actividad y determinar exceso o necesidad de recursos humanos.o necesidad de recursos humanos.

Determinar los costos Determinar los costos administrativos del manejo y control administrativos del manejo y control de inventario y evaluar su de inventario y evaluar su razonabilidad.razonabilidad.

Investigar las técnicas de Investigar las técnicas de almacenaje y almacenaje y

funcionabilidad de las funcionabilidad de las mismas.mismas.

Comprobar lo adecuado Comprobar lo adecuado de las medidas de de las medidas de

seguridad.seguridad. Determinar la suficiencia Determinar la suficiencia

de coberturas de seguros de coberturas de seguros que protejan a los que protejan a los

inventarios en casos de inventarios en casos de siniestros.siniestros.

Identificar exceso o Identificar exceso o necesidad del espacio necesidad del espacio

para almacenar, para almacenar, movimiento y distribución movimiento y distribución

de mercancías.de mercancías. Estudiar fianzas e Estudiar fianzas e

incidencias.incidencias.


RESUMEN DE OBSERVACIONES Y RESUMEN DE OBSERVACIONES Y DISCUSIÓN PREVIADISCUSIÓN PREVIA

1. Conceptualizar la oportunidades de 1. Conceptualizar la oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en mejoras encontradas y evaluarlas en su conjunto, considerando lo siguiente:su conjunto, considerando lo siguiente:

Asegurar que se trate de problemas Asegurar que se trate de problemas cuya solución es factible.cuya solución es factible.

Cuantificar o estimar el impacto que Cuantificar o estimar el impacto que tienen en la operación y resultados de tienen en la operación y resultados de la empresa o entidad.la empresa o entidad.

Interrelacionar los problemas Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos en otras identificados con los hallazgos en otras áreas operativas.áreas operativas.

Considerar el costo- beneficio de los Considerar el costo- beneficio de los cambios o mejoras a seguir.cambios o mejoras a seguir.

Asignar a las recomendaciones Asignar a las recomendaciones prioridades para la implantación. prioridades para la implantación.

2. Discutir las recomendaciones con 2. Discutir las recomendaciones con los interesados, a fin de obtener los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechar sus puntos de vista, aprovechar su experiencia y afinar la su experiencia y afinar la interpretación del auditor.interpretación del auditor.

3. Preparar el informe3. Preparar el informe

INFORMEINFORME

Falta de definición, carencia o Falta de definición, carencia o cumplimiento de objetivos y políticas cumplimiento de objetivos y políticas para la operación de inventarios.para la operación de inventarios.

Fallas en la estructura orgánica del Fallas en la estructura orgánica del departamento de inventarios.departamento de inventarios.

Deficiencia en el control físico y/o Deficiencia en el control físico y/o contable de los inventarios.contable de los inventarios.

Falta de planeación de requerimientos Falta de planeación de requerimientos de insumos.de insumos.

Niveles de inventario Niveles de inventario optimo, alto costo en la optimo, alto costo en la

administración de los administración de los mismos.mismos.

Inadecuada Inadecuada coordinación del áreas coordinación del áreas

de inventarios con de inventarios con otras áreas.otras áreas.

Desconocimiento del Desconocimiento del costo de ordenar, costo de ordenar,

reponer y mantener el reponer y mantener el inventario.inventario.

Inadecuada Inadecuada información para toma información para toma

de decisiones.de decisiones. Inadecuadas medidas Inadecuadas medidas

de seguridad, de seguridad, aseguramiento y aseguramiento y

fianzas.fianzas. Falta de manuales de Falta de manuales de

operación.operación.

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