universidad mayor de san andres facultad de...

i

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

CARRERA DE CONTADURIA PÚBLICA

1. TRABAJO DIRIGIDO

““IMPLANTACIÓN DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE SEGUIMIENTO EN CONTRATACIONES Y EJECUCIÓN DE

OBRAS, BIENES Y SERVICIOS GENERALES: CASO SUBALCALDIA DE COTAHUMA DISTRITO I””

POSTULANTES : Univ. JUAN CARLOS CUSSI LIMACHI CI 4777758 LP

Univ. FREDDY ISRAEL TOLA MAMANI CI 4930932 LP

TUTOR ACADEMICO : LIC. LUIS FERNANDO PEREZ

INSTITUCION : GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ

SUB ALCALDIA DE COTAHUMA

LLLAAA PPPAAAZZZ --- BBBOOOLLLIIIVVVIIIAAA

222000000999

“IMPLANTACION DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO DE SEGUMIENTO EN CONTRATACIONES Y EJECUCION DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS GENERALES: CASO SUBALCALDIA DE COTAHUMA DISTRITO I”

ii

DEDICATORIA:

Con amor incondicional dedico este trabajo a mis Padres: Benedicto Tola y Jacinta Mamani por su constante apoyo, sacrificio y nobles valores de vida, para que logre alcanzar mis objetivos.

Freddy


iii

DEDICATORIA:

A mi Padre Bartolomé Cussi un Papa Excepcional y mi Madre Ceferina Limachi Que en Paz descanse a ellos les debo todo esto, por su apoyo moral e incondicional en los buenos y en los malos momentos de mi vida,

Juan Carlos


iv

AGRADECIMIENTOS

Agradecer a Dios, por habernos iluminado durante el tiempo que nos llevó realizar el

presente trabajo.

A la Universidad Mayor de san Andrés y a todas las personas que trabajan en esta

institución, por el apoyo que nos brindaron para la realización de nuestros trabajos.

A los docentes de la carrera de Auditoria, que coadyuvaron con la mayor parte del progreso

de este trabajo.

Al Licenciado Luis Fernando Pérez por tener mucha paciencia con nuestro trabajo y por su

orientación en su realización. Por otra parte, a todas (os) nuestros docentes que nos

impartieron y nos ayudaron a formarnos como Contadores Públicos.

A aquellas personas de la Sub alcaldía de Cotahuma y a los Funcionarios del Centro

Administrativo Financiero por la oportunidad que nos han otorgado para realizar el presente

trabajo


v

INDICE GENERAL

INDICE GENERAL ............................................................................................................................................... V

INDICE DE GRAFICOS ...................................................................................................................................... VIII

INDICE DE CUADROS ...................................................................................................................................... VIII

RESUMEN ..................................................................................................................................................... IX

CAPITULO I

1. MARCO INSTITUCIONAL ........................................................................................................................... 1

1.1. INTRODUCCION ....................................................................................................................................... 1

1.2. CONVENIO ............................................................................................................................................... 2

1.3. ANTECEDENTES DEL GMLP ...................................................................................................................... 3

1.3.1. ASPECTO LEGAL INSTITUCIONAL. ................................................................................................... 4

1.3.2. MISION, VISION Y OBJETIVOS DEL GMLP ....................................................................................... 7

1.4. ANTECEDENETES DE LA SUB ALCALDÍA DE COTAHUMA .......................................................................... 8

1.4.1. OBJETIVOS DE LA SUB ALCALDÍA DE COTAHUMA .......................................................................... 9

1.4.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................................. 10

1.4.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................................. 10 1.4.3.1. DESPACHO DEL SUB ALCALDE .................................................................................................................. 10 1.4.3.2. UNIDAD DE PLANIFICACION Y CONTROL .................................................................................................. 11 1.4.3.3. SECRETARIA GENERAL .............................................................................................................................. 11 1.4.3.4. RESPONSABLE CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO .......................................................................... 12 1.4.3.5. ASESORIA LEGAL ....................................................................................................................................... 13 1.4.3.6. UNIDAD DE FISCALIZACION INTEGRAL ..................................................................................................... 13 1.4.3.7. UNIDAD DE MEJORAMIENTO BARRIAL..................................................................................................... 14 1.4.3.8. UNIDAD DE DESARROLLO HUMANO ........................................................................................................ 15 1.4.3.9. UNIDAD DE ADMINISTRACION TERRITORIAL ........................................................................................... 15 1.4.3.10. UNIDAD DE PROMOCION ECONOMICA .................................................................................................... 16

CAPITULO II

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................................................................... 17

2.1. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA .......................................................................................................... 17

2.2. FORMULACION DEL PROBLEMA ............................................................................................................ 17

2.3. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA ....................................................................................................... 17

2.4. ALCANCE Y APLICACIÓN ........................................................................................................................ 18

2.5. JUSTIFICACION ...................................................................................................................................... 18

2.5.1. JUSTIFICACION TEORICA ............................................................................................................... 19

2.5.2. JUSTIFICACION PRACTICA ............................................................................................................. 19

2.5.3. JUSTIFICACION METODOLOGICA .................................................................................................. 20

2.6. OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 20

2.6.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 20

2.6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................................... 21

2.7. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ................................................................................................. 21

2.7.1. METODO DEDUCTIVO ................................................................................................................... 22

2.7.2. METODO INDUCTIVO ................................................................................................................... 22

2.8. TIPOS DE ESTUDIO ................................................................................................................................. 22


vi

2.8.1. ANALISIS HISTORICO ..................................................................................................................... 22

2.8.2. ANALISIS LOGICO .......................................................................................................................... 23

2.9. FUENTES DE INFORMACION .................................................................................................................. 23

2.9.1. FUENTES DE INFORMACION PRIMARIA ........................................................................................ 23

2.9.2. FUENTES DE INFORMACION SECUNDARIA ................................................................................... 24

2.10. TECNICAS............................................................................................................................................... 25

2.10.1. OBSERVACION .............................................................................................................................. 25

2.10.2. ENTREVISTA .................................................................................................................................. 26

2.10.3. CUESTIONARIOS ........................................................................................................................... 26

2.10.4. FLUJOGRAMA ............................................................................................................................... 26

2.10.5. REVISION DOCUMENTAL .............................................................................................................. 27

CAPITULO III

3. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................................. 28

3.1. CONTROL INTERNO ............................................................................................................................... 28

3.1.1. DEFINICION Y CONCEPTO ............................................................................................................. 28

3.2. CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO ............................................................................................... 29

3.2.1. SEGÚN SU NATURALEZA ............................................................................................................... 29 3.2.1.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO ..................................................................................................... 29 3.2.1.2. CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE ........................................................................................... 30

3.2.2. SEGÚN SU MOMENTO DE SU REALIZACION ................................................................................. 30 3.2.2.1. CONTROL INTERNO PREVIO ..................................................................................................................... 30 3.2.2.2. CONTROL INTERNO POSTERIOR ............................................................................................................... 30

3.3. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO ....................................................................................................... 31

3.3.1. NATURALEZA DEL CONTROL INTERNO ......................................................................................... 31

3.3.2. CALIDAD DEL CONTROL INTERNO. ............................................................................................... 31

3.3.3. RESPONSABILIDAD. ...................................................................................................................... 31

3.3.4. JERARQUÍA DE LOS CONTROLES ................................................................................................... 32

3.3.5. CRITERIO Y JUCIO PERSONAL Y PROFESIONAL ............................................................................. 32

3.4. OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO ........................................................................................................ 32

3.5. COMPONENTES DE CONTROL INTERNO ................................................................................................ 33

3.5.1. AMBIENTE DE CONTROL ............................................................................................................... 33

3.5.2. EVALUACION DE RIESGOS ............................................................................................................ 34

3.5.4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN ............................................................................................... 35

3.5.5. SUPERVISION ................................................................................................................................ 36

3.6. LIMITACION AL CONTROL INTERNO ...................................................................................................... 38

3.7. TEORIA DE SISTEMA .............................................................................................................................. 39

3.7.1. CONCEPTOS .................................................................................................................................. 39

3.7.2. ENFOQUE SISTEMICO. ................................................................................................................. 40

3.8. MANUAL................................................................................................................................................ 40

3.8.1. DEFINICION ................................................................................................................................... 40

3.9. TIPOS DE MANUALES............................................................................................................................. 41

3.10. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................. 43

3.10.1. DEFINICION Y CONCEPTO ............................................................................................................. 43

3.11. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................ 43

3.11.1. VENTAJAS Y CARACTERISTICAS ..................................................................................................... 44

3.12. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................. 45


vii

3.13. MANUAL DE CONTROL INTERNO........................................................................................................... 46

3.13.1. VENTAJAS ..................................................................................................................................... 46

3.14. LIMITACION ........................................................................................................................................... 46

CAPITULO IV

4. MARCO LEGAL ........................................................................................................................................ 48

4.1. LEY 1178 DE ADMINISTRACION Y CONTROL GUBERNAMENTAL. .......................................................... 48

4.1.1. ANTECEDENTES. ........................................................................................................................... 49

4.1.2. FINALIDADES DE LA LEY Nº 1178 .................................................................................................. 50

4.1.3. AMBITO DE APLICACIÓN. ............................................................................................................. 51

4.1.4. SISTEMAS QUE REGULA LA LEY Nº 1178. ..................................................................................... 51

4.1.5. DECRETO SUPREMO 23318-A “REGLAMENTO DE LA RESPONSABLIDAD POR LA FUNCION

PUBLICA” 52

4.1.6. DECRETO 23215 “REGLAMENTO PARA EL EJERCICIO DE LAS ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPUBLICA” ......................................................................................................................... 53

4.2. NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS. .................................. 54

4.2.1. OBJETIVOS .................................................................................................................................... 54

4.2.2. AMBITO DE APLICACIÓN .............................................................................................................. 56

4.2.3. SUBSISTEMAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS. ............................... 56

CAPITULO V

5. DIAGNOSTICO. ........................................................................................................................................ 57

5.1. INTRODUCCION ..................................................................................................................................... 57

5.2. DEFINICION ........................................................................................................................................... 57

5.3. OBJETIVO DEL DIAGNOSTICO ................................................................................................................ 58

5.4. DETERMINACION DE LA MUESTRA ........................................................................................................ 58

5.5. INVESTIGACION DOCUMENTAL Y TRABAJO DE CAMPO ........................................................................ 59

5.5.1. ENTREVISTA. ................................................................................................................................. 59

5.5.2. EXAMEN DE LA DOCUMENTACION. ............................................................................................. 59

5.5.3. CUESTIONARIO. ............................................................................................................................ 59

5.5.4. EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA .......................................................................... 60

5.6. PLANIFICACION DEL DIAGNOSTICO. ...................................................................................................... 62

5.6.1. PROCEDIMIENTOS. ....................................................................................................................... 62 5.6.1.1. DE LA MISION Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCION ...................................................................................... 63 5.6.1.2. DE LOS CONTROLES EXISTENTES .............................................................................................................. 63 5.6.1.3. DE LA INFORMACION UTIL Y OPORTUNA ................................................................................................. 64 5.6.1.4. DE LA COMUNICACIÓN Y ORGANIZACIÓN ............................................................................................... 64 5.6.1.5. DEL PERSONAL COMPETENTE .................................................................................................................. 65 5.6.1.6. DE LA CAPACIDAD ADMINISTRATIVA ....................................................................................................... 66

5.6.2. HALLAZGOS. ................................................................................................................................. 69

5.7. ANALISIS DE LA INFORMACION RECOPILADA ........................................................................................ 74

5.7.1. ANALISIS FODA ............................................................................................................................. 74

5.7.2. VARIABLES INTERNAS ................................................................................................................... 74 5.7.2.1. FORTALEZAS ............................................................................................................................................. 74 5.7.2.2. DEBILIDADES. ........................................................................................................................................... 75

5.7.3. VARIABLES EXTERNAS .................................................................................................................. 75 5.7.3.1. OPORTUNIDADES ..................................................................................................................................... 75


viii

5.7.3.2. AMENAZAS ............................................................................................................................................... 75 5.8. CONCLUSION DEL DIAGNOSTICO .......................................................................................................... 78

CAPITULO VI

6. PROPUESTA ............................................................................................................................................ 80

6.1. INTRODUCCION ..................................................................................................................................... 80

6.2. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................ 80

6.3. OBJETIVOS DEL MANUAL. ..................................................................................................................... 81

6.4. DE SU CONTENIDO ................................................................................................................................ 82

6.5. DE SU ALCANCE ..................................................................................................................................... 82

6.6. DE SU CUMPLIMIENTO .......................................................................................................................... 82

6.7. DE SU DIFUSION .................................................................................................................................... 82

6.8. DE SU CONTROL Y APLICACIÓN ............................................................................................................. 83

6.9. DE SU REVISION Y ACTUALIZACION ....................................................................................................... 83

6.10. ORGANIGRAMA. ................................................................................................................................... 85

6.10.1. INTERPRETACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA. ...................................................................... 85

CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 130

RECOMENDACIONES .................................................................................................................. 131

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................................133

ANEXOS

INDICE DE GRAFICOS

GRAFICO 1 EJECUCIÓN PPTARIA. 2007 ................................................................................................................... 60

GRAFICO 2 EJECUCIÓN PPTARIA. 2008 ................................................................................................................... 60

GRAFICO 3 COMPARACIÓN DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA GESTIÓN 2007 Y 2008 ............................................ 60

GRAFICO 4 PERSONAL EJECUTIVO - OBJETIVOS ................................................................................................... 63

GRAFICO 5 PERSONAL ADMINISTRATIVO - OBJETIVOS ........................................................................................... 63

GRAFICO 6 PERSONAL ADMINISTRATIVO - CONTROLES ......................................................................................... 63

GRAFICO 7 PERSONAL EJECUTIVO - INFORMACIÓN ÚTIL ....................................................................................... 64

GRAFICO 8 PERSONAL ADMINISTRATIVO - COMUNICACIÓN ................................................................................. 65

GRAFICO 9 PERSONAL EJECUTIVO - COMPETENCIA ............................................................................................... 65

GRAFICO 10 PERSONAL EJECUTIVO - CAPACIDAD .................................................................................................. 66

GRAFICO 11 CONTROL DE ACTUALIZACIONES ............................................................................................ 84

INDICE DE CUADROS

CUADRO 1 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES SEGÚN SU OBJETIVO..................................................................... 42

CUADRO 2 CLASIFICACIÓN DE MANUALES SEGÚN LA ACTIVIDAD .......................................................................... 42

CUADRO 3 RESUMEN TIPOS DE RESPONSABILIDAD ............................................................................................... 53

CUADRO 4 PRECEPTOS SUJETOS A LA CONTRATACIÓN .......................................................................................... 55

CUADRO 5 ANALISIS FODA INTERNO ...................................................................................................................... 76

CUADRO 6 ANALISIS FODA EXTERNO ..................................................................................................................... 78


ix

RESUMEN

Las instituciones son parte conformante de una estructura social, son mecanismos a

través de los cuales se llevan a efecto determinados tipos de programas que llevan al

sujeto social, como política social ya planificada otras como intento o ensayos de

convertir los programas en tales. Es así que la institución se presenta como un

sistema organizado y estatuido, con legitimidad para su acción e investidura de

poder, de prescripción.

La Municipalidad de La Paz y su Gobierno (GMLP), es una institución líder, pública,

democrática y autónoma que tiene como misión institucional contribuir a la

satisfacción de las necesidades colectivas de los habitantes del municipio, mejorando

la calidad de vida de la población en sus aspectos tangibles e intangibles; con

honestidad, responsabilidad, respeto, equidad, transparencia, calidez, lealtad, calidad

y eficacia, para lo cual requiere diferentes servicios y bienes para su mantenimiento y

funcionamiento que por su naturaleza son de uso temporal, por lo cual para apoyar y

facilitar el trabajo administrativo es que se ve la necesidad de implantar un Control

Interno Administrativo que constituyan un elemento fundamental en el proceso de

contrataciones, este instrumento normativo organizacional es la “Implantación de

Control Interno Administrativo de Seguimiento en Contrataciones y Ejecución de

Obras, Bienes y Servicios Generales: Caso Sub. Alcaldía de Cotahuma Distrito I”,

proporcionando información confiable y oportuna para la toma de decisiones,

mejorando la administración de las actividades de la unidad, que pueda orientar y

coadyuvar y regular los procedimientos de adquisición de bienes y servicios.

Uno de los sistemas de la Ley Nº1178 (SAFCO) que rige a esta institución es el

Sistema de Administración de Bienes y Servicios SABS que es el conjunto de

normas, principios, elementos jurídicos, técnico y administrativos que establecen la

forma de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios, normado por el

DS 27328 del 31 de enero de 2004, modificado por el DS 29190 del 11 de julio de

2007 este sistema esta compuesto por los siguientes Subsistemas: Contratación de

Bienes y Servicios, Manejo de Bienes y la Disposición de Bienes.


1

CAPITULO I

1. MARCO INSTITUCIONAL

1.1. INTRODUCCION

El ámbito financiero de nuestro país, está conformado por Varias Entidades del

sector Publico que pertenecen al Gobierno municipal, y las que pertenecen al

Gobierno Nacional, todas estas están relacionadas con los proceso de contratación,

con el fin de mejorar los recursos del estado.

El contador público juega un papel importante como consultor administrativo en los

procesos de contratación, siendo este el que promueve la eficiencia de la institución

con la implantación de controles claves para todos los ámbitos, en especial para el

correcto funcionamiento de la ejecución presupuestaria y correcto funcionamiento de

los procesos administrativo financieros.

En nuestro país el control de las entidades públicas “Gubernamental” está regida por

la ley 1178 SAFCO que en su artículo 13 nos dice “El Control Gubernamental tendrá

por objetivo mejorar la eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos y en

las operaciones del estado…”1

La misma ley, prevee un régimen especial de responsabilidades por el ejercicio de la

responsabilidad pública, Responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil y penal.

El control interno en las instituciones del estado, al margen de constituir un

procedimiento administrativo, es un instrumento que se diseña con el objeto de

proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los

objetivos de dichas instituciones.

1 Ley Nº 1178 (SAFCO) de Administración y Control Gubernamental de 20 de julio de 1990


2

El establecimiento y aplicación de las normas referidas al control interno

gubernamental, recae en todas las unidades y personas de la institución por lo que

es importante el conocimiento de control interno por parte de la alta dirección,

ejecutivos y funcionarios de las instituciones del estado.

El presente trabajo, está orientado al Control en cuanto se refiere al proceso de

contratación del Gobierno Municipal de La Paz. El propósito de la investigación se

orienta a demostrar cuan falta hace el control en los procesos de contratación, por

lo tanto resulta de gran importancia efectuar el análisis del uso de los procedimientos

de los controles para asegurar que los mismos sean manejados correctamente.

Al desarrollar el tema “Implantación de Control Interno Administrativo de

Seguimiento en Contrataciones y Ejecución de Obras, Bienes y Servicios

Generales: Caso Sub Alcaldía Cotahuma, Distrito I” la principal motivación ha

sido: verificar si el Control que se viene realizando responde a los objetivos que

dieron origen a su implementación por el Gobierno Municipal de La Paz y si éste,

esta a su vez de acuerdo a las normas establecidas.

1.2. CONVENIO

El Gobierno Municipal de La Paz, tiene Convenios de Cooperación Interinstitucional

suscritos con diferentes Universidades e Institutos de Formación Técnica y

Profesional, reconocidos en el país, destinados a realizar acciones conjuntas a

través de prácticas pre - profesionales; en este contexto, en fecha 13 de junio de

2005 se suscribe un Convenio entre el Gobierno Municipal de La Paz y la

Universidad Mayor de San Andrés, para llevar adelante aspectos de índole

académico, en el contexto del apoyo a la educación, a través de prácticas

académicas (pasantía y trabajo dirigido) en función de una de las modalidades de

graduación para egresados de las Carreras de las diferentes facultades, como es el

trabajo Dirigido, que consiste en trabajos prácticos individuales o conformados por


3

equipos multidisciplinarios, evaluados y supervisados por cada Facultad, bajo la

supervisión de un asesor o guía de las diferentes Unidades académicas.

El presente convenio interinstitucional tiene por objeto desarrollar acciones conjuntas

entre el GMLP y la UMSA, con la finalidad que los alumnos de la UMSA, puedan

realizar prácticas pre profesionales al interior de las distintas unidades

organizacionales del GMLP, bajo las modalidades de Trabajo Dirigido para la

titulación y Pasantías.

A través del presente Convenio se pretende coadyuvar al desarrollo de los

programas y proyectos municipales en cada una de las Unidades Organizacionales

del GMLP, mediante el apoyo técnico de egresados y estudiantes de cuarto y quinto

año de la UMSA.

En el Marco del convenio de cooperación Interinstitucional entre el Gobierno

Municipal de La Paz y la Universidad Mayor de San Andrés, y con el objetivo de

desarrollar actividades a través de Programas y proyectos mediante Prácticas pre-

profesionales en la modalidad de Trabajo Dirigido por esta casa superior de estudios;

comunica a Ud., Que se le ha admitido en el Gobierno Municipal de La Paz, sin

ninguna relación laboral contractual, debiendo realizar su Trabajo en horarios que

convenga con el Director de la Unidad donde ha sido asignado.

1.3. ANTECEDENTES DEL GMLP

El Gobierno Municipal de La Paz como Gobierno autónomo es la entidad de derecho

público con personería jurídica reconocida y patrimonio propio de acuerdo con el

numeral 2 de la ley de municipalidades, ejercer su jurisdicción y competencia en la

zona geográfica correspondiente a la primera sección de la provincia Murillo.


4

El gobierno municipal esta conformado por un concejo municipal y un Alcalde siendo

este la Máxima Autoridad Ejecutiva administradora y correspondiente legal del

G.M.L.P.

La historia de la Alcaldía Municipal de La Paz llamada así antes, se remonta en la

época colonial donde se fundo la ciudad de nuestra Señora de La Paz en el año

1548 se dio al cabildo el nombre de Gobierno Municipal de La Paz quien estaba

encargado de satisfacer todas las necesidades del pueblo.

Durante la independencia en el Gobierno de José María Velasco se Promulgo el

Primer Reglamento de Municipalidades donde se institucionaliza el régimen

municipal de Bolivia que entre alguno de sus objetivos tenía los siguientes:

- Promover la agricultura, el comercio y la industria en general

- Cuidar las escalas primarias de los establecimientos de educación, seguridad

y calidad conforme los reglamentos que dice la ley.

- Cuidar que la recaudación administrativa e inversión de los cuales se

beneficien conforme a las reglas que dice la ley.

- Dirigir el progreso en cada año por el conducto del poder ejecutivo.

- Cumplimiento de la constitución y protección de la libertad de imprenta.

1.3.1. ASPECTO LEGAL INSTITUCIONAL.

El Gobierno Municipal de La Paz está sujeto a las siguientes disposiciones que

regulan sus actividades.

a. Ley de Municipalidades (Nº 2028)

Regula el Régimen Municipal establecido en la Constitución Política del Estado;

define entre otros asuntos, las competencias de los gobiernos municipales y


5

establece la forma en la que se debe elaborar y aprobar el Programa de Operaciones

Anual (POA).

El ámbito de aplicación de la presente Ley es el siguiente:

1 Organización y atribuciones de la Municipalidad y del Gobierno Municipal;

2 Normas nacionales sobre Patrimonio de la Nación, Propiedad y Dominio

Público; y

3 Control social al Gobierno Municipal.

Municipio es la unidad territorial, política y administrativamente

organizada, en la jurisdicción y con los habitantes de la sección de

provincia, base del ordenamiento territorial del Estado unitario y

democrático boliviano.

En el Municipio se expresa la diversidad étnica y cultural de la República.

La Municipalidad es la entidad autónoma de derecho público, con

personalidad jurídica y patrimonio propio que representa

institucionalmente al Municipio, forma parte del Estado y contribuye a la

realización de sus fines.

El gobierno y la administración del Municipio se ejercen por el Gobierno Municipal.

b. Ley Nº 1178 SAFCO, Regula: los Sistemas Administrativos

Programación de Operaciones

Para Programar y Organizar Las

Actividades

Organización Administrativa

Presupuesto

Administración de Personal

Administración de bienes y Servicios

Tesoro y crédito Publico Para Ejecutar Las Actividades

Programadas Contabilidad Integrada

Control Gubernamental Para Controlar la Gestión del Sector

Publico


6

c. Ley Participación Popular (Nº 1551), promueve e instituye el proceso de

participación social en la gestión pública, amplía las competencias de los

gobiernos municipales y define el ámbito de cobertura territorial de éstos.

d. Ley del Diálogo (Nº 2235) establece los lineamientos básicos para el accionar

del Estado en la gestión de la Estrategia de Reducción de la Pobreza, dispone

las competencias institucionales de los órganos públicos responsables de la

ejecución de los programas destinados a la reducción de la pobreza, define

los criterios de la distribución de los recursos provenientes del Programa de

Alivio de la Deuda Externa Multilateral, fija el alcance y los mecanismos para

el ejercicio del control social e instituye el Diálogo Nacional como mecanismo

permanente de participación social.

e. Ley de Gastos Municipales (Nº 2296), regula el gasto municipal como

consecuencia del establecimiento de recursos para disminuir la pobreza y

exige mayor capacidad operativa de los gobiernos municipales para lo cual se

incrementan los límites permitidos de gasto corriente de los recursos de

contraparte.

f. Constitución Política del Estado

Mediante el cual el municipio tiene derecho autonómico.

Autonomía municipal el gobierno autónomo municipal está constituido

por un concejo municipal con facultad deliberativa, fiscalizadora y

legislativa municipal en el ámbito de sus competencias y un órgano

ejecutivo presidido por la alcaldesa o alcalde.

El concejo municipal estará compuesto por concejalas y concejales

elegidas y elegidos mediante sufragio universal


7

1.3.2. MISION, VISION Y OBJETIVOS DEL GMLP

La Misión institucional, es la razón de ser de la institución, es le elemento que la

define, la distingue de otras le da la razón de ser de la entidad, que

fundamentalmente expresa su mandato social para la cual fue creada.

En este sentido la Misión institucional del GMLP definida en el proceso del PDI, es:

MISION

“La Municipalidad de La Paz y su Gobierno (GMLP), es una institución líder, pública,

democrática y autónoma que tiene como misión institucional contribuir a la

satisfacción de las necesidades colectivas de los habitantes del municipio, mejorando

la calidad de vida de la población en sus aspectos tangibles e intangibles; con

honestidad, responsabilidad, respeto, equidad, transparencia, calidez, lealtad, calidad

y eficacia, capaz de enfrentar nuevas competencias, incentivando y generando

espacios para la participación ciudadana, el intercambio intercultural, la inclusión

social y construcción de ciudadanía”.

VISIÓN

La formulación de la Visión del GMLP, demando representar la situación deseada y

factible, aquella que exprese las aspiraciones, retos y valores sobre los cuales la

institución pretende asentar su trabajo, aquello que se pretende alcanzar hasta el

2011.

De esta forma se llego a la formulación de:

“La Municipalidad de La Paz y su Gobierno (GMLP), es una institución intercultural,

moderna y líder a nivel Latinoamericano, promotora de la planificación, gestión y

desarrollo integral de área metropolitana, alcanzando competitividad regional y

brindando reconocidos servicios descentralizados, desburocratizados y de calidad;


8

con personal solidario, altamente capacitado, competente, innovador e identificado

con su institución y su Municipio, que tiene a La Paz ciudad de altura y capital sede

del país.”

1.4. ANTECEDENETES DE LA SUB ALCALDÍA DE COTAHUMA

En el marco de la Ley de Participación Popular la Municipalidad de La Paz, en

octubre 1994 se aprueba la ordenanza 118/94 por la cual “en base a la unidad

geográfica, socio cultural, productiva y económica y, considerando la continuidad

geográfica, la unidad territorial, la comunidad de intereses, la distritación territorial de

la Corte Nacional Electoral y una población mínima de habitantes de cada distrito

municipal se modifica la actual estructura de la Sección de Provincia en seis distritos

municipales que conforman a partir de la fecha la estructura orgánica de la H.

Alcaldía Municipalidad de la ciudad de La Paz”. Los distritos establecidos fueron:

Distrito Municipal 1 Cotahuma

Distrito Municipal 2 Max Paredes

Distrito Municipal 3 Norte – Noreste

Distrito Municipal 4 San Antonio

Distrito Municipal 5 Zona sur

Distrito Municipal Centro

La Ordenanza 128/94, de 1 de noviembre de 1994, ratifica los 6 Distritos

municipales y fija los limites de la jurisdicción de La Paz, con base a ley de 1968, y

los limites de cada distrito.

Luego unos años previos a la ley de Participación popular, en el marco de los

esfuerzos del PFM (1997) del BM emulando positivamente el primer proyecto del

GMLP con apoyo técnico financiero, experiencia de “descentralización “del sector

salud, se perfilan y proyectan las Sub alcaldías de Cotahuma, Max Paredes y San

Antonio, proceso que culminará con su creación formal el año 1994, mediante O.M.

(Ordenanza Municipal) expresa para este fin. Para entonces ya se había identificado


9

la necesidad de crear y poner en marcha la Sub Alcaldía Periférica, comprendida en

esta misma norma municipal; aunque a diferencia de las 3 anteriores sin previsiones

infraestructurales.2

El nombre de Cotahuma, significa en aymará “Lago de Agua”; la zona esta rodeada

por ríos como: el Jarañapampa, Cotahuma, Melchuco y otros menores. Este distrito

ocupa la parte oeste de la ciudad, comienza en el centro de Sopocachi, el barrio

artístico y bohemio de La Paz donde se encuentran galerías de arte, cafés,

simpáticos bares donde se puede tomar un trago, escuchar la más variada música o

disfrutar de excelente comida nacional e internacional; hasta llegar a las altas laderas

de Villa Nuevo Potosí, cuyas casas trepan por las serranías y farallones. Su

topografía hace de Cotahuma una zona apta para la ubicación de miradores.

1.4.1. OBJETIVOS DE LA SUB ALCALDÍA DE COTAHUMA

El objetivo: que persigue es de promover la creación de un Gobierno Municipal

Participativo y Municipal organizado en función de servicio a la sociedad.

Las instituciones son parte conformante de una estructura social y por consiguiente,

son mecanismos a través de los cuales se llevan a efecto determinados tipos de

programas que llevan al sujeto social, unas veces como política social ya planificada

otras como intento o ensayos de convertir los programas en tales, es decir la

institución ha sido considerada como un sistema de interacciones y estructuras

valorativas, normativas que dan sentido a la existencia institucional y las practicas

derivantes. Surge como instancia legitima y es respaldada políticamente por los

representantes estatales que otorgan aprobación para su implementación y

funcionamiento como vehículo especializado de atención a aspectos relevantes de la

vida económica social y política. Es así que la institución se presenta como un

2 Guillermo Dávalos Vela Agosto, Informe de sistematización de las Experiencias de Desconcentración Sub

Municipal realizadas en los municipios de La Paz, Cochabamba, Santa Cruz y Sucre, 2002


10

sistema organizado y estatuido, con legitimidad para su acción e investidura de

poder, de prescripción.

1.4.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La Dirección del Municipio esta a Cargo de un Sub Alcalde y un Secretario General

para el desarrollo de los Objetivos misionales y la Correcta orientación a la

comunidad, la Sub Alcaldía de Cotahuma tiene una Estructura organizacional

conformada por las áreas detalladas en el anexo 1:

1.4.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El presente organigrama esta compuesto por el siguiente personal administrativo y

técnico como se detalla a continuación.

1.4.3.1. DESPACHO DEL SUB ALCALDE

OBJETIVO

Ejecutar las políticas y proyectos de desarrollo municipal de la Sub Alcaldía de

Cotahuma, promoviendo el desarrollo económico y social, el mantenimiento de la

Infraestructura, el equipamiento y los servicios municipales en la jurisdicción del

Macro distrito, velando por una eficiente y eficaz prestación de los servicios públicos.

FUNCIONES GENERALES

Coordinación con la comunidad para la elaboración de proyectos del

macro distrito 1 Cotahuma.

Ejercicio de las funciones ejecutivas delegadas por el h. alcalde

municipal a nivel de distrito.


11

Promoción del desarrollo económico, social, de género, niñez,

adolescencia, tercera edad y cultural del distrito para un mejor

desarrollo de lo planificado.

1.4.3.2. UNIDAD DE PLANIFICACION Y CONTROL

OBJETIVO

Planificar, programar y dar seguimiento al desarrollo de las actividades en la

Jurisdicción de la Sub Alcaldía, en el marco de los lineamientos estratégicos del PDM

y del POA de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, canalizando sugerencias

y demandas de las comunidades, para cumplir con los objetivos programados y el

eficiente uso racional de los recursos asignados al distrito.

FUNCIONES GENERALES

Realizar el seguimiento de ejecución de obras del POA.

Realizar informes semanales.

Seguimiento a actividades de las unidades técnicas Sub Alcaldía.

Implementación a planificación participativa.

Otras tareas asignadas por el inmediato superior.

1.4.3.3. SECRETARIA GENERAL

OBJETIVO

Supervisar y controlar la ejecución eficiente de los recursos administrativos,

técnicos, legales y financieros de la Sub Alcaldía de Cotahuma, a través de la

aplicación de las normas legales vigentes en el Gobierno Municipal de La Paz, para

cumplir con los objetivos establecidos en el PDM y POA y optimización de resultados

y recursos de la sub alcaldía.


12

FUNCIONES GENERALES

Elaboración de informes/administrativos y respuesta a pies.

Atención a reclamos vecinales y demandas no atendidas oportunamente.

Entrega de información a vecinos y dirigentes.

Control de los operativos de fin de semana.

Inspecciones, reuniones, talleres, y otros en reemplazo del Sub Alcalde.


1.4.3.4. RESPONSABLE CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

OBJETIVO

Realizar el manejo y gestión administrativa-financiera de la Sub Alcaldía Cotahuma,

debiendo promover la racionalidad administrativa y la optimización de resultados de

los procesos de contratación, mediante la aplicación de las disposiciones legales

vigentes.

FUNCIONES GENERALES

Autorizar el procesamiento de pagos de las unidades dependientes de la sub

alcaldía. Ejecutar los procesos de contratación de las unidades dependientes

de la sub alcaldía.

Verificar y aprobar los procesos de contratación de las unidades dependientes

de la sub alcaldía.

Aprobar los procesos de compra en el sigma.

Llevar adelante los procesos de contratación de bienes y servicios hasta su

archivo.



13

1.4.3.5. ASESORIA LEGAL

OBJETIVO.

Brindar asistencia al personal de la Sub Alcaldía Cotahuma, en temas legales,

mediante el cumplimiento de disposiciones legales vigentes, para que cada uno de

los procesos o trámites ejecutados en la Sub Alcaldía tengan su respaldo y de ésta

forma se eviten observaciones posteriores.

FUNCIONES GENERALES

Elaborar contratos.

Elaboración de informes de respaldo en procesos de modificaciones de

contratos.

Elaboración de contratos modificatorios.

Asistencia a reuniones con el fin de coordinar el tema legal.

Elaboración de notas de declaratoria desierta.

Asistencia a aperturas de sobres.

1.4.3.6. UNIDAD DE FISCALIZACION INTEGRAL

OBJETIVO

Realizar la fiscalización de las construcciones sin autorización y fuera de normas,

mediante la aplicación de ordenanzas municipales y normas vigentes en materia de

regulación municipal, con el fin de mantener el orden en ambas actividades dentro de

la Sub Alcaldía Cotahuma..

FUNCIONES GENERALES

Realizar la atención al vecino.

Realizar trabajo de gabinete.


14

Realizar y participar de operativos de notificación.


1.4.3.7. UNIDAD DE MEJORAMIENTO BARRIAL

OBJETIVO

Planificar, organizar, coordinar, controlar, ejecutar, supervisar e impulsar el desarrollo

urbano en la Sub Alcaldía de Cotahuma, mediante la ejecución de proyectos y obras

de infraestructura, equipamiento, control de riesgos, forestación, áreas verdes,

arquitectura urbana y mantenimiento, coordinando con las unidades internas de la

Sub Alcaldía y todas las dependientes del GMLP, para la atención de las demandas

vecinales.

FUNCIONES GENERALES

Atender emergencias que se presentan en el distrito.

Inspección a lugares de riesgo para su evaluación y tareas de prevención.

Seguimiento, supervisión y control de proyectos en ejecución.

Inspecciones in-situ en coordinación con actores sociales y autoridades

municipales de acuerdo a demanda vecinal.

Atención a demanda vecinal con recursos de acción comunal y respuesta

inmediata.

Programación de actividades de mantenimiento y mejoramiento barrial con

cuadrillas de obreros que sea necesaria.

Atención de alumbrado público e intervención en operativos de la paz

iluminada.



15

1.4.3.8. UNIDAD DE DESARROLLO HUMANO

OBJETIVO

Planificar, organizar, coordinar, controlar, ejecutar y supervisar, planes y programas

en las áreas de salud, educación, deporte, cultura, seguridad ciudadana,

agrupaciones juveniles, familia y comunidad , mediante concertaciones con actores

públicos, privados y ejecutando las políticas definidas por la oficialía mayor de

desarrollo humano y culturas, para elevar la calidad de vida de los ciudadanos que

están en las jurisdicción territorial de la sub alcaldía.

FUNCIONES GENERALES

Realizar la capacitación y sensibilización con prestadores de servicios de

salud, educación y violencia.

Asistir a reuniones, elaborar informes, cartas, planifican talleres y

presentaciones.

Realizar inspecciones a bares y cantinas para el cumplimiento de normas.

Realizar acciones de mantenimiento de infraestructuras en educación y salud.

Realizar la inserción curricular con docentes de unidades educativas.

Realizar la información, comunicación y educación con la comunidad y

seguimiento a todas las acciones.


1.4.3.9. UNIDAD DE ADMINISTRACION TERRITORIAL

OBJETIVO

Planificar, organizar, coordinar, controlar, ejecutar y supervisar el cumplimiento

estricto de normas y reglamentos municipales, inherentes al crecimiento y desarrollo

rural, aprobando la documentación necesaria para el desarrollo armónico de los

predios privados y municipales en concordancia con los reglamentos y normas


16

vigentes de administración y fiscalización de desarrollo urbanístico, para mejorar la

calidad de vida de los habitantes del municipio de Cotahuma.

FUNCIONES GENERALES

Elaborar informe final y propuesta para la regularización de trazos viales.

Coordinar con diferentes áreas del GMLP, para realizar trámites de

equipamientos, áreas verdes, propiedades residenciales.

Verificar e inspeccionar para dar resultados sobre el trabajo.

Coordinar con áreas desconcentradas del GMLP, en lo que se refiere a

normativas.


1.4.3.10. UNIDAD DE PROMOCION ECONOMICA

OBJETIVO

Realizar la identificación de políticas y proyectos relacionados con toda actividad

económica, mediante lineamientos establecidos por la oficialía mayor de promoción

económica, para el beneficio de los artesanos, micro y pequeños empresarios del

macro distrito.

FUNCIOINES GENERALES

Atención al público para absolver dudas.

Operativos de control de comercio y mercados.

Organizar actividades para concretar el circuito turístico.

Apoyo a actividades de control de seguridad ciudadana.

Organizar y realizar ferias artesanales en distintas plazas de nuestra ciudad..

Apoyo en control de operativos de bares y cantinas.


17

CAPITULO II

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Con el objeto de identificar de forma clara y concreta cual es el problema que afecta

en la actualidad al proceso de contratación de bienes y servicios en la Sub Alcaldía

de Cotahuma, se ha realizado entrevistas al personal de la institución y en la unidad

administrativa encargada de este proceso.

2.1. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

El problema en las contrataciones es la falta de transparencia en el desarrollo de los

procesos ya sean estos: Planificación, Programación y Ejecución en todo el proceso

de contratación, además de Calificación y evaluación de propuestas presentadas en

la institución publica, esta falta de transparencia nace en las deficiencias de un

Control Interno que existe en la unidad de contrataciones, cuya metodología esta

librado más en el criterio de algunos funcionarios administrativos que no cumplen a

cabalidad con las normas, reglamentos y/o procedimientos administrativos.

Sobre la base de estas consideraciones se ha establecido que en la unidad de

contrataciones no cuentan oficialmente con un manual de procedimientos de control

interno de obras, bienes y servicios generales lo cual provoco en la administración

deficiencias en la planificación y programación anual de las compras y

contrataciones.

2.2. FORMULACION DEL PROBLEMA

¿La implantación de un Manual de Procedimientos de Control Interno Administrativo

en Contrataciones y Ejecución de Obras, Bienes y Servicios Generales permitirá

optimizar y proporcionar información confiable para la toma de decisiones?

2.3. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA


18

¿Qué procedimientos y técnicas se deberá utilizar para la recolección de

información pertinente, que pueda mostrarnos en detalle el estado de los

procesos de contratación?

¿Existen Normas y/o Reglamentos para el Cumplimiento y correcta aplicación

de sus objetivos?

¿Cuenta la unidad de contrataciones con el equipo y material necesario?

¿De que manera la implantación de un control interno a través de un manual

de procedimientos, ayudara en el seguimiento de procesos de contratación

desde su inicio hasta su respectivo archivo?

¿Que beneficios se lograra con un oportuno control interno en cuanto al

proceso y ejecución del pago en los diferentes tipos de contrataciones?

2.4. ALCANCE Y APLICACIÓN

El alcance de la presente investigación, involucra al Gobierno Municipal de La Paz,

considerándose a la Sub Alcaldía de Cotahuma, y la unidad del Centro Administrativo

Financiero que es el nexo principal para que se lleven adelante todos los procesos

de contrataciones permitidos a este tipo de Unidades Administrativas según: leyes,

decretos supremos, resoluciones administrativas y reglamentos definidos, que a la

vez son herramientas de apoyo para la investigación del Proceso de Contrataciones,

que requieran de la necesidad de implantar un control interno adecuado para el

eficiente proceso de contratación.

2.5. JUSTIFICACION

Es necesario tener en cuenta que un buen y adecuado Sistema de Control Interno

no constituye garantía de que no puedan ocurrir irregularidades, lo que elimina el

Sistema de Control Interno es la “Probabilidad” de que esto suceda.

Todas las entidades del estado siempre tienen filtros de sus controles mas

comúnmente en los procesos documentales, en la formas de presentación oportuna


19

y veraz, las que no son cumplidas en su cabalidad por diversos motivos de índole

institucional.

Esta inquietud ha sido determinante para tomar la decisión de realizar una

investigación que permita detectar los problemas referidos al control, para poder

explicar cuales son las dificultades que actualmente se tiene en los procesos de

contratación del Centro Administrativo Financiero de la Sub Alcaldía de Cotahuma,

como materia de estudio.

2.5.1. JUSTIFICACION TEORICA

La justificación teórica se basa en el proceso de contrataciones, ya que se

constituyen en una de las actividades más importantes del Centro Administrativo

Financiero, requiriendo un adecuado manejo de los recursos del estado orientados

en la ley Nº 1178, al respecto el control o fiscalización de las contrataciones implica

la revisión desde su etapa inicial que comprende la planificación o la determinación

de las necesidades a contratar de acuerdo a un programa de contrataciones, hasta la

culminación de lo suscrito en el contrato, que servirá para la optimización de los

recursos, eficiencia en los procesos, así también optimizar la estructura

organizacional de la unidad administrativa.

2.5.2. JUSTIFICACION PRACTICA

Con la implantación de un Manual de Control Interno en el proceso de contrataciones

de bienes y servicios generales, se pretende hacer un estudio para ver que acciones

(en caso de requerirse) deben ser emprendidas, para mejorar la eficacia de políticas

y practicas de la unidad, para determinar si la Unidad Administrativa se preocupa de

cumplir con los reglamentos locales, estatales y municipales, estudiar los sistemas y

procedimientos para ver si presentan irregularidades en sus elementos, determinar si

los métodos de control utilizados son adecuados y eficaces, evaluar las operaciones

con objeto de precisar que aspectos necesitan de un mejor control, determinar si se


20

podrían llevar a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o mas

amplia utilidad del mismo.

Esta justificación se basa en mejorar los grados de eficiencia, eficacia y

transparencia en lo que respecta al adecuado control y administración de los

procesos de contratación implantando un manual de procedimientos de una

adecuada forma de realizar la contratación, esto en primera instancia se lo realizara

a través de entrevistas y cuestionarios realizados a los funcionarios, de los cuales se

obtendrá los puntos de riesgo o críticos, para la presente propuesta de implantación

2.5.3. JUSTIFICACION METODOLOGICA

El desarrollo del presente trabajo esta enfocado fundamentalmente en la utilización

del método descriptivo y deductivo, capaz de partir de especificaciones generales a

particulares, medir con la mayor precisión posible y de manera independiente los

conceptos a los que nos referiremos en el presente trabajo, que contrasten con la

realidad del Centro Administrativo Financiero de la Sub Alcaldía de Cotahuma, el de

encontrar un modelo racional a través de una instrumentación que se adecue al

contexto del mencionado Centro Administrativo.

2.6. OBJETIVOS

2.6.1. OBJETIVO GENERAL

El objetivo general del presente trabajo, es implantar un Control Interno

Administrativo de Seguimiento en contrataciones y ejecución de obras, bienes y

servicios, a través de un manual de procedimientos de control interno administrativos

que constituyan un elemento fundamental en el proceso de contrataciones,

proporcionando información confiable y oportuna para la toma de decisiones,

mejorando la administración de las actividades de la unidad.


21

2.6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Elaborar formularios de entrevistas, encuestas y procedimientos tecnicos

administrativos para la recoleccion de información.

Cerciorarse que existan reglamentos para el cumplimiento de sus objetivos y

confirmar la correcta aplicación de estas normas.

Verificar que la unidad encargada de contrataciones cuente con el equipo y

material necesario.

Realizar seguimiento adecuado al proceso de contrataciones, desde su inicio

hasta el archivo.

Alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de la Contratación

y/o pagos de obras.

Elaborar los instrumentos metodológicos necesarios para desarrollar la

investigación.

Aplicar metodología seleccionada: Trabajo de Campo (relevamiento de

información, aplicación de entrevistas y encuestas elaboradas para el

desarrollo del trabajo de campo)

2.7. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

El desarrollo del presente trabajo esta enfocado fundamentalmente en la utilización

del método descriptivo y deductivo, capaz de partir de especificaciones generales a

particulares, medir con la mayor precisión posible y de manera independiente los

conceptos a los que nos referiremos en el presente trabajo, que contrasten con la

realidad del Centro Administrativo Financiero de la Sub Alcaldía de Cotahuma, el de

encontrar un modelo racional a través de una instrumentación que se adecue al

contexto del mencionado Centro Administrativo.


22

2.7.1. METODO DEDUCTIVO

Que va de lo particular a lo general, es decir; tener contacto directo con las carpetas

de contrataciones y la ejecución presupuestaria de pago de los procesos de

contratación, pues es la mejor forma de analizarlos, revisarlos y verificar su

existencia , así tener una visión global de estos.

2.7.2. METODO INDUCTIVO

Que va de lo general a lo particular, en este caso; que una vez teniendo cocimiento

de los procesos de contratación realizados, podemos obtener toda la información

necesaria de la forma en que actúa la contratación, de esta manera encontrar puntos

críticos, los cuales nos darán a conocer las debilidades que se tienen en todo este

proceso, con el fin de subsanarlos con la propuesta ya mencionada.

2.8. TIPOS DE ESTUDIO

El tipo de investigación que se realizará es de Investigación Aplicativa. Son las

investigaciones cuyo propósito fundamental es proporcionar soluciones a los

problemas prácticos y que sólo indirectamente se interesan en la obtención de un

nuevo conocimiento. Además proporcionan soluciones prácticas a problemas

específicos y predeterminados.

2.8.1. ANALISIS HISTORICO

Se utilizará esta clase de análisis en el desarrollo del presente trabajo, para

desglosar los antecedentes, es decir este análisis presupone el estudio detallado de

causas y condiciones históricas en el que se desarrolla la Falta de Control Interno a

ser implantado.


23

2.8.2. ANALISIS LOGICO

Este Análisis lógico, permitirá realizar una elaboración del modelo de trabajo, dentro

del cual se realizara la implantación del Control Interno.

2.9. FUENTES DE INFORMACION

Se define la palabra "Fuentes" como el "Sitio de donde se obtiene una noticia,

conocimiento o información"; el término "Informar" es, "Dar a alguien datos o noticias

sobre cierta cosa que le interesa".

Las fuentes de información se las puede dividir en las siguientes: La información

Primaria y La Información Secundaria.

2.9.1. FUENTES DE INFORMACION PRIMARIA

Las fuentes de información primaria, son el relevamiento directo y de primera mano

de información y datos, es importante señalar los instrumentos necesarios que se

utilizarán en el presente trabajo.

Entrevista Estructurada: “Es también conocida como dirigida o estandarizada y se

caracteriza porque el entrevistador se basa y apega por completo a la guía o plan de

entrevista, que consiste en un conjunto de preguntas estructuradas y dirigidas al

tema, ordenadas secuencialmente, bien definidas y concretas.”3

En la Sub Alcaldía de Cotahuma, más específicamente en el Centro Administrativo

Financiero, la entrevista estructurada se realiza mediante unas guías ó cuestionarios

que están dirigidas para recabar información, relacionados al control que se realiza

en el proceso de contratación, que son esenciales para evaluar al personal clave

identificado.

3Arandia, Saravia Lexín, METODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACION Y APRENDIZAJE, 2ª Edición, Ed.

Catacora, Bolivia 1993, Pág. 117.


24

Encuestas “Consiste en la captación consciente, planeada y registrada en

cuestionarios de los hechos opiniones, juicios, motivaciones, situaciones, etc. A

través de las respuestas obtenidas al realizar la encuesta, que se realizó mediante

cuestionarios destinado a recabar respuestas escritas u orales” 4

La Técnica de la Observación: “Es aplicada para recopilar información a través de

la acción de observar y mirar detenidamente los hechos que ocurren, el

comportamiento y conducta de los funcionarios de la unidad de estudio y los flujos de

comunicación de la misma”5

Se realiza a través de visitas de campo, en el tiempo de duración del Trabajo

Dirigido, esta técnica permite identificar el estado actual de la CAF (Centro

Administrativo Financiero), proporcionando una interacción no solo con el medio

ambiente en que se encuentra, sino que se familiariza con los procesos que se

desarrollan en dicha Unidad que tengan relación directa con el tema de investigación.

2.9.2. FUENTES DE INFORMACION SECUNDARIA

Un instrumento de recopilación de datos e información muy importante que se utiliza

es, la investigación bibliográfica y documental, que ayuda principalmente a buscar

información secundaria a través de la lectura de libros, documentos, manuales, etc.

Información Documental: es aquella recogida de documentos escritos o impresos,

en general de toda la comunicación escrita, se hace un estudio de toda

documentación relevante para el objeto de estudio.

4 Arandia Saravia Lexin METODOS Y TECNICAS DE INVESTIGACION Y APRENDIZAJE, 2ª Edicion Ed.

Catacora Bolivia 1993, Pág.186, 187 5 Arandia, Saravia Lexín, METODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACION Y APRENDIZAJE, 2ª Edición, Ed.

Catacora, Bolivia 1993, Pág. 117.


25

Información Bibliográfica: “La investigación bibliográfica puede realizarse en forma

independiente o como parte de la investigación de campo. En ambos casos, busca

conocer las contribuciones culturales o científicas del pasado”6.

En este caso concreto, se procede a la lectura y análisis de reglamentos referentes

al proceso de contratación, SABS Sistema de administración de Bienes y servicios, la

Ley 1178, Resolución municipal 0056/2008 de 26 de Febrero de 2008 y algunos

otros documentos institucionales relacionados al proceso de contratación.

2.10. TECNICAS

2.10.1. OBSERVACION

Engloba todos los procedimientos utilizados en las ciencias sociales no solo para

examinar las fuentes donde se encuentran los hechos y datos, objeto de estudio,

sino también para obtener y registrar estos.

Consiste en el registro Sistemático, valido y Confiable del comportamiento o

conducta que se manifiesta. Puede utilizarse como instrumento de medición en muy

diversas circunstancias. Esta característica permite aseverar que el evaluador del

control interno es un agente activo por cuanto está en contacto con las formas de

hacer las cosas en la realidad.7

Se aplico esta técnica como parte de la metodología en todas las actividades o de las

formas especificas en que se ejecutan las operaciones. Tiene una importancia

central ya que los seres humanos y los sistemas sociales son básicamente

observados y por otro lado se auto observan.

6 Zorrilla, Santiago, METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN”, Ed. Mc Graw Hill, México 1992, Pág. 31.

7 Hernández Sampieri Roberto, “METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN”, 2ª edicion, Colombia, 1999.


26

2.10.2. ENTREVISTA

Representa un procedimiento cómodo y barato para obtener datos objetivos de

dichos miembros (miembros de la sociedad) se podrían comprobar directamente

pero con mucho mas esfuerzo, trabajo y coste.

“La entrevista es la ciencia más usada en las investigaciones sociales y las que sin

duda ha atribuido más a los logros de la sociología empírica en la sociedad” Sheuch

(1974 – Pp. 266).

Las entrevistas con los funcionarios que intervienen en los Procesos de Contratación

de la Sub Alcaldía de Cotahuma fueron practicadas con el propósito de obtener

información detallada sobre las características del control a sus actividades

realizadas.

2.10.3. CUESTIONARIOS

El instrumento básico de la observación por encuesta es el cuestionario. Este no es

otra cosa que un conjunto de preguntas preparado cuidadosamente, sobre los

hechos y aspectos que interesan en una investigación para su contestación por la

población o su muestra a que se extiende el estudio emprendido.

2.10.4. FLUJOGRAMA

Se trata de un método destinado a simplificar la terea de descripción de los

procedimientos y técnicas mediante el uso de graficas de movimiento, también

llamadas flujo gramas o diagramas de flujo.

Un diagrama de flujo es una representación grafica simbólica de un sistema o serie

de procedimientos mostrada cada uno de ellos de forma secuencial. El diagrama de

flujo proporciona una imagen clara del sistema mostrando la naturaleza y secuencia


27

de los procedimientos, división de responsabilidades, fuentes y distribución de

documentos y tipos.

Los flujo gramas permiten representar gráficamente el encadenamiento de las

operaciones administrativas, precisando que documentos básicos se utilizaran, de

que servicios emanan y quienes son los que los realizan. 8

2.10.5. REVISION DOCUMENTAL

Es la relación de la observación sobre documentos actuales o históricos de todo

género en cuanto recogen y reflejan hechos y datos de interés social.

8 Rubén Centellas España, Auditoria Operacional un instrumento integral de evaluación de las empresas, Pp. 114


28

CAPITULO III

3. MARCO CONCEPTUAL

3.1. CONTROL INTERNO

3.1.1. DEFINICION Y CONCEPTO

El Control Interno es un Proceso Compuesto por una cadena de acciones extendida

a todas las actividades inherentes a la gestión, integradas a los procesos básicos de

la misma e incorporadas a la infraestructura de la organización, bajo la

responsabilidad de su consejo de administración y su máximo ejecutivo, llevado a

cabo por estos y por todo el personal de la misma, diseñado con el objeto de limitar

los riesgos internos y externos que afectan la actividad de la organización,

proporcionando un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos

de eficacia y eficiencia de las operaciones de confiabilidad de la información

financiera y de cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, así como las

iniciativas de calidad establecidas.

El Control Interno es un proceso que esta integrado a las actividades administrativas

y operativas de cada organización. Esta característica fundamental de considerara al

control interno como un proceso integrado implica que este no tiene un fin en si

mismo sino que constituye un medio, una metodología sistémica, que procura con un

grado de seguridad razonable, el logro de los objetivos institucionales que se puedan

agrupar en algunas de las siguientes categorías.9

- Eficiencia y eficacia de las operaciones.

- Confiabilidad de la Información Financiera.

- Cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas.

9 Contraloría General de la República de Bolivia, Guia para la aplicación de los principios, normas generales y

básicos de control interno Gubernamental, Resolución CGR-1/173/2002,Pág. 1


29

El Control Interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y

medidas coordinados que se adoptan en el negocio para salvaguardar sus activos,

verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia

operacional y fomentar la adherencia a las políticas preescritas.10

3.2. CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO

El control interno se clasifica de la siguiente forma:

Según su Naturaleza.

1. Control Interno Administrativo.

2. Control Interno Financiero – Contable

Según el momento de su realización.

1. Control Interno Previo.

2. Control Interno Posterior.

3.2.1. SEGÚN SU NATURALEZA

3.2.1.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los

métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones

y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación

indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todo, controles tales como

análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones,

programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.

10

Root Steven J. “Beyond COSO Internal Control to Enhance Corporate Governance, Ed. New York, Pag. 68


30

3.2.1.2. CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE

Comprenden los sistemas de organización y todos los procedimientos que de alguna

forma tienen que ver con la protección del patrimonio empresarial y la fiabilidad de

los datos contables y que tienen como cometido asegurar que se cumplen los

objetivos del sistema de control interno. El auditor debe centrar su trabajo en los

controles contables, por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de los

informes financieros, pero si el auditor cree que ciertos controles administrativos

pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisión y

evaluación.

3.2.2. SEGÚN SU MOMENTO DE SU REALIZACION

3.2.2.1. CONTROL INTERNO PREVIO

Es un proceso que involucra a todo el personal y se lleva a cabo bajo la

responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva. Se aplica siempre antes de la

ejecución de las operaciones o antes de que sus actos causen efecto. Debe

diseñarse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los

objetivos institucionales de eficiencia y eficacia de las operaciones, confiabilidad de

la información financiera, rendición de cuentas y protección del patrimonio.

Este control interno previo es aplicado por todos los funcionarios públicos de una

entidad pública o privada.11

3.2.2.2. CONTROL INTERNO POSTERIOR

Es un proceso que involucra a los responsables superiores de las operaciones y a la

unidad de auditoría interna. Se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la máxima

autoridad ejecutiva y se aplica sobre los resultados de las operaciones ya

ejecutadas. Debe diseñarse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del

11

Contraloría General de La República de Bolivia, Ley 1178 Compendio Didáctico, CENCAP 2003. Pág. 122


31

logro de los objetivos institucionales de eficiencia y eficacia, confiabilidad de la

información financiera, rendición de cuentas y protección del patrimonio.12

3.3. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

Según la Resolución Reglamentaria Nº NC CGR-1/070/2000 Contraloría General de

la República de Bolivia los principios de control interno son:

3.3.1. NATURALEZA DEL CONTROL INTERNO

El control interno gubernamental constituye un proceso integrado a todos los

procesos, técnicos y administrativos, que conforman el accionar de las

organizaciones públicas hacia el logro de sus objetivos específicos en concordancia

con los planes generales de gobierno.

3.3.2. CALIDAD DEL CONTROL INTERNO.

Los procesos de diseño, implantación, funcionamiento y seguimiento del control

interno de los entes públicos deben ajustarse y orientarse hacia el concepto de

calidad.

3.3.3. RESPONSABILIDAD.

En la obligación y la actitud de todo servidor público, con independencia de su

jerarquía dentro de una organización, de rendir cuentas por el destino de los recursos

públicos que le fueron confiados, del rendimiento de su gestión y de los resultados

logrados, no sólo por una responsabilidad conferida, resultante del cargo ocupado,

sino por la responsabilidad social asumida y convenida al aceptar un cargo público,

lo cual implica, ineludiblemente, brindar una total transparencia a los actos públicos y

sus efectos.

12

Contraloría General de La República de Bolivia, Ley 1178 Compendio Didáctico, CENCAP 2003. Pág. 123


32

3.3.4. JERARQUÍA DE LOS CONTROLES

El control interno, por ser un proceso, se conforma por un encadenamiento de

acciones particulares de los recursos humanos en todos los niveles de las

organizaciones públicas que, además de sus interrelaciones funcionales, se articulan

en una relación de jerarquía en concordancia de dichos niveles.

3.3.5. CRITERIO Y JUCIO PERSONAL Y PROFESIONAL

En toda organización pública la existencia de un marco estratégico sistematizado y

normativo de las decisiones y operaciones debe entenderse en un sentido positivo.

Estos elementos no deben constituirse en interferencias para la dinámica del

rendimiento, razón por la cual la aplicación de criterio con base en el sentido común y

en el juicio personal y profesional para la revisión permanente de las regulaciones,

deben ser reconocidos cuando resulten necesarios para el logro de los objetivos

institucionales, bajo el concepto de eficiencia.

3.4. OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO

“El control interno es un proceso, efectuado por la junta directiva de la entidad, la

gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable

relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías”:13

- Confiabilidad en la presentación de informes financieros.

- Efectividad y eficiencia de las operaciones

- Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

La definición anterior es aceptada por el Informe COSO que también hace énfasis

que el control interno es un “proceso”, o un medio para llegar a un fin y no un fin en si

mismo.

13

O. RAY WHITTINGTON, “Auditoria un Enfoque Integral” 12ª edición McGraw, Pp 172


33

Los objetivos del control interno para entidades del sector público, según lo

establecido en la Ley SAFCO 1178 son los siguientes:

- La Eficacia y Eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos y en las

operaciones del estado.

- La confiabilidad de la información generada sobre el uso de los recursos

públicos.

- Los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna

de los resultados de su gestión.

- La capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo

inadecuado de los recursos del Estado.14

3.5. COMPONENTES DE CONTROL INTERNO

El Control Interno consta de cinco elementos interrelacionados entre sí,

caracterizados por el estilo gerencial de la máxima autoridad ejecutiva e integrada al

proceso de gestión. Estos elementos son:

3.5.1. AMBIENTE DE CONTROL

El control interno está ligado a la estructura organizativa de la empresa que

proporciona el marco en el que se planifican, ejecutan y controlan las operaciones.

Uno de los aspectos más importantes es el establecimiento de los canales

adecuados de comunicación. Una tendencia actual en las estructuras Organizativas,

es delegar autoridad hacia todos los niveles de la empresa.15

14

Contraloría General de La República de Bolivia, Ley 1178 Compendio Didáctico, CENCAP 2003 Pp. 117 15

Rubén Centellas España, Auditoria Operacional un instrumento integral de evaluación de las empresas, Pp.104


34

El ambiente de control es un conjunto de reglas y valores compartidos que

constituyen el marco que guía al comportamiento de los funcionarios de una entidad.

Dicho ambiente configura la conciencia de control o auto control que afecta las

actitudes de los funcionarios públicos frente al control interno y se exterioriza por

medio de ellas. Se debe comprender que el ambiente de control refleja el espíritu

ético vigente en una entidad respecto al comportamiento de sus integrantes.16

3.5.2. EVALUACION DE RIESGOS

Toda actividad empresarial implica un riesgo. Es responsabilidad de los ejecutivos

determinar el nivel de riesgo que se considera aceptable para la empresa y tratar de

mantenerlo dentro de los límites aceptables.

La gerencia debe identificar y analizar cuidadosamente los factores que afectan el

riesgo de que los objetivos de la organización no sean alcanzados y luego tratar de

manejar esos riesgos.

La evaluación de riesgos consiste en la identificación y análisis de riesgos relevantes

que puedan afectar al logro de los objetivos. Este análisis sirve de base para

determinar la forma de enfrentarlos, vale decir que actividades de control son

necesarias.17

3.5.3. ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que

las directrices de la gerencia se llevan a cabo. Estas políticas y procedimientos

16

Contraloría General de la República de Bolivia, Guia para la aplicación de los principios, normas generales y

básicos de control interno Gubernamental, Resolución CGR-1/173/2002, PP. 53 17

Contraloría General de La República de Bolivia, Ley 1178 Compendio Didáctico, CENCAP 2003 Pp. 119


35

promueven acciones relacionadas con los riesgos que enfrenta la organización, los

siguientes son los más pertinentes en una auditoria.

- Revisión de desempeño.

- Procesamiento de la información.

- Controles físicos.

- Separación de funciones.

La existencia de actividades de control especificas y suficientes implica el

conocimiento de la forma correcta de hacer las cosas. Generalmente están

relacionadas con todos los niveles de la organización y afectan en mayor o menor

medida a todas las funciones, conciliaciones, revisiones, aprobaciones, salvaguarda

de activos y segregación de funciones.18

3.5.4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Las necesidades de información que precisan los ejecutivos o decisores y otros

niveles de la empresa, en términos generales, estarán referidos a la magnitud del

problema y al deseo de incrementar los beneficios. Minimizar y o reducir los riesgo.

Por esta circunstancias los requerimientos cuantitativos y cualitativos de información

estarán referidos al tiempo incertidumbre o riesgo de los beneficios y sacrificios de la

decisión.

Los sistemas de información funcionan muchas veces como herramientas de

supervisión a través de rutinas previstas a tal efectos.

El esquema de información debe ser acorde a las necesidades institucionales

distinguiendo indicadores de alerta y reportes cotidianos, a través de la evolución

desde sistemas financieros puros a otros integrados con las operaciones.

18


básicos de control interno Gubernamental, Resolución CGR-1/173/2002, Pág. 108


36

Como el sistema de información influye en la toma de decisiones gerenciales y en el

control de las operaciones, localidad de este sistema es de gran trascendencia y se

refiere entre otros a os aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y

accesibilidad.

La comunicación es inherente al sistema de información. No hay comunicación sin

información. No obstante, la comunicación constituye un proceso con características

particulares que pueden ser tratadas en forma separada de la información que

transmite.

Las comunicaciones institucionales internas son necesarias y útiles para promover la

participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional

permitiendo el desarrollo de las actividades, el logro de los objetivos institucionales y

el reconocimiento de las capacidades individuales. Es fundamental comprender que

la eficiencia de las entidades se basa en la cooperación articulada de sus

funcionarios y, por lo tanto, depende de la adecuación de sus comunicaciones que se

representan la herramienta básica para la interacción humana.19

3.5.5. SUPERVISION

Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y

eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel

adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a

través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en

desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido

a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse

en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias,

generan nuevos riesgos a afrontar.

19


básicos de control interno Gubernamental, Resolución CGR-1/173/2002,Pág. 176


37

El control interno debe ser revisado y actualizado periódicamente bajo la

responsabilidad de la dirección. Corresponde evaluar las actividades de control a

través del tiempo, pues hay áreas en continuo desarrollo donde debe reforzarse o

cambiar controles que perdieron eficacia o resultaron inaplicables debido a cambios

internos o externos que generan nuevos riesgos a enfrentar.

El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de

dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.

Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes

que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas

dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.

En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes

consideraciones:20

a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de

los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de

quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada.

b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión

(autoevaluación), las auditorías internas (incluidas en el planeamiento o

solicitadas especialmente por la dirección), y los auditores externos.

c) Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y

técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios insoslayables.

La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los

controles existan y estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una

rutina incorporada a los hábitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos.

20

Contraloría General de La República de Bolivia, Ley 1178 Compendio Didáctico, CENCAP 2003 Pp. 121


38

d) Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para

medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de

control probadamente buenos.

e) El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y

complejidad de la entidad.

Existen controles informales que, aunque no estén documentados, se aplican

correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentación suele

aumentar la eficiencia de la evaluación, y resulta más útil al favorecer la

comprensión del sistema por parte de los empleados.

La naturaleza y el nivel de la documentación requieren mayor rigor cuando se

necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.

f) Debe confeccionarse un plan de acción que contemple:

- El alcance de la evaluación

- Las actividades de supervisión continuadas existentes.

- La tarea de los auditores internos y externos.

- Areas o asuntos de mayor riesgo.

- Programa de evaluaciones.

- Evaluadores, metodología y herramientas de control.

- Presentación de conclusiones y documentación de soporte

- Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

3.6. LIMITACION AL CONTROL INTERNO

El control interno puede ser efectivo para protegerse contra errores y contra fraude y

asegurar la confiabilidad de la información contable. Sin embargo es importante

reconocer la existencia de limitaciones inherentes del control interno. En el


39

desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultado de equívocos

en instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción o fatiga.

Adicionalmente son participación activa de la junta directiva y un departamento de

auditoría interna efectivo, la alta gerencia puede invalidar fácilmente el control

interno. Finalmente las actividades de control dependientes de la separación de

funciones pueden ser burladas por colusión entre empleados.21

3.7. TEORIA DE SISTEMA

3.7.1. CONCEPTOS

Según Kast & Rosenzweig “sistema es un: “todo organizado, compuesto por

dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes que actúa en

un ambiente externo orientándose a un objetivo común”22

“Conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre si, realizando una

actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas (información, energía y

materia) y proveyendo salidas (información, energía o materia) procesadas”. 23

Esto es:

a) El sistema es un todo, donde las propiedades esenciales se pierden

cuando éste se descompone. Aunque para fines metodológicos las

partes pueden separarse.

b) Estas partes están organizadas. (estructura jerárquica).

c) Los componentes están ligados por las interacciones, hechos que

asumen la forma de entradas y salidas.

21 O. RAY WHITTINGTON, “Auditoria un Enfoque Integral” 12ª edición McGraw-Hill

22 Kast & Rosenzweig, Administración en las Organizaciones”, 1985 23 Chiavenato, Idalverto “introducción a la Teoría general de la Administración” Editorial Mac. Graw Hill, 1995, Pág. 48


40

3.7.2. ENFOQUE SISTEMICO.

De manera general el enfoque sistémico permite considerar a la “realidad” como

un todo, por eso se puede lograr una mejor comprensión de ese todo, cuando es

estudiado en una visión integral, para luego estudiar sus partes. Esta forma de

ver la realidad contribuye favorablemente al estudio de la Administración.

3.8. MANUAL

3.8.1. DEFINICION

“Es un documento que contiene en una forma ordenada y sistemática información y/o

instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa,

que se consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo” Duhalt Kraus

Miguel A.

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las

organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y

operativas.

Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.

Un manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero

también es algo mas, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma mas definida a la

estructura organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter

nebuloso y abstracto, para convertirse en una serie de normas definidas.

Un manual correctamente redactado es un valioso instrumento administrativo, se

puede comprobar esto si consideramos que, aun siendo unos simples puntos de

llegada, los manuales vienen a ser las rutas por las cuales opera todo el aparato


41

organizacional, es decir son la manifestación correcta de una mentalidad directiva

orientada hacia la relación sistemática de las diversas funciones y actividades.24

3.8.1.1. OBJETIVOS.

Instruir al personal acerca de aspectos tales como : Objetivos, Funciones,

Relaciones, Políticas, Procedimientos, Normas, etc.,

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y

propiciar la uniformidad del trabajo.

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y

facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.

Proporcionar información básica para la planeación e implantación de

reformas administrativas.

3.9. TIPOS DE MANUALES

El tipo de manual que se elabora se determina respondiendo la siguiente pregunta.

¿Cuál es el propósito que desea lograr?

En ciertos casos solo sirve a un objetivo; y en otros se logran varios objetivos. Los

manuales pueden ser de diferentes tipos.

24

Continolo G., Dirección y Organización del Trabajo Administrativo, Ed. DEUSTO, P. 432


42

CUADRO 1 Clasificación de los manuales según su

objetivo

MANUALES ADMINISTRATIVOS

POR SU CONTENIDO

En esta categoría se incluyen:

De historia del organismo,

De organización,

De políticas,

De procedimientos,

De contenido Multiple ( cuando por ejemplo incluyen políticas y procedimiento: historia y Organización)

De adiestramiento o instructivo,

Técnicos.

POR FUNCION ESPECIFICA

Son los que rigen a una determinada función operaional y son manuales de :

Producción

De compras,

De ventas,

De finanzas,

De contabilidad,

De crédito y cobranzas,

De personal,

Generales(los que se ocupan de dos o mas funciones operacionales.)

Otra de las clasificaciones es la que se basa en las necesidades específicas que

surgen en las oficinas, y de acuerdo con su ámbito de aplicación puede abarcar

muchas o pocas actividades.

CUADRO 2 Clasificación de Manuales según la Actividad


43

Este tipo de clasificación es en la cual nos basaremos para la realización de nuestro

Manual de Procedimientos de Control Interno.

3.10. PROCEDIMIENTOS

3.10.1. DEFINICION Y CONCEPTO

Es una presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un proceso, explicando en qué consisten, cuándo,

cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de

llevarlas a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende

varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada

operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad

administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es

conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e

identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

3.11. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos o más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos

necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda

auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.


44

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores

de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los

empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

3.11.1. VENTAJAS Y CARACTERISTICAS

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción

de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su

ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal que desee emprender tareas de

simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad,

etc.

Establece un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Uniforma y controla el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y

cómo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.


45

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas, procedimientos y métodos.

3.12. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Los manuales de procedimientos administrativos son documentos que sirven como

medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma

ordenada y sistemática, información de una organización administrativa

(antecedentes, legislación aplicable, estructura administrativa, objetivos, políticas,

sistemas y procedimientos), así como las instrucciones y lineamientos que se

consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Los manuales son folletos, libros, cartapacios o carpetas, en los que de una manera

sencilla y fácil de manejar se concentra sistemáticamente una serie de elementos

administrativos para el logro de un fin concreto, como lo es orientar y uniformar la

conducta que se presenta entre cada grupo humano de una organización.Los

manuales como herramienta en la administración son una técnica relativamente

reciente.

Un manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero

también es algo más ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la

estructura organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter

nebuloso y abstracto, para convertirse en una serie de normas definidas

representando un medio de comunicación escrita que permiten transmitir las

decisiones de la administración, concernientes a objetivos, planes, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, estructuras y delegación de funciones que

permite además coadyuvar a normalizar y controlar los trámites y procedimientos

y a resolver conflictos jerárquicos, así como otros problemas administrativos que

surjan en la organización.


46

3.13. MANUAL DE CONTROL INTERNO

Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática las instrucciones e

información sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos y actividades de las

distintas operaciones de una entidad.

Comprende los ingresos o pagos, nóminas y personal, compras, inventarios, venta

de servicios y activos fijos, contratación, etc. Señala punto a punto los pasos que

componen cada una de las anteriores actividades.

3.13.1. VENTAJAS

Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y establecer los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc.

Evitan discusiones y mal entendidos de las operaciones.

Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a

través del tiempo.

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

3.14. LIMITACION

1 Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe

afrontarse.

2 Si se elabora en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones.


47

3 Si no se los actualiza periódicamente pierden efectividad.

4 Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su

contenido acarrea su total inutilidad.

5 No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que

evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.

6 Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un

número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y

el volumen de tareas reducido.


48

CAPITULO IV

4. MARCO LEGAL

4.1. LEY 1178 DE ADMINISTRACION Y CONTROL GUBERNAMENTAL.

La Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental (SAFCO), plantea sistemas

de administración pública y control, detalla y define el concepto de responsabilidad

del servidor público en las funciones y utilización de los recursos de Estado y la toma

de decisiones racionales de los productos de la inversión pública25.

La Ley 1178 (SAFCO), constituye un mandato para lograr la eficacia, eficiencia y

transparencia en la administración pública, así como todo servidor público y los

particulares asuman plena responsabilidad por el uso de los recursos públicos y

desarrollo de sus funciones inherentes a la Gestión Pública.

La presente Ley regula los sistemas de Administración y de Control de los recursos

del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión

Pública, con el objetivo de:

a) Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz,

eficiente de los recursos públicos para el cumplimiento y ajuste oportuno

de las políticas, los programas, la prestación de servicios y los proyectos

del Sector Público.

b) Disponer de información útil, oportuna y confiable asegurando la

Razonabilidad de los Informes y Estados Financieros.

c) Lograr que todo servidor público sin distinción de jerarquía asuma plena

responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no solo de los objetivos a 25

Ley Nº 1178 (SAFCO) de Administración y Control Gubernamental de 20 de julio de 1990


49

que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados sino

también de la forma y resultado de su aplicación.

d) Desarrollar la capacidad administrativa para medir o identificar y

comprobar el manejo correcto de los recursos del Estado.26

4.1.1. ANTECEDENTES.

La Ley 1178 tuvo un largo proceso de gestación durante el cual se fue precisando su

contenido y consolidado el consenso político que hizo posible su aprobación el 20 de

julio de 1990.

El contenido y espíritu de la ley se inscribe en el proceso que se inicio a partir de la

estabilización del país, para modificar estructuralmente la organización y el

funcionamiento del aparato estatal Boliviano.

La vigencia de disposiciones legales previas a la Ley Nº 1178, condujo a un sistema

de administración del Estado, carente de componentes del mismo, ausencia de

generación de información oportuna, completa y relevante, inadecuadas practicas de

control interno y duplicación de esfuerzos.

Estas deficiencias en la administración pública se constituyeron en causas para su

promulgación.

Los principios de la Ley Nº 1178 se pueden resumir en:

Aplicación del Enfoque sistémico a la administración del Estado.

Integración entre los Sistemas de Administración y Control, que se concreta

con el proceso de control interno como parte de la administración (incluido en

26

Contraloría General de La República de Bolivia, Ley 1178 Compendio Didáctico, CENCAP 2003, Pág. 21


50

los procedimientos administrativos y operativos) y el control externo como

actividad posterior a la ejecución.

Integración entre todos los sistemas que regula la ley y su relación con los

sistemas Nacionales de Planificación e inversión pública.

Responsabilidad por la función Pública, buscando que los servidores públicos

no solo sean responsables de los aspectos formales de la gestión, sino

también de los resultados de la misma.27

4.1.2. FINALIDADES DE LA LEY Nº 1178

Lograr la Administración eficaz y eficiente de los recursos públicos.

Para el cumplimiento y ajuste oportuno de las políticas, objetivos, los programas, la

presentación de servicios y los proyectos del sector publico, las entidades públicas

deben programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y uso de los recursos

del estado.

Generar Información que muestre con transparencia la gestión.

Significa producir información útil, oportuna y confiable en todos los niveles de la

administración pública, para una racional toma de decisiones y un efectivo control del

logro de los objetivos.

Lograr que todo servidor público asuma plena responsabilidad por el

desempeño de sus funciones.

Todo servidor público sin distinción de jerarquía, debe rendir cuenta no solo de los

objetivos a que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados, sino

también de la forma y resultados de su aplicación.28

27

Contraloría General de La República de Bolivia, Ley 1178 Compendio Didáctico, CENCAP 2003,Pág. 22 28

Contraloría General de La República de Bolivia, Ley 1178 Compendio Didáctico, CENCAP 2003, Pág.23


51

4.1.3. AMBITO DE APLICACIÓN.

El ámbito de aplicación de los sistemas de Administración y Control de la Ley Nº

1178 son los siguientes:

Todas las entidades del sector publico sin excepción.

Las unidades administrativas de los poderes del Legislativo y Judicial, de las

Cortes Electorales y de la Contraloría General de la República, conforme a

sus objetivos, planes y políticas.

Toda persona jurídica donde el Estado tenga la mayoría del Patrimonio.29

4.1.4. SISTEMAS QUE REGULA LA LEY Nº 1178.

Para la aplicación correcta de la ley 1178 se regulan ocho sistemas de

Administración y Control gubernamental que se encuentran agrupados de acuerdo a

la secuencia de las fases del proceso administrativo, de la siguiente manera:

Para programar y organizar las actividades. Órgano Rector

“Ministerio de Hacienda”. Conformado por los sistemas de:

Sistema de Programación de Operaciones (SPO)

Sistema de Organización Administrativa. (SOA)

Sistema de Presupuesto. (SP)

Para Ejecutar las Actividades Programadas. Órgano Rector

“Ministerio de Hacienda”. Que Conforma los sistemas de:

29

Contraloría General de La República de Bolivia, Ley 1178 Compendio Didáctico, CENCAP 2003, Pág. 24


52

Sistema de Administración de Personal (SAP)

Sistema de Administración de bienes y servicios (SABS)

Sistema de Tesorería y Crédito publico (ST-SCP)

Sistemas de Contabilidad integrada (SCI)

Para controlar la Gestión del Sector Publico. Órgano rector

“Contraloría General de la República” a través de :

El control gubernamental está integrado por el Control Interno y el

Control Externo Posterior

4.1.5. DECRETO SUPREMO 23318-A “REGLAMENTO DE LA

RESPONSABLIDAD POR LA FUNCION PUBLICA”

Disposición Legal promulgada el 03 de Noviembre de 1992, comprende 7 capítulos y

67 artículos. Las disposiciones del presente reglamento se aplican exclusivamente al

dictamen y a la determinación de la Responsabilidad por la Función Pública, de

manera independiente y sin perjuicio de las Normas Legales que regulan las

disposiciones de orden laboral. El servidor público tiene el deber de desempeñar sus

funciones con eficacia, eficiencia, economía, transparencia y licitud.30

30



53

CUADRO 3 Resumen Tipos de Responsabilidad

TIPO DE

RESPONSABILIDA

D

NATURALEZA SUJETO DETERMINACION SANCION PRESCRIPCION

ADMINISTRATIVA

Acción u omisión

que

contraviene al

ordenamiento

jurídico

administrativo

Servidores

públicos, ex

servidores

públicos

Por proceso

Interno.

Multa,

suspensión o

destitución

A los dos años, de

la contravención

EJECUTIVA

Gestión deficiente o

negligente y por

incumplir Art. 1 c),

27 d) e) y f) Ley N°

1178

y otras causas

Máxima autoridad

o dirección

colegiada o

ambos. Ex-

autoridades

Por dictamen del

Contralor General

Suspensión o

destitución

A los dos años de

concluida la

gestión

CIVIL

Acción u omisión

que causa daño al

Estado valuable en

dinero

Servidores

públicos, ex

servidores

públicos,

personas privadas

Por juez

competente

Resarcimiento

del daño

económico

A los diez años de

la acción o desde

la última actuación

procesal

PENAL

Acción u omisión

tipificada como

delito en el Código

Penal

Servidores

públicos, ex

servidores

públicos o

particulares

Por Juez

competente

Penas o

sanciones

previstas por

el Código

penal

De acuerdo a los

términos del

Código Penal.

4.1.6. DECRETO 23215 “REGLAMENTO PARA EL EJERCICIO DE LAS

ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA

REPUBLICA”

Es una disposición legal promulgada el 22 de julio de 1992, comprende 7 capítulos y

70 artículos. Este reglamento regula el Ejercicio de las atribuciones conferidas por la

Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental a la Contraloría General de la

República como órgano rector del control Gubernamental y Autoridad superior de

Auditoria del Estado.

La Contraloría General de la República procura fortalecer la capacidad del Estado

para ejecutar eficazmente las decisiones y las políticas de gobierno, mejorar la

transparencia de la gestión pública y promover la responsabil9dad de los servidores


54

públicos no solo por la asignación ni forma de uso de los recursos que les fueron

confiados, sino también por los resultados obtenidos mediante:

La normativa de control gubernamental.

La evaluación de la eficacia de las normas y funcionamiento de los sistemas

de administración y control como de la pertinencia, confiabilidad y oportunidad

de la información que estos generen.

4.2. NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES

Y SERVICIOS.

Las Normas Básicas del SABS, en el marco de la Ley Nº 1178, son un conjunto de

principios y elementos referidos a los procesos de contratación, manejo y disposición

de bienes y servicios, que ha sido elaborados por el órgano rector (Ministerio

de Hacienda) para su aplicación obligatoria en el sector publico.

Las presentes Normas Básicas, sus reglamentos e instrumentos elaborados por el

Órgano Rector son de uso y aplicación obligatoria para todas las entidades del sector

público, señaladas en los Artículos 3 y 4 de la Ley N° 1178 y toda entidad pública con

personería jurídica de derecho público, bajo la responsabilidad de la Máxima

Autoridad Ejecutiva y de los servidores públicos responsables de los procesos de

contratación, manejo y disposición de bienes y servicios.31

4.2.1. OBJETIVOS

Las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y servicios tiene como

objetivos:

31

Ministerio de Hacienda, D. S.29190 de 11 de julio de 2007, Ed. 101 Gaceta Oficial de Bolivia 2007, Pág. 3


55

a) Establecer los principios, normas y condiciones que regulan los

procesos de administración de Bienes y servicios y las obligaciones y

derechos que derivan de estos, en el marco de la ley Nº 1178.

b) Establecer los elementos esenciales de organización, funcionamiento y

de control interno, relativos a la administración de bienes y servicios,

desde su solicitud hasta la disposición final de los mismos.32

Esta acción está sujeta a los siguientes preceptos.

CUADRO 4 Preceptos sujetos a la Contratación

Sobre recursos

Financieros

Exigir que los recursos financieros estén comprometidos o

definir las condiciones de financiamiento requeridas.

Sobre

Contrataciones

Diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio y

llevar a cabo el proceso de contratación.

Simplificar los trámites.

Identificar a los responsables de la decisión de contratación.

Sobre Manejo

Velar que las entidades empleen los bienes y servicios que

contraten en los fines previstos en la programación de

operaciones

Velar que las entidades realicen el mantenimiento

preventivo y salvaguarda de los activos identificando a los

responsables de su manejo.

Sobre baja de

bienes

Reglamentar los mecanismos para la baja o venta oportuna

de los bienes tomando en cuenta las necesidades

especificas de las entidades propietarias.

32



56

4.2.2. AMBITO DE APLICACIÓN

Las presentes Normas Básicas, sus reglamentos e instrumentos elaborados por el

Órgano Rector son de uso y aplicación obligatoria para todas las entidades del sector

público, señaladas en los Artículos 3 y 4 de la Ley N° 1178 y toda entidad pública con

personería jurídica de derecho público, bajo la responsabilidad de la MAE y de los

servidores públicos responsables de los procesos de contratación, manejo y

disposición de bienes y servicios.

Los Municipios con elevados indicadores de pobreza aplicarán, en los procesos de

contratación, las disposiciones específicas establecidas en las presentes Normas

Básicas y su reglamentación. 33

4.2.3. SUBSISTEMAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES

Y SERVICIOS.

El SABs está compuesto por los Siguientes Subsistemas

a) Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, que comprende el

conjunto de funciones, actividades y procedimientos administrativos para

adquirir bienes o contratar servicios.

b) Subsistema de Manejo de Bienes, que comprende las funciones, actividades

y procedimientos relativos al manejo de bienes.

c) Subsistema de Disposición de Bienes, que comprende el conjunto de

funciones, actividades y procedimientos relativos a la toma de decisiones

sobre el destino de los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad,

cuando estos no son utilizados por la entidad pública.34

33

Ministerio de Hacienda, D. S.29190 de 11 de julio de 2007, Ed. 101 Gaceta Oficial de Bolivia 2007, Pág. 3 34



57

CAPITULO V

5. DIAGNOSTICO.

5.1. INTRODUCCION

El presente diagnostico está dirigido a analizar los procesos de contratación, el cual

contempla el periodo 2008, la contratación de bienes y servicios generales, es el

proceso administrativo que logra el perfeccionamiento de los contratos, orden de

compra y orden de servicios en las entidades, con el objeto de adquirir u obtener el

bien, la prestación de un servicio o la ejecución de una obra, de acuerdo a los

requerimientos del Programa de Operaciones Anual (POA) y Programa Anual de

Contrataciones (PAC), de tal manera que se obtenga bienes y servicios con calidad,

cantidad y precio justo, logrando un beneficio equilibrado entre la entidad

contratante y el contratado o proveedor.

Para analizar este proceso se requiere de una serie de herramientas que permita

diagnosticar la situación actual de la Sub Alcaldía de Cotahuma, más

específicamente el Centro Administrativo Financiero, con respecto al manejo de

procesos de contratación, encontrar las causas de cómo influyen en los recursos del

estado, verificar que impactos positivos o negativos tienen, con la finalidad de

modificarlos en las políticas y metas del Gobierno Central mediante la implantación

de un manual de Control Interno.

5.2. DEFINICION

El Diagnostico tiene el propósito de evaluar y analizar a la institución, es decir,

conocer falencias que pueden ocasionar dificultades en el desarrollo de actividades y

por esta razón se deberá analizar indicadores relacionados directamente con el

personal del proceso de contratación, así mismo indagar las causas y

responsabilidades tanto internas como externas.


58

Los resultados obtenidos en las encuestas y entrevistas realizadas a los funcionarios

del área de estudio, dan como resultado la elaboración de un informe del diagnostico,

el cual da a conocer aspectos importantes a ser considerados.

Una vez identificado los problemas se procede a realizar un programa de acciones

en el que se reflejaran las medidas de prevención y recuperación necesarias,

mediante la implantación de una propuesta para ayudar a superar estos problemas.

5.3. OBJETIVO DEL DIAGNOSTICO

El objetivo del diagnostico consiste en identificar las deficiencias y/o irregularidades

que existan dentro de la Sub Alcaldía de Cotahuma del GMLP sobre la información

acerca de los proyectos de contratación, para poder realizar un análisis y

posteriormente a ello sugerir la soluciones oportunas.

Al mismo tiempo medir los parámetros en los que se encuentra toda la

documentación pertinente referida al proceso de contratación, identificar esas fallas

que se dan en los controles del proceso de contratación y la administración

documental y posibles efectos que esta situación causa al sector público.

5.4. DETERMINACION DE LA MUESTRA

En la determinación de la muestra se verifica el trabajo de campo, para ello se tuvo

contacto con el personal, responsable directo de los procesos de contratación, así

mismo con la parte del personal que actúa indirectamente en este proceso, es decir

con el resto de los funcionarios de la Sub Alcaldía.

En este sentido el universo de estudio es necesariamente toda la Sub Alcaldía de

Cotahuma, siendo nuestra muestra los predios del Centro Administrativo Financiero

unidad encargada de la Contratación.


59

5.5. INVESTIGACION DOCUMENTAL Y TRABAJO DE CAMPO

Toda la información fue recopilada a través de los Datos Internos que se obtuvieron

en el Centro Administrativo Financiero. Se tuvo acceso al archivo histórico de toda la

documentación de los procesos de contratación así mismo se pudo constatar la falta

de documentos en este proceso en carpetas de años pasados. Todo esto se logro a

través de las técnicas mencionadas con anterioridad las que se detallan a

continuación y el cómo influyeron en el proceso.

5.5.1. ENTREVISTA.

Se realizo esta técnica con el propósito de obtener información detallada sobre las

características del control a sus actividades realizadas en la contratación de obras

bienes y servicios. La entrevista se lo realizo a los jefes de las diferentes unidades

relacionadas con el proceso de contratación, con el fin de obtener información del

manejo de la documentación que llegaba a su poder y determinar su estado,

movimiento y manejo de los mismos.

5.5.2. EXAMEN DE LA DOCUMENTACION.

Al observar se pudo constatar todas las irregularidades que conllevan a la mala

apropiación de carpetas de contratación, a la perdida de documentos y carpetas, con

esta técnica se logro englobar todo el proceso de contratación y determinar las

medidas a seguir para su manejo y mejor control.

5.5.3. CUESTIONARIO.

El cuestionario realizado a los diferentes funcionarios de la sub alcaldía, esta

orientado a conocer las inquietudes que tienen en cuanto a las contrataciones y

prioridades y necesidades para mejorar estos procesos.


60

5.5.4. EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA

La evaluación de la gestión administrativa de La Sub Alcaldía de Cotahuma se lo

realizara de acuerdo a la información obtenida en el Sistema Integrado de Gestión y

Modernización Administrativa SIGMA para realizar una comparación de las gestiones

2007 y 2008 respecto a la Ejecución Presupuestaria.

GRAFICO 1Ejecución Pptaria 2007 GRAFICO 2 Ejecución Pptaria. 2008

0.00

10,000,000.00

20,000,000.00

30,000,000.00

2007

2008

2007 21,045,920 2,546,695. 18,499,224

2008 25,279,640 2,013,578. 23,266,062

Presupuest Presupuest Ejecución

GRAFICO 3Comparación de Ejecución Presupuestaria Gestión 2007 y 2008

EJECUCION PRESUPUESTARIA

2007

50%

6%

44%

Presupuesto

Designado

Presupuesto

no Ejecutado

Ejecución

Pptaria

Ejecutada

EJECUCION PRESUPUESTARIA

2008

50%

4%

46%

Presupuesto

Designado

Presupuesto

no Ejecutado

Ejecución

Pptaria

Ejecutada


61

El Centro Administrativo Financiero durante las gestiones 2007 y 2008

respectivamente no logro cumplir con todos sus objetivos trazados al 100% en la

ejecución presupuestaria, que le fueron destinados para estas gestiones, a pesar de

que los presupuestos tuvieron un aumento considerable

Analizando los gráficos 1,2,3 y especialmente en el grafico 3, se puede observar que

la gestión 2008 tiene un mayor porcentaje en presupuesto asignado en relación a la

gestión 2007, pero el presupuesto asignado en la gestión 2008 como se aprecia en

los gráficos tiene incidentalmente el mismo porcentaje de ejecución por lo que se

llega a la siguiente conclusión:

A simple vista se nota que la ejecución presupuestaria fue mejor el 2008, pero

analizando el presupuesto asignado de esta gestión en relación al 2007 se observa

que no existe un cambio tan notorio, esto porque si analizamos el aumento

observaremos que solo se incremento el monto del presupuesto asignado y por ende

se logro tener un aumento en la ejecución presupuestaria a lo que se deduce que si

el monto presupuestario hubiese sido el mismo para ambos años la ejecución

presupuestaria hubiera llegado a ser la misma para ambas gestiones es decir se

evidencia que no existe un avance de gestión presupuestaria solo un incremento de

presupuesto.

La razón por la que no hay avance de gestión es la falta de controles claves en

muchos puntos críticos observados especialmente en el área administrativa

responsable de contrataciones que al no contar con guías o manuales para realizar

seguimiento y control a los procesos de contrataciones ocasionan en retraso de la

ejecución y el mal manejo administrativo, a continuación se mencionan algunas de

las falencias que se pudo observar.

En la ejecución de los procesos; armado de carpetas de contratación, se

evidencio que las mismas demoraban en su armado por diversos motivos


62

entre los cuales los más sobresalientes fueron: la falta de rubricas, sellos en la

documentación y la demora en la elaboración de contratos.

Otro de los principales problemas es el manejo administrativo de las carpetas

de inversión correspondientes a obras, bienes y servicios generales que

radica en la falta de orden, y parámetros más exactos para su adecuado

manejo, por lo cual es imprescindible la creación de mecanismos, pautas, etc.

que colaboren y de alguna forma logren que las metas se alcancen, sin

ningún tipo de inconveniente que se origine de una mala administración del

Proceso de Contratación.

El CAF no cuenta con una lista o base de datos detallada y completa (de la

Gestión, estado, código, importe, documento, fojas y otros aspectos

importantes) de las carpetas debido a la falta de un control previo de los

mismos en este campo.

Además se logro observar que el trabajo que se realiza en el proceso de

contratación es monopolizado en algunos casos en uno o dos funcionarios, lo

que no esta predispuesto en el Reglamento Interno del GMLP, esto perjudica

al proceso, retrasándolo de gran manera en su ejecución.

5.6. PLANIFICACION DEL DIAGNOSTICO.

5.6.1. PROCEDIMIENTOS.

Mediante la realización de encuestas y entrevistas realizadas a los funcionarios del

Centro Administrativo Financiero, y a otros funcionarios relacionados con el proceso

de contratación en el entorno del CAF se pudo evidenciar lo siguiente:

Las preguntas más sobresalientes en cuanto al proceso administrativo para

identificar las debilidades fueron las siguientes.


63

5.6.1.1. DE LA MISION Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCION

¿Conoce los Objetivos y la Misión Institucional?

GRAFICO 4Personal Ejecutivo - Objetivos GRAFICO 5Personal Administrativo - Objetivos

Un 90% del personal Ejecutivo (jefes de unidades Administrativas, Secretario

General Sub alcalde y jefe de Almacenes) dicen conocer la misión y objetivos de la

institución empero solo el 83% del personal administrativo conoce el objetivo y misión

institucional, cabe hacer notar que existe confusión en cuanto a la pregunta

formulada la mayor parte de los encuestados confundieron esos objetivos con los

objetivos de sus respectivas unidades y con la de la institución muy a pesar de haber

contestado afirmativamente la pregunta. Esto hace resaltar la falta de información

que se tiene dentro de los predios de la institución.

5.6.1.2. DE LOS CONTROLES EXISTENTES

¿Se tiene un control adecuado de los procesos administrativos?

GRAFICO 6Personal Administrativo - Controles


64

A pesar de que la pregunta fue clara el personal administrativo trato de confundir

con la respuesta, no se ponía de acuerdo en que existía un buen o mal control en los

procesos administrativos por esta razón es que el 55% admitió que no hay un control

adecuado y el 45% reflejo lo contrario en una especie de discusión.

Esta es una de las razones por las cuales en la administración no se puede asegurar

que los planes, Políticas y procedimientos establecidos estén siendo ejecutados al

100% esta falencia que se presenta es una de las debilidades del control

administrativo.

5.6.1.3. DE LA INFORMACION UTIL Y OPORTUNA

¿La información es Útil y Oportuna?

GRAFICO 7Personal Ejecutivo - Información Útil

Se pudo constatar que mas del 50% del personal ejecutivo no tiene una informacion

oportuna, en tal caso esto impide que se agilice los procesos asi como la toma de las

decisiones en forma oportuna, pero la informacion que da el personal ejecutivo tiene

un vinculo con su personal administrativo el cual no agiliza en forma oportuna toda la

informacion que le es solicitada por el ejecutivo, en tal razon no existe un control en

la parte administrativa por parte de la MAE.

5.6.1.4. DE LA COMUNICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

¿Existe comunicaion y organizacion?


65

GRAFICO 8Personal Administrativo - Comunicación

En cuanto a esta pregunta se refiere la mayor parte de los encuestados afirma que si

hay una comunicación y organización, pero se constato que la organización no es la

que se espera, al pedir y verificar documentacion se logro observar que el proceso

de contratacion siempre tiene algunas desviaciones esto por falta de documetos que

estando en proceso, estan siendo utilizados para otros fines o que han sido

prestados por algun funcionario de alguna otra area, con lo que algunas de las

carpetas de procesos estan en desorden o estan en alguna unidad diferente al de la

administrativa demorando el proceso de contratacion.

5.6.1.5. DEL PERSONAL COMPETENTE

¿El personal es competente y suficiente?

GRAFICO 9Personal Ejecutivo - Competencia

En esta pregunta un gran porcentaje del personal consultado no solo del CAF si no

tambien de otras unidades involucradas en el proceso de contratación respondieron

negativamente, esto debido a los diversos cambios de personal existentes tanto

administrativo como ejecutivos. Se pudo constatar que el personal rota en el GMLP

según necesidad políticas partidarias que existe.


66

El personal no es suficiente hay falta de técnicos que ayuden en algunos procesos

de contratación y en el control de los mismos.

5.6.1.6. DE LA CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

¿Existe capacidad Administrativa para impedir o identificar el manejo inadecuado de

los recursos públicos?

GRAFICO 10 Personal Ejecutivo - Capacidad

El 60% de los encuestados afirman que si existe un buen manejo de los recursos

públicos, pero solo afirmaron la pregunta no la defendieron, el 40% de los que

respondieron negativamente expusieron lo siguiente: la capacidad para detectar el

manejo inadecuado de los recursos está manipulada por presencia de dirigentes

vecinales los que deciden que es lo que se debe comprar donde usarlo y de quien se

debe adquirir bienes.

Como se podrá notar la política influye mucho dentro de la adquisición de bienes,

pero mediante la observación y verificación documental se encontró que si se cuenta

con una capacidad de impedir el manejo inadecuado de los recursos muy

separadamente del ámbito político.

Los procedimientos realizados a lo largo del trabajo dirigido fueron los siguientes


67

1er. y 2do MES.

.Conocimiento y revisión de la Resolución Municipal 0056/2008 de 26 de

febrero de 2008 para tener conocimiento del proceso de contrataciones.

Revisión de carpetas para verificar que contengan documentación requerida

según normativa.

Clasificación de carpetas y documentos para su archivo.

Identificación y codificación de documentos de gestiones pasadas, según Nº

de trámite, unidad y gestión.

Apoyo administrativo para el control de algunas carpetas de procesos de

contratación previo conocimiento de cuál es la forma de realizarlo según

reglamento.

3er.y 4to MES.

Control y recepción de Hojas de Ruta y archivo mediante sistema SITR@M.

Revisión de formularios F-RP – 9 (Lista de Control de Documentos) en el

S.I.M. (sistema de Inversión Municipal).

Apoyo en la revisión de formularios (F-RP-9) para su envío a la UPC.

Conocimiento de la contratación de procesos menores.

Control y verificación de documentos en procesos menores.


68

5to. y 6to MES.

Conocimiento en la revisión de documentos que deben tener las Carpetas por

excepción.

Control de documentos, que deben tener las Carpetas de Pagos.

Verificación y revisión de carpetas de pagos para su envió a Tesorería,

Inicio de los procedimientos de control interno, mediante la realización de

entrevistas y cuestionarios a los funcionarios que intervienen en el proceso de

contrataciones.

7mo. y 8vo.MES.

Control y revisión de carpetas de obras, mediante sistema informático

aprobado.

Apoyo administrativo en la verificación y corrección de carpetas observadas.

Comprobación de datos de las carpetas de pagos.

Evaluación de la gestión administrativa, en base a los procedimientos y

técnicas utilizados para la realización del presente trabajo.

Con base en las indagaciones y los procedimientos del trabajo dirigido mencionado

anteriormente se encontraron los siguientes hallazgos.


69

5.6.2. HALLAZGOS.

El Centro Administrativo Financiero de La Sub Alcaldía de Cotahuma al no Contar

con un Control interno Limita varias de sus Funciones como a continuación se las

menciona:

Como Centro administrativo Financiero esta unidad está encargada del proceso de

contratación de Obras, Bienes y servicios en general así como la realización del

proceso de pagos y otras tareas que le son asignadas por la MAE.

La apertura de sobres de presentación de propuestas de diferentes procesos

Se la lleva a cabo en predios de la oficina del CAF por la comisión calificadora

con los respectivos asistentes como ser los contratistas, en pero existe la

inasistencia de algún miembro de la comisión calificadora y en este acto

deben estar todos los miembros de esta comisión.

ART. 15 (SABS).“…..Los Miembros designados, deberán cumplir las

responsabilidades determinadas en el presente artículo, con dedicación

exclusiva; no podrán delegar sus funciones, ni excusarse de participar, salvo

en casos de conflicto de intereses o impedimentos físico temporal.” 35

Se verificó que las contrataciones PAC Programa Anual de Contrataciones de

la Sub Alcaldía de Cotahuma del Gobierno Municipal de La Paz, no se

ejecutan de acuerdo a lo planificado en el Programa Operativo Anual (POA),

dejándose de esta manera algunas obras y proyectos rezagados para la

siguiente gestión o anularlas y archivarlas, lo cual produce inconformidad tanto

a la población como a los funcionarios municipales.

35

Ministerio de Hacienda, Decreto Supremo Nº 29109 de 11 de julio de 2007, Normas Básicas de

Administración de Bienes y Servicios


70

ART. 23 (PROGRAMA ANUAL DE CONTRATCIONES) SABS

“El Programa Anual de Contrataciones PAC debe ser Elaborado en Base al

Programa Anual de Contrataciones POA y al Presupuesto aprobado de la

entidad independiente del Órgano Financiador.”36

No se da a conocer a los proveedores una comunicación a cabalidad de

nuevos procesos de contratación, aunque estas estén publicadas en el

SICOES, se debería publicar al público abiertamente, especialmente en el

caso de obras, adquisición de bienes y materiales, las que quedan desiertas

por falta de información de las convocatorias.

ART. 30 (PUBLICACION DE LA CONVOCATORIA)

Opcionalmente, para mayor transparencia la Entidad convocante podrá

publicar la convocatoria en un medio alternativo de carácter Público y otros

medios tales como: ferias, radioemisoras, canales de televisión. En el caso de

licitación pública internacional, también se podrá publicar en un medio de

difusión internacional.

Los informes de la comisión no son remitidos a la unidad respectiva, con las

firmas que le corresponden, lo cual es regularizado por el personal del Centro

Administrativo Financiero. Este es un pequeño detalle pero un gran perjuicio

porque atrasa todo el proceso de contratación al estar regularizando esas

firmas.

La calificación y evaluación en algunos casos no es realizado de acuerdo a

norma, como ser el cumplimiento de plazos y por tanto esto es resuelto por el

encargado de compras al cual no le corresponde esta función.(en pero solo

cuando éste sea designado a dicha comisión)

36




71

ART 15 (SABS)

“……La comisión de calificación será responsable de al apertura de las

propuestas; del análisis y evaluación de los documentos legales y

administrativos; de la evaluación y calificación de las propuestas técnicas,

económicas y financieras cuando corresponda; y de la elaboración del informe

y recomendación de adjudicación al RPC o RPA, que necesariamente será de

manera pública”37

Las unidades solicitantes remiten carpetas para su contratación con errores

tanto en el sistema como en la documentación donde se ha podido constatar

errores en Requerimientos así como en las respectivas cartas de solicitud de

inicio de proceso que no se encuentran elaboradas de acuerdo a norma.

ART 17 (SABS)

La unidad solicitante en cada proceso de contratación tiene como principales

funciones:

a) Elaborar especificaciones técnicas, para las contrataciones de bienes

obras y servicios generales, adecuando los requerimientos de la

entidad a la capacidad y características de la producción Nacional…

La adjudicación por parte del RPA no es realizado a su debido momento por

problemas administrativos como es el caso de regularización de firmas,

regularización documentaria, firmas faltantes por parte de la empresa

adjudicada y otros. Debiendo por tal motivo emitir una carta de justificación de

atraso de carpetas.

37




72

ARTICULO VIGESIMO CUARTO (R.M. 0056)

n) En un Plazo de (2) días hábiles de recibido el informe de Recomendación

el RPA emitirá Nota de Adjudicación o declaratoria Desierta según

Corresponda.

r) En un plazo no mayor a (10) días hábiles de efectuada la suscripción del

contrato u orden de compra el Encargado de Compras del CAF remitirá a la

DAG UPC la carpeta del proceso de contratación……..

El envío de carpetas a licitaciones y contratos DAG UPC tiene una demora

considerable debido a que el personal encargado de llevar estas carpetas

tiene una doble función el cual es el envió digital y física de las carpetas a la

UPC, y la otra es ser notificador de memorándum por parte de la Unidad

Jurídica lo cual atrasa considerablemente el envió oportuno de las carpetas.

La Codificación archivo y Base de Datos de las carpetas de procesos de

contratación tiene problemas por falta de parámetros más exactos para su

adecuado manejo, existe una lista de las carpetas de gestiones anteriores la

que es incompleta debido precisamente a la falta de control interno en

gestiones pasadas, las cuales hubieras subsanado estos problemas.

Se encontró que existe un mal apoyo logístico en cuanto a equipos de

computación los que son defectuosos, al ser una unidad especializada en los

procesos de contratación y realización de los diferentes procesos de las

etapas del gasto “C-31” de los diferentes procesos debería contar con equipos

de última generación para acelerar sus procesos.

No se cuenta con un manual de procedimientos que regule y describa el

proceso o sistema de control en el armado de carpetas de contratación de

obras bienes y servicios generales en archivo, relacionado con:


73

a) El inicio de proceso de contratación.

b) Contratación,

c) Adjudicación,

d) Forma de pago.

e) Proceso e Pago

En cumplimiento a la Ley No 1178 SAFCO Art. 13 inciso “a) El Sistema de

Control Interno que comprenderá los instrumentos de control previo y posterior

incorporados en el plan de organización y en los reglamentos y manuales de

procedimientos de cada entidad, y la Auditoría interna”38

El responsable de archivo, quien es el encargado del manejo de las

carpetas de contratación de la entidad a la fecha no ha determinado la

existencia de varios documentos de algunas de las carpetas de contratación.

.

La entidad no cuenta con un registro de proveedores debidamente calificado,

clasificado y actualizado, al cual debe sujetarse todo el proceso de adquisición

de bienes y servicios, de modo que la entidad no cuenta con estadistas sobre:

a) Proveedores debidamente calificados

b) Evaluación del cumplimiento de cada proveedor

c) Experiencia obtenida con los proveedores respecto a la calidad, precio,

oportunidad y seguridad.

d) Sistema de oferta para conseguir el precio más bajo posible.

Algunas actas de entrega de suministros a dependencias no cuentan

con firmas del responsable de almacén ni del resto de la comisión de

recepción y entrega.

38



74

Se pudo evidenciar que en muchos de los procesos de contratación que

deben ser realizadas por otras unidades como es el caso de solicitud de inicio

de proceso son hechas por el Centro administrativo financiero, lo que

ocasiona mora en la ejecución de la contratación, es decir no hay una

segregación de funciones.

5.7. ANALISIS DE LA INFORMACION RECOPILADA

5.7.1. ANALISIS FODA

En virtud a las bondades del análisis FODA podemos realizar un análisis interno el

mismo que nos permitirá identificar las fortalezas y debilidades que vienen a ser las

variables internas de las cuales si tenemos control sobre ellas, es decir si podemos

influir sobre ellas. De la misma forma podemos realizar un análisis externo el cual

nos permitirá identificar las amenazas y oportunidades que vienen a conformar las

variables externas de las cuales no tenemos control, es decir no podemos incidir

sobre ellas.39

5.7.2. VARIABLES INTERNAS

Está constituida por factores o elementos que forman parte de la misma

organización, Sub Alcaldía de Cotahuma, aquí se desarrollan dos elementos

principales que la conforman y se refiera a las fortalezas y las debilidades, aspectos

que detallaremos a continuación:

5.7.2.1. FORTALEZAS

Son los elementos positivos que posee el municipio, estos constituyen los recursos

para la consecución de sus objetivos. Ejemplos de fortalezas son: Objetivos claros y

39 Chiavenato, Idalberto: “INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN”, México, Mc

Graw-Hill, 1998.


75

realizables, constitución adecuada, capacitación obtenida, motivación, seguridad,

conocimientos, aceptación, decisión, voluntad, etc.

5.7.2.2. DEBILIDADES.

Son los factores negativos que posee la persona y que son internos constituyéndose

en barreras u obstáculos para la obtención de las metas u objetivos propuestos.

Un elemento importante es que las debilidades no es poner las fortalezas en

negativo, ya que muchas debilidades pueden no coincidir con los aspectos positivos,

en este como en todos los ejercicios lo adecuado es hacerlos de manera

concienzuda y tratando de ser lo más veraz posible, en todo caso dar información

errónea o falsa solo le dará resultados inadecuados y poco prácticos.

5.7.3. VARIABLES EXTERNAS

Referida al análisis de la situación externa o ambiente que rodea al municipio y que

le afecta. En este caso también se debe considerar dos elementos principales: las

oportunidades y las amenazas.

5.7.3.1. OPORTUNIDADES

Son los elementos del ambiente que la persona puede aprovechar para el logro

efectivo de sus metas y objetivos. Pueden ser de tipo social, económico, político,

tecnológico, etc. Algunos ejemplos serian: apoyo de otras organizaciones, oferta de

capacitación, paz social y nueva tecnología.

5.7.3.2. AMENAZAS

Son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un peligro para el logro

de los objetivos. Entre estas tenemos: falta de aceptación, antipatía de otros hacia lo

que se hace, malas relaciones interpersonales, falta de apoyo y cooperación.


76

De las indagaciones realizadas y entrevistas a los funcionarios, de la dirección

Administrativa, se desprende el siguiente análisis FODA, que contiene las principales

fortalezas que tiene actualmente la organización municipal, así como las debilidades

y amenazas que puede enfrentar:

CUADRO 5 ANALISIS FODA INTERNO

FASES FORTALEZAS DEBILIDADES

AMBIENTE DE

CONTROL

Se cuenta con recursos humanos

dispuestos a cumplir con la

responsabilidad eficiencia y eficacia

con todas las tareas

encomendadas para cumplir con

los objetivos por la Unidad y por el

Municipio.

Omisión ocasional por parte de

algunos funcionarios, que

incumplen en la ejecución de

actividades que pueden

generar Riesgos Potenciales

en contra de la entidad o sus

funciones.

Personal con experiencia y

especializado en las diversas

áreas.

No se ha podido contratar más

consultores para cooperar en

los procesos, como

consecuencia de la mala

ejecución y/o falta de

presupuesto.

ADMINISTRACION

DEL RIESGO

Evidencia amplia y suficiente para

la emisión de una opinión.

Poco acatamiento por parte de

los servidores a las

sugerencias y planes de

mejoramiento.

Todo proceso de contratación es

archivado, debidamente foliado y

en el caso de pagos es sellado con

el logo CANCELADO.

El encargado de archivo aun

no cuenta con un a base de

datos actualizados de los

procesos de contratación de

gestiones anteriores.

Se Elabora las Órdenes de Compra Existe una demora


77

y/o Servicio de acuerdo a las

Adquisiciones y Contrataciones

programadas.

relativamente considerable en

algunos procesos de

contratación.

ACTIVIDADES DE

CONTROL

La contratación de bienes y

servicios generales ha mejorado en

relación a gestiones pasadas en

que varios de los procesos

quedaban desiertos.

Existe una demora

considerable en el envio de

carpetas de contratación a la

Unidad de Procesos de

Contratación UPC por la mala

administración en cuanto al

armado de carpetas de

procesos de contratación.

Implementación de diversos

softwares para un mejor

rendimiento de la ejecución

presupuestaria.

Falta de equipos de ultima

generación para optimizar las

actividades y proceso de

contratación por las diferentes

unidades.

INFORMACIÓN Y

COMUNICACION

Existe una buena coordinación

entre la parte administrativa y la

parte jurídica, para los diferentes

procesos que se llevan a cabo en

esta unidad.

Falta de información y

comunicación por parte de los

contratistas en cuanto a

resoluciones, con la parte

jurídica.

Comunicación oportuna sobre la

publicación de nuevos reglamentos

y/o resoluciones que afectan

directamente a las funciones

administrativas dentro del GMLP

No se realiza la debida

comunicación al Público en

general, en relación a los

resultados obtenidos en

adjudicaciones y firmas de

contratos.


78

SEGUIMIENTO Seguimiento de procesos de

contratación, acorde a políticas y

reglamentos internos para la

ejecución y pago de los mismos.

Falta de un manual,

específicamente de

procedimientos en el armado y

revisión documental en cuanto

a contrataciones y pagos.

Monitoreo adecuado por parte de

las unidades encargadas de los

distritos en los que se ejecutan

obras bienes y servicios, en

relación a la ejecución del POA

Falta de seguimiento por parte

de algunas de las unidades

respecto a la ejecución

presupuestaria para los

diferentes distritos que están a

cargo de la sub alcaldía.

CUADRO 6 ANALISIS FODA EXTERNO

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Un municipio que fortalece su gestión Presupuesto limitado que no permite cubrir

costo altos, para realizar más

contrataciones.

Realización de talleres de capacitación para

el área administrativa.

El permanente cambio de funcionarios y

personal de apoyo, produce un desfase en

las coordinaciones de trabajo y en la

ejecución de las actividades.

Contratación de personal eficiente y

competente.

Proselitismo político de cara a periodos

electorales.

5.8. CONCLUSION DEL DIAGNOSTICO

El análisis FODA permitió evaluar las condiciones favorables y adversas por las que

atraviesa la unidad Administrativa CAF (Centro Administrativo Financiero) y demás

funcionarios públicos, a través de la cual podrán mejorar sus fortalezas, superar sus

debilidades, aprovechar sus oportunidades y reducir sus amenazas.


79

La Matriz de Programación de Actividades e Indicador Funcional, que se presenta

por fases, ha sido elaborada de acuerdo a procedimientos de controles internos y

sujetos a medición.

Con la programación apropiada de actividades, las áreas lograrán ejecutar los

recursos asignados en la presente Gestión.


80

CAPITULO VI

6. PROPUESTA

6.1. INTRODUCCION

Con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia en el desarrollo administrativo que

concierne a los procesos de contratación, se ha diseñado el presente manual de

procedimientos del sistema de Control Interno, como mecanismo de verificación del

control.

6.2. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Comprende el señalamiento de los pasos a seguir o a ejecutar en determinada

actividad u operación, indicando punto a punto los aspectos que componen el

proceso, bien sea determinados por una ley o establecidas como norma interna, es

decir como diligenciar formularios, las diferentes tareas y registros de información,

así como también las dependencias y empleos responsables de su preparación,

ejecución y revisión.

Los procedimientos sirven para guiar la acción administrativa y exigir

responsabilidades. El manual de procedimientos debe estar sometido a un proceso

continuo de actualización.

El trabajo en su conjunto sobre procesos, más que las funciones individuales genera

mayor integración y conformación de equipos humanos identificados en la búsqueda

de resultados comunes, además con su normalización se obtiene calidad en el

trabajo.

El manual de procedimiento no es una exigencia legal, sino una necesidad de orden

técnico, indispensable para asignar funciones, responsabilidades y evaluar a las

dependencias y a los empleados, mediante sistema de evaluación y resultados y

valorar la participación en los logros institucionales. Por lo tanto, se han establecido


81

Procesos y Procedimientos claves para las dependencias de la Administración

Municipal.

Los manuales de procedimientos están orientados a recoger sistemáticamente los

procesos y procedimientos que faciliten al personal de la organización el

cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por ello

que deben ofrecer una descripción actualizada, clara y concisa de las fases o etapas

contenidas en cada proceso y de las actividades que incluyen cada procedimiento.

Siempre habrá mejores formas de realizar los procesos y de establecer los

procedimientos, por lo que un manual no estará terminado plenamente, sino que

deberá ser motivo de actualización permanente.

6.3. OBJETIVOS DEL MANUAL.

Contar con un documento que contenga los procedimientos existentes en el centro

Administrativo Financiero, Responsable de los procesos de contratación, a fin de

normar la organización y el funcionamiento interno de la misma, en busca de un

óptimo desempeño contribuyendo de ésta forma con la Administración Pública

Municipal.

Establecer las responsabilidades de cada puesto, según su participación en los

diferentes procedimientos propios de la dirección.

El contenido del presente Manual, así como la fundamentación jurídica de los

procedimientos que lleva a cabo el Centro Administrativo Financiero se encuentra

regulado por:

Constitución Política del Estado

Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABs)

Ley Nº 1178 (SAFCO) de Administración y Control Gubernamentales (1993)


82

Resolución Municipal Nº 0056 de 26 de febrero de 2008 y demás

Reglamentos Municipales.

6.4. DE SU CONTENIDO

El Manual de Procedimientos de Control Interno deberá contener la información

referente a los principales procedimientos que realizan cada una de las áreas, de las

involucradas en los procesos de contratación, de acuerdo a las funciones que según

el Marco Legal y Atribuciones que a la dependencia le corresponden.

6.5. DE SU ALCANCE

El presente manual tiene aplicación para todas las unidades de organización que

estén involucradas en el proceso de contratación.

6.6. DE SU CUMPLIMIENTO

La estructura organizacional y los diferentes procedimientos existentes en el área de

contrataciones, deberán de realizarse conforme a lo establecido en este Manual de

Procedimientos de Control Interno, esto debido a que las diferentes instancias de

revisión practican auditorias en base a lo establecido en el mismo.

6.7. DE SU DIFUSION

Será responsabilidad del titular de la Dependencia, dar a conocer a todo el personal

el contenido del manual. .

La Máxima Autoridad de la Entidad deberá tener a disposición de cualquier persona

que lo solicite, el Manual de Procedimientos impreso, también deberá proporcionar

una copia en su versión electrónica para que esta sea incorporada a la página de

Internet con él fin de que la ciudadanía en general tenga libre acceso a la

información.


83

6.8. DE SU CONTROL Y APLICACIÓN

Será responsabilidad de la Máxima Autoridad de la Entidad y de las unidades de

organización que la integran apegarse a lo establecido en su Manual de

Procedimientos correspondiente.

El presente manual se aplicara en el área de Adquisiciones y Procesos de

Contratación. Esta área se refiere al proceso que se realiza al adquirir recursos

(bienes y servicios) de proveedores y empleados a cambio de obligaciones de pago.

Una parte significativa del esfuerzo contable en el área de adquisición y

contrataciones se dedica usualmente a clasificar la adquisición de los recursos entre

diversas cuentas del activo y del gasto. Debido a las diferencias en tiempo que

existen entre el recibo de los recursos y el desembolso de efectivo.

6.9. DE SU REVISION Y ACTUALIZACION

Los manuales de procedimientos están orientados a recoger sistemáticamente los

procesos y procedimientos que faciliten al personal de la organización el

cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por ello

que deben ofrecer una descripción actualizada, clara y concisa de las fases o etapas

contenidas en cada proceso y de las actividades que incluyen cada procedimiento.

Siempre habrá mejores formas de realizas los procesos y de establecer los

procedimientos, por lo que un manual no estará terminado plenamente, sino que

deberá ser motivo de actualización permanente. Para modificarse un procedimiento

se registra el cambio en el formato control de actualizaciones.

Cualquier modificación que se haga a los procesos o procedimientos, debe ser

avalada y autorizada por la MAE o oficina de Control Interno o quien haga sus veces

de autoridad. Para modificarse un procedimiento se registra el cambio en el formato

control de actualizaciones.


84

La MAE máxima autoridad de la entidad deberá revisar las sugerencias o

recomendaciones de cualquier funcionario que proponga su opinión, para actualizar

el manual.

El registro se llevara de manera cronológica, incorporando al manual las hojas con

los cambios generados y extrayendo aquellas que han perdido vigencia

FORMATO CONTROL DE ACTUALIZACIONES

GRAFICO 11CONTROL DE ACTUALIZACIONES


85

6.10. ORGANIGRAMA.

UNIDAD DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN

SUB ALCALDÍA DE COTAHUMA

CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

6.10.1. INTERPRETACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

El responsable del Centro administrativo tiene la función de ejecutar los

procesos de contratación de las unidades dependientes de la sub alcaldía de

cotahuma. Realizar de manera transparente, ágil y eficiente la contratación de

bienes y servicios y fiel cumplimiento de las normas establecidas.

Responsable Centro

Administrativo

Financiero

Técnico Sitram

Responsable del Proceso

de compras

Asesoría legal

Asistente técnico

legal Responsable de almacenes

Archivo


86

El técnico sitr@m es el encargado de recibir las carpetas de contratación para

su posterior inicio de contratación, Organizar, recibir, registrar y distribuir la

correspondencia y el archivo del Centro Administrativo Financiero.

El asesor legal tiene la función de elaborar Contratos de las Adjudicaciones,

realizar la elaboración de informes respaldatorios en procesos de

modificaciones de contratos, además de elaborar Resoluciones, Memorándum

referidos al proceso de contrataciones y otros documentos requeridos.

El encargado de compras tendrá la función de realizar los procesos de

verificación, control y ejecución de compras menores, mediante la aplicación

de la normativa vigente, para dotar de bienes y servicios generales a las

unidades ejecutoras del centro administrativo financiero de manera eficiente,

oportuna y transparente.

El responsable de almacenes tendrá como función administrar los insumos

correspondientes a materiales y suministros, mediante la realización de un

registro computarizado en función a un inventario físico valorado, con el fin de

contar con información actualizada de las existencias disponibles además de

realizar cotizaciones de requerimiento de la institución.

El responsable de archivo tiene la obligación de archivar todo lo concerniente

a procesos de contratación que ya están en su etapa final así como

documentos de base legal concernientes al proceso de contratación tanto

física como digitalmente.


87

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION Y ADQUICISION DE BIENES Y SERVICIOS

CONCEPTO Procedimiento mediante el cual se acredita la entrada real de los bienes a almacenes requerimiento de obras, al servicio a la sociedad y servicios de consultoría los cuales son enviados a diferentes unidades del municipio para su autorización de inicio de proceso hasta su adjudicación, que son ejecutados previo análisis presupuestario en el Programa Operativo Anual, POA, y Programa anual de contrataciones PAC.

OBJETIVOS. Generar economía en los recursos físicos y lograr la oportuna y económica disponibilidad de los diferentes suministros, con las calidades requeridas por el Municipio.

ACTIVIDAD INICIAL Solicitud de necesidades de consumo por cada una de las dependencias de la Administración Municipal y de la sociedad en común. ACTIVIDAD FINAL Rendición de cuentas y envió de procesos de contratación a la UPC (unidad de procesos de Contratación.

DEFINICIONES Bienes: Son bienes las cosas materiales e inmateriales que pueden ser objeto de derecho, sean muebles, inmuebles incluyendo de manera enunciativa y no limitativa bienes de consumo, fungibles y no fungibles, corpóreos o incorpóreos, bienes de cambio, materias primas, productos terminados o Semiterminados, maquinarias, herramientas, equipos, otros en estado sólido, líquido o gaseosos, así como los servicios accesorios al suministro de éstos. siempre que el valor de los servidos: no exceda al de los propios bienes; Código Único de Contrataciones Estatales - CUCE: Es el código asignado de forma automática a través del SICOES a cada proceso de contratación. Para identificarlo de manera única. desde la publicación de la convocatoria hasta la, finalización del proceso; Contrato: Instrumento legal de naturaleza administrativa que regula la relación contractual entre la entidad contratante y el proveedor o contratista, estableciendo derechos, obligaciones y condiciones para la provisión de bienes. construcción de obras, prestación de servicios generales o servicios de consultoría:


88

Documento Base de Contratación – DBC: Documento elaborado por la entidad contratante para cada contratación, con base en el Modelo de DBC emitido por el órgano Rector: que contiene las especificaciones técnicas o términos de referencia, metodología de evaluación, procedimientos y condiciones para el proceso de contratación; Especificaciones Técnicas: Parte integrante del DBC, elaborado por la entidad contratante, donde se establecen las características técnicas de las bienes, obras o servicios generales a contratar: Máxima Autoridad Ejecutiva MAE. Titular o persona de más alta jerarquía de cada entidad del sector público, sea este el máximo ejecutivo o la dirección colegiada, según lo establecido en su disposición legal o norma de creación; Obras: Son aquellos trabajos relacionados con la construcción, reconstrucción, demolición, reparación, instalación, adecuación, restauración, conservación, mantenimiento, modificación o renovación de edificios, estructuras, carreteras, tendido de gasoductos, oleoductos, montaje en general. perforación de pozos de agua, asi como la preparación y limpieza del terreno, la excavación, la edificación y otros: Orden de Compra: Es una solicitud escrita a un proveedor para la entrega de bienes a un precio y plazo convenidos y entrega de factura. La Orden de Compra se aplicará sólo en casos de adquisición de bienes de entrega inmediata: Precio Referencia: Es el precio estimado por la entidad contratante para un proceso de contratación; Programa Anual de Contrataciones - PAC. Instrumento de planificación donde la entidad pública programa las contrataciones de una gestión, en función de su POA y presupuesto: Proponente: Persona natural o jurídica que participa en un proceso de contratación mediante la presentación de su propuesta o cotización: Proveedor o Contratista: Persona natural o jurídica. con quien se hubiera, suscrito un contrato o emitido una orden de compra, según modalidades y tipo de contratación establecidas: Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública - RPC: Servidor público que por delegación de la MAE es responsable por la ejecución del proceso de contratación y sus resultados. en la modalidad de Licitación Pública. Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo RPA: Servidor público que por delegación de la MAE es responsable por la ejecución del proceso de contratación y sus resultados, en las modalidades de Contratación Menor y ANPE; Servicios de Consultoría: Son los servicios de carácter intelectual tales como diseño de proyectos; asesoramiento, auditoria. Desarrollo de sistemas: estudios e investigaciones. supervisión técnica y otros servicios profesionales, que podrán ser prestados por consultores individuales o por empresas consultoras.


89

Servicios de Consultoría Individual de Línea: Son los servicios prestados por un consultor individual para realizar actividades o trabajos recurrentes, que deben ser desarrollados con dedicación exclusiva en la entidad contratante, de acuerdo con los términos de referencia y las condiciones establecidas en el contrato; Servicios.de Consultoría por Producto: Son los servicios prestados por un consultor individual o por una empresa consultora, por un tiempo determinado, cuyo resultado es la obtención de un producto conforme los términos de referencia y las condiciones establecidas en el contrato. Sistema de Contrataciones Estatales – SICOES: Es el sistema oficial de publicación y difusión de información de los procesos de contratación de las entidades, públicas del Estado Plurinacional de Bolivia. establecido y administrado por el Órgano Rector; Términos de Referencia: Parte integrante del DBC elaborada por la entidad contratante, donde se establecen las características Técnicas de los servicios de consultoría a contratar; Unidad Administrativa: Es la unidad o instancia de la entidad contratante, encargada de la ejecución de las actividades administrativas de los subsistemas, de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios: Asesoría Legal: Es la unidad o instancia organizacional de la entidad contratante, encargada de proporcionar asesoramiento legal y atender los asuntos jurídicos en los subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios. Unidad Solicitante: Es la unidad o instancia organizacional de la entidad contratante. donde.se, origina la demanda, de la contratación de bienes y servicios:

DEPENDENCIAS RESPONSABLES Despacho Sub Alcalde, Secretaría General y Centro administrativo Financiero. DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO Despacho Sub Alcalde, Secretaría General, Almacén Municipal, Unidades Solicitantes, Unidad Administrativa y Asesoría Legal.

PUNTOS DE RIESGO

1 No tener determinados estándares de consumo. 2 Pedidos en fechas diferentes por cada dependencia. 3 No control de la factura de la mercancía u obra. 4 Falta conocimiento en cuanto a la contratación (SABS). 5 No aplicación de métodos de adquisiciones.


90

BALCALDIA

DE COTAHUMA


PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION Y ADQUICISION

DE BIENES Y SERVICIOS

FASE UNICA CODIGO ANPE - AB

INICIA SOLICITUD DE INICIO TERMINA ENVIO A LA UPC

1. SOLICITUD DE INICIO DE PROCEOS POR LA UNIDAD SOLICITANTE

Toda unidad que requiera la contratación, adquisición o servicio de consultoría deberá completar el formulario de requerimiento de obras, bienes o servicios de consultoría aprobado por la MAE de la unidad solicitante, adjuntando los términos de referencia o especificaciones técnicas, en caso de obras, además de una ficha perfil, en caso de proyecto de las obras, todo esto se lo derivara a secretaria general para su respectiva Autorización mediante SITR@M (Sistema de Tramites Municipales).

2. AUTORIZACION DEL INICIO DEL PROCESO EN SECRETARIA GENERAL

El RPA en este caso secretaria(o) General verificara que la solicitud de contratación cuente con inscripción en el PAC, (Programa Anual de Contrataciones), excepto en cuantías menores a Bs 20000, además de verificar que la solicitud se encuentre con todos los documentos en todo caso se devuelve todo el proceso con las indicaciones correspondientes, verificado todo se autorizara mediante proveído expreso el inicio de proceso, mandando dicho proceso al Centro Administrativo Financiero CAF para su publicación, en otro caso devolverá la carpeta a la unidad solicitante.

3. ELABORACION DEL DBC POR EL CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO.

El encargado de compras del CAF Preparara el DBC Documento Base de Contratación de acuerdo a la modalidad de licitación y lo publicara en el SICOES vía Internet, o propone la clase o tipo de procedimiento de selección del proveedor siendo estas por. Concurso Directo, cerrado o Abierto según el tipo de modalidad y urgencia del pedido para este caso teniendo un plazo de 3 días en los que analizara.

Economicidad, eficiencia y eficacia en la aplicación de los recursos.

Características de los bienes y servicios.

Monto estimado.

Razones de urgencia o emergencia.

Importe total estimado de las adjudicaciones incluyendo las prórrogas previstas.

4. DESIGNACION DE LA COMISION DE CALIFICACION

Es el encargado de Evaluar las propuestas, será designado por el RPA elaborando un acta de designación la cual estará firmada por toda la comisión, hasta un día previo a la presentación de Propuestas para que efectúen la evaluación


91

5. ENTREGA DE PROPUESTAS (las cuales deben ser como mínimo 3 propuestas)

Las propuestas deberán ser entregadas en el lugar y fecha señalados en la convocatoria con todos los términos suscritos en los términos de referencia, en un plazo no menor a 5 días Hábiles computables desde la publicación en el SICOES. Recibida las propuestas a la Hora Indicada y elaborada el Acta de Cierre de Propuestas, se procederá al acto de apertura de propuestas en presencia de un funcionario de Transparencia del Gobierno municipal de La Paz.

6. APERTURA DE PROPUESTAS

Para este acto se prepara un Cuadro Comparativo de Propuestas firmada por la comisión, se procede a abrir los sobres y evaluar las propuestas, en caso de recibir una o dos propuestas se evaluara solo esas propuestas.

7. APERTURA DE UNO O DOS PROPUESTAS

En este caso el RPA enviara una solicitud escrita a la MAE de la entidad para la autorización de contratación (en caso de Solo tener dos Proponentes), como respuesta la MAE remitirá una nota expresa al RPA autorizando o no la solicitud.

8. RECOMENDACIÓN DE PROPUESTAS

La comisión Calificadora tendrá como mínimo 2 días hábiles para presentar el informe de recomendación al RPA en caso de tener alguna mora en la revisión por algún caso especial la comisión solicitara una prorroga de dicho plazo que no exceda el periodo igual a la anterior solo en los casos que justifique la complejidad de las cuestiones a evaluar.

9. ADJUDICACION DE PROPUESTAS

El RPA autorizara la contratación de la Obra, Bien o Consultor que haya obtenido la mayor calificación o en tal caso declarara desierto el proceso y será enviado al CAF encargado de compras para la elaboración del formulario 200 en el SICOES a fin de iniciar una segunda convocatoria o sucesivas convocatorias, la autorización será en el plazo mínimo de (1) día de recibido la Recomendación La nota de adjudicación o declaratoria desierta será notificada por el RPA a todos los proponentes y en pizarrones en el plazo máximo de (2) días hábiles.

10. ELABORACION DE CONTRATOS remisión al servicio de Asesoría Legal

El asesor legal de la CAF elabora el contrato correspondiente con el Proponente adjudicado en cinco (5) ejemplares y el RPA lo Suscribirá en un plazo máximo de tres (3) días hábiles. Para un control efectivo y agilización de la elaboración de los contratos se podrá realizar la consulta de su elaboración por vía SITR@M (Sistema de Tramites Municipales) en donde se podrá consultar la ejecución en el plazo establecido de los contratos mismos datos que deberán ser cargados por el Asesor legal o Asistente técnico Legal según corresponda. En el plazo establecido el asesor


92

legal derivara el contrato al Encargado de compras para su respectiva numeración y firma del proponente. Posteriormente el RPA aprobara el Formulario C-31 Comprometido Registro de ejecución de gastos (EGA) del SIGMA para su posterior remisión a la UPC Unidad de Procesos de Contratación.

11. PUBLICACION EN EL SICOES

En un plazo no mayor a 5 días hábiles de efectuada la suscripción del contrato se informara al SICOES la finalización del Proceso mediante el Formulario Nº 200 de finalización de procesos de contratación. Además de elaborar el formulario FRP-9 Lista de Documentos, en el SIM Sistema de Inversión Municipal.

12. ENVIO A LA UNIDAD DE PROCESOS DE CONTRATACION UPC

En un plazo no mayor a 10 días hábiles de efectuada la suscripción del Contrato el Encargado de Compras del CAF remitirá a la UPC la carpeta de proceso de contratación con (3) ejemplares de Contratos en caso de Obras, (2) ejemplares de contrato u orden de compras en caso de consultorías, en el caso de existir un atraso en el envío del proceso a la UPC, se elaborara una carta de justificación mencionando el porqué la demora, y se lo enviara junto a la carpeta de contratación.


93


PROCEDIMIENTOS PARA LA REVICION DOCUMENTAL DE

CARPETAS DE CONTRATACIONES

PROCEDIMIENTO PARA REVISION DOCUMENTAL Los procedimientos para la revisión de los documentos que intervienen en el proceso de contratación serán realizados de acuerdo a lo siguiente:

OBJETIVOS. - Describir la forma correcta de armado de carpetas de contratación. - Lograr eficiencia operativa - Revisión apropiada de documentos

ACTIVIDAD INICIAL Estudiar todos los tipos de documentos que intervienen en un proceso de contratación y forman parte de una carpeta de contrataciones. ACTIVIDAD FINAL. Armado final de carpeta de contrataciones con todos los documentos, Sin ningún Posible error que conlleve a la devolución de los mismos. DEPENDENCIA RESPONSABLE Gobierno Municipal de La Paz, Sub Alcaldía de Cotahuma. AREAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO Sub Alcalde Cotahuma, Secretario General, Responsable de la Unidad Administrativa Financiera. Encargado de Compras y áreas involucradas en el Proceso.

PUNTOS CRITICOS DE RIESGO

- No cumplimiento de normas y reglamentos - Fallas y errores técnicos en cuanto a documentación. - Falta de llenado de documentos por parte del contratista previos a la adjudicación. - Errores de registro en sistemas municipales - Foliación Incorrecta.

ERRORES SUBSANABLES

- La falta de numeración correlativa de algunas páginas.

- La falta de sellos y rúbricas en algunas páginas de la propuesta.

- La falta de índice de contenido.


94

- Los errores en las sumas intermedias, siempre y cuando éstos se encuentren

respaldados por formularios o documentos presentados en la propuesta.

- Cuando existan diferencias entre el numeral y el literal de las cantidades, prevalecerá el literal.

- Si producto de la revisión aritmética de la propuesta económica, la comisión de

calificación obtiene un resultado con una diferencia menor al dos por ciento (2%), se tomará el resultado ajustado como el precio real de propuesta.

- Todo acto subsanado será consignado en el informe final de la comisión de

calificación, con los respaldos y documentos respectivos.


95

SUBALCALDIA

DE COTAHUMA


PROCEDIMIENTOS PARA LA REVISION DOCUMENTAL DE


PRIMERA FASE CODIGO ANPE – AB1

INICIA REQUERIMIENTO DE

OBRAS BIENES Y

SERVICIOS

TERMINA FICHA PERFIL

PRIMERA FASE: SOLICITUD DE PROCESO DE CONTRATACION. Requerimiento de (Obra Bienes y/o Servicios) Responsable Unidad Solicitante

- La presentación de este documento deberá especificar un detalle del requerimiento a ser solicitado, según objeto del gasto.

- El Área solicitante deberá estimar el precio referencial de cada Contratación. Esta estimación de una forma errónea conllevara a responsabilidades señaladas en la Ley 1178.

- El numero de requerimiento deberá ser asignado por el área solicitante y no así por el área de proceso de contratación (CAF) Centro Administrativo Financiero. Esto para permitir una correlación de requerimientos y control de documentación.

- Este documento será firmado por técnico del área Solicitante además de la firma

Visto Bueno del Responsable de la misma área aprobando el documento. Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia (en caso de Servicios): Responsable Unidad Solicitante

- El área solicitante enviara estos temimos al CAF con la Rúbrica del Supervisor del programa o servicio en cada hoja de este término.

- Si el Caso lo amerita el supervisor se preparara una nota de aclaración a las

Especificaciones Técnicas o términos de referencia. - Se adjuntara un cronograma de avance del programa, además de planos si

corresponde, en caso de obras, los cuales deben también ser rubricados por el supervisor del área solicitante.

- En caso de tener planos de ubicación estas deberán estar a disposición en medio magnético por el Centro Administrativo Financiero para posteriores Controles e inspecciones previas.

Ficha perfil Responsable Unidad Solicitante

- Este documento se lo adjuntara en el caso de proyectos de inversión o gastos elegibles, ya sea para consultores por producto, obras o bienes, debidamente


96

registrada en el SIM (Sistema de Inversión Municipal) - En este documento se debe de revisar minuciosamente lo siguiente: los plazos

fijados, según reglamentación estén en días hábiles, y si los ítems están acorde a las especificaciones antes mencionadas.

- También deben de considerarse que este documento cuente con las firmas correspondientes del área solicitante.

- El área solicitante es pleno responsable de hacer firmar este formulario por: el que Inicia, el que Verifica (supervisor), el que Aprueba, y finalmente el que Valida.

Solicitud de inicio de proceso. Responsable unidad solicitante

- Solicitud que deberá ir firmada por el Superior del Área Solicitante y dirigida al RPA Responsable de Procesos de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (Secretario(a) General) con un número asignado por el área de solicitud.

- La solicitud deberá tener el nombre del proyecto de la ficha perfil.

La Documentación Antes Mencionada estará en Folder oficio, foliado para su remisión a SITR@M Sistema de Tramites Municipales el cual remitirá posteriormente al RPA para su respectiva Autorización del Proceso y envió al área de Contratación.


97

SUBALCALDIA

DE COTAHUMA




SEGUNDAFASE CODIGO ANPE – AB2

INICIA FORMULARIO C-31 TERMINA ACTA DE CIERRE DE

PROPUESTAS

SEGUNDA FASE: INICIO DE PROCESO DE CONTRATACION Una vez recibido la solicitud del proceso de contratación, el Área administrativa de contrataciones procederá a la elaboración y Revisiones de la documentación que a continuación se menciona. Formulario C-31 Registro de Ejecución de Gastos (Preventivo) Responsable Encargado de Compras.

- Este documento lo elaborara un técnico del área solicitante que tenga experiencia en el manejo del sistema SIGMA y conocimiento de sus procedimientos, en todo caso recurrirá a una persona apta para su manejo con el fin de elaborar el preventivo de la ejecución de gastos.

- El Formulario contemplara el tipo de proceso de contratación y el presupuesto fijado. El mismo que debe estar aprobado para su respectiva inclusión en la carpeta de contrataciones.

- Este formulario estará aprobado por el Responsable de la unidad Solicitante y por el Responsable del Proceso de Contratación, firmando ambos al pie del mismo. Se elaborara en dos ejemplares uno para el proceso y el otro para el archivo correspondiente.

- En la parte de Documentos de Respaldo se debe verificar que el Numero de la documentación sea el mismo al del requerimiento de la Primera Fase. Así mismo se tendrá control en el nombre del proyecto y en el código de la Carpeta que se encuentra en la Glosa o resumen de operación del formulario.

Documento Base de Contratación DBC Responsable Técnico Encargado del Proceso de compras

- En el Pliego se debe tener cuidado en los Ítems detallados que sean los mismos del términos de Referencia o especificaciones técnicas. Los pliegos o DBC al igual que los términos de referencia deben incluir planos en el caso de obras.

Formulario 100 SICOES Responsable Técnico Encargado del Proceso de compras - Elaborado en el caso de obras, bienes y contrataciones de consultores por

producto que se hayan publicado en el Sistema SICOES


98

- El formulario debe ser revisado cuidadosamente con respecto al Número de Contratación Asignado en el SICOES (sistema de Contrataciones Estatales) además de los Plazos Fijados en cuanto a la Publicación, Recepción y Adjudicación.

Invitaciones a Proveedores y/o Contratistas Responsable Técnico Encargado del Proceso de compras.

- Estas invitaciones elaboradas por el Encargado de Compras deberán Coincidir en cuanto a hora y fecha de Recepción con el SIM Sistema de inversión Municipal.

- La invitación estará Firmada tanto por el Contratista como Por el Encargado de Compras, teniendo una copia para el archivo de la CAF.

Memorándum de Designación del Comité de Calificación: Responsable Secretario General RPA

- El memorándum de Designación estará conformado por un presidente, un secretario y un Vocal los cuales deberán firmar el memorándum, además de la Firma del RPA dando su conformidad al documento, dicha designación será de carácter irrevocable salvo en casos de conflicto de intereses o impedimentos físico temporal.

- Acta de Cierre de Propuestas Responsable: Técnico Encargado de compras.

- Deberá establecer la hora de cierre de Presentación de Propuestas según Formulario 100 SICOES e ir Firmado por el Encargado de Compras


99

SUBALCALDIA

DE COTAHUMA




TERCERA FASE CODIGO ANPE – AB3

INICIA PROPUESTAS TERMINA FORM FR-P-9 Y HOJA DE

RUTA

TERCERA FASE : RECEPCION DE PROPUESTAS Y/O COTIZACIONES, CALIFICACION Y ADJUDICACION Recepción de propuestas y/o cotizaciones para el Proceso de Contratación: Responsable Asistente Administrativo.

- Al Momento de la recepción de Propuestas el Asistente Administrativo verificara el rotulo del sobre y procederá a su registro en el SIM, previo control de verificación de la persona quien deja el sobre en el libro de actas de recepciones.

- Las propuestas en un proceso de contratación deberán de contener todo lo especificado en los Pliegos o DBC, en las carpetas de contrataciones estas propuestas estarán separadas por pestañas o como se lo vea conveniente.

- Los folios de las propuestas deberán estar numerados y firmados por el

proponente o representante legal.

- Las Propuestas deberán contener estos documentos y los que se mencionen en las especificaciones técnicas o términos de referencia. a) Fotocopia de cedula de identidad b) Tarjeta Empresarial (persona Jurídica) (en caso de Obras y Bienes) c) Testimonio de constitución y Poder Legal (en caso de Obras y Bienes) d) Número de Identificación Tributaria NIT. e) Propuesta económica f) Experiencia especifica g) Cronograma de actividades. h) Formularios que correspondan al proceso de contratación debidamente llenado

y firmado. i) Registro de Beneficiarios del SIGMA .

Acta de Apertura de Propuestas, Nomina de Asistentes y Cuadro Comparativo. Responsable Secretaria General (RPA) y Técnico Encargado del Proceso de compras junto a la comisión designada por el RPA.

- La revisión del cuadro Comparativo y la nomina de asistentes es exclusiva responsabilidad del encargado de compras quien es el que lo confecciona antes de la apertura


100

- La Apertura de propuestas y demás documentos mencionados con anterioridad serán dadas según lo establecido en Resolución Municipal Nº 0056 de 26 de Febrero de 2008.

Informe de Calificación: Responsable Comisión de calificación Designada por el RPA.

- Este informe debe ser emitido 2 días después de la apertura de las propuestas por lo tanto se debe revisar la fecha en la que se emite el informe. Así mismo se debe revisar el código de la carpeta que sea la misma del proceso y el nombre del proyecto sin olvidar el orden en que se evaluó a los proponentes.

- Se debe tomar en cuenta que los designados por el RPA son responsables del evaluar las propuestas, por lo tanto deben de firmar y sellar el mismo dando conformidad al informe.

- La calificación será Realizada según Resolución Municipal Nº 0056 de 26 de febrero de 2008, de modo que su control dependerá de la comisión de calificación así como su entrega oportuna para la elaboración de su respectiva adjudicación.

Nota de Adjudicación. Responsable Secretaria General RPA

- Al momento de la revisión de la nota de adjudicación se tendrá especial énfasis en el código de la carpeta, el nombre del proyecto y los plazos fijados.

- La nota de Adjudicación así como los ítems adjudicados deberán ir firmados por el RPA para su notificación al proponente adjudicado el mismo que también deberá firmar la nota.

Documentos de proponente Adjudicado. Responsables Secretaria General y/o asesoria Legal

- Los documentos serán solicitados en la Nota de Adjudicación los mismos que serán

1 Fotocopia Simple NIT Número de Identificación Tributaria. 2 Fotocopia Simple Tarjeta Empresarial 3 Fotocopia Simple poder del representante legal (cuando Corresponda) 4 Fotocopia Simple Cedula de Identidad Fotocopia Simple 5 Fotocopia Simple Formulario de registro en SIGMA 6 Fotocopia Simple del testimonio de constitución de la empresa cuando

corresponda 7 Póliza de Seguro de Cumplimiento en el Caso de Obras y Bienes.

Formulario C-31 Comprometido: Responsable Jefe Responsable del Centro Administrativo

- Estará autorizado por La máxima Autoridad RPC (en este caso Sub Alcalde) y responsable de la Unidad de Proceso de Contrataciones.


101

- La razón social de la empresa debe ser la misma que la del proyecto, es decir si en el proyecto esta como Empresa en el Formulario C-31 comprometido debe estar como Empresa. El mismo caso si es persona Natural.

- En el resumen de operación (nombre de la obra o bien adquirido) se señalara la hoja de ruta correspondiente al proceso, el proyecto que será el mismo al de la nota de adjudicación, el código de la obra o el Bien adquirido y en el caso de obras el distrito correspondiente donde se realiza la obra debiendo revisar muy bien estos puntos mencionados.

Póliza de Garantía Responsable de la Revisión Unidad Jurídica

- La póliza de garantía debe estar con los plazos establecidos según la entidad aseguradora.

- Se calculara la suma de Garantía de la póliza que sea el mismo que del contrato esto, con fines de control Financiero.

- Además de tener cuidado en la fecha de vencimiento de dicha póliza la cual no debe sobrepasar los plazos establecidos según términos de referencia para la entrega de la obra y su posterior pago.

Contratos Numerados Responsable Unidad Jurídica Asesor Legal CAF

- Los Contratos son de Suma importancia en lo que significa el proceso de contratación por lo que se debe revisar minuciosamente su elaboración, muy especialmente en las siguientes Clausulas.

PRIMERA PARTES CONTRATANTES El nombre de la Empresa o persona adjudica.

SEGUNDA ANTECEDENTES DEL CONTRATO Código de carpeta y nombre del

proyecto o consultoría. QUINTA MONTO DEL CONTRATO lo establecido según informe de Calificación. DECIMA OCTAVA FORMA DE PAGO la forma de pago sea mensual o trimestral

acorde al Documento Base de Contratación.

- Esta revisión debe hacerlo el asesor legal el cual es responsable de su proceso, pero para un mayor control se lo volverá a revisar, según procesos de control, por el encargado de Procesos de compras el cual es el encargado de su foliación mediante (sistema de inversión Municipal) SIM

Formulario 200 del SICOES Responsable Encargado de Compras

- Este formulario será llenado en línea para la finalización del proceso de contratación o para la declaratoria desierta de la misma, su control estará establecido por el Encargado de Compras al momento del llenado.


102

Formulario F-RP-9 del SIM (Lista de Control de Documentos) Responsable Encargado de Compras

- El formulario será también llenado en línea en el Sistema de Inversión Municipal, deberá contener un índice detallado de toda la carpeta de contratación, con toda la documentación mencionada antes y su respectiva foliacion, su revisión será minuciosa, debiendo coincidir todas las paginas detalladas con la carpeta de procesos. Los puntos críticos son: 1. Fallas en la numeración en la carpeta de procesos 2. Error en la tabulación de las fechas y numero de documentos (C-31 Preventivo

y C-31 Comprometido) 3. Fallas en cuanto al proyecto (nombre de la Obra o Adquisición de Bien)

Hoja de Ruta: Responsable de su revisión Asistente Administrativo o Encargado de Compras

- La HR Hoja de Ruta es el Documento por el cual se envía documentación a diferentes unidades con la firma y el respectivo proveído que señala la razón del envio por lo tanto se debe tener especial control en lo siguiente: 1. Que el numero de HR coincida con el Proyecto asi como el nombre del Mismo.

2. Verificar que las firmas de autorización estén con el respectivo sello y fecha de

envío que corresponda.

3. Todas las unidades por las que pasa la respectiva HR deberán tomar responsabilidad de la misma y cuidado de esta y muy especialmente el tramitador de SITR@M quien será el que se encargue de su envío por vía Web.

Toda la documentación antes mencionada será enviada a La unidad de Procesos de Contratación UPC para su posterior pago del mismo y archivo. Para que el proceso no sea devuelto por la UPC será necesario seguir todos los Controles mencionados con anterioridad


103


GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ SUB ALCALDIA COTAHUMA

MANUAL DE PROCESOS DE PAGOS PARA BIENES Y SERVICIOS GENERALES

CONTRATACION MENOR DIRECTA Y CONTRATACION POR COTIZACIONES

(Bs. 1 HASTA Bs. 5.000) Y (Bs. 5.001 HASTA Bs. 20.000)

NOMBRE DE LA UNIDAD: Despacho del Sub Alcalde

CODIGO: ANPE

A1 – A3 BIENES B1 – B3 SERVICIOS

OBJETIVO DEL PROCESO: PARA CONTRATACION MENOR DIRECTA: Esta modalidad no requiere cotizaciones ni requerimientos de propuestas, su destino es cubrir gastos menores, las compras serán procesadas en el modulo: Ejecución del Gasto (EGA) del Sigma; vale decir, respetándose los momentos contables Preventivo, Comprometido y Devengado, como también se puede utilizar el modulo de Compras (COM) marcando en la solicitud de compra la opción “Compra Directa”. PARA CONTRATACION POR COTIZACIONES: Esta modalidad sí requiere de tres cotizaciones o propuestas, su destino es adquirir bienes y servicios que deben ser procesadas en el Sigma Municipal, es decir en el modulo: Ejecución del Gasto (EGA) del Sigma; respetándose los momentos contables Preventivo, Comprometido y Devengado.

NUMERO Y NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS QUE COMPONEN EL PROCESO:

01 Solicitud para el Pago previa Revisión y/o entrega de la Contratación del Bien o Servicio.

02 Armado de la Carpeta de Pago.

Remisión de los Documentos para el Desembolso o Pago.

INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO:

Ley de Administración y Control Gubernamental..

Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS).

Resoluciones Municipales.

Ordenanzas Municipales.


104

UNIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Despacho del Alcalde.

Secretaria General.

Centro Administrativo Financiero.

Unidad Solicitante del Bien, Obra o Servicio.



Secretaria General.


Unidad Solicitante del Bien, Obra o Servicio.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCESO: El tiempo varía de acuerdo al tipo de Contratación que se realice y al tipo de Cuantía de dinero por contratación de Bienes o Servicios Generales.


105



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITUD DE PAGO PREVIA ENTREGA DEL BIEN.

CONTRATACION MENOR DIRECTA (DE Bs. 1,00 HASTA Bs. 5.000,00)


CODIGO: ANPE – A1

OBJETIVO DEL PROCESO: El objetivo de esta etapa es iniciar el procedimiento del proceso de Pago, mediante este requerimiento se armará la carpeta del proceso de pago, reuniendo todos los documentos de respaldo que así lo requieran.

RESPONSABLES DE SU EJECUCION:

Solicitante, Proveedor o Adjudicado de la entrega del Bien o Servicio.

Almacenes.

Centro Administrativo Financiero (CAF).

Unidad Solicitante del Bien.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

01 Solicitud Para el Pago previa Entrega del Bien.

SOLICITANTE O ADJUDICADO DE LA ENTREGA DEL BIEN. 1. El Adjudicado realizara el requerimiento, mediante el Sistema de Tramites

Municipales SITR@M, presentando los siguientes documentos para generar la Hoja de Ruta:

Carta de solicitud de pago, mencionando el Código de la Carpeta de Contratación.

Adjuntara la Orden de Compra si corresponde.

ALMACENES 2. Almacenes generará los siguientes documentos cuando se trate de Bienes

de Consumo y/o la Unidad de Bienes Muebles cuando se trate de Bienes de Uso:

Para Bienes de Uso, Acta de Recepción de Activos Fijos emitida y firmada por la Unidad de Bienes Muebles.

Para Bienes de Consumo, Formulario de Ingreso a Almacenes firmado por Almacenes.

Conformidad de Recepción, firmado por Almacenes y el Proveedor.


106

CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO. 3. La CAF generará los siguientes documentos:

Orden de Servicio, indicando a los responsables de la Comisión de Recepción del bien; este documento puede ser emitido también por Secretaría General.

Conformidad de Recepción firmado por el Proveedor y Almacenes.

Ingreso a Almacenes firmado por el Proveedor, Almacenes y el Encargado de Compras o Responsable de la CAF.

UNIDAD SOLICITANTE DEL BIEN O SERVICIO. 4. La Unidad Solicitante dará a conocer una lista de los funcionarios encargados

de recepcionar y revisar el bien conjuntamente con la CAF. Por lo cual generará lo siguiente:

Acta de la Comisión de Recepción firmado por el Jefe de la Unidad Solicitante y la Comisión de Recepción.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCESO:

El tiempo de este proceso debe realizarse en el día.


107



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ARMADO DE LA CARPETA DE PAGO DE BIENES



CODIGO: ANPE – A2

OBJETIVO DEL PROCESO: Armar la Carpeta de Pago con todos los documentos anteriores, más los generados en este proceso, para su respectivo envío a la Unidad de Tesorería.


Unidad de Almacenes.

Unidad Solicitante.


Secretaría General.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 02 Armado de la Carpeta de Pago.

UNIDAD DE ALMACENES. 1. Almacenes generará otros documentos más para complementar a la carpeta

de pago con lo siguiente:

Formulario mediante sistema SEAFIM del Movimiento de Entradas a Almacenes.

Formulario mediante sistema SEAFIM del Movimiento de Salidas de Almacenes en caso de que se presente el caso inmediato.

UNIDAD SOLICITANTE. 2. La Unidad Solicitante una vez verificado la recepción del Bien de Consumo o

Bien de Uso emitirá lo siguiente:

Informe de la Comisión de Recepción, firmada por el Jefe de la Unidad y los funcionarios nombrados para la Comisión.

CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO. 3. La CAF adicionará los siguientes documentos:

Orden de Compra Original o Copia Legalizada, firmadas por el Responsable del Centro Administrativo Financiero y Secretaría General.

Formulario FRP-9, firmada por el Responsable del Centro Administrativo Financiero y Secretaría General.


108

SECRETARIA GENERAL. 4. Secretaría General se encargara de verificar todos los documentos que

forman parte de la carpeta de pago, que ya sean estos bienes de consumo o de uso y que se hayan concretado correctamente firmando y aprobando los siguientes documentos:

Orden de Compra.

Formulario F-RP-9.


El tiempo de este proceso debe realizarse en un día.


109



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REMISION DE DOCUMENTOS A LA UNIDAD DE TESORERIA PARA EL DESEMBOLSO O PAGO DE LA CARPETA DE BIENES



CODIGO: ANPE – A3

OBJETIVO DEL PROCESO: Remitir los Documentos Necesarios para el pago respectivo que se realizará en la Unidad de Tesorería.




DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 03 Remisión de los documentos para el Desembolso o Pago.

UNIDAD DEL CENTRO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.

1. La CAF complementará y generará los siguientes documentos:

Formulario F-RP-5, Autorización de Pago, firmado por el Responsable del Centro Administrativo Financiero, Secretaría General y Despacho del Sub Alcalde.

Formulario mediante sistema SIGMA, Ejecución de Gastos C-31, firmado por el Responsable de la CAF, Secretaría General y Despacho del Sub Alcalde.

SECRETARÍA GENERAL. 2. Secretaría General una vez recepcionados los documentos de la CAF,

procederá a lo siguiente:

Verificar, Aprobar y firmar el Formulario F-RP-5 de Autorización de Pago.

Verificar y Aprobar el Formulario Registro de Ejecución de Gastos C-31, además de la respectiva firma.

CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO. 3. Una vez se haya, revisado verificado y aprobado todos los documentos de la

carpeta de pago, la CAF procederá e instruirá al encargado de SITR@M dependiente del la CAF, remitir mediante Hoja de Ruta los siguientes Documentos a la Unidad de Tesorería:

Copia de la Hoja de Ruta, remitiendo a la Unidad de Tesorería.


110

Original del Formulario Registro de Ejecución de Gastos C-31.

Original de la Factura emitida por el Proveedor.

Original del Formulario Autorización de Pago F-RP-5.

Copia de la Lista Control de Documentos F-RP-9.

Copia de la Orden de Compra.

Copia del Formulario Ingreso a Almacenes, en caso de Bienes de Consumo o Acta de Recepción de Activos Fijos cuando se trate de Bienes de Uso.

4. Una vez se haya enviado esta documentación a la Unidad de Tesorería, la CAF Otorgará un Documento Generado por SITR@M, que servirá de Contraseña al Proveedor para poder cobrar o recoger el Cheque girado a su nombre o Empresa.


El tiempo de este proceso debe realizarse en dos días.


111



MANUAL PARA SOLICITUD DE PAGO PREVIA ENTREGA DEL SERVICIO



CODIGO: ANPE – B1

OBJETIVO DEL PROCESO: El objetivo de esta etapa es iniciar el procedimiento del proceso de Pago, mediante este requerimiento se irá armando la carpeta del proceso de pago, reuniendo todos los documentos de respaldo que así lo requieran.


Solicitante, Proveedor o Adjudicado de la entrega del Servicio.

Unidad Solicitante.


DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 01 Solicitud Para el Pago previa Entrega del Servicio.

SOLICITANTE O ADJUDICADO DE LA ENTREGA DEL SERVICIO.

1. El Adjudicado realizara el requerimiento de pago, presentando una carta de solicitud de pago mediante el Sistema de Tramites Municipales SITR@M, para así generar el número de tramite conocido como Hoja de Ruta. Adjuntando lo siguiente:

Carta de solicitud de pago, mencionando el Código de la Carpeta de Contratación.

Adjuntará el Contrato Simplificado o la Orden de Compra si corresponde.

Fotocopias de Cédula de Identidad, NIT, Contrato u Orden de Compra, Factura y/o Formulario 610 de Declaración Jurada.

UNIDAD SOLICITANTE. 2. La Unidad Solicitante hara el seguimiento de verificación y revisión del

trabajo encomendado al Proveedor de Servicios, para lo cual generará los siguientes documentos:

Informe de Conformidad por el Servicio Prestado, y en caso de que el Contrato sea por varios pagos, se generará un Informe de Conformidad para Cada Pago.

Acta de Conformidad, que será emitido una vez se haya concluido todo el tiempo de trabajo según Contrato.


112

CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO. 3. El Responsable del Centro Administrativo Financiero para la recepción

servicio generara los siguientes documentos:

Formulario de Solicitud de Servicios.

Términos de Referencia, si corresponde.


El tiempo de este proceso debe realizarse en el día.


113



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ARMADO DE LA CARPETA DE PAGO DE SERVICIOS



CODIGO: ANPE – B2



Unidad Solicitante.



DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 02 Armado de Carpeta de Pago.

UNIDAD SOLICITANTE. 1. La Unidad Solicitante una ves verificado el trabajo realizado por el proveedor

de servicios emitira su Visto Bueno para que se lleve adelante el proceso de pago.

CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO.

2. El Responsable del Centro Administrativo Financiero para el Armado de la Carpeta de Pago Adicionará los siguientes documentos:

Contrato Simplificado u Orden de Compra Original o Copia Legalizada, firmadas por el Responsable del Centro Administrativo Financiero y Secretaría General.

Formulario FRP-9 Lista Control de Documentos, firmada por el Responsable del Centro Administrativo Financiero y Secretaría General.

SECRETARIA GENERAL.

3. Secretaría General se encargara de verificar todos los documentos que forman parte de la carpeta de pago y que estos Servicios se hayan ejecutado en conformidad de la Unidad Solicitante firmando los siguientes documentos:

El Contrato Simplificado u Orden de Compra.

Formulario F-RP-9.


El tiempo de este proceso debe realizarse en un día.


114



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REMISION DE DOCUMENTOS A LA UNIDAD DE TESORERIA PARA EL DESEMBOLSO O PAGO DE CARPETA DE SERVICIOS



CODIGO: ANPE – B3

OBJETIVO DEL PROCESO: Remitir los Documentos Necesarios para el pago respectivo que se realizará en la Unidad de Tesorería.




DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 03 Desembolso o Pago.

UNIDAD DEL CENTRO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO. 5. La CAF complementará y generará los siguientes documentos:

Formulario F-RP-5, Autorización de Pago, firmado por el Responsable del Centro Administrativo Financiero, Secretaría General y Despacho del Sub Alcalde.

Formulario mediante sistema, Registro de Ejecución de Gastos C-31, firmado por el Responsable del Centro Administrativo Financiero, Secretaría General y Despacho del Sub Alcalde.

SECRETARÍA GENERAL.

6. Esta Unidad se encargará de verificar y aprobar estos documentos generados por el Centro Administrativo Financiero como últimos procedimientos para remitirlo a la Unidad de Tesorería:




7. Una ves se haya cumplido, revisado verificado y aprobado todos los documentos de la carpeta de pago, el Centro Administrativo Financiero procederá e instruirá al encargado de SITR@M dependiente del Centro Administrativo Financiero remitir mediante Hoja de Ruta los siguientes


115

Documentos a la Unidad de Tesorería:

Copia de la Hoja de Ruta, remitiendo a la Unidad de Tesorería.




Original en caso de pago unico o primer pago, del Contrato u Orden de Compra.

Copia del Formulario 610, de declaracion jurada y NIT del Proveedor del Servicio.

Copia del Termino de Referencia.

8. Una vez se haya enviado esta documentación a la Unidad de Tesorería El Centro Administrativo Financiero Otorgará un Documento Generado por SITR@M, que servirá de Contraseña al Proveedor para poder cobrar o recoger el Cheque girado a su nombre.


El tiempo de este proceso debe realizarse en dos días.


116



MANUAL DE PROCESOS DE PAGOS PARA BIENES Y OBRAS

CONTRATACION POR COTIZACIONES (DE Bs. 20.001 HASTA Bs. 200.000)


CODIGO: ANPE

C1 – C3 BIENES D1 – D3 OBRAS

OBJETIVO DEL PROCESO: Esta modalidad requiere de tres cotizaciones o propuestas, las contrataciones pueden ser efectuadas por el modulo de compras en el SIGMA, es decir en el modulo: Ejecución del Gasto (EGA) del Sigma; respetándose los momentos contables Preventivo, Comprometido y Devengado, con excepción de la contratación de consultorías. Los documentos del proceso de contratación son determinados en reglamentación emitida por la Dirección de Administración General.

NUMERO Y NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS QUE COMPONEN EL PROCESO: 03 Solicitud para el Pago previa Revisión y/o entrega de la Contratación del Bien u

Obra. 04 Armado de Carpeta de Pago. 05 Desembolso o Pago.

INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO:

Ley de Administración y Control Gubernamental.

Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS).

Resoluciones Municipales.

Ordenanzas Municipales.



Secretaria General.


Unidad Solicitante del Bien u Obra.

REGISTROS, FORMULARIOS:

Solicitudes.

Actas de Entrega.

Registros.

Formularios.


El tiempo varía de acuerdo al tipo de Contratación que se realice y al tipo de Cuantía de dinero por contratación de Obras o Bienes.


117



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITUD DE PAGO PREVIA ENTREGA DEL BIEN.



CODIGO: ANPE – C1



Solicitante, Proveedor o Adjudicado de la entrega del Bien.

Almacenes.

Centro Administrativo Financiero (CAF).

Secretaria General.

Unidad Solicitante del Bien.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 01 Solicitud Para el Pago previa Entrega del Bien.

SOLICITANTE O ADJUDICADO DE LA ENTREGA DEL BIEN. 1. El Adjudicado realizara el requerimiento, mediante el Sistema de Tramites

Municipales SITR@M, presentando los siguientes documentos para generar la Hoja de Ruta:

Carta de solicitud de pago, mencionando el Código y Objeto de la Carpeta de Contratación.

Adjuntara la Orden de Compra si corresponde. (copia simple)

Adjuntará copia simple de sus documentos legales, C.I., NIT, Registro de Beneficiarios del Sigma y algún otro documento.

ALMACENES

2. Almacenes generará los siguientes documentos cuando se trate de Bienes de Consumo y/o la Unidad de Bienes Muebles cuando se trate de Bienes de Uso:

Para Bienes de Uso, Acta de Recepción de Activos Fijos emitida y firmada por la Unidad de Bienes Muebles.

Para Bienes de Consumo, Formulario de Ingreso a Almacenes firmado por Almacenes.

Conformidad de Recepción, firmado por Almacenes y el Proveedor.


118

SECRETARIA GENERAL 3. Secretaría General emitirá el siguiente documento:

Orden de Servicio, con la referencia de: Conformación de Comisión de Recepción de Bienes.


4. La CAF generará los siguientes documentos:

Conformidad de Recepción firmado por el Proveedor y Almacenes.

Ingreso a Almacenes firmado por el Proveedor, Almacenes y el Encargado de Compras o Responsable de la CAF.

UNIDAD SOLICITANTE DEL BIEN O SERVICIO.

5. La Unidad Solicitante dará a conocer una lista de los funcionarios encargados de recepcionar y revisar el bien conjuntamente con Secretaría General para lo cual generará lo siguiente:

Acta de la Comisión de Recepción firmado por el Jefe de la Unidad Solicitante y la Comisión de Recepción.


El tiempo de este proceso debe realizarse de uno a dos días hábiles.


119



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ARMADO DE LA CARPETA DE PAGO DE BIENES


CODIGO: ANPE – C2



Unidad de Almacenes.

Unidad Solicitante.




UNIDAD DE ALMACENES.

5. Almacenes generará otros documentos más para complementar a la carpeta de pago con lo siguiente:

Formulario mediante sistema SEAFIM del Movimiento de Entradas a Almacenes, que deberá estar firmado por Almacenes, Proveedor, Técnico de la Unidad Solicitante y el Jefe de la Unidad Solicitante.

Formulario mediante sistema SEAFIM del Movimiento de Salidas de Almacenes en caso de que se presente el caso inmediato, de igual manera firmado por los responsables de la ejecución de estos Bienes de Consumo o de Uso.

UNIDAD SOLICITANTE.

6. La Unidad Solicitante una ves verificado la recepción del Bien de Consumo o Bien de Uso emitirá lo siguiente:

Informe de la Comisión de Recepción dirigida al Despacho del Sub Alcalde, firmada por el Jefe de la Unidad y los funcionarios nombrados para la Comisión.


7. La CAF adicionará los siguientes documentos:

Orden de Compra Original o Copia Legalizada, firmadas por el Responsable del Centro Administrativo Financiero y Secretaría General.

Formulario FRP-9, firmada por el Responsable del Centro Administrativo Financiero y Secretaría General.


120

SECRETARIA GENERAL. 8. Secretaría General se encargara de verificar todos los documentos que

forman parte de la carpeta de pago, que ya sean estos bienes de consumo o de uso y que se hayan concretado correctamente firmando y aprobando los siguientes documentos:

Orden de Compra.

Formulario F-RP-9.


El tiempo de este proceso debe realizarse de uno a dos días.


121



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REMISION DE DOCUMENTOS A LA UNIDAD DE TESORERIA PARA EL DESEMBOLSO O PAGO DE LA CARPETA DE BIENES

CONTRATACION MENOR DIRECTA (DE Bs. 20.001 HASTA Bs. 200.000)


CODIGO: ANPE – C3

OBJETIVO DEL PROCESO: Remitir los Documentos Necesarios y exigidos para el pago respectivo que se realizará en la Unidad de Tesorería.




Despacho del Sub Alcalde.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 03 Remisión de los documentos para el Desembolso o Pago.

UNIDAD DEL CENTRO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.


Formulario F-RP-5, Autorización de Pago, firmado por los Responsables.

Formulario mediante sistema SIGMA, Ejecución de Gastos C-31, firmado por los Responsables.





DESPACHO DEL SUB ALCALDE

11. El Sub Alcalde revisara la ejecución presupuestaria para aprobar la ejecución del gasto firmando los siguientes documentos:

a. Firmará el formulario F-RP-5 Autorización de Pago, aprobando tal gasto.

b. Firmará el Registro de Ejecución de Gastos C-31, aprobando tal gasto.


122


12. Una vez se haya, revisado verificado y aprobado los documentos de la carpeta de pago, el encargado de SITR@M del la CAF, remitirá mediante Hoja de Ruta la siguiente documentación:

Copia de la Hoja de Ruta, remitir a la Unidad de Tesorería.





Copia de la Orden de Compra o Contrato Numerado.

Copia del Acta de la Comisión de Recepción.

Copia del Formulario Ingreso a Almacenes en caso de Bienes de Consumo o Acta de Recepción de Activos Fijos cuando se trate de Bienes de Uso.

13. Una vez enviado esta documentación a la Unidad de Tesorería, la CAF Otorgará un Documento Generado por SITR@M, que servirá de Contraseña al Proveedor para hacer seguimiento, cobrar y/o recoger el Cheque girado a su nombre o Empresa.


El tiempo de este proceso debe realizarse de dos a tres días.


123



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITUD DE PAGO PREVIA ENTREGA DE LA OBRA



CODIGO: ANPE – D1



Solicitante, Proveedor o Contratista de la entrega de la Obra.

Unidad de Mejoramiento Barrial.


01 Solicitud Para el Pago previa Entrega de la Obra. SOLICITANTE O ADJUDICADO DE LA ENTREGA DE LA OBRA

6. El Adjudicado realizara el requerimiento, mediante el Sistema de Tramites Municipales SITR@M, presentando los siguientes documentos para generar la Hoja de Ruta:

Copia del Presupuesto asignado por parte del GMLP y del Contratista Proveedor, Legalizados por la DAG-UPC.

Copia del Formulario F-RP-9 Lista Control de Documentos, Legalizado por la DAG-UPC.

Adjuntara copia del Contrato numerado y Legalizado.

Copia de la Póliza de Garantía de Cumplimiento de Contrato de Obra, Legalizado por la DAG-UPC.

Planos y Fotografías del Lugar donde se ejecutará la Obra.

Emitirá certificaciones de calidad de los insumos que utilizara en la Obra.

UNIDAD DE MEJORAMIENTO BARRIAL. 7. La Unidad de Mejoramiento Barrial se encargará de coordinar con el

Contratista para el inicio de Ejecución de la Obra, además de:

Coordinar en Legalizar los Documentos de inicio de la Carpeta de Pago.

Coordinar con la Dirección de Supervisión de Obras para sacar la Orden de Proceder para la Ejecución de la Obra.


124

Coordinar con la Dirección de Supervisión de Obras para la Designación de un supervisor de Obra.

Coordinar con el contratista para emitir un Libro de Ordenes.

Coordinar con la DAG-UPC y Contratista para la Legalización de los Primeros Documentos de la Carpeta de Pago.

TIEMPO DE DURACION DEL PROCESO: El tiempo de este proceso puede variar entre cinco a diez días hábiles.


125



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ARMADO DE LA CARPETA DE PAGO DE OBRAS



CODIGO: ANPE – D2



Solicitante, Proveedor o Contratista de la entrega de la Obra.

Unidad de Mejoramiento Barrial.

Unidad de Fiscalización de Obras y Servicios.


Secretaria General.


SOLICITANTE, PROVEEDOR O CONTRATISTA DE LA ENTREGA DE LA OBRA

9. El Contratista procederá a orden de cambio si fuese necesario, por incremento de los ítems y/o procederá a la entrega de la obra generándose los siguientes documentos:

Planilla de Cómputos Métricos detallando los ítems adicionales (si se da el caso).

Copia del Contrato numerado (cuando se realice orden de cambio).

Fotografías y planos del lugar de la obra (cuando se realice orden de cambio).

Emitirá factura una vez se haya realizado la entrega provisional y definitiva.

UNIDAD DE MEJORAMIENTO BARRIAL 10. La Unidad de Mejoramiento Barrial respaldará y generara los siguientes

documentos coordinando con la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios D.F.O.S.:

Informe de la Orden de Cambio firmado por el supervisor de obras (si se da el caso)

Una nota de la remisión de la orden de cambio (si se da el caso)

Lista Control de Documentos de Obras Firmada por el Supervisor de Obras.

Acta Provisional y posteriormente el Acta definitiva firmado por el Supervisor y el jefe de Mejoramiento Barrial.


126

UNIDAD DE FISCALIZACION DE OBRAS Y SERVICIOS 11. Esta Unidad coordinara con la D.F.O.S. para emitir los siguientes

documentos:

Planilla de la orden de cambio firmado por Fiscal de Obra, Supervisor de Obra, Responsable del Proceso de Contratación y Contratista, (si se da el caso).

Informe del Fiscal de Obras dirigida al Director de Fiscalización de Obras de la Orden de Cambio. (si se da el caso).

Memorándum con referencia de orden de cambio firmado por el Fiscal de Obras, responsable del Proceso de Contratación y el Supervisor de Obra de la Orden de Cambio (si se da el caso).

Lista Control de Documentos de la Orden de Cambio (si se da el caso).

Acta de Recepción Provisional de Obra firmada por el Fiscal de Obra, contratista, Supervisor de Obra y Jefe de Mejoramiento Barrial.

Acta de Recepción Definitiva, firmada por el Fiscal de Obra, contratista, Supervisor de Obra y Jefe de

Resumen del Certificado de Pago Único firmado por la Dirección de Fiscalización y el Contratista.

Informe para pago de planilla única emitida por el supervisor de obra, dirigida con al Director de Supervisión de Obras

Informe del Fiscal de Obras sobre el certificado de pago unico dirigida al Director de Fiscalización de Obras.

Carta de la D.F.O.S. dirigida al Despacho del Sub Alcalde para el proceso de pago.

CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO 12. Esta Unidad recepcionará toda esta documentación para revisarla y/o

incrementar o reducir el monto de la ejecución presupuestaria con los siguientes documentos:

C-31 Ejecución del Gasto, incrementado de acuerdo a la orden de cambio (si se da el caso)

C-31 Ejecución del Gasto, reduciendo de acuerdo a la orden de cambio o cuando hubiera multa por incumplimiento de entrega de la obra.

SECRETARIA GENERAL 13. Se encargara de verificar y aprobar los siguientes documentos:

El memorándum de la orden de cambio (si se da el caso) El Computo Métrico con los Incrementos de los Ítems. Aprobar el C-31 Ejecución del Gasto con el incremento o reducción (si

se da el caso).


El tiempo de este proceso puede variar entre los siete a diez días hábiles.


127



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REMISION DE DOCUMENTOS A LA UNIDAD DE TESORERIA PARA EL DESEMBOLSO O PAGO DE LA CARPETA DE OBRAS



CODIGO: ANPE – D3

OBJETIVO DEL PROCESO: Remitir los Documentos Necesarios y exigidos para el pago respectivo que se realizará en la Unidad de Tesorería.




Despacho del Sub Alcalde.


03 Remisión de los documentos para el Desembolso o Pago. UNIDAD DEL CENTRO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.


Formulario F-RP-6, Autorización de Pago, firmado por los Responsables.

Formulario mediante sistema SIGMA, Ejecución de Gastos C-31, firmado por los Responsables.





DESPACHO DEL SUB ALCALDE 16. El Sub Alcalde revisara la ejecución presupuestaria para aprobar la ejecución

del gasto firmando los siguientes documentos: a. Firmará el formulario F-RP-6 Autorización de Pago, aprobando tal

gasto. b. Firmará el Registro de Ejecución de Gastos C-31, aprobando tal

gasto.


128

CENTRO ADMINISTRATIVO FINANCIERO. 17. Una vez se haya, revisado verificado y aprobado los documentos de la

carpeta de pago, el encargado de SITR@M del la CAF, remitirá mediante Hoja de Ruta la siguiente documentación:

Copia de la Hoja de Ruta, remitir a la Unidad de Tesorería.





Copia de la Orden de Compra o Contrato Numerado.

Copia de la Lista Control de Documentos de la D.F.O.S.

Copia del Acta de Recepción Provisional.

Dos copias del Acta de Recepción Definitiva.

Copia de la Nota para pago emitida por el Director de Fiscalización de Obras y Servicios.

Dos Copias del Resumen de Certificado de Pago.

18. Una vez enviado esta documentación a la Unidad de Tesorería, la CAF Otorgará un Documento Generado por SITR@M, que servirá de Contraseña al Proveedor para hacer seguimiento, cobrar y/o recoger el Cheque girado a su nombre o Empresa.


El tiempo de este proceso debe realizarse de dos a cinco días.

PROCESO DE CONTRATACIONES

DIAGRAMA DE PROCESOS

UNIDADE SOLICITANTE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y JURIDICA UPC

Técnico Unidad

Solicitante

Jefe de Unidad

Solicitante

Asistente Administrativo

Técnico 2

Responsable de procesos

de Compras

RPA – ANPE

Secretaria(o) General

Asesoría Legal Unidad de

procesos de

contratación

Ingresar Solicitud

Verificar

preventivo C-31

Aprobar solicitud

Preventivo

aprobado

Elaboración términos de

referencia o

especificaciones técnicas

Autorización inicio de

proceso de contratación

Designación comisión

de calificación

Publicación

convocatoria y

Elaboración del DBC

Recepción de

Propuestas

Imprimir acta de

cierre de

propuestas Cuadro

Comparativo Apertura de

propuestas

Calificación de

propuestas Adjudicación

Elaboración de

contratos

Aprobación

comprometido

Form. C-31

Numeración y

registro del proceso

en el SICOES

Elaboración

Formulario F-RP-9

Archivo y

registro UPC

Solo 2 propuestas

evaluar

1 2

3

4

5

6

8 7

9 10

11 12

12

9


130

CONCLUSIONES.

Después de haber observado y analizado toda la normativa que existe en materia de

procesos de contratación, es claro que existen leyes y diferentes tipos de normas

que regulan estos procesos, sin embargo es claro también que estas normativas

internas no responden a las necesidades actuales, no es completa ni protege de

manera integral los procesos de contratación y por último se evidencia también que

existen muchos aspectos que se han dejado sin normar o bien no están claramente

establecidos en las normativas vigentes.

La identificación de los responsables de los procesos de contratación y/o adquisición

de bienes y servicios esta definida mediante Resoluciones Administrativas, que

muestran claramente las funciones que desempeñan según su jerarquía.

Para cumplir con los objetivos, la entidad requiere de un sistema de control interno

que le permita efectuar un diagnóstico de los procesos que realiza, en este caso de

un manual como guía para no cometer errores en los procesos.

Los actos de proselitismo que se pudo observar dentro del municipio son una gran

parte responsables de la falta de control, esto porque al existir cambios constantes

de servidores públicos en diferentes puestos como ser la administración de

Adquisiciones, estos van dejando de lado sus objetivos institucionales y delegan a

otro los mismos, esto ocasiona que todo vuelva empezar nuevamente del principio

por los nuevos Funcionarios.

Al no contar con Manuales para la adquisición de bienes y Servicios se puede notar

que los procedimientos no están solidamente establecidos y que existe variedad de

cronogramas, por lo cual no siempre se cumplen los plazos fijados al inicio y a la

finalización de un proceso.


131

Finalmente se concluye que ningún Plan de Procedimientos de control de

Adquisiciones puede tener éxito, sin considerar previamente, fundamentos de cambio

mental y mejoramiento de la Administración Financiera, para aplicar correctamente

cada uno de los pasos que ayude a lograr los objetivos esperados.

RECOMENDACIONES

Con el fin de que se alcance las metas y objetivos propuestos y debiendo considerar

que esta debe ser un uso racional de los recursos del estado en las compras y

contrataciones, se plantean las siguientes recomendaciones:

El Gobierno Municipal de La Paz GMLP. deberá realizar Controles Internos Previos

en las Sub alcaldías y centros Administrativos Financieros muy distintamente de los

controles que realiza la Contraloría General de la República y la Unidad de Auditoría

Interna del GMLP, esto con el propósito de contar con información de carácter

oportuno dentro de las diferentes unidades de cada sub alcaldía del GMLP que

muestren los errores recurrentes y constantes que tienen en Procesos de

Contrataciones, esto no para emitir sanciones sino para ayudar a mejorar el control

interno dentro los predios de las sub alcaldía y de esta forma en lo posterior tener un

informe de auditoría confiable refiriéndose al logro de los objetivos trazados

Aplicación del Control Interno mediante la aplicación del manual de procedimientos

para la adquisición de bienes y servicios Generales elaborados en el presente trabajo

de investigación, que dará como resultado la eficiencia organizacional, por cuanto

contara con información adecuada, oportuna para la toma de decisiones en el marco

de los proceso de adquisiciones, originando mejoría en la Entidad.

Los servidores públicos deben conocer sus responsabilidades y límites de autoridad,

por lo tanto es necesario dar a conocer el detalle de sus funciones oficializado por ley

o reglamento propio de la entidad que defina la relación entre los deberes, de

manera de llevarlos a cabo al cumplimiento con los objetivos de la entidad.


132

Capacitar y actualizar a los funcionarios públicos intervinientes en los procesos de

contratación, sobre las normas y reglamentos del mismo, para poder adoptar el

control en cada unidad relacionada con adquisiciones de bienes y servicios.

Se recomienda actualizar los nuevos manuales de procesos y procedimientos de

control, reglamento específico de las Normas Básicas del Sistema de Administración

de Bienes y Servicios, para que el control de los mismos sea eficiente.


133

BIBLIOGRAFIA

ARANDIA Saravia Lexin “Métodos y Técnicas de Investigación Y

APRENDIZAJE”, 2ª Edición Ed. Catacora Bolivia 1993.

ZORRILLA, Santiago, “Metodología de la Investigación”, Ed. Mc Graw Hill,

México 1992.

DÁVALOS Vela Agosto Guillermo, “Informe de sistematización de las

Experiencias de Desconcentración Sub Municipal realizadas en los municipios

de La Paz, Cochabamba, Santa Cruz y Sucre”, 2002

CENTELLAS España Ruben,” Auditoria Operacional un instrumento integral

de evaluación de las empresas”,

O. RAY WHITTINGTON, “Auditoria un Enfoque Integral” 12ª edición, editorial

Mc Graw hill, Bogotá, Colombia 2000.

CHAVENATO, Idalberto: “Introducción a la Teoría General de la

Administración”, México, Mc Graw-Hill, 1998.

RODRÍGUEZ Valencia Joaquín, ”Como Elaborar y usar los manuales

administrativos”, Tercera Edicion, Mexico DF, Edit. Thomson ,2002 (179p +

tablas).

HERNÁNDEZ Sampieri. Roberto; Fernández C. Carlos “Metodología de La

Investigación”, Edición Mac Graw hill, México, 2003.

RUSENAS Rubén Oscar, “Manual de Control Interno”, Edición Machi, Buenos

Aires Argentina, 1999, 302p


134

LEY SAFCO ,”Ley de administración y Control Gubernamentales”, Ley de 20

de julio de 1990

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE BOLIVIA, “Ley 1178

Compendio Didáctico”, CENCAP 2003

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE BOLIVIA, “Guía para la

aplicación de los principios, normas generales y básicos de control interno

Gubernamental”, Resolución CGR-1/173/2002,

MINISTERIO DE HACIENDA, Decreto Supremo Nº 29109, “Normas Básicas

de Administración de Bienes y Servicios”, de 11 de julio de 2007

Pagina Web www. CI-LAPAZ.com.bo MERCURIO Gobierno Municipal de La

Paz

PAGINAS WEB VISITADAS

http://www.cge.gob.bo/PortalCGR/ “contraloría general del estado el control

interno”

http://www.hacienda.gov.bo/normas/normas.php?opt normas y leyes

“normas SABS”

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm

“manual de procedimientos y su aplicación” ( Giovanny E. Gómez)

http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml

“El control interno” anónimo

http://tulua.metalogo.org.co/.../P_210_01_Procedimiento_Auditoria__1.pdf -

“Procedimientos de auditoria y control interno”

http://es.wikipedia.org/wiki/Control_interno “El control interno”

http://www.librosgratis.org/stag/fundamentos-de-control-interno.html

“Fundamentos de control Interno

http://www.hacienda.gov.bo/normas/normas.php?opt

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm

http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml

http://es.wikipedia.org/wiki/Control_interno

http://www.librosgratis.org/stag/fundamentos-de-control-interno.html

135

ANEXOS

SUB ALCALDE COTAHUMA

SUB ALCALDE

SECRETARIA DE

DESPACHO

ADMINISTRATIVO “H”

JEFE DE UNIDAD DE

PLANIFICACIÓN Y CONTROL

CHOFER

TOPÓGRAFO 3TOPOGRAFO 2

JEFE DE UNIDAD DE

FISCALIZACIÓN INTEGRAL

SUPERVISORA DE

DISTRITO

3

SUPERVISORA DE

DISTRITO

5

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIA DE S.G

RESPONSABLE

ADMINISTRATIVO FINANCIERO

RESPONSABLE DE

ALMACENES

ASESOR LEGAL

ASESOR LEGAL "C"

ASISTENTE TÉCNICO

LEGAL

JEFE DE DESARROLLO

HUMANO Y CULTURAS

JEFE DE UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN

TERRITORIAL

JEFE DE MEJORAMIENTO BARRIAL Y

MANTENIMIENTO

JEFE DE UNIDAD DE

PROMOCION ECONOMICA

SUPERVISOR DE OBRAS D – 3

SUPERVISOR DE OBRA D

– 4

SUPERVISOR DE OBRAS

D – 6

SUPERVISOR DE OBRAS D – 5

OBRERO

LABORAL "D"

OBRERO DE PLANTA

TÉCNICO RESPONSABLE

DE CUADRILLA TECNICO

"B"

TÉCNICO DE

MAQUINARIA Y

RESPONSABLE DE

CUADRILLA

CHOFER VOLQUETA

TÉCNICO ELÉCTRICO

TÉCNICO DE DISTRITO 4COORDINADOR

CONTROL SANITARIO

E INSPECCIONES

ABOGADO DE

DEFENSORÍASTRABAJO SOCIAL

REGULARIZACION Y

PARTICION

PROFESIONAL "D"

ENCARGADO DE

APROBACIÓN DE

PLANOS

AUXILIAR

ANEXO IESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SUB

ALCALDIA COTAHUMA

TOPOGRAFO 1

SUPERVISOR DE

ACTIVIDADES

ECONÓMICAS

SECRETARIANOTIFICADOR

PSICÓLOGA

DEFENSORÍAS

APROBACION DE

PLANOS

OBRERO

TÉCNICO “E”

ENCARGADO DEL SITRAM

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

SECRETARIA

OBRERO

LABORAL C

PORTERO

FORMATO DE ENCUESTA

Buenos días, por favor, dedique unos minutos a completar esta encuesta, la información que nos proporcione será utilizada para

evaluar el nivel de satisfacción general de los Funcionarios de la Sub Alcaldía de COTAHUMA

Sus respuestas serán tratadas de forma CONFIDENCIAL Y ANÓNIMA y serán utilizadas con el propósito de ayudar a mejorar el

control interno dentro de la Entidad.

Esta encuesta dura aproximadamente 10 minutos.

SEXO: Masculino

Femenino

ESTADO CIVIL: Casado (a)

Soltero(a)

Otro

NIVEL DE ESTUDIOS: Técnico

Universitario

Maestría

No responde

EDAD: Menos de 21 años

Entre 21 y 30 años

Entre 31 y 40 años

Entre 41 y 50 años

Más de 50 años

ANTIGÜEDAD Menos de 1 año

Entre 1 y 2 años

Entre 2 y 3 años

Entre 3 y 4 años

Entre 4 y 5 años

Mas de 5 años

136

+

AMBIENTE :

1. LA INSTITUCION:

DIMENSIONES 1. No 2. No, pero con algún matiz

3. Sí/No depende

4. Sí, pero con algún matiz

5. Sí

1A. ¿Conoce los objetivos y la misión institucional?

1B. ¿Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones?

1C. ¿Las herramientas y equipos (teléfono computador, etc.) funcionan en forma adecuada?

1D. ¿Tiene un cierto nivel de seguridad en su puesto de trabajo, de cara al futuro ?

1E. ¿Usted se identifica con la Institución?

1F. ¿considera que hay una buena relación humana dentro de la Institución?

1G. ¿La institución Prepara adecuadamente a los funcionarios para que sean promovidos?

13

7

Máxima Autoridad y Superiores

2. SOBRE LOS SUPERIORES:


3. Sí/No depende


5. Sí

2A. ¿Su jefe de área es justo en el trato con todos los empleados?

2B. ¿Existe un interés Activo de su inmediato superior en su trabajo?

2C. ¿Hay un trato cordial y amable del superior para el personal de la unidad?

2D. ¿Considera adecuado el nivel de exigencia por parte de su superior y la Máxima Autoridad de la Institución?

2E. ¿Considera que su jefe es participativo?

2F. ¿Considera usted que trabaja en equipo con su jefe y compañeros?

2G. ¿Tiene usted una buena comunicación con su jefe?

138

Creatividad e iniciativa

3. CAPACIDAD Y AUTONOMIA DEL PERSONAL:


3. Sí/No depende


5. Sí

3A. ¿Tiene la suficiente autonomía en su trabajo?

3B. ¿Tiene la suficiente capacidad de iniciativa en su trabajo?

3C. ¿Sus ideas son escuchadas por su jefe o superiores?

3D. ¿Sus sugerencias para hacer mejoras en la empresa se toman en cuenta?

3E. ¿Su trabajo es lo suficientemente variado?

3F. ¿Se siente realizado en su trabajo?

3G. ¿Puede resolver problemas sin acudir a otros?

13

9

COMUNICACIÓN E INFORMACION

4. COMUNICACIÓN E INFORMACION UTILY OPORTUNA:


3. Sí/No depende


5. Sí

4A. ¿Existe una buena comunicaion y organización con el resto del personal relacionado al proceso de contratación?

4B. ¿La información es ágil y oportuna?

4C. ¿Considera que sus compañeros de trabajo son además sus amigos?

4D. ¿Existe buena comunicación y organización de arriba a abajo entre jefes y subordinados?

4E. ¿En su equipo de su unidad, puede expresar su punto de vista aún cuando contradiga a otros miembros?

4F. ¿Trabajan juntos en equipo para resolver problemas referentes a procesos de contratación?

4G. ¿Existe mucha movilidad y cambio de puestos de trabajo entre sus compañeros de las diferentes unidades?

140

CAPACIDAD

5. CAPACIDAD ADMINISTRATIVA


3. Sí/No depende


5. Sí

5A ¿El personal es competente y suficiente?

5B. ¿Existe capacidad Administrativa para impedir o identificar el manejo inadecuado de los recursos públicos?

5C. ¿Se realizan cursos de capacitación para los funcionarios públicos?

5D ¿Cree que los cursos de Capacitación impartidos en la institución son Suficientes?

5E. ¿Está de acuerdo con la forma de llevar adelante los procedimientos por parte de su superior?

5F. ¿Los Cursos de capacitación le ayudan de alguna manera en el desempeño de sus funciones?

5G. ¿Cada (año, semestre, trimestre) usted recibe alguna evaluación de su desempeño en su puesto de trabajo?

141

LOS PROCESOS

6. SOBRE LOS PROCESOS DE CONTRATACION OBRAS BIENES Y SERVICIOS GENERALES


3. Sí/No depende


5. Sí

6A. ¿Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley N º 1178 y decretos reglamentarios?

6B. ¿Se tiene un control adecuado de los procesos administrativos?

6C. ¿Se realizan estudios para la selección del mejor proponente?

6D. ¿La comisión Designada para la apertura de propuestas cumple con los reglamentos establecidos para asistir a los actos de apertura?

6E. ¿Se elabora periódicamente un programa de adquisiciones?

6F. ¿Se mantiene actualizado el registro de proveedores?

6G. ¿Tiene conocimiento de algún manual de procedimientos de control interno para contrataciones?

142

LOS PROCESOS (CONTINUACIÓN)

7. LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN (CONTINUACIÓN)


3. Sí/No depende


5. Sí

7A ¿Existe alguna evaluacion interna respecto de procesos contratciones de los objetivos obtenidos durante el periodo?

7B. ¿El personal es el suficiente en la elaboración de procesos de contratación, no es necesario mas técnicos para agilizar este proceso?

7C. ¿Existen mecanismos de control para verificar la veracidad de las cotizaciones?

7D ¿Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos?

7E. ¿Tiene algún control previo la documentación del proceso de contratación antes de su envió a la UPC (Unida de Procesos de Contratación)?

7F. ¿Los equipos instalados reúnen las condiciones técnicas y acordes con la exigencia de los procesos de contratación?

7G. ¿El sistema informático es el adecuado para realizar sus funciones?

143

144

TABULACION DE ENCUESTAS

preg. 1

1A 4,00

1B 3,95

1C 2,55

1D 3,80

1E 4,55

1F 4,35

1G 3,55

AMBIENTE

1. LA INSTITUCIÓN

1 2 3 4 5

DIMENSIONES NO

NO, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SI/NO DEPENDE

SI, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SÍ TOTAL

1A. ¿Conoce los objetivos y la misión institucional? 3 0 2 4 11 20 1B. ¿Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones? 2 0 4 5 9 20 1C. ¿Las herramientas y equipos (teléfono computador, etc.) funcionan en forma adecuada? 10 2 0 3 5 20 1D. ¿Tiene un cierto nivel de seguridad en su puesto de trabajo, de cara al futuro ? 3 0 3 6 8 20 1E. ¿Usted se identifica con la Institución? 1 0 1 3 15 20 1F. ¿considera que hay una buena relación humana dentro de la Institución?

2 0 1 3 14 20 1G. ¿La institución Prepara adecuadamente a los funcionarios para que sean promovidos? 2 0 8 5 5 20

TOTAL 23 2 19 29 67 140

PORCENTAJE 16% 1% 14% 21% 48% 1

DIMENSIONES 1 2 3 4 5 TOTAL Promedio

1A. ¿Conoce los objetivos y la misión institucional? 3 0 6 16 55 80 4,00 1B. ¿Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones? 2 0 12 20 45 79 3,95 1C. ¿Las herramientas y equipos (teléfono computador, etc.) funcionan en forma adecuada? 10 4 0 12 25 51 2,55 1D. ¿Tiene un cierto nivel de seguridad en su puesto de trabajo, de cara al futuro ? 3 0 9 24 40 76 3,80 1E. ¿Usted se identifica con la Institución? 1 0 3 12 75 91 4,55 1F. ¿considera que hay una buena relación humana dentro de la Institución?

2 0 3 12 70 87 4,35 1G. ¿La institución Prepara adecuadamente a los funcionarios para que sean promovidos? 2 0 24 20 25 71 3,55

TOTAL 23 4 57 116 335 535 26,75

PORCENTAJE 4% 1% 11% 22% 63% 1 0,05

145

2. Jefes Superiores

1 2 3 4 5

DIMENSIONES NO

NO, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SI/NO DEPENDE

SI, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SÍ TOTAL

2A. ¿Su jefe de área es justo en el trato con todos los empleados? 1 0 2 10 7 20 2B. ¿Existe un interés Activo de su inmediato superior en su trabajo? 1 0 2 8 9 20 2C. ¿Hay un trato cordial y amable del superior para el personal de la unidad? 0 0 2 3 15 20 2D. ¿Considera adecuado el nivel de exigencia por parte de su superior y la Máxima Autoridad de la Institución? 6 4 0 5 5 20 2E. ¿Considera que su jefe es participativo? 0 0 1 2 17 20 2F. ¿Considera usted que trabaja en equipo con su jefe y compañeros? 0 0 0 2 18 20 2G. ¿Tiene usted una buena comunicación con su jefe? 0 0 0 3 17 20

TOTAL 8 4 7 33 88 140

PORCENTAJE 6% 3% 5% 24% 63% 1


2A. ¿Su jefe de área es justo en el trato con todos los empleados? 1 0 6 40 35 82 4,10 2B. ¿Existe un interés Activo de su inmediato superior en su trabajo? 1 0 6 32 45 84 4,20 2C. ¿Hay un trato cordial y amable del superior para el personal de la unidad?

0 0 6 12 75 93 4,65 2D. ¿Considera adecuado el nivel de exigencia por parte de su superior y la Máxima Autoridad de la Institución? 6 8 0 20 25 59 2,95 2E. ¿Considera que su jefe es participativo? 0 0 3 8 85 96 4,80 2F. ¿Considera usted que trabaja en equipo con su jefe y compañeros? 0 0 0 8 90 98 4,90 2G. ¿Tiene usted una buena comunicación con su jefe? 0 0 0 12 85 97 4,85

TOTAL 8 8 21 132 440 609 30,45

PORCENTAJE 1% 1% 3% 22% 72% 1 0,05

preg. 2

2A 4,10

2B 4,20

2C 4,65

2D 2,95

2E 4,80

2F 4,90

2G 4,85

146

CREATIVIDAD E INICIATIVA

preg. 3

3A 4,15

3B 4,35

3C 4,30

3D 4,15

3E 3,60

3F 4,75

3G 3,30

3. CAPACIDAD Y AUTONOMIA DEL PERSONAL

1 2 3 4 5

DIMENSIONES NO

NO, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SI/NO DEPENDE

SI, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SÍ TOTAL

3A. ¿Tiene la suficiente autonomía en su trabajo? 2 0 2 5 11 20 3B. ¿Tiene la suficiente capacidad de iniciativa en su trabajo? 0 0 2 9 9 20 3C. ¿Sus ideas son escuchadas por su jefe o superiores? 0 2 0 8 10 20 3D. ¿Sus sugerencias para hacer mejoras en la empresa se toman en cuenta? 0 1 4 6 9 20 3E. ¿Su trabajo es lo suficientemente variado? 4 2 0 6 8 20 3F. ¿Se siente realizado en su trabajo? 0 1 0 2 17 20 3G. ¿Puede resolver problemas sin acudir a otros? 6 2 0 4 8 20

TOTAL 12 8 8 40 72 140

PORCENTAJE 9% 6% 6% 29% 51% 1


3A. ¿Tiene la suficiente autonomía en su trabajo? 2 0 6 20 55 83 4,15 3B. ¿Tiene la suficiente capacidad de iniciativa en su trabajo? 0 0 6 36 45 87 4,35 3C. ¿Sus ideas son escuchadas por su jefe o superiores?

0 4 0 32 50 86 4,30 3D. ¿Sus sugerencias para hacer mejoras en la empresa se toman en cuenta? 0 2 12 24 45 83 4,15 3E. ¿Su trabajo es lo suficientemente variado? 4 4 0 24 40 72 3,60 3F. ¿Se siente realizado en su trabajo? 0 2 0 8 85 95 4,75 3G. ¿Puede resolver problemas sin acudir a otros? 6 4 0 16 40 66 3,30

TOTAL 12 16 24 160 360 572 28,6

PORCENTAJE 2% 3% 4% 28% 63% 1 0,05

147

COMUNICACIÓN E INFORMACION

preg. 4

4A 4,65

4B 2,85

4C 4,65

4D 4,35

4E 4,35

4F 4,60

4G 4,40

4. COMUNICACIÓN E INFORMACION UTIL

1 2 3 4 5

DIMENSIONES NO

NO, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SI/NO DEPENDE

SI, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SÍ TOTAL

4A. ¿Existe una buena comunicaion y organización con el resto del personal relacionado al proceso de contratación? 0 0 1 5 14 20 4B. ¿La información es ágil y oportuna?

6 5 0 4 5 20 4C. ¿Considera que sus compañeros de trabajo son además sus amigos? 0 0 0 7 13 20 4D. ¿Existe buena comunicación y organización de arriba a abajo entre jefes y subordinados? 0 1 1 8 10 20 4E. ¿En su equipo de su unidad, puede expresar su punto de vista aún cuando contradiga a otros miembros? 0 1 0 10 9 20 4F. ¿Trabajan juntos en equipo para resolver problemas referentes a procesos de contratación? 0 0 0 8 12 20 4G. ¿Existe mucha movilidad y cambio de puestos de trabajo entre sus compañeros de las diferentes unidades? 0 0 0 12 8 20

TOTAL 6 7 2 54 71 140

PORCENTAJE 4% 5% 1% 39% 51% 1


4A. ¿Existe una buena comunicaion y organización con el resto del personal relacionado al proceso de contratación? 0 0 3 20 70 93 4,65 4B. ¿La información es ágil y oportuna?

6 10 0 16 25 57 2,85 4C. ¿Considera que sus compañeros de trabajo son además sus amigos?

0 0 0 28 65 93 4,65 4D. ¿Existe buena comunicación y organización de arriba a abajo entre jefes y subordinados? 0 2 3 32 50 87 4,35 4E. ¿En su equipo de su unidad, puede expresar su punto de vista aún cuando contradiga a otros miembros? 0 2 0 40 45 87 4,35 4F. ¿Trabajan juntos en equipo para resolver problemas referentes a procesos de contratación? 0 0 0 32 60 92 4,60 4G. ¿Existe mucha movilidad y cambio de puestos de trabajo entre sus compañeros de las diferentes unidades? 0 0 0 48 40 88 4,40

TOTAL 6 14 6 216 355 597 29,85

PORCENTAJE 1% 2% 1% 36% 59% 1 0,05

148

CAPACIDAD 5. CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

Preg. 5

5A 4,15

5B 4,00

5C 4,90

5D 2,75

5E 3,95

5F 4,10

5G 4,50

1 2 3 4 5

DIMENSIONES NO

NO, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SI/NO DEPENDE

SI, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SÍ TOTAL


0 2 0 11 7 20 5B. ¿Existe capacidad Administrativa para impedir o identificar el manejo inadecuado de los recursos públicos? 0 4 0 8 8 20 5C. ¿Se realizan cursos de capacitación para los funcionarios públicos? 0 0 0 2 18 20 5D ¿Cree que los cursos de Capacitación impartidos en la institución son Suficientes? 7 5 0 2 6 20 5E. ¿Está de acuerdo con la forma de llevar adelante los procedimientos por parte de su superior? 0 4 0 9 7 20 5F. ¿Los Cursos de capacitación le ayudan de alguna manera en el desempeño de sus funciones? 0 2 0 12 6 20 5G. ¿Cada (año, semestre, trimestre) usted recibe alguna evaluación de su desempeño en su puesto de trabajo? 0 0 2 6 12 20

TOTAL 7 17 2 50 64 140

PORCENTAJE 5% 12% 1% 36% 46% 1



0 4 0 44 35 83 4,15 5B. ¿Existe capacidad Administrativa para impedir o identificar el manejo inadecuado de los recursos públicos? 0 8 0 32 40 80 4,00 5C. ¿Se realizan cursos de capacitación para los funcionarios públicos?

0 0 0 8 90 98 4,90 5D ¿Cree que los cursos de Capacitación impartidos en la institución son Suficientes? 7 10 0 8 30 55 2,75 5E. ¿Está de acuerdo con la forma de llevar adelante los procedimientos por parte de su superior? 0 8 0 36 35 79 3,95 5F. ¿Los Cursos de capacitación le ayudan de alguna manera en el desempeño de sus funciones? 0 4 0 48 30 82 4,10 5G. ¿Cada (año, semestre, trimestre) usted recibe alguna evaluación de su desempeño en su puesto de trabajo? 0 0 6 24 60 90 4,50

TOTAL 7 34 6 200 320 567 28,35

PORCENTAJE 1% 6% 1% 35% 56% 1 0,05

149

PROCESOS DE CONTRACIÓN 6. LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN OBRAS BIENES Y SERVICIOS

1 2 3 4 5

DIMENSIONES NO

NO, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SI/NO DEPENDE

SI, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SÍ TOTAL

6A. ¿Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley N º 1178 y decretos reglamentarios? 0 0 0 7 13 20 6B. ¿Se tiene un control adecuado de los procesos administrativos? 0 6 0 12 2 20 6C. ¿Se realizan estudios para la selección del mejor proponente? 0 0 2 5 13 20 6D. ¿La comisión Designada para la apertura de propuestas cumple con los reglamentos establecidos para asistir a los actos de apertura? 0 5 1 7 7 20 6E. ¿Se elabora periódicamente un programa de adquisiciones? 0 0 0 2 18 20 6F. ¿Se mantiene actualizado el registro de proveedores? 0 5 0 6 9 20 6G. ¿Tiene conocimiento de algún manual de procedimientos de control interno para contrataciones? 8 7 0 5 0 20

TOTAL 8 23 3 44 62 140

PORCENTAJE 6% 16% 2% 31% 44% 1


6A. ¿Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley N º 1178 y decretos reglamentarios? 0 0 0 28 65 93 4,65 6B. ¿Se tiene un control adecuado de los procesos administrativos? 0 12 0 48 10 70 3,50 6C. ¿Se realizan estudios para la selección del mejor proponente?

0 0 6 20 65 91 4,55 6D. ¿La comisión Designada para la apertura de propuestas cumple con los reglamentos establecidos para asistir a los actos de apertura? 0 10 3 28 35 76 3,80 6E. ¿Se elabora periódicamente un programa de adquisiciones? 0 0 0 8 90 98 4,90 6F. ¿Se mantiene actualizado el registro de proveedores? 0 10 0 24 45 79 3,95 6G. ¿Tiene conocimiento de algún manual de procedimientos de control interno para contrataciones? 8 14 0 20 0 42 2,10

TOTAL 8 46 9 176 310 549 27,45

PORCENTAJE 1% 8% 2% 32% 56% 1 0,05

preg. 6

6A 4,65

6B 3,50

6C 4,55

6D 3,80

6E 4,90

6F 3,95

6G 2,10

150

PROCESOS DE CONTRACIÓN 7. LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN

1 2 3 4 5

DIMENSIONES NO

NO, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SI/NO DEPENDE

SI, PERO CON

ALGÚN MATIZ

SÍ TOTAL

7A ¿Existe alguna evaluacion interna respecto de procesos contratciones de los objetivos obtenidos durante el periodo? 0 0 0 7 13 20 7B. ¿El personal es el suficiente en la elaboración de procesos de contratación, no es necesario mas técnicos para agilizar este proceso? 0 1 0 11 8 20 7C. ¿Existen mecanismos de control para verificar la veracidad de las cotizaciones? 0 0 0 5 15 20 7D ¿Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos? 0 0 1 8 11 20 7E. ¿Tiene algún control previo la documentación del proceso de contratación antes de su envió a la UPC (Unida de Procesos de Contratación)? 0 0 0 2 18 20 7F. ¿Los equipos instalados reúnen las condiciones técnicas y acordes con la exigencia de los procesos de contratación? 0 0 0 8 12 20 7G. ¿El sistema informático es el adecuado para realizar sus funciones?

5 8 0 6 1 20

TOTAL 5 9 1 47 78 140

PORCENTAJE 4% 6% 1% 34% 56% 1


7A ¿Existe alguna evaluacion interna respecto de procesos contratciones de los objetivos obtenidos durante el periodo? 0 0 0 28 65 93 4,65 7B. ¿cree que sería necesario incorporar más personal calificado para agilizar los procesos de contratación? 0 2 0 44 40 86 4,30 7C. ¿Existen mecanismos de control para verificar la veracidad de las cotizaciones?

0 0 0 20 75 95 4,75 7D ¿Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos? 0 0 3 32 55 90 4,50 7E. ¿Tiene algún control previo la documentación del proceso de contratación antes de su envió a la UPC (Unida de Procesos de Contratación)? 0 0 0 8 90 98 4,90 7F. ¿Los equipos instalados reúnen las condiciones técnicas y acordes con la exigencia de los procesos de contratación? 0 0 0 32 60 92 4,60 7G. ¿El sistema informático es el adecuado para realizar sus funciones?

5 16 0 24 5 50 2,50

TOTAL 5 18 3 188 390 604 30,20

PORCENTAJE 1% 3% 0% 31% 65% 1 0,05

preg. 7

7A 4,65

7B 4,3

7C 4,75

7D 4,5

7E 4,9

7F 4,6

7G 2,5

151

FORMATO DE ENTREVISTA

ENTREVISTA DE INFORMACION Y DOCUMENTACION A SERVIDORES MUNICIPALES

RESPECTO AL CONTROL INTERNO

Entidad: Sub alcaldía D-1 Cotahuma

Unidad:

Encargados de Realizar la Entrevista: Univ. Juan Carlos Cussi

Univ. Freddy Israel Tola

TEMAS TRATADOS:

Como parte del trabajo se realizo una entrevista con el funcionario responsable de los procesos

de contratación para evaluar el Control Interno en La Sub alcaldía de cotahuma del GMLP en

los que incluye los Sistemas de la ley 1178 (SAFCO).

Si la respuesta es afirmativa (SI) favor mostrar documentación que respalde la misma.

En el caso de existir algún impedimento favor explicar el porqué no se tiene dicha

documentación.

Si la respuesta es Negativa (NO) favor realizar las explicaciones correspondientes de

manera clara y breve.

Si la Pregunta no se aplica (N/A) explicar las razones en forma breve y clara.

INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

Pregunta SI NO N/A Explicación y/o firma Sello entrevistado

1. ¿Muestra la dirección interés por la integridad y los valores éticos de los funcionarios públicos?

¿Existe un código de ética aprobado por la entidad?

¿El código de ética ha sido difundido mediante talleres o reuniones para explicar su contenido?

2. ¿Existen procedimientos para inducir a todos los funcionarios sobre el comportamiento ético pretendido independientemente de su jerarquía?

3. ¿Otorga la dirección reconocimientos para fomentar un tono ético apropiado?

¿Existen mecanismos divulgados en la entidad para la protección del denunciante sobre el conocimiento de posibles violaciones de otros funcionarios independientemente de la jerarquía involucrada?

152

4. ¿Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones éticas?

ADMINISTRACION ESTRATEGICA


1. ¿Existe información periodica, oportuna y confiable sobre el cumplimiento de metas y objetivos por area y unidad funcional para el seguimiento de las estrategias?

2. ¿Los objetivos de la gestión son consistentes con las estrategias vigentes?

3. ¿Se efectúa seguimiento de las estrategias como una herramienta para evaluar la gestión de la entidad?

4. ¿Existen indicadores y medidores sobre el cumplimiento de objetivos de Gestión?

SISTEMA ORGANIZATIVO


1. ¿La estructura Organizacional es adecuada para el tamaño y las actividades de sus operaciones?

2. ¿La entidad exige rendiciones de cuenta y ejerce controles periódicos sobre las actividades de las desconcentraciones organizativas?

3. ¿Existen procedimientos administrativos y estos están incluidos en reglamentos específicos?

4. ¿existen reglamentos específicos para todos los sistemas de administración?

COMPETENCIA DEL PERSONAL


1. ¿Se ha establecido los requisitos de competencia requeridos para los puestos clave o trabajos específicos que necesitan un alto nivel de desempeño profesional?

2. ¿Sabe si la MAE de la entidad y sus asesores directos tienen formación profesional y experiencia acorde con las operaciones principales que desarrolla la entidad?

3. ¿Existe evidencia que demuestre que los funcionarios poseen los conocimientos y habilidades requeridos para su puesto en la entidad?

153

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO ENTREVISTA PARA EVALUAR EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

EFICACIA Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES


1. ¿La entidad ha establecido actividades de control para asegurar que estructura de la entidad no incluya unidades funcionales innecesarias para el cumplimiento de objetivos?

2. ¿Se ha diseñado procedimientos para autorizar, aprobar y controlar operaciones?

3. ¿Existen instalaciones o depósitos de documentación concerniente a adquisiciones, con protección adecuada contra siniestros?

4. ¿La documentación de los procesos de contratación de bienes y servicios están en lugares físicos protegidos y con acceso restringido?

5. ¿Existen responsables de la custodia de los documentos que constituyen información crítica de la entidad?

CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION FINANCIERA


1. ¿Existe control por oposición entre los funcionarios que custodian la información procesada y los que la registran?

2. ¿Se asegura la integridad del procesamiento de información, mediante la verificación de la correlación numérica de los comprobantes?

3. ¿Existen actividades de control que impidan ingresar y retirar bienes de almacenes y depósitos sin la emisión del comprobante correspondiente con la debida autorización?

4. ¿Los comprobantes y la documentación están archivados correlativamente y cronológicamente?

5. ¿Los procedimientos de procesos de contratación establecen actividades de control que aseguren el registro oportuno de las operaciones?

CUMPLIMIENTO DE LEYES Y NORMAS


1. ¿Existe control entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades? - Dirección de área administrativa. - Solicitud de adquisición de bienes y servicios. - Aprobación de las contrataciones. - Aprobación de la recepción definitiva de bienes

y servicios

154

2. ¿Los funcionarios de la Comisión de Calificación son distintos de la MAE y del Responsable del Proceso de Contratación de apoyo a la Producción y Empleo?

3. ¿El responsable de los archivos verifica que los comprobantes adjunten la documentación respaldatoria correspondiente?

4. ¿Existe procedimientos para la protección física de la documentación utilizada y generada por la unidad de almacenes?

5. ¿Los procedimientos incluyen actividades de control para asegurar la viabilidad de los requerimientos de la contratación de obras bienes y servicios?

6. ¿Existe control entre los funcionarios que tienen las siguientes responsabilidades?: - Aprobación de los comprobantes previamente

al registro. - Registro contable - Custodia de registros, comprobantes y

documentación de respaldo.

7. ¿El responsable de la custodia de Archivo entrega la documentación requerida con identificación del solicitante dejando constancia de ello y exige la devolución en tiempo y forma?

8. ¿El Responsable Adm-Financiero autoriza el registro de las operaciones previa verificación de la legalidad de la operación, la imputación correcta de las cuentas correspondientes y la existencia de documentación suficiente de respaldo?

INFORMACION


1. ¿Está conforme con los sistemas de información con respecto a la confiabilidad y oportunidad de los informes que emiten dichos sistemas?

2. ¿Se protegen adecuadamente con copias de seguridad los programas de aplicación y los archivos informáticos generados durante el procesamiento diario de las operaciones?

3. ¿Existe asignación de responsabilidades respecto de la custodia de la documentación procesada?

4. ¿Existen procedimientos que establezcan la naturaleza, fuentes y periodicidad de la información necesaria, respecto a procedimientos de contratación?

5. ¿Existe información suficiente y confiable para el seguimiento de las estrategias?

6. ¿Toda información de los resultados obtenidos se compara con metas y objetivos que hayan sido programados

universidad mayor de san andres facultad de...

Documents