vendor management system and e - procurement ... · designed for pt. angkasa pura kargo 2 daftar...
TRANSCRIPT
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
1
Vendor Management System (VMS) and
e-Procurement Application
Implementation Guide
PT. Angkasa Pura Kargo
Version Revision Date Author Status
4.0 January 3, 2018 Matrica’s Team Final
PT. Matrica Consulting Service Suite 1503B, 15th Floor, Patra Jasa Office Tower
Jl. Jendra Gatot Subroto Kav. 32-34, South Jakarta 12950
Phone: (021) 52900185 | Fax: (021) 52900186 | Website: www.matrica.co.id
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
2
DAFTAR ISI
Contents Introduction .......................................................................................................................................... 3
Aplikasi Vendor Management System (VMS)..................................................................................... 5
Status Penyedia ............................................................................................................................... 5
Data Penyedia ................................................................................................................................. 13
Status Penyedia ........................................................................................................................... 13
Semua Penyedia .......................................................................................................................... 14
Berdasarkan Kualifikasi Usaha ..................................................................................................... 19
Berdasarkan Badan Usaha ........................................................................................................... 19
Berdasarkan PKP/Non-PKP ......................................................................................................... 20
Berdasarkan Penilaian .................................................................................................................. 20
Konfigurasi ..................................................................................................................................... 21
Data Master .................................................................................................................................. 21
Aplikasi e-Procurement ..................................................................................................................... 26
Lacak Lelang .................................................................................................................................. 26
Semua Lelang ................................................................................................................................. 27
Laporan ........................................................................................................................................... 37
Rekap Lelang ............................................................................................................................... 37
Konfigurasi ..................................................................................................................................... 37
Tahapan Lelang ............................................................................................................................ 37
Kategori Lelang ............................................................................................................................ 38
Lokasi Pekerjaan .......................................................................................................................... 39
Metode ......................................................................................................................................... 40
Website (Tampilan Portal) ............................................................................................................. 42
Pengumuman ............................................................................................................................... 42
Berita ............................................................................................................................................ 44
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
3
Introduction Aplikasi Vendor Management System (VMS) sendiri merupakan sebuah aplikasi yang dikembangkan dan
memiliki fungsi untuk pengelolaan vendor/rekanan yang merupakan kesatuan-bagian dari proses
pengadaan secara elektronik (e-Procurement).
Gambar 1. Workflow/Alur-kerja dari system Vendor Management System.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
4
Aplikasi e-Procurement merupakan sebuah aplikasi yang memiliki fungsi dalam rangka penyediaan
vendor dan proses lelang barang serta jasa di lingkup/area PT. Angkasa Pura Kargo.
Login sebagai
Vendor
Pilih paket lelang
yang akan diikuti
Klik persetujuan ‘Fakta
Integritas’ untuk
mengikuti paket lelang
yang dipilih
Unduh (download)
Document Pengadaan
(TOR/KAK, dsb)
User vendor
mendapatkan notifikasi
email mengikuti
paket lelang tertentu di
PT. Angkasa Pura Kargo
Mengikuti tahapan
Pemberian Penjelasan
(Aanwijzing)
Unggah (Upload)
Dokumen Penawaran
Admin
PT. Angkasa Pura Kargo
Pembukaan Dokumen
PenawaranEvaluasi Penawaran
Evaluasi Dokumen
Kualifikasi
Pembuktian KualifikasiUpload Berita Acara
PelelanganPenetapan Pemenang
Pengumuman
Pemenang
Paket Lelang
Portal e-Procurement
Gambar 2. Workflow/Alur-kerja dari system e-Procurement.
Aplikasi Vendor Management System (VMS) dan e-Procurement memiliki beberapa fitur utama yang
dapat digunakan oleh user di dalam organisasi, yakni:
Aplikasi Vendor Management System (VMS):
Status Penyedia;
Data Penyedia;
Konfigurasi.
Aplikasi e-Procurement:
Lacak Lelang;
Semua Lelang;
Laporan;
Konfigurasi Website;
Referensi Website.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
5
Aplikasi Vendor Management System (VMS)
Status Penyedia
Status Penyedia merupakan menu yang disiapkan bagi para calon penyedia yang ingin menjadi penyedia
(vendor) serta mengikuti proses lelang barang dan jasa yang diadakan di PT. Angkasa Pura Kargo.
Gambar 3. Tampilan Menu Status Penyedia
Untuk tampilan awal aplikasi Vendor Management System, by default yakni halaman Status Penyedia.
Tampilan Status Penyedia ini di-setting default sesuai model/view Kanban (model kartu). Seperti terlihat
dalam gambar diatas, proses dalam Status Penyedia terbagi menjadi beberapa tahapan, yakni:
1. Melengkapi data vendor;
2. Validasi dan Pembuktian;
3. Selesai;
4. Ditolak.
Penjelasan:
Proses melengkapi data vendor adalah tahapan awal yang harus dilakukan calon vendor untuk
menjadi vendor/penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo. Pertama-tama, calon vendor harus
melakukan pendafatan/registrasi penyedia dari laman website PT. Angkasa Pura Kargo
(http://vms.angkasapurakargo.co.id:8069 ).
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
6
Gambar 4. Tampilan Awal (Home) Portal Website PT. Angkasa Pura Kargo
Setelah klik tombol Pendaftaran Penyedia, Anda sebagai calon vendor akan dihadapkan dengan
formulir Pendaftaran Penyedia seperti yang tertera dibawah ini.
Gambar 5. Formulir Pendaftaran Penyedia
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
7
Calon vendor diminta untuk melengkapi list yang tertera di formulir Pendaftaran Penyedia
tersebut, dan diwajibkan untuk menyertakan Formulir Pendaftaran dan Formulir Keikutsertaan
seperti yang tertera pada formulir tersebut. Anda sebagai calon vendor tidak perlu repot-repot
membuat formulir pendaftaran dan formulir keikutsertaan sendiri, karena pihak PT. Angkasa Pura
Kargo sudah menyediakan template yang dibutuhkan dan Anda diperbolehkan
mengunduh/download dokumen yang diperlukan, lalu diisi serta dilengkapi sesuai dengan data-
data perusahaan Anda.
Berikut adalah tampilan formulir Pendaftaran dan formulir Keikutsertaan.
Gambar 6. Formulir Penyedia
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
8
Gambar 7. Formulir Keikutsertaan
Catatan: Anda pun dapat pula menggunakan template yang sudah menjadi standard di perusahaan
Anda, dan dilampirkan dengan menekan tombol upload dokumen dan menyertakan dokumen
tersebut.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
9
Gambar 8. Formulir Pendaftaran Penyedia yang telah diisi
(Contoh: CV Semesta Fajar Menyingsing)
Setelah calon vendor melengkapi formulir Pendaftaran Penyedia, serta melakukan proses
unggah/upload dokumen Formulir Penyedia dan dokumen Formulir Keikutsertaan, Anda dapat
mengakhiri proses pendaftaran ini dengan menekan tombol Daftar. Secara otomatis Anda akan
terdaftar dalam system dan masuk waiting list penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo (tahapan
‘Melengkapi data vendor’).
Setelah Anda melakukan daftar pada Pendaftaran Penyedia, otomatis alamat email yang
didaftarkan akan mendapatkan konfirmasi dari mail server team PT. Angkasa Pura Kargo. Dalam
email tersebut terdapat tombol ‘Konfirmasi Aplikasi Vendor Management System Angkasa Pura
Kargo’, yakni sebagai tombol konfirmasi atas data-data yang telah dikirimkan. Kurang lebih
tampilan dari konfirmasinya seperti dibawah ini.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
10
Gambar 9. Tampilan Email terkait dengan Konfirmasi Pendaftaran sebagai Vendor
PT. Angkasa Pura Kargo
Setelah Anda menekan tombol konfirmasi, Anda sudah terhubung ke sebuah link yang meminta
Anda untuk membuat password dan melengkapi password di kolom confirm password dengan
mengisi password yang sama. Setelah itu Anda akan masuk kedalam waiting list vendor dari PT.
Angkasa Pura Kargo. Anda pun dapat melengkapi data vendor pada menu Data Penyedia
(dijelaskan secara lengkap pada halaman berikutnya).
Gambar 10. Tampilan Awal Vendor di Aplikasi Vendor Management System
PT. Angkasa Pura Kargo
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
11
Setelah melewati tahapan ‘Melengkapi data vendor’, calon vendor akan masuk tahapan ‘Validasi
dan Pembuktian Data Vendor’. Admin Angkasa Pura Kargo akan melakukan pengecekan (cross-
check) terkait dokumentasi data-data yang telah di-input oleh calon vendor, dan calon vendor
harus membuktikan dengan data-data yang valid dengan pembuktian langsung. Pembuktian
langsung dijadwalkan vendor untuk datang ke PT. Angkasa Pura Kargo dengan membawa
dokumen asli yang dipersyaratkan (SIUP, SBU, Form Penyedia, Form Keikutsertaan, dll). Apabila
pembuktian telah selesai dilakukan dan team teknis dari PT. Angkasa Pura Kargo menganggap
bahwa calon vendor yang bersangkutan lulus, vendor tersebut dapat masuk ke tahapan selesai dan
secara resmi dinyatakan menjadi penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo, dan dapat mengikuti proses
lelang di aplikasi e-Procurement.
Berikut adalah tampilan dan notifikasi email bahwa calon vendor telah terdaftar di Aplikasi Vendor
Management System PT. Angkasa Pura Kargo.
Gambar 11. Confirmation Email kepada Vendor yang lolos seleksi administrasi
Aplikasi Vendor Management System
Bagi calon vendor yang:
o Terdaftar di Daftar Hitam/Blacklist dari system Vendor Management System dalam jangka
waktu tertentu, sampai dengan waktu berakhirnya masa berlaku sanksi;
o Tidak dapat melengkapi dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam proses lelang;
o Salah satu dokumen yang merupakan prasyarat sudah dan/atau telah habis masa
berlakunya;
o Tidak dapat membuktikan secara jelas terkait dokumen maupun data-data yang telah di
unggah secara valid.
Secara otomatis akan masuk ke tahapan ’Ditolak’, dan tidak dapat terdaftar sebagai penyedia di
aplikasi Vendor Management System dan secara otomatis tidak mengikuti proses lelang di aplikasi
e-Procurement.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
12
Berikut adalah tampilan dan notifikasi email bahwa calon vendor ditolak dari Aplikasi Vendor
Management System PT. Angkasa Pura Kargo.
Gambar 12. Confirmation Email kepada Vendor yang tidak lolos seleksi administrasi
Aplikasi Vendor Management System
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
13
Data Penyedia Data Penyedia menampilkan semua daftar vendor yang sudah terinput datanya kedalam system Vendor
Management System (VMS).
Status Penyedia
Bagian ini menampilkan calon-calon penyedia (vendor) yang terdafatar dalam aplikasi Vendor
Management System PT. Angkasa Pura Kargo. By default ditampilkan dalam kanban model.
Gambar 13. Tampilan Menu Data Penyedia – Status Penyedia (Kanban Model)
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
14
Semua Penyedia
Tampilan form Data Penyedia disini by default ditampilkan dalam list model, seperti yang dibawah ini.
Gambar 14. Tampilan Menu Data Penyedia – Semua Penyedia (List Model)
Tampilan Data Penyedia by default menampilkan Nama penyedia, Telepon, dan Email dari
Perusahaa/Penyedia yang bersangkutan, serta Status dari Penyedia tersebut (Active atau Suspend).
Pada tampilan Data Penyedia ini, Admin Angkasa Pura Kargo maupun calon penyedia dapat
menambahkan data penyedia baru yang akan menjadi penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo, dengan
cara menekan tombol ’create’. Nantinya Admin APK maupun user calon penyedia akan dihadapkan
dengan halaman form Data Penyedia.
Anda sebagai user diminta untuk mengisi secara detail data-data dari calon vendor yang akan menjadi
vendor/penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo. Anda pun dapat melakukan input data Perusahaan secara
lengkap, serta ada dokumen pendukung yang harus diisi pada tab-tab tertentu (Person In Charge/PIC,
Pemilik, Pengurus, Izin Usaha, Akta Perusahaan, Pengalaman, serta Dokumen).
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
15
Gambar 15. Formulir Penambahan Data Penyedia – Menu Data Penyedia
Selain melakukan input/create data calon vendor baru, Anda pun dapat merubah data calon vendor
yang ditampilkan dengan menekan tombol ’Sunting/Edit’ dan mengubah field-field yang mungkin
terdapat pembaharuan data. Apabila Anda merasa data-data yang telah di-input valid adanya, Anda
dapat menekan tombol ‘Simpan/Save’. Apabila Anda ingin membatalkan perintah tersebut, Anda dapat
menekan tombol ‘Batal/Discard’.
Catatan: Hak Akses/Authentication untuk Admin APK dan User calon penyedia dibuat berbeda.
Bagi user calon penyedia, hanya dapat mengubah (edit) atau menambahkan data-data yang belum
lengkap terkait dengan perusahaannya sendiri, dan tidak diberikan akses untuk mengubah atau
menambahkan data dari perusahaan lain.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
16
Bagi Admin APK, hak akses/authentication dibuka semua dengan dapat membuat user-user calon
penyedia baru, terlebih yang bersifat Individual (seperti contoh: Tukang Kebun,Tukang
Pembetulan Jetpam, dsb.) sebagai penyedia di PT. Angkasa Pura Kargo.
Admin APK dapat melakukan import data-data vendor yang akan menjadi penyedia di PT. Angkasa Pura
Kargo dengan klik tombol ‘import’ dan masukkan dokumen/file dalam format .CSV dan/atau Excel
kedalam aplikasi. Secara otomatis system akan membaca file yang Anda upload/unggah ke aplikasi, dan
secara otomatis akan tertambah dalam system dan database dari aplikasi ini.
Berikut adalah tampilan formulir import document Data Penyedia.
Gambar 16. Formulir Import Data Penyedia – Menu Data Penyedia
Dalam menu Data Penyedia, apabila Admin APK ingin merubah tampilan list dari Data Penyedia; Admin
APK diperbolehkan untuk mengganti tampilan menjadi model Pivot seperti yang tertera dibawah ini.
Gambar 17. Formulir Data Penyedia – Tampilan Pivot (Pivot Model)
Terkait dengan tampilan Pivot ini, Admin APK dapat memilih aspek/kualifikasi apa yang ingin
ditampilkan. Anda bisa breakdown dengan klik pilihan Total dan muncul beberapa pilihan seperti
dibawah ini.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
17
Gambar 18. Breakdown keterangan di Menu Data Penyedia (Tampilan Pivot)
Selain tampilan list (list model) dan tampilan pivot (pivot model) dalam Menu Data Penyedia, Admin
APK juga disediakan tampilan chart. By default untuk tampilan chart yang akan ditampilkan adalah
tampilan Bar Chart.
Gambar 19. Tampilan Data Penyedia – Tipe Chart (Bar Chart Model)
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
18
Untuk tampilan chart ini disediakan 3 model, yakni Bar Chart (tertera pada gambar diatas), Line Chart
(tertera pada gambar dibawah), serta Pie Chart (terlampir pada halaman selanjutnya)
Gambar 20. Tampilan Data Penyedia – Tipe Chart (Line Chart Model)
Tampilan chart selain Bar Chart dan Line Chart, Admin APK juga disediakan pilihan tampilan model Pie
Chart.
Gambar 21. Tampilan Data Penyedia – Tipe Chart (Pie Chart Model)
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
19
Berdasarkan Kualifikasi Usaha
Menu ini menampilkan Data Penyedia yang sudah ter-input datanya kedalam system Vendor
Management System (VMS), namun diklasifikasikan/filter berdasarkan dengan Kualifikasi Usahanya
(Kecil, Menengah, serta Besar).
Gambar 22. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan Kualifikasi Usaha
Berdasarkan Badan Usaha
Menu ini menampilkan Data Penyedia yang sudah ter-input datanya kedalam system Vendor
Management System (VMS), namun diklasifikasikan/filter berdasarkan dengan Badan Usaha (Penyedia
Jasa, Penyedia Barang, maupun Penyedia Jasa Lainnya).
Gambar 23. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan Badan Usaha
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
20
Berdasarkan PKP/Non-PKP
Menu ini menampilkan Data Penyedia yang sudah ter-input datanya kedalam system Vendor
Management System (VMS), namun diklasifikasikan/filter berdasarkan dengan kategori Pengusaha
Kena Pajak atau bukan.
Gambar 24. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan PKP/Non PKP
Keterangan: Perusahaan yang termasuk Pengusaha Kena Pajak (PKP)
Gambar 25. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan PKP/Non PKP
Keterangan: Perusahaan yang termasuk Bukan Pengusaha Kena Pajak (Non-PKP)
Berdasarkan Penilaian
Menu ini menampilkan Data Penyedia yang sudah ter-input datanya kedalam system Vendor
Management System (VMS), namun diklasifikasikan/filter berdasarkan dengan Penilaian terkait dengan
lelang yang telah dimenangkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
21
Gambar 26. Tampilan Data Penyedia – Berdasarkan Penilaian
Konfigurasi
Data Master
Tahapan Registrasi
Dalam Tahapan Registrasi, Admin APK akan dihadapkan dengan stage/tahapan-tahapan yang harus
dilewati orang calon vendor saat pendaftaran pertama kali untuk menjadi vendor di system Vendor
Management System (VMS).
Stage/tahapan yang harus dilewati masing-masing vendor tertera seperti dibawah ini.
Gambar 27. Tampilan Konfigurasi Data Master – Tahapan Registrasi
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
22
Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia
Dalam Tahapan Jenis Dokumen ini, Admin APK akan dihadapkan dengan berbagai dokumen krusial
yang harus dilengkapi oleh calon vendor untuk lolos verifikasi dan menjadi vendor di PT. Angkasa
Pura Kargo.
Gambar 28. Tampilan Konfigurasi Data Master – Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia
Pada bagian ini, Anda sebagai Admin APK dapat menambahkan kelengkapan dokumen yang
dipersyaratkan untuk sebuah lelang Umum dengan menekan tombol ‘Membuat’ atau dengan cara
menekan tombol ‘Import’ apabila data-data dokumen yang ingin ditambahkan sudah tersedia.
Gambar 29. Tampilan untuk menambahkan Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
23
Catatan: Pada tampilan Jenis Dokumen/New, Anda sebagai tim teknis dan Admin APK diminta
memasukkan nama dokumen yang dipersyaratkan pada bagian ‘Name’ dan melengkapi deskrips
tambahan terkait dengan penjelasan dokumen persyaratan pada bagian ‘Deskripsi’.
Dokumen ini yang ditambahkan ini nantinya akan menjadi salah satu prasyarat dokumen
kelengkapan yang sebaiknya dicantumkan untuk menjadi calon penyedia atau mengikuti proses
lelang di PT. Angkasa Pura Kargo.
Berikut adalah tampilan untuk mengimport Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia.
Gambar 30. Tampilan untuk menambahkan Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
24
Catatan: Pada tampilan Jenis Dokumen/Import a File, Anda sebagai Admin APK diminta untuk
attach dokumen CSV atau file Excel untuk masuk di generate oleh aplikasi. Untuk di generate, Anda
dapat menekan tombol ‘Validate’ setelah dokumen di-attach/di-load kedalam aplikasi.
Setelah data di import, akan muncul pilihan untuk di separate field (kolom) beserta isinya dalam
file Excel untuk masuk ke database aplikasi. Separatornya disesuaikan berdasarkan format di Excel
(contoh: Comma, Semicolon, Tab, maupun Spasi) dan menentukan encodingnya. Setelah segala
format sudah sesuai, hasil akan ditampilkan dan otomatis bertambah di Tampilan Jenis Dokumen
Kelengkapan Penyedia.
Tampilan dari Validate File Dokumen terlampir dibawah ini:
Gambar 31. Validate Dokumen Excel untuk Jenis Dokumen Kelengkapan Penyedia
Badan Usaha Penyedia
Dalam Badan Usaha Penyedia, Anda sebagai Admin APK akan dihadapkan dengan jenis badan usaha
beserta deskripsinya untuk filtering. Disini pun Anda dapat menambahkan jenis Badan Usaha
Penyedia dengan menekan tombol ‘Create’ maupun memasukkan data menggunakan tombol
‘Import’
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
25
Gambar 32. Tampilan Konfigurasi Data Master – Badan Usaha Penyedia
Pada bagian ini, Anda dapat menambahkan kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan untuk
sebuah lelang Umum dengan menekan tombol ‘Membuat’ atau dengan cara menekan tombol
‘Import’ apabila data-data dokumen yang ingin ditambahkan sudah tersedia.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
26
Aplikasi e-Procurement
Lacak Lelang Menu ’Lacak Lelang’ menampilkan lelang-lelang apa saja yang sudah selesai berlangsung dan/atau
sedang berlangsung di lingkup PT. Angkasa Pura Kargo. Tampilan menu ’Lacak Lelang’ adalah sebagai
berikut.
Gambar 33. Tampilan Menu Lacak Lelang
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
27
Semua Lelang Menu ’Semua Lelang’ menampilkan semua proses lelang yang sudah selesai berlangsung dan/atau
sedang berlangsung di PT. Angkasa Pura Kargo, baik itu yang berstatus active maupun non-active.
Tampilan menu ’Semua Lelang’ adalah sebagai berikut.
Gambar 34. Tampilan Menu Semua Lelang
Pada tampilan Semua Lelang, dipaparkan mengenai Nama Paket Lelang, Kategori Lelang, Pagu
Anggaran, Nilai HPS (Harga Penilaian Sendiri), serta tahapan/stage yang sedang dijalani dari lelang
tersebut.
Pada tampilan ’Semua Lelang’ ini, sebagai Admin APK maupun team teknis; Anda dapat menambahkan
paket lelang baru yang akan dilakukan di PT. Angkasa Pura Kargo, dengan cara menekan tombol
’create’. Nantinya Anda akan dihadapkan dengan halaman form Paket Lelang.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
28
Gambar 35. Formulir Paket Lelang
Sebagai Admin APK, Anda diminta untuk mengisi secara detail data-data paket lelang yang akan bergulir
dan dilaksanakan di PT. Angkasa Pura Kargo. Data-data tersebut antara lain adalah data-data terkait
dengan Nama Paket Lelang, Profile Lelang (Kode Lelang, Kategori Lelang, Tanggal mulai lelang, Tanggal
selesai lelang, Cara pembayaran lelang, Pembebanan Tahun Anggaran, Sumber Dana, Pagu Anggaran,
Nilai HPS, serta Lokasi Pekerjaan),Metode dan Kategori Lelang (Kategori Lelang, Metode Lelang,
Metode Kualifikasi, Metode Dokumen, dan Metode Evaluasi), serta tab-tab lain yang berkaitan dengan
proses lelang, yakni Tab Jadwal, Syarat Kualifikasi, Peserta, dan Penjelasan terkait dengan tahapan
Aanwizing (Pemberian Penjelasan).
Selain melakukan input/create paket lelang baru, Anda pun dapat merubah paket lelang yang belum di
publish/un-publish dengan menekan tombol ’Sunting/Edit’ dan Anda dipersilahkan untuk melakukan
editing terkait dengan data-data yang sekiranya perlu di-revisi. Apabila Anda merasa data-data yang
telah di-input valid adanya, Anda dapat menekan tombol ‘Simpan/Save’. Apabila Anda ingin
membatalkan perintah tersebut, Anda dapat menekan tombol ‘Batal/Discard’.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
29
Berikut adalah contoh dari Paket Lelang yang berlangsung di PT. Angkasa Pura Kargo;
Gambar 36. Formulir Paket Lelang
Tahapan lelang pada aplikasi e-Procurement ini mencakup:
1) Tahapan Pengumuman pembukaan lelang;
Setelah admin APK membuat paket lelang yang ingin diadakan di PT. Angkasa Pura Kargo dan telah
di publish kedalam portal website resmi PT. Angkasa Pura Kargo, user vendor dapat mendaftar
untuk mengikuti lelang tersebut sesuai dengan kualifikasi usaha, SIUP, dan untuk diikuti, lalu user
menekan tombol ‘Ikut Lelang’. Setelah user vendor menekan tombol ‘Ikut Lelang’, akan muncul
pop-up terkait dengan Fakta Integritas seperti yang terlampir dibawah ini.
Gambar 37. Formulir Fakta Integritas
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
30
Setelah user vendor membaca fakta integritas dan menyetujui segala persyaratan yang
ditangguhkan kepadanya, user vendor dapat menekan tombol ‘Setuju’ dan secara otomatis mail
server akan mengirimkan notifikasi pemberitahuan bahwa vendor yang bersangkutan secara resmi
terdaftar untuk mengikuti paket lelang tersebut.
Berikut adalah tampilan notifikasi email dari PT. Angkasa Pura Kargo terkait dengan paket lelang
yang diikuti.
Gambar 38. Notifikasi Email Konfirmasi Ikut Lelang
2) Download Dokumen Pengadaan;
Setelah user-user vendor mendaftar dan memilih paket lelang yang akan diikuti, selanjutnya Admin
APK akan mengupload dokumen Pengadaan terkait paket lelang yang diikuti. Dokumen pengadaan
yang di-input oleh Admin APK biasanya terkait dengan Kerangka Kerja/Terms of Reference,
Rencana Anggaran Biaya (RAB), maupun Bill of Quantity (BoQ). Setelah Admin APK meng-upload
dokumen tersebut, user vendor dapat men-download Dokumen Pengadaan tersebut.
3) Pemberian Penjelasan (Aanwijzing);
Pada tahapan ‘Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)’ ini, masing-masing vendor diberikan waktu
untuk menanyakan perihal adanya ketidakpahaman terkait dengan dokumen pengadaan yang
diunggah oleh Admin APK. Ada 2 metode pelaksanaan Aanwijzing, yakni metode online dan
metode offline.
Metode Online: adalah metode pelaksanaan Aanwijzing yang menggunakan aplikasi e-
Procurement PT. Angkasa Pura Kargo. Pada metode online ini, pelaksanaan Aanwijzing telah
dijadwalkan pada waktu tertentu, dan user vendor serta Admin APK akan bertemu dalam
laman website untuk melakukan prosesi tanya jawab. Waktu akan dihitung mundur
(countdown) saat proses aanwijzing berlangsung dan akan berakhir saat waktu terkait jadwal
yang telah ditetapkan berakhir pula. Segala pertanyaan dan jawaban yang ditanyakan oleh
masing-masing vendor akan tersimpan di kolom Penjelasan.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
31
Gambar 39. Kolom Penjelasan dalam Detail Formulir Paket Lelang
Proses Aanwijzing dilakukan dua pihak, memungkinkan untuk interaksi antara user vendor dengan
Admin APK. Tampilan dari sisi user vendor adalah sebagai berikut.
Gambar 40. Formulir Penjelasan Lelang (Aanwijzing) – Sisi User
Saat user vendor mengisi pertanyaan terkait dengan Dokumen dan Bab di TOR/KAK yang tidak
dipahami secara mendalam, waktu juga langsung dihitung mundur (countdown). Setelah user
memasukkan bagian dari dokumen dan pertanyaannya, user dapat menyimpan dengan menekan
tombol ‘Simpan’, atau user dapat membatalkan pertanyaan tersebut dengan menekan tombol
‘Cancel’.
Pertanyaan yang diajukan user vendor dan telah disimpan, akan masuk ke tab ‘Penjelasan’. User
vendor tinggal menunggu jawaban dari Admin APK.
Admin APK pada waktu yang telah dijadwalkan juga diwajibkan untuk menjawab pertanyaan-
pertanyaan yang diajukan oleh user vendor. Tampilan dari sisi vendor adalah sebagai berikut.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
32
Gambar 41. Formulir Penjelasan Lelang (Aanwijzing) – Sisi Admin APK/Tim Teknis
Jawaban dari Admin APK juga akan masuk ke tab ‘Penjelasan ’ dan bersanding dengan pertanyaan
yang dipilih sebelumnya.
Metode Offline: adalah metode pelaksanaan Aanwijzing yang mengharuskan vendor yang
mengikuti paket lelang untuk datang ke PT. Angkasa Pura Kargo dan menjalankan prosesi
tanya jawab secara bersama-sama dengan vendor yang lain.
4) Upload Dokumen Penawaran;
Setelah proses Aanwijzing selesai dilaksanakan, masing-masing vendor yang mengikuti proses
paket lelang dapat meng-upload dokumen teknis penawarannya. Dalam dokumen teknis
penawaran/dokumen pengadaan/dokumen kualifikasi dicantumkan pula HPS (Harga Penilaian
Sendiri) dari masing-masing vendor.
Catatan: Dokumen lainnya yang sebaiknya juga di-upload antara lain: Addendum dokumen RKS
(jika ada).
Setelah user vendor melakukan input dokumen penawaran, secara otomatis mail server akan
mengirimkan notifikasi terkait upload dokumen berhasil pada paket lelang tertentu.
Berikut adalah tampilan notifikasi email dari system e-Procurement PT. Angkasa Pura Kargo.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
33
Gambar 42. Notifikasi Email Sukses Upload Dokumen Penawaran
5) Pembukaan Dokumen Penawaran;
Dokumen Penawaran yang diunggah (upload) oleh masing-masing vendor dibuka bersama-sama
oleh Admin APK maupun tim teknis dari paket lelang.
6) Evaluasi Penawaran;
Setelah dokumen penawaran dibuka oleh Admin APK dan tim teknis dari paket lelang, Admin APK
akan melakukan evaluasi terhadap penawaran dari masing-masing vendor. Dan pada akhirnya
akan dibuat Berita Acara Evaluasi Penawaran (BAEP).
7) Evaluasi Dokumen Kualifikasi;
Setelah melakukan evaluasi penawaran dari masing-masing vendor, selanjutnya Admin APK akan
mengecek dan melakukan verifikasi terkait kebenaran data dari vendor penyedia barang maupun
jasa yang mengikuti lelang di PT. Angkasa Pura Kargo. Data-data ini yang telah di upload dan
dimasukkan sebelumnya sebagai persyaratan untuk menjadi vendor di PT. Angkasa Pura Kargo.
8) Pembuktian Kualifikasi;
Masing-masing vendor akan diminta datang dengan membawa dokumen asli terkait legal maupun
dokumen penawarannya yang di-input-kan kedalam aplikasi e-Procurement PT. Angkasa Pura
Kargo.
9) Upload Berita Acara Hasil Pelelangan;
Setelah Admin APK selesai melakukan verifikasi dan evaluasi dokumen kualifikasi dan vendor
menyampaikan dan menyertakan data-data asli terkait dokumen penawaran dan data-data legal
lainnya, Admin APK akan meng-upload Berita Acara Hasil Pelelangan.
PT. Semesta Fajar Menyingsing
PT. Semesta Fajar Menyingsing Pembetulan Gurd-Rail Outer Warehouse
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
34
10) Penetapan Pemenang;
Selang beberapa waktu setelah Admin APK mengunggah (upload) dokumen Berita Acara Hasil
Pelelangan, Admin APK akan menentukan pemenang dari paket lelang yag diadakan. Metode
Evaluasi yang diusung disini adalah Sistem Gugur, dimana penentuan pemenang didasarkan
kepada vendor yang memasukkan nilai HPS paling rendah.
Catatan: Untuk meminimalisir adanya kemungkinan pemenang yang digugat dan dinyatakan kalah
dalam masa sanggah, PT. Angkasa Pura Kargo membuat mekanisme untuk penentuan 3 vendor
pemenang (Pemenang 1, Pemenang 2, dan Pemenang 3) .
Apabila dalam masa sanggah ternyata ditemukan adanya kecurangan yang dilakukan oleh
Pemenang 1 dan memang dinyatakan bersalah, Pemenang 2 secara otomatis yang dinyatakan
menang dan akan diminta untuk melakukan penandatanganan kontrak kerjasama.
11) Pengumuman Pemenang;
Vendor yang ditetapkan sebagai pemenang akan dihubungi oleh PT. Angkasa Pura Kargo (via
system) melalui email. Selain itu pengumuman pemenang paket lelang akan di publish di portal
website PT. Angkasa Pura Kargo.
12) Masa Sanggah Hasil Lelang; **
Proses mengenai masa sanggah hasil lelang didasarkan pada Petaruran Presiden (Perpres)
Republik Indonesia No. 54/2010 yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
35
Gambar 43. Ketentuan-ketentuan terkait masa sanggah lelang
Masa sanggah disini diperlukan karena ditemukan adanya penyimpangan terthadap ketentuan
dan prosedur adalah:
Tidak memenuhi persyaratan;
Tidak memenuhi prosedur tata urut proses;
Adanya rekayasa yang mengakibatkan terjadinya persaingan yang tidak sehat; dan/atau
Penyusunan spesifikasi yang mengarah kepada suatu produk tertentu;
Kriteria penilaian evaluasi yang tidak dibuat secara rinci (detail) sehigga dapat mengakibatkan
penilaian tidak adil dan transparan;
Penambahan persyaratan lainnya yang diluar ketentuan dalam peraturan presiden serta
kebijakan dari PT. Angkasa Pura Kargo.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
36
Catatan: Terkait dengan Masa Sanggah Hasil Lelang, vendor yang dinyatakan kalah dalam lelang
dapat melayangkan gugatan atas kecurigaan terjadinya proses lelang yang tidak fair, transaparan,
dan akuntabel. Vendor yang dinyatakan kalah dapat mengumpulkan bukti-bukti pendukung dan
memberikan hal tersebut ke PT. Angkasa Pura Kargo.
13) Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa, serta **
14) Penandatanganan Kontrak. **
Catatan: Untuk proses/tahapan lelang No. 12 s.d No. 14, tidak dilakukan secara online, melainkan
datang langsung ke PT. Angkasa Pura Kargo.
Terkait dengan proses di no. 13 dan no 14, Admin APK hanya bertugas untuk upload salinan
dokumen surat penunjukkan dan bukti penandatanganan kontrak kerja dengan vendor pemenang.
Hal ini diperlukan untuk menghindari kemungkinan adanya audit yang dilakukan.
Untuk dokumen aslinya, dipegang oleh pihak PT. Angkasa Pura Kargo karena terkait dengan
kerahasiaan (confidentiality) data.
Anda pun dapat melakukan import data-data vendor yang akan menjadi penyedia di PT. Angkasa Pura
Kargo dengan klik tombol ‘import’ dan masukkan dokumen/file dalam format .CSV dan/atau Excel kedalam
aplikasi. Secara otomatis system akan membaca file yang Anda upload/unggah ke aplikasi, dan secara
otomatis akan tertambah dalam system dan database dari aplikasi ini. Berikut adalah tampilan formulir
import document Paket Lelang.
Gambar 44. Formulir import document Paket Lelang
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
37
Laporan
Rekap Lelang
Menu ini menampilkan Rekapitulasi Paket lelang yang sudah ter-input datanya kedalam system e-
Procurement, diklasifikasikan/filter berdasarkan tahun lelangnya di PT. Angkasa Pura Kargo.
Gambar 45. Tampilan Rekapitulasi Lelang
Anda diberikan 2 opsi, yakni perintah ‘Print/Cetak’ atau perintah ’Excel’. Apabila Anda menekan tombol
Print, dokumen rekapitulasi lelang akan ditampilkan/preview dalam format .pdf. Kalau rekap lelang
yang Anda butuhkan sudah benar adanya, Anda dapat menekan tombol print dan laporan tersebut
akan dicetak.
Untuk perintah ’Excel’, dokumen rekap akan di-convert kedalam format .CSV dan Anda dapat
mengunduh dokumen tersebut.
Untuk membatalkan perintah terkait rekapitulasi absensi, Anda dapat menekan tombol ‘Batalkan’
Konfigurasi
Tahapan Lelang
Menu Tahapan Lelang ini menampilkan tahapan/stage yang semestinya dilewati oleh vendor apabila
mengikuti proses/paket lelang yang dilakukan di PT. Angkasa Pura Kargo.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
38
Gambar 46. Tampilan Menu Konfigurasi – Tahapan Lelang
Kategori Lelang
Menu Kategori Lelang ini menampilkan kategori lelang (Jasa Konsultasi Badan Usaha, Jasa Konsultasi
Perorangan, Jasa Lainnya, Pengadaan Barang, Perencanaan Umum, dan Swakelola) yang dilakukan di
PT. Angkasa Pura Kargo.
Gambar 47. Tampilan Menu Konfigurasi – Kategori Lelang
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
39
Lokasi Pekerjaan
Menu Lokasi Pekerjaan ini menampilkan lokasi-lokasi pekerjaan yang berada di bawah kendali PT.
Angkasa Pura II terkait dengan proses lelang yang ada dan akan dilakukan di PT. Angkasa Pura Kargo.
Gambar 48. Tampilan Menu Konfigurasi – Lokasi Pekerjaan
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
40
Metode
Menu Metode ini terbagi menjadi 4 bagian, yang dijelaskan pada bagian dibawah ini.
Metode Lelang
Bagian Metode Lelang ini menjelaskan tipe metode lelang yang dijalankan di PT. Angkasa Pura Kargo.
Gambar 49. Tampilan Menu Konfigurasi – Metode – Metode Lelang
Metode Kualifikasi Lelang
Bagian Metode Kualifikasi Lelang ini menjelaskan tipe kualifikasi lelang yang dijalankan di PT. Angkasa
Pura Kargo.
Gambar 50. Tampilan Menu Konfigurasi – Metode – Metode Kualifikasi Lelang
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
41
Metode Dokumen Lelang
Bagian Metode Dokumen Lelang ini menjelaskan tahapan terkait dengan submit dokumen penawaran
dsb dalam lelang yang dijalankan di PT. Angkasa Pura Kargo.
Gambar 51. Tampilan Menu Konfigurasi – Metode – Metode Dokumen Lelang
Metode Evaluasi Lelang
Bagian Evaluasi Lelang ini menjelaskan cara yang diterapkan panitia lelang (Admin APK maupun team
teknis) dalam menentukan vendor-vendor yang compatible sampai akhirnya dinyatakan sebagai
pemenang dari paket lelang yang dijalankan di PT. Angkasa Pura Kargo.
Gambar 52. Tampilan Menu Konfigurasi – Metode – Metode Evaluasi Lelang
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
42
Website (Tampilan Portal)
Pengumuman
Menu Pengumuman ditujukan untuk menampilkan pengumuman-pengumuman terkait dengan proses
lelang yang diadakan di PT. Angkasa Pura Kargo kepada masyarakat umum dan calon vendor.
Gambar 53. Tampilan Menu Referensi Website – Pengumuman (Kanban View)
Gambar 54. Tampilan Menu Referensi Website – Pengumuman (List View)
Anda dapat menambahkan pengumuman baru terkait pengadaan paket lelang, hasil pekerjaan terkait
pengadaan lelang tertentu, dan lain-lain; dengan menekan tombol ‘Membuat’.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
43
Gambar 55. Formulir Pengumuman Baru
Anda diminta melengkapi data-data yang dibutuhkan, yakni Judul pengumuman, Deskripsi, Penyedia,
dan Lampiran apabila diperlukan. Apabila sudah selesai, Anda dapat menekan tombol ‘Simpan’ untuk
menutup tampilan formulir pengumuman baru dan otomatis pengumuman yang anda buat akan
tersimpan dalam system. Atau Anda dapat mengabaikan tampilan form pengumuman baru ini dengan
menekan tombol ‘Abaikan’.
Anda pula dapat mengirimkan pengumuman yang sudah Anda buat dengan menekan tombol ‘Kirim
Email’. Tampilan formulir Buat Email adalah sebagai berikut.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
44
Gambar 56. Tampilan Form Pengumuman by Email
Anda diminta melengkapi data-data yang dibutuhkan, yakni email penerima, judul email,
deskripsi/pesan email, maupun lampiran file apabila ada. Anda juga diperkenankan menggunakan
template yang sudah disediakan oleh system. apabila sudah selesai, Anda dapat menekan tombol
’Kirim’ untuk mengirimkan pengumuman tersebut ke email yang bersangkutan Atau Anda dapat
membatalkan perintah pengumuman by email ini dengan menekan tombol ‘Batalkan’.
Anda pun dapat menjadikan data-data yang telah Anda isi sebagai template dengan menekan tombol
‘Simpan dengan template baru’.
Berita
Menu Berita ditujukan untuk menampilkan artikel berita tentang undangan proses lelang, paket lelang
yang akan diadakan di PT. Angkasa Pura Kargo dll; yang dimaksudnya untuk di share kepada masyarakat
umum.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
45
Gambar 57. Tampilan Menu Referensi Website – Berita (Kanban View)
Gambar 58. Tampilan Menu Referensi Website – Pengumuman (List View)
Anda dapat menambahkan berita baru terkait pengadaan lelang tertentu, dan lain-lain; dengan
menekan tombol ‘Membuat’.
Designed for PT. Angkasa Pura Kargo
46
Gambar 59. Formulir Berita Baru
Anda diminta melengkapi data-data yang dibutuhkan, yakni Judul berita, Deskripsi, Data File bila
diperlukan, serta status aktif atau tidak. Apabila sudah selesai, Anda dapat menekan tombol simpan
unutk menutup tampilan formulir pengumuman baru dan otomatis pengumuman yang anda buat akan
tersimpan dalam system. Atau Anda dapat mengabaikan tampilan form pengumuman baru ini dengan
menekan tombol ‘Abaikan’.
1
CREATED BY:
PT. MATRICA CONSULTING SERVICE
Phone : +6221 52900185
Fax : +6221 52900185
Email : [email protected]
Website : http://www.matrica.co.id
Patra Jasa Office Tower,
15th Floor Suite Jl. Jend Gatot Subroto Kav. 32-34 RT.
06/RW 03, Kuningan Timur, South
Jakarta
DKI Jakarta
Zipcode: 12950