VIDEO CONFERENCIAS PARA PYMES

QUE SON LAS VIDEOCONFERENCIASUna videoconferencia es una comunicación que se establece a través de una red de telecomunicaciones y que implica la transmisión de sonido e imagen. Es decir: dos personas que mantienen una videoconferencia pueden escucharse y verse mutuamente a través de una pantalla.

La Video Conferencia es un sistema interactivo que permite a varios usuarios mantener una conversación virtual por medio de la transmisión en tiempo real de video, sonido y texto a través de Internet.

Se entiende por videoconferencia el conjunto de hardware y software que permite la conexión simultánea en tiempo real por medio de imagen y sonido que hacen relacionarse e intercambiar información de forma interactiva a personas que se encuentran geográficamente distantes, como si estuvieran en un mismo lugar de reunión

Videoconferencia es la comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, permitiendo mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí. Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades telemáticas o de otro tipo como el intercambio de gráficos, imágenes fijas, transmisión de ficheros desde el ordenador.

TIPOS DE VIDEOCONFERENCIAS

El tipo “punto a punto” (a veces denominado “llamada individual”) es una conexión directa entre dos ubicaciones. Es igual que una llamada telefónica, pero con vídeo.

“Multipunto” permite que tres o más ubicaciones participen en la misma videoconferencia. Varios participantes pueden reunirse mediante vídeo de alta definición en una sala de reuniones, desde un escritorio en el trabajo, desde un ordenador en casa, o incluso desde un smartphone o una tablet mientras viajan.

La transmisión conecta la videoconferencia con otros que pueden ver la reunión en un ordenador remoto o dispositivo móvil mediante software en vez de hardware. Incluso se puede acceder a la videoconferencia posteriormente mediante un navegador web.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS VIDEOCONFERENCIAS

La videoconferencia es una técnica informática que existe desde hace cerca de 50 años y sin embargo, sigue siendo poco utilizada en el ámbito profesional. Más utilizada por su aspecto personal (en particular con Skype), permite mantener un contacto entre personas alejadas geográficamente. En las empresas, la videoconferencia puede atender las necesidades internas o externas. Algunas empresas disponen de varios sitios geográficos, lo que implica que sus empleados estén distribuidos

a través de un territorio nacional, e incluso internacional. A través de los diferentes sitios, algunos colaboradores necesitan reunirse en casos puntuales o de manera regular y la videoconferencia puede ofrecer para ello algunas ventajas. En el plano externo, este tipo de herramienta permite reunirse con socios ahorrando gastos de desplazamiento.  En este artículo, describimos las ventajas y desventajas de la videoconferencia en empresas.

 

DESVENTAJAS

la videoconferencia exige del colaborador que éste tenga una conexión Internet para acceder al software o a la interfaz de videoconferencia. Además, es imperativo que el colaborador se equipe con una webcam y un micrófono para poder intercambiar con sus colaboradores durante una reunión a distancia. Así, la videoconferencia suele generar gastos materiales y/o de software – aunque pueden ser bajos en el caso de videoconferencias realizadas en línea (ver por ejemplo el sitio http://www.visio.coop

Además del audio y de la imagen, la videoconferencia no permite reproducir el contacto humano que ofrece una reunión física. En algunos casos, este contacto permite crear específicos momentos para compartir que no pueden tener lugar en lo virtual. 

Problemas técnicos pueden sin embargo alterar la videoconferencia: mala calidad del audio y/o vídeo, imposibilidad de conectarse a la interfaz de videoconferencia…Estos problemas afectan la videoconferencia y entonces alteran la comunicación entre los colaboradores. Sin embargo, desde hace 50 años, la videoconferencia ha conseguido avances en cuanto a la calidad audio y vídeo. Ademàs, Jonathan Chibois, docente e investigador, fue sorprendido por la "calidad técnica de la retransmisión vídeo que [le] ha permitido una inmersión inmediata en la conferencia" organizada el 17 de Noviembre de 2011 en la ENS de Lyon en la que asistió desde su sofá, con su ordenador. 

La seguridad no siempre está a punto durante reuniones en videoconferencia. Es cierto que en empresa, algunas reuniones generan un intercambio de informaciones más o menos confidenciales. Así, una empresa busca una herramienta que le permitirá poner a sus colaboradores en reunión virtual en total tranquilidad o preferirá ofrecerles desplazamientos profesionales en vez de poner en peligro informaciones sensibles. 

 

VENTAJAS

Primero, la videoconferencia permite recrear de manera muy similar un marco de reunión: las personas en videoconferencia pueden verse y oírse en tiempo real e intercambiar como si estuvieran en la misma sala.

La videoconferencia ofrece una economía en los desplazamientos, y entonces un ahorro de tiempo. Ya no se necesita prever tiempos de desplazamiento para reunirse con el o los colaboradores para una reunión: un clic en la sala de videoconferencia y los colaboradores están virtualmente juntos. Por extensión, la economía de desplazamiento ofrece también un ahorro de dinero que puede ser considerable. Desde un punto de vista ecológico, la economía

de desplazamiento permite reducir su producción de CO2. Así, la videoconferencia permite a las empresas reducir su impacto ecológico. 

La Videoconferencia favorece el bienestar del colaborador. A veces, esta técnica permite evitar efectos secundarios de un desplazamiento profesional: desajuste horario, logística, alejamiento de los colaboradores y de la familia. 

La Videoconferencia permite adquirir mayor rapidez en la toma de decisión. Como se ha visto anteriormente, esta técnica de reunión virtual permite evitar al colaborador los problemas relacionados con los desplazamientos profesionales. Así, esto permite al colaborador concentrarse en el objeto de la reunión virtual y de esa manera ir más rápido en la toma de decisión. Esto permite a la empresa adquirir una mayor eficiencia. 

En el mismo orden de ideas, algunos dispositivos de videoconferencia – como el de TALA por ejemplo (http://www.TALA.coop) – permiten compartir y desplazarse por los documentos durante la reunión. Es una verdadera ventaja sobre el teléfono puesto que esto permite entablar discusiones sustanciales pues se basan en documentos.

 

Así, la videoconferencia presenta una serie de ventajas que pueden beneficiar a las empresas. En el plano interno, permite estrechar los lazos entre equipos alejados y tomar decisiones rápidamente. En el plano externo, permite entablar discusiones colaborativas, negociaciones comerciales o incluso entrevistas de trabajo. Genera ahorros y permite respetar los criterios de desarrollo sostenible.

APROVECHAR LAS VENTAS DE LAS VIDEOCONFERENCIAS EN LAS PYMES

Desde hace años tenemos la posibilidad de celebrar videoconferencias en las empresas y sin embargo en muchos casos se sigue viendo esta tecnología como un mal menor a no poder viajar para realizar una reunión presencial. Y sin embargo tenemos la posibilidad de ser más productivos con la videoconferencia en la pyme, pero ¿por qué no sabemos aprovechar sus ventajas?

Existen dos aspectos que debemos planificar adecuadamente para poder sacar partido a esta herramienta. Por un lado están los aspectos técnicos, la cámara que vamos a utilizar, el micrófono, la iluminación que tiene la sala o la banda ancha que tenemos disponible, fundamental para que todo salga como está previsto en nuestra comunicación.

Tenemos la opción de utilizar los elementos de un portátil para nuestra videoconferencia, para probar y ver el partido que podemos sacar a esta forma de reunirnos a distancia con diferentes miembros de nuestra organización. Siempre estamos a tiempo de adquirir equipos dedicados para videoconferencia si ya tenemos claro que podemos amortizarlos en poco tiempo con el ahorro de tiempo, gatos en viajes y mejora de la productividad que nos facilitan.

La videoconferencia profesional con estos equipos dedicados no tiene nada que ver en lo que se refiere a calidad y facilidad de uso con los equipos caseros. También en la capacidad para transmitir los datos por líneas de comunicación con un ancho de banda limitado, una de sus grandes virtudes.

Cómo organizar una videoconferenciaPero por otro lado existe un trabajo específico de organización de la reunión que es necesario llevar a cabo. Si ya tenemos cierto rigor en la organización de las reuniones en nuestra empresa será más fácil de llevar a cabo. Todos los intervinientes tienen que tener previamente a la reunión los temas a tratar.

Necesitamos fijar un máximo de tiempo para la reunión. Aquí debemos tener en cuenta que la capacidad de atención de los asistentes a una videoconferencia por lo general es menor que a una presencial. Mi recomendación es que estén en torno a 15 minutos, media hora máximo. Más allá de este límite la capacidad de atención se diluye.

Una vez finalizada la reunión en conveniente pasar a todos los que han intervenido los acuerdos por escrito que se han tomado en dicha reunión. También es importante fijar reuniones de seguimiento para ver cómo se están cumpliendo estos acuerdos, objetivos, proyectos, etc., en definitiva, cualquiera que haya sido el objeto de nuestra reunión.

Las pequeñas y medianas empresas y los emprendedores hoy día no se reúnen físicamente por falta de tiempo y para ahorrar costes. Gracias a las nuevas tecnologías existen varias aplicaciones y programas que ayudan a que estas reuniones se puedan tener a través de Internet.

Tango : es una app en la que se permite realizar un chat con vídeo totalmente gratis. Ofrece la posibilidad tanto de enviar y recibir mensajes y fotos, de forma individual o en grupo de hasta 300 personas, como directamente hacer una videollamada. Además, permite que las llamadas sean nacionales o internacionales y todas son gratuitas. La app está disponible para todos los dispositivos, tanto para Smartphone con sistema Android o iPhone y también para tablets.

http://www.tango.me/

Skype : es el programa por excelencia para hablar gratis desde el ordenador. Sin embargo, con los años ha aumentado su presencia y está disponible para dispositivos móviles, tablets, etc. permite también llamadas grupales y chat. Descargarlo es gratuito desde cualquier dispositivo.

http://www.skype.com/es/

Hangouts : es una aplicación creada por Google que consiste en conversaciones interactivas individuales o en grupo de hasta 10 personas. Permite compartir fotos y mensajes con emoticonos. Permite retomar las conversaciones cuando se desee y saltan alertas cuando alguien ha iniciado una conversación. También permite pasar de una conversación escrita a una vídeollamada de forma gratuita. Ya está disponible en Google Play, iTunes App store y desde la cuenta de Gmail en el PC.

https://hangouts.google.com/?hl=es

Rounds video : se trata de un vídeochat gratuito para compartir todo de tipo de información con el interlocutor. Se puede jugar, hacer fotos, enviarlas, ver vídeos, etc. mientras se realiza

la vídeollamada. Necesita un sistema iOS 7.0 o posterior. Y es compatible con iPhone, iPad y iPod touch.

http://www.rounds.com/

FaceTime es una función que viene predeterminada en el iPhone, sin que tengas que configurar una cuenta especial. Su funcionamiento es sencillo, simplemente con invitar al contacto, éste recibirá la llamada como una normal y en cuanto acepte, la vídeollamada comenzará. Es gratuito y sólo está disponible en iPhone.

https://www.apple.com/es/ios/facetime/

Line : es una de las aplicaciones estrella en las descargas. Permite el intercambio de mensajes con emoticonos instantáneos, llamadas de voz ahora también videollamadas gratuitas. Está disponible para iPhone y Android.

http://line.me/es/

Webex meeting: es un programa con un uso muy enfocado a las empresas. Se pueden organizar reuniones y hasta controlar equipos en remoto. Ofrece diferentes soluciones para empresas, como cursos de formación, resolución de problemas técnicos, eventos, etc. el servicio básico es gratuito, y el resto varía en función de las prestaciones entre los 19 euros y los 69 euros. Válido para ordenador, Smartphone o tablet, y sólo necesita conexión a Internet.

http://www.webex.es/

Toomeeting : es un programa para ordenador enfocado a reuniones de empresa. Permite la realización de videoconferencias profesionales para tener reuniones de trabajo, comerciales, eventos online, formación a distancia, etc.Ofrece la posibilidad de alquilar el servicio, comprarlo, o adquirir bonos par momentos puntuales.

http://www.toomeeting.com/es/

fuente: http://platea.pntic.mec.es/vgonzale/trabcolab_0910/archivos/_110/Tema_4.3.htm

4.3Videoconferencia (I):fundamentos Imagen tomada de

ericlegras.wordpress.com

Índice del tema:1. Algunos apuntes históricos2. Equipamiento para la videoconferencia3 . Clases de videoconferencia 4. Participación en la videoconferencia5. La etiqueta de la videoconferencia

Una videoconferencia, también denominada videoteleconferencia (VTC), consiste en un conjunto de tecnologías de telecomunicación que permiten interactuar a las personas situadas en dos o más sedes mediante transmisiones de audio y video bidireccionales concurrentes. La videoconferencia también ha sido denominada colaboración visual y, como fue mencionado en la primera unidad didáctica, el software que la hace posible puede ser considerado como un tipo de groupware.

La videoconferencia puede ser tan simple como una conversación entre dos personas en sitios privados, punto a punto, o involucrar varias sedes, multipunto, con más de una persona en cada sala de videoconferencia. Además de la transmisión de audio y video, la videoconferencia puede ser usada para compartir documentos, pizarras y visualizaciones de pantalla de los distintos ordenadores involucrados. 

Una sala de telepresencia de alta resolución en uso

Imagen tomada de Wikipedia

 

Como caso particular de VTC, la telepresencia designa al conjunto de tecnologías que permiten a una persona sentirse como si estuviera presente en otra sede distinta a la realmente que se encuentra.

 

1. Algunos apuntes históricosLas primeras videoconferencias, desarrolladas con medios analógicos, fueron tan tempranas como la propia televisión. Estos sistemas de videoconferencia constaban de dos circuitos cerrados de televisión conectados entre sí por cable. Un ejemplo lo constituyó la red establecida por la oficina de correos alemana en Berlín y algunas otras ciudades entre 1936 y 1940.

Durante sus primeros vuelos tripulados la NASA usó dos enlaces de radiofrecuencia (UHF o VHF), uno en cada dirección. Sin embargo esta técnica resultaba cara y no podía ser usada en aplicaciones como la telemedicina, las reuniones de negocios o la educación a distancia. Así, la compañía telefónica AT & T hizo intentos, en torno a los años 70, para transmitir video de baja resolución mediante las líneas telefónicas normales con poco éxito, sin embargo, debido a la pobre calidad de las imágenes y al poco desarrollo de las técnicas de compresión de video.

Una demostración de las primeras videoconferencias en 1968

Imagen tomada de Wikipedia

 

Sólo en 1980, cuando surgieron las transmisiones de telefonía digital, como la RDSI, se aseguró una mínima velocidad de transferencia de datos (normalmente 128 kilobtis/s) que hacía posible una razonable transmisión de video y audio. El primer sistema dedicado, es decir, específico para videoconferencia, apareció en el mercado a la vez que se expandían las redes RDSI. Alrededor de 1990 los sistemas de videoconferencia evolucionaron desde los altamente especializados y caros sistemas propietarios de hardware, software y red, hasta medios estándar basados en tecnología más accesible al público general a un precio más razonable. Finalmente, en los años 90, surgió la videoconferencia basada en IP (protocolo de Internet, el mismo que utilizan nuestros ordenadores en la red habitual), a la vez que los sistemas de compresión de datos aplicados al video, para reducir el volumen de información que se transfiere obteniendo un resultado similar al original, se hicieron más eficientes, permitiendo realizar videoconferencia basada en ordenador personal. En 1992 el software para PC CU-SeeMe (se lee en inglés como see you, see me, algo así como "te veo, me ves") fue desarrollado por Tim Dorcey en el departamento de Tecnología de la Información de la Cornell University. A partir de este momento surgieron bastantes software y servicios para el gran público como MS NetMeeting, MSN Messenger, Yahoo Messenger o Skype, que permitían el desarrollo de videoconferencias "baratas" con una calidad razonable.

 

2. Equipamiento para la videoconferenciaLa tecnología básica usada en un sistema de videoconferencia es la de compresión digital del flujo de audio y video en tiempo real, que permite transmitir una determinada cantidad de información audiovisual utilizando en realidad una significativamente menor cantidad de la misma. El hardware y/o software que realiza esta compresión es conocido como codec (codificador-decodificador) y con él se han logrado tasas de compresión de hasta 1:500. Para ello el flujo de información digital -de

unos y ceros- es subdividido en paquetes codificados y etiquetados, que luego son transmitidos a través de una red digital, generalmente RDSI o IP (la que se utiliza como soporte para Internet).

Los componentes necesarios para realizar una videoconferencia son:

Entrada de video: cámara de video estándar o webcam (pequeña cámara digital conectada a un PC, que puede capturar imágenes y transmitirlas a través de Internet).

Salida de video: monitor de computadora, televisor, o proyector. Entrada de audio: micrófono. Salida de audio: altavoz o auriculares. Transferencia de datos: LAN, Internet.

Cámara, micrófono, altavoz y mando a distancia para videoconferencia

Imagen tomada de www.ofisoldelsur.es

 

Los sistemas de videoconferencia pueden ser divididos en dos grandes grupos:

Sistemas dedicados (o profesionales): fabricados por empresas tales como Sony, Tandberg, Polycom, o Radvision, tienen todos los componentes requeridos empaquetados en un equipo ad-hoc, comúnmente una consola con una videocámara. Estas cámaras pueden ser controladas remotamente para girar a derecha e izquierda, subir y bajar, y hacer zoom. Son conocidas como cámaras PTZ. La consola contiene todas las interfaces eléctricas, la computadora de control, y un codec basado en hardware o en software. Los micrófonos omnidireccionales están conectados a la consola, al igual que un monitor de televisión con altavoces y/o un video proyector. Existen sistemas dedicados de distintos tamaños y definición con diferentes grados de portabilidad, según los requerimientos del usuario.Estos equipos se instalan en salas específicas para videoconferencia interconectadas mediante redes RDSI o IP.

Sistema dedicado de alta definición PCS-HG90 de Sony

Imagen tomada de Sony

 

Sistemas de escritorio: son complementos que se añaden a un PC ordinario para transformarlo en un dispositivo de videoconferencia. Se pueden agregar distintos micrófonos o cámaras e instalar un determinado software que controle la transmisión. Actualmente las cámaras de escritorio para videoconferencia (webcam) son sencillos dispositivos que se conectan al ordenador mediante los puertos USB, y se instalan de forma Plug & Play (conectar y usar).Existen también sistemas de escritorio compactos que incluyen todos los componentes necesarios integrados en el monitor LCD del ordenador. La mayoría de ordenadores portátiles actuales podrían ser considerados equipos compactos de videoconferencia.En los sistemas de escritorio normalmente se requiere instalar en el PC un programa (denominado software cliente) que permite acceder a salas de videoconferencia virtuales proporcionadas por distintos servidores de Internet, es decir, espacios compartidos donde colaborar de forma sincrónica. Este software, además de gestionar la transmisión de audio y video suele proporcionar herramientas groupware para intercambiar archivos entre los distintos participantes de la conferencia, para compartir pizarras virtuales en las que se pueden realizar anotaciones y gráficos en común, y para transmitir pantallas de un PC a otro (es decir, que la pantalla de un PC se visualice en otro como si fuera la propia).A veces no se requiere la instalación de ningún software cliente en el ordenador y la videoconferencia se realiza mediante salas virtuales en la web a las que se accede mediante el navegador web.

Sistema compacto de escritorio VSX300 de Polycom

Imagen tomada de www.ofisoldelsur.es

 

Un aspecto fundamental de los sistemas profesionales de VTC es que incluyen un método de cancelación o eliminación del eco acústico (AEC, acoustic echo cancellation), que suprime el eco de la transmisión con objeto de mejorar la calidad de la comunicación y reducir el consumo de ancho de banda. Se trata de un algoritmo que permite detectar cuándo el sonido emitido por las salidas de audio se reintroduce en las entradas de audio tras un cierto retraso. Si este fenómeno no se controla se pueden producir varios problemas: como que un locutor oiga su voz "reflejada" por los sistemas de audio remotos, con mucho retraso, o una fuerte reverberación que crece en intensidad progresivamente e impide totalmente la comunicación.

En los equipos de escritorio la cancelación del eco se realiza, en la medida de lo posible, gracias al software instalado en los PC de los usuarios.

 

3. Tipos de videoconferenciaSegún el número de sedes y la cantidad de participantes la videoconferencia se puede clasificar como:

uno a uno: persona a persona, cada una con su sistema de escritorio;

Imagen tomada de anapatocito.lacoctelera.net 

uno a muchos: varias personas en una sala con una persona en su sistema de escritorio;

Imagen tomada de anapatocito.lacoctelera.net 

multipunto: varias sedes y varias personas en cada sede.

Imagen tomada de anapatocito.lacoctelera.net 

La videoconferencia multipunto, entre tres o más sedes, es posible mediante la denominada unidad de control multipunto (MCU, Multipoint Control Unit). Se trata de un puente que conecta las llamadas de varias fuentes. Hay MCU que son puramente de software mientras que otras son combinaciones de dispositivos hardware (dispositivos que pueden estar integrados en las unidades de VTC o que pueden ser autónomos) y de software.

 

4. Participación en la videoconferenciaEn una videoconferencia se distinguen fundamentalmente cuatro tipos de participantes:

moderador, que prepara, actúa como anfitrión y coordina la reunión de videoconferencia; presentadores, expositores o editores, que intervienen realizando locuciones y presentaciones de

información mediante pantallas y pizarras virtuales compartidas; asistentes, que constituyen la audiencia "pasiva" de la reunión; técnicos, que preparan las condiciones de la sala y el equipamiento necesario. En una

videoconferencia de escritorio cada participante actúa como su propio técnico y el moderador se suele ocupar, además, de preparar la sala virtual donde se desarrollará la reunión, si el software de videoconferencia utilizado así lo requiere.

La posición de moderador es la más importante. Utilizando un símil, el moderador es el director de orquesta de la videoconferencia: maneja las intervenciones, los tiempos, etc. A continuación se hace acopio de los pasos y acciones que debe seguir un moderador para lograr que la videoconferencia discurra adecuadamente.

 

4.1 Preparación

La videoconferencia es similar a un programa de televisión, por lo que es preciso preparar un guión con la suficiente antelación para evitar o minimizar cualquier contratiempo.  El guión de una videoconferencia suele ser denominado agenda de la videoconferencia. Las actuaciones que hay que llevar a cabo antes de la videoconferencia son:

La agenda debe ser enviada a todas las sedes participantes. Ésta debe ser confirmada y verificada la participación de los ponentes, asistentes y organizadores del evento en cada sede.

Si en cada sede de la videoconferencia hay varios participantes, deberá nombrarse un moderador local que se encargue de gestionar a dichos participantes y para operar el control de cámara y micrófono.

La agenda debe ser preparada asumiendo que los expositores van a necesitar más tiempo del previsto para su intervención. Por ejemplo, si se piensa que la sesión va a durar 1 h prepárese para 1h 15' o 1h 30'.

Si una videoconferencia no se planea de manera que resulte interactiva, se puede tornar tediosa y aburrida. Por ello se recomienda asignar lapsos máximos de 10 minutos a cada expositor o presentador para su intervención. Si el contenido es extenso conviene dividirlo en dos secciones, introduciendo una ronda de preguntas y comentarios entre sección y sección.

El día designado para celebrar la videoconferencia se deberá conectar con las sedes con media hora de antelación, como mínimo, para evitar cualquier tipo de contratiempo.

 

4.2 Desarrollo

A menos que exista algún problema técnico de última hora la videoconferencia deberá comenzar puntualmente. El tiempo es limitado y el que se pierda limitará la capacidad de abarcar los temas preparados para la sesión. No obstante, no es infrecuente que suceda algún problema. En este caso es necesario tener paciencia y esperar a que se solucione.

Antes de empezar, todos los participantes deberán tener a mano la agenda de la reunión.  A partir de este momento el moderador debe atenerse a los siguientes pasos y normas:

Presentarse a sí mismo. Saludar a los participantes. Expresar las reglas generales de la reunión, esencialmente la etiqueta de la videoconferencia (que

será tratada después). Si existen otras, deben hacerse explícitas también. Recordar la agenda y los tiempos asignados a cada participante. Presentar el título y tema de la videoconferencia, resumir el objetivo de la sesión y presentar unos

breves antecedentes, si procede. Presentar a los participantes: primero a los locales; luego, a los remotos. El moderador de cada sede

puede presentar a sus participantes o puede hacer girar la cámara para que cada uno se presente por su cuenta.

El turno de palabra debe retornar al moderador de la reunión, que seguirá el guión de la agenda. Es importante que la agenda incluya turnos de preguntas y comentarios, y que se incentive la intervención de los participantes tanto locales como remotos.

El moderador debe indicar en cada turno de intervención quién tiene la vez y no debe dejar la palabra abierta a las distintas sedes, porque esto puede llevar a confusión. Se debe nombrar una a una y esperar la contestación.

El moderador debe evitar que las conversaciones salgan de contexto. Si surge un tema ajeno a la agenda deberá aplazarse para una futura videoconferencia.

El moderador debe estar al tanto de la hora de finalización de la videoconferencia. Si por cualquier razón es necesario extender el tiempo, deberá comprobar si esto es viable. Si no es posible deberá proceder a la finalización de la sesión.

Es muy conveniente dejar unos minutos finales para resumir lo tratado en la reunión. Una ronda final de comentarios es importante para definir el interés del público y los logros obtenidos.

Y de cara a la participación de los diferentes presentadores, es conveniente tener presentes los siguientes consejos:

* A nivel oral:

Hablar claro e intentar mantener un volumen constante. Utilizar a menudo pausas para hacer alguna reflexión. Permitir interrupciones por parte de los participantes (dependiendo de las políticas de participación

que se establezcan en la agenda). Indicar claramente cuándo se ha terminado de hablar y se está esperando la réplica.

* A nivel visual:

Evitar excesivos movimientos o movimientos bruscos, puesto que la transmisión de las imágenes sufre un cierto retraso, de forma que los movimientos parecen estar ralentizados.

Mantener los gráficos, imágenes o cualquier otro tipo de material que se utilice en las presentaciones durante un periodo de tiempo más largo de lo habitual.

No mover los gráficos, transparencias, etc., una vez posicionados.

Evitar el uso de imágenes o gráficos de baja calidad.

Debido al complejo proceso de tratamiento de la información de audio-vídeo que tiene lugar en los equipos se produce un pequeño retraso, de medio segundo aproximadamente, en la recepción de la imagen y del sonido en el otro extremo (un ejemplo ilustrativo de este retraso se produce cuando alguien cuenta un chiste y se observa que en el otro extremo tardan cerca de medio segundo en reírse). Este pequeño retraso no dificulta el diálogo pero hay que tenerlo en cuenta a la hora de participar en una discusión.

Los sistemas de videoconferencia suelen proporcionar funciones para asistir al moderador en la creación de un Historial de la reunión. En él se suele indicar quién ha participado, se enumeran los temas tratados, se resumen las principales conclusiones, el resultado de la reunión  y las acciones se tendrán en cuenta.

 

5. La etiqueta de la videoconferenciaLas siguientes son algunas de las recomendaciones básicas para diversas situaciones a tener en cuenta durante una videoconferencia:

El micrófono es un dispositivo sensible. Se debe procurar hablar normalmente, sin gritar o golpearlo para saber si está activo.

Evitar conversaciones locales o mover papeles sobre o cerca del micrófono, ya que esto puede interferir con el audio de la sesión.

Cuando se participa en una videoconferencia multipunto, quien no tiene la palabra debe silenciar su micrófono (modo mute).

Cuando se haga una pregunta durante una videoconferencia multipunto, primero se debe activar de nuevo el micrófono, identificarse por nombre y sede, y proceder con la pregunta.

Cuando se está grabando una videoconferencia, hay que asegurarse de que los participantes en las sedes remotas tengan conocimiento de ello, tanto por motivos legales como de cortesía.

Si se está en una videoconferencia punto a punto, no hay que mover la cámara remota desde el puesto local (si ello fuera posible). Sólo se deben usar los controles de cámara remota si a la persona con la que se está manteniendo la videoconferencia no le es familiar el uso del equipo o si deja el control enteramente al interlocutor.

Evítese vestir con tejidos que tengan pequeños patrones o cuadros, ya que eso complica el enfoque por parte de los sistemas automáticos de video. Los colores sólidos son mejores para la imagen que recibirán los sitios remotos.

Evítese usar joyería u otros objetos que puedan producir destellos por reflejo, afectando a la calidad de la imagen.

Videoconferencia (II):el servicio Adobe Connect

Imagen tomada de Adobe.com

Índice del tema:1. El servicio de videoconferencia Adobe Connect2. Preparación del navegador para la videoconferencia3. Acceso a la sala de videoconferencia4. La sala de videoconferencia5. Difusión de audio y video6. Gestión de la participación

Para saber más ...

En el tema anterior se han tratado los elementos fundamentales a tener en cuenta en cuanto a la videoconferencia. En éste vamos a fijar ideas estudiando uno de los sistemas de videoconferencia mediante la web más prestigiosos. Nos servirá después para desarrollar los trabajos prácticos de la presente unidad.

 

 

1. El servicio de videoconferencia Abobe ConnectEste servicio de videoconferencia de escritorio diseñado por la empresa Adobe (la misma que diseñó el programa Adobe Acrobat para elaborar y leer archivos de tipo PDF) es de tipo conferencia  web, de modo que no precisa instalación de programas cliente en nuestro ordenador personal para conectarse al servicio y desarrollar la videoconferencia. Simplemente se utiliza el navegador web para acceder y utilizar la sala de videoconferencia.

Este servicio se presenta en dos diferentes configuraciones correspondientes a dos diferentes tipos de licencias de usuario: Connect Now y Connect Pro. Cada una cuenta con diferentes funciones en cuanto a salas disponibles, número máximo de de usuarios simultáneos, capacidades de cooperación y, por supuesto, de precios. La versión Pro(fesional) ha sido reconocida en 2008 por la revista PC Magazine como la mejor elección en cuanto a conferencias web, según su punto de vista.

 

 

A su vez, Connect Now se presenta en tres versiones: libre, premium básica y premium plus. La versión libre permite conferencias a tres usuarios simultáneamente utilizando las funciones elementales para compartir información durante la conferencia: compartir pantallas del usuario, sala de chat, notas comunes, pizarra compartida y telefonía VoIP. Un usuario se puede registrar en el servicio y utilizarlo de forma gratuita. Desafortunadamente el servicio no está traducido al castellano. Las versiones básica y premium, de pago, sólo se diferencian de la libre en cuanto a prestaciones, en el número de usuarios que pueden mantener la conferencia: 5 y 20 respectivamente.

Acrobat Connect Pro, dirigido a departamentos y organizaciones, es mucho más completo en cuanto a prestaciones: tiene una interfaz muy rica de administración de salas y reuniones, de usuarios, etc., y las funciones de conferencia son más numerosas: grabación de reuniones, salas múltiples por usuario, configuración de las salas, etc. Para el participante resulta bastante sencillo e intuitivo de usar, y su entorno se encuentra en español. 

Nota: en la página http://www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/compare/ se muestra una comparación de los productos mencionados -en inglés-.

A grandes rasgos, en Connect Pro se distinguen cuatro tipos de usuarios participantes en la conferencia: administradores, anfitriones, presentadores y asistentes. Los últimos son los que simplemente acuden a la sala de conferencia pero no se espera que realicen una presentación de información (mediante pantallas o pizarra compartida). Los presentadores son aquéllos que intervienen realizando diferentes tipos de presentación, como se haría en una reunión presencial utilizando Power Point, por ejemplo. El anfitrión es el usuario que prepara la sala para su utilización e invita al resto de participantes; es el moderador de la conferencia. El administrador tiene funciones a nivel más técnico e interno.

A continuación nos centraremos en el uso de Connect Pro a nivel de presentador y/o de asistente, pero no de anfitrión ni de administrador.

 

 

2. Preparación del navegador para la videoconferenciaPara que el servicio de videoconferencia Adobe Connect funcione correctamente, en el navegador web debe estar instalado el complemento Adobe Flash Player. Flash Player es un pequeño programa que permite visualizar contenido y aplicaciones interactivas en la Web. La instalación de este complemento no supone dificultad añadida dado que el contenido compatible con Flash Player

(archivos de tipo SWF y FLV) está en toda la web y, por tanto, Flash Player está instalado en alrededor del 98% de los ordenadores de escritorio todo el mundo.

Cuando se intenta acceder mediante el navegador web a una sala de videoconferencia de Adobe Connect en la que Flash Player no está instalado o, estando instalado su versión es obsoleta, se obtiene un mensaje como el siguiente: 

 

Aunque desde esta misma ventana de mensaje se podría iniciar su descarga e instalación, es recomendable hacerlo de antemano con objeto de prever posibles problemas que retrasen la participación en una videoconferencia. Para ello, los usuarios pueden comprobar "manualmente" si la versión de Flash Player que tienen instalada es la más reciente y segura. Esto se puede hacer en la página http://www.adobe.com/es/products/flash/about, donde se realiza una comprobación de la versión de Flash Player actualmente instalada y muestra la versión más reciente disponible para el navegador que se esté utilizando. Para instalar la versión más reciente se puede visitar http://www.adobe.com/go/getflashplayer_es. 

 

Se deben cerrar todas las ventanas del explorador, excepto la anterior, antes de comenzar la instalación.

 

3. Acceso a la sala de videoconferenciaEl administrador de la reunión de videoconferencia debe preparar la sala donde ésta tendrá lugar definiendo previamente diversos parámetros como su nombre, la hora de inicio y duración, los usuarios que participarán y qué perfiles tendrán, etc. Para ello cuenta con un entorno como el mostrado en la siguiente figura: 

 

Un usuario que actúe como asistente o presentador en la videoconferencia no debe preocuparse por los detalles de preparación de la sala. Simplemente, debe conocer con tiempo suficiente la dirección web de la misma (la URL que se muestra en la figura anterior) y los datos de acceso que le permiten la entrada en ella.

Con antelación al comienzo de la reunión el anfitrión enviará mensajes de invitación a la reunión de videoconferencia desde su herramienta de programación de reuniones: 

de forma que los participantes recibirán un mensaje de correo como el siguiente: 

Como se indica en el texto, si no se ha participado nunca en una reunión de videoconferencia es conveniente comprobar todo lo relativo a la conexión de red. Para ello se puede hacer clic en el enlace situado debajo del campo Compruebe su conexión (una dirección web del estilo http://emea94694225.emea.acrobat.com/common/help/es/support/meeting_test.htm) lo que abre una página que automáticamente se comunica con el ordenador del usuario y lleva a cabo los necesarios chequeos:

 

Como se observa en la figura anterior, esta comprobación incluye también la versión de Flash Player que está instalada en el navegador, así pues, un procedimiento alternativo al visto anteriormente. Este test se puede realizar también utilizando la página:

https://admin.emea.acrobat.com/common/help/es/support/meeting_test.htm 

En el mensaje de invitación recibido, no se recomienda que el usuario utilice el enlace de ayuda Obtenga una breve descripción general si no entiende el inglés con claridad.

En dicho mensaje se informa también, obviamente, acerca de la dirección web de la sala de videoconferencia, así como de la fecha y hora en la que ésta tendrá lugar. Se trata del enlace situado debajo de Para participar en la reunión (una dirección del estilo http://emea94694225.emea.acrobat.com/sala1. Haciendo clic en él se accede directamente a la página de inicio de la sala: 

a la que se podrá entrar mediante el nombre de usuario y contraseña que el anfitrión de la videoconferencia habrá facilitado previamente a cada participante.

 

 

4. La sala de videoconferenciaEn el momento en que se hace clic en Entrar en la sala el navegador conecta con el servicio de videoconferencia: 

y tras unos segundos aparece el entorno de la sala, análogo al que se muestra: 

 

Se trata de una ventana ordinaria del navegador web donde se presentan, con un estilo bastante limpio y elegante, las distintas herramientas necesarias para el desarrollo de la videoconferencia. Probablemente, en el primer acceso a la sala se muestre el siguiente mensaje en la esquina superior de la derecha: 

 

Este aviso indica que para poder compartir archivos, pantallas, etc., con el resto de participantes es necesario instalar un pequeño programa en el navegador: el complemento Acrobat Connect. Cuando se hace clic en Instalar comienza la adición de dicho complemento al navegador, previa petición de confirmación: 

 

Cuando se hace clic en Sí comienza la instalación, que tarda unos pocos segundos. A partir de este momento la sala es completamente funcional para el participante.

Nota: si el aviso no es atendido en unos instantes, desaparece de la pantalla. No obstante, se puede obtener de nuevo haciendo clic en la fecha azul sobre fondo amarillo. 

En la sala se distinguen las siguientes zonas:

 

1. Ventana de lista de participantes

Muestra el nombre de los usuarios que se hallan en la sala y su estado.Al hacer clic en un asistente se obtiene más información sobre el mismo.El anfitrión puede controlar el estado y dar o retirar el derecho de palabra a un usuario desde esta lista.

 

2. Ventana de chat

Permite mantener una charla de texto de la manera habitual.La charla se puede mantener con todos los asistentes o seleccionar el grupo de interlocutores: anfitriones, presentadores, asistentes, etc.

 

3. Ventana de notas compartidas

Una zona donde los participantes apuntan notas comunes durante la celebración de la reunión.

 

4. Ventana de cámara y voz

En ella se muestran el estado de la cámara y del micrófono de cada participante.Si la cámara de un usuario está activa, se muestra su imagen en un pequeño recuadro.Un icono indica si su micro está abierto y en uso.

 

5. Ventana "Compartir"

Permite compartir diferentes ventanas del PC del usuario, compartir archivos entre los asistentes o iniciar una pizarra compartida donde realizar anotaciones textuales y gráficas comunes.Es una zona esencial para los presentadores.

Nota: en la nomenclatura que el propio servicio Adobe Connect Pro utiliza, estas ventanas se denominan pod. Así, la ventana de cámara y voz es denominada "pod de cámara y voz", la de chat, "pod de chat", etc.

 

6. Barra de control de la participación 

Permite pedir la vez para intervenir, activar o desactivar el micro y ajustar su volumen y, en el caso del anfitrión, cambiar la configuración de la sala para acomodarla a diferentes modos: uso

compartido, debate o colaboración.

 

 

7. Barra de menú superior 

 

Mediante esta barra el usuario puede ajustar la configuración de los parámetros que le afectan, por ejemplo, seleccionar la cámara de entre los dispositivos de imagen presentes en su PC, iniciar un asistente de audio para ajustar el volumen de su micro y su reproductor, etc.Puede también finalizar la sesión y salir de la sala.El usuario anfitrión cuenta con más opciones de menú, puesto que debe poder gestionar el acceso de entrada a la sala y su configuración, organizar la intervención de los participantes, gestionar la información de la reunión, y grabar el desarrollo de la misma: 

 

Utilizando el pod de cámara y voz, los anfitriones y presentadores pueden retransmitir y ver audio y vídeo en directo o ambos. Para poder retransmitir audio, el ordenador que retransmite debe tener un micrófono conectado. Análogamente, para retransmitir vídeo, el ordenador que retransmite debe

tener una cámara de vídeo conectada. Para que los asistentes puedan retransmitir audio y vídeo, un anfitrión les debe otorgar derechos mejorados para el pod de cámara y voz, o debe promocionarlos a la función de anfitrión o presentador.

 

5. Difusión de audio y video 

5.1. Puesta a punto del sistema de audio

 

Antes de comenzar una videoconferencia es conveniente que cada usuario ejecute el Asistente para la configuración del audio ... para establecer los parámetros de óptimos de funcionamiento de su micrófono y altavoces. Para ello no hay más que utilizar la correspondiente opción de la barra superior de menú. En el paso previo a la ejecución del asistente se recomienda al usuario la instalación del complemento Adobe Connect, si no se ha hecho antes:

 

Si el complemento está en orden, al hacer clic en Siguiente se chequea la reproducción de sonido en los altavoces del PC:

 

A continuación comienza la configuración del micrófono, con la selección del mismo de entre una lista posible de dispositivos de entrada de audio presentes en el ordenador: 

 

Una vez seleccionado el micro correcto, el asistente necesita tomar el control del mismo para chequear el proceso de grabación de la voz. Se colicita entonces del usuario que permita a Adobe Flash Player el acceso al micro: 

 

Una vez aprobado el acceso, se debe hacer clic en Grabar y comenzar la lectura delante del micro de la frase que se propone, para que Flash Player ajuste los niveles de grabación: 

 

A continuación se ajusta el nivel de ruido de fondo al hacer clic en Probar silencio y dejar que el micro grabe simplemente el sonido ambiente: 

 

Si el anterior proceso finaliza con normalidad el sistema de audio ha debido quedar correctamente configurado para su uso en la videoconferencia.

Aún así, se pueden realizar todavía unos Ajustes avanzados: 

Para ello hay que marcar la opción Utilizar audio mejorado, para configurar "a mano", el nivel de ruido de fondo, el modo de cancelación del eco acústico y la calidad del audio transmitido:

 

La función de eliminación de eco acústico cuenta con los siguientes modos:

Totalmente dúplex: permite hablar a varios usuarios al mismo tiempo. Es el modo adecuado para la mayoría de los sistemas. Si con este modo se producen ecos molestos, se debe seleccionar alguna de las siguientes opciones.

Semidúplex: para que sólo hable un usuario cada vez. Se debe usar esta opción si los micrófonos utilizados presentan una sensibilidad inusual (transmiten sonido de fondo no deseado) o si tiene una pobre cancelación de eco.

Auriculares: optimiza la configuración del sistema de audio para la utilización de auriculares y utiliza el modo Totalmente dúplex, en el que varios usuarios pueden hablar al mismo tiempo.

Desactivada: deshabilita la cancelación de eco.

La calidad del audio puede tomar cuatro valores:

Rápida: proporciona mejor rendimiento pero peor calidad de sonido (utiliza menos recursos de CPU, lo cual es conveniente en PC lentos).

Buena: proporciona un peor rendimiento pero una mejor calidad de sonido (es el ajuste predeterminado, recomendado para la mayoría de los sistemas).

Óptima: proporciona el rendimiento más bajo pero la mejor calidad de sonido (esta opción se puede usar en sistemas con una CPU rápida).

Personalizar: permite seleccionar las opciones para los ajustes de sonido (se puede utilizar esta opción si los ajustes estándar no ofrecen los resultados esperados).

Nota: en la mayor parte de sistemas no es necesario acudir a los Ajustes avanzados, pero no está de más tenerlos en mente si, eventualmente, se presentan problemas en la comunicación.

 

5.2 Puesta a punto del vídeo

Cuando se hace clic en la opción de menú superior Reunión > Gestionar mis ajustes > Seleccionar cámara... se accede a la ventana que permite elegir la cámara web que se utilizará en la videoconferencia:

 

En esta ventana se muestra un menú desplegable que muestra una lista con distintos dispositivos de captura de video instalados en el PC. Elíjase la cámara web que será utilizada (normalmente es la opción presentada por defecto) y hágase clic en Cerrar.

 

5.3 Retransmisión de audio y vídeo

En una sesión de videoconferencia las capacidades de difusión de audio y vídeo dependen de la función asignada al participante: anfitrión, presentador o asistente. El anfitrión controla el acceso de los asistentes a sus capacidades de difusión. Al principio de una sesión de videoconferencia sólo los anfitriones y los presentadores pueden retransmitir su voz y su vídeo, aunque los anfitriones pueden asignar derechos mejorados a los asistentes para otorgarles derechos de voz y cámara.

Establecida la configuración adecuada de sonido e imagen, un participante con los suficientes derechos puede iniciar la retransmisión de audio y video en la sala al hacer clic en el botón Iniciar mi cámara y voz, situado en la  parte inferior izquierda del pod de audio y video:

 

En este momento Flash Player solicita permiso para tomar el control de cámara y micrófono:

y una vez concedido la imagen registrada por la cámara web ocupa su lugar en la ventana, a la vez que se muestra el aviso:

Simultáneamente el botón Hablar de la barra de control de participación se oscurece para indicar que el micrófono está grabando (de la misma forma, en la ventana de video se muestra, al lado del nombre del usuario, otro pequeño micro). Cuando el usuario habla, la barra de progreso situada bajo Hablar se ilumina en verde tanto más cuanto mayor sea el volumen, y un pequeño altavoz se muestra al lado del nombre de usuario en la lista de participantes: 

 

Para detener o poner en marcha la retransmisión de la imagen de su cámara el usuario puede utilizar, respectivamente, los botones y situados al pide del pod de cámara y voz: 

 

Asimismo, el botón Opciones del pod (de cámara y voz) permite retransmitir imágenes de mayor o menor calidad y, por tanto, de mayor o menor "peso" en cuanto a carga del ancho de banda de la transmisión, y cambiar el formato del cuadro de video: 

 

En cuanto al control de su audio, las opciones de voz del botón  Hablar permiten al usuario controlar sus altavoces y el volumen de su sonido al hacer clic en : 

 

Por otra parte, mientras se mantiene pulsado el propio micro permanece abierto para retransmitir la propia locución: 

pero si se hace clic en se puede activar el modo "manos libres", de forma que hasta que no se vuelve a pulsar el micro permanece abierto: 

 

El usuario que visualiza el cuadro de video de otro puede detener la recepción del audio y el video que proviene de él mediante los pequeños iconos de altavoz y cámara situados al pie y a la derecha de dicho cuadro: 

Al hacer clic sobre estos iconos se detiene la recepción y se indica con una barra roja que tacha el altavoz y/o la cámara:

 

6. Gestión de la participación

En la barra de participación un usuario puede utilizar el control Opciones de estado para indicar a los demás su aprobación o rechazo a una intervención anterior, su actitud hacia la exposición, para mostrar su estado de ánimo o para pedir la vez para intervenir:

 

Al hacer clic en Levantar la mano, Aceptar, Rechazar, etc., en el pod de lista de participantes se visualiza, tras el nombre de usuario, el estado que ha éste querido demostrar, de forma que todos puedan verlo. Si, por ejemplo, el usuario ha pedido la vez para intervenir (ha levantado la mano), el anfitrión en su rol de moderador podría rechazar o aceptar su petición (haciendo clic en el nombre y luego en el correspondiente icono de respuesta a dicha solicitud): 

 

Cuando un usuario desea presentar documentos en la reunión, ventanas de su PC o utilizar la pizarra, dispone del botón Compartir en el pod del mismo nombre: 

o también de la zona central del mismo: 

 

Si, por ejemplo, comienza a compartir una pizarra, ésta ocupa la totalidad del área del pod:

hasta que se haga clic en Detener uso compartido. Mientras, el resto de usuarios puede ver y utilizar también la pizarra. La pizarra cuenta con las herramientas habituales de dibujo (desplegadas a su derecha cuando se hace clic en el icono inferior Herramientas para la pizarra), como trazado de líneas, escritura de texto, borrador, etc:

 

y de varias páginas que pueden pasarse consecutivamente haciendo clic en las flechas adelante y atrás situadas situadas abajo y a la izquierda. El nº de página actual de la pizarra se muestra al lado de dichas flechas:

 

Cuando un presentador quiere compartir documentos con el resto de participantes debe utilizar la opción Compartir > Documentos:

de modo que se abre en su PC la habitual ventana para seleccionar archivos: 

 

Debe localizar el archivo en las carpetas de su PC y tener en cuenta que no es posible compartir cualquier tipo de documento, sino sólo los de un determinado tipo (véase la lista de archivos compatibles en la imagen anterior). Esencialmente se trata de archivos de tipo PowerPoint, imágenes, animaciones de flash, etc., que puedan ser convertidos a un formato presentable en el pod Compartir. Al hacer clic en Abrir comienza la carga del documento desde el PC hasta el entorno de la sala:

su conversión a Flash Player:

y su presentación compartida:

 

Al pie del pod Compartir se encuentra un conjunto de botones que permiten avanzar y retroceder en las páginas del documento, detener la presentación (detener uso compartido), hacer la presentación a pantalla completa, etc.: 

 

Una opción interesante es la de realizar anotaciones sobre la propia presentación. Para ello se puede utilizar el botón Superposición de pizarra. Al hacer clic sobre él se despliega sobre la presentación la barra de herramientas de la pizarra de modo que se puede dibujar y anotar sobre lo presentado en la página actual: 

Cuando se desea finalizar la presentación hay que hacer clic en Detener uso compartido.

De la misma manera que se comparten pizarra y documentos un usuario puede compartir con los demás el contenido de alguna de las ventanas que tiene activas en su PC. Para ello debe utilizar la opción Compartir > Pantalla de mi PC...: 

lo que permite compartir lo que sucede en su Escritorio, es decir, que a partir de dicho momento el resto de participantes vean en su pod Compartir lo que sucede en la totalidad del escritorio de quien comparte, o lo que sucede en alguna de las Aplicaciones que tiene en uso, por ejemplo, MS Word o el navegador web, o lo que sucede en alguna de las Ventanas activas en su PC.

 

Si, por ejemplo, decide compartir alguna de sus Aplicaciones se le presentará una lista de los programas que tiene en uso: 

de modo que seleccionando con una marca la aplicación necesaria comienza la difusión al resto de lo que sucede en dicha aplicación: 

 

En este momento, en el centro del pod Compartir del usuario que comparte se muestra un mensaje que le informa de que el resto de participantes está viendo el contenido de la aplicación señalada. De la misma forma, en la barra inferior de Windows se muestra un globo informativo y aparece un icono de Adobe Connect que permite acceder a ciertas opciones para controlar la aplicación compartida. En las figuras de ejemplo anteriores el usuario eligió compartir el navegador web. Desde el momento en que lo hizo, en la barra superior de su navegador aparece en rojo un menú de opciones para controlar su presentación compartida (estas opciones son las mismas a las que se puede acceder mediante el pequeño icono de Connect aparecido en la barra inferior de Windows): 

 

Mediante dichas opciones el usuario puede dejar de compartir la aplicación, elegir otra ventana para compartir (lo que le lleva de nuevo a la lista de ventanas/aplicaciones activas), o poner en pausa y anotar. El presentador debe utilizar esta opción cuando desee dibujar o anotar texto sobre la ventana de aplicación que se está compartiendo. En el momento en que hace clic en esta opción la imagen de la ventana de aplicación compartida pasa a su pod Compartir, se despliega la pizarra y se pueden realizar anotaciones en ella de la misma forma que fue explicada antes: 

Cuando se quiere finalizar las anotaciones sobre la imagen actual y reanudar la presentación compartida de la aplicación, no hay más que hacer clic en el botón Reanudar situado al pie del pod Compartir. 

Nota: obsérvese que cuando se decidía compartir documentos en la sala sólo se podían compartir determinados tipos de ellos. Una forma de compartir cualquier tipo de documentos es utilizar compartir aplicaciones. Así, para compartir con los demás un documento de tipo .doc no hay más que tener abierta la aplicación MS Word con el documento cargado en ella y elegir Microsoft Word como aplicación a compartir. A partir de ese momento, cualquier desplazamiento por el documento, operación de edición, etc., será visto por los demás. 

De la forma análoga a como se comparten aplicaciones se pueden compartir Ventanas: 

 

En este caso se presenta la lista de todas las ventanas que el usuario tiene abiertas (activas), se debe elegir una de ellas, hacer clic en Compartir y utilizarla como se ha descrito en los párrafos anteriores.

Por último, si el usuario decide compartir su Escritorio mediante la opción Compartir > Escritorio se comenzará a compartir la pantalla completa de su PC: 

 

El usuario recibe un aviso mediante un globo en la parte inferior y cuenta con un menú de opciones similar al descrito antes para controlar y detener la presentación.