wall street institute pimp your business english

7/30/2019 Wall Street Institute Pimp Your Business English

1/18

PIMP YOURBUSINESS ENGLISH


2/18

1. DPac:Englische Geschftskorrespondenz

leicht gemacht

2. SepbSep:Aufbau des Business Letter

3. UseulVcabula: Von der Anrede bis zum Schluss

4. SapleBusessLee:Ein Beispiel

5. EalEquee: Augen auf im Mailverkehr!

6. ASAP&C.:Common Business Abbreviations

PIMP YOURBUSINESS ENGLISHHowtoCommUniCAtEAnD

CorrESPonDSUCCESSfULLyinEngLiSH


3/18

Dont Panic: EnglischeGeschftskorrespondenz leicht gemacht

Einen guten Geschftsbrief auf Englisch zu verfassen, ist kein Hexenwerk.

Wichtig ist es, sich an bestimmte im englischen Sprachraum gngige Regelnzu halten und feste Redewendungen zu kennen, die fr den geschftlichen

Schriftverkehr typisch sind, wenngleich sie im alltglichen Sprachgebrauch oft

nicht vorkommen.

Zudem folgen geschftliche Dokumente wie Memos, E-Mails und Berichte in

der Regel einem festen Stil. Wer einen Geschftsbrief in englischer Sprache

verfassen muss, steht oft vor zahlreichen Fragestellungen, was Anrede und

Abschiedsformeln, Struktur, Brieayout und Sprachgebrauch betrifft.

In den folgenden Kapiteln ndest Du zahlreiche ntzliche Tipps, Anleitungen,

hug gebrauchte Phrasen und Beispiele, die Deinen geschftlichen Briefen

und E-Mails einen professionellen Schliff verleihen.

1


4/18

Step by Step: Aufbau des Business Letter

Die Grundlagen fr das korrekte Verfassen von englischen Geschftsbriefen

sind nicht schwer zu erlernen. Im Folgenden fhren wir Dich Schritt fr Schritt

durch den Aufbau eines so genannten business letter. Im nchsten Kapitel

ndest Du anschlieend ntzliche Satzbausteine, um Deinen Brief dem

entsprechenden Anlass anzupassen.

Beezuchseasthee.Dechsereel:

Gestalte den Brief im Blockstil. Die Abstze nicht einrcken.

Setze die Adresse des Empfngers an den Anfang des Briefs, gleich unter die

Adresse Deiner Firma.

Hinter die Adresse setzt Du jetzt zwei Leerzeilen und anschlieend das Datum.

Setze hinter das Datum erneut zwei Leerzeilen (alternativ so viele wie

ntig, um den Briefteil in die Mitte der Seite zu bringen). Es folgt die Anrede:

grundstzlich Mr fr Herren und Ms fr Damen - es sei denn, der Adressat

besitzt einen Titel wie Dr oder Prof.

Als Erstes schreibst Du, worauf sich Dein Brief bezieht, zum Beispiel eine

Annonce, ein Schreiben oder ein Telefonat (z.B. With reference to ).

Nenne anschlieend den Anlass Deines Schreibens, zum Beispiel eine Antwort,

Besttigung, Bestellung etc. (z.B. I am writing to you to ).

An nchster Stelle stehen eventuelle Anfragen (z.B. I would be grateful if ).

Anschlieend kannst Du Dich gegebenenfalls auf einen zuknftigen Kontakt

beziehen (z.B. I look forward to meeting you next week.)

Beende Deinen Brief mit Dankesworten (z.B. Thank you for ).

2


5/18

Jetzt fehlt nur noch die Gruformel (z.B. Yours sincerely, oder Yours

faithfully,).

Vor Deinen vollen Namen inklusive eventueller Titel setzt Du jetzt vier

Leerzeilen.

Deine Unterschrift gehrt zwischen die Schlussformel und Deinen Namen in

gedruckter Form.

nchepaatppsarade:

! Halte Deinen Brief mglichst kurz und schreib nicht lange um den heienBrei herum. Geschftskorrespondenz ist am efzientesten, wenn sie einAnliegen direkt auf den Punkt bringt.

! Apostrophierte Verbformen sind in schriftlicher Korrespondenz nicht

gebruchlich. Benutze deshalb z.B. cannot anstelle von cant und donot statt dont.

! Behalte stets eine Kopie Deiner Schreiben fr zuknftige Rckfragen undReferenzen.

Thats it, basically...


6/18

Von der Anrede bis zum Schluss: UsefulVocabulary

Soviel zur Theorie. Bisher alles ganz einfach, stimmts? Keine Angst, das bleibt

auch so. Nehmen wir jetzt die typischen Bestandteile des Geschftsbriefes undpassen Sie an Dein Anliegen (Nachfrage, Bestellung, Beschwerde etc.) an. Zu

jedem Teil des Schreibens ndest Du auf den folgenden Seiten einige ntzliche

Satzbausteine.

Mit diesen Beispielstzen, die Du selbstverstndlich kombinieren und Deinem

Anliegen anpassen kannst, verleihst Du deinem Schreiben garantiert eine

professionelle Note. Wenn Du erst einmal ber einen Grundstock solcher

gngiger Stze verfgst, kannst Du diese anschlieend problemlos auf jeden

beliebigen Sachverhalt anwenden.

Aede:

- Dear Sir or Madam

(Sehr geehrte Damen und Herren; wenn Ihr den Namen der Ansprechperson

nicht kennt)

- Dear Dr, Mr, Mrs oder Ms Miller

(Sehr geehrte/r; wichtig: bei weiblichen Adressaten im Zweifelsfall immer Ms)

- Dear John

(Liebe/r; nur bei Freunden oder nahe stehenden Kollegen)

- To whom it may concern

(Sehr geehrte Damen und Herren / An die zustndige Abteilung; frmlich bei

unbekanntem Empfnger)

3


7/18

Bezu:

With reference to / Regarding

(In Bezug auf / Bezglich)

Thank you for

(Vielen Dank fr)

In reply to your request,

(Bezglich Ihrer Anfrage)

It was a pleasure meeting you in Berlin last week.

(Es hat mich sehr gefreut, Sie letzte Woche in Berlin zu treffen.)

your advertisement in xy,

(Ihrer Anzeige in xz)

your letter of 10th May,

(Ihres Schreibens vom)

your phone call,

(Ihres Anrufs)

our telefone conversation,

(unseres Telefonats)

your request of 23rd April,

(Ihre Anfrage vom)

your letter

(Ihr Schreiben).


8/18

AlassdesSchebes:

I am writing to

(Ich schreibe Ihnen, um)

Aae:

Could you possibly ...? (Wre es mglich, dass Sie ... / Knnten Sie ...)

I would be grateful if you could ... (Ich wre Ihnen dankbar, wenn Sie ...)

Could you please send me (Knnten Sie mir bitte ... zuschicken?)

I would (also) like to know (Zudem wrde mich interessieren, ...)

I would be interested in (Ich wre interessiert an ...)

Aeb:

We would be pleased to (Gerne mchten wir ...)

Our company would be happy to (Unser Unternehmen wrde gerne ...)

enquire about

(mich nach ... zu erkundigen)

apologise for

(mich fr ... zu entschuldigen)

conrm ...

( ... zu besttigen)

inform you that ...

(Ihnen mitzuteilen, dass ...)


9/18

Psve/eavemelu:

I would be delighted to

(Es wre mir ein Vergngen ...)

I am pleased / I regret to inform you

(Ich kann Ihnen / muss Ihnen leider / mitteilen,)

Unfortunately / I am afraid that

(Leider / Unglcklicherweise ...)

After careful consideration we have decided (not) to

(Nach eingehender Errterung haben wir uns entschieden, /nicht ...)

Unfortunately it is not possible to

(Leider ist es nicht mglich, ...)

Beschede:

I am writing to complain about

(Ich mchte mich ber ... beschweren)

Please note that the product I ordered on 10th May has not arrived yet.

(Ich mchte Sie darauf hinweisen, dass die von mir am 10. Mai bestellte Ware

noch nicht eingetroffen ist.)

Eschuldu:

I am sorry for the delay in replying.

(Bitte entschuldigen Sie die versptete Antwort.)

We would like to apologise for any inconvenience caused.

(Wir mchten uns fr alle Ihnen entstandenen Unannehmlichkeiten

entschuldigen.)


10/18

Alae:

I am enclosing

Please nd enclosed

Enclosed you will nd

(Anbei / beigefgt / in der Anlage)

Schlusssaz:

Thank you for your help.

(Vielen Dank fr Ihre Hilfe)

Please contact us again if

(Bitte kontaktieren Sie uns erneut, falls)

For further details

(Fr weitere Details)

If I can be of any further assistance,

(Falls ich Ihnen behilich sein kann)

Thank you for

(Vielen Dank fr /, dass)

we can help in any way

(wir Ihnen behilich sein knnen).

there are any problems(Probleme auftreten).

you have any questions

(Sie Fragen haben).

please let me know

(geben Sie mir Bescheid)please do not hesitate to contact me

(kontaktieren Sie mich gerne jederzeit)

your help

(Ihre Hilfe).

taking this into consideration

(Sie dies bercksichtigen)


11/18

BezuauzukeKak:

I look forward to

Ich freue mich,)

We would be pleased to do business with your company.

(Wir mchten gerne auch zuknftig mit Ihrer Firma zusammenarbeiten).

Looking forward to hearing from you.

(Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hren).

I would appreciate a reply at your earliest convenience.

(Fr eine schnellstmgliche Antwort wre ich Ihnen dankbar).

Gruformel

(Mit freundlichen Gren):

Yours faithfully,

(wenn Name des Empfngers unbekannt, in britischem Englisch)

Yours sincerely,

(wenn Name des Empfngers bekannt, in britischem Englisch immer)

Best wishes, / Best regards,

(bei Freunden oder nahe stehenden Kollegen)

hearing from you soon

(bald von Ihnen zu hren).

meeting you next Monday

(Sie am Montag zu treffen).


12/18

Sample Business Letter: Ein Beispiel

The Letter Writers Agency

27 English Avenue

London SE1 9PH

Tel/Fax:

John Smith

The Invented Company

123 Fantasy Road

London SE14 5UL

23rd September, 2011

Dear Mr Smith:

In reply to your request of 19th September, we are writing to apologise

for any inconvenience caused.

Your order will be processed immediately and shipped within three days.

In compensation for the delay, our company would be pleased to offer you a

10 % discount for your next order. Enclosed you will nd your discountvoucher.

Thank you for ordering with The Letter Writers Agency. If we can be of any

further assistance, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely,

Joe Average

4


13/18

Email Etiquette

Das Schreiben eines Geschftsbriefs sollte nun kein Problem mehr darstellen.

Kommen wir also zur schnelleren und heutzutage meist genutzten Form der

geschftlichen Kommunikation: der E-Mail. Der E-Mail-Verkehr im Allgemeinen

und insbesondere im geschftlichen Kontext birgt jede Menge Fallen und

Fettnpfchen. Deshalb ist es wichtig, sich auch hier an gewisse Regeln zu

halten. Im Folgenden ndest Du eine Auswahl der wichtigsten.

1.Fasse Dich kurz. Denk beim Schreiben immer daran, dass eine E-Mail

weniger bequem zu lesen ist als ein gedruckter Text. Konzentriere Dich auf die

wichtigen Fakten und vermeide lange Stze. Idealerweise beinhalten

die ersten drei Stze folgende Informationen:

Wer Du bist,

worauf Du dich beziehst und

was Dein Anliegen ist.

2.Gib einen przisen Betreff (Subject) an. Durch eine kurze, przise Betreffzeile

knnen E-Mails schnell eingeordnet werden und gehen nicht in der tglichen

Mail-Flut unter. Beispiele:

conrmation of ... (Besttigung von ...)

request for ... (Anfrage / Bitte)

your delivery (Ihre Lieferung)

your order (Ihre Bestellung)

our phone conversation of ... (Unser Telefonat vom ...)

your enquiry (Ihre Anfrage)

reservation for ... (Reservierung fr ...)

5


14/18

3.Benutze die Priorittsfunktion nicht inationr. Bezeichnest Du Deine Mails

grundtzlich als besonders wichtig, riskierst Du, in echten Notfallsituationen

nicht mehr ernst genommen zu werden. In wirklich eiligen Fllen kannst Du in

die Betreffzeile vor den Betreff den Zusatz URGENT: (eilt) setzen.

4.Zitiere bei Antworten auf eine Frage immer die entsprechende Textpassage.Hierbei musst Du nicht zwingend ellenlange Mails und Threads kopieren.

Achte einfach darauf, dass der Empfnger auch in der Masse der tglich

empfangenen Mails Deine Antwort problemlos zuordnen kann und nicht

zu einem einfachen Yes erst stundenlang die richtige Frage suchen muss.

Beantworte immer alle gestellten Fragen und versuche, eventuelle zuknftige

Fragen gleich mit zu beantworten.

5.Antworte zeitnah. Wer eine E-Mail schreibt, hofft meist auf eine schnelle

Antwort. Bearbeite jede Mail daher mglichst innerhalb von 24 Stunden.Solltest Du fr eine Antwort mehr Zeit bentigen, weise den Empfnger in

einer kurzen Mail hierauf hin.

6.Vorsicht bei Dateianhngen. Hnge keine groen oder unntigen

Dateianhnge an Deine Mail. Versende Attachments nur, wenn sie absolut

erforderlich sind und versuche, sie bestmglich zu komprimieren. Bei

Attachments ist auerdem dringend auf Virenfreiheit und Kompatibilitt zu

achten. Eventuelle Fragen zur Kompatibilit knnen zum Beispiel folgende

sein:

Can your computer handle xy les? (Kann Ihr Computer xy-Dateien ffnen?)

Unfortunately I was not able to open the attachment. Could you please let

me know what type of le it is? (Leider konnte ich den Anhang nicht ffnen.

Knnten Sie mir bitte mitteilen, um welchen Dateityp es sich handelt?)

7.Personalisiere Deine Mails. Jede Mail sollte genau auf ihren Empfnger

zugeschnitten sein. Vorgefertigte Antworten sind selten efzient, eignen sich

aber als (personalisierbare) Vorlagen wiederum gut fr huge Anfragen.


15/18

8.Achte auf korrekte Schreibweise, Zeichensetzung und Grammatik. Fehler in

einer geschftlichen Mail werfen kein gutes Licht auf Deine Firma. Fehlende

Zeichensetzung kann das Lesen zudem extrem erschweren.

9.Vermeide Kapitlchen. DU WILLST DEINE GESCHFTSPARTNER DOCH

NICHT ANSCHREIEN! Wenn mglich, sollte die Groschreibung ganzer Wortevermieden werden.

10.Whle die Empfnger sorgfltig aus. Benutze den Reply to All- oder Allen

antworten-Button nur dann, wenn die Antwort wirklich an alle Empfnger

gerichtet ist.

11.Benutze bei mehreren Empfngern das Bcc:-Feld. Wenn Du alle

Empfngeradressen in die To:- oder An:-Zeile setzt, verffentlichst Du ohne

Einverstndnis die E-Mail-Adressen aller Empfnger.

12.Vermeide Sonderzeichen. Umlaute, Symbole sowie fette oder kursive Schrift

werden auf anderen Computern oft unterschiedlich dargestellt. Benutze

deshalb bei Korrespondenz nach Grobritannien oder in die USA anstelle von

Umlauten und Sonderzeichen lieber ae, oe, ue, ss und so weiter.

13.Vorsicht mit Ironie und Emoticons. Da Ironie in einer Mail fr den

Empfnger (insbesondere in einer Fremdsprache) meist nur schwer erkennbar

ist, solltest Du auf diese mglichst verzichten. Auch Smileys und Emoticons

sind in geschftlichen E-Mails grundstzlich nicht angebracht.

14.Benutze eine geschlechtsneutrale Schreibweise. Neben he/she kannst Du

die Stze zum Beispiel in unpersnlicher, neutraler Form formulieren.

15.Benutze auf Englisch Aktiv statt Passiv. Im Englischen ist der Gebrauch

der aktiven Verbformen weit gebruchlicher als der Passiv. We will process

your enquiry today (Wir werden Ihre Anfrage heute bearbeiten)klingt zudem

persnlicher als das passive Your enquiry will be processed today (Ihre

Anfrage wird heute bearbeitet).


16/18


17/18

p.p. per pro (im Auftrag, in Vertretung / i.A., i.V.)

p please turn over (bitte wenden / b.w.)

p.. per week (pro Woche)

q quantity (Menge, Anzahl)

e with reference to (bezglich / bzgl.)

roi return on investment (Kapitalrendite)

rSVP repondez sil vous plait (Um Antwort wird gebeten / u. A. w. g.)

VAt value added tax (Mehrwertsteuer / MwSt.)


18/18

Fr mehr Informationen kontaktieren Sie uns:

0800-050 8050

www.wallstreetinstitute.de

wall street institute pimp your business english

Documents