ZALORA MARKETPLACEFINANCE GUIDELINES

What would you receive monthly?

SALES REPORT INVOICE CREDIT NOTE

Sales Report summarizes all your previous month transactions. Only orders that are delivered, returned, failed delivered, or cancelled are captured in the sales report.If you do not have any transaction, you would not receive any of the documents

Invoice is a statement that summarizes all the service fees that Zalora provided.- Standard Fees- Voucher / Cart Rules related fees- Other Fees

Invoice is a statement that summarize all commission of returned item.

Day 6Sales Report is Ready

Sales report and detailed transactions available in Seller Center

Marketplace Financial Timeline

Day 1 - 5Reconciliation

ZALORA MP Team reconcile all of transactions

Day 18 - 21Payday!

- ZALORA’s finance team will pay the seller - The amount paid will be same with the stated amount in Seller Report

Day 25Invoice Send Out

ZALORA’S finance team will send : - Commission Invoice- Credit Note - Tax Invoice (Tax on Commission only)

3

Delay in SC Account Statement

Order No Created at Dispatched at Delivered at Posted at

Order A123 19 April 2019 20 April 2019 27 April 2019 April 2019

Order A234 19 April 2019 20 April 2019 2 May 2019 May 2019

“SC Account Statement record delivered order only. Hence, any order delivered in next month, would be recorded on following month”

Bank Account Details

The payment are paid to you based on the bank account number listed on the sales report. Please ensure the bank account provided is accurate.

Check Registered Bank Account

Go to “Setting” > “Your Profile” > “Bank Account”

Update Bank Account

- Go to link bit.ly/Vendor_Update_Form_New- Choose “Update Seller Related”- Fill in your bank account information ONLY

Sample of Invoice

Penjumlahan penalty fees

Sample of Credit Note

a. Jumlah returned itemb. Order Numberc. Supplier SKUd. Product Name / SKU Namee. Jumlah returned commission

a

b c de

Sample of Tax Invoice

Faktur pajak - sebagai pelaporan pajak atas komisi dll sebagai kewajiban ZALORA sebagai PKP terhadap seller.

Jasa Penjualan = Commission tanpa pajak (Invoice) - Commission returned item tanpa pajak (Credit Note)

Summary of Sales Report : Introduction

Untuk menyediakan transparansi total harga, fees, commission, dan juga sebagai data historis dalam item-levelObjective:

● Click “Reports”● Klik “Account Statement”

Direction :

Account Statement / Sales Report

1. Account statement / Sales report di Seller center disediakan setiap bulannya

2. Status di Account Statement- Open : Opening balance yang sedang

berjalan pada saat statement sedang dibuka

- Paid : Statement yang sudah dibayarkan oleh tim Finance Zalora

- Unpaid : statement yang belum dibayarkan oleh tim Finance Zalora.

1

2

Account Statement / Sales Report

1. Pilih Period yang Anda inginkan2. Ringkasan transaksi akan muncul di kotak sebelah nya

1 2

Account Statement : Grouping and Details

1. Orders : Pengelompokan dari semua revenue dan fee yang untuk delivered orders.

a. Sales RevenuePrice per item untuk item yang delivered.

b. CommisionKomisi yang ditarik per item untuk setiap order yang diterima customer

c. Cancellation Fee - out of stock Penalty yang dibayarkan seller ketika tidak bisa memenuhi order yang masuk dikarenakan stok yang tidak memadai

d. Cancellation Fee - Delay : Penalty yang dikenakan karena seller terlambat memproses order sesuai dengan waktu yang disepakati (2 hari kerja)

e. Cancellation Fee - Failed Pick up Penalty yang dikenakan karena seller tidak bisa menyediakan barang pada saat kurir sudah datang untuk mengambil package

f. Discount FeeFee yang dikenakan ketika Seller mengikuti promotion “voucher” melalui Seller Center. Jumlah fee tergantung skema yang dipilih untuk setiap item di delivered order

g. Down PaymentManual adjustment yang tidak bisa diakomodasi secara otomatis di Seller Center. Untuk details dari tiap manual adjustment yang dikenakan, Seller bisa melihat kolom comment yang disediakan pada detail transaction / sales report

Account Statement : Grouping and Details

1. “Refunds”: Pengelompokan semua revenue dan fee untuk yabg dikembalikan ke seller karena dianggap sebagai returned orders.

a. Sales RevenuePendapatan (item price) untuk item yang diretur oleh customer. Nilai nya akan mengurangi sales revenue yang didapat. Karena sebelumnya Seller Center sudah mencatat sebagai pendapatan seller

b. Return Penalty FeePengeluaran yang dikenakan kepada seller ketika terjadi proses return.

- Defective Item (100k/item)- Wrong item sent (100k/item)- Return Fee (15k/item) **

c. CommissionKomisi yang dikembalikan ke seller untuk item yang diretur oleh customer. Nilainya akan menambahkan pendapatan seller

d. Discount FeeFee yang dikembalikan ke seller untuk kegiatan promosi yang sebelumnya diikuti oleh seller. Nilainya akan menambahkan pendapatan seller

2. “Other”Pengelompokkan yang tidak termasuk kedalam “Orders” dan “Refunds”. Availability kelompok ini tidak sama untuk setiap seller, tergantung dari commercial term yang sudah disetujui

3. “Closing balance”: Menampilkan total saldo dari penjumlahan “orders”, refundrepresents the total balance as a sum of orders, refunds, and the opened balance.

4. “Payout”: Saldo akhir yang akan dibayarkan oleh tim finance, dimana sudah dikurangi dengan “guarantee deposit”.

Mendownload Account Statement

Download All TransactionsGo to “report” > “Account Statement” > “Sales Report”Merupakan detail laporan penjualan yang disajikan per item per akun pencatatan. Seller dapat melakukan pivot untuk melakukan analisis lebih jauh.Print Account StatementGo to “report” > “Account Statement” > “Print Account Statement”Bentuk pdf dari halaman account statement pada seller centerSales ReportGo to “report” > “Account Statement” > “Sales Report”Merupakan laporan penjualan yang terdiri dari “Sales Overview” dan “Sales Report” yang disajikan dalam format yang sudah di-crosstabDownload Specific AccountGo to “report” > “Account Statement” > Click specific detail/ angka > DownloadSeller dapat mendownload detail untuk tiap akun pencatatan di sales report tertentu saja.

PPH 23

1. Seller PKP dapat melaporkan PPH23 (2%) dari invoice atas komisi dll dan faktur pajak yang diterima dari zalora

2. Pembayaran PPh23 dilakukan oleh seller terlebih dahulu setelahnya dapat direimbuse / klaim ke zalora.

3. Proses pembayaran klaim PPH 23 ke seller dilakukan setiap hari kamis setelah diterima hardcopy Bukti potong pph 23