Проектное управлениеВводный курс

2

Автор курса

• Булкин Иван

• 2 года в Faberlic: Руководитель проектов по развитию, бизнес-аналитик, консультант по стратегии в инвестфонде.

• 4 года в консалтинге: бизнес-консультант в компаниях Логус, Красный Октябрь, Телемакс, СовПлим, индивидуальная работа, и еще 5 других.

• Сертифицированный специалист по управлению проектами IPMA.

• Внутренний аудитор системы менеджмента качества на основе ISO 9001:2008.

• +7 926 550-64-13, i@ivanbulkin.ru

О курсе

• Название

• Проектное управление

• Аудитория

• Курсанты КР

• План лекций

• Проектное управление. Вводная лекция (1 час)

• Последующие лекции по актуальным вопросам

• Цели курса для курсанта

• Расширить кругозор об области знаний проектного управления

• Получить полезные инструменты управления для проектов в рамках программы обучения

• Вписать еще (можно позже)

• Особенности курса

• Курс максимально сжат и является обзорным. Упоминаются различные стандарты управления проектами и опыт различных организаций, без подробного раскрытия. Дается минимум знаний, с возможностью выборочно раскрыть ту или иную тему.

• Темы курса

• Процесс

• Проект

• Деятельность в организации

• Управление проектами

• Стратегия и проекты

• Инициация проекта

• Планирование проекта

• Управление по срокам

• Стоимость проекта

• Риски проекта

• Другие функциональные области

Что такое процесс?5

Процесс

Что такое процесс?

• Процесс — серия действий, приводящая к результату. (PMBOK)

• Процесс — любая регулярная деятельность, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы. (ISO 9000)

• Процесс — это органическое объединение усилий функционалов для достижения эффективности и результативности инициированных действий.

• Процесс: вход — действия — выход.

Вход: курсанты в исходном состоянии

1. Прослушать вводную лекцию

2. Определить цели следующей лекции

3. Прослушать вторую лекцию

5. Применить знания на практике

6. Презентовать результаты

применения новых компетенций

Выход: курсанты компетентны в ряде

вопросов по проектному управлению

Типовой перечень бизнес-процессов

7

Вспомогательные процессы — не создающие добавочную стоимость

Пр

оц

ессы

уп

рав

лен

ия

и п

од

дер

жки

7

8

10

11

9

12

Управлять человеческими ресурсами

Управлять информационными ресурсами

Управление финансовыми и материальными ресурсами

Выполнять управление программой работы с окружающей средой

Управлять улучшениями и изменениями

Управлять внешними связями

Анализировать рынок и

потребности потребителей

Разрабатывать видение и стратегию

Разрабатывать продукты или

услуги

Продавать продукты/услуги

Выставлять счета и обслуживать

потребителей

Производство и оказание услуг

Оп

ерац

ио

нн

ые

пр

оц

ессы

Основные процессы — создающие добавочную стоимость для клиента

1 2 3 4 65

Поле типовых бизнес процессов

1. Анализировать рынок и потребности потребителей

1.1.     Выполнять качественные оценки спроса и предложения 

1.2.     Выполнять количественные оценки спроса и предложения 

1.3.     Прогнозировать покупательского спроса потребителей

1.4.     Осуществлять мониторинг удовлетворенности продуктами и услугами

1.5.     Осуществлять мониторинг удовлетворения потребителей при разрешении жалоб

1.6.     Осуществлять мониторинг удовлетворенности потребителей от общения  с компанией

1.7.     Определять слабые стороны в предложении продуктов/услуг 

1.8.     Определять реакцию потребителей на конкурирующие предложения

1.9.     Выявлять новые инновации, которые обеспечивают потребности потребителей

2. Разрабатывать видение и стратегию

2.1.    Анализировать и выявлять причины конкуренции

2.2.     Определять экономические тренды

2.3.     Определять политические, правовые, социальные и культурные изменения

2.4.     Оценивать новые технологические инновации

2.5.     Выбирать релевантные рынки

Что такое проект?8

Проект

• Проект — целенаправленное ограниченное во времени мероприятие, направленное на создание уникального продукта или услуги. (IPMA)

• Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. (PMBoK)

• Проект — это обязательство создать ценность, которое должно быть выполнено в рамках согласованного времени, ресурсов и условий эксплуатации. (P2M)

• 5 основных характеристик:

• Единоразовость усилий,

• Уникальность продукта или условий его создания,

• Неопределенность (недостаточность или полное отсутствие информации), → риски, изменения

• Ограниченность во времени и ресурсах,

• Определенность результатов.

• Этим человечество занимается всю историю. «Все управляют проектами, но не все об этом знают».

Проект — это

Деятельность

Мероприятие

Предприятие

Обязательство

Ограниченная во времени

Временная

В рамках согласованного времени

Целенаправленная

Направленная

Предназначенная

На создание уникальных

Результатов

Продуктов

Услуг

Ценностей

Деятельность в организации

10

Процесс и проект

1

2

3 — разовые задачи, текучка

Деятельность в организации

• Проекты развития• Проекты по созданию продукта или услуги для клиента• Проекты создания организации• …

Проектом нужно управлять. Зачем?

13

Управление проектами

• Поход за булкой — можно управлять как проектом, но не обязательно.

• Строительство дома — обязательно проектное управление, иначе не понятно что построят.

• Управление проектом — деятельность, направленная на обеспечение эффективной реализации проекта.

• Есть своды знаний (стандарты) — хорошие практики, как лучше управлять.

• Хорошая практика — означает, что в целом существует согласие относительно того, что правильное применение определенных навыков, инструментов и методов способно повысить вероятность успеха различных проектов.

Успешный проект

• Треугольник управления проектами — время, деньги, объем работ.

Кто участвует в проектах?

16

Люди в проектах

• Заинтересованные лица —стейкхолдеры — участники проекта, у которых есть какие-либо интересы в проекте, или находящиеся под его воздействием.

• Руководитель / Директор / Менеджер проекта (МП) / Project Manager (PM) — это лицо, назначаемое исполняющей организацией ответственным за достижение целей проекта

• Менеджер проекта — тот, кто отвечает за результат.

• «Не бывает целей проектов, бывают цели людей»

Деятельность по управлению проектом

Какие виды деятельности существуют, как их можно классифицировать

18

Стадии управления

Цикл Деминга PDCA

Plan

Do

Check

Act

Выполнение

Планирование

Анализ

ВоздействиеPlan

Do

Check

Act

Init

Close

Стадии управления проектом

Инициация

Планирование

Организация выполнения

Контроль выполнения /Проверка / Анализ

Регулирование / Корректировка / Воздействие

Закрытие

В стандартах IPMA и PMI виды деятельности классифицируются по похожим принципам

СтратегияЦели уровня выше проекта

Функциональные области управления

Предметная область. Фазы проекта (пример):• Получение исходных данных• Анализ• Проектирование• Дизайн• Разработка• Тестовая эксплуатация• Передача в промышленную эксплуатацию

Функциональные области. Управление:• Предметной областью• Временем• Стоимостью• Качеством• Рисками• Персоналом• Коммуникациями• Закупками• Безопасностью• Изменениями

В стандартах IPMA и PMI дается описание инструментов и методов управления для разных функциональных областей.

Далее

• Место проекта в стратегии развития организации (откуда берутся проекты)

• Инициация проекта

• Планирование проекта

• Планирование работ

• Планирование сроков

• Планирование стоимости

• Управление рисками

• Другое

• Реализация, мониторинг и контроль, закрытие — интересно только когда уже есть планирование.

21

Место проекта в стратегии организации

22

Стратегия

23

Стратегия

Альтернативы

ЦельМиссияГлобальный замысел

Альтернативная цель в другом сценарии (при другой бизнес-модели)

Основной способ достижения цели

Возможные способы достижения цели

Проекты для реализации стратегии

24

Проект Проект

ПроектПроект

Проект

Проект Проект

ПроектПроектПроект

Проекты — как инструменты достижения стратегических целей.

А еще есть программы.

Программа — проекты и мероприятия, объединенные общей целью и условиями выполнения.

Обычно так:

Цель проекта — конкретный продукт.

Цель программы — достижение KPI (например, конверсия сайта 5%)

бизнес-модель 1

бизнес-модель 2

Разработка стратегии развития.Дерево целей компании

25

Подобные деревья удобно рисовать на флипчарте.

Идем от верхних целейЗадаем вопрос «Каким образом?»

Пример на флипчарте

26

Инициация проекта

27

Основные процессы инициации проекта

Замысел проекта

Разработка базовых

документов

• Устав проекта

• Укрупненный план проекта

• Презентация идеи

Согласование запуска проекта

Проект запущен

Инициация проекта

Устав / паспорт проекта.

Обязательный минимум:

• Обоснование (почему?)• Возможность (можем, хотим) или

потребность (надо), в связи с которыми запускается проект/продукт

• Цели (зачем?)• Чего мы хотим достигнуть• Образ результата

• Задачи (как?)• Что мы делаем для достижения целей• Календарный план работ

• Критерии успеха• Как оцениваем проект?

• Предположения или риски

• Ограничения (по срокам, по ресурсам)

• Ключевые участники• Кто?• Каковы интересы заинтересованных

сторон?

Вместо «официально-оформленного» документа иногда создается презентация проекта или документ на 1-2 страницы, в котором простым текстом описан проект.

Пишем • Для себя, чтобы понять и

договориться, чего мы хотим. • Для руководства / спонсора, чтобы

сразу донести идею, и не ходить дорабатывать по нескольку раз.

Тещина дача

Пример А. Чумакова с выступления на молодежной конференции по управлению проектами в ВШЭ в 2013 году

Устав проекта в большой строительной организации

31

Планирование проекта

32

PBS (product breakdown structure)

• Планирование начинается с выявления состава работ

Забор

Вход

Ворота Калитка

Фунда-мент

Ограда

Каркас

Столбы Балки

Трубо-профиль

Крепеж

Уголки Метизы

Настил

Проф-настил

Метизы

WBS (work breakdown structure)

Автомобиль

Требования к продукту

Требования к отдельным

частям

Системные требования

Конструи-рование

Эскизный проект

Тех проект

Изготовление

Изготовление комплектующих

Сборка на конвейере

Испытание

Испытания узлов

Стендовые испытания

Управление проектом

Планирование

Контроль

Сетевая модель

• Последовательность работ

35

Работа Работа

Работа

РаботаРабота

Работа

Работа

Работа

Работа

Работа

Работа

5 дн 1 дн

1 дн

2 дн

5 дн

1 дн

1 дн

2 дн

10 дн

1 дн

2 днКакова длительность проекта?a) 12 днейb) 20 днейc) 31 день

Веха ВехаВеха

• Критический путь – последовательность действий, определяющих момент завершения проекта

Какова длительность 1 фазы?a) 7 днейb) 8 днейc) 9 дней

Как узнать продолжительность работ?

• «В лоб» — спросить у исполнителя

• Спросить у эксперта (или у самого себя)

• Оценка по аналогам

• Оценка по нормативам (например в гос. проектах, или на производстве)

36

T опт. T наиб. вер. T песс.

𝑡ожидаемое =𝑡оптимистичное + 4𝑡наиболее вероятное + 𝑡пессимистичное

6

• Сначала узнаем пессимистичную оценку• Потом оптимистичную• Потом наиболее вероятную• Вычисляем длительность по формуле

График Ганта

37

• График Ганта в MS Project

Вариант плана проектов

• План рекламной кампании

38

Август Сент. Октябрь Ноябрь Декабрь Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сент.

Глубинные Интервью

Он-лайн фокус группа

Фокус-группы Потребители ДО Розница

Фокус-группы Потребители ДО Каталог, Интернет

Воркшопы по разработке Креативных Концепций (клиент+агентство+ресерч)

Тестирование креативных концепций на ФГ

Разработка сценариев ролика

Тестирование аниматиков (количественное)

Принять решение по моделям одежды для съемок

Принять финальное решение по моделям одежды для съемок

Съемки. Производство ТВ

Финализация Макетов прессы

Тестирование финального ролика (Link)

Внесение коррективов в ролик после теста

Вариант плана проектов

39

• План развития ИТ-компании

Стоимость работ

Как узнать стоимость работ?

• Экспертная оценка

• Оценка по аналогам

• Анализ предложений продавцов (поставщиков)

• Расчет трудозатрат

Как узнать стоимость всего проекта?

• Экспертная оценка

• Оценка по аналогам

• Снизу вверх (по смете, просуммировав стоимость работ)

• Сверху вниз

40

Работа Работа

Работа

Работа100 р. 500 р.

300 р.

250 р.

Веха Веха

Какова стоимость 1 фазы?a) 1150 рублейb) 900 рублей

Добавляем к стоимости работ:• Затраты на управление проектом• Рисковый резерв• Резерв менеджера проектаМожно задавать в % от всех затрат.

Что входит в стоимость работы?• Трудовые ресурсы (люди, оборудование)• Материальные ресурсы• Финансовые ресурсы

Инвестиционный проект

41

Риски проекта

• Риск — вероятное событие, которое может оказать влияние на характеристики проекта.

• Ключевая стратегия работы с рисками:

• Угрозы минимизируем

• Возможности усиливаем

• Активно работаем (тратим деньги) только с самыми опасными в настоящее время рисками

• Параметры риска

• E — Рисковое событие

• P — Вероятность

• L — Влияние (Ущерб)

• R — Опасность риска. R = P * L

42

Риск Рисковоесобытие

Опасность Методыпредупреждения

Действия по реагированию

Другое

Мозговой штурм и его разные варианты

База известных рисков

Триггер Коэф. R = P * L

Класс риска ABC

Избежание

Минимизация

Передача

Принятие

План Ответственный

Статус

Анализ риска (анализ проблемы)

• Проблема: у погрузчика на складе время от времени лопаются колеса.

43

Почему?

Почему?

Почему?

Почему?

Почему?

Коренная причина

Заменить колесо

Завтра в очередной

раз лопнуло колесо

Устранить коренную причину

Метод «5 почему?»

Другие функциональные области

• Управление качеством• Качество чего? (продукт, процесс)• Каковы требования к качеству? Каковы критерии качества?• Как контролировать качество и как реагировать на несоответствия?• Как предупреждать несоответствия по качеству?

• Управление персоналом• Сколько и каких людей нужно на выполнение работ и управление?• Какова занятость людей?• Какова оргструктура, функционал и ответственность?• Когда нужны люди, чему нужно научить?• Какова мотивация участников? (внутренняя и внешняя)

• Управление заинтересованными сторонами проекта• Кто?• Какие интересы?• Как соотносятся с проектом?

• Управление коммуникациями• Кто какую информацию должен получать?• Какова должна быть отчетность?• Как контролировать исполнение задач? ИТ-решения.• Каков план встреч и совещаний?

• Закупки, безопасность, изменения

44

Что происходит дальше

45

Вариант документирования проекта

46ISO 21500:2012

Что происходит в проекте дальше

• Пример: строительство

47

ЗАВЕРШЕНИЕ

РЕАЛИЗАЦИЯРАЗРАБОТКА

ПЛАНИРОВАНИЕКОНЦЕПЦИЯФазы

ВходыУчастники

Выходы

Результат

Общая идея

Заказчик

Устав проекта

Подрядчики и поставщики

Плановая документация

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА

_ _ _ К о м а н д а у п р а в л е н и я п р о е к т о м _ _ _

Инвестор Генконтрактор Субподрядчики

Проектная документация

Строительные работы

Приемка объекта заказчиком

Регулирующие органы

Объект

Плохо спланированный проект

48

Спасибо.

49