2.c. presentation skills for managers
TRANSCRIPT
1www.rajapresentasi.com
Presentation Skills Presentation Skills for Managersfor Managers
2www.rajapresentasi.com
1. Developing Great CONTENTCONTENT
2. Preparing Great DESIGNDESIGN
3. Conducting Great DELIVERYDELIVERY
Daftar IsiDaftar Isi
3www.rajapresentasi.com
IsiIsi
Tiga Elemen Presentasi yang BaikTiga Elemen Presentasi yang Baik
DesainDesain
PenyampaianPenyampaian
Great Great PresentationPresentation
4www.rajapresentasi.com
Developing Great CONTENTDeveloping Great CONTENT
5www.rajapresentasi.com
Langkah-langkah Penyiapan ContentLangkah-langkah Penyiapan Content
Menganalisa Menganalisa
Audience andaAudience anda
Mengumpulkan Mengumpulkan
Data & Informasi Data & Informasi
yang Relevanyang Relevan
Mengkonversi Mengkonversi
Data Anda Data Anda
menjadi menjadi
OutlineOutline
6www.rajapresentasi.com
Menganalisa Audience AndaMenganalisa Audience Anda
• Kebutuhan
• Tingkat atau Level Pengetahuan
• Attitude – bagaimana perasaan mereka mengenai
topik tersebut?
• Informasi Demografis – termasuk di dalamnya
adalah usia, jenis kelamin, kultur, dan bahasa dari
anggota audience
7www.rajapresentasi.com
Mengumpulkan Data & Informasi yang RelevanMengumpulkan Data & Informasi yang Relevan
• Sebelum anda mulai riset anda untuk
mengumpulkan informasi yang relevan, terdapat
tiga pertanyaan yang harus dipertimbangkan :
1.1. Apa yang ingin dicapai oleh audience?Apa yang ingin dicapai oleh audience?
2.2. Apa yang mungkin telah mereka ketahui Apa yang mungkin telah mereka ketahui
mengenai topik saya?mengenai topik saya?
3.3. Apa tujuan dari presentasi ini?Apa tujuan dari presentasi ini?
8www.rajapresentasi.com
Mengkonversi Informasi Anda menjadi OutlineMengkonversi Informasi Anda menjadi Outline
• Terdapat tiga langkah dalam mebuat outline :
1.1. Tentukan outline styleTentukan outline style
2.2. Kelompokkan data dan informasi yang telah Kelompokkan data dan informasi yang telah
dikumpulkandikumpulkan
3.3. Atur ke dalam format outlineAtur ke dalam format outline
9www.rajapresentasi.com
Outline StyleOutline Style
KronologisKronologis Perlihatkan kejadian seperti apa yang terjadi
Bawa audience pada perjalanan melalui alur
presentasi yang bersifat naratif
Nyatakan permasalahan, penyebabnya, dan
kemudian solusi-nya, dan kesimpulan
Nyatakan penyebabnya dan terangkan
akibatnya
NaratifNaratif
Permasalahan/ Solusi
Permasalahan/ Solusi
Sebab/AkibatSebab/Akibat
10www.rajapresentasi.com
Outline StyleOutline Style
TopicalTopical Bagi topik utama menjadi beberapa subtopik
Gunakan pertanyaan seperti apa, siapa, di
mana, kapan, mengapa, dan bagaimana
untuk memaparkan presentasi
Pertanyaan JurnalistikPertanyaan Jurnalistik
11www.rajapresentasi.com
Format OutlineFormat Outline
PengenalanPengenalan
IsiIsi
KesimpulanKesimpulan
Format Format
OutlineOutline
12www.rajapresentasi.com
Format OutlineFormat Outline
• PengenalanPengenalan
• Harus menyertakan agenda dan penjelasan
mengenai sasaran dan tujuan dari presentasi
anda.
• Dapat berisi gambaran (overview) situasi saat ini,
atau kronologi tahapan – dan dimana letak topik
presentasi dalam tahapan tersebut
• Gunakan strategi yang untuk mendapatkan perhatian
melalui : quote yang powerful, pertanyaan, humor,
image kreatif, anekdot, atau sharing emosi.
13www.rajapresentasi.com
Format OutlineFormat Outline
• IsiIsi
• Kronologis
• Naratif
• Permasalahan/Solusi
• Sebab/Akibat
• Topical
• Pernyataan Jurnalistik
14www.rajapresentasi.com
Format OutlineFormat Outline
• KesimpulanKesimpulan
• Ringkaslah point-point utama dari presentasi anda
• Berikan penutupan dan tinggalkan kesan
• Dapat berisi rekomendasi atau langkah berikutnya
yang harus diambil
15www.rajapresentasi.com
Building Great DESIGNBuilding Great DESIGN
16www.rajapresentasi.com
Desain PresentasiDesain Presentasi
Aturan Utama dalam Membuat Text Bullet:Aturan Utama dalam Membuat Text Bullet:
• Gunakan satu konsep untuk setiap slide
• Gunakan kalimat kunci dan kata kunci
• Gunakan poin bullet anda dalam struktur yang
konsisten
• Gunakan huruf kapital dengan baik – gunakan
huruf besar hanya pada huruf pertama dari kata
yang pertama
17www.rajapresentasi.com
Tiga Kunci Desain yang BaikTiga Kunci Desain yang Baik
1. Layout
2. Konsistensi
3. Warna
Desain Slide Desain Slide Presentasi Presentasi yang Baikyang Baik
18www.rajapresentasi.com
LayoutLayout
1.1. Layout Layout
• Perhatikan layout anda sebagai kerangka dari
presentasi anda …. Seperti kerangka yang
mendukung badan kita, layout anda harus mendukung
pesan anda dan memberikan struktur dalam
presentasi anda.
19www.rajapresentasi.com
KonsistensiKonsistensi
2. Konsistensi2. Konsistensi
• Anda harus konsisten dalam mendesain elemen-elemen
sebagai berikut:
• Penempatan teks dan gambar
• Jenis huruf dan ukurannyaJenis huruf dan ukurannya
• Latar belakang
• Style dan tata letak
• Tampilan Grafik
20www.rajapresentasi.com
WarnaWarna
3. Warna3. Warna
• Gunakan warna kontras agar mudah untuk dibaca
(seperti teks warna hitam dengan latar belakang putih
atau teks warna putih dengan latar belakang biru)
• Warna harus serasi – mereka harus memiliki tingkat
keharmonisan yang tinggi
• Menghindari kesan tidak bersih; sebaiknya
menggunakan tidak lebih dari empat jenis warna
21www.rajapresentasi.com
Huruf yang KonsistenHuruf yang Konsisten
• Dua golongan huruf yang sering digunakan adalah huruf
serif dan sans serif
• Huruf Serif memiliki sedikit hiasan sebagai perpanjangan
dari cara penulisan setiap huruf (seperti: Times New Roman,
Book Antiqua, Bookman Olds Style, Garamond).
Sedangkan sans serif tidak; mereka lurus dan bersih
(seperti: Arial, Verdana, Helvetica)
• Huruf Sans serif merupakan font terbaik yang cocok Huruf Sans serif merupakan font terbaik yang cocok
untuk presentasi elektronikuntuk presentasi elektronik
22www.rajapresentasi.com
Tips untuk Merencanakan Slide yang BaikTips untuk Merencanakan Slide yang Baik
• Gunakan slide secara hemat. Hindari penggunaan berlebih
dari slide yang tidak diperlukan.
• Membuat slide bergambar. Grafik, flowchart, dan lain-lain,
semuanya memberikan arti yang lebih mendalam bagi yang
melihatnya dibanding dengan kata-kata.
• Membuat teks dan angka yang mudah dibaca. Ukuran
huruf minimal di-set 20 point untuk setiap bagian.
• Membuat gambar dan diagram yang mudah untuk dilihat.
23www.rajapresentasi.com
Pedoman DesainPedoman Desain
Hindari iniHindari ini
Yang ini lebih baik
24www.rajapresentasi.com
Chart dan Grafik yang EfektifChart dan Grafik yang Efektif
25www.rajapresentasi.com
Hinsari slide yang seperti ini……Hinsari slide yang seperti ini……
26www.rajapresentasi.com
Conducting Great DELIVERYConducting Great DELIVERY
27www.rajapresentasi.com
Penyampaian Presentasi AndaPenyampaian Presentasi Anda
SuaraSuara
Penggunaan Penggunaan Bahasa Bahasa
Gerak gerikGerak gerik
Bahasa TubuhBahasa Tubuh
Penyampaianyang baik
28www.rajapresentasi.com
Atur Suara AndaAtur Suara Anda
• Coba untuk bersuara natural, sehingga ritme dan
nada anda sesuai dengan pesan yang ingin anda
sampaikan
• Mengembangkan tiga hal penting dalam suara:
• VolumeVolume
• IntonasiIntonasi
• PacingPacing
29www.rajapresentasi.com
Atur Suara AndaAtur Suara Anda
Volume
Hindari berbicara secara monoton. Berikan
lebih banyak perasaaan dalam suara anda
dan buatlah menjadi lebih hidup dengan
mengubah intonasi anda.
Berbicara cukup keras untuk menjangkau
seluruh anggota audience; namun juga tidak
terlalu keras untuk mereka yang lebih dekat
dengan anda.
Intonasi
30www.rajapresentasi.com
Atur Suara AndaAtur Suara Anda
• Pacing adalah irama atau kecepatan suara
kita
• Untuk kebanyakan dari kita, hal ini adalah
biasa – kecuali jika kita gugup atau terlalu
bersemangat.
• Lakukan latihan, dan anda dapat
menggambarkan bagaimana suara yang
natural dan sesuai untuk point-point yang
anda buat.
Pacing
31www.rajapresentasi.com
Penggunaan BahasaPenggunaan Bahasa
• Ketika anda berbicara, sampaikan dengan percaya diri
dan perlihatkan ketertarikan pada apa yang anda
sampaikan. Berbicaralah dengan perasaanBerbicaralah dengan perasaan.
• Gunakan kalimat yang singkat dan kata-kata yang kata-kata yang
pendek dan sederhanapendek dan sederhana..
• Berbicara dengan pelan-pelan dan jelaspelan-pelan dan jelas sehingga setiap
audience anda dapat memahami setiap kata.
• Berikan banyak ilustrasi dan kisah atau contoh nyatailustrasi dan kisah atau contoh nyata
untuk lebih memperjelas konsep-konsep yang tengah
Anda sampaikan
32www.rajapresentasi.com
Gerak-gerikGerak-gerik
• Jika mungkin, “work the room and work the audiencework the room and work the audience”
• Bergerak secukupnya dan dengan tujuan – jangan
mudah bergerak karena anda gugup
• Gerak-gerik anda harus natural dan mendukung kata-
kata anda serta isi dari presentasi anda.
• Jangan bergerak secara konstan. Berhentilah sejenak
sebagai variasi. Tetap berdiri untuk memperlihatkan
point-point yang penting.
33www.rajapresentasi.com
Bahasa TubuhBahasa Tubuh
• Berdiri dengan tegak, Berdiri dengan tegak, tapi tidak kaku. Anda harus tapi tidak kaku. Anda harus
menyebarkan energi.menyebarkan energi.
• Santailah,Santailah, casual tapi tidak terkesan malas
• Gunakan tangan, lengan dan sikap anda. Biarkan tubuh
anda bereaksi terhadap apa yang anda rasakan.
• Buatlah kontak mata yang baik – aturannya adalah
kontak mata selama empat sampai lima detik per orang
34www.rajapresentasi.com
Bahasa TubuhBahasa Tubuh
• Jangan meletakkan tangan anda dalam saku celana
• Jangan meletakkan tangan dengan “terikat” di belakang
punggung anda.
• Jangan meletakkan tangan anda secara menyilang
• Jangan meremas-remas tangan anda dengan gugup
35www.rajapresentasi.com
Sebelum anda presentasiSebelum anda presentasi
• Berlatihlah – sebanyak-banyaknyaBerlatihlah – sebanyak-banyaknya. Berlatihlah didepan,
di depan teman, atau keluarga. Hitunglah waktu untuk
setiap sesi presentasi anda dan buatlah jadwal.
• Ingatlah dua menit pertama Ingatlah dua menit pertama presentasi anda, sehingga
anda dapat melewati waktu dengan mudah apabila
suasana menjadi lebih aktif.
36www.rajapresentasi.com
Satu jam sebelum presentasiSatu jam sebelum presentasi
• Berfikirlah secara positif:Berfikirlah secara positif: visualisasikan perasaan anda
sendiri dengan tenang terhadap audience
• Gunakan penegasan Gunakan penegasan (seperti, “Saya dapat melakukannya.
Saya telah bersiap-siap. Hal ini akan berjalan dengan baik”)
• Yakinkan bahwa seluruh peralatan telah bekerja dengan
baik
• Ingatlah bahwa orang-orang yang menjadi audience anda
adalah manusia juga, seperti anda. Mereka ingin anda
sukses !
37www.rajapresentasi.com
Ketika anda memasuki ruangan:Ketika anda memasuki ruangan:
• Fokus pada gerak-gerik anda yang mengalir dan Fokus pada gerak-gerik anda yang mengalir dan
percaya diri,percaya diri, jangan terlalu pelan atau terlalu cepat
• Carilah beberapa wajah yang bersahabat di antara
audience anda, untuk menenangkan anda.
• Tersenyumlah.Tersenyumlah. Perlihatkan bahwa anda ingin berada di
sana
• Jadilah diri anda sendiriJadilah diri anda sendiri
38www.rajapresentasi.com
Bagaimana Mengatasi Situasi yang SulitBagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit
Permasalahan :
• Know-it-alls – Peserta yang merasa lebih ahli dari anda.
Solusi :
• Jangan melawannya. Libatkan orang tersebut dalam presentasi
anda.
• Mereka mungkin memiliki beberapa informasi yang baik untuk ikut
berkontribusi.
• Biarkan mereka berpartisipasi dan membagi pemikiran mereka.
Hal ini tidak hanya akan memperlihatkan rasa percaya diri Anda,
tetapi juga membantu semua peserta untuk mendapatkan lebih
banyak dari presentasi anda.
39www.rajapresentasi.com
Permasalahan :
• Peserta tidak siap – sehingga mereka tidak menyiapkan diri untuk
presentasi sesuai dengan yang anda minta.
Solusi :
• Fleksibel. Lakukan sesuatu di luar agenda anda untuk
memberikan waktu kepada kelompok untuk menyadarinya dan
menyesuaikan diri dengan cepat .
• Tetap pikirkan tujuan secara keseluruhan presentasi anda.
• Jangan memaksakan agenda anda; modifikasilah untuk mencapai
tujuan anda.
Bagaimana Mengatasi Situasi yang SulitBagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit
40www.rajapresentasi.com
Permasalahan :
• Setelah istirahat makan siang – waktu paling sulit untuk membuat
setiap peserta terjaga dan tidak ngantuk
Solusi :
• Jika anda benar-benar ingin mendapatkan setiap orang
bersemangat kembali, berikan sejumlah ice-breaker atau
energizers
• Jika memungkinkan, aturlah agar latihan kasus/diskusi kelompok
dilakukan tepat setelah makan siang
Bagaimana Mengatasi Situasi yang SulitBagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit
41www.rajapresentasi.com
Permasalahan :
• Pembicara non-stop – peserta yang selalu mengobrol selama
presentasi.
Solusi :
• Gunakan beberapa saat untuk berbagi dan memberikan poin-poin
perhatian mengenai apa yang baru saja anda sampaikan.
• Hal ini biasanya membuat pembicara tersebut merasa lebih
terlibat dan ingin tetap berpartisipasi dengan anda dibanding
melanjutkan obrolannya
Bagaimana Mengatasi Situasi yang SulitBagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit
42www.rajapresentasi.com
Merencanakan PertanyaanMerencanakan Pertanyaan
• Antisipasi pertanyaan yang mungkin timbul
• Dengarkan apa yang dikatakan penanya dengan baik
• Ulangi atau ungkapkan lagi pertanyaannya
• Jawablah dengan jelas dan singkat
• Lanjutkan dengan pertanyaan berikutnya
43www.rajapresentasi.com
Menghadapi KekacauanMenghadapi Kekacauan
• Anda temukan bahwa waktu telah habis.Anda temukan bahwa waktu telah habis. Sampaikan
presentasi Anda hanya pada poin-point penting yang esensial.
• Kerusakan peralatan slideKerusakan peralatan slide. Anda mengetahuinya dan katakan,
“Pertunjukan harus tetap jalan”. Minta maaflah kepada audience,
dan kemudian gunakan peralatan pendukung lainnya yang
tersedia, seperti papan flipchart atau whiteboard. Bagi sebagian
orang, papan flipchart tak jarang justru bisa menjadi media paling
powerful untuk menyampaikan pesan.
44www.rajapresentasi.com
Menghadapi KekacauanMenghadapi Kekacauan
• Anda mengatakan lelucon yang gagal. Anda mengatakan lelucon yang gagal. Ouch! Angkatlah bahu
anda dan minta maaf: “Maafkan saya. Saya mendapatkan
lelucon tadi dari jalanan”. And just go ahead.
• Anda gugup dan bingung serta kehilangan arah dimana anda Anda gugup dan bingung serta kehilangan arah dimana anda
berada.berada. Gambarkan dari mana anda berasal pada slide dan
catatan. Jika Anda bisa, jujurlah: “Otak saya telah menyimpang.
Siapa yang dapat membawa saya kembali sehingga saya berada
di jalur yang benar lagi?”
45www.rajapresentasi.com
Selesai
Composed by : Yodhia Antariksa, Msc in HRComposed by : Yodhia Antariksa, Msc in HR
Dimohon untuk tidak mengcopy, menggandakan, dan mendistribusikan file presentasi ini melalui email atau piranti digital lainnya tanpa ijin dari rajapresentasi.comMari kita saling berikhtiar membangun kejujuran.
Jika Anda berminat menggunakan slide ini untuk kepentingan training di organisasi Anda, silakan terlebih dahulu baca aturan pemakaiannya di Menu TANYA JAWAB pada situs www.rajapresentasi.com
46www.rajapresentasi.com
Bacaan Lanjutan yang direkomendasikan
1. Jennifer Rotondo and Mike Rotondo, Presentation Skills for Managers,
McGraw Hill
2. David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management Skills,
Harpers Collins Publisher