161

4. MAPEO Dentro del plan de ventas basado en el Método Semlow, se realizara un

mapeo marcando las rutas para cada vendedor, identificando a los clientes por su

categoría y ubicación geográfica. De manera que la ruta quede ordenada,

permitiendo al vendedor visitar a cada uno de los clientes uno a uno, en menos

tiempo.

La categorización de los clientes para ser ubicada dentro del mapa esta

representada por los siguientes colores como se detalla a continuación:

Cliente “A”

Cliente “B”

Cliente “C”

Cada cliente será ubicado dentro del mapeo y se determinara la ruta, que

utilizara cada vendedor para realizar la visita de campo.

5. ESTABLECIMIENTO DE RUTA

Forma del territorio: los territorios se forman juntando unidades mas pequeñas

como municipios, para constituir un territorio determinado potencial o carga de

trabajo. Se combinan teniendo presentes las barreras geográficas naturales, la

compatibilidad de las zonas adyacentes, lo adecuado de los transportes.

162

Muchas empresas manejan una forma determinada a sus territorios de ventas,

porque eso puede influir en su costo y facilidad de cobertura. Para el plan de

ventas basado en el método Semlow se concreto que la forma de ruta para los

vendedores de campo de las empresas comercializadoras de repuestos nuevos

para vehículos pesados de la ciudad de Santa Ana es la siguiente: 5.1 Territorio en forma de cuña:

Se expande radialmente partiendo de un área central metropolitana, suele ser

el modelo que se adopta cuando la zona es demasiado grande para un solo

vendedor. Dado el caso de las empresas comercializadoras de repuestos nuevos

para vehículos pesados los clientes se encuentran en zonas alejadas lo cual es

una desventaja de esta forma de ruta, pero mediante el mapeo se organizaran a

los clientes de manera que se visiten a todos y se ahorre tiempo.

163

VENDEDOR 1

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165

VENDEDOR 2

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VENDEDOR 3

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6. EJECUCION DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL MÉTODO SEMLOW Para lograr una adecuada implementación de un plan de ventas basado en el

Método Semlow para mejorar el nivel de productividad de los vendedores de

campo, ya ordenados los clientes por su categoría comercial y zona geográfica se

procederá a los siguientes pasos:

6.1 Asignación de cartera de clientes por vendedor.

La asignación de la cartera de clientes será distribuida a cada vendedor,

dependiendo de la categoría de clientes y por territorio que permita minimizar

tanto los recursos como el tiempo.

168

169

6.2 Determinar la frecuencia de visitas por cliente. Para cada uno de los vendedores de campo de las empresas comercializadoras

de repuestos nuevos para vehículos pesados, se asignará un plan de visitas, en el

cual se determinara la frecuencia de visitas para cada cliente.

El plan de visitas esta integrado por diferentes columnas las cuales se detallara a

continuación:

Columna No. 1 “Clientes”: esta conformada por los nombres de los clientes.

Columna No.2 “Zona”: contiene la ubicación geográfica de cada cliente

Columna No.3 “Categoría de los clientes: esta conformada por las categorías

asignada a cada cliente. Los clientes están asignados de la siguiente manera:

• Cliente “A” posee: 50 o más unidades

• Cliente “B” posee: 20 a 50 unidades

• Cliente “C” posee: menos de 20

Las columnas restantes contiene los días labores del vendedor los días tienen un

recuadro en el cual el vendedor colocara una “V” para hacer constar que realizo la

visita, y cuando no visite a los clientes marcara con una “T” que significara

llamada telefónica que realizara a los clientes para tomar nota de los pedidos que

entregara el siguiente día.

Columna 10: Contiene el total de visitas realizadas por cada vendedor Dicho plan será llenado por el vendedor y revisado al final de la semana por el

supervisor de ventas.

170

6.3 FORMATO DEL PLAN DE VISITAS PARA CADA VENDEDOR.

171

172

6.4 Asignación de meta por vendedor Ya que se ha determinado las actividades a cada vendedor se procederá a

establecer la meta de ventas para cada uno de ellos, tomándose como base el

consumo mínimo por unidad multiplicado por el número de las unidades que cada

cliente posee. Como se presenta a continuación

173

174

7 CONTROL DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL MÉTODO SEMLOW Dentro del plan de ventas basado en el Método Semlow se establecerán

métodos de control para medir el nivel de productividad y el logro de las metas de

los vendedores de campo. Como los que se detallan a continuación:

7.1 Plan de visitas mensual del vendedor de campo de las empresas

comercializadoras de repuestos nuevos para vehículos pesados. Se establecerá un plan de visitas mensual en el cual se detallara la

frecuencia de visitas que cada vendedor de campo debe realizar al mes y servirá

como una guía en la cual se compararan las visitas planificadas con las visitas

efectivas (realizadas). El responsable de llevar dicho control será el supervisor de

ventas, y esta estructurado de la siguiente manera:

Como datos generales: logo de la empresa, mes en el que se realizara, el

nombre del vendedor, la sucursal a la que pertenece el vendedor.

Instructivo del control:

Columna No. 1: Contiene el nombre de los clientes

Las columnas restantes contienen los días del mes con sus respectivos

recuadros, los cuales serán llenados por el supervisor de ventas con una “V”

marcara las visitas realizadas por el vendedor y con una “T” las llamadas que

realiza el vendedor desde la empresa. Con el plan de visitas y la bitácora de

visitas el supervisor podrá determinar si las visitas planificadas en el mes

coinciden con las efectuadas por el vendedor y determinara que tan productivo es

el vendedor para la empresa.

175

176

177

178

7.2 Bitácora de Visitas.

Para un mejor control de las visitas de campo y el nivel de efectividad de las

mismas, los vendedores de campo llenaran un reporte diario denominado bitácora

de visita o ruteo, el cual contiene datos generales como: el logo de la empresa,

nombre del vendedor, la ruta (zona a la cual ha sido asignado), fecha en la que

realiza la visita, sucursal a la que pertenece.

El formato contiene:

Columna No. 1: Categoría del cliente, si es cliente “A”, “B” o “C”

Columna No.2: Listado de nombres de los clientes

Columna No.3: Hora de llegada del vendedor al cliente

Columna No.4: Hora de salida de la visita del vendedor al cliente

Columna No.5: Vendió se coloca si el vendedor vendió al cliente, se marca una

“X” en el recuadro.

Columna No.6: No vendió se coloca si el vendedor al cliente se marca con una “X”

el recuadro.

Columna No.7: Observación se anotan las razones de por que no se realizo la

venta, así como también se pueden anotar productos que se han pedido para la

siguiente visita, reclamos, etc.).

Columna No.8: Para un mayor control se solicitara al cliente que coloque un sello

en el informe para verificar que el vendedor de campo ha cumplido con las visitas

asignadas. A continuación se presentara el formato del reporte diario.

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BITACORA DE VISITAS DE VENDEDORES DE CAMPO

Vendedor: ________________________ Ruta: _____________________________ Fecha: ____________________________ Sucursal: _________________________

Categoría

Cliente

Hora/ llegada

Hora/ salida

Vendió

No vendió

Observación

Sello

Logo de la

empresa

180

LIBRO DE RUTA: ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS Y MOVIMIENTOS

A través del libro de ruta que se establecerá a cada uno de los vendedores, se

lograra un mayor control sobre el tiempo utilizado en cada una de sus visitas a los

clientes, así mismo la distancia recorrida y determinar cuanto es el tiempo que

dispone el vendedor para su labor de campo. Este control será llenado por el

supervisor de ventas, para posteriormente analizarlo y determinar si los recursos

son usados adecuadamente o no.

181

7.3 Revisión de los índices de productividad de cada vendedor. Para la determinación de la productividad de cada vendedor de campo se necesita evaluar aspectos que permitan comprobar la

eficiencia de los mismos: Para la revisión de los índices de productividad de cada uno de los vendedores, se realiza un control de productividad realizada en el cual se establecen formulas que se utilizaran de base en cada mes. El supervisor de ventas fijara la cuota total del mes y la dividirá a cada vendedor según el numero de clientes que tenga, se comparara con el numero de ventas a la fecha, para obtener la venta total por cada vendedor, se establece el numero de visitas planteadas en el plan de cada vendedor y se compara con la visitas realizadas a la fecha y como resultado se tiene las visitas efectuadas y para obtener las ventas por visitas efectuadas se divide la venta de campo a la fecha entre el numero de visitas efectuadas, así se conocerá que tan productivo son los vendedores de campo de dichas empresas.

182

8 FEEDBACK DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL MÉTODO SEMLOW

El Feedback o retroalimentación es una herramienta útil con la cual se

determinara de qué manera ha sido percibido el plan de ventas, a la vez permite

tomar medidas de corrección o fortalecimiento.

8.1 Localización de fallas y posibles soluciones. En la etapa de feedback del mercado se recopila la información de resultados

obtenidos, con los cuales se puede detectar si con la implementación del plan de

ventas basado en el Método Semlow se alcanzaron los objetivos planteados, a la

vez se detectan posibles fallas que hayan surgido a lo largo del desarrollo del plan

y así dar las posibles soluciones para corregir el mismo.

8.2 Planes de Contingencia Los planes de contingencia se desarrollan como una alternativa ante la

posible presencia de imprevistos o previstos en cualquier actividad.

a) Planes de entrada:

Organización de las rutas:

Rutas establecidas para cada uno de los tres vendedores, de manera que el

representante de venta pueda visitar a los clientes asignados en la ruta que le

corresponde y el tiempo propuesto para cada una de las visitas.

Establecer incentivos para los vendedores de campo:

Incentivar a los vendedores de campo, realizar actividades como: concursos

de ventas en los cuales al ganador se le otorgara premios para que los

vendedores se puedan sentir importante en la labor que realizan dentro de la

empresa y a la vez aumentar la productividad del mismo. Entre los premios están:

electrodomésticos. Bonos de supermercado, entre otros. El concurso es por

183

cumplimiento de metas, alcanzar su meta en un periodo más corto, movilizar

líneas de productos que estén estancados en bodega.

Líneas de productos:

Ampliar las líneas de productos, para que el vendedor cuente con una

diversificación de productos y así pueda aumentar su productividad, ofreciendo a

los clientes productos nuevos en el mercado.

Revisión de Stock de productos:

Se debe revisar el stock de productos de la empresa, para proporcionar

nuevos productos a los clientes y poder eliminar productos que ya no circulan

comúnmente en le mercado; esto se puede realizar a través de promociones,

descuentos, para que el cliente adquiera estos productos.

Herramientas:

Dotar a los vendedores de campo de las herramientas adecuadas para el

desarrollo de las actividades que deben realizar en la labor de venta de campo;

entre las herramientas están: las herramientas comunes y las asignadas a cada

vendedor.

b) Planes de Salida:

Abastecimiento de producto:

Las empresas deberán de evaluar las épocas de temporada alta y suplir de

producto, profundizar las líneas de mayor venta, para que el vendedor no se

quede sin mercadería y brindarles una mejor atención a los clientes.

184

Reajuste de las metas:

Fijar nuevas metas a los vendedores de campo para crear deseo de obtener

mayores ingresos, estableciendo diferentes comisiones sobre los volúmenes de

ventas logrados por estos.

Actualización del parque vehicular:

Reordenamiento del parque vehicular de cada uno de los clientes con el

objetivo de investigar el aumento de unidades adquiridas por ellos y la alternativa

de venta de más líneas de productos.

Supervisión de la gestión de cobro: El supervisor de venta tendrá que monitorear la gestión de cobro, para

movilizar los créditos entrampados por los clientes y así obtener las utilidades

que se esperan en el tiempo proyectado.

185

8.3 Plan de acción para el plan de ventas basado en el método Semlow

ANOMALIA MOTIVO O

RAZON DE LA ANOMALIA

ACTIVIDAD CORRECTIVA RESPONSABLE

FECHA DE

INICIO

FECHA DE FINALIZACION

No alcance de las metas establecidas

Inadecuada distribución de las rutas

Categorización de cartera de clientes, por parque vehicular y zona geográficas

Supervisor de

ventas

01 de

Noviembre de 2007

07 de Noviembre

de 2007

No cumplimiento de las visitas asignadas

Falta de tiempo para cubrir toda la ruta

Asignación de tiempo para cada visita

Supervisor de

ventas

12 de

Noviembre de 2007

16 de Noviembre

de 2007

Bajos niveles de demanda de líneas por cliente

Desconocimiento del repuesto

Entrega de catálogos de repuestos por parte del vendedor hacia el cliente para un mayor conocimiento

Encargado de ventas y/o supervisor

19 de

Noviembre de 2007

24 de Noviembre

de 2007

No se alcanza el nivel de productividad de los vendedores de campo

Desperdicio de los recursos

Racionalización de los recursos para cada vendedor

Encargado de

ventas y/o supervisor de

ventas

26 de

Noviembre de 2007

01 de Diciembre

de 2007

Insatisfacción de los clientes

Falta de conocimiento de las necesidades de los clientes

Investigaciones de mercado para conocer las necesidades que el cliente demanda

Encargado de ventas o supervisor de ventas

03 de

Diciembre de 2007

15 de Diciembre

de 2007

Agotamiento de

stock de productos

Aumento de demanda en temporada

Programación de pedidos realizados en base a estudios de mercado, analizando las líneas de producto con mayor demanda, frecuencia de compra, volúmenes de ventas, tiempo de agotamiento de stock.

Encargado de

ventas y personal de bodega

01 de

Noviembre de 2007

30 de Noviembre

de 2007

186

9. Seguimiento o monitoreo del plan. Es importante que después de haber implementado el plan de ventas basado

en el Método Semlow se cuente con seguimientos y monitoreos que permitan

analizar y determinar el cumplimento de los objetivos y metas planteadas a lo

largo del plan.

Esto se lograra a través de la recolección de datos tales como:

a) Ventas diarias

b) Bitácora de visitas

c) Parque vehicular de los clientes

d) Volúmenes de compra

e) Índices de productividad de la fuerza de venta de campo (ventas

planificadas/ ventas efectivas)

El seguimiento o monitoreo del plan será realizado por el jefe de agencia y/o

supervisor de cada empresa, como continuidad de este plan, estos pueden

implementar algunas de las siguientes estrategias:

• Elaborar planes promociónales

• Escalafón de la fuerza de ventas

• Plan de telemarketing

• Plan de fidelización de clientes

• Automatización en hoja de Excel

• Mejoramiento de las herramientas

• Otros.

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10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL METODO SEMLOW

DIAS

ACTIVIDADAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Planificación del plan

Análisis del mercado Planteamiento de los objetivos Planteamiento de las políticas Planteamiento de estrategias Planteamiento del las metas

Organización del plan de ventas Distribución de actividades Determinación de recursos humanos Determinación de recursos financieros Determinación de recursos técnicos Determinación de la fuerza de ventas

Dirección del plan de ventas Ordenamiento de clientes Categorización de clientes Distribución de clientes

Implementación del plan de ventas Asignación de cartera de clientes Determinación de frecuencia de visitas Asignación de meta

Control del plan de ventas Plan de visitas mensual Bitácoras de visitas Revisión de índices de productividad

Feedback del plan de ventas Planes de contingencia Seguimiento y monitoreo

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11. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACION DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL METODO SEMLOW

El presupuesto es importante para conocer la cantidad de inversión en cada

una de las actividades a desarrollar para la implementación del plan de ventas.

RECURSO

DETALLE

Cantidad

Precio Unitario

TOTAL

MONTO

Recursos materiales $ 2,334.25

Capacitaciones a los vendedores de campo

$250.00

Paquetes de tarjetas de presentación 3 $9.00 $ 27.00

Catálogos 300 $1.00 $300.00

Uniformes (camisa de empresas) 3 $ 10.00 $ 30.00

ID 3 $ 5.00 $ 15.00

Teléfono celular (con línea) 3 $ 25.00 $ 75.00

Depreciación de vehiculo 3 $ 100.00 $ 300.00

Combustible para vehículos 3 $ 270.00 $ 810.00

Bolígrafos(cajas) 3 $2.00 $ 6.00

Calculadora 3 $4.00 $12.00

Agendas 3 $6.00 $ 18.00

Catálogos $ 60.00

Promociónales $ 431.25

Herramientas $ 290.21

Pie de rey (mil. / Pulg.) 3 $ 26.00 $78.00

Navajas 3 $ 3.65 $10.95

Cinta métrica (5 m/116 pul) 3 $ 14.00 $ 42.00

Sierra con marco 3 $ 4.15 $ 12.45

Guantes para protección 3 $ 2.27 $ 6.81

Otras herramientas $ 140.00

Recurso humano $825.00

*Vendedores de campo (sueldo mas comisión)

3 $275.00 $ 825.00

TOTAL $ 3,449.46

189

12. RETORNO SOBRE LA INVERSION Se espera que mediante la implementación del plan de ventas basado en el

método Semlow, los empresarios de las empresas comercializadoras de

repuestos nuevos para vehículos pesados de la ciudad de Santa Ana,

incrementen sus ganancias mejorando la productividad de sus vendedores de

campo. Para todo empresario es importante conocer en cuánto tiempo tendrá el

retorno sobre la inversión realizada.

Para determinar el tiempo de recuperación de la inversión se utilizo la siguiente

fórmula: ROI= (INGRESO/ RETORNO) x PERIODO DE TIEMPO. Para dicha

fórmula se requiere de ciertos datos, como a continuación de detallan:

• Retorno: es la meta establecida para el plan de ventas basado en el

método Semlow. La cantidad es de $45,450 que surge de multiplicar el

consumo mínimo ($75.00) por el número total de unidades de la cartera de

clientes (606 unidades).

• Ingreso: es el costo de venta promedio establecido. En el mercado actual

es el 67%. Para conocer la cantidad del ingreso se multiplica $45,450

(meta) por el 0.67 (67%) y da como resultado $ 30, 451.5

• Período de Tiempo: son los 12 meses del año.

Datos: Retorno = $45,450

Ingreso (67%) = $30,451.5

Período de tiempo: 12 meses

Sustituyendo Fórmula de Tiempo de Recuperación de la Inversión ROI = (INGRESO / RETORNO) x PERÍODO DE TIEMPO ROI = ($30,451.5 / $45,450) x 12 = 8.04

ROI = 8 MESES CON UN 1 DÍA (Tiempo que se tardara para recuperar su inversión).