j I on,Universidad Tecnológica

de Pereira

Acta de Reunion No: 01

Proceso: Gestión de Documentos

COMITE DE GESTION DOCUMENTAL

C6dgo 000-F02Y4r3ión 3

Fecha 24/06/2009Pãgina lde4

Tema: Aprobacion de Instrumentos Archivisticos por el Comité de GestiOn Documental

Lugar: Sala de Reuniones Consejo Superior Fecha: 20 de Febrero de 2017

Hora de lnicio: 4:00 pm Hora de Finalización: 6:00 pm

Objetivo de la Reunion: Aprobar la Tabla de RetenciOn Documental con las correcciones sugeridas por elArchivo General de la Naciôn y el Cuadro de Clasificaciôn Documental.

Asistentes:

Liliana Ardila Gomez Secretaria GeneralDiana Patricia Jurado GestiOn de TecnologFas lnformáticasDiana Milena Aristizébal Vicerrectorla AdministrativaFrancisco Antonio Uribe PlaneaciônSandra Yamile Calvo Control InternoLina Maria Valencia Secretaria General

Invitados:

Viviana Marcela Carmona PlaneaciônCarlos Andrés Cabrera H. Secretaria General

Ausentes:

Maria Teresa Velez Juridica

DESARROLLO DE LA REUNION:

1. Tern as a Tratar:

• Aprobaciôn Tablas de RetenciOn Documental y Cuadro de Clasificaciôn Documental

• Socializaciôn Resolución de Firmas

• Proposiciones y varios. Tareas pendientes Reunion No. 1 de abril de 2016

2. Desarrollo de los Temas:

. La Secretaria General indica que el objetivo principal de la reuniOn es aprobar nuevamente la version

de las Tablas de RetenciOn para la presente vigencia, que la Oltima actualizaciOn de las Tablas se

realizO durante la vigencia 2015 pero infortunadamente no fueron convalidadas por parte del Archivo

General de la NaciOn, la razOn principal fue la diferencia entre el Acuerdo 14 de 2014, el Organigrama

NIT: 891.480.035-9! Codigo Postal: 660003/ Conmutador:(57) (6)3137300/Fax: 3213206 / DirecciOn: Cra 27 N o 10-02 Los Alamos - Pereira - Risaralda - Colombia! www.utp.edu.coReacreditada como InstituciOn de Alta Calidad por el Ministerio de EducatiOn Nacional 2013- 2021

Acta de Reunion No: 01 ________________4 Versión 3

II,

Fecha 24/06/2009

Proceso: GestiOn de Documentos P8gina

Universidad Tecnologicade Pereira COMITE DE GESTION DOCUMENTAL

y el nUmero de Tablas de RetenciOn. El formato de la TRD fue actualizado en el Sistema Integral de

Gestiôn, de acuerdo con las sugerencias del evaluador del AGN y las consideraciones tomadas

desde GestiOn de Documentos.

Entre los cambios más relevantes que se realizaron en la TRD, con relaciOn al Acuerdo 14, algunas

oficinas que eran consideradas como dependencias pasaron a ser procesos internos, por lo tanto,

dichas Tablas de RetenciOn fueron trasladadas a la Unidad Organizacional de nivel 1 o 2 segUn

corresponda, en este punto se cuentan las tablas de Sistema Integral de GestiOn, GestiOn de

Documentos, Contabilidad, Tesorerla, Almacén General, Mantenimiento I nstitucional y los

Laboratorios que pasaron a [as Facultades.

El Cuadro de ClasificaciOn Documental, también se actualizO de acuerdo con las modificaciones

realizadas a la Tabla de Retencion Documental.

Ambos instrumentos son aprobados por unanimidad.

• Con respecto a la firma de documentaciôn oficial y que tenga relaciôn con las actividades propias

del cargo de aquellos procesos internos que no contarán con TRD pero deben firmar

documentaciôn, se modificO la Resoluciôn de Firmas donde se incluyen dichos Ilderes do proceso

y directores de proyecto. A raFz de este tema, surgiO la inquietud acerca del manejo de los

usuarios quo deben tenor acceso a los aplicativos do la Universidad y cuáles dobon sor los roles

de los rosponsables de cada proceso en cuanto a la asignacion de permisos en los mismos. So

considera que es nocesario apoyarso on lo establecido con el Sistema de Gostión de Seguridad

do la Informaciôn.

• La ingeniera Diana Jurado hace una breve presentaciôn aclarando el concepto do digitalizacion y

escaneo, y lo concerniente a firmas electrônicas y digitalos. Menciona que en la Universidad

algunas depondencias cuentan con aplicativos para digitalizar documontaciôn como es el caso de

Gestion del Talento Humano y Admisiones, Registro y Control, aclara quo la digitalizacion SO da

cuando se describen metadatos para la recuperaciôn de la información y cuando los documentos

se salvaguardan en una base do datos. AsI mismo oxpresa que la firma digital también esta

implementada para los casos de los aplicativos.

NIT: 891.480.035-9! Cádigo Postal: 660003! Conmutador:(57) (6) 3137300/Fax: 3213206 / DirecciOn: Cra 27 N° 10-02 Los Alamos - Pereira - Risaralda - Colombia /www.utp.edu.coReacreditada corno lnstituciOn de Alta Calidad porel Ministerlo de EducaciOn Nacional 2013-2021

Acta de Reunion No: 01

Proceso: Gestión de Documentos

COMITE DE GESTION DOCUMENTAL

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lJniversidad Tecnológicade Pereira

Codigo 000-F02Version 3Fecha 24/06/2009PO9ina lde4

OBSERVACIONES:

La Secretaria General indica que es necesario definir una politica de digitalizacion para la

Universidad para dar claridad sobre qué documentos se deben digitalizar y cOmo deben

conservarse. La ingeniera Diana Jurado se compromete a revisar los aplicativos de digitalizaciOn

y determinar quien es la persona idônea de su oficina para manejar el tema junto con las demás

unidades que tienen que ver directamente con la conservaciOn de la informaciôn.

Siendo las 6:00 pm se da por terminada la reunion.

1. Anexos:Listado de Asistencia

TAREAS PENDIENTESICOMPROMISOS/POLITICAS

Responsable Fecha deDescripciôn de la Tarea Entrega

Elaborar una circular en la que se indique laimportancia de radicar las solicitudes 25 de Febreroinstitucionales que son dirigidas al correo Carlos Andrés Cabrera de 2017electrOnicoRealizar solicitud a GestiOn de TecnologIaslnformáticas para realizar back up de la

25 de FebreroLina Maria Valencia GiraldoinformaciOn digitalizada de GestiOn de de 2017DocumentosElaborar una circular dondese de claridad de

30 de MarzoDiana Patricia Juradolas firmas electrOnicas, digitales y digitalizadas de 2017

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FECHA: 201 oz/ 2-0 1 --TEMA:

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REGISTRO DE ASISTENCIACódigo 000—F04Version 1Fecha 19/08/2009Página idel

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