administración de proyectos en salud
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Administración de Proyectos en Salud
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Paula trabaja en un hospital, tiene mucho empuje y buenas ideas y … 3 meses antes del Día de la Diabetes:
Su jefe le encargó que este año 'organice y lleve adelante la campaña por el Día de la Diabetes'
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Como otros años, el 14 de noviembre habrá que montar un puesto especial donde se ofrezca test de glucemia gratuito y se entreguen trípticos con información relevante. Además, unas semanas antes se deberá comenzar a comunicar la campaña a los pacientes
Así comenzó el 'proyecto‘ de Paula
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El jefe de Paula la felicita por la gran afluencia de pacientes que tuvo la campaña y la buena imagen que dejó
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Paula siente que su 'proyecto' tuvo buena repercusión pero, de todas maneras, no está satisfecha ...
varias cosas podrían haber sido hechas mucho mejor
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La difusión se retrasó porque el área de Comunicación se demoró en hacer el diseño para la campaña
No había información de los años anteriores para tomar de referencia: se crearon 500 volantes que se agotaron rápido y hubo que imprimir 500 más de urgencia
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Falta de compromiso: Enfermería se comprometió a que 8 enfermeras participaran en la campaña (4 por turno). Sin embargo, sólo 5 participaron en las reuniones organizativas y el día de la campaña hubo 3 enfermeras a la mañana y 2 a la tarde
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Imprevistos: enfermó la diseñadora y se tuvo que contratar afuera la emisión de los trípticos, produciendo un costo extra no previsto
La orden de compra de 500 tiras reactivas se autorizó a principios de noviembre. Al salir a comprar, no se consiguieron de la marca de los medidores de glucemia existentes porque no se están importando; hubo que comprar 4 kits de otra marca encareciendo el proyecto
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Se planeó hacer un software para registrar a todos los asistentes, al consultar al jefe de Informática se encontró que ya se contaba con un software usado para la campaña de la piel y se podía adaptar rápidamente
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A Paula le faltó la ‘gestión de los riesgos’
Riesgo de un proyecto: es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto, tales como el alcance, el cronograma, el costo y la calidad (PMBOK®)
Objetivos de la gestión de los riesgos del proyecto:
disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos
aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos
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Actividades
Identificar los riesgos: determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características
Análisis cualitativo de riesgos: priorizar riesgos evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto
Análisis cuantitativo de riesgos: analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados (es dificultoso, no siempre se hace)
Planificar la respuesta a los riesgos: desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas
Controlar los riesgos: implementar los planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento, monitorear, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso
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Por cada riesgo identificado, se analiza su probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendría en el proyecto en el caso de ocurrir. Se indica una acción contingente que disminuya los efectos negativos del riesgo (o se aprovechan los positivos)
Riesgos identificados inicialmente Prob ocurr Impacto Contingencia
Falta de información anterior Alta BajoAveriguar con personal que haya participado antes y/o en otros hospitales
No se pueda hacer la campaña de difusión a tiempo Media Alto
Difundir por mail al personal y contactos externos. Usar redes sociales
El software para registrar asistentes no se desarrolle a tiempo Muy Alta Bajo Registrar en planillas pre-impresas
Dificultad de importación de agujas y tiras reactivas Alta Alto
Averiguar situación y procurar temprana autorización de orden de compra
No se consiga el personal de apoyo de la campaña Baja Alto
Reuniones tempranas con todo el equipo para entusiasmarlos e involucrarlos
No se cuente con buen lugar donde montar la campaña Baja Medio
Relevar lugares posibles y presentar la solicitud de espacio con 3 propuestas
No se cuente con los muebles para montar la campaña Bajo Bajo
Diseño de la campaña no esté a tiempo Alta Alto Contratar agencia de diseño externa
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Se planifican las tareas del proyecto en función de los riesgos que más puedan afectar al proyecto (negativa o positivamente) considerando la gravedad/beneficio potencial de cada riesgo
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