[Date]  Q1 Report

 2  

“Vivamus  porta  est  sed  est.”  

Letter  From  MCP  Firstly,  I  want  to  congratulate  and  thank  you  all  for  your  contribution  because  that  enabled  AIESEC  India  to  win  the  ING  Global  Contribution  Award  at  International’s  President  Meet  in  Serbia.  It  is  always  an  honour  to  receive  an  award  on  behalf  of  AIESEC  India  because  it  signifies  the  hard  work  all  our  members  are  putting  in  and  hence  enabling  AIESEC  India  to  win  this  award.    

Having  said  that,  2013  is  all  about  being  extremely  organizationally  sound  by  knowing  our  purpose  as  AIESEC  India  and  as  the  entities  of  AIESEC  India  and  at  the  same  time  becoming  operationally  extremely  strong  to  be  able  to  move  towards  and  deliver  on  2013  goals.  In  Quarter  1  as  an  organization  we  have  ensured  that  we  are  moving  faster  and  stronger  towards  achieving  both  these  requirements  to  eventually  fulfill  2013  moving  towards  2015.    

The  first  quarter  of  2013  has  been  extremely  hectic  for  all  of  us:  the  MC  and  LC’s  included  with  Transition,  LC  Coaching  Visits,  National  Leader’s  Summit,  Recruitments,  Regional  Youth  Leadership  Seminars,  BRIC  Conference  hosted  by  AIESEC  India,  we  have  all  had  our  hands  full.  Via  all  these  events  we  have  consolidated  our  “Why”  as  an  organization  and  now  with  the  Education  Hub  and  NST’s  we  are  on  our  way  to  be  100%  percent  ready  to  deliver  the  biggest  Q2  AIESEC  India  has  ever  seen.    

We  have  shown  immense  growth  in  raising  in  Q1  which  was  the  focus  of  the  quarter.  We  as  Yuva  hope  we  have  raised  the  right  forms  with  the  right  expectation  setting  to  now  be  able  to  go  all  out  in  terms  of  matching  in  Q2.  At  the  same  time  it  is  important  to  ensure  that  we  have  enough  capacity  in  our  LC’s  now  in  Q2  to  raise,  match  and  realize  with  excellent  quality.    Capacity  means  the  right  members  who  because  of  the  right  induction,  training  and  LEAD  are  now  ready  to  deliver  on  their  team  purposes  and  hence  enable  the  self  development  AIESEC  will  provide  them  with.  

Another  key  focus  of  Q1  was  marketing  and  striking  the  right  partnerships.  Marketing  as  a  portfolio  has  grown  multifold  in  Q1  and  the  registrations  we  receive  daily  on  our  ORS  are  a  proof  of  the  same.  I  hope  you  in  your  LC’s  are  getting  touch  with  all  these  possible  customers  and  hence  enabling  more  and  more  experiences  at  LC  level,  this  is  a  first  small  step  to  be  recognized  as  the  first  choice  partner  for  leadership!  Growth  in  GCDP  and  GIP  is  because  of  synergies  with  the  functions  and  TMP,  TLP  management.  The  LC  needs  to  be  like  a  well-­‐oiled  machine  with  all  parts  being  extremely  effective.  I  hope  you  are  playing  that  role  in  your  LC!    

Have  a  great  time  reading  the  Q1  report  and  implement  all  the  learning’s  you  get  of  it!  Know  what  will  be  your  contribution  to  Q2  as  a  members,  team  leader,  EB  member  or  LCP  till  the  time  you  reach  the  end  of  the  report.    

Waiting  to  see  our  dreams  turn  into  reality  in  the  coming  Quarter!  

 

Ramita  Vig  President  AIESEC  India  2012-­‐2013  

 3  

 

 

2223  

1189  

314   241  

516  

239  

0  

500  

1000  

1500  

2000  

2500  

GCDP   GIP  

Raise  

Match  

Realization  

Experience    Delivery  

Operations  Inferences  

• GCDP  Program  has  seen  a  growth  of  33%  in  raises  in  Q1,  which  is  exceptionally  good.    

• OGCDP  has  seen  a  growth  of  118%  in  matches  and  60%  increase  in  raises.  The  focus  here  was  to  create  an  April  off  peak  and  it  definitely  seems  to  have  guaranteed  a  big  summer  cycle.    

• IGCDP  has  seen  a  growth  of  24%  in  raises  but  the  matches  have  gone  up  by  only  5%.  The  focus  now  should  be  on  converting  these  raises  into  matches.  VP  IGCDP’s  should  look  at  matching  at  least  60%  of  their  raises  in  Q2  as  AIESEC  India  plans  to  match  at  least  500  forms  in  April.  

• GIP  Program  has  seen  a  growth  of  only  16%  in  raises  but  the  raising  was  carried  out  sub  product  wise  which  promises  to  improve  our  delivery  rate  in  coming  days.  

• IGIP  has  seen  a  growth  of  15%  in  raises.  The  focus  has  been  on  effective  sales  training.  LC’s  need  to  pick  up  their  performance  and  use  all  the  resources  provided  by  the  MC  to  improve  performance.    

• OGIP  has  seen  a  growth  of  21%  in  raising  and  a  dip  of  24%  in  realizations.  The  raising  campaign  has  ensured  that  most  of  the  raising  happened  sub  product  wise.    The  focus  needs  to  be  on  converting  these  IT  and  ET  raises  in  matching  in  the  coming  Quarter.    

 1. Quality  and  NPS  update  –  No  Surveys  have  been  released  by  AI  in  Q1.  Firefighting  was  completed  for  Q4.      2. International  Relations  Update    

• IR  Partnerships  –  Partnerships  struck  with  Egypt,  Russia,  UK,  Brazil  and  Cambodia.    • Conferences  –  BRIC  Conference  delivered  for  product  Development  and  improving  relations  between  

BRIC  countries.  • CEEDs  –  Ceeds  sent  to  Cambodia  and  Egypt.  Received  from  Brazil  to  boost  exchange.    

3. Operational  Training  Update  • MB  Conference  delivered  at  NLS  for  180  odd  Delegates.  • Need  based  operational  training  delivered  in  March.  • Virtual  Operational  Training  classes  are  ongoing.    

Q1-­‐  Achievement’s-­‐    • Structured  Sub  product  raising  done  in  GIP  keeping  global  supply  in  mind.  Guaranteeing    a  massive  improvement  

in  Delivery  rate.      • Massive  growth  in  OGCDP  overall  as  a  program  with  the  help  of  a  strong  synergy  with  marketing.      • No  of  IXP’s    have  gone  up.    Q2-­‐  Progress  and  Action  Steps-­‐    • IR  and  Matching  –  Aggressive  matching  is  needed  to  convert  3500  odd  raises  into  matches.  LC’s  should  look  at  

striking  LC  –  LC  Partnerships  to  boost  matches.  Proactive  approach  needed  in  capitalizing  on  MC  supported  IR  Partnerships.  

• Operational  training  and  Education  –  LC’s  need  to  focus  on  training  and  educating  Members  and  MB’s  operational  skills  to  boost  efficiency  and  productivity.  Proactive  approach  expected  in  attending  MC  Driven  training.      

 4  

oGCDP  

   

Inferences  

• There  is  a  60%  growth  in  Q1  Raising,  which  is  due  to  growth  in  IXP,  UR  and  conversions  from  marketing.    

• There  is  a  growth  of  105%  growth  in  matches  due  to  focus  on  April  peak  and  country  partnerships.  

• There  is  negligible  growth  in  realizations  which  means  LCs  could  not  create  off  peak  cycles.  

   

General  Inferences  

• There  has  been  a  lot  of  growth  happening  however  it  is  not  even  close  to  LC/MC  targets  which  is  an  area  of  concern.  Growth  needs  to  be  200%  not  60%  if  we  are  to  even  come  close  to  achieving  our  targets.  

• Matches  should  have  shown  300%  growth  considering  April  cycle,  which  has  also  failed  with  Bangalore  and  Mumbai  not  achieving  their  targets.  

• LCs  need  to  start  matching  aggressively  and  tap  the  Africa  and  Asia  market.  

Growth  driver  and  results  due  to  same  analysis  

• Global  Leader’s  Program–  Shown  immense  growth  but  RYLC  delegates  have  still  not  been  tapped  in  most  LCs.  

• Campus  Ambassadors  Program-­‐  Not  shown  good  results  as  LCs  did  not  using  the  OS  properly  and  started  using  CAP  for  raising  whereas  their  job  role  was  branding,  promotions  and  getting  leads.  

• Showcasing  Impact  (Marketing)  -­‐    Has  got  us  immense  growth  but  the  problem  is  the  conversions  compared  to  the  registrations  which  has  been  extremely  bad.  

Analysis  and  Way  forward  

Q1-­‐  Achievement’s-­‐    

We  have  shown  good  progress  in  raising  and  matching  however  we  can  do  much  more  as  we  are  way  short  of  targets.  

Q2-­‐  Progress  and  Action  Steps-­‐    

1.  EP  engagement  and  Delivery  –  Matching  and  delivery  teams  driving  EPIC,  Cultural  Preparation,  EP  Campaigns,,  Parents  Night,  Engagement  Newsletters,  Issue  based  learning  circles.  Working  on  VISA  with  Udaan  and  taking  support  from  NST  Delivery  to  work  on  EP  preparation  and  EP  delivery  kits.  2.  IR  -­‐  Africa  and  Asia  –  Besides  Russia,  China  and  Egypt  if  you  want  to  grow,  try  to  send  more  people  to  countries  we  have  never  tried.  Asia  and  Africa  will  cause  growth  in  your  LCs.  3.  Pending  conversions  from  Adhoc  (ORS)  and  IXP  -­‐  Call  them  for  a  Global  Entrepreneurs  Seminar/Individual  meetings  asap  and  convert  them.  Sending  them  parent  +  Registration  to  Raise  newsletter  is  a  must.  4.  UR  conversion  and  pending  IS's  to  be  done  asap  and  final  MOU'  signed  (not  to  be  the  only  focus),  follow  up  and  expectation  setting  to  be  done  asap.      

 

 5  

iGCDP  

   

 

Inferences  

Growth/  Fall  in  RMR  in  Q1  and  reasons  for  the  same  

• There  is  35%  growth  in  Q1  raises,  this  shows  a  huge  potential      to  match  your  raised  forms  in  Q2.    

• We  have  fallen  in  number  of  matches  compared  to  last  year.  Most  of  the  LC’s  are  not  focused  on  matching  and  due  to  poor  quality  of  forms  raised  on  system.    

• There  is  positive  growth  in  realization  due  to  strong  pipeline  from  LC’s.        

Delivery  Rate  

• Raise  to  match  ratio  is  7:1,  ideal  ration  should  be  2:1.    • Total  number  of  client  available  LC’s  have  partnered  with  is  167.    If  

we  want  to  deliver  3500  XP,  we  need  500  TN  takers  or  learning  partner.    

General  Inferences  

• Current  forms  available  on  system  are  1985      • There  is  slow  contribution  from  Specific  LC’s;  this  LC’s  have  more  

then  400  forms  on  system.    In  April  they  2  weeks  they  have  able  to  match  only  7  forms.  

• LC’s  at  general  stage  are  showing  negative  growth  in  comparison  to  2012.  Currently  this  LC’s  have  decent  286  forms  available  on  system  that  need  to  be  matched.  

• We  have  highest  number  of  forms  in  network  but  we  are  failing  to  capitalize  on  global  IR.  Ensure  you  are  raising  the  right  forms  which  will  be  easy  to  match  

• Major  contribution  comes  from  DU  and  DI.  Rests  of  the  LC  from  other  clusters  are  not  showing  effort  to  match  their  forms.    Massive  congratulations  to  AIESEC  Chennai  for  growth  in  Q1.    

 Growth  driver  and  results  due  to  same  analysis  

• Financial  Sustainability:-­‐  LC’s  are  not  doing  free  exchange  any  more,  every  LC’s  are  charging  money  from  NGO  or  EP  fee  based  on  LC  reality.    

• Quality:-­‐  Focusing  on  TMP/TLP  on  x  during  realization.  This  will  help  LC’s  to  manage  EP’s  more  functionally.    • National  and  regional  projects:-­‐  Countries  specifically  matching  for  nationalized  project.  Recently  we  struck  IR  

partnerships  with  UK,  Germany  and  Canada.    Analysis  and  Way  forward  

Q1-­‐  Achievement’s-­‐  Growth  in  number  of  raises  which  now  needs  to  be  converted  to  matches        

Q2-­‐  Progress  and  Action  Steps-­‐    

• Matching  Mania  from  25th  of  April,  with  top  partner  countries.    • Target  of  Q2  is  1800  match  on  system.    • Quality  check  of  LC’s  in  may  for  summer  cycle  delivery.    

 6  

  iGIP            Inferences  

è Raising    There  is  an  overall  growth  of  15.84  %  in  raising  as  more  Local  Chapters  have  grown  due  to  focus  on  Sales  and  Sales  Education  Video  for  Local  Chapters  

è Matching    There  is  an  overall  growth  of  31.13  %  in  matching  due  to  promotion  of  Discover  India  learning  Network  and  Deliver  200  though  maximum  growth  has  come  from  NEP    

è Realization    There  is  an  overall  growth  of  27.16  %  in  realization  due  to  strong  December  and  continuous  Match  Growth  in  First  2  months  and  also  NPS  Quality  improvement  of  GIP  

1. Delivery  Rate  Our  Delivery  rate  has  been  only  21.5%  that  is  quite  dissatisfying  as  most  of  the  clients  are  being  undelivered  leading  to  bad  brand  in  the  market    

2. General  Inferences  a) There  is  a  huge  gap  of  target  VS  achieved  for  AIESEC  

India  which  is  a  matter  of  concern  though  the  hope  is  of  the  total  number  of  forms  raised  in  Q1  

b) The  growth  has  mainly  come  from  NEP  and  Specific  Cluster  (Chandigarh,  Hyderabad)  and  growing  entities  (Ahmedabad  &  Pune)  though  Evolution  cluster  has  shown  negative  growth  in  matches  

c) Good  to  see  high  one  local  chapter  already  reach  50  Realization  that  is  AIESEC  Delhi  IIT      

3. Growth  driver  and  results  due  to  same  analysis  

Implementing  and  Structuring  Learning  Network:  -­‐  Matching  and  growth  coming  from  the  education  and  promotion  of  learning  network    

Alumni:  -­‐  Not  a  lot  of  growth  due  to  alumni  though  newsletter  to  alumni  sent  for  promotion  of  GIP  

 

   

 

 

1016  

213   220  

877  

167   173  

0  

200  

400  

600  

800  

1000  

1200  

Raise   Match   Realize  

2013  

2012  

External  Collaboration  with  External  Organization:  Partnered  with  Tie  as  Pilot  project  for  assessing  external  partnerships.  First  done  with  Tie  Mumbai    

Analysis  and  Way  forward  

Q1-­‐  Achievement’s-­‐  Overall  growth  in  raises,  matches  and  realization.  Result  in  matches  due  to  promotion  of  Discover  India,  Process  Optimization  and  Deliver  200    

Q2-­‐  Progress  and  Action  Steps-­‐  A  huge  focus  of  delivering  the  forms  (Still  800  forms  unmatched  and  undelivered),  raising  for  Growing  cluster  in  April(ORS  follow  up)  and  then  crazy  Matching  and  delivery  

 

 

 

 oGIP  

Inferences  

• 21.68%  growth  in  Raises,  7.69%  growth  in  Matches  and  -­‐24%  growth  in  realizations.    

 • The  growth  in  raises  is  mainly  due  to  the  conscious  effort  towards  

creating  peaks  for  oGIP.  The  aim  was  to  make  Q1  a  raising  peak  followed  by  a  matching  peak  between  March  and  April.  The  ‘Let  Me  Do  It’  campaign  definitely  played  a  part  in  pushing  results  in  raises  and  matches.  IT  and  ET  EPs  were  the  main  focus.  40%  and  20%  of  the  Eps  are  from  the  IT  and  Teaching  sub  product  respectively.  

 • The  fall  in  realizations  was  mainly  because  of  the  poor  number  of  

raises  in  November  and  December  in  2012  which  led  to  very  few  conversions  in  January  and  February    

Delivery  Rate-­‐  16.09%  

General  Inferences  

oGIP  in  the  last  Quarter  has  seen  a  huge  improvement  in  terms  of  EP  selection.  LC’s  now  raise  in  specific  sub  products  and  as  per  EP  demand  only.    Growth  Drivers:  IT-­‐  has  become  AIESEC  India’s  main  sub-­‐product  in  oGIP  and  as  well  on  the  track  to  become  the  top  suppliers  in  the  network.  40%  of  the  current  EPs  are  IT  EPs    Teaching-­‐as  a  sub  product  has  become  the  secondary  focus  area  for  LC’s.  20%  of  the  current  EPs  are  ET  EPs    TMP/TLP-­‐LC’s  across  Indian  have  also  seen  an  increase  in  manpower  in  their  oGIP  departments  that  will  now  lead  to  growth  in  the  coming  Quarter.  

   

 

143  

26   25  

174  

28   19  

Q1 2012   2013  

Analysis  and  Way  forward  

Q1-­‐  Achievement’s-­‐  AIESEC  India  currently  stand  no.4  in  the  network  in  terms  of  raises  in  oGIP.    The  achievement  here  is  that  40%  of  these  forms  raised  are  from  IT,  which  means  that  conversions  in  the  Q2  will  be  higher.  

All  LC’s  have  a  VP  for  oGIP  and  a  decent  membership  for  the  same.  15  out  of  19  LCs  are  actively  working  towards  delivering  GIP  experiences  to  Indians.  

Q2-­‐  Progress  and  Action  Steps-­‐  Q2  is  all  about  matching  forms  in  forms  that  we  have  on  the  system.  LC’s  now  need  to  slowly  move  from  using  its  oGIP  members  to  effectively  recruit  EPs  to  effectively  match  them.  April  is  the  month  to  go  all  out  with  LC  promotions  in  the  network  and  create  a  strong  GIP  brand  for  your  LC.  LC  LC  partnerships  and  smart  matching  will  set  the  Top  LCs  from  the  lower  ones.  

EPIC’s  are  extremely  important.  All  EPs  need  to  be  inducted,  trained,  matched  and  prepared  for  their  life  changing  experiences  in  June/July.  

 8  

 

         

   

3670  

1130  1287  

640  

0  

500  

1000  

1500  

2000  

2500  

3000  

3500  

4000  

TMP    

TLP  

TMP  and  TLP  

1. Growth/  Fall  in  RMR:    Growth  in  TMP  Experiences  –  219%  Growth  in  TLP  Experiences  –  100%    General  Inferences:  

• EB  structures,  MB  Announcement,  AM  to  TXP  conversion  and  TMP  TLP  on  exchange,  TMP  TLP  through  expansions  led  to  growth  in  TMP  TLP  Experiences.  

• Growth  in  TMP  Experiences  is  faster  than  the  growth  in  TLP  Experiences.  We  have  to  take  care  that  a  TL  at  an  LC  level  is  not  managing  too  many  people.  

• MB  structures  have  worked  for  AIESEC  India  however  we  need  to  pay  more  attention  to  Exchange  support  teams,  specifically  in  TM,  Marketing  and  IM.    

2. Connecting  to  GIP  and  GCDP:    

• Growth  in  oGCDP  Raises  in  Q1:  59.4%  • Growth  in  iGIP  Raises  Q1:  22%  • 120  iGCDP  EPs  integrated  into  TXP  roles.    

 3. Q1  Function  Review:  

 • Programme  structures  and  Optimized  

Recruitment  Process  sent  out  • 6  LCs  implementing  Optimized  Recruitment  

process  • RYLC  delivery  • Virtual  Induction  and  Induction  for  those  who  did  

not  attend  RYLC    

4. LEAD  update:    

• LEAD  at  NLS  and  coaching  visits.  • LC  coaching  for  on-­‐ground  LEAD  Implementation  

–  8  LCs  doing  LEAD  Implementation  • LEAD  TtT  selected.  TtT  conference  in  April.    

     

 9  

 

• Analysis  of  Q1:  -­‐ Growth  in  number  of  experiences  is  greater  than  growth  in  number  of  members.  -­‐ Connection  between  TM  and  GCDP  GIP  at  an  LC  level  has  to  increase  to  ensure  

conversion  of  TMP  TLP  growth  to  GCDP  GIP.  -­‐ Planning  for  TM  and  GCDP  GIP  for  Q2  need  to  happen  together.  -­‐ It  is  essential  to  focus  on  TM,  Training  and  TMP  TLP  Management  simultaneously.  

Focusing  on  one  of  the  three  will  not  lead  to  the  ELD  growth  we  want  to  achieve.  -­‐ Specific  expansions  have  been  meeting  TMP  TLP  goals,  which  should  lead  to  growth  in  

focus  programmes.    

• Next  steps  for  Q2:  -­‐ Taking  Operational  training  and  LEAD  Forward  through  the  education  hub  and  online  

training  schedule.  -­‐ Taking  forward  LEAD  Training  for  MB’s  of  AIESEC  India  through  the  TtT  -­‐ Creation  of  a  TM  tool  for  AIESEC  India  –  for  talent  planning,  TM  and  L&D  Planning,  

teams  tracking  and  tracking  number  of  members  and  XPs  at  any  given  point  of  time.    -­‐ MB  Induction  module  for  AIESEC  India.  

MC  Projects  and  Priorities  in  the  Programme  

Q1-­‐  Achievement’s-­‐    

-­‐ Goal  achievement  for  TMP  TLP.  -­‐ Growth  in  Integrated  Experiences.  

Q2-­‐  Progress  and  Action  Steps-­‐    

-­‐ Creating  TXP  Minimums  and  Policies  for  LCs.  -­‐ Review  of  EB  structures  and  MB  structure  suggestions  for  Q2.  -­‐ Calculating  average  number  of  experiences  each  individual  takes  in  AIESEC  India  for  better  goal  

split  for  TMP  TLP  month  wise  starting  May.    -­‐ Goal  for  number  of  members  based  on  average  number  of  experiences  and  working  towards  the  

same.  -­‐ More  LCs  implementing  the  Optimized  recruitment  process.    -­‐ Focus  on  AM  to  TMP  TLP  conversion  (higher  conversion  rate)  

5. Integrated  XP’s  update    

• 100  out  of  657  members/leaders  raised  on  the  system  in  Q1.  • 65  out  of  191  Realized  EPs  re-­‐integrated  into  TXP  roles  (From  

Dec-­‐Jan  realizations)    6.  AM  to  TMP/TLP  update:    

• 12  LCs  implementing  AM  • 1300  Ams  in  Q1  • Conversion  to  TXP  -­‐  300  

 10  

External  Relations  

Analysis  of  Q1:  

Fund  Raising  Total:  XX  currently  received.    BoA  Engagement:  

• Joint  Board  Meeting  successfully  conducted.    • Board  Charter  officially  passed.    • Introduction  of  Ms.  Tanya  Dubash  on  the  National  Board.    • Individual  project  based  meetings  held.    

Partnership  Follow  up:  Tata  Chemicals  supporting  Project  Conserve  for  2013  

New  sales:    

• Partnership  initiated  with  Tata  Motors-­‐  6  Month  Pilot    • Partnership  with  Dannone  Narang:  Campus  Ambassador  program  for  B’lue  • Association  with  Café  Coffee  Day  for  Recruitment  promotion.    • August  Recruitment  partners  confirmed:  ETS  Education(GRE/TOFEL)  and  Nokia  

Activities  Planned  for  Q1:  

• Follow  up  on  Joint  Board  Meeting  and  addition  of  new  Board  members.    • Planning  and  sales  of  Y2B  • Sales  of  National  GCDP  Projects  • Delivery  of  current  Partnerships

Business  Development  Report  Q1  

NEP  +  ER  

 

National Sales Focus Areas Update Way forward for Q2

Account Creations and Management

• New accounts to be created HCL, Amazon and Fortis.

• Coordinators for every account with frequent reviews and updates from the partners

• All partners invited for the career day & NLS.

• Follow up with the new companies. • Open applications for New National

Coordinators and interviews • Physical transition meetings with all partners. • Introduction of the incoming MC NEP

responsible to the National & Global Coordinators and Delivery VPs.

Exchanges and Funds Raised

• Exchange growth from 10 (2012) to 37 in 2013 i.e 10,70,000 to be invoiced for Q1

• Pending receivables in- 6,31,650.

• Frequent updates from partners and NCs for smooth & fast process and focus on building supply according to the new requirement.

• Clear all the pending amounts from the partners.

Supply Building • Pipeline planning for Q2 and Q3 with the partners and CEEDs planned in synergy with iGIP

• Virtual Country Meetings though NCs

• Preparation of CEEDers and promotional material

• Myaiesec.net promotion through NCs

Target- 35 Achieved- 37(Till 31st March) Target- 35  

Functions    Report  

 11  

• Key  Strategies  o Success  

-­‐ AIESEC  India  Website  Launch  -­‐ Content  Marketing  [AIESEC  Exp  Videos,  AIESEC  India  Blog]  -­‐ Email  Marketing  [ELD  –oGCDP,  oGIP,  iGIP]  -­‐ Analytics  

o Next  Steps  for  Q2  -­‐ PPC  [Pay  Per  Click]  -­‐ Conversion  Rate  Optimization  -­‐ Organic  [SEO/SEM]  -­‐ Lead  Management  Tool  

 • Contribution  to  ELD:  ELD  Conversion  not  tracked  

o TMP/TLP:  2989  o oGCDP:  3353  o oGIP:  1328  +  173    o iGIP:  164  o Associate  Membership:  133  

 • National  Community  Manager:    

o Success  -­‐ Go  Global  Campaign  with  over  2578+  registrations  -­‐ Partnership  with  TiE.  Pilot  with  Mumbai.    -­‐ Partnership  with  Campus  Diaries  –  one  page  write  up  from  AIESEC  every  month.    -­‐ AIESEC  India  Company  Page  on  LinkedIn  -­‐ Speaker  at  UN  Conference  in  Delhi.  

o Next  Steps  in  Q2  -­‐ Massive  Online  Presence  -­‐  Social  Media    

• Go  Global  Campaign  continuation  till  the  end  of  March  • oGIP  Promotions  • Optimum  usage  of  HootSuite  

-­‐ Partnerships  &  Alliances  -­‐ Alumni  Engagement  

Marketing  Report  Q4    

 12  

27,88,749 24,46,877

4,85,453

- 5,00,000

10,00,000 15,00,000 20,00,000 25,00,000 30,00,000

LC Contribution

Business Development

Others

INCOME

1,79,693

13,47,994 11,63,818

20,54,726

11,14,723

-

5,00,000

10,00,000

15,00,000

20,00,000

25,00,000

Affiliation Fees

Admin Fees National Services Fees

Investments Others

EXPENSE Financial  Report  Q1  

Recognition

AIESEC in Pune for clearing 4,50,000 INR from their total MC Dues.

AIESEC in Ahmedabad for almost getting out of debt with only 60,000 left to be paid to the MC.

Congratulations to both Sagar & Niyati from Pune & Ahmedabad respectively to present an ideal case practice in terms of, how to manage & track the repayment model

when LC is in EiD status.

57,21,078 58,60,945

-1,39,867

-20,00,000

-

20,00,000

40,00,000

60,00,000

80,00,000

Income Expense Loss

Total Q1

Investment in Q1 & contribution to ELD

AIESEC India office

AIESEC India’s various IM platforms (resource & education hub) along with management &

improvisation of www.aiesec.in

International Relation by attending XPROS and various CEED opportunities

Accounts

Quarterly Profit/Loss: -1,39,867 INR

LC Receivables: 14,39,306 INR

ER Receivable: 24,70,000 INR

Reserves: 85,00,000 INR Analysis of Q1 & way forward in Q2

1. LC-­‐MC  financial  management  a. Monthly  synchronization  of  LC  tally  with  the  national  accounts.  b. Strict  follow  up  with  EiD’s  and  LC’s  resulting  to  decrease  in  70%  of  the  LC  receivables.    c. AIESEC  India  LCs  annual  external  audits  followed  by  the  MC  audits  to  be  done  in  April-­‐May.    

2. SOP’s  for  legal  procedures  in  all  programmes  a. New  pricing  structure  finalized  and  will  be  released  by  the  end  of  April  2013.  b. Taking  forward  the  Q1  project  of  standardizing  &  legalise  MOUs  &  Contracts  for  all  the  programs.  

 3. Finance  website/tool  

a. Project  on  hold,  AIESEC  India  will  be  using  online  available  website/tool  to  manage  and  track  finances  on  daily  basis.  Details  for  the  same  will  be  released  by  the  end  of  this  month.    

4. New  financial  business  model  a. Education  and  implementation  of  this  model  in  Q2.  

 5. AIESEC  India  office  

a. AIESEC  India  shifted  their  office  to  Borivali  in  March  2013.  b. Total   investment   of   20   Lakh  was   done   from   the   operational   budget   of   AIESEC   India   and   no  money  was  

utilised  from  the  AIESEC  India  reserves.  

 13  

     Over-­‐all  National  Association  analysis  

Governance  and  Accountability    

North  and  East  Region  

• 7  LCs  currently  in  the  North  &  East  Region  • 4  LCs  (Chandigarh,  Jaipur,  DU,  DI)  are  currently  full  members  and  will  be  able  to  retain  their  status  • AIESEC  Kolkata  will  meet  their  criteria  to  upgrade  to  full  member  at  JNC  2013  if  they  keenly  focus  on  oGIP  

this  quarter.  • AIESEC  Jalandhar  and  AIESEC  Lucknow  are  currently  MoA  • AIESEC  Jalandhar  (MoA+EiD)  is  in  a  position  to  upgrade  to  MoP  provided  they  are  on  track  with  their  debt  

repayment  plan  • AIESEC  Lucknow  stands  to  become  an  EiD  if  they  default  on  the  next  recon  payment  • AIESEC  Dehradun  and  AIESEC  Jodhpur  are  the  two  official  expansions  up  for  upgradation  to  MoP.  Both  

entities  need  to  focus  on  OGX,  BoA  and  setting  up  an  FD  this  quarter.  • LC  membership  Status  • 4  Full  members,  1  MoP,  1  MoA+EiD,  1  MoA  

South  Region  

§ Total  No.  Of  LCs  in  South  Region:  5  § Membership  Status:    

Full  Member:  AIESEC  Hyderabad  MoP:  AIESEC  Bangalore  MoA/EiD:  AIESEC  IIT  KGP,  AIESEC  Chennai    

§ Possible  Membership  Up  gradation:  (all  criteria  apart  from  below  mentioned  have  been  met)  -­‐AIESEC  in  Bangalore  to  Full  Member  Subject  to:  creation  of  a  Fixed  Deposit  of  Rs.  100,000  |  9  more  OGX  Realization’s  |  Timely  External  Audit  |  No  dues  to  the  MC  -­‐  AIESEC  Chennai  to  Full  Member  Subject  to:  Full  debt  repayment  (on  track  as  of  now)  +  no  dues  to  MC  |  Timely  External  Audit  |  Fixed  Deposit  of  Rs  100,000    -­‐  AIESEC  in  Manipal  University  to  Full  Member  Subject  to:  19  more  OGX  |  No  LC  dues  to  MC  |  Timely  External  Audit      

§ AIESEC  IIT  KGP  |  Membership  criteria  for  IIT’s  needs  to  be  reviewed  by  MESC  Expansions:  

§ AIESEC  in  Vishakhapatnam  &  AIESEC  in  Vijaywada  are  due  for  up  gradation  to  City  based  MoP.  Need  to  focus  on:  OGX  |  create  FD  of  Rs  50,000  |  Timely  External  audit  |  Set  up  a  3  member  BoA    

Western  Region  

• Number  of  LC’s:  7  • Full  Member  :  AIESEC  Mumbai  

Member  on  Probation:  AIESEC  Navi  Mumbai,  Baroda  Member  on  Alert:  AIESEC  Ahmedabad  (EiD),  Pune  (EiD),  Surat,  Indore  

• Possible  Membership  Up  gradation:    AIESEC  Ahmedabad  to  MoP  :  MC  dues,  OGX,  FD  to  be  worked  on  AIESEC  Surat  to  MoP  :  MC  Dues,  OGX  and  FD  to  be  worked  on  AIESEC  Indore  to  MoP:  FD  AIESEC  Baroda  to  Full  Membership:  GCDP  and  GIP  OGX  to  be  fulfilled  AIESEC  Pune  to  Full  Membership:  MC  Dues,  oGCDP,  oGIP,  iGIP  to  be  delivered  (raises  are  on  system)  AIESEC  Goa  is  due  to  be  upgraded  at  JNC  to  MoP  AIESEC  Surat  to  EiD  –  Pay  MC  Dues  by  April  end    

 

 

 14  

Expansions:    No  of  OEs  –  7  No  of  IGs  –  15    Goals  Achieved  oGCDP  :  130/18/0  iGIP  :  32/11/3  oGIP  :  5/0/0  iGCDP  :  46/6/0  TMP  :  489/489/0  TLP  :  112/112/0      Inferences:    

• Entity  Development  model  of  starting  entities  by  building  promoters  around  oGCDP  is  working  

• No  of  University  Partners  has  drastically  increased  and  contributed  to  oGCDP  raising  • Goal  Achievement  is  still  relatively  low  primarily  because  of  inadequate  LC  support  

structures  and  governance  models  for  services  between  the  home  LC  and  expansion  entity,  each  entity  should  have  a  contract  with  the  home  LC  for  the  relationship  and  services  provided  between  the  2  parties.  

• Constant  coaching  and  support  from  the  home  LC  is  required  specially  in  the  nurturing  stages  of  being  an  IG  

• Leadership  Development  is  a  key  focus  area  in  making  entities  independent  of  their  home  entities.      

MC  Projects  and  Priorities    

• North-­‐East  Project:  Q2  priorities  include  Guwahati  (Assam),  Shillong  (Meghalaya)  and  SMU  (Sikkim)  

• Presence  in  every  state  of  India:  oGCDP  and  TMP/TLP  recruitments  in  Patna  (Bihar)  and  Jammu    (Jammu  &  Kashmir)  

 

 15  

   

Closing  Thoughts  and  Q2  Achievement  

This  quote  is  what  defines  my  whole  MC  Team  right  now.  We  have  2.5  months  remaining  in  office  now  and  we  are  and  want  to  go  all  out  to  ensure  that  the  MC  plan  we  promised  to  deliver  on  to  AIESEC  India  is  delivered  on  100%  with  perfection.    

This  is  obviously  with  the  support  of  all  of  you!  Q2  is  what  is  going  to  define  the  year  for  your  LC.  It  is  more  or  less  the  make  or  break  quarter.  It’s  not  a  want  but  a  need  for  the  teams  in  AIESEC  India  to  come  together  to  ensure  that  as  an  entity  we  grow  like  never  before  in  this  quarter  to  deliver  the  challenging  and  fulfilling  experiences  that  will  create  the  future  leaders  of  the  world.  

 

Also,  I  have  said  many  times  and  would  like  to  repeat  that  2013  is  the  make  or  break  year  for  2015  achievement.  If  I  break  that  down  even  further  it  means  that  Q2  is  the  most  important  time  for  us  as  an  entity  to  come  together  and  deliver.  The  growth  in  this  quarter  will  define  2013  and  hence  2015  goal  achievement  for  us.    

I  hope  we  are  already  to  fulfill  the  promises  we  made  and  make  IT  happen!!  

 

Yours  truly,  

Yuva  

AIESEC  India  Member  Committee  

2012-­‐2013