2. el proceso administrativo

GESTIÓN EMPRESARIAL

El Proceso Administrativo

Ing. M. Sc. Nelson Quiñones Vásquez

El proceso de la Administración se refiere a planear

y organizar la estructura de órganos y cargos que

componen la empresa y dirigir y controlar sus

actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la

empresa es mucho mayor que la suma de las

eficiencias de los trabajadores, y que ella debe

alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la

adecuación de los medios (órganos y cargos) a los

fines que se desean alcanzar.

INTRODUCCIÓN

El proceso administrativo se refiere a planear

y organizar la estructura de órganos y cargos

que componen la empresa y dirigir y controlar

sus actividades.

CONCEPTOS BASICOS

Desde finales del siglo XIX se ha definido la

administración en términos de cuatro

funciones específicas de los gerentes:

- la planificación,

- la organización,

- la dirección y

- el control.

Definición:

Elementos del proceso administrativos:

La Planificación es el proceso de establecer

metas y elegir los medio para alcanzar dichas

metas.

La planeación reduce el impacto del cambio,

minimiza el desperdicio y la redundancia y fija

los estándares para facilitar el control.

La planeación establece un esfuerzo

coordinado, da dirección tanto a los

administradores como a los administrados.

La planeación reduce la incertidumbre y

reduce la superposición y desperdicios de

actividades.

PLANIFICACIÓN

Los planes, en cuanto al periodo establecido

para su realización se pueden clasificar en:

Clases de Planes

Corto Plazo: menor o igual a un año.

Estos a su vez pueden ser:

- Inmediatos: hasta seis meses

- Mediatos: mayor de 06 o menor de 12

meses

Largo Plazo: mayor a tres años.

Mediano Plazo: de uno a tres años.

Precisión: Los planes no deben hacerse con

afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor

precisión posible.

Principios de la Planificación

Flexibilidad: Debe dejar margen a los cambios que

surjan y circunstancias que varíen después de la

revisión.Unidad de dirección: Los planes deben coordinados e

integrados, que en realidad pueda decirse que existe

un solo plan general.

Rentabilidad: Todo plan deberá expresar que los

resultados deben ser superiores a los gastos.

Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente

integrado, fin de poder alcanzar con eficiencia los

objetivos.

Participación: Se deberá conseguir la participación de

las personas que habrán de estructurarlo, o que se

vean relacionadas con su funcionamiento.

1. Detección de oportunidades

Etapas de la Planificación

2. Establecimiento de objetivos

3. Desarrollo de premisas

5. Evaluación de cursos alternativos de acción

4. Determinación de curso alternativo de acción

6. Selección de un curso de acción

7. Formulación de planes derivados

8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.

Es el establecimiento de la estructura

necesaria para la sistematización racional de

los recursos, mediante la determinación de

jerarquías, disposición, correlación y

agrupación de actividades, con el fin de

poder realizar y simplificar las funciones del

grupo social.

Se trata de terminar que recurso y que

actividades se requieren para alcanzar los

objetivos de la organización. Luego se debe

de diseñar la forma de combinarla en grupo

operativo, es decir, crear la estructura

departamental de la empresa.

ORGANIZACIÓN

Organizar no implica una especialización

ocupacional extrema, que en muchos

casos hace que el trabajo sea poco

interesante, tedioso e indebidamente

restrictivo.

Conceptos generales

En cualquier organización, los trabajos se

pueden definir para que permitan poca o

ninguna libertad personal, o la

discrecionalidad más amplia posible.no existe una forma mejor única de

organizar y que la aplicación de la teoría

de la estructura organizacional debe

tomar en cuenta cada situación en

particular.

Permitir la consecución de los objetivos

primordiales de la empresa lo más

eficientemente y con un mínimo esfuerzo.

Propósitos de la Organización

Eliminar duplicidad de trabajo.

Establecer canales de comunicación.

Representar la estructura oficial de la

empresa.

Organización formal: Es la estructura

intencional de papeles en una empresa

organizada formalmente. Cuando se dice que

una organización es formal, no hay en ello

nada inherentemente inflexible o demasiado

limitante.

Tipos de Organizaciones

Organización Informal: La organización

informal es cualquier actividad personal

conjunta sin un propósito consciente

conjunto, aún cuando contribuya a resultados

conjuntos. Principios de la Organización Unidad de mando. Especialización. Equilibrio de Dirección–Control. Definición de puestos.

Organizar es un proceso gerencial

permanente. Las estrategias se pueden

modificar cuando el entorno

organizacional cambia.

Proceso Organizacional

Los Gerentes utilizan estos 4 pasos básicos

cuando empiezan a tomar decisiones para

organizar:

A. Dividir la carga de trabajo.

B. Combinar las tareas en forma lógica y

eficiente.

C. Especificar quien depende de quien en la

organización.

D. Establecer mecanismos para integrar las

actividades.

Al descomponer el trabajo total en operaciones

pequeñas, simples y separadas, en las que los

diferentes trabajadores se pueden especializar,

la productividad total se multiplica en forma

geométrica.

A. División del Trabajo

La división del trabajo crea tareas simplificadas

que se pueden aprender y realizar con relativa

velocidad. Por consiguiente, fomenta la

especialización, pues cada persona se convierte

en experta en cierto trabajo. El aburrimiento puede ser un producto

secundario de las tareas especializadas que se

tornan repetitivas y poco gratificantes en lo

personal.

Los Gerentes, con el objeto de seguir la pista de

esta maraña de relaciones formales de una

organización, suelen preparar un organigrama

que describe la forma en que se divide el

trabajo.

B. Departamentalización

En un organigrama los cuadros representan la

agrupación lógica de las actividades laborales

que llamamos departamentos.

La departamentalización es el resultado de las

decisiones que toman los gerentes en cuanto a

que actividades laborales, una vez que han sido

divididas en tareas, se pueden relacionar en

grupos “parecidos”.

Cuando se ha dividido el trabajo, creando departamentos

y elegido el tramo a controlar, los gerentes pueden

seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que

especifica quién depende de quien.

C. Jerarquización

Es decir estas decisiones es un patrón de diversos

estratos que se conoce como jerarquía.

En la cima de la jerarquía de la organización se

encuentra el Director, de mayor rango, responsable de las

operaciones de toda la organización. Por regla general,

los directores se conocen como Director General,

Presidente o Director Ejecutivo. Otros gerentes de menor

rango se ubican en los diversos niveles de la

organización.

Niveles Jerárquicos de la Organización

La coordinación es un proceso que consiste en

integrar las actividades de departamentos

independientes a efectos de perseguir las

metas de la organización con eficacia.

D. Coordinación

El grado de coordinación dependerá de la

naturaleza de las tareas realizadas y del grado

de interdependencia que existe entre las

personas de las diversas unidades que las

realizan.Un grado importante de coordinación con toda

probabilidad beneficiará un trabajo que no es

rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual

los factores del ambiente están cambiando y

existe mucha interdependencia.

Enfoque clásico; los miembros de la

organización, en sus acciones, eran guiados por

un sentimiento de obligación en la organización

y por una serie de reglas y reglamentos

racionales.

Diseño Organizacional1. Evolución

Enfoque tecnológico; cuanto más compleja la

tecnología, tanto mayor la cantidad de

gerentes y de niveles administrativos.

Enfoque ambiental; el sistema mecanicista era

más conveniente para un ambiente estable,

mientras que el sistema orgánico era más

conveniente para uno turbulento.

Reducción de tamaño; se refiere a esta serie

de cambios n el diseño organizacional.

El agrupamiento de posiciones y unidades

implementa una conveniencia con el objeto

de crear un organigrama, una manera fácil

de controlar quién trabaja en la

organización.

2. Diseño de la estructura organizacional

Bases para el agrupamiento:

1. Por conocimiento y destreza ,2. Agrupamiento por proceso de

trabajo y función,3. Por tiempo,4. Por producción,5. Por cliente y6. Por lugar.

2.1. Agrupamiento de unidades

¿Cuál es la extensión de control de cada

Gerente?. Y ¿de qué forma debe ser la

estructura: Alta, con unidades de pequeñas y

alcances de control estrechos, o ancha, con

unidades grandes y amplios alcances de

control?Proposiciones básicas: Comparada con la supervisión directa,

cuanto mayor sea el uso de la estandarización para coordinación, mayor será la dimensión de la unidad de trabajo.

Comparado con la estandarización y frecuentemente con la supervisión directa, cuanto mayor sea la confianza en el ajuste mutuo, menor será la dimensión de la unidad de trabajo.

2.2 Dimensión de la unidad

Las organizaciones inteligentes se construyen

a través de procesos pedagógicos que

desarrollen nuevas habilidades y promuevan

nuevos hábitos en la organización, entre los

cuales debemos resaltar los siguientes

aspectos:

Organizaciones Inteligentes

1. Líderes que ejerzan influencia con el

ejemplo,

2. Trabajo en equipo con objetivos comunes,

3.Personas honestas, responsables,

comprometidas, creativas y con

“empowerment”,

4. Organizaciones que fomenten la innovación,

5. Procesos ágiles eficientes, simples y

flexibles,

«Tipos de organigramas

Definición:Los organigramas: son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macro administrativos: Involucran a más de una organización.

Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo:

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2]. Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

Organigrama por producto/mercado de una empresa manufacturera:División por Productos

V IC E P R E S ID E N TEP rod u c c ió n

V IC E P R E S ID E N TEF in an z as

G E R E N TE G E N E R A LP rod u c tos F arm ac é u ticos

G E R E N TE G E N E R A LP rod u c tos d e P a ten te

G E R E N TE G E N E R A LP rod u c tos p a ra e lc u id ad eo p e rs on a l

P R E S ID E N TE

Modelo de Organigrama

Organigrama funcional de una empresa manufacturera:División por Clientes

V IC E P R E S ID E N T EP rod uc to

In du str ia les

V IC E P R E S ID E N T EP rod uc tos

d e C o n su m o

V IC E P R E S ID E N T EP rod uc tosM ili ta res

P R E S ID E N T E

Modelo de Organigrama …

Agrupamiento Funcional de la Organización(Compañía Manufacturera)

A isite n te d e lP res id en te

R e cursosH u m a n os

In ve st iga ciónd e M ercad os

P lan ea ció n deM ercad ote cn ia

P ub lic id ad yP rom o ción

A dm in is tra ciónd e V e n tas

V e n tas

M ercad ote cn ia

A dm in is tra ciónd e Ing en ie r ía

D ise ñoP re lim inar

In ge nie r íaE léc tr ica

In ge nie r íaM ecá nica

In ge nie r íaH idráu lica

E m p aq ue

C o ntro l deC alidad

In ge nie r ía

P lan ea ció n dela P rod ucción

In ge nie r íaIn dus tria l

In ge nie r ía deP rod ucción

C o m p ras

M on ta je

P rod ucciónG en era l

P rod ucción

P lan ea ciónF ina nc ie ra

P resu pu es tos

C on ta b i lidadG en era l

C on ta b i lidadD e C o s tos

E s tad is t ica s yP ro c. d e D a tos

F ina nzas

P R E S ID E N T E

Modelo de Organigrama …

Agrupamiento por Conocimiento y DestrezaDepartamentos Médicos de Hospital Escuela

D irec to rE jecutivo

C o m ités P erm a n en tesy "a d h o c"

N eu ro log íaA le rg iaC ard io log íaM ed icina In te rnaG a stro - E n te ro lo g íaD erm a to i log íaE nd oc rin o log íaH e m ato log íaN e fro log íaN eu m o log íaF isio log íaR e um ato lo g íaE n fe rm ed ad esIn fecc iosas

M ed icina P ed ia tr ía A ne s te s io log ía

D e d ia gn ós ticoT e ra pé uticaM ed icinan uc lea r

R ad io log ía

D e nta lG en era lC ard iv ascu la rT orá cicaN e uroc irug íaP lá sticaO fta lm o log íaU ro log íaO r to p ed iaO nco log ía

C irug ía P siq u ia tr ìa G ine co log íaO b ste tr ic ía

P a to log íaM icrob io log íaB ioq uím icaH e m ato log ía

B io log ia m é dica(L abo ra to r ios)

C o nse jo d e M éd ico s yO do n tó log os

C o m ité E je cu tivo

D ire c to r io de fid e icom isa r ios

Modelo de Organigrama …

Agrupamiento por LugarOficinas de Correos de Canadá

D irec to rD is t. P o s ta ld e N ue vaE sco c ia

D irec to rD is t. P o s ta l

deT er ran ova

D irec to rD is t. P o s ta ld e N ue vaB run s w ick

G e re n te G e n era lR e g ió n P os ta l

A tlá n tica

D irec to rD is t. P o s ta ld e M on tre a l

D irec to rD is t. P o s ta ld e Q u eb ec

O rie n ta l

D irec to rD is t. P o s ta ld e Q u eb ecO ccid en ta l

G e re n te G e n era lR e g ió n P os ta l

d e Q u eb ec

D irec to rD is t. P o s ta lC e n tra l de

O n ta r io

D irec to rD is t. P o s ta lO rie n ta l de

O n ta r io

D irec to rD is t. P o s ta l

N o r te deO n ta r io

D irec to rD is t. P o s ta lO ccid en ta ld e O n ta r io

G e re n te G e n era lR e g ió n P os ta l

d e O n ta r io

D irec to rD is t. P o s ta l

d e M an ito ba

D irec to rD is t. P o s ta ld e A lb er ta

D irec to rD is t. P o s ta l

d e C o lu m b iaB r ita n ica

G e re n te G e n era lR e g ió n P os ta l

O ccid en ta l

C o m isio na doG en era l ded e C o rre os

Modelo de Organigrama …

Es la capacidad de influir en las personas para

que contribuyan a las metas de la

organización y del grupo.

Implica mandar, influir y motivar a los

empleados para que realicen tareas

esenciales.

La dirección llega al fondo de las relaciones

de los gerentes con cada una de las personas

que trabajan con ellos.

La dirección incluye motivación, enfoque de

liderazgo, equipos y trabajo en equipo y

comunicación.

DIRECCIÓN

Motivación: Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido.

Liderazgo: En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores.

Comunicación: fluido vital de una organización; errores de comunicación ocasionan daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante porque representa la hebra común para las funciones administrativas.

Equipos y trabajo en equipo: Un equipo se define como dos o mas personas que interactúan y se influyen entre si, con el propósito de alcanzar un objetivo común.

Elementos de la Dirección

Coordinación de intereses.

Principios de Dirección

Impersonalidad del mando.

Resolución de conflictos.

Aprovechamiento de conflictos

Vía jerárquica.

Consiste en medir y corregir el desempeño

individual y organizacional para asegurar que

los hechos se ajusten a los planes y objetivos

de las empresas.

Implica medir el desempeño contra las metas

y los planes, muestra donde existen

desviaciones con los estándares y ayuda a

corregirlas.

El control facilita el logro de los planes,

aunque la planeación debe preceder del

control.

El propósito y la naturaleza del control es

garantizar que los planes tengan éxito al

detectar desviaciones, a fin de corregirlas.

CONTROL

Control preliminar (a través de la alimentación

adelantada); se ejerce previamente a la acción

para asegurar que se preparen los recursos y el

personal necesarios y se tengan listos para

iniciar las actividades.

Tipos de Control

Control coincidente (a través de informes

periódicos de desempeño); vigilar las

actividades corrientes para asegurar que se

cumplan las políticas y los procedimientos, sobre

la marcha. Control por retroalimentación; acción a posteriori

(replanificación), concentrando la atención sobre

los resultados pasados para controlar las

actividades futuras.

Señalar niveles medios de

cumplimiento.

Etapas del Control

Chequear el desempeño a intervalos

regulares.

Determinar si existe alguna variación

de los niveles medios.

Si existiera alguna variación, tomar

medidas, tales como una nueva

capacitación o una mayor instrucción.

Retroalimentación en el Control

Desempeñodeseado

Comparacióndesempeñoreal contraestándares

Medición deldesempeño

real

Desempeñoreal

Identificaciónde las

desviaciones

Análisis delas causas

de lasdesviaciones

Programade accióncorrectiva

Applicaciónde

correcciones

Circuito de retroalimentación del control administrativo