2. el proceso administrativo
DESCRIPTION
gestion empresarialTRANSCRIPT
GESTIÓN EMPRESARIAL
El Proceso Administrativo
Ing. M. Sc. Nelson Quiñones Vásquez
El proceso de la Administración se refiere a planear
y organizar la estructura de órganos y cargos que
componen la empresa y dirigir y controlar sus
actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la
empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la
adecuación de los medios (órganos y cargos) a los
fines que se desean alcanzar.
INTRODUCCIÓN
El proceso administrativo se refiere a planear
y organizar la estructura de órganos y cargos
que componen la empresa y dirigir y controlar
sus actividades.
CONCEPTOS BASICOS
Desde finales del siglo XIX se ha definido la
administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes:
- la planificación,
- la organización,
- la dirección y
- el control.
Definición:
Elementos del proceso administrativos:
La Planificación es el proceso de establecer
metas y elegir los medio para alcanzar dichas
metas.
La planeación reduce el impacto del cambio,
minimiza el desperdicio y la redundancia y fija
los estándares para facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo
coordinado, da dirección tanto a los
administradores como a los administrados.
La planeación reduce la incertidumbre y
reduce la superposición y desperdicios de
actividades.
PLANIFICACIÓN
Los planes, en cuanto al periodo establecido
para su realización se pueden clasificar en:
Clases de Planes
Corto Plazo: menor o igual a un año.
Estos a su vez pueden ser:
- Inmediatos: hasta seis meses
- Mediatos: mayor de 06 o menor de 12
meses
Largo Plazo: mayor a tres años.
Mediano Plazo: de uno a tres años.
Precisión: Los planes no deben hacerse con
afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor
precisión posible.
Principios de la Planificación
Flexibilidad: Debe dejar margen a los cambios que
surjan y circunstancias que varíen después de la
revisión.Unidad de dirección: Los planes deben coordinados e
integrados, que en realidad pueda decirse que existe
un solo plan general.
Rentabilidad: Todo plan deberá expresar que los
resultados deben ser superiores a los gastos.
Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente
integrado, fin de poder alcanzar con eficiencia los
objetivos.
Participación: Se deberá conseguir la participación de
las personas que habrán de estructurarlo, o que se
vean relacionadas con su funcionamiento.
1. Detección de oportunidades
Etapas de la Planificación
2. Establecimiento de objetivos
3. Desarrollo de premisas
5. Evaluación de cursos alternativos de acción
4. Determinación de curso alternativo de acción
6. Selección de un curso de acción
7. Formulación de planes derivados
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.
Es el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematización racional de
los recursos, mediante la determinación de
jerarquías, disposición, correlación y
agrupación de actividades, con el fin de
poder realizar y simplificar las funciones del
grupo social.
Se trata de terminar que recurso y que
actividades se requieren para alcanzar los
objetivos de la organización. Luego se debe
de diseñar la forma de combinarla en grupo
operativo, es decir, crear la estructura
departamental de la empresa.
ORGANIZACIÓN
Organizar no implica una especialización
ocupacional extrema, que en muchos
casos hace que el trabajo sea poco
interesante, tedioso e indebidamente
restrictivo.
Conceptos generales
En cualquier organización, los trabajos se
pueden definir para que permitan poca o
ninguna libertad personal, o la
discrecionalidad más amplia posible.no existe una forma mejor única de
organizar y que la aplicación de la teoría
de la estructura organizacional debe
tomar en cuenta cada situación en
particular.
Permitir la consecución de los objetivos
primordiales de la empresa lo más
eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
Propósitos de la Organización
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicación.
Representar la estructura oficial de la
empresa.
Organización formal: Es la estructura
intencional de papeles en una empresa
organizada formalmente. Cuando se dice que
una organización es formal, no hay en ello
nada inherentemente inflexible o demasiado
limitante.
Tipos de Organizaciones
Organización Informal: La organización
informal es cualquier actividad personal
conjunta sin un propósito consciente
conjunto, aún cuando contribuya a resultados
conjuntos. Principios de la Organización Unidad de mando. Especialización. Equilibrio de Dirección–Control. Definición de puestos.
Organizar es un proceso gerencial
permanente. Las estrategias se pueden
modificar cuando el entorno
organizacional cambia.
Proceso Organizacional
Los Gerentes utilizan estos 4 pasos básicos
cuando empiezan a tomar decisiones para
organizar:
A. Dividir la carga de trabajo.
B. Combinar las tareas en forma lógica y
eficiente.
C. Especificar quien depende de quien en la
organización.
D. Establecer mecanismos para integrar las
actividades.
Al descomponer el trabajo total en operaciones
pequeñas, simples y separadas, en las que los
diferentes trabajadores se pueden especializar,
la productividad total se multiplica en forma
geométrica.
A. División del Trabajo
La división del trabajo crea tareas simplificadas
que se pueden aprender y realizar con relativa
velocidad. Por consiguiente, fomenta la
especialización, pues cada persona se convierte
en experta en cierto trabajo. El aburrimiento puede ser un producto
secundario de las tareas especializadas que se
tornan repetitivas y poco gratificantes en lo
personal.
Los Gerentes, con el objeto de seguir la pista de
esta maraña de relaciones formales de una
organización, suelen preparar un organigrama
que describe la forma en que se divide el
trabajo.
B. Departamentalización
En un organigrama los cuadros representan la
agrupación lógica de las actividades laborales
que llamamos departamentos.
La departamentalización es el resultado de las
decisiones que toman los gerentes en cuanto a
que actividades laborales, una vez que han sido
divididas en tareas, se pueden relacionar en
grupos “parecidos”.
Cuando se ha dividido el trabajo, creando departamentos
y elegido el tramo a controlar, los gerentes pueden
seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que
especifica quién depende de quien.
C. Jerarquización
Es decir estas decisiones es un patrón de diversos
estratos que se conoce como jerarquía.
En la cima de la jerarquía de la organización se
encuentra el Director, de mayor rango, responsable de las
operaciones de toda la organización. Por regla general,
los directores se conocen como Director General,
Presidente o Director Ejecutivo. Otros gerentes de menor
rango se ubican en los diversos niveles de la
organización.
Niveles Jerárquicos de la Organización
La coordinación es un proceso que consiste en
integrar las actividades de departamentos
independientes a efectos de perseguir las
metas de la organización con eficacia.
D. Coordinación
El grado de coordinación dependerá de la
naturaleza de las tareas realizadas y del grado
de interdependencia que existe entre las
personas de las diversas unidades que las
realizan.Un grado importante de coordinación con toda
probabilidad beneficiará un trabajo que no es
rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual
los factores del ambiente están cambiando y
existe mucha interdependencia.
Enfoque clásico; los miembros de la
organización, en sus acciones, eran guiados por
un sentimiento de obligación en la organización
y por una serie de reglas y reglamentos
racionales.
Diseño Organizacional1. Evolución
Enfoque tecnológico; cuanto más compleja la
tecnología, tanto mayor la cantidad de
gerentes y de niveles administrativos.
Enfoque ambiental; el sistema mecanicista era
más conveniente para un ambiente estable,
mientras que el sistema orgánico era más
conveniente para uno turbulento.
Reducción de tamaño; se refiere a esta serie
de cambios n el diseño organizacional.
El agrupamiento de posiciones y unidades
implementa una conveniencia con el objeto
de crear un organigrama, una manera fácil
de controlar quién trabaja en la
organización.
2. Diseño de la estructura organizacional
Bases para el agrupamiento:
1. Por conocimiento y destreza ,2. Agrupamiento por proceso de
trabajo y función,3. Por tiempo,4. Por producción,5. Por cliente y6. Por lugar.
2.1. Agrupamiento de unidades
¿Cuál es la extensión de control de cada
Gerente?. Y ¿de qué forma debe ser la
estructura: Alta, con unidades de pequeñas y
alcances de control estrechos, o ancha, con
unidades grandes y amplios alcances de
control?Proposiciones básicas: Comparada con la supervisión directa,
cuanto mayor sea el uso de la estandarización para coordinación, mayor será la dimensión de la unidad de trabajo.
Comparado con la estandarización y frecuentemente con la supervisión directa, cuanto mayor sea la confianza en el ajuste mutuo, menor será la dimensión de la unidad de trabajo.
2.2 Dimensión de la unidad
Las organizaciones inteligentes se construyen
a través de procesos pedagógicos que
desarrollen nuevas habilidades y promuevan
nuevos hábitos en la organización, entre los
cuales debemos resaltar los siguientes
aspectos:
Organizaciones Inteligentes
1. Líderes que ejerzan influencia con el
ejemplo,
2. Trabajo en equipo con objetivos comunes,
3.Personas honestas, responsables,
comprometidas, creativas y con
“empowerment”,
4. Organizaciones que fomenten la innovación,
5. Procesos ágiles eficientes, simples y
flexibles,
«Tipos de organigramas
Definición:Los organigramas: son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.
POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
Macro administrativos: Involucran a más de una organización.
Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo:
Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.Ejemplo:
POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2]. Ejemplo:
Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].Ejemplo:
De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
Organigrama por producto/mercado de una empresa manufacturera:División por Productos
V IC E P R E S ID E N TEP rod u c c ió n
V IC E P R E S ID E N TEF in an z as
G E R E N TE G E N E R A LP rod u c tos F arm ac é u ticos
G E R E N TE G E N E R A LP rod u c tos d e P a ten te
G E R E N TE G E N E R A LP rod u c tos p a ra e lc u id ad eo p e rs on a l
P R E S ID E N TE
Modelo de Organigrama
Organigrama funcional de una empresa manufacturera:División por Clientes
V IC E P R E S ID E N T EP rod uc to
In du str ia les
V IC E P R E S ID E N T EP rod uc tos
d e C o n su m o
V IC E P R E S ID E N T EP rod uc tosM ili ta res
P R E S ID E N T E
Modelo de Organigrama …
Agrupamiento Funcional de la Organización(Compañía Manufacturera)
A isite n te d e lP res id en te
R e cursosH u m a n os
In ve st iga ciónd e M ercad os
P lan ea ció n deM ercad ote cn ia
P ub lic id ad yP rom o ción
A dm in is tra ciónd e V e n tas
V e n tas
M ercad ote cn ia
A dm in is tra ciónd e Ing en ie r ía
D ise ñoP re lim inar
In ge nie r íaE léc tr ica
In ge nie r íaM ecá nica
In ge nie r íaH idráu lica
E m p aq ue
C o ntro l deC alidad
In ge nie r ía
P lan ea ció n dela P rod ucción
In ge nie r íaIn dus tria l
In ge nie r ía deP rod ucción
C o m p ras
M on ta je
P rod ucciónG en era l
P rod ucción
P lan ea ciónF ina nc ie ra
P resu pu es tos
C on ta b i lidadG en era l
C on ta b i lidadD e C o s tos
E s tad is t ica s yP ro c. d e D a tos
F ina nzas
P R E S ID E N T E
Modelo de Organigrama …
Agrupamiento por Conocimiento y DestrezaDepartamentos Médicos de Hospital Escuela
D irec to rE jecutivo
C o m ités P erm a n en tesy "a d h o c"
N eu ro log íaA le rg iaC ard io log íaM ed icina In te rnaG a stro - E n te ro lo g íaD erm a to i log íaE nd oc rin o log íaH e m ato log íaN e fro log íaN eu m o log íaF isio log íaR e um ato lo g íaE n fe rm ed ad esIn fecc iosas
M ed icina P ed ia tr ía A ne s te s io log ía
D e d ia gn ós ticoT e ra pé uticaM ed icinan uc lea r
R ad io log ía
D e nta lG en era lC ard iv ascu la rT orá cicaN e uroc irug íaP lá sticaO fta lm o log íaU ro log íaO r to p ed iaO nco log ía
C irug ía P siq u ia tr ìa G ine co log íaO b ste tr ic ía
P a to log íaM icrob io log íaB ioq uím icaH e m ato log ía
B io log ia m é dica(L abo ra to r ios)
C o nse jo d e M éd ico s yO do n tó log os
C o m ité E je cu tivo
D ire c to r io de fid e icom isa r ios
Modelo de Organigrama …
Agrupamiento por LugarOficinas de Correos de Canadá
D irec to rD is t. P o s ta ld e N ue vaE sco c ia
D irec to rD is t. P o s ta l
deT er ran ova
D irec to rD is t. P o s ta ld e N ue vaB run s w ick
G e re n te G e n era lR e g ió n P os ta l
A tlá n tica
D irec to rD is t. P o s ta ld e M on tre a l
D irec to rD is t. P o s ta ld e Q u eb ec
O rie n ta l
D irec to rD is t. P o s ta ld e Q u eb ecO ccid en ta l
G e re n te G e n era lR e g ió n P os ta l
d e Q u eb ec
D irec to rD is t. P o s ta lC e n tra l de
O n ta r io
D irec to rD is t. P o s ta lO rie n ta l de
O n ta r io
D irec to rD is t. P o s ta l
N o r te deO n ta r io
D irec to rD is t. P o s ta lO ccid en ta ld e O n ta r io
G e re n te G e n era lR e g ió n P os ta l
d e O n ta r io
D irec to rD is t. P o s ta l
d e M an ito ba
D irec to rD is t. P o s ta ld e A lb er ta
D irec to rD is t. P o s ta l
d e C o lu m b iaB r ita n ica
G e re n te G e n era lR e g ió n P os ta l
O ccid en ta l
C o m isio na doG en era l ded e C o rre os
Modelo de Organigrama …
Es la capacidad de influir en las personas para
que contribuyan a las metas de la
organización y del grupo.
Implica mandar, influir y motivar a los
empleados para que realicen tareas
esenciales.
La dirección llega al fondo de las relaciones
de los gerentes con cada una de las personas
que trabajan con ellos.
La dirección incluye motivación, enfoque de
liderazgo, equipos y trabajo en equipo y
comunicación.
DIRECCIÓN
Motivación: Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido.
Liderazgo: En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores.
Comunicación: fluido vital de una organización; errores de comunicación ocasionan daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante porque representa la hebra común para las funciones administrativas.
Equipos y trabajo en equipo: Un equipo se define como dos o mas personas que interactúan y se influyen entre si, con el propósito de alcanzar un objetivo común.
Elementos de la Dirección
Coordinación de intereses.
Principios de Dirección
Impersonalidad del mando.
Resolución de conflictos.
Aprovechamiento de conflictos
Vía jerárquica.
Consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para asegurar que
los hechos se ajusten a los planes y objetivos
de las empresas.
Implica medir el desempeño contra las metas
y los planes, muestra donde existen
desviaciones con los estándares y ayuda a
corregirlas.
El control facilita el logro de los planes,
aunque la planeación debe preceder del
control.
El propósito y la naturaleza del control es
garantizar que los planes tengan éxito al
detectar desviaciones, a fin de corregirlas.
CONTROL
Control preliminar (a través de la alimentación
adelantada); se ejerce previamente a la acción
para asegurar que se preparen los recursos y el
personal necesarios y se tengan listos para
iniciar las actividades.
Tipos de Control
Control coincidente (a través de informes
periódicos de desempeño); vigilar las
actividades corrientes para asegurar que se
cumplan las políticas y los procedimientos, sobre
la marcha. Control por retroalimentación; acción a posteriori
(replanificación), concentrando la atención sobre
los resultados pasados para controlar las
actividades futuras.
Señalar niveles medios de
cumplimiento.
Etapas del Control
Chequear el desempeño a intervalos
regulares.
Determinar si existe alguna variación
de los niveles medios.
Si existiera alguna variación, tomar
medidas, tales como una nueva
capacitación o una mayor instrucción.
Retroalimentación en el Control
Desempeñodeseado
Comparacióndesempeñoreal contraestándares
Medición deldesempeño
real
Desempeñoreal
Identificaciónde las
desviaciones
Análisis delas causas
de lasdesviaciones
Programade accióncorrectiva
Applicaciónde
correcciones
Circuito de retroalimentación del control administrativo