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Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise Content Management (ECM)
Frank Schneider, Global Services, OpenText 12. Juni 2013
Frank Schneider, Open Text12. Juni 2013
Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise Content Management (ECM)
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 3
Agenda
1. Open Text
2. Business Transformation mit Extended ECM
3. Prozesse mit ECM optimieren
4. Kundenbeispiele
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 4
SAP und OpenText – 20 Jahre einer Partnerschaft
1992
1997
2000
SAP Extended ECM
OpenText übernimmt IXOS
SAP Archiving & Document Access
2003
2007
2008SAP Invoice Management
2009
2010
SAP Digital Asset Management
SAP Employee File Management
2011SAP Document Presentment
SAP Travel Receipts Management
SAP Portal Content ManagementSAP Portal Site Management
SAP ArchiveLink Co-Development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/3
SAP ITS Co-Development (Internet Transaction Server)
SAP CRM Co-Development
Erster ISV “Powered by SAP NetWeaver”
Co-Development des DoD 5015.2 zertifizierten Records Management
Co-Innovation CMIS-Schnittstelle
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 5
SAP’s ECM-Portfolio “by OpenText”
ArchivingSecure, compliant, cost-efficient storage of information
Document Access360 degree information access
Employee File
Management
Automate HR File
administration and enable self service scenarios
Invoice Management
and OCR
Minimize data capture
effort and human
intervention to streamline acc. payable processes
Digital Asset Management
Optimized management of rich media
assets
Integrate media into marketing communi-
cations
Document Presentment
Automate document generation
and personali-
zation (e.g. billing
statements)
Extended ECM
Best-of-breed ECM with
unique SAP integration
and process support in SAP and non-SAP
Travel Receipts
Managementand OCR
Automate receipt
handling and streamline expense
management process
Portal Content
Management
Document Management
and Collaboration
embedded into SAP
NetWeaver Portal and Enterprise
Workspaces
Portal Site Management
Powerful Intranet/ Extranet
authoring and publishing embedded into SAP
NetWeaver Portal and Enterprise
Workspaces
ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen
ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 6
Business Transformation mit ECM for SAP
Process Content
Unique Business Value
Drives the Work… …Provides the Context
Content Enriched Business Processes
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 7
Verbindung von Content und Transaktionen zur Unterstützung des Gesamtprozesses
7
ContentTransaktionen
SAP-Anwender Non-SAP-Anwender
Daten
Content
Problem: FehlenderBusiness Content
Problem: Fehlende Business Daten
Extended ECM
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 8
Von ECM zum umfassenden Prozessmanagement
Vorteile:• Prozesseffizienz steigern durch die Verbindung von Content und Prozessen• Compliance-Anforderungen erfüllen mit Records Management für SAP + non-SAP
• Dokumentenmanagement• Volltextsuche• Kollaboration & Social Media• Scanning• Workflow• Records Management• Archivierung• …
Enterprise Content Management
• ECM-Workspaces mit nativer Integration in SAP
• Nutzung von SAP Daten, Strukturen und Berechtigungen
• Nahtlose Integration in die SAP User Interfaces
• SAP und ECM „synchronisieren“
+ECM
BusinessSuite
Tiefe Integration in SAP
• Projektmanagement• Product Lifecycle Management• Beschaffung• Qualitätsmanagement• Enterprise Asset Management• Vorgangsbearbeitung• Customer Relationship Mgmt.• Und viele mehr!
Prozessspezifisches ECM
=
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 9
Zugriff auf Content und Daten im bevorzugtem User Interface
WorkspaceWorkspace
MS SharePoint *
SAP GUI and SAP NW BC
SAP NetWeaver® Portal
SAP Extended ECM (Web UI)
SAP CRM und SAP SRM
MS Windows Explorer
MS Outlook und MS Office
Mobile Devices *
* Add-Ons sold separately by OpenText
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Extended ECM erweitert zahlreiche Unternehmensprozesse mit Content
10
Planung & Entwicklung
EinkaufProduktion &
BetriebVertrieb & Marketing
Customer Service
Finanzabteilung
Personalabteilung
Rechtsabteilung
IT
Zentrale Lieferantenakte Audits und Zertifizierung Records Management Vertragsmanagement Procure to Pay Dok.
Bid to Cash Dokumentation
Marktanalysen Angebotsdokumentation Ausschreibungen
Zentrale Kundenakte Case Mgmt. (Garantie,
Wartung, Störfall, …) Kundenkommunikation
Projektmanagement (E&C, R&D, etc.)
Zusammenarbeit mit Partnern
Knowledge & IP Mgmt.
Konsolidiertes ECM + ERP Ablösung von Altsystemen Integrierte Daten- und
Dokumentenarchivierung IT Projektmanagement
Aufbewahrungsfristen Automatisierte Compliance Effizientes e-Discovery Vertragsmanagement
Strategisches Vertragsmanagement
Invoice Management Mergers & Acquisitions
Dokumentation
Aufbewahrung von HR Records Dokumentation zu Verfahren u.
Richtlinien Wissensmanagement Bewerberunterlagen
Enterprise Asset Mgmt. Distribution / Logistik Product Lifecycle Mgmt. Qualitätsmanagement
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 11
Agenda
1. Open Text
2. Business Transformation mit Extended ECM
3. Prozesse mit ECM optimieren
4. Kundenbeispiele
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 12
Prozessoptimierung mit xECM
ProcurementExcellence
Production & OperationExcellence
CustomerExcellence
Human ResourcesExcellence
FinancialExcellence
Information TechnologyExcellence
content -enr iched business processes
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Herausforderung in Produktion und Betrieb
© AIIM 2012 www.aiim.org / © OpenText 2012 www.opentext.com
44%of companies manage their multi-channel output across print, email, fax, social, etc. in an ad-hoc / manual way
50%of companies do not have their asset-related content linked to their EAM* system — and half of those feel that the two are out-of-step
95%of companies have asset documentation distributed over multiple, disconnected systems
58%of companies feel that poor sharing of knowledge and expertise is an over-riding issue in production & operation.
* Enterprise Asset Management
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Kern Prozesse in Produktion und Betrieb– Achieve Excellence with ECM
Manage all plant and maintenance information in a
consistent and easy to access way that is consistent with
SAP structures
Enterprise Asset Management
Streamline warehousing and
shipping operations by a more efficient
document generation and
distribution
Logistics & Distribution
Manage quality-related information
and test documentation in a
traceable and auditable way
Quality Management
Manage material and product related documentation over
the complete product lifecycle
Product Lifecycle Management
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Technischer Platz
Technischer Platz
EquipmentEquipment
Instandhaltungs-meldung
Instandhaltungs-meldung
MaterialMaterial
LieferantLieferant
Instandhaltungs-auftrag
Instandhaltungs-auftrag
ProjektProjekt
Extended ECM für Produktion & BetriebContent Management für Schlüsselbereiche des Prozesses
Planung & Konstruktion
Beschaffung & Bau
Inbetrieb-nahme
Betrieb Instandhaltung Stilllegung
Anlagen Lebenszyklus
Extended ECM bietet Content Workspaces für zentrale SAP Geschäftsobjekte im Anlagenbetrieb:
AufgabenlistenAufgabenlisten
15
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Beispiel: Equipment-Workspace im SAP GUI
16
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 17
Example: Access from Mobile Devices
17
OpenText Tempo* – “Dropbox behind the Firewall”
OpenText Everywhere* – Mobile Access and Filing
* Add-ons to Extended ECM sold by OpenText
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Extended ECM – Equipment-Workspace in SharePoint
18
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 19
Extended ECM für ProjektmanagementContent Management für Schlüsselbereiche des Projektes
19
Geschäftspartner /Auftragnehmer
Geschäftspartner /Auftragnehmer
ProjektProjekt
Projektstruktur(PSP)
Projektstruktur(PSP)
MaterialMaterialAuftragAuftrag
Extended ECM bietet Content Workspaces für zentrale SAP Geschäftsobjekte im Projektmanagement:
Angebots-management
Projekt-durchführung
Kontierung & Abrechnung
Gewähr-leistung
Projektmanagement
BestellungBestellung
Projekt-planung
KundeKunde
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Extended ECM – Projekt-Workspace im Web User Interface
20
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Extended ECM – Projekt-Workspaces in MS Windows®
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 22
Project Workspaces in MS Outlook®
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Produktion und Betrieb - Zusammenfassung
Fast access to relevant documentation
A 360-degree view of all plant and production information
Access to content from inside and outside SAP applications
Efficient repair, failure analysis and project management
Automated document generation and distribution
In-process collaboration
Safety and compliance
Logistics and Distribution
Enterprise Asset
Management
Quality Management
Product Lifecycle
Management
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Business Transformation with ECM for Production & Operation Excellence
ProcurementExcellence
Production & OperationExcellence
CustomerExcellence
Human ResourcesExcellence
FinancialExcellence
Information TechnologyExcellence
What Matters Most
Fast access to asset documentation, efficient collaboration
Get the right product to the right place at the right time with the right information
Safety and compliance
What do the Best Achieve
Best run assets witness >3 times lower unplanned downtime / outages (Top: 2.0, Average: 4.0, Bottom: 6.25) *
Best performers have 5 times lower annual service and maintenance cost (Top: 1.5, Average: 4.5, Bottom: 2.7) **
Best performers have a 3 times less non-productive asset life time (Top: 90%, Average: 80%, Bottom: 70%) **
Customer Benefits with ECM
3 million € annual savings with paper reduction in EAM (Belgium Railways)
30% costs reduction for house connection files (Rewag)
80% fewer process steps, 67% faster document generation, $ 2 million annual savings in distribution centers (AmerisourceBergen)
Business Value Solutions
Enterprise Asset Management
Quality Management
Product Lifecycle Management
Logistics & Distribution
Project Management
** SAP Value Engineering, SAP EAM Benchmarking
* Data provided by APQC. ©1992-2012 APQC. ALL RIGHTS RESERVED. www.apqc.org/osbc
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Agenda
1. Open Text
2. Business Transformation mit Extended ECM
3. Prozesse mit ECM optimieren
4. Kundenbeispiele
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Optimierung von SAP-Prozessen mit ECMBeispiel in Manufacturing: Viega (DE)
“Geschäftsprozesse ohne Informationen und Dokumente gibt es nicht. Diese werden aber nicht nur mit SAP, sondern natürlich auch mit anderen Systemen wie zum Beispiel E-Mail oder Office erstellt und verwaltet.”
Michael Nippel, strategischer Leiter IT bei Viega
Flexibilität und Transparenz
Transparenz durch 360° Sicht auf Kunden. Synchronisation zwischen SAP CRM ERP und ECM schafft Datenkonsistenz.
Effizienzverbesserung
Integration von ECM mit Geschäfts-prozessen verbessert die Produktivität und Innovationskraft.
Umsatzsteigerung
Gesteigerter Vertriebserfolg durch die Bereitstellung von Kundeninformationen im gewünschten User-Interface.
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Die Lücke zwischen ERP und ECM schließenBeispiel Energieversorger: IBAarau (CH)
“Wir suchten nach einer Lösung, mit der wir Inhalte im Kontext der Geschäftsprozesse verwalten können. Der Zugriff sollte schneller, einfacher, kompletter erfolgen. OpenText hat die mit Abstand tiefste und stabilste Integration von ECM in SAP.”
Manfred Mengon, ECM-Projekt-Manager, IBAarau
Flexibilität und Transparenz
Umdenken von der Sparte zum Prozess.Verbesserte interne Kooperation und optimierter Kundenservice.
Effizienzsteigerung
Schneller, einfacher und kompletter Zugriff auf Kunden-, Lieferanten- und Anlageninformationen.
Compliance
Gesetzliche Vorgaben sowie internen Weisungen werden erfüllt. Lebenszyklus für geschäftsrelevante Dokumente ist definiert.
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Warum SAP Extended ECM von Open Text?
OpenText ist ECM-Marktführer und SAP’s strategischer Partner für ECM-Lösungen
Extended ECM bietet eine produktisierte Integration von ECM in tausende SAP-Geschäftsobjekte (SAP ERP, CRM, SRM, PLM,… )
Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen über die bevorzugte Benutzerschnittstelle (SAP GUI, SAP CRM, SAP Portal, Web GUI, E-Mail-Anwendung, MS Office, MS Windows)
Geringes Implementierungsrisiko, geringere Updatekosten und TCO durch die native Integration zwischen SAP und Open Text mit gemeinsamer Produktentwicklung und Roadmap-Planung – zukunftssicher!
Einzige ECM-Lösung im Markt, die von SAP selbst qualitätsgesichert, vertrieben und unterstützt wird.
Fragen?
Kontakt: Frank SchneiderFrank.Schneider@opentext.com
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